Inventario Físico Inventariado Físico

INVENTARIO FÍSICO Bienvenido a la Guía Rápida del Sistema Autosyst XXI aquí encontrarás los principales pasos que debes
de seguir para realizar el Inventario Físico de Refacciones.

¿Qué es el inventario físico?

 Un proceso de revisión de la totalidad de refacciones o accesorios disponibles en el almacén de la

Agencia, el cual tiene como finalidad verificar la existencia física y ubicación de las refacciones en
el almacén

¿Cada cuando se debe realizar el inventariado físico de refacciones?

 De manera semestral

¿Quiénes son los responsables de ejecutar el Inventariado Físico?

 Responsable Administrativo y Responsable de Almacén de la Agencia Automotriz

¿Cómo se debe realizar el inventario físico a través del sistema Autosyst XXI ?

 PASO 1. GENERACIÓN DE MARBETES

En este paso se generan los números de folio consecutivos denominados marbetes que sustituirán
Guía Rápida Sistema Autosyst XXI el número de parte de la refacción con el objeto de eficientar la ejecución del inventario
Asistencia Técnica
Una vez que has ingresado al sistema Autosyst XXI y capturado tu usuario y pasword.
50.63.28.28

dva.tvazquez@grupoautofin.com  Selecciona del modulo la opción “Inventario Físico” y da clic en signo o da

doble clic para desplegar opciones y posteriormente selecciona “Generación de Marbetes”
MODULO
REFACCIONES
INVENTARIO FÍSICO
 Selecciona el almacén al cual se realizará el inventario físico

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Febrero 2010
GR-0019 Versión
 Inventario Físico Inventariado Físico

 Da clic en el icono
 Da clic en la casilla Se muestran las opciones
 Selecciona el tipo de orden por el que se asignarán os marbetes ya sea: por número de parte o ubicación
 Da clic en la pestaña
 Captura las parejas que realizarán el inventario
 Da clic en el icono
 En el apartado Parejas captura el nombre, apellido paterno y materno de cada integrante que
Se generan los números de marbetes (número consecutivo) que se asignarán a las refacciones que cuenten con
existencia en el almacén en el cual se llevará a cabo el inventario participará

 Da clic en opción

 Da clic en el icono  Para eliminar la pareja previamente capturada:

Se realiza la asignación de marbetes a las refacciones con existencia y se genera la base de datos que se
empleará para procesar el inventario físico  Selecciona el registro de la pareja capturada previamente, este se sombrea de color azul
 Se muestra el mensaje de confirmación de la generación de marbetes, da clic en botón  Da clic en botón
 Para modificar datos de la pareja previamente capturada:

 PASO 2. CONFIGURACIÓN DEL INVENTARIO

 Selecciona el registro de la pareja capturada, este se sombrea de color azul
 Realiza las modificaciones requeridas
En este paso se asignarán las parejas que realizarán el inventario, mismas que estarán conformadas por un  Da clic en el botón
representante del personal Administrativo y de Almacén, así mismo se asignarán las ubicaciones a verificar por
cada pareja participante Ambas actividades las podrás realizar si no has asignado las ubicaciones a verificar por la
pareja, si ya realizaste las asignaciones se te sugiere salir de la opción sin guardar la
 Selecciona del modulo la opción “Inventario Físico” y da clic en signo o da doble clic para información y generar el proceso nuevamente
desplegar opciones y posteriormente selecciona “Configuración de Inventario”
 Selecciona el almacén en que se realizará el inventario
 Asigna las ubicaciones para primer conteo
 Elige el registro de la primera pareja y selecciona la ubicación inicial y final que verificará la
pareja seleccionada
 Da clic en la pestaña
 Da clic en el botón
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 Inventario Físico Inventariado Físico

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Se muestra en el apartado Ubicación Parte el listado de refacciones asignadas y en el apartado Pareja–Ubicación el
 Selecciona del modulo la opción “Inventario Físico” y da clic en signo o da doble
nombre de la pareja, la ubicación inicial y final a verificar así como el número de conteo de que se trata
clic para desplegar opciones y posteriormente selecciona “Monitor de Inventarios”

 Da clic en la pestaña
 Selecciona la opción Físico en Tipo de Inventario
 Elige la fecha inicial( (Desde) y final (Hasta) en la cual configuraste el inventario físico a realizar

 Da clic en icono
Se muestra el inventario previamente configurado

Se realiza el mismo procedimiento de asignación de ubicaciones por cada pareja que participará en el primer conteo

 Asignación de Ubicaciones para segundo conteo

 Selecciona el campo conteo y elige el número 2
 Elige el registro de la pareja y selecciona ubicación inicial y final
 Selecciona el registro del inventario configurado
 Da clic en el botón
 Da clic en el botón de la columna “Ir”
El sistema elimina las ubicaciones previamente verificadas por la pareja a fin de que no se revise dos veces por la El sistema te ubica en la pestaña
misma pareja
 En la pestaña , selecciona en el apartado “Pareja-Ubicación” el registro de la pareja que iniciará
 Da clic en el icono el conteo del inventario
 Da clic en el botón de la columna “Iniciar”
 Se muestra el mensaje de confirmación “El registro fue gravado exitosamente”, da clic en botón  Se muestra el mensaje de confirmación “¿Esta seguro de iniciar el conteo seleccionado?”, da clic en botón

Una vez configurada esta opción, no podrá ser modificada El estado del registro de la pareja y conteo cambia de “Pendiente ( ) a iniciado ( )”

Las parejas asignadas a través del lector escanean el código de barras de las refacciones, se cuentan
 PASO 3. EJECUCIÓN DEL INVENTARIADO FÍSICO físicamente las piezas y se capturan en el lector, esto se realiza por cada ubicación asignada

En este paso se dará inicio y terminación al conteo de las refacciones por cada ubicación asignada a las parejas que  Las parejas asignadas a través del lector inician el inventariado de las ubicaciones asignadas:
participarán en el inventario  En la pantalla de inicio del lector de código de barras, captura el número de pareja asignado y
da enter
 Inventario Físico Inventariado Físico

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 Una vez terminados todos los conteos de las parejas, da clic en botón para cerrar el
inventario
 Se muestra el mensaje de confirmación “¿Esta seguro de querer cerrar el inventario?”, da clic en
botón
 Se muestra el mensaje informativo “El inventario se ha cerrado con éxito”, da clic en botón

 Inicia el escaneo de las refacciones

 Realiza el conteo físico de las piezas
 Captura el número de piezas determinadas en “cantidad”
 Presiona “Enter” para realizar un nuevo conteo
 En caso de que requieras corregir algún conteo ingresado previamente:
 Escanea nuevamente el código de barras de la refacción
 Se mostrará en pantalla la cantidad previamente capturada
 Captura la nueva cantidad
Se muestra en apartado Conteo-Pareja Ubicación los resultados del conteo 1, 2 y sus
 Da “Enter” para realizar el cambio respectivas diferencias

 En caso de interrupción en el conteo lo puedes activar nuevamente:

 Selecciona el registro de la pareja que se muestra en la pestaña  PASO 4. REPORTE DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
 Da clic en la opción de la columna A
En este paso se emitirá el reporte de levantamiento de inventario con la finalidad de realizar una
verificación de las diferencias a favor y en contra identificadas durante la revisión del almacén
 En caso de que requieras verificar las ubicaciones contadas y pendientes:
 Da clic en el botón de la columna “Contado” o “No contado”, se mostrará en el apartado “Conteo-
Pareja” el listado de ubicaciones contados o no contadas según corresponda  Selecciona del modulo la opción “Reportes” y da clic en signo o da doble clic para
desplegar opciones, selecciona “Inventario Físico” y posteriormente “Reporte de levantamiento de
 Una vez terminado el conteo 1 o 2 de las pareja, da clic en la casilla de la columna Terminar inventario”
 Se muestra el mensaje de confirmación “¿Esta seguro de querer terminar el conteo seleccionado?”, da clic en
botón
El estado de la pareja por conteo cambia de iniciado ( ) a terminado ( )
Estas actividades se deberán realizar por cada pareja participante en el inventario
 Selecciona fecha en que se realizo la configuración del inventario (Desde y Hasta)
 Inventario Físico Inventariado Físico

 Selecciona la opción Físico en Tipo de Inventario

Se muestra en Inventario la opción Físico-Almacén General  Da clic en la pestaña
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 Selecciona el criterio para buscar las diferencias que requieres ya sean a favor, en contra o ambas  Selecciona la opción Físico en Tipo de Inventario
 Da clic en icono
 Elige la fecha inicial (Desde) y final (Hasta) en el cual configuraste el inventario físico a realizar
 Se genera la vista previa del Reporte de levantamiento inventario físico al día  Da clic en icono
 Selecciona el registro del inventario en proceso y da clic en botón de la columna “Ir”

El sistema te ubica en la pestaña

 Da mantenimiento a las refacciones que así lo requieran

 En la pestaña , selecciona en criterio la opción Marbete
 Para imprimir da clic en icono  Captura número de marbete
 Se presenta la ventana “Imprimir”, selecciona la impresora y el número de impresiones a emitir, da clic en  Da clic en botón
opción Se muestra en apartado Conteo Pareja-Ubicación la refacción a la que se dará
mantenimiento
Se asignan nuevamente parejas para aclarar las diferencias encontradas realizando un tercer conteo  Da clic en botón ubicado en la columna “Ir”
 Se determina si aplicará la opción mantenimiento con base en el conteo realizado para aclarar las diferencias Se muestra pantalla Autosyst, en la cual se visualiza el número de parte de la refacción,
encontradas descripción y ubicación
 Si la cantidad correcta se refiere al conteo número 1 se aplica la opción mantenimiento  Captura en Nueva Cantidad el número de piezas correcto
 Si la cantidad correcta se refiere al conteo número 2 no se aplica la opción mantenimiento
 Da clic en opción

 PASO 5. APLICACIÓN DE MANTENIMIENTO

En este paso se capturan las existencias físicas determinadas como correctas por la Agencia y se aplica
exclusivamente en los casos en que la existencia correcta sea el resultado del antepenúltimo conteo

 Selecciona del modulo la opción “Inventario Físico” y da clic en signo o da doble clic para
desplegar opciones y posteriormente selecciona “Monitor de Inventarios”
 Inventario Físico Inventariado Físico

 Una vez que finaliza el mantenimiento de todas las refacciones identificadas, da clic en

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 PASO 6. REPORTE DE DIFERENCIAS
 PASO 7. APLICACIÓN DE AJUSTE
En este paso se obtiene el reporte de diferencias con la finalidad de comparar el último conteo realizado con las En este paso se finaliza la ejecución del inventario físico, una vez realizado este proceso se actualizan los
existencias en Kardex datos del Kardex con la información obtenida durante el inventariado

 Selecciona del modulo la opción “Reportes” y da clic en signo o da doble clic para desplegar  Selecciona del modulo la opción “Inventario Físico” y da clic en signo o da doble
opciones, selecciona “Inventario Físico” y posteriormente “Reporte de diferencias” clic para desplegar opciones y posteriormente selecciona “Monitor de Inventarios”

 Selecciona fecha en que se realizo la configuración del inventario (Desde y Hasta)  Da clic en la pestaña
 Selecciona la opción Físico en Tipo de Inventario  Selecciona la opción Físico en Tipo de Inventario
Se muestra en el campo inventario la opción Físico-Almacén General  Elige la fecha inicial (Desde) y final (Hasta) en el cual configuraste el inventario físico en proceso

 Selecciona el criterio para buscar las diferencias que requieres ya sean a favor, en contra o ambas  Da clic en icono
 Selecciona el registro del inventario en proceso y da clic en botón de la columna “Ir”
 Da clic en icono

El sistema te ubica en la pestaña

 Da clic en el botón
Una vez aplicado el ajuste no se podrá realizar ninguna modificación

Se comparan los resultados del último conteo y las existencias en Kardex, si así lo determinan los involucrados se
realiza un nuevo conteo para aclarar diferencias encontradas
En caso de realizarse un nuevo conteo se deberán seguir las actividades indicadas en el paso 5
 Inventario Físico Inventariado Físico

Se finaliza el proceso de inventario físico

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