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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0009 Código: 1GD-FR-0009
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA:

FECHAS EXTREMAS FECHAS EXTREMAS

CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A D M A D M A

VIGENCIA No CARPETAS No CAJA VIGENCIA No CARPETAS No CAJA

ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

OBSERVACIONES OBSERVACIONES
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.
1 La identificación de la Institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, NO deberán ser modificadas.

2 UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. Se debe escribir sin el uso de la sigla.

4 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: Corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO: Corresponde al número de la serie documental de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.
6 NOMBRE DE SERIE/SUBSERIES: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental. En este espacio deben
escribirse los nombres de las series y subseries documentales que se encuentren en la caja.

7 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la primera y última fecha de cada expediente o carpeta que se encuentra en la unidad de conservación.

8 VIGENCIA: Corresponde al año en que se produce la información.

9 NUMERO DE CARPETAS: Cantidad de carpetas que se encuentran dentro de la caja.

10 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservación que se lleva según el orden establecido en el Archivo de Gestión.
ESPACIO EXCLUSIVO PARA ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

11 N/T: Numero de Transferencia de acuerdo al cronograma establecido por el Jefe Grupo de Gestión Documental.

12 NUMERO DE CAJA: Consecutivo de la unidad de conservación que se lleva según el orden establecido en el Archivo Central y/o Histórico

13 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Hace referencia a la ubicación de la unidad de conservación (Caja) en el depósito del Archivo Central y/o Histórico: Esto puede ser: B: Bodega; E: Estante; Z: Zona;
C: Cuerpo; A: Archivador; G: Gaveta; O: Otro. De acuerdo a las características de los depósitos.

14 OBSERVACIONES: Espacio destinado para consignar información que precisa de aclaración en la unidad de conservación.
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:1GD-FR-0009 Código: 1GD-FR-0009
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CÓRDOBA UNIDAD POLICIAL: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CÓRDOBA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIÓN DE POLICIA AYAPEL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ESTACIÓN DE POLICIA AYAPEL

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.6.5.9.2.3.5.3 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA: 3.8.6.5.9.2.3.5.3

FECHAS EXTREMAS FECHAS EXTREMAS

CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES INICIAL FINAL
D M A D M A D M A D M A
2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO 4/17/2012 12/21/2012 2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO 4/17/2012 12/21/2012

29.57 INFORME DE NOVEDADES 3/1/2012 6/15/2012 29.57 INFORME DE NOVEDADES 3/1/2012 6/15/2012

29.58 INFORME DE OPERATIVIDAD 1/1/2012 12/31/2012 29.58 INFORME DE OPERATIVIDAD 1/1/2012 12/31/2012

VIGENCIA No CARPETAS No CAJA VIGENCIA No CARPETAS No CAJA

2012 6 1 2012 6 1
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

3 15 E 3 15 E
OBSERVACIONES OBSERVACIONES