REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MARACAY

AUDITORÍA AL SISTEMA DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN EL

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL INSTITUTO NACIONAL
DE INVESTIGACIONES AGRÍCOLAS (INIA) UBICADO EN MARACAY
ESTADO ARAGUA

Trabajo de Grado para Optar al Título de Ingeniero de Sistemas

Autora: TSU Dayana Matheus

Tutor: Ing. Carlos Bolívar
Asesor Metodológico: Lic. Rosario Zerpa

Maracay, Noviembre de 2010

 Objetivos de la Auditoria para el sistema en estudio

Objetivo General

Evaluar la Gestión Operativa del Sistema de Ejecución Presupuestaria en el

Área de Administración y Finanzas del Instituto Nacional de Investigaciones
Agrícolas (INIA).

Objetivos Específicos

1- Revisar las operaciones de las diferentes áreas o actividades funcionales del

sistema SEPINIA, con la intención de informar acerca de su funcionamiento y
promover mediante recomendaciones las mejoras

2- Determinar el grado de información que posee el personal que labora con el

sistema SEPINIA sobre las normas e instrucciones de funcionamiento del mismo.

3- Comprobar que los mecanismos de Control Interno estén orientados al

cumplimiento de los manuales de normas y procedimientos

Estructura de la Oficina

PRESIDENCIA

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y

CONTROL PRESUPUESTARIO SISTEMAS

Diagnósticos Administrativos
Estudios de Cargas de Trabajo
Es
Estudios de Procesos
Soporte Técnico
Telecomunicaciones
Sistemas de Información
2
Funciones del Área de Organización y Sistemas

1. Coordinar los estudios que sobre organización y funcionamiento

requiere la institución. Efectuar los estudios técnicos requeridos, a fin de
determinar los ajustes que en materia funcional y estructural sea
necesario realizar a las áreas del INIA, así como prestar asistencia
técnica para la implantación de los mismos.

2. Coordinar la elaboración de las políticas de organización y

funcionamiento de la institución.

3. Elaborar, actualizar, implantar y evaluar los Manuales de Organización

y de Normas y Procedimientos que deban ser aplicados en las diferentes
áreas de la institución, así como velar por la permanente actualización
de los mismos, de conformidad con las normas establecidas en la
Contraloría General de la República y el Manual de cargos de la
administración pública.

4. Investigar y aplicar las nuevas técnicas que se desarrollan en materia de

Desarrollo Organizacional.

5. Diseñar y aplicar estrategias de sensibilización e integración, llamadas a

promover la vinculación e identificación del recurso humano con los
objetivos institucionales.

6. Ampliar la visión y fortalecer conocimientos, habilidades y actitudes de

los talentos humanos de la organización en temas asociados al cambio y
la nueva cultura organizacional.

7. Brindar asesoría a las áreas y unidades ejecutoras de la institución en la

elaboración de los Manuales Administrativos que les competen.

3
8. Realizar auditorías administrativas que permitan diagnosticar y evaluar
periódicamente la estructura organizativa y funcional vigente, para
determinar las necesidades de ajustes en base a las políticas, objetivos,
planes y programas de la institución.

9. Establecer marcos referenciales para la implantación de manejadores de

bancos y bases de datos.

10. Diseña, coordina y ejecuta los planes, programas y proyectos de

desarrollo de tecnologías de información y comunicación, bases de
datos, redes como soporte a la plataforma informativa institucional.

11. Diseñar, evaluar, adaptar, actualizar, mantener la organización y

procesamientos automatizados de datos.

12. Garantizar la continuidad operativa de los servicios automatizados

instalados.

13. Coordinar el diseño y la evaluación de los sistemas de aplicación

integrados adaptables a la organización.

14. Desarrollar y/o adoptar métodos, tecnologías y procedimientos

uniformes para el procesamiento de datos.

15. Efectuar la actualización de los equipos y sistemas instalados en el

INIA.

16. Brindar asesoramiento, capacitación a los usuarios de los sistemas en

cuanto al software y hardware utilizados.

17. Coordinar el desarrollo de los centros de documentación, así como

también la consolidación de las bases de datos con los conocimientos y

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 tecnologías generados por el INIA.

18. Fortalecer la vinculación permanente con todas las unidades del INIA,
mediante la práctica del trabajo en equipo.

Descripción del Sistema a auditar

El Sistema SEPINIA cuenta con quince (15) módulos, sin embargo los módulo
a auditar son: Retenciones, Conciliaciones Bancarias, Compras, Presupuesto y
Contabilidad, así mismo fue adquirido con la intención de implementarlo en el Nivel
Centralizado (Gerencia General) y en el nivel descentralizado, ya que son las 20
Unidades Ejecutoras a nivel nacional a continuación se realizó una descripción
detallada de cada uno de los módulos a auditar
Módulo de Contabilidad: cuenta con diversos submenús, y formularios entre
los cuales se puede mencionar Cuentas Contables, este presenta un formulario que
permite establecer el año presupuestario, saldo inicial y el saldo de cierre de cada
cuenta contable. Posee un submenú denominado Plan de cuentas, el cual permite
agregar o modificar las cuentas contables utilizadas actualmente en la Institución.
También tiene un submenú de Clasificación de Auxiliares, que permite agregar o
modificar el nombre de la clasificación de auxiliares de las cuentas contables, y tiene
un formulario que permite enlazar las cuentas contables con las partidas
presupuestarias, por otra parte tiene un formulario de Adición de Reportes, el cual
permite guardar o modificar el nombre de los reportes que se generan.
Modulo de Compra: conformado por varios submenús, entre los cuales se
encuentra Suministro/Servicios, que posee un formulario para ingresar o modificar el
nombre y la característica de los suministros o servicios de interés para la institución,
otros formulario que posee es el de requisición, el cual permite realizar las
requisiciones de todos los suministros e insumos solicitados por las unidades que
conforman la institución. Este módulo también cuenta con un formulario para la

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clasificación de las requisiciones, el cual permite clasificarlas por: análisis de oferta,
concursos privados, consulta de precios, licitación internacional y licitaciones
nacional general, de igual manera este módulo cuenta con el submenú Solicitud de
cotización, el cual le permite al analista de la oficina de compras consolidar sobre las
bases de todas las requisiciones la más ajustadas. El Registro de cotización es un
formulario que permite registrar las cotizaciones emitidas por los proveedores de
suministro o servicios.
Otro de los submenús que posee este módulo está el de Análisis de Compra, el
cual permite la evaluación de todas las solicitudes de cotización realizadas por los
proveedores, el análisis consiste en buscar la oferta más económica para realizar
dicha compra; por otra parte tiene un formulario llamado Orden de Compra, que
luego de ser cargados los datos en este se genera el reporte para la adquisición de los
suministros e insumos solicitados a un proveedor, adicionalmente a los mencionados
formularios están la de Acta de Recepción, Orden de Servicio y la Carta de
Compromiso.
Módulo de Presupuesto: su principal submenú se llama Partida, el cual
contiene un formulario que permite asignar, revisar y modificar los códigos de las
cuentas presupuestarias, también tiene el formulario Financiamiento, a través de este
se puede ingresar o cambiar el código y descripción de las fuentes de financiamiento
que tendrá la institución en el sistema, por ultimo tenemos el submenú Enfoque
estratégico, el cual permite asignar o modificar el código y la descripción de los
diferentes programas y sub programas que maneja la institución.
Módulo de Retenciones: contiene un formulario denominado Retenciones
Externas, por medio del cual se podrán ingresar las retenciones realizadas por otros
entes ajenos a la institución, por conceptos de convenios o financiamientos de bienes
o servicios. De igual manera tiene un formulario de Cierre de Retenciones, por medio
del cual se podrán realizar todos los cierres de las retenciones que ejecuta la
institución.
Por otra parte se tiene un formulario llamado Egresos de Cheques

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Comprobantes Retención, este permite generar el listado de todas las retenciones
(ISLR, timbres fiscales e IVA) y cheques entregados a los beneficiarios. De igual
manera este módulo contiene un Libro de Compra consolidado el cual puede generar
un reporte de todas las compras de la institución.
Módulo de Conciliaciones Bancarias: este módulo contiene el sub menú
Conciliaciones Bancarias, en este proceso, se cotejan o se verifican que los
documentos emitidos por la institución sean los que se reflejan en los estados de
cuentas bancarios de la institución. En este proceso se necesitan dos tipos de registros
los cuales son los movimientos diarios emitidos o registrados por la institución y los
registros de los estados de cuenta bancarios.
Para comenzar con el proceso de la conciliación bancaria se registran todos los
movimientos financieros que salen reflejados en los estados de cuentas bancarios para
lo cual se dispondrá de un formulario que se describe a continuación:
Registro de Estados de Cuentas Bancarios, con este formulario se dará entrada a
los registros de los documentos que aparezcan en los estados de cuentas bancarios los
cuales podrán ser registrados de dos formas: manualmente; el usuario ingresará los
registros uno a uno y los guardara cada vez que requiera para salvar la información
hasta que termine de registrar todo en el estado de cuenta y automáticamente, donde
el usuario podrá registrar el estado de cuenta proveniente en un formato digital
facilitado por el banco; en ambos casos el usuario antes de comenzar este proceso
debe seleccionar la cuenta bancaria el mes y año al cual corresponda el estado de
cuenta.
Todo proceso de conciliación se realiza en dos fases: La primera fase es un
procedimiento automático donde el sistema concilia los documentos de libro contra
los del banco, siempre y cuando coincidan en sus parámetros de comparación:
(número de referencia. monto y tipo de documento), quedando pendientes aquellos
documentos que presenten diferencia en los parámetros de comparación. La segunda
fase es el proceso semi-manual donde el usuario concilia los documentos del libro
contra los del banco, aunque su referencia y tipo de documentos no sean los mismos

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pero si que tengan el mismo efecto contable (débito o crédito).

Análisis Documental

En el Sistema de Ejecución Presupuestaria del Instituto Nacional de

Investigaciones Agrícolas (I.N.I.A), se maneja una serie de datos que intervienen
directamente en los procesos y representan una parte esencial del desenvolvimiento
de la información. Estos datos vienen representados por los formatos transferidos de
una unidad a otra. Tomando en consideración los requerimientos de este proyecto fue
necesario tener referencia de estos documentos, los cuales poseen todos los datos
útiles para auditar los documentos. De los documentos utilizados para registrar la
información, y para fines del proyecto, fueron tomados en cuenta los siguientes:

Cuadro 1
Análisis documental: Registro de Grupos de Tipos
Nombre del Documento: Registro de Grupos de Tipos 1/5
Tipo de
Escrito
Documento
Ingresar o modificar los tipos de documentos que se encuentra en un
Propósito
grupo.
Seleccionar el nombre del grupo, Ingresar el nombre del tipo de
documentos, Colocar la abreviatura del documento.
Pasos principales
Elegir el orden y jerarquía que se le asignará al documento, Indicar tipo
a seguir
de documento maneja monto, Elegir si pertenece al sistema, Seleccionar
la naturaleza de la cuenta del documento.
Fecha, nombre del cliente, dirección, cantidad de productos solicitados
Campos
agrícolas, fecha de envío de los productos.
El registro de los tipos de documentos, lo realiza el administrador y en
algunas ocasiones no entrega dicho documento. Este documento no posee
Comentarios
mayores espacios para llenar la información requerida, por lo que a veces
queda muy abreviada la información, lo que le resta claridad al mismo.

8
 Diseñar un formulario de registro de grupos con espacios adecuados para
Observaciones captar la información necesaria y llevar un control de entrega de dicho
documento.

9
Cuadro 2
Análisis documental: Solicitud de Suministros
Nombre del Documento: Solicitud de Suministros 2/5
Tipo de
Escrito
Documento
Permite generar planillas de solicitudes de suministros, donde el usuario
Propósito
funcional podrá ingresar las cantidades que requiera.
Origen Unidad Solicitante.(Oficinas de la Gerencia General).
Destino Área de Administración y Servicios (Unidad de Compras).
Original: Coordinador de Administración y Servicios.
Distribución
Copia: Archivo de la Unidad de Compras.
Pasos principales Indicar el período, ingresar número de solicitud, seleccionar estatus.
a seguir elegir cotización, ingresar observaciones y aprobar dicha solicitud.
Producto requerido, descripción, fecha, nombre de la unidad cantidad de
Campos productos a especificaciones, forma del gerente, recepción de solicitud,
recepción de suministro.
No presenta mayores espacios para vaciar la información, lo cual hace
Comentarios
que se tenga que abreviar la información.
Observaciones Ampliar espacios.

Cuadro 3
Análisis documental: Análisis de Compra
Nombre del Documento: Análisis de Compra 3/5
Tipo de
Escrito.
Documento
Evaluar las solicitudes de las cotizaciones realizadas por los proveedores
Propósito
en busca de la oferta.
Origen Departamento requirente.
Destino Sistema automatizado.
Pasos principales Indicar el período, ingresar número de solicitud, seleccionar estatus.
a seguir elegir cotización, ingresar observaciones y aprobar dicho análisis.
Fecha, nombre del cliente, precio, cantidad de productos,
Campos especificaciones, fecha para la cual debe enviarse, Unidad,
observaciones, detalles.
No presenta mayores espacios para vaciar la información, lo cual hace
Comentarios que se tenga que abreviar la información necesaria para guiar al
encargado de las compras.
Observaciones Ampliar espacios.

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Cuadro 4
Análisis documental: Retención Externas
Nombre del Documento: Retención Externas 4/5
Tipo de
Escrito
Documento
Ingresar retenciones realizadas pro otros entes ajenos a la institución, por
Propósito
conceptos de convenios o financiamientos de bienes o servicios
Origen Módulo de Compras
Destino Contabilidad
Pasos principales
No existen pasos a seguir en este módulo
a seguir
Organismo, Nombre o Razón Social, Fecha, Número de Retención, Fecha
Campos
Factura, ISR, Banco, Cuenta
No posee especificaciones de la materia a adquirir en una forma adecuada
Comentarios
y precisa
Observaciones No hay observaciones

Cuadro 5
Análisis documental: Orden de Facturación
Nombre del Documento: Orden de Facturación 5/5
Tipo de
Digital
documento
Permite ingresar una nueva orden de facturación o anular dicho
Propósito
documento.
Origen Área de Administración y Servicios (Unidad de Compras).
Destino Area de Contabilidad.
Pasos principales No existen pasos escritos, debido a que no se cuenta con un manual de
a seguir usuario.
Cotización, Organismo, número, nombre y razón social, código, fecha,
Campos
oficina, monto, impuesto.
Documento externo, que posee las especificaciones sobre el producto que
Comentarios
se quiere adquirir.
Observaciones No hay observaciones.

11
 Cuestionario

1. ¿Se ha auditado el Sistema de Ejecución Presupuestaria (SEPINIA) en el Área de

Administración y Finanzas del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas
(INIA)?
Si__0
No_16
2. ¿Conoce cuáles son los pasos previos que permitirán dimensionar las
características de la Oficina de Administración y Finanzas?
Si__10
No__6
3. ¿El Sistema de Ejecución Presupuestaria (SEPINIA) presenta fallas
constantemente?
Si___10
No__6
4. ¿Cuándo ingresan datos al SEPINIA, existe algún proceso de validación de los
mismos?
Si___16
No___0
5. ¿Se cuenta con herramientas de control, para los procesos que realiza el
SEPINIA?
Si____16
No___0
6. ¿El Sistema SEPINIA permite la toma de decisiones de manera veraz y
oportuna?
Si____6
No___10

12
7. ¿La Institución confronta dificultades en la ejecución de los procesos que realiza
la Oficina de Administración y Finanzas?
Si___14
No__2
8. ¿Se genera pérdida de tiempo al momento de procesar la facturación proveniente
de los clientes?
Si___12
No__4
9. ¿La institución cuenta con un manual de usuario que le permita conocer los
diferentes módulos del sistema?
Si____0
No___16
10. ¿Se cuenta con la asistencia del personal de la Casa Matriz del Sistema
SEPINIA, al momento de presentar una falla en el mismo?
Si____0
No___16
11. ¿Cree usted que las auditorias al Sistema SEPINIA permiten controlar y mejorar
el Sistema?
Si___13
No___3
12. ¿El sistema SEPINIA cumple con las normas y estándares establecidos para la
institución?
Si____16
No___0
13. ¿Se debe comprobar el funcionamiento del sistema SEPNIA, de la institución
teniendo en cuenta los objetivos del control interno?
Si____12
No___4

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