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DERECHO NOTARIAL

TEMA VI
EL PROTOCOLO NOTARIAL
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CORTESÍA DE: JOSÉ BATISTA

PROTOCOLO NOTARIAL

El protocolo notarial es una recopilación anual de documentos notariales


La fe pública notarial esencialmente es documental y nunca verbal, por
esta razón las actas y escrituras públicas sólo pueden autorizarse en el
protocolo y de ellas pueden expedirse copias, testimonios y certificaciones.
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El protocolo es un libro o conjunto de libros que se forman con los sellos
separados y numerados progresivamente en los que el notario sienta, con
las formalidades de ley, los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe,
como los libros de cotejo y sus correspondientes apéndices e índice.

Etimológicamente, de acuerdo con el “Diccionario de la Lengua Española”,


el termino protocolo está compuesto por dos palabras de origen griego
protos primero y colao pegar. Según el diccionario de legislación de
Joaquín Escriche “...
Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la cabeza del
papel de donde solía ponerse el tiempo de su fabricación”.

El protocolo, denominado Registro de Instrumentos se encuadernaba al


final de cada año

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OJO.- En pocas palabras el protocolo notarial es el archivo
fundamental del notario.

IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DEL PROTOCOLO.-

El estudio del protocolo es muy importante porque es la génesis etológico


de todos los instrumentos públicos autorizados por el notario, es la historia
misma de cada país, por ello es importante analizar si existe una
conservación eficiente, y si son óptimas las condiciones de depósito.

CONCEPTO DE PROTOCOLO NOTARIAL

Etimológicamente la palabra protocolo, proviene del latín protocollum


significa la primera hoja pegada o encolada. Escriche, considera que la
palabra protocolo proviene de la voz griega protos, que significa: «lo que
esta primero en su línea y de la voz latina collium o collatio, que significa
comparación o cotejo».
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DEFINICION DEL PROTOCOLO

El protocolo es el libro registro numerado, sellado o rubricado que lleva el


notario o escribano.
El Protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma
materia en los que el notario extiende, autoriza Y custodia los
instrumentos públicos protocolares con arreglo a las formalidades de ley
de cada país.

Esta una colección ordenada además de escrituras matrices puede


comprender otros documentos que el notario ha protocolizado en virtud del
mandato de la autoridad judicial o administrativa.
Cuando decimos escrituras matrices hacemos referencia a todas las
escrituras elaboradas durante un bienio que deben estar ordenadas
alfabética y cronológicamente, en la forma que la ley notarial lo prescribe.

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Esta conservación ordenada y prolija otorga perdurabilidad y seguridad
jurídica a los millones de actos, negocios jurídicos, contratos y
declaraciones de voluntad desarrollados por los ciudadanos en las
notarías.

Paralelamente al protocolo notarial, existen los minutarios donde obra


copia de los otros documentos como títulos, certificados, informes, recibos
del pago de impuestos y declaraciones relacionadas al contenido de cada
una de ellas, que generalmente han sido insertados en la Escritura
Pública.

FORMACIÓN DEL PROTOCOLO

Se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del notario,


conteniendo cada uno todas las actas que se escrituren entre el 1º. de
enero y el 321 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas
actas debe llevar el número que les corresponda, escrito en letra y por 3
escrito orden de fecha, las hojas deben ser foliadas, es decir, marcadas
con el número que les pertenezca y escribírsele en letras y números.

Todas las hojas de las escrituras motrices deben estar firmadas por el
notario, con la única excepción de aquellas que por el contenido del
documento se hallan con notas debidamente firmadas por el notario, las
partes y los testigos.

6.1.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS.

El protocolo históricamente es el nombre con que denominaban los


formularios en donde constaban los modelos de actos públicos.
Jurídicamente, protocolo, es la colección ordenada de las escrituras
matrices autorizadas durante un año, y que forman libros integrados por
uno o más tomos encuadernados.

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En pocas palabras se repite que el protocolo notarial es el archivo
fundamental del notario.

Según el tratadista Núñez Lagos y con él remontándonos a la evolución


del principio de la rogación o requerimiento el Notario, ponía nota en el
dorso del pergamino, redactando el contrato en el anverso y por último
entregando el documento, sin que nada guardará para sí, posteriormente
el Contrato fue escrito por el Notario en un pergamino de su propiedad que
retenía en su poder, que hoy día constituiría la minuta (en la mayoría de
las legislaciones ha ido desapareciendo la minuta, en cambio nuestra
actual Ley del Notariado aun exige su uso).

En España, la pragmática de Alcalá de 1503 de Isabel la Católica dispuso


que los documentos se inscribieran in extenso con las expresiones y
requisitos que detalla.
Cada Notario debía tener un libro de protocolos encuadernado, debiendo
ser diligente en guardar los libros de registros y protocolos.
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6.2.- DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL PROTOCOLO.

CONCEPTO JURÍDICO DE LEY NO. 301


Sobre el Notariado

Articulo 33. Expresa que: los notarios están obligados a conservar los
originales de los actos auténticos que escrituren y tendrán un protocolo de
la misma cuando se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse
mención del acta correspondiente en un registro que se llevará al efecto.”
La protocolización, es el hecho material o mecánico de insertar datos a las
actas auténticas, son sus documentos anexos como comprobantes, con la
finalidad de su guarda y conservación.

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OJO.- Conste que ni en la antigua ley notarial No. 770 ni en la actual
No. 301 se menciona la palabra Protocolización.

MATRICES

Son los documentos originales firmados por las partes y selladas por el
notario, quedando en poder de éste, bajo su custodia y con la obligación
de su conservación, y de expedir copias a favor de quienes tengan
derecho a ellas.
LA PROTOCOLARIZACIÓN

Protocolizar un acto o protocolizar un documento, es a archivar dicho acto


o dicho documento por medio de un acto público, introduciéndolo en el
protocolo, para que el mismo, entre la forma parte integrada de dicho
protocolo, para siempre.
Cuando se trata de protocolizar un documento bajo firma privada, esto es 5
diferente, pues es necesario elaborar un acta con esa finalidad, y anexar a
la misma el o los documentos de que se trata, y es voluntario de las partes.

¿Cuándo se debe protocolizar un documento?

Cuando se trate de conservarlo legalmente seguro en los protocolos de un


notario serio que tiene una buena caja de seguridad y que responde por su
conservación y legalmente, cuando se trata de hacer que un documento
bajo firma privada, tenga fecha cierta contra los terceros y será punible a
ellos.

La protocolarización supone:
1.- Una reunión de actos más anexos.
2.- Un preámbulo o presentación de tomo
3.- Un cierre de tomo.
4.- Una numeración de fojas (post-foliado)
5.- Una división en tomos
6.- Índice remitido.

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VALOR JURÍDICO DE LA PROTOCOLIZACIÓN

La misma no es contemplada por la Ley No. 301. El Artículo 1328 del


Código Civil que establece que: “los documentos bajo firma privada no
tienen fecha contra los terceros, sino:

1.- desde el día en que han sido registrados


2.- desde el día de la muerte de cualquiera que los haya suscrito;
3.- desde el día en que su sustancia se ha hecho contar en actos
autorizados por oficiales públicos, tales como los expedientes de
colocación de sellos o de inventarios.

Consiste en levantar un acta anexando el documento en cuestión a dicha


acta auténtica y haciendo contar su esencia, su contenido, en dicho
documento.
A partir de la protocolización este documento entra a formar parte del
protocolo, pues el levantamiento del acta le incorpora al mismo, y el notario
tiene el deber y la obligación de conservar dicho documento y de expedir
copia del mismo. Cuando el no notario registra dicha acta, el contenido del 6
documento se hace oponible a los terceros y adquiere fecha cierta.

La utilidad de la protocolización, reside en la conservación de un


documento que no se quiera correr riesgo de pérdida. Una forma de
protocolización que convierte en título ejecutorio un acto bajo firma
privada, es la de establecer todas las estipulaciones bajo firma privada
legalizada por el notario y firmada ante él, esto hace que la firma del acto
no se puedan negar.
A continuación se protocoliza el acto en cuestión anexándolo a un acta
auténtica con la presencia y firma de las partes que se obligan, o sea, de
los deudores.
Estos firman como comparecientes obligándose, particularmente al
contenido de dicho documento, esta acta, pero sin reproducir en la misma,
ya que el documento está anexo a la minuta en el rango de los originales y
esto se ha dicho en el original, luego en la primera copia.

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Este es el archivo de ley de los originales o matrices de las actas o
instrumentos públicos, que instrumenta el notario. El código de comercio
de su artículo 176 lo denomina repertorio.
Esta parte del ejercicio notarial, está regida por los artículos 33 al 56 de la
ley, y además por el 63 y el 64 que han relacionados con el artículo 41.

El artículo 33 se refiere a la obligación de conservación de los originales de


los actos y de tener un protocolo de los mismos.
Esta palabra solemne, puede desconcertar a los notarios nuevos o
inexpertos, pero en realidad lo que quiere significar, es un libro
encuadernado, hecho con las a de la minuta de las actas que durante un
cierto periodo, ha instrumentado cierto notario, o lo que es lo mismo, el
encuadramiento, de las hojas de los originales de las actas y sus anexos,
foliándolas en cada página (numerándolas) y numerando cada acta para
indicar el contenido de cada volumen, haciéndolo de estas un libro
perfectamente encuadernado, con pasta sólida de lomo de piel, so pena de
$50.00 pesos de multa para el notario. Este libro encuadernado estará
dividido en tantos volúmenes como sea necesario
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6.3.- REQUISITOS Y FORMALIDADES DEL PROTOCOLO.

EL REGISTRO DEL ACTO.

El Registro es una anotación que tiene las siguientes características.


Parte de un libro pre-numerado, con la consistencia del Gobierno y el
aprovechamiento del municipio.
Es un libro que expide el gobierno para los municipios. No se tiene claro si
quien lo expide es el gobierno o si es un atributo municipal.

Los libros de este tipo de registro los vende el gobierno dominicano pero
los arbitrios son divididos 50% + 50% entre municipio y gobierno y el
municipio se queda con el 70% de los impuestos cancelados.

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Los resultados básicos del registro son:
1.- Individualización de los actos
2.- Registro del acto:

INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS ACTOS: se individualiza en razón de que


el acto original aparecerá un estampado que lo individualiza ese papel
respecto de cualquier otro. De ahí se deduce que el original es uno solo.
Se individualiza el acto mediante el estampado de un único sello que hace
que éste sea el original único.

REGISTRO DEL ACTO: el estampado dará de ese acto el número del


libro, el número de folio, de acto, la fecha y finalmente un número de
orden.
El registro no hace ni una ni la otra, se llama simplemente registro; muy a
pesar de que cuando un acto de carácter auténtico se combina con
nuestra legislación ordinaria de terrenos no registrados, debe de hacer el
registro, el registro civil hace una inscripción hipotecaria.
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La ley exige que el notario lleve un registro de las legalizaciones hechas,
pero no establece las menciones que debe llevar el registro ni cómo debe
llevarse dicho registró.

Algunos notarios ponen en el registro el nombre del acto, la fecha y las


personas firmantes.

Un acto no registrado no pueden ser expedidas copias del mismo.

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6.4.- CONTENIDO DEL PROTOCOLO.

EL INDICE.

El índice es un libro encuadernado, foliado, reconocido e individualizado


por primera instancia.
Esto significa que en el mismo momento de la apertura de la notaría los
notarios han de llevar este libro a Primera Instancia y presentarlo como el
libro índice futuro que el secretario de la cámara civil en conjunto con el
juez deberán abrirlo y cerrarlo para el futuro.
El índice debe llevarse manuscrito. No se puede ni tachar ni romper, ni
quitarle páginas. Puede tener un año o puede tener fracciones de un año.

El índice en realidad es un libro que hizo visar el notario por el tribunal de


primera instancia correspondiente a la jurisdicción que iba a ser destacado
o que estaba destacado, de tal suerte que el índice es un libro 9
encuadernado pre-numerado y visado (en el visado se advertirá el número
de fojas que corresponde tener el índice y la secretaria del tribunal de
primera instancia dará fe de que los números son continuos y que van de
tal número a tal número).

EL índice puede tener varios años de ejercicio notarial.

El índice tiene que tener las mismas previsiones y cuidados que los actos
auténticos (no arrancar hojas, no mutilaciones, no tachaduras, no sobre
escrituras, no lagunas).
Los Notarios llevarán un libro índice de todas las actas auténticas que
escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los
nombres de las partes y testigos y la relación del registro. Art. 41. DE LA
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

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El libro índice será firmado y sellado en la primera y última hoja por el
Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que
pertenezca el Notario, libre de derecho. Art. 42. DE LA LEY 301 SOBRE
EL NOTARIO.

El derecho a expedir copias pertenece solamente al Notario o funcionario


que posea legalmente el original. Art. 43. DE LA LEY 301 SOBRE EL
NOTARIO.

Los Notarios no podrán expedir copias de ningún acta que deba ser
registrada antes de haber cumplido con esa formalidad. Art. 44. DE LA
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

De cada acta notarial que contenga obligación de pagar sumas de dinero o


entregar objetos susceptibles de evaluación, se expedirá copia a cada
parte que tenga derecho a perseguir la ejecución de las obligaciones
contenidas en el acta. Art. 45. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.
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Únicamente las primeras copias o las ulteriores que sean expedidas con
autorización del Juez de Primera Instancia de acuerdo con el artículo
siguiente, podrá servir de título para realizar actos de ejecución. Art. 46.
DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

La protocolarización supone:

1.- Una reunión de actos más anexos.


2.- Un preámbulo o presentación de tomo
3.- Un cierre de tomo.
4.- Una numeración de fojas (post-foliado)
5.- Una división en tomos
6.- Índice remitido.

Los actos serán reunidos primero en orden cardinal, que supone también
en un orden cronológico, detrás de cada acto se colocan los anexos si los
hay.

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Los actos deben ser puestos en original tal y como son los actos
notariales.
Los Notarios están obligados a conservar los originales de las actas
auténticas que escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuando
se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse mención del acta
correspondiente en un registro que se llevará al efecto. Art. 33. DE LA
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

El protocolo estará dividido en volúmenes contentivos de las actas


escrituradas entre el 1ro de Enero y el 31 de Diciembre de cada año,
ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los
documentos que se anexen al mismo como comprobantes. Art. 34. DE LA
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

Todas las actas protocolizadas llevarán el número que les corresponda,


escrito en letras y por orden de fecha. Art. 35. LEY 301.
Todas las hojas de cada volumen serán foliadas con el número que les
pertenezca por su orden, escrito en letras y guarismos. Art. 35. DE LA 11
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de


cuatro centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de
dos centímetros por la opuesta.
Además se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco
centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones.
Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen
de cinco centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del
documento se hallan llenas con notas debidamente firmadas por el
Notario, las partes y los testigos. Art. 37. DE LA LEY 301 SOBRE EL
NOTARIO.

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APERTURA DEL PROTOCOLO

Es ordenado por la Ley No. 301 sobre Notariado en artículo 38, el primer
día de cada año, los notarios abrirán el correspondiente volumen del
protocolo extendiendo una nota que diga así volumen del protocolo de los
instrumentos públicos correspondientes año de… ( ). “En la ciudad de….,
municipio de….., provincia de…., al primer (1er.) día del mes de enero del
año... ( ). A seguida se coloca la firma y el sello profesional del notario.
Fechará en letras, firmará y sellara

Extenderá una nota análoga el último día del año para cerrar el volumen
que diga así: "Concluye el volumen del Protocolo del año de...., que
contiene tantos instrumentos y folios, escriturados durante el mismo por el
infrascrito Notario". Fechará en letras, firmará y sellará. Art. 38. DE LA
LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

6.5.- CIERRE DEL PROTOCOLO.


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El último día de cada año, al hacer el cierre del protocolo se debe hacer
constar los siguientes:
“Concluye el volumen del protocolo de los instrumentos públicos
correspondientes al año… ( ), que contiene…. ( ) Instrumentos y… ( ) Folio
e hiturado, durante el mismo por el infrascrito notario”.
En la ciudad de…. Municipio de…., provincia de…, al último (30.) día del
mes de enero del año… ( ) A seguida se coloca la firma y el
sello profesional del Notario.

DEPÓSITO DEL PROTOCOLO.

Las certificaciones y daciones de fe que realiza el notario, el legislador


incluyó, so pena de multa, la obligatoriedad de tener encuadernado todos
sus volúmenes y depositar, dentro del primer trimestre de cada año, o sea,
a más tardar el día 31 de marzo de cada año, una copia del índice de
todas las actas auténticas que escritura.

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Este índice debe contener la fecha y la naturaleza del acto, los nombres de
las partes y de los testigos, así como una relación del registro.

PARA TENER EN CUENTA

Cuando el volumen anual, por su grosor, a juicio prudente del Notario,


deba encuadernarse en más de un tomo, se cerrará el primero y se
empezará el segundo con las notas expresadas en el artículo anterior,
variadas en lo necesario para designar los meses que contiene cada tomo.

Los diferentes tomos no se consideran como distintos volúmenes, por lo


cual no se interrumpirá ni volverá a empezar en el segundo la foliación del
primero, debiendo expresarse en la nota final del último tomo de cada
volumen, además del número de actas y folios del tomo, el número de
actas y folios que formen el volumen, so pena de CINCUENTA PESOS
(RD$50.00) de multa contra el Notario contraventor.
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A más tardar el 31 de marzo de cada año, todos los volúmenes de los
Notarios deberán estar perfectamente encuadernados con pasta sólida de
lomo de piel, so pena de CINCUENTA PESOS (RD$50.00) de multa contra
el Notario contraventor. Art. 39. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

Los Notarios serán responsables de la integridad y conservación de los


protocolos. Si se deterioran por falta de cuidado, deberán reponerlos a sus
expensas, incurriendo además en multa o sanción disciplinaria, según se
estimare conveniente. Art. 40. DE LA LEY 301 SOBRE EL NOTARIO.

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6.6.- QUÉ SON LOS FOLIOS Y LA MINUTA.

LOS FOLIOS
Un documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los
documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de
folio.

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MINUTA.
Borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos
principales que serán utilizados en su redacción final.

REFLEXIÓN
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No saltes de tu sombra… digamos no. A la transculturación…


Mantengamos en alto nuestra identidad y libre a nuestra patria.
José Batista

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