Excel

Cursos de Formación en Informática - CFI
Hojas de cálculo con Excel
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Hojas de cálculo con Excel

Tabla de contenidos
Introducción a las hojas de cálculo
1.1 Hojas de cálculo
1.2 Suites para edición de hojas de cálculo
La interfaz de usuario
2.1 Elementos de la interfaz
2.2 Vistas de los documentos
Las celdas
3.1 Las celdas de las hojas de cálculo
3.2 Edición de las celdas. Desplazamiento entre las celdas
3.3 Operaciones matemáticas sencillas con celdas
3.4 Selección de celdas
3.5 Más sobre introducción de datos
3.6 Operaciones de edición
3.7 Inserción y eliminación de celdas
3.8 Ejercicio para entregar
El aspecto de las celdas
4.1 Formatos para los distintos tipos de datos
4.2 Fuentes y alineación
4.3 Bordes y sombreados
4.4 Formato condicional
4.5 Formato de filas y columnas. Formato de página
4.6 Inclusión y manipulación de ilustraciones
4.7 Otros elementos especiales
Referencias, cálculos y fórmulas
5.1 Operaciones sobre hojas
5.2 Nombres para las celdas
5.3 Referencias a las celdas
5.4 Fórmulas y operadores
5.5 Funciones
5.6 Funciones lógicas
5.7 Funciones de conteo
5.8 Funciones condicionales
5.9 Funciones horarias
5.10 Funciones de búsqueda
5.11 Más sobre fórmulas
5.12 Ejercicios para practicar
Gráficos
6.1 Gráficos de Excel
6.2 Dimensiones de los gráficos
6.3 Datos, series y etiquetas
6.4 Herramientas de gráficos
6.5 Minigráficos
6.6 Gráficos combinados
Lección 1
Introducción a las hojas de cálculo
Requisitos previos
Es aconsejable haber realizado el curso CFI Iniciación a la O mática. Es gratuito y en muy poco tiempo
adquirirás conocimientos básicos de o mática.
Objetivos de la Lección 1
Introducción a los conceptos básicos relacionados con las hojas de cálculo.
Secciones
Esta lección se compone de las siguientes secciones:
1.1 Hojas de cálculo
1.2 Suites para edición de hojas de cálculo

Sección 1.1
Hojas de cálculo
Las aplicaciones de hoja de cálculo
Las hojas de cálculo son aplicaciones que facilitan la creación y manipulación de datos dispuestos en forma
de tablas.
Incluyen muchas herramientas de cálculo, así como facilidades de formato, representación grá ca de la
información, análisis de datos y mucho más.
Las hojas de cálculo permiten principalmente:
Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos (texto), de fecha y hora, etcétera.

Analizar los datos y calcular fórmulas o funciones matemáticas aplicadas sobre los datos.
Formatear y representar grá camente los datos.
Documentos
Los documentos de las hojas de cálculo contienen eso, hojas de cálculo. Suelen permitir varias (muchas)
hojas en un mismo documento y los datos de las distintas hojas se pueden relacionar entre sí.
Cada hoja de cálculo está compuesta por celdas organizadas en las y columnas. Cada celda puede
contener un dato individual o una fórmula. Disponemos de distintos tipos de datos para usar en las celdas:
números, fechas, textos, etcétera.
Los distintos datos se distribuyen por las celdas y se formatean adecuadamente para conseguir tablas
informativas útiles y atractivas:
Los valores de las celdas se pueden obtener automáticamente mediante cálculos (fórmulas) sobre datos de
otras celdas. Cuando se modi ca el contenido de una celda, automáticamente se recalculan las celdas que
hagan uso de ese valor. Podemos obtener potentes tablas de datos con complejos cálculos que a menudo
se utilizan para hacer proyecciones de futuro y estudios del tipo ¿qué pasa si...?
Formatos de archivo
Los documentos se pueden guardar en distintos tipos de archivos que utilizan distintas codi caciones:
Documentos de Excel (extensión .xls hasta la versión 2003 y .xlsx a partir de la versión 2007). Google
Docs puede abrir documentos de este tipo.
OpenDocument (extensión. odt): Tanto Microsoft Excel como Google Docs pueden trabajar con este
tipo.
Texto sin formato (extensión .txt): Textos simples sin formatos (datos separados por tabulaciones).
Tanto Microsoft Excel como Google Docs pueden trabajar con este tipo.
Valores separados por coma (extensión .csv): Un formato estándar que todos los programas de hoja
de cálculo entienden.
HTML (extensión .html): El formato de la web, que también puede ser editado con ambos programas.
Cada programa de hoja de cálculo puede contemplar otros tipos de archivos aparte de los anteriores. Y
suelen saber también como guardar el documento en formato PDF de Adobe®.
Formatos
Las celdas contienen básicamente textos (cantidades o rótulos) y a esos textos también se les pueden
aplicar formatos (color, fuente, estilos, ...). También podemos aplicar formatos a las celdas en sí (fondo,
imágenes, bordes).
Muchas opciones de formato son las mismas en las distintas aplicaciones o máticas. Como en todas ellas
puede haber textos, las opciones de formato de textos serán similares. Igual que con las ilustraciones, que
también pueden estar presentes en distintas aplicaciones y tendrán opciones de formato o similares.
Sección 1.2
Suites para edición de hojas de cálculo: Microsoft

Office y Google Docs
Microsoft Office
Microsoft O ce es una de las suite de aplicaciones o máticas más utilizadas en la actualidad. Aunque
inicialmente (allá por el año 1989) sólo contenía aplicaciones de escritorio para la edición de documentos de
texto (Word), hojas de cálculo (Excel) y presentaciones de diapositivas (Powerpoint), actualmente dispone de
hasta 12 aplicaciones distintas para todo tipo de dispositivos (tanto PC como tabletas y móviles) y versiones
online de algunas de sus aplicaciones:
Word: Documentos de texto.

Excel: Hojas de cálculo.
Powerpoint: Presentación de diapositivas.
Outlook/Entourage: administrador de información personal y cliente de correo electrónico.
Access: Edición de bases de datos.
InfoPath: Edición de formularios basados en XML.
OneNote: Toma de notas, recopilación de información y la colaboración multiusuario.
Project: Administración de proyectos.
Publisher: Diseño de publicaciones y páginas web.
SharePoint Workspace: Para grupos de trabajo.
Visio: Editor de grá cos vectoriales.
Lync: Cliente de comunicaciones orientado para conferencias y reuniones en tiempo real.
En este curso nos centraremos en Microsoft Excel, el editor de hojas de cálculo. En particular, nos
centraremos en la versión de Excel 2016. A continuación puedes ver el aspecto que tiene la aplicación de
hojas de cálculo de Microsoft O ce 2016:
Google Docs
Google pone a tu disposición una suite o mática que te permite crear documentos de los tipos habituales:
documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas. Se diferencia de otras suites
o máticas como Microsoft® O ce o OpenO ce/LibreO ce en que se ejecuta en el navegador web, en
lugar de instalarse aplicaciones locales.
Google Docs trabaja con documentos guardados en Drive. Puedes ir a las aplicaciones de Google y elegir
Docs para trabajar con documentos, pero también es posible abrir Drive y crear o editar los documentos
desde allí.
Con Google Docs puedes trabajar con los siguientes tipos de documentos:
Documentos de texto (Google Docs)

Hojas de cálculo (Google Sheets)
Presentaciones de diapositivas (Google Slides)
Dibujos
Formularios (Google Forms)
Las hojas de cálculo en Google Docs se trabajan con Google Sheets, un procesador de hojas de cálculo con
funcionalidad similar a la de otros programas de gestión de hojas de cálculo. Quizá no es tan potente como
Microsoft Excel, pero tiene todas las herramientas necesarias para crear hojas de cálculo de gran calidad. A
continuación puedes ver el aspecto que tiene la aplicación de hojas de cálculo de Google Docs:
 Si quieres saber más sobre el uso de Google Sheets o el resto de aplicaciones de Google también ofertamos
el curso CFI Introducción al uso de Google Drive y sus aplicaciones, que cubre toda la suite de aplicaciones.
Pasar documentos de una suite a otra

Existe la posibilidad de crear documentos en una de las aplicaciones (por ejemplo, Excel) y abrirlo con otra
de las aplicaciones (por ejemplo, Google Sheets) y viceversa. A continuación detallamos cómo pasar
documentos de una aplicación a otra:
De Microsoft Excel a Google Docs

Supongamos que hemos creado un documento en Excel (puedes crear un documento de Excel en blanco
para para hacer la prueba) y queremos editarlo usando Google Docs. Para ello deberemos subir el
documento a Google Drive y convertirlo de la siguiente manera:
1. Conéctate a Google Drive y abre la sesión con tu cuenta de usuario de la UCM (si no la tenías ya
abierta).
2. Pulsa el botón Subir que aparece arriba a la izquierda y selecciona la opción Archivos... .
Se abrirá un navegador desde el que puedes seleccionar el documento de Excel que quieres subir.
3. Para subir un archivo también basta con arrastrarlo desde un explorador de archivos de tu ordenador
hasta la ventana del navegador en el que tienes abierto Google Drive.
4. Una vez subido, pulsa con el botón derecho sobre el archivo. En el menú contextual selecciona la
opción Abrir con >>> Hojas de cálculo de Google .
5. Una vez hecho esto podremos editar el documento.
De Google Docs a Microsoft Excel
Para descargar un documento de Google Docs a Excel es muy sencillo: tan solo has de seleccionar la opción
del menú Archivo >>> Descargar como >>> Microsoft Excel (.xlsx) . Se abrirá una ventana en la que
nos preguntará en qué sitio de nuestro ordenador queremos guardar el documento Excel descargado.
Lección 2
La interfaz de usuario
Requisitos previos
Haber completado la Lección 1 y haber decidido realizar el curso usando Microsoft Excel.
Repaso de la interfaz de usuario y las vistas de los documentos en Microsoft Excel.
Secciones
2.1 Elementos de la interfaz
2.2 Vistas de los documentos
Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran.

Sección 2.1
Elementos de la interfaz
Microsoft Excel es una de las aplicaciones de hojas de cálculo más conocidas y más utilizadas.
Excel llama hojas a las tablas de datos. Y a los documentos, que son grupos de hojas, los llama libros.
 Para iniciar Excel pulsa en el botón Inicio , luego en Todos los programas y localiza el grupo de Microsoft
O ce en el menú. Dentro de ese grupo habrá un elemento denominado Microsoft Excel . Pulsando sobre él
se abrirá la aplicación.
Microsoft Excel
Excel de Microsoft es seguramente la aplicación (programa o software) de hojas de cálculo más utilizada,
siendo uno de los componentes del paquete o mático O ce. La interfaz de usuario (el aspecto) de Excel es
la que podríamos esperar de una aplicación de Windows. Puede ser algo diferente dependiendo de la
versión de Microsoft O ce y de la versión de Windows. Pero siempre podemos distinguir los siguientes
elementos:
Arriba del todo a la izquierda tenemos la barra de acceso rápido. En esta barra se podrán mostrar u
ocultar los comandos que se deseen utilizar más frecuentemente. También contiene un botón
minimizar la cinta de opciones.
Arriba del todo en el centro tenemos la barra de título, con el nombre del libro (documento) activo
(podemos tener varios libros abiertos; el libro activo es el que se está viendo) seguido del nombre de
la aplicación. En el extremo derecho de la barra de título, los habituales botones de minimización,
restauración/maximización y cierre de la ventana.
Debajo de la barra de título está la cinta de opciones. La cinta de opciones consta de chas
organizadas de acuerdo con escenarios o tareas especí cas. Además, los controles de cada cha se
organizan en varios grupos que dividen la tarea de la cha en subtareas. Dentro de cada grupo
aparecen varios botones de comando que ejecutan un comando o muestran un menú de comandos.
Al seleccionar las distintas pestañas de la cinta (Inicio, Insertar, Diseño de Página...) los comandos
disponibles se despliegan debajo. Iremos aprendiendo la utilidad de los comandos a lo largo del
curso. Cuando nos re ramos a algun comando, lo haremos por medio de la secuencia de elecciones
de Ficha, Grupo y Comando que hay que realizar (como por ejemplo Inicio >>> Alineación >>>
Ajustar texto ). Los comandos del menú Archivo (Guardar, Abrir, Imprimir, etc.) se seleccionan
pulsando en la cha especial Archivo , en la parte superior izquierda de la ventana.

Debajo de las barras de herramientas superiores se encuentra la barra de fórmulas, donde
escribiremos datos y fórmulas.
Y debajo de la barra de fórmulas se encuentra el área de trabajo, la hoja de cálculo activa con la que
vamos a trabajar. Un libro, o documento, de Excel contiene varias hojas de cálculo; la hoja activa es la
que estamos viendo en cada momento. En la parte inferior del área de trabajo se encuentran las
pestañas para la selección de la hoja activa. Y como cada hoja es muy grande, también tenemos las
típicas barras de desplazamiento vertical y horizontal.
Abajo del todo está la barra de estado, en la que aparecen los mensajes que corresponden a lo que se
está realizando. En este caso aparece LISTO, lo cual indica que el programa está preparado para que
el usuario elija un comando y escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las
teclas de bloqueo de mayúsculas, números y otros.
Abajo del todo a la derecha aparece el zoom sobre la hoja. Estos controles permiten ampliar o reducir
el porcentaje de zoom de forma rápida y precisa.
Libros y hojas de Excel
Cada documento de Excel se denomina libro. Un libro consiste en una serie de hojas (de cálculo). Para poder
elegir la hoja con la que trabajar (la hoja activa) se dispone de unos botones y unas pestañas en la parte
inferior del área de trabajo:
Podemos elegir la primera, la anterior, la siguiente, la última, o pulsar directamente sobre el nombre de una
de ellas (en su pestaña). Inicialmente disponemos de una hoja, pero podemos añadir muchas más. Y tienen
nombres genéricos preestablecidos, pero también los podemos cambiar.
Cada hoja consiste en una tabla de celdas. Tenemos muchas las y muchas columnas.
Cada la está identi cada con un número y cada columna con una o dos letras.
 Comprueba la numeración de las las y las columnas usando las barras de desplazamiento. Si llegas demasiado
lejos puedes usar Ctrl+Inicio para volver al principio de la hoja.
En cada intersección de la y columna hay una celda. Cada celda queda identi cada por medio de su la y
su columna. En las celdas puede haber datos y fórmulas. El dato o resultado de la fórmula se muestra
dentro de la celda con las opciones de formato que se hayan establecido (fuente, estilo, tamaño, etcétera).
 El estilo por defecto de O ce 2016 es con la fuente Calibri y tamaño de 11 puntos.
La celda actual es aquella con la que se trabaja en cada momento y se identi ca por medio del cursor de
celda, un borde más grueso que rodea a la celda.
Sección 2.2
Vistas de los documentos
¿Qué son las vistas?
Las aplicaciones de O ce ofrecen varias vistas para los documentos. La selección de vistas se realiza
mediante unos botones que hay en la barra de estado, a la izquierda del deslizador de zoom. En el caso de
Excel son las siguientes:
La vista Normal es la que ya hemos visto en la sección anterior. Veamos en qué consisten las otras dos.
Vista Diseño
Esta vista es muy útil antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Excel que contenga una gran
cantidad de datos o varios grá cos, ya que nos permite ajustarla rápidamente para obtener resultados de
aspecto profesional.
En esta vista se pueden cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal.
Sin embargo, también se puede usar las reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la
orientación de la página, agregar o cambiar encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la
impresión, mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados de las las y
columnas y especi car las opciones de ajuste de escala.
Vista previa de saltos de página
Los saltos de página dividen las hojas de cálculo en páginas independientes al imprimir. En la Vista previa de
salto de página podemos insertar saltos de página, mover saltos de página o eliminarlos. Las líneas
discontinuas son saltos de página que Excel ha agregado automáticamente. Las líneas continuas son saltos
que se han agregado o modi cado manualmente.
Lección 3
Las celdas
Requisitos previos
Haber completado la Lección 2.
Introducción a los conceptos básicos relacionados con las celdas.
Secciones
3.1 Las celdas de las hojas de cálculo
3.2 Edición de las celdas. Desplazamiento entre las celdas
3.3 Operaciones matemáticas sencillas con celdas
3.4 Selección de celdas
3.5 Más sobre introducción de datos
3.6 Operaciones de edición
3.7 Inserción y eliminación de celdas

Sección 3.1
Las celdas de las hojas de cálculo
Celdas, filas y columnas
Cada hoja de cálculo está compuesta por celdas organizadas en las y columnas. Cada celda puede
contener un dato individual o una fórmula. Disponemos de distintos tipos de datos para usar en las celdas:
números, fechas, textos, etcétera.
Los distintos datos se distribuyen por las celdas y se formatean adecuadamente para conseguir tablas
informativas útiles y atractivas:
 En la siguiente lección exploraremos todas las opciones de formato de celdas que nos proporciona Excel, pero
si quieres puedes investigar por tu cuenta las propiedades de las celdas en la pestaña Inicio o Formato de
celdas en el menú contextual de la celda (recuerda que al menú contextual se accede con el botón derecho del
ratón sobre la celda). En la pestaña Inicio hay varias chas: Número , Alineación , Fuente , ...; cada una
permite establecer determinadas opciones de formato.
Identificación de las celdas
Cada celda se encuentra en la intersección de una la y una columna, identi cándose así mediante los
rótulos de las mismas:
En primer lugar una o dos letras: el rótulo de la columna correspondiente (A ... Z, AA ... ZZ).
A continuación un número: el rótulo de la la correspondiente.
Por ejemplo, C6 identi ca a la celda situada en la intersección de la tercera columna y la sexta la. También
se dice que es la dirección de la celda. En la parte izquierda de la barra de fórmulas aparece la dirección de
la celda que esté seleccionada en cada momento.
Sección 3.2
Edición de las celdas. Desplazamiento entre las

celdas.
Edición de las celdas
Para introducir un dato en una celda basta colocar en ella el cursor de celda y comenzar a escribir. Cuando
se pulse la tecla Intro o Tab se dará por concluida la entrada. Al pulsar Tab el cursor pasa a la siguiente
celda de la la. Al pulsar Intro el cursor pasa a la siguiente celda de la columna.
 Dependiendo de lo que escribas, Excel intentará "adivinar" si debe guardar el dato como si fuese un número,
un texto, una fecha, una hora, etc. Aunque veremos cómo modi car el tipo de una celda manualmente, puedes
comprobar algunos cambios automáticos en el uso de fechas y horas.
Para insertar fechas:
Barras o guiones separando las partes de la fecha (si el mes va en número). Excel admite distintos
formatos de fechas que veremos en la siguiente lección. Ejemplos: 24/7/17 , 24-jul-2017 , 24 jul
2017 .
Para insertar la fecha actual: Ctrl + , (El + indica que varias teclas se pulsan a la vez. En este caso
serán dos teclas, la tecla Ctrl y la coma).
Para insertar horas:

Dos puntos para separar las partes de la hora.
Introducir una "a" o una "p" para diferenciar A.M. y P.M. después de la hora, separado por un espacio en
blanco (por defecto, A.M.)
Ejemplos: 9:45 9:45 a 13:22:07 1:22 p
Para insertar la hora actual: Ctrl + Mayús + .
El dato puede no caber en la celda. Si se trata de un número se muestran barras cruzadas (####).
Si se trata de texto veremos cómo rebasa el ancho de la celda y se visualiza en las celdas contiguas. En
realidad el texto no se ha introducido en las celdas de al lado, sino que sigue en su celda pero lo vemos
encima de las demás.
Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas contiguas y observaremos en el cuadro de
contenido que están vacías. También lo comprobaremos si escribimos en ellas.
En cualquier caso siempre puedes ajustar el ancho de la columna arrastrando el borde derecho de su
cabecera de la parte superior. También se puede hacer que la columna se ajuste exactamente al tamaño del
contenido haciendo doble click en la misma zona, entre las dos cabeceras de columna.
Si deseamos escribir más de una línea de texto dentro de una celda, tendremos un problema ya que si
apretamos la tecla Enter , como en un procesador de textos, el cursor saltará a la celda inmediatamente
inferior. Un truco: para crear más líneas de texto dentro de una celda, pulsamos Enter mientras
mantenemos apretada la tecla Alt .
 Si estás usando O ce en un ordenador Mac de Apple, la combinación de teclas para crear más líneas de texto
es Ctrl + Alt + Enter .
Un ejercicio para practicar
 Como habrás visto, a menudo te pedimos que hagas algo al hilo de la explicación en curso para comprobar
algo o ver el efecto de ciertas operaciones.
En otras ocasiones, como ahora, te pediremos que realices algunos ejercicios que te llevarán un poco más de
tiempo y por eso verás el enunciado de lo que tienes que hacer dentro de un recuadro especial.
Son ejercicios que debes realizar para practicar las técnicas que te hemos explicado. A veces tendrás que
enviarnos el ejercicio realizado para revisarlo y otras veces no. Te lo diremos en cada caso.
Es muy importante que realices todos los ejercicios, tanto los que debes enviarnos como los que no.
 Crea la siguiente tabla, introduciendo en cada celda el dato adecuado. Lo más cómodo para
introducir los datos por las es introducir el dato en la primera celda y pulsar Tab para
pasar a la celda de la derecha. Una vez terminados los datos de una la, pulsamos Intro y
el cursor se colocará en la celda de la siguiente la que está debajo de la primera que
rellenamos, listo para que se rellenen los datos de esa siguiente la. En este caso, nos
colocamos en la celda A1, escribimos el dato y pulsamos Intro , pasando a la celda A2,
donde pulsamos Tab (no hay dato) y pasamos a la B2; escribimos cada dato y pulsamos
Tab , pasando por las celdas C2, D2 y E2; tras introducir el dato de la E2 pulsamos Intro y
entonces el cursor pasa a la celda A3; y así sucesivamente.

No utilices puntos de miles en los números. Si queremos podemos hacer que Excel los
coloque por nosotros.
Desplazamiento entre las celdas
En la hoja hay en todo momento una celda distinguida entre todas las demás. Es la celda actual y se
distingue porque es en la que se encuentra el cursor de celda (recuadro grueso que rodea la celda).
Si no hay más de una celda seleccionada, las operaciones se realizan sobre la celda actual (inserción de un
dato, edición, eliminación, ...), aquella en la que se encuentra el cursor de celda.
Se puede colocar el cursor en una celda pulsando sobre ella. También se puede desplazar por la hoja
usando distintas teclas o combinaciones de teclas:
 Comprueba lo que hace cada tecla o combinación de teclas de la gura anterior.

Sección 3.3
Operaciones matemáticas sencillas con celdas
Uso de fórmulas en las celdas
Para introducir una fórmula en una celda, en lugar de un dato, se escribe en primer lugar un = (símbolo de
igual). Excel interpretará lo que vaya a continuación como una fórmula.
Una fórmula puede ser tan sencilla como una expresión aritmética en la que se utilicen los valores de otras
celdas (numéricas). Ya sabemos cómo se referencian (identi can) las celdas.
Cuando se pulse Intro o Tab se calculará la fórmula y se colocará el resultado en la celda (la celda
contiene la fórmula, pero muestra el resultado):
Operadores
Para escribir expresiones aritméticas en las fórmulas tenemos a nuestra disposición muchos operadores.
Los más habituales son los siguientes:
 + Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Potencia
% Porcentaje
<, <=, >, >=, =, <> Operadores lógicos
Los operadores se utilizan de la forma habitual: poniéndolos entre los dos operandos (datos). Los
operandos pueden ser datos concretos ( 3 , 23,5 , -4,7 , ...), datos de celdas (utilizamos la referencia de la
celda), funciones (de las que ya hablaremos con detenimiento) u otras expresiones.
El orden de ejecución de los operadores es el siguiente: el porcentaje, las potencias, multiplicación y

división, suma y resta, la concatenación de texto y por último los operadores lógicos.
Siempre podemos variar este orden según nuestra conveniencia utilizando los paréntesis. Los paréntesis
tienen prioridad sobre todos los demás operadores y los podemos utilizar para que las operaciones sigan el
orden que queramos. Por ejemplo, para que una celda muestre el doble de la suma de las celdas B3 y C4,
escribiremos en ella: = 2 * (B3 + C4)
Ejercicio para practicar
 Coloca las siguientes fórmulas en la hoja que hiciste en la sección anterior:
En la celda B7 la suma de las cuatro celdas que tiene justo encima.

En las celdas C7 y D7 también la suma de las cuatro celdas que tienen justo encima
cada una de ellas.
En las celdas E3, E4, E5, E6 y E7 la suma de las tres celdas que tienen justo a su
izquierda cada una de ellas.
Guarda el documento con el nombre Ventas .

Sección 3.4
Selección de celdas
Selección de grupos de celdas
Para realizar operaciones sobre una o varias celdas hay que seleccionar primero la celda o el grupo de
celdas.
Para seleccionar una celda basta pulsar sobre ella o desplazar el cursor hasta que esté sobre ella.
Para seleccionar un área rectangular de celdas adyacentes pulsamos sobre la primera y arrastramos
hasta la última (o pulsamos sobre la primera y luego sobre la última teniendo la tecla Mayús
presionada).
Para seleccionar celdas o grupos de celdas que no sean adyacentes basta seleccionar la siguiente
celda o grupo manteniendo presionada la tecla Ctrl .
Para seleccionar una la completa basta pulsar sobre el rótulo de la la (botón a su izquierda que
contiene su número).
Para seleccionar una columna completa basta pulsar sobre el rótulo de la columna (botón arriba que
contiene su letra).
Para seleccionar todas las celdas de la hoja basta pulsar sobre el botón que hay en la intersección de
los rótulos de las y columnas (a la izquierda del rótulo A y encima del rótulo 1).
 Intenta reproducir en la Hoja2 estas mismas selecciones de celdas:

No es posible guardar las selecciones de celdas al guardar un documento de Excel.
Selección de hojas
También podemos necesitar seleccionar varias hojas para realizar con todas ellas determinadas
operaciones (por ejemplo, copiarlas a otro libro o eliminarlas). Para seleccionar varias hojas basta con pulsar
sobre la pestaña de la segunda y siguientes manteniendo presionada la tecla Ctrl . Y si todas las que
queremos tener seleccionadas están seguidas, es más sencillo pulsar sobre la pestaña de la primera y luego
sobre la pestaña de la última manteniendo presionada la tecla Mayús .
Sección 3.5
Más sobre introducción de datos
Introducción de datos repetidos
Para insertar datos repetidos en múltiples celdas:
1. Selecciona las celdas donde desees introducir los datos.

2. Escribe los datos con el teclado.
3. Pulsa Ctrl+Intro .
 Este truco lo conocen pocos usuarios de Excel. ¡Pruébalo!
Repetición automática de texto dentro de una misma columna
Si los primeros caracteres introducidos en una celda coinciden con el contenido de alguna celda de la misma
columna, Excel propone automáticamente el resto del texto.
Para aceptar la entrada propuesta basta pulsar Intro o Tab o alguna tecla de dirección ( echas). Para
desechar la entrada propuesta, basta continuar escribiendo normalmente.
Replicación del contenido
Para replicar el contenido de una o varias celdas dentro de una misma la o columna:
Selecciona las celdas que contienen los datos a replicar.

Arrastra la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas abarcando todas las celdas dónde
quieras copiar los contenidos
IMPORTANTE: Si el contenido de las celdas originales forma una serie, los datos replicados extenderán dicha
serie (sólo en una de las dimensiones, en la otra se copian). Si no queremos que los datos copiados
extiendan la serie basta mantener pulsada Ctrl mientras se arrastra.
Extensión de series
Como acabamos de ver, las series se pueden extender fácil y cómodamente: Excel hace el trabajo por
nosotros. Las series no sólo se construyen con números. Basta cualquier tipo de datos en el que se pueda
crear una secuencia. A continuación se muestran ejemplos de extensión de series:
123 4 5 6 7 ...
12 13 14 15 16 17 ...
lun mar mie jue ...
1-ene 2-ene 3-ene 4-ene ...
1-ene 1-mar 1-may 1-jul 1-sep ...
Dato 1 Dato 2 Dato 3 Dato 4 ...
Texto 1 Texto A Texto 2 Texto A Texto 3 Texto A ...
1er periodo 2do periodo 3er periodo ...
La extensión de la serie puede hacerse ascendente (arrastrando el ratón hacia abajo y hacia la derecha) o
descendente (arrastrando hacia arriba y hacia la izquierda).
Listas desplegables en celdas
En ocasiones podrá resultarnos útil de nir una celda que sólo puede contener ciertos valores. Para ello
podemos usar una lista desplegable:
Para crear una lista desplegable el primer paso será escribir los valores en una la o una columna sin incluir
valores en blanco.
Colocándonos en la celda en la que queremos la lista, tendremos que ir a la pestaña Datos >>>
Validación de datos >>> Validación de datos... , cuadro Permitir , opción Lista .
Usando el cuadro Origen podremos entonces seleccionar los datos que queremos que aparezcan en la
lista.
Asegúrate de que esté activada la casilla de veri cación Celda con lista desplegable.
Con el botón Aceptar tendremos con gurada la lista desplegable en la celda elegida.
 ¿Alguna duda?
A menudo te surgirán dudas mientras lees los apuntes o realizas los ejercicios. Cuando te asalte una duda, lo
primero que debes hacer es buscar información que te ayude a resolverla. ¿Dónde?
El primer sitio donde buscar son los foros. Hay un foro por cada lección. Mira si en el foro correspondiente hay
alguna intervención cuyo título (asunto) tenga que ver con tu duda. Si es así, lee la intervención y las respuestas
que haya tenido. También puedes hacer una búsqueda por palabras clave en los foros por si otro alumno se ha
encontrado con los mismos problemas.
Si no encuentras la respuesta en el foro, entonces publica tú un mensaje solicitando ayuda a tus compañeros.
Asegúrate de que el asunto del mensaje dé bien a entender cuál es tu problema. Hay unas normas de
comportamiento en los foros que debes conocer y respetar.
 Pulsa aquí para leer las normas de los foros..
Finalmente, si pasados unos días nadie te ha resuelto la duda, entonces envía un mensaje preguntando al
profesor (herramienta Mi correo del campus virtual).
 Utilizando las facilidades de replicación de Excel, intenta reproducir en la Hoja2 lo

siguiente:
Sección 3.6
Operaciones de edición
Modificación de los datos
Para reemplazar el contenido completo de una celda:
Selecciona la celda, escribe el nuevo dato y pulsa Intro .
Para corregir los datos de una celda, se usa uno de estos dos métodos:
Pulsa dos veces sobre la celda, edita y pulsa Intro para terminar.
Pulsa una vez sobre la celda y edita el contenido en la barra de fórmulas. Termina pulsando Intro .
Copiado y pegado de celdas
Para copiar y pegar el contenido de un grupo de celdas:
Selecciona el grupo de celdas que desees copiar.

Copia presionando Ctrl+C o pulsando el botón Copiar en la pestaña Inicio >>>
Portapapeles .
Coloca el cursor de celda sobre aquella celda a partir de la cual quieras poner la copia.
Pega el contenido presionando Ctrl+V o pulsando el botón Pegar en Inicio >>>
Portapapeles .
También puedes usar los menús contextuales (botón derecho del ratón).
Corte y pegado de celdas

Para cortar y pegar el contenido de un grupo de celdas:
Selecciona el grupo de celdas que quieras mover.

Corta presionando Ctrl+X o pulsando el botón Cortar en Inicio >>> Portapapeles .
Coloca el cursor de celda sobre la celda a partir de la cual quieras pegar el bloque seleccionado.
Pega el contenido presionando Ctrl+V o pulsando el botón Pegar en Inicio >>>
Portapapeles .
Mover (cortar y pegar) también puede hacerse con el ratón, pulsando sobre uno de los bordes de la
selección y arrastrando.
Copia de fórmulas
Cuando se copia una fórmula de una celda a otra, la forma en la que se pega depende de cómo se
referencian otras celdas de la hoja en la fórmula.
Con las direcciones normales de celdas que hemos visto hasta ahora, tales como A4, F7 o D1, al pegar la
fórmula las referencias se adaptan a la situación de la celda en la que se pega.
Supongamos que insertamos una fórmula en una celda:
La fórmula hace referencia a otras celdas de la misma columna.
Si copiamos y pegamos la fórmula en la celda de su derecha:

Se han trasladado las direcciones de las celdas en la fórmula para que ahora hagan referencia a las que
están encima de la celda con la fórmula pegada.
También se trasladan las referencias entre las cuando la celda donde se pega está en otra la.
Con otros tipos de referencias de celdas, que veremos más adelante, el funcionamiento de la operación de
pegado es distinto.
 Esta propiedad de Excel que hace que se trasladen las celdas es muy importante. Asegúrate de probarlo en tu
Excel y entender su funcionamiento.
 Crea una hoja de cálculo como la siguiente:
Los datos de las las 4 a 8 se calculan de la siguiente forma:
Las ventas brutas son las unidades multiplicadas por el P.V.P. (precio de venta al
público).
Se aplica luego un 10% de descuento.
Las ventas netas son las ventas brutas menos el descuento.
Las comisiones son de un 20%.
Y el neto es igual a las ventas netas menos las comisiones.
Obviamente, los totales también se deben calcular (menos para el P.V.P.). Prueba a utilizar el
botón Autosuma (está en la pestaña Inicio >>> Edición ). Excel te pedirá
que indiques las celdas que debe sumar; si son distintas de las que sugiere, selecciónalas de
la forma usual; para terminar pulsa Intro ).
Guarda el libro con el nombre de Trimestres .
Deshacer y Rehacer
Excel permite deshacer las últimas acciones realizadas. Para deshacer la última acción puedes presionar
Ctrl+Z o pulsar el botón Deshacer de la barra de inicio rápido.
Para deshacer las N últimas acciones, o haces lo anterior N veces seguidas o eliges en la lista desplegable
del botón Deshacer de la barra de inicio rápido la acción hasta la que quieras deshacer. Sólo puedes
deshacer acciones consecutivas.
Para rehacer una acción deshecha previamente o volver a realizar la última operación puedes presionar
Ctrl+Y o pulsar el botón Rehacer de la barra de inicio rápido.
Búsqueda y reemplazo
Para buscar un dato en la hoja activa:
Pestaña Inicio >>> Edición >>> Buscar y seleccionar >>> Buscar (o presiona Ctrl+B ).
Introduce el dato a buscar en el cuadro de texto con lista desplegable:
Si quieres indicar cómo se ha de realizar la búsqueda, pulsa el botón Opciones >> para ver los
demás controles.

Puedes indicar si la búsqueda se ha de realizar por las o por columnas.
También puedes hacer que se distinga entre mayúsculas y minúsculas o no.
Si quieres que se busquen las celdas cuyo contenido concuerde exactamente con el dato
especi cado, activa la correspondiente opción.
Incluso puedes hacer que sólo se busquen las celdas que coincidan en formato además de en
contenido.
Pulsa el botón Buscar siguiente para que se busque la siguiente ocurrencia del dato.
Para reemplazar datos en la hoja activa:
Pestaña Inicio >>> Edición >>> Buscar y seleccionar >>> Reemplazar (o presiona Ctrl+L ).
Introduce el dato a buscar y el dato por el que reemplazar.

Selecciona las distintas opciones como en el caso anterior.
Pulsa ...
... el botón Buscar siguiente para buscar la siguiente ocurrencia del dato.
... el botón Reemplazar para sustituir la ocurrencia encontrada.
... el botón Reemplazar todos para sustituir todas las ocurrencias del texto especi cado.
 En la hoja anterior, realiza las siguientes operaciones usando las funciones de búsqueda y
reemplazo vistas en esta sección.
Localiza todas las celdas que contengan el número 7.

Sustituye todas las palabras "VENTAS" por la palabra "VENTA".
Cambia "BRUTAS" por "BRUTA" y "NETAS" por "NETA".
Sustituye todos los "TRIM-" por "Trim. ".
El resultado deberá ser el siguiente:

Sección 3.7
Inserción y eliminación de celdas
Inserción de celdas
Para insertar celdas vacías:
1. Selecciona la posición o posiciones donde quieras insertar las nuevas celdas.

2. Selecciona pestaña Inicio >>> Celdas >>> Insertar >>> Insertar celdas... .
3. Selecciona la opción Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia
abajo para indicar cómo se hará hueco a la nueva o nuevas celdas.
También puedes insertar toda una la o toda una columna.
Inserción de filas y columnas
Para insertar una o varias las nuevas:

1. Selecciona la la donde quieras insertar las nuevas las.
2. Elige Inicio >>> Celdas >>> Insertar >>> Insertar filas de hoja (o la opción Insertar del
menú contextual).
Se insertarán tantas las como hayas seleccionado, desplazando el resto hacia abajo.
Para insertar una o varias columnas nuevas:
1. Selecciona la columna donde quieras insertar las nuevas columnas.

2. Elige pestaña Inicio >>> Insertar >>> Insertar columnas de hoja (o la opción Insertar del
menú contextual).
Se insertarán tantas columnas como hayas seleccionado, desplazando el resto hacia la derecha.
Eliminación de celdas
Para borrar el contenido de un celda o de un grupo de celdas seleccionadas basta pulsar la tecla Supr .
Si lo que se quiere es eliminar la celda o grupo de celdas desplazando las celdas siguientes para que ocupen
el hueco dejado, entonces se debe usar el comando de la pestaña Inicio >>> Celdas >>> Eliminar >>>
Eliminar celdas... (o la opción Eliminar del menú contextual). Te preguntará cómo se ha de ocupar el
hueco dejado:
También puedes eliminar toda la la o toda la columna.

Sección 3.8
Ejercicio para entregar
Factura de un supermercado
 En este ejercicio vamos a preparar una hoja que corresponde a una factura de un
supermercado para un determinado cliente. Practicaremos la extensión de series y
fórmulas, pero de momento no daremos formato a la hoja. Eso lo haremos en el tema
siguiente.
El aspecto nal de la hoja debe ser el siguiente (pincha en la imagen para ver una versión
ampliada):
Para rellenar los datos de la hoja, debes tener en cuenta que:
Debes rellenar la columna Descripción haciendo una extensión de series.

En la columna Cantidad se repiten siempre los valores 2 3 4. Por tanto, puedes
rellenar la columna como una replicación de contenido sin continuar la serie.
Consulta la sección 5 del tema si no recuerdas cómo se hace.
El Precio por unidad también es una serie en la que los valores se van incrementando
en 0,5.
La columna Total y los valores Total, IVA y Total a pagar debes calcularlos con
fórmulas.
Cuando sólo vas a operar con dos operandos es mejor usar los operadores (*, +, ...), y
con tres o más usar las funciones (SUMA, PRODUCTO, ...).
Recuerda que existe un operador % que es más correcto usar cuando se están
calculando porcentajes.
El Producto más caro debes seleccionarlo de una lista desplegable que incluya todos
los productos de la tabla.
Guarda el ejercicio con el nombre FacturaSupermercado.xlsx y entrégalo en la entrega

correspondiente a este tema.
 Una vez que hayas terminado el ejercicio debes usar la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el
archivo creado. Cada ejercicio pertenece a un tema, y por tanto podrás encontrar la entrega al nal del tema
correspondiente. Es el que pone Entrega del Ejercicio del Tema N (donde N cambiará según el tema al que
pertenezca el ejercicio). Llegarás a una página similar a ésta:
Usando el botón Agregar entrega te aparecerá una página como ésta:

Basta con que localices en tu disco local el archivo correspondiente y lo arrastres a la zona señalada por la
echa. Después debes pulsar el botón Guardar cambios . Si te equivocas puedes subir otro archivo y se
reemplazará.
Una vez subido el archivo verás su nombre en la página:
En este punto tienes todavía la posibilidad de cambiar la entrega. Para eso puedes usar el botón Editar
entrega . Finalmente, para terminar la entrega sólo hace falta pulsar el botón Enviar tarea . Se te pedirá
con rmación antes de continuar. Con esto el ejercicio queda entregado y pendiente de la corrección del
profesor.
Una vez que se haya cali cado el ejercicio podrás ver los comentarios de corrección. Es muy importante que
veas los comentarios de corrección y te asegures de aprender a hacer bien aquello en lo que hayas fallado. Si la
puntuación es inferior a 5 deberás corregir todos los defectos y volver a enviar al tutor el ejercicio repetido. En
este caso, como no lo puedes volver a enviar con la herramienta de entrega, deberás hacérselo llegar como
adjunto de un mensaje de correo (herramienta Mi correo ).
Por cierto, el tutor puede tardar un poco en corregirte el ejercicio. Dependerá de la cantidad de ejercicios que
hayáis enviado los alumnos del curso. En condiciones normales no tardará más de una semana, pero en
algunas épocas de muchas entregas puede que tarde un poco más.
Como éste es un curso incremental, en el que se espera que hayas a anzado ciertos conocimientos para
continuar con el mismo, hasta que un ejercicio no esté aprobado no deberías realizar la entrega del siguiente.
Mientras tanto sí puedes ir estudiando el tema siguiente y practicando los conceptos del mismo.
Lección 4
Requisitos previos
Conocer las distintas opciones de formato y su aplicación en el diseño del aspecto de la hoja de cálculo.
Secciones
4.1 Formatos para los distintos tipos de datos
4.2 Fuentes y alineación
4.3 Bordes y sombreados
4.4 Formato condicional
4.5 Formato de las y columnas. Formato de página
4.6 Inclusión y manipulación de ilustraciones
4.7 Otros elementos especiales
Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran

Sección 4.1
Formatos para los distintos tipos de datos
El aspecto de cada celda puede ser establecido como se quiera, independientemente del aspecto de las
otras celdas. Excel permite establecer las siguientes características de aspecto:
Fuente, tamaño, estilo, etcétera.

Alineación del dato dentro de la celda, sangría, orientación y ajuste dentro de la celda.
Bordes y sombreados de la celda.
Tamaño de las celdas ( las/columnas), arrastrando los bordes de las cabeceras de las/columnas, o
con la correspondiente opción del menú contextual de la cabecera.
Además se pueden combinar celdas y hay otros ajustes para cada tipo de dato que afectan a la visualización
del dato dentro de la celda. Veamos cuáles son los tipos de datos que se contemplan.
Tipos de datos y formato
La forma en la que se representa cada dato depende de su tipo.
Para el texto no hay nada que ajustar: simplemente se muestran los caracteres uno tras otro. Para las
cantidades, sin embargo, se pueden establecer distintas formas de visualización: con o sin decimales, con
símbolo de moneda, con separadores de miles, etcétera.
Todas las características que afectan al aspecto visual de la información contenida en una celda se pueden
ajustar por medio del cuadro de diálogo Formato de celda . Como es un menú que se usa de forma
habitual, hay múltiples formas de acceder al mismo. Por ejemplo, puedes usar las opciones dentro de
Inicio >>> Número (aunque se llama así hay opciones para datos de tipo no numérico), seleccionar la
opción Formato de celdas... del menú contextual de la celda (o celdas) o simplemente usar la
combinación de teclas Ctrl + 1 .
El cuadro de diálogo tiene varias chas. La primera ( Número ) permite indicar el tipo de dato del que se trata.
Por defecto las celdas son del tipo "General", al que se le aplica un formato predeterminado (fuente Calibri
con un tamaño de 11 puntos y ajuste a la izquierda). Lo normal será elegir otro tipo de datos que se ajuste
más a lo que queremos representar con el dato de la celda. Pulsando sobre cada tipo surgen diferentes
opciones que se pueden ajustar.
Por ejemplo, para los números en general podemos indicar cuántos decimales se deben mostrar (aunque
sean ceros), si se han de poner puntos de millares/millones y cómo se han de mostrar los números
negativos:
Los tipos Moneda y Contabilidad son muy parecidos. Se usan para expresar cantidades monetarias, y
para ello permiten seleccionar el símbolo monetario a utilizar, además de cuántos decimales se deben
mostrar, o cómo se muestran los números negativos en el tipo Moneda . Una diferencia importante entre
estos dos tipos es que el tipo Contabilidad alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en
columna, y el tipo Moneda sólo alinea las comas decimales y no los símbolos. Otra diferencia entre ambos
es que el formato Contabilidad sustituye el 0,00 € por - €.
Los tipos Fecha y Hora representan en formato de fecha u hora valores numéricos contenidos en las
celdas. Excel nos permite elegir el país del que queremos se muestren los diferentes formatos, y entre ellos
podemos escoger el más conveniente.
El tipo Porcentaje multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo porcentual.
Esta multiplicación no modi ca el valor de la celda.
El tipo Fracción transforma el valor de la celda en una fracción según el tipo especi cado.
El tipo Científico muestra los números siguiendo la notación exponencial, reemplazando parte del
número con E+n, donde E (que signi ca Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la n-
ésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos decimales muestra 12345678901 como
1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especi car el número de posiciones
decimales que se desea usar.
El tipo Texto trata el contenido de las celdas como texto y muestra el contenido exactamente tal y como se
escribe, incluso cuando se escriban números.
El tipo Especial muestra los números como un código postal, número de teléfono o número de la
seguridad social.
El tipo Personalizado permite modi car una copia de un código de formato de número existente. Al
usarlo, podemos crear un formato de número personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato
de número.
Excel a menudo detecta automáticamente el tipo de dato que se introduce, asignando al dato el formato
predeterminado para ese tipo. Sin embargo, si el tipo detectado por Excel no es el deseado, siempre
podremos cambiarlo en Formato de celdas .
 Investiga las distintas opciones de la cha Número que existen para cada tipo de dato.
Observa que algunas de las opciones más habituales de esta cha se pueden con gurar directamente con
los comandos del grupo Número de la pestaña Inicio .
Excepciones a los datos
En ocasiones puede ocurrir que necesitemos tratar algún tipo de dato como si fuera de otro tipo. Así, si
queremos que un número o una fecha sean tratados como un texto, para evitar que Excel realice cálculos
sobre él, debemos introducirlos precedidos de un apóstrofo ( ' ).
También debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo, los números de
teléfono, códigos postales y en general cualquier número de serie o de identi cación.
Aunque son datos que están compuestos de caracteres numéricos, en realidad son textos. Los introducimos
precedidos del apóstrofo o, como hemos aprendido, le indicaremos a Excel que tienen formato de texto.
De todas formas, estos datos numéricos que hemos marcado como texto se pueden utilizar en fórmulas sin
producir errores. En el caso de que sean referenciados en una fórmula, Excel ignora el apóstrofo y los trata
como números
 Abre la hoja de cálculo Ventas de la lección anterior y consigue que tenga este aspecto:
Recuerda que puedes aplicar un mismo formato a varias celdas a la vez simplemente
seleccionándolas todas antes de usar la orden de formato.
Ahora, cambia el formato de las cantidades monetarias a este otro, que es mucho más
habitual:
Sección 4.2
Fuentes y alineación
Alineación
Por defecto, los datos se alinean dentro de la celda de acuerdo con el tipo de dato que se trata. Por ejemplo,
los textos se ajustan a la izquierda y los números a la derecha. Pero en muchas ocasiones necesitaremos
otro tipo de alineación en función del diseño de la hoja o la distribución de los datos.
La forma más sencilla de alinear la información es mediante los iconos del grupo Alineación de la pestaña
Inicio . Primero seleccionamos las celdas que queremos alinear y después podemos alinear su contenido
a la izquierda (o derecha) con los botones Alinear a la izquierda (o Alinear a la derecha ) o, para
centrar la selección, pulsando el botón Centrar .
Para conseguir un control completo sobre las alineaciones de las celdas, abrimos el cuadro Formato de
celdas pulsando la echita inferior derecha del grupo Alineación .
La lista Horizontal permite alinear los datos a la izquierda, centrados, a la derecha, justi carlos o
repartirlos a lo largo de la selección. Si es preciso, podremos cambiar la distancia entre el borde izquierdo
de la celda y el texto, modi cando el contador Sangría .
En el cuadro Orientación pinchamos y arrastramos la aguja para inclinar las celdas el ángulo que
indiquemos. También podemos usar el contador Grados para un ajuste más no.
En la lista Vertical podremos decidir si el contenido se situará en la parte inferior de las celdas, centrado,
arriba o repartido.
En muchas ocasiones encontraremos que los datos no caben en una sola celda y que además no podemos
cambiar el ancho de la columna para que entren. La solución es combinar las celdas que sean necesarias.
Para combinar celdas, efectuamos la selección de las celdas que deseamos combinar y volvemos al cuadro
de Formato de celdas . La casilla Combinar celdas activada convierte las celdas seleccionadas en una
sola. La coordenada de esta nueva celda combinada será la misma que la de la celda individual situada más
arriba y más a la izquierda.
La opción Ajustar texto deja la columna igual de ancha pero reparte el texto en varios renglones dentro
de las celdas. Cuando se emplea esta opción no hay que usar el salto de línea para separar el texto.
Reducir hasta ajustar encoge el tamaño de las fuentes hasta que el contenido entre completamente.
Una opción muy buena para la alineación de títulos en una hoja de Excel consiste en combinar las celdas
donde va el título y después centrarlo en la selección. Excel cuenta con un botón que lo hace de una vez.
Seleccionamos el rango de celdas para el título y pulsamos el botón Combinar y centrar del grupo
Alineación .
Cuando el contenido de una celda no quepa en la misma y esté invadiendo las siguientes, es una buena
práctica combinar las celdas que ocupará dicho contenido. Si no lo hacemos, al escribir algo en las celdas
contiguas a la que no nos cabe perderemos parte del contenido inicial:
 Fíjate que el aspecto inicial es prácticamente el mismo, pero los efectos negativos que pueden producirse al
escribir encima hacen que dejar el texto por fuera de la celda que corresponde se considera incorrecto.
Características de fuente
Por defecto, los datos se muestran en las celdas con la fuente Calibri, en un tamaño de 11 puntos, en color
negro y sin estilos de fuente (negrita, cursiva, subrayado). En el grupo Fuente de la pestaña Inicio tienes
algunas opciones comunes para cambiar el aspecto de las letras. En cualquier caso, si quieres un control
más completo sobre cómo se muestren los datos con otras características de fuente, utiliza la cha Fuente
del cuadro de diálogo Formato de celdas .
Para cambiar el tipo de fuente, basta con seleccionar el deseado en la lista Fuente . En la lista Tamaño
escogemos el cuerpo de la fuente y, si queremos cambiar su estilo, usamos las opciones Cursiva, Negrita o
Negrita Cursiva de la lista Estilo .
Para cambiar el color de las fuentes, hacemos clic en la echita del botón Color y escogemos el que
queramos. En la lista Subrayado elegimos el estilo del guión para cuando usemos subrayados. También se
pueden escoger otros efectos para la fuente como Tachado, Superíndice y Subíndice.
Para efectuar los cambios, apretamos el botón Aceptar .
Ejercicios para practicar
 Reproduce la siguiente hoja:

Las características de fuente de las celdas son las siguientes:
A1: Arial, 8 puntos.

B1: Arial, 14 puntos.
D1: Times New Roman, 12 puntos.
B2, C2 y D5: Arial, 10 puntos.
B3, B4 y B5: Courier New, 10 puntos, negrita.
C3: Arial, 10 puntos, cursiva.
 Haz que la hoja de cálculo Ventas tenga este aspecto:
El título está en Arial, 14 puntos, azul (Énfasis 1, Oscuro 25%) y negrita. Los encabezados de
la (años y total) y columna (conceptos) en Arial, 10 puntos, negro y negrita. Y las celdas con
las cantidades, en Verdana, 10 puntos, azul (Énfasis 1, Oscuro 25%) y negrita.
El botón Combinar y centrar resulta muy útil y ahorra tiempo.

 Haz que la hoja de cálculo Trimestres tenga este aspecto:
Las celdas de encabezado de las las están en Times New Roman y las del encabezado de
las columnas y las cantidades en Arial. 10 puntos de tamaño en todos los casos.
Sección 4.3
Bordes y sombreados
Configuración de los bordes
Por defecto, las líneas de la cuadrícula de las hojas de cálculo no se imprimen. Normalmente usaremos
bordes y sombreados para de nir o resaltar las áreas que deseemos.
Los bordes y los sombreados (rellenos) de las celdas se establecen con otras dos chas del cuadro de
diálogo Formato de celdas .
Si queremos modi car los bordes de las celdas seleccionadas pinchamos en la pestaña Borde .
Para los bordes, elegimos el tipo de línea que queremos utilizar en la lista Estilo y cuál será su color en la
lista Color .
A continuación usamos los botones de las secciones Preestablecidos y Borde para añadir contornos a la
selección. Con los mismos botones o simplemente pinchando sobre los bordes podremos eliminar los que
sobren.
Si queremos rellenar el fondo de las celdas seleccionadas pinchamos en la pestaña Relleno .
Aquí podemos escoger el color y, si queremos, un diseño de trama geométrica o un efecto de relleno. Para
aplicar los cambios pulsamos el botón Aceptar y observamos cuál es el resultado.
Estas operaciones se pueden realizar desde el grupo Fuente de la pestaña Inicio . Desplegando el botón
Bordes podremos escoger el que precisamos, y con el botón Colores del tema el color de fondo de la
selección.
 Prueba las distintas posibilidades de cada cha, comprobando el efecto que producen en las celdas (o grupos
de celdas) seleccionadas.
 Haz que la hoja de cálculo Ventas tenga este aspecto:

 Haz que la hoja de cálculo Trimestres tenga este aspecto:
Todas las celdas están en Verdana a 10 puntos.
Ahora haz que tenga este otro aspecto:
Todas las celdas están en Arial a 10 puntos, excepto las de la primera la que tienen un
tamaño de 9 puntos.
Sección 4.4
Formato condicional
Uso de formatos condicionales
Imaginemos que queremos resaltar con un formato diferente los resultados de un cálculo dependiendo de
su valor. A esto se le llama un formato condicional, y para hacerlo se usa el comando Formato
condicional dentro del grupo Estilo de la pestaña Inicio :
El formato condicional se establecerá para la celda (o celdas) que esté seleccionada al ejecutar la orden. Las
primeras opciones, Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores , son atajos rápidos
que permiten preparar rápidamente algunos de los formatos condicionales más comúnmente utilizados.
Las siguientes opciones, Barras de datos , Escalas de color y Conjuntos de iconos permiten aplicar
degradados o añadir imágenes a las celdas de un rango en función de su magnitud.
Crear nuevas reglas

Se pueden crear nuevas reglas seleccionando en el menú la opción Nueva regla . Al pulsarla, te aparecerá
el siguiente menú:
El aspecto del cuadro de diálogo varía convenientemente de acuerdo con la condición que se seleccione
(selecciona "aplicar formato únicamente a las celdas que contengan" como condición, por ejemplo).
Y en este cuadro de diálogo, igual que en otros que veremos más adelante, hay un botón que permite
indicar una celda o grupo de celdas seleccionándolas en la hoja, en lugar de escribir sus direcciones (lo que
veremos cómo se hace en la siguiente lección). En la ilustración anterior se ve dos veces, en cada uno de los
sitios en los que se puede indicar una celda cuyo valor se debe usar en la condición. Veamos con un ejemplo
cómo se usaría ese botón.
Crea la siguiente hoja:
Recuerda que puedes usar las facilidades de replicación de Excel para crear fácilmente los diez textos "Valor
1" a "Valor 10" (introduce los dos primeros, selecciona sus celdas y arrastra el pequeño cuadro de la esquina
inferior derecha de la selección).
Selecciona todas las celdas y asigna Verdana como fuente. Selecciona la celda A1 y dale un tamaño de 11
puntos y en negrita. Para calcular la media de la celda B13, aplica la función PROMEDIO a las diez celdas
superiores y pulsa Intro . Aparecerá el valor medio de la serie en la celda (hablaremos sobre qué es una
función y cómo se utiliza más adelante).
Ahora haremos que los valores inferiores a la media se muestren en rojo y negrita. Empieza seleccionando
las diez celdas que contienen los valores de la serie (de la B3 a la B12). Luego ejecuta Formato condicional
>>> Nueva Regla . En la lista de tipos de reglas selecciona "Aplicar formato únicamente a las celdas
que contengan" . En la lista de condiciones selecciona "menor que" :

El valor con el que se han de comparar los de las celdas seleccionadas es el valor de la celda B13 (la media).
Podemos escribir directamente esa dirección de celda, pero resulta más cómodo seleccionar con el ratón la
celda en cuestión. Pulsa el botón de selección que hay a la derecha del cuadro de texto que sigue a la
condición. El cuadro de diálogo se repliega para dejar ver las celdas de la hoja:
Ahora puedes pulsar directamente en la celda deseada (la B13 en este caso). La dirección de la celda se
coloca en el cuadro:
Una vez seleccionada la celda cuyo valor quieres usar, pulsa en el botón para volver a ver el cuadro de
diálogo completo:
Usa el botón Formato para establecer el color a rojo y negrita. Ya sólo te queda pulsar el botón Aceptar
del cuadro de diálogo Formato condicional y habrás conseguido el resultado deseado:
En este caso concreto hemos usado el valor de una celda para de nir la condición, pero también es posible
usar valores escritos directamente. Por ejemplo:
Para crear más reglas, editar las reglas existentes o eliminar reglas usamos la opción Administrar reglas
del comando Formato condicional .
Sección 4.5
Formato de filas y columnas. Formato de página
Controles de formato en la barra de herramientas
Muchas de las opciones de formato que se encuentran en las chas del cuadro de diálogo Formato de
celdas se pueden acceder más fácilmente por medio de los grupos Fuente , Alineación y Número de la
pestaña Inicio de la cinta de opciones:
Son las opciones que, en principio, más se utilizan.
 Averigua para qué sirve cada control de esa barra de herramientas. Algunos de ellos ya han sido explicados en
las secciones correspondientes.
Además, si haces click con el botón derecho sobre cualquier celda, junto con el menú contextual se abre
también un pequeño menú con las opciones de formato más habituales:
Formato de filas y columnas
Ya hemos visto que a veces es necesario ajustar el tamaño de las o columnas para mejorar el aspecto de
las hojas de cálculo. La altura de las las varía automáticamente con el tamaño de la fuente empleada, por
lo que rara vez tendremos que modi carlo. Sin embargo, la anchura de las columnas no aumenta con el
contenido, por lo que deberemos realizar ajustes.
Primero seleccionamos una celda de la columna que vamos a ensanchar, desplegamos el menú Formato
del grupo Celdas de la pestaña Inicio y observamos las opciones.
Autoajustar ancho de columna produce el mismo efecto que hacer doble clic entre los títulos de las
columnas para adaptar el ancho al texto más largo contenido en la columna.
Con la opción Ancho de columna podemos especi car el ancho que se necesite. De esta manera también
podemos cambiar las las, usando la opción Alto de fila .
Con la opción Ancho predeterminado podremos modi car el ancho estándar de todas las columnas de la
hoja.
A veces resultará muy interesante que ocultemos los datos contenidos en una la o columna. Para hacerlo
situamos el cursor en una celda de la la o columna que queremos ocultar. A continuación desplegamos el
menú Celdas >>> Formato y elegimos Ocultar y mostrar >>> Ocultar columna o Ocultar y mostrar
>>> Ocultar fila según lo que queramos ocultar y vemos cómo ha desaparecido la la o columna.
Si queremos volver a mostrarla, seleccionamos varias de las celdas que rodeen a la la o columna oculta y
usamos la opción Ocultar y mostrar >>> Mostrar fila o Ocultar y mostrar >>> Mostrar columna
según corresponda.
Formato de hoja
Para hacer referencia a las celdas de una hoja concreta se usará el nombre de la hoja. Por defecto Excel
denomina las hojas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etcétera. Si quieres dar un nombre elegido por ti a una hoja
basta con que pulses dos veces sobre el nombre de la hoja y escribas el nuevo (o usar la opción del menú
contextual).
En Excel tenemos además la posibilidad de asignar un color distinto a cada pestaña. Para hacerlo, activamos
la hoja correspondiente, desplegamos el menú contextual, haciendo clic con el botón derecho sobre la
pestaña y seleccionando Color de etiqueta .
Otra opción de personalización que nos proporciona Excel es colocar una imagen como fondo de una hoja
de cálculo. Para ello, activamos la hoja y la pestaña Diseño de página . Hacemos clic en el botón Fondo
del grupo Configurar página . Se abre un cuadro de diálogo similar al cuadro de diálogo Abrir . Entramos
en la carpeta que contiene la imagen que deseamos colocar como fondo, seleccionamos la imagen,
aceptamos y veremos el resultado.
También tenemos la posibilidad de ocultar las hojas de cálculo. Si queremos hacerlo, activamos la hoja,
desplegamos el menú Inicio >>> Celdas >>> Formato y en Visibilidad seleccionamos la opción
Ocultar y mostrar >>> Ocultar hoja . Para volver a ver las hojas ocultas, seleccionamos la opción
Mostrar hoja del submenú Ocultar y mostrar y aparecerá un cuadro con el nombre de las hojas
ocultas del libro. Seleccionamos las que deseamos visualizar y pulsamos el botón Aceptar .
Autoformato
Excel contempla varios formatos predeterminados que se pueden aplicar directamente a las tablas de
datos. Primero hay que seleccionar el conjunto de datos de la tabla a los que se les quiere aplicar un
formato estándar. Luego se elige la opción Dar formato como tabla del grupo Estilos de la pestaña
Inicio :
 Juega con los distintos formatos automáticos, aplicándolos a la hoja Trimestres .
La vista preliminar
Como las hojas de cálculo se imprimirán en algún momento, también se pueden establecer ciertas
características de formato de la página. Para ver cómo se va a imprimir la hoja de cálculo haz clic la pestaña
Archivo, opción Imprimir :
Para poder ver la vista preliminar debe estar instalada alguna impresora en Windows.
La ventana de vista preliminar tiene varios botones que permiten, además de ver la página anterior o la
siguiente en caso de que la hoja no quepa en una, ver la página más grande o más pequeña, imprimir,
con gurar la página y modi car los márgenes.
Cada página contiene lo que cabe de la hoja de cálculo, lo que depende no sólo del contenido que haya en
ella y su formato, sino también de los márgenes de página que se hayan establecido. También, por medio
de la pestaña Diseño de página se pueden colocar saltos de página para hacer que una página termine
antes de lo previsto.
Tanto con el botón Configurar página de la vista preliminar como con el grupo Configurar página de la
pestaña Diseño de página se pueden realizar ajustes de formato de página:
La cha Página permite establecer la orientación, aplicar una escala o elegir el tamaño del papel. La cha
Márgenes permite ajustar los márgenes que se deben respetar, así como centrar la hoja en la página.
La tercera cha, Encabezado y pie de página , como su nombre indica, permite añadir un
encabezamiento en la parte superior de la página y un pie en la parte inferior de la página:
Tanto el encabezado como el pie de página pueden estar compuestos por tres textos: uno ajustado a la
izquierda, otro centrado y un tercero ajustado a la derecha. Cuando se personaliza el encabezado o el pie
hay una serie de botones que permiten insertar en el encabezado o pie el número de página, la fecha u
otros datos útiles.

Sección 4.6
Inclusión y manipulación de ilustraciones
Insertar imágenes
En las hojas de cálculo se pueden insertar imágenes, de la misma forma como se hace en Microsoft Word y
otras aplicaciones. Para insertar una imagen se usa el grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar :
La opción Imágenes permite indicar el archivo del disco que contiene la imagen que se quiere insertar. El
cuadro de diálogo Insertar imagen que aparece es el típico cuadro de diálogo de apertura de documento.
Imágenes en línea permite insertar imágenes prede nidas del sitio de O ce.com, o a través de su
buscador Bing, o de programas como Facebook que necesitan un inicio de sesión previo. Permite realizar
búsquedas y especi car el tipo de archivos que se quieren localizar.
Una vez localizada la imagen deseada, pulsando en ella surge un menú que permite insertarla en la hoja de
cálculo o copiarla al portapapeles, entre otras opciones.
El icono con la cámara de fotos permite hacer una captura de pantalla e insertarla en nuestra hoja.
 Prueba a localizar alguna imagen e insertarla en una hoja de cálculo.
Manipulación de imágenes
En cualquiera de las opciones de menú anteriores, al nal se habrá insertado una imagen en la hoja de
cálculo. Se habrá colocado donde estuviera el cursor de celda, pero no dentro de una celda, sino por encima
de las celdas, de forma que dependiendo del tamaño de la imagen puede tapar unas pocas o muchas
celdas:
La imagen se puede arrastrar a otro lugar de la hoja, así como cambiar su tamaño arrastrando los pequeños
círculos que hay a su alrededor.
Como puedes ver en la imagen anterior, también aparece una nueva pestaña denominada Formato . Esta
barra de herramientas permite realizar ajustes sobre la imagen: aumentar o reducir su brillo y contraste,
convertir en marca de agua (semitransparente), girar, poner un recuadro alrededor, determinar el color
transparente (aquel que permitirá ver lo que haya debajo de la imagen) o comprimir o recortar la imagen
entre otras.
Muchas de estas operaciones y otras más se pueden realizar también con el cuadro de diálogo Formato de
imagen , al que se llega a través de las echitas de esa barra, por medio del menú contextual de la
imagen:
 Prueba estas opciones sobre la imagen que has insertado anteriormente.
Sección 4.7
Otros elementos especiales
Dibujos
Además de imágenes, podemos crear dibujos en las hojas de cálculo con las facilidades que nos brinda
Excel. Se trata de dibujos lineales, creados conjuntando líneas, echas, círculos, rectángulos y otros
elementos de dibujo, así como aplicando colores y rellenos. La forma de crear los dibujos es similar a la de
otros programas de dibujo como Paint , que viene de fábrica con Windows.
Las herramientas de dibujo se acceden fácilmente desde la pestaña Insertar >>> Ilustraciones >>>
Formas :
Con la barra de herramientas podemos insertar líneas, echas, rectángulos y óvalos. Los elementos de
dibujo o formas que insertamos se pueden arrastrar y cambiar de tamaño. Al crear una forma aparece una
nueva pestaña denominada Formato donde aparecen botones para ajustar las propiedades de las formas
seleccionadas: tamaño, forma y color de las líneas, color de relleno, estilo de echa y de sombra, y efectos
3D. Algunas opciones sólo están disponibles para formas cerradas.
Un elemento de dibujo especial es el cuadro de texto, un recuadro con texto dentro que se puede colocar
donde se quiera. Resulta útil para colocar anotaciones o etiquetas en las hojas de cálculo. Además de poder
ajustar las propiedades de línea y de relleno, en este caso también podemos ajustar las propiedades de
formato del texto que contiene el recuadro.
Dentro de la pestaña Formato aparece el grupo Organizar que permite realizar operaciones de
organización, como alinear varias formas seleccionadas, poner unas encima de otras, agruparlas o girarlas,
entre otras cosas.
WordArt
Al insertar un cuadro de texto, en la pestaña Formato nos aparece un grupo llamado Estilos de
WordArt , donde podremos seleccionar el tipo de letra que más nos guste:
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un menú más completo con todas las opciones disponibles:
 Esta herramienta no es difícil de usar. Juega un poco con ella para ver lo que puedes conseguir.
Organigramas
Con Excel podemos crear organigramas mediante el comando Insertar >>> Ilustraciones >>>
SmartArt :
Una vez pulsado el botón SmartArt , aparece un menú de opciones con todas las formas posibles:
 Esta herramienta no es difícil de usar. Juega un poco con ella para ver lo que puedes conseguir.
Sección 4.8
Factura de un supermercado con formato
 En este ejercicio vamos a preparar dar formato a la factura del supermercado que hicimos
en el tema anterior.
El aspecto nal de la hoja debe ser el siguiente (recuerda que puedes pinchar en la imagen
para verla más grande):
Para obtener este formato sigue los siguientes pasos:
Aplica a todas las cantidades que corresponda el formato Contabilidad con dos
decimales.
Combina, ajusta y alinea las celdas que sean necesarias, cambiando fuentes y
tamaños donde haga falta.
El título Hipercaro es un WordArt.
Ajusta los bordes externos e internos de la tabla para que queden como en la imagen.
Los colores para la cabecera de la tabla y la primera columna basta con que sean
similares.
Inserta una imagen relacionada con un supermercado que encuentres con el
buscador Bing. Después añádele un re ejo inferior.
Marca en azul y negrita los totales que superen los 25 euros usando las opciones de
Formato condicional .
Guarda el ejercicio con el nombre FacturaSupermercadoFormato.xlsx y súbelo al campus

virtual en la entrega correspondiente.
Lección 5
Referencias, cálculos y fórmulas
Requisitos previos
Aprender a trabajar con los datos de las hojas de cálculo, para obtener sumas, medias y muchos otros
cálculos de forma automática.
Secciones
5.1 Operaciones sobre hojas
5.2 Nombres para las celdas
5.3 Referencias a las celdas
5.4 Fórmulas y operadores
5.5 Funciones
5.6 Funciones lógicas
5.7 Funciones de conteo
5.8 Funciones condicionales
5.9 Funciones horarias
5.10 Funciones de búsqueda
5.11 Más sobre fórmulas

Sección 5.1
Operaciones sobre hojas
Selección de hojas
Para seleccionar una hoja basta con pulsar sobre su pestaña (nombre). La hoja que se encuentra
seleccionada en cada momento aparece siempre en color blanco. Para seleccionar varias hojas, una vez
seleccionada la primera, selecciona las otras manteniendo presionada la tecla Control . Si son varias
consecutivas, puedes pulsar sobre la primera y luego sobre la última manteniendo presionada la tecla de
cambio a mayúsculas.
Cuando están seleccionadas varias hojas, se dice que están agrupadas. Cuando varias hojas están
agrupadas, el dato que se introduce en una celda de una de las hojas se coloca también automáticamente
en la misma celda de las otras hojas del grupo. Para desagrupar las hojas se puede usar la opción del menú
contextual de cualquiera de las hojas o simplemente pulsar sobre una de las hojas, que quedará
seleccionada sola.
Más operaciones sobre hojas
Para mover una hoja (cambiar su posición en la lista de hojas), simplemente arrastra su pestaña hasta el
lugar deseado. O usa la correspondiente opción del menú contextual:
Para copiar la hoja arrastra su pestaña mientras mantienes pulsada la tecla Control o marca la casilla
Crear una copia en el cuadro de diálogo Mover o copiar .
Para insertar una hoja en blanco se selecciona la hoja delante de la que se quiere insertar la nueva y se
utiliza la opción Insertar del menú contextual.
Para eliminar la hoja actual se usa la orden correspondiente del menú contextual.
 Atención: la eliminación de una hoja no puede ser anulada. Como no se puede deshacer la operación, se pide
con rmación.
Sección 5.2
Nombres para las celdas
Asignación de nombres
Para referirse a una celda o a un grupo de celdas podemos utilizar el conjunto de direcciones de todas las
celdas del grupo o asignar un nombre al grupo. El uso de nombres tiene sus ventajas:
Los nombres son más descriptivos y fáciles de recordar.

Cuando se mueve una celda se lleva su nombre con ella.
Se pueden utilizar los nombres en expresiones o fórmulas, exactamente igual que las direcciones.
Los nombres de celdas o grupos deben ajustarse a estas normas:
Hasta 255 letras, dígitos, subrayados o puntos.

Deben comenzar por una letra o un guión bajo.
No pueden ser direcciones de celdas (A200 no sería válido).
No se distinguen mayúsculas y minúsculas.
No admiten espacios en blanco ni símbolos a excepción del guión bajo y el punto.
Si el nombre contiene un único carácter, éste no puede ser ni la letra C ni la F .
No se pueden repetir en todo el libro (son únicos para todas las hojas).
Para dar nombre a la celda seleccionada (o grupo de celdas), puedes usar el cuadro nombre: basta con
pinchar dentro del cuadro, escribir el nombre y pulsar Intro :
También puedes usar la opción Nuevo... del cuadro de diálogo Administrador de nombres, que se abre
con el comando Fórmulas >>> Nombres definidos >>> Administrador de nombres de la cinta de
opciones:
Podemos observar que en la parte inferior del cuadro de diálogo aparecen las coordenadas de la celda (o
del rango de celdas) en el cuadro Se re ere a:. Si éstas son incorrectas o queremos introducir más de un
nombre, podremos plegar el cuadro de diálogo para seleccionar las celdas o rango de celdas que queremos
nombrar. Cuando hayamos terminado de asignar nombres acabamos con el botón Aceptar .
Además, puedes usar el contenido de una de las celdas de un grupo para dar nombre al resto de las celdas
del grupo. Se ha de tratar de la celda de arriba (superior), la de abajo (inferior), la de la izquierda o la de la
derecha. Estando seleccionado el grupo (incluyendo la celda que contiene el nombre) usa la orden de menú
Fórmulas >>> Nombres definidos >>> Crear desde la selección :
Los nombres que se han dado a las celdas (o grupos) aparecerán en la lista desplegable del cuadro nombre:
Eligiendo un nombre seleccionas la celda o grupo de celdas:

Para eliminar el nombre de una celda (o grupo de celdas), debes seleccionar el nombre que deseas eliminar
en Fórmulas >>> Nombres definidos >>> Administrador de nombres y emplear la opción Eliminar .
Uso de nombres como referencias
Los nombres se pueden usar para referirse a celdas o grupos de celdas de la misma forma que las
direcciones de las celdas. Por ejemplo, si queremos que se muestre en otra celda la suma de un grupo de
celdas al que se le ha dado nombre, se puede usar la función SUMA(nombre) en la barra de fórmulas:
A continuación te explicaremos con más detenimiento las referencias.

Sección 5.3
Referencias a las celdas
Referencias relativas y absolutas
Como ya sabes, cada celda tiene una dirección asociada, que está compuesta por el número de la y la letra
de la columna. Para referirnos a una celda normalmente utilizamos su dirección.
Existen distintos tipos de referencias: las referencias relativas y las referencias absolutas.
 ¡Es MUY IMPORTANTE conocer y entender la diferencia entre referencias relativas y referencias absolutas! Es
una de las características de Excel que es imprescincible dominar para superar el curso.
Cuando copiamos a otro lugar una fórmula que tiene referencias relativas (las que hemos estado
empleando hasta ahora), veremos cómo las celdas a las que hace referencia la fórmula también cambian,
adaptándose a su nueva posición. Por eso este tipo de referencias se llaman referencias relativas, y tienen el
aspecto normal del nombre de las celdas: A3, B15,....
Por ejemplo, si en la celda B3 se hace referencia a la celda A2, en realidad se está haciendo referencia a la
celda que está una a la izquierda y una hacia arriba:
Cuando copias la expresión "= A2" de la celda B3 a la celda B4, la referencia de la expresión se adapta para
hacer referencia a la celda que está una a la izquierda y una hacia arriba: la A3.
Por otro lado, cuando copiamos a otro lado una fórmula que tiene referencias absolutas, veremos cómo las
celdas a las que hace referencia la fórmula no cambian nunca y no se adaptan a su nueva posición. Por eso
se llaman referencias absolutas, y se indican con un símbolo de dólar $ delante de la letra de la columna y
otro delante del número de la la: $A$2.
Ahora al copiar la fórmula se seguirá referenciando la celda A2:
Así, en función de cómo estén situados los datos de una hoja de cálculo, usaremos referencias absolutas o
relativas para las fórmulas: si la fórmula al copiarse debe adaptar sus celdas a las nuevas posiciones,
usaremos referencias relativas, y si debe hacer referencia siempre a la misma celda, usaremos referencias
absolutas.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, aparte de escribir a mano los símbolos de dólar,
podemos seleccionarla en la barra de fórmulas y presionar la tecla F4 del teclado.
Extensión de fórmulas en Excel
Con frecuencia necesitamos escribir la misma fórmula en varias celdas contiguas en horizontal o vertical.
Veamos dos ejemplos:
En D2 hemos calculado la nota media del primer alumno ponderando las notas del examen parcial y del
examen nal con los porcentajes dados en C7 y C8 y necesitamos escribir una fórmula análoga para el resto
de alumnos en la zona indicada por la echa. Fíjate que en este ejemplo los porcentajes de cuánto vale cada
nota serán los mismos para todos los alumnos (referencias absolutas), pero las notas especí cas de cada
alumno sí serán distintas (referencias relativas).
En este ejemplo ocurre lo mismo pero la extensión hay que hacerla hacia la derecha en lugar de hacia abajo.
Podremos escribir la fórmula en todas las celdas empleando la copia de fórmulas ya vista, lo que puede
resultar muy tedioso si hay que hacerlo para muchas celdas. Existe una alternativa más rápida y sencilla que
es la extensión de fórmulas, que no es más que una forma de hacer una copia rápida sobre una misma la
o columna. Para extender la fórmula de la primera celda al resto de celdas de manera automática hacemos
lo siguiente:
1. Después de escribir la fórmula en la primera celda situamos el cursor sobre este cuadrito negro
2. El cursor se convierte en un +. Hacemos clic en el botón principal del ratón y manteniéndolo

presionado extendemos hacia abajo. Cuando lleguemos a la última celda a la que deseamos extender
soltamos.
La extensión de fórmulas se haría de manera equivalente en la misma la para el segundo ejemplo, sólo
que simplemente habría que extender en horizontal en lugar de en vertical.
Al igual que ocurría cuando copiábamos fórmulas habrá que tener cuidado con el tipo de referencias
empleadas si queremos que la extensión consiga unos resultados correctos: si la fórmula al extenderse
debe adaptar sus celdas a las nuevas posiciones, usaremos referencias relativas, y si debe hacer referencia
siempre a la misma celda, usaremos referencias absolutas.
Deberías emplear la extensión de fórmulas siempre que puedas, es decir, nunca deberías de escribir más de
una vez una misma fórmula en celdas contiguas.
Referencias de grupos de celdas
Para hacer referencia a un grupo de celdas consecutivas, una sección rectangular de celdas (lo que Excel
llama rango), debes poner la referencia de la celda de la esquina superior izquierda (relativa o absoluta), dos
puntos (:) y la referencia de la esquina inferior derecha:
A2:G6
$B$1:$C$5
Si quieres referenciar grupos disjuntos de celdas, basta con juntarlos con punto y coma (;):
A2:G6;H1:K5
Y si quieres hacer referencia a celdas de otras hojas, basta con que pongas delante de la referencia el
nombre de la hoja y un símbolo de admiración(!).
Hoja3!A2:G6
O a las mismas celdas de varias hojas:
Hoja1:Hoja3!B5:C8
Si el nombre de la hoja contiene espacios, es necesario utilizarlo entre comillas simples:
'Prueba Excel'!B5:C8
Algunos ejemplos de referencias relativas

Celda de la columna A y la la 10 ----> A10
Celdas de la columna A y de las las de la 10 a la 20 ----> A10:A20
Celdas de la la 15 y de las columnas B a E ----> B15:E15
Todas las celdas de la la 5 ----> 5:5
Todas las celdas de las las 5 a 10 ----> 5:10
Todas las celdas de la columna H ----> H:H
Todas las celdas de las columnas H a la J ----> H:J
Celdas de las columnas A a E y de las las 10 a 20 ----> A10:E20
Referencias 3D: Todas las celdas con igual dirección de varias hojas. Cuando se indique la celda de que se
trata, se ha de seleccionar primero las hojas antes de pulsar en la celda (o grupo). Por ejemplo,
Hoja2:Hoja3!B5 es una referencia 3D porque referencia a las celdas B5 de las hojas 2 y 3.
 El siguiente ejercicio te servirá para practicar con referencias absolutas y relativas. Se trata
de crear la siguiente factura:
Dejando aparte los rótulos, los datos que se introducen son el tipo de I.V.A., el número de
unidades, la descripción del producto y el precio por unidad. Se deberá calcular para cada
producto:
Precio Bruto = Unidades * Precio unidad

Precio Total (I.V.A.) = Precio Bruto + (Precio Bruto * I.V.A.)
Total de la columna Precio Total (I.V.A.)
Utiliza referencias absolutas y/o relativas de modo que las fórmulas calculadas para un
producto las puedas copiar para el resto de productos. Ayuda: Una de las columnas se
calcula solo con referencias relativas y la otra necesita una referencia absoluta.
Recuerda que para copiar y pegar celdas (y las fórmulas que haya en ellas) tienes varias
opciones:
Usar Ctrl+C (copiar) y Ctrl+V (pegar).

Usar los botones Copiar y Pegar .
Arrastrar la esquina inferior derecha de la celda seleccionada abarcando todas las

celdas dónde quieras copiar los contenidos.
En la mayor parte de las ocasiones en las que tengas que usar copia de fórmulas la tercera
de estas opciones será la más rápida.
Una vez que hayas terminado puedes comprobar si lo has hecho bien consultando el
ejercicio resuelto aquí (tendrás que descomprimirlo usando el Winzip o un programa
similar).
>
Sección 5.4
Fórmulas y operadores
Fórmulas
Como ya sabes, para introducir una fórmula en una celda basta con comenzar con un signo igual (=). A
continuación del = irá la fórmula, que no es más que una expresión correcta.
Las fórmulas son expresiones que combinan referencias a celdas, valores literales (concretos), operadores y
funciones:
Los valores literales numéricos se escriben de la forma usual, utilizando la coma como separador decimal
como acostumbramos. Las cadenas de caracteres se encierran entre comillas dobles (por ejemplo "hola qué
tal").
Operadores
Operadores aritméticos:
+ Suma
- Resta (A2 – A3) o cambio de signo (–A2)
* Multiplicación
/ División
% Porcentaje
^ Exponenciación (A8 ^ A9 = El valor en A8 elevado al valor en A9)

Operadores relacionales (de comparación):
= Igual a
<> Distinto de
< Menor que
<= Menor o igual que
> Mayor que
>= Mayor o igual que

Operador de concatenación de cadenas de texto: & ("Super" & "mercado" ----> "Supermercado").
Orden en el que se realizan las operaciones
Cuando en una fórmula se utilizan varios operadores, Excel realiza las operaciones en el siguiente orden:
Primero las negaciones (cambio de signo).

Luego los porcentajes.
Le siguen las exponenciaciones.
A continuación las multiplicaciones y las divisiones.
Para seguir con las sumas y las restas.
Las concatenaciones.
Y por último las comparaciones.
Si se quiere hacer que se evalúe antes una operación, basta encerrarla entre paréntesis: (A1 + A2) * A3.
Antes de evaluar los operadores se habrán ejecutado las funciones.
 Practica todo esto: En una hoja de cálculo nueva, introduce valores numéricos en varias de las celdas. En otras
celdas de la hoja introduce fórmulas usando operadores aritméticos y de comparación, así como las celdas
anteriores como operandos. Cambia los valores de las primeras celdas y observa cómo cambian los valores
calculados de las segundas. Practica también introduciendo cadenas de texto en varias celdas distintas y
concatenando el contenido de las mismas en otras celdas.
Ejercicio - Alquiler de coches
 Supongamos que, por motivos de trabajo, debemos alquilar un coche de forma bastante
asidua. Conocemos tres empresas de alquiler que tienen ofertas distintas:
Diseña una hoja de cálculo que, introduciendo el nº de días que vamos a tener el coche en
alquiler y el nº de kilómetros que pensamos realizar nos diga cuál es el coste de alquiler con
cada una de las empresas, para así conocer cuál es la más barata en cada caso:
La fórmula que calcula el total de la primera empresa debe usar referencias de celdas que
permitan copiarla en las celdas de totales de las otras dos obteniendo el resultado deseado
(pista: las celdas del número de días y del número de kilómetros deben usarse como
referencias absolutas).
Ejercicio - Cursos de idiomas
 Crea un libro nuevo y guárdalo con el nombre de Cursos . En la hoja 1 reproduce los
siguientes datos:
Cambia el nombre de la hoja a Coste por hora . En la hoja 2 introduce los datos de los
cursos de Inglés. Cambia el nombre de la hoja a Cursos de Inglés .
En la hoja 3 introduce los datos de los cursos de Francés. Cambia el nombre de la hoja a
Cursos de Francés .
Construye fórmulas que calculen los totales de ambos cursos de la primera hoja. Utiliza
direcciones absolutas o relativas según resulte conveniente.
similar).

Sección 5.5
Funciones
Funciones
Las funciones se utilizan en las fórmulas para realizar cálculos sobre los valores de celdas y obtener
resultados. Cuando se evalúa la fórmula la función se sustituye por su resultado.
Excel proporciona una amplia colección de funciones prede nidas para manipular y extraer información de
los datos de una hoja de cálculo. Cada función tiene un nombre único y puede aceptar argumentos (valores
con los que calcula el resultado).
Para ejecutar la función, se pone en la fórmula su nombre seguido de paréntesis. Entre los paréntesis se
colocan los valores que corresponden a los argumentos, en el caso de que la función los tenga de nidos.
Los valores para los argumentos son datos sobre los que trabaja la función, pudiendo ser valores literales o
referencias a celdas:
La función devuelve un resultado que será el que se utilice en sustitución de la función para seguir
calculando la fórmula.
Si se conoce la función que se quiere utilizar, se puede escribir directamente en la fórmula. Si no, Excel nos
ayudará a construirla.
Categorías de funciones de Excel
Las funciones de Excel están catalogadas en diversas categorías que indican la utilidad general de las
funciones que engloban:
Funciones nancieras: Realizan cálculos nancieros (cálculo de depreciaciones, cálculo de intereses,

cálculo de valores de una inversión, ...)
Funciones lógicas (operadores lógicos): Y , O , NO , ...
Funciones sobre texto: CONCATENAR() , MAYUS() (a mayúsculas), MINUS() (a minúsculas)
Funciones de fecha y hora
Funciones de búsqueda y referencia: BUSCAR() , DIRECCION() , TRANSPONER() , ...
Funciones matemáticas y trigonométricas: SUMA() , PRODUCTO() , RAIZ() , SENO() , COSENO() , ...
Funciones estadísticas: MAX() (máximo), MIN() (mínimo), PROMEDIO() , DISTR.NORM.N()
(distribución normal), DESVEST.M() (desviación estándar), ...
Funciones de Información: Proporcionan información acerca de las celdas. ES.IMPAR() , ES.PAR() ,
ESBLANCO() , ...
Algunas de estas categorías vamos a verlas con más detalle en las próximas secciones.
Ejemplo de uso de una función
Veamos con detenimiento cómo se colocaría una función en la fórmula de una celda. Para simpli car, la
fórmula contendrá sólo la función, pero a menudo las funciones serán sólo una parte de las expresiones
que conforman las fórmulas.
Supongamos que lo que queremos es contabilizar el número de celdas que satisfacen una determinada
condición: concretamente cuántas contienen un valor mayor que una determinada cantidad.
En Excel existe una función que sirve para eso y que se llama CONTAR.SI() .
Lo primero que hacemos es situarnos en la celda donde queremos insertar la función (F10). La función se
puede escribir directamente en la propia celda o en la barra de fórmulas, precedida en ambos casos por un
=. Pero como no estamos seguros de cómo se escribe la función, usamos el comando Fórmulas >>>
Biblioteca de funciones >>> Insertar función . También podemos usar el botón Insertar función
(fx) que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas. En cualquier caso aparece un cuadro de diálogo
como éste:
El cuadro Insertar función incluye todas las funciones de nidas en Excel, organizadas por categorías. Si
se conoce el nombre de la función pero no se sabe en qué categoría se encuentra, se puede localizar en la
categoría Todas :
Tras elegir la función y pulsar Aceptar aparece un cuadro en el que se han de introducir los valores para
los argumentos:
Como se puede ver, el cuadro proporciona bastantes indicaciones. Se puede introducir directamente cada
argumento, pero si un argumento es una referencia, se puede usar el cuadro de selección de celdas (a la
derecha del cuadro texto).
Cuando se pulsa un cuadro de selección de celdas, se repliega momentáneamente el cuadro de la función:
Esto se hace para permitir ver (y seleccionar) las celdas de la hoja. Para seleccionar las celdas que componen
la referencia, utilizamos los métodos habituales de selección.
Una vez dada por terminada la selección de celdas, la referencia construida se verá en el cuadro de texto
Rango del cuadro de argumentos. El criterio se puede escribir directamente o recuperar de alguna celda.
Por ejemplo, si queremos contar los valores que son mayores de 1200, basta escribir > 1200 :
La fórmula resultante, que en este caso sólo contiene la llamada a la función CONTAR.SI() se puede ver en
la barra de fórmulas:
Y en la celda, el resultado: 3 valores superiores a 1200.
Si se quiere usar el valor de una celda como criterio, o bien se indica su dirección o se usa el cuadro de
selección de celda.
Y por supuesto, cuando cambien las celdas sobre las que trabaja la función, se recalculará automáticamente
la función para actualizar el valor de la celda en la que se encuentra ésta.
Algunas funciones sólo pueden trabajar sobre listas (celdas consecutivas de una la o de una columna) o
sobre matrices (áreas rectangulares de celdas).
Y también puede haber argumentos opcionales en las funciones. Tanto en la descripción de la función como
en el cuadro de argumentos los argumentos obligatorios aparecen en negrita y los opcionales sin negrita.
 Modi ca la fórmula (pulsando nuevamente el botón de función) para que compare con el valor de la celda C10,
en lugar de directamente con 1200. Así, cuando se cambie esa celda automáticamente cambiará el resultado
(¡compruébalo!).
 Modi ca la fórmula para que también se contabilicen los valores iguales y no sólo los mayores.
Una función especial: la función SUMA()
La función SUMA() se usa mucho más que todas las demás. Por esto, en la cinta de opciones hay un botón
para calcular la suma de un grupo de celdas ( Inicio >>> Modificar >>> Autosuma ).
Cuando pulsas el botón Autosuma, Excel te sugiere la serie de celdas a sumar y las preselecciona. Excel elige
celdas con números que se encuentren o bien por encima de la celda resultado o bien a la izquierda. Si ha
elegido bien la lista, basta con que pulses Intro . Si no, selecciona el grupo de celdas que corresponda.
Suele causar confusión saber cuándo es mejor usar la función SUMA() y cuándo es mejor usar el operador
+ . Si sólo se están sumando dos operandos es mejor práctica usar el operador + . Cuando se están
sumando tres o más operandos siempre es mejor usar la función SUMA() y no tener que escribir las celdas
de la suma una a una (como sería el caso de =A1 + A2 + A3 + ... ).
El botón Autosuma tiene una echa que despliega otras funciones que se usan a menudo como Promedio,
Contar números, Max y Min.
Ejercicicio
 De la siguiente lista de gastos de un trimestre, queremos calcular la suma por cada mes y el
promedio de cada concepto.
Recuerda pulsar en el menú despleglable de la Autosuma, las opciones de Suma y

Promedio.
 Aprovecha el ejercicio para practicar el concepto de "arrastrar la fórmula" explicado en la sección anterior.
Deberías ser capaz de resolver el ejercicio escribiendo solamente una fórmula de SUMA y una fórmula de
PROMEDIO , para después "arrastrarlas" al resto de celdas. Es imprescindible que domines la copia de fórmulas
para superar el curso.

Sección 5.6
Funciones lógicas
La función SI
Las funciones lógicas se basan en pruebas condicionales para determinar si un argumento es verdadero o
es falso, y suelen verse acompañadas de operadores lógicos como son > , = o < .
La función SI es la más importante de esta categoría. Permite dar diferentes resultados dependiendo de si
se cumple cierta condición o no.
Por ejemplo, podemos necesitar saber si una llamada telefónica se encuentra en el tramo horario
económico o en el caro, suponiendo que cualquier llamada posterior a cierta hora de la tarde y previa a la
medianoche será más barata.
Colocamos el selector de celda donde se realizará el cálculo (B2) y usamos la opción Insertar función .
Seleccionamos la categoría lógicas, y en la lista que se abre hacemos doble clic sobre la función SI .
El primer argumento de la función es una Condición . En nuestro caso, la condición será que la hora de la
llamada sea mayor que la hora de inicio del tramo de llamadas económico. Observa que, como casi siempre
en estos casos, a la derecha del cuadro Prueba lógica encontramos un botón que permite seleccionar
celdas de la hoja como condición.
Ahora hacemos clic dentro del cuadro Valor_si_verdadero y escribimos lo que queremos que haga la
fórmula si se cumple la condición. En este caso, querríamos que se mostrara el texto Económico. Recuerda
que en las fórmulas y funciones los trozos de texto deben usarse entre comillas dobles.
Finalmente, tenemos que hacer lo mismo para el cuadro Valor_si_falso , donde escribiremos qué debe
hacer la fórmula si no se cumple la condición. En nuestro ejemplo será mostrar el texto Caro.
Finalmente aceptamos el cuadro y comprobamos el resultado.
 Colocando referencias absolutas y relativas como corresponda, copia o arrastra la fórmula que hemos creado
para todas las demás llamadas.
 El siguiente ejercicio te servirá para practicar con la función SI. Se trata de crear el siguiente
listado de alumnos:
El único dato que debes calcular es el de la columna Ciclo superior. Ten en cuenta que un
alumno se encuentra en el ciclo superior SI ha superado el 3er curso.
similar).

Sección 5.7
Funciones de conteo
Introducción
Excel incorpora varias funciones que permiten contar diferentes tipos de datos dentro de una hoja de
cálculo. Estas funciones resultan especialmente útiles a la hora de hacer inventarios, balances, etcétera.
La función CONTAR
La función CONTAR se emplea para contabilizar aquellas celdas que contengan datos numéricos o fechas.
No evalúa por tanto ni las celdas en blanco ni aquellas que contengan texto.
Su utilización es muy sencilla. Situamos el cursor de celda donde se va a efectuar el conteo e introducimos el
símbolo igual seguido de la función CONTAR . A continuación abrimos paréntesis para introducir el rango de
celdas sobre el que vamos a contar. Con el ratón, pinchamos en la primera celda del rango y arrastramos
hasta el nal del mismo.
Si deseamos incluir rangos múltiples o alternos basta con mantener presionada la tecla Control del
teclado e indicar el siguiente rango de celdas.
Una vez concluida la selección de celdas, cerramos el paréntesis y pulsamos Enter para ejecutar la
fórmula. Podemos observar cómo Excel ha contabilizado aquellas celdas rellenas con valores numéricos,
omitiendo aquellas que se encuentran vacías o contienen texto.
También podríamos haber introducido la función mediante el asistente para funciones que se encuentra en
Fórmulas >>> Biblioteca de funciones >>> Insertar función .
La función CONTARA
Cuando deseemos contabilizar el número de celdas que se encuentren no vacías, debemos emplear la
función CONTARA . Su uso es idéntico al de la función CONTAR .
Situamos el selector en la celda donde vamos a efectuar el conteo e introducimos el signo igual seguido de
la función CONTARA . Abrimos paréntesis e introducimos el rango de celdas donde contar. Cerramos el
paréntesis y presionamos Enter para realizar el cálculo.
La función CONTAR.BLANCO
Para contabilizar el número de celdas en blanco de un rango determinado, Excel incorpora la función
CONTAR.BLANCO . Su uso es idéntico al de las dos funciones anteriores.
Posicionamos el cursor en la celda donde vamos a re ejar el conteo, introducimos el símbolo igual y
anotamos la función CONTAR.BLANCO . A continuación abrimos paréntesis y seleccionamos el rango de
celdas que va a ser objeto de la función. Esta función no permite incorporar rangos múltiples. Cerramos
paréntesis y ejecutamos la fórmula presionando Enter .
 El siguiente ejercicio te servirá para practicar con las funciones CONTAR , CONTARA ,
CONTAR.BLANCO . Se trata de crear las siguientes actas del proyecto n de carrera:
Los únicos datos que debes calcular para las puntuaciones de cada alumno son:
Nº puntuaciones correctas: Número de puntuaciones numéricas.

Nº puntuaciones en blanco.
Nº puntuaciones no válidas: Número de puntuaciones que no están en blanco y que
no son numéricas.
similar).

Sección 5.8
Funciones condicionales
Introducción
Es muy habitual encontrarnos con soluciones para hojas de cálculo que precisen realizar conteos selectivos,
es decir, contabilizar los elementos de una lista que cumplan una condición determinada. Un ejemplo muy
usado de este tipo de funciones es la función CONTAR.SI que ya vimos en la sección anterior.
La función SUMAR.SI
Una operación que se presenta muy frecuentemente en una solución de hoja de cálculo es la suma de los
elementos de una lista que cumplan una condición determinada.
Para este tipo de cálculos Excel emplea la función SUMAR.SI , que se usa de manera muy parecida a
CONTAR.SI . Necesitaremos tres argumentos: una condición, el rango de celdas donde buscar la condición y
el rango de celdas donde se encuentran los valores que necesitamos sumar.
El Rango indica el rango de celdas donde queremos que se realice la comparación. El Criterio contiene la
condición con que vamos a comparar los valores. Y el Rango_suma , que es un argumento opcional, indica el
rango de celdas que se considerarán para hacer la suma.

 El siguiente ejercicio te servirá para practicar con la función SUMAR.SI . Se trata de crear el
siguiente extracto de un banco:
Los únicos datos que debes calcular son::
Ingresos: Suma de los importes de aquellos movimientos con importe positivo.

Gastos: Suma de los importes de aquellos movimientos con importe negativo.
similar).
Sección 5.9
Funciones horarias
Introducción
Excel incorpora cierto número de funciones especí cas para realizar operaciones con fechas y horas.
Las funciones HOY y AHORA
Si deseamos incluir la fecha del día actual en una hoja de cálculo emplearemos la función HOY .
Seleccionamos la celda donde deseamos la fecha, introducimos un signo igual y a continuación escribimos
HOY() .
Una vez que presionemos la tecla Enter podemos observar que ha quedado introducida la fecha del día.
Si lo que deseamos es introducir en la hoja de cálculo tanto la fecha del día como la hora, emplearemos la
función AHORA . Anotamos el símbolo igual, el nombre de la función y los paréntesis sin contenido.
Al ejecutar la fórmula podemos ver que se han introducido la fecha y la hora del momento.
En ambos casos podríamos haber usado también el asistente para funciones que se encuentra en Fórmulas
>>> Biblioteca de funciones >>> Insertar función .
 Las funciones horarias trabajan leyendo los códigos internos del ordenador que identi can las fechas y horas.
Estos códigos son números especiales que, una vez leídos por Excel, se transforman a los formatos de fecha y
hora que conocemos.
Este procedimiento tiene algunos inconvenientes, como es el hecho de que si el formato de una celda ha sido
modi cado a texto, número o cualquiera que no sea un formato de fecha u hora, e introducimos una función
horaria, observaremos que Excel no devuelve los datos esperados y sí el código interno.
También sucede si modi camos el formato sobre celdas que ya incluyen una función horaria.
Las funciones DIA, MES y AÑO
Cuando en una hoja de cálculo aparece una fecha pero necesitamos extraer de ella alguno de sus
componentes como son el día, el año o el mes, podremos hacerlo con las funciones del mismo nombre.
Para obtener el año de una fecha, situamos el cursor en la celda deseada, escribimos el signo igual y
anotamos la función AÑO . A continuación abrimos paréntesis e incluimos la referencia de la celda donde se
encuentra la fecha. Cerramos la fórmula y aceptamos.
Para obtener el mes de una fecha, situamos el cursor en una celda, escribimos el signo igual y anotamos la
función MES . A continuación abrimos paréntesis e incluimos la referencia de la celda donde se encuentra la
fecha. Cerramos la fórmula y aceptamos.
Para obtener el día de una fecha, situamos el selector en su posición, escribimos el signo de igual y
anotamos la función DIA , sin tilde. A continuación abrimos paréntesis e introducimos la referencia de la
celda. Cerramos la fórmula y aceptamos.
En los tres casos podríamos haber usado también el asistente para funciones que se encuentra en
 Abre una hoja nueva de Excel y prueba las funciones horarias vistas en esta sección.
Sección 5.10
Funciones de búsqueda
Introducción
Las funciones de búsqueda permiten localizar datos y referencias dentro de una hoja de cálculo,
generalmente bajo unas condiciones o criterios. Se trata de uno de los grupos de funciones más útiles que
incorpora Excel, ya que permiten establecer relaciones entre diferentes tablas ubicadas en los libros de
cálculo.
La función BUSCARV
Una de las funciones de búsqueda más utilizadas es la función BUSCARV , que permite localizar los datos de
una tabla organizada por columnas situados a la derecha de una celda que contenga cierto valor de
referencia.
Los parámetros que emplea esta función son cuatro: la celda de referencia, la tabla donde realizar la
búsqueda, el número de columna dentro de la tabla de búsqueda, y un valor lógico.
Una vez situados en la hoja de cálculo, seleccionamos la celda donde va a introducirse la fórmula. En este
caso será más fácil utilizar el asistente para funciones que se encuentra en Fórmulas >>> Biblioteca de
funciones >>> Insertar función .
En el campo Valor_buscado introduciremos la celda en la que se encontrará el valor que deseamos buscar
en la tabla.
En el campo Matriz_buscar_en hay que especi car el rango de celdas que contiene la tabla en la que
vamos a buscar los datos. Aquí es importante tener en cuenta que el rango de celdas tiene que empezar con
la columna en la que estará el Valor_buscado .
El valor de Indicador_columnas nos indica el número de columna dentro de la tabla de donde se extraerá
el valor deseado.
Finalmente, Ordenado hace referencia a si la tabla donde se realizará la búsqueda está ordenada e in uye
en qué pasa si el valor buscado no se encuentra. Si la tabla está ordenada y escribimos Verdadero , en el
caso de que el valor buscado no se encuentre la función se quedará con el valor que sí esté en la tabla y que
más se le acerque. Si ponemos Falso y el valor buscado no está, se mostrará un error.
Tanto si en la celda que contiene el valor buscado no escribimos ningún valor, como si el valor que
indicamos como buscado no existe en la tabla, el resultado de la fórmula será un error de tipo #N/A .
Además, si el valor buscado se repite varias veces en la tabla, la función sólo tendrá en cuenta el primer
valor encontrado.
 Las funciones de búsqueda son muy importantes. Intenta recrear la hoja anterior y prueba a cambiar el código
de la celda C1 (escribe "A-7" en su lugar).
La función BUSCARH
En ocasiones las tablas donde queremos efectuar búsquedas no están organizadas por columnas sino por
las. En estos casos la fórmula que debemos emplear es BUSCARH .
Esta función busca los datos situados en las las por debajo de la la que almacena los datos de referencia y
lleva los mismos cuatro argumentos que BUSCARV pero referidos a las las: una celda de referencia donde
aparecerá el valor que va a servir para buscar el dato en la tabla, la tabla donde buscar (empezando con la
la en la que se buscará el dato), el número de la dentro de la tabla que almacena los valores que estamos
buscando, y un valor lógico Verdadero (tabla ordenada) o Falso (tabla no ordenada).
Al igual que con la función anterior, si en la celda que contiene el valor buscado no escribimos ningún valor,
o si el valor que indicamos como buscado no existe en la tabla, el resultado de la fórmula será un error de
tipo #N/A . Además, si el valor buscado se repite varias veces en la tabla, la función sólo tendrá en cuenta el
primer valor encontrado.
 Las funciones de búsqueda son muy importantes. Intenta recrear la hoja anterior y prueba a cambiar el código
de la celda B1 (escribe "Camisas Andrews" en su lugar).
 El siguiente ejercicio te servirá para practicar con las funciones BUSCARV y BUSCARH. Se
trata de crear la siguiente factura de contabilidad:
Los únicos datos que debes de calcular mediante fórmulas se encuentran en la segunda
tabla y son los siguientes:
Descripción: Nombre del producto con el código dado, debes de buscar en la primera
tabla (la de los Artículos) el código y obtener el Nombre del producto.
Precio unidad: Precio de cada unidad del producto con el código dado. Debes de
buscar en la primera tabla el código de la venta y obtener el precio del producto que
será el que aparezca en Precio unidad.
Total: Unidades * Precio unidad.
Haz lo mismo que en el caso anterior pero cambiando el aspecto de la tabla de Artículos tal
y como se muestra a continuación:
similar).
Sección 5.11
Más sobre fórmulas
Autocalcular
Autocalcular es una facilidad de Excel que permite conocer el resultado de una función antes de colocarla en
una celda de forma de nitiva. Tan sólo sirve para las seis funciones más utilizadas y se usa pulsando con el
pulsador derecho del ratón sobre la barra de estado, después de haber seleccionado el grupo de celdas.
Una vez seleccionada la función, en la barra de estado se muestra el resultado que se obtendría. Cuando se
seleccionan varias celdas automáticamente aparece en la barra de estado el valor que se obtendría con las
funciones Autocalcular elegidas.
Copia y desplazamiento de fórmulas
Las fórmulas se pueden copiar y desplazar (cortar y pegar).
Ya sabemos que cuando se copia una fórmula se trasladan las referencias relativas en la misma medida que
la fórmula. Sin embargo, cuando se desplaza una fórmula (se corta o se mueve), las referencias a las celdas
permanecen tal como estaban.
Si lo que se quiere pegar en otra celda no es una copia de la fórmula, sino el resultado que arroja (lo que se
ve en la celda), entonces se ha de elegir Inicio >>> Portapapeles >>> Pegar >>> Pegar valores o
Inicio >>> Portapapeles >>> Pegar >>> Pegado especial y luego Valores . También se puede
acceder al menú de Pegado especial mediante el menú contextual.
Errores
Cuando se comete un error en una fórmula, en la celda no se ve ningún resultado, sino una indicación del
tipo de error que se ha cometido:
La columna no es lo bastante ancha para mostrar el dato. Basta con ampliar el ancho de la
####
celda para ver el dato correctamente.
¡DIV/0! La fórmula intenta dividir por cero.
¿NOMBRE? Algún nombre de función o de celdas es incorrecto.
¡VALOR! Alguna casilla contiene un valor que no se puede utilizar.
¡REF! Hay alguna referencia a una celda que no es válida.
 Prueba a introducir fórmulas en las celdas que den estos errores.
Rastrear precedentes y dependientes
Excel ofrece una herramienta de rastreo que permite mostrar las relaciones que existen entre los elementos
de una fórmula. Se trata de la Auditoría de fórmulas .
Tienes todas las opciones de la auditoría de fórmulas en Fórmulas >>> Auditoría de fórmulas .
Podemos realizar dos tipos de rastreo: rastrear precedentes y rastrear dependientes.
Si situamos el selector en una celda cuyo contenido es una fórmula, podemos rastrear las celdas
precedentes, es decir, aquellas que intervienen dentro de una fórmula.
Para ello situamos el cursor de celda en una fórmula y pulsamos sobre el botón Rastrear precedentes
de la barra de herramientas. Observamos que aparecen unas echas azules que señalan las celdas
precedentes. Si hacemos doble clic sobre una de ellas, aparecerá seleccionada la celda situada en el otro
extremo.
Cada vez que pulsemos el botón Rastrear precedentes veremos un nivel más de precedencia.
Pulsando sobre el botón Quitar un nivel de precedentes (opción de Quitar flechas ) hacemos
desaparecer un nivel de precedentes. Si lo pulsamos tantas veces como hemos pulsado Rastrear
precedentes , nos desaparecerán todas las indicaciones de precedencia.
Las celdas dependientes son las que contienen las fórmulas en las que se referencia la celda seleccionada.
Si seleccionamos una celda y pulsamos el botón Rastrear dependientes observamos cómo aparecen
las mismas echas pero en sentido contrario al de las celdas precedentes. Podemos pulsar Rastrear
dependientes hasta que aparezcan todos los niveles de dependencia.
Pulsando sobre el botón Quitar un nivel de dependientes (opción de Quitar flechas ) hacemos
desaparecer un nivel de precedentes.
Para hacer que desaparezcan todas las echas pulsaremos sobre el botón Quitar todas las flechas
.
Si la celda seleccionada para buscar sus precedentes o dependientes hace referencia a una celda de otra
hoja de cálculo o de otro libro, al utilizar Rastrear precedentes o Rastrear dependientes aparecerá una
echa de color negro apuntando a un icono de una hoja de cálculo.
Si hacemos doble clic sobre la echa aparecerá el cuadro de diálogo Ir a mostrándonos la coordenada de
la celda correspondiente.
Si la celda pertenece a otro libro, éste debe estar abierto para que Excel pueda rastrearlo.
Sección 5.12
Contabilidad
Dejando aparte los rótulos, los datos que se introducen a mano son los nombres, códigos,
precios y unidades de los productos, así como el tipo de descuento y el tipo de I.V.A. Se
deberá calcular para cada producto:
Bruto = unidades * precio

Descuento = bruto * tipo de descuento
Neto = bruto – descuento
IVA = neto * tipo de IVA
Total = Neto + IVA
También se han de calcular los totales de las columnas Bruto, Descuento, Neto, I.V.A. y Total.
Utiliza referencias absolutas y/o relativas de modo que las fórmulas las puedas copiar para
el resto de productos.
Guarda el ejercicio con el nombre ContabilidadPapeleria.xlsx .
Más contabilidad
Dejando aparte los rótulos, los datos que se introducen directamente son todos los de la
tabla de arriba (incluyendo el tipo de descuento y el tipo de I.V.A), y de la de abajo los
códigos y unidades de los productos. Se deberá calcular para cada producto:
Bruto = unidades * precio, pero ten en cuenta que los artículos no están en el mismo
orden en las dos tablas y que la fórmula debe de ser la misma para todas las celdas.
Descuento = bruto * tipo de descuento
Neto = bruto – descuento
IVA = neto * tipo de IVA
Total = Neto + IVA
Max. Total = Total máximo
Min. Total = Total mínimo
Num. Ventas >6000 = Número de ventas con un Total superior a 6000 €
También se han de calcular los totales de las columnas Unidades, Bruto, Descuento, Neto,
I.V.A. y Total.
Utiliza referencias absolutas y/o relativas de modo que las fórmulas del primer producto las
puedas copiar para el resto de productos.
Guarda el ejercicio con el nombre ContabilidadTienda.xlsx .
Facturación condicional
Ahora debes completar la funcionalidad de la hoja usando fórmulas y funciones.
Cuando se introduzca el importe , se han de calcular automáticamente todos los

descuentos y extras, así como el total (importe menos descuentos más extras).
Cada descuento o extra se aplicará si en la lista de la izquierda se indica con "Si" que se ha
de aplicar. Cuando ponga "No", el descuento o extra será cero.
Deberás utilizar la función SI() :

SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Prueba a cambiar los descuentos aplicables en la tabla de la izquierda ("Si/No") y el importe
inicial, y observa cómo van cambiando el resto de valores.
Guarda el ejercicio con el nombre CondicionalTienda.xlsx .
Otra facturación condicional
 Vamos a crear una hoja de cálculo para la contabilidad de una empresa de informática que
ofrece servicios personalizados para empresas y particulares. Reproduce la siguiente hoja:
Dejando aparte los rótulos, los datos que se introducen son los nombres de clientes, el tipo
de cliente, si el cliente es o no socio, el tipo de servicio, las horas empleadas y si se ha
realizado o no desplazamiento. Se deberá calcular para cada cliente:
TotalDesplazamiento = Si se ha realizado desplazamiento deberá de aparecer el

importe establecido por desplazamiento.
TotalServicio = Horas * precio/hora. Ten en cuenta que el precio/hora depende del
tipo de servicio (J o S).
Impuestos = (TotalDesplazamiento + TotalServicio) * tipoImpuestos. Ten en cuenta
que el tipoImpuestos depende del tipo de cliente (A o P).
Descuento = (TotalDesplazamiento + TotalServicio) * tipoDescuento. Ten en cuenta
que el tipo de descuento depende de si el cliente es socio o no (S o NS).
Precio Final = TotalDesplazamiento + TotalServicio + Impuestos - Descuento.
Utiliza referencias absolutas y/o relativas de modo que las fórmulas que emplees para el
primer cliente sirvan para el resto.
Ten en cuenta que deberás utilizar la función SI() en varios de los conceptos que debes
de calcular:
SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
En la siguiente imagen aparece la hoja con algunos datos introducidos, para que puedas
comprobar los resultados que deberías obtener en tu ejercicio:
Prueba a cambiar los valores de la tabla de abajo, modi cando las columnas del tipo de
cliente, socio, tipo de servicio, horas y desplazamiento. Observa cómo van cambiando el
resto de los datos
Guarda el ejercicio con el nombre CondicionalEmpresa.xlsx .

Sección 5.13
Cuentas de un restaurante
 En este ejercicio, vamos a preparar una hoja para llevar las cuentas del restaurante
especializado en gambas Bubba Gump. Dado que el restaurante vende muchos productos y
tiene varias mesas, empieza por descargar una hoja de cálculo con los datos iniciales.
Pincha aquí para descargar los datos iniciales. Tendrás que descomprimir el archivo usando
Winzip o un programa similar.
En una primera hoja que se llamará Cuentas, habrá una tabla con el menú y la cuenta de
una de las mesas del restaurante, incluyendo qué han pedido, la cantidad, su precio y el tipo
de consumición. Se tiene en cuenta que las bebidas alcohólicas tienen un tipo de IVA
superior al del resto de los productos.
En una segundo hoja que se llamará Propinas, se lleva la contabilidad de las propinas dadas
por cada una de las mesas. Para ello se tiene en cuenta el grado de satisfacción de los
clientes. La propina será un porcentaje sobre el total de la cuenta. Además, si el número de
comensales es superior a cierto número, se añadirá automáticamente una cierta cantidad a
la cuenta.
Para evitar problemas con las referencias, te recomendamos que empieces por realizar las
fórmulas y cálculos, y apliques el formato una vez terminado el resto del ejercicio.
El contenido y el aspecto de ambas hojas deberá ser el siguiente:

Deberás calcular todos los campos que vienen en blanco en los datos iniciales que te has
descargado. Dado que son muchas las, es imprescindible que uses correctamente la copia
de fórmulas, así como las referencias absolutas y relativas.
En la primera hoja, que se deberá llamar Cuentas, ten en cuenta lo siguiente:
Para calcular la columna Precio se debe buscar el precio de cada producto en la tabla
de platos y multipicarlo por la Cantidad que se ha consumido de ese producto.
Para calcular la columna Tipo se debe buscar el tipo de cada producto en la lista de
platos.
Para la columna IVA habrá que tener en cuenta si el producto es de tipo “Alcohol” o
no. Si lo es, se usará el Tipo de IVA alcohol. Si no, se usará el Tipo de IVA normal.
Se usará el formato condicional para las celdas de la columna Tipo en la tabla de los
platos del restaurante. Si el contenido es “Alcohol”, se mostrará en Negrita y con el
fondo en rojo claro.
Finalmente, se debe calcular la celda Nº de bebidas alcohólicas contando el número
de platos de la cuenta que tienen como tipo “Alcohol”.
En la segunda hoja, que se deberá llamar Propinas, ten en cuenta lo siguiente:
Para calcular la columna Propina se debe buscar el porcentaje de propina que

corresponde al grado de satisfacción de la mesa y multiplicarlo por el Total de la
Cuenta.
Para la columna Extra por grupo habrá que tener en cuenta si el grupo tenía un
número superior de comensales que los considerados en la tabla Extra por grupo. Si
es así, se aplicará el suplemento. Si no, el extra será cero.
El Total de la propina será la suma de la porpina y del extra por grupo.
Desde el punto de vista del formato, debes tener en cuenta que:
La fuente a utilizar para los Títulos principales es: Palatino Linotype, tamaño 24 y 14
puntos respectivamente.
La fuente a utilizar para los Títulos en blanco sobre fondo granate: Verdana, tamaño
10 puntos, en negrita.
Las cantidades que expresen dinero deben tener formato de Contabilidad en euros.
Una vez terminado el ejercicio usa la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el
documento de Excel creado (Restaurante.xlsx).

Lección 6
Gráficos
Requisitos previos
Conocer los distintos tipos de grá cos que puede generar Excel, así como sus distintas opciones de formato
y visualización.
Secciones
6.1 Grá cos de Excel
6.2 Dimensiones de los grá cos
6.3 Datos, series y etiquetas
6.4 Herramientas de grá cos
6.5 Minigrá cos
6.6 Grá cos combinados

Sección 6.1
Gráficos de Excel
Introducción
Los grá cos son representaciones grá cas de datos numéricos. Facilitan la interpretación y comparación de
los datos. Una imagen vale más que mil palabras.
Los grá cos estarán vinculados a los datos con los que se producen, de forma que si cambia una de las
celdas usadas se actualizará automáticamente el grá co.
Los grá cos se crean con series de datos (rangos). Los datos deben encontrarse en una o más áreas
rectangulares (no tienen por qué ser contiguas). Si las celdas superiores de las columnas o las celdas de la
izquierda en las las contienen etiquetas de texto, éstas se usarán para rotular el grá co. En Excel 2016
crear un grá co a partir de una tabla de datos es muy sencillo.
El asistente para gráficos
Vamos a empezar por crear una tabla con los datos que queremos representar en el grá co:
 Construye la hoja de la gura y guarda el libro con el nombre de Juguetes.
Para crear el grá co selecciona todas las celdas, incluyendo los nombres de la y columna, y selecciona el
tipo de grá co que quieras emplear en el grupo de botones Insertar >>> Gráficos de la cinta de
opciones:
Si seleccionas el menú de grá cos de Columna y la opción Columna Agrupada 3D Excel creará
automáticamente un grá co muy parecido al siguiente:
El grá co es un objeto que se puede mover y cambiar de tamaño, y que se mantiene siempre " otando"
encima de las celdas. El grá co adapta su aspecto al espacio disponible.
 Prueba a agrandar el grá co y moverlo de sitio.

Sección 6.2
Dimensiones de los gráficos
Gráficos en dos dimensiones
A continuación se muestran los distintos elementos de un grá co en dos dimensiones. Todos ellos se
pueden con gurar como veremos más adelante.
Galería de gráficos en dos dimensiones
A continuación se muestran ejemplos de los distintos tipos de grá cos de dos dimensiones que puedes
generar con Excel.
Por ejemplo, los grá cos de columnas se pueden representar en tres formas distintas: columnas agrupadas
(donde las barras de una misma categoría se agrupan en el eje X), columnas apiladas (donde cada categoría
tiene una única barra vertical) o columnas 100% apiladas (donde cada barra se normaliza a 100% y los
valores representan porcentajes de cada serie):
Similarmente, podemos usar barras horizontales o áreas para representar los mismos datos:
Existen múltiples variaciones y estilos que podrán resultarnos útiles según el tipo de información que
queramos representar:
Ten en cuenta que cada tipo de grá co admite variaciones.
 Cambia el tipo de grá co del ejemplo a los distintos tipos que se muestran para comprobar el aspecto que
toma. Para hacerlo pulsa con el botón derecho sobre el grá co y selecciona la opción Cambiar tipo de
gráfico .
Gráficos en dos dimensiones con efecto 3D
Como habrás observado en los menús, hay varios tipos de grá cos equivalentes a los grá cos anteriores
pero con un efecto 3D para las barras o columnas. Aunque estos grá cos se denominan "3D", es importante
distinguir que son grá cos con sólo dos ejes (X e Y) y por tanto funcionan de forma similar a los descritos en
esta sección. Estos son algunos de los tipos de grá cos disponibles:
 Cambia de nuevo el grá co y prueba los grá cos con efecto 3D.
Gráficos en tres dimensiones
Algunos de los tipos de grá cos que Excel permite trazar emplean realmente tres ejes, por lo que los
denominamos Gráficos 3D (¡no los confundas con los anteriores!). Además de los elementos de los
grá cos en dos dimensiones, los grá cos 3D tienen algunos otros:
Este tipo de grá co se puede encontrar en los tipos Columna, Línea, Barra y Super cie.
A continuación se muestran ejemplos de los distintos tipos de grá cos de tres dimensiones que puedes
generar con Excel. Ten en cuenta que cada tipo de grá co admite variaciones.
 Usa la tabla de los apartados anteriores para probar los grá cos 3D.
Sección 6.3
Datos, series y etiquetas
Datos y series
Para entender bien cómo funcionan los grá cos, debes tener claro cuáles son los datos a partir de los cuales
vamos a construir el grá co. Normalmente los grá cos representan una o más series de datos. Una serie es
una lista de celdas contiguas, bien a lo largo de una la o bien a lo largo de una columna.
En el eje horizontal (X) se disponen tantas marcas como valores haya en la serie. Para cada marca, el valor
concreto se representa en el eje vertical (Y). El grá co se construye en función de los pares (marca, valor), o
lo que es lo mismo, las coordenadas (X, Y). Dependiendo del tipo de grá co que se elija, para cada X se
resaltará el punto (X, Y), se dibujará una barra de altura Y, o un punto que represente el valor Y de alguna
otra forma.
Si hay más de una serie, entonces consideraremos varias listas en las o varias listas en columnas (no
necesariamente contiguas). Esto quiere decir que un mismo grupo de celdas se puede interpretar de dos
formas distintas, a la hora de generar el grá co: se puede interpretar que cada serie se encuentra en una
la de celdas o que cada serie se encuentra en una columna de celdas:
Cuando hay varias series, para cada punto de la X se representan juntos los valores correspondientes de
todas las series: como varias barras agrupadas, como barras apiladas, con distintos puntos, etc. Por
ejemplo, en el siguiente grá co, las series son los tipos de gastos (columnas en el ejemplo anterior):
En los grá cos 3D, en cambio, los valores de las series se corresponden con el eje Z, en el eje Y se
encuentran los valores de las distintas series y en el eje X los puntos de datos:
Etiquetas para el gráfico
Si la primera celda de una serie contiene texto, Excel tomará ese texto como nombre de la serie, omitiendo
la celda a la hora de representar los valores. Los nombres de las series se indican en la leyenda del grá co.
Para los valores de cada serie se utiliza un color diferente, el cual se muestra en la leyenda.
Si una de las series está compuesta por celdas con texto, esos textos se tomarán como nombres de
categorías, omitiendo la serie a la hora de representar los valores. El eje X es el eje de categorías, de forma
que cada categoría identi ca cada valor de la serie.
Un grá co de series en columnas:

Un grá co de series en las:
Para cambiar de una con guración a otra, una vez creado el grá co, selecciona primero el grá co para que
aparezcan las pestañas especí cas para grá cos de la cinta de opciones y después selecciona en la pestaña
de Diseño el comando Cambiar entre filas y columnas .
 Ten en cuenta que también podría ocurrir que los nombres de las series y categorías tengan que ser números
(como por ejemplo en una tabla numérica). En ese caso, si seleccionamos esos datos junto con los que
queremos representar, Excel los tratará como valores y los dibujará en lugar de usarlos como nombres de
series y categorías.
Para que el grá co sea correcto tenemos dos opciones: o bien de nimos los datos numéricos que son los
nombres de las series y categorías como texto, o bien podremos modi car los nombres de las series y
categorías utilizando el asistente como veremos más adelante.
Existe un truco para que los rótulos sean números (y las operaciones se realicen correctamente), pero diciendo
a Excel que los trate como texto. Para ello hay que poner una comilla simple ( ' ) antes de los números del
rótulo ( '-3, '-2, ..., '3 ).
Sección 6.4
Herramientas de gráficos
Diseño
Como habrás visto hasta ahora, crear un grá co en Excel es muy sencillo, aunque al principio estamos
limitados a los formatos y elecciones de colores realizadas automáticamente por Excel. Una vez creado un
grá co, es posible personalizar su contenido y apariencia para conseguir exactamente el grá co deseado.
Como habrás observado ya, en cuanto seleccionas el grá co Excel añade a la cinta de opciones un nuevo
grupo de pestañas llamado Herramientas de gráficos que puedes utilizar para modi car el grá co:
En esta sección nos centraremos en la primera de las nuevas pestañas, denominada Diseño y que
podemos usar para modi car los datos representados y para ajustar rápidamente nuestro grá co usando
patrones de formato prede nidos.
Tipo
Aunque ya hayamos escogido el tipo de grá co al crearlo, es posible que queramos probar a usar algún otro
tipo y comprobar cómo queda. Para ello, seleccionamos el comando Tipo >>> Cambiar tipo de gráfico ,
lo que hará que se abra un menú que permite escoger entre diversos tipos de grá co:
Si personalizas el formato de algún grá co (como vamos a hacer en las siguientes secciones), luego podrás
guardar su formato como una nueva plantilla para crear nuevos grá cos similares pinchando sobre el
grá co con el botón derecho del ratón y seleccionando Guardar como plantilla. Excel te pedirá un nombre
de archivo para la nueva plantilla y a partir de ese momento la plantilla estará disponible como un nuevo
tipo de grá co en una sección especial llamada Plantillas :
Datos
Las siguientes opciones de la barra de diseño tienen que ver con identi car los datos que queremos
representar. En la sección anterior ya hemos visto el funcionamiento del comando Cambiar entre filas y
columnas para modi car con un solo click la interpretación de las series como las o columnas.
En cambio, el comando Datos >>> Seleccionar datos nos permite controlar de una forma mucho más
detallada los datos de origen de nuestro grá co a través del siguiente menú:
Patrones de gráficos
Los siguientes bloques de la pestaña Diseño , denominados Diseños de gráfico y Estilos de diseño
te permiten con gurar de forma rápida tu grá co para ajustarlo a una serie de patrones pre-de nidos por
Excel. Ten en cuenta que estos son diseños pre-de nidos y no tienes por qué ceñirte a ellos. Más adelante
veremos cómo personalizar nuestros propios diseños.
En la sección Diseño rápido encontrarás una serie de opciones que te permiten escoger entre distintos
diseños prede nidos. Los estilos disponibles varían según el tipo de grá co, pero en general contemplan la
posibilidad de mostrar u ocultar elementos tales como la leyenda, los títulos de los ejes, los rótulos en los
puntos de datos o las tablas de datos debajo del grá co.
En Agregar elemento de gráfico podemos hacer visibles diferentes componentes (como títulos, líneas,
etc) y con gurarlos.
El grupo Estilos de diseño permite cambiar la combinación de colores del grá co entre varios formatos
prede nidos:
Por último, si nos situamos encima de un grá co nos aparecerá un pequeño menú con tres opciones:
Son accesos rápidos a los menús que acabamos de explicar: el primero equivale a Agregar elemento de
gráfico , el segundo a Estilos de diseño y el tercero es un ltro rápido.
 Explora las distintas opciones de los diseños rápidos y comprueba cómo cambia el grá co nal. Prueba distintas
combinaciones de tipos, diseños y estilos de grá cos.
Formato
En la pestaña Formato podemos con gurar nuestros propios estilos de grá cos de forma más detallada.
En esta lección vamos a ver cómo personalizar los grá cos aplicando nuestros propios estilos y
combinaciones de colores:
Insertar formas
Desde este menú podemos insertar distintos tipos de Autoformas en el grá co, como cuadros de texto o
echas. Una vez la hayamos agregado, nos aparecerá un nuevo menú de Formato para con gurar esta
nueva autoforma:
 Prueba a insertar una autoforma y con gurarla.
Estilos de forma
Aquí podemos con gurar cada elemento del grá co. Para ello debemos pinchar en el componente que
queremos modi car dentro del propio grá co: fondo, ejes, series,...
Según lo que seleccionemos se modi carán los estilos de la barra. Si pinchamos en la echita que aparece
en la parte de abajo a la derecha del bloque Estilos de forma, nos aparecerá un menú a la derecha con
todos los parámetros con gurables:
En la primera opción se con gura el relleno y la línea.

En la segunda los efectos.
En la tercera la alineación, pero sólo aparece en algunos elementos.

Y en la última se con guran otras opciones, que dependen del componente seleccionado pero no aparece
en todos.
Si seleccionamos la serie de datos, podemos modi car las formas del grá co:
En el desplegable de Opciones de serie podemos navegar por todos los elementos del grá co para poder
con gurarlos sin tener que resaltarlos en el grá co:
 Modi ca el aspecto del grá co explorando las opciones que acabamos de ver.
Estilos de cuadros de texto

Si seleccionamos un elemento del grá co con texto, podemos modi car el estilo de la fuente. Al ampliar las
opciones, nos aparecen los siguientes menús a la derecha:
En la opción de la izquierda se con gura el contorno y el relleno. En la segunda los efectos del texto. Y en la
de la derecha el cuadro de texto.
 Con gura las etiquetas del grá co.

Sección 6.5
Minigráficos
Los minigrá cos son pequeños grá cos que sólo ocupan una celda y nos sirven como ayuda visual en una
tabla de datos, de forma que podamos ver el comportamiento de los valores de forma más sencilla.
Crear un minigráfico
Para insertar uno o varios minigrá cos debemos seleccionar una o varias celdas vacías donde queremos
situarlos. Después, en la pestaña Insertar seleccionaremos el tipo de minigrá co y el rango de celdas
donde están los datos que queremos representar.
Personalizar un minigráfico
Cuando seleccionamos la celda que contiene un minigrá co nos aparece la pestaña Diseño en el menú
superior:
Desde allí podremos modi car el tipo de grá co y datos de origen, y personalizar estilos, colores y ejes.
También podemos destacar ciertos valores en el grá co, como el máximo (Punto alto), el mínimo (Punto
bajo), etc...
Para eliminar un minigrá co debemos usar el botón Borrar de esta barra de Diseño , ya que el botón
Suprimir no funciona en este caso.
Debes tener en cuenta que, al estar contenido en una celda, para cambiar el tamaño del minigrá co lo que
debes hacer es modi car el tamaño de esa celda.
 Crea unos minigrá cos y explora todas las opciones de diseño.

Sección 6.6
Gráficos combinados
Crear un gráfico combinado
Los grá cos combinados sirven para representar dos o más tipos de grá cos diferentes en uno solo.
Primero seleccionamos los datos que queremos representar. Si estos se encuentran en las no contiguas,
iremos añadiendo nuevas las dejando pulsada la tecla Control :
Dentro de los tipos de grá cos, seleccionamos la opción Cuadro Combinado :

Tras seleccionar un tipo de grá co concreto, Excel creará un grá co a partir de los datos seleccionados:
Modificar un gráfico combinado
Dependiendo de los datos seleccionados, puede que el grá co no represente los ejes de modo lógico, por lo
que los invertiremos pulsando el botón Cambiar entre filas y columnas dentro de la pestaña de
Diseño .
Para seleccionar los tipos de grá co deseados, pulsamos en Cambiar tipo de Gráfico . Allí
seleccionaremos cada tipo de datos para cada serie:
Y así conseguiremos el tipo de dato deseado:

 Prueba a seleccionar tres años de la tabla y a generar un grá co combinado. Al seleccionar los datos
verticalmente, no hay que cambiar entre las y columnas. Dale un formato distinto a cada uno de los años:
Sección 6.7
Gráficos y más gráficos
 Reproduce la siguiente hoja en un libro denominado Gráficos :
Llama Datos a la hoja y genera los totales de las ventas mensuales.
Genera en la misma hoja un grá co del tipo Columna agrupada 3D correspondiente a las
ventas de los diferentes meses de ambos productos. Como título del grá co usa "Ventas
mensuales" y pon la leyenda debajo del grá co. El grá co deberá tener este aspecto:
Genera en la segunda hoja (llámala Gráficos ) un grá co del tipo Barra apilada para las
ventas de enero, febrero y marzo de ambos productos. Como título usa "Ventas de los tres
primeros meses", muestra las líneas de división principales del eje X, pon la leyenda arriba y
haz que se muestren los valores como rótulos de datos (coloca el grá co como un objeto en
la segunda hoja y muévelo hacia la esquina superior izquierda para dejar sitio a los que
siguen).
Genera también en la segunda hoja un grá co del tipo Columna 100% apilada para las
ventas de enero, marzo y mayo de ambos productos. El grá co debe mostrarse por
columnas. Coloca el grá co a la derecha del anterior.
Genera en la segunda hoja un grá co del tipo Circular seccionado 3D para las ventas
totales de los diferentes meses. El título deberá ser "Total de ventas", la leyenda se verá
debajo y como rótulos de valores se mostrarán los porcentajes. Agranda el área de trazo
para que se vea la tarta más grande. Haz que se vean dos decimales en los porcentajes y
mueve aquellos que queden fuera o demasiado al borde. Coloca el grá co debajo del
primero de esa segunda hoja. (Nota: si el grá co se genera dentro de la primera hoja,
córtalo y pégalo en la segunda.)
Genera también en la segunda hoja ( Gráficos ) un grá co del tipo Línea con marcadores
que nos permita ver la tendencia de los dos productos a los largo de esos meses. Haz que el
área de trazo sea de color azul claro (deja el borde en gris). Coloca el grá co a la derecha del
tercero (bajo el segundo).
El aspecto de la segunda hoja deberá ser, al nal, como el de esta:
 Modi ca los datos de la hoja y observa el efecto producido en los distintos grá cos.
Publicidad de mercado
 Crea un libro con el nombre de Publicidad y crea la siguiente tabla en la primera hoja
(llámala Gastos y establece todas las celdas en Verdana a 10 puntos):
A partir de los datos de esa tabla genera el siguiente grá co en la misma hoja:
Es del tipo Columna Pirámide en 3D . Intenta que tu resultado sea lo más parecido al de la
ilustración.
A continuación te damos los ajustes de formato de cada elemento del grá co que hemos
usado nosotros para conseguir el resultado:
Título: Fuente Verdana, en blanco, estilo normal, 18 puntos; sobre un fondo con
efecto de relleno degradado za ro en diagonal hacia arriba; borde automático.
Leyenda: Debajo, con borde, sombreado y fondo de textura de gotas de agua; fuente
Palatino Linotype a 12 puntos y en negrita y cursiva.
Eje de series: Palatino Linotype a 9 puntos en cursiva y negrita, azul oscuro y
alineación con un ángulo personalizado de 12º.
Eje de categorías: Palatino Linotype 12, negrita y rojo.
Eje de valores: Verdana 10 en negrita.
Fondo del área de grá co gris oscuro y del área de trazado en gris claro.
Área de trazado: Borde verde oliva grueso.
Serie "Urbana": Degradado amanecer radial.
Serie "Radio": Efecto de relleno con textura de mármol verde.
Serie "Prensa": Degradado prestablecido "Fuego".
Serie "T.V.": Degradado "Caída de noche" del tipo camino.
Planos laterales: borde rojo oscuro y área rojo claro.
Líneas de división rojas.
Plano inferior púrpura.
Después, copia el grá co en la segunda hoja y modi ca la disposición espacial del grá co 3D
para conseguir algo parecido a esto:
Gráficos para una constructora
 Crea un documento de Excel llamado Graficos y en su primera hoja construye la siguiente

tabla:
Calcula los datos que faltan en la hoja siguiendo las siguientes instrucciones:
Total de Casas vendidas = suma de las ventas de los tres modelos en cada trimestre.
Ingreso por ventas = Ventas del Modelo Individual * Precio del Modelo Individual +
Ventas del Modelo Pareado * Precio del Modelo Pareado + ...
Coste de las ventas = Ventas del Modelo Individual * Costes del Modelo Individual +
Ventas del Modelo Pareado * Costes del Modelo Pareado + ...
Margen bruto = Ingreso por ventas – Coste de las ventas.
Costes inmobiliaria = Ingreso por ventas * Porcentaje coste inmobiliaria.
Costes permisos = Ingreso por ventas * Porcentaje coste permisos.
Coste total = Personal + Costes inmobiliaria + Publicidad + Costes permisos.
Bene cio = Margen bruto – Coste total.
Margen bene cio = Bene cio / Ingreso por ventas.
Totales anuales = suma de los trimestrales.
 No olvides utilizar como corresponda las referencias absolutas y relativas a la hora de

completar la tabla. ¡Pueden ahorrarte mucho trabajo!
Una vez calculados los resultados, la tabla debería quedarte así:

Crea el siguiente grá co de ventas trimestrales (éste y todos los demás en la misma hoja
que la tabla). Se trata de un grá co de tipo Barra , concretamente del tipo Cilindro
horizontal agrupado . Asegurate de obtener la misma presentación (colores, rótulos,
fondos, bordes...):
Crea un grá co para el Margen bruto, eligiendo un grá co de tipo Área 3D . Asegurate de
obtener el mismo aspecto.
Ahora crea dos grá cos de Ventas por modelos (sus tipos son Columna agrupada y Línea
con marcadores, respectivamente; asegúrate de obtener la misma presentación - colores,
líneas, leyenda, etcétera-):
Crea un grá co que represente la composición porcentual por trimestres de los costes
totales (tipo Columna apilada con efecto 3D ) y que tenga el siguiente aspecto:
Crea otro grá co que represente la incidencia porcentual anual de los costes. El grá co será
de tipo Circular seccionado 3D . Haz que se vean los porcentajes y la leyenda como
rótulos de datos, cambia el fondo del grá co a un degradado radial y el borde del grá co
para que tenga una apariencia similar.
Crea un grá co para representar los bene cios trimestrales:
Selecciona como forma de las series de datos Cono parcial .

Muestra el valor de cada serie como un rótulo de datos.
Con gura la vista 3D de la gura como en el ejemplo.
Ajusta los colores, textos... a los que se muestran en la imagen.
Para terminar crea un grá co usando una imagen externa:

Representará los bene cios trimestrales.
Primero crea un grá co de columnas normal.
A continuación selecciona la serie de datos (las cuatro columnas). Abre Dar formato
a series de datos >>> Relleno >>> Relleno con imagen o textura .
A continuación puedes incluir cualquier imagen. La imagen del ejemplo representa un

fajo de billetes. Pulsa aquí para obtener la imagen (en la ventana que se abre pulsa
con el botón derecho sobre la imagen y usa la opción para guardarlo).
Ajusta los colores, textos... a los que se muestran en la imagen.
similar).
Sección 6.8
Gráficos de climatología
 Vamos a generar varios grá cos a partir de información de temperaturas de distintas

ciudades de España. Pincha aquí para descargar los datos iniciales.
Crea una hoja nueva llamada Barras y crea el siguiente grá co:
Cogiendo los datos de la tabla lluvia, genera un grá co del tipo Columna 3D 100%
apilada .
En el eje vertical deben aparecer los porcentajes de lluvia, en el eje horizontal los
meses y en la leyenda las ciudades.
Elige el Estilo de diseño 4 .
El título del grá co debe ser LLUVIA con estilo WordArt con relleno de trama azul
grisáceo. Coloca el título sobre una forma azul con bisel.
Pon un fondo con textura de gotas de agua.
Todos los textos deben ir con fuente Bauhaus93 , tamaño 9, en negro y en negrita.
La leyenda debe ir en la parte superior.
Realiza todas las modi caciones que haga falta para que el grá co nal se parezca lo
máximo posible al de la imagen.
Crea una hoja nueva llamada Tarta y crea el siguiente grá co:
Cogiendo los datos de las temperaturas medias de Barcelona, genera un grá co del
tipo Circular 3D .
El título tiene un borde azul con anchura de 3,25 pto.
El fondo tiene un relleno con degradado con dos colores. Para obtenerlo se puede
elegir el primer degradado preestablecido de la columna amarilla, y luego elegir como
color el verde.
Añade las etiquetas de datos con posición Extremo externo .
Crea una hoja nueva llamada Superficie y crea el siguiente grá co:
Cogiendo los datos de la tabla de temperaturas, genera un grá co del tipo

Superficie 3D .
En el eje vertical el incremento de unidades irá de dos en dos.

En el eje horizontal la alineación del texto será Apilado .
En el eje de series, mostrar los rótulos inversamente (de diciembre a enero) y con un
ángulo de 45º.
Elige el Estilo de diseño 4 con color monocromático azul (color 16).
En el Área de Trazado , selecciona un Giro 3D con giro X de 45º, giro Y de 30º y
perspectiva de 15º.
En la tabla de datos crea minigrá cos para las tablas de temperaturas y lluvias:
En la tabla de temperaturas elige minigrá cos de línea, en color oro, con marcadores
para los puntos máximo y mínimo.
En la tabla de lluvias elige minigrá cos de barra en color verde.
Crea una hoja con el nombre Combinado y genera el siguiente grá co:
Crea dos series: una para las temperaturas y otra para las lluvias de Barcelona.
Todos los datos y las etiquetas del grá co excepto el título deben hacer referencia a la
hoja de Datos .
Elige el tipo de grá co Combinado con barras para la lluvia y Línea para la
temperatura.
Dale formato como en la imagen con fondo sólido, borde redondeado, título, leyenda,
colores y valores de cada punto.
Una vez terminado el ejercicio usa la herramienta de entrega de ejercicios para enviar el
documento de Excel creado ( Climatología.xlsx ).

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Hojas de cálculo con Excel

Hojas de cálculo con Excel

Introducción a las hojas de cálculo

Introducción a los conceptos básicos relacionados con las hojas de cálculo.

Esta lección se compone de las siguientes secciones:

1.1 Hojas de cálculo

1.2 Suites para edición de hojas de cálculo

Las aplicaciones de hoja de cálculo

Las hojas de cálculo permiten principalmente:

Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos (texto), de fecha y hora, etcétera.

Suites para edición de hojas de cálculo: Microsoft

Word: Documentos de texto.

Documentos de texto (Google Docs)

Pasar documentos de una suite a otra

De Microsoft Excel a Google Docs

5. Una vez hecho esto podremos editar el documento.

De Google Docs a Microsoft Excel

Repaso de la interfaz de usuario y las vistas de los documentos en Microsoft Excel.

Esta lección se compone de las siguientes secciones:

2.1 Elementos de la interfaz

2.2 Vistas de los documentos

Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran.

pulsando en la cha especial Archivo , en la parte superior izquierda de la ventana.

Libros y hojas de Excel

 El estilo por defecto de O ce 2016 es con la fuente Calibri y tamaño de 11 puntos.

Vistas de los documentos

¿Qué son las vistas?

Vista previa de saltos de página

Haber completado la Lección 2.

Introducción a los conceptos básicos relacionados con las celdas.

Esta lección se compone de las siguientes secciones:

3.1 Las celdas de las hojas de cálculo

3.2 Edición de las celdas. Desplazamiento entre las celdas

3.3 Operaciones matemáticas sencillas con celdas

3.4 Selección de celdas

3.5 Más sobre introducción de datos

3.6 Operaciones de edición

3.7 Inserción y eliminación de celdas

3.8 Ejercicio para entregar

Debes estudiar las secciones en el orden en el que se encuentran.

Las celdas de las hojas de cálculo

Celdas, filas y columnas

Identificación de las celdas

Edición de las celdas. Desplazamiento entre las

Edición de las celdas

Para insertar horas:

Un ejercicio para practicar

entonces el cursor pasa a la celda A3; y así sucesivamente.

Desplazamiento entre las celdas

 Comprueba lo que hace cada tecla o combinación de teclas de la gura anterior.

Operaciones matemáticas sencillas con celdas

Uso de fórmulas en las celdas

El orden de ejecución de los operadores es el siguiente: el porcentaje, las potencias, multiplicación y

Ejercicio para practicar

 Coloca las siguientes fórmulas en la hoja que hiciste en la sección anterior:

En la celda B7 la suma de las cuatro celdas que tiene justo encima.

Guarda el documento con el nombre Ventas .

Selección de grupos de celdas

 Intenta reproducir en la Hoja2 estas mismas selecciones de celdas:

Más sobre introducción de datos

Introducción de datos repetidos

Para insertar datos repetidos en múltiples celdas:

1. Selecciona las celdas donde desees introducir los datos.