Código: PR - 001

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CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha de
Versión Modificación
aprobación
0 10/04/2011 Documento inicial

INDICE
Nro. ITEM Pagina
1 Objetivo 2
2 Alcance 2
3 Responsable 2
4 Definiciones 2
5 Referencias 2
6 Procesos 3
7 Registros 5

CUADRO DE APROBACION
REVISION APROBACION
Administrador del Sistema
CARGO Gerente General
de Gestión de Calidad

FIRMA
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1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración, modificación, revisión, aprobación y

difusión de los procedimientos e instructivos de trabajo del sistema de gestión de la
Empresa “Bolivia Natural”

2. Alcance

El presente procedimiento es aplicable a los documentos internos y externos del sistema

de gestión de la calidad de la Empresa

3. Responsables

• Gerente General.
• Gerencia Administrativa.
• Administrador del Sistema de Gestión de Calidad.
• Personal de la Empresa.

4. Definiciones

Proceso;
Conjunto de actividades, tareas, etapas mutuamente relacionadas para transformar
los elementos de entrada en resultados.

Procedimiento;
Descripción de las actividades para llevar a cabo un proceso.

Instructivo;
Descripción especifica para realizar una actividad propia de un proceso

5. Referencias

• Manual de calidad
• Norma ISO 9001:2008
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6. Proceso

Numero Registro
de Responsable Descripción de
actividad evidencia
Personal de Identificar la necesidad de elaborar o modificar un
1 -------
la Empresa documento (procedimiento o instructivo de trabajo).
Personal de Comunicar sobre la necesidad de elaboración o
2 -------
la Empresa modificación del documento al Encargado del SGC .
Verificar la existencia del documento en una versión
anterior o la necesidad de la asignación de una
codificación, según los siguientes parámetros:

XX YYY
Tipo de documento: Numero correlativo del
Sistema de PL – Políticas. documento
3 Gestión de MC – Manual de calidad. ------
Calidad MF – Manual de
Funciones.
PR – Procedimiento
IT – Instructivo.

En caso de versión anterior se informa el número que le

corresponde.
Elaborar o modificar el documento (procedimiento o
Personal de instructivo de trabajo) según el formato establecido.
4 -------
la Empresa

Personal de Remitir del documento para su revisión por la

5 -------
la Empresa Administración del SGC.
Revisar el documento respecto a su adecuación,
redacción y entendimiento de la información.
Cuadro de
Sistema de
¿Documento adecuado? aprobación
6 Gestión de
- sección de
Calidad
• Si, dar la firma de revisión para luego remitir el revisión
documento a Gerencia General.
• No, devolver el documento para su corrección.
Revisar el procedimiento en su adecuación.

¿Documento adecuado? Cuadro de

Gerencia aprobación
7
General • Si, dar la firma de aprobación del documento y - sección de
remitir el documento a Gerencia Administrativa aprobación
para su difusión.
• No, devolver el documento para su corrección.
Sistema de Actualizar el listado maestro de documentos internos y Lista
8
Gestión de determina los usuarios del documento. maestra de
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Calidad documentos
internos
R – 2 - 01
Almacenar el documento de versión anterior en la
Sistema de
carpeta de documentos obsoletos aplicando el sello
9 Gestión de --------
ROJO de DOCUMENTO OBSOLETO.
Calidad
Estos serán almacenados por un periodo de 2 versiones.
Formato Papel:

Elaborar la lista de distribución de documentos para la

entrega del los mismos a los usuarios, aplicando a las
copias el sello AZUL de DOCUMENTO VIGENTE y
retirar los documentos anteriores para su eliminación.
Sistema de Lista de
Formato Electrónico:
10 Gestión de distribución
Calidad R – 2 - 02
Elaborar la lista de distribución de documentos para la
entrega del los mismos a los usuarios, aplicando a las
copias formato que no permita modificar la información
del mismo como por ejemplo formato PDF o Lectura y
colocando estos documentos en la carpeta compartida
del Sistema de Gestión de Calidad.

Identificar los documentos de origen externos como

ejemplo:

Gerencia • Leyes.
11 -------
Administrativa • Reglamentos.
• Normas.
• Catálogos de equipos.

Elaborar la lista maestra de documentos externos,

definiendo: Lista
maestra de
Gerencia
12 • El nombre del documento. documentos
Administrativa
• La versión del documento. externos
• El usuario del documento. R -2- 03
• El método de actualización del documento.
Elaborar la lista de distribución de documentos para la Lista de
Gerencia
13 entrega del documento a los usuarios, aplicando a las distribución
Administrativa
copias el sello AZUL de DOCUMENTO VIGENTE. R –2 - 02

7. Registros
• R - 2 - 01: Lista maestra de documentos internos.
• R - 2 - 02: Lista de distribución.
• R - 2 - 03: Lista maestra de documentos externos.
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NOTAS:

• Este procedimiento es de vital importancia para la gestión del Sistema de Gestión

de Calidad puesto que en el se detalla como se manejara la creación y/o
modificación de procedimientos de la empresa y además el trato que se dará a
documentos externos (pintado de celeste) como normas, leyes, reglamentos,
catálogos que rigen las actividades de la empresa.

• La actividad de creación y/o modificación, no necesariamente esta a cargo del

“Encargado del Sistema de Gestión de Calidad”, puesto que en empresas
pequeñas no existe un encargado de tiempo completo, así que puede ser el jefe
de área o el mismo Gerente, lo importante es detallar las responsabilidades
claramente en el procedimiento.

• Este procedimiento requiere mínimamente de 3 registros que evidencien su

realización:

Lista maestra de documentos internos, listado de todos los
procedimientos, manuales, instructivos, políticas, etc. propias de la
empresa.

Lista de distribución, registro que comprueba que las unidades
involucradas han recibido la versión actual del procedimiento,

Lista maestra de documentos externos, detalle de las normas,
leyes, reglamentos que no fueron elaborados por la empresa pero
que rigen sus actividades.
Como anexo se muestran ejemplos de estos registros y la información mínima que
deben contener.
• Si se desea, puede agregar otros registros, los que se considere necesarios
adicionalmente a los ya mencionados. Por ejemplo “Comunicar sobre la necesidad
de elaboración o modificación del documento al Encargado del SGC”, se puede
comprobar que el encargado fue avisado a través de un e-mail debidamente
guardado y clasificado por la persona interesada, también puede considerarse la
posibilidad de la apertura de un registro en donde se anote la fecha y hora en la
que el Encargado fue notificado de la necesidad de un procedimiento o una
modificación. Esto dependerá del grado de control y especificación, exigidos por la
Alta Dirección de la empresa, en las actividades que se desarrollan.
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ANEXO A
EJEMPLO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
Código: R – 2 - 01

Logo de la Numero de
Empresa LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Versión: Revisión y
aprobación

Numero de
Página pagina

Fecha de Actualización: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con el ingreso de algun documento o se dio de baja a
otro).

Nombre del Tipo de Fecha de Formato de

No Código Versión Aprobación Usuarios
Documento Documento Aprobación Entrega

Indica la forma
en que el
Versión del Puede ser Indica la fecha
Nombre del
documento
documento Procedimiento, Persona que en la que se cargo o Área será entregado
aprobó el aprobó la a las partes
que se política, documento versión del
a la cual va
interesadas.
esta Manual destinado el
actual. documento Puede ser en
documento
registrando instructivo, etc. actual. papel o por
medio
electrónico.

Este Formulario puede incluir información adicional o disminuir, según las

necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en
cuadernos, folders, etc., o de manera electrónica.
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ANEXO B
EJEMPLO DE LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Código: R – 2 - 02

Logo de la Numero de
Empresa LISTA DE DISTRIBUCIÓN Versión: Revisión y
aprobación

Numero de
Página pagina

Fecha de Actualización: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con la anotación de una entrega de
documentos).

Fecha
Nombre del Tipo de Responsable Firma de
No de Código Versión Formato
Documento Documento de Recepción Recepción
Entrega
Formato en la
Persona
Puede ser que se hace
Versión del encargada de
Procedimiento, entrega
documento recibir el
política, puede ser
que se documento, en el
Manual papel o por
entregando. área al cual está
instructivo, etc. medio
destinado.
electrónico

Este Formulario puede incluir información adicional o disminuir, según las

necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en
cuadernos, folders, etc., o de manera electrónica.
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ANEXO C
EJEMPLO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código: R – 2 - 03

Logo de la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Numero de

Empresa Versión: Revisión y
EXTERNOS aprobación

Página Numero de pagina

Fecha de Actualización: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con el ingreso de algun documento o se dio de baja a
otro).

NOMBRE DEL VIGENCIA LUGAR DE CRITERIO DE

No CÓDIGO RESPONSABLE
DOCUMENTO DE A ALMACENAJE ALMACENAJE

Es importante porque da Persona Lugar Físico en

Puede ser por
cuenta de la fecha hasta la responsable de donde se
fecha, en orden
que la norma ley o catalogo la custodia del almacenara dicho
de llegada, etc.
tiene vigencia documento documento

Este Formulario puede incluir información adicional o disminuir, según las

necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en
cuadernos, folders, etc., o de manera electrónica.