Guia Técnica de Normas y Procedimientos 2018, Aprobado Por El Consejo Directivo

Consejo Directivo Resolución Nº CD 2018/574
Universidad Nacional
Dirección de
Experimental La Universidad Que Siembra
Planificación y
De los Llanos Occidentales
Guía Técnica para la Elaboración del Presupuesto Institucional
“Ezequiel Zamora”
Manual de Normas, Procesos y -DPPI-
UNELLEZ Procedimientos de las Dependencias
Académicas y Administrativas de la
UNELLEZ
_________________________________________________________________
DPPI/Coordinación de Evaluación y Desarrollo Organizacional/Unidad de Organización y Métodos
Creando una Cultura de Planificación, Organización y Evaluación Institucional
i
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
AUTORIDADES DE LA UNELLEZ
Dr. Alberto Quintero

Rector
MSc. Heriberto Rivero

Vice-Rector de Servicios Administrativos (E)
Prof. Oscar Hurtado

Secretario General
Profa. Yajaira Pujol

Vice-Rectora de Planificación y Desarrollo Social (E)
Prof. Héctor Montes

Vice-Rector de Producción Agrícola
Prof. Rafael Delgado

Vice-Rector de Planificación y Desarrollo Regional
Prof. Wilmer Salazar

Vice-Rector de Infraestructura y Procesos Industriales
_________________________________________________________________
ii
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
HOJA DE VIDA
TITULO DE LA GUÍA VERSIÓN
Guía Técnica para la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y
Procedimientos de las Dependencias Académicas y Administrativas 02
de la UNELLEZ
CAMBIOS SIGNICATIVOS
La versión de la presente guía fue elaborada y actualizada por la Dirección de
Planificación y Presupuesto Institucional (DPPI) adscrita al Rectorado, se cambia
su denominación a Guía Técnica para la elaboración del Manual de Normas,
Procesos y Procedimientos de las dependencias académicas y administrativas de
la UNELLEZ, para su debida revisión y aprobación del Consejo Directivo de la
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”
ELABORADO POR:
Apellidos y Nombres Cargo Firma Fecha
Coordinador de Evaluación
MSc. Armando Chiquin
y Desarrollo Organizacional
MSc. Maibel Sánchez Planificador Central
Lcda. Hideny Castillo Planificador
REVISADO POR:
MSc. Raúl Vega Director de DPPI
AVALADO POR:
Dr. Alberto Quintero Rector de la UNELLEZ
APROBADO POR:
La presente Guía ha sido aprobado en Consejo Directivo en Acta Nº
_________________, Resolución Nº CD 2016 _________, de Fecha ___/___/___/,
Punto Nº ____
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Planificación y
UNELLEZ
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO I. ELEMENTOS GENERALES DEL MANUAL DE

NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.1 Definición de la Guía Técnica 2
1.2 Objetivos de la Guía Técnica 2
1.3 Marco Legal 3
1.4 Definiciones Básicas 5
1.5 Objetivos del Manual 7
1.6 Responsables de la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y 8

Procedimientos
1.7 Fases de preparación del Manual 9
CAPITULO II. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE

NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.1. Especificaciones de Contenido 11
2.2 Uso de Simbología para los Diagramas de Flujos 12
2.3. Especificaciones de Presentación 14
Hoja 1. Portada. 14
Hoja 2. Página de las Autoridades de la UNELLEZ 15
Hoja 3. Hoja de Vida (Aprobaciones y Actualizaciones) 16
Hoja 4. Índice 17
Hoja 5. Introducción 17
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iv
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
Hoja 6. Capítulo I Aspectos Generales del Manual de Normas, Procesos 17

y Procedimientos.
Hoja 7. Capítulo II Aspectos Específicos del Manual de Normas, 18
Procesos y Procedimientos
2.1 Descripción de Procesos 18
a) 2.1.1 Nombre del Proceso 18
b) 2.1.2 Objetivos del Proceso 18
c) 2.1.3 Dependencias que intervienen en el Proceso 18
d) 2.1.4 Normas Específicas de Operación 19
2.1.5 Descripción Narrativa de Procedimientos 19
2.1.6 Diagramas de Procedimientos o de Flujo. 20
2.2 Instructivos y Formatos 21
Hoja 8. Glosario de Términos 21
Hoja 9. Referencias Bibliográficas 21
Referencias Bibliográficas 22
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
INTRODUCCIÓN
La Dirección de Planificación y Presupuesto Institucional (DPPI), ha
diseñado el presente documento denominado “Guía Técnica para la Elaboración
del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de las Dependencias
Académicas y Administrativas de la UNELLEZ”, en su propósito de fortalecer el
control interno, así como, sustentar los procesos medulares y de apoyo de la
Universidad: Docencia, Creación Intelectual, Vinculación Socio-comunitaria y
Producción.
El proceso de elaboración del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
de las dependencias académicas/administrativas centralizadas y descentralizadas de
la UNELLEZ, estará sustentado por una metodología que determine los procesos y
sus procedimientos, de acuerdo a los manuales de organización y el marco jurídico-
administrativo establecido para tal efecto, a fin de dar cumplimiento a los planes,
programas y proyectos programados por la institución.
La presente guía permite establecer los elementos de presentación y de
contenido de los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos de las
dependencias académicas y administrativas adscritas a la UNELLEZ, que deben ser
considerados por los responsables de su elaboración para la unificación de criterios
del documento a presentar al Consejo Directivo para su aprobación.
Esta guía está diseñada en dos Capítulos: Capítulo I, define los Elementos
Generales del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos comprendiendo
Definición, Objetivos de la Guía Técnica, Marco Legal, Definiciones Básicas,
Objetivos del Manual, Responsables de la elaboración del Manual, Fases.
Seguidamente, el Capítulo II comprende los Elementos Específicos del Manual de
Normas, Procesos y Procedimientos abarcando: Especificaciones de Contenido,
Uso de Simbologías para los Diagramas de Flujo, Especificaciones de Presentación.
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
CAPITULO I
ELEMENTOS GENERALES DEL MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS
1.1.- Definición de Guía Técnica.

De acuerdo a Definiciones ABC, la guía técnica se refiere al contexto en el Commented [U1]: Quien es ABC y cual es el inicio y in de la
cita
cual se aplique, el término guía ostenta diversos significados. En términos
generales, se entiende por guía aquello o a aquel que tiene por objetivo y fin el
conducir, encaminar y dirigir algo para que se llegue a buen puerto en la cuestión
de la que se trate.
La guía técnica representa para la UNELLEZ, un instructivo de apoyo
técnico-administrativo que permite el establecimiento de metodologías requeridas
por la institución, para orientar y controlar los procesos de asesoría, elaboración,
presentación y publicación de los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos
de las dependencias académicas y administrativas de la institución.
1.2.- Objetivos de la Guía Técnica.

1.2.1 Objetivo General.
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme los
elementos de presentación y de contenido de los Manuales de Normas, Procesos y
Procedimientos de las dependencias académicas y administrativas de la UNELLEZ,
para su debida aprobación y publicación por parte del Consejo Directivo
Universitario.
1.2.2 Objetivos Específicos.

1. Establecer los lineamientos que guiarán el proceso de asesoría, elaboración,
evaluación y presentación de los Manuales de Normas, Procesos y
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Dirección de
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UNELLEZ
Procedimientos de las dependencias académicas y administrativas de la

UNELLEZ.
2. Integrar en un solo documento, la información básica relativa para la
uniformidad de los elementos de presentación y de contenido de los Manuales
de Normas, Procesos y Procedimientos de las dependencias académicas y
administrativas de la Universidad.
1.3. - Marco Legal.

La organización y funcionamiento de la Universidad Nacional Experimental
de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” está formada por un conjunto de
disposiciones legales los cuales la DPPI ha considerado en toda su amplitud para el
diseño y elaboración de la presente guía, siendo estas las que se mencionan a
continuación:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta
Oficial Nº 5453, de fecha 24/03/2000. Arts. 102, 109.
2. Ley Orgánica de Educación, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.929, de fecha
15/8/2009. Arts. 32, 33, 34 y 35.
3. Ley de Universidades, publicada en Gaceta Oficial N° 1.429 (Extraordinaria)
de fecha 8 de septiembre de 1970. Arts. 4, 5, 6, 47 y 48.
4. Normas Generales de Control Interno. Gaceta Oficial 36.229. (Art. 3, 5, 6,
12, 15, 20, 21 y 22).
5. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2818.
(Art. 3, 7, 14, 18, 21, 30, 46, 83 y 84).
6. Ley del Estatuto de la Función Pública, publicado en Gaceta Oficial N°
37.522 de fecha 06 de septiembre del 2002. Arts. 19, 20, 33.
7. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicado en Gaceta Oficial Nº 6.013
Extraordinario del 23 de Diciembre de 2010. Arts. 36, 39, 51-60, 82, 91, 92.
_________________________________________________________________
3
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
8. Ley Especial contra los Delitos Informáticos, publicada en Gaceta Oficial Nº

37.313, de fecha 30 de octubre de 2001.
9. Ley del Plan de la Patria, Segundo Plan Socialista de Desarrollo Económico
y Social de la Nación 2013-2019, publicada en Gaceta Oficial Nº 6.118
Extraordinario, de fecha 4 diciembre de 2013.
10. Ley Orgánica del Poder Popular, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela No 6.011 Extraordinario, de fecha 21 de diciembre
de 2010.
11. Ley Orgánica de la Contraloría Social, publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela No 6.011 Extraordinario, de fecha 21 de
diciembre de 2010.
12. Ley Orgánica del Poder Ciudadano, publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela No 37.310, de fecha 25 de Octubre de
2001.
13. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración
Pública, aprobado en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 6.147 de fecha 17 de
noviembre de 2014. Arts. 144-174.
14. Decreto con Fuerza de la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular,
publicado en Gaceta Oficial N° 6.011 Extraordinario de fecha 21 de
Diciembre de 2010. Arts. 4, 8, 19, 24, 44, 52, 78.
15. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, publicado en Gaceta Oficial N° 6.149 del 18
de Noviembre de 2014. Arts. 9, 16, 20, 21, 23, 26, 27, 58, 69,137.
16. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley sobre Simplificación de
Trámites Administrativos Nº 1423, publicado en Gaceta Oficial N° 6.149 del
18 de Noviembre de 2014. Arts. 4, 6, 7, 12, 36, 52.
17. Reglamento de la Universidad Nacional Experimental De Los Llanos
Occidentales "Ezequiel Zamora". Aprobado en 1993 mediante decreto Nº
_________________________________________________________________
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
2884 publicado en Gaceta Oficial N° 35.198, Decreto 2884. Art. 21.

18. Reglamento de Extensión, Aprobado en Consejo Directivo, Acta 441 de fecha
25-12-1994.
19. Resoluciones emanadas del Consejo Directivo de la UNELLEZ.
20. V Acta Convenio, suscrita entre la UNELLEZ y la AEUNELLEZ, Año 1999-
2000. Capitulo XI, Clausula 110.
21. Tercera Convención Colectiva Única de Trabajadores y Trabajadoras del
Sector Universitario
22. Código de Conducta de los Servidores Públicos, publicado en Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela No 40.314, de fecha 11 de
diciembre de 2013.
23. Otras leyes y reglamentos que rigen los actos administrativos del Sector
Público y Universitario.
1.4.- Definiciones Básicas

1.4.1.- Sistema de Control Interno.
De acuerdo a la Contraloría General de la República, el Sistema de Control
Interno es el proceso realizado por la alta gerencia, los supervisores y personal
operativo de una organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable de
que cumplan los objetivos institucionales. Commented [U2]: En cual documento?
En tal sentido, el sistema de control interno de la Universidad comprende el

diseño e implantación de metodología que permitan controlar los planes, programas
y proyectos, en atención a la normativa legal vigente y garantizar el logro de los
objetivos institucionales.
1.4.2.- Definición de Proceso Administrativo.

Según Henry Fayol, el proceso administrativo es una forma de sistematizar
las tareas de una empresa. Commented [U3]: Falta cita
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
Un proceso representa para la Universidad una serie de procedimientos

planificados para la generación de un producto o servicio, constituido por una
secuencia de pasos, debidamente analizados para su establecimiento, de acuerdo a
los requerimientos institucionales y la normativa legal que la rige. Commented [U4]: Proceso es una cosa y procedimiento es otra
1.4.3.- Definición de Manual.

Según Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Commented [U5]: Inicio y fin de cita
Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina

o de cualquier otro grupo que desempeñan responsabilidades específicas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para
ejecutar algún trabajo".
Es un documento técnico/administrativo normado para el registro y
actualización de un conjunto de operaciones debidamente analizadas de los
requerimientos institucionales para dar cumplimiento y consolidación a un proceso
o producto final.
1.4.4.- Definición de Manual de Normas, Procesos y Procedimientos (MNPP). Commented [U6]: Según quien?
Los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos definen en forma

ordenada, lógica y secuencial los pasos a seguir para generar un producto o servicio,
así como los formatos y/o instructivos requeridos para la ejecución de un proceso,
identificando en forma explícita la unidad, norma y el personal responsable de su
cumplimiento.
1.4.5.- Importancia de los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos

(MNPP).
1. Constituyen una fuente formal y permanente de información y orientación al
personal de nuevo ingreso, a fin de facilitarles su integración a la institución.
2. Presentan una visión integral de la forma como ejecuta una dependencia
responsable de un proceso determinado.
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
3. Garantiza la ejecución de los procesos independientemente de los cambios

que surjan en la rotación del personal de la dependencia.
4. Facilita los procesos de evaluación y auditoria, así como el establecimiento
de los controles internos.
5. Evita la duplicidad de los procesos, formatos que soliciten la misma
información de diferentes formas.
6. Permite identificar el perfil y el tiempo del responsable para operacionalizar
los procesos.
1.4.6.- Definición del Flujograma o Diagrama de Flujo. Commented [U7]: Según quien?
Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un

proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente,
situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
1.5.- Objetivos del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos (MNPP).

1. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada los procesos y sus
procedimientos a cargo de una dependencia y sus unidades adscritas,
precisando su participación en la generación de productos o servicios en el
cumplimiento de los objetivos institucionales
2. Unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar la alteración arbitraria.
3. Describir los flujos de procesos que identifican las competencias de la
dependencia.
4. Determinar la responsabilidad por fallas o errores de los procesos.
5. Facilitar las labores de evaluación, auditoría para el control interno de la
gestión universitaria.
6. Aumentar la eficiencia y eficacia del responsable indicando lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
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7
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
7. Permitir la coordinación de actividades y evita la duplicidad de

procedimientos.
1.6.- Responsables de la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos (MNPP).
De acuerdo al Artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República Bolivariana de Venezuela y el Sistema Nacional de Control Fiscal “los
titulares de las dependencias comprometen su responsabilidad administrativa
cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, métodos y demás
instrumentos que constituyan el sistema de control interno”.
Las autoridades y jefes de las dependencias académicas y administrativas que
conforman la estructura orgánica de la Universidad son los responsables directos
de presentar ante DPPI las propuestas de elaboración ó actualización de los MNPP,
para su debida revisión en atención a los requerimientos institucionales y las normas
que rigen la materia, con el objeto de ser presentado al Consejo Directivo
Universitario para su aprobación.
Los responsables de la elaboración del MNPP, deben tener amplios
conocimientos dentro del área a desarrollar el Manual, a fin de garantizar el
establecimiento de los procedimientos que conforman los procesos que ejecuta la
dependencia.
1.7.- Fases de preparación del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

(MNPP).
1.7.1.-Elaboración.
Esta fase se inicia con la inducción y asesoría por parte de DPPI a los
responsables de la elaboración del MNPP de las dependencias
académicas/administrativas, tomando como base los lineamientos establecidos en
la “Guía Técnica para la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
Procedimientos de las Instancias Académicas y Administrativas de la UNELLEZ”,

la cual describe los elementos de presentación y contenido de los mismos.
Igualmente, contempla el levantamiento de los procesos por parte del
responsable de la elaboración del MNPP con el acompañamiento del asesor
organizacional encargado de la revisión y análisis de los mismos. En esta fase se
determina la pertinencia o no de los procedimientos, pudiendo estos ser eliminados
para la incorporación de otros que cubran las necesidades reales, así como la
incorporación del uso de las TIC´s y estrategias para dar celeridad, efectividad, Commented [U8]: Como cuales por ejemplo?
simplicidad a las actividades para lograr la optimización de los recursos utilizados

por la universidad.
Así mismo, establece el trabajo participativo entre los miembros del personal
que hace vida en la dependencia donde se desarrolla el manual, pudiéndose
constituir equipos multidisciplinarios para garantizar la pertinencia y veracidad de
los procesos establecidos acordes a la realidad institucional.
1.7.2.-Aprobación.
Esta fase se origina una vez que el MNPP ha sido elaborado por la
dependencia correspondiente y avalado por DPPI, quien será el autorizado de
remitir el documento mediante un punto de cuenta al Rector(a) a fin de ser elevado
al Consejo Directivo para su debida aprobación.
1.7.3. Divulgación e Implementación.

La divulgación del MNPP procede en el momento de su aprobación por parte
del Consejo Directivo Universitario. A su vez, remitirá a las dependencias
responsables de su aplicación la resolución respectiva.
Recibida la resolución la cual incluirá el manual, las autoridades y directores
(ras) de las dependencias donde se desarrolló deben difundir al personal bajo su
responsabilidad los procesos y procedimientos establecidos.
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9
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
Se sugiere como medio para la divulgación del manual realizar:

conferencias, folletos y reuniones con el personal, entre otros; con el fin de lograr
su aplicación de manera inmediata, asegurando el uso adecuado de los formatos que
los componen, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la institución.
1.7.4.- Actualización.
De ser necesaria, esta fase de actualización del MNPP, requerirá de una
propuesta justificada por parte de la autoridad y/o director(a) de la dependencia
solicitante, debiendo presentarla ante DPPI para su respectiva evaluación
considerando previamente el impacto de la nueva estructura, presupuesto, talento
humano necesario y disponible, de acuerdo con el ordenamiento legal vigente, que
en materia de organización y funcionamiento afecten la estructura organizativa.
Las fases anteriormente señaladas, contemplan el acompañamiento
permanente por parte de los asesores organizaciones adscritos a la Coordinación de
Evaluación y Desarrollo Organizacional/DPPI, en miras de garantizar el
cumplimiento de los lineamientos y políticas institucionales que rige el desarrollo
organizacional de la institución.
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
CAPITULO II
ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE NORMAS, PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS
2.1. ESPECIFICACIONES DE CONTENIDO.

Los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos de las dependencias
académicas/administrativas de la UNELLEZ, deben ser presentados de manera
unificada en cuanto a presentación y contenido, de forma clara, concreta y objetiva.
Para ello se debe considerar los siguientes criterios para su elaboración:
1. No colocar los títulos de cada capítulo entre comillas, subrayados ni otros
efectos similares: sombras, degradación en el color del texto diferente al
establecido (azul).
2. Para la uniformidad de la información se indica:
- Letra: Times New Roman.
- Tamaño de la Letra: títulos 14 y sub-títulos 12.
- Márgenes: Izquierdo: 4,0 cm, superior: 4.0 cm; derecho: 3.0 e inferior:
4.0cm.
- Sangría: Especial (primera línea) 1cm.
- Espaciado: sencillo entre párrafos.
- Interlineado: 1.5cm.
- Enumeración: inferior/centrado.
- Encabezados y pie de páginas: no modificar lo establecido (encabezado
1.25cm y pie de página 2cm).
2.2. USO DE SIMBOLOGIA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

Para diagramar existen símbolos a los que se les confiere convencionalmente
su significado además, existen reglas para su aplicación. Es por esto, que la
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11
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
simbología a utilizar es la llamada ANSI, denominada de esta manera porque fue

desarrollada por la American National Standard Institute (ANSI).
Para la elaboración de los flujogramas se utilizará el Programa VISIO, es un
software de dibujo vectorial que funciona con el sistema Windows y que fue ideado
específicamente para crear todo tipo de gráficos y diagramas. El navegador Internet
Explorer incluye un visor de diagramas Visio, cuya extensión es vsd, llamado
Visio Viewers.
2.2.1. Lineamientos para la aplicación de la símbología

2.2.1.1 En cuanto a forma:
1. No se deben mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entradas
y salidas.
2. Por claridad, no debe haber más de una linea de unión entre dos símbolos.
3. Las lineas de unión se deben representar mediante lineas de salida.
4. Para efectos de presentacion, los símbolos deben de mantener uniformidad en
sus tamaños.
2.2.1.2 En cuanto a su contenido y uso:

La Redacción del contenido del símbolo de operación debe ser mediante
frases breves y sencillas, de tal modo que su compresión sea clara.
1. La redacción del contenido del símbolo procedimiento debe iniciar con verbo
conjugado en presente y en tercera persona de singular.
2. Cuando el símbolo procedimiento identifique a una unidad académica o
administrativa, debe contener el nombre completo de ésta o en caso de poco
espacio se puede utilizar el nombre abreviado para identificar la unidad
académica y/o administrativa por ser muy larga su denominación.
3. El símbolo de documento único debe contener el nombre original; y los
documentos original y copia. Además, debe indicarse el destino de la misma.
_________________________________________________________________
12
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
4. El contenido del símbolo procedimiento estarán enumerados

secuencialmente de acuerdo a la cantidad de pasos que genere el proceso.
2.2.1.3 En cuanto a representación gráfica (simbologia):
Símbolo Significado Aplicación
Representa el inicio o terminación del

Inicio/Fin
flujo.
Representa la realización de una operación

Procedimiento
relativa a un procedimiento.
Representa la demora o espera de un

Tiempo
documento
Representa un archivo común y corriente

Archivo de oficina donde se guarda un documento
en forma temporal o permanente
Envió Representa el transporte de documentos
Representa cualquier tipo de documento

Documento Único que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Documento Original
Representa documento original y copias
y copia
Decisión o Indica toma de decisión para validación

alternativa (Si o No).
Fuente: Sistemas Administrativos Análisis y Diseño
Nota: Los símbolos presentados en el recuadro no son los únicos, de utilizarse otros
se aplicarán de acuerdo al procedimiento y en base al Programa Visio.
_________________________________________________________________
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
2.3 ESPECIFICACIONES DE PRESENTACIÓN.

Para la presentación de los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos
de las dependencias académicas y/o administrativas de la UNELLEZ, es necesario
destacar los siguientes criterios con el fin de estandarizar y unificar su publicación:
1. Portada de Identificación
2. Página de Autoridades de la UNELLEZ
3. Hoja de Vida (Versión y/o Actualizaciones)
4. Índice
5. Introducción
6. Capítulo I
7. Capitulo II
8. Glosario de Términos
9. Bibliografía
Ejemplos:
HOJA 1. Portada.
Esta lleva el nombre y logo de la Universidad, nombre del Manual
seguidamente y de la dependencia que lo desarrolla, el lugar y la fecha de edición.
Universidad Nacional Dirección de

Experimental de los Planificación y
Llanos Occidentales Presupuesto
“Ezequiel Zamora” Institucional
- UNELLEZ - -DPPI-
La Universidad que Siembra
Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos
Dirección xxxxxxxxx
XXXXXXXXX, 2018
_________________________________________________________________
14
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
HOJA 2. Página de las Autoridades de la UNELLEZ.

Se describen las autoridades que se encuentran activas y que dan aprobación
al manual.
HOJA 3. Hoja de Vida (versión y/o actualizaciones).

Se describen el nombre del MNPP de la dependencia que lo desarrolla, los
cambios significativos, el personal que participa en la elaboración, revisión y
validación, número de versión y/o de sus actualizaciones y los datos de la resolución
de aprobación por el Consejo Directivo.
- UNELLEZ - -DPPI-
HOJA DE VIDA
TITULO DE LA GUÍA VERSIÓN
Guía Técnica para la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de las Dependencias
02
Académicas y Administrativas de la UNELLEZ
CAMBIOS SIGNICATIVOS
La versión de la presente guía fue elaborada y actualizada por la Dirección de Planificación y Presupuesto Institucional (DPPI)
adscrita al Rectorado, se cambia su denominación a Guía Técnica para la elaboración del Manual de Normas, Procesos y
Procedimientos de las dependencias académicas y administrativas de la UNELLEZ, para su debida revisión y aprobación del
Consejo Directivo de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”
ELABORADO POR:
Coordinador de Evaluación y Desarrollo

MSc. Armando Chiquin
Organizacional
MSc. Maibel Sánchez Planificador Central
Lcda. Hideny Castillo Planificador
REVISADO POR:
MSc. Raúl Vega Director de DPPI

AVALADO POR:
Dr. Alberto Quintero Rector de la UNELLEZ

APROBADO POR:
La presente Guía ha sido aprobado en Consejo Directivo en Acta Nº _________________, Resolución Nº CD 2016 _________,
de Fecha ___/___/___/, Punto Nº ____
_________________________________________________________________
15
Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
HOJA 4. Índice.
Es una lista ordenada de capítulos y/o secciones, que permite al lector saber
qué contenidos presenta el Manual y en qué página se encuentra cada uno.

- UNELLEZ - -DPPI-
Pág
ÍNDICE .
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO I. ELEMENTOS GENERALES DEL MANUAL DE NORMAS,
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.1 Definición de la Guía Técnica 2
1.2 Objetivos de la Guía Técnica 2
1.3 Marco Legal 3
1.4 Definiciones Básicas 5
1.5 Objetivos del Manual 7
1.6 Responsables de la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y 8
Procedimientos
1.7 Fases de preparación del Manual 9
CAPITULO II. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE NORMAS,
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.1. Especificaciones de Contenido 11
2.2 Uso de Simbología para los Diagramas de Flujos 12
2.3. Especificaciones de Presentación 14
Hoja 1. Portada. 14
Hoja 2. Página de las Autoridades de la UNELLEZ 15
Hoja 3. Hoja de Vida (Aprobaciones y Actualizaciones) 16
Hoja 4. Índice 17
Hoja 5. Introducción 17
HOJA 5. Introducción.
Es la presentación del documento debe ser breve y fácil de entender. Debe
contener: el propósito y la utilidad del manual, contenido del manual, importancia
del manual, se puede señalar el área que va a utilizar el manual (quien será el usuario
del mismo).
- UNELLEZ - -DPPI-
INTRODUCCIÓN
El proceso de elaboración del Manual de Normas, Procesos y
Procedimientos de las dependencias
académicas/administrativas centralizadas y descentralizadas
de la UNELLEZ, estará sustentado por una metodología que
determine los procesos y sus procedimientos, de acuerdo a los
manuales de organización y el marco jurídico-administrativo
establecido para tal efecto, a fin de dar cumplimiento a los
planes, programas y proyectos programados por la institución.
Es por ello, que la Dirección de Planificación y Presupuesto
Institucional (DPPI), ha diseñado el presente documento
denominado “Guía Técnica para la Elaboración del Manual de
Normas, Procesos y Procedimientos de las Dependencias
Académicas y Administrativas de la UNELLEZ”, en su propósito
de fortalecer el control interno, así como, sustentar los
procesos medulares y de apoyo de la Universidad: Docencia,
Creación Intelectual, Vinculación Socio-comunitaria y
Producción.
La presente guía permite establecer los elementos de
presentación y de contenido de los Manuales de Normas,
Procesos y Procedimientos de las dependencias académicas y
administrativas adscritas a la UNELLEZ, que deben ser
_________________________________________________________________
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
HOJA 6. Capítulo I. Aspectos generales del Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos.
1.1.- Objetivos del Manual.

Se señala los aspectos que se persiguen con la elaboración del manual.
1.2.- Lineamientos del Manual.

Se señala los aspectos que se persiguen con la elaboración del manual.
1.3.- Marco Legal.

Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o procedimiento.
Se debe indicar: nombre o título, número del decreto, fecha de promulgación,
número de gaceta oficial, fecha de las publicaciones de las leyes, decretos,
reglamentos o resoluciones y número de los artículos si tiene inherencia con el
procedimiento documentado.
Deben seguir un orden jerárquico descendente es decir:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
- Convenios Internacionales
- Leyes Orgánicas y Ordinarias
- Decretos de Ley
- Resoluciones
- Decretos Ordinarios
- Reglamentos y Normas
- Instrucciones
- Providencias
- Autorizaciones
1.4.- Importancia del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos (MNPP).
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
HOJA 7. Capítulo II Aspectos Específicos del Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos
2.1- Descripción de los Procesos.

Los procesos que ejecuta cada dependencia deben contemplar:
2.1.1.- Nombre del Proceso: Se debe indicar el nombre del proceso de manera
clara y sencilla.
2.1.2.- Objetivos del Proceso: Se debe señalar brevemente la meta a cumplir con
la ejecución del proceso, deberá contener una explicación del propósito que
se pretende cumplir con los procedimientos.
2.1.3.-Dependencias, Coordinaciones y/o Unidades que intervienen en el

Proceso: Se debe señalar las dependencias, coordinaciones y/o unidades que
intervienen para la ejecución del proceso.
Ejemplo:
Rectorado Dirección Coordinación Unidad
2.1.4.- Normas Específicas de Operación: Están orientadas por el marco jurídico

nacional e institucional, con el fin de salvaguardar los procedimientos al
cumplimiento de lo establecido en las leyes, reglamentos, normativas respectivas
para llevar a cabo el proceso como medida de control interno administrativo y
operativo para lograr un eficiente desempeño, así como evitar negligencia y errores
en general; también evaluar la gestión realizada por cada uno de ellos.
2.1.5.-Descripción Narrativa de los Procedimientos.

Descripción detallada de los procedimientos de tal manera que permitan al
personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recién ingreso a
la dependencia. Esta se debe desarrollar a través del siguiente recuadro:
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
Ejemplo:
Dependencias,
Coordinaciones
Procedimientos
y/o Unidades
que intervienen
Unidad 1 1.
Unidad 2 2
Unidad 3 3.
Unidad 4 4.
Para la descripción se deben considerar los siguientes aspectos:

 Debe hacerse en forma secuencial y cronológica de cada uno de los pasos o
procedimientos que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin
de concretar un resultado determinado.
 Deberá realizarse en forma clara, precisa y concisa, señalando claramente
Quién, Cómo, Cuándo y Dónde se ejecutan cada uno de los procedimientos.
 Debe describir los procedimientos iniciando con un verbo conjugado en
tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa,
Formula, Remite, Elabora.
 Evite, si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan procedimientos
innecesarios, ya que los mismos pueden ser mejorados o eliminados, siempre
y cuando no se desvié el resultado a obtener con la ejecución del mismo.
 Se debe indicar en la descripción de los procedimientos, el nombre de la
dependencia, coordinación, unidad y el nombre del cargo del funcionario
responsable de ejecutar la misma.
Ejemplo:
Dirección Administrativa
Coordinación de Compras
Analista de compras
_________________________________________________________________
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
 Si en una misma dependencia se realizan una serie de procedimientos de

manera continua, sólo se anotará el nombre de la dependencia en la primera
de los procedimientos mencionados.
2.1.6.- Diagramas o Flujograma del Proceso.

Una vez realizada la descripción narrativa de los procedimientos, se elabora
el diagrama de flujo. Éstos representan en forma gráfica las secuencias en que se
realizan los mismos así como su recorrido desde su inicio hasta su culminación con
la generación del producto o servicio.
Las formas más usuales de representar los procedimientos es el formato
tabular, donde el flujo o secuencia va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha;
la cantidad de columnas dependerá del número de órganos, entes, dependencias,
coordinaciones y/o unidades que intervienen.
2.2.- Instructivos y Formatos.

En esta parte se incluyen todos los formularios que se utilizan para la
ejecución del proceso que debe llevar su respectivo instructivo en el que se
detallaran puntos como nombre del formulario, objetivos, tamaño, impresión,
número de copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.
Hoja 8. Glosario de Términos.

Debe incluirse los conceptos referidos a las acciones o mecanismos
administrativos que se contemplan en el contenido del manual, preferiblemente a
los aspectos desconocidos para interpretación del usuario.
Hoja 9. Referencias Bibliográficas
Es una lista de referencias de documentos citados, es decir, las descripciones
completas y claras de donde se ha tomado prestada la información para la
elaboración del Manual, se incluye al final del trabajo.
_________________________________________________________________
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Dirección de
Planificación y
UNELLEZ
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Chiavenato, I (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración. (7ma

Ed.). McGraw-Hill Interamericana.
Gómez, C (2004). Sistemas Administrativos Análisis y Diseño. (1era Ed.). McGraw-

Hill Interamericana.
Guía para la Racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos, elaborado

por Luz Mary Riaño Camargo, Luz Noelia Rodríguez Cuartas, Jaime Orlando
Delgado Gordillo.
Héctor Fabio Orjuela López de la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal

y Racionalización de Trámites, Colombia.
Universidad Central de Venezuela (2009). Trabajos de Manual de Normas y

Procedimientos Realizar Cambios en la Estructura Organizativa.-*-
_________________________________________________________________
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Guia Técnica de Normas y Procedimientos 2018, Aprobado Por El Consejo Directivo

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Consejo Directivo Resolución Nº CD 2018/574

Dr. Alberto Quintero

MSc. Heriberto Rivero

Prof. Oscar Hurtado

Profa. Yajaira Pujol

Prof. Héctor Montes

Prof. Rafael Delgado

Prof. Wilmer Salazar

CAPITULO I. ELEMENTOS GENERALES DEL MANUAL DE

1.1 Definición de la Guía Técnica 2

1.2 Objetivos de la Guía Técnica 2

1.3 Marco Legal 3

1.4 Definiciones Básicas 5

1.5 Objetivos del Manual 7

1.6 Responsables de la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y 8

1.7 Fases de preparación del Manual 9

CAPITULO II. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE

2.1. Especificaciones de Contenido 11

2.2 Uso de Simbología para los Diagramas de Flujos 12

2.3. Especificaciones de Presentación 14

Hoja 2. Página de las Autoridades de la UNELLEZ 15

Hoja 3. Hoja de Vida (Aprobaciones y Actualizaciones) 16

Hoja 6. Capítulo I Aspectos Generales del Manual de Normas, Procesos 17

ELEMENTOS GENERALES DEL MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

1.1.- Definición de Guía Técnica.

1.2.- Objetivos de la Guía Técnica.

1.2.2 Objetivos Específicos.

Procedimientos de las dependencias académicas y administrativas de la

1.3. - Marco Legal.

8. Ley Especial contra los Delitos Informáticos, publicada en Gaceta Oficial Nº

2884 publicado en Gaceta Oficial N° 35.198, Decreto 2884. Art. 21.

1.4.- Definiciones Básicas

En tal sentido, el sistema de control interno de la Universidad comprende el

1.4.2.- Definición de Proceso Administrativo.

Un proceso representa para la Universidad una serie de procedimientos

1.4.3.- Definición de Manual.

Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina

Los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos definen en forma

1.4.5.- Importancia de los Manuales de Normas, Procesos y Procedimientos

3. Garantiza la ejecución de los procesos independientemente de los cambios

Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un

1.5.- Objetivos del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos (MNPP).

7. Permitir la coordinación de actividades y evita la duplicidad de

1.6.- Responsables de la Elaboración del Manual de Normas, Procesos y

1.7.- Fases de preparación del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

Procedimientos de las Instancias Académicas y Administrativas de la UNELLEZ”,

simplicidad a las actividades para lograr la optimización de los recursos utilizados

1.7.3. Divulgación e Implementación.

Se sugiere como medio para la divulgación del manual realizar:

ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE NORMAS, PROCESOS

2.1. ESPECIFICACIONES DE CONTENIDO.

2.2. USO DE SIMBOLOGIA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

simbología a utilizar es la llamada ANSI, denominada de esta manera porque fue

2.2.1. Lineamientos para la aplicación de la símbología

2.2.1.2 En cuanto a su contenido y uso:

4. El contenido del símbolo procedimiento estarán enumerados

2.2.1.3 En cuanto a representación gráfica (simbologia):

Símbolo Significado Aplicación

Representa el inicio o terminación del

Representa la realización de una operación

Representa la demora o espera de un

Representa un archivo común y corriente