Programa Masificación de TIC

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Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP
www.portalesinteractivos.etb.com.co
2013

Líder Programa Masificación de TIC

José Vicente Rodríguez Cárdenas

Autores
Andrés Arévalo Espejo
Mauricio Cuevas Olaya
Omar Medina Lara
John Bernal Gómez

Revisión de contenidos
Andrés Arévalo Espejo

Revisión de estilo
Andrea Sandoval Rojas

Diseño y diagramación
Beatriz Eugenia Gutiérrez Avendaño
Contenido

CLASE 1
Página | 3
1. Conceptualización.
2. Otras hojas de calculo
3. Como ingresar a Microsoft Office Excel 2010.
4. Entorno de Excel
4.1. Pestaña Archivo
4.2. Barra de titulo
4.3. Barra de herramientas de acceso rápido
4.4 Cinta de opciones
4.5 Barras de desplazamiento
4.6. Herramienta zoom
4.7. Vistas
4.8. Hojas
4.9. Barra de formulas
4.10. Área de trabajo
5. Introducción de datos
6. Autorelleno
7. Alto de fila y opción de Autoajustar
8. Insertar filas y columnas en una hoja
9. Eliminar filas y columnas de una hoja
10. Fórmulas sencillas (suma, promedio, resta) y tipos de operadores

CLASE 2

11. Selección de celdas

12. Trabajar con rangos
13. Formato de celdas
13.1. Numero
13.2. Alineación
13.3. Fuente
13.4. Bordes
13.5. Relleno
13.6. Proteger
CLASE 3

14. Funciones
14.1. Funciones de fecha y hora
14.2. Algunas Funciones de texto
14.3. Función contar. Si Página | 4
15. Ocultar y mostrar filas y Columnas
16. Cambiar el nombre de la hoja.
17. Ocultar hojas.
18. Insertar hojas
19. Cambiar el color a las etiquetas de hoja
20. Mover una hoja.
21. Copiar una hoja.
22. Corrección ortográfica

CLASE 4

23. Gráficos
23.1. Creación de gráficos
23.2. Tipos de gráficos
23.3. Modificar gráficos
23.4. Pestaña Diseño
23.5. Pestaña Presentación
23.6. Pestaña Formato
23.7. Eliminar elementos de gráficos

CLASE 5

24. Comentarios
25. Validación de datos
26. Ordenar datos
27. Filtrar Datos
28. Vista preliminar
29. Configurar página
30. Herramienta buscar
31. Inserción de imágenes
32. SmartArt
33. WordArt
CLASE 1
1. CONCEPTUALIZACIÓN.
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Imagen 1. Logo de Microsoft Office Excel.

[1]

Microsoft Office Excel 2010 es un programa para el manejo de hojas de cálculo, hace
parte de la suite de herramientas de oficina llamada Microsoft Office, desarrollada por
Microsoft. Es muy utilizado en el desarrollo de tareas financieras y contables. En él,
podemos hacer desde simples operaciones básicas hasta cálculos avanzados.

Una hoja de cálculo es un programa en el cual podemos trabajar con datos numéricos y
alfanuméricos en un área de trabajo en forma de cuadricula, podemos realizar cálculos por
medio de fórmulas y funciones y aplicar gráficos también. También podemos darle otras
utilidades como realizar bases de datos sencillas, clasificación de datos, realización de
informes y elaboración de gráficas.

2. OTRAS HOJAS DE CALCULO

Aparte de Microsoft Office Excel, existen otros programas de manejo de hoja de cálculo,
algunos de ellos son:
  Calc – Open Office

Imagen 2. Calc - Open Office

Página | 6

[2]

 Gnumeric - Gnome Office

 Imagen 3. Gnumeric

Página | 7

[3]

 Hoja de cálculo IBM Lotus Symphony

Imagen 4. IBM Lotus Symphony

[4]

 Quattro Pro Wordperfect

 Imagen 5. Quattro Pro

Página | 8

[5]

 Calc Thinkfree Office

Imagen 6. Calc Thinkfree Office

[6]

3. CÓMO INGRESAR A MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

Para poder ingresar al programa debemos seguir los siguientes pasos:

 Clic en el Botón Inicio

 Seleccionar Todos los Programas Página | 9
 Clic en Microsoft Office
 Clic en Microsoft Excel 2010
 Imagen 7. Ingreso a Microsoft Office Excel 2010

Página | 10

[7]
A continuación nos mostrara la ventana de bienvenida de Microsoft Excel, en la cual ya
estaremos listos para empezar a trabajar.
 Imagen 8. Pantalla inicial Microsoft Office Excel 2010

Página | 11

[8]
4. ENTORNO DE EXCEL

Imagen 9. Entorno Microsoft Office Excel 2010.

Página | 12

[9]

4.1. La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de

herramientas que se puede personalizar. Esta contiene un conjunto de
comandos independientes de la pestaña que se esté mostrando. Se
pueden agregar a esta barra botones que representen comandos.
4.2. La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se
está trabajando en ese momento. Cuando se crea un nuevo documento
se le asigna el nombre temporal Libro1, hasta que este sea guardado y
se le dé el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están
los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
4.3. La cinta de opciones Presenta los comandos organizados en
pestañas e incluye la mayor parte de las acciones que podemos realizar
en Excel 2010. Las pestañas a su vez se dividen en grupos, los cuales
contienen los botones relacionados con tareas específicas, por ejemplo
 en la Pestaña Inicio encontramos el grupo
Fuente, donde están todos los botones para cambiar la apariencia del
texto.
4.4. Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y a
lo ancho del documento de una forma rápida y sencilla, simplemente
Página | 13
hay que desplazar la barra arrastrándola con el mouse, o hacer Clic en
los triángulos, ubicado a cada extremo de la barra.

4.5. La opción de zoom se puede utilizar para acercar la vista del

documento o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la página a
tamaño reducido.
4.6. La opción vistas nos ofrece una serie de formas de visualización del
documento que estamos trabajando, entre ellas, diseño de impresión,
lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador.
4.7. La opción Hojas nos permite movernos por las distintas hojas que
componen el documento.
4.8. La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es
decir, la casilla donde estamos ubicados.
4.9. El área de trabajo de Excel está compuesta de una cuadricula la cual
consta de columnas y filas, las columnas se encuentran nombradas
alfabéticamente en sentido vertical desde la columna A hasta la
columna XFD.

Imagen 10. Columnas en Excel

[10]
  Mientras que las filas las vemos en sentido horizontal, se
encuentran enumeradas desde la fila 1 hasta la fila 1048576.

Imagen 11. Filas en Excel

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[11]

La intersección entre una columna y una fila se denomina Celda y en ellas podemos
insertar datos, ya sean numéricos, alfabéticos o imágenes entre otros.

Imagen 12. Celda en Excel

[12]

Para nuestra imagen, estamos ubicados en la celda C5, la cual es la intersección de la

columna C con la fila 5, podemos observar en el cuadro de nombres que nos muestra el
nombre de la celda C5.
5. INTRODUCCIÓN DE DATOS

En cualquier celda de la hoja, podemos introducir textos, números o fórmulas, para ello
situamos el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y hacemos clic con el
mouse. En este momento podemos ingresar los datos que queramos a la celda.
Página | 15
Imagen 13. Inserción de datos en una celda.

[13]

Si observamos el texto que introdujimos no cabe dentro de la celda, porque el tamaño de

la columna no es suficiente para mostrar esta información. Sin embargo podemos ampliar
el tamaño, para ello nos ubicamos en la mitad de las dos columnas B y C.

Imagen 14. Cambiar el tamaño de una columna.

[14]
Nos aparecerá una cruz con la cual podemos incrementar el
tamaño de la columna, para ello haremos clic sostenido con el rato y lo desplazaremos
hacia la derecha.

Imagen 15. Aumentar el tamaño de una columna.

Página | 16

[15]

Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la
derecha. Ya se tendremos la columna con un tamaño suficiente para mostrar la
información

Imagen 16. Cambio de tamaño de una columna.

[16]

De la misma manera podemos cambiar el tamaño de las filas.

6. AUTORRELLENO

Otra utilidad de Excel 2010 es la de autorelleno, que nos permitirá ingresar datos
rápidamente en las Hojas de cálculo. De modo que cuando tengamos que rellenar datos
en varias celdas nos evitaremos teclearlos y tan solo bastará "arrastrar".
En el siguiente ejemplo utilizaremos la opción prestablecida de
autorelleno, nos ubicaremos en una celda y escribiremos Lunes, al hacerlo notaremos que
la celda queda rodeada de color negro.

Imagen 17. Celda seleccionada.

Página | 17

[17]

Al ubicarnos en la parte inferior derecha de la celda podemos ver que aparece una cruz de
color negro, esto nos indica que ahí podemos hacer clic sostenido y arrastrar el ratón
hacia la izquierda o hacia abajo.

Imagen 18. Símbolo autorelleno

[18]

Al hacer clic sostenido y arrastrar hacia la derecha, veremos que en cada celda adyacente
nos ira mostrando el siguiente día.

Imagen 19. Autorelleno.

[19]

Al soltar nos quedara la secuencia de días, esto lo podemos hacer sin importar que sean 7
días o más, el seguirá llevando la secuencia.

Imagen 20. Secuencia generada por autorelleno.

Página | 18

[20]

Esto lo podemos hacer también con los meses del año

Imagen 21. Autorelleno.

[21]

Al arrastrar veremos la secuencia.

 Imagen 22. Secuencia generada por autorelleno.

Página | 19

[22]

Otra forma de usarlo, por ejemplo si queremos que aparezcan en vertical cifras que
aumenten de 10 en 10. Para ello, en nuestra hoja nos ubicamos en una celda y escribimos
el 0 (cero), en seguida pasamos a la celda de abajo y tecleamos el 10:

Imagen 23. Autorelleno con números

[23]

Al arrastrar veremos que se ha generado una serie de números de 10 en 10.

 Imagen 24. Secuencia generada por autorelleno.

Página | 20

[24]

Podemos ver que cuando terminamos una serie de autorelleno, aparece al final del mismo
un cuadro a la derecha.

Imagen 25. Opciones de autorelleno.

[25]

Al hacer clic en este cuadro encontramos algunas opciones de autorelleno.

 Imagen 26. Opciones de autorelleno.

Página | 21

[26]

La primera de ellas es la opción Copiar celdas.

Imagen 27. Opción Copiar celdas.

[27]

Al hacer clic sobre esta opción nos copiara la primera celda en las demás, como se ve en
la siguiente imagen.

Imagen 28. Opción copiar celdas.

[28]
La opción rellenar formatos solo nos deja las celdas de la
secuencia con el mismo formato de texto, que para este caso son el cambio de color,
tamaño, estilo de fuente y alineación del texto.

Imagen 29. Opción Rellenar formatos sólo.

Página | 22

[29]

Vemos que no nos generó secuencia, tan solo copio el formato de la primera celda.

Imagen 30. Opción rellenar formatos sólo.

[30]

La opción Rellenar sin formato, genera la secuencia pero ignora el formato que tiene la
primera

Imagen 31. Opción rellenar sin formato.

[31]

Vemos que solo la primera celda tiene formato, las demás tienen el formato por defecto.
 Imagen 32. Opción rellenar sin formato.

Página | 23

[32]

La opción Rellenar días generara la secuencia y copiara el formato de la primera celda.

Imagen 33. Opción rellenar días.

[33]

Vemos que se generó la secuencia de relleno incluido el formato de la celda.

Imagen 34. Opción rellenar días.

[34]

La opción Rellenar días de la semana nos genera la secuencia de días de la semana o días
laborales, los cuales son de lunes a viernes.

Imagen 35. Opción Rellenar días de la semana.

[35]

Vemos que al crear la secuencia de relleno, al llegar al día viernes, en la siguiente celda
continúa con el día lunes nuevamente.

Imagen 36. Opción Rellenar días de la semana.

Página | 24

[36]

7. ALTO DE FILA Y OPCIÓN DE AUTOAJUSTAR

Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra que
utilicemos, ya que algunos tipos de fuente son más grandes que otros.

Si queremos ajustar el tamaño de una fila podemos hacerlo ubicándonos en la línea

situada debajo de la fila que queramos modificar. Como lo podemos ver en la siguiente
imagen.

Imagen 37. Ajustar el tamaño de una fila.

[37]

En la anterior imagen vemos que vamos a modificar el alto de la fila 7, también vemos
que al ubicarnos en la línea divisoria el cursor toma forma de una flecha apuntando en
ambos sentidos (arriba y abajo), para modificar el alto, haremos clic sostenido y
desplazaremos hacia abajo el cursor.
 Imagen 38. Ajustar el tamaño de una fila.

Página | 25

[38]

Para ajustar el tamaño, cuando lo tengamos listo, soltaremos el clic y ya quedara.

También podemos ajustar el tamaño de una o varias filas, ubicándonos en la pestaña

Inicio, en el grupo Celdas, haremos clic en la opción Alto de fila.
 Imagen 39. Opción alto de fila.

Página | 26

[39]

En seguida se abre un pequeño cuadro en el cual nos aparece el alto de la fila,

borraremos ese valor y escribiremos el que queramos dar a la columna y para finalizar
haremos clic en el botón aceptar.

Imagen 40. Opción de ajustar el alto de fila.

[40]

También podemos seleccionar varias filas para cambiarles el alto, así como se ve en la
siguiente imagen.
 Imagen 41. Selección de filas a las que se le ha modificado el tamaño.

Página | 27

[41]

8. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS EN UNA HOJA

En muchas ocasiones, después de crear una tabla, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos, para ello podemos insertar tanto
columnas como filas.

En la siguiente imagen vemos una tabla de datos personales, supongamos que en medio
de la columna Apellidos y la columna dirección queremos insertar una columna en la cual
vamos a escribir el número de documento.

Imagen 42. Ejempló de una tabla.

[42]
Para ello nos ubicaremos en la columna inmediatamente a la
derecha de la posición en que deseamos insertar la nueva columna. En nuestro caso será
la columna D, así como se ve en la siguiente imagen.

Imagen 43. Selección de una columna.

Página | 28

[43]

Una vez situados allí, iremos a la pestaña Inicio y en el grupo Celdas haremos clic en el
botón Insertar y clic en la opción Insertar columnas de hoja

Imagen 44. Opción Insertar columnas de hoja.

[44]

Al hacer clic en esta opción veremos que de inmediato aparece una nueva columna,
desplazando las demás columnas hacia la derecha, también vemos que ahora la columna
D está vacía y la información que antes estaba allí contenida se desplazó a la columna E.
 Imagen 45. Nueva columna insertada.

Página | 29

[45]

Si queremos insertar varias columnas, seleccionamos las columnas situadas

inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas.
Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Y haremos el mismo
procedimiento.

Imagen 46. Insertar varias columnas.

[46]

En la siguiente imagen veremos que se han insertado tres columnas, que eran
precisamente las mismas que teníamos seleccionadas.
 Imagen 47. Inserción de varias columnas.

Página | 30

[47]

El procedimiento para insertar filas es muy similar al de las columnas, para insertar una
fila nos ubicaremos en la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que
desea insertar la nueva fila e iremos a la pestaña Inicio y en el grupo Celdas haremos clic
en la opción Insertar celdas.

Imagen 48. Opción insertar celdas.

[48]

Al hacer clic en esta opción veremos que de inmediato aparece una nueva fila,
desplazando las demás filas hacia abajo, también vemos que ahora la fila 6 está vacía y la
información que antes estaba allí contenida se desplazó a la fila 7.
 Imagen 49. Inserción de una fila.

Página | 31

[49]

Si queremos insertar varias filas, seleccionamos las filas situadas inmediatamente abajo de
la posición en que desea insertar las nuevas filas. Seleccionamos el mismo número de filas
que deseamos insertar. Y haremos el mismo procedimiento.

Imagen 50. Inserción de varias filas.

[50]

En la siguiente imagen veremos que se han insertado tres filas, que eran precisamente las
mismas que teníamos seleccionadas.
9. ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA

Para eliminar filas o columnas, lo primero que haremos será seleccionar la columna (s) o
fila (s) que vamos a eliminar, luego iremos a la pestaña Inicio y en el grupo Celdas,
haremos clic en el botón Eliminar y escogeremos la opción.
Página | 32
Imagen 51. Opción Eliminar.

[51]

 Para eliminar celdas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar celdas.

 Para eliminar filas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar filas de hoja.
 Para eliminar columnas seleccionadas, hacemos clic en Eliminar columnas de hoja.

También podemos hacer clic derecho del ratón en una selección de celdas, filas o
columnas, hacer clic en la opción Eliminar del menú contextual y, a continuación, hacer
clic en la opción que deseemos usar.

Imagen 52. Opción Eliminar en el menú contextual.

[52]
Y se abrirá un cuadro con opciones de eliminación.

Imagen 53. Opciones de eliminación.

Página | 33

[53]

10. FÓRMULAS SENCILLAS (SUMA, RESTA, MULTIPLICACIÓN, DIVISIÓN Y

PROMEDIO) Y TIPOS DE OPERADORES

En Microsoft Office Excel 2010 podemos realizar operaciones en las cuales utilizaremos
formulas y funciones. En estas operaciones utilizaremos los valores que nosotros
especifiquemos en las celdas que precisemos.

Las formulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores contenidos en la hoja
de cálculo. Una formula empieza por un signo =. Por ejemplo si queremos multiplicar un
valor y luego sumarle otro deberá ser así:

=2*5+6

De esta manera todas las fórmulas que ingresemos deben empezar con el signo igual (=).

Para realizar formulas utilizaremos Operadores, estos son signos o símbolos que
especifican el tipo de calculo que se va a llevar a cabo.

Existen 4 tipos de operadores.

 Operadores aritméticos: Nos sirven para realizar operaciones matemáticas

básicas, como suma, resta, multiplicación, división y porcentaje.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ Suma 5+7
- Resta 12-6
/ División 54/9
* Multiplicación 12*5
% Porcentaje 16%
  Operadores de Comparación: Nos permiten comparar
valores, el resultado será un valor lógico: verdadero o falso.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= Igual a A2=C2
> Mayor que C2>D2 Página | 34
< Menor que D2>B2
>= Mayor o igual que A1>=B1
<= Menor o igual que A1<=D3
<> Distinto de A1<>B1

 Operador de concatenación de texto: Utiliza el signo & para unir o concatenar

una o varias cadenas de texto para generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

Conecta o concatena dos
& valores para generar un “Sol” & “Luna”
texto continuo

 Operadores de referencia: Combina rangos de celdas para realizar cálculos.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: Genera un rango desde
A5:F5
una celda HASTA otra.
; Operador de unión, SUMA (A5;F5; B5:F5)
combina varias
referencias en una sola

Ahora veremos los operadores aritméticos

SUMA Consiste en la suma de valores. Para realizar una suma utilizaremos el signo +. En
la siguiente imagen veremos un ejemplo de suma, nos ubicaremos en una celda y
abriremos la formula con el signo = y enseguida escribiremos dos valores
 Imagen 54. Suma en Excel.

Página | 35

[54]

Para finalizar oprimiremos la tecla Intro y nos dará el resultado de la suma.

Imagen 55. Resultado de una suma.

[55]

En el ejemplo anterior creamos una fórmula que esta visible en la barra de fórmulas,
ahora veremos cómo sumar valores que estén en distintas celdas.

En la siguiente imagen tenemos 3 valores, en la celda B3: 15, en la celda C3: 12 y en la

celda D3: 18, nos ubicamos en la celda E3 y creamos la formula con el signo = y haremos
clic en el primer valor, en seguida agregaremos el operador + y haremos clic en el
segundo valor, nuevamente escribirenmos el operador + y finalmente clic en el tercer
valor. Podemos observar que en la celda en la cual estamnos realizando la formula no
estan escritos los valores sino los nombres de las celdas en las cuales estan los valores.
Para realizar la suma presionaremos la tecla Intro.
 Imagen 56. Suma de varios valores.

Página | 36

[56]

Al opriomir Intro ya nos aparecera el resultado de la suma y en la barra de formulas nos

aparecera la formula que acabamos de crear.

Imagen 57. Resultado de una suma.

[57]

También podemos utilizar la herramienta Autosuma cuando queremos sumar todos los
números contiguos en una fila o columna.
 Imagen 58. Valores que van a ser sumados.

Página | 37

[58]

En la anterior imagen tenemos unos valores diarios, para realizar la autosuma de todos
ellos, nos ubicaremos en la celda situada debajo de la columna de números e iremos a la
Pestaña Inicio en el grupo Modificar haremos clic en el icono de autosuma y haremos
clic en la opción Suma.

Imagen 59. Opción Autosuma.

[59]

En la siguiente imagen vemos que al final de los valores se creó la formula Suma, y se
estableció un rango que abarca los valores de todos los días. En el paréntesis de la
formula se establece un rango, el cual va desde la celda C3, hasta (:) la celda C9.
 Imagen 60. Rango de la autosuma.

Página | 38

[60]

Para finalizar pulsamos la tecla intro y nos aparecerá el resultado de la autosuma.

Imagen 61. Resultado de una autosuma.

[61]

RESTA Permite restar valores entre celdas.

En la siguiente imagen tenemos dos valores en dos celdas
distintas. Para empezar la formula, escribiremos el signo igual = y haremos clic en el
primer valor, en seguida agregaremos el operador - y haremos clic en el segundo valor.
Podemos observar que en la celda en la cual estamos realizando la formula no estan
escritos los valores sino los nombres de las celdas en las cuales estan los valores.
Página | 39

Imagen 62. Resta en Excel.

[62]

Para realizar la resta presionaremos la tecla Intro.

Imagen 63. Resultado de una resta.

[63]

MULTIPLICACION Permite multiplicar valores entre celdas. La multiplicación se

representa por el signo asterisco (*)

En la siguiente imagen tenemos dos valores en dos celdas distintas. Para empezar la
formula, escribiremos el signo igual = y haremos clic en el primer valor, en seguida
agregaremos el operador * y haremos clic en el segundo valor. Podemos observar que en
la celda en la cual estamos realizando la formula no estan escritos los valores sino los
nombres de las celdas en las cuales estan los valores.
 Imagen 64. Multiplicación en Excel.

Página | 40

[64]

Para realizar la multiplicacion presionaremos la tecla Intro.

Imagen 65. Resultado de una multiplicación.

[65]

DIVISION Permite dividir valores entre celdas. La división se representa por el signo
barra (/)

En la siguiente imagen tenemos dos valores en dos celdas distintas. Para empezar la
formula, escribiremos el signo igual = y haremos clic en el primer valor, en seguida
agregaremos el operador / y haremos clic en el segundo valor. Podemos observar que en
la celda en la cual estamos realizando la formula no estan escritos los valores sino los
nombres de las celdas en las cuales estan los valores.

Imagen 66. División en Excel.

[66]

Para realizar la division presionaremos la tecla Intro.

 Imagen 67. Resultado de una división.

Página | 41

[67]

PORCENTAJE Es la forma de expresar un numero como una fraccion de 100, se

representa por el simbolo %. En Excel es muy util para calcular impuesto, IVA entre otros.

La forma mas sencilla de aplicar un porcentaje en Excel es multiplicar el numero por el

valor del porcentaje y dividirlo por 100.

En el siguiente ejemplo tenemos un valor de 5750 y vamos a calcular el 20% de este

valor. La formula seria igual al valor (5750) por 20 (porcentaje), dividido por 100.

Imagen 68. Ejemplo de porcentaje en Excel.

[68]

Al presionar la tecla Intro, veremos el resultado de la operación

Imagen 69. Resultado de un porcentaje en Excel.

[69]

Tambien podemos aplicar el valor por el numero del porcentaje, seguido del simbolo %.
 Imagen 70. Otro ejemplo de porcentaje en Excel.

Página | 42

[70]

Y el resultado sera el mismo.

Imagen 71. Resultado de un porcentaje en Excel.

[71]

Ahora veremos un ejemplo de una factura de compra en la cual se aplicaran algunas de

las formulas basicas.

Lo primero que haremos sera en la primera columna colocar la cantidad, en la segunda la

descripcion del producto, la tercera, el valor unitario y en la cuarta el valor total, como se
aprecia en la siguiente imagen.
 Imagen 72. Ejemplo de una factura.

Página | 43

[72]

Ahora calcularemos el valor total de cada articulo, el cualseri multiplicar la cantidad por el
valor unitario.

Imagen 73. Cálculo del primer valor total.

[73]

Al presionar la tecla Intro, veremos el resultado de la multiplicacion:

 Imagen 74. Resultado del primer valor total.

Página | 44

[74]

Ahora repetiremos la misma formula para los demas valores.

Imagen 75. Resultado de todos los valores.

[75]

Ahora calcularemos el subtotal, el IVA y el total de nuestra factura, podemos hacerlo

debajo de los valores.
 Imagen 76. Celdas para calcular subtotal, IVA y total de la factura.

Página | 45

[76]

Para el subtotal podemos utilizar la opcion Autosuma, ubicado en el grupo Modificar de la

pestaña Inicio.

Imagen 77. Opción Autosuma.

[77]

Al hacer clic en esta opcion, automaticamente aparecera el rango de las celdas en las
cuales se encuentran los valores totales.
 Imagen 78. Rango de la autosuma.

Página | 46

[78]

Si este es el rango que queremos sumar, presionaremos la tecla Intro. De inmediato

veremos el resultado de la suma.

Imagen 79. Resultado de la autosuma.

[79]

Ahora calcularemos el valor del IVA, para nuestro caso tomaremos el valor de 16%. La
formula seria igual al valor subtotal (celda D11)por el valor del porcentaje (16) y el
simbolo %.
 Imagen 80. Fórmula para calcular el valor del IVA.

Página | 47

[80]

Presionaremos la tecla Intro. De inmediato veremos el resultado de la operacion.

Imagen 81. Resultado del cálculo del IVA.

[81]

Ahora nos falta por calcular el valor total de la factura, el cual sera igual al Subtotal mas el
valor del IVA.
 Imagen 82. Fórmula para el total de la factura.

Página | 48

[82]

Al momento de presionar la tecla Intro, veremos el valor total de la factura.

Imagen 83. Valor total de la factura.

[83]
CLASE 2
11. SELECCIÓN DE CELDAS

Cuando se va a realizar alguna modificacion a una celda o a un rango de celdas, lo

primero que debemos hacer es seleccionarlas. En Microsoft Office Excel 2010 el puntero Página | 49
del raton se representa por medio de una cruz de color blanco, como la que se ve en la
siguiente imagen.

Imagen 84. Ejemplo de una celda.

[84]

Hay varios tipos de selección de celdas, estos son:

 Selección de una celda Para seleccionar una sola celda, haremos clic encima de
ella.

Imagen 85. Selección de una celda.

[85]

 Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas

adyacentes, haremos clic sostenido en la primera celda a seleccionar y lo
arrastraremos hasta la última celda a seleccionar, luego soltaremos el clic del ratón.
Notaremos que la selección queda de un color diferente.
 Imagen 86. Selección de un rango de celdas.

Página | 50

[86]

 Selección de una columna o una fila Para realizar la selección de una columna o
una fila, nos ubicaremos en el encabezado de la misma, las cuales se representa por
una letra o por un número.

Imagen 87. Selección de una fila.

[87]
 Imagen 88. Selección de una columna.

Página | 51

[88]

12. TRABAJAR CON RANGOS

Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, a las cuales se le puede asignar un

nombre para que puedan ser identificadas, es una muy buena herramienta para el manejo
de la información, especialmente en hojas de gran tamaño.

Para asignar un nombre a un rango, lo primero que haremos será seleccionar las celdas
que conformaran dicho rango.

Imagen 89. Rango de celdas.

[89]
Una vez seleccionado el rango, escribiremos el nombre que le
queramos dar al, en el cuadro de nombres, para finalizar pulsaremos la tecla Intro. En el
siguiente ejemplo le asignamos el nombre Valores a nuestro rango.

Imagen 90. Cuadro de nombres.

Página | 52

[90]

Por ejemplo si estamos en una celda lejana de nuestro rango, por ejemplo la celda Z50 y
queremos regresar a nuestro rango, presionaremos la tecla F5, y se desplegara la
siguiente ventana.

Imagen 91. Opción Ir a.

[91]

En ella, veremos los rangos que hayamos creado, nos ubicaremos encima del rango
Valores y haremos clic en el botón Aceptar.
 Imagen 92. Ubicación en el rango de celdas.

Página | 53

[92]

Al haber hecho clic en el botón Aceptar, veremos que hemos vuelto de nuevo al rango
Valores.

13. FORMATO DE CELDAS

Ya hemos visto que en Excel podemos ingresar tanto texto como números, el Formato de
celdas nos permite darle a nuestra hoja de trabajo un aspecto más llamativo, mediante él
podemos resaltar la información más importante, o aplicar un formato especial a los
valores numéricos (moneda, fecha, contabilidad entre otros) Para ingresar al Formato de
celdas, podemos ir a la pestaña Inicio haremos clic en la flecha que se encuentra al pie del
grupo fuente, así como se ve en la siguiente imagen.

Imagen 93. Modo de ingresar al formato de celdas.

[93]

También podemos hacer clic en Formato de Celdas, que se encuentra en la opción

Formato del grupo Celdas, de la pestaña Inicio.
 Imagen 94. Otra forma de ingresar al formato de celdas.

Página | 54

[94]

Una vez que hayamos seleccionado cualquiera de las dos opciones, nos aparecerá una
ventana como la siguiente.
 Imagen 95. Ventana de formato de celdas.

Página | 55

[95]

En ella podemos ver que en la parte superior encontramos varias pestañas, como son:
Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger. Cada una de ellas contiene
opciones para aplicar, tanto a valores numéricos, como a texto y a celdas.
13.1. NÚMERO: Esta pestaña nos permite modificar la
manera de visualizar los números en una celda o un rango de celdas. Encontramos en
la parte derecha un recuadro con una serie de opciones. Al seleccionar cualquiera de
ellas, aparecerá a la derecha una muestra de cómo quedara el numero en la celda.

Imagen 96. Pestaña Número. Página | 56

[96]

 General: Este es el formato por defecto, muestra el número sin ningún

formato en especial.
  Número: Esta opción se utiliza para números en
general, tiene opciones que permiten especificar decimales, separador de
miles y la opción de visualizar números negativos.

Imagen 97. Opción número.

Página | 57

[97]

 Moneda: Se utiliza para valores monetarios, permite especificar cantidad

de números decimales, símbolo y valores negativos.
 Imagen 98. Opción moneda.

Página | 58

[98]

 Contabilidad: Los formatos de contabilidad alinean los símbolos de

moneda y las comas de valores decimales en una columna.
 Imagen 99. Opción Contabilidad.

Página | 59

[99]

 Fecha: Nos muestra números que representa fechas, podemos seleccionar

diferentes formatos para aplicar.
 Imagen 100. Opción fecha.

Página | 60

[100]

 Hora: Nos muestra números que representan formatos de tiempo,

podemos seleccionar diferentes formatos para aplicar.
 Imagen 101. Opción hora.

Página | 61

[101]

 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes, los formatos de

porcentaje multiplican el valor de una celda por 100 y muestra el resultado
con el símbolo de porcentaje (%).
 Imagen 102. Opción porcentaje.

Página | 62

[102]

 Fracción: Nos muestra valores en formato de fracción, hay 9 formatos de

fracción.
 Imagen 103. Opción fracción.

Página | 63

[103]

 Científica: Este formato muestra los números siguiendo la notación

exponencial, reemplazando parte del número con E+n, donde E (que
significa Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la n-
 ésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico
con dos decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por
10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de
posiciones decimales que se desea usar. [104]

Imagen 104. Opción científica. Página | 64

[105]

 Texto: Las celdas a las que se les asigna formato de texto, trata dicho
contenido como texto, incluso si llega a haber números dentro de la misma.
 Imagen 105. Opción texto.

Página | 65

[106]

 Especial: Esta categoría contiene algunos formatos especiales, como

número telefónico, código postal entre otros.
 Imagen 106. Opción especial.

Página | 66

[107]

 Personalizar: En esta categoría podemos crear nuevos formatos, los

cuales se agregaran a la lista de códigos de formato de número.
 Imagen 107. Opción personalizada.

Página | 67

[108]

13.2. ALINEACIÓN: Nos permite asignar un formato de alineación a las celdas,

para que su contenido se vea de una manera determinada.
 Imagen 108. Pestaña alineación.

Página | 68

[109]

En esta pestaña encontramos para alineación de texto de manera horizontal y vertical, la

orientación del texto y opciones de control de texto.

 Alienación del texto Horizontal: Permite alinear el contenido de las

celdas seleccionadas, de manera horizontal con respecto al ancho de las
celdas. Encontramos las opciones General, alineación Izquierda, Centrado,
alineación Derecha, Rellenar, Justificar, Centrar en la selección y
Distribuido.

Imagen 109. Alineación del texto.

[110]

En la siguiente imagen vemos que hemos escrito unos valores que tiene el formato por
defecto de Excel.

Imagen 110. Texto con alineación derecha.

Página | 69

[111]

Le aplicaremos alineación Horizontal Centrada y el resultado es el siguiente:

Imagen 111. Texto con alineación centrada.

[112]

Podemos observar que toda la selección pasó a tener una alineación centrada.

 Alineación de texto Vertical: Permite alinear el contenido de las celdas

seleccionadas, de manera vertical con respecto al alto de las celdas.

Imagen 112. Alineación de texto vertical.

[113]

En la siguiente imagen vemos que hemos escrito unos valores que tiene el formato por
defecto de Excel.
 Imagen 113. Texto con alineación derecha.

Página | 70

[114]

Le aplicaremos alineación Vertical Centrada y el resultado es el siguiente:

Imagen 114. Texto con alineación vertical centrada.

[115]

Podemos observar que toda la selección pasó a tener una alineación centrada, en el
sentido vertical de las celdas.

 Orientación: Esta opción nos permite cambiar el ángulo del contenido de

las celdas seleccionadas. Por defecto se muestra en sentido horizontal, pero
podemos modificarlos de arriba hacia abajo en cualquier ángulo desde 90°
en sentido de las manecillas del reloj, hasta 90° en sentido contrario de las
manecillas del reloj.
 Imagen 115. Orientación.

Página | 71

[116]

En el siguiente ejemplo seleccionaremos la fila de los meses para cambiarle la orientación.

Imagen 116. Selección de una fila.

[117]

En el área de Orientación, moveremos con el ratón el punto rojo, del centro (sentido
horizontal) hacia arriba, es decir; a 90° en sentido contrario a las manecillas del reloj.
 Imagen 117. Cambio en la orientación del texto.

Página | 72

[118]

Al hacer clic en el botón Aceptar, veremos que el sentido de orientación de las celdas
seleccionadas cambio, y el ancho de las celdas también cambio y se ajustó al tamaño y
orientación del texto.

Imagen 118. Celdas alas que se le cambio la orientación del texto.

[119]

 Ajustar texto: Cuando escribimos un texto, y este no cabe en el ancho de

la celda, utilizara el espacio contiguo de las siguientes celdas, al marcar
esta opción, ajustara el alto de la celda para que el texto dentro de la celda.
En el siguiente ejemplo vemos un texto que se ha salido del ancho de la
celda.
 Imagen 119. Texto a ser ajustado.

Página | 73

[120]

Marcaremos la opción Ajustar texto.

Imagen 120. Casilla de ajuste de texto.

[121]

Y veremos como al alto de la celda cambio para ajustar el texto.

Imagen 121. Texto ajustado.

[122]

 Reducir hasta ajustar: Al activar esta opción, reducirá el tamaño de la

fuente hasta ajustar el texto al ancho de la celda.

En el siguiente ejemplo vemos un texto que se ha salido del ancho de la

celda.
 Imagen 122. Texto para ser reducido.

Página | 74

[123]

Marcaremos la opción Reducir hasta ajustar.

Imagen 123. Casilla de reducción de texto.

[124]

Y veremos como el tamaño del texto se redujo hasta poderse mostrar

dentro de la celda.

Imagen 124. Texto reducido al tamaño de la celda.

[125]

 Combinar celdas: Cuando tenemos varias celdas seleccionadas y

marcamos esta opción, dichas celdas se convertirán en una sola. En el
siguiente ejemplo tenemos varias celdas seleccionadas.
 Imagen 125. Celdas seleccionadas para ser combinadas.

Página | 75

[126]

Marcaremos la opción Combinar celdas

Imagen 126. Casilla combinar celdas.

[127]

Y veremos que todas las celdas seleccionadas se convirtieron en una sola.

Imagen 127. Celdas combinadas.

[128]

 Dirección del texto: Esta opción nos permite cambiar el orden de lectura
del contenido de la celda. Se utiliza en lenguajes que manejan un orden de
lectura diferente, como hebreo, araba entre otros.
 Imagen 128. Dirección del texto.

Página | 76
[129]

13.3. FUENTE: En esta pestaña encontramos opciones para modificar el texto

seleccionado.

Imagen 129. Pestaña fuente.

[130]

 Fuente: Permite cambiar el tipo de letra de las celdas seleccionadas.

 Estilo: Nos permite seleccionar un estilo de escritura, entre ellos: Normal,
Negrita, Cursiva y Negrita Cursiva.
  Tamaño: Nos permite seleccionar un determinado
tamaño para el texto, estos, están dados por números, entre más pequeño
sea el número más pequeño será el tamaño de la fuente.
 Subrayado: Nos permite seleccionar un tipo de subrayado para las celdas
seleccionadas.
Página | 77
 Color: Por defecto el color es Automático, podemos escoger otro color para
aplicarle a las celdas seleccionadas.
 Efectos: Encontramos tres tipos de efectos aplicables, Tachado,
Superíndice y Subíndice.
 Vista previa: En este recuadro veremos cómo va quedando el contenido
de las celdas seleccionadas al aplicarle cualquier cambio en el formato.

13.4. BORDES: La pestaña bordes contiene opciones para crear líneas en los bordes
o lados de las celdas seleccionadas.

Imagen 130. Pestaña bordes.

[131]
  Estilo: Encontramos varias opciones de línea para
aplicar.
 Color: Haciendo clic sobre la flecha de color se abre una paleta en al cual
seleccionaremos el color que queramos aplicar a la línea de borde.
 Preestablecidos: Encontramos opciones para aplicarle el borde a las
Página | 78
celdas seleccionadas.
 Ninguno: Quita los bordes a las celdas.
 Contorno: Crea un borde alrededor de las celdas seleccionadas.

Imagen 131. Contorno en un rango de celdas.

[132]

 Interior: Esta opción crea bordes alrededor de todas las celdas

seleccionadas, pero no el contorno de la selección.

Imagen 132. Borde interior en un rango de celdas.

[133]

 Borde: Esta opción se usa cuando queremos colocar bordes

específicos, por ejemplo solo una línea de borde, o una línea
diagonal.
 Imagen 133. Opción borde en un rango de celdas.

Página | 79

[134]

13.5. RELLENO: En esta pestaña encontramos opciones para aplicar color a las
celdas seleccionadas para resaltarlas de las demás.

Imagen 134. Pestaña relleno.

[135]
  Color de fondo: Permite elegir un color para
aplicar a las celdas seleccionadas. Para dejarlas sin color se seleccionará la
opción Sin color.
 Color y estilo de trama: Permite elegir un tipo de trama y su color para
ser aplicado a las celdas seleccionadas.
Página | 80
 Efectos de relleno: Podemos aplicarle rellenos en forma de degradado,
donde podemos seleccionar los colores y los estilos de sombreado del
mismo.
 Más colores: Nos muestra una paleta con más colores para aplicar a las
celdas seleccionadas.

13.6. PROTEGER: Podemos proteger el contenido de las celdas, para que estas no
sean modificadas. Cuando una celda está bloqueada, no podrá sufrir
variaciones.

Imagen 135. Pestaña proteger.

[136]
 Para que esto suceda además de bloquear el contenido de la celda, debemos
proteger la hoja. Para ello iremos a las pestaña Revisar, en el grupo Cambios
seleccionaremos la opción Protege Hoja.

Imagen 136. Opción proteger hoja. Página | 81

[137]

Nos aparecerá una ventana llamada Proteger Hoja, en la cual marcaremos que opciones
deseamos restringir y escribiremos la contraseña para proteger la hoja. Para finalizar
haremos clic en el boto aceptar. Se nos pedirá confirmar la contraseña.

Imagen 137. Opciones de protección de una hoja en Excel.

[138]

Ya en este momento la hoja se encuentra protegida y las celdas que fueron bloqueadas no
se podrán modificar, a menos que se desproteja la hoja.

Ya que hemos visto las formulas básicas y el formato de celdas, podemos retomar la
factura realizada en la clase 1 y aplicarle los conceptos vistos en el formato de celdas,
tales como numero para los valores de moneda, texto, alineación, bordes, relleno, entre
otros.
 Imagen 138. Factura luego de haberle aplicado opciones del formato de celdas.

Página | 82

[139]
En la anterior imagen vimos que a las celdas con contenido de valores de dinero se les
aplico el formato de moneda, se aplicaron bordes, tanto en el contorno como en el interior
de las celdas seleccionadas, se aplicó color de relleno de las celdas, alineación del texto, y
cambio de tamaño y de color de la fuente.

CLASE 3
14. FUNCIONES

Excel cuenta con muchas funciones prediseñadas que se ajustan a la mayoría de

situaciones que se pueden presentar cuando realizamos un documento de cálculo. Página | 83
Para tener acceso a ellas solo debemos dirigirnos a la pestaña Formulas y luego al
grupo Biblioteca de funciones así:

Imagen 139. Ingresar a las funciones de Excel.

[140]

14.1. Funciones de fecha y hora

Una función es como una formula pero que ya viene preestablecida, es

decir que no hay que escribirla, simplemente debemos seleccionarla; Excel
nos permite realizar un cálculo de tiempo tomando como referencia la fecha
0/01/1900 con el formato Día/mes/Año y desde ahí suma dependiendo la
función y fecha que nosotros ingresemos para obtener un resultado.
Veamos cómo se puede elegir la función adecuada y como la insertamos en
un documento:

Lo primero es dar Clic en el botón , aparecerá una ventana, en ella

ubicamos el cuadro Buscar una función donde ingresaremos una pequeña
descripción de lo que queremos hacer, luego damos Clic en el botón
y de esta forma el programa nos mostrará un listado con el
nombre de las funciones más apropiadas para nuestro documento.
 Imagen 140. Elegir la función apropiada en Excel.

Página | 84

[141]
Una vez elegida la función adecuada, damos Clic en el botón Aceptar.

Crearemos un documento de ejemplo donde solicitaremos a varios

compañeros que ingresen el día, el mes y el año en que nacieron para
calcular cuántos días han vivido y cuantos años tienen.

Lo primero es crear el siguiente documento en una hoja de Excel:

Imagen 141. Documento de ejercicio en Excel.

[142]
Lo primero es convertir los datos que se ingresen en las columnas A, B y C
en un formato de fecha de Excel y que aparezca en la columna D.

Para ello ingresamos los datos de Día, Mes y Año, damos Clic en la celda D3
y luego en el botón que nos mostrará la siguiente
ventana:
 Imagen 142. Elegir función para formato de fecha en Excel.

Página | 85

[143]
Veremos otra ventana en la que elegiremos los argumentos de la fecha así:

Imagen 143. Ingresar argumentos a la función de fecha en Excel.

[144]
 Ahora la celda D3 tendrá la fecha con los datos
ingresados en A, B y C.

Imagen 144. Función fecha aplicada.

Página | 86

[145]
Ahora configuraremos para que de forma automática en cada celda de la
columna E, aparezca la fecha actual con el siguiente procedimiento:
Clic en la celda E3, Clic en el botón y en su ventana
configuramos así:

Imagen 145. Configurar y aplicar función Hoy en Excel.

 [146]

Página | 87

El resultado será la fecha actual en la celda E3:

Imagen 146. Función Hoy aplicada en varias celdas.

[147]
Ahora calculemos cuantos han transcurrido desde la fecha de nacimiento
hasta la fecha actual, poniendo el resultado en la celda F3:

Clic en la celda F3, Clic en el botón y en su ventana

configuramos así:
 Imagen 147. Configurar función Días 360 en Excel.

Página | 88

[148]

Después de dar Clic en el botón Aceptar veremos la ventana en la que

introduciremos los argumentos para realizar el cálculo.

Damos Clic en el cuadro Fecha inicial y luego Clic en la celda D3 que es la

fecha de nacimiento.

Clic en el cuadro Fecha Final y Clic en la celda E3 que es la fecha actual.

En el cuadro Método escribimos la palabra VERDADERO, quedando así

nuestra ventana:
 Imagen 148. Configuración de argumentos para función Días 360 de Excel.

Página | 89

[149]

Damos Clic en el botón Aceptar y veremos el resultado de cuantos días han

transcurrido desde la fecha de nacimiento hasta la fecha actual:

Imagen 149. Función Días 360 de Excel aplicada.

[150]
Ahora calculemos la edad:

Clic en la celda G3, escribimos la formula , presionamos

Intro y el resultado será:
 Imagen 150. Documento para calcular la edad y los días vividos.

Página | 90

[151]
14.2. Algunas Funciones de texto

En Excel también encontraremos funciones para la configuración de texto,

veamos la siguiente tabla:
Función Descripción
 Veamos un ejemplo donde se aplican algunas
funciones de texto:

En el siguiente documento de Excel Utilizaremos la fila tres para ingresar los

datos solicitados y la fila 4 para insertar las funciones con los siguientes
Página | 91
parámetros:

El primer nombre y el primer apellido deben tener la primera letra en

mayúscula, la profesión y ocupación deben estar en letra Mayúscula y el
sexo lo reemplazaremos por la letra M.

Imagen 151. Ejercicio para insertar funciones de texto.

[152]
Como ya están ingresados los datos, lo primero es configurar la función de
Nompropio para que el nombre aparezca en la fila 4 con su primera letra
en mayúscula así:

- Clic en la celda A4.

- Clic en el botón .
- En la ventana Insertar función, elegimos la categoría Texto.
- En la lista de funciones elegimos NOMPROPIO.
- Clic en el botón Aceptar.
- Aparecerá la ventana Argumentos de función, en ella damos Clic en el
cuadro Texto.
- Clic en la celda A3
- Clic en el Botón Aceptar.

Realicemos el mismo procedimiento para que la primera letra del apellido

quede en mayúscula en la celda B4.

Para convertir el dato de Profesión a letra mayúscula solo debemos realizar

estos pasos:

- Clic en la celda C4.

- Clic en el botón .
- En la ventana Insertar función, elegimos la categoría Texto.
- En la lista de funciones elegimos MAYÚSC.
- Clic en el botón Aceptar.
 - Aparecerá la ventana Argumentos de función,
en ella damos Clic en el cuadro Texto.
- Clic en la celda C3.
- Clic en el botón Aceptar.

Página | 92
Realicemos el mismo procedimiento para que el dato de ocupación aparezca
en mayúscula en la celda D4.

Para reemplazar el género del sexo por la letra M debemos realizar los
siguientes pasos:
- Clic en la celda E3.

- Clic en el botón
- En la ventana Insertar función, elegimos la categoría Texto.
- En la lista de funciones elegimos SUSTITUIR.
- En la ventana de Argumentos de función configuramos así:

Imagen 152. Configuración de función Sustituir.

[153]

- Clic en el botón Aceptar.

El resultado de la aplicación de funciones será el siguiente:

Imagen 153. Funciones de texto aplicadas a documento en Excel.

[154]
 Podemos Borrar los datos de la Fila 3 y escribir
unos diferentes para ver el comportamiento de las funciones aplicadas en la
fila 4.

Agreguemos a nuestro documento una casilla donde se ingrese el género

Página | 93
femenino y al diligenciarla, en la celda inferior se muestre la letra F
mediante una Función.

14.3. Función CONTAR. Si

Esta función nos permite contar en un rango de celdas personalizado,

cuantas tenemos que tengan una misma característica.
En ella También podemos especificar de diferentes formas la característica
que queremos sea contada.
Como ejemplo y para ver la utilización de esta función crearemos el
siguiente documento en una hoja de Excel:

Imagen 154. Ejercicio de aprendizaje en Excel.

[155]

Averiguaremos las respuestas de las filas 13, 14, 15 y 16 por medio de la

función CONTAR. SI, realizando los siguientes pasos:
 - Clic en la celda donde aplicaremos la función
(donde queremos el resultado), en este caso la celda B13.

- Clic en el botón .
- En la ventana, elegimos la categoría Estadísticas.
- En la lista de Funciones elegimos la función CONTAR. SI Página | 94
- Clic en el botón Aceptar.
- En la ventana de Argumentos de función damos Clic en el cuadro Rango
y escribimos a3:a11.
- Clic en el cuadro Criterio y escribimos Zapatos.
- Clic en el botón Aceptar.
Veremos que la respuesta aparece en la celda donde aplicamos la función,
en resumen lo que hicimos fue, decirle a la celda B13 que mirara en
cuantas de las celdas desde la A3 hasta la A11 (Rango) aparecía la palabra
Zapatos (Criterio).

¡Averigua de la misma forma la respuesta de la fila 14!

Ahora responderemos la pregunta de la fila 15, en la que debemos sumar

los tipos de corbatas que hay, más los tipos de corbatas que existan en el
rango de celdas de productos.

Realicemos los siguientes pasos:

- Clic en la celda donde aplicaremos la función (donde queremos el

resultado).

- Clic en el cuadro
- Escribimos la fórmula:

Imagen 155. Partes de una fórmula con la función CONTAR. SI

[156]
- Presionamos la tecla Intro.

Ya tenemos lista la respuesta correcta de la fila 15 y como ejercicio

podemos formular una pregunta similar cambiando los productos para
practicar fórmulas con la función CONTAR. SI
 Ahora respondamos la pregunta en la fila 16 utilizando una fórmula con la
función CONTAR. SI, esta debe permitirnos buscar en el rango de celdas de
unidades, cuantas tienen un número superior a 30.
Realicemos los siguientes pasos:
Página | 95
- Clic en la celda donde queremos aplicar la función (donde queremos el
resultado)

- Clic en el cuadro .
- Escribimos la fórmula:

Imagen 156. Partes de una fórmula con la función CONTAR. SI

[157]

- Presionamos la tecla Intro.

Notemos que los símbolos nos amplían las posibilidades para configurar
muchas fórmulas, por ejemplo: para formular igual o mayor a 27, solo
debemos poner los símbolos “=>27” (incluidas las comillas).

15. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS

Estas opciones son bastante útiles cuando trabajamos en una hoja que es muy
grande y no cabe en nuestra pantalla, por ejemplo:

Necesitamos ver los datos de la columna B y los de la columna S pero entre estas
columnas hay varias más que no nos permiten tener en pantalla al mismo tiempo
las dos columnas que necesitamos, lo que haremos es ocultar algunas columnas
realizando los siguientes pasos:
- Seleccionamos las Columnas que queremos ocultar así:
 Imagen 157. Selección de Columnas en Excel.

Página | 96

[158]

- Damos Clic secundario sobre la letra de alguna de las columnas seleccionadas y

elegimos la opción Ocultar así:

Imagen 158. Ocultar Columnas en Excel.

[159]
El resultado será el siguiente:
 Imagen 159. Columnas ocultas en Excel.

Página | 97

[160]
Ahora veremos las columnas B y K al mismo tiempo en la pantalla.
También podemos mostrar nuevamente las columnas ocultas mediante el siguiente
procedimiento:

Seleccionamos las columnas que están a los lados de las que están ocultas (en
nuestro caso son las columnas B y K), damos Clic secundario sobre alguna de las
columnas seleccionadas y elegimos la opción Mostrar así:

Imagen 160. Mostrar Columnas ocultas en Excel.

[161]
 El resultado de este procedimiento será ver todas las
columnas en su normal orden:
Imagen 161. Selección de columnas que mostramos.

Página | 98

[162]

También podemos utilizar la función de Mostrar u Ocultar con las filas así:
Seleccionamos las filas que queremos ocultar, damos Clic secundario dentro de la
selección y elegimos la opción Ocultar como se muestra a continuación:

Imagen 162. Ocultar filas en Excel.

[163]
Ahora veremos que no están las filas 3,4 y 5
 Imagen 163. Filas ocultas en Excel.

Página | 99

[164]

Para mostrarlas nuevamente solo debemos seleccionar las filas que están arriba y
debajo de las que están ocultas, damos Clic secundario y elegimos la opción
Mostrar así:
Imagen 164. Mostrar filas ocultas en Excel.

[165]
El resultado será la vista de todas las filas en su orden normal:
 Imagen 165. Vista de las columnas que mostramos.

Página | 100

[166]
16. CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA.
Imagen 166. Barras inferiores de Excel.

[167]
Podemos dar a cada hoja de Excel un nombre, solo debemos dar Doble Clic en la
etiqueta de la hoja (1), escribimos el nuevo nombre (2) y Clic en cualquier celda
(3) así:
Imagen 167. Renombrar hoja de Excel.

[168]

17. OCULTAR HOJAS.

Esta función también es muy sencilla, solo debemos dar Clic secundario sobre la
etiqueta de la hoja que no queremos tener a la vista y luego elegimos la opción
Ocultar:
 Imagen 168. Ocultar hojas en Excel.

Página | 101

[169]
El resultado será como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 169. Hoja oculta en Excel.

[170]
Si queremos restaurar nuestra hoja solo debemos dar Clic secundario sobre
cualquiera de las etiquetas de hojas visibles, seleccionamos la opción Mostrar que
nos abrirá una ventana donde veremos el listado de hojas ocultas, elegimos las
que queremos mostrar y damos Clic en el botón Aceptar así:
Imagen 170. Mostrar hojas ocultas en Excel.

[171]

Este será el resultado:

 Imagen 171. Vista restaurada de las hojas en Excel.

Página | 102

[172]

18. INSERTAR HOJAS

Pre- definidamente Excel nos muestra tres (3) hojas siempre que abrimos el
programa, sin embargo podemos insertar las hojas que necesitemos dando un Clic
por cada hoja que queramos en el botón:
Imagen 172. Botón Insertar nueva hoja de cálculo en Excel.

Hemos presionado 5 veces el

botón Insertar hoja, es decir que
insertamos 5 hojas nuevas y
nuestro botón siempre se ubicará
a la derecha de todas las
etiquetas de hojas.

[173]
 Sin importar el número de hojas que insertemos en un
archivo de Excel, cada una nos brinda la misma cantidad de herramientas y
funciones para crear un eficiente documento de Cálculo.

19. CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS DE HOJA Página | 103

Esta función es útil para darle a nuestras hojas un toque de personalización o

identificarlas más fácilmente.

Para utilizarla debemos dar Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que
queremos modificar, nos ubicamos en la opción Color de etiqueta y elegimos el
color de nuestra preferencia así:
Imagen 173. Cambiar color a etiquetas de hojas en Excel.

[174]
¡Repitamos el procedimiento en cada hoja!
 Imagen 174. Etiquetas personalizadas en Excel.

Página | 104

[175]

20. MOVER UNA HOJA.

Podemos poner una hoja en la ubicación que queramos o pasarla a otro archivo.
Movamos una hoja teniendo como ejemplo el siguiente orden de etiquetas:
Imagen 175. Hojas de un archivo de Excel.

176
[ ]
Ubicaremos la hoja Mensual en la posición antes de Semanal así:

Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que moveremos:

Imagen 176. Mover o copiar hoja en Excel.

177
[ ]
 Veremos la ventana de Mover o copiar donde
configuraremos así:
Imagen 177. Ventana Mover o copiar hoja de Excel.

Página | 105

[178]
El resultado será:
Imagen 178. Hojas de Excel organizadas.

[179]
Ahora nuestra hoja de Mensual se encuentra en la segunda posición, es decir antes
de Semanal.

21. COPIAR UNA HOJA.

Podemos realizar una o varias copias de una hoja de Excel y ubicar estas en la
posición que queramos o inclusive en otros archivos.

Para seguir con el ejemplo anterior, realizaremos una copia de la hoja Semanal y
la ubicaremos en la primera posición, es decir antes de la hoja Diario.

Para ello damos Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que copiaremos,
elegimos la opción Mover o copiar:
 Imagen 179. Ingresar a la opción Mover o copiar de Excel.

Página | 106

[180]

Veremos la ventana de Mover o copiar, en ella configuramos así:

Imagen 180. Configurar la copia de una hoja de Excel.

[181]
 El resultado será dos hojas en el archivo con el mismo
nombre, pero una llevará el número dos entre paréntesis (2) indicando esta es la
copia como se muestra a continuación:
Imagen 181. Copia de una hoja de Excel.

Página | 107

[182]

22. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

Esta es una de las funciones más importantes dentro del paquete de programas de
Microsoft Office ya que nos ayuda a identificar y corregir de manera manual o
automática la ortografía de nuestros documentos.

Veamos cómo se configura en Excel 2010, mediante los siguientes pasos:

- Clic en la pestaña Archivo

- Clic en el botón
- Veremos la ventana Opciones de Excel, allí damos Clic en la ficha Revisar así:
 Imagen 182. Configurar opciones de ortografía en Excel.

Página | 108

[183]

En esta ventana tenemos varias opciones de configuración en las que elegiremos si

corregir o no algunos casos de ortografía.

También podemos modificar la configuración de corrección automática dando Clic

en el botón que mostrará la siguiente ventana:
 Imagen 183. Opciones de configuración para Autocorrección.

Página | 109

[184]

Corregir dos mayúsculas seguidas: Uno de los errores más comunes es que cuando
iniciamos una oración pongamos la primera y segunda letra en mayúscula, para
corregir este error de forma automática debemos activar esta opción de forma que
automáticamente la segunda letra pasará a ser minúscula.

Poner en mayúscula la primera letra de una oración: También es frecuente que

iniciemos una oración sin tener en cuenta que la primera letra debe ir en
mayúscula, activando esta función el sistema pondrá siempre la primera letra de
una oración en mayúscula.

Poner en mayúscula los nombres de días: Esta función no es de una regla general,
sin embargo al activarla se pondrá de forma automática en mayúscula la primera
letra del nombre de los días de la semana cuando los escribamos.

Corregir el uso accidental de Bloq Mayús: esta función debe estar activada para
corregir el uso inverso de Bloq Mayús, significa que si al escribir la primera letra de
una oración en minúscula y luego activamos para escribir en mayúscula el sistema
entenderá y aplicará el cambio necesario, es decir desactiva la tecla Bloq Mayús y
corrige el texto dejando solo en mayúscula la primera letra.
Reemplazar texto mientras escribe: es una herramienta
que nos permite activar una lista donde encontramos varios elementos
predefinidos que son los más comunes a reemplazar, estos se forman por algunas
letras y se pueden reemplazar por símbolos o palabras.

Podemos agregar elementos, solo debemos escribir en el cuadro Reemplazar: la Página | 110
palabra que elijamos, en el cuadro Con: el símbolo o palabra correcta que
queremos y luego Clic en el botón Agregar.

Silo que queremos es quitar algún elemento solo debemos seleccionarlo y luego
presionar el botón Eliminar.

Al terminar de configurar la autocorrección, damos Clic en el botón Aceptar de la

ventana Autocorrección y luego en el botón Aceptar de la ventana de Opciones de
Excel.
CLASE 4

23. GRÁFICOS
Página | 111

Los gráficos en Excel hacen referencia a una representación visual de los datos
plasmados en una hoja de cálculo, facilitando su entendimiento, es decir que en la
mayor parte de los casos es más fácil interpretar un gráfico que una serie de números
en filas y columnas.

Los gráficos los podemos insertar como Grafico Incrustado dentro de una hoja
normal de Excel, como si fuera un objeto cualquiera, o también lo podemos crear en
una hoja independiente a lo que se le conoce como una Hoja de gráfico.

23.1 CREACIÓN DE GRÁFICOS

Existen diferentes formas de crear gráficos, pero la más utilizada es a través de la

pestaña insertar y el grupo Gráficos.

Imagen 184 Grupo Gráficos

[185]

Antes de insertar el gráfico es importante que tengamos seleccionado el rango de los

datos, ya que de lo contrario lo que insertaremos será un cuadro en blanco, recordemos
que para seleccionar los datos debemos hacer Clic desde la primera celda hasta la última.
Como ejemplo seleccionaremos datos de dos columnas.

Imagen 185 Selección de Rango Continuo

[186]
 Si el rango que queremos obtener es de filas o columnas que
no están seguidas debemos seleccionarlas con Clic sostenido apoyándonos en la Tecla
Ctrl.

Imagen 186 Selección de Rangos separados

Página | 112

[187]

Si ya las tenemos seleccionadas simplemente escogemos el tipo de Gráfico haciendo un

Clic sobré él y luego en la Subcategorias. Por ejemplo podemos utilizar Columna y
luego columna en 2-D.

Imagen 187 Ejemplo de Inserción de Columna

[188]
 De inmediato aparecerá nuestro gráfico incrustado en la hoja.
Como podemos observar el procedimiento es muy sencillo, más adelante veremos
algunas opciones de configuración.

Imagen 188 Gráfico insertado

Página | 113

[189]

23.2. TIPOS DE GRÁFICOS

En Microsoft Excel 2010 podemos encontrar gran variedad de gráficos, los cuales
pueden representar diferentes reportes o situaciones. A continuación veremos algunos
de los más utilizados.

Recordemos que para acceder a los tipos de gráficos debemos tener datos digitados
en nuestras hoja de cálculo y las celdas debidamente seleccionadas, luego nos
acercarnos a la pestaña insertar y al grupo Gráficos para escoger el de nuestro
agrado.
  GRÁFICOS DE COLUMNAS

Podemos representar los datos que tenemos en filas y columnas en un grafico de

columnas, el cual nos permite identificar comparaciones o cambios entre
diferentes intervalos. Página | 114

Hay diseños en forma rectangular, cilíndrica, cono y pirámide en 2D (2

dimensiones) y 3D (Tres dimensiones).

Por ejemplo podemos representar las ventas mensuales de una empresa de los
últimos dos años. Teniendo como base la siguiente información.

Imagen 189 Ejemplo de datos para graficar en Columnas

[190]

Para que para graficar debemos recordar los pasos, ya que son iguales para todos
sin importar su tipo:

1. Seleccionar los datos completamente

2. Hacer Clic en la Pestaña insertar
3. En el grupo gráficos desplegar las opciones de la pestaña Columnas
4. Escoger como tipo de columnas cualquier ejemplar de columnas en 2D (2
dimensiones) o 3D ya sea agrupada o apilada.
5. Aparecerá nuestro gráfico.
 Imagen 190 Inserción de Gráfico de columnas

Página | 115

[191]

Los gráficos incrustados, tiene diferentes elementos que identificaremos como

Categorías, Valores y Series.
 Imagen 191 Ejemplo de gráfico de columnas

Página | 116

[192]

 GRÁFICOS DE LÍNEAS

Los gráficos de líneas representan los datos que tenemos en nuestra hoja de
cálculo en forma de rectas simples o unidas por figuras en cada coordenada, por lo
general los utilizamos cuando queremos identificar datos continuos en el tiempo.

Por ejemplo en una hoja aparte podemos representar un gráfico de líneas que
indique el incremento de hogares que adquieren computadores cada año en tres
países diferentes en los últimos cinco años, con la siguiente información:

Imagen 192. Ejemplo de Datos para Gráficos de Líneas.

[193]

Al igual que para el gráfico de columnas, repetimos el procedimiento,

seleccionando el rango de los datos, luego dirigiéndonos a la pestaña insertar, y en
el grupo gráficos expandimos las opciones de “Línea” y hacemos Clic sobre la
opción que más nos favorezca, por ejemplo la que tiene figuras o marcadores en
sus puntos.
 Imagen 193. Selección de Gráfico de Líneas

Página | 117

[194]

De inmediato nos aparecerá nuestro gráfico en la hoja y observaremos que hubo

un amplio incremento para el año 2008 y un fuerte descenso para el 2009.

Imagen 194 Gráfico de Líneas insertado

[195]

El gráfico lo podremos mover dentro de la hoja ubicando el cursor encima de él y

con Clic Sostenido siempre y cuando nos aparezca la cruz de cuatro puntas .
Arrastramos hasta donde deseemos mediante un rectángulo que nos indicará la
nueva ubicación.
 Imagen 195. Arrastrar Gráfico dentro de la hoja.

Página | 118

[196]

 GRÁFICOS DE CÍRCULOS

Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos,
como si fuese una sumatoria general de ciertos valores representados a través de
dicha serie.

Esto quiere decir que si por ejemplo deseáramos graficar de manera circular los
resultados de dos series no se podría representar, diferente ocurría en los gráficos
de columnas y de líneas en donde si podríamos representarlos con facilidad.

Por ejemplo podemos graficar de forma circular una encuesta que cuantifica la
cantidad de personas que viajan en época de vacaciones.

Imagen 196. Ejemplo de datos para gráfico circular.

[197]
 Al seleccionar el rango de información y graficarlo de
forma circular, se obtendrá el siguiente resultado.

Imagen 197. Ejemplo de Gráfico Circular

Página | 119

[198]

Podemos seguir explorando los demás tipos de gráficos que se insertan de la

misma manera, como por ejemplo los gráficos de área, de barras, de dispersión
que se utilizan también para diferentes tipos de informes y presentaciones.

 OTROS GRÁFICOS

También encontramos algunos tipos de gráficos mas avanzados, muy útiles en la

combinación de dos grupos de datos, como es el caso de los gráficos de superficie.

Estos gráficos se también se encuentran en el grupo Gráficos en la última opción

“Otros Gráficos” y luego en la categoría que deseamos.

Por ejemplo podemos realizar un diseño parabólico a través del gráfico de

superficie utilizando los siguientes datos:
 Imagen 198. Datos para gráfico de Superficie

Página | 120

[199]

Al seleccionar el rango de los datos nos dirigimos a la pestaña insertar, grupo

gráficos y opción más gráficos, desplegamos la lista y elegimos cualquier tipo de la
categoría Superficie.

Imagen 199. Opción de Otros Gráficos

[200]
 Obtendremos un resultado del gráfico de superficie similar
al siguiente:

Imagen 200. Ejemplo de Gráfico de superficie.

Página | 121

[201]

Es importante que sigamos explorando los otros tipos de gráficos e identificar sus
diferentes funcionalidades.

23.3. MODIFICAR GRÁFICOS

Cuando insertamos gráficos en Excel podemos modificar y ajustar tanto la información

suministrada en los datos, como también su formato, su tamaño y la forma en que los
vamos a presentar.

Estos cambios se realizan a través de unas nuevas pestañas que aparecen al

seleccionar el gráfico.

Para seleccionar el gráfico debemos hacer un Clic sobre sus bordes cuando aparezca la
cruz de cuatro puntas, de tal manera que aparezca un nuevo borde rodeándolo.
 Imagen 201. Seleccionar Gráfico

Página | 122

[202]

Inmediatamente se habilitarán tres nuevas pestañas en la cinta de opciones: Diseño,

presentación y formato.
Imagen 202. Pestañas de Gráficos.

[203]

23.4. PESTAÑA DISEÑO

A través de ésta pestaña, podemos encontrar herramientas necesarias para

modificar los datos insertados en el gráfico y también unos diseños rápidos que
facilitan el cambio en la apariencia del mismo.

Imagen 203. Pestaña Diseño.

[204]

A continuación veremos algunas de las opciones más relevantes de ésta pestaña y

las cuales nos serán muy útiles para ajustar nuestra información.

 GRUPO TIPO
 Imagen 204. Grupo Tipo.

Página | 123

[205]

Encontramos dos opciones cambiar Tipo de gráfico y Guardar como

plantilla.

Si elegimos la primera opción cambiar Tipo de gráfico, nos aparecerá el

cuadro de selección con todos los tipos de gráfico y lo podremos
cambiar por otro que refleje mejor la información, por ejemplo el
circular, anillo o superficie.

Para elegirla simplemente hacemos un Clic en la que deseamos y luego

en el botón Aceptar, si no queremos cambiar el tipo de nuestro gráfico
simplemente pulsamos la tecla Cancelar.

Imagen 205. Cambiar Tipo de Gráfico

[206]
 Y el resultado será inmediato el tipo de gráfico que
anteriormente era en columnas se convierte en barras. Aunque cabe aclarar que no
todos los datos son aplicables a cualquier tipo de gráfico, es decir se puede
modificar la información y malinterpretar dichos datos.

Imagen 206. Resultado de cambio de gráfico. Página | 124

[207]

Si elegimos la segunda opción de este grupo Guardar como plantilla se nos

desplegará la ventana de Guardar Como Archivo de Plantilla con el fin de
establecer este archivo como base para futuros datos insertados quizás por otros
usuarios.

 GRUPO DATOS

Imagen 207. Grupo Datos.

[208]

Este grupo es muy importante debido a que a través de él podemos invertir

nuestras filas y columnas en el gráfico además de insertar nuevas series y ajustar
nuestros datos.

Encontramos dos opciones Cambiar entre filas y columnas y seleccionar datos. La

primera nos ofrece la posibilidad de cambiar la posición de las filas hacia las
columnas y viceversa de tal manera que el gráfico toma una nueva forma.

Esta acción se realiza teniendo previamente seleccionado el gráfico y luego

haciendo Clic en la opción. Observaremos un cambio como el siguiente:
 Imagen 208. Cambiar filas y columnas.

Página | 125

[209]

Debemos tener muy presente que esto no aplica para toda la información, es decir
si las categorías son demasiadas al convertirse en series podrían perderse algunos
datos.

La opción Seleccionar Datos es muy importante ya que a través de ésta

podemos insertar, modificar y eliminar algunas de las series o categorías de
nuestro gráfico.

Para activar dicha opción simplemente debemos hacer Clic en el botón

inmediatamente nos aparecerá una cuadro de diálogo que nos muestra la siguiente
información.
 Imagen 209. Selección de Datos.

Página | 126

[210]

Dentro de las opciones que podemos llevar a cabo en este cuadro de diálogo
encontramos las entradas de leyenda o series la cuales podremos modificar según
nuestras necesidades.

Imagen 210. Opciones de Serie

[211]

 Podemos Agregar nuevas series o editar las series que ya existen,

con solo hacer Clic en el botón correspondiente y diligenciando los
nuevos datos a través de una pequeña ventana que solicita escoger
el nuevo rango y sus valores correspondientes.

Imagen 211. Agregar o Modificar Series

[212]
 Si no conocemos la información para un
diligenciamiento manual, podemos hacer Clic en los botones de
selección que se encuentran a la derecha de los cuadros de texto.
Y luego con Clic sostenido elegir la información de nuestra
nueva serie. Página | 127
 También es posible eliminar las series que no deseamos,
simplemente la seleccionamos de la lista con un Clic y luego
hacemos otro Clic en el botón Quitar y de inmediato desaparecerá.

Imagen 212. Quitar Series.

[213]

 Podemos ordenar el listado de nuestras series gracias a los botones

de flechas que se encuentran en la parte superior derecha del
listado de nuestras series.

Esta función se utiliza en situaciones en las que debemos llevar una

serie desde su ubicación inicial hasta una nueva.

Para realizarlo debemos seleccionar la serie del listado con un Clic y

luego con hacer Clic en la flecha superior si queremos subir la serie
o en la flecha inferior si queremos bajarla.

Imagen 213. Ejemplo de subir series

[214]

 GRUPO DISEÑO DE GRÁFICOS

 Imagen 214. Grupo Diseño de Gráficos.

[215]
Página | 128
A través de este grupo podemos seleccionar diferentes opciones para nuestro
gráfico, cambiando la posición de las series y las categorías, y solo debemos
tener el gráfico seleccionado y luego hacer Clic en el diseño de nuestro agrado.

Imagen 215. Ejemplo de Diseño de gráfico.

[216]

 GRUPO ESTILOS DE GRÁFICOS

Imagen 216. Grupo Estilos.

[217]

Este grupo ofrece diferentes opciones de colores para nuestro gráfico usando
simplemente tonos y semitonos para resaltar nuestras columnas o gráficos
circulares.
 Para cambiarlo simplemente debemos seleccionarlo y
luego escoger el estilo que mas nos guste con un solo Clic, si no nos gusta
ninguno de los que aparecen como principales podemos hacer Clic en el Botón
expandible que aparece situado en el extremo inferior derecho.

Página | 129
Imagen 217. Ejemplo de aplicación de estilo.

[218]
 GRUPO UBICACIÓN

Imagen 218. Opción mover gráfico.

[219]

Este grupo tiene una sola opción, la cual permite cambiar la ubicación de nuestro
gráfico ya sea hacia una hoja nueva, o como un objeto dentro de las hojas y
creadas.
 Simplemente debemos escoger la opción que deseamos
en el cuadro de diálogo que nos aparece.

Imagen 219. Cuadro de diálogo Mover Gráfico.

Página | 130

[220]

23.5. PESTAÑA PRESENTACIÓN

Imagen 220. Grupos de Opciones de la Pestaña Presentación.

[221]
 En esta pestaña encontramos siete grupos de opciones
que permiten establecer criterios que mejoren visualmente los elementos de
nuestro gráfico, como por ejemplo incrustar títulos, imágenes y tablas, entre
otros. A continuación describiremos algunas de las opciones más importantes.

 GRUPO INSERTAR Página | 131

Dentro de este grupo encontramos opciones que permiten incrustar

elementos a nuestro gráfico como imágenes, formas y cuadros de texto.

Imagen 221. Grupo Insertar.

[222]

 INSERTAR IMAGEN

Es la primera opción del grupo, a través de ella podemos añadir una

imagen, foto o logo a nuestro gráfico, para incrustarlo debemos seguir
los siguientes pasos.

 Tener el gráfico previamente seleccionado.

 Hacer Clic en el botón Imagen.
 Elegir la imagen a través del explorador de Windows.
 Hacer Clic en el Botón Insertar.
 Imagen 222. Insertar Imagen en gráfico.

Página | 132

[223]

De esta manera la imagen aparecerá dentro del gráfico y solo se podrá

mover y ajustar dentro de él, obteniendo un resultado como el
siguiente:

Imagen 223. Imagen Insertada en Gráfico.

[224]
  INSERTAR FORMAS

Esta opción permite incrustar en nuestro gráfico diferentes autoformas,

como elipses, rectángulos, entre otros.

El procedimiento es igual al anterior, debemos tener previamente Página | 133

seleccionado el gráfico, luego hacer Clic en el botón Formas, del listado
que se despliega elegir la forma que deseamos para nuestro gráfico y
hacer Clic sobre ella.

Imagen 224. Lista de Formas.

[225]

Luego con Clic sostenido dentro del gráfico lo trazamos del tamaño que
deseamos, de esta manera la forma aparecerá dentro del gráfico y solo
se podrá mover y ajustar nuevamente dentro de él, obteniendo un
resultado como el siguiente:
 Imagen 225. Forma Insertada.

Página | 134

[226]

 INSERTAR CUADRO DE TEXTO

Esta herramienta permite agregar texto a nuestro gráfico, como por

ejemplo comentarios cortos o nombres de autor o diseñador.

El procedimiento es igual al anterior, debemos tener previamente

seleccionado el gráfico, luego hacer Clic en el botón Cuadro de Texto, luego
con Clic sostenido dentro del gráfico trazamos el cuadro del tamaño que
deseamos, de esta manera el cuadro de texto aparecerá dentro del gráfico
y solo se podrá mover y ajustar nuevamente dentro de él,

Observaremos que el punto de inserción comienza a titilar, lo cual indica

que podemos comenzar a digitar nuestro texto, obteniendo un resultado
como el siguiente donde como ejemplo escribimos “Empresa de Teléfonos
de Bogotá 2010”.
Imagen 226. Inserción de cuadro de Texto.

[227]

 GRUPO ETIQUETAS
 Imagen 227. Grupo Etiquetas.

Página | 135

[228]

Este grupo tiene opciones que permiten plasmar los textos en nuestro gráfico
como títulos y leyendas que no se pueden representar con un simple cuadro
de texto.

Es importante que nuestro gráfico este nombrado de la mejor manera, para

facilitar su interpretación. A continuación identificaremos algunas de las
opciones más importantes

 TITULO DEL GRAFICO

Nuestro gráfico debe tener un titulo corto y conciso que lo diferencie de

los demás y permita ubicarlo y reconocerlo fácil y rápidamente en
nuestros documentos o informes.

Para insertarlo simplemente debemos hacer Clic en el botón Título del

Gráfico y en el listado que se despliega escogemos la posición que le
vamos a asignar dentro del gráfico, también con Clic.

Imagen 228. Opciones de Título de Gráfico.

[229]
 Por lo general los títulos los debemos colocar
encima del gráfico, apenas elegimos la tercera opción en la parte
superior nos aparecerá un cuadro de texto.

Página | 136
Imagen 229. Cuadro de Texto del Título.

[230]

Debemos hacer un Clic sobre él y borrar “titulo del gráfico” para

comenzar a digitar el título que deseamos, teniendo en cuenta el tema
de nuestro gráfico, por ejemplo si son balances, informes,
trazabilidades, entre otros.

Imagen 230. Título insertado.

[231]

 RÓTULOS DEL EJE

A través de esta opción podemos asignar rótulos o nombres a nuestras

categorías y valores, es decir, podemos nombrar los datos que se
encuentran en el eje horizontal y vertical y así evitar confusiones o
desconocimiento de dichos datos.
 Por ejemplo podemos suponer que nuestro
gráfico en su eje horizontal ubica a los “últimos años de gestión” y en su
eje vertical a la “cantidad de personas”.

Para configurarlos simplemente hacemos Clic en la opción Rótulos del

eje y en la lista desplegable elegimos también el eje y su correcta Página | 137
posición.

Para el eje horizontal por lo general se elige la opción “Titulo bajo el

eje”

Imagen 231. Procedimiento Rotulo Horizontal.

[232]

Para el eje vertical por lo general elegimos la opción “Titulo girado”

Imagen 232. Procedimiento Rotulo Vertical.

[233]

Inmediatamente aparecerán dos cuadros de texto en nuestro gráfico

para nombrar cada uno de los ejes.
 Imagen 233. Títulos de los ejes.

Página | 138

[234]

Para comenzar debemos hacer Clic en cada uno de los títulos y digitar el
nombre que deseamos y obtendremos un resultado como el siguiente:

Imagen 234. Títulos Insertados.

[235]
 El tamaño de la fuente o color lo podemos
cambiar en la pestaña Inicio y el grupo Fuente.

 LEYENDA

Esta opción nos permite reubicar nuestras convenciones o series, solo Página | 139
debemos hacer Clic y en la lista desplegable elegir la que más nos
guste. Por defecto en algunos tipos de gráfico, ésta aparece a la
derecha del gráfico, pero también puede ser a la izquierda, en la parte
superior o superpuesta, es decir al mismo nivel de la imagen.

Imagen 235. Opciones de leyenda.

[236]

 ETIQUETAS DE DATOS

Esta opción permite mostrar los valores mas aproximados para cada
serie, aunque no aplica para todos los ejercicios, ya que algunos valores
pueden ser muy extensos y tienden a desaparecer dentro del gráfico.

Las etiquetas se muestran encima de las figuras de categorías por lo

general columnas, barras, circulares, entre otras.
 Imagen 236. Ejemplo de etiquetas.

Página | 140

[237]

 TABLAS DE DATOS

En alguna situación puede ser importante observar los datos registrados

en las tablas de datos de las cuales obtuvimos nuestro gráfico. De ser
así esta es la herramienta indicada ya que inserta los datos de la tabla
dentro del gráfico.

Para aplicarla solo debemos hacer Clic sobre la opción tablas de datos y
luego en el listado desplegable hacer otro Clic en la opción que
consideremos.

Imagen 237. Insertar Tablas de Datos.

[238]
 Si elegimos mostrar tabla de datos
obtendremos un resultado similar al que observaremos a continuación.

Imagen 238. Tablas Insertadas.

Página | 141

[239]

 GRUPO EJES

Imagen 239. Grupo Ejes.

[240]

Este grupo ofrece dos opciones para la configuración de los valores situados
en los ejes tanto horizontales como verticales de nuestro gráfico.

 OPCIÓN EJES

Esta es la primera opción del grupo la cual permite establecer ciertas

características en el momento de mostrar los datos de nuestros ejes.
 En el caso del eje vertical que por lo general
son cantidades podemos escoger la manera en que se representarán los
valores, es decir, si será en millones, millares, miles de millones entre
otros.

240. Opciones del eje Vertical. Página | 142

Imagen

[241]

En el caso del eje horizontal podemos establecer la dirección en la que

están apuntando los datos de nuestro gráfico y también si queremos que
tengan etiquetas o no.

Imagen 241. Opciones del eje horizontal.

[242]
 Un ejemplo de un eje vertical en miles de millones
y horizontal de derecha a izquierda, sería similar al siguiente.

Imagen 242. Ejemplo de un eje vertical en miles de millones.

Página | 143

[243]

 OPCIÓN LÍNEAS DE CUADRÍCULA

Ésta opción nos permite observar una pequeña cuadrícula al fondo de

nuestro gráfico, permitiendo así diferenciar aún mas las columnas,
barras o líneas, es decir que con la cuadrícula podemos ver un poco mas
precisa la diferencia entre un dato y otro.

Para activarlo debemos hacer Clic sobre el botón y en la lista

desplegable elegir la opción que consideremos de mayor utilidad ya sea
para el eje horizontal o el eje vertical.
 Imagen 243. Ejemplo de Líneas de división Horizontales

Página | 144

[244]

Imagen 244. Ejemplo de Líneas de división Verticales.

[245]

23.6. PESTAÑA FORMATO

Imagen 245. Pestaña Formato.

[246]
 En esta pestaña encontramos todos los grupos y
opciones relacionadas con los colores y temas de nuestro gráfico y sus elementos.

Para comenzar a aplicar cambios en el formato de nuestro gráfico, puede estar

seleccionado todo el gráfico o solamente una sección del mismo, es decir que los
cambios pueden ser a nivel general o solo para la ilustración de un dato Página | 145
determinado.

Para seleccionar secciones independientes simplemente hacemos Clic en ella o en

el color que deseamos modificar, de ésta manera aparecerán unos pequeños
círculos alrededor. La misma situación ocurre para seleccionar los textos, debemos
hacer clic sobre ellos hasta que aparezcan los pequeños círculos en sus bordes.

En los diferentes tipos de gráficos la selección por secciones sería de la siguiente

manera:

Imagen 246. Selección por sección de gráfico circular.

[247]

Imagen 247. Selección por sección de gráfico de columnas.

[248]
 Imagen 248. Selección de texto en gráfico de barras.

Página | 146

[249]

 ESTILOS DE FORMA

Permiten aplicar colores predeterminados en los contornos, rellenos y

además efectos y sombras para nuestro gráfico.

Recordemos que antes de aplicar los cambios debemos tener seleccionado el

área o sección del gráfico al cual queremos realizar los cambios.

Imagen 249. Opciones del Grupo Estilos de Forma.

[250]

 ESTILOS DE WORDART
 Imagen 250. Estilos de WordArt

Página | 147
[251]

Para utilizar esta opción debemos tener previamente seleccionados los textos
de nuestro gráfico y de ésta manera poder modificar los colores, rellenos,
contornos y efectos de los mismos los cuales se aplican de igual manera que
los estilos de forma.
Imagen 251. Opciones de WordArt

Opción Descripción Ejemplo

[252]

23.7. ELIMINAR ELEMENTOS DE GRÁFICOS

Para eliminar los elementos de nuestros gráficos,
simplemente debemos seleccionarlos como lo observamos anteriormente hasta
que aparezcan los círculos de selección alrededor y finalmente pulsar la tecla

.
Página | 148
CLASE 5

24. COMENTARIOS
Página | 149

En algunas situaciones al momento de diligenciar datos en una celda no estamos

seguros de cual es la información que debemos digitar por esta razón es importante
establecer ciertos comentarios que orienten para el correcto diligenciamiento.

Por ejemplo en un formulario podemos tener dudas al momento de digitar la

información como por ejemplo si el número de cedula debe estar separado por puntos
o no, o si el nombre debe estar en letras mayúsculas, entre otros.

Para establecer los comentarios debemos ubicarnos en la celda en la cual queremos

fijar dicho comentario y luego dirigirnos a la pestaña Revisar y buscar el grupo
Comentarios y hacer Clic en la opción Nuevo Comentario.
Imagen 252. Insertar nuevo comentario.

[253]

Inmediatamente aparecerá en una esquina de la celda un Triángulo Rojo y una

ventana amarilla en la cual podemos comenzar a digitar nuestro comentario.

Imagen 253. Cuadro de Comentarios

[254]
 El mensaje debe ser muy claro y no demasiado extenso.

Imagen 254. Comentario Insertado.

Página | 150

[255]

Hacemos Clic fuera del cuadro para fijar nuestro comentario y observaremos que el
triangulo rojo no desaparece y cada vez que pasemos el cursor sobre la celda con
comentarios sin hacer Clic, aparecerá el comentario inmediatamente.

Imagen 255. Símbolo del Comentario.

[256]

Si queremos eliminar un comentario simplemente nos ubicamos en la celda donde se

encuentra el comentario y hacemos Clic Derecho, nos aparecerá un menú de opciones
en el cual escogeremos con un Clic la opción Eliminar comentarios.

Imagen 256. Eliminar Comentario.

[257]
 25. VALIDACIÓN DE DATOS

Adicionalmente a los comentarios, es importante establecer criterios a las celdas para

su diligenciamiento, es decir, podemos configurar nuestras celdas de tal forma que
solo se pueda diligenciar la información precisa como textos, valores numéricos, entre Página | 151
otros.

Por ejemplo si estamos realizando un formulario en el que ciertas casillas no pueden

obtener errores, simplemente las validamos de tal manera que la persona que utilice el
archivo reciba mensajes que indique el correcto método de diligenciamiento.

Para llevarlo a cabo simplemente debemos Seleccionar la celda que vamos a validar y
luego dirigirnos a la pestaña Datos y al grupo Herramientas de datos, y con Clic
escoger la opción Validar datos

Imagen 257. Opción Validación de datos.

[258]

Nos aparecerá un cuadro de diálogo que muestra tres pestañas: Configuración,

mensaje de entrada y mensaje de error.

Imagen 258. Cuadro de diálogo Validación de datos.

[259]
 En la pestaña configuración encontramos los Criterios de
validación a través de un listado donde podemos elegir el valor permitido.
Imagen 259. Datos permitidos.

Página | 152

[260]

Para elegir el criterio simplemente hacemos Clic sobre el, diligenciamos los datos
adicionales que en algunos ejemplos nos sugieren y por último hacemos Clic en
Aceptar.

Algunos de los criterios más importantes son:

 Cualquier valor: Es la primer opción y con la que vienen predeterminadas

todas las celdas de Excel, aplica para digitar cualquier dato sea numérico,
texto, de fecha, entre otros.
 Números Enteros y Decimales: Permite establecer rangos de números
enteros y decimales, por ejemplo en el caso de los enteros si queremos que
en la celda solo se digiten valores entre 1 y 10 o valores mayores a 0,5 entre
muchos otros criterios.

 Para establecer esa información en el cuadro de dialogo

debemos seleccionar el tipo de dato que vamos a permitir, bien sea
entero o decimal y adicionalmente activar el cuadro “Omitir blancos”
lo que permite ignorar las celdas vacías hasta que sean
diligenciadas.

Imagen 260. Permitir Decimal.

[261]

 Luego en la lista de datos elegimos el criterio haciendo un

Clic sobre el que aplique a nuestro ejercicio.
 Imagen 261. Configuración de rangos.

Página | 153

[262]

 Y por ultimo los valores numéricos que deseamos establecer

para la celda dependiendo de la configuración de rangos, seguido
del botón Aceptar.

Imagen 262. Ejemplo de Rango de Datos.

[263]

 Lista: Este criterio permite seleccionar una opción determinada

desde un listado creado previamente por nosotros mismos en la misma hoja
o en otra diferente.

 Primero debemos crear nuestra lista en una hoja de Excel y

luego ubicarnos en la celda que vamos a validar.

Imagen 263. Ejemplo de Lista.

[264]
  Activamos la opción Validación de
Celdas y en el cuadro de diálogo en el valor a permitir elegimos la
opción Lista, adicionalmente habilitamos los dos cuadros que se
encuentran a continuación.

Página | 154
Imagen 264. Ejemplo de Validación de Listas

[265]

 Por último en Origen seleccionamos el rango de celdas

donde se encuentra el listado, podemos digitarlo precedido del
símbolo igual (=) o apoyándonos en el botón de selección ubicado
a la derecha del cuadro.

Imagen 265. Origen de Datos de Lista.

[266]

 Al finalizar hacemos Clic en el botón Aceptar y

observaremos que a la celda le aparece un pequeño botón
desplegable, el cual al pulsarlo muestra las opciones de nuestra
lista.

Imagen 266. Lista Validada.

[267]
 Podemos seguir explorando los demás criterios
como hora, fecha, personalizado, entre otros que se configuran de la misma
manera.

26. ORDENAR DATOS

Página | 155

Excel se caracteriza por manejar grandes listados de información, pero muchas veces
al momento de consultar o editar datos muy extensos podemos tardar tiempo debido
a que la información no se encuentra ordenada, es por ésta y muchas necesidades
más que se torna importante ordenar los datos de nuestras listas.

Para hacerlo de forma rápida cuando solo queremos ordenar los datos de una sola
columna podemos seguir los siguientes pasos:

27. Seleccionamos la columna que contiene los datos desordenados con Clic
Sostenido.

Imagen 267. Ejemplo de Selección de Celdas.

[ 268]

 Nos dirigimos a la pestaña Datos y al Grupo Ordenar y Filtrar, ahí

encontraremos la opción Ordenar acompañada de dos botones más.

Imagen 268. Opciones de Ordenar.

[269]

Si queremos organizar los datos de nuestra columna en orden ascendente, es

decir del primer valor o carácter hasta el último hacemos Clic sobre el botón
 , pero si por el contrario queremos organizarlos del

mayor hasta el menor entonces debemos hacer Clic sobre el botón .

Algunos ejemplos son:

Página | 156

Imagen 269. Ordenar Celdas.

FUNCIÓN TEXTO NÚMEROS

Ascendente

Descendente

[270]

Cuando tenemos varias columnas con datos, no es conveniente hacer el

procedimiento individualmente, por el contrario seleccionamos todas las
columnas y luego con ayuda del botón Ordenar, establecemos un orden
columna a columna.
 Podemos realizar los siguientes cinco pasos:

Imagen 270. Pasos para ordenar varias columnas

Página | 157

[271]

De ésta manera nuestra tabla quedará completamente ordenada sin alterar

ninguno de sus valores tomando como primer rango de orden de la primer
columna (Item).

Imagen 271. Resultado de Orden de datos.

[272]
27. FILTRAR DATOS

En Microsoft Office Excel cuando creamos listas podemos seleccionar solo ciertos datos Página | 158
que tienen una misma característica y agruparlos de tal manera que facilite búsquedas
y edición de dichos datos.

Por ejemplo si una empresa que cuenta con dos mil clientes necesita consultar los
datos de aquellos que viven en la un barrio específico de la ciudad, sería muy
complicado buscar esa información cliente por cliente, pero gracias a los filtros esa
información se obtiene mas rápidamente.

Para crear autofiltros solo debemos seleccionar nuestro listado completamente y

habilitar el botón filtro haciendo un Clic sobre él.

Imagen 272. Acceso a opción Filtro.

[273]

Nos aparecerán unos botones desplegables en la parte derecha de la celda de los

enunciados. Así como se observa en la siguiente imagen:
 Imagen 273. Botones de Filtro.

Página | 159

[274]

Cada vez que pulsamos esos botones y según la categoría nos aparecerán unos
listados de todos los datos registrados por columna, solo que agrupando los datos que
son repetidos, siguiendo con el ejemplo anterior al desplegar cada una de sus listas
encontraremos la siguiente información:

Imagen 274. Datos de filtrado por columna.

[275]

Si observamos con detenimiento veremos que están seleccionados todos sus datos,
que en total son nueve a excepción de la columna Barrio en la cual solo hay ocho ya
que el Barrio “Gaitana” se encuentra registrado dos veces y al filtrarlo es agrupado en
el listado para evitar redundancias y duplicaciones.

Si deseamos ver la información específica de un solo dato simplemente dejamos

activo su cuadro de selección, por ejemplo podemos dejar activo el barrio “Gaitana”
este procedimiento de filtrado descartan todos los demás datos de otras columnas. Al
final hacemos Clic en el botón Aceptar.
 Imagen 275. Ejemplo de Filtro.

Página | 160

[276]

Y nos aparecerá la lista con la información del barrio Gaitana únicamente.

Imagen 276. Resultado de Filtrado.

[277]

28. VISTA PRELIMINAR

 Al igual que en otros programas del paquete de Microsoft Office 2010, en Excel
también podemos dar un vistazo a nuestro documento antes de imprimirlo.
Ingresemos a la vista preliminar así:

Imagen 277. Ingresar a la opción Vista preliminar. Página | 161

[278]

Solo se debe hacer Clic en la pestaña Archivo, se sigue el recorrido indicado con las
flechas azules y se da Clic sobre la opción Imprimir.
Se mostrará en la parte de recha una vista completa del documento donde
veremos cómo está distribuido el contenido y las herramientas para configurar las
márgenes y el tamaño del papel así:
 Imagen 278. Ventana de Vista preliminar.

Página | 162

[279]
En la parte baja de la segunda columna encontramos opciones de configuración de
la hoja.

29. CONFIGURAR PÁGINA

Podemos utilizar medidas como Carta y Oficio entre otras, para configurar las
páginas que se van a imprimir de un documento de Excel; para ello debemos dar
Clic en la pestaña Diseño de página y ubicarnos en el grupo Configurar página así:
Imagen 279. Ingresar al grupo configurar página en Excel.

[280]
Veremos que este grupo nos brinda varias herramientas que nos permiten
configurar varios factores que componen nuestra página. Por ejemplo:
 El botón Márgenes: en el podemos aplicar algunas márgenes preestablecidas que
cuentan con una descripción sobre las medidas que se aplicarán a cada lado de la
hoja y en todo el documento, veamos como ingresar a las márgenes prediseñadas:

Página | 163

Imagen 280. Aplicar Márgenes prediseñadas en Excel.

[281]
Tambien podemos aplicar márgenes personalizados siguiendo la ruta: Diseño de
página, Márgenes y por último Márgenes personalizados (ver imagen anterior)en
seguida aparecerá la ventana:
 Imagen 281. Configurar Márgenes personalizados en Excel.

Página | 164

[282]
El Botón Orientación: este nos permite ubicar la página de manera Horizontal o
vertical, veamos como funciona:

Imagen 282. Orientación de hoja en Excel.

[283]

El Botón Tamaño: es el encargado de brindarnos varios tamaños de papel para

nuestro documento, veamos las opciones que nos brinda:
 Imagen 283. Configurar Tamaño del papel en Excel.

Página | 165

[284]
El Botón Área de impresión: cuenta con dos opciones, la primera nos permite
establecer las celdas seleccionadas como rango de celdas que serán impresas y la
segunda, nos permite eliminar el Área de impresión seleccionada, veamos como
funciona:
 Imagen 284. Establecer Área de impresión en Excel.

Página | 166

[285]
Con la opción Borrar área de impresión eliminamos el cuadro de área y estaremos
listos para seleccionar una nueva área de impresión.

El botón Saltos: es una de las utilidades más sencillas de usar, este botón cuenta
con dos opciones que nos permiten insertar o quitar un salto de página. Para
insertar un salto de página solo debemos seguir estos pasos:

- Clic en la celda donde queremos que se separen dos hojas

- Clic en el botón Saltos.
- Clic en la opción Insertar salto de página

Recordemos que las páginas se ven separadas por la línea de puntos y así mismo
veremos separada la página que insertamos. Veamos el siguiente ejemplo:
 Imagen 285. Identificar saltos de página.

Página | 167

[286]
Ahora podemos eliminar el salto de página o Restablecerlos al estado original si lo
deseamos:
Imagen 286. Opciones del botón Saltos en Excel.

[287]
 El botón Fondo: nos permite elegir a través del Explorador
de Windows una imagen para ponerla al fondo de nuestra hoja de cálculo.
Imagen 287. Cambiar fondo de la hoja de Excel.

Página | 168

[288]
30. HERRAMIENTA BUSCAR

Se encuentra en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar y cuenta con un submenú

de opciones para realizar varias acciones:
 Imagen 288. Botón y opciones de Buscar y seleccionar.

Página | 169

[289]
Veamos las características de sus opciones:

Opción Buscar: al hacer Clic sobre la opción, aparece la siguiente ventana:

Imagen 289. Buscar palabras en Excel.

[290]

Opción Reemplazar: Nos permite cambiar una palabra o frase del documento por
otra, mediante la siguiente ventana:
 Imagen 290. Configurar la herramienta Reemplazar.

Página | 170

[291]

Opción Ir a…: Es un camino más corto cuando manejamos documentos que son
muy extensos, se puede ingresar a ella presionando la tecla F5, veamos como
funciona:
Imagen 291. Uso de la Opción Ir a...

[292]

Opción Ir a Especial…: se puede ingresar a ella presionando F5 y Clic en el botón

Especial; al igual que la opción anterior esta nos ayuda a desplazarnos por un
 documento, sin embargo con esta podemos especificar
con más detalle el sitio requerido así:
Imagen 292. Opción Ir a Especial.

Página | 171

[293]

31. INSERCIÓN DE IMÁGENES

En Excel también es posible crear documentos con imágenes, ya sean

prediseñadas por Microsoft Office o personalizadas por el usuario, veamos como
animar un documento en Excel 2010.

Lo primero que debemos hacer es ingresar a la pestaña Insertar y ubicarnos en el

grupo Ilustraciones, allí damos Clic en el botón Imagen así:

Imagen 293. Insertar Imagen en Excel.

[294]

De inmediato se abrirá el Explorador de Windows que nos permite:

Encontrar la ubicación de la imagen.

Seleccionar la imagen.

Insertarla en nuestro documento de Excel.

 Imagen 294. Ubicar e Insertar imagen en Excel.

Página | 172

[295]

Después de dar Clic en el botón Insertar, veremos la imagen en la hoja de cálculo

y estará lista para ubicarla en la posición deseada y ajustar al tamaño apropiado.

Veamos como insertar imágenes prediseñadas en nuestros documentos en Excel.

Estando en la pestaña Insertar, en el Grupo Ilustraciones, damos Clic en el Botón

Imágenes prediseñadas así:
Imagen 295. Ingresar a las Imágenes prediseñadas de Excel.

[296]

Veremos al costado derecho de nuestra ventana de Excel, una pequeña ventana

con el nombre de , en ella solo damos Clic en el
 botón y veremos con la ayuda de la barra
deslizante, todas las imágenes que nos brinda Office para animar nuestros
documentos.

También podemos filtrar las imágenes que queremos ver escribiendo una palabra
Página | 173
clave en el cuadro , esto hará que sea más fácil encontrar la
imagen que adecuada, veamos como:

Imagen 296. Insertar imagen prediseñada en Excel.

[297]

Igual que en el caso anterior una vez insertada la imagen, solo debemos ajustarla
al tamaño y ubicación deseados así:
 Imagen 297. Archivo de imagen e imagen prediseñada insertadas en la Hoja de
cálculo de Excel.

Página | 174

[298]

En Excel también encontramos además de imágenes personalizadas y

prediseñadas, la opción de insertar formas que nos pueden facilitar la expresión de
un documento mediante símbolos, veamos cuales son:

Igual que en los casos anteriores vamos a la pestaña Insertar, ubicamos el grupo
Ilustraciones y damos Clic en el botón Formas así:
Imagen 298. Ingresar a Formas en Excel.

[299]

Se desplegará un menú de opciones con todas las figuras y formas disponibles

para insertar en nuestra hoja de cálculo y solo debemos dar un Clic sobre la que
deseamos insertar:
 Imagen 299. Insertar Formas en Excel.

Página | 175

[300]

32. SMARTART

Esta es una aplicación muy especial que nos permite añadirle a nuestro contenido
una animación más impactante y llamativa, permitiéndonos así que nuestros
documentos generen más interés y entendimiento frente al lector.

Veamos cómo funciona esta excelente herramienta:

Para tener acceso a ella debemos ingresar a la pestaña Insertar, ubicar el grupo
Ilustraciones y dar Clic en el botón SmartArt así:
 Imagen 300. Ingresar a la herramienta SmartArt.

Página | 176

[301]

Enseguida veremos la siguiente ventana donde podemos observar gran variedad

de posibilidades para expresar nuestra información.

Imagen 301. Elegir gráficos en SmartArt.

[302]

Una vez elegido el modelo a utilizar solo debemos dar Clic en el botón Aceptar y
tendremos en pantalla la siguiente imagen:
 Imagen 302. Ingresar texto en SmartArt.

Página | 177

[303]

Notemos que al tener la imagen anterior en pantalla, se activan las Herramientas

de SmartArt, compuestas por las pestaña Diseño y Formato:
Imagen 303. Pestañas de SmartArt.

[304]
En la pestaña Formato encontramos las herramientas para animar el texto de
nuestro gráfico, podemos agregar Colores de contorno y resplandor entre otros.

En la pestaña Diseño veremos dos herramientas en especial que le darán a nuestro

gráfico un aspecto más profesional y atractivo así:

En la pestaña Diseño, ubicamos el grupo Estilos SmartArt y damos Clic sobre la

flecha inferior derecha así:
 Imagen 304. Ingresar a estilos de SmartArt en Excel.

[305] Página | 178

Al dar Clic aparecerá el listado de efectos en 3D y solo debemos desplazarnos
sobre ellos sin dar Clic, para ver la vista previa de los estilos en nuestro gráfico.
Apliquemos el que nos gusto solo con un Clic.

Imagen 305. Efectos en 3D para gráficos de SmartArt.

[306]
Ahora nuestro gráfico cuenta con un efecto 3D pero podemos animarlo más si
cambiamos los colores así:

En el mismo grupo Estilos SmartArt vemos el Botón Cambiar colores que nos
mostrará el siguiente menú de combinaciones:

Imagen 306. Combinaciones de colores SmartArt.

[307]
 Imagen 307. Gráfico SmartArt insertado en Excel.

Página | 179

[308]

33. WORDART

Esta es una de las herramientas más llamativas del paquete de Microsoft Office y
en Excel 2010 no es la excepción, veamos como la aplicamos para animar el texto
de un documento.

Teniendo abierto nuestro programa Excel, lo primero es dar Clic en la pestaña

Insertar, luego nos ubicamos en el grupo Texto y damos Clic en el Botón
WordArt:

Imagen 308. Ingresar a la herramienta WordArt.

[309]
 Enseguida veremos el siguiente menú desplegable, con los
estilos de texto decorativo, prediseñados donde solo debemos escoger el que mas
nos guste:

Imagen 309. Menú de textos decorativos WordArt.

Página | 180

[310]

Después de elegir el estilo, veremos el siguiente cuadro donde escribiremos el

texto del documento:

Imagen 310. Agregar texto WordArt en Excel.

[311]

Quedando así:
 Imagen 311. Personalizar texto WordArt en Excel.

Página | 181

[312]
Referencias

1
Imagen tomada del sistema operativo Windows 7.
2
Imagen tomada del programa Calc de OpenOffice
3
Imagen toada del programa Gnumeric Página | 182
4
Imagen tomada del programa Hoja de cálculo de IBM Lotus Symphony.
5
Imagen tomada del programa Quattro Pro Wordperfect
6
Imagen tomada del programa Calc de Thinkfree Office
7
Imagen tomada del sistema operativo Windows 7.
8
Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.
9
Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.
10
Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.
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12
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13
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14
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104
Definición tomada de la página Office Microsoft [consultado 26 jul. 2010] Disponible en
<http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/formatos-de-numero-disponibles-HP001173902.aspx>
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