AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.

PRESENTADO POR:
LIIANA MARIA PORRAS LENIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

 Evidencia
“Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: I feria de gastronomía colombiana
ciudad de Medellín evento comercial y promocional HELADOS LIGHT MOMA

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la
ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los productos a exhibir (helados lightd 15 sabores diferentes)
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
 venta directa con ofertas compra dos helados dobles y reclama un helado
sencillo completamente gratis
 música y/o videos
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento
Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía,
formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas
tareas específicas:
rubros estimados total
Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Degustaciones $600.000 $500.000
 Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $2.310.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

Cantidad Materiales, insumos o equipos
30 de degustación 3 sabores
30 Mini menús de degustación 6 sabores
30 Mini menús de degustación peparados y gourmet
2 pendones
30 pasabocas
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO
Protocolos antes del evento
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos helados y preparados ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa eventos limapole ha decidido hacerse participe de una feria empresarial
en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de producto helados ligt
moma ; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales,
gastronómicas y artísticas.
Helados light moma es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado
y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros
productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento, que es
una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una
feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas
de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro
producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial; Para
que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos
dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.
OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto Helados light moma.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 cronograma del evento
tiempo
actividades mes observaciones
sem sem sem sem
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en laferia 8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados,
ponentes y acompañantes. 8 HORAS

Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
3 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,
Instagram y Google+
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 MUSG
 Plegables
8. Difundir el evento comercial
El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de
televisión para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros
invitados; garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y
nos pueda acompañar en esta gran inauguración.

LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA

helados light moma y eventos
MAYOR INFORMACIÓN ´´Ibagué´´ Tolima
3202473162
helados light moma@hotmail.com
siguenos en Facebook como helados light moma y en twiter
como @helados light moma

Aviso radial
Eventos limapole ubicada en la ciudad de Ibagué de invita a
todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más
información 3202473162 -3045232424

Aviso de televisión

Eventos limapole ubicada en la ciudad de Ibagué, invita a

todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más
información 3202473162-3045232424
9. Evaluación
Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/07/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes yinna, yesika, Claudia
nombre cargo
Iliana poras Gerente
Yesica Mercaderísta
Claudia Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias
 Referencias utilizadas

Revisada por Firma liliana P

Realizada por firma claudia

PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias

en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados
para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor
impresión de la micro empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los

empresarios de la ciudad de Medellín.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores
para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro
servicio; se realizara una excelente o presentación de esta forma se verá reflejada
la presentación de nuestro servicio.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA
Helados light moma CORDIALMENTE
INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN ´´IBAGUE-TOLIMA´´
3202473162-3045232424
helados light moma@hotmail.com
Aviso radial
Eventos limapole ubicada en la ciudad de IBAGUE invita a
todas las empresas de la ciudad al la inauguración, más
información 3202473162-3045232424
Aviso de televisión

Eventos limapole ubicada en la ciudad de ibague invita a

todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más
información 3202473162-3045232424

Celebración de un contrato comercial

• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
• Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro
sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía
Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o
grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro
sincrónico.
• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato
de compra-venta de productos o servicios.