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MODULO DE RECURSOS HUMANOS

• Permite gestionar la información relacionada con los empleados den una


organización (Datos personales. Experiencia, ocupación, salario, etc).
Funciones que Facilita:
- Planificación de necesidades de personal
- Soporte al proceso de evaluación y selección de personal (registro de
currículo vitae, entre otros)
- Control de presencia
- Soporte a la contratación de personal
- Soporte a la generación de nóminas, entre otras.
MODULO DE GESTIÓN DE MEDIOS TÉCNICOS Y MANTENIMIENTO
• Facilita el control de los recursos materiales y técnicos de la empresa,
maquinaria, elementos de transporte y repuestos.
• Integra las funciones empresariales de compras y mantenimiento.
FUNCIONES ADICIONALES DE UN SISTEMA ERP
Los ERP cumplen funciones adicionales:
 CRM (Customer Relationship Management): En los últimos años se han
hecho proyectos sin tomar en cuenta la relación con los clientes y
proveedores, es por eso que nacen los CRM.
En la actualidad son muchas las empresas que están informatizando
procesos de preventa, segmentación de clientes, marketing y gestión de
servicios post-venta.
 Portal Web: El desarrollo del comercio electrónico, internet y redes sociales
están creando la necesidad en las empresas de integrar sus portales web con
los sistemas de gestión.
Esta función es muy importante para desplegar aplicaciones de comercio
electrónico que la utilizará el cliente por lo que tendrá que tener una interfaz
personalizada y fácil de usar por el mismo.
 Gestión Documental: En el origen de los sistemas de gestión empresarial
no se tomaba en cuenta información adicional que se encuentran en
documentos originales que no forman parte del sistema.
Esta información tenía mucho valor por eso las empresas decidieron llevar a
cabo la integración de sus sistemas de gestión con aplicaciones específicas
de gestión documental.
 Generación de Informes: Los ERP ofrecen de forma integrada funciones de
generación de informes a través de sistemas de Business Intelligence o
aplicación de generación de informes.
Los ERP permiten exportar datos en hojas de cálculo de Excel, lo que
permite una gran facilidad de manejo de la información por parte de los
usuarios.
 Movilidad: Gracias a la popularización de los dispositivos móviles, es muy
importante valorar las opciones de movilidad que puede ofrecer un ERP, es
decir cuáles son las funciones que permite realizar en dispositivos PDA,
teléfonos móviles o tabletas.
Tenemos tres modalidades de funcionamiento para los sistemas ERP de
este tipo: Off-line, On-line, Mixto.
 BPM (Business Process Management): permite el diseño de procesos y su
posterior ejecución y control.
A través de esto, la empresa logra una automatización de los flujos de
trabajo.
Se consigue mejoras en la eficiencia y reducción de errores al automatizar el
flujo de trabajo.
Características generales de un ERP
 Capacidad de parametrización: Permite adaptar el funcionamiento del
sistema a las necesidades concretas de cada empresa, así como incorporar
nuevas.
- La parametrización exige un gran conocimiento del producto como de las
necesidades de la empresa.
 Interfaz de usuario avanzada y flexible: Una de las tendencias actuales
permiten generar aplicaciones accesibles desde un navegador y permiten
configurar un escritorio de acuerdo al rol. Podemos incluir:
- Acceso a programas más utilizados, menú que facilite la gestión de
procesos, entre otros.
 Capacidad de acceso a la Información: Los ERP, cuentan con un conjunto
de salidas e informes predefinidos, además de posibilitar la interacción con
herramientas como: generadores de informes, aplicaciones ofimáticas,
herramientas de business Intelligence.
 Integración con otras aplicaciones
Los ERP se pueden integrar con otros sistemas como:
Sistemas de toma de datos en planta
Interfaces normalizados para entrada y salida de información
Generación de formatos EDI, Factura electrónica, etc.
METODOLOGIA Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE UN SISTEMA
ERP
 Funcionalidad del ERP: Módulos que ofrece el sistema para dar soporte
a las necesidades de la empresa.
 Criterios Técnicos: Plataformas tecnológicas soportadas por el ERP,
base de datos utilizadas, lenguajes de programación, etc.
 Criterios Económicos: Coste de licencias, del proceso de implantación
y servicios de consultoría, revisiones y actualizaciones.
 Criterios Organizativos: Evaluación del impacto y de los cambios en los
procesos y la organización.
 Facilidad de uso, Proveedores, Referencias de implantación.
Desarrollos específicos
Existen costes que surgen del diseño e implementación de nuevas funciones en
el ERP para cumplir con todos los requisitos de la organización.
Casi siempre en todo proyecto de implantación de ERP surge la necesidad de
desarrollo de listados, documentos de trabajo (pedidos, hojas de carga,
albaranes) y también funcionalidades que no cubre la aplicación. Por este motivo
será importante detallar este capítulo al máximo, ya que puede ser una fuente
importante de desviación de costes, al no quedar claro el alcance previsto.
Así mismo, conviene indicar que, si en un proyecto de implantación de un ISP el
capítulo de desarrollos específicos fuese muy elevado, cabría plantearse si la
elección del producto ha sido la adecuada.
Gastos de mantenimiento
Los gastos anuales del mantenimiento de - un sistema ERP podrían
estimarse en torno a un 15% o un 20% de la inversión inicial. En este capítulo
se suele incluir el suministro de actualizaciones o nuevas versiones del
producto.
Seguimiento del proyecto de implantación
El principal problema que se detecta en muchas implantaciones de sistemas
ERP es la desviación que se produce tanto en los plazos de ejecución coma en
los costes previstos pan el proyecto. Para evitar esta situación es conveniente
tener en cuenta una serie de recomendaciones:

 Disponer en la empresa de un estudio previo lo más completo


posible, antes de iniciar el proyecto de implantación.

 Contar con un equipo de trabajo que tenga conocimientos


profundos de la organización y capacidad para tomar decisiones.

 Establecer un contrato lo más claro posible en el que se


establezcan las responsabilidades en el proyecto de ambas
partes, siendo fundamental la definición de un jefe de proyecto.

 Establecer fases dentro de la gestión del proyecto que permitan a


la organización adaptarse a los cambios.

 Definir y realizar un seguimiento como mínimo mensual sobre su


cumplimiento, del cual se elaborará un informe que resuma el
grado de avance.

 Liberar las agendas de las personas que van a tener que dedicar
una parte importante de su tiempo al proyecto.

 Establecer plazos realistas, pero que comprometan a la


organización.
 En relación a las fechas de arranque de los sistemas no siempre
los cambios importantes deben coincidir con el arranque de un
nuevo año.

A continuación, causas más frecuentes que llevan a una variación de


presupuesto:

 Infraestructura y equipamiento, por lo que la propia empresa


cliente deberá decidir lo que ha de adquirir.

 Externalizar la infraestructura de sistemas e incluso de los


posibles sistemas de respaldo, ubicando estos en un datacenter.

 Licencias del software.

 Módulos que deberá adquirir la empresa para cubrir sus


necesidades.

 Analizar uno a uno los módulos ofrecidos para valorarlos si son


necesarios o no en la implantación

 Cambio de personal de la empresa consultora o incluso del


cliente.

 Incumplimiento por parte de la empresa cliente de compromisos


de ejecución de actividades dentro del proyecto.

 Tomar decisiones erróneas que tengan que ser corregidas y en


consecuencia repetir algunas actividades dentro del proyecto.

 Formación a los usuarios si es que se requiere del apoyo de un


proveedor externo.

 Migración de datos.

 Puesta en marcha y soporte post-arranque, por lo que el contrato


deberá establecer la cantidad de recursos destinados a esta
actividad ya que de lo contrario se podría experimentar una
desviación.

LA EMPRESA INTERCONECTADA Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


INTERORGANIZACIONALES
Necesidad de integración de la empresa con los agentes de su entorno, ya que
es necesario intercambiar una gran cantidad de información de forma cotidiana
con:
 Los clientes y proveedores con los que se lleva a cabo distintos
tipos de transacciones: presupuestos, pedidos, entregas,
facturas, etc.

 La administración pública: liquidación pública, seguros sociales,


etc.

 Entidades financieras, ya que se generan movimientos bancarios


de cobro y pago.

 Unidades de negocio de la propia empresa.

 Sociedad en general.

Sistemas que facilitan la integración de sistemas entre organizaciones


Generan un formato y codificación común, el cual permite que la salida de
información del sistema de origen pueda convertirse en la entrada de datos para
el sistema receptor.
 EDI (Electronic Data Interchange)
Define un conjunto de mensajes que permiten el intercambio de
información a nivel comercial y logístico: facturas, albaranes, órdenes de
compra, etc.

La puesta en marcha de un sistema EDI entre empresas requiere de la


definición de la estructura del mensaje, así como de la presencia de un
proveedor de servicios EDI encargado de garantizar la comunicación de
extremo a extremo.

 FACTURA ELECTRÓNICA
Es la versión electrónica de la factura de papel generalmente en formato
(XML O PDF) digitalmente con un certificado reconocido, para garantizar
su integridad y autenticidad.

Normativa vigente en España para una factura electrónica


 Debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura.
 Debes estar firmado mediante una firma electrónica avanzada
basada en certificado reconocido.
 Tiene que ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el
consentimiento de ambas partes.
En cuanto al expedidor de factura electrónica debe cumplir:
 Creación de la factura mediante una aplicación informática.
 Utilización de una firma electrónica reconocida.
 Remisión telemática de la factura.
 Conservación de copia o matriz de la factura.
 Contabilización y anotación en registros de IVA.
 Conservación durante el periodo de prescripción.
 Garantía de accesibilidad completa de cada factura, de tal modo
que se permita: visualización, búsqueda selectiva, copia y
descarga en línea e impresión.
En cuanto al destinatario:
 Tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el
certificado firmante.
 Conservar de forma ordenada las facturas en formato electrónico y
permitir el acceso completo y sin demora.
Ventajas:
 Importante ahorro de costes.
 Reducción de tiempos de gestión.
 Obtención de información en tiempo real.
 Reducción del impacto medioambiental.

 Interfaces Normalizadas
Permiten el intercambio de datos con otros sistemas en el que es
necesario especificar el formato de intercambio a clientes o proveedores
para evitar transacciones que requieran entrada manual de datos.
 Banca Electrónica
Permiten realizar y automatizar determinadas transacciones, tales como
pago mediante transferencia o giro de remesas.
 Administración Electrónica
Permite realizar operaciones como:
 Declaraciones periódicas de carácter general, como Impuestos de
sociedades, Seguros Sociales, etc.
 Declaraciones específicas de determinados sectores.
 Transacciones habituales, tales como altas de contratos de trabajo,
etc.

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