5.

4 OBJETIVOS

 Conocer los tipos de documentos que pueden estar presentes en un

sistema de gestión de la SST.

DESARROLLO


 El estándar OHSAS 18001:2007 establece que la documentación de un
sistema de gestión de la SST debe incluir:


• Política y objetivos de SST.

 • Descripción del alcance del sistema de gestión de SST y su interacción
con los documentos relacionados.
 • Documentos y registros requeridos por el estándar OHSAS.
 • Documentos y registros determinados por la organización como
necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control
de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SST.
 Los procedimientos documentados describen la gestión de los procesos,
definiendo las actividades que tienen lugar en los mismos, las personas
involucradas y sus responsabilidades, los controles a realizar para asegurar
que los resultados son acordes a los requisitos, los registros que se deben
mantener etc.
 Las Instrucciones Técnicas describen detalladamente una actividad o una
tarea. Su función es apoyar técnicamente en el desarrollo de los procesos.

 El formato de las instrucciones técnicas puede ser muy variable, en función
de las necesidades de la organización y el personal que la compone; así, se
pueden encontrar instrucciones técnicas en formato papel, como
documentos y diagramas de flujo, croquis y dibujos, u otros como
fotografías, video…

Los registros son un tipo especial de documento, y su misión es

proporcionar evidencia del desarrollo de los procesos. Se trata del
documento más abundante en cualquier sistema de gestión y por ello es la
base de cualquier sistema de gestión.

La norma deja libertad a la organización en cuanto a la extensión de los

documentos, que depende en gran medida de:

- El tamaño y tipo de la organización,

 - La complejidad e interacción de los procesos,
- La competencia del personal.

RESUMEN

El estándar OHSAS 18001:2007 establece que la documentación de un sistema

de gestión de la SST debe incluir:

 Política y objetivos de SST.

 Descripción del alcance del sistema de gestión de SST y su

interacción con los documentos relacionados.

 Documentos y registros requeridos por el estándar OHSAS.

 Documentos y registros determinados por la organización como

necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y
control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos
para la SST.

1.- La documentación exigida por la norma es:

A) Manual de gestión y política de prevención

B) Manual, política, objetivos y procedimientos
C) Manual, política, objetivos, procedimientos y registros
D) Manual de calidad, política, objetivos, procedimientos y todos aquellos
documentos que aporten información sobre el sistema de gestión de la prevención de
la organización

2.- La documentación del sistema de gestión debe de incluir:

A) Declaraciones documentadas de la política y de los objetivos

B) El manual, los procedimientos documentados y los registros requeridos por la
norma
C) Los documentos de la organización que aseguran la eficaz planificación, operación
y control de sus procesos
 D) Todas las respuestas son correctas

3.- Un procedimiento debe recoger:

A) Las pautas de actuación tal y como se realizan

B) Las oportunidades de mejora
C) Los pasos a seguir según lo establece el técnico de prevención
D) Ninguna respuesta es correcta

4.- En todo procedimiento se establece:

A) Los responsables de su realización

B) Los procesos implicados
C) Un compromiso de la dirección
D) Un certificado de verificación de los proveedores que aportan las materias primas
necesarias para la realización de ese procedimiento

5.- Una nota técnica es:

A) Una pauta de actuación

B) Puede estar en forma de flujograma
C) Recoge lo establecido en un procedimiento
D) Varias de las anteriores

5.5. OBJETIVOS

 Conocer los requisitos que el estándar OHSAS 18001:2007 establece en

relación a la revisión, aprobación y emisión de los documentos requeridos
por el sistema de gestión ambiental.

 Conocer los requisitos que el estándar OHSAS 18001:2007 establece en

relación al control de los cambios de los documentos requeridos por el
sistema de gestión ambiental.
  Conocer los requisitos que el estándar OHSAS 18001:2007 establece en
relación a la distribución de los documentos requeridos por el sistema de
gestión ambiental.

 Conocer los requisitos que la citada norma establece para el control de los
documentos de origen externo.

 Conocer los requisitos que el estándar OHSAS 18001:2007 establece en

relación al uso de documentos obsoletos.

 Ser capaz de elaborar un procedimiento documentado que describa los

controles establecidos por una organización para el control de sus
documentos.

DESARROLLO

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios

procedimientos para:

 Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su

emisión.

 Revisión y actualización de los documentos.

 Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión

actual de los documentos.

 Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables están disponibles en los puntos de uso.

 Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y

fácilmente identificables.

 Asegurarse de la identificación, control y distribución de documentos

de origen externo que la organización ha determinado como
necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión
de la SST.

 La prevención del uso mal intencionado de documentación obsoleta

y aplicación de una identificación adecuada en el caso de que se
conserven por cualquier razón.
5.5.1 REVISIÓN, APROBACIÓN Y EMISIÓN DE DOCUMENTOS

La organización debe establecer una sistemática de revisión y aprobación de los

documentos antes de su emisión dentro de la organización.

Para ello, debe establecerse quiénes son las personas autorizadas para realizar
dicha revisión y aprobación, las cuales deben tener la suficiente autoridad y
formación para llevar a cabo esas acciones.

Por otro lado, debe establecerse también cual será la evidencia de que tales
revisión y aprobación han sido efectuadas por las personas autorizadas.

La forma más habitual, aunque no la única, de evidenciar la revisión y de la

aprobación de los documentos suele ser la firma de las personas autorizadas
sobre un ejemplar de los mismos. En el caso de que la documentación se
encuentre en formato electrónico es necesario definir alternativas de evidencia de
revisión y aprobación como pueden ser firmas electrónicas.

Asimismo, la organización debe establecer una sistemática para revisar los

documentos cuando sea necesaria su actualización. Los documentos deben ser
sometidos a una nueva revisión y aprobación tras su actualización antes de ser
nuevamente emitidos por la organización.

5.5.2 CONTROL DE LOS CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

La organización debe establecer una sistemática que permita conocer los cambios
sufridos por un documento cada vez que se realiza una actualización del mismo.
El objeto es mantener una trazabilidad de los cambios a lo largo de la “vida útil” del
documento.

Asimismo, debe establecer un control sobre las revisiones realizadas, a fin de

identificar en todo momento la revisión vigente del documento y evitar el uso no
intencionado de documentos obsoletos.

5.5.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del sistema de SST deben estar siempre disponibles en los
puntos de uso. Este punto adquiere especial importancia en organizaciones con
varios departamentos o con varios centros de trabajo.

Asimismo, los documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificables.

5.5.4 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Las organizaciones manejan habitualmente documentos de origen externo en el

desempeño de los procesos.

Se trata de Reglamentos, Leyes y Directivas; manuales de uso de máquinas y

equipos; catálogos de proveedores y listas de precios; incluso procedimientos de
trabajo impuestos por los proveedores.

La organización debe identificar estos documentos y controlar su distribución a las

personas involucradas en el manejo de los mismos.

5.5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Se deben identificar claramente los documentos obsoletos (aquellos cuya revisión

ya no es la vigente) como tales en caso de que se deseen conservar por alguna
razón.

Esta identificación debe ser clara e indeleble y debe asegurar su uso no

intencionado por parte de la organización.

RESUMEN
 El siguiente diagrama de flujo sintetiza los requerimientos de control
documental más importantes exigidos por el estándar:
1.- La documentación exigida por la norma es:

A) Manual de gestión y política de prevención

B) Manual, política, objetivos y procedimientos
C) Manual, política, objetivos, procedimientos y registros
D) Manual de calidad, política, objetivos, procedimientos y todos aquellos
documentos que aporten información sobre el sistema de gestión de la prevención de
la organización

2.- La documentación del sistema de gestión debe de incluir:

A) Declaraciones documentadas de la política y de los objetivos

 B) El manual, los procedimientos documentados y los registros requeridos por la
norma
C) Los documentos de la organización que aseguran la eficaz planificación, operación
y control de sus procesos
D) Todas las respuestas son correctas

3.- Un procedimiento debe recoger:

A) Las pautas de actuación tal y como se realizan

B) Las oportunidades de mejora
C) Los pasos a seguir según lo establece el técnico de prevención
D) Ninguna respuesta es correcta

4.- En todo procedimiento se establece:

A) Los responsables de su realización

B) Los procesos implicados
C) Un compromiso de la dirección
D) Un certificado de verificación de los proveedores que aportan las materias primas
necesarias para la realización de ese procedimiento

5.- Una nota técnica es:

A) Una pauta de actuación

B) Puede estar en forma de flujograma
C) Recoge lo establecido en un procedimiento
D) Varias de las anteriores