UNIVERSIDAD CATOLICA DE LOS ANGELES DE CHIMBOTE

ESCUELA DE ADMNISTRACION

Carrera:
ADMINISTRACION X

TUTOR
Lic. Adm. GALVANI GUERRERO GARCIA

Curso:
PLANEAMIENTO OPERATIVO

Tema:
PLANEAMIENTO OPERATIVO INSITITUCIONAL
CORTO PLAZO

Alumna:
- CESAR LABAN PEREZ
MARCELA URBINA ACOSTA
ELBER CRESPO ROMERO
LUISA GARRIDO BARRIENTOS
MARCELA URBINA ACOSTA

TUMBES - 2018
EXPLIQUE EL PLANEAMIENTO OPERATIVO INSITITUCIONAL A CORTO
PLAZO

- La planificación operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar,

organizar y presentar en forma integrada los objetivos, metas actividades y
recursos asignados a los componentes del proyecto, durante un período
determinado. Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y
recursos necesarios de la planificación operativa son de corto plazo,
generalmente un año, y se derivan de la planificación estratégica donde se
formulan el Plan Global de Inversiones, el marco lógico y la estrategia de
ejecución; así como de la identificación de demandas con los usuarios (as)
del proyecto.

- El Plan Operativo Institucional, es un documento de gestión que permite

articular y coordinar las actividades que son programadas en el Ministerio de
Administración Pública a través de sus unidades orgánicas, en el marco de
los objetivos institucionales que prioriza la Alta Dirección para un determinado
ejercicio de ejecución presupuestaria.

Los procesos que se realizan para la elaboración de un plan operativo se realizara

teniendo en cuenta las etapas:

Primera etapa:
Organización del proceso de planificación o La organización del proceso de
planificación operativa

Consiste en la definición de las diferentes actividades a realizar para dar

cumplimiento al ciclo de plan - presupuesto (formulación, aprobación, ejecución,
seguimiento y evaluación). Las actividades del plan - presupuesto son organizadas
en un programa de trabajo, que se recomienda sea para dos años (considerando al
menos operativa dos ciclos plan -presupuesto), de modo que los encargados (as)
del POA en el proyecto puedan organizar las acciones de un POA en ejecución con
la preparación del POA para el período siguiente. Es decir, la UP se encontrará en
períodos donde estará formulando un nuevo plan sin haber terminado la ejecución
del plan del período vigente. La organización del proceso de planificación operativa,
es responsabilidad del director (a) y del encargado (a) de PS&E, con el apoyo del
administrador (a) del proyecto, quien determinará los recursos disponibles y
consolidará el presupuesto para la ejecución de las diferentes actividades que se
propongan realizar, realizando las actividades de preparación del cronograma de
trabajo y Presentación y discusión del programa de trabajo al equipo de la UP
Teniendo en cuenta el Instrumento del esquema para elaborar el cronograma de
trabajo.

Segunda Etapa
PREPARACIÓN DEL POA

Esta etapa comprende desde el momento en que la UP recibe las orientaciones para
formular el POA, hasta que se envía para la revisión y aprobación. La preparación
del POA varía si el proyecto está iniciando o se encuentra ya en su segundo año de
ejecución o posterior, La preparación del POA responde a dos ciclos distintos; el
ciclo del presupuesto nacional comprende normas de carácter nacional, que
imponen límites de recursos y plazos para presentar y aprobar los presupuestos de
las entidades públicas y de los proyectos que ejecutan. Por su carácter nacional, no
permite hacer excepciones y debe iniciarse con mucha antelación al período en que
se va a ejecutar. Por lo general, este ciclo inicia de 6 a 9 meses antes del comienzo
del año fiscal y el ciclo para la programación de actividades del proyecto
comprende la identificación de la demanda de servicios por parte de los usuarios
(as), que por lo general se realiza durante distintos momentos del año, realizando
las actividades como la determinación de los requisitos como la presentación (forma
y contenido), trámite y aprobación, incluyendo plazos y fechas límite fijados, tanto
por los organismos financieros internacionales como por el gobierno, desarrollo de
reuniones o talleres para la formulación del POA Para la formulación del POA el
equipo de la UP debe realizar reuniones y talleres con la participación de los
usuarios (as) y las entidades prestadoras de servicios, desarrollo de reuniones o
talleres de trabajo para la formulación del presupuesto, en concordancia con el POA
formulado Una estimación preliminar del presupuesto se realiza en los talleres de
formulación del POA, no obstante, se requiere afinar el presupuesto posteriormente,
integración del POA - presupuesto El equipo de la UP ( unidad de proyectos) bajo
la coordinación del encargado (a) de PS&E elaboran un anteproyecto de POA, a ser
presentado a las autoridades correspondientes, que incluye el presupuesto

Así mismo los dos productos principales de esta etapa son el anteproyecto del POA
y del presupuesto teniendo como instrumentos los documentos básicos y de
referencia del proyecto, Propuesta de contenido del POA y Taller de preparación del
POA.

Tercera etapa
APROBACIÓN DEL POA

Consiste en la presentación, revisión, análisis y aprobación del POA, incluido el plan

presupuestario, por las diferentes instancias internas y externas del proyecto en la
remisión y trámite del POA – presupuesto, seguimiento en los diferentes niveles
donde se encuentre el POA Presupuesto y Realización de ajustes o aclaraciones al
POA – presupuesto, los productos que esperan en esta etapa es la entrega de la
documentación a los entes respectivos, disposiciones finales de presupuesto a
través de la Ley de Presupuesto, y el POA - presupuesto aprobado

Cuarta etapa
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL POA
Consiste en la ejecución de las actividades aprobadas con los recursos asignados,
las cuales son realizadas por medio de la contratación de entidades prestadoras de
servicios y algunas acciones a través de la ejecución directa del proyecto. Durante
la ejecución el proyecto deberá realizar un seguimiento continuo de las actividades
y los recursos, para verificar si se están alcanzando los resultados esperados en
forma eficiente y eficaz y plantear medidas correctivas, si es el caso. El seguimiento
a la ejecución del POA - presupuesto busca conocer cómo se están realizando las
actividades y tareas definidas y si estas están cumpliendo con las metas diseñadas
en los plazos previstos y con los recursos asignados. Este es un proceso
participativo, que sirve para ajustar el POA y el presupuesto del año en curso y del
año siguiente, teniendo en cuenta las actividades que deben realizar como
Contrataciones de bienes y servicios, firmas de convenios, asignación de fondos para
atender las actividades del POA, desembolsos y gestión de recursos para financiar el POA,
los planes de trabajo por componente, unidad funcional u otra. El seguimiento conlleva
realizar las siguientes actividades: Análisis de diferentes regulaciones que afectan la
ejecución normal del POA, como directrices de entidades gubernamentales y leyes
específicas. Y el Análisis de factores externos (supuestos y riesgos) que afecten la
ejecución del proyecto, Se espera que de esta etapa se obtienen resultados como: POA y
presupuestos ajustados, informes de seguimiento, contratos de ejecución de sub proyectos
y prestación de servicios y convenios con organizaciones de usuarios (as).

Quinta etapa
EVALUACIÓN DEL POA

El proyecto debe contar, a más tardar después de un año de funcionamiento, con

un sistema de seguimiento y evaluación operando. Este sistema contempla una
serie de indicadores para el seguimiento y la evaluación. En la formulación del POA
se identifican los indicadores de seguimiento y evaluación de las actividades para
el período programado específicamente. Estos indicadores sirven para medir el
avance de la ejecución de las actividades del POA y del cumplimiento de los
objetivos del proyecto.

La planificación operativa se inicia desde la etapa de cumplimiento de

condicionalidades, donde se formula un plan operativo inicial, que tiene como
objetivo organizar actividades y asignar recursos para iniciar la ejecución del
proyecto. En este caso la planificación operativa la realiza la Institución ejecutora o
el Director (a), si ha sido contratado (a). La planificación operativa continúa hasta la
fase de terminación del proyecto. La planificación operativa está sujeta a una acción
continua durante el año de preparación, formulación, aprobación, ejecución,
seguimiento, evaluación sobre la marcha, ajustes y nuevamente iniciar el ciclo con
la preparación del POA del año siguiente.

EJEMPLOS:
CASO:

“Presentación de Informe de trabajo del Área de Ventas”

Antonio Olórtegui es un vendedor de su empresa y está directamente bajo las

órdenes de Ud. como Jefe de la Sucursal en Chimbote. Antes de establecer su
objetivo, Antonio ha desarrollado un conjunto de objetivos para si. Se los ha
presentado (ver cuadro adjunto), con el fin de que Ud. tenga tiempo suficiente para
revisarlo antes de la reunión de coordinación que tendrá con él.

En esta reunión Ud. y Antonio decidirán conjuntamente los objetivos, políticas, el

programa, procedimientos y estrategias que guiarán las actividades de ventas
durante el próximo año.

Al preparase para la reunión, es necesario que Ud. haga una evaluación preliminar
de cuáles son los objetivos de Antonio, que Ud. considere como aceptables, cuáles
deben ser modificados y los que deben ser eliminados.

Después de haber evaluado los objetivos Ud. debe:

Seleccionar uno de los objetivos

Elaborar un Programa de ventas para dicho objetivo.

Enseguida debe proponer tres políticas relacionadas con el objetivo.

Luego, elaborar algunos procedimientos para llevar a cabo el Programa

• Finalmente, elaborar estrategias que permitan lograr el objetivo señalado al
inicio.

Ud. tiene 80 minutos para presentar su Informe…

 DESCRIPCIÓN ACEPTADO MODIFICADO ELIMINADO
1. Proporcionar información sobre
x
los productos líderes a Marketing
2. Incrementar en 3 negocios
rentables por mes, la clientela de x
la sucursal
3. Incrementar el tamaño de los
pedidos individuales en volumen y x
número de productos
4. Prepárese para cada visita de
ventas: estableciendo como x
mínimo cinco puntos que deben
mejorarse
5. Racionalizar el recorrido del
x
territorio
6. Obtener la mejor ubicación a los
puntos rentables de la empresa
en
4 negocios por mes, hasta x
completar en todos los negocios
de la Sucursal.
7. Bajar en un día giro la cartera a
su
cargo, por mes, manteniendo los x
niveles de volumen de ventas.
8. Elevar el porcentaje de ventas al
contado en 0.5% por cada dos x
meses.
9. Aumentar el número de ventas a
los clientes más rentables y de x
mayor rotación por producto.
10. Elaborar una lista de clientes
priorizando en funciones de su x
volumen de ventas.

• Seleccionar uno de los objetivos

- Proporcionar información sobre los productos líderes a Marketing y a los

clientes.
• Elaborar un Programa de ventas para dicho objetivo.

Tiempo en trimestres
actividad responsable tiempo

Presentar el Xxxx Xxxx Xxxx

Xxxx
informe de Área de Xxxx Xxxx Xxxx
Semanalmente productos Administración Xxxx Xxxx Xxxx
lideres
Diseño de la Xx Xx Xx
Xx
publicidad de Área de Xx Xx Xx
Cada 15 días Xx
los productos marketing Xx
Xx Xx
lideres

Informar al Xx Xx Xx
cliente de los Xx Xx Xx
Área de produ ctos Cada 15 días Xx Xx Xx
imagen
líderes de la empresa

• Enseguida debe proponer tres políticas relacionadas con el objetivo.

- El cliente debe estar informado de los productos líderes en la empresa

para su mayor satisfacción de calidad.

- Una política del Área de Producción de la empresa es que el personal

de servicio tiene que utilizar indumentaria de trabajo completa para la
buena imagen de la empresa, de lo contrario, será amonestado en una
primera oportunidad, si en una segunda oportunidad se le sorprendiera,
se le suspende por un día, sin goce de haber.

- El personar deber tener un trato amable con empatía, sonriente hacia los
clientes o quienes visiten a la empresa, demostrando una atención
personalidad, lo que dará el realce al prestigió de la empresa y al
producto que ofrece, caso contrario será sancionado con dos días sin
goce de haberes, segunda oportunidad se le despedirá.

• Luego, elaborar algunos procedimientos para llevar a cabo el Programa

 - El área de administración informa al área de marketing de los productos
lideres
- El área de marketing diseña la publicidad de los productos
- El área de imagen realiza la colocación de los afiches en la empresa y puntos
de venta locales así como organiza y coordina la publicidad por los medio
de comunicación.

• Finalmente, elaborar estrategias que permitan lograr el objetivo señalado al

inicio

- Mediante un informe hacerle llegar a área de marketing la lista de

productos lideres

- Colocar afiches en los espacios libres de las paredes de la empresa

promocionando e informando del producto.

- Informar al cliente del producto líder, mediante afiches pegados en los

puntos locales de venta.

- Realizar pintas en las paredes de los puntos locales de venta

- Realizar publicidades mediante medios de comunicación
- Brindar un incentivo al personal que trabaje con responsabilidad y
dedicación para cumplir el objetivo.
Preguntas:

1. ¿Qué objetivo seleccionaría Ud.?

Proporcionar información sobre los productos líderes a Marketing y a los

clientes.

2. ¿Cómo redactaría el nuevo objetivo?

Proporcionar información de los productos líderes a los clientes,

Que mediante el área de marketing se publicitaria y promocionaría los

productos lideres los más vendidos ofreciéndolos al cliente, así como
convirtiendo en linderos mediante promociones a los otros productos que
están con poca salida.

3. Cuál sería la política formulada?

Que los clientes estén informados y satisfechos sobre el producto líder para
su mejor consumo de calidad.

4. ¿Qué estrategias plantearía Ud. Para lograr el objetivo señalado?

- Mediante un informe hacerle llegar a área de marketing la lista de
productos lideres

- Informar al cliente del producto líder, mediante afiches pegados en los

puntos locales de venta.

- Realizar pintas en las paredes de los puntos locales de venta -

Realizar publicidades mediante medios de comunicación
Conclusión

Después de la lectura y la investigación podemos decir que el plan operativo es

un documento oficial de gestión que permite articular y coordinar las actividades
que son programadas en el Ministerio de Administración Pública a través de sus
unidades orgánicas, en el marco de los objetivos institucionales que prioriza la Alta
Dirección para un determinado ejercicio de ejecución presupuestaria.

Bibliografía
- https://campus.uladech.edu.pe/mod/assign/view.php?id=750039
- https://www.google.com.pe/search?q=PLN+OPERTATIVO+INSTITU
CIONAL+ANUAL&rlz=1C1NHXL_esPE736PE736&biw=1366&bih=57
7&source=lnms&sa=X&ved=