Taller “Tablas dinámicas y Macros en Microsoft Excel 2016”

TUTOR: JAVIER HERNAN JIMENEZ BELTRAN

APRENDIZ: RUBEN DARIO MACIAS B.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

POPAYAN, 2019
 ACTIVIDADES PARA SU DESARROLLO
Su jefe inmediato reconoce su buen nivel de desempeño en la empresa LPG
comercializadora y le ha asignado la responsabilidad de organizar la información del
libro de Excel que ha trabajado, utilizando tablas dinámicas, macros y protección para
las hojas.
Para ello debe realizar las siguientes acciones:
1. Crear una hoja y cambiar el nombre de esta a Tabla dinámica.

2. Insertar tablas dinámicas, una con los datos de los vendedores y otra con la
información de los clientes.

2.1 Tabla dinámica Vendedores

Para crear la tabla dinámica debemos tomar los datos de los vendedores.
Entonces, vamos al menú insertar y elegimos tabla dinámica; en el cuadro que nos aparece
“crear tabla dinámica” seleccionamos el rango de datos, en este caso serían todos los
vendedores.
A continuación se ilustra el proceso para crear una tabla dinámica
2.1.1 Adicionar campos a las tablas, cambiar configuración y filtrar las tablas
dinámicas.

Para adicionar los datos a las tablas dinámicas debemos adicionar Campos a las
tablas, cambiar configuración y filtrar las tablas dinámicas.

 Adicionar campos: En este caso los campos serían la cédula, el nombre, el apellido,
los meses y las ventas de los vendedores.
Ahora, arrastramos estos Campos a las áreas que nos ofrece la tabla, para ello
seleccionamos el nombre y lo arrastramos al área filas, seguido arrastramos el
campo ventas al área valores, vemos que hasta el momento nos ha mostrado
automáticamente los nombres de los vendedores con sus respectivas ventas y al
final vemos que nos ha sumado el total de todas las ventas de los vendedores.
 Cambiar configuración del campo: Como no queremos la suma de todas las ventas
de los vendedores, procedemos a configurar el campo; en este caso vamos al área
valores y donde dice suma de ventas damos clic y seleccionamos configuración de
campo de valor, en el cuadro que nos aparece seleccionamos Max, qué es el
máximo de ventas que los vendedores han realizado en un mes.
Damos aceptar y automáticamente nos Aparecen las ventas máximas que ha realizado cada
vendedor en un mes
2.1.2 En la misma hoja de tabla dinámica, analizar los resultados al aplicar diferentes
filtros

Ahora, procedemos a aplicar diferentes filtros, para ello vamos a hacer lo siguiente:
como tenemos el máximo de ventas realizadas por los vendedores por mes, vamos a
hacer que nos aparezcan las ventas realizadas dé cada de vendedor mes a mes, para
esto Vamos al campo meses y arrastramos hasta el área filtros:

Podemos observar en la siguiente imagen que automáticamente nos aparecen los

meses donde han realizado los vendedores sus respectivas ventas:
Entonces, si filtramos la información y seleccionamos en meses el mes de agosto, vemos
que máximo de ventas realizados por esos dos vendedores en ese mes:
 2.1.3 Ahora bien, vamos a insertar un gráfico Dinámico para los vendedores:

vamos a insertar y seleccionamos gráfico Dinámico, en tabla o Rango seleccionamos la

hoja vendedores y seleccionamos todos los vendedores, ahora seleccionamos los campos
qué queremos que nos aparezcan en nuestra tabla y en nuestro gráfico entonces, arrastramos
el campo nombre al área ejes y las ventas al area valores; y vemos en la tabla y en el gráfico
el total de las ventas realizadas por cada vendedor.

A continuación se ilustra el proceso antes mencionado:

Insertando gráfico Dinámico
Tabla y gráfico insertados

Una vez tenemos insertado la tabla y el gráfico procedemos a seleccionar los campos del
gráfico, en este caso seleccionamos el nombre y lo arrastramos a ejes y ventas los
arrastramos a valores y así automáticamente nos aparece las ventas totales de cada
vendedor con su respectivo gráfico.

Y por último, aplicamos un filtro donde arrastramos los meses al área de filtros, esto nos
permite ver en cada mes Qué vendedor realizó sus ventas, su respectivo valor y su grafico:
2.2 Tabla dinámica Clientes
Para agregar los datos de los clientes hacemos lo mismo que los vendedores, vamos
a insertar tabla dinámica y seleccionamos todos los datos de los clientes:
Y podemos observar que tenemos la tabla dinámica con sus respectivos Campos y sus áreas
dónde se agregarán los datos de los clientes:

2.2.1 Adicionar campos a las tablas, cambiar configuración y filtrar las tablas
dinámicas.

 Adicionar campos a las tablas: Los campos de la tabla dinámica son el nombre,
apellido, teléfono, dirección y el E-mail de los clientes, para ello seleccionamos los
campos que requerimos y los arrastramos a las áreas que son las filas, filtros,
columnas y valores.

En nuestro caso vamos a agregar los campos nombre y apellido al área de filas y el
teléfono en columnas:

vemos que automáticamente nos arroja la información o los datos:

  Cambiar configuración de los campsos: En este caso no podemos cambiar la
configuración de los campos Porque no tenemos valores.

 Filtrar las tablas dinámicas.

2.2.2 En la misma hoja de tabla dinámica, analizar los resultados al aplicar diferentes
filtros

Ahora, vamos a aplicar un filtro a la tabla dinámica, para esto agregamos el campo
dirección al area filtros, esto nos permite que cuando seleccionamos la dirección de un
cliente nos arroje, el nombre del cliente, el número de celular con y su dirección.
A continuación se ilustran los siguientes pasos:
Agregando el campo dirección al área filtros
Dirección agregada a la tabla dinámica

Aplicando el filtro y seleccionando una dirección para que nos arrojé el nombre, el apellido,
el número de celular y la dirección del cliente

Damos aceptar y nos aparece un cliente con sus respectivos datos

 3. Proteger las hojas de factura, informe y tabla dinámica. (Recuerde al enviar la
actividad indicar la clave al instructor)
Para este punto hacemos el mismo paso para la factura, el informe y la tabla dinámica, en
este caso vamos al nombre de la hoja factura, damos clic derecho y le damos proteger hoja;
seleccionamos una contraseña y damos a aceptar.

4. Cree un macro para automatizar un proceso en el libro. En la hoja que realice, hacer
una pequeña descripción de su funcionamiento.
Lo que permite la Macro es grabar ciertos pasos que se realizan en el libro, hoja para
que luego sean ejecutados automáticamente
Para insertar una Macro hacemos lo siguiente:
vamos al menú vista y luego vamos a macros; seleccionamos grabar Macro, ponemos el
nombre a la Macro y en la descripción vamos a poner lo que va a realizar esta macro. Para
ello, lo que realizara la Macro es mediante la funcion BUSCARV y CONCATENAR
vamos a buscar el nombre del vendedor y el apellido, Así que cuando insertemos el código
del cliente nos aparezcan estos datos automáticamente.
A continuación se realizan los pasos antes mencionados:
Una vez agregado el nombre de la Macro y la descripción le damos aceptar.
Para agregar el nombre y el apellido del cliente vamos a utilizar la función
CONCATENAR para que nos aparezca el nombre del apellido en una sola celda y con su
espacio, y dentro de esta misma función vamos a utilizar la función BUSCARV para
encontrar el nombre y el apellido del cliente:

Para agregar los argumentos a la función CONCATENAR vamos a hacer lo siguiente:

En el texto uno vamos a agregar la función BUSCARV donde en esta función el valor
buscado es A5, en esta celda es dónde vamos a colocar el código del vendedor,
posteriormente seleccionamos todos los datos de los clientes y los fijamos con F4, estos
datos vendrían siendo la matriz de la tabla. Posteriormente, en indicador de la columna
seria 2 que es donde van a estar los nombres de los clientes y en Rango se pone 0.
En el texto 2 vamos a poner unas comillas con espacio, que es para que nos haga un espacio
en la misma celda entre el nombre del cliente y el apellido.
En el texto 3 también empleamos la funcion BUSCARV donde también seleccionamos el
valor buscado que es A5,l seleccionamos todos los clientes y fijamos con F4, en el
indicador de la columna ponemos el 3 ya que es para que nos indique todos los apellidos de
los clientes y en Rango lo ponemos 0.
A continuación se ilustran los pasos antes mencionados:

Una vez le damos en aceptar vemos que nos aparece N/D (no disponible), esto nos aparece
así porque no hemos ingresado el código del cliente en la celda A5 para que nos aparezcan
los datos:

Una vez ingresamos el código del cliente vemos que nos arrojan los datos, y podemos decir
que hemos realizado bien el proceso y grabado la Macro
Ahora bien, como ya hemos grabado la Macro con el anterior proceso, ahora vamos a
agregar otro cliente, para esto nos ubicamos en la celda inferior del nombre y apellido del
primer cliente (celda B6), vamos a menu “vista” damos clic en Macro, seleccionamos la
Macro guardada y le damos ejecutar, vemos que nos aparece lo mismo #N/D (no
disponible) y para que no aparezcan los datos vamos a los clientes copiamos el código de
un vendedor lo pegamos y nos aparecen los datos.
A continuación se ilustran los pasos antes mencionados:
Para agregar datos de los otros clientes, sólo se Sigue los pasos anteriores: