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Microsoft Excel – Nivel 3

Excel 2016
Nivel 3

CEPS UNI
Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 1
Microsoft Excel – Nivel 3

Microsoft Excel Nivel 3


Contenido:
1. Auditoría de fórmulas y detección de errores en Excel
a. Detección de errores en los datos
i. Uso de formatos condicionales
ii. Uso de validación de datos y mostrar círculos
iii. Uso de ventanas en paralelo y sincronizadas
b. Detección de errores en las fórmulas
i. Mensajes de error en las fórmulas
ii. Rastrear precedentes y dependientes
iii. Habilitar y deshabilitar comprobación de errores en las celdas
iv. Convertir los textos en números con el botón comprobación de
errores
v. Convertir los textos en números con pegado especial
vi. Rastrear error
c. Detección de datos duplicados
i. Quitar duplicados
ii. Listar datos duplicados antes de quitarlos
d. Ejercicios:
i. 001 Convertir Textos en Números
ii. 002 Quitar registros duplicados
iii. 003 Encontrar datos nuevos en una lista
iv. 004 Ver duplicados
v. 005 Validación de datos
vi. 006 Tiempo en años meses y días (antes)
vii. 007 Tiempo en años meses y días
viii. 008 Tiempos de Alquiler de Vehículos
ix. 009 Tipos de Errores en las celdas
x. 010 Rastrear Formulas
2. Gráficos avanzados
a. Gráficos con líneas de tendencia
b. Gráficos combinados de Columnas y Líneas a doble escala
c. Gráficos Circulares con subgrupos
d. Gráficos XY de múltiples ecuaciones
e. Gráficos de Radar
f. Ejercicios:
i. 011 Gráfico de Radar
ii. 012 Grafica Combinada
iii. 013 Pedidos segmentación
iv. 014 Ventas de Papel

Pág. 2 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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v. 015 Grafica de Ecuaciones


3. Actualizar datos de la Web en la hoja de calculo
a. Actualizar el tipo de cambio del dólar
b. Actualizar precios de los proveedores
c. Actualizar tasas de interés
d. Ejercicios:
i. 016 Tipo Cambio del Dolar WEB
4. Automatizar el trabajo en Excel:
a. Crear macros con grabadora de macros
b. Grabación de macros con referencias relativas y absolutas
c. Asignación de la macro a una forma o figura
d. Crear cuadros interactivos con los controles de formularios
e. Edición básica de macros en el Editor de Visual Basic
5. Ejercicios con macros:
a. Control de Almacén y Kardex
b. Cálculo de Precios
c. Ventas y Facturación
d. Traer fotos cambiantes con macros y con formulas
e. Ejercicios:
i. 017 Almacenes
ii. 018 Factura
iii. 019 Letras
iv. 020 Fotos Librería
v. 021 Función INDICE y Fotos

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 3


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CAPITULO 1
1. Convertir textos en números

Para activar el triángulo verde en las celdas:


1. Ficha Archivo/Opciones/Formulas
2. Verifique que se encuentre marcada la casilla Habilitar comprobación de errores en
segundo plano. Y luego Aceptar.

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2. Detectar, Listar y Eliminar duplicados en las listas de


datos

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 5


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3. Ubicar datos que no se encuentren en una Lista

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4. Resaltar duplicados en las listas de datos

5. Mensajes de Error en las fórmulas de Excel

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 7


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6. Auditoría de Fórmulas y Rastrear errores en Excel

7. Grafica de múltiples Ecuaciones

En B4: =$J$4*A4^2+$L$4
En C4: =$K$5*A4+$L$5
En H8: =J6, en H9: =K6, y en H10: =L6
Nombrar los rangos: H8  a, H9 b, H10 cc
En H12: =(-b+Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H13: =K5*H12+L5
En H15: =(-b-Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H16: =K5*H15+L5
En A25 y A26: =H15, en A27 y A28: =H12, en E26: =H16, y en D28: =H13

Pág. 8 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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8. Actualizar datos desde la WEB en Excel

Para Importar una pagina web en una hoja de Excel y actualizarla cada vez que se
desee:
1. Ficha Datos/Desde Web

2. Escribir en la casilla Dirección: http://cuantoestaeldolar.pe/ (o la pagina web que se


desea importar)
3. Luego hacer clic en el botón “Ir” que se encuentra al lado derecho.

4. Al aparecer la página web deseada, en la esquina superior del lado izquierdo de la


página aparecerá una flechita negra en fondo amarillo. Hacer clic en ella para
seleccionar el marco que se desea traer, y luego clic en el botón “Importar” de la
parte inferior derecha.
5. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

6. Elegir a partir de que celda desea situar la pagina web; por ejemplo la celda clic en
Aceptar. …Y listo.

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7. Si posteriormente se desea actualizar los datos que se han importado, seleccione una
celda del rango E3:G12 y luego ingresar a la ficha Datos y hacer clic en el botón
“Actualizar”.

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9. Gráficos combinados

Para insertar los botones de opción redondos en A5:A14


1. Elegir la Ficha Desarrollador/Insertar/Control de formulario/Botón de opción
2. Dibujar el botón de opción en la celda A5
3. Clic derecho en el botón de opción, y elegir Formato de control
4. Escribir en Vincular con la celda: A18
5. Finalmente Aceptar

Escriba las siguientes formulas en las celdas:


En B18: =DESREF(B4,A18,0)
En C18: =INDICE(C4:C14,$A18), luego copiar esta fórmula en D18:Q18
En A1: = ="Ventas en : "&B18&" (miles de paquetes)"

Para que se pinte de color los datos del distrito elegido:


1. Seleccionar el rango C5:Q14
2. Elegir la ficha Inicio/Formato condicional/Nueva regla
3. En la ventana elegir la última opción de la parte superior: “Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato”
4. En la casilla inferior escribir la fórmula: =$B5=$B$18
5. Haga clic en el botón Formato y elija un color de relleno para pintar las celdas.
6. Finalmente Aceptar, y Aceptar otra vez.

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10. Segmentación de Datos


En una Lista de Datos:
Para poder agregar cuadros de segmentación a una lista de datos es necesario previamente
convertir esta lista en tabla:
1. Seleccionar A10 y presionar Ctrl + *
2. Presionar Ctrl + T, y luego Aceptar
Para agregar cuadros de segmentación a una lista que se ha convertido en tabla, hacer lo
siguiente:
1. Seleccionar una celda de la lista
2. Elija la Ficha Insertar/Segmentación de datos
3. Marcar las casillas de los campos que se desea crear segmentación, y luego
Aceptar.
4. Finalmente acomodar los cuadros de segmentación tal como se aprecia en la
siguiente figura:

En una Tabla Dinámica:


Para poder agregar cuadros de segmentación a una tabla dinámica haga lo siguiente:
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica
2. Elija la Ficha Insertar/Segmentación de datos
3. Marcar las casillas de los campos que se desea crear segmentación, y luego
Aceptar.
4. Finalmente acomodar los cuadros de segmentación tal como se aprecia en la
siguiente figura:

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Para poder agregar Escalas de Tiempo a una tabla dinámica haga lo siguiente:
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica
2. Elija la Ficha Insertar/Escala de tiempo
3. Marcar las casillas de los campos de fecha de los cuales se desea crear escalas de
tiempo, y luego Aceptar.
4. Finalmente acomodar la escala de tiempo tal como se aprecia en la anterior figura.
5. La escala de tiempo podrá filtrar los datos por Años, Trimestres, Meses o Días.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 13


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11. Fotos Librería


En una Lista de Artículos de Librería:
Nombrar cada una de las columnas de la lista de artículos:
1. Seleccionar A5:E16 y elegir la Ficha Fórmulas/Crear desde la selección.
2. Desactivar la casilla “Columna izquierda”, y luego Aceptar
3. Nombrar el rango A5:E16 como LISTA.
4. Nombrar el rango G5 como N, y escriba en G5 el número 1
5. Nombrar el rango H5 como Cod

Escribir las siguientes formulas:


1. En E3: =Suma(Monto)
2. En H2: =BUSCARV(Cod,LISTA,3,0)
3. En H3: =BUSCARV(Cod,LISTA,4,0)
4. En H4: =BUSCARV(Cod,LISTA,5,0)
5. En H5: =SI.ERROR(INDICE(Codigo,G5),"")
6. En I5: =SI.ERROR(INDICE(Articulo,G5),"")
Dibujar en la celda F5 un Control de número:
1. Ficha Desarrollador/Insertar/Controles de formulario/Control de número.
2. Dibuje en la celda F5 un Control de número, tal como se muestra en la figura.
3. Sobre el botón Control de número hacer un clic derecho/Formato de control
4. En la ventana de dialogo que se muestra a continuación escriba lo siguiente, y
luego Aceptar.

Pág. 14 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Dibujar en las celdas G6:I16 un rectángulo:


1. Elija la Ficha Insertar/Formas/Rectángulo
2. Dibuje un rectángulo sobre las celdas G6:I16 como se muestra en la figura
siguiente.
3. Seleccionado el rectángulo, nombre a esa figura como FOTO utilizando para ello
el cuadro de nombres.

Escriba la macro que traiga la imagen del artículo:


1. Ingrese al Editor de Visual Basic presionando Alt + F11
2. Inserte una hoja de modulo con el menú Insertar/Modulo
3. Escriba la siguiente macro en la hoja de Modulo:
Sub Ver()
Cod = Range("Cod")
Ruta = ActiveWorkbook.Path

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On Error Resume Next


Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Shapes("FOTO").Select
Selection.ShapeRange.Fill.Solid
Selection.ShapeRange.Fill.UserPicture Ruta & "\" & Cod & ".jpg"
ActiveCell.Select
End Sub

4. Señalando el botón Control de número, haga clic derecho/Asignar macro


5. Seleccione en la ventana de dialogo la macro Ver, y luego Aceptar.
Ahora puede utilizar el botón Control de número para traer la imagen de los articulos.

6. Opcionalmente puede escribir también en la Hoja1 del Editor Visual Basic, la


siguiente macro por eventos:
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Union(Target, Range("A6:E16")).Address = Range("A6:E16").Address Then
Range("N") = ActiveCell.Row - 5
Call Ver
End If
End Sub

Esta última macro traerá la imagen del artículo, apenas se seleccione una de las
celdas de la lista de artículos.

Pág. 16 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Asegúrese que en la carpeta donde este guardado el archivo de Excel con esta
macro, se encuentren también guardados los archivos jpg con las fotos de los
artículos.

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12. Función INDICE y Fotos


En el Cuadro de Aportaciones por Cliente:
Validar las celdas B6 y B7:
1. Seleccionar B6 y elegir la Ficha Datos/Validacion de datos.
2. En Permitir elegir la opción: Lista
3. En Origen escribir: =$D$3:$D$9, y luego Aceptar.
4. Seleccionar B7 y elegir la Ficha Datos/Validacion de datos.
5. En Permitir elegir la opción: Lista
6. En Origen escribir: =INDIRECTO($B$6), y luego Aceptar.
7. En las celdas E3:E9 escriba las formulas:
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),1),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),2),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),3),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),4),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),5),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),6),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),7),"")

8. Nombrar los rangos que se indican en las columnas I y J de la siguiente figura:


9. En las columnas F y G dibujar un Rectángulo redondeado, y ponerle el nombre
FOTO utilizando para ello el cuadro de nombres.

Escriba la macro que traiga la imagen del Cliente:


1. Ingrese al Editor de Visual Basic presionando Alt + F11
2. Inserte una hoja de modulo con el menú Insertar/Modulo

Pág. 18 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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3. Escriba la siguiente macro en la hoja de Modulo:


Sub VerFoto()
On Error Resume Next
NN = "Cliente" & Range("E3")
ActiveSheet.Shapes("FOTO").Select
Selection.ShapeRange.Fill.Solid
Selection.ShapeRange.Fill.UserPicture _
ThisWorkbook.Path & "\" & NN & ".JPG"
ActiveCell.Select
End Sub

4. Escriba también en la Hoja1 del Editor Visual Basic, la siguiente macro por
eventos:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Call VerFoto
End Sub

Esta última macro traerá la imagen del Cliente, apenas se seleccione un dato en la
celda B7.
Asegúrese que en la carpeta donde este guardado el archivo de Excel con esta
macro, se encuentren también guardados los archivos jpg con las fotos de los
clientes.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 19


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CAPITULO 2
13. La Programación en Excel
La palabra MACRO está muy ligada a las hojas de cálculo desde hace muchos años atrás
en la época en que Lotus 123 reinaba en el mundo de las microcomputadoras de escritorio.
Una MACRO, no es sino una secuencia de ordenes escritas en los archivos de las hojas de
cálculo para que se encarguen de realizar automáticamente aquellas acciones que son
repetitivas en el manejo de nuestros datos. Esto es, si en un trabajo en la hoja, es necesarios
realizar una secuencia de tareas y mas tarde hay que repetir esta secuencia otra vez, y luego
otra vez; convirtiéndose esto en una rutina; entonces es cuando se hace necesario recurrir a
una MACRO. O sea, un programa que automatice las acciones para no tener que hacerlas
cada vez nosotros en cada ocasión.

a. Para activar la ficha Desarrollador


Esta es una ficha adicional muy necesaria si es que se quiere trabajar con macros en
Excel. Para activarla haga lo siguientes:
1.- En la ficha Archivo elegir Opciones, y luego Personalizar cinta de opciones
2.- Activar la casilla Desarrollador ubicada en la lista a la derecha de la ventana.

b. Uso de la grabadora de macros


A pesar que la programación se realiza internamente utilizando el lenguaje de Visual
Basic, no es necesario que los usuarios de Excel sepan necesariamente el uso de este
lenguaje. Y esto es así, gracias a que existe la posibilidad de que se puedan grabar las
acciones que necesitamos utilizando para ello una grabadora de macros, la cual

Pág. 20 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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almacena en memoria todas las acciones a grabar, e internamente convierte a estas en


un programa en Visual Basic.

Para crear una macro haciendo uso de la grabadora de macros se siguen los siguientes
pasos:

1.- En la ficha Desarrollador hacer clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de diálogo que aparece escribir un nombre para la macro a grabar.
Este nombre no deberá contener espacios en blanco. Y luego haga clic en Aceptar.

3.- Al aparecer el botón cuadrado azulen el lado izquierdo de la barra de estado;


realizar cuidadosamente y en forma secuencial, todas las acciones que se desean
grabar.
4.- Para finalizar la grabación hacer un clic en el comando Detener grabación de la
ficha Desarrollador, o en el cuadrado azul de la barra de estado.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 21


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Nota.- Las macros al ser creadas pueden grabarse en el libro actual, como se puede apreciar en la
ventana de dialogo anterior en la opción:Este libro , con lo cual la macro solo funcionará en
ese libro; o también se pudo elegir en la ventana de diálogo la opción:Libro de macros
personal, para cuyo caso la macro podría funcionar también en todos los libros de Excel; sin
embargo, hay que tener cuidado con esto, pues si se graba en el libro de macros personal esto
hará que dicha macro y todas las que se encuentren allí sean cargadas en memoria RAM cada
vez que se ingrese a Excel, restando con ello memoria al computador.

Una vez creada, veamos a continuación como se hace para que la macro funcione:

c. Ejecución de una macro


Una macro puede ejecutarse con el menú Herramientas/Macro/Macros, y en la ventana
de dialogo, seleccionar su nombre y luego elegir el botón Ejecutar.
Sin embargo, un modo más controlado y fácil de ejecutar una macro es asignándola a
un elemento de imagen, como puede ser a un dibujo de Autoformas, a un botón de
herramientas personalizado o incluso hasta a un gráfico.
Para asignar una macro a un botón de Autoformas realizar lo siguiente:

1.- Señalar con el mouse el borde del botón y hacer un clic derecho para llamar al
menú contextual
2.- En el menú elegir la opción Asignar macro.
3.- Seleccionar el nombre de la macro de la lista y luego clic en Aceptar.
4.- Finalmente haga clic fuera del botón para liberar la selección.

Pág. 22 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Ejercicio Nº 1: Macro para mover datos

Se va a crear una macro que separe


de una lista de socios a las mujeres,
poniéndolas en una columna a la
derecha de los hombres:

1.- Para realizar esto, primero


selecciónela celda B4 que
contiene el nombre de María.

2.- En la ficha Desarrollador hacer clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de diálogo que aparece


escribir Mujeres como nombre para la
macro a grabar. Y en la casilla Método
abreviado escribir la letra “m”. Luego
haga clic en Aceptar.

2.- Al aparecer el botón de “Detener grabación” en la barra de estado, realizar lo


siguiente:

 Presionar Ctrl+C
 Seleccionar la celda de la derecha (C4)
 Presionar Enter (para pegar)
 Regresar a la celda de la izquierda (B4)

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 23


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 Presionar [Supr] (para borrar la celda)


 Bajar el puntero una celda (a la celda B5)
3.- Finalmente terminar la macro con el botón Detener grabación.

d. Para ejecutar una macro con la tecla de Método abreviado

El modo permite ejecutar la macro en cualquier momento apenas se presione Ctrl + la


tecla que se eligió como método abreviado.
Para probar ejecutar la macro del ejemplo anterior, primero regrese manualmente el
nombre de María a la celda B4. Luego ubicar el puntero en la celda B4, y luego presione
Ctrl+m para ejecutar la macro.
Como podrá ver, la macro funciona perfectamente desplazando el nombre de María a la
columna de las mujeres. Pero no va ha funcionar así de bien cuando queramos mover
los nombres de las demás mujeres.
A continuación, ubique el puntero sobre el nombre de la siguiente mujer en B6 y vuelva
a presionar Ctrl+m para que la macro mueva a Claudia hacia la derecha.
Pero en esta ocasión, como ve, no ocurre lo que esperábamos. En vez de mover a
Claudia hacia la derecha, la ha movido encima de María.

¿Por qué la macro ha hecho esto…?


Veamos lo que ha sucedido:
Cuando una macro graba las acciones que le indicamos, repetirá estas mismas acciones
exactamente de la misma manera en que fueron grabadas.
Cuando prendimos la grabadora de macros, Excel aprendió a copiar el contenido de la
celda actual en la celda C4 y luego a borrar la celda B4.
Al ejecutar la macro para Claudia, esta fue copiada (según había aprendido Excel) a la
celda C4, y luego borró la celda B4.
Lo que debimos hacer entonces al grabar la macro fue decirle a Excel que utilice
referencias relativas y no referencias absolutas, al momento de desplazarse de una
celda a otra.

Pág. 24 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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e. Para grabar una macro Usando Referencias Relativas

Vamos entonces a volver a grabar la macro, pero esta vez usaremos referencias relativas.
Haga entonces lo siguiente:

1.- Seleccione una celda que contenga el nombre de una mujer.


2.- En la ficha Desarrollador hacer clic en el comando Usar referencias relativas y
luego clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de diálogo que aparece escribir Mujeres2 como nombre para la
macro. Y en la casilla Método abreviado escribir la letra “r”. Luego haga clic en
Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 25


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2.- Al aparecer el botón de “Detener grabación” en la barra de estado, realizar lo


siguiente:
 Presionar Ctrl+C
 Seleccionar la celda de la derecha
 Presionar Enter (para pegar)
 Regresar a la celda de la izquierda
 Presionar [Supr] (para borrar la celda)
 Bajar el puntero una celda
3.- Finalmente terminar la macro con el botón Detener grabación.

Ahora si:
Ubique el puntero sobre el nombre de cualquier mujer y presione las teclas Ctrl+r, y
verá que la macro ya funciona a la perfección, y así lo hará para todas las demás
mujeres.

Pág. 26 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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f. Uso del Editor de Visual Basic


Para la macro del ejemplo anterior, el programa o subrutina que ha grabado Excel está
escrito en una hoja de Modulo insertada dentro del libro actual de Excel. Pero este
programa no se puede ver estando en la hoja de cálculo, sino que es necesario ingresar
a otra ventana de aplicación llamada Editor de Visual Basic para poder verlo allí.

g. Para ingresar al Editor de Visual Basic


Se puede hacer de dos formas:
i. En la ficha del Desarrollador usar el comando Visual Basic, ó…
ii. En la ficha del Desarrollador usar el comando Macros, elegir el nombre de la
macro Mujeres y luego clic en el botón Modificar.

La ventana de Visual Basic


aparecerá en la pantalla, y mostrará
al lado izquierdo un árbol
ramificado del proyecto Lista de
Socios, el cual contiene varias
hojas de calculo y una hoja de
Modulo.
Al lado derecho de la ventana se
observan las dos macros grabadas:
Mujeres y Mujeres2.
Observe la diferencia entre la
primera macro grabada con
referencias absolutas y la segunda
que se grabó usando referencias
relativas.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 27


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La primera macro menciona exactamente las coordenadas de celda que se usaron en la


grabación, en cambio la segunda macro utiliza la palabra Offset para referirse a las
celdas donde se desplazará el puntero de celda al ejecutar la macro.

Macro con
referencias
absolutas.

Macro grabada
usando
referencias
relativas.

Para pasar de la ventana de Visual a la ventana de Excel y viceversa, puede presionar


las teclas Alt+F11.

Pág. 28 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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Ejercicio Nº 2: Acciones repetitivas con macros

Hay ocasiones en que se necesita en la hoja de calculo repetir un grupo de acciones


muchas veces para diferentes rangos de celda. En estos casos es cuando las macros nos
serán de gran ayuda.
Suponga que se dispone de una lista diaria de clientes que asisten durante un mes a
realizar sus compras a una zapatería, y se desea ordenar esta lista en grupos semanales,
y cada semana ordenada descendentemente según la cantidad de clientes asistentes. Una
vez ordenada cada semana en orden descendente poner en negrita y de color rojo la
cantidad maxima de personas que asistieron en cada semana.
Veamos como se soluciona este caso con ayuda de las macros:

1ra Parte: Crear la tabla de clientes que asisten a una zapatería.


1.- En una hoja en blanco escriba lo siguiente:

2.- Seleccionando la celda A5, llame al menú Formato/Celdas y en la ficha Número,


categoría personalizada, diseñe el siguiente formato en la casilla Tipo:
ddddd mmm
La fecha aparecerá como: Mié 01 Jun

3.- Luego con el botón


derecho del mouse
arrastre el cuadro de
relleno de la celda A5
hasta llegar a la celda
A26, y cuando al soltar el
botón del mouse aparezca
un menú contextual,
elegir la opción Rellenar
días de la semana, para
copiar la serie de días
laborales del mes de
Junio. (Solo aparecerán 5 días laborables en cada semana)

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 29


Microsoft Excel – Nivel 3

Luego en la columna B vamos a escribir la


cantidad de personas que asistieron cada día a
la zapatería. Para simular la cantidad de
personas vamos a hacer que Excel escriba
números al azar entre 10 y 150:
4.- Escriba la siguiente formula en la celda
B5:
=10+ENTERO(ALEATORIO()*140)
5.- Ahora copie esta formula haciendo doble
clic en el cuadro de relleno.
Luego convierta el resultado de estas formulas
en valores:
6.- Seleccione el rango B5:B26 y elija el
comando Copiar, luego en el menú Pegado
especial, marque la opción Valores y
Aceptar. Finalmente [Esc].

2da Parte: Dividir las personas en grupos semanales ordenados descendentemente.


Como se explicó al principio, se desea una macro que haga lo siguiente:

7.- Primero seleccione la celda A8.


8.- Llame al comando Grabar nueva macro de la ficha Desarrollador
9.- Como nombre para la macro escriba la palabra Grupos y como letra de método
abreviado escriba la letra "k". Luego Aceptar

Pág. 30 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

10.- Verifique que se encuentre


activo el comando Usar
referencias relativas.

11.- Luego realice los siguientes


pasos:
 En la ficha Inicio usar el
comando Insertar/Insertar
filas de hoja
 Seleccionar la celda A7 y
presionar las teclas Ctrl+*
para seleccionar la región actual (A5:B7)
 Llamar al comando Datos/Ordenar y elegir ordenar por Columna B, en orden
Descendente y verifique que No se considere tener fila de encabezamiento.
Luego haga clic en el botón Aceptar.

 Seleccionar la celda B5 y ponerla en Negrita, y de color de fuente Roja.


 Seleccione la celda A14 y haga un clic en el botón Detener grabación.
13.- Guarde el libro con el nombre de archivo Asistencia.
Con esto ya tendremos ordenado el primer grupo de los días correspondientes a la
primera semana de Julio. Y como el puntero de celda se encuentra en A14, solo bastará
con presionar las teclas Ctrl+k para ejecutar la macro y que esta se encargue de ordenar
el grupo de la segunda semana, y así sucesivamente hasta terminar con el resto del mes.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 31


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Ejercicio Nº 3: Resultados de una Encuesta

Se desea averiguar cuales son las preferencias de las personas al elegir la marca de
televisores que van a comprar.
Para ello se ha diseñado una encuesta con una muestra de varias personas que van a ser
encuestadas en diferentes distritos de la capital de Lima, y de la provincia constitucional
del Callao.

1ra Parte: Diseño de los cuadros de ingreso de datos y cálculo de resultados

1.- En la Hoja1 de un nuevo libro diseñe el cuadro que se muestra a continuación:

2.- En la Hoja2 del mismo libro anterior diseñe este otro cuadro de Resultados de la
Encuesta, y luego dele formato a las celdas tal y como se muestra en la figura
siguiente.
3.- Escriba estas formulas en la siguientes celdas:
En I5: =SUMA(B5:H5)
Luego copie esta fórmula hacia abajo hasta la fila 33.
En B34: =SUMA(B5:B33)
copie esta fórmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SI(I34=0,0,B34/$I34)
copie también esta fórmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SUMA(I5:I33)
En B35: =SUMA(B35:H35)

4.- Definir los siguientes nombres de rango en ambas hojas:

Pág. 32 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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En la Hoja1: B3  Lugar B4:b10  Datos


En la Hoja2: A5:A33  Distritos A4:I35  Cuadro

5.- En la Hoja1 escriba también el siguiente cuadro de porcentajes con estas fórmulas
en sus celdas:
En B13: =Hoja2!B$35
En B14: =Hoja2!C$35
En B15: =Hoja2!D$35
En B16: =Hoja2!E$35

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 33


Microsoft Excel – Nivel 3

En B17: =Hoja2!F$35
En B18: =Hoja2!G$35
En B19: =Hoja2!H$35
En B20: =SUMA(B13:B19)

Como puede verse a través de las anteriores formulas, este cuadro muestra los totales
acumulados de todos los distritos del cuadro de resultados de la Hoja2, que como en el
aun no hay datos, entonces los porcentajes en la Hoja1 son de 0%. Sin embargo cuando
se empiecen a ingresar los datos de las encuestas, entonces aquí aparecerán los
respectivos porcentajes totales.
6.- En la Hoja2 escriba los siguientes datos para el distrito de Ancón:

Regrese a la Hoja1 y en el cuadro de porcentajes aparecerán automáticamente los


resultados para cada una de las marcas de Televisor.

Pág. 34 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

7.- En la Hoja1 seleccione el rango A12:B19 y cree un gráfico de columnas como el


que se muestra a continuación. O si usted lo desea diseñe cualquiera de los tipos de
grafico que ya conocemos pero que muestre los porcentajes de cada uno de las
marcas de televisor.

8.- Finalmente en la Hoja1


seleccione la celda B3,
llame al comando
Datos/Validación y en
la casilla Permitir elija
la opción Lista, luego
en la casilla Origen
escriba =Distritos, y
luego Aceptar.

9.- Guarde este archivo en


disco con el nombre
Encuesta.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 35


Microsoft Excel – Nivel 3

2da Parte: Crear una macro para ingresar los datos de las encuestas

1.- En la celda B3 de la Hoja1 elija con la lista desplegable el nombre de uno de los
distritos. Por ejemplo el distrito de Breña.

2.- Seguidamente escriba para Breña las cantidades de personas que al ser
encuestadas dijeron que comprarían televisores de cada una de las marcas.

A continuación vamos a utilizar la grabadora de macros para los datos que se han escrito
para el distrito de Breña en la Hoja1 sean copiados en el cuadro que se encuentra en la
Hoja2.
Esto significa que la macro deberá seleccionar el rango de celdas B4:b10 (llamado
Datos), y copiarlos en la Hoja2 y en las celdas que se encuentran a la derecha del distrito
llamado Breña.
3.- Llame al comando Grabar nueva macro
4.- Escriba como nombre para la macro la palabra CopiarDatos y luego Aceptar
5.- Seguidamente realice los sigyuientes pasos:
 Seleccionar el rango llamado Datos
 Hacer un clic en el botón de herramientas Copiar, o sino presione Ctrl+C.
 Pasar a la Hoja2 y seleccionar la celda A1.

Pág. 36 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

 en la ficha Inicio usar al comando Buscar y seleccionar/Buscar y en la casilla


Buscar escriba la palabra Breña, hacer un clic en el botón Buscar siguiente y
luego clic en el botón Cerrar.

Esto hará que el puntero de celda se ubique sobre la celda que contiene el nombre del
distrito de Breña.
 Verifique que se encuentre activo el botón de
herramientas Referencia relativa (sino hacer un
clic sobre él para activarlo)
 Utilizando el teclado presione una vez la tecla de desplazamiento a la derecha.
 Llamar al comando Pegar/Pegado especial, y en la ventana de diálogo elija la
opción Valores y además marque la casilla Transponer, luego Aceptar
 Ahora nuevamente desactivar el botón de
herramientas Referencia relativa.
 Hacer un clic en la celda A1.
 Regresar a la Hoja1 y presionar la tecla Esc
 Verificar que se encuentre seleccionado el rango llamado Datos (celdas
A4:A10) y escribir la siguiente fórmula:
=BUSCARV(B$3,Cuadro,FILA(A4)-2,0)
y seguidamente presionar la combinación de teclas Ctrl+Enter con la finalidad
de que la formula ingrese a la vez en todas las celdas del rango Datos.
 Seleccionar la celda B3.
 Finalmente hacer un clic en el botón Detener grabación.
6.- Luego asigne la macro CopiarDatos que acaba de crear al gráfico que se
encuentra en la Hoja1. Para esto hacer un clic derecho dentro del gráfico y con
la opción Asignar macro elija la macro CopiarDatos y Aceptar. Luego haga un
clic en cualquier celda fuera del gráfico para liberar su selección.
7.- Presione las teclas Ctrl+G para guardar el archivo.
Nota.- Si en la celda B3 se elije el nombre de un distrito, aparecerán entonces los datos de la encuesta
de ese distrito que hayan sido copiados en la Hoja2, como ocurre con los distritos de Ancón y
Breña donde ya se copiaron sus datos, y para los demás distritos que aun no tienen datos

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 37


Microsoft Excel – Nivel 3

aparecerán las celdas con los valores de cero. Esto se debe a las fórmulas BuscarV que se
escribieron en el rango llamado Datos.
De ese modo se podrá saber de qué distritos ya se han ingresado los datos de su encuesta y de
cuales otros aún faltan ingresar.

Sin embargo, como la grabadora de macros graba exactamente todas las acciones que
uno realiza, entonces cada vez que se ejecute la macro, ésta siempre copiará los datos
de las encuestas para el distrito de Breña e ignorará los demás distritos porque así se
grabaron las instrucciones en la macro.
Para modificar esto hay que ingresar al editor de Visual Basic y alli modificar la
instrucción correspondiente.
8.- Llamar al comando Macrosde la ficha Desarrollador
9.- Seleccionar en la ventana de dialogo el nombre de la macro CopiarDatos y
luego hacer un clic en el botón Modificar que se encuentra a la derecha de la ventana.
Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará en una hoja de módulo a la macro
CopiarDatos semejante a la que se muestra a continuación:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 18/09/2008 por Daniel Zegarra
'
Application.Goto Reference:="Datos"
Selection.Copy
Sheets("Hoja2").Select
Range("A1:I1").Select
Cells.Find(What:="Breña", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, _
LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _
xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=True
Range("A1:I1").Select
Sheets("Hoja1").Select
Application.CutCopyMode = False
Selection.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(R3C,Cuadro,ROW(RC[-1])-2,0)"
Range("B3").Select
End Sub

10-- Busque la instrucción que contiene el nombre del distrito de "Breña" y


reemplácela por la instrucción Range("Lugar") tal y como se muestra a
continuación:
Cells.Find(What:= Range("Lugar"), After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, _

11.- Regrese a la Hoja1 de Excel y vuelva a guardar el archivo presionando las teclas
Ctrl+G.

Pág. 38 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Con esto ya estamos listos para ingresar los datos de la encuesta de cualquier otro
distrito.
Por ejemplo haga lo siguiente:
Elija en la celda B3 el nombre de algún otro distrito que aún no tenga datos
(deberán aparecer las celdas con los valores en cero). Luego escriba encima de los
ceros, los datos de la encuesta en ese distrito. A continuación señale con el mouse
el grafico de la Hoja1 y haga un clic para ejecutar la macro, con lo cual los datos
escritos se copiarán en el cuadro de la Hoja2.
A medida que vaya ingresando así los datos de las encuestas de los demás distritos, el
grafico ira mostrando los resultados en porcentajes acumulados de todos estos distritos.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 39


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CAPITULO 3
Práctica Nº 2

Objetivos:
 Uso de nombres de rango en formulas y opciones de menú
 Filtros avanzados
 Validación de entrada de datos
 Empleo de las funciones:
BUSCARV, SUMAR.SI., ES.PAR, ES.IMPAR
 Fórmulas Matriciales
 Creación de gráficos y líneas de tendencia
 Uso de la Grabadora de Macros
 Uso de formatos condicionales

1ra Parte: Creación del cuadro Movimientos de Almacén


Se va a confeccionar el siguiente Cuadro de Movimientos de un Almacén de Vehículos,
para lo cual siga los pasos que se indican a continuación.

Pág. 40 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


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1. En una hoja de cálculo de Excel escriba los títulos, códigos y nombres de los
vehículos del cuadro Existencia en Almacén. Luego dele formato a los títulos, tal y
como se muestra a continuación:

2. De nombre al siguiente rango de celdas:

A3:F7 TABLA

3. En la fila 12 ingrese los datos del primer movimiento de almacén. En la celda B12
escriba la siguiente fórmula:

=BUSCARV(A12,tabla,2,0)

4. Complete los datos de los tres primeros movimientos de almacén copiando las las
cantidades y fechas respectivamente.
5. Seleccione A11:F14 y elija la ficha Formulas/Crear desde la selección, dejar marcada
solo la casilla “Fila superior” y luego Aceptar.
6. Seleccione el rango A12:A14 y con la ficha Datos/Validación de datos, permitir que
solo se ingresen datos según la lista ubicada en el rango A4:A7.
7. Seguidamente, para convertir el cuadro de movimientos de almacén en una tabla,
haga lo siguiente:
 Seleccione el rango A11:F14 y presione Ctrl+T, luego Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 41


Microsoft Excel – Nivel 3

 Seguidamente con la ficha Datos/Filtro desactive los botones de filtro de la fila


11.
 Y finalmente en la ficha Diseño elegir de la galería el Estilo de tabla medio 15.

8. En la celda F12 escriba la siguiente fórmula para calcular el saldo de almacén de cada
vehículo a medida que se registran sus movimientos.

=SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo],[@Vehiculo],D$12:[@Ingreso])-
SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo], [@Vehiculo],E$12:[@Salida])

Nota: [@Vehiculo] hace referencia a la celda vehículo de la fila actual donde se


escribe la formula. O sea [@Vehiculo] es como escribir B12. Esto hace que
al copiar la formula dentro de la tabla, la formula no se desfase.

9. Ahora para ingresar los siguientes movimientos de almacén, solo debe ubicar el
puntero de celda al final de la tabla en la celda F14 y presionar la tecla de tabulación
una vez. Esto agregará una nueva fila a la tabla copiando el formato y las formulas
en ella y dejándola lista para ingresar el nuevo movimiento de almacén.

Pág. 42 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

2da Parte: Creación de la Tabla de Existencia en Almacén y


Gráfico de Movimientos por Vehículo

1. Debemos dar nombre de rango a cada


columna de datos de los movimientos
de almacén, para lo cual haga usted lo
siguiente:
Seleccionar el rango A11:F15 y en la
ficha Fórmulas elegir el comando
Crear desde la selección: En la
ventana de diálogo que aparece,
desactive la casilla Columna
izquierda y luego Aceptar.

2. Ahora vamos a calcular la existencia de cada uno de los vehiculos a medida que estos
entren y salgan del almacen. Para lograr esto escribir las siguientes formulas:

En D4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Ingreso)
En E4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Salida)
En F4 =D4-E4

3. Para obtener la ultima fecha de movimiento de salida de un vehículo, escriba la


fórmula matricial siguiente:

En C4 =MAX(SI((Vehiculo=B4)*(Salida>0),Fecha))

Cuando termine de escribir la formula anterior presione la combinación de teclas


Ctrl+Shift+Enter para que ingrese como una formula matricial. (Si es necesario dele
a la celda el formato personalizado "d-mmm"). Esta fórmula se verá entonces en la
barra de fórmulas encerrada entre llaves, como se muestra a continuación:

{=MAX(SI((Vehiculo=B4)*(Salida>0),Fecha))}

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 43


Microsoft Excel – Nivel 3

4. Copie estas 4 formulas hacia abajo y luego copie también el formato de las celdas
A11:F15 en A3:F7 usando el botón de copiar formato.

5. Seguidamente ingrese los datos de movimientos de los vehículos hasta la fila 35 tal
y como se ve en la siguiente lista. Y cuando lo haga verá que solo deberá ingresar en
cada fila el código, la fecha, el ingreso y la salida. El nombre del vehículo y el stock
lo ingresará automáticamente Excel.

6. A medida que ingrese estos datos podrá ver también en el cuadro superior de
existencia de almacén que los saldos finales de stock de cada vehículo se actualizan
automáticamente.

Pág. 44 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

7. Crear luego el gráfico de columnas tal como en la figura siguiente. Para esto seleccione
los rangos C3:C7 y D3:F7 y luego conviértalos en un gráfico de columnas utilizando
la ficha Insertar/Grafico de Columnas. (ubique el gráfico al lado derecho y no deberá
pasar de la fila 14)

8. Guarde el libro en disco dándole al archivo el nombre: Almacén de Vehículos.

3ra Parte: Obtención del Kardex de un vehículo

9. Copie el titulo de A9:F9 en H15:M15. Seguidamente, obtenga una copia del rango
A11:B12 y péguela a partir de la celda H17. Luego copie también los títulos de
A11:F11 a partir de la celda H20.
10. En H15 escriba la formula: ="Kardex del Vehiculo: "&I18.
La hoja deberá verse como se muestra a continuación.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 45


Microsoft Excel – Nivel 3

11. Defina luego los siguientes nombres de rango:

A11:F35  LISTA
H17:I18  CRITERIO
H20:M20EXTRAER

12. Elegir el código HP-101 en la celda H18 y luego


con la ficha Datos/Avanzadas, escribir lo
siguiente en la ventana de dialogo:

13. Haga un clic en Aceptar y observe el resultado obtenido del Kardex, que deberá ser
igual a la siguiente imagen:

Nota.- Para continuar con esta Práctica, verifique que este visible la ficha Desarrollador. Si no es así deberá
hacer lo siguiente:
1. Utilice la ficha Archivo/Opciones y se abrirá la siguiente ventana:

Pág. 46 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

2. En ella elegir a la izquierda Personalizar cinta de opciones, y al lado derecho activar la casilla
Desarrollador, y finalmente Aceptar. La Cinta de opciones deberá mostrar entonces la ficha Desarrollador
tal como se ve a continuación:

4ta Parte: Creación de una macro para obtener el Kardex de cada


vehículo

Con ayuda de la grabadora de macros vamos a crear una macro para que obtenga
automáticamente el kardex de un vehículo.

14. Ubicar el puntero en la celda H18 y en la ficha


Desarrollador hacer clic en Grabar macro.
15. En la ventana que aparece escribir como
nombre de macro: Kardex, y luego clic en
Aceptar. Con lo cual se habrá encendido la
grabadora de macros.
16. Realizar las siguientes acciones:
 Usar la ficha Datos/Avanzadas
 Marcar la opción Copiar a otro lugar
 En los cuadros de texto correspondientes escribir los nombres LISTA, CRITERIO
y EXTRAER.
 Hacer un clic en el botón Aceptar.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 47


Microsoft Excel – Nivel 3

17. Inmediatamente apague la grabadora de macros con la ficha Desarrollador y un clic


en el comando Detener grabación.
18. Luego se deberá crear un botón para ejecutar la macro. Usando la ficha
Insertar/Formas/Rectángulo, dibuje el botón, dele formato y con un clic derecho
dentro del botón/Modificar texto, agréguele el texto “Obtener Kardex”. Luego
vuelva a hacer clic derecho dentro del botón/Asignar macro, y seleccionando la
macro Kardex en la ventana que aparece hacer clic en Aceptar.

19. Para probar la macro, elija en la celda H16 un nuevo código de vehículo, y luego
haga un clic sobre el botón de la macro. Observe como se obtiene el Kardex del
vehículo elegido.
20. Ahora que la hoja tiene una macro creada, hay que guardar el archivo nuevamente en
disco pero con un formato especial para archivos de Excel que contienen macros.
Para hacer esto, haga usted lo siguiente:
 En la ficha Archivo, hacer clic en la opción Guardar como

 En la ventana Guardar como, escribir un nombre para el


archivo, y en la casilla Tipo elegir la opción Libro de
Excel habilitado para macros. Luego hacer clic en
Guardar.

Pág. 48 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Nota.- Si no se graba el archivo como Libro habilitado para macros la macro se borrara y no será
grabada dentro del archivo.

Para ver la macro escrita en el Editor de Visual Basic:


21. En la ficha Desarrollador/Macros, seleccionar el nombre de la macro Kardex y
luego haga clic en el botón Modificar situado a la derecha de la ventana.

Se abrirá la ventana del Editor de Visual Basic y mostrara una hoja de modulo al
lado derecho con las instrucciones de la macro Kardex que escribió
automáticamente la grabadora de macros

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 49


Microsoft Excel – Nivel 3

Nota.- Para ingresar directamente al Editor de Visual Basic también puede hacerlo presionando las
teclas Alt + F11.

Formato condicional para dar color a las líneas del kardex:


22. Para dar formato condicional a las líneas del kardex a fin de que muestre el fondo
con líneas grises y blancas haga lo siguiente:
 Seleccionar el rango H21:M35 y en la ficha Inicio elegir el comando Formato
condicional/Administrar reglas.
 En la ventana de dialogo hacer clic en el botón Nueva regla… y elegir la opción
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Y en la casilla
de texto escribir la siguiente fórmula:

=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.IMPAR(FILA($H21)))

 Luego haga clic en el botón Formato…, En la ficha Bordes elegir Contorno, en la


ficha Relleno elegir el color gris claro, luego Aceptar y Aceptar otra vez. Se verá la
siguiente ventana entonces:

Pág. 50 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

 Hacer nuevamente un clic en el botón Nueva regla…… y elegir la opción Utilice una
fórmula que determine las celdas para aplicar formato seguidamente escriba la
siguiente formula como segunda condición de criterio:
=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.PAR(FILA($H21)))
 Pero en esta ocasión, en el botón de Formato…, en la ficha Bordes elija Contorno,
pero en la ficha Relleno ya no le ponga color gris claro, sino elija la opción Sin color.
Luego Aceptar y Aceptar otra vez. La ventana de formato condicional mostrará las
siguientes dos reglas:

 Finalmente haga clic en Aceptar.Las líneas del kardex se verán entonces así:

5ta Parte: Obtención del Gráfico de Variación de Stock

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 51


Microsoft Excel – Nivel 3

23. Seleccionar los rangos J21:J35 y M21:M35en forma múltiple, y crear el gráfico del
tipo Líneas/Linea con marcadores. Ubique este gráfico tal como se muestra a
continuación y luego dele formato.

24. Seleccione el titulo Stock del grafico y en la barra de fórmulas escriba el signo =,
luego con el mouse haga un clic en la celda I21, (observe como en la barra de
fórmulas aparecerá =Almacen!$I$21, tal como se puede observar en la imagen
anterior), entonces presione Enter. Con esto se tendrá un título variable que cambiará
según el kardex del vehículo que se esté graficando.
25. Una vez creado el gráfico se le añadirá una línea de tendencia. Señalar la línea
graficada y con un clic derecho llame a su menú contextual y elija la opción Agregar
línea de tendencia, y en la ventana que aparezca hacer clic en Cerrar. Luego
seleccionada la línea de tendencia dar formato a esta línea ingresando a la Ficha
Formato/Estilos de forma, tal como se observa en la figura siguiente.

Elegir uno de estos


modelos

Pág. 52 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

26. Finalmente guarde nuevamente el archivo en disco presionando las teclas Ctrl+G.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 53


Microsoft Excel – Nivel 3

Práctica Nº 3
Objetivos:
Se van a confeccionar y controlar en diferentes hojas de un Libro de Excel, los siguientes
cuadros:
 Factura
 Lista de Precios.
 Lista de Clientes

Una empresa importadora de artefactos eléctricos desea calcular y emitir sus ventas por
Factura. Para esto dispone de una lista de precios y una relación de varios clientes con
quienes realiza regularmente sus ventas de artefactos al por mayor.
Para iniciar el ejercicio abra el archivo Facturas.xlsx. Este archivo como verá contiene tres
hojas de cálculo: Factura, Precios y Clientes.

El modelo de la Factura que se muestra aquí deberá permitir hacer las siguientes acciones
en la pantalla:

o Poder elegir el nombre de una lista de clientes para ponerlo en la factura.

Pág. 54 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

o Al elegir un cliente, su dirección y RUC deberán aparecer automáticamente en la


factura
o Los precios de los artículos aparecerán en la factura al elegir los artículos.
o Finalmente la factura deberá mostrar el total de la venta no solo en números, sino
también este mismo total expresado en letras. Pero este total deberá aparecer
automáticamente en la factura apenas este sea calculado:

Nota.- La conversión del monto en letras será obtenida con la ayuda del archivo LETRAS.XLS que fue
realizado en un ejercicio previo incluido en este manual.

Antes de confeccionar la Factura, primero empezaremos por hacer la lista de precios y la lista
de los clientes.

1ra Parte: Creación de la Lista de Precios

1. En una hoja de cálculo de Excel, a la cual se le pondrá el nombre Precios, escriba la


siguiente lista de precios, tal y como se muestra en la figura anterior.
2. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:
B4:B14 ARTICULO
A3:C14  PRECIOS

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 55


Microsoft Excel – Nivel 3

2da Parte: Creación de la Lista de Clientes

3. En otra hoja de cálculo del mismo libro actual, la cual tendrá como nombre Clientes,
escriba la siguiente relación tal y como se muestra a continuación:

4. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:


A4:A10  CLIENTE
A3:C10 CLIENTES

3ra Parte: Creación de la Factura de Venta

5. En otra hoja a la cual se le llamará Factura, está el modelo de la factura con los títulos,
colores de relleno, bordes y anchos de columna tal y como se muestra en la figura:

Pág. 56 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Luego en esta hoja se deberá hacer lo siguiente:


6. Seleccionar las celdas C7:D7 y unirlas con el botón de Combinar y centrar, luego en
esta celda escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",HOY())
Luego darle el formato personalizado: d" de "mmmm" de "yyyy.
7. Seleccionar las celdas C8:D8 y unirlas con el botón de Combinar y centrar. Luego
validar esta celda con el menú Datos/Validaciónde datos para que permita mostrar una
lista cuyo origen sea el rango: =CLIENTE.
8. Unir C9:D9 con Combinar y centrar y luego allí escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,3,0))
9. En la celda F9 escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,2,0))
10. Unir E6:G7 con Combinar y centrar y darle el nombre de rango NFACTURA, y
luego crear para esta celda el formato personalizado siguiente:"N°001-"0000
11. Seleccionar el rango B12:B21 y darle el formato personalizado: 00
12. En la celda C12 escribir la siguiente formula y copiarla hacia abajo:
=SI(ESBLANCO(D12),"",DESREF(Precios!A$3,COINCIDIR(D12,
ARTICULO,0),0))
13. Seleccionar el rango D12:E21 y con el menú Datos/Validación permitir ingresar una
lista cuyo origen sea el rango llamado =ARTICULO.
14. En la celda F12 escribir la formula:
=SI(ESBLANCO(D12),"",BUSCARV(C12,PRECIOS,3,0))
Luego copiar esta fórmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 57


Microsoft Excel – Nivel 3

15. En la celda G12 escribir la fórmula:

=SI(ESBLANCO(D12);"";B12*F12)

Luego copiar esta fórmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.
16. El rango F12:G21 deberá tener el formato de estilo millares, y las celdas F12 y G12
el formato de estilo moneda.
17. En la celda G23 escribir la fórmula:

=SI(CONTAR(G12:G21)=0;"";SUMA(G12:G21))

Y darle el formato estilo moneda.


18. En la celda F24 escribir la 18% y luego darle a esta celda el formato personalizado
“IGV” 0%
19. En la celda G24 escribir la fórmula:

=SI(ESNUMERO(G23);G23*F24;"")

Y darle el formato estilo millares.


20. En la celda G25 escribir la fórmula:

=SI(ESNUMERO(G23);G23+G24;"")

Y darle el formato estilo moneda.


21. Luego a esta celda G25 darle el nombre de rango TOTAL
22. Finalmente guarde este archivo con el nombre Factura.

4ta Parte: Traer la hoja que convierte números en letras

23. Teniendo en la pantalla el archivo Factura.xlsx,


abrir el archivo Letras.xlsx
24. En el archivo Letras.xlsx hacer un clic derecho
en la etiqueta de hoja llamada Convertidor, y
en el menú contextual elegir la opción Mover o
copiar…

Pág. 58 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

25. En la ventana de dialogo que aparece, en


la opción “Al libro:” elegir el nombre de
archivo “Factura.xlsx” y en la opción
“Antes de la hoja:” seleccionar “(mover al
final)” tal como se muestra en la figura
adjunta, y luego hacer clic en Aceptar.

Esto hará que se copie la hoja Convertidor


dentro del libro Factura.xlsx
26. En esta hoja Convertidor, verificar que la
celda B6 tenga el nombre de rango
LETRAS.
27. En la celda B2 de la hoja Convertidor, escribir la fórmula: =TOTAL
28. En la hoja Factura, seleccionar las celdas C23:E25 y unirlas con el botón de
Combinar y centrar. Luego alinear esta celda con el menú contextual Formato de
Celdas y en la ficha alineación elegir alinear horizontalmente a la Izquierda, y
verticalmente a la parte Superior.
29. Escribir en la celda C23 la fórmula: =LETRAS.
Esto hará que el valor numérico del total de la factura de la celda G25 aparezca
convertido en letras en la celda C23.
30. Vuelva a guardar el archivo Factura.xlsx presionando las teclas Ctrl+G.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 59


Microsoft Excel – Nivel 3

5ta Parte: Para Modificar la Lista de Precios

Habiendo calculado la factura, ahora vamos a ver como modificar los precios de los
artefactos eléctricos en la hoja Precios. Para esto vamos a confeccionar una especie de
ventana de dialogo con la finalidad de que en ella se pueda elegir el porcentaje de aumento
o disminución de los precios, y con un botón Aceptar, hacer que una macro modifique los
precios.

Para dibujar la ventana de diálogo:


1. Con la ficha Insertar/Formas/Rectángulo dibujar un rectángulo sobre las celdas F4:G14.
Luego dele formato color claro.

2. En la parte superior derecha del rectángulo diseñar un elemento de formulario del tipo
Control de número, para que vinculada a la celda E4, se encargue de aumentar o disminuir
el valor de esta celda, desde un mínimo de 0 hasta un máximo de 100, y con incrementos
de 1. Luego utilice este botón de Control de número para escribir en la celda E4 el numero
12.
3. En la celda E5 escribir la formula: =E4/100, luego dele a esta celda el formato de
porcentaje.
4. A la izquierda del botón de Control de número, dibuje un rectángulo, y estando aun
seleccionado el rectángulo, haga clic en la barra de formulas y escriba allí el signo igual (=),
luego haga un clic en la celda E5 (aparecerá la formula =$E$5) y entonces presionar Enter.
Esto hará que dentro del rectángulo aparezca el mismo porcentaje que se ha calculado en la
celda E5.
5. Dibuje 2 botones de opción como se muestra en la figura anterior, y escriba en ellos las
palabras Aumentar y Disminuir respectivamente. Luego haga un clic derecho en uno de los
botones y elija la opción Formato de control. Con la ventana de dialogo que aparece,
vincular el botón con la celfda E7.
6. En la celda E6 escribir la formula: =ELEGIR(E7,1+E5,1-E5)
7. Por ultimo dibuje un botón de macro Aceptar, pero no le asigne aún ninguna macro.

Pág. 60 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Para crear la macro “ModificarPrecios”:

8. En la ficha Desarrollador elegir Grabar macro, y darle como nombre


“ModificarPrecios”, luego Aceptar.

9. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:


 Seleccionar la celda E6
 Presionar Ctrl+C
 Seleccionar el rango llamado PRECIO
 En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores y Multiplicar, y luego
Aceptar
 Presionar la tecla ESC
 Clic en C2 o en cualquier celda vacia.
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botón Detener grabación.

10. Asignar esta macro al botón Aceptar de nuestra ventana de diálogo.

Para modificar la macro “ModificarPrecios”:

11. En la ficha Desarrollador elegir el comando Macros, seleccionar la macro


ModificarPrecios y hacer clic en el botón Modificar. Esto hará que ingresemos al Editor
de Visual Basic, y alli veremos la siguiente macro:

12. Vamos a agregar 2 lineas más al principio de esta macro, para que nos muestre una ventana
pidiéndonos una confirmación de la orden cada vez que queramos modificar los precios.
Escriba entonces estas dos lineas que aparecen en negrita al principio de la macro:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 61


Microsoft Excel – Nivel 3

Sub ModificarPrecios()


Rpta=Msgbox(“¿Seguro desea modificar los precios?”,vbYesNo)
If Rpta=vbNo then Exit Sub
Range("E6").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="PRECIO"
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlMultiply, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("C2").Select
End Sub

Cuando ejecute la macro ModificarPrecios aparecerá entonces esta ventana de diálogo:

Si elige “Si” se modificarán los precios, y si elige “No” la macro terminará sin hacer nada.

6ta Parte: Para Crear Nuevas Facturas y Registrar las Ventas

1. Regrese a la ventana de Excel y en la hoja Factura dibuje al lado derecho dos botones para
ejecutar las macros tal como se muestra a continuación:

Pág. 62 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Para Preparar el Registro las Ventas:


Cada vez que se realiza una venta y se calcula una Factura, los datos de esta Factura deberán
copiarse en un Registro de Ventas. Los datos que allí se deben copiar son los siguientes: el
Nº de la Factura, la Fecha, El nombre del Cliente, el monto del IGV y el monto Total de la
Factura.

2. Inserte una nueva hoja en el libro y póngale como nombre Registro, tal como se ve en la
figura anterior.
3. En esta hoja llamada Registro, escribir los títulos tal y como se muestra en la figura
siguiente. Luego al rango A4:A5 dele el nombre de rango NFAC.
4. A continuación vamos a convertir el registro de ventas en una tabla. Para esto, seleccione
el rango A3:E5 y presione Ctrl+Q, marque la casilla que indica que la lista tiene
encabezados, y luego Aceptar.

Para crear la macro “NuevaFactura”:


5. Regresar a la hoja Factura. Luego, en la ficha Desarrollador elegir Grabar macro, y darle
como nombre “NuevaFactura”, luego Aceptar.
6. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:
a. Seleccionar el rango B12:B21, y presionar la tecla [Supr]
b. Seleccionar el rango D12:E21, y presionar la tecla [Supr]
c. Seleccionar el rango NFACTURA y escribir la formula:
=MAX(NFAC)+1 y presionar Enter
d. Seleccionar nuevamente el rango NFACTURA
e. En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores, y luego Aceptar
f. Presionar la tecla ESC
g. Seleccionar la celda C8, y presionarla tecla [Supr]
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botón Detener grabación.

7. Asignar esta macro al botón “Nueva Factura”.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 63


Microsoft Excel – Nivel 3

Para crear la macro que Registra la Factura:


Para copiar los datos de cada Factura en el Registro de Ventas, se va a recurrir a una Macro
con el fin de automatizar esta tarea que es repetitiva para cada vez que se realiza una venta.
Pero en esta ocasión la macro no la vamos a crear con la grabadora de macros, sino, la
vamos a escribir directamente en el Editor de Visual Basic.

8. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.


9. Ubíquese al final de la macro NuevaFactura y debajo de la sentencia End Sub escriba lo
siguiente:

10. Regresar a Excel y en la hoja Factura asignar esta macro al botón “Registrar Factura”.
11. A continuación pruebe ejecutar ambas macros. Primero ejecute la macro NuevaFactura y
cree una factura. Luego ejecute la macro RegistrarFactura.
Si todo sale bien, en el Registro de ventas, las facturas deberán aparecer como en la siguiente
imagen:

Pág. 64 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Para evitar registrar una factura dos veces:


Si habiendo registrado una factura, se vuelve a ejecutar la macro RegistrarFactura estando
en la pantalla la misma factura, esta sería registrada dos veces. Para evitar esto, hay que
realizar la siguiente modificación en la macro RegistrarFactura en el Editor de Visual Basic.
12. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.
13. Ubíque la macro RegistrarFactura y agregue las siguientes 7 líneas que a continuación se
muestran en negrita:
Sub RegistrarFactura()
NFACTURA = Range("NFACTURA")
Fecha = Range("FECHA")
Cliente = Range("C8")
IGV = Range("IGV")
Total = Range("TOTAL")
Sheets("Registro").Select
Range("A3").Select
While ActiveCell <> Empty
If ActiveCell = NFACTURA Then
Rpta = MsgBox("Esta Factura ya ha sido registrada antes, " _
& "¿Desea reemplazar este registro?", vbYesNo + vbCritical)
If Rpta = vbNo Then Sheets("Factura").Select: Exit Sub
GoTo Sigue
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Wend
Sigue:
ActiveCell = NFACTURA
ActiveCell.NumberFormat = """0001""-0000"
ActiveCell.Offset(0, 1) = Fecha
ActiveCell.Offset(0, 2) = Cliente
ActiveCell.Offset(0, 3) = Format(IGV, "#,##0.00")
ActiveCell.Offset(0, 4) = Format(Total, "#,##0.00")
Sheets("Factura").Select
MsgBox ("La Factura ha sido registrada exitosamente")
End Sub

Al ejecutarse la macro Registrar, si la factura se intenta registrar por segunda vea aparecerá la
siguiente ventana de dialogo:

Si la respuesta es Si, se volvera a registrar reemplazando la linea del registro anterior de la


factura. Si la respuiesta es No, la macro no registrará nada y se regresará a la hoja Factura.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 65


Microsoft Excel – Nivel 3

ANEXOS
Teclas de Función en Microsoft Excel

Tecla Función Shift Ctrl Alt

Abrir ventana de Abrir o cerrar el Insertar una hoja de


F1
ayuda Panel de Tareas grafico
Modificar el Menú
Modificar la celda
F2 comentario de la Archivo/Guardar
activa
celda activa como
Menú
Pegar un nombre en Pegar una función Definir un nombre
F3 Insertar/Nombre/Cr
una formula en una formula de rango
ear
Repetir el ultimo
Repetir la ultima Cerrar la ventana Cerrar la ventana de
F4 Buscar (Buscar
acción del libro actual Excel
siguiente)
Menú Restaurar el tamaño
F5 Ir a
Edición/Buscar de la ventana
Ir a la primera
Ir a la siguiente
F6 Ir al siguiente Panel Ir al Panel Anterior ventana del libro
ventana del libro
anterior
Menú Herramientas/ Mover la ventana
F7
Ortografía del libro actual
Ampliar una Agregar selecciones Cambiar el tamaño Mostrar la ventana
F8
selección de celdas múltiples de celdas de la ventana de diálogo Macro
Calcular todas la Minimizar la
Calcular la hoja
F9 hojas de todos los ventana del libro
activa
libros abiertos activo
Maximizar o
Activar la barra de Presentar un menú
F10 restaurar la ventana
menú contextual
del libro actual
Insertar una nueva Insertar una hoja de Abrir el Editor de
F11 Crear un grafico
hoja de calculo Macros (Excel 4.0) Visual Basic
Menú Archivo/ Menú Archivo/ Menú Archivo/
F12
Guardar como Guardar (Ctrl+G) Abrir

Tecla Función Shift Ctrl Alt

Pág. 66 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta


Microsoft Excel – Nivel 3

Formato de Archivos de Excel

Formato Extensión Descripción

Libro de Excel .xlsx Es el formato de archivo predeterminado de Office


Excel 2010 basado en XML. Este archivo no puede
almacenar código de macros de VBA ni hojas de
macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsm Es el formato de archivo de Office Excel 2010 basado


(código) en XML y habilitado para macros. Almacena código de
macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsb Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office


binario Excel 2010.

Plantilla .xltx Es el formato de archivo de Office Excel 2010


predeterminado para una plantilla de Excel. No puede
almacenar código de macros de VBA ni hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código) .xltxm Es el formato de archivo habilitado para macros de


Office Excel 2010. Almacena código de macros de
VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97- .xls Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de


Excel 2003 Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel .xlt Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 -


97- Excel 2003 Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft .xls Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel


Excel 5.0/95 5.0/95.

Hoja de cálculo .xml Es el formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003


XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Es el formato de datos XML.

Complemento de .xlam Es el complemento basado en XML y habilitado para


Excel macros de Office Excel 2010, un programa
complementario que está diseñado para ejecutar código
adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas
de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarán en
el título de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando así que si el archivo
está guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrán guardar en él las nuevas opciones
de la versión Excel 2010.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pág. 67


Microsoft Excel – Nivel 3

Códigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales:

Alt + Enter.- Para escribir en la siguiente línea dentro de la celda actual.


Ctrl + Enter.- Para escribir un mismo dato simultáneamente en todas las celdas
previamente seleccionadas.
Ctrl + asterisco.- Para seleccionar la región actual. (Llámese región a un grupo
rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + G.- Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado
la última vez.
Ctrl + espacio.- Selecciona íntegramente todas las columnas del rango seleccionado.
Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las filas del rango seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl + Shift+ ; .- Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ : .- Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo
texto.
Ctrl + flecha.- Desplaza el puntero de celda hasta la última celda ocupada en la
dirección de la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la última
celda ocupada en la dirección de la flecha.
Ctrl + T.- Para convertir en tabla el rango de una lista previamente
seleccionada.

Pág. 68 Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta