LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA

Si se analizan las funciones gerenciales se contesta qué hace la gerencia; que si se considera como disciplina académica se
le puede ver como un proceso que está constituido por las cinco funciones del proceso administrativo.

¿Qué hacen los administradores? Desarrollan el proceso administrativo que son: planear, organizar, dirigir, integrar y
controlar. Pero este proceso administrativo es necesario que se lleve a la práctica tomando en consideración los seis
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elementos de la administración que también se les llama recursos básicos. Terry utiliza la siguiente gráfica

RECURSOS BÁSICOS, FUNCIONES ELEMENTALES, OBJETIVO DECLARADOS

(Los 6 elementos) (El proceso administrativo) (Resultados finales)

Planeación Dirección
Hombres
Materiales
Máquinas Integración
Métodos
Dinero
Mercados Organización Control
noón

De tal forma que el papel de un gerente es fijar objetivos, movilizar los recursos de hombres, mujeres,
materiales, máquina, métodos, dinero y mercados para lograr los resultados deseados, dentro de las
restricciones de tiempo, esfuerzo y costos predeterminados.

4.Terry, & Franklyn. (1987). Principios de Administración. México: CECSA.

En resumen, se puede decir que “la administración es una actividad que convierte al capital humano y al
capital material, desorganizados, en resultados útiles y efectivos”

Ya que hemos mencionado el proceso administrativo, vamos a ir poco a poco conociendo su significado; para
ello nos parece muy acertado el trabajo de Urwick que lo hace en la forma siguiente:
Previsión _______________________________¿Qué puede hacerse?
Planeación ______________________________¿Qué se va hacer?
Organización ____________________________¿Cómo se va hacer?
Integración______________________________¿Con qué se va hacer?
Dirección _______________________________Ver que se haga
Control ________________________________¿Cómo se está realizando?

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Para que a la persona se le considere jefe, gerente o director, el trabajo deberá realizarse mediante el esfuerzo
de los miembros del equipo.

Las cinco funciones administrativas que se han descrito son los medios por los cuales administra un gerente y
es lo que se le llama PROCESO ADMINISTRATIVO.

En la práctica, las cinco funciones descritas anteriormente están bien relacionadas entre si; el fin de una
función no cesa por completo al comenzar la siguiente, y por otra parte, no sigue un rumbo determinado sino
el curso que las circunstancias exijan. Es probable que el orden de las funciones al establecer una nueva
empresa queden como aquí se indica. Un gerente en acción puede estar planificando en un momento dado,
de ahí pasa a la ejecución y luego a hacer planes; sin embargo, después de pasado un tiempo, en ciertos casos,
algunas de las funciones administrativas tienden a preceder a otras; lo anterior sugiere la división de las cinco
funciones fundamentales en 2 grandes grupos así:

Planeación
GRUPO PRE EJECUTIVO Organización

Integración

Dirección
GRUPO EJECUTIVO
Control

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las funciones fundamentales de planeación, organización, integración de personal, dirección y control son
básicas; las ejercen los gerentes sea cual fuere el tipo de empresas donde prestan sus servicios; en cualquier
país del mundo, esto sugiere que el director de una empresa privada puede tener éxito en el gobierno y
viceversa.

PLANEACIÓN

La primera función esencial del dirigente consistirá en determinar qué trabajo deberá desempeñar cada uno
de los miembros del equipo. Deberá definir cuál es la carga máxima de trabajo en general. Además, es preciso
señalar en esta fase inicial cuándo y cómo deberá ser hecho el trabajo y cada uno de los miembros deberá
saber qué tarea le corresponde. Expresado con otras palabras, debe delinearse el plan o programa integral
predeterminado. Esto requiere la facultad de prever hacia el fin determinado, se necesita PLANEACIÓN.

Es importante saber que se utilizan como sinónimos los términos, planeamiento, planeación o planificación;
lógicamente esta es la función que precede a las otras. El primer paso de esta función es la determinación de
objetivos, siguiéndole el establecimiento de políticas, procedimientos y métodos.

Todo mundo tiene sus objetivos, por lo menos administrativamente hablando DEBE TENERLOS!!!Así por
ejemplo, la empresa tiene sus objetivos que varían de acuerdo con su propia naturaleza, para el caso, en una
empresa mercantil no hay duda que su objetivo es obtener utilidades; pero también los objetivos podrían ser,
crecimiento, supervivencia, así como ofrecer al público un producto o suministrar un servicio. Para todas las
organizaciones EL OBJETIVO ES LA PRODUCCION DE UN VALOR ECONOMICO EN LA FORMA DE BIENES O
SERVICIOS, y de esto, no hay discusión alguna. Una organización, cualquiera que sea su naturaleza, o produce
un bien o proporciona un servicio.

Para definir los objetivos específicos hay que tener en cuenta la demanda esperada, cambios tecnológicos y
la política fiscal del gobierno, a tales factores se les conoce como “premisas de la planeación” una vez
determinados los objetivos, sigue el establecimiento de las políticas, éstas son reglas generales que guían la
toma de decisiones en la organización; se clasifican según el nivel jerárquico, por ejemplo: el nivel ejecutivo
más alto utiliza políticas generales; en contraste, los ejecutivos de primer nivel se valen de políticas específicas.

Las políticas a determinarse deben estar de acuerdo con las actividades de la organización tales como
producción, ventas, finanzas y personal; ejemplo de esta última “Será política de esta empresa ascender a los
colaboradores que hayan demostrado entusiasmo e identificación con sus objetivos”.
Después de las políticas siguen los procedimientos: son una serie de pasos cronológicos que hay que hacer
para ejecutar un trabajo, son más específicos que los objetivos; y por último están los métodos: la mejor forma
de hacer cada paso del procedimiento.

Podemos decir entonces, que la toma de decisiones se practica en todas las funciones administrativas, y que
en la planeación son importantes para la determinación de la efectividad de los administradores.

ORGANIZACIÓN

Una vez que se ha determinado el curso de acción, el siguiente paso es distribuir o determinar cuáles serán
las actividades que corresponden a los miembros del grupo, lo normal es que esas actividades se agrupen y
asignen de manera que pueda realizarse con el mínimo de esfuerzo, tiempo y costo. Al trabajo de distribuir
estas actividades y de delegar autoridad se le llama ORGANIZACIÓN.

Para la representación de la organización formal nos valemos de un organigrama que nos indica; las
actividades del grupo, las relaciones de autoridad y ciertos canales de comunicación. La función organización
consiste esencialmente en la determinación de las actividades que se llevarán a cabo por la empresa, en el
agrupamiento de estas actividades, en la asignación de responsabilidad y en la delegación de autoridad.

El concepto de departamentalización se refiere al agrupamiento de actividades y puede ser de acuerdo con

las funciones de la organización; hay muchas formas para departamentalizar tales como: por número de
personas, por producto, por territorio, por cliente, por procesos y por funciones.

Casi siempre una empresa cuando va creciendo lo hace en forma vertical o sea agregando más niveles; pero
si crece aún más, entonces el crecimiento es horizontal o sea que hay adición de funciones.
Ámbito de control:
Es el número de subordinados que se pueden supervisar eficientemente; en tal sentido puede decirse que no
hay ámbito de control ideal para todas las organizaciones en cualesquiera circunstancias, pues ello depende
de factores tales como la empresa de que se trate, el tipo de trabajo, la clase de personal y el tipo de
organización.

Centralización:
Quiere decir, concentración de autoridad en una persona o en un grupo de personas pequeño; y al contrario,
cuando hay una amplia diseminación de autoridad estamos ante una descentralización de autoridad.

Autoridad de línea:
O autoridad lineal es la que está directamente relacionada con la obtención de los objetivos de la compañía;
y las que están indirectamente relacionadas con los mismos se llaman actividades de asesoría.

Organización informal:
El administrador debe estar consciente de que además de la organización formal que se representa por el
organigrama, está la organización informal que se representa por un socio grama y que un administrador
inteligente puede aprovecharla para la consecución de los objetivos de la organización, ya que sirve como un
medio de comunicación adicional haciendo más rápido el flujo de información dentro de la empresa, aunque
esa información puede ser o no exacta, ya que muchas veces la organización informal se presta para el rumor.

INTEGRACIÓN DE PERSONAL

Pero el trabajo asignado a cada puesto de la organización tiene que ser desempeñado por personas que tienen
que ser cuidadosamente escogidas para que encajen en lo que se espera que hagan en el respectivo puesto.
A este proceso se le llama INTEGRACIÓN DE PERSONAL.
La actividad profesional de escoger las personas más adecuadas para ocupar cada uno de los puestos que
tiene una empresa, organización, institución o establecimiento, es lo que conocemos como integración de
personal. Así los ejecutivos son escogidos o seleccionados con capacidades probadas o con estudios y
experiencias que los vuelvan promisorios para que su desempeño, medido por el desempeño de la operación,
función o unidad a su cargo, contribuye con eficiencia y eficacia al logro inmediato de objetivos parciales y
que se conviertan en un verdadero apoyo para alcanzar los objetivos a largo plazo. Pero más aún, la función
no termina ahí sino que comienza. Efectivamente, cada persona traída a bordo tiene un valor para asegurar
el desarrollo, supervivencia y adaptación constante de la organización al medio competitivo y a la vez
cambiante del entorno empresarial o institucional al que pertenece. Así, que cada persona debe, bajo la
conducción de una política de administración de capital humano internos, desarrollar habilidades y talentos
para el mejor desempeño presente y futuro, en el mejor beneficio de la organización. Entonces, el Capital
Humano se convierte en una actividad y una preocupación permanente para el gerente.

DIRECCIÓN

Para realizar las actividades contempladas en la planeación y la organización es necesario tomar algunas
medidas que podrían ser por ejemplo: a) establecer la jefatura, b) dar órdenes o instrucciones, c) dictar
medidas disciplinarias y d) definir las comunicaciones administrativas.

A este trabajo se le llama EJECUCIÓN. La palabra ejecutar significa literalmente “poner en marcha”,
“desempeñar bien” una cosa; a esta función se le llama también DIRECCIÓN.

Es la guía y conducción de los esfuerzos de los subordinados hacia la obtención de los objetivos mediante la
práctica de la motivación humana, el liderazgo, las comunicaciones y el trabajo en equipo. Las ciencias de la
conducta han contribuido al entendimiento de esta función.

Ya no está de moda la concepción de que el pago es el único determinante de la productividad del trabajador,
sino que hay diversos motivos que refuerzan la conducta; y siendo diversos esos motivos, el administrador
debe identificar la necesidad que va a tratar de satisfacer en los colaboradores a través de métodos
motivacionales ya que estos pueden ser positivos o negativos; para el caso la motivación a través de la
amenaza reduciendo el actual nivel de satisfacción es considerada como motivación negativa; o sea pues, que
el hecho de decir que una persona está motivada no quiere decir que solo sea para lo bueno, porque también
puede ser para lo malo.

Asimismo, cuando hablamos de traspaso y entendimiento de información de una persona a otra estamos
refiriéndonos a la comunicación.

Los estudios clásicos solamente tomaban en cuenta el líder como tal, sin tomar en consideración los
seguidores y los factores situacionales, pero los estudios modernos del liderazgo han contribuido
enormemente a la comprensión y desarrollo de este talento gerencial.

Finalmente, la motivación, el liderazgo y la comunicación se aplican a las personas, pero también existe otro
ingrediente importante para el trabajo del jefe, el cual es el trabajo de varios miembros involucrados,
sintonizados positivamente que producen resultados, que mantiene cohesión, fidelidad, satisfacción y
eficiencia. El camino del éxito del jefe está definido por la respuesta que el equipo le dé a nuestro estilo de
dirección.

CONTROL

Los gerentes han comprobado que es conveniente “verificar” o seguir el curso de lo que se está haciendo, con
el fin de asegurarse que el trabajo que están haciendo otros, progresa satisfactoriamente hacia el objetivo
predeterminado, la planeación, organización y ejecución no garantizan de por sí que la empresa va obtener
éxito, siempre resultan discrepancias e inconvenientes que es preciso que el gerente los conozca para poner
en práctica medidas correctivas haciéndose estas preguntas; ¿Cuál debe ser la calidad del trabajo? ¿Qué tan
bien se está haciendo? Esta función del dirigente constituye la función CONTROL.

Vamos ahora a considerar la cuarta función administrativa; el control, es la evaluación continua del
desempeño de la organización y la aplicación de medidas correctivas para asegurar que se alcanzan los
objetivos propuestos; así que podemos hablar del proceso de control que incluye 1) establecimiento de
estándares 2) comparación de los resultados actuales con los estándares, y 3) tomar medidas correctivas- En
vez de inspeccionar cada unidad de trabajo en los procesos, es costumbre solamente seleccionarla, a esto se
llama “punto estratégico de control”.

Los estándares son modelos, puntos de referencia tipos y también pueden ser considerados como promedios.
Se clasifican en estándares de cantidad, tiempo, y costos.- Además de los estándares, también están los
medios de control que son: los presupuestos, reportes de control estadístico, análisis del punto de equilibrio;
el más relacionado y usado con los costos es el presupuesto; en cambio, para el control sobre el tiempo está
el PERT.

*Tomado del libro Gerencia Empresarial “Un Nuevo Enfoque” editorial McGraw Hill
2015. Héctor Galindo Pineda