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DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico
también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para
un fácil acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo,
estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro
de ese periodo.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE


Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:
 Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de compras, recibos
de pagos efectuados, etc.
 Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas
de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
 Documentos que se archivan y generan registró: como la factura, la nota
débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota crédito
bancaria.
 Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de
venta, el remito y el resumen de cuenta.
DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS
En la actualidad los documentos contables más usados son:

El cheque
La letra de cambio
El pagare
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos

EL CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de
utilizar físicamente dinero.
LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil


que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad
de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una orden escrita,
mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la
otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una
cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

EL PAGARÉ

Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa,


principalmente para obtener recursos financieros. Es un documento escrito
mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden
una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los
pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a
un tercero.
Factura Cambiaría

Factura Cambiaría La factura cambiaría de compraventa es otra clase de


titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al
comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que
el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
C.T.D

El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un


banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de
constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser
como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al
momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a
360 días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto
se venza dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un
CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del
monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al
vencimiento del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la
fuente a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en
cuenta por concepto de rendimientos financieros).
El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga
una cuenta de ahorros.
Bonos

Un bono es un certificado de deuda, es decir una promesa de pago futura documentada en


un papel, que determina el monto, plazo, moneda y secuencia de determinados pagos.
Dicho de otro modo, los bonos son una obligación que compromete al deudor a pagar una
suma determinada en una fecha fija, y al abono de intereses sobre su valor nominal al
porcentaje que el documento indique.

Las cuentas de obligaciones por pagar aparecen en el balance como pasivo fijo. Es un valor
de renta fija. Su valor de vencimiento de la inversión conocido y constante. Estas son
obligaciones emitidas a plazos mayores de un año.

Normalmente, el comprador del bono obtiene pagos periódicos de intereses y cobra el valor
nominal del mismo en la fecha de vencimiento, mientras que el emisor recibe recursos
financieros líquidos al momento de la colocación.
DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son aquello documentos relacionados principalmente con la operación de compras

Estos son algunos de ellos :

LA COTIZACIÓN

La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas.
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación.
Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y
efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar
una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece
el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros
de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero
aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.
Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a
negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la
tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-
establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también
puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere
los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la
empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si
bajan, nos arruinaremos”.
PEDIDO

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al


vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado
es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
NOTA DE REMISIÓN

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias
de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El
mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la
mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y
de acuerdo a las condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier
índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la
entrega de bienes se hizo conforme.

Documentos de soporte
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que
a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que
pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales

RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo


recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al
contado ya que para ellas el soporte es la factura.
COMPROBANTE DE EGRESO
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos
los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto
para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe
asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos
o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el
comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular
también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

FACTURA
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que
refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el
producto comprado o vendido.
Tipos de factura
Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura
ordinaria o bien la devolución de la mercancía.
También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar
algún dato que sea necesario
Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas ocasiones
puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver el proceso
más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una serie de
facturas.

NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer
registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con
terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura
no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento
diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es
la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona
no obligada a facturar.

Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,


un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la


factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.