Taller Realización de Auditoría Interna

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

 Coordinador de Gestión Documental

 Auxiliar Transferencias Documentales
 Auxiliar de Archivo Central

MEMORANDO

FECHA: Enero 31 de 2019

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad informa a la Coordinación de Gestión Documental, que realizará una

Auditoria Interna de Observación a su proceso; con el objeto de verificar y evaluar los
procesos inherentes al servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las
transferencias documentales dentro del edificio. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema
de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al
auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La
visita será realizada por un equipo de dos auditores de calidad y debe ser atendida por el
Coordinador de Gestión Documental, el Auxiliar de Transferencias Documentales y el Auxiliar
de Archivo Central, el día 30 de Junio del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de
8 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento
establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla
al Auditor Líder antes del 24 de Junio próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.
 REUNIÓN DE APERTURA
Gerencia de Calidad Fecha: Enero 31 de 2019
Representante de
Ing. César García
Calidad:
Auditor Líder: Jorge Eduardo Restrepo
Luis Riaño
Equipo Auditor:
Carmensa Duque
SECTOR Gestión Documental

• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad

para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales
y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para
lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de
calidad.
• Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión
Objetivo. de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO
9001:2008.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema
de calidad implementado en la empresa y cómo los aplica al
sistema de gestión documental.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008 aplicada a la gestión documental.
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación
Metodología o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por
favor comunicarla al Auditor Líder antes del 24 de Junio próximo.
 FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

César García Representante de

Calidad
Jorge Eduardo Restrepo Auditor Líder

Luis Riaño Equipo Auditor

Carmensa Duque Equipo Auditor

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No. Documento revisado Observaciones del documento
DC-A-GD- MANUAL DE ARCHIVO V1 Se verificará el cumplimiento del manual de
01 archivo
DC-A-GD- MANUAL DE Se verificará el cumplimiento del manual de
03 CORRESPONDENCIA V1 correspondencia
MP-A-GD- MANUAL PROCESO GESTIÓN Se verificará el cumplimiento del manual
01 DOCUMENTAL V4 del proceso de Gestión ocumental en
general
RE-A-GD- TABLA DE RETENCION Se verificarán series, con sus
08 DOCUMENTAL V3 correspondientes tipos documentales, el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
RE-A-GD- FORMATO ACTA ENTREGA Confirmar la elaboración de las actas
05 DOCUMENTOS AGN V1 correspondientes
RE-A-GD- PLANILLA DE ENTREGA Confirmación de la elaboración de
19 DOCUMENTOS PARA respectivas planillas
ARCHIVAR V1
RE-A-GD- HOJA DE CONTROL PARA Verificación de hojas de control que se
16 EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE estén diligenciando
GESTION V1
RE-A-GD- ROTULO IDENTIFICACIÓNSe confirmarán los rótulos de las carpetas,
12 CARPETAS V2 con sus respectivas series de acuerdo a las
TRD
RE-A-GD- ROTULO IDENTIFICACIÓN Se confirmarán los rótulos de las cajas, con
13 CAJAS O MOBILIARIO DE sus respectivas series de acuerdo a las
ARCHIVO V2 TRD
c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta gerencia

sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control. Para desarrollar
esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de comunicación y usa esta
habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas a
desarrollar.
 d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Manual de archivo v1 X
Manual de correspondencia v1 X
Manual proceso gestión documental v4 X
Tabla de retencion documental v3 X
Formato acta entrega documentos agn v1 X
Planilla de entrega documentos para archivar v1 X
Hoja de control para expedientes de archivo de gestion v1 X
Rotulo identificación carpetas v2 X
Rotulo identificación cajas o mobiliario de archivo v2 X
Horario de apertura del servicio. X
Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X
Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Observación 1.
No presenta evidencia que exista Acto Administrativo por el cual se haya creada la Oficina de
Atención al Usuario o Correspondencia y sus funciones.
Observación 2.
No cuenta con un Módulo de Correspondencia integrado al Software de aplicación, para la
recepción y radicación de documentos, que permita hacer el debido seguimiento a las
comunicaciones recibidas para que se respondan a tiempo
Observación 3.
No cuenta con procedimientos para el manejo y conservación de documentos electrónicos
enviados y recibidos a través de correo electrónico.
Observación 4.
No cuenta con matriz de riesgos del procedimiento Atención al Usuario
Observación 5
No conoce y maneja el aplicativo "Sistema de Información y atención al ciudadano" –SIAC
f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

3. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del

Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de
la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 30
de Junio de 2019 en las instalaciones de la empresa Ingeotec, en
ACTIVIDADES Villavicencio Meta.
DESARROLLADAS • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir
aspectos reglamentarios.
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4)
no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de
la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría
interna (1); y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las
 acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades
encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de
la auditoría anterior.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de
calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la
coordinación y participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema de gestión documenal.
ASPECTOS • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
RELEVANTES interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de
calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la
coordinación y participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido
de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad
y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.
• Se observa el compromiso de mejora por parte de los funcionarios
para cumplir con los manuales revisados
• La definición y ubicación explícita de las Acciones de
Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los
procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los
indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la
importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los
ASPECTOS resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el
POR personal responsable.
MEJORAR • Constancia en la elaboración de planillas y actas inherentes al
sistema de gestión documental.
 • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad
del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos
los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al
objeto del Negocio de la empresa.
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos
y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los
RESPONSABILIDAD objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
DE LA DIRECCION problemas como a la eliminación de sus causas.
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos
y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como
a la eliminación de sus causas.

• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

• auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla
un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se
analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos
se establecen las acciones correctivas pertinentes.
• Se evidencia un adecuado control y seguimiento del
cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
CONFIABILIDAD DE parte del auditor principal.
LA AUDITORIA • En la planificación y realización de las auditorías es importante
INTERNA asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el
nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma
ISO 9001 asociados a los diferentes procesos.

• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la

empresa para eliminar las causas de siete No conformidades
RESULTADO DEL menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en la
auditoría anterior.
SEGUIMIENTO DE • Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos
LAS ACCIONES en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al
CORRECTIVAS DE LA personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la
AUDITORÍA ANTERIOR. aplicación de las normas establecidas.
g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: Junio 29 de 2019

Representante de
César García
Calidad:
Auditor Líder: Jorge Eduardo Restrepo
Luis Riaño
Equipo Auditor:
Carmensa Duque
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión

de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO
9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad
para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente,
legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para
lograr los objetivos especificados.
Objetivo. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión
de calidad. Verificar y evaluar que se
están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente,
horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias
documentales dentro del edificio y con el operador de archivo
inactivo dentro de los estándares establecidos como
modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema
de calidad implementado en la empresa.

Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso

Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación
Metodología o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por
favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo.
 FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

César García Representante de Calidad

Jorge Eduardo Restrepo Auditor Líder

Luis Riaño Equipo Auditor

Carmensa Duque Equipo Auditor

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para

obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así
la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma.