“PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA

DE DIFUSIÓN”

APRENDICE:
JHON FAVER ROJAS RAMIREZ

INSTRUCTORA:

AZIS ANTONIO NAIZIR NAIZIR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA VIRTUAL

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE MERCADOS
NEIVA - HUILA
2019

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TABLA DE CONTENIDO

Determinar el tipo de evento a

realizar...….……………………………………………………………………………3
Establecer los requerimientos del
evento…….……………………………………………………………………………3
Construir los presupuestos y la financiación del
evento….………………………………………………………………………………3
Contratar los insumos, materiales y equipos que
necesitará..……………………………………………………………………………..4

Elaborar el protocolo del

evento.…………………………………………………………………………………4

Formular el plan de relaciones públicas del

evento………………………………………………………………………………......5
Diseñar la campaña de
difusión…………………………………………………………………………………6
Difundir el evento
comercial……………………….....................................................................................6
Evaluación...…………………………………………………………………………....9

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 “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y
DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”

1. Determinar el tipo de evento a realiza: 1 feria de manualidades artesanales

colombiana en la ciudad de Neiva, evento comercial y promocional.

2. Establecer los requerimientos del evento.

REQUERIMIENTOS

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los

stands, la ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema
u objetivos).
 Los productos a exhibir.
 Elementos decorativos y mobiliarios.
 Hacer promociones de preventa tales como invitaciones personales,
correo directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 Promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras
gratis, etc.
 Venta directa con ofertas.
 Música y/0 videos.

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento.

En este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía,
formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas
tareas específicas:

Rubros estimados total

Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $1.810.000

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 4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos

30 Sillas
30 Mesas
30 Vallas
2 Pendones
30 Pasabocas
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos
3 Sonido
2 Micrófonos

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer.

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer
llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

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 6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa ARTESANÍAS DEL HUILA S.A (productos de artesanías 100% a mano),

ha decidido hacerse participe de una feria empresarial en donde va hacer el lanzamiento
oficial de la nueva línea de productos; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades
comerciales y artísticas.

ARTESANÍAS DEL HUILA S.A es una empresa que recién se está introduciendo en el
mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros
productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento, que es una
especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que tiene
gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de diferentes
perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro producto,
intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial; Para que sea una
actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la
siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

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 CRONOGRAMA DEL EVENTO

Mes Tiempo
ACTIVIDADES Sem. Sem. Sem. Sem.
1 2 3 4 Observaciones

Elaboración de un plan de actuación, tiempos de

ejecución, designación de responsables y montaje. 8 HORAS

Elaboración de campañas de promoción y

comunicación. 8 HORAS
Selección de productos a comercializar en la feria
8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados, ponentes y
acompañantes. 8 HORAS
Selección de tipos de montajes y tamaños.
4 HORAS
Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
pendones. 3 HORAS
Diseño gráfico de publicidad y difusión.
10 HORAS
Presupuesto.
8 HORAS

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram

y Google+.
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 Periódico
 Plegables.

8. Difundir el evento comercial

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión para
de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos que a
cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta gran
inauguración.

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 EN NEIVA

artesanias-huila@gmail.com
Aviso radial
Eventos Huila ubicada en la ciudad de Neiva invita a
todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más
información 3223009883-3045232424

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Aviso de televisión

Eventos Huila ubicada en la ciudad de Neiva invita a

todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más
información 3223009883-3045232424

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Aviso por periódico

EN NEIVA

9. Evaluación

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/07/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes Jhon Faver, Yesica, Juan David
Nombre cargo
Jhon Faver Gerente
Yesica Mercaderísta
Juan David Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

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Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma Jhon Faver

Realizada por firma: Claudia

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