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5. Shitsuké - Perennizar 16
Conducción de la actividad de campo “5S”: ¿Cómo implantar las “5S”?
Parte primera: Antes de iniciar la actividad de campo “5S”
A. Preparación 20
B. Planificación 21
C. El kit de la actividad de campo “5S” 23
D. La visualización dinámica 24
Parte segunda: La formación en aula
A. La formación del personal 28
Parte tercera: La guía de la dinamización sobre el terreno
A. Preparación de la dinamización de la actividad de campo “5S” 30
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Introducción:
¿Por qué las “5S”?
S1 S2 S3 S4 S5
Eliminar Ordenar Limpiar Estandarizar Perennizar
Factor de éxito
El método de las “5S” contribuye a la diferenciación de GEFCO por medio de la calidad. Cada actividad de
campo “5S” es un momento privilegiado en el que cada colaborador puede participar en la mejora de su
entorno laboral.
Para que este método pragmático y estructurado nos permita alcanzar nuestros objetivos de mejora, es nece-
sario abordarlo y utilizarlo con el siguiente talante:
1. Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas.
2. En vez de explicar aquello que no se puede hacer, reflexionar sobre cómo se hace.
3. No buscar la perfección, ganar un 60% a partir de ahora.
4. Corregir el error inmediatamente, in situ.
5. Hallar ideas ante la dificultad.
6. Averiguar la causa real y, después, buscar la solución.
7. Tener en cuenta las ideas de varias personas en vez de esperar la idea genial de una sola.
8. Probar y, después, validar.
9. Realizar en seguida las buenas propuestas de mejora.
10. La mejora es infinita.
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Para garantizar el despliegue de las 5S, se debe implantar una estructura específica de dinamización y la
misma estará basada en la siguiente organización:
• Un compromiso de la Dirección.
• El nombramiento de un coordinador “5S”, por dirección.
• Actividades de campo de demostración, conducidos hasta el final, con:
- Valoración,
- Comunicación,
- Publicidad interna.
• La implantación de una estructura de dinamización:
- Planificación del despliegue,
- Seguimiento, relanzamiento,
- Una medición realizada por los colaboradores y los managers,
- El reconocimiento.
• El compromiso de cada uno.
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Método de implantación
Tras una fuerte acción inicial sobre el terreno que requiere de las tres primeras “S”:
• Despeje,
• Ordenamiento,
• Limpieza.
Se trata de implantar:
• 5 conceptos permanentes,
• acciones llevadas a cabo paso a paso, una tras otra, y hasta el final,
• progresos diarios.
Interior:
• Talleres, máquinas-herramientas, puestos de trabajo.
• Hangares, almacenes, naves de almacenaje, pasillos.
• Oficinas/despachos, sala de reunión, aula de formación, pasillos, archivos.
• Recepción, cafetería, áreas de vida, áreas de pausas, vestuarios.
• Etc.
Exterior:
• Stocks: pallets, plataformas,…
• Puesto de entrada, carreteras, canales.
• Zonas de césped, cercados.
• Recipientes de basura, residuos.
• Etc.
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1. Seiri - Eliminar: La 1ª “S”
Identificar qué es necesario y qué es innecesario
❘❙❚ Objetivos
• Hacer la diferencia entre lo imprescindible y lo innecesario.
• Jerarquizar y deshacerse de todo aquello que satura el puesto de trabajo.
• Remontarse a las causas de la saturación.
• Definir un primer estándar de lo “necesario”.
Piezas rotas
Defectuosas
SUELOS Objetos oxidados
PASILLOS Objetos que no tiene inten-
ción de utilizar
Brocas
Moldes
Herramientas
ESTANTES
Piezas o Piezas rotas
Cosas que no utiliza.
Objetos diversos.
CAJONES
ARMARIOS
Documentos caducados, o que
DESPACHOS no necesita.
LOCALES
VARIOS
Cepillos de barrer
ORDENAR
Recogedores
LOS
Paños
INSTRUMENTOS
Detergentes
DE LIMPIEZA
etc.
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Reglas para jerarquizar
La frecuencia de utilización es la que guía la elección entre lo innecesario y lo imprescindible.
Las propuestas, principalmente de deshacerse, deberán ser validadas por los superiores jerárquicos.
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2. Seiton - Ordenar: La 2ª “S”
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
❘❙❚ Objetivos
• Colocar los objetos de tal forma que se pueda encontrar todo lo que se necesita y cuando se necesita.
• Minimizar el tiempo de búsqueda.
• Definir puestos de trabajo ordenados y organizados permanentemente.
• Mejorar la seguridad, la calidad y la eficacia.
• Facilitar el trabajo.
Ejemplos
Objetos utilizados una vez al mes Almacenar en el centro del área 10/30 seg.
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Criterios de ordenamiento
- Minimizar el tiempo,
Eficacia:
- Minimizar los esfuerzos.
- Sin mezcla,
- Sin herrumbre,
Calidad: - Sin golpe,
- Sin error,
- Etc.
Ejemplos
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3. Seiso - Limpiar: La 3ª “S”
La limpieza es fuente de progreso
❘❙❚ Objetivos
• Eliminar la basura, la suciedad.
• Fijarse como objetivo el “Cero suciedad y Cero basura”.
• Limpiar para controlar.
• Alcanzar un grado de limpieza relacionado con mis necesidades y las de mi empresa.
• Limpiar con mayor eficacia.
• Preparar la implantación de un bucle “Limpieza - Control”.
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Los buenos principios de la limpieza
Máquinas:
• Las piezas que se ensucian deben limpiarse Suciedad
todos los días
Disyuntores de seguridad:
• Parar la máquina Mugre
• Limpiar la suciedad
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4. Seiketsu - Estandarizar: la 4ª “S”
CADA OBJETO TIENE UN NOMBRE, CADA OBJETO TIENE UN LUGAR, CADA OBJETO ESTÁ EN SU
LUGAR.
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5. Shitsuké - Perennizar: la 5ª “S”
Un entorno siempre a nivel del estándar
❘❙❚ Objetivos
• Mantener todo el tiempo el lugar en el estado “5S” definido.
• Hacer sistemáticamente lo debido.
• Implantar puntos “5S” regularmente.
• Ocuparse de que la gestión de las “5S” del área sea retomada por el equipo local.
• Establecer la auditoría de seguimiento que ayudará a mantener los estándares.
• Generar una dinámica de propuestas de mejora.
• Establecer la comunicación diaria.
• Dar tiempo para las “5S”
PERENNIZAR Y PROGRESAR
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Parte 1:
Antes de la actividad de campo
“5S”
Parámetros de la acción:
Tiene que definir un perímetro de acción, la creación de un equipo, la planificación del desarrollo de su activi-
dad de campo “5S”.
Los parámetros que influyen en la realización de una actividad de campo “5S” son:
• Los límites de la actividad de campo:
- Superficies,
- Número de puestos de trabajo,
- Número de máquinas.
• El estado de las máquinas y de los puestos:
- Tamaño de las máquinas,
- Antigüedad de las máquinas.
• El tamaño del equipo “5S”.
Siempre que sea posible, preferir un equipo pluridisciplinario de 6 a 8 personas que incluya al menos a 2 per-
sonas operativas del área.
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B - PLANIFICACIÓN DE UNA ACTIVIDAD DE CAMPO “5S”
La planificación ayuda al dinamizador y al director del centro a planificar las actividades de campo, teniendo
como principio estandarizar el desarrollo de una actividad de campo “5S” en GEFCO. La planificación debe
identificar las necesidades de actividades de campo e incluir en el presupuesto las actividades de campo de
progreso.
Esta planificación debe ser realizada por el dinamizador y el director del centro.
Pueden existir varias soluciones posibles de desarrollo de una actividad de campo.
1/2 día 1/2 día 1/2 día 1/2 día 1/2 día
1/2 día
(x1) (x1) (x2) (x1) (x2)
Estandarizar
Ordenamie Ordenamie
TEMAS ABORDADOS
Despejar y Perennizar
Limpieza final (en la Zona
nto y nto y
de actividad de campo)
“1ª S” “4ª y 5ª S”
Présentationa à
Limpieza Limpieza
la direction
DÍAS
Plazo = de 3 a 4 semanas
2 días 2 días
de actvidad de campo)
en la Zona (en la Zona de actividad de Presentación a la
de activi- campo) dirección
Ordenamiento y Limpieza Gestión visual
dad de
“2ª y 3ª S”
campo
(en la Zona de actividad
de campo)
DÍAS
Plazo = 3 días
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C. EL KIT DE LA ACTIVIDAD DE CAMPO “5S”
Antes de precipitarse sobre el terreno, hay que pensar en la disponibilidad de accesorios imprescindibles en
los tres campos importantes de las “5S”:
• La valoración antes y después.
• Lo necesario para limpiar todo.
• Las herramientas de la “gestión visual”.
❘❙❚ Valoración antes/después
Es importante recoger las condiciones del lugar al inicio de la acción. En efecto, se olvida pronto cuál era el
inventario de la situación. En el momento de hacer el balance de sus acciones, los progresos realizados se
pondrán en evidencia gracias a las vistas que usted habrá tomado, las cuales comparará con las mismas vis-
tas después de la intervención.
Con este fin, opte por uno de los siguientes aparatos:
• Una cámara fotográfica “desechable”, o bien.
• Una cámara fotográfica digital (con una buena resolución), o/y.
• Un camescopio.
Así como también,
• Un microordenador y una impresora color (con una definición compatible y homogénea con la de la cámara
fotográfica).
Si no dispone de una cámara digital, la presentación de las fotografías puede hacerse a partir de positivados
en papel.
Si tiene pensado realizar un informe por escrito de sus trabajos, necesitará un escáner de color para digitalizar
sus fotografías e incluirlas en su expediente.
❘❙❚ Limpieza
En este campo, dos riesgos le acechan:
• Siempre falta el producto eficaz (¡el que lo limpia todo sin esfuerzo!)… y seguirá faltando todavía durante
mucho tiempo: ¡pregunte a la Señora!
• Ciertos productos son agresivos e incluso peligrosos. ¡Tenga cuidado de no utilizar uno cualquiera!
Algunas recomendaciones
• Preferir los paños de algodón blanco antes que aquellos considerados como más económicos, pero más ine-
ficaces, tales como:
- La tela vaquera,
- Los sintéticos.
• Evitar los rollos de servilletas de papel que no limpian demasiado y esparcen la mugre.
• Aprovisionar y hacer pruebas con los productos de limpieza para verificar que son:
- Apropiados y eficaces,
- Conformes a los reglamentos vigentes en términos de medio ambiente.
• Preparar las herramientas especiales en las que habrá pensado en función de la dificultad de limpieza encon-
trada en determinados sectores.
• Consultar las instrucciones de empleo de los proveedores que prescriben a menudo productos de limpieza.
Es difícil ser exhaustivo en este campo en el que usted puede dar rienda suelta a su imaginación y en el que
las propuestas de los fabricantes son numerosas.
❘❙❚ Gestión visual
• Preparar una gama de marcadores de colores a base de pintura. Tienen la ventaja de escribir
en todas partes:
- Metal,
- Cristal,
- Plástico,
- Etc,
- (UNI PAINT, a base de aceite (Mitsubishi pencil) - 20 colores),
- (UNI POSCA, a base de agua (Mitsubishi pencil) - 20 colores).
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❘❙❚ Marcado en el suelo
Se ofrecen varios dispositivos y materiales para el marcado en el suelo:
• Pintura en bomba dosificadora y su carro marcador, para trazar líneas.
• Pintura para todo el suelo (la mayoría de las veces subcontratada a una empresa competente en este campo
particular),
Así como también:
• Adhesivo de simple cara, en concordancia con el “estándar de colores de la empresa” (“3M” ofrece numero-
sos productos).
En cualquier caso, haga que los miembros del grupo “5S” reflexionen bien antes de “trazar” las ubicaciones en
el suelo. Resulta difícil a menudo "despegar" los adhesivos y aún más quitar la pintura (¡recordar las dificulta-
des de "limpieza”!).
D. LA VISUALIZACIÓN DINÁMICA
El objetivo de las “5S” es, entre otras cosas, despertar el interés de todo el mundo por desarrollar el proceso.
Para ello, se aconseja encarecidamente que se informe a todos de:
• Cuáles son las actividades de campo en curso.
• En qué etapa de la actividad de campo “5S” se encuentra.
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NOMBRE DE LA ACTIVIDAD DE CAMPO
DIARIO FOTOS
“KAIZEN” “ANTES & DESPUÉS”
OBJETIVOS TABLA
E INDICADORES DE AUTOEVALUACIÓN
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Parte 2:
La formación en aula
30 min 5 min : La metodología “5S”: Origen de la metodología, las bases de la mejora continua, los
principios de la estandarización.
1 h 05 10 min : Etapa 1, Eliminar: Explicar las acciones que hay que realizar en esta etapa, dar ejem-
plos de eliminación.
1 h 15 10 min : Etapa 2, Ordenar: Importancia de ordenar, las reglas básicas y las astucias para orde-
nar (ver ficha de consejos N° 13).
1 h 25 10 min : Etapa 3, Limpiar: Explicar las acciones que hay que realizar en esta etapa y explicar
por qué esta etapa es esencial. Haga entender bien que las “5S” son algo más que una
simple limpieza.
1 h 35 10 min : Etapa 4, Estandarizar: Explicar la importancia de esta etapa y lo que son los estánda-
res. Explicar cómo los estándares son las bases de la mejora continua.
1 h 45 10 min : Etapa 5, Perennizar: Explicar la continuidad de las “5S” a través de esta etapa.
Subrayar la importancia de la implicación de la dirección para proseguir el proceso.
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Parte 3:
La guía de la dinamización
sobre el terreno
• ANTICIPAR EL DESÁNIMO.
• Ser ejemplar: Participe continuamente, con la o las parejas, en la acción sobre el terreno.
• Prever las reacciones de abandono de los escépticos: “No lo lograremos nunca”, “Eso no durará”, “Es utó-
pico”, etc.
Algunos argumentos:
• La acción “5S” es un examen sumamente detallado, es un microscopio puesto en funcionamiento en todo el
entorno de trabajo, en todos los rincones y recovecos. Éste permite descubrir todo aquello que “cojea” y per-
turba el trabajo diario.
• Argumente sobre las primeras mejoras que implementará.
• Apóyese en las primeras manifestaciones de satisfacción que, de manera inevitable, le transmitirán los ope-
rarios, satisfechos de sus acciones de despeje, limpieza y ordenamiento.
• Buscar las soluciones con las parejas y con los operarios.
Consejos:
• Favorecer las soluciones simples.
• Saber, sin embargo, prever las soluciones más sofisticadas.
• Dejar que los operarios se expresen.
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El paso a paso
Autoadhesivos
Señalizar el área de desarrollo de la actividad de campo “5S” Grupo “5S”
Señalética provisional
Definir una zona “despeje” para almacenar allí todos los obje-
tos innecesarios: Panel
- En la parte inferior del tablón de anuncios, Cinta de señalización Grupo “5S”
- En el centro del área, si el espacio al lado del tablón es insu- de obras
ficiente
Realizar con el grupo la valoración “5S” inicial Tabla de valoración Grupo “5S”
Las astucias
• Recordar algunas reglas básicas:
- Anotar todo para poder valorar de forma muy fáctica la situación “Antes” y “Después”,
- Comunicarse permanentemente con los operarios.
• Volver a formular regularmente, con cada uno, las preguntas que hay que hacerse:
- ¿Por qué está aquí esto? Y no olvidar remontarse a las causas (los “5 Por qué”),
- ¿Es necesario? ¿Innecesario?
- ¿Frecuencia de utilización?
• Si tiene que controlar varias actividades de campo 5S simultáneamente, realice con cada grupo la valoración
campo por campo.
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Durante la etapa
Documentos
Inventariar lo que falta Participantes
apropiados
Etiqueta
Ordenar e identificar correctamente cada objeto en la zona “5S” Participantes
de identificación
Cámara de fotos
Tomar fotos a medida que van avanzando los trabajos Participantes
digital
Dinamizador “5S
Analizar las anomalías 5 por qué
Participantes
Dinamizador “5S
Cumplimentar el plan de acciones “5S” Diario Kaizen
Participantes
Las astucias
Llamar la atención y atraer la mirada de cada uno sobre las áreas críticas
• Darse regularmente una vuelta por el área y examinar:
- Todos los rincones y recovecos,
- Los escritorios, sus cajones,
- Los armarios, los expedientes, su clasificación,
- Los muebles en los que se guardan los aparatos de control y los utillajes especiales,
- El contenido, de toda clase, de los tablones de anuncios, a menudo olvidado,
- Los postes, en altura, en los que hay colgados objetos innecesarios, a veces desde hace mucho
tiempo.
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Incitar a reflexionar a los miembros del grupo y hacer que las preguntas que hay que hacerse sean “un
acto reflejo”
• Coger un objeto como ejemplo y hacer todas las preguntas relacionadas con el mismo:
- ¿Necesario/Innecesario?
- ¿Por qué? (5 veces),
- ¿Frecuencia de utilización?
- ¿Usuario? ¿Único? ¿Varios?
- ¿Qué lugar para este objeto?
Consejos:
• Gestionar el comportamiento de los miembros del grupo.
• En caso de desacuerdo sobre la decisión de desechar un objeto, aplicar la averiguación de las causas antes
de precipitarse sobre una solución (los “5 Por qué” son una solución entre otras más).
Validar la etapa
Los objetos de condición dudosa están colocados en la zona “5S” y están identificados
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Las astucias
Finalizada la operación de “Despeje”, analice la situación con los miembros del grupo de trabajo:
• Analizar de los documentos “Ficha de decisión sobre los objetos innecesarios” y “Diario KAIZEN”.
• Recoger de las primeras impresiones del grupo:
- Críticas “en caliente”,
- ¿No se pudieron emprender inmediatamente las acciones anotadas en el “Diario KAIZEN”?, ¿Por
qué?
• Analizar la valoración inicial y realizar la primera síntesis de los “grandes cambios” que hay que prever
• Insistir, si fuera necesario, sobre la comunicación con los operarios, sobre la necesidad de recoger sus ideas.
• Insistir sobre el hecho de que los trabajos del grupo deben:
¡DESPERTAR EL INTERÉS DE TODOS POR HACER!
Tras la operación de “Despeje”, que corresponde a la primera “S”, se puede lanzar el “Ordenamiento” y la
“Limpieza”. Recordemos que estas tres acciones:
• Despeje.
• Ordenamiento.
• Limpieza,
se llevan a cabo, en la práctica, casi simultáneamente.
ELIMINAR
Las aplicaciones “ofimática” crean regularmente archivos llamados “temporales”, a raíz de:
• Errores de manipulación, a menudo involuntarios, por parte del operador.
• “Registros automáticos” generados por determinados softwares.
• Archivos “duplicados” (recopiados) de sus propias aplicaciones y que, por omisión o negligencia, o por miedo
de “hacer una tontería”, usted no elimina nunca… o no a menudo…
CONSULTE A SU INFORMÁTICO PARA LIBERAR SU DISCO DURO DE TODOS ESOS ARCHIVOS QUE
LO SOBRECARGAN SIN UTILIDAD.
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Seiton - Ordenar
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El paso a paso
Iniciar la etapa
Durante la etapa
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Las astucias
• Suprimir, a priori, todos los cajones:
- Demasiado a menudo, éstos contienen obje-
tos innecesarios ya que, por su procedimiento
de construcción, ocultan su contenido,
- Empezar a reflexionar en torno a la “gestión
• Favorecer el “Ordenamiento” conforme se va
visual” de todos los objetos.
procediendo al “Despeje”.
• Ordenar los documentos encontrados sobre el
• Anotar todos los desplazamientos debidos al
terreno:
mal ordenamiento.
- Los planos,
• Anotar en cada ocasión el tiempo perdido bus-
- Las instrucciones de trabajo, de manteni-
cando determinados objetos y/o documentos.
miento, de seguridad,
- Decidir ordenarlos en un mueble, en un
armario o bien fijándolos en un tablón de
anuncios, al alcance de la vista de los usua-
rios.
• Ayudar a que los superiores jerárquicos vali-
den las soluciones aceptadas por los miembros
del grupo.
• Iniciar todas las reparaciones inmediatas con
la ayuda del servicio de mantenimiento.
• Recoger las propuestas de las personas de los
• Facilitar el rol de cada uno.
otros servicios:
Pedir la opinión de los “expertos” de los
otros servicios,
- Hacer participar a los superiores jerárqui-
cos cada vez que éstos manifiesten que así
lo desean.
• Felicitar a los miembros del grupo por:
Todas las acciones emprendidas inmediata-
mente,
- La toma de decisión tras consultar a los
• Incentivar el DO IT. operarios,
- La calidad de las notas tomadas en el
“Diario KAIZEN”, pero…
• Comprobar que las decisiones o acciones que
no pueden ser inmediatas estén bien anotadas.
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Dónde
• Taller: máquinas, estanterías, armarios, mesas, suelo,…
• Pasillos: suelo.
• Almacén: estanterías, armarios, mesas, suelo,…
• Espacios colectivos: vestuarios, comedor.
Cables: Todos los cables, hilos y tubos deben ser sistemáticamente agrupados, identificados y colocados en
canaletas sobreelevadas y rectilíneas hasta sus destinos.
Cajas: Las cajas utilizadas en los puestos de trabajo han de ser fácilmente manipulables. Su peso con carga
no será superior al indicado en las normas. Contendrán cantidades estándar de piezas.
Instrucciones: Las instrucciones de los aparatos de medición deben figurar en los órganos de control de
dichos aparatos. Las instrucciones de seguridad se expondrán en los lugares de utilización. Serán visibles y
fácilmente comprensibles. Para ello, se privilegiará la utilización de pictogramas simples.
Contenedores: Los contenedores deben indicar sistemáticamente las características del contenido. Cuando
están vacíos, se debe retirar cualquier contaminación (etiquetas, separadores, adhesivos, película,…). Se
ordenarán en filas homogéneas, con una altura de apilamiento estándar en lugares perfectamente identifica-
dos. Se alinearán en todas las dimensiones (longitud, anchura, altura). El apilamiento debe ser siempre
seguro. Se visualizarán las alturas máximas de apilamiento. Los contenedores defectuosos serán sistemática-
mente apartados, reparados o eliminados.
Colores: Los colores vivos y contrastados permiten distinguir las áreas de trabajo, los grupos de máquinas,
los tipos de utilización de los suelos (tránsito de peatones, circulación de carretillas, almacenamiento, seguri-
dad …) y las categorías de documentos o de contenidos de los tablones de anuncios.
Documentos: Utilizar colores y soportes que faciliten la localización y la prensión de los documentos.
Estanterías: Suprimir las estanterías altas. Los objetos que se utilizan con más regularidad se ordenarán a
una altura comprendida entre el codo y el hombro. Los más pesados se ordenarán en la parte inferior de la
estantería para poder desplazarlos fácilmente con los medios adecuados.
FIFO : Cualquiera que sea la naturaleza del stock (materiales, consumibles, material administrativo,…), éste
será controlado aplicando el criterio FIFO.
Identificación: Cada objeto debe tener un lugar determinado. Ese lugar estará delimitado, marcado (el
marcado indica de qué objeto se trata). Identificar cada área con paneles. Las celdas de un casillero,
rack, deben ser identificadas mediante la designación de sus contenidos o mediante sus coordenadas.
Local de carga: Las baterías y cargadores deben estar alineados y ser fácilmente accesibles. Los
soportes sobreelevados permiten una limpieza fácil. Se preferirán las mesas con ruedas antes que el
puente, cuando ello sea posible. El circuito de alimentación de agua debe ser fácil de utilizar y estará
regulado para evitar los desbordamientos de ácido. El material de seguridad ha de ser perfectamente
accesible y se podrá visualizar.
Marcados: Los marcados serán rectilíneos y con ángulos rectos. Se aconseja empezar provisionalmente con
adhesivo antes de realizar los marcados con pintura.
Limpieza: El material de limpieza adaptado al área se agrupará y se pondrá a disposición del personal, ya sea
en un lugar fijo o sobre un soporte móvil (kit de limpieza).
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Herramientas: Si la herramienta no puede ser sustituida por un dispositivo integrado (ejemplo: mariposas
sobre una tuerca), se ordenará según su frecuencia de utilización. La colocación ordenada de las herramientas
será lógica, permitirá una identificación de un solo vistazo y facilitará coger la adecuada con una sola mano,
sin ir a tientas. Se privilegiará sistemáticamente la colocación ordenada y compartida entre equipos.
Puente rodante: Siempre que sea posible, sustituir los puentes rodantes por bancos de rodillos (local de
carga). La posición de seguridad del puente debe ser visualizada.
Recipientes de basura: Los cubos de basura y, más en general, el material de recogida de los residuos
estarán correctamente dimensionados (tamaños, número), bien situados y perfectamente identificados.
Organizar la recogida de los residuos y establecer algunas reglas simples que permitan evitar la satu-
ración de los recipientes de basura (quién los vacía, cuándo, cómo, dónde, a partir de qué señal).
Racks : El indexado de los racks debe ser completo. La visualización de este indexado debe eliminar cual-
quier ambigüedad y debe ser comprensible por todos. Los contenedores estarán perfectamente alineados e
identificados. Todas las indicaciones serán legibles desde el suelo. Las partes defectuosas de los racks esta-
rán claramente identificadas y neutralizadas informática y físicamente. Las reglas de colocación ordenada,
principalmente en las partes bajas y en el suelo, deben cumplir la normativa y ser ampliamente propagadas y
visualizadas en los racks. Recoger todo lo que hay por el suelo y ordenarlo en muebles sobreelevados facilita
la limpieza periódica del mismo.
Seguridad: Los extintores, lanzas, instalaciones de mangueras de primera intervención y puertas de emergen-
cia estarán identificadas y serán visibles desde lejos permanentemente. Su acceso estará protegido y estarán
instalados los dispositivos adecuados (marcado en el suelo, barandillas,…) para permitir su accesibilidad per-
manente.
Visibilidad: Evitar todos los elementos que oculten su contenido. En todo momento, el personal que trabaja
habitualmente en el área debe poder controlar visualmente su entorno. Por eso, se evitarán los armarios cerra-
dos, las cubiertas de las máquinas que no permitan ver el interior de la máquina, los escritorios o los carritos
auxiliares cerrados con llave.
Visualización: Los objetos deben poder ser identificados de un solo vistazo. Ordenarlos en el mismo sentido.
Los objetos parecidos estarán diferenciados para evitar las confusiones (colores diferentes, lugares para orde-
nar alejados, formas modificadas,…).
Validar la etapa
Existe un tablón de comunicación y trabajo en todas las zonas de desarrollo de las actividades de campo
“5S” abiertas
Los objetos de condición dudosa están colocados en la zona “5S” y están identificados
Se ha implantado un plan de acción “5S” y está fijado en los tablones de las zonas de desarrollo de las
actividades de campo
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ORDENAR
¿Qué secretaria (o jefe) no ha buscado algún día desesperadamente el documento que ella (o él) había
creado el día anterior en su microordenador?
Cada software propone, por defecto, un “directorio” (es el equivalente de un estante de su armario de ordena-
miento) que es el lugar donde, tras las manipulaciones:
- “Guardar como…”,
- “Guardar”.
Todos sus archivos (sus documentos) se acumulan a montones siguiendo el orden alfabético de los nombres
de bautismo (a veces graciosos) que usted les ha atribuidos.
Tras la creación de 20 a 30 archivos, usted es incapaz de encontrar uno de ellos en…
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3
Seiso - Limpiar
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El paso a paso
Iniciar la etapa
Durante la etapa
Lanzamiento de la “Limpieza”
Elaborar las gamas de limpieza concretando quién limpia, Ficha gama Dinamizador “5S”
cuándo, durante cuánto tiempo, con qué y cómo de limpieza Participantes
Dinamizador “5S”
Completar la tabla de autoevaluación si fuera necesario
Participantes
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Las astucias
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Las astucias
SUPERAR LAS DIFICULTADES PARA HALLAR SOLUCIONES
• La Pizarra con Notas tipo Post-it recogiendo las Ideas está especialmente bien adaptada al estudio de este
tipo de problema, con la participación del personal interesado.
• Ir sistemáticamente sobre el terreno con los documentos de análisis adecuados para observar, comprobar,
caracterizar los tipos de suciedad y sus posibles causas. Recoger las opiniones sobre estos temas del perso-
nal habitual.
• Categorizar los problemas utilizando los criterios de las 5M (Mano de obra, Máquinas, Medio, Materiales,
Métodos). Formular simplemente las preguntas: ¿de qué tipo de suciedad se trata?, ¿de dónde proviene?,
¿dónde se manifiesta?
• Buscar con prioridad las soluciones que eliminen las causas de la suciedad y, sólo después, las ideas que
permitan facilitar la limpieza.
• Identificar las causas de las dificultades de limpieza: Falta de material, de gamas, de tiempo, de formación,
inadecuación del material, inaccesibilidad, agresividad de las condiciones del ambiente…
• Jerarquizar los problemas y las soluciones en función de su gravedad y de su viabilidad.
• Hacer todas las pruebas debidas antes de aplicar una solución. Recurrir a los especialistas cuando se pre-
senten problemas agudos.
• Durante el desarrollo del proceso “de las 3 primeras “S”, tome todas las fotos que considere interesantes.
Más vale una foto de más que echar de menos, el momento del balance final, la foto concluyente del pro-
greso.
Las operaciones de limpieza hacen a veces sonreír a los operarios que observan a los miembros del grupo,
principalmente el control "a gatas" debajo de los puestos de trabajo, detrás de las máquinas, en los rincones y
recovecos que nunca se exploran y, menos aún, se limpian.
Aproveche esta etapa para poner en evidencia, ante los operarios, todo lo que descubre y, por lo tanto, la utili-
dad de la "Limpieza":
- Las herramientas y utillajes que se creían perdidos,
- Las fugas de aire, aceite, agua, grasa,
- Los documentos de uso diario ilegibles debajo de la mugre que los cubre,
- Las hilos eléctricos casi arrancados,
- Los cables eléctricos con la vaina usada,
- Los ordenadores, sobre todo las pantallas y los teclados mugrientos hasta el punto de impedir su cor-
recta utilización,
- Las piezas de máquinas o puestos torcidas, oxidadas, etc,
- Las protecciones defectuosas y los riesgos de seguridad que se corren.
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Validar la etapa
Finalizadas las operaciones de “Limpieza” y “Ordenamiento”, realizar una “valoración a mitad de actividad
de campo” y hacer un análisis de la situación con los miembros del grupo de trabajo:
• Comparar entre ellos los detalles estimativos.
• Examinar dónde se sitúan los progresos, empezar a cuantificarlos.
• Respecto a los impresos “Ficha de decisión sobre los objetos innecesarios”, establecer un primer balance de
las ganancias registradas:
- Superficies ahorradas,
- Volúmenes, principalmente de colocación y de almacenamiento, ahorrados,
- Número de herramientas y utillajes (de más) recuperados,
- Lista de las reparaciones realizadas y de riesgos de grandes problemas evitados.
• Prepare los primeros elementos de su balance.
EL EQUIPO
Los equipos informáticos:
• Teclado (en contacto con los dedos, por definición).
• Pantalla (monitor).
• Unidad central (ventilador de refrigeración siempre en funcionamiento).
• Periféricos.
• Impresoras.
• Escáner.
• Etc.
son muy sensibles a la electricidad estática y, por lo tanto, a la mugre así atraída por este fenómeno.
Limpieza
Es sobre todo de esa “3ª S” de la que se trata.
…pero no olvide el “estandarizar” y el “perennizar”… cuyos despliegues son igualmente imprescindibles.
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SUJET 1 SUJET 2 SUJET 3
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Seiketsu - Estandarizar
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El paso a paso
Iniciar la etapa
Acciones que hay que llevar a cabo ¿Con qué? ¿Quién?
Las astucias
Finalizadas las operaciones de “Ordenamiento y Limpieza”, haga un análisis de la situación con los miembros
del grupo de trabajo:
• Todas las acciones de limpieza, incluidas las que han sido subcontratadas a empresas externas, deben
haber finalizado para comprender su importancia en términos de:
- Tiempo pasado (por lo tanto, tiempo atribuido) en la organización de las “5S”,
- Medios materiales que hay que prever.
• Preparar todos los medios de marcado previstos:
- En el suelo,
- En los puestos y máquinas.
Durante la etapa
Realizar:
- Un esquema de implantación del área
Dinamizador “5S”
- Una descripción fotográfica del área con sus puestos de tra-
Participantes
bajo, máquinas y utillajes
- Un cuadro de seguimiento de la limpieza
Dinamizador “5S”
Analizar los problemas más complejos en grupo
Participantes
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Realizar en seguida todo lo que sea posible, aunque sea de Dinamizador “5S”
manera provisional Participantes
Anotar en el diario Kaizen las acciones que requieren más Dinamizador “5S”
tiempo Participantes
Hacer pruebas y pedir la validación por parte del personal que Dinamizador “5S”
trabaja habitualmente en el área Participantes
Dinamizador “5S”
Implantar la gestión visual
Participantes
Las astucias
Favorecer la distancia y la toma de conciencia con respecto a la necesidad de organizar el tiempo de
las “5S”.
• Provocar la toma de conciencia con respecto al conjunto del sistema “5S”,
• Plantearse las preguntas sobre la organización de los aprovisionamientos y las evacuaciones en los puestos
de trabajo antes de trazar las ubicaciones en el suelo:
- ¿No hay demasiado stock? ¿Inicial y Final?
- ¿Son los contenedores los adecuados?
• Observar si los puestos de trabajo, principalmente de “diseño de la casa” permiten:
- Limpiar fácilmente el suelo. Si no, prever patas de 20 cm de altura,
- Acceder fácilmente a todos los utillajes manuales y a las herramientas de corte. Si no, revisar los pro-
tectores para facilitar su desmontaje, manteniendo al mismo tiempo la seguridad,
- Acceder fácilmente a los aparatos de medición y control,
- Acceder fácilmente a los armarios de distribución neumática, hidráulica y eléctrica.
Hacerlo claro
• Los muros deben estar limpios, pensar en pintarlos de color claro (sobre el perpiaño bruto, además de la cla-
ridad, es una buena manera de eliminar el polvo en su fuente).
• Poner colores armonizados en los postes.
• Sobre la madera, aplicar los productos de protección adecuados (barniz, etc.).
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Responsabilizar
• Sustituir la colocación en el tablón de anuncios de sus indicadores, a menudo demasiado numerosos y en
múltiples folios formato A4 , por los 4 ó 5 esenciales que deben ser leídos desde lejos y de un solo vistazo,
¡incluido el conductor de carretilla elevadora que circula!
• Identificar a los responsables del correcto mantenimiento y actualización de los tablones de anuncios de los
indicadores.
Consejo:
• En el momento de elegir los colores, piense en los daltónicos.
Ejemplos
La gestión visual:
• Dibujar lar formas, las marcas (en el suelo, en el muro, en los paneles).
• Dar nombre a los objetos (todos los objetos deben estar identificados).
• Poner etiquetas (responsable, nombre del sistema,…).
• Visualizar el sentido del flujo (flechas en etiqueta,…).
• Definir señales de alerta (lámpara, testigo,…).
• Poner indicadores (sobrepresión,…).
• Crear notas tipo “Post-it” para señalar los problemas.
• Definir códigos de colores.
• Pintar de color claro.
• Volver transparentes (cubiertas, puertas de armario …).
Validar la etapa
• La planificación de la limpieza debe estar colocada en el tablón de anuncios y debe incluir las informaciones
que permiten saber del primer vistazo si las operaciones de conservación han sido correctamente ejecutadas.
• Elaborar los procedimientos de reacción en caso de desviación (¿A quién se debe avisar? ¿Qué es lo que se
tiene que hacer inmediatamente para controlar el desvío?).
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Ejemplo: herramientas
Dibujar
las siluetas
• Dar nombre a las herramientas y anote sus nombres: llaves planas, etc.
• Quitar el pie de rey conlleva un riesgo para el palmer.
• Dificultades para coger los mazos.
Pero:
¿Cuál es el nombre de la
herramienta que falta? Una herramienta
¿De qué herramienta se ausente visible
trata? inmediatamente
¿Qué forma tiene?
Blanco Verde
La flecha
indica
el sentido
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del flujo
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Ejemplo: armario
Señalar lo que hay dentro.
O mejor…
Dejar que se sea lo que hay dentro:
Gestión Visual
O… mucho mejor…
¡Suprimir el armario!
✕
PREFERIR UN SOPORTE, EVENTUALMENTE MÓVIL, SOBRE EL QUE LOS
UTENSILIOS QUE SIRVEN PARA LA LIMPIEZA ESTÉN PERFECTAMENTE VISIBLES.
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Shitsuké - Perennizar
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El paso a paso
Los estándares definidos en la etapa anterior constituyen la base del cumplimiento de las reglas y de su
mejora.
Los grupos “5S” formados para la duración de la campaña deben ser relevados por grupos de progreso per-
manente que hayan integrado la esencia, los métodos, el rigor y las herramientas de la Mejora Continua.
Iniciar la etapa
Dinamizador “5S”
Valorar el progreso realizado Indicador, valoración
Participantes
Las astucias
Para elaborar y redactar los “estándares” de las “5S” (instrucciones, gamas de limpieza), haga participar a los
operarios.
Durante la etapa
Dinamizador “5S”
Redactar la tabla de autoevaluación y colocarla en su sitio
Participantes
Dinamizador “5S”
Explicarla al responsable y al personal del sector
Participantes
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Las astucias
Elaborar y redactar los “estándares” de las “5S”:
• Estando en posesión de todas sus notas "Ficha de decisión sobre los objetos innecesarios " y relaciones de
tiempo de limpieza, preparar las listas de comprobación y las instrucciones, las cuales indican con precisión:
- El responsable de la limpieza y ordenamiento diario,
- Su sustituto, en caso de ausencia,
- La lista de acciones que hay que emprender,
- Los medios (kit de limpieza, por ejemplo) para asegurar la perennidad de las “5S”,
- Los métodos y precauciones que hay que adoptar.
Responsabilizar e informar
• Hacer de modo que los directivos se impliquen y sirvan de ejemplo.
• Poner los estándares de limpieza, ordenamiento y organización a disposición de todos de manera muy fácil.
No dudar en hacer una selección de los principales estándares y distribuir dicha selección a todo el personal
interesado.
• Los estándares deben ser elaborados de tal modo que cada persona sepa claramente qué es lo que tiene
que hacer y que ella es personalmente responsable de la ejecución de las tareas que le han sido descritas y
sobre las cuales ha tenido la ocasión de dar su opinión.
• Ídem para los equipos.
Validar la etapa
• El dinamizador “5S” debe asegurarse de que todos los miembros del personal interesado hayan sido informa-
dos de las nuevas reglas de limpieza, ordenamiento y organización de su sector. Siempre que sea necesario,
él organiza las formaciones adecuadas y velará por que todo el personal interesado esté formado.
• El manager de proximidad debe asegurarse de que todos los miembros del personal son capaces de restituir
verbalmente los estándares que rigen sus puestos de trabajo habituales y los estándares que rigen la vida en
común.
• Todo el personal debe conocer permanentemente las reglas y las modalidades de la evaluación del cumpli-
miento de los estándares (autoevaluación, auditorías, inspección de la dirección,…). Estas evaluaciones
deben ser percibidas como oportunidades para progresar y no deben verse como momentos de sanción
(incluso cuando la situación es mala).
• Cada persona ha de saber que las desviaciones deben ser corregidas inmediatamente o ser objeto de un
plan de acción riguroso cuando las mismas son recurrentes.
• Cada persona ha de conocer las consecuencias de los comportamientos abusivos.
• El conjunto del personal ha de saber que los estándares pueden ser permanentemente mejorados y que,
para ello, debe disponer de las herramientas e instancias adecuadas.
Las astucias
Finalizadas las operaciones de “Estandarizar & Perennizar”, haga un análisis de la situación con los
miembros del grupo de trabajo:
• Todas las soluciones han sido implantadas ya y, si no, registradas en el “Diario KAIZEN”.
• Todo el contenido de los tablones de anuncios ha sido colocado ya.
• La “gestión visual” ha sido implantada ya.
• Efectuar una “Valoración final”.
• Preparar el BALANCE DE FIN de ACTIVIDAD DE CAMPO y preparar una presentación a los superiores
jerárquicos: Dirección de Producción o Fábrica, o empresa.
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Ejemplos
- Limpieza Zona:
Pupitres - Ningún residuo en el suelo S N
- Ningún recipiente roto tirado por el suelo S N
- Ninguna mancha de agua en el suelo S N
Transportador
Transportador
- Recipiente de basura no saturado S N
Número de SÍES 5 10 15 20 25 30 35 36 37 38 39
Equivalencia en porcentaje 13% 26% 38% 51% 64% 77% 90% 92% 95% 97% 100%
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ESTANDARIZAR Y PERENNIZAR
• Definir instrucciones claras y detalladas para:
- Eliminar, conforme no se necesiten, los archivos innecesarios,
- Volver a poner orden regularmente, por ejemplo una vez a la semana, en los “directorios” de sus dis-
cos duros,
- Identificar claramente los archivos, con nombres que todos los usuarios puedan comprender.
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Parte 4:
El seguimiento y
la clausura de la actividad de
campo “5S”
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Y también
La rapidez de evolución de las empresas, los cambios de método, de puestos y máquinas conllevan evolucio-
nes de sus soluciones.
Sobre todo, sepa:
• Replantearse: simplificar, afinar, modificar,… :
- Los modos operatorios,
- Las gamas, las instrucciones,
- Las listas de comprobación,
- Las ayudas visuales.
• Explotar y tener en cuenta los informes de auditorías,… y saque provecho de ellos para mejorar continua-
mente.
Sin olvidar que:
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Las “5S” en las oficinas
A - EL ENFOQUE
La oficina necesita de las “5S”, del mismo modo que los sectores industriales, para:
• Evitar los errores.
• Asegurar el buen funcionamiento de todas las operaciones
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El método del “todo en uno”
❘❙❚ Objetivos:
- Entregar “justo a tiempo”,
- Facilitar la gestión.
Ejemplo de clasificación
La línea, en diagonal, permite ver de un solo vistazo si
los expedientes están clasificados de forma ordenada.
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Ejemplo cajón: los objetos de uso colectivo
Una solución consiste, igual que en los talleres, en ordenar todo el
pequeño material de uso colectivo en el “centro” del área de trabajo.
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Anexos:
Las herramientas de la actividad
de campo “5S”
PORQUÉ
❘❙❚ Objetivo
• Describir, especificar y acotar un problema o una acción de la manera más completa.
• Definir las modalidades de implantación de una acción integrando los elementos imprescindibles.
• Facilitar la construcción de un proyecto.
❘❙❚ Principio
• Caracterizar una situación con la ayuda de 6 preguntas precisas:
- Quién
- Qué
- Dónde
- Cuándo
- Cómo
- Por qué
- Y Cuánto (eventualmente)
❘❙❚ Protagonista
• Dinamizador.
• Participantes interesados en la temática.
RECOMENDACIONES
❘❙❚ Lo esencial
• Hacerse cada una de las preguntas.
• Durante un grupo de trabajo o reunión para caracterizar un problema.
• Al final de una reunión o grupo de trabajo para organizar acciones.
❘❙❚ Trampas
• Querer ir demasiado deprisa.
• Saltarse etapas.
• Creer conocer la verdadera causa y, por lo tanto, la solución.
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Ficha 1: QQDCCP (2)
❘❙❚ Ejemplo
CÓMO
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Ficha 2 : Los 5 Por qué (1)
PORQUÉ
❘❙❚ Objetivo
• Analizar un hecho concreto.
• Buscar las causas de una disfunción remontándose a las posibles primeras causas.
❘❙❚ Principio
• Herramienta de planteamiento sistemático de preguntas basada en la interrogación sucesiva, por qué, hasta
5 veces seguidas para estar seguro de remontarse a la primera causa.
❘❙❚ Protagonista
• Dinamizador.
• Participantes interesados por el hecho.
RECOMENDACIONES
❘❙❚ Trampas
• Elegir temas demasiado complejos.
❘❙❚ Lo esencial
• Identificar con precisión el hecho que se va a analizar.
• No tener hipótesis a priori sobre las causas identificadas.
• Escuchar lo que dicen los participantes.
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Ficha 2: Los 5 Por qué (2)
CÓMO
❘❙❚ Principio
Hecho concreto
❘❙❚ Ejemplo
Por qué n° 1 Por qué n° 2 Por qué n° 3 Por qué n° 4 Por qué n° 5
Hecho
La persona
Fotocopiadora Se acabó El pedido no ha encargada no
averiada la tinta sido realizado estaba
informada
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Ficha 3: El diagrama de “Espagueti”
PORQUÉ
❘❙❚ Objetivo
• Mostrar de manera visual el “plato de espaguetis” que representa el trazado de los desplazamientos de uno o
varios operarios en un puesto de trabajo o un sector.
• Representar gráficamente sobre un plano esos desplazamientos.
• Reproducir una imagen de las ganancias obtenidas por medio de una observación antes/después.
• Esto permite poner en evidencia de manera visual las pérdidas debidas al desplazamiento en los puestos de
trabajo y entre éstos.
❘❙❚ Principio
• Observar a la persona sobre el terreno y trazar sus desplazamientos sobre un trazado de la implantación del
lugar antes de la actividades de mejora.
• Observar a la persona y trazar sobre el plano los desplazamientos después de la actividad de mejora.
❘❙❚ Protagonista
• Dinamizador.
• Miembros del grupo.
RECOMENDACIONES
❘❙❚ Lo esencial
• Mantenerse atento a lo largo de toda la observación.
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