Facultad de Ingeniería

UNIVERSIDAD “CESAR VALLEJO” - TRUJILLO

Facultad de Ingeniería
Escuela Profesional de Ingeniería Civil

TEMA : GESTION DE PROYECTOS Y EL ROL DE UN

GESTOR DE PROYECTOS
NOMBRE DEL CURSO : PROJET MANAGENT
PROFESOR : ING. HERRERA VILOCHE ALEX A.
FECHA : Trujillo, 5 DE OCTUBRE DEL 2017

ALUMNOS
RONDO SAAVEDRA Cesar

OBSERVACIONES:

1.- ……………………………………………………………………………………………………………………………………

2.- ……………………………………………………………………………………………………………………………………

3.- …………………………………………………………………………………………………………………………………

NOTA:
……............................. ................................................

EN NUMERO EN LETRA FIRMA DEL PROFESOR

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Informe Nº-01-2017-I - UCV/FAI/EIC/ (RSC)

De : RONDO SAAVEDRA Cesar

Al : ING. HERRERA VILOCHE ALEX A.

Asunto : “GESTION DE PROYECTOS Y EL ROL DE UN GESTOR DE PROYECTOS”

Fecha : Trujillo 5 de octubre 2017-II

Atentamente

FIRMA

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1 INTRODUCCION

La Gestión de Proyectos tiene como finalidad principal la planificación, el

seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos y materiales que
intervienen en el desarrollo de un Sistema de Información. Como consecuencia de
este control es posible conocer en todo momento qué problemas se producen y
resolverlos o paliarlos de manera inmediata.
Un proyecto se desarrolla con un Sistemas de Información en sentido amplio. Es decir, se
consideran proyectos de desarrollos de nuevos.
Sistemas de Información y también los proyectos de ampliación y mejora de los ya
existentes; estos últimos, contemplados en al proceso de
Mantenimiento del Sistema de Información (MSI).
Las actividades de la Interfaz de Gestión de Proyectos se presentan en el
siguiente esquema, en el que se aprecian las áreas que cubre. Se distinguen tres
grupos de actividades:

 Actividades de Inicio del Proyecto (GPI). Al principio del proyecto, al concluir el

proceso Estudio de Viabilidad del Sistema, se realizarán las actividades de Estimación
de Esfuerzo y Planificación del proyecto.

 Actividades de Seguimiento y Control (GPS). Comprenden desde la asignación

de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto, incluyendo
la gestión de incidencias y cambios en los requisitos que puedan presentarse y afectar
a la planificación del proyecto. El Seguimiento y Control del proyecto se realizan
durante los procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y Aceptación, y
Mantenimiento del Sistema de Información, para vigilar el correcto desarrollo de las
actividades y tareas establecidas en la planificación.

 Actividades de Finalización del Proyecto. Por último, al concluir el proyecto se

realizan las tareas propias de Cierre del Proyecto y Registro de la Documentación de
Gestión.
Las técnicas y prácticas utilizadas en la Gestión de Proyectos se describen en la
Guía de Técnicas de En función de las características del proyecto puede ser aconsejable
emplear herramientas software de soporte a las técnicas, disponibles en el mercado.

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DEFINICIÓN DE PROYECTO

Un proyecto es un conjunto de acciones

• No repetitivas
• Únicas
• De duración determinada
• Formalmente organizadas
• Que utilizan recursos

Podremos considerar un proyecto, a efectos de aplicarle los métodos de la gestión

de proyectos, a cualquier actividad que podamos dividir en tareas que no sean
cíclicas, que puedan caracterizarse con precisión y cuyas relaciones entre ellas sean
conocidas.

GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la
administración
que trata de la planificación y el control de proyectos.

• PLANIFICACIÓN: Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio.

• CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto.

"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse,
quién es el responsable de que se haga y por qué."

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FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el
tiempo
de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar
estas
tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes fases:

• Fase de creación y planificación del proyecto

• Fase de seguimiento y control del proyecto
• Fase de comunicación del proyecto

Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del
proyecto, mientras que la comunicación tiene lugar durante toda la vida del proyecto.

CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Procesos en la planificación del proyecto:

• Especificaciones del proyecto

• Definición del calendario del proyecto
• Definición del esquema del proyecto
• Determinación de las características de cada actividad
• Localización de hitos o puntos claves de control
• Búsqueda de dependencias entre actividades
• Determinación de los recursos que participarán en el proyecto
• Revisión y análisis crítico del proyecto

Seleccione cualquiera de los puntos anteriores para obtener más información

Definición del esquema del proyecto - Análisis descendente

• División del proyecto en fases.

• División de las fases en actividades.
• División reiterada de las actividades hasta llegar a las actividades elementales.

El final del proceso de división de las actividades en actividades elementales vendrá

determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad
durante la gestión del proyecto. Por ejemplo, si una actividad se subcontrata no tiene
sentido dividirla en actividades menores, ya que el subcontratista será el
responsable de la gestión de esa parte del proyecto.
CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN
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Determinación de las características de cada actividad

• Definición de las características de cada actividad

• Cálculo del número de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar
dos estrategias:
• Calcular el número de horas por unidad de recurso. En tal caso, la
duración de la tarea se determinará cuando se le asignen los recursos que la
llevan a cabo.
• Calcular el número de horas teniendo en cuenta qué recursos se
utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la
duración.
• Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad
• Determinación de cómo se verá afectada la actividad por la existencia de festivos,
la asignación de recursos adicionales o la realización de horas extraordinarias.
Es conveniente documentar todas las características de cada una de las actividades.
Esto

SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación

inicial. Requiere:

• Creación de un plan de referencia

• Recolección de datos reales
• Análisis del seguimiento del plan original

Creación de un plan de referencia

• Es la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a

ejecutar el proyecto
• Se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se
esperaba
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es
necesario
crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

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COMUNICACIÓN
El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los
participantes de la evolución del proyecto, así como intercambiar
información y opiniones sobre su marcha. La comunicación se
realiza
mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién van
dirigidos:

• Informes para la dirección

• Informes para el responsable del proyecto
• Informes para los recursos
• Informes para el cliente

Información presente en los informes para la dirección

• Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto

• Puntos de control definidos
• Recursos necesarios para una correcta ejecución del proyecto
• Coste del proyecto

ACTIVIDADES DE INICIO DEL PROYECTO

Las actividades al inicio de un proyecto tienen un doble objetivo: estimar el
esfuerzo a realizar para desarrollar el sistema y planificar las actividades de dicho
desarrollo.

Para ello, tomando como punto de partida la Solución Propuesta en el

Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS), se identifican los elementos a desarrollar,
se calcula el esfuerzo a realizar, y se planifican las actividades del proyecto
comprendiendo los aspectos de recursos, programación de tareas y establecimiento
de un calendario de entregas y recepciones entre el cliente y los proveedores.

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ESTIMACIÓN DE ESFUERZO
El objetivo de esta actividad es conocer el tamaño aproximado del sistema a
desarrollar, y establecer el coste, la duración y los recursos necesarios para
conseguir desarrollarlo.

Es muy difícil calcular con absoluta precisión el esfuerzo requerido para

desarrollar cualquier proyecto informático, debido a la gran cantidad de factores que
intervienen en su realización, algunos de ellos inciertos o desconocidos.

Sin embargo, las técnicas existentes para realizar los cálculos proporcionan un valor
aproximado suficiente para el alcance del desarrollo del proyecto.

Será siempre útil la experiencia anterior que hubiese, extraída de la realización de

proyectos similares en la organización, así como la existencia de una base de datos
con información relativa a métricas, en el sentido del término en ingeniería del
software.

Esta actividad se compone de las tareas que aparecen en la siguiente tabla.

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Planificación Detallada de Actividades y Recursos

Necesarios
El objetivo de esta tarea es la programación global del proyecto, planificando en
el tiempo las actividades y tareas, y realizando la asignación de recursos necesaria
en función de los distintos perfiles implicados. La planificación detallada de
actividades y tareas, recursos y plazos, permite concretar con exactitud el plan de
costes del proyecto.

Para la programación de tiempos y esfuerzos se utilizan técnicas de planificación

basadas en datos de gestión de proyectos similares realizados en la instalación o de
referencias externas.

Los recursos del proyecto se especifican mediante la Estructura de Descomposición

de Trabajo y la planificación de actividades y tareas del método PERT y el Diagrama
de Gantt, que se complementa con la Asignación de recursos, Histograma de
recursos, Patrón de límites o la Planificación de actividades y recursos.

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Productos

De entrada

Planificación General del Proyecto (GPI)

De salida

Planificación General del Proyecto

 Organización de los recursos

 Planificación detallada del Proyecto

Técnicas

Estructura de Descomposición de Trabajo

Método PERT
Diagrama de Gantt
Histograma de recursos
Patrón de límites

Participantes

Jefe de Proyecto

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la
vigilancia de todas las actividades de desarrollo del sistema.

Es una de las labores más importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un

adecuado control hace posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos
detectarlas cuanto antes.

Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario

que el Jefe de Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de
cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a
aquellas que están sufriendo algún retraso.

En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas
para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde

la asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de
proyecto, previa a la aceptación del Cliente, ya prevista en MÉTRICA.

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Las tareas propias del Seguimiento y Control del proyecto se realizan a medida que
se ejecutan las distintas tareas de los procesos de Análisis, Diseño, Construcción,
Implantación y Mantenimiento del Sistema.

ASIGNACIÓN DETALLADA DE TAREAS

El objetivo de esta actividad es la asignación de tareas a los miembros del
equipo de proyecto, documentando los datos necesarios para su control posterior.

Esta actividad contempla una única tarea, que habrá que realizar para que todas
las tareas que figuran en la Planificación detallada del proyecto (GPI), tengan
asignado personal del equipo de proyecto para su desarrollo .

COMUNICACIÓN AL EQUIPO DEL PROYECTO

Una vez que el Jefe de Proyecto dispone de la asignación de tareas, convoca
una reunión para informar al equipo de proyecto de las características del mismo y
comunicar a cada miembro las tareas específicas que va a desarrollar.

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GESTIÓN DE INCIDENCIAS
Dentro de las actividades de Seguimiento y Control se trata de manera especial
la Gestión de Incidencias, que puede ser la clave del éxito o fracaso de un proyecto.
Incidencias son aquellos hechos inesperados y anómalos que se presentan durante
la realización de las actividades y tareas del proyecto, y que producen desviaciones
en la planificación.

Ejemplos de incidencias que se pueden presentar en un proyecto son los retrasos en

la entrega de un software, fallos en la infraestructura de desarrollo, enfermedad de
alguien del equipo de proyecto, etc.

Mención especial merecen los cambios de requisitos, ya que son un tipo especial
de incidencia que exige un tratamiento especial, motivo por el cual se aborda aparte
en este documento.

ANÁLISIS Y REGISTRO DE LA INCIDENCIA

Con esta actividad se persigue conocer el impacto producido por una incidencia
en cuanto a:

Tareas afectadas por la incidencia.

Horas de trabajo perdidas.
Retrasos ocasionados.

Para ello es necesario realizar la tarea expresada en la siguiente tabla.

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Analizar Impacto
Es fundamental conocer que tareas se verán afectadas por una incidencia, en
mayor o menor grado, para poder realizar una evaluación del coste de la misma.
Para
ello ha de realizarse un estudio cuidadoso de todos los trabajos que puedan verse
implicados, directa o indirectamente, como consecuencia de cualquier problema y
que
tendrán que volverse a realizar.

Una vez identificadas las tareas a las que afecta la incidencia se evalúa su
impacto en términos de:

- Horas necesarias para resolverla.

- Retrasos previstos.
- Recursos afectados.

Propuesta de Solución de la Incidencia

Dependiendo del tipo de incidencia se plantean posibles alternativas de solución

por ejemplo, incorporar más miembros al equipo de proyecto, asumir el retraso que
pueda ocasionar su resolución compensándolo con la realización de tareas en un
tiempo inferior al previsto, cambiar la estrategia si se trata de una incidencia grave,
etc.

El Jefe de Proyecto elegirá entre las alternativas propuestas la forma de

solucionar la incidencia, designando en su caso al miembro o miembros del equipo
de proyecto encargados de realizar los trabajos que conlleve su resolución y que se
realizarán en MÉTRICA

De acuerdo con la solución adoptada habrá que revisar y ajustar la planificación

del proyecto en la actividad Actualización de la Planificación.

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Registrar la Incidencia

El objetivo de esta tarea es doble: por una parte, se intenta resaltar los sucesos
que inciden negativamente sobre el desarrollo del proyecto para que se adopten las
medidas necesarias de forma que no vuelvan a producirse o, al menos, que se
reduzcan en la mayor medida posible, y por otra parte para que los costes originados
por dichas incidencias sean imputados a quien corresponda.

Al registrar la incidencia se deja constancia de todos aquellos sucesos que han

dificultado o imposibilitado el desarrollo normal del sistema.

Se pretende con ello documentar los retrasos generados en el desarrollo del

proyecto y los motivos que los han provocado, evitándose una imputación indebida
como consecuencia de las incidencias y que el responsable directo o indirecto de la
anomalía tome las medidas necesarias para evitar que se repitan.

Toda incidencia producida durante el desarrollo del proyecto debe reflejarse en

el Registro de Incidencias, de manera que pueda apreciarse con rapidez cualquier
problema habido durante el desarrollo.

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¿Qué hace en realidad un gestor de

proyectos?

Sea cual sea el ámbito en el que trabajes como gestor de proyectos existen una
serie de puntos clave en el ejercicio de tu trabajo que te ayudarán a poner en
práctica tu rol con un mayor grado de satisfacción.
A pesar de que, en cada momento, las tareas puedan variar, estos consejos dirigirán
tu labor como gestor de una manera efectiva y profesional De modo resumido, este
es el día a día de un gestor de proyectos:

PLANIFICAR CONSTANTEMENTE

La labor de un gestor de proyectos comienza pronto y siempre revisando el correo.

Este es el momento en el que pueden priorizarse con la tranquilidad de que aún no
ha comenzado la vorágine del día.
El número de correos a los que hay que contestar es abundante y son variadas las
decisiones que tienes que tomar, desde normas básicas de funcionamiento hasta
aportes de ideas o aprobaciones importantes.
En esta labor, en principio sencilla, es necesario aplicar todos los requisitos de
priorización y toma de decisiones que organicen el trabajo de la manera más
efectiva.
Aunque ya haya realizado una planificación general al principio del proyecto, el
gestor tendrá que replanificar a menudo, al menos cada vez que surge un

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acontecimiento que impacta directamente en alguno de los ámbitos principales del

proyecto: duración y coste.

COORDINAR AL EQUIPO
Las reuniones de coordinación forman parte del día normal de un gestor de
proyectos.
En ellas, el gestor debe asegurarse de mantener un diálogo que resulte positivo
entre todos los asistentes para desempeñar su tarea y la de su equipo de trabajo.
Para ello, será necesario que guíe la comunicación tanto hacia los aspectos más
importantes del trabajo como hacia aquellos detalles que parezcan menos
importantes, así como facilitar en el equipo la discusión el intercambio de opiniones
sobre el proyecto.
Una vez que se ha recogido toda la información necesaria, es el momento de
establecer el marco de trabajo que va a tener en cuenta todos los aspectos y
problemas discutidos, progresos hechos, etc.
Es el momento de asignar tareas a las personas del equipo y tratar de resolver los
problemas prioritarios. La labor de mantener unos buenos flujos de comunicación
con el equipo de trabajo es la base de un buen gestor de proyectos.
Será necesario que la relación entre el equipo y el gestor sea lo suficientemente
efectiva, personal y comprometida para que pueda confiar en el trabajo que realiza
su equipo y responder a cualquiera de sus requerimientos.

TOMAR DECISIONES

Se puede entender el gestor como el eje central de un proyecto. Sobre él está la

supervisión de su jefe, bajo su paraguas tiene a su equipo y al otro lado de la
empresa a su cliente.
Es por definición la persona que mayor visión global tiene del conjunto del proyecto.
Por ello, asume gran parte de responsabilidad en la toma de decisiones.
Estas decisiones variarán dependiendo de la función del gestor y de la filosofía de la
compañía para la que trabaje, pero impactarán directamente en el éxito o fracaso del
proyecto.

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REALIZAR SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

El gestor de proyectos debe tener la capacidad de exponer a su equipo el momento
de trabajo en el que están. De la misma forma, debe exigirles sobre cada una de las
acciones planificadas que están ejecutando.
En este sentido, una comunicación del trabajo clara, sencilla y dirigida será una de
las claves en las habilidades de un gestor de proyectos.
Por otro lado, y aunque resulte tedioso, escribir informes detallados es el quid para
un trabajo posterior de revisión que sea rápido y práctico.

VIGILAR LOS COSTES DEL PROYECTO

Otro aspecto clave dentro del seguimiento general y tarea diaria del gestor de
proyectos será estar atento a la distribución correcta del presupuesto.
La desviación de costes es uno de los motivos de fracaso más habituales de un
proyecto, por ello es una tarea tan importante y sobre la que el gestor debe estar
preparado para reaccionar y corregir.

ELABORAR PLANES DE CONTINGENCIA

Siempre hay que tener un plan B. Tener la posibilidad de cambiar el rumbo de los
acontecimientos a través de un nuevo procedimiento de actuación es una tarea
creativa para la que debe estar preparado un gestor de proyectos.

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