UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEORÍA ADMINISTRATIVA II

NOMBRE: POVEDA SEGURA ALISSON TATIANA

CURSO: 2DO SEMESTRE “A”
FECHA: 13 DE DICIEMBRE DE 2016
DOCENTE: MGS.RODRIGO VELARDE
TEMA: ESTRUCTURA ORGÁNICA, PROCESO, METODOLOGÍA.

ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica es la forma en que están cimentadas y ordenadas las
unidades administrativas de una institución, organización u órgano y la relación que
guarda entre sí, dicho de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y
coordinan las actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el
o los gerentes y los colaboradores; Para diseñar la estructura orgánica, habrá que tener
en cuenta los factores como es la magnitud, giro y necesidades de la empresa, pues en
base a ellos se determinarán las unidades administrativas, los medios humanos necesarios
y la asignación de funciones a los mismos.

La estructura orgánica es el cuerpo óseo de la organización, unidad administrativa.

Área, u oficina; en este caso del área de recursos humanos, estará conformada por órganos
como de dirección, asesoramiento, apoyo y línea, así como por unidades administrativas
que tienen que ver con dicha función, como por ejemplo: jefatura o dirección, registro de
personal, sueldos y salarios, capacitación, evaluación, higiene y seguridad, entre otros.

Generalmente la estructura orgánica del área de recursos humanos, como se

indicaba líneas arriba, estará conformada por los distintos órganos y unidades
administrativas, las mismas que son establecidas, en función de la naturaleza, tamaño y,
necesidad de la empresa, pudiéndose establecer en forma nominal y gráfica.

Para el caso del establecimiento de una estructura orgánica de la unidad

administrativa de recursos humanos dentro de las empresas, debe considerarse el tipo y
tamaño de empresa, decimos esto porque las empresas pequeñas mayormente tienen a
una persona encargada de realizar las principales funciones de personal, en cambio las
empresas un poco más grandes, debe tener un equipo humano con la implementación y
medios adecuados en esta área, para dirigir los distintos funciones especializadas de la
administración de recursos humanos.

De igual manera para establecer la estructura orgánica de la unidad de recursos

humanos, debe considerarse la nomenclatura o nombre de dicha unidad administrativa,
dependiendo lógicamente del tamaño de la organización, y de la implementación interna
que se quiere dar, pudiendo denominarse Oficina, Departamento, División, Área,
Sección, Gerencia o Dirección de Recursos Humanos.

PROCESO
Procesos para la elaboración del manual de organización: Para proceder a elaborar
el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para
obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la
situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Se conforma en
tres fases:

1. Recabación de información.
2. Análisis de la información.
3. Integración del manual.

1.-Recabación De La Información:

1.1. INVESTIGACION DOCUMENTAL: El empleo de esta técnica permite captar la

situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos
sobre los siguientes aspectos:

 MARCO JURIDICO: Es importante clasificar y analizar los documentos legales

vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades
administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros,
estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se
consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se
encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución.
 OBJETIVO INSTITUCIONAL: A partir del análisis efectuado a los documentos
legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial
que se ha determinado para la institución. Para este trabajo, tomamos como
concepto de objetivo, " El propósito a cumplir mediante el desempeño de las
funciones encomendadas a la institución”.
 ANTECEDENTES: Obtener la información necesaria para efectuar la descripción
de la institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo
la relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente
incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier
aspecto de su organización en el proceso evolutivo de la institución.

1.2. INVESTIGACION DE CAMPO: Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención

de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por
los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los
responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o
cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente información.
  DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR UNIDAD
ADMINISTRATIVA: En esta etapa de la investigación, se recabará la
información relativa a los objetivos específicos asignados a cada unidad
administrativa lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza misma
de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto
se señala como concepto de objetivo específico: " El propósito a cumplir, con el
desempeño de la función correspondiente a cada área específica”.
 ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL: En este apartado se obtendrá
información que permita contar con la relación de las dependencias que
conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación
orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional. Lo cual permitirá
efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades
administrativas. La información anterior permitirá obtener una visión integral de
la institución a través de la elaboración de los organigramas actuales que muestren
la conformación estructural de la institución, facilitando a su vez el análisis y el
estudio correspondiente.
 FUNCIONES ACTUALES: Este aspecto es uno de los que preferentemente se
requieren obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información
sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la
estructura orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.
Para este trabajo, tomamos como concepto de función " El conjunto de
actividades, que interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad
correspondiente”. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la
importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los
distintos puestos, para establecer su adecuada interrelación y su congruencia para
con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripción.
 PROGRAMAS Y/O PROYECTOS: Con el fin de reforzar el conocimiento
obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar
información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en
dichas unidades. Esta obtención de información tiene como propósito, verificar si
estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada
descendencia.

2.-Análisis De La Información:

2.1. CLASIFICACIÓN DE FUNCIONES: Una vez obtenidas las funciones que se

realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2
criterios de forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.

POR SU FORMA

 Similares -Equivalentes.
POR SU CONTENIDO

 Operación.
 Control. -Supervisión.
 Coordinación. -Programación.
 Evaluación. -Asesoría.

2.2. UBICACION DE FUNCIONES: Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios
mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

 Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

 Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes,
eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.
 Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
 Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones
homogéneas.

2.3. ANÁLISIS ESTRUCTURAL: La clasificación obtenida en base al análisis deberá

permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El
conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de
naturaleza similar para el logro de un objetivo común”.

2.4. ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS: En correspondencia al análisis

estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en Gral.
Y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través
de organigramas que deberán contener las siguientes características.

 La ubicación funcional.
 Los niveles jerárquicos.
 Las líneas de autoridad y responsabilidad.
 La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

2.5.-REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN: Las propuestas elaboradas que contengan

aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es
conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades
competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento.

3.-Integración Del Manual:

3.1.-CÓDIGO NUMÉRICO: Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la

identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la
clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada
gráficamente en el organigrama general y específico a cada área, por ejemplo:
  Asamblea de accionistas.
 Presidente.
 Gerente general.
 Área staff.
 Área de producción.
 Área de mercadotecnia.
 Área de recursos humanos.
 Área de finanzas.

3.2.-DISEÑO DE FORMAS DE PRESENTACIÓN: Se debe elaborar una forma de

presentación del contenido, que presente la descripción delos siguientes aspectos:

 El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa correspondiente.

 El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
 El objetivo de la unidad administrativa.
 La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
 El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
 El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las
funciones asignadas.
 Las funciones correspondientes al puesto en cuestión.

3.3.- CONTENIDO DEL MANUAL: Como referencia a esta guía para elaborar el manual
de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de
organización de la empresa sea la siguiente:

 Presentación.
 Instrucciones.
 Objetivos.
 Organigramas
 General
 Particular
 Organización.
 Funciones generales.
 Descripción de funciones

METODOLOGÍA
El diseño de la propuesta de estructura orgánica funcional, se basa en algunos
lineamientos o premisas establecidos por la alta gerencia, de modo que las posteriores
etapas del diseño obedecen a dichas premisas, y el producto final constituye el resultado
de acuerdos entre la institución y los consultores.
La propuesta de estructura orgánica y funcional se expresa a través del gráfico
representativo, conocido como organigrama estructural y de un manual de funciones de
todas las unidades administrativas componentes, señalando los niveles de autoridad, las
relaciones de dependencia y supervisión, las atribuciones de cada uno de los elementos
que la conforman (unidades administrativas), así como las relaciones de coordinación
necesarias para Iograr sinergismo de conjunto.

Bajo este marco metodológico, el trabajo inicial se desarrollara en base a los siguientes
estudios y análisis:

 Estudio documental de la base legal y reglamentaria.

 Análisis de manuales de funciones existentes.
 Análisis de los perfiles de los cargos existentes.
 Análisis del Plan Estratégico.
 Entrevistas con los principales actores institucionales.
 Análisis de los procesos existentes.

La siguiente etapa consiste en diseñar un gráfico de la futura organización (organigrama

estructural) concebido con base en la aplicación de las políticas antes mencionadas. El
gráfico será analizado y aprobado por las autoridades de la institución, introduciéndose
los ajustes que conjuntamente se estimen pertinentes.

Posteriormente se presenta un borrador del Manual Orgánico y Funcional, así mismo

concebido sobre la base de las políticas aprobadas y del organigrama estructural
igualmente aprobado. El borrador será analizado y con las observaciones presentadas por
parte de las autoridades se editara la versión final de dicho documento.

ANÁLISIS
Como último punto digo que la estructura orgánica es un instrumento de gestión
que ayudar a definir con claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas
de una organización. Así como también es la forma en que están cimentadas y ordenadas
las unidades administrativas de una organización u órgano y la relación que guarda entre
sí, dicho de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los gerentes
y los colaboradores. La estructura orgánica es el cuerpo óseo de la organización. Área, u
oficina; en este caso del área de recursos humanos, estará conformada por órganos como
de dirección, asesoramiento, apoyo y línea, que tienen que ver con dicha función, como
por ejemplo: jefatura o dirección, registro de personal, sueldos, entre otros. Generalmente,
como se indicaba líneas arriba, estará conformada por los distintos órganos y unidades
administrativas. Para el establecimiento de una estructura orgánica de la unidad
administrativa de recursos humanos dentro de las empresas, esta debe considerarse el tipo
y tamaño de empresa, decimos esto porque las empresas pequeñas mayormente tienen a
una persona encargada de realizar las principales funciones de personal, en cambio las
empresas un poco más grandes, debe tener un equipo humano con la implementación y
medios adecuados en las área, para dirigir las distintas funciones. Por otra parte debe
considerarse la nomenclatura o nombre de dicha unidad administrativa, dependiendo
lógicamente del tamaño de la organización, y de la implementación interna que se quiere
dar.

El proceso para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable

allegarse de un conjunto de información. Y tiene tres fases: Recabación de información,
Análisis de la información, Integración del manual.

1.- La Recabación De La Información: en esta fase, es necesario contar con

técnicas de investigación que permitan recopilar información para obtener el
conocimiento acerca de la estructura orgánica y funcional existente y estas técnicas son:
La investigación documental y la investigación de campo. En la Investigación
Documental: esta técnica permite captar la situación formal de la organización a través
de esta se obtiene el análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: En el Marco
Jurídico: Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan
el marco jurídico y dichos documentos son: estatuto general, reglamentos, instructivos,
acuerdos y circulares. En el Objetivo Institucional: del análisis efectuado a los
documentos legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo
primordial que se ha determinado para la organización. Como Antecedentes: es obtener
la información necesaria para efectuar la descripción de la organización indicando la ley
o decreto que dio origen a la misma. En la Investigación De Campo: Es conveniente
recurrir a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la
entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a
través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. En
la Descripción De Objetivos Específicos Por Unidad Administrativa: En esta etapa de la
investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a
cada unidad, el concepto de objetivo específico: es el propósito a cumplir, con el
desempeño de la función correspondiente a cada área específica. En la Estructura
Orgánica Actual: en este punto se obtendrá información que permita contar con la relación
de las dependencias que conforman la institución, así como funcionarios que la integran
y la ubicación orgánica de ambos. En las Funciones Actuales: en este aspecto es uno de
los que se requiere obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información
sobre las funciones que son realizadas en los distintos. Y por último en Programas o
Proyectos: esta tiene la finalidad de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados
anteriores y esta obtención de información tiene como propósito, verificar si estos
programas o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada descendencia.

2.-Análisis De La Información: Una vez obtenida la información requerida para

la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las
actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y
estructurales de la institución. Dentro de este punto está la Clasificación De Funciones:
Una vez obtenidas las funciones, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo dos
criterios el de forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas. Por
Su Forma dentro de esta están los: Similares -Equivalentes. Y Por Su Contenido: se
encuentra: Operación, Control. –Supervisión, Coordinación –Programación, Evaluación-
Asesoría.

En la Ubicación De Funciones: aquí una vez clasificadas las funciones bajo los
criterios mencionados, es conveniente ubicarlas de acuerdo con los siguientes aspectos:
Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines, Agrupación y
reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad
y sobrecargas de trabajo, Asignación congruente de los puestos en las unidades con
afinidad funcional, Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar
funciones homogéneas. Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente
clasificación y ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de
ejecución se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la
instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para
satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión. En el Análisis Estructural:
La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las
áreas funcionales. En la Elaboración De Organigramas: aquí se deberá realizar una
representación gráfica de la estructura orgánica en general. Esta representación gráfica se
mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características. La
ubicación funcional, Los niveles jerárquicos, Las líneas de autoridad y responsabilidad,
La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia. Y por último tenemos la
Revisión Y Autorización: aquí es conveniente someterlos a revisión y autorización por
parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación
definitiva del documento.

3.-Integración Del Manual: Una vez que se cuenta con toda la información del
manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los
partícipes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de
cada apartado. En el Código Numérico: Es necesario elaborar un código para facilitar la
identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la
clasificación de las áreas funcionales, así como por ejemplo: Asamblea de accionistas,
Presidente, Gerente general, Área staff, Área de producción, Área de mercadotecnia, Área
de recursos humanos, Área de finanzas.

En el Diseño De Formas De Presentación: Se debe elaborar una forma de

presentación del contenido, que presente la descripción delos siguientes aspectos: El área
funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa correspondiente, El nombre de
la unidad administrativa correspondiente al puesto, El objetivo de la unidad
administrativa, La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia, El
puesto correspondiente con su respectiva clave numérica, El capítulo y los artículos del
estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas, Las funciones
correspondientes al puesto en cuestión.
 Y por último está el Contenido Del Manual: aquí se propone que el contenido del
manual de organización de la empresa sea la siguiente: Presentación, Instrucciones,
Objetivos, Organigramas - General – Particular, Organización, Funciones generales,
Descripción de funciones

La metodología sugerida, que se la podría denominar como de ‘aproximaciones

sucesivas', tiene la ventaja de Iograr que la estructura organizativa que finalmente se
recomienda, pueda ser implantada sin mayores dificultades y, en lo posible, con el
acuerdo de los diferentes actores. El diseño se basa en algunos lineamientos o premisas
establecidos por la alta gerencia, de modo que las posteriores etapas del diseño obedecen
a dichas premisas. La propuesta de estructura orgánica y funcional se expresa a través del
gráfico representativo, conocido como organigrama estructural y de un manual de
funciones de todas las unidades administrativas, señalando los niveles de autoridad, las
relaciones de dependencia y supervisión, las atribuciones de cada uno de los elementos
que la conforman Bajo este marco metodológico, el trabajo inicial se desarrollara en base
a los siguientes estudios y análisis como son: Estudio documental de la base legal y
reglamentaria, Análisis de manuales de funciones existentes, Análisis de los perfiles de
los cargos existentes, Análisis del Plan Estratégico, Entrevistas con los principales actores
institucionales, Análisis de los procesos existentes. El gráfico será analizado y aprobado
por las autoridades de la institución, introduciéndose los ajustes que conjuntamente se
estimen pertinentes.

GLOSARIO
1.- Cimentar.- pensar.

2.- Magnitud.- Propiedad de los cuerpos que puede ser medida, como el tamaño, el peso
o la extensión.

3.- Nomenclatura.- Lista de nombres de personas o cosas.

4.- Recabar.- Lograr lo que se desea con súplicas.

5.- Sinergismo.- La acción combinada de varias sustancias químicas, las cuales producen
un efecto total más grande que el efecto de cada sustancia química separadamente.

6.- Asesoría.- se utiliza para designar al oficio del asesor y a la oficina en la cual este
profesional desempeña su actividad.
 BIBLIOGRAFÍA
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