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MANUAL DE USUARIO
Sistema de Información de Jurados -
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MANUAL DE USUARIO
Sistema de Información de Jurados
Locales - Empresa

Versión 2.3

SIJ

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CONTROL DE VERSIONES

Versión Cambios Fecha Elaborado

1.0 Creación del documento 10/10/2017 Carlos Zota

2.1 Actualización de Documento 26/11/2017 Carlos Zota

2.2 Actualización de Documento 21/03/2019 Carlos Zota

2.3 Actualización de Documento 17/05/2019 Yamil Yanine

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5
1.1. Propósito ...................................................................................................................... 5
1.2. Alcance ......................................................................................................................... 5
2. INSTALACIÓN Y AUTENTICACIÓN ............................................................................ 5
2.1. Olvidó su Contraseña................................................................................................ 8
2.2. Pantalla Principal........................................................................................................ 9
2.3. Salir ................................................................................................................................ 9
3. EMPLEADOS ................................................................................................................. 10
3.1. Listar Empleados...................................................................................................... 10
3.2. Crear Empleado ........................................................................................................ 13
3.3. Cargue Empleados ................................................................................................... 15
3.4. Inhabilitar Empleado................................................................................................ 17
3.5. Eliminar Empleados ................................................................................................. 18
3.6. Historial de Cargue .................................................................................................. 19
3.7. Eliminar un Empleado ............................................................................................. 20
4. VALIDACIÓN .................................................................................................................. 21
4.1. Validar Empleados ................................................................................................... 22
4.2. Historial de Validaciones........................................................................................ 23
5. REPORTES ..................................................................................................................... 24
5.1. Exportar Empleados ................................................................................................ 24
5.2. Imprimir Jurados ...................................................................................................... 25
5.3. Reporte de Docentes ............................................................................................... 26
5.4. Asistencia a Capacitación...................................................................................... 27
6. ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................ 28
6.1. Control de Etapas ..................................................................................................... 28
6.2. Certificado Cierre de Empresa.............................................................................. 29
6.3. Cerrar Empresa ......................................................................................................... 30
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6.4. Cambiar Contraseña ................................................................................................ 32

6.5. Editar Información de la Empresa ....................................................................... 33
7. CARGUE ARCHIVO PLANO ....................................................................................... 34
7.1. Tipo del Archivo Plano de Empleados ............................................................... 34
7.2. Estructura del Archivo Plano de Empleados .................................................... 35
7.3. Códigos Nivel Educativo ........................................................................................ 36
7.4. Códigos Filiación Política ...................................................................................... 36
7.5. Códigos Tipo de Empleado ................................................................................... 37
7.6. Grabar un Archivo Desde Excel a Formato CSV.............................................. 38
7.7. Cargar el Archivo de Empleados a la Plataforma de Jurados...................... 42

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1. INTRODUCCIÓN

El aplicativo Sistema de Información de Jurados permite inscribir a los

empleados de una empresa para ser seleccionados como jurados de votación,
en este aplicativo web, se estará en la capacidad de crear, editar y eliminar
empleados, realizar cargue masivo de empleados para su inscripción y generar
reportes sobre la información de los empleados inscritos.

1.1. Propósito

El propósito del documento, es mostrarle al usuario final la funcionalidad paso a

paso de cada uno de los módulos y submódulos que posee la aplicación.

1.2. Alcance

Este documento va dirigido al usuario final de la aplicación con el fin de tener

documentado cada uno de los módulos y submódulos de la aplicación a nivel de
su funcionalidad.

2. INSTALACIÓN Y AUTENTICACIÓN

El sistema no necesita instalación previa ya que se accesa por un enlace web

por medio de un navegador.

Para acceder al sistema de Información de Jurados, la empresa recibe un correo

de notificación el cual es enviado por el registrador del municipio de donde
pertenece, en este correo se indican las credenciales de autenticación (usuario
y contraseña), para así permitir realizar la inscripción de su personal por medio
del Sistema de Información de Jurados.

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Imagen N° 1. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

Esta imagen muestra las opciones del menú de usuario y contraseña.

 Usuario (Este campo permite ingresar el usuario, de acuerdo a la notificación

enviada por el registrador del municipio)
 Contraseña (Este campo permite ingresar la contraseña enviada por el
registrador del municipio)

Al ingresar de forma errónea el usuario y la contraseña para el ingreso a la

aplicación, genera un error indicando el motivo por el cual no se permite su
acceso.

Ingrese el usuario y contraseña enviada en el adjunto del correo de notificación

en la página de autenticación del sistema. Si el ingreso es por primera vez, el
aplicativo solicita al usuario realizar el cambio de la contraseña como se muestra
en la siguiente imagen:

Imagen N° 2. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

 Nueva contraseña (Este campo es para digitar la nueva contraseña)

 Confirmar nueva contraseña (Este campo es para confirmar la nueva
contraseña)
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 Botón Cambiar (Este botón permite confirmar el cambio de la contraseña)

Diligencie el formulario para el cambio de contraseñas y de clic en el botón de

Cambiar, la aplicación realiza las siguientes validaciones:

 La contraseña debe tener una longitud mínima de 6 a 30 caracteres como

máximo.
 La contraseña debe contener al menos un caracter en mayúscula y un
número.
 La información ingresada en el campo Nueva Contraseña debe ser igual a la
información ingresada en el campo Confirmar Nueva Contraseña.

Al ingresar de forma errónea la información del campo Nueva Contraseña y

Confirmar Nueva Contraseña, la aplicación genera un error indicando el motivo
por el cuál no permite el cambio de la contraseña.

Imagen N° 3. <<Proceso de Cambio de Contraseña-Errores de Ingreso>>

Al momento de corregir los errores de acuerdo a los parámetros establecidos de
la contraseña, se muestra una pantalla informando que se está realizando el
proceso correctamente, como se observa en la siguiente imagen.

Imagen N° 4. << Proceso de Cambio de Contraseña >>

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Si ingresa correctamente la información del formulario de autenticación, tanto

usuario como contraseña el sistema permite el acceso a este, mostrando la
pantalla de instrucciones para el cargue de ciudadanos, y en donde se visualizan
los siguientes módulos:

 Empleados
 Validación
 Reportes
 Administración

Imagen N° 5. <<Proceso de Ingreso a la Aplicación>>

2.1. Olvidó su Contraseña

Esta opción permite el restablecimiento de la contraseña, como se indica a

continuación:

Imagen N° 6. <<Olvidó su Contraseña>>

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Si se olvida la clave de usuario para el acceso, se introduce el usuario y la

dirección de correo electrónico que se emplea para registrarse. Una vez enviado
se recibe en el correo un mensaje con la contraseña.

Imagen N° 7. <<Olvidó su Contraseña>>

Por motivos de seguridad únicamente se podrá recibir dicha información en la

dirección de correo electrónica con la que se registró.

2.2. Pantalla Principal

Este campo visualiza la ubicación geográfica de la empresa, como lo muestra la

imagen.

Imagen N° 8. <<Pantalla Principal>>

2.3. Salir

Este campo permite salir de la aplicación de jurado, como lo muestra la imagen.

Imagen N° 9. <<Salir de Aplicación Jurado>>

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3. EMPLEADOS

Este módulo permite a la empresa realizar la inscripción de sus empleados a

través de la opción de Crear empleados o de un cargue masivo que se realiza
por medio de un archivo plano con extensión (CSV), también se podrán
inhabilitar empleados, consultar el historial de cargue de archivos que se haya
realizado, consultar el estado de los empleados si se encuentran validados o no
y se podrá realizar la eliminación de todos los empleados que se hayan inscrito.
Las opciones de este módulo son las siguientes:
 Listar Empleados
 Crear Empleado
 Cargue de Empleados
 Inhabilitar Empleado
 Eliminar Empleados
 Historial de Cargue
 Eliminar un Empleado

Imagen N° 10. <<Módulo de Empleados>>

3.1. Listar Empleados

Esta opción permite visualizar el listado de los empleados que estarán validados
o con errores, después de mil empleados no se visualizan en la grilla, los campos
que contiene el formulario son los siguientes:

Imagen N° 11. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Superior>>

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 Total empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron

inscritos por la empresa)
 Pendientes Validar (Este campo muestra la cantidad de empleados que
están pendientes por validar)
 Total válidos (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron
validados correctamente)
 Total rechazados (Este campo muestra la cantidad de personas que no
pasaron el proceso de validación)
 Pendientes validar (Este campo muestra los empleados que no han sido
validados por el sistema)
 Total jurados (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron
seleccionados como jurado de votación)
 Total Exonerados (Este campo muestra la cantidad de personas que fueron
exoneradas)
 Botón Crear Empleados (Al dar clic sobre este botón se describe la
funcionalidad de creación de empleados en el punto 3.2 del presente
documento)
 Botón filtrar (Este botón permite realizar el filtrado por Cédula, Nombres,
Apellidos y Estado (Nuevo, Rechazado, Modificado, Validado, Inhabilitado,
Jurado y Exonerado), botón buscar)

Imagen N° 12. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Centro>>

Imagen N° 13. <<Módulo de Empleados-Listar Empleado-Parte Inferior>>

 Cédula (Este campo muestra la identificación del personal)

 Nombres (Este campo muestra los nombres completos del empleado)
 Apellidos (Este campo muestra los apellidos completos del empleado)
 Estado (Este campo muestra los estados de rechazado por un error de
inconsistencia o validado para ser jurado de votación)
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 Error Validación (Este campo muestra el error generado al momento de

validar el empleado)
 Acciones (Este ítem contiene varias opciones que son las siguientes:

o Botón Editar : El sistema muestra la información del empleado para

realizar las modificaciones pertinentes imagen No. 14.

Imagen N° 14. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones -

Editar>>

o Botón Eliminar : Debe ingresar el motivo de la eliminación del

empleado Imagen No. 15, dar clic en el botón se borrará el
registro del empleado y visualizará los siguientes mensajes imagen
No. 16-17.

Imagen N° 15. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones -

Eliminar>>

Imagen N° 16. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones -

Eliminar>>

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Imagen N° 17. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones -

Eliminar>>

o Botón Consultar : El sistema muestra la información del empleado

imagen No. 18.

Imagen N° 18. <<Módulo de Empleados – Listar Empleado – Acciones -

Consultar>>

 Botón (Este botón permite volver a la pantalla principal)

3.2. Crear Empleado

Esta opción permite ingresar manualmente toda la información solicitada para la

inscripción del empleado, este formulario contiene los siguientes campos:

Imagen N° 19. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Parte Superior>>

 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

 Departamento (Este campo representa el departamento donde está ubicada
geográficamente la empresa)
 Municipio (Este campo representa el municipio donde está ubicada
geográficamente la empresa)
 Total empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados inscritos
por la empresa)

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Imagen N° 20. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Parte Inferior>>

 Cédula (Debe ingresar la identificación del empleado de la empresa)

 Primer Nombre (Debe ingresar el primer nombre del empleado de la
empresa)
 Segundo Nombre (Debe ingresar el segundo nombre del empleado de la
empresa)
 Primer Apellido (Debe ingresar el primer apellido del empleado de la
empresa)
 Segundo Apellido (Debe ingresar el segundo apellido del empleado de la
empresa)
 Nivel Educativo (Este campo muestra el nivel de escolaridad que tiene el
empleado)
 Filiación Política (Este campo muestra el partido político del empleado)
 Dirección (Debe ingresar la dirección del empleado)
 Teléfono (Debe ingresar el teléfono del empleado)
 Celular (Debe ingresar el celular del empleado)
 Correo electrónico (Debe ingresar el correo del empleado)
 Reside en Corregimiento (Debe seleccionar el corregimiento donde reside el
empleado)
 Tipo de Empleado (Debe seleccionar el tipo de empleado de acuerdo con el
tipo de empresa)

Después de haber ingresado todos los datos del empleado se encuentran tres
botones que son guardar, limpiar y volver, como se muestra en la siguiente
imagen.

Imagen N° 21. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado>>

 Guardar (Este botón permite confirmar los datos digitados de la inscripción

del empleado de la empresa)

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Al dar clic sobre el botón de Guardar, se despliega en pantalla un mensaje de

confirmación como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen N° 22. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Guardar>>

Después de confirmar el mensaje, se muestra un mensaje de guardado exitoso

de acuerdo a la imagen No. 23. Al dar clic en el botón aceptar, se cierra la
ventana emergente del mensaje y devuelve al usuario a la pantalla de creación.

Imagen N° 23. <<Módulo de Empleados-Crear Empleado-Confirmación

Guardar>>

 Limpiar (Este botón permite limpiar los campos de la pantalla de crear

empleado)
 Volver (Este botón permite volver a la pantalla principal)

3.3. Cargue Empleados

Esta opción permite cargar los archivos donde se encuentran los registros del
personal de la empresa que serán inscritos. Esta opción se complementa con
una opción de ayuda la cual se visualiza en el botón . Al dar clic en la
opción, se muestra un archivo en formato PDF, el cual le indica al usuario
encargado de realizar el cargue de la estructura requerida del archivo a cargar
para que sea exitoso. Para realizar el cargue del archivo, se debe dar clic en el
botón examinar y el sistema despliega una ventana emergente donde se solicita
la ubicación del archivo para realizar el cargue, como se muestra en las
imágenes 24 y 25.

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Imagen N° 24. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

Imagen N° 25. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

Al dar clic sobre el botón de Abrir, se habilita el botón Cargar en el formulario,

luego al dar clic sobre este botón, se inicia el cargue de cada uno de los registros
que se encuentran guardados en el archivo seleccionado. El sistema realiza
validaciones y si el archivo carga correctamente, se visualiza un mensaje de
cargue exitoso, de lo contrario, muestra en la parte inferior del formulario en una
grilla cada uno de los errores presentados durante el proceso. Luego de
finalizado el cargue, en la parte inferior del formulario se visualizan los siguientes
campos:

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Imagen N° 26. <<Módulo de Empleados - Cargue Empleado>>

 Total Empleados leídos (Este campo informa el total de registros leídos en el

archivo)
 Total Empleados Buenos (Este campo informa el total de registros buenos
en el archivo)
 Total Información Repetidas (Este campo informa el total de registros que
fueron repetidos)
 Empleados no cargados (Este campo informa el total de registros que no
fueron cargados)
 Total Rechazados (Este campo informa el total de registros rechazados)

3.4. Inhabilitar Empleado

Esta opción permite seleccionar el motivo de inhabilidad por la cual el empleado

justifica no ser Jurado para cumplir sus funciones, por ejemplo, una licencia de
maternidad, enfermedad general u otro inconveniente. Lo anterior siempre y
cuando esté dentro de la reglamentación establecida por la Registraduría
Nacional para faltar a sus funciones como jurado de votación. El formulario
contiene los siguientes campos:

Imagen N° 27. <<Módulo de Empleados - Inhabilitar Empleado>>

 No. Cédula (Este campo debe digitar la cédula del empleado que será
inhabilitado para ser jurado de votación)

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 Botón buscar (Al dar clic se muestra la información básica del empleado
como los apellidos y nombres del empleado que va a ser inhabilitado)
 Causal de inhabilidad (Este campo despliega varias opciones para la
inhabilidad del empleado)
 Botón Inhabilitar (Este botón permite realizar inhabilidad del empleado)
 Botón Habilitar (Este botón permite habilitar el empleado)
 Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal)

3.5. Eliminar Empleados

Esta opción permite eliminar todos los empleados inscritos por la empresa,
mientras estos no hayan sido cargados en el municipio, como se muestra en la
imagen.

Imagen N° 28. <<Módulo de Empleados – Eliminar Empleados>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada

geográficamente la empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada
geográficamente la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Al dar clic en el botón de eliminar todos, se muestra un mensaje de confirmación

de la eliminación de los empleados inscritos, como se muestra en las imágenes
No. 29 y 30.

Imagen N° 29. <<Módulo de Empleados – Eliminar Todos>>

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Imagen N° 30. <<Módulo de Empleados-Eliminar Todos>>

3.6. Historial de Cargue

Esta opción permite visualizar la información (fecha y hora de cargue, cantidad

de empleados del archivo, cantidad de empleados cargados, cantidad de
empleados repetidos, estado del cargue, si presenta error en la estructura del
archivo, nombre del archivo y la cantidad de errores totales del proceso). Esta
información se visualiza por cada uno de los archivos de cargue de empleados
en la aplicación.

Imagen N° 31. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Parte superior>>

 Departamento (Este campo muestra la ubicación geográfica del

departamento donde está la empresa)
 Municipio (Este campo muestra la ubicación geográfica del municipio donde
está la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Imagen N° 32. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Parte inferior>>

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 Número de empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que

fueron inscritos por la empresa)
 Cargados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
exitosos en la carga por la empresa)
 Repetidos (Este campo muestra la cantidad de empleados duplicados)
 Error de estructura (Este campo muestra la cantidad de registros que fueron
mal estructurados o con errores de inconsistencia)
 Estado (Este campo informa el estado del cargue y se describe a
continuación.
o Aceptado (Es cuando la estructura del archivo, a cargar, cumple con
todos los requisitos para el cargue exitoso)
o Rechazado (Es cuando la estructura del archivo, a cargar, no cumple
con todos los requisitos para el cargue exitoso)
 Nombre de archivo (Este campo muestra el nombre del archivo que fue
cargado por la empresa)
 Fecha (Este campo informa la fecha y hora que fue cargado el archivo)
 Errores (Este campo muestra la opción para exportar el archivo que contiene
los errores emitidos en el archivo cargado. Al ser seleccionada la opción, se
muestra en pantalla una ventana emergente para seleccionar el lugar donde
se debe guardar el archivo)

Imagen N° 33. <<Módulo de Empleados-Historial de Cargue-Archivo de

Errores>>

Nota: Luego de ajustar los registros del archivo de errores, deberá eliminarse
la columna “Observación” para volver a cargar este archivo al sistema en la
opción de cargue de empleados.

3.7. Eliminar un Empleado

Esta opción permite buscar un empleado mediante su número de cédula y

solicitar su eliminación:

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Imagen N° 34. <<Módulo de Empleados-Eliminar un Empleado>>

 No. Cédula (Este campo muestra el número de cédula del empleado)

 Apellidos (Este campo muestra los apellidos del empleado)
 Nombres (Este campo muestra los nombres del empleado)
 Causal de Eliminación (Este campo muestra la causal por la cual se realiza
la eliminación del empleado)
 Botón Eliminar (Este botón permite eliminar el empleado)
 Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal)

Al ingresar la información y seleccionar el botón “Eliminar”, se debe confirmar la

acción:

Imagen N° 35. <<Módulo de Empleados-Eliminar un Empleado-

Confirmación>>

4. VALIDACIÓN

Este módulo permite validar los empleados inscritos por la empresa entre los
parámetros de validación, se encuentran errores de inconsistencia, tales como
nombres y apellidos no coincide, cédula no existe, edad no permitida. Se
muestra en la siguiente imagen las opciones disponibles:

 Validar empleados
 Historial de validaciones

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Imagen N° 36. <<Módulo de Validación>>

4.1. Validar Empleados

Esta opción permite realizar la validación de los empleados registrados en el

sistema, como se muestra en la imagen.

Imagen N° 35. <<Módulo de Validación-Validar Empleados-Parte Superior>>

 Botón volver (Este botón permite volver a la página principal)

Imagen N° 36. <<Módulo de Validación – Validar Empleados>>

Al dar clic en el botón Ok se confirma la validación de los empleados como se

muestra en la imagen No. 37, la parte inferior de la pantalla contiene varios
campos donde muestra los resultados de la validación de los empleados, como
se describe a continuación:

Imagen N° 37. <<Módulo de Validación-Validar Empleados-Parte Inferior>>

 Total Empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron

inscritas por la empresa)

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 Pendientes validar (Esta opción muestra la información de empleado que no

han sido validados)
 Total válidos (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
validados correctamente)
 Total Rechazados (Este campo muestra la cantidad de empleados que
presentan inconsistencia)

4.2. Historial de Validaciones

Esta opción permite visualizar el historial de validaciones realizadas por el

sistema, como se muestra en la imagen.

Imagen N° 38. <<Módulo de Validación-Historial Validaciones-Parte

superior>>

 Departamento (Este campo muestra la ubicación geográfica del

departamento donde está la empresa)
 Municipio (Este campo muestra la ubicación geográfica del municipio donde
está la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)

Imagen N° 39. <<Módulo de Validación-Historial Validaciones-Parte Inferior>>

 Número de empleados (Este campo muestra la cantidad de empleados que

fueron cargados por la empresa)
 Número aceptados (Este campo muestra la cantidad de empleados que
fueron validados correctamente)
 Número rechazados (Este campo muestra la cantidad de empleados que
fueron rechazados por inconsistencia)
 Fecha (Este campo muestra la fecha y hora que fue ejecutada la validación)

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5. REPORTES

Este módulo permite generar los diferentes reportes, tales como, exportar
empleados, como también imprimir jurados (este ítem se activa cuando el
registrador haya sorteado el municipio en la etapa 2), también reporte de
docentes (solo aplica para instituciones educativas públicas), el reporte de
inhabilitados, por último, la asistencia a capacitación (etapa 2). Se describe a
continuación el menú en la etapa 1:

 Exportar Empleados
 Imprimir Jurados
 Reporte de docentes
 Asistencia a Capacitación

Imagen N° 40. <<Módulo de Reportes>>

5.1. Exportar Empleados

Este reporte permite exportar la información de los empleados inscritos por la

empresa para el proceso de jurado de votación a un archivo CSV, como muestra
la imagen.

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Imagen N° 41. <<Módulo de Reportes – Exportar Empleados>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
 Total Empleados (Este campo muestra el total de empleados que tiene la
empresa)
 Generar a CSV (Este botón permite generar el reporte en formato CSV)

5.2. Imprimir Jurados

Este reporte se habilita una vez el registrador haya realizado el sorteo del
municipio, como se muestra en la imagen.

Imagen N° 42. <<Módulo de Reportes-Imprimir Jurados-Parte Superior>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
 Total Jurados (Este campo muestra la cantidad de empleados que fueron
seleccionados para ser jurados de votación)
 Botón Generar PDF (Este botón permite generar el archivo con la información
de los empleados que fueron seleccionados jurados de votación)
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Imagen N° 43. <<Módulo de Reportes-Imprimir Jurados-Parte Inferior>>

 Cédula (Este campo muestra la identificación del empleado)

 Nombre (Este campo muestra los nombres completos del empleado)
 Apellidos (Este campo muestra los apellidos completos del empleado)
 Nivel Educativo (Este campo muestra el nivel de escolaridad que tiene el
empleado)

La siguiente pantalla se visualiza cuando la empresa tiene más de 1000

empleados y contiene los mismos campos de la imagen No. 41 Lo único que
cambia es el formato del archivo de exportación el cual es CSV, como se muestra
en la siguiente imagen:

Imagen N° 44. <<Módulo de Reportes-Imprimir Jurados-Parte Inferior>>

5.3. Reporte de Docentes

Este reporte permite visualizar la información de los docentes que fueron

inscritos por una Institución Educativa Pública, y en caso contrario esta opción
no se habilita, como lo muestra la imagen.

Imagen N° 45. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Superior>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
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 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)

 Total Docentes (Este campo muestra el total de docentes que tiene la
empresa)

Imagen N° 46. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Inferior>>

 Cédula (Este campo muestra la identificación del docente)

 Nombres (Este campo muestra los nombres completos del docente)
 Apellidos (Este campo muestra los apellidos completos del docente)
 Estado (Este campo muestra el estado de validación del docente)
 Botón (Este botón permite generar el reporte de docentes)

La siguiente pantalla se visualiza cuando la empresa tiene más de 1000

empleados y contiene los mismos campos de la imagen No. 47, lo único que
cambia es que se incluye la opción de exportar a CSV, como se muestra en la
siguiente imagen:

Imagen N° 47. <<Módulo de Reportes-Reporte Docentes-Parte Inferior>>

5.4. Asistencia a Capacitación

Este reporte permite verificar la asistencia a la capacitación de los empleados

reportados por la empresa, como se muestra en la imagen.

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Imagen N° 48. <<Módulo de Reporte – Asistencia a Capacitación>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
 Total Asistente (Este campo muestra la cantidad de asistentes inscritos para
capacitación)
 Botón Export. A CSV (Este campo genera el reporte en formato CSV)

6. ADMINISTRACIÓN

Este módulo permite realizar procesos como son:

 Control de Etapas
 Certificado Cierre de Empresa
 Cerrar Empresa
 Cambiar Contraseña
 Editar Información de la Empresa

Imagen N° 49. <<Módulo de Administración>>

6.1. Control de Etapas

Esta opción permite visualizar las fechas que se encuentran estipuladas para las
diferentes etapas como cargue de archivos, nivelación, antes y después de
elecciones como información para la empresa, como se muestra en la imagen.

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Imagen N° 50. <<Módulo de Administración – Control de Etapas>>

6.2. Certificado Cierre de Empresa

Esta opción permite generar el certificado de cierre de la empresa el cual es

requisito para poder efectuar el cierre de la empresa descrito en el numeral 6.3.

Imagen N° 51. <<Módulo de Administración – Certificado Cierre de

Empresa>>

 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
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 Botón Generar PDF (Este botón genera el certificado del cierre de empresa
en formato PDF)
 Botón Volver (Este botón regresa a la pantalla de inicio)
 Botón Examinar (Este botón permite buscar el certificado del cierre de
empresa en el equipo para su cargue)
 Botón Cargar (Este botón permite realizar el cargue del certificado del cierre
de empresa)
 Botón Cancelar (Este botón permite eliminar el certificado del cierre de
empresa que había sido seleccionado previamente)
 Botón Ver Certificado (Este botón permite visualizar el certificado de cierre
cargado previamente)

Cuando el certificado del cierre de empresa es cargado, se muestra en pantalla

el mensaje de confirmación:

Imagen N° 52. <<Módulo de Administración – Certificado Cierre de Empresa-

Mensaje de confirmación>>

6.3. Cerrar Empresa

Esta opción permite realizar el cierre de la empresa siempre y cuando se haya

terminado todo el proceso de validación de los empleados, como se muestra en
la imagen.

Imagen N° 53. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa>>

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 Departamento (Este campo muestra el departamento donde está ubicada la

empresa)
 Municipio (Este campo muestra el municipio donde está ubicada la empresa)
 Empresa (Este campo muestra el nombre de la empresa)
 Acta de compromiso (Este campo muestra el decreto de compromiso que
tiene la empresa o institución educativa con la Registraduría para el proceso
de votación)
 Aceptación de términos (Este ítem permite aceptar las condiciones que son
establecidas por la Registraduría)
 Botón Cerrar (Este ítem se activa en el momento de que se aceptan las
condiciones establecidas por la Registraduría. Al seleccionarlo, se muestra
en pantalla un mensaje de confirmación)

Imagen N° 54. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa-Mensaje

de confirmación>>

Al seleccionar la opción “Sí” del mensaje de confirmación, se muestra una

ventana indicando que el cierre de la empresa fue generado correctamente:

Imagen N° 55. <<Módulo de Administración – Cerrar Empresa-Cierre de

empresa generado correctamente>>

 Botón Volver (Este botón permite regresar a la pantalla principal de la página

de Jurados)
 Capacitación (Este ítem le permite a la empresa solicitar una capacitación
de tipo empresarial, cuando cuenta con mínimo 100 empleados válidos para
jurados de votación)

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6.4. Cambiar Contraseña

Esta opción permite realizar el cambio de la contraseña, como lo muestra la

imagen.

Imagen N° 56. <<Módulo de Administración – Cambiar Contraseña>>

 Nueva contraseña (Este campo es para digitar la nueva clave)
 Confirmar nueva contraseña (Este campo es para confirmar la nueva clave)
 Botón Cambiar (Este botón permite confirmar el cambio de la contraseña)

Diligenciar el formulario para el cambio de contraseñas y dar clic en el botón de

Cambiar, la aplicación realiza las siguientes validaciones:

 La contraseña debe tener una longitud mínima de 6 caracteres y de máximo

30 caracteres.
 La contraseña debe contener al menos un carácter en mayúscula y un
número.
 La información ingresada en el campo Nueva Contraseña debe ser igual a la
información ingresada en el campo Confirmar Nueva Contraseña.

Al ingresar de forma errónea la información del campo Nueva Contraseña y

Confirmar Nueva Contraseña, la aplicación genera un error indicando el motivo
por el cuál no permite el cambio de la contraseña.

Imagen N° 57. <<Proceso de Cambio de Contraseña-Errores de Ingreso>>

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Al momento de corregir los errores de acuerdo a los parámetros establecidos de

la contraseña, se muestra una pantalla informándole que se está realizando el
procedimiento bien, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen N° 58. << Proceso de Cambio de Contraseña >>

6.5. Editar Información de la Empresa

Esta opción permite editar la información de la empresa como lo muestra la

imagen.

Imagen N° 59. << Módulo Administración-Editar Información de la

Empresa-Parte Superior >>

 Departamento (Este campo representa el departamento donde está

ubicada geográficamente la empresa)
 Municipio (Este campo representa el municipio donde está ubicada
geográficamente la empresa)

Imagen N° 60. << Módulo Administración-Editar Información de la

Empresa-Parte Inferior >>

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Datos Empresa
 Razón social (Este campo permite ingresar el nombre de la empresa)
 Tipo de documento (Este campo permite seleccionar el tipo de documento
que tenga la empresa)
 NIT/CC (Este campo permite ingresar el número de documento de la
empresa)
 Tipo de empresa (Este campo se visualiza la actividad económica de la
empresa)
 Nombre del representante legal (Este campo permite ingresar el nombre
del representante legal de empresa)
 Dirección (Este campo permite ingresar el domicilio de la empresa)
 Teléfono (Este campo permite ingresar el número telefónico de la
empresa)
 Extensión (Este campo permite ingresar la extensión telefónica dentro de
la empresa)
 Celular (Este campo permite ingresar el número de teléfono celular)
Datos Contacto
 Nombre (Este campo permite ingresar el nombre del contacto de la
empresa)
 Cargo (Este campo permite ingresar el cargo del contacto de la empresa)
 Teléfono (Este campo permite ingresar el número teléfono del contacto
de la empresa)
 Celular (Este campo permite ingresar el número de celular del contacto
de la empresa)
 Correo electrónico (Este campo permite ingresar el correo donde se le
envía la notificación)
 Botón Actualizar (Esta opción permite realizar la actualización del
formulario)

7. CARGUE ARCHIVO PLANO

La siguiente son las instrucciones para utilizar un archivo plano que realice el
cargue de empleados a la plataforma del sistema de información de jurados.

7.1. Tipo del Archivo Plano de Empleados

El tipo de archivo a cargar debe ser de extensión (*.csv).

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7.2. Estructura del Archivo Plano de Empleados

Para realizar el cargue de empleados, se elabora un archivo plano con los

siguientes campos separados por punto y coma:

CEDULA* Cédula: Debe digitar el número de cédula del empleado (Mínima

longitud 4 y máxima longitud 10 caracteres)
NOMBRE1* Primer Nombre: Debe digitar el primer nombre del empleado
(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)
NOMBRE2 Segundo Nombre: Debe digitar el segundo nombre del empleado
(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)
APELLIDO1* Primer Apellido: Debe digitar el primer apellido del empleado
(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)
APELLIDO2 Segundo Apellido: Debe digitar el segundo apellido del empleado
(Mínima longitud 2 y máxima longitud 50 caracteres)
DIRECCION* Dirección: Debe digitar la dirección de residencia del empleado
(Máxima longitud 200 caracteres)
TELEFONO Teléfono: Debe digitar el número de teléfono fijo del empleado
(Máxima longitud 10 caracteres)
CELULAR Celular: Debe digitar el número de teléfono móvil del empleado
(Máxima longitud 10 caracteres) (Debe empezar con el número
tres)
CORREO Correo: Debe digitar la dirección valida de correo electrónico del
empleado (Máxima longitud 100 caracteres)
NIVEL Nivel Educativo: Debe colocar el código de nivel académico
EDUCATIVO* (Máxima longitud 1 caracter) (ver tabla 1: Nivel Educativo)
FILIACION Filiación política: Debe colocar el código de la filiación política
POLITICA* (Máxima longitud 2 caracteres) (ver tabla 2: Filiación Política)
TIPO Tipo Empleado: Debe digitar el código del tipo de empleado
EMPLEADO* (Máxima longitud 1 caracter) (ver tabla 3: Tipo Empleado)

*Los campos señalados con asteriscos son obligatorios

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7.3. Códigos Nivel Educativo

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

0 NINGUNO/ANALFABETA

1 PRIMARIA

2 GRADO 10-11 Ó BACHILLER

3 TÉCNICO/TECNÓLOGO
4 PROFESIONAL/POSTGRADO

7.4. Códigos Filiación Política

CÓDIGO NOMBRE FILIACIÓN POLÍTICA

01 PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO

02 PARTIDO CONSERVADOR COLOMBIANO

03 PARTIDO SOCIAL DE LA UNIDAD NACIONAL PARTIDO
DE LA U
04 PARTIDO ALIANZA SOCIAL INDEPENDIENTE – ASI
05 PARTIDO ALIANZA VERDE
06 PARTIDO OPCIÓN CIUDADANA
07 PARTIDO POLO DEMOCRÁTICO ALTERNATIVO
09 PARTIDO UNION PATRIÓTICA – UP
10 MOVIMIENTO AUTORIDADES INDÍGENAS DE COLOMBIA
AICO
12 PARTIDO POLÍTICO MIRA
14 PARTIDO CENTRO DEMOCRÁTICO
15 PARTIDO SOMOS
16 PARTIDO FUERZA ALTERNATIVA REVOLUCIONARIA
DEL COMÚN FARC

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99 OTROS PARTIDOS Y APOLÍTICOS

7.5. Códigos Tipo de Empleado

TIPO DE
CÓDIGO EMPLEADO TIPO DE EMPRESA

4 FUNCIONARIO
INSTITUCIÓN
EDUCATIVA
5 CONTRATISTA
PÚBLICA
3 ESTUDIANTE

4 FUNCIONARIO EMPRESA
PÚBLICA
5 CONTRATISTA
EMPRESA
0 EMPLEADO PRIVADA
INSTITUCIÓN
EDUCATIVA
0 EMPLEADO PRIVADA
4 FUNCIONARIO
EMPRESA MIXTA
5 CONTRATISTA

Ejemplo Archivo en Formato Excel:

Imagen N° 61. <<Archivo Excel>>

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NOTA IMPORTANTE: Al diligenciar cada una de las columnas, no deben quedar

espacios en blanco ni al iniciar ni al terminar el registro que se esté realizando.

7.6. Grabar un Archivo Desde Excel a Formato CSV

Dar Clic Sobre la Opción de Archivo Guardar Como:

Imagen N° 62. <<Archivo Guardar Como>>

Cuando se dirige a la opción de Guardar Como por defecto el Tipo está en Libro
de Excel.

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Elegir el Formato CSV (MS-DOS) y Dar Clic en Guardar:

Imagen N° 63. <<Archivo Guardar Como-Elegir Formato CSV>>

Se debe elegir la opción de CSV (MS-DOS), para no tener inconvenientes en el

momento del cargue de empleados, para verificar que el archivo está bien, por favor
realizar el siguiente ejemplo.

Se debe ubicar donde quedó guardado el archivo con el explorador de Windows y

verificar el tipo del archivo como se muestra en la imagen.

Imagen N° 64. <<Ubicación del Archivo>>

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Se debe dirigir al inicio de Windows, todos los programas, accesorios y escoger la

opción de Bloc de Notas

Imagen N° 65. <<Aplicación Bloc de Notas>>

Al abrir el programa Bloc de Notas, se ubica el archivo donde fue guardado. Para la
verificación del archivo se muestra la imagen.

Imagen N° 66. <<Abrir Archivo con el Bloc de Notas-Abrir>>

Cuando se abre este programa inicialmente no nos muestra nada en la pantalla, del
lado derecho inferior, se debe escoger y desplegar la opción de Documento de
Texto (*.txt), al desplegar esta opción se muestra otro ítem Todos los Archivos
para ver todos los documentos como se aprecia en la imagen.

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Imagen N° 67. <<Mostrar Todos los Archivo-Todos los Archivos>>

Se escoge el archivo donde se guardó la lista de empleados para el cargue, se

procede a seleccionar el botón de abrir y se mostrará el archivo en otro formato
como se aprecia a continuación:

Imagen N° 68. <<Escoger Archivo-Abrir Archivos>>

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Imagen N° 69. <<Conversión de Archivo-Bloc de Notas>>

Se debe tener en cuenta que entre campo y campo se esté separado por punto y
coma (;) así se confirma que el archivo está listo pare el respectivo cargue a la
plataforma.

7.7. Cargar el Archivo de Empleados a la Plataforma de Jurados

Para importar el archivo CSV en la plataforma, se debe entrar con el perfil de la

empresa, luego se selecciona la opción Empleados Cargue Empleados y se le da
clic en Examinar.

Imagen N° 70. <<Archivo Guardar Como-Cargar el Archivo>>

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Elegir el Archivo CSV Para Cargar y Luego se le da Clic en Abrir:

Imagen N° 71. <<Archivo Guardar Como-Elegir Archivo CSV>>

Clic en Cargar para Realizar la Validación Apropiada

Imagen N° 72. <<Archivo Guardar Como-Clic Cargar en Validación>>

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