REGISTROS CONTABLES BLOQUE 2 L.C.P.

DALILA BAÑOS ESPINOSA

BLOQUE 2
INTERPRETAR LA ESTRUCTURA DE LA CUENTA
ACTIVO PASIVO Y CAPITAL

Cuando llevas a cabo una contabilidad, se emplean términos especiales de

carácter técnico para indicar con ellos conceptos, cosas o hechos, como los que
ha continuación se muestra:

ACTIVO DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN

DEFINICIÓN
Activo: Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa.

Es decir, el activo es aquel que está compuesto por efectivos, bienes y derechos propiedad de la
empresa que son utilizados en la operación dela entidad para la generación de beneficios económicos
futuros.
En leguaje común, el activo, pasivo y capital de la empresa se les denomina bienes, obligaciones y
patrimonio, respectivamente.

CLASIFICACIÓN
Los activos se clasifican de acuerdo a su grado de disponibilidad, es decir, de acuerdo a si facilidad para
convertirse en efectivo, por lo que puede decir que un bien puede tener un mayor o un menor grado
de disponibilidad, dependiendo de esta cualidad.
Es e acuerdo con este grado de disponibilidad que las Normas de Información Financiera clasifican los
valores que forman el activo circulante y no circulante, encontrándose en esta última el fijo o a largo
plazo y el diferido o intangible.

 ACTIVO CIRCULANTE O A CORTO PLAZO

Se integra por todos aquellos bienes y derechos de la empresa de fácil movimiento y conversión a
efectivo o que se consumirán en un periodo menor de un año: por ejemplo, el dinero que se tiene en
caja y las cuentas de cheques en los bancos, de disposición inmediata, así como el intercambio de la
mercancía por dinero, la presentación de un pagare o letra de cambio al cobro, etc.

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 ACTIVO FIJO A LARGO PLAZO

Se forma con los bienes y derechos de la empresa de naturaleza semipermanente. No están destinados
para la venta sino que son necesarios en la entidad para realizar sus funciones; tiene un periodo de vida
útil a mayor de un año. Se venden o dan de baja cuando están en malas condiciones; por ejemplo, los
locales comerciales donde se almacena o vende la mercancía, los vehículos en los que se transportan
los artículos vendidos, los anaqueles, mostradores, cajas registradoras, computadoras que se utilizan
dentro de la actividad propia de administración y venta de la empresa, etcétera.

 ACTIVO DIFERIDO O INTANGIBLE

Se compone de aquellos pagos hechos con anticipación, que irán dando un beneficio en el futuro
(diferido); se tiene que el derecho de obtener un servicio y con el transcurso del tiempo se convierte
en gastos; su vida útil es variable; por ejemplo la propaganda y publicidad que se contrata por un
artículo que se venderá posteriormente, las primas de seguro pagadas por proteger a la empresa contra
robos, incendios, o cualquier otro siniestro que le llegara a ocurrir, etc.
En el intangible se colocan los bienes incorpóreos como derechos de autor, patentes, marcas,
franquicias, crédito mercantil, etcétera.

PASIVO DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN

DEFINICIÓN

Pasivo: representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.

Para explicar el pasivo, es necesario reconocer que los recursos con los cuales trabaja una empresa
tendrían siempre dos orígenes: o bien fueron adquiridos por medio de créditos o préstamos concedidos
por terceras personas, o se obtuvieron mediante la aportación patrimonial de los miembros de la
entidad.
El pasivo se origina por la necesidad que tienen las empresas de obtener mercancías u otros bienes y
servicios a crédito propios de su giro, o dinero en efectivo para inversión o pagar otras deudas, con la
promesa de pago.

O sea el pasivo son todas las deudas y obligaciones que la empresa tiene con otras personas o entidades
por transacciones realizadas, cualquiera que sea el plazo que tenga para pagarlas.

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CLASIFICACIÓN
Como sucede con el activo, no todos los valores del pasivo son de la misma naturaleza, por lo que su
clasificación se debe hacer entendiendo el plazo de su vencimiento; si a deuda por paga tiene un plazo
menor a un año es considerada a corto plazo y tendría mayor grado de exigibilidad; si el plazo es mayor
a un año es considerada a largo plazo y tendrá menor grado de exigibilidad.

 PASIVO CIRCULANTE O A CORTO PLAZO

Son todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa, provenientes de compras o préstamos, con
un vencimiento inferior a un año.

 PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO

Son todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa, contraídas para hacer inversiones con el fin
de fortalecerla, con un vencimiento superior a un año.

 PASIVO FIJO O A LARGO PLAZO

Se forman de aquellos cobros hechos anticipadamente, por los que tiene la obligación de proporcionar
un servicio en el mismo ejercicio o diferido a otro.

CAPITAL CONTABLE DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN

DEFINICIÓN

Capital contable (capital líquido o capital neto): es la diferencia aritmética entre el Activo y el Pasivo.

EL capital contable o patrimonio contable representa el valor que contablemente tiene para la entidad
sus activos y pasivos sujetos de reconocimiento en los estados financieros. Por esta razón también se
le conoce como “activos netos” de una entidad (activos meno pasivos).

CLASIFICACIÓN

La NIF A-5, párrafo 34, establece la clasificación del capital contable, de acuerdo a su origen, en
contribuido y ganado.

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PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO

Caja: representa dinero en efectivo; se considera como efectivo los billetes del banco, monedas,
cheques recibidos, giros bancarios, postales, telégrafos, etc. La cuenta de caja aumenta cuando se
recibe el dinero en efectivo; disminuye cuando se paga en efectivo.

Bancos: representa el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en

las distintas instituciones bancarias. La cuenta de bancos aumenta cuando se
deposita dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques
contra el banco.

Mercancías: es todo aquello que se hace objeto de compra o venta. La cuenta

de mercancías aumenta cuando nos compran o nos devuelven mercancías;
disminuye cuando se venden o se devuelven mercancías.

Clientes: son personas que deben al negocio por haberles vendido

mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental.
La cuenta de clientes aumenta cada vez que se venden mercancías a crédito; disminuye cuando el
cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le concede alguna rebaja.

Documentos por cobrar: los documentos por cobrar son títulos de crédito a favor del negocio, tales
como letras de cambio, pagares, etc. La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben
cuenta de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de
estos documentos o se cancelan.

Deudores diversos: son personas que deben al negocio por un concepto distinto de la venta de
mercancías. La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto
distinto que no sea mercancías, etc.; disminuye cuando dichas personas pagan total o parcialmente su
cuenta o devuelven los valores que están a su cargo.

Terrenos: son los espacios de tierra que pertenecen al comerciante.

Edificios: representan las casas que son propiedad del comerciante.

Mobiliario o equipo de oficina: se considera como mobiliario o equipo de oficina los escritorios, sillas,
libreros, mostradores, básculas, vitrinas, máquinas de oficina, etc.

Equipo de entrega o de reparto: son todos los vehículos de transporte que se utilizan en el reparto de
las mercancías, tales como camiones, camionetas, bicicletas, motocicletas, etc.

Maquinaria: representa el conjunto de maquinas de las que se sirven las industrias para realizar su
producción.

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Depósitos en garantía: son los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan
en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar.

Gastos de instalación: son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades
del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

Papelería y útiles: son los materiales útiles que se emplean en labores de la empresa, siendo los
principales el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, bloques de remisiones, talonarios de factura o
recibos, libros, registros, tarjetas, lápices, borradores, tintas, secantes, etc.

Propaganda o publicidad: son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada
actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos
son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, radiodifusoras y otros vehículos de
divulgación.

Primas de seguros: son los pagos que hace el comerciante a las compañías aseguradoras, por los cuales
adquieren bienes de su negocio contra incendios, robos y accidentes.

Rentas pagadas por anticipado: son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales,
correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se hayan pagado
anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o
por convenir a los intereses del comerciante.

Intereses pagados por anticipado: son los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del
crédito. Este caso se presenta en los préstamos en el que los intereses se descuentan a la cantidad
originalmente recibida.

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PRINCIPALES CUENTAS DE PASIVO

Pasivo: representa las deudas y obligaciones a cargo del negocio.

Proveedores: son las personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado
mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental.

Documentos por pagar: son títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares,
etc. Acreedores hipotecarios o cuentas por pagar: Son los contratos que tienen como garantía bienes
inmuebles.
Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no
consumibles rápidamente.

Intereses cobrados por anticipado: son los intereses que aún no estando vencidos, se hayan cobrando
anticipadamente.

Rentas cobradas por anticipado: son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o
anuales, que aun no estando vencidas, se hayan cobrando anticipadamente.

PRINCIPALES CUENTAS DE CAPITAL

La palabra capital, aunque tiene varios significados, por lo general se
refiere al dinero o a los bienes, expresados en dinero, que posee una
persona.

Capital económico: es uno de los factores de la producción y está

representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza,
por ejemplo: En el caso de un carpintero, su herramienta de trabajo; en
el caso de un agricultor, su maquinaria; porque sin ellas no pueden hacer
productivo su capital.

Capital financiero: es el dinero que se invierte para que produzca una ganancia. Por ejemplo, cuando
adquieres acciones de una empresa para obtener utilidades. O cuando los bancos prestan dinero a una
empresa y por ello cobran un interés.

Capital contable: es la diferencia entre el valor de todas las propiedades de una empresa y el total de
sus deudas, por ejemplo: Si una empresa tiene en efectivo, mercancías, mobiliario y terrenos un total
de $500,000.00 y documentos por pagar por valor de $100,000.00 su capital contable es de $
400,000.00.

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INTERPRETAR LA ESTRUCTURA DE LA CUENTA

INTRODUCCIÓN
La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas
suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se
refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa.
La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa
bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada.
Las Cuentas son hojas de papel que deben contener los datos necesarios para poder conocer qué tipo
de documento es, así como la cantidad inicial y el espacio necesario para anotar los aumentos y
disminuciones que la afecten, originado por las transacciones comerciales que realiza el ente
económico.

DEFINICIÓN
CUENTA: Es el registro en el que, ordenada y sistemáticamente, se lleva a cabo el relato y computo
de los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por las operaciones que realiza
la empresa.

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ESTRUCTURA DE LA CUENTA
La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a recoger los aumentos de valor y la otra recoge
las disminuciones.

El esquema de la cuenta se representa por una T. La parte izquierda es la "debe", la derecha "haber",
pero no tiene ninguna relación con el significado propio de la palabra.

Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y ambas sumas representan la dinámica de
cada cuenta. Su diferencia o saldo revela la posición estática de dicha cuenta.
Para efecto de enseñar el manejo de las Cuentas se representa como una letra T, de ahí el nombre de
Cuenta

¿EN QUÉ FORMA SE HACE LA CUENTA?

La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:
Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en las dos columnas de la misma se anotan
los valores numéricos, en la columna de la izquierda el debe (Del verbo latino debere) y en la de la
derecha el haber (del verbo latino habere) o crédito.

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO.
Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un ABONO.
Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 100.000 pesos.

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Ahora un ABONO de 50.000 pesos en la misma cuenta:

REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesario
considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operación, por sencilla que ésta sea afectará cuando
menos a dos cuentas.

Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas.

 Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe.
 Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber.
 La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber

Principios que deben observarse.

a) Los aumentos del Activo se cargan.

b) Las disminuciones del Activo se abonan.
c) Los aumentos del Pasivo se abonan.
d) Las disminuciones del Pasivo se cargan.
e) Los aumentos del Capital se abonan.
f) Las disminuciones del Capital se cargan.

El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los aumentos del Capital
contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el caso contrario tendrá saldo deudor.

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Reglas del cargo y del abono:

Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del
Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:

{ Cuando aumenta el Activo

Se debe cargar: Cuando disminuye el Pasivo
Cuando disminuye el Capital

Cuando disminuye el Activo

Se debe abonar: { Cuando aumenta el Pasivo
Cuando aumenta el Capital

Cuentas del Capital o de resultados:
Gastos de venta
Gastos de administración
{
Gastos y productos financieros
Otros gastos y productos

Las cuentas de Gastos de venta y de administración están destinadas únicamente al registro de

operaciones que producen disminuciones del capital, razón por la cual siempre se deben cargar,
puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en
consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor.

Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar destinados al
registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo
se pueden cargar que abonar, según sea la clase de operación que en ellas se registre.

Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas
establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo podrá ser
deudor o acreedor.

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METODO DE LA PARTIDA DOBLE

Se llama partida a la denominación o nombre una cuenta seguida de una cantidad.

Evolución

El Método de la Partida Doble tuvo su origen en el siglo XV, cuando el monje perteneciente a la Orden Franciscana
describe en su obra "Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita" el "Método Veneciano"
de teneduría de libros, que recién en el siglo siguiente recibe el nombre de Método de la Partida Doble.

La aplicación del método a lo largo de los años sufrió modificaciones. A las denominadas escuelas del
"cuentismo", le continúo la escuela del "personalismo" que desarrolló Giussepe Cerboni, en su obra
"Legismografía".

Cerboni, para explicar el funcionamiento del método se basaba en una ficción: "detrás de cada cuenta existe una
persona", por eso el nombre de la escuela.

Alguno de los principios que se originan con ese razonamiento son:

 "Quien recibe debe a quien entrega"

 "No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor"

Esta técnica es aplicable en las cuentas de contenido personal (Clientes), no así en las cuentas objetivas (Caja) y
menos en las cuentas de gastos (Alquileres, Intereses).

La escuela del Personalismo tuvo una de sus primeras aplicaciones en la contabilidad estatal italiana desde 1877
a 1892 y su práctica se difundió hasta pocos años antes de la crisis mundial del año 30.

A partir de los años 30, comenzó a utilizarse la técnica americana, más comprensiva y práctica, que modificó
algunos aspectos y principios de la partida doble. Hoy es aplicada en casi todo el mundo.

Existe un principio fundamental, bastante sencillo, que sirve de lazo común entre todas las ramas de la
contabilidad por partida doble, mediante el cual cada transacción puede considerarse de dos maneras. Por
ejemplo, un campesino, al vender huevos al contado, registra la operación como "venta de huevos" y como
"ingreso de efectivo". El financiero que compra valores piensa que esta operación es tanto "una adquisición de
acciones y bonos" como "una reducción del saldo de su cuenta bancaria" en un monto igual al dinero utilizado
para pagarlos. En cada uno de los dos ejemplos hay un "toma y daca" (un quid pro quo) que se puede representar
con una ecuación. Por ejemplo: el valor de los huevos vendidos es igual al valor del dinero recibido por ellos". La
introducción del álgebra en la contabilidad permite una mayor flexibilidad, útil al economista.

La partida doble - denominador común de todos los sistemas contables de uso más difundido - constituye una
idea abstracta que, para que sea práctica, debe revestirse de todo un conjunto de normas que metodicen la
manera de registrar las distintas transacciones. Las reglas del cargo y del abono. Como cada transacción es una
ecuación, los valores cargados y abonados necesitan ser iguales, en todas y cada una de ellas. Afortunadamente,
las diferentes ramas de la contabilidad, no obstante su evolución, siguen aplicando en forma regular las mismas

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reglas del cargo y del abono, que son básicamente las mismas para las cuentas de las empresas, de los individuos,
del ingreso nacional, de la balanza de pagos o de las corrientes de fondos. (J. P. Powelson).

Características.

 Se registra utilizando cuentas.

 Como mínimo, una cuenta posee un nombre, una parte llamada Debe y otra parte llamada Haber.
 Una operación, para ser registrada, se puede traducir en dos efectos sobre el patrimonio.

En esencia, el método consiste en realizar una doble anotación, o sea, anotar en una cuenta en el debe y en otra
cuenta en el haber. Siendo el importe anotado en el debe igual al anotado en el haber. Esta igualdad en el registro
de cada operación hace que no se altere la igualdad patrimonial:

A = P + PN

Es decir:

LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL DEBE ES IGUAL A LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL
HABER.

La técnica contable actual se basa en los aumentos y disminuciones de las cuentas considerando la clase de
cuenta según su naturaleza:

Esquema sintetizador de débitos y créditos

Débitos Créditos
Activo inicial y aumentos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Pasivo inicial y aumentos
Disminuciones del Patrimonio Neto Patrimonio Neto inicial y aumentos
Disminución de productos Aumento de productos
Aumentos de costos y gastos Disminución de costos y gastos
Aumento pérdidas Disminución perdidas
Disminución de ganancias Aumento de ganancias

Principios fundamentales del Método de la Partida Doble

1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.

2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
3. Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta.
5. Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

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CATÁLOGO DE CUENTAS
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas
aplicables en la contabilidad de una negociación o- empresa, proporcionando los nombres y, en su caso
los números de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se
acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas
en el mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica
alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o
empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada
para su fácil manejo y control.

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DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

CONCEPTOS Y ELEMENTOS

DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas
de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones
y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional

contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en
los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se
puede utilizar para:

 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de
prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

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1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros
en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

El trabajo comercial requiere de la utilización de documentos y registros que son necesarios para verificar el
correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad, los documentos más utilizados son:

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PEDIDO
Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las
mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa
proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las
mercaderías en calidad de compra.

• Rayado.- El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa o de las

necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:

1. Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)

2. Numeración correlativa

3. Lugar y fecha en que se hace el pedido

4. Nombre o razón social del cliente

5. Dirección del cliente

6. Condiciones del pedido

7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)

8. Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía

9. Precio unitario de la mercancía

10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

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FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por
la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La
factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados,
desde el punto de vista contable esto permite:

 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar
para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una
obligación, para el comprador.
 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas
por cobrar.

Para tener validez legal la factura debe tener lo siguiente:

 Un recuadro en el extremo superior derecho donde se indica el R.U.T., el nombre del documento y el
número de la factura, esto debe estar impreso con tinta roja.
 En el extremo superior izquierdo debe ir el nombre o razón social, domicilio, giro, teléfono, y otros datos
del contribuyente que emite la factura.
 Debajo de estos debe ir fecha de la operación, nombre, domicilio, R.U.T., giro, condiciones en que se
efectúa la operación y otros datos del comprador.
 Luego debe estar el detalle de la operación con indicación de la cantidad, artículos, precio unitario y
precio total.
 En el extremo inferior debe indicarse precio neto, valor del I.V.A. y el precio total. Este último valor debe
escribirse con letras para que no queden dudas del monto de la operación efectuada
 La numeración de las facturas debe ser correlativa.
 Para tener valor legal las facturas deben ser timbradas por el S.I.I. antes de ser utilizadas.
 Las facturas deben ser emitidas en 3 ejemplares que son: ORIGINAL (primera copia), S.I.I. (segunda
copia), CONTROL TRIBUTARIO (tercera copia). El original y segunda copia se entregan al comprador,
quedando en el talonario la tercera copia, en poder del vendedor.
 Un comerciante puede emitir todas las copias que desea pero las exigidas por el S.I.I. son las
anteriormente señaladas, las copias que aya emitido por su cuenta le servirán para su control interno.
 Las facturas se imprimen sobre un fondo que indica el nombre del lugar donde se imprimió el
documento.
 Se deben emitir todas las facturas que exija el comprador, pero para evitar el estar haciendo facturas
continuamente muchas empresas hacen guías de despacho diarias y a fin de mes hacen una sola factura
por todas las guías de despacho emitidas en el mes.

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EL RECIBO

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:

 Recibo de Caja de Ingreso.

 Recibo de Caja de Egreso.
 Recibo de Alquiler.
 Recibo de Depósito en cuenta corriente.
 Recibo de Depósitos en garantía.
 Recibo de Depósitos en custodia.
 Recibo de Depósito a plazo fijo.
 Recibo de Depósito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado,
cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

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Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado
o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso puede seguir la siguiente estructura:

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Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.

RECIBO DE ALQUILER
Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que
recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

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RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una
determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de
ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en
forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los
bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser
de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

RECIBO DE DEPÓSITOS EN GARANTIA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de
propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una
vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPÓSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber
recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido
previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPÓSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del
Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

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PAGARÉ

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en
un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan
efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público
mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.

 No pueden ser girado a la vista sino:

o A días o meses fecha.

o A fecha fija.

Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien
garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra
persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en
la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser
vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía
hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del
bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de
vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías
mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

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FORMATO DE UN PAGARÉ
El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.

2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de interés ordinario.
7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisión del pagaré.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.

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LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica
dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de
una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los
principios siguen las modalidades de:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su
giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se
computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha
en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir
computando los días que tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

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El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.

2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Única.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra
presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial
o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERÍSTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y
disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en
virtud de una apertura de crédito.
 El cheque se puede girar por dos modalidades:

o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

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FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de cuenta.

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