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Cuando nos referimos a la norma ISO 9000, utilizamos el término para referirnos a una serie
de normas internacionales establecidas para sistemas de calidad. Las normas de
aseguramiento de la calidad más modernas tienen su origen en las relaciones contractuales
entre fabricantes y suministradores de algunos sectores en los que se requería la mayor
fiabilidad.
ISO 9000 se centra en los procesos sustantivos, en la forma en que se produce. Las normas
ISO 9000 requieren de sistemas documentados que permitan controlar los procesos que se
utilizan para desarrollar y fabricar los productos. Estos tipos de normas se fundamentan en
la idea de que hay ciertos elementos que todo sistema de calidad debe tener bajo control, con
el fin de garantizar que los productos y servicios de calidad se fabriquen en forma consistente
y a tiempo.
Constituye por ende una actividad estratégica ya que por medio de su eficaz accionar permite
reducir pérdidas, entre las que se encuentran: gastos del auditor, costos e improductividades
del auditado. Su producto se ve revelado a través de los informes y recomendaciones.
El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el se recogen todos los
hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido
Problema o Alternativa de
No Posibles Causas Alternativa de Solución 2
Dificultad Solución 1
Enviar una guía
generalizada
por parte del
auditor al
auditado sobre
la forma
correcta de la
organización de • Disminuir el nivel de
la deserción y retiro de
La documentación. empleados de la empresa.
responsabilidad • Impulsen el • Diseñar estrategias para
del trabajo en que todo el personal de la
mantenimiento equipo, para empresa conozca los
de la incrementar la beneficios de la
DOCUMENTACION
documentación participación implantación de un
1 MAL
ha sido delegada de todo el sistema de gestión de la
ORGANIZADA
a un auxiliar personal que calidad.
administrativo labora en la • Plantear estrategias para
por falta de institución en conocer que a través de la
recurso humano el logro de las implantación del sistema
calificado metas de gestión de la calidad la
Institucionales. empresa podrá prestar un
• Sugerir a la mejor de calidad.
Gerencia
Administrativa
aplicar
correctivos
tendientes a
resolver la
deficiencia.
• La compañía Disminuir el nivel de
presenta un alto • Despejar del deserción y retiro de
RESISTENCIA AL nivel de rotación personal que empleados de la empresa
2
CAMBIO por ascensos y labora en la • Realizar campañas
retiros. empresa todas permanentes de cultura de
• La dificultad las dudas y Gestión de Calidad.
mayor para la preguntas que • Incentivar a los
implantación del existan, para directivos a participar
sistema, es que la que estas sean personalmente en el
directivas no se examinadas y proyecto.
comprometan en contestadas.
la implantación • El sistema de
del mismo gestión de la
• Los efectos del calidad ayudará
nuevo sistema no al
son totalmente mejoramiento
predecibles y continuo de
esto genera cualquier
temor por la falta empresa.
de confianza en
sus resultados.
Sugerir a la
Desconocimiento
Gerencia
en la medición Obtener datos precisos
Administrativa
de los para poder medir la
NO CULTURA DE aplicar
3 indicadores y satisfacción de nuestros
MEDICION correctivos
satisfacción de clientes y la eficacia de los
tendientes a
los clientes procesos del SGC.
resolver la
dentro del SGC.
deficiencia.
Trabajar con el
No escribir o personal sobre Realizar la documentación
registrar las la importancia con la participación de
No documentación
4 actividades de registrar personal de la institución,
del Sistema
desarrolladas en todas las en donde se identifican los
la institución actividades procedimientos, manuales.
realizadas.
• Presupuestar
y planificar por
lo menos una • Capacitar funcionarios de
• Falta de
auditoria las diferentes áreas en la
presupuesto
semestral por realización de Auditorias
• Demasiados
proceso. Internas.
procesos por
• Concientizar • Comprometer desde la
AUDITORIAS área.
5 a la Gerencia presidencia de la compañía
ANUALES • Alta demanda
de la a todas las áreas para
de Auditorias
importancia apoyar con un recurso
Internas por
que tiene la humano un día a la semana
parte de las
Auditoría los diferentes cronogramas
diferentes áreas.
Interna. de Auditoria.
• Implementar
encuestas de
satisfacción
que evidencien
las debilidades
de los
diferentes
servicios,
permitiendo
identificar
cuales tienen
prioridad de
Auditoria.
INICIO
NO
Auxiliar operativo de archivo central
SI
recibe y valida físicamente tanto
contenido como arreglo físico del Gestor de gestión
archivo (nombre de carpetas, fechas genera l genera
extremas y foliación), una vez observaciones
conforme se firma y legaliza la
transferencia.
NO
Las carpetas son transferidas a
archivo central, son entregadas al
líder y ubicadas en estantería.
FIN
INICIO
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por
el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias Documentales, el
Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el 19 de junio del presente
año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central.
Atentamente,
Gerencia de Calidad.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación:
Manual de Calidad (Documentación nivel I)
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III)
Formatos y registros (Documentación de nivel IV)
Documentación completa
· Horario de apertura del servicio.
· Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible.
· Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
1. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - GENERALIDADES
Gerencia de
Fecha: Noviembre 4 de 2012.
Calidad
Representante
Ing. Laura Henao L.
de Calidad:
Auditor Líder: Martha Magdalena Lara B.
Oscar Hincapié
Equipo Auditor:
Carmen Cecilia Hernández Guevara.
SECTOR SERVICIOS PUBLICOS
En cuanto al tema de auditoria de calidad, de los capítulos cuatro al ocho se orientan a los
procesos e intensifica en los requisitos para implementar un sistema de calidad y procesos de
medición, por lo tanto son etapas posibles de auditar.
Para lograr lo anterior y su ejecución ISO 9001:2008, establece que la dirección debe estar
representada en los comités que realicen el seguimiento a los procesos de calidad.
También en el capitulo Séptimo, introduce el control que se debe tener sobre el producto
fuera de la organización cuando llega al cliente, como puede ser los servicios de garantía,
servicios de postventa o mantenimiento, tareas de reciclaje.
El tratamiento de que se debe dar a los hallazgos de No conformidades debe ser acorde a la
gravedad de los mismos. Los hallazgos considerados como mayores, que por su efecto
puedan colocar en riesgo personas, medio ambiente y hasta la marca de la organización
requieren de acción inmediata para corregirlas.
Como ejemplo de acciones para corregir No conformidades que involucra riesgos para las
personas, podemos citar el caso Toyota, que al detectar defectos y complementadas con los
reclamos de algunos clientes por los defectos en el sistema de aceleración de algunos modelos
recientes de esta marca, ha tenido que hacer campañas públicas para retomar, reponer o
indemnizar a clientes que se hayan sentido afectados. Este tratamiento le ha costado
cantidades significantes de dinero, pero mantiene el prestigio y credibilidad de la marca,
como lo demuestra el sostenimiento de sus ventas.
Caso contrario podemos citar a British Petroleum BP, con el accidente de su plataforma
marina en el Golfo de México que está causando gran impacto negativo sobre el medio
ambiente. Desde que se presentó este accidente, todas acciones realizadas no han surgido
efectos para controlar las consecuencias, lo que ha creado deterioro de la imagen de BP,
grandes costos en sus finanzas y efecto negativo de credibilidad en sus inversionistas que se
ve reflejada en la caída grave de sus acciones en los mercados bursátiles.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos
de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la
organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede
llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una
auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.
Para logarlo, cada organización e individuo debe perder el temor a ser evaluado, debe
ser autocrítico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria no debería
ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero, que indica lo
positivo que se ha realizado y el camino a seguir.