LE CIRCUIT DES VENTES

FICHE PROCÉDURE 42 : LA COMMANDE

La commande peut être obtenue :

- Soit par saisie directe ;
- Soit par transfert d’un devis en commande :
- Soit par transfert groupé de plusieurs devis en commande.

1. LA SAISIE DIRECTE D’UNE COMMANDE

La commande est accessible par Ventes Documents de ventes  Commande
Pour de créer une nouvelle commande il suffit de cliquer sur le bouton

Comme tous les autres documents de ventes, la commande se décompose en trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied
de la commande.

EN TÊTE DE LA COMMANDE

CORPS DE LA COMMANDE

PIED DE LA COMMANDE

Il est également possible d’appeler des actions telles que :

1.1 L’ENTÊTE
Les informations de l’en-tête sont identiques à celle du devis et des autres documents de vente.
Les informations à saisir concernent obligatoirement :

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- Le numéro de série si la fonction Série de documents est activée ;
- Ou le numéro de document qui peut être saisi manuellement ou automatiquement si l’option Utiliser le compteur est activée. ;
- La date de réalisation de la commande (par défaut c’est la date système qui est affichée) ;
- La date prévue de livraison. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les
lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message.

- Le dépôt à prendre en compte par défaut pour la gestion de stock des articles. Le dépôt par défaut est celui des options du
dossier ;
- Le code tiers : Après sélection du code tiers les champs Civilités, Nom, Adresse, CP, ville de la fiche client sont repris dans
l’en-tête du document ainsi que l’adresse de facturation.
- Le mode de règlement renseigné dans la fiche client sera également repris. Aucun mode de règlement ne sera affecté par
défaut sur le document. Il est possible de sélectionner un mode de règlement dans une liste déroulante ou d’en créer un
nouveau.

Exemple : Le client COCEF Strasbourg passe commande le 3/10/2016. La livraison est prévue pour le 5 octobre.

Si le client qui passe commande n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche client en sélectionnant
dans la liste déroulante accessible par l'icône .

Si le mode de règlement voulu ne figure pas dans l’entête de la commande, en cliquant sur le bouton vous avez la possibilité
d’en sélectionner un parmi une liste déroulante ou d’un créer un en cliquant sur le bouton .

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La création d’un nouveau mode de règlement nécessite la saisie d’un code et d’un libellé ainsi que des paramètres du règlement.

Exemple : Le nouveau client va régler l’intégralité de sa facture par billet à ordre à 45 jours fin de mois le 05.
- Le pourcentage de règlement est 100
- Le nombre de jours retenu est 45
- Le typer de règlement est Fin de mois le
- Le jour de règlement est le 05
- Et le moyen de paiement est Billet à ordre

1.2 L’ONGLET DÉTAIL : LE CORPS DE LA COMMANDE

Le corps de la commande se retrouve dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande :

L'onglet Détail se compose :

- D'une barre d'outils avec des boutons, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions,

- D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,

- D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,

- D'un pied de document

La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des articles là où vous le souhaitez, en laissant des lignes
blanches comme vous le voulez.
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être plus ou moins nombreuses.
Elles s'affichent en fonction de la vue sélectionnée et de la base de calcul sélectionnée (HT ou TTC).

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Vous pouvez à tous moments modifier ces colonnes afin de faire apparaître uniquement celles que vous souhaitez.

Pour insérer un article, il faut se placer sur la colonne Code article et saisir le code ou cliquer sur l’icône Liste pour accéder à la
liste des articles.

Il est également possible de saisir un article en saisissant sa référence tiers ou son code barre si ceux-ci ont été créés.
Suite à la sélection d'un article, vous pouvez avoir automatiquement une ligne supplémentaire :
- Pour l'article associé. Pour cela vous devez l'avoir défini dans la fiche article ,
- Pour l'article gratuit associé. Pour cela vous devez avoir réalisé un tarif ou une promotion.

Les différents types d'articles insérés dans votre document se distinguent facilement grâce aux icônes qui apparaissent devant
chaque ligne :
- Pour les articles de type Bien,
- Pour les articles de type Service,
- Pour les articles de type Nomenclature Commerciale, Nomenclature de fabrication,
- Pour un texte,
- Pour un texte standard,

La saisie du code article permet d’afficher la description commerciale, le code unité, le dépôt concerné et le prix de vente HT. Il faut
ensuite les quantités commandées et les éventuelles remises unitaires.
Les prix affichés dans votre document sont toujours modifiables.

Un bouton permet de saisir les données en montant HT (bouton non activé) ou en montant TTC (bouton activé).

Pour les articles faisant l’objet d’un suivi par numéro de série/lot, il est possible, dès la commande, d’affecter les numéros
correspondants. Pour cela il faut se positionner sur la ligne article concernée.

Une première solution consiste à cliquer sur . Dans ce cas, les numéros seront attribués automatiquement et
la fenêtre suivante s’affichera à l’écran :

Une deuxième solution permet de sélectionner les numéros de série. En cliquant sur le bouton la fenêtre
suivante s’affiche et permet de saisir les numéros
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 1.3 LE PIED DE PAGE

Le pied représente la partie de totalisation simplifiée de la commande.

L'onglet récapitulatif contient le détail des calculs, de la TVA et des autres taxes.

Le contenu de l’onglet Récapitulatif est identique à celui du devis. Certaines données peuvent être modifiées, notamment :
Le total brut HT, le total HT remisé, le total des taxes, de la TVA et des éco-contributions ainsi que le net à payer sont des montants
calculés.
- Le pourcentage de remise ou le montant de la remise,
- Les frais de port facturés au client en cas de commande, accessibles par une liste déroulante,
- Le montant des frais de port,
- Le pourcentage d’escompte,
- Le montant de l’acompte

Le total brut HT, le total HT remisé, le total des taxes, de la TVA et des éco-contributions ainsi que le net à payer sont des montants
calculés. Ils sont réactualisés dès lors que l’une des données pris en compte pour le calcul est modifiée.

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 1.4 LES ONGLETS FACTURATION ET LIVRAISON

Ces onglets contiennent :

- l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Les modifications réalisées dans cet onglet
ne sont pas reportées dans la fiche client/fournisseur.
Il est possible de définir un tiers de facturation différent du tiers du devis. Il peut être renseigné automatiquement si celui-ci est
présent dans l'onglet Gestion de la fiche client champs sont repris dans les zones "adresse" présentes en entête de document.
- l'adresse principale et le contact principal de livraison du client. Les modifications réalisées dans cet onglet ne sont pas
reportées dans la fiche client/fournisseur.
Le champ permet de reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de
facturation ou du contact de facturation. Quand ces cases sont cochées toutes les zones sont grisées et non modifiables. Dans
le cas contraire, il est possible de modifier l’adresse et le contact de livraison.

1.5 L’ONGLET ACOMPTE

Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de
services ne soit effectuée. Suivant l’article 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur le 1er juillet 2003 et devient obligatoire à
compter du 1er janvier 2004.

Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un
tiers :
a) Pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu'il effectue pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non
assujettie, et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261 E ;
b) Pour les livraisons de biens visées aux articles 258 A et 258 B et pour les livraisons de biens exonérées en application du I de l'article 262
ter et II de l'article 298 sexies ;
c) Pour les acomptes qui lui sont versés avant que l'une des opérations visées aux a et b ne soit effectuée, à l'exception des livraisons
de biens exonérées en application du I de l'article 262 ter et du II de l'article 298 sexies …

La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Vous pouvez la créer
directement depuis la liste des documents de vente ou bien à partir de votre commande, bon de livraison ou facture (Onglet
Acomptes).
La facture d’acompte est accessible par le chemin Ventes  documents de vente  Factures d’acomptes

Accès par l’onglet acompte de la commande

La saisie de l’acompte par l’intermédiaire de l’onglet acompte de la commande permet de

transférer les informations relatives au tiers. Il reste à confirmer ou à saisir la date, à indiquer le
montant HT ou TTC, le moyen de paiement et la banque concernée par le règlement.
Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture d'acompte immédiatement, vous
devez désélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la désélection de cette case,
vous aurez la possibilité de définir une date d'échéance pour l'acompte.

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 2. LE TRANSFERT DES DEVIS EN COMMANDE
La liste des documents de vente permet d’afficher les devis en cours qui peuvent faire l’objet d’un transfert en commande.

Le transfert en commande peut concerner un ou plusieurs devis.

2.1 LE TRANSFERT D’UN DEVIS EN COMMANDE

Après avoir sélectionné le document à transférer, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner Transférer
puis d’indiquer la date et le type de document que l’on veut obtenir, ici la commande.

Une autre solution consiste à ouvrir le devis concerné par le transfert et à utiliser le bouton.

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 Exemple :
Le devis 812 en date du 26/09 est accepté par AUDIO VISUEL
PRODUCTS qui passe commande en date du 12/10/2016.
Toutefois, plusieurs modifications sont apportées au devis lors
du transfert en commande :
- La référence BRA701290 qui bénéficie d’une remise de 20
% sera commandée en 25 exemplaires au lieu des 20
prévus ;
- La référence BRA451914 ne sera plus commandée. Elle
sera remplacée par la référence BRA332613 qui sera
achetée en 6 exemplaires avec une remise de 7 %.

Trois modifications seront apportées au devis à la suite du

transfert :
- Une suppression de ligne,
- Un ajout d’une nouvelle ligne,
- Une modification de ligne.

Le devis se présentait ainsi avant transfert en commande :

Les boutons et permettent de réaliser les modifications nécessaires.

Après transfert et modifications, le corps de la commande se présente ainsi :

2.2 LE TRANSFERT GROUPÉ DE PLUSIEURS DEVIS EN UNE SEULE COMMANDE

Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour plusieurs documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper plusieurs documents entre eux qu’aux conditions suivantes :
- Même type de document, (plusieurs devis peuvent être regroupés sur un même bon de commande) ;
- Même code client (les devis concernent un même code client) ;
- Même civilité ;
- Même nom de client ;
- Même adresse de facturation ;
- Même adresse de livraison ;
- Même taux de TVA sur les frais de port.

Exemple : Les devis DE00813 et DE00814 adressés au client DARTY WITTENHEIM sont regroupés e une seule commande à la
date du 9/10/2016

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Pour réaliser le regroupement des devis, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation VentesTous
(ou encore depuis le menu Ventes Documents de vente  Tous.
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du type devis.
Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton droit de la souris pour accéder au menu contextuel et sélectionner la commande Regrouper.

Un assistant de regroupement s’affiche à l’écran et va

permettre de regrouper les documents sélectionnés.

En appuyant sur le bouton suivant, un aperçu des devis

qui seront regroupés est affiché à l’écran.

Après avoir choisi la date et le type de document à générer (dans notre exemple la commande), plusieurs options peuvent être
sélectionnées :

- Regrouper les articles qui permet de générer une seule

ligne pour un article d’une référence déterminée à partir
des n lignes pour l’article de même référence présentes
dans les documents sélectionnés.
- Copier les lignes de texte permet de recopier dans le
document généré, toutes les lignes de type "Texte"
provenant de chaque document d'origine

- Générer un sous-total par document : La sélection de

cette option rend inaccessible la sélection de l’option
"Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec
des commerciaux/collaborateurs différents ».

- Ne pas ajouter les informations des documents d'origine

permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence
le document d'origine dans le nouveau document.

Le document obtenu après transfert groupé des devis est le suivant :

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Le regroupement des devis peut également être réalisé à partir du chemin Opérations
Documents de ventes  Regrouper les documents.
Il suffit ensuite de définir le type de documents à regrouper puis de sélectionner les
devis concernés par le regroupement.
Un aperçu permet ensuite de vérifier les documents qui feront l’objet du regroupement
et, le cas échéant, de modifier la sélection.

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 Il suffit ensuite de cliquer sur suivant puis sur
le bouton Lancer pour réaliser le
regroupement des devis.

3. LE SUIVI DE LA COMMANDE

La commande sera suivie d’une livraison.

Cette livraison peut correspondre intégralement à la commande. Dans ce cas, elle sera affichée dans la colonne état de livraison
comme étant « Livrée Totalement ».
La commande peut n’être livrée que partiellement. Dans ce cas, un complément de livraison sera effectué. Le reliquat de livraison
peut conduire ou non à la livraison totale de la commande.
Dans certains cas, la commande peut être soldée lorsque le complément de livraison n’aboutit pas à la livraison totale.

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