GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA

DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Legislación documental en

el entorno laboral.
 Código del Programa de Formación: 51130035.
 Nombre del Proyecto: NA.
 Fase del Proyecto: NA.
 Actividad de Proyecto: NA.
 Competencia: 210601008. Organizar los documentos de la unidad administrativa,
teniendo en cuenta legislación vigente.
 Resultado de Aprendizaje:
Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa,
teniendo en cuenta las políticas organizacionales y la legislación vigente.
 Duración de la Guía: 10 Horas.

2. PRESENTACIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al

programa Legislación documental en el entorno laboral, durante el desarrollo de la
presente Actividad de Aprendizaje AA3 consistente en Realizar el despacho de
documentos generados por la compañía.

En la legislación documental, existen normas, decretos, leyes, acuerdos y resoluciones

que complementan las disposiciones pertenecientes a los archivos de gestión. Por tal
motivo, después de conocerlas, es importante aplicarlas en el ámbito laboral.

El tiempo estimado para el desarrollo de las evidencias propuestas es de diez horas; para
lo cual se deberá revisar el material de formación titulado Normas, decretos, acuerdos
resoluciones y normas técnicas y el material de apoyo: documentos anexos, enlaces
externos, entre otros, correspondiente a la AA3.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

Durante el desarrollo de las actividades y evidencias, se contará con el acompañamiento

por parte de un Instructor y estas deben ser enviadas oportunamente, a través de los
enlaces establecidos para tal fin. En caso de presentar informes escritos, es indispensable
hacer uso de las fuentes bibliográficas, realizar las correspondientes referencias y citas de
autores según normas APA.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de reflexión inicial

La Ley 1409 de 2010, que regula la profesión del archivista, tiene como fin optimizar los
procesos y establecer los requisitos para las personas que quieren realizar esta labor.
Es importante reflexionar acerca de algunos aspectos claves y para ello se presenta el
vídeo denominado El rol del profesional de la información archivística, dispuesto en el
siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=c4za3Jan--M

Al observar el video, (también disponible en ‘Material de apoyo 1’), el Aprendiz deberá

reflexionar alrededor de los siguientes interrogantes:

1. ¿Por qué es importante el rol del profesional en información archivística?

2. ¿Cuál es el perfil profesional de la información archivística?
3. ¿Cuál es la función del profesional de la información archivística?

Esta actividad no es calificable, pero es importante realizarla, para la comprensión de los

contenidos del programa de formación.

3.2. Evidencia de desempeño

Foro temático: caso empresarial

Para participar en el foro temático, el Aprendiz deberá dar una respuesta clara y
argumentada para el siguiente caso:

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

En la empresa “Los Guaduales” el gerente general no ha permitido elaborar el Programa

de Gestión Documental (PDG). Al responsable del archivo de la empresa, se le ha pedido
que explique al Gerente las razones por las cuales se debe permitir la realización de este
programa.

Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.

Una vez finalice, se deberá comentar el aporte de dos compañeros. La ruta para participar
en el foro es la siguiente:

 Menú principal, Actividad 3.

 Clic en el enlace Foro temático: caso empresarial.
 Digitar el asunto y el contenido del mensaje.
 Finalmente guardar y enviar.

Nota: esta actividad es calificable.

3.3. Evidencia de producto

Presentación diapositivas: proceso gestión documental

Para realizar esta actividad, el Aprendiz ha de tener en cuenta lo analizado en el material

de formación titulado Normas, decretos, acuerdos, resoluciones y normas técnicas, así
como el material complementario dispuesto en la AA3.

El ejercicio se basa en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, que trata de los principios
del proceso de gestión documental. Se debe elegir uno de estos principios y realizar una
presentación en formato PowerPoint o el de su preferencia, en donde explique su
importancia y cómo debe aplicarse en la empresa privada.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

Se recomienda emplear la primera diapositiva como portada y las siguientes para el

desarrollo de la temática; además, tener en cuenta equilibrio entre el texto y la imagen,
buen uso de vocabulario y ortografía. Así mismo, procurar un acertado desarrollo del
contenido, con buen fundamento y conclusiones.

La ruta de envío de esta actividad es la siguiente:

 Menú principal, Actividad 3.

 Clic en el enlace Presentación de diapositivas: proceso de gestión documental.
 Opción de envío de evidencia.

Si al momento de enviar la evidencia el sistema genera el error: "Archivo inválido", esto se

debe a que el documento se encuentra abierto, se debe cerrar y probar nuevamente en
“Adjuntar archivo”, “Examinar mi equipo”.

Nota: esta actividad es calificable.

3.4. Ambiente Requerido

Ambiente virtual de aprendizaje LMS.

3.5. Materiales

Material de formación
 Normas, decretos, acuerdos, resoluciones y normas técnicas.

Material de apoyo
 Principios generales de organización de fondos archivísticos.
 Acuerdo 7 de 1994.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

 Video: el rol profesional de la información archivística.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Evaluación

Evidencia de desempeño Foro temático

Foro temático: caso Clasifica la documentación Rúbrica TIGRE.
empresarial. empresarial de acuerdo con la
normatividad y la legislación
Evidencia de producto vigente. Presentación diapositivas
Presentación: diapositivas: Rúbrica de producto
proceso gestión documental.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Administración pública: es aquella función del Estado, que consiste en una actividad
concreta, continua, práctica y espontánea de carácter subordinado a los poderes del
Estado y que tienen por objeto satisfacer en forma directa e inmediata las necesidades
colectivas y el logro de los fines del Estado dentro el orden jurídico establecido y con
arreglo a este.

Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.

Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de archivo de conservación permanente.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

Expediente: es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada

cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden.

ISO: es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de

normas para fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales. Se
conoce por ISO tanto a la Organización como a las normas establecidas por la misma para
estandarizar los procesos de producción y control en empresas y organizaciones
internacionales.

Metadatos: datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar,

comprender o preservar documentos archivísticos al largo del tiempo.

La nube: la computación en nube es un sistema informático basado en Internet y centros

de datos remotos para gestionar servicios de información y aplicaciones. La computación
en nube permite que los consumidores y las empresas gestionen archivos y utilicen
aplicaciones sin necesidad de instalarlas en cualquier computadora con acceso a Internet.

Política pública: son las respuestas que el Estado puede dar a las demandas de la
sociedad, en forma de normas, instituciones, prestaciones, bienes públicos o servicios. En
este sentido, está ligado directamente a la actividad del Estado en tanto ejecutor, es decir,
aludiendo a la Administración del Estado, centralizada o descentralizada. Involucra una
toma de decisiones y previamente un proceso de análisis y de valorización de dichas
necesidades.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Acuerdo 7 (1994). Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA en
uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990. [Archivo General de la Nación]. Recuperado de
http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_acuerdo_archiv
o_general_7_29_06_1994_spa_orof.pdf

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

Archivo General de la Nación de Colombia (1997). Reglamento General de Archivos. 2ª

ed. Santafé de Bogotá.

Decreto 2578 (13 de diciembre de 2012) Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los
archivos del Estado. [Presidencia de la República de Colombia]. Recuperado de
http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMBRE/13/
DECRETO%202578%20DEL%2013%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf

Decreto 2609 (2012). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
[Congreso de la República de Colombia]. Recuperado de
https://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3528.html

Cesar Martin Gavilán (2009, marzo 23). Principios generales de organización de fondos
archivísticos Clasificación y ordenación de documentos Cuadros de clasificación.
Consultado el 21 de mayo de 2018. Recuperado de
http://eprints.rclis.org/14526/1/principios.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Eliana del Pilar Ospina Experta Centro de Diciembre de 2013
gestión
Sandra Milena Montoya temática Tecnológica de
López Servicios

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Jhon Jairo Gestor de Centro de Gestión y Mayo 2018 Actualización de
Buitrago Curso Desarrollo Sostenible actividades y
Sur colombiano – Ruta de
Regional Huila navegación por
actualización en
diseño de la
semilla

GFPI-F-019 V3