EJEMPLO DE SISTEMA DE INFORMACION PARA GESTION

Qué es un sistema de gestión de la información

Escrito por David Ingram | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Los sistemas de gestión de información utilizan la tecnología para ayudar a la toma de

decisiones gerenciales.

Los sistemas de gestión de información utilizan la tecnología para ayudar a la toma de

decisiones gerenciales.

Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés) es un conjunto de sistemas
y procedimientos que recopilan información de una variedad de fuentes, la compilan y la
presentan en un formato legible. Los gerentes utilizan un MIS para crear informes que les
proporcionen una visión completa de toda la información que necesitan para tomar decisiones
que van desde pequeños detalles diarios hasta una estrategia de nivel superior. Los sistemas
actuales de gestión de la información se basan en gran medida en la tecnología para recopilar
y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las tecnologías informáticas modernas.

Importancia

El propósito principal de un sistema de gestión de la información es hacer que la toma de

decisiones por parte de los gerentes sea más eficiente y productiva. Mediante la combinación
de la información de una variedad de fuentes en una sola base de datos y la presentación de la
información en un formato lógico, un MIS puede proporcionar a los administradores con todo
lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis en
profundidad de las cuestiones operativas.

Información

Un MIS puede obtener casi cualquier tipo de información que necesitan los administradores.
Pueden ver los datos financieros, tales como los ingresos diarios y los gastos de un vistazo y
atribuirlos a los departamentos o grupos específicos. Los indicadores de desempeño tales
como la puntualidad de los proyectos o la calidad de los productos que salen de una línea de
montaje puede ayudar a los administradores a identificar las áreas que necesitan mejorar. El
personal puede gestionar los horarios para los turnos de trabajo, las entregas entrantes y los
envíos salientes desde cualquier lugar relacionado con el MIS. Un sistema de gestión de la
información puede facilitar la colaboración y la comunicación también. Los empleados pueden
editar y compartir documentos y comunicar la información pertinente sobre los cambios
previstos y las advertencias a través de la organización.

Informes
La capacidad de crear informes es una de las características más valiosas de un sistema de
gestión de la información. Los informes internos presentan la información de manera que los
gerentes pueden comprender, mediante la inclusión de todos los datos relevantes y la
agrupación de datos de una manera lógica. Por ejemplo, un informe visto por un gerente
corporativo de una cadena de restaurantes puede mostrar los ingresos, los gastos, el trabajo
por la noche y el volumen de cada punto de venta, lo que le permite ver qué tienda hace más
dinero por empleado en el suelo y cuáles tiendas tienen mayores gastos en comparación con
los ingresos y el volumen, un indicador de los residuos o de un robo. Según el Departamento
de Trabajo de EE.UU., las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar un MIS para generar
automáticamente los informes requeridos por el gobierno federal. Esto permite a los
empleados y a los voluntarios para concentrar su tiempo en actividades más productivas y
pueden reducir los errores y los costos asociados con volver a presentar los informes federales.

Beneficios

Los empleados de primera línea pueden utilizar un MIS para realizar su trabajo con mayor
eficacia también. Por ejemplo, los empleados de todos los niveles pueden consultar un MIS
para comprobar el estado de los elementos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con
su departamento o grupo específico y hacer una petición de transferencia interna de los
materiales.

Requisitos

Un sistema de gestión de la información puede ser una inversión costosa. Además de la

compra de un paquete de software MIS y la contratación de personal de IT adicional para
supervisar y mantener el sistema, la empresa debe capacitar a todos los empleados para
utilizar el sistema. Los empleados de primera línea suelen realizar los dos primeros pasos de un
MIS, la recopilación y la entrada de datos, lo cual les deja con menos tiempo para centrarse en
las actividades productivas; esto puede aumentar los gastos generales de sueldos. Sopesa los
costos de un MIS con los beneficios potenciales antes de implementar esta herramienta en tu
pequeña empresa.

Sistrade MIS|ERP Solución para aumentar la productividad de su empresa

Sistrade® MIS (Management Information System) | ERP (Enterprise Resource Planning) es una
solución de gestión empresarial desarrollada por SISTRADE orientada hacia la gestión de los
procesos. Es una solución tecnológica que ofrece a las empresas de mediana y gran dimensión
las funcionalidades básicas de presupuestos, gestión de Pedidos, compras, stocks, gestión de la
producción, contabilidad, entre otras funcionalidades.

Es una solución Web oriented, que está preparada de raíz para el mundo business-to-business,
potenciando de esta forma, el alargamiento del mercado y fomentando el comercio
electrónico entre las empresas. Dispone de funcionalidades que garantizan la adhesión a la
economía digital a través de la interconexión con Market-places para la conquista de nuevos
mercados. El interface de la aplicación es todo en web, o sea, está disponible a partir de un
navegador (browser) de Internet, lo que permite, un acceso desde cualquier parte del mundo.

El Sistrade® MIS|ERP está disponible para procesos de negocio específicos, tales como:

 Industria de Impresión y Embalajes

 Security Printing
 Impresión de Embalajes
 Impresión Offset y Periódicos
 Impresión de Formularios y Sobres
 Impresión Digital
 Industria de Impresión de Etiquetas y Embalajes Flexibles
 Impresión de Embalajes Flexibles
 Impresión de Etiquetas
 Industria de Extrusión de Plásticos
 Industria de Etiquetas Tejidas
 Industria y Servicios
 Industria Textil
 Industria Alimentaria
 Industria Metalmecánica
 Industria Editorial
 Industria de Cables
 Servicios
 Automatización de Ventas

La solución tecnológica MIS|ERP Sistrade® automatiza el ventas, en la medida en que

influencia el desarrollo de la función comercial y tiene como consecuencia un impacto en las
otras funciones de la empresa. Las herramientas que el MIS|ERP Sistrade® dispone a este nivel
permiten a los vendedores encontrar nuevos potenciales clientes, registrar solicitudes de
presupuesto vía web, consultar la cuenta corriente del cliente, a través de un acceso a Internet
con un ordenador portátil, teléfono móvil, hand held o PDA, 24 horas por día, 7 días por
semana, sin necesidad de personal de apoyo adicional. La información comercial, está
disponible desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento, a través de un simple clic,
gracias a la movilidad de esta tecnología. La empresa puede así, mediante el CRM (Customer
care Relationship Management), introducir informaciones sobre los contactos de los clientes,
información financiera, información sobre proyectos o pedidos en curso que el contacto tenga
con la empresa, precios especiales e informaciones competitivas al alcance del equipo de
ventas que está en la calle.

El hecho de que esta aplicación sea 100% web, permite que los gestores puedan seguir de
forma más precisa y más rápida el trabajo de sus equipos y detectar oportunidades
emergentes. Teniendo generadas las condiciones para que el equipo pueda ofrecer un servicio
mucho más personalizado, ya que los gestores pueden concentrarse en la optimización de
soluciones para aumentar su performance.

Con esta plataforma electrónica, la empresa dispone de una solución que garantiza toda la
gestión comercial apoyada sobre un sistema de Workflow de procesos. El usuario puede hacer
presupuestos, registrar pedidos, registrar facturas, gestionar las expediciones, analizar
terceros, entre otras funcionalidades, soportado completamente por un workflow. El sistema
colaborativo de workflow tiene como responsabilidad, la gestión de reglas de aprobación entre
diferentes entidades (documentos, personas, procesos, etc.). Estas aprobaciones podrán ser
internas o interactuar con entidades externas a través del correo electrónico (o SMS) y podrán
ser totales o parciales.

Con el Sistrade® MIS|ERP el cliente o vendedor, en cualquier parte del mundo vía Internet,
puede introducir los datos iniciales del presupuesto para su posterior cálculo del responsable
de presupuestos. Esta funcionalidad es sin duda, un factor de valor añadido, en la medida en
que permite una respuesta a los clientes en tempo útil y consecuentemente una fidelización
de los mismos.

Contabilidad, Área Administrativa y Financiera

La gestión financiera es un conjunto de acciones y procedimientos administrativos, incluyendo

la planificación, análisis y control de las actividades financieras de la empresa, para maximizar
los resultados económicos-financieros derivados de sus actividades operativas. El módulo
Contabilidad posee una integración automática con los otros módulos. Tiene un avanzado y
complejo sistema de Transacciones que posibilita la integración directa con la Contabilidad de
todos los movimientos efectuados en los otros módulos y que contienen integración con la
Contabilidad, como por ejemplo la gestión de clientes. De esta manera y después de un trabajo
de parametrización, la mayor parte de la Contabilidad de la empresa se realiza
automáticamente, evitando errores y permitiendo una mayor dedicación del tiempo a las
conferencias y análisis. El módulo de gestión de Recursos Humanos del Sistrade® MIS|ERP es la
solución ideal para la gestión de las personas de su empresa. Con una interface agradable y
con una amplia gama de funcionalidades, este Software permite gestionar de una manera
simple y eficaz todas las cuestiones relacionadas con los recursos humanos de su organización.
El módulo de Inmovilizado del Sistrade® MIS|ERP ha sido desarrollado con base a las nuevas
reglas del SNC, por lo que está optimizado para este nuevo paradigma. Con esta herramienta
el usuario es capaz de controlar de forma eficaz todo el ciclo de vida de los bienes dentro de
una empresa, así como efectuar diversas operaciones relacionadas con el bien y la impresión
de todos los informes legales de depreciaciones, revalorizaciones y más y menos valías.

Iprocurement, Logistica, Stocks y Gestion de Compras

iProcurement es el módulo responsable de agilizar todo el proceso de compra y de la

aproximación de los proveedores de la cadena de valor de la empresa. A través de Internet
Procurement la empresa podrá consultar todas las informaciones y datos de sus proveedores,
gestionar los precios de sus diferentes proveedores, lanzar las órdenes de compras vía
Internet, gestionar los Stocks, consultar las cuentas corrientes de los artículos, etc. Permite
que el proveedor acceda a un portal Web donde, mediante un login y un password, realice el
mantenimiento de datos relativos a los productos que suministra, responda a Consultas de
Pedidos, realice la reposición automática del stock, modifique sus datos personales, entre
otras muchas funcionalidades. El proceso de compra, empieza con una solicitud de cotización a
varios proveedores, enviado a través de un motor de Internet procurement o por e-mail. En lo
esencial esta consulta se reduce a una búsqueda de los potenciales proveedores en Marquet-
places especializados del artículo que se pretende comprar. De acuerdo con las respuestas de
los proveedores la aplicación seleccionará el mejor y el más rentable según el precio, plazo de
entrega u otros criterios definidos. En la gestión de compras el sistema analiza las necesidades
de un almacén alertando para la reposición del stock. El usuario puede requerir una compra y
mediante a la lista de necesidades el sistema emite la compra al proveedor. A través de la
aplicación el usuario puede en el momento y fuera de su lugar de trabajo, dar respuesta a un
cliente en cuanto al plazo de entrega de un determinado producto. Para esto, basta consultar
las existencias de stock o bien ejecutar la planificación simulada de producción para el artículo.
De forma automática y en pocos segundos el sistema facilita una fecha de entrega para la
fabricación del producto en cuestión. Esta funcionalidad representa un valor añadido en el
servicio prestado al cliente y que se traduce en la fidelización del mismo.

Gestion de la Producción y Control Industrial

La solución de workflow de la producción integra servicios de gestión, planificación y control

de la producción. Es una solución que permite sistematizar de forma consistente los procesos
de producción y flujos de información de la empresa, transformándolos en más sencillos y
eficientes. Se destina a la automatización de los procesos de soporte a producción y del flujo
de trabajo a lo largo de todo el proceso productivo. Este módulo permite, de forma eficiente,
flexible e integrada, modelar, automatizar y optimizar las áreas implicadas en la planificación
de la producción, gestión de órdenes de fabricación, costes industriales y captura de datos
industriales. Este enfoque garantiza una sustancial reducción de costes, una elevada eficiencia
operacional y una mejora de los niveles de servicio prestados al Cliente. Las mejores prácticas
de gestión de producción quedan integradas en el sistema de información. El acceso es a partir
de un navegador (browser) de Internet, permitiendo que sus usuarios se puedan dedicar al
análisis de indicadores, en la calidad y en la rapidez de ejecución.

El proceso de aprobación de b es optimizado en base al sistema de workflow, lo que garantiza

una emisión de órdenes de producción de forma rápida y eficiente. Estas órdenes de
fabricación serán planificadas basadas en un sistema de apoyo a las decisiones programación
de la producción en mapa de Gantt. El sistema de captura de datos en planta permite
visualizar de forma sistemática y en tiempo real lo que está sucediendo en la fábrica con la
planificación de órdenes de fabricación, que ya han sido confirmadas. Con esta herramienta de
gestión el cliente podrá tener acceso al estado de sus pedidos, usando para esto Internet como
medio de acceso. Desde cualquier lugar y en cualquier momento, el cliente conoce en qué fase
de fabricación se encuentra su Pedido y en que fecha será entregada. Esto se traduce en un
valor añadido en el servicio prestado al cliente.

ERP Software para la Industria Textil

La industria textil es el sector de la economía dedicado a la fabricación de ropa,
tejidos, hilo fibras y productos derivados. Aunque desde el punto de vista técnico
es un sector diferente SISTRADE considera la industria del calzado como parte
integrante de este sector. Los textiles son productos de consumo masivo que se
venden en grandes cantidades, por lo que representa un peso significativo en la
economía mundial, generando una gran cantidad de empleos directos e indirectos.
Al mismo tiempo es un sector muy competitivo donde existe la necesidad de
producir bien y con bajos costes. De ahí que es cada vez mas importante las
empresas textiles recurren a la utilización de solucione avanzadas de gestión y
control de la producción.

SISTRADE garantiza a la Industria Textil una solución tecnológica avanzada que

responde eficazmente a las especificidades del sector y al mismo tiempo presenta
un equipo con competencias y experiencia para implementar un proyecto de
gestión empresarial de una forma eficaz, o sea, consiguiendo los objetivos del
cliente para este proyecto, y de una manera eficiente, esto es, en el menor espacio
de tiempo y utilizando únicamente los recursos necesarios para que los costes del
proyecto sean los mínimos para nuestro cliente.

ERP Software para la Industria Textil

permite:
> Estructura de artículos multi-nivel y parametrizable proyecto a proyecto
> Árboles de artículos complejos y con número ilimitado de nudos y de
niveles
> Definición asistida de gamas operatorias por producto o por gama de
artículos
> Gestión de colecciones y de proyectos
> Fichas técnicas de artículos con conexión directa a Web-Cam para
reconocimiento de la imagen del producto
> Control de materias-primas por lote de artículos
> Identificación de semi-fabricados y de productos acabados

Manufacturing 4.0
SISTRADE tiene la herramienta adecuada para impulsar a su empresa a la
Industria 4.0, optimizando, automatizando y controlando su línea de producción.
Una de las aplicaciones clave de Sistrade es Manufacturing Execution System
(MES), que ofrece soluciones para planificar, captura de datos, supervisar y
controlar el proceso industrial.
Supervisory Control and Data Orden de Trabajo
Acquisition (SCADA)
 Generación automática a través de
MRP
 Supervisión local o remota, multi-fábrica
 Gestión de series y versiones
 Información real sobre el estado de la
 Flujo de trabajo de aprobación
operación de la máquina
 Adjuntar documentos para apoyar el
 Identificación de los empleados que
proceso productivo
están trabajando en la máquina
 Parámetros de la máquina
 Orden de producción que está en
 Asociación directa con la hoja técnica
progreso
 Agrupado OT
 Cantidades producidas y rechazadas
 Lista de materiales para consumir
 Operaciones llevadas a cabo por orden
 Definición del lote de producción
de trabajo
 Eventos y ocurrencias por máquina y por
orden de trabajo
 Visualización de velocidad por máquina
en tiempo real
 Gráficos del historial de velocidad
 Registro automático de tiempos de
inactividad y sus razones
 Tiempo real de ajuste y producción
 Análisis de rentabilidad
 Tasas de ocupación
 Analizando tiempo productivo vs.
Improductivo
 Eficiencia por máquina
Información recuperada de la
recolección manual
 Liberación de órdenes de trabajo (inicio /
fin)
 Inicio / final de operaciones (actividades
productivas)
 Asignar / retirar empleados hacia /
desde ciertas máquinas
 Motivo de los eventos (actividades
improductivas)
 Materiales que se incorporarán en la
máquina
 Registros de producción
 Pruebas de control de calidad
Dashboards
Todos los módulos tienen los indicadores más relevantes que se presentarán para
cada área, como el total de la facturación en ventas, la ocupación de las
existencias en los almacenes, las órdenes de producción aprobadas en
producción, el total de débito y crédito en contabilidad, el número de empleados
activos en recursos humanos y muchos otros.
Calendarización
 Plan maestro de producción
 Múltiples arrastrar y soltar en el
diagrama de Gantt
 Programación de OTs y/o órdenes
 Visualización de órdenes de trabajo en
el diagrama de Gantt
 Establecer el tiempo de las operaciones
 Subcontratar una actividad particular
 Planificación dinámica con indexación al
comienzo / final y retrasos en la
producción
 Sincronizado con la captura de datos de
producción
 Ajuste automático que incluye retrasos y
eventos inesperados
 Optimización automática
 Integración con la gestión de stocks y el
mantenimiento de equipos
 Fácil asignación de trabajo de
empleados / operaciones
 Programación basada en matrices
 Sistema de alarma integrado
 Simulación y comparación de
escenarios de planificación de
producción
 Informe para controlar los tiempos de
planificación de OT
 Informes de productividad del empleado,
presencia y control de supervisión
Herramienta permite la creación de diferentes paneles para las siguientes áreas de
negocios:

 Semana / Mes / Trimestre / Semestre / año / año financiero y otros períodos

 Cliente / proveedor / país

Información clave disponible para los módulos:

 CRM
 Ventas
 Compras
 Stocks
 Producción
 Mantenimiento de equipos
 Control de calidad
 Tesorería
 Contabilidad
 Recursos Humanos
 Activos fijos

OTRO EJEMPLO