3-7-2019 Métodos para

determinar el
tamaño de los
almacenes
Diseño de Plantas Industriales
 ALMACÉN
A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de
almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una
unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que
tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y
funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes dentro del mapa de procesos logísticos: límites y

responsabilidades.

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la

recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de
consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como
el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como
objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo
son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de
las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar
los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de

Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito
de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del
almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las
propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores
condiciones para su posterior tratamiento.

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El común interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logístico es:
¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y que a
la Gestión de Almacenes? La siguiente gráfica despeja con exactitud el interrogante.

Vale la pena recordar que la función de la Gestión de Almacenes termina cuándo las
unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestión de
Pedidos y distribución.

Importancia y objetivos de la gestión de almacenes

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los
fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como
lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las
cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas
se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS
Rapidez de entrega
Fiabilidad
Reducción de costos
Maximización de volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

y los beneficios (que justifican su importancia) son:

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 BENEFICIOS
Reducción de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costes
Reducción de tiempo de procesos
Nivel de satisfacción del cliente

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples
factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en
cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

 Recepción de materiales.
 Registro de entradas y salidas del almacén
 Almacenamiento de materiales
 Mantenimiento de materiales y de almacén
 Despacho de materiales
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad

DIMENCIONAMINETO DE ALMACENES
Suelen coincidir los expertos en que el tamaño es tal vez el factor más importante en el
diseño de una instalación de almacenamiento, y por ende una de las decisiones más
críticas que debe asumir la gestión de almacenes. Una vez se determine el tamaño de un
almacén, este tamaño se convierte en una restricción sobre las operaciones que se ejecuten
en el mismo, ya sea que limiten el espacio de almacenaje o limiten el espacio destinado
para desplazamientos y/o acondicionamientos.

Realizar una modificación en el diseño y layout interior del almacén es relativamente

sencillo, comparado con una modificación que afecte la dimensión externa de la locación.

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El tamaño de un almacén hace referencia al volumen general de la locación en función de
las tres dimensiones correspondientes. Determinar el volumen necesario en un almacén
es una tarea

compleja debido a la multiplicidad de factores que inciden en la decisión del tamaño,

factores como volúmenes actuales y previstos en cuanto a referencias, ubicaciones
necesarias, tipología de embalajes, tipología de artículos por sus condiciones de
almacenamiento (peso, volumen, temperatura requerida, lotes y trazabilidad, etc)…, cuál
es la rotación dentro de estas tipologías, códigos de construcción local, requerimientos de
espacio para pasillos; oficinas y zonas auxiliares. Además, es sumamente importante el
análisis de los valores de la actividad media, mínima y máxima.

Una de las decisiones trascendentales que enfrenta una Gestión de Almacenes determina
si se asumirá la gestión propia, la subcontratación o si se hará un proceso mixto de
custodia respecto al almacenamiento de unidades. Para efectuar dicho análisis es
imperativo abordar un estudio de dimensionamiento del almacén, dado que dicho estudio
proporcionará información sumamente relevante respecto a las necesidades de espacio y
la incidencia de los costos en el proceso logístico de almacenar.

ANALISIS DE VARIABILIDAD PARA LA COSNTRUCCIÓN DE UN

ALMACÉN
La organización MECALUX (Experta en el diseño de almacenes y centros de
distribución), al abordar el diseño de un almacén en una guía práctica de Supply Chain,
menciona un fragmento específico del libro de Goldratt "La Meta" (Un referente para los
ingenieros industriales), el cual aterriza el proceso de diseño de un almacén hacia los
resultados obtenidos a partir de su implementación, dado que todo proyecto debe
acompañarse de un análisis de viabilidad, que en el caso específico de un almacén aborda
el impacto que la construcción tendría sobre los tres "Cost Drivers" (Generadores de
Costo) fundamentales, es decir, espacio, mano de obra y capital; y el impacto sobre el
"Reveneu Driver" (Nivel de Servicio).

El siguiente listado sin grandes pretensiones, muestra que aspectos deben de analizarse
en detalle en un estudio de viabilidad.

Inversiones a realizar:

 Costes del proyecto (diseño, implantación y gestión del proyecto).

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  Costes de suelo y edificación.
 Inversión en elementos de almacenaje.
 Inversión en elementos de manutención y manipulación.
 Inversión en sistemas de información y tecnologías de identificación.
 Costes de puesta en marcha y/o traslado

Variación en los gastos/ingresos debidos a:

 Costes de mano de obra asociados a la explotación del nuevo centro

 Costes de operación:
o Agua, gas, luz, electricidad.
o Comunicaciones.
o Gastos de operación de los elementos de manutención y manipulación.
o Gastos de mantenimiento de los elementos de manutención, manipulación
y de los sistemas de información.
o Seguros

 Costes de gestión.
 Coste de capital de la inversión realizada.
 Amortizaciones.
 Aumento en la capacidad de respuesta.
 Fiabilidad en los stocks.
 Disminución de errores del proceso

Dejando a un lado el análisis de viabilidad nos enfocaremos en el dimensionamiento de

almacenes determinado por el inventario, el cual presenta dos variaciones respecto al
planteamiento de los modelos matemáticos. La primera variación depende de la
inexistencia de cambios importantes en la necesidad de espacio futuro, esto no supone la
supresión de cambios estacionales en cuanto a los requerimientos de espacio a medida
que las ventas a través del almacén y el reabastecimiento de inventario fluctúen en el
período de planeación. La segunda variación depende de si se prevé que los niveles de
inventario promedio variarán durante un periodo de años, obligando a efectuar una
planeación dinámica de los requerimientos de espacio.

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DIMENSIONAMIENTO DE ALMACENES SIN TENDENCIA.

Los problemas de dimensionamiento sin tendencia parten de la premisa que abordábamos

en el análisis de viabilidad, es decir las alternativas generales para el almacenamiento. La
primera alternativa que se contempla es rentar espacio, como de un almacén público o de
una operación subcontratada. La segunda alternativa es asumir la gestión de las
operaciones en un espacio de almacenamiento propio o rentado. La decisión respecto a
que alternativa elegir depende enormemente del análisis de las fluctuaciones de las
necesidades de espacio; ya que, si esta fluctuación es lo suficientemente baja, se puede
optar por la elección de una única alternativa y no la combinación de las dos anteriores.
Sin embargo, cuando los requerimientos de espacio presentan significativas fluctuaciones
es necesario contemplar la posibilidad de que se implemente una estrategia mixta, la cual
no solo puede traer mayores beneficios económicos, sino fortalecer la gestión del riesgo
respecto al proceso logístico de la organización.

DIMENCIONAMIENTO DEL ALMACÉN

El libro Logística de Ballou expresa que "Encontrar la mejor estrategia mixta será
cuestión de probar diferentes tamaños de espacio operado de forma privada y determinar
el costo asociado para cumplir todas las necesidades de espacio durante el año". Aunque
esta metodología de las iteraciones es muy utilizada, abordaremos este tipo de problemas
de dimensionamiento a partir de programación lineal, utilizando tanto la modelación de
datos (y posterior resolución en WinQSB) como la herramienta SOLVER (En Excel),
para de esta manera llegar al punto de costo mínimo de una manera más eficiente e
ingenieril. El ejemplo aplicativo que utilizaremos se basará en la propuesta establecida
por Ballou, para así comparar los modelos de resolución y los resultados.

En su memoria “Metodología de diseño de almacenes: fases, herramientas y mejores

prácticas” (presentada en la Universidad de Navarra, en 2013), la doctora Claudia
Chackelson presenta estos cuatro resultados que contribuyen, tanto al ámbito científico
como a la práctica empresarial, al dimensionamiento de almacenes:

1. El desarrollo de un sistema experto denominado IRES que apoya el

dimensionamiento del almacén y el diseño de las funciones logísticas de gestión
de la demanda y planificación del stock, del servicio y del aprovisionamiento. Se

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 ha llevado a cabo el desarrollo informático de la herramienta para conseguir la
transferencia a las empresas de la contribución científica realizada.
2. La propuesta de una herramienta para la selección de configuraciones de diseño
que reorganiza, en un diagrama en forma de estrellas, los diferentes factores que
se deben considerar en los procesos de flujo de material, como recepción,
ubicación, almacenaje, preparación de pedidos y expedición.
3. La propuesta de una metodología de diseño de almacenes que, mediante cinco
pasos (definir, medir, analizar, diseñar y verificar), clasifica al almacén según el
nivel de complejidad de sus procesos, reduce el número de alternativas a
considerar con base en los diseños de almacenes de referencia recopilados y guía
al diseñador en la selección de una configuración adecuada con la complejidad
medida y con el rendimiento objetivo
4. La recopilación de diseños de almacenes de referencia, para guiar al diseñador a
la hora de reducir el número de configuraciones adecuadas con la complejidad de
los procesos de flujo de material y con el rendimiento objetivo. Para la
representación gráfica de dichos diseños, se ha utilizado el diagrama de estrellas.

PRINCIPIOS DEL ALMACÉN

Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de Inventarios, todo manejo y
almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final
sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el
mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de
operación.

Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos
principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a
cualquier entorno):

 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre

bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
 Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas
con su debido control).

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  Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
 Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de
producción sobre las existencias.
 Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventario y producción.
 La identificación debe de estar codificada
 Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación.
Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro
y control.
 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al
almacén.
 Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a
él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.
 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
 Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar.
 La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
 El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de
operación

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

l mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que
representan los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la
información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca
la recepción, el almacén y el movimiento.

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 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que
tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas
competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que
se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:

 Diseño de la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita

establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde
a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones
de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de
distribución es tal, dado que requiere de la combinación precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de
Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros
de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno
o más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para
la compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de
elementos: Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o el
tamaño de los mismos.

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 Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la
compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se ajustan
a sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de los mismos.
 Responsabilidad e la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación):
Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se
autogestionará el almacén o si se subcontratará. Una vez más la decisión depende
de muchos factores dependientes de la estrategia de la organización, de su
mercado, tamaño y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas
y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación), dentro
de las más significativas se encuentran:

Dado que regularmente para la determinación de la responsabilidad de la gestión

se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en métodos matemáticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificación y organización.
 Ubicación de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la
localización de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

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 o Una visión general del mercado: Para acotarse geograficamente a un área
amplia
o Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visión general.

Históricamente desde el plano de la Ingeniería Industrial se ha abordado el tema

de la localización de almacenes mediante múltiples métodos matemáticos, entre
los que se encuentran los métodos de: Von Thünen, Hoover, Weber, Greenhut y
el método de Centro de Gravedad (Este último lo abordaremos desde el módulo
de Diseño y Distribución en Planta). Sin embargo, los factores no son meramente
cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que
evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

 Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en

función de los productos a almacenar (en tamaño, características propias y
cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores
que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén.
Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:

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 o Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
o Demanda de los mercados
o Niveles de Servicio al cliente
o Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
o Tiempos de producción
o Economías de escala
o Lay out de existencias
o Requisitos de pasillos
o Oficinas necesarias

Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del

almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos.

En el módulo de Diseño, Tamaño y Lay-out de almacenes abordaremos matemáticamente

el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

 Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus
ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales
más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño
efectivo optimiza las actividades de un almacén. En el módulo de Diseño, Tamaño
y Lay-out de almacenes abordaremos este tema a profundidad.

RECEPCIÓN:
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La
recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y
verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de
inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías

es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e
intervenciones humanas que no añaden valor al producto. Otra tendencia considerada
como buena práctica logística es la implementación de programas de entregas
certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mínimo las
inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no añaden valor.

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 En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una
previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que
contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este
proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Paletizadasse debe contar con recursos muy específicos como montacargas,
plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las

externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepción son
significativamente menores que las mercancías de origen externo, en el caso de que
se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía.Además, una
correcta metodología de identificaciones a lo largo de la compañía también favorece
enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de mercancías entre
almacenes o de proceso de transformación a almacén. Las mercancías de procedencia
externa requieren unas condiciones de llegada más exhaustivas y deben haber sido
establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa
mayor actuación y responsabilidad desde el almacén.

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y

en zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien sea
fijo en su ubicación definitiva.

ALMACÉNAMIENTO
El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y
conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y

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 compañía y optimizando el espacio físico del almacén. El almacén puede dividirse en
las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACÉN
Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción
Almacenamiento, reserva o stock: zona destino de los productos almacenados. De
adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock
para mercancías especiales, devoluciones, etc.
Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras
pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para la expedición.
Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la
inspección final de las mercancías.
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados
también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.
Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacén.

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacén serán abordados en módulos

independientes.

MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de
recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente
mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de
una serie de factores como son:

 Volumen del almacén

 Volumen de las mercancías
 Vida de las mercancías
 Coste del equipo frente a la finalidad
 Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
 Distancia de los movimientos

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Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de
entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por
ejemplo:

 Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es la

primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en
productos frescos.
 First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es la
primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las
obsolescencias
 First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad
es el primero en salir.

CONCLUSIONES

• Es muy importante realizar el planeamiento y las dimensiones de los almacenes

ya que esto ayuda mucho en la distribución y recepción de los productos

• Una mala planeación en la elaboración del almacén, este ocasiona grandes

pérdidas en la empresa

• Tomar en cuento el tamaño de la empresa y las líneas de producción para

considerar los límites de un almacén

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