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Enero 2015
Contenido
Requerimientos
1. Elaboración de la planificación, para la construcción de 29 unidades de vivienda del
proyecto Belmira, ubicado en la carrera 7B No 145-80, según las especificaciones
dadas por el cliente.
2. Entrega del documento de planeación el día 16 de febrero de 2014
3. El documento debe ser redactado de forma sencilla, fácil de entender y en idioma
español.
4. El documento debe ser entregado en forma digital, utilizando la herramienta Word de
Office.
5. La entrega y socialización del documento se realizará con la gerencia de Farias SAS
Arquitectos y los principales interesados.
Restricciones
El presente proyecto presenta las siguientes restricciones:
- Corto tiempo para la realización del documento.
- El alcance del proyecto es amplio, para el tiempo que se tiene de ejecución
(Diciembre y Enero).
Límites
Que se hace
- Levantamiento de la información.
- Elaboración del documento de planificación, incluyendo los capítulos
correspondientes a las áreas de conocimiento especificadas en el PMBoK del PMI.
- Realización de reuniones de seguimiento y aclaraciones con el cliente.
- Realizar los cambios aprobados, de acuerdo al procedimiento de control de cambios
propuesto.
- Socialización del documento final de planificación, con el gerente de Farias SAS
Arquitectos y los principales interesados.
Que NO se hace
- El documento no contiene, capítulos referentes al plan de mercadeo o
comercialización de las unidades de vivienda.
- El documento no contiene capítulos referentes a la fase de diseño.
- El documento no contiene capítulos referentes a trámites relacionados con permisos
y autorizaciones ante entidades públicas y privadas.
- No se realiza capacitación, para la implementación del documento de planeación.
- No se participa en el proceso o fase de la construcción de las unidades de vivienda.
Supuestos
- Existe total claridad entre el producto a realizar por la consultoría y lo esperado por
el cliente.
- El Cliente entrega las especificaciones y requerimientos a tiempo al Gerente del
Proyecto.
- El Cliente entrega la información solicitada por el Gerente de Proyecto en el tiempo
requerido o solicitado
- El cliente realiza la aprobación de los documentos o entregables parciales en los
tiempos estipulados en el cronograma.
- El equipo de trabajo tiene el conocimiento para elaborar el documento.
- Existe una buena relación y comunicación entre el Gerente de Proyecto y el Cliente.
- Los consultores se encuentran totalmente comprometidos con los compromisos
adquiridos en el desarrollo del proyecto.
Alcance Preliminar
Elaborar y entregar un documento que contenga la información correspondiente a la
planificación del Proyecto de construcción BELMIRA, el cual cumpla con los requerimientos
establecidos con el cliente.
Riesgos
- Demora en entrega de Información y especificaciones parcial o total a tiempo por
parte del cliente.
- La no aprobación de los entregables en los tiempos estipulados.
- Diferencias e inconformidades en la relación entre el gerente de proyecto y el cliente.
- No tener el impacto esperado por el cliente.
- Incumplimiento con el cronograma fijado.
- Errónea interpretación de requerimientos.
- Planeación inadecuada del proyecto.
- Falta de conocimiento por parte de los consultores, en los temas a tratar en el
desarrollo del proyecto.
Requerimientos de Aprobación
- Las entregas parciales debe ser realizadas en las fechas estipuladas en el cronograma.
- El documento debe contener los capítulos acordados.
- El documento debe estar bajo normas APA.
- El documento debe estar escrito en lenguaje español, de manera clara y si tecnicismos.
- Las herramientas a utilizar Microsoft Office, Microsoft Project y WBS Chart Pro.
Interesados
Gerente del proyecto: Maria Fernanda Farias
Patrocinador: Gerente de FARIAS S.A.S Arquitecto, Rene Alejandro Farias
Principales Interesados:
1. Grupo de inversionistas y participantes de la junta directiva Diego Jimenez y Jairo
Acosta.
2. Equipo consultor
- Consultor de definición y planeación de Construcción
- Consultor de Dirección de Costos
- Consultor en Comunicaciones
- Consultor en Adquisiciones y riesgos
- Consultor en aseguramiento de calidad de Proyectos
- Consultor en Recursos humanos y manejo de interesados
3. Red de Gobierno
- Curaduría
- ICONTEC
4. Otros Interesados
- Estudiantes de Maestría en Gestión de Proyectos Cohorte 9ª
- Docente de Seminario de Aplicación - Alvaro Rodríguez
Aprueban
_______________________ _______________________
Farias SAS Arquitectos Gerente de Proyecto
Con el fin de garantizar que el proyecto “Elaboración del Documento de Planificación para
la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, se encuentra alineado con los objetivos
de la organización se realiza un estudio de la cultura, la influencia de interesados,
gobernabilidad, equipo de proyecto y el ciclo de vida.
GERENCIA
Subgerenc
ia
Dpto. Contable
P. 1 P. 2 P. 1
Procesos y procedimientos
1. Inicio y Planificación Dentro de los procesos de construcción de la empresa, se
establece como política para planificación de cada proyecto cuatro meses, desde la
constitución del grupo de inversión a la ejecución de la obra, durante estos cuatro
meses se establece la planeación del diseño, construcción y venta; por lo tanto para
el desarrollo de planeación del proyecto Belmira se tomarán dos meses de ejecución
en paralelo, con los cuatro meses que la empresa tiene proyectados, la culminación
del proceso de planificación de la empresa concuerda con la entrega final del
proyecto realizado por el equipo de consultores.
2. Ejecución, Monitoreo y Control En el proceso de ejecución de obra, la empresa
establece como política para todos los proyectos la ejecución en 14 meses. Esta
política es base de la planeación del proyecto Belmira que cuenta con un cronograma
base, el cual será tenido en cuenta como insumo para próximos proyectos, el cual
servirá como monitoreo y control y permitirá tomar las decisiones pertienetes.
3. Cierre El proceso de cierre se realiza con la entrega del proyecto, actualmente existe
como política el cierre de la construcción culminado los 14 meses y el proyecto en su
totalidad a los 16 meses, este se genera con acta de entrega de cada inmueble y acta
de entrega de zonas comunes.
Factor del sector inmobiliario Para el desarrollo del proyecto se debe garantizar la venta
del producto con precios establecidos en la factibilidad, garantizando el éxito del proyecto,
según Fedelonjas hay un balance en el que se concluye que la venta de viviendas nuevas y
usadas mostró un rendimiento superior al 11%, MINISTERIO DE VIVIENDA, y según un
informe realizado por BBVA Research, se muestra que la inversión en el sector crecerá un
7.1% entre 2013 y 2015. Lo que permite continuidad con el proyecto, así mismo los
incentivos gubernamentales para la adquisición de vivienda con proyectos como CASA YA
y las estrategias desarrolladas por el Fondo Nacional del Ahorro, permiten tener un buen
panorama para el desarrollo del proyecto.
Estos factores son los que afectan directamente los proyectos de construcción y su éxito, la
variabilidad de estos factores generan un estudio minucioso de los riesgos que estos
presentan.
Factores internos
Fundamentos para la dirección para el mercado vertical: El cual se maneja en
la construcción
Sistema de información para la dirección: Se regula por medio de correos
electrónicos y como software Microsoft office y PROJECT y documentos que
se encuentran en la nube.
Estructura y cultura de la organización práctica de gestión y sostenibilidad, se
maneja una estructura de organización matricial débil, donde el proyecto
“Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción del
Proyecto de Vivienda Belmira”, cuenta con director del proyecto y su
personal, la empresa no cuenta con prácticas de gestión.
Infraestructura, el proyecto “Elaboración del Documento de Planificación
para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”,cuenta con oficina
en la sede de la construcción en su momento bajo la dirección de la oficina
principal
Gestión de personal, La empresa tiene proceso de selección y seguimiento por
medio de control de ingreso y comportamiento, inició con los procesos de
capacitación y política de incentivos y horas extras.
16 FEB
Plan de gestión del tiempo. Utilizando el método del camino crítico CPM, se controlara por
días la ejecución de cada una de las actividades, con el modelo de programación Microsoft
Project incluyendo técnicas de planificación gradual, adelanto y retrasos, análisis de
alternativas y métodos de revisión de desempeño, el plan de gestión del cronograma
desarrollado está constituido por:
Plan detallado de trabajo
Cronograma de trabajo
Diagrama de red
Diccionario de actividades
Control del cronograma.
Control de cambios del cronograma
Plan de gestión de los costos. Se utilizó el método PERT para la estimación de costos y se
realiza presupuesto utilizando el método de valores unitarios por horas y las actividades
planteadas, de esta manera se controlaran los costos utilizando la herramienta Project con
cortes semanales donde se monitorea el valor planificado, el valor ganado y el costo real.
Plan de gestión de la calidad Para la ejecución del control de calidad del proyecto se
establece un mecanismo de verificación de cumplimiento de entregables según cronograma
documentados y aprobados por el cliente, se tienes en cuenta las fechas de entrega de cada
documento para establecer reunión con tres días de anticipación como lo instruye el plan de
comunicaciones, de esta manera tomar decisiones necesarias para la continuidad del
proyecto.
Plan de gestión de los recursos humanos. Se gestiona el recurso humano de los consultores
que ejecutaran el proyecto estableciendo:
Organigrama del proyecto
Estructura de desglose de recursos
Formatos de identificación de cargo
A partir de la estructuración e identificación de roles dentro del equipo de consultores, se
realizara seguimiento la línea base de tiempos y costos, para garantizar el éxito del proyecto.
Plan de gestión de los riesgos. Por medio del plan se identificaron los interesados a partir
de la matriz FODA y en consecuencia se determinaron los riesgos con su análisis cualitativo
y cuantitativo, para el control del plan se registran los riesgos en formato estableció
determinado la probabilidad, el impacto la severidad, el control y finalmente el plan de acción
a seguir, su monitoreo se realizará por medio de control de cambios para identificar nuevos
riesgos latentes.
Plan de gestión de los interesados. Se realiza estudio de los interesados del proyecto
identificándolos y analizando su impacto de esta forma se registra en el formato establecido
y se genera el plan en el cual se determinan los requerimientos, las expectativas, la capacidad
de impacto, la estrategia de gestión y el recurso designado el cual se revisara si se requiere
actualización según el avance del proyecto.
Tabla 3.1. Cronograma de entregables planes subsidiarios.
4 GESTION DE LA INTEGRACION
4.2.3.1 Plan para la dirección del proyecto. Este documento contiene el modo que será
ejecutados, monitoreados y controlados, los planes de los procesos de planificación.
4.4.1 Recursos: Los recursos se controlan de acuerdo a los tiempos y periodos asignados
para cada consultor en las diferentes áreas de conocimiento de acuerdo a como se observa en
el cuadro a continuación, con corte del 08 de enero de 2015:
Tabla 4.1 Asignación de tiempos, fecha de corte 08 de enero 2015
4.4.2 Costos: De acuerdo al avance del proyecto, se han consumido $ 20.188.000 que permite
observar que el costo del proyecto va de acuerdo al avance del mismo.
Figura 3.1. Estado de costos del proyecto, fecha de corte 08 de enero 2015
4.4.3 Cronograma: Nótese que en el anexo 1, cronograma del proyecto, se observa que el
avance del proyecto, haciendo un aseguramiento del cumplimiento con la verificación de los
entregables establecidos.
4.4.4 Entregables: De acuerdo al formato FM-VE-01 adjuntos diligenciados para Alcance,
Calidad, Comunicaciones, Cronograma y RRHH.
Tabla 4.2. Formato de lista de verificación de entregables FM-VE-01.
5.1 Introducción
El presente capítulo desarrolla el alcance el proyecto, definiendo claramente el enunciado del
mismo, la manera en que se validará y controlará dicho alcance. Para la definición del alcance
se consideraron todos los requerimientos establecidos por el cliente, las restricciones
propuestas, los supuestos conocidos, los riesgos inicialmente identificados y los limites
definidos del proyecto.
5.4. Requisitos
Se realizan reuniones con el fin de obtener los requerimientos de los interesados, los cuales
se describen a continuación:
Recibir un documento de planificación que contenga:
- Tiempo de ejecución de la construcción y que permita cumplir con la rentabilidad
esperada.
Costos de la ejecución de la construcción.
Recibir un documento de planificación de los tiempos requeridos para la ejecución
por fases en las fechas programadas, de la Construcción de vivienda del Proyecto
Belmira.
Desarrollar el documento de Planificación de construcción de vivienda del proyecto
Belmira en el tiempo establecido, de acuerdo al modelo del PMBoK.
El documento debe reflejar la normatividad actualizada, para la elaboración del
documento de planificación.
Conocer la manera como se aplican las áreas de conocimiento del modelo del
PMBOK, al proyecto de la elaboración del documento de planificación para el
proyecto de construcción Belmira de FARIAS SAS Arquitectos.
Orientación en la aplicación de la guía del PMBOK, para obtener el entregable
documento de planificación del proyecto de construcción de vivienda Belmira.
Elaboración de la planificación, para la construcción de 29 unidades de vivienda del
proyecto Belmira, ubicado en la carrera 7B No 145-80, según las especificaciones
dadas por el cliente.
Entrega del documento de planeación el día 16 de febrero de 2014
El documento debe ser redactado de forma sencilla, fácil de entender y en idioma
español.
El documento debe ser entregado en forma digital, utilizando la herramienta Word de
Office.
La entrega y socialización del documento se realizará con la gerencia de Farias SAS
Arquitectos y los principales interesados.
5.7. Restricciones
El presente proyecto presenta las siguientes restricciones:
Corto tiempo para la realización del documento.
El alcance del proyecto es amplio, para el tiempo que se tiene de ejecución
(Diciembre y Enero).
5.8. Límites
5.8.1. Que incluye
Levantamiento de la información.
Elaboración del documento de planificación, incluyendo los capítulos
correspondientes a las áreas de conocimiento especificadas en el PMBoK del PMI.
Realización de reuniones de seguimiento y aclaraciones con el cliente.
Realizar los cambios aprobados, de acuerdo al procedimiento de control de cambios
propuesto.
Socialización del documento final de planificación, con el gerente de FARIAS SAS
Arquitectos y los principales interesados.
5.9 Supuestos
Existe total claridad entre el producto a realizar por la consultoría y lo esperado por
el cliente.
El Cliente entrega las especificaciones y requerimientos a tiempo al Gerente del
Proyecto.
El Cliente entrega la información solicitada por el Gerente de Proyecto en el tiempo
requerido o solicitado
El cliente realiza la aprobación de los documentos o entregables parciales en los
tiempos estipulados en el cronograma.
El equipo de trabajo tiene el conocimiento para elaborar el documento.
Existe una buena relación y comunicación entre el Gerente de Proyecto y el Cliente.
Los consultores se encuentran totalmente comprometidos con los compromisos
adquiridos en el desarrollo del proyecto.
5.10 Entregables del proyecto
Los siguientes entregables garantizan el desarrollo del equipo.
1. Cronograma de trabajo para el desarrollo del Proyecto.
2. Entregas parciales para aprobación.
3. Documento final completo, en medio magnético y físico.
Una vez aprobado el entregable por parte del Gerente del Proyecto, este se reúne con el
cliente, para la socialización del documento realizado. De esa reunión pueden generarse
ajustes, los cuales deben realizarse por el consultor responsable y presentarse nuevamente al
cliente. De otro lado puede ser aceptado y aprobado, lo cual queda registrado en la respectiva
acta de reunión, como una entrega parcial aprobada y aceptada por el cliente.
De igual forma las reuniones de seguimiento, para la validación de los entregables por parte
del Gerente de Proyecto, permite conocer el desempeño de trabajo de su equipo de
consultores, en cuanto al avance logrado de los documentos, el tiempo invertido en el
desarrollo de los mismos y la calidad de dichos documentos. La estructura y contenido de los
documentos se mide de acuerdo a los requerimientos establecidos tanto por el cliente como
por los estándares establecidos en el proyecto.
Con fin de no permitir corrupción del alcance del proyecto, por expansión incontrolada del
alcance del producto o del proyecto, sin realizar los ajustes necesarios, en tiempo, recursos o
costos, se establece un proceso de control de cambios, el cual le facilita al Gerente de
Proyecto, un monitoreo y control del proyecto y del producto, asegurando que todos los
cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas, sean tratadas y documentadas
bajo este proceso establecido.
Para la realización del monitoreo del proyecto se establecen métricas como la del valor
ganado, índice de desempeño del cronograma, índice de desempeño de costos y variación del
trabajo, son factores claves para la gestión de la línea base establecida en el proyecto.
6.1. Introducción
En este punto, se definen los parámetros de aplicación de los procesos requeridos para
“gestionar la terminación en plazo” del proyecto; “Elaboración del Documento de
Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, determinados
según el Capítulo 6 del PMBOK-QUINTA EDICIÓN.
Entre las HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS, para el desarrollo del plan de gestión del
cronograma, se definen los siguientes parámetros:
1
Gray, Clifford. Larson, Erik (2009). Administración de Proyectos. Editorial Mc Graw Hill. México D.F.
2
Gray, Clifford. Larson, Erik (2009). Administración de Proyectos. Editorial Mc Graw Hill. México D.F.
b) Técnicas de programación: Las técnicas de programación (PMBOK 5Ed.) son
las siguientes:
La planificación gradual.
Adelantos y retrasos.
Análisis de alternativas.
Métodos de revisión del desempeño.
c) Enfoques de estimación: El juicio de expertos es emitido por el equipo de
proyecto con base en el PMBOK®. Son quienes determinan como Grupo Focal,
la duración de las actividades del proyecto.
d) Formatos: Los formatos son digitales, con el propósito de la revisión de los
mismos y presentación de los resultados ante el patrocinador, la dirección y demás
involucrados. Físicos en la entrega final de documentación ante el patrocinador,
la dirección y demás stakeholders que así lo requieran.
e) Software de gestión de proyectos: El software de gestión de proyectos es según
sea el caso, Microsoft Excel o Microsoft Project.
2) Reuniones. Para desarrollar el plan de gestión del cronograma del proyecto, se cuenta
con los siguientes participantes:
Gerente del proyecto, María Fernanda Farías.
Patrocinador del proyecto, René Farías.
Responsable del Plan de Gestión del Cronograma, Hernán González.
1.2.3 Estimar los recursos de las 24 horas vie 02/01/15 mar 06/01/15
actividades
1.2.4 Estimar la duración de las 24 horas mié 07/01/15 vie 09/01/15
actividades
1.2.5 Elaborar el cronograma del 24 horas lun 12/01/15 mié 14/01/15
proyecto
1.2.6 Elaborar el documento Gestion 16 horas jue 15/01/15 vie 16/01/15
del Tiempo
1.2.7 Revisar el documento Gestión 3 horas lun 19/01/15 lun 19/01/15
del Tiempo
1.2.8 Revisión documento cliente 16 horas lun 19/01/15 mié 21/01/15
1.3 Gestión de los Costos 11,44 días jue 15/01/15 vie 30/01/15
1.5 Gestión de Recurso Humano 5,56 días mié 24/12/14 vie 02/01/15
1.5.1 Definir el equipo del proyecto 2 horas mié 24/12/14 mié 24/12/14
1.8 Gestión de las Adquisiciones 7,19 días jue 05/02/15 lun 16/02/15
1.9 Gestión de los interesados 5,56 días mié 17/12/14 mié 24/12/14
1.10 Entrega Documento Final 0,38 días lun 16/02/15 lun 16/02/15
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.1.4 Revisar el documento Revisar requerimientos según María F. Farías.
de requerimientos alineación con plan estratégico. Gerente del
Proyecto
1.1.5 Ajustar el documento Ajustar según revisión los María F. Farías.
de requerimientos requerimientos. Gerente del
Proyecto
1.1.6 Aprobar el documento Dar visto bueno, sobre los María F. Farías,
de requerimientos contenidos del documento. Gerente del
Proyecto; Cliente
1.1.7 Definir el alcance del Desarrollar una descripción María F. Farías.
proyecto detallada del proyecto. Gerente del
Proyecto
1.1.8 Crear la EDT Desarrollar la descomposición María F. Farías.
jerárquica del alcance total del Gerente del
trabajo a realizar. Proyecto
1.1.9 Validar el alcance Formalizar mediante Visto Bueno, María F. Farías.
dando aceptación a la entrega del Gerente del
documento Plan Subsidiario del Proyecto
Alcance.
1.1.10 Elaborar documento Elaborar el documento con los María F. Farías.
del alcance del contenidos de la definición del Gerente del
proyecto Alcance del Proyecto. Proyecto
1.1.11 Revisar el documento Revisar detalladamente los María F. Farías.
de Alcance contenidos del documento que Gerente del
contiene el Plan Subsidiario del Proyecto
Alcance.
1.1.12 Revisar documento Revisión por parte del Cliente del Cliente
alcance cliente documento que contiene los ítems
del Plan Subsidiario del Alcance.
1.1.13 Ajustar el documento Realizar ajustes al documento que María F. Farías.
de Alcance contiene el Plan Subsidiario del Gerente del
Alcance, según solicitudes de Proyecto
cambio del Cliente.
1.1.14 Aprobar el documento Formalizar la aprobación del María F. Farías,
de Alcance Documento Plan Subsidiario Gerente del
Alcance mediante Acta de cierre de Proyecto; Cliente
Fase y Firma de la Gerente de P y el
Cliente.
1.1.15 Plan Subsidiario María F. Farías
Alcance
1.2 Gestión del Tiempo
1.2.1 Definir las actividades Identificar las acciones a desarrollar Hernán González
para generar los entregables del
proyecto.
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.2.2 Secuenciar las Definir las relaciones entre las Hernán González
actividades diferentes actividades del proyecto.
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.3 Gestión de los Costos
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.4.8 Ajustar el documento Realizar ajustes al documento que Juan C. Acosta
Gestión de la Calidad contiene el Plan Subsidiario Calidad,
según solicitudes de cambio del
Cliente.
1.4.9 Aprobar el documento Formalizar la aprobación del María F. Farías,
Gestión de la Calidad Documento Plan Subsidiario Gerente del
Calidad mediante Acta de cierre de Proyecto; Cliente
Fase y Firma de la Gerente de P y el
Cliente.
1.4.10 Plan Subsidiario Juan C. Acosta
Calidad
1.5 Gestión de Recurso
Humano
1.5.1 Definir el equipo del Representar gráficamente a los Liney Benavides
proyecto miembros del equipo del proyecto
Belmira y las interacciones que
exigen comunicación entre ellos.
1.5.2 Presentar Estructura Identificar y enumerar los roles y Liney Benavides
organizacional del responsabilidades del equipo de
cliente proyecto a través del Formato de
roles y responsabilidades.
1.5.3 Establecer roles, Identificar y definir las directrices Liney Benavides
perfiles, funciones, que guían los recursos humanos.
competencias,
habilidades
1.5.4 Desarrollar políticas de
Estructurar y definir la ruta para la Liney Benavides
RRHH adquisición del personal, calendarios
de recursos, plan de liberación de
personal, necesidades de
capacitación en el evento que se
requieran, y reconocimiento y
recompensas.
1.5.5 Elaborar documento de Elaborar el documento con los Liney Benavides
gestión de recursos contenidos para la definición de la
humanos del proyecto Gestión de Recurso Humano del
proyecto.
1.5.6 Revisar el documento Revisar detalladamente los María F. Farías.
Gestión de Recursos contenidos del documento que Gerente del
Humanos contiene el Plan Subsidiario Proyecto
Recursos Humanos.
1.5.7 Revisión documento Revisión por parte del Cliente del Cliente
cliente documento que contiene los ítems
del Plan Subsidiario Recursos
Humanos.
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.5.8 Ajustar el documento Realizar ajustes al documento que Liney Benavides
Gestión de Recursos contiene el Plan Subsidiario
Humanos Recursos Humanos, según
solicitudes de cambio del Cliente.
1.5.9 Aprobar el documento Formalizar la aprobación del María F. Farías,
Gestión de Recursos Documento Plan Subsidiario Gerente del
Humanos Recursos Humanos mediante Acta Proyecto; Cliente
de cierre de Fase y Firma de la
Gerente de P y el Cliente.
1.5.10 Plan Subsidiario Liney Benavides
Recursos Humanos
1.6 Gestión de las
Comunicaciones
1.6.1 Definir Documentos Se identifican y establecen los Alfonso Angulo
documentos necesarios a ser
generados o desarrollados en la
ejecución del proyecto.
1.6.2 Definir Formatos Se diseñan los formatos necesarios Alfonso Angulo
para el control y facilidad del
manejo de la inormación que se
administración en el proyecto.
1.6.3 Definir reportes e Se establecen, diseñan y acuerdan Alfonso Angulo
informes que informrs se emitirán para el
control y monitoreo del proyecto.
1.6.4 Establecer canales de Se establecen los canales y Alfonso Angulo
comunicación herramientas a utilizar para la
realización de las comunicaciones
del proyecto.
1.6.5 Elaborar documento de Se genera el documento que Alfonso Angulo
gestión de las contiene todos los factores
comunicaciones del relacionados con la gestión de las
proyecto comunicaciones del proyecto.
1.6.6 Revisar el documento Se realiza la revisión por parte del María F. Farías.
gestión de gerente del proyecto y se obtienen as Gerente del
Comunicaciones observaciones pertinentes. Proyecto
1.6.7 Revisión documento Revisión por parte del Cliente del Cliente
cliente documento que contiene los ítems
del Plan Subsidiario
Comunicaciones.
1.6.8 Ajustar el documento Realizar ajustes al documento que Alfonso Angulo
Gestión de contiene el Plan Subsidiario
Comunicaciones Comunicaciones, según solicitudes
de cambio del Cliente.
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.6.9 Aprobar el documento Formalizar la aprobación del María F. Farías,
Gestión de Documento Plan Subsidiario Gerente del
Comunicaciones Comunicaciones mediante Acta de Proyecto; Cliente
cierre de Fase y Firma de la Gerente
de P y el Cliente.
1.6.10 Plan Subsidiario Alfonso Angulo
Comunicaciones
1.7 Gestión de Riesgos
1.7.1 Identificar Riesgos Realizar un análisis cualitativo de Carlos Ortega
los riesgos identificados.
Nombres de los
EDT Nombre Definición
recursos
1.9.2 Realizar matriz de Elaborar un documento donde se Liney Benavides
influencia avalúa a los interesados del
proyecto, según su Poder (nivel de
autoridad), en relación a su
Influencia (involucramiento activo).
INTRODUCCION
La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos económicos
impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente).
El nivel de exactitud se establece (∓) 5% que se utiliza para realizar la estimación realista
sobre los costos de las actividades.
Enlace con los procedimientos de la organización estructura de desglose del trabajo (EDT/
WBS) establece el marco general para el plan de gestión de los costos y permite que haya
coherencia con las estimaciones.
Umbrales de control se aplicara para todo el proyecto la variación permitida es de (∓) 5%
del costo planificado, si la variación se excede se investiga para tomar acciones correctivas.
Reglas de medición del desempeño se realizara en cada fase, utilizando VAC = AC – EAC;
Positivo = por debajo del costo planificado
Neutra = igual al costo planificado
Negativa = por encima del costo planificado
Para el cálculo del costo esperado, cE, se utilizara la fórmula de Distribución Beta (del
análisis PERT tradicional).
cE=( cO+4 cM+cP)/ 6
Estimación tres valores
Optimista Más probable Pesimista Costo Esperado
cO cM cP cE
$ 80.000 $ 89.500 $ 150.000 $ 98.000
Semana 8
Semana 7
Semana 6
Semana 5
2015
T1
Semana 4
Semana 3 Costo
Costo presupuestado
Semana 2
Semana 1
Semana 1
2014
T4
Semana 52
Semana 51
10000000 60000000
Costo acumulado
8000000 50000000
40000000
Costo
6000000
30000000
4000000 20000000
2000000 10000000
0 0
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
51 52 1 1 2 3 4 5 6 7 8
T4 T1
2014 2015
7.4. Controlar los costos
Se establece que desde el inicio del proyecto; “Elaboración del Documento de Planificación
para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, se debe actualizar y registrar los
costos del proyecto, este se realizara en el software de gestión de proyectos Project el cual
permite controlar tres dimensiones
1. Valor planificado PV
2. Valor ganado EV
3. Costos real AC
1.3 Criterios de aceptación del producto Los criterios definidos para el producto se
encuentran mencionados en el numeral 3 Métricas de Calidad.
1.4 Garantía Se establecerá un procedimiento en el que se detalla cómo se hace el
trámite de la garantía, estableciendo quien recibe la solicitud, quien la procesa, luego
quien es el encargado de la verificación y asignación de recursos para cumplir
ejecutar la adecuación o corrección.
2) Plan de mejoras del proceso. Este documento contiene un plan secundario al plan
de la dirección del proyecto, que contiene pasos necesarios para el análisis de los
procesos de la dirección del proyecto, y que permite identificar las actividades que
incrementan valor.
En el plan de mejoras del proceso, se empieza por determinar las en una matriz, las
debilidades que se vayan identificando en cada proceso. Teniendo identificadas cada
una de esas debilidades, a través de un método de identificación de causas se
establecen cuáles son las causas de dicha debilidad. Con estos datos, empezamos a
buscar una fortaleza dentro del proceso que nos permita proponer un método a través
del cual podamos fortalecer esa debilidad y evitar así que estas debilidades que
estamos identificando se materialicen.
1. Plan para la dirección del proyecto. Permite tener claro el objetivo y alcance del
proyecto. El plan de gestión de calidad describe la manera en que se realizará el
control de calidad del proyecto
2. Métricas de Calidad. Describen los atributos del proyecto, y la manera en que se
medirá.
3. Listas de verificación de calidad. Permitirán controlar la cantidad de entregables y
como se hace para que estos cumplan con los requisitos.
4. Datos de desempeño del trabajo. A nivel de entregables del proyecto, este permite
ver la cantidad de entregables que se aceptan vs la cantidad de entregables que se
espera tener aceptados.
5. Solicitudes de cambio aprobadas. Indica que cambios se han aprobado, asi como
también los cambios solicitados que no se han aprobado, que se encuentran en
desarrollo o que son postergados.
6. Entregables. Permite tener claro es estatus en cuanto a nivel de cumplimiento
ejecutado vs programado, permitiendo así conocer el status del proyecto en tiempo
real.
7. Documentos del proyecto. Documentos del proceso, informes de auditoría, informes
de calidad, registro de cambios.
8. Activos de los procesos de la organización. Estándares y políticas de calidad de la
organización, formatos normalizados de trabajo, Procedimientos establecidos.
Para desarrollar la gestión de los recursos humanos del proyecto, es importante Planificarlo,
debido a que permite definir los roles y responsabilidades del proyecto, las relaciones de
comunicaciones y gestión del personal.
Como aspecto a destacar es necesario que el resultado de esta gestión sea revisado y
actualizado con regularidad.
Para realizar el Plan de gestión de los recursos humanos del proyecto, se elaboró previamente
el organigrama y descripción de los puestos de trabajo, la Matriz RACI, y los formatos de
identificación de cargo.
1) Organigrama y descripción de puestos de trabajo
Para definir los Roles y responsabilidades elaboraron los diagramas jerárquicos:
a) Diagramas jerárquicos
Organigrama jerárquico: Con el propósito de identificar las dependencias
en el proyecto, y el nivel de impacto que pueden llegar a generar, se elaboró
un organigrama del equipo del proyecto.
Estructura de desglose de recursos (RBS): Para identificar los recursos del
equipo de proyecto por categoría y tipo de recurso, a continuación la RBS.
Figura 9.1. RBS del equipo de Proyecto
b) Diagramas matriciales
Matriz RACI: Para dar mayor claridad a las conexiones existentes entre el
trabajo, los miembros del equipo por niveles organizacionales jerárquicos y
las actividades asociadas a cada uno de ellos o viceversa, a continuación se
establece la siguiente matriz de Responsabilidades:
Tabla 9.1. Matriz de Responsabilidades del equipo de proyectos
3) Juicio de expertos
Con el propósito de considerar el criterio de personas cercanas a experiencias y
conocimiento especializados que guarden relación con el proyecto, se busca obtener
la siguiente información:
- Enumerar los requisitos preliminares para las habilidades requeridas;
- Evaluar los roles requeridos para el proyecto con base en las descripciones estándar
de roles de la organización.
- Determinar el nivel de esfuerzo preliminar y el número de recursos necesarios para
alcanzar los objetivos del proyecto.
- Determinar las relaciones de comunicación necesarias basadas en la cultura de la
organización.
- Proporcionar guías sobre los tiempos a tener en cuenta para la adquisición de
personal, basadas en las lecciones aprendidas y en las condiciones del mercado.
- Identificar los riesgos asociados a los planes de adquisición, retención y liberación
de personal.
- Identificar y recomendar programas para cumplir con los contratos gubernamentales
y sindicales aplicables.
4) Reuniones
Con el propósito de planificar la gestión de los recursos del proyecto, se llevarán a
cabo las reuniones de planificación que se consideren necesarias con la Gerente de
Proyectos, para lograr acuerdos sobre el plan de gestión de los recursos humanos.
Con el propósito de definir, adquirir, dirigir y finalmente liberar los recursos humanos
del proyecto, a continuación el Plan de gestión de los recursos humanos:
d) Necesidades de capacitación
Mediante los grupos focales se determinará el buen uso de las
herramientas que se consideran necesarias para el avance de la
“Elaboración del Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, guiados bajo el
modelo del PMI, de cada grupo focal se generará una nueva fecha de
reunión y retroalimentación.
3) Cumplimiento
Las estrategias que permitirán cumplir con las normativas en relación del
equipo humano de proyecto, se presentan a través de las Políticas de
Recursos humanos:
Cada miembro del equipo de proyecto tiene una responsabilidad
personal en la manera en que coopera con los demás, ya sea como
responsable de un equipo o como colega.
La transparencia y la honestidad en las relaciones profesionales son
condiciones sine qua non para toda comunicación efectiva.
La comunicación abierta destinada a compartir permite estimular la
creatividad.
Respeto y confianza son dos condiciones previas para una buena
relación personal.
Cualquier forma de intolerancia, de acoso o de discriminación será
considerada como la expresión de una falta de respeto elemental y no
será tolerada.
La disposición para cooperar y ayudar a los demás es un criterio
requerido en la evaluación de candidatos potenciales a una promoción
dentro de la empresa.
El equipo de RRHH velará porque los desacuerdos sean tratados con
imparcialidad y que cada parte pueda explicar su punto de vista
cualquiera que sea su nivel jerárquico.
El potencial del desarrollo profesional es un criterio esencial durante la
“Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción
del Proyecto de Vivienda Belmira”.
El área de RRHH propenderá por el equilibrio entre el trabajo en equipo
y la vida privada.
Se debe propiciar condiciones de trabajo flexible y estimular a los
trabajadores a tener intereses y motivaciones fuera de su vida
profesional.
La formación es parte integrante de nuestra cultura, cada colaborador en
todos los niveles, es consciente de la necesidad de mejorar
permanentemente sus conocimientos y aptitudes.
Cada miembro del equipo de proyecto es responsable de su desarrollo
personal, sin embargo hay un esfuerzo por ofrecer la posibilidad de
actualización a través del grupo focal
Para desarrollar al equipo humano del proyecto, la adquisición del mismo, se llevó
a cabo a través de la asignación del personal, la elaboración del calendario de
recursos y las actualizaciones de roles y responsabilidades.
Consultor
de Consultor Consultor Consultor
Consultor
definición Consultor en en en
Origen del Gerente en
y de Tecnología aseguramie Recursos
Recurso de Adquisicio
planeación Dirección s de la nto de humanos y
humano Proyectos nes y
de de Costos informació calidad de manejo de
riesgos
Construcci n Proyectos interesados
ón
Interno
(Proviene de
X
la propia
organización)
Externo
(Fuentes
X X X X X X
externas
contratadas)
Ubicación del trabajo
Trabajo en
ubicación X
centralizada
Trabajo desde
X X X X X X
lugar remoto
Nivel de asistencia con el cliente FARIAS S.A.S Arquitectos
Departament
o de Recursos
humanos
Gerentes
Funcionales/ X X X X X X X
Proyectos
b) Calendario de Recursos
Para especificar las tareas asignadas a cada miembro del equipo de proyecto,
sus respectivos horarios de tiempo de ocupación, de acuerdo a períodos
festivos, fue estructurado el siguiente calendario basado en cada área de
conocimiento y el respectivo entregable:
Tabla 9.10. Asignación de recursos para la Gestión del alcance
3) Reglas básicas
Con el propósito de lograr un comportamiento aceptable por parte de los
miembros del equipo de proyecto se han establecido las siguientes reglas
básicas:
a) Código de conducta
El código de conducta del equipo de proyecto está basado en los
valores más importantes definidos en el código de ética del PMI:
Responsabilidad
-Hacernos cargo de las decisiones que tomamos y que no tomamos, basados en la mejor
convivencia e intereses de la sociedad, seguridad y medio ambiente.
-Hacernos cargo de las medidas que tomamos y sus consecuencias, y de las que no
tomamos.
-Proteger la información confidencial del cliente.
-Al cometer errores u omisiones se debe asumir la responsabilidad y consecuencias.
Respeto
-Mostrar consideración por nosotros mismos, los demás y los recursos mismos que nos
fueron confiados.
-Escuchar atentamente los punto de vista de los demás.
-Hablar directamente con quien se presente el conflicto.
Equidad
-Tomar decisiones de manera imparcial y objetiva.
-Revisión de criterios de imparcialidad y objetividad.
-No actuar de manera abusiva e impositiva frente a personas.
Honestidad
-Comprender la verdad y actuar con sinceridad.
-Proporcionar información precisa y oportuna.
b) Comunicación
La comunicación entre los miembros del equipo de proyecto debe
ser:
Respetuosa.
La información, inquietudes y sugerencias, debe transmitirse
a través de los canales de comunicación formales
establecidos.
c) Trabajo conjunto
El trabajo conjunto se desarrollará para realizar asignaciones de
entregas parciales y finales, al igual que para retroalimentaciones
durante las reuniones presenciales o virtuales.
d) Etiqueta de reuniones
Las reuniones se han establecido a través de una
programación, a las cuales los miembros del equipo de
proyecto deben asistir puntualmente, debido a que no habrá
un tiempo de holgura para su inicio. En el evento en que no
sea posible asistir se debe notificar a través de correo
electrónico la inasistencia, el motivo y adjuntar el entregable
al cual hubo lugar de compromiso en reunión anterior, en el
evento en que así sea, y en lo posible con un (1) día de
anticipación.
Durante el desarrollo de la agenda de trabajo propuesta no
deben tratarse temas diferentes, que desvíen el cumplimiento
del objetivo de la reunión.
Las intervenciones serán cedidas de manera democrática y
mientras un miembro del equipo de proyecto tenga la
palabra, con una terminología y actitud respetuosa y sin
ánimo de imposición a sus colegas, no habrá lugar a
interrupciones. Se estima un tiempo de intervención no
superior a 5 minutos de acuerdo a la relevancia del tema
tratado.
4) Coubicación
Con el propósito de mejorar la capacidad de desempeño del equipo de
proyecto, las estrategias de coubicación empleadas son:
a) Sala de reuniones para equipo de proyecto
Los sitios físicos de reuniones son:
Universidad EAN.
Residencia de algún miembro del equipo de proyecto.
Oficina del cliente FARIAS S.A.S Arquitectos.
5) Reconocimiento y recompensas
En el equipo de proyecto los reconocimientos se realizarán de manera
permanente y durante el desarrollo del proyecto, a través de la exaltación
del trabajo realizado y tomándolo como guía para el desarrollo de las áreas
de conocimiento asignadas a los demás miembros del equipo de proyecto.
6) Herramientas para la evaluación del personal
Cada miembro del equipo de proyecto será evaluado teniendo en cuenta sus
debilidades y fortalezas de acuerdo al rendimiento en cada área de
conocimiento asignada, empleando la herramienta de Grupos focales, que
consiste en la reunión de un grupo de personas, entre 6 y 12, con un
moderador, investigador o analista; encargado de hacer preguntas y dirigir
la discusión. Su labor es la de encauzar la discusión para que no se aleje del
tema de estudio3.
Los Grupos focales se utilizaron en el equipo de proyecto con el objeto de
generar confianza en sus intervenciones, compromiso, mejoramiento de la
comunicación y coordinación en el lenguaje de proyectos que se habla.
Para llevar a cabo la dirección del equipo del proyecto se propuso y trabajó bajo el
esquema de la Observación y conversación, evaluaciones de desempeño, gestión de
conflictos, y habilidades interpersonales que debe tener el Gerente de proyecto.
3
http://es.wikipedia.org/wiki/Grupo_focal
1) Observación y conversación
La Dirección del equipo de proyecto monitorea el avance de los miembros
del equipo de proyecto con respecto a sus entregables, de acuerdo a la
programación realizada en Project, en cuanto a la asignación de tareas por
áreas de conocimiento, lo que permite un diálogo directo con cada miembro
del equipo de proyecto.
2) Evaluaciones de desempeño
A través de las evaluaciones de desempeño, la Dirección del equipo de
proyecto puede:
Solicitar la realización de actualizaciones a los roles y
responsabilidades.
Elaborar propuestas de capacitaciones informales a nivel
individual.
3) Gestión de conflictos
Con el objeto de gestionar adecuadamente la resolución de conflictos dentro
del equipo de proyecto, en el evento en que se presente se trabajará con la
técnica:
Colaborar / Resolver el problema
Consiste en incorporar múltiples puntos de vista y visiones
desde diferentes perspectivas; requiere una actitud
colaboradora y un diálogo abierto que normalmente conduce
al consenso y al compromiso.
4) Habilidades interpersonales
Para efectos de realizar intervenciones adecuadas y efectivas con los
miembros del equipo de proyecto, la Gerente de proyecto (Arquitecta María
Fernanda Farías) se debe caracterizar por tener las siguientes habilidades:
a) Liderazgo
Esta habilidad debe lograr la inspiración de los miembros del equipo
de proyecto, que conllevará a cumplir con los objetivos del proyecto
“Elaboración del Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, y lograr que éste
sea exitoso.
b) Influencia
La capacidad para influir en los miembros, debe estar acompañada
de las siguientes habilidades:
Capacidad de persuadir y expresar con claridad los puntos
de vista y las posturas asumidas.
Capacidad de escuchar a los miembros del equipo y
comprender sus necesidades.
Disposición para comprender e identificar situaciones desde
varios ángulos.
Capacidad de recolectar información transparente,
relevante, que permita abordar con criticidad los problemas,
y establecer acuerdos justos.
c) Toma de decisiones eficaz
Con el objeto de negociar e influenciar en la organización y en los
miembros del equipo de proyecto, es preciso:
Conocer y perseguir el cumplimiento de los objetivos
trazados.
Seguir un proceso de toma de decisiones.
Disposición para el análisis de información disponible.
Fomento de la creatividad del equipo.
Gestionar adecuadamente el riesgo.
10.1. Introducción
En este capítulo, se contempla la manera de cómo asegurar la planificación,
generación, recopilación, almacenamiento, recuperación, distribución, gestión,
control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto.
Para el desarrollo de la gestión de las comunicaciones, se realiza el respectivo
análisis de requisitos por parte de los interesados del proyecto y su necesidad en la
información solicitada, esto permite aumentar el éxito final del proyecto, evitando
demoras en la entrega de la información o destinatario equivocado, mala
interpretación o comprensión del mensaje transmitido. Una comunicación eficiente
implica proporcionar exclusivamente la información necesaria o requerida a cada
persona.
10. Plan para la dirección del proyecto. Permite conocer la políticas de cómo
se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto. Lo cual permite
establecer necesidades o requerimientos de información del proyecto.
11. Registro de interesados. Entregará la información correspondiente de los
interesados del proyecto, insumo para realizar el análisis de requerimientos
de información de cada uno de estos interesados.
12. Factores ambientales de la empresa. Esta información permite conocer el
funcionamiento de la empresa en cuanto a su manera de comunicarse.
Facilitando adaptar el plan de comunicaciones a efectuar. Entre ellos la
cultura y la estructura organizacional y el actual sistema de información con
que cuentan.
13. Activos procesos de la organización. Permite conocer y analizar el tipo de
información que han venido manejando en proyectos anteriores.
Los siguientes parámetros, son los definidos para la gestión de las comunicaciones:
Correo electrónico.
@
Documentos electrónicos.
Utilización de móviles.
Video conferencia.
Herramientas web para compartir, transmitir y acceder a información.
Este documento debe ser aprobado tanto por el sponsor del proyecto como del
director del proyecto y el director de obra. Se incluye la información requerida
y definida, el emisor responsable de la generación de la información, la
especificación del medio a utilizar para su entrega, el momento en el cual se
comunica, la persona a la cual se dirige esta información, si se requiere o no
respuesta o retroalimentación y por último su periodicidad de emisión, creación
o generación.
Formal Verbal
Vertical
Formal Escrita
En cuanto a las reuniones, estas serán citadas con tres días de antelación a
la realización de la misma, por medio de correo electrónico.
Se utiliza el formato FM-CR-01, el cual contiene la información requerida
para la realización de la reunión, tal como los convocados, lugar, fecha,
hora, temas a tratar o agenda de la reunión y el tiempo estimado de duración
de la misma.
donde debe reposar la información de los participantes, fecha, hora y lugar donde
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Firman:
Nombre Cargo Firma
Hora
Tipo de Reunión Día Fecha Lugar
Prevista
Para el control del estado de los documentos se utiliza el formato FM-ED-01 hoja
de estado del documento, el cual se presenta a continuación:
FM-ED-01
Hoja de estado del documento
PROYECTO BELMIRA
Referencia :
Título :
Página(s)
Edición Revisión Fecha Razón del cambio
Afectada(s)
total de 18 informes y reportes base, que serán generados durante la ejecución del
f. Novedades de Personal
g. Informes de Gestión
Mensaje Emisor Medio Receptor Respuesta Periodicidad
Estado de ejecución o avance del Proyecto
Correo electrónico -
Informe Resumen del proyecto Director de Obra Gerente de Proyecto Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Correo electrónico -
Reporte Tareas Críticas Director de Obra Gerente de Proyecto Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Correo electrónico -
Informe Seguimiento a Hitos Director de Obra Gerente de Proyecto Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Asignación de recursos del Proyecto
Correo electrónico -
Reporte Tareas y Recursos Residente de Obra Director de Obra Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Correo electrónico -
Informe Tareas Pendientes Residente de Obra Director de Obra Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Correo electrónico -
Reporte de Recursos Sobre asignados Residente de Obra Director de Obra Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF
Estado Financiero del Proyecto
Correo electrónico -
Reporte Flujo de Caja Director de Obra Gerente de Proyecto N.A. Mensual
Archivo PDF
Correo electrónico -
Reporte Presupuesto Director de Obra Gerente de Proyecto N.A. Mensual
Archivo PDF
Correo electrónico -
Reporte Valor Acumulado Director de Obra Gerente de Proyecto N.A. Mensual
Archivo PDF
Correo electrónico - Verbal reunión
Reporte Presupuesto Excedido Director de Obra Gerente de Proyecto Mensual
Archivo PDF seguimiento
Correo electrónico - Verbal reunión
Reporte Tareas con Presupuesto Excedido Director de Obra Gerente de Proyecto Mensual
Archivo PDF seguimiento
Correo electrónico - Gerente de Proyecto -
Estados Financieros de la Obra Contador Oficial escrita Mensual
Archivo PDF Director de Obra
Estado de la Calidad del Proyecto
Correo electrónico - Verbal reunión
Informes de calidad Residente de Obra Director de Obra Mensual
Archivo PDF seguimiento
Interventor Interno Correo electrónico - Gerente de Proyecto - Verbal reunión
Informes de Interventoría Mensual
de Oba Archivo PDF Comité de Obra seguimiento
Estado de Riesgos del Proyecto
Correo electrónico - Gerente de Proyecto -
Informe Análisis de riesgos Residente de Obra Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF Director de Obra
Correo electrónico - Gerente de Proyecto -
Informe estado Control de Cambios Residente de Obra Oficial escrita Quincenal
Archivo PDF Director de Obra
Novedades de Personal
Auxiliar Correo electrónico -
Informe Novedades de Personal Gerente de Proyecto N.A. Mensual
Administrativo Archivo PDF
Gestión
Verbal y
Gerente del Reunión presencial -
Informe Estado actual del proyecto Comité de Obra Escrito reunión Quincenal
Proyecto Acta reunión
seguimiento
La información generada en el transcurso de la ejecución del proyecto se mantiene en medio
digital y es almacenada en los equipos de cómputo central y en el equipo del Gerente de
Proyecto. El almacenamiento es un repositorio de información que presenta la siguiente
taxonomía y esquema de almacenamiento por carpetas.
Actualización de los documentos del proyecto. Incluye entre otros registro de interesados y
cronograma del proyecto y programación de reuniones.
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
11.1.2 Una vez obtenidas se utiliza como Herramientas y Técnicas para su análisis las siguientes
técnicas y metodologías:
Contexto Estratégico:
Para evaluar el contexto estratégico del proyecto se realiza una Clasificación de los
interesados, y una matriz FODA para evaluar el entorno.
Análisis FODA
F O
(fortalezas) (oportunidades)
D A
(Debilidades) (amenazas)
Red de Interesados
Red de interesados
Docente de
Consultores
Estudiantes MGP Seminario de
Patrocinadores Campeón Promotor Proyecto (MGP Curaduría ICONTEC
Cohorte 9A Aplicación EAN-
9A)
UQAC
Contexto Organizacional:
Dentro del documento del acta de constitución están definidos los objetivos, alcance,
supuestos, restricciones, y riesgos identificados inicialmente, los cuales serán presentados
a continuación para ser utilizados como base de partida para el análisis.
Requerimientos
Elaboración de la planificación, para la construcción de 29 unidades de vivienda del
proyecto Belmira, ubicado en la carrera 7B No 145-80, según las especificaciones
dadas por el cliente.
Entrega del documento de planeación el día 16 de febrero de 2014
El documento debe ser redactado de forma sencilla, fácil de entender y en idioma
español.
El documento debe ser entregado en forma digital, utilizando la herramienta Word
de Office.
La entrega y socialización del documento se realizará con la gerencia de Farias SAS
Arquitectos y los principales interesados.
Restricciones
El presente proyecto presenta las siguientes restricciones:
Corto tiempo para la realización del documento.
El alcance del proyecto es amplio, para el tiempo que se tiene de ejecución
(Diciembre y Enero).
Límites
Que se hace
Levantamiento de la información.
Elaboración del documento de planificación, incluyendo los capítulos
correspondientes a las áreas de conocimiento especificadas en el PMBoK del PMI.
Realización de reuniones de seguimiento y aclaraciones con el cliente.
Realizar los cambios aprobados, de acuerdo al procedimiento de control de cambios
propuesto.
Socialización del documento final de planificación, con el gerente de Farias SAS
Arquitectos y los principales interesados.
Que NO se hace
El documento no contiene, capítulos referentes al plan de mercadeo o
comercialización de las unidades de vivienda.
El documento no contiene capítulos referentes a la fase de diseño.
El documento no contiene capítulos referentes a trámites relacionados con permisos
y autorizaciones ante entidades públicas y privadas.
No se realiza capacitación, para la implementación del documento de planeación.
No se participa en el proceso o fase de la construcción de las unidades de vivienda.
Supuestos
Existe total claridad entre el producto a realizar por la consultoría y lo esperado por
el cliente.
El cliente entrega las especificaciones y requerimientos a tiempo al Gerente del
Proyecto.
El cliente entrega la información solicitada por el Gerente de Proyecto en el tiempo
requerido o solicitado
El cliente realiza la aprobación de los documentos o entregables parciales en los
tiempos estipulados en el cronograma.
El equipo de trabajo tiene el conocimiento para elaborar el documento.
Existe una buena relación y comunicación entre el Gerente de Proyecto y el cliente.
Los consultores se encuentran totalmente comprometidos con los compromisos
adquiridos en el desarrollo del proyecto.
Alcance Preliminar
Elaborar y entregar un documento que contenga la información correspondiente a
la planificación del Proyecto de construcción BELMIRA, el cual cumpla con los
requerimientos establecidos con el cliente.
Riesgos
Demora en entrega de Información y especificaciones parcial o total a tiempo por
parte del cliente.
La no aprobación de los entregables en los tiempos estipulados.
Diferencias e inconformidades en la relación entre el gerente de proyecto y el
cliente.
No tener el impacto esperado por el cliente.
Incumplimiento con el cronograma fijado.
Errónea interpretación de requerimientos.
Planeación inadecuada del proyecto.
Falta de conocimiento por parte de los consultores, en los temas a tratar en el
desarrollo del proyecto.
11.1.3 Con el objeto de realizar el plan de gestión de riesgos se utiliza la siguiente matriz RBS
(estructura de desglose de Riesgos)
RBS
Riesgo
proyecto
1.2.5
1.2.2 1.2.4
1.2.1 Social 1.2.3 Fisíco Cambio
Económico Político
Tecnológico
Gerente de
Consultor
proyectos
Con el apoyo de la RBS elaborada por el equipo consultor, se establecen las siguientes políticas y
responsables para el plan de gestión de riesgos:
Políticas:
1. Gestionar los riesgos del proyecto
2. Evitar la materialización de los riesgos
3. Tomar acciones preventivas y/o correctivas para mitigar los posibles impactos de los
riesgos no materializados
4. Tomar acciones correctivas para los riesgos materializados
Responsables:
Por parte de la Gerencia del proyecto se delega como responsable para las siguientes actividades a
los siguientes consultores:
Planear la gestión de Riesgos: Carlos Ortega
Registrar los Riesgos: Carlos Ortega
Análisis Cualitativo de los riesgos: Carlos Ortega
Análisis Cuantitativo de los riesgos: Carlos Ortega
Respuesta a los riesgos: Carlos Ortega
Aprobaciones: María Fernanda Farias (Gerente de Proyecto)
Revisiones: Sponsor
Control de cambios: Carlos Ortega
Riesgo
1.1 Riesgo Interno
1.1.1 Riesgo Local
No contar con el personal cualificado
para desarrollar las labores
Desmotivación en los miembros del
equipo
Comportamiento por fuera de los
Equipo de obra y construcción del proyecto estándares éticos esperados
Belmira y personal interno de la organización Alta rotación del personal
Terreno Adecuado y Campamento Demora en la adecuación del terreno o
Construido construcción del campamento
Estructura ejecutada fuera de los
Estructura Ejecutada lineamientos exigidos
Mampostería de zonas comunes y imperfecciones en la adecuación de la
apartamentos Ejecutada mampostería
Una vez obtenidas, mediante una evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos, evaluación
de la urgencia de los riesgos y su respectiva categorización, se obtuvo una actualización a los
documentos del proyecto. (ver al final del capitulo de riesgos)
Control a Clasificación
Riesgo Probabilidad Impacto Severidad establecer del Control Plan o acción a seguir
1.1 Riesgo Interno
1.1.1 Riesgo Local
Solicitar asesoría al
Poca experiencia de la Docente, y al gerente de
totalidad del equipo consultor Bajo 1 Medio 3 Baja 3 Permanente Correctivo proyecto u otros
en gestión de proyectos bajo la miembros más
Consultores metodología PMI experimentados
Solicitar asesoría al
Poca experiencia del gerente Docente, y al gerente de
de proyecto en la gestión de Bajo 1 Medio 3 Baja 3 Permanente Correctivo proyecto u otros
Gerente de proyectos bajo la metodología miembros más
proyecto PMI experimentados
1.1.2 Riesgo global
Reclasificación de
No cumplimiento con el costo Bajo 1 Mayor 4 Baja 4 Permanente Correctivo costos, ajustes a los
Costos establecido para el proyecto costos
No cumplir con las
Comunicación constante
expectativas de calidad del
Medio 3 Mayor 4 Extrema 12 Permanente Preventivo con el cliente para
cliente en el resultado de los
entender necesidades
entregables
Hacer copias de respaldo
Baja 1 Mayor 4 Baja 4 Ocasional Preventivo
Calidad Perdida de información de la información
Sensibilización hacia el
Comunicación ineficiente Media 3 Medio 3 Intermedia 9 Ocasional Preventivo liderazgo dentro del
Comunicaciones dentro del equipo del proyecto. equipo
Realizar actividades para
Recursos Incorrecta gestión de Recursos Baja 1 Medio 3 Baja 3 Ocasional Preventivo optimizar la gestión del
Humanos Humanos recurso humano
Creación de elementos
Errónea interpretación de Media 3 Mayor 4 Extrema 12 Ocasional Correctivo para dotar de un lenguaje
Interesados requerimientos común
Gerencia de Ineficiente gestión global del Solicitar asesoría a
Baja 1 Mayor 4 Baja 4 Ocasional Correctivo
proyectos proyecto consultores externos
No cumplimiento con el Redistribución de tareas
Media 3 Catastrófico 5 Extrema 15 Permanente Correctivo
Tiempo cronograma fijado y responsabilidades
1.2 Riesgo Externo
Identificar las posibles
diferencias culturales
(Nacionalidad,
Bajo 1 Medio 3 Baja 3 Ocasional Preventivo religiosas,…) que
Diferencias culturales en el puedan haber entre el
equipo de trabajo y/o equipo, o ellos y los
Social interesados interesados.
Realizar ajustes a las
proyecciones
Medio 3 Medio 3 Intermedia 9 Ocasional Correctivo
económicas según las
Económico Cambios macroeconómicos variaciones del mercado
Identificar posibles
brotes de violencia ante
Bajo 1 Medio 3 Bajo 3 Ocasional Correctivo una inestabilidad política
y analizar las influencias
Político Inestabilidad Política sobre el proyecto
Establecer políticas de
Bajo 1 Mayor 4 Bajo 4 Ocasional Preventivo acción ante eventuales
Físico Catástrofes naturales catástrofes naturales
Hacer análisis periódicos
sobre la idoneidad de los
medios de acceso
Bajo 1 Medio 3 Bajo 3 Ocasional Preventivo tecnológicos del equipo
de trabajo y buscar
Cambio Dificultad en el acceso a plataformas de trabajo
Tecnológico sistemas informáticos comunes
11.6. Controlar los riesgos
Para elaborar el control de riesgos se utilizan las siguientes entradas:
1) Plan para la dirección del proyecto
2) Registro de riesgos
3) Datos de desempeño del trabajo
4) Informes de desempeño del trabajo
Con estos elementos, mediante técnicas de auditoria a los riesgos, revaluación de los riesgos,
y medición de desempeño, se programa con las reuniones de seguimiento, actas de registro
y control de riesgos identificados. Adicionalmente, se analiza la materialización de cada
riesgo identificado, para posteriormente revisar si han aparecido nuevos riesgos que ameriten
una actualización al registro de riesgos.
12.1. Introducción
Para realizar el proyecto “Elaboración del Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”. No se requieren adquisiciones, ya que los
consultores cuentan con las herramientas necesarias para el desarrollo del proyecto.
Para identificar a los interesados del equipo de proyecto se realiza un análisis de los
interesados a través de 3 pasos y reuniones que facilitan este proceso.
INTERESADOS CLAVES
Red de propietarios
Patrocinador: Grupo de No hay una guía de planificación de buenas Obtener una guía de planificación
inversionistas (12)- Junta prácticas que permita comparar la base de que permita dar trazabilidad a los
Directiva (Diego Jiménez costo para la ejecución de los proyectos de tiempos, costos y rentabilidad
Carlos Orjuela) construcción con la línea base de tiempo que esperada.
X
corresponde a 12 meses de construcción
establecida por FARIAS S.A.S Arquitectos de
acuerdo a su experiencia, para el seguimiento
de la rentabilidad esperada.
Campeón: Gerente de No hay un modelo con mejores prácticas, que Cumplir con costos y rentabilidad al
FARIAS Arquitectos SAS - permita estandarizar el procedimiento para patrocinador.
Rene Farías calcular tiempos, y determinar las actividades
X
Asesor: Jairo Acosta requeridas para realizar una ejecución de la
construcción que permita profesionalizar a
FARIAS S.A.S Arquitectos
Promotor: La línea base de tiempo planeada a cumplir Obtener el documento de
Gerente de Proyecto para el desarrollo del proyecto corresponde a 2 planificación de construcción de X
meses. vivienda del proyecto Belmira.
Consultor de definición y Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento
planeación de Construcción cliente que consiste en la planificación de los Tiempo de la guía del PMBOK.
tiempos y actividades para la buena ejecución X
de la construcción del proyecto Belmira, con
enfoque en la planificación de tiempos.
Consultor de Dirección de Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento
Costos cliente que consiste en la planificación de los Costos de la guía del PMBOK.
tiempos y actividades para la buena ejecución
de la construcción del proyecto Belmira, con X
enfoque en la planificación de la estructura de
costos.
Consultor en Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento
Comunicaciones cliente que consiste en la planificación de los Comunicación de la guía del
tiempos y actividades para la buena ejecución PMBOK.
de la construcción del proyecto Belmira, con X
enfoque en la planificación del manejo del
sistema de comunicaciones.
Consultor en Adquisiciones Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento
y riesgos cliente que consiste en la planificación de los Adquisiciones, y de riesgos de la
tiempos y actividades para la buena ejecución guía del PMBOK.
de la construcción del proyecto Belmira, con X
enfoque en la planificación de las
adquisiciones y riesgos.
Consultor en aseguramiento Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento
de calidad de Proyectos cliente que consiste en la planificación de los Calidad de la guía del PMBOK.
tiempos y actividades para la buena ejecución
de la construcción del proyecto Belmira, con X
enfoque en la planificación del aseguramiento
de la calidad de proyectos.
Consultor en Recursos Se requiere cumplir con el requerimiento del Aplicar el área de conocimiento de
humanos y manejo de cliente que consiste en la planificación de los Recursos humanos, y de Interesados
interesados tiempos y actividades para la buena ejecución de la guía del PMBOK.
de la construcción del proyecto Belmira, con X
enfoque en la planificación de los recursos
humanos y manejo de interesados.
INTERESADOS POTENCIALES
Red del gobierno
Público - Privado
Curaduría Se requiere cumplir con la norma que expide Lograr coherencia entre la
Curaduría para la aprobación de la licencia de planificación para que FARIAS
construcción. S.A.S Arquitectos obtenga la
aprobación de la licencia de X
construcción, y la planificación de
los tiempos de entrega de la misma.
ICONTEC Se requiere conocer la actualización de normas Asegurar la calidad de forma y
APA, que entregarán la directriz para la fondo del documento escrito. X
elaboración del documento.
OTROS
Estudiantes de Maestría en Conocer la manera como se aplica la guía del Generar recomendaciones que
Gestión de Proyectos PMBOK en un proyecto cuyo alcance es la busquen el mejoramiento del
Cohorte 9A planificación para un proyecto de construcción producto a entregar por parte del
de vivienda. Equipo del Proyecto "Elaboración X
del Documento de Planificación
para la Construcción del Proyecto
de Vivienda Belmira".
Docente de Seminario de Lograr que los miembros del equipo consultor Asegurar que se utilicen las áreas de
Aplicación - Alvaro reconozcan la importancia de la aplicación de conocimiento que requiere el
Rodríguez la guía del PMBOK en proyectos futuros. proyecto "Elaboración del
X
Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de
Vivienda Belmira".
1) Registro de interesados
A través del Formato Registro de interesados se realiza la Clasificación del
interesado, información de identificación, e información de evaluación.
Formato 3. Registro de interesados
Registro de Interesados
Clasificación
del
interesado
Información de identificación Información de comunicación
con respecto
Interesados al Equipo
Consultor
Interno (I) Nombre Correo
Cargo Organización Teléfono
Externo (E) completo electrónico/Dirección
INTERESADOS CLAVES
Red de propietarios
Patrocinador: E Diego Representante Grupo de 6216821 Confidencial
Grupo de Jiménez de Inversionistas inversionistas de
inversionistas (12)- FARIAS S.A.S
Junta Directiva Arquitectos - Bogotá
(Diego Jiménez E Carlos Representante Grupo de 6216821 Confidencial
Carlos Orjuela) Orjuela de Inversionistas inversionistas de
FARIAS S.A.S
Arquitectos - Bogotá
Campeón: Gerente E René Farías Gerente General Oficina Central de 6216821 Confidencial
de FARIAS FARIAS S.A.S FARIAS S.A.S
Arquitectos SAS - Arquitectos Arquitectos - Bogotá
Rene Farías
Asesor: Jairo Acosta E Jairo Asesor de Oficina Central de 6216821 Confidencial
Acosta Gerencia FARIAS S.A.S
General Arquitectos - Bogotá
Promotor: I María Gerente del Universidad EAN 3107739180 mfariasp6239@ean.edu.co
Gerente de Proyecto Fernanda Proyecto Estudiante Seminario
Farías P. Belmira de aplicación
Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor de I Hernán Consultor de Universidad EAN 3153647760 hgonzale3342@ean.edu.co
definición y Antonio definición y Estudiante Seminario
planeación de González planeación de de aplicación
Construcción U. Construcción Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor de I Jonhary Consultor de Universidad EAN 3105735693 jricorin4165@ean.edu.co
Dirección de Costos Rico Dirección de Estudiante Seminario
Costos de aplicación
Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor en I Luis Consultor en Universidad EAN 3108596773 langulob2702@ean.edu.co
Comunicaciones Alfonso Comunicaciones Estudiante Seminario
Angulo de aplicación
Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor en I Carlos Consultor en Universidad EAN 3013276063 caortegap@ean.edu.co
Adquisiciones y Alberto Adquisiciones y Estudiante Seminario
riesgos Ortega riesgos de aplicación
Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor en I Juan Carlos Consultor en Universidad EAN 3185604961 jacostam9700@ean.edu.co
aseguramiento de Acosta aseguramiento Estudiante Seminario
calidad de Proyectos de calidad de de aplicación
Proyectos Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
Consultor en I Liney Consultor en Universidad EAN 3123618107 lbenavid3951@ean.edu.co
Recursos humanos y Benavides Recursos Estudiante Seminario
manejo de M. humanos y de aplicación
interesados manejo de Maestría en Gestión
interesados de Proyectos Cohorte
9A
INTERESADOS POTENCIALES
Red del gobierno
Público - Privado
Curaduría E Funcionario Funcionario Oficinas de N/A Curador Urbano No. 1:
asignado4 asignado para Planeación Clle 95 No. 23-20
divulgar norma municipales - Bogotá Curador Urbano No. 2:
Clle 99 No. 10-32
Curador Urbano No. 3:
Clle 97 No. 13-55
Curador Urbano No. 4:
Autopista Norte No. 97-50
Curador Urbano No. 5:
Autopista Norte No. 97-80
4
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=39406
ICONTEC E Director Carlos Bahamón Instituto Colombiano 6078888 Cra 13 No. 97-75
Regional5 de Normas Técnicas bogota@icontec.org
y Certificación
(ICONTEC)
Organismo
multinacional de
carácter privado -
Bogotá
OTROS
Estudiantes de E 28 Estudiantes de Universidad EAN Celular de Blackboard - correos
Maestría en Gestión estudiantes Seminario de Estudiante Seminario cada electrónicos asignados por
de Proyectos Cohorte de Aplicación de aplicación estudiante Universidad EAN
9A Seminario Maestría en Gestión
de de Proyectos Cohorte
Aplicación 9A
Docente de E Alvaro Docente Universidad UQAC N/A Blackboard -
Seminario de Rodríguez Seminario de Docente Seminario rodriguez.alvaro.e.25@gmail
Aplicación - Alvaro Aplicación de Aplicación .com
Rodríguez Maestría en Gestión
de Proyectos Cohorte
9A
5
http://www.icontec.org/index.php/es/agenda-de-reuniones/ubicaci%C3%B3n/27-icontec-bogota
2) Ecosistema de interesados del Equipo de proyecto
Una vez realizado el análisis de interesados y de acuerdo al registro de interesados,
se ha elaborado el ecosistema del proyecto, que refleja el universo que tiene influencia
en la “Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción del
Proyecto de Vivienda Belmira”.
Figura 3. Ecosistema de interesados del Equipo de proyecto
Para planificar la gestión de los interesados del proyecto es necesario realizar un juicio
de expertos, reuniones, técnicas analíticas que a través de la matriz de evaluación de
la participación de los interesados.
1) Juicio de expertos
El procedimiento que se utiliza para considerar el juicio y experiencia de grupos o
individuos se describe a continuación:
Fuente. Elaborado por equipo de trabajo No. 3, basado en PMBOK 5ta edición.
2) Reuniones
Las reuniones se gestionan con el Gerente de Proyectos María Fernanda Farías,
algunos miembros del equipo consultor, docente y estudiantes del Seminario de
aplicación durante las consultorías desarrolladas en clase, con los cuales el tema a
tratar fue el nivel de participación requerido de todos los interesados.
3) Técnicas analíticas
Con el propósito de revisar el nivel de participación de todos los interesados, se utiliza
una matriz de evaluación de la participación de los interesados.
Tabla 1. Nivel de participación de los interesados
Nivel de Participación de los
interesados
Indica la
C participación
actual
Indica la
D participación
deseada
Fuente. Tomado del PMBOK 5ta edición.
Interesado
Desconocedor Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales
Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
Reticente
reticente al cambio
Neutral Conocedor del proyecto , aunque ni lo apoya ni es reticente
Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
Partidario
apoya el cambio
Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y
Líder
activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo
Fuente. Tomado del PMBOK 5ta edición.
Tabla 3. Matriz de evaluación de participación de los interesados del Equipo de
Proyecto
Matriz de evaluación de participación de los interesados
1) Métodos de Comunicación
Los métodos de comunicación establecidos en el Plan de Comunicaciones para el
equipo de proyecto, son los siguientes:
2) Habilidades interpersonales
3) Habilidades de Gestión
1) REGISTRO DE INCIDENTES
Durante la gestión de la participación de los interesados, se pueden presentar eventos
calificados como incidentes. Se ha desarrollado un registro de incidentes para
identificar las causas y riesgos que han dado origen al o los sucesos.
Formato 5. Registro de incidentes de interesados (tabla 1 de 2)
2) Solicitudes de cambio
La gestión de la participación de los interesados puede generar solicitudes de cambio al
proyecto, e incluir acciones correctivas o preventivas aplicables para el bienestar del proyecto
y sus interesados, que se indican en la tabla 2 de 2 del Formato de registro de incidentes.
En el siguiente gráfico se puede revisar la manera como se lleva a cabo el control de cambios
de los registros de incidentes.
Con el propósito de generar una herramienta estándar para que el Gerente de Proyecto pueda
capturar, almacenar y distribuir a los interesados información relacionada con el costo y
avance del cronograma, para consolidar informes generados por los consultores y la
distribución de este contenido a los interesados.
Formato 7. Sistema de Gestión de la Información a interesados del equipo de Proyecto
Sistema de Gestión de la Información a interesados del Equipo de Proyecto
Informe de Opinión y/o Herramienta
Informe
Interesados Consultor (s) Emisor avance del aporte del Tecnológica de
de Costos
cronograma interesado comunicación
Red de propietarios
Patrocinador: Grupo de Gerente de Proyecto Aplica Aplica Formal escrita
inversionistas (12)- Junta Directiva (documento impreso).
(Diego Jiménez
Carlos Orjuela)
Campeón: Gerente de FARIAS Gerente de Proyecto Aplica Aplica *Formal escrita
Arquitectos SAS - Rene Farías (documento impreso).
Asesor: Jairo Acosta *Presentación formal
oral (presentación
power point).
Promotor: *Consultor de definición y Aplica Aplica Formal escrita
Gerente de Proyecto planeación de Construcción. (documento medio
*Consultor de Dirección de magnético por correo
Costos. electrónico)
*Consultor en
comunicaciones.
*Consultor en Recursos
humanos y manejo de
interesados.
Consultor de definición y Aplica Aplica Aplica Formal escrita
planeación de Construcción (documento medio
magnético por correo
electrónico)
Consultor de Dirección de Costos Aplica Aplica Aplica Formal escrita
(documento medio
magnético por correo
electrónico)
Consultor en Comunicaciones Aplica Aplica Aplica Formal escrita
(documento medio
magnético por correo
electrónico)
Consultor en Adquisiciones y Aplica Aplica Aplica Formal escrita
riesgos (documento medio
magnético por correo
electrónico)
Consultor en aseguramiento de Aplica Aplica Aplica Formal escrita
calidad de Proyectos (documento medio
magnético por correo
electrónico)
Consultor en Recursos humanos y Aplica Aplica Aplica Formal escrita
manejo de interesados (documento medio
magnético por correo
electrónico)
INTERESADOS POTENCIALES
Red del gobierno
Público - Privado
Curaduría Consultor en aseguramiento No Aplica Aplica Formal escrita
de calidad de Proyectos (documento impreso)
ICONTEC Consultor en aseguramiento No Aplica Aplica Formal escrita
de calidad de Proyectos (documento impreso)
OTROS
Estudiantes de Maestría en Gestión Equipo de Proyecto Aplica Aplica Formal escrita
de Proyectos Cohorte 9A (documento medio
magnético por correo
electrónico)
*Presentación formal
oral (presentación
power point).
Docente de Seminario de Equipo de Proyecto Aplica Aplica Formal escrita
Aplicación - Alvaro Rodríguez (documento medio
magnético por correo
electrónico)
*Presentación formal
oral (presentación
power point).
Fuente. Elaborado por Consultores
2) Reuniones
Estas reuniones las realizará únicamente el equipo de proyecto, con el propósito de revisar el
estado de participación de los interesados, a través del intercambio de información y análisis
de esta.
200
Acta de Constitución (Doc. Adjunto): Donde se define entre otros aspectos fundamentales
que:
o La Línea Base de tiempo, corresponde a 44 días naturales.
o La Línea Base de Costo, corresponde a $50’274.000 (cincuenta millones, doscientos
setenta y cuatro mil pesos m/c.).
Procedimientos para el registro del control de cambios. Definido en la GESTIÓN DEL
CAMBIO DE LA CONFIGURACIÓN (figura 9.1)
14.1.2. Organización
Para alcanzar el objetivo, de alinear el Plan para la Gestión de la Configuración del Proyecto,
“Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda
Belmira”, a las necesidades de los interesados, se determinan los siguientes aspectos:
GERENTE DE
PROYECTOS
María Fernanda Farías
Consultor en
Consultor de Consultor Consultor en Consultor en
Consultor en Recursos
definición y de Tecnologías aseguramiento
Adquisiciones humanos y
planeación de Dirección de la de calidad de
y riesgos manejo de
Construcción de Costos información Proyectos
interesados
201
Por otra parte, se desarrolla entre otros, la matriz donde se definen, Autoridades, Roles,
Responsabilidades y Competencias de las Disciplinas Involucradas. En la Tabla 7.1, se
expone la mencionada matriz.
202
Tabla 14.1. Autoridades, Roles, Responsabilidades y Competencias de las Disciplinas Involucradas.
FORMATO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
Equipo de Proyecto Gerente de Consultor de Consultor de Consultor en Consultor en Consultor en Consultor en
Proyectos definición y Dirección de Comunicaciones Adquisiciones y aseguramiento de Recursos humanos
planeación de Costos riesgos calidad de y manejo de
Construcción Proyectos interesados
Dirigir de manera Liderar la Liderar las Liderar las actividades Liderar las actividades Liderar las Liderar las actividades
efectiva el factor programación actividades relacionadas con los relacionadas con la actividades encaminadas a la
humano y los recursos orientada a los relacionadas con métodos, políticas y planificación de las encaminadas al administración del recurso
humano y de los
Rol físicos y financieros. tiempos requeridos la creación del tecnologías de adquisiciones y riesgos aseguramiento de la
interesados del proyecto.
para el desarrollo del presupuesto del comunicación. del proyecto y del calidad del proyecto
proyecto y del proyecto. producto. y del producto.
producto.
Asignación de recurso Aprobación de los Aprobación de Aprobación de la Toma de decisiones en Aprobación de Toma de decisiones en
humano, físico y programas de tiempo los costos de las información y cuanto a la estándares que cuanto a la administración
financiero. de las actividades actividades programación de planificación de las garanticen la calidad del recurso humano y de
los interesados.
desarrolladas por el desarrolladas por actividades de adquisiciones y los del proyecto y
Autoridad equipo de proyecto. el equipo de comunicación para riesgos del proyecto y producto.
proyecto. cumplir con la producto.
programación del
proyecto.
Administrar las Gestionar y entregar Gestionar y Gestionar y entregar el Gestionar y entregar: Gestionar y entregar Gestionar y entregar:
dimensiones del el Plan subsidiario de entregar el Plan Plan subsidiario de Plan subsidiario de el Plan subsidiario de Plan subsidiario de
proyecto y asegurar el tiempo. subsidiario de comunicaciones. adquisiciones. calidad. recursos humanos.
Responsabilidad Plan subsidiario de
Plan de Construcción costos. Plan subsidiario de
interesados.
de vivienda del riesgos.
Proyecto Belmira.
* Conocimiento del Profesional en la Profesional en la Profesional con Profesional con Profesional con Profesional con
Modelo del PMI, y programación, programación, conocimiento en conocimiento en la conocimiento en habilidades en
estándar de seguimiento y control seguimiento y tecnologías de administración de estándares y gestión administración, y gestión
Competencia de las de recursos humanos e
configuración. del tiempo del control de los comunicación y riesgos y planificación de la calidad de
interesados.
Disciplinas * Administración y proyecto. costos del habilidades que de adquisiciones de proyectos de
Involucradas manejo del recurso proyecto. faciliten la Proyectos de construcción.
humano, físico y transferencia de Construcción.
financiero. información.
203
Identificación de los Ítems a controlar.
Los Ítems de Configuración (CIs, Configuration Items) del proyecto, “Elaboración del
Documento de Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”,
que son definidos en el Acta de Constitución del Proyecto, y que se encuentran debidamente
identificados en la EDT, son los siguientes:
Desarrollo del Plan Subsidiario del Alcance.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Tiempo.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Costos.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Calidad.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Recursos Humanos.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Comunicaciones.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Riesgos.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Adquisiciones.
Desarrollo del Plan Subsidiario de Interesados.
Desarrollo del Cierre de Proyecto.
Configuración de los procesos y procedimientos de Control.
Para este fin, se determinan los siguientes aspectos:
Se define el Cronograma, donde se determinan los entregables con las fechas de
entrega y tiempos de ejecución establecidos. A continuación se expone el
cronograma, con los entregables:
Figura 14.2. Cronograma con entregables
204
Figura 14.2. Cronograma con entregables (Continuación)
205
Se determinan los procedimientos, para desarrollar la gestión del control de
cambios.
206
4. Valor planificado PV
5. Valor ganado EV
6. Costos real AC
Lista de revisiones y sus procedimientos, de la Gestión de la Configuración del Proyecto
(PCM), y su relación con la programación del proyecto.
Para desarrollar las Revisiones de la Gestión de la Configuración del Proyecto (PCM),
se determinan los siguientes Grupos de Procedimientos, Actividades, e Hitos expuestos en
la Tabla 2:
Tabla 14.2. Grupos de Procedimientos, Actividades e Hitos del Proceso de Revisión de la Gestión
de la Configuración del Proyecto Mínima, Una Semanal.
EDT Nombre
Revisión de la Gestión de la Configuración del
1
Proyecto
1.1 Revisión 1
1.1.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.1.1.1 Desarrollar el Reporte del Avance del Cronograma
1.1.1.2 Desarrollar el Reporte General de los Costos
Desarrollar el Reporte de Estado General de los
1.1.1.3
Recursos
Desarrollar el Reporte de Implementación del Plan
1.1.1.4
de Riesgos
1.1.1.5 Desarrollar el Reporte de Control de Calidad
1.1.1.6 Desarrollar el Reporte de Informe de Hitos
Desarrollar el Reporte General de Avance del
1.1.1.7
Proyecto
1.1.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto
1.1.2 Reunión con el Patrocinador
1.1.2.1 Exponer el Reporte General de Avance del Proyecto
1.1.2.2 Realizar la gestión de solicitudes cambio
1.1.2.3 Realizar el Acta de Reunión Mínima 1 Semanal
1.1.2.4 Acta de Reunión Mínimo 1 Semanal
1.1.3 Control de Cambios
1.1.3.1 Programar la ejecución del cambio
1.1.3.2 Gestionar el Control del Cambio
1.1.3.3 Realizar la documentación del Proceso
1.1.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios
207
Fuente. Elaborado por los autores
Por otra parte se desarrolla la EDT completa, con los Grupos de Procedimientos,
Actividades e Hitos a desarrollar como mínimo una vez a la semana. Estos procedimientos
están articulados con el Cronograma del Proyecto, “Elaboración del Documento de
Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, en razón a que en
las reuniones mínimas establecidas con el patrocinador del proyecto, inician con la
Exposición del Reporte General de Avance del Proyecto, y finalizan con la aprobación
del resultado del Proceso de Gestión de solicitudes de Cambio (si da a lugar), mediante
Acta de Reunión. Es importante aclarar, que todo el Proceso de Revisión de la Gestión de
la Configuración del Proyecto Semanal, solo finaliza una vez que se cuenta con la
Documentación del Proceso de Gestión de Cambios. A continuación en la Tabla 3, se
expone la EDT con los Grupos de Procedimientos e Hitos totales contemplados.
Tabla 14.3. Grupos de Procedimientos e Hitos totales contemplados.
EDT Nombre
Revisión de la Gestión de la Configuración del
1
Proyecto
1.1 Revisión 1
1.1.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.1.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 1
1.1.2 Reunión con el Patrocinador
1.1.2.4 Acta 1 de Reunión Mínima Semanal
1.1.3 Control de Cambios
1.1.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 1
1.2 Revisión 2
1.2.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.2.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 2
1.2.2 Reunión con el Patrocinador
1.2.2.4 Acta 2 de Reunión Mínima Semanal
1.2.3 Control de Cambios
1.2.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 2
1.3 Revisión 3
1.3.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.3.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 3
1.3.2 Reunión con el Patrocinador
208
1.3.2.4 Acta 3 de Reunión Mínima Semanal
1.3.3 Control de Cambios
1.3.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 3
1.4 Revisión 4
1.4.1 Estado General de Avance de Proyecto
EDT Nombre
1.4.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 4
1.4.2 Reunión con el Patrocinador
1.4.2.4 Acta de Reunión 4 Mínima Semanal
1.4.3 Control de Cambios
1.4.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 4
1.5 Revisión 5
1.5.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.5.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 5
1.5.2 Reunión con el Patrocinador
1.5.2.4 Acta 5 de Reunión Mínima Semanal
1.5.3 Control de Cambios
1.5.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 5
1.6 Revisión 6
1.6.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.6.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 6
1.6.2 Reunión con el Patrocinador
1.6.2.4 Acta 6 de Reunión Mínima Semanal
1.6.3 Control de Cambios
1.6.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 6
1.7 Revisión 7
1.7.1 Estado General de Avance de Proyecto
1.7.1.8 Reporte General de Avance del Proyecto 7
1.7.2 Reunión con el Patrocinador
1.7.2.4 Acta 7 de Reunión Mínima Semanal
1.7.3 Control de Cambios
1.7.3.4 Documentación del Proceso de Gestión de Cambios 7
14.1.3. Comunicaciones
A continuación se determinan las Interfaces de Comunicación, tanto Humanas como de Sistemas,
concernientes a los procedimientos llevados a cabo en la Gestión de la Configuración del
Proyecto (PCM), Proyecto de “Elaboración del Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”.
209
14.1.4. Interfaces Humanas de Comunicación.
Interfaces Humanas de Comunicación Interna Formal: Para este proceso, se define solamente un
punto de entrada y de salida de la información para el equipo de proyecto. Este punto de referencia
está bajo la responsabilidad del Gerente del Proyecto, y se fundamenta en el uso de los correos
electrónicos que pertenecen a los integrantes del equipo de proyecto, con el dominio; @ean.edu.co.
En cuanto a las reuniones, estas son citadas con tres días de antelación a la realización de la misma,
por medio del correo electrónico anteriormente definido. Este esquema de comunicación se realiza
de manera formal verbal y escrita. Para este propósito, en todas las reuniones realizadas, se
diligencia la respectiva acta de la reunión, que contiene principalmente los temas tratados, las
decisiones tomadas y las tareas o compromisos adquiridos, indicando el respectivo responsable,
del equipo de proyecto.
Interfaces Humanas de Comunicación Interna Informal: Cada vez que sea necesario los miembros
del Equipo de Proyecto, pueden comunicarse la información que sea pertinente para el desarrollo
de soluciones, en relación a los requerimientos de la Gestión de la Configuración del Proyecto
(PCM). Y los resultados de dicha interacción deben ser comunicados y documentados por el
Gerente del Proyecto.
Interfaces Humanas de Comunicación Externa Formal: Este punto de referencia está bajo la
responsabilidad del Gerente del Proyecto, quién es la persona responsable de establecer las
comunicaciones formales entre el Patrocinador y el Equipo del Proyecto. De esta manera, se
establece una comunicación horizontal entre el Patrocinador y el Gerente de Proyecto, al igual que
la transmisión de la información pertinente a la Gestión de la Configuración del Proyecto
(PCM), entre el Gerente de Proyecto y los miembros del equipo consultor. Este esquema de
comunicación se realiza de manera formal verbal y escrita. Para cada reunión entre el Gerente de
Proyecto y el Patrocinador, se determina el levantamiento del Acta de Reunión, que entre otros
debe incluir las Solicitudes de Cambio Aprobadas, a ser comunicadas y tramitadas por el Equipo
de Proyecto.
210
14.1.5 Interfaces de Sistemas de Comunicación.
Se definen mediante los artefactos, desarrollados con el propósito de intercambiar datos,
concernientes a la Gestión de la Configuración del Proyecto (PCM).
211
Tabla 14.4. Carácter de las Interfaces de los Sistemas de Comunicación y periodicidad con la que se emiten las comunicaciones.
Mensaje Emisor Medio Receptor Respuesta Periodicidad
Revisión de la Gestión de la
Configuración del Proyecto
Estado General de Avance
de Proyecto
Reporte del Avance del HernánCorreo electrónico - Verbal reunión
Gerente de Proyecto Semanal
Cronograma González Archivo PDF seguimiento
Correo electrónico - Verbal reunión
Reporte General de los Costos Johnary Rico Gerente de Proyecto Semanal
Archivo PDF seguimiento
Reporte de Estado General de Liney Correo electrónico - Verbal reunión
Gerente de Proyecto Semanal
los Recursos Benavides Archivo PDF seguimiento
Reporte de Implementación Carlos Correo electrónico - Verbal reunión
Gerente de Proyecto Semanal
del Plan de Riesgos Ortega Archivo PDF seguimiento
Juan Carlos Correo electrónico - Verbal reunión
Reporte de Control de Calidad Gerente de Proyecto Semanal
Acosta Archivo PDF seguimiento
Hernán Correo electrónico - Verbal reunión
Reporte de Informe de Hitos Gerente de Proyecto Semanal
González Archivo PDF seguimiento
Reporte General de Avance
Gerente de Reunión presencial - Verbal reunión Según
del Proyecto (a Equipo de Equipo de proyecto
Proyecto Acta reunión seguimiento cronograma
Proyecto)
Reporte General de Avance Gerente de Reunión presencial - Patrocinador de Verbal reunión Según
del Proyecto (a Patrocinador) Proyecto Acta reunión Proyecto seguimiento cronograma
Informe con la programación
Gerente de Correo electrónico -
de la Ejecución de los Equipo de proyecto Oficial escrita Semanal
Proyecto Archivo PDF
Cambios.
Informe de Gestión del Gerente de Correo electrónico - Patrocinador de
Oficial escrita Semanal
Control de Cambios. Proyecto Archivo PDF Proyecto
212
14.1.6. Entrenamiento
Con el propósito de definir un adecuado plan para la Gestión de la Configuración del Proyecto
(PCM), Proyecto de “Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción del
Proyecto de Vivienda Belmira”, los integrantes del equipo de proyecto, han recibido formación
post-gradual específica en el tema de la Gestión de la Configuración de Proyectos, en la asignatura
Seminario de Aplicación de la Maestría en Gestión de Proyectos (UQAC-EAN), Cohorte 9A. Por
otra parte, para el desarrollo de la documentación de la Gestión de la Configuración del Proyecto,
se tiene como base teórico práctica, “El Estándar de la Práctica para la Gestión de la
Configuración del Proyecto”, emitido por el PMI.
213
Profesional con
Profesional en la
Profesional en la conocimiento en
programación,
Competencias de Conocimiento del Modelo programación, estándares y
seguimiento y
las Disciplinas del PMI, y estándar de seguimiento y gestión de la
control de los
Involucradas configuración. control del tiempo calidad de
costos del
del proyecto. proyectos bajo
proyecto.
parámetros PMI.
Aseguramiento de las
Gestión de la Desarrollo de Reportes Desarrollo de Reportes de
comunicaciones en la Gestión
Configuración del de Estado General de los Implementación del Plan de
de la Configuración del
Proyecto CM Recursos. Riesgos.
Proyecto.
Asignación de los
Liney Benavides Luis Alfonso Angulo Carlos Ortega
Recursos
214
14.2 CONFIGURACIÓN DE LA INTEGRACIÓN
14.2.2 Estructura
Formato de Información: La información se maneja mediante formatos electrónicos y físicos. Para
los formatos electrónicos se utilizan los programas, Word, Excel, y MS Project.
Acceso rápido: La información se almacena en una estructura específica, con el propósito que su
acceso sea fácil y eficiente.
215
Disponibilidad: Se maneja el depósito de la información, en el computador del gerente de proyecto
y del consultor de comunicaciones, queda disponible para consulta del equipo de proyecto en
Dropbox, bajo la misma taxonomía utilizada en toda la documentación del proyecto.
Seguridad del acceso: Solo los miembros del equipo tienen acceso a la carpeta compartida en
Dropbox.
Recuperación de la información: Cada 8 días se hace una copia de seguridad de los repositorios de
información, además que se conserva la información en los servidores de correo electrónico que
pertenecen a la universidad, a los cuales no se les hace copia de seguridad. Se asigna una persona
responsable de la sincronización de los documentos al Dropbox.
Retención de la información: Se utiliza la última versión desde su fuente original, para
posteriormente replicarla en los equipos necesarios.
Para el manejo de todos, se tiene un número de versión y fecha de modificación. Las
modificaciones generan una nueva versión, por lo cual, siempre se puede consultar el histórico de
la información.
Para el control de revisiones de documentos, se cuenta con un artefacto que se encarga de revisar
y controlar los documentos. Solo el gerente de proyecto se encarga de solicitar y compilar
información.
216
PROY_BELMIRA.A.7 Definir el alcance del proyecto
PROY_BELMIRA.A.8 Crear la EDT
PROY_BELMIRA.A.9 Validar el alcance
PROY_BELMIRA.A.10 Elaborar documento del alcance del proyecto
PROY_BELMIRA.A.11 Revisar el documento de Alcance
PROY_BELMIRA.A.12 Revisar documento alcance cliente
PROY_BELMIRA.A.13 Ajustar el documento de Alcance
PROY_BELMIRA.A.14 Aprobar el documento de Alcance
PROY_BELMIRA.A.15 Plan Subsidiario Alcance
PROY_BELMIRA.B Gestión del Tiempo
PROY_BELMIRA.B.1 Definir las actividades
PROY_BELMIRA.B.2 Secuenciar las actividades
PROY_BELMIRA.B.3 Estimar los recursos de las actividades
PROY_BELMIRA.B.4 Estimar la duración de las actividades
PROY_BELMIRA.B.5 Elaborar el cronograma del proyecto
PROY_BELMIRA.B.6 Elaborar el documento Gestión del Tiempo
PROY_BELMIRA.B.7 Revisar el documento Gestión del Tiempo
PROY_BELMIRA.B.8 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.B.9 Ajustar el documento Gestión del Tiempo
PROY_BELMIRA.B.10 Aprobar el documento Gestión del Tiempo
PROY_BELMIRA.B.11 Plan Subsidiario Tiempo
PROY_BELMIRA.C Gestión de los Costos
PROY_BELMIRA.C.1 Estimar los costos
PROY_BELMIRA.C.2 Determinar el presupuesto
PROY_BELMIRA.C.3 Determinar el flujo de caja
PROY_BELMIRA.C.4 Elaborar documento de gestión de costos
PROY_BELMIRA.C.5 Revisar el documento Gestión de Costos
PROY_BELMIRA.C.6 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.C.7 Ajustar el documento Gestión de Costos
217
PROY_BELMIRA.C.8 Aprobar el documento Gestión de Costos
PROY_BELMIRA.C.9 Plan Subsidiario Costos
PROY_BELMIRA.D Gestión de la Calidad
PROY_BELMIRA.D.1 Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto
PROY_BELMIRA.D.2 Definir el control de calidad del proyecto
PROY_BELMIRA.D.3 Definir el aseguramiento de la calidad del producto
PROY_BELMIRA.D.4 Definir el control de calidad del producto
PROY_BELMIRA.D.5 Elaborar documento de la gestión de la calidad del proyecto
PROY_BELMIRA.D.6 Revisar el documento Gestión de la Calidad
PROY_BELMIRA.D.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.D.8 Ajustar el documento Gestión de la Calidad
PROY_BELMIRA.D.9 Aprobar el documento Gestión de la Calidad
PROY_BELMIRA.D.10 Plan Subsidiario Calidad
PROY_BELMIRA.E Gestión de Recurso Humano
PROY_BELMIRA.E.1 Definir el equipo del proyecto
PROY_BELMIRA.E.2 Presentar Estructura organizacional del cliente
PROY_BELMIRA.E.3 Establecer roles, perfiles, funciones, competencias, habilidades
PROY_BELMIRA.E.4 Desarrollar políticas de rrhh
PROY_BELMIRA.E.5 Elaborar documento de gestion de recursos humanos del proyecto
PROY_BELMIRA.E.6 Revisar el documento Gestión de Recursos Humanos
PROY_BELMIRA.E.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.E.8 Ajustar el documento Gestión de Recursos Humanos
PROY_BELMIRA.E.9 Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos
PROY_BELMIRA.E.10 Plan Subsidiario Recursos Humanos
PROY_BELMIRA.F Gestión de las Comunicaciones
PROY_BELMIRA.F.1 Definir Documentos
PROY_BELMIRA.F.2 Definir Formatos
PROY_BELMIRA.F.3 Definir reportes e informes
PROY_BELMIRA.F.4 Establecer canales de comunicación
218
Elaborar documento de gestión de las comunicaciones del
PROY_BELMIRA.F.5 proyecto
PROY_BELMIRA.F.6 Revisar el documento gestión de Comunicaciones
PROY_BELMIRA.F.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.F.8 Ajustar el documento Gestión de Comunicaciones
PROY_BELMIRA.F.9 Aprobar el documento Gestión de Comunicaciones
PROY_BELMIRA.F.10 Plan Subsidiario Comunicaciones
PROY_BELMIRA.G Gestión de Riesgos
PROY_BELMIRA.G.1 Identificar Riesgos
PROY_BELMIRA.G.2 Realizar análisis cualitativo de riesgos
PROY_BELMIRA.G.3 Realizar análisis cuantitativo de riesgos
PROY_BELMIRA.G.4 Planificar respuesta de riesgos
PROY_BELMIRA.G.5 Elaborar documento de gestión de los riesgos del proyecto
PROY_BELMIRA.G.6 Revisar el documento Gestión de Riesgos
PROY_BELMIRA.G.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.G.8 Ajustar el documento Gestión de Riesgos
PROY_BELMIRA.G.9 Aprobar el documento Gestión de Riesgos
PROY_BELMIRA.G.10 Plan Subsidiario de Riesgos
PROY_BELMIRA.H Gestión de las Adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.1 Establecer el proceso de adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.2 Elaborar proceso de evaluación de proveedores
PROY_BELMIRA.H.3 Estabalecer las políticas de compras
PROY_BELMIRA.H.4 Establecer el plan de compras
PROY_BELMIRA.H.5 Elaborar documento de la gestión de las adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.6 Revisar el documento Gestión de Adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.H.8 Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.9 Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones
PROY_BELMIRA.H.10 Plan Subsidiario Adquisiciones
219
PROY_BELMIRA.I Gestión de los interesados
PROY_BELMIRA.I.1 Identificar a los interesados
PROY_BELMIRA.I.2 Realizar matriz de influencia
PROY_BELMIRA.I.3 Realizar matriz de poder
PROY_BELMIRA.I.4 Realizar matriz de evaluación y participación
PROY_BELMIRA.I.5 Elaborar documento de gestión de los interesados
PROY_BELMIRA.I.6 Revisar el documento Gestión de Interesados
PROY_BELMIRA.I.7 Revisión documento cliente
PROY_BELMIRA.I.8 Ajustar el documento Gestión de Interesados
PROY_BELMIRA.I.9 Aprobar el documento Gestión de Interesados
PROY_BELMIRA.I.10 Plan Subsidiario Interesados
PROY_BELMIRA.J Entrega Documento Final
PROY_BELMIRA.J.1 Entregar Documento
PROY_BELMIRA.J.2 Socialización del Documento Final
PROY_BELMIRA.J.3 Cierre
Fuente. Elaborado por los autores
220
CONSECUTIVO: De dos (2) dígitos
DD: Día de la elaboración del documento.
MM: Mes de la elaboración del documento.
AA: Año de la elaboración del documento.
221
14.3. GESTION DEL CAMBIO DE LA CONFIGURACION DEL PROYECTO
Estas solicitudes afectan o impactan, en algún grado la ejecución del proyecto, por esta razón
deben ser analizadas cuidadosamente por el Gerente del Proyecto, su Equipo de Trabajo y las
Áreas involucradas, con el fin de tomar las decisiones referentes a su aprobación, rechazo o
postergación de las mismas y determinar las acciones a seguir.
Uno de los beneficios de este proceso es tener documentado las solicitudes de cambio y las
decisiones tomadas al respecto de cada solicitud y no realizar ningún tipo de cambio al proyecto,
hasta que no sean analizados los impactos y la mejor manera de implementarlos. Lo
anteriormente descrito permite la disminución de riesgos negativos en la ejecución del proyecto.
1. La solicitud de cambios únicamente puede ser realizada por el personal autorizado para este
propósito, el cual debe ser definido por el cliente e informar de manera oficial al Gerente del
Proyecto.
222
5. Si la solicitud se encuentra debidamente presentada, se realizará el respectivo análisis de
impacto, por parte del Gerente del Proyecto, miembros de su equipo y áreas involucradas.
6. El resultado del análisis realizado y la decisión tomada será informada al clientes con las
respectivas condiciones.
223
Figura 14.1 Diagrama de flujo
Inicio
Aprobación
de la
solicitud
Aceptación
de las
condiciones
por el cliente
224
Tabla 14.1 Formato Solicitud de Cambio FM-SC-01
Referencia :
Solicitante :
Situación actual :
Consecuencias de no
realizar el cambio :
225
Aprobado Rechazado Postergado
Actuaciones a
realizar:
226
Tabla 14.2 Formato registro del cambio FM-RC-01
FM-RC-01
Registro de Cambios del Proyecto BELMIRA
227
14.4. PARÁMETROS E INFORMES DE LA CONTABILIDAD DEL ESTADO DE LA
CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO
14.4.1. Introducción
En este capítulo, se describe el mantenimiento y la presentación de la información referente a los
elementos de la administración de la configuración y las acciones relacionadas, con los cambios
solicitados. De igual manara la utilización de herramientas y métodos utilizados para gestionar
ciertos componentes durante el ciclo de vida del proyecto.
Los medios anteriormente definidos cumplen, con los factores que influyen en la selección de
tecnología a utilizar, como son la urgencia o necesidad de la información, la disponibilidad de la
tecnología a utilizar, la facilidad de uso de la tecnología a implementar, el entorno donde se
desarrolla el proyecto y la sensibilidad y confidencialidad de la información.
228
Repositorio de información, creado en Dropbox y en los equipos de cómputo, presentan el siguiente
esquema de jerarquía:
Figura 14.1 Esquema de jerarquía
229
Tabla 14.1 Correos de los consultores
Maria Fernanda Farias Picón Gerente Proyecto mfariasp6239@ean.edu.co
Juan Carlos Acosta Moreno Consultor jacostam9700@ean.edu.co
Luis Alfonso Angulo Bulla Consultor langulob2702@ean.edu.co
Liney Benavides Medina Consultor lbenavid3951@ean.edu.co
Hernán González Urrego Consultor hgonzale3342@ean.edu.co
Carlos Alberto Ortega Parra Consultor caortegap@ean.edu.co
Johnary Rico Rincón Consultor jricorin4165@ean.edu.co
Fuente. Elaborado por los consultores
La línea base es generada por el Gerente del Proyecto, una vez definidas y aprobadas todas las
actividades a realizar en el desarrollo del proyecto, su respectiva duración y secuencia de ejecución,
los recursos requeridos para dar cumplimiento a la realización de estas actividades y los costos
relacionados con dicha ejecución.
230
d. Estado de la Calidad del Proyecto
f. Novedades de Personal
Cada uno de estos reportes permiten medir diferentes componentes del proyecto, en escalas de
Se anexan a este documento algunos de los reportes de ejecución del proyecto, descritos en este
capítulo.
231
Periodicida
Mensaje Emisor Medio Receptor Respuesta d
Estado de ejecución o
avance del Proyecto
Correo
Informe Resumen del Hernán electrónico Gerente de Oficial
Semanal
proyecto González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Correo
Hernán electrónico Gerente de Oficial
Reporte Tareas Críticas Semanal
González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Correo
Informe Seguimiento a Hernán electrónico Gerente de Oficial
Semanal
Hitos González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Asignación de recursos del
Proyecto
Correo
Hernán electrónico Gerente de Oficial
Reporte Tareas y Recursos Semanal
González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Correo
Hernán electrónico Gerente de Oficial
Informe Tareas Pendientes Semanal
González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Correo
Reporte de Recursos Sobre Hernán electrónico Gerente de Oficial
Semanal
asignados González - Archivo Proyecto escrita
PDF
Estado Financiero del
Proyecto
Correo
Johnary electrónico Gerente de
Reporte Flujo de Caja N.A. Mensual
Rico - Archivo Proyecto
PDF
Correo
Johnary electrónico Gerente de
Reporte Presupuesto N.A. Mensual
Rico - Archivo Proyecto
PDF
Johnary Correo Gerente de
Reporte Valor Acumulado N.A. Quincenal
Rico electrónico Proyecto
232
- Archivo
PDF
Correo Verbal
Reporte Presupuesto Johnary electrónico Gerente de reunión
Quincenal
Excedido Rico - Archivo Proyecto seguimient
PDF o
Correo Verbal
Reporte Tareas con Johnary electrónico Gerente de reunión
Quincenal
Presupuesto Excedido Rico - Archivo Proyecto seguimient
PDF o
Estado de la Calidad del
Proyecto
Correo Verbal
Juan
electrónico Gerente de reunión
Informes de calidad Carlos Quincenal
- Archivo Proyecto seguimient
Acosta
PDF o
Correo Verbal
Juan
electrónico Gerente de reunión
Informes de auditoria Carlos Mensual
- Archivo Proyecto seguimient
Acosta
PDF o
Estado de Riesgos del
Proyecto
Correo
Carlos electrónico Gerente de Oficial
Informe Análisis de riesgos Semanal
Ortega - Archivo Proyecto escrita
PDF
Correo
Informe estado Control de Carlos electrónico Gerente de Oficial
Semanal
Cambios Ortega - Archivo Proyecto escrita
PDF
Novedades de Personal
Correo
Informe Novedades de Liney electrónico Gerente de
N.A. Quincenal
Personal Benavides - Archivo Proyecto
PDF
Gestión
Reunión Verbal
Gerente
Informe Estado actual del presencial - Equipo de reunión
del Semanal
proyecto Acta proyecto seguimient
Proyecto
reunión o
233
14.4.3. Métricas
Se definen herramientas de comunicación para el Gerente de Proyecto, con el fin de evaluar
el control del proyecto y tomar las decisiones correspondientes. Estas herramientas permiten
conocer o medir escalas de tiempo, compromisos, avances del proyecto, costos incurridos,
esfuerzos realizados y programados, análisis y toma de decisiones.
reposar la información de los participantes, fecha, hora y lugar donde se realizó la reunión.
234
El acta contiene principalmente los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas o
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Firman:
Nombre Cargo Firma
235
Tabla 14.2 Programación de reuniones
Hora
Tipo de Reunión Día Fecha Lugar
Prevista
Firma Acta de Inicio Viernes 14 de diciembre de 2014 10:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 18 de diciembre de 2014 18:00 EAN
proyecto
Miércole
Entrega parcial 24 de diciembre de 2014 09:00 Oficina del cliente
s
Entrega parcial Jueves 26 de diciembre de 2014 09:00 Oficina del cliente
Entrega parcial Jueves 2 de enero de 2015 09:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 8 de enero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Seguimiento de
Jueves 15 de enero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Entrega parcial Jueves 22 de enero de 2015 09:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 22 de enero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Entrega parcial Viernes 30 de enero de 2015 09:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 29 de enero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Entrega parcial Jueves 5 de febrero de 2015 09:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 5 de febrero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Seguimiento de
Jueves 12 de febrero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Entrega parcial Lunes 16 de febrero 09:00 Oficina del cliente
Seguimiento de
Jueves 19 de febrero de 2015 18:00 EAN
proyecto
Fuente. Elaborado por los consultores
utilizar para este proceso, estas fueron ya descritas en el capítulo anterior de este documento.
236
Para el control del estado de los documentos se utiliza el formato FM-ED-01 hoja de estado
del documento, el cual se presenta a continuación:
Figura 14.4 Formato Estado documento
FM-ED-01
Hoja de estado del documento
PROYECTO BELMIRA
Pág. 237 de n
Referencia :
Título :
Página(s)
Edición Revisión Fecha Razón del cambio
Afectada(s)
237
14.4.4. Análisis
Los informes definidos contienen representaciones gráficas de datos, que normalmente son
datos numéricos, permitiendo de fácil manera conocer y entender el comportamiento de los
componentes reportados en dichos informes. Lo anterior facilita el análisis y generación de
opciones para la toma de decisiones.
14.5.1. Verificación
Esta verificación permite asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. La verificación
se establece sobre el análisis de los entregables, el cumplimiento de entrega, y la verificación
de cumplimiento con los parámetros establecidos inicialmente para el desarrollo del
proyecto.
238
14.5.2. Auditoria
Se establece la auditoria no como un mecanismo de verificación y seguimiento del proyecto,
sino la verificación que los ítems de configuración se estén realizando en forma adecuada, de
acuerdo a la planificación presentada.
14.5.3.1 Planificación: Para el proyecto Belmira, se busca armonizar las auditorias con los
ítems de configuración, con el fin que el plan de la gestión de la configuración sea ejecutado
según lo establecido.
Tabla 14.1 Reuniones
Hora
Tipo de Reunión Día Fecha Lugar
Prevista
14 de diciembre de Oficina del
Firma Acta de Inicio Viernes 10:00
2014 cliente
Seguimiento de 18 de diciembre de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2014
24 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Miércoles 09:00
2014 cliente
26 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Jueves 09:00
2014 cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 2 de enero de 2014 09:00
cliente
Seguimiento de
Jueves 8 de enero de 2014 18:00 EAN
proyecto
Seguimiento de 15 de enero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
22 de enero de Oficina del
Entrega parcial Jueves 09:00
2015 cliente
Seguimiento de 22 de enero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
30 de enero de Oficina del
Entrega parcial Viernes 09:00
2015 cliente
Seguimiento de 29 de enero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
5 de febrero de Oficina del
Entrega parcial Jueves 09:00
2015 cliente
Seguimiento de 5 de febrero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
Seguimiento de 12 de febrero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
239
Oficina del
Entrega parcial Lunes 16 de febrero 09:00
cliente
Seguimiento de 19 de febrero de
Jueves 18:00 EAN
proyecto 2015
Fuente. Elaborado por los consultores
14.5.3.2 Ejecución: Durante las reuniones de seguimiento del proyecto, se establecen
parámetros a verificar los tiempos, recursos y estructura del plan para la gestión de la
configuración del proyecto (CM)
240
15 DESARROLLO DE LAS COMPETENCIAS DEL GERENTE DEL PROYECTO
15.1INICIACION DE UN PROYECTO
15.1.1 proyecto alineado con los objetivos de la organización y las necesidades del cliente
a) Entiende la alineación del proyecto
241
Dentro del Acta de constitución se estableció el producto a entregar determinado que se
entrega un documento con las siguientes características
Se utiliza la metodología del PMBOK para la gestión del proyecto, aplicando el conocimiento
adquirido, por el equipo de consultores en la Maestría de Gestión de proyectos, desarrollando
los 46 procesos los cuales se evidencia en el documento final de la “Elaboración del
Documento de Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”
Se establece dentro del Acta de constitución el alcance del proyecto, siendo este: Elaboración
de documento de planificación para el proyecto Belmira de FARIAS SAS Arquitectos, en
dos meses con inversión de 50.274.000.
Se documenta dentro del plan subsidiario de gestión de interesados las necesidades de estos,
al realizar reunión el viernes 5 de diciembre con la Gerente de Proyecto María Fernanda
242
Farías, funcionaria de FARIAS S.A.S Arquitectos, en el cual se identificó y definió roles y
necesidades de los interesados del proyecto y se realizo documento.
Dentro del acta de constitución se establecen las suposiciones y restricciones del proyecto.
Restricciones
Supuestos
Existe total claridad entre el producto a realizar por la consultoría y lo esperado por
el cliente.
El Cliente entrega las especificaciones y requerimientos a tiempo al Gerente del
Proyecto.
El Cliente entrega la información solicitada por el Gerente de Proyecto en el tiempo
requerido o solicitado
El cliente realiza la aprobación de los documentos o entregables parciales en los
tiempos estipulados en el cronograma.
El equipo de trabajo tiene el conocimiento para elaborar el documento.
Existe una buena relación y comunicación entre el Gerente de Proyecto y el Cliente.
Los consultores se encuentran totalmente comprometidos con los compromisos
adquiridos en el desarrollo del proyecto.
243
Dentro del plan subsidiario de riesgos, se identifican cuantifican y cualifican los riesgos, lo
cual está documentado en la tabla presentada a continuación que se encuentra contenida en
el documento.
244
Clasificac
N Impac Severi
Riesgo Control a ión del
º to dad
Probabilidad establecer Control Plan o acción a seguir
1.1 Riesgo Interno
1.1.1 Riesgo Local
No contar con el personal Conseguir nuevo
Me
1 cualificado para desarrollar las Baja 1 3 Baja 3 Ocasional Correctivo personal que cumpla
Equipo dio
labores con el perfil solicitado
de obra
Crear nuevas políticas
y
Desmotivación en los miembros que generen
construc 2 Baja 1 Alto 5 Baja 5 Permanente Preventivo
del equipo motivación a los
ción del
miembros del equipo
proyecto
Conseguir nuevo
Belmira
Comportamiento por fuera de los personal que cumpla
y 3 Baja 1 Alto 5 Baja 5 Permanente Correctivo
estándares éticos esperados con el comportamiento
personal
deseado
interno
Elaborar estrategias
de la
que generen
organiza Me Med
4 Alta rotación del personal Media 3 3 9 Ocasional Preventivo motivación y sentido
ción dio ia
de pertenencia dentro
del equipo
245
15.1.4. Identifica interesados y sus necesidades son entendidas
Dentro del plan subsidiario se identificaron los interesados del proyecto dando como
resultado en la Figura. Ecosistema de interesados del Equipo de proyecto del documento.
b) Lleva a cabo análisis de los interesados para ganar y determinar las necesidades para
el proyecto
Se establece en el plan subsidiario del proyecto bajo Análisis de interesados sus necesidades
en la Tabla DE Análisis de interesados del Equipo de Proyecto del documento.
246
Se realiza plan subsidiario de comunicaciones, con el fin de identificar las necesidades y el
manejo de comunicaciones, así mismo se estable el cronograma de reuniones para mantener
al cliente e interesados con la información necesaria.
Hora
Tipo de Reunión Día Fecha Lugar
Prevista
14 de diciembre de Oficina del
Firma Acta de Inicio Viernes 10:00
2014 cliente
24 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Miércoles 09:00
2014 cliente
26 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Jueves 09:00
2014 cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 2 de enero de 2014 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 22 de enero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Viernes 30 de enero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 5 de febrero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Lunes 16 de febrero 09:00
cliente
247
de los proyectos de construcción y así la empresa cumplir con sus objetivos de rendimientos
y alta calidad.
249
b) Obtiene acuerdos para el alcance definido por la WBS
La información relacionada con los Interesados del Equipo de proyecto, se encuentra en el
Acta de Constitución, en la sección de interesados.
Los interesados son:
Grupo de inversionistas y participantes de la junta directiva Diego Jiménez y Jairo
Acosta.
Equipo consultor
Consultor de definición y planeación de Construcción
Consultor de Dirección de Costos
Consultor en Comunicaciones
Consultor en Adquisiciones y riesgos
Consultor en aseguramiento de calidad de Proyectos
Consultor en Recursos humanos y manejo de interesados
Red de Gobierno
Curaduría
ICONTEC
Otros Interesados
Estudiantes de Maestría en Gestión de Proyectos Cohorte 9ª
Docente de Seminario de Aplicación - Alvaro Rodríguez
c) Implementa la gestión del alcance
El Sistema de Gestión de la Información a interesados del Equipo de Proyecto, se encuentra
consignada en el documento de Gestión de los Interesados del Proyecto, específicamente en
el proceso de Controlar la participación de los interesados.
El Plan de gestión del alcance, se encuentra en el documento del Alcance del Proyecto.
250
Diccionario de actividades
En el documento de la Gestión del Tiempo del Proyecto, en cuanto al Plan de Gestión del
Cronograma, se detalla el Diccionario de actividades definidas en la EDT.
b) Estima tiempos para la terminación de cada actividad
Documentación de los procesos usados para determinar el cronograma de la duración de
tareas.
En el documento de Gestión del Tiempo del Proyecto, se especifica en el Plan de Gestión del
Cronograma, un Plan de Trabajo detallado, donde figuran los tiempos establecidos para la
finalización de cada actividad de la gestión del Equipo de Proyecto.
c) Identifica dependencias internas y externas
Cronograma del proyecto con los datos del modelo de cronograma.
En el documento de Gestión del Tiempo del Proyecto, se detalla el Plan de Gestión del
Cronograma, donde básicamente se especifica el Cronograma de actividades asociadas al
Equipo de Proyecto.
d) Cronogramas de actividades del proyecto, contra los recursos comprometidos
251
Cronograma del proyecto con los datos del modelo de cronograma.
En el documento de Gestión del Tiempo del Proyecto, específicamente en el Plan de Gestión
del Cronograma, se puede revisar ampliamente las actividades del proyecto, a través del
Cronograma de actividades planeadas.
e) Obtener acuerdos para el cronograma del proyecto
Aprobación documentada del patrocinador de la programación del proyecto.
En el Acta de Constitución, se especifica el Resumen de los Hitos del Proyecto, donde se
detallan las principales actividades del equipo de proyecto.
f) Comunica la programación del proyecto a los interesados
Retroalimentación documentada de interesados
En el documento de la Gestión de los Interesados del Proyecto, se presenta un Sistema de
Gestión de la Información a interesados del Equipo de Proyecto, a través del cual es posible
recibir y consignar las opiniones de los interesados, en cuanto a reportes de tiempo y costos.
Acuerdo documentado de los interesados del proyecto.
En el documento de la Gestión de los Interesados del Proyecto, en el formato de Análisis de
interesados del Equipo de Proyecto, se identifican los interesados y se describen sus
requerimientos.
252
1.1 Gestión del Alcance 5 días $2.352.000,00
1.2 Gestión del Tiempo 21,44 días $15.239.000,00
1.3 Gestión de los Costos 11,44 días $7.399.000,00
1.4 Gestión de la Calidad 33,94 días $5.831.000,00
1.5 Gestión de Recurso Humano 5,56 días $2.793.000,00
1.6 Gestión de las Comunicaciones 6,44 días $3.479.000,00
1.7 Gestión de Riesgos 9,69 días $6.027.000,00
1.8 Gestión de las Adquisiciones 7,19 días $4.067.000,00
1.9 Gestión de los interesados 5,56 días $2.793.000,00
1.10 Entrega Documento Final 0,38 días $294.000,00
254
Plan de gestión de comunicación.
En el documento de Gestión de Comunicaciones, se evidencia el Plan de Comunicaciones,
que comprende la información requerida y definida, el emisor responsable de esta
información, especificación del medio a utilizar para su entrega, el momento en el cual se
comunica, la persona a la cual se dirige esta información, si se requiere o no respuesta o
retroalimentación y por último su periodicidad de emisión, creación o generación.
b) Selecciona las herramientas adecuadas y métodos interesados.
Plantillas para apoyar el plan.
En el documento Gestión de Comunicaciones, se halla consignado el Plan de
Comunicaciones establecido para el proyecto, contiene un total de 17 tipos de informes y
reportes, que serán generados en el desarrollo del proyecto. Los reportes e informes se
encuentran clasificados así:
Estado de ejecución o avance del Proyecto.
Asignación de recursos del Proyecto.
Estado Financiero del Proyecto.
Estado de la Calidad del Proyecto.
Estado de Riesgos del Proyecto.
Novedades de Personal.
Informes de Gestión.
Horarios actividades para hacer frente al plan de comunicación.
255
15.2.6. Proceso de gestión de la calidad establecida
a) Establece las normas de calidad que se utilizarán en el proyecto que se alinea con la
política de calidad de la organización.
La documentación de los estándares de calidad utilizada.
En el documento de Gestión de la calidad del proyecto, dentro del Plan de Gestión de Calidad
se encuentran las listas de verificación de los entregables, apoyados con un formato
denominado “Lista de Verificación de entregables”.
b) Define los procesos que se utilizan para entregar los entregables del proyecto.
Documentación de procesos de calidad de proyecto.
En el documento de Gestión de la calidad del proyecto, se indica que: Planificar la gestión
de la calidad esta soportado con un Plan de gestión de calidad, Plan de mejoras del proceso,
métricas de calidad, actualizaciones a los documentos del proyecto.
Para realizar el aseguramiento de la calidad se soporta con solicitudes de cambio,
actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del
proyecto y actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
Para controlar la calidad del proyecto se soporta con mediciones de control de calidad,
cambios validados, entregables verificados, Información de desempeño del trabajo,
solicitudes de cambio, actualización al plan de la dirección del proyecto, actualizaciones a
los documentos y activos del proyecto.
c) Establece las métricas de calidad del proyecto en cuanto a resultados, procesos y
resultados de la gestión de proyectos.
Documentación de las métricas de calidad del proyecto.
En el documento de Gestión de la calidad del proyecto:
Dentro de la planificación de la calidad, se encuentran las métricas de calidad, y en el listado
de entregables establecido en el plan de gestión de calidad, se incluye una columna en donde
se define si el entregable cumple o no con los requisitos, tanto del cliente como de la
metodología PMI. Bajo la siguiente convención:
Si: Cumple con los requisitos y es aceptado.
256
No: No cumple con los requisitos, por lo que es necesario que se realicen ajustes para su
aceptación.
d) Desarrolla un plan de gestión de la calidad del proyecto
Plan de gestión de la calidad del proyecto aprobado que incluya la línea de base de calidad.
En el Acta de constitución dentro de los límites se incluye realizar los cambios aprobados,
de acuerdo al procedimiento de control de cambios propuesto.
En el documento de Gestión de la calidad del proyecto, dentro del aseguramiento de la
calidad se encuentra la manera como se lleva a cabo el procedimiento de solicitud de cambio,
y en el control de la calidad se especifican las mediciones de control de la calidad y los
cambios validados.
257
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, dentro de la planificación de la gestión
de los riesgos, está incluida la identificación de los riesgos internos y externos al proyecto.
c) Conduce / delegados el esfuerzo de encontrar riesgos identificados.
Plan de Respuesta a los riesgos identificados.
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, se elaboró matriz de riesgo donde a
partir de la calificación de los riesgos, se define el tipo de control a establecer que está
calificado en permanente y ocasional.
d) Conduce / delegados el esfuerzo de encontrar estrategias de respuesta para cada
riesgo identificado.
Plan de Respuesta a los riesgos incluidos
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, se elaboró matriz de riesgo donde a
partir de la calificación de los riesgos, se define un plan o acción a seguir.
e) Documenta respuesta al riesgo.
Plan de respuesta de Riesgos, incluyendo propietarios de los riesgos nominados.
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, se puede evidenciar en la matriz de
riesgo los planes de acción o respuesta a los riesgos identificados.
f) Asigna responsabilidad de riesgo.
Lista de los propietarios de los riesgos.
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, se elaboró matriz de riesgo donde a
partir de la calificación de los riesgos, se identifican los actores de cada riesgo calificado.
Registro de riesgos.
En el documento de Gestión de riesgos del proyecto, se elaboró matriz de riesgo donde a
partir de la calificación de los riesgos, se identifican los actores de cada riesgo calificado y a
cada uno de ellos se les asigna un plan de acción con el propósito de mitigar y/o eliminar el
riesgo.
g) Las ganancias del acuerdo de las partes interesadas clave para el plan de respuesta a
los riesgos del proyecto.
Retroalimentación documentada de las principales partes interesadas.
En el documento de Gestión de los interesados, en la Gestión de la participación de los
interesados, se registran los incidentes que pueden ocurrir a los interesados, a través de un
Formato de registro de incidentes de interesados, donde básicamente en la tabla 2 de 2, se
258
generan los aportes o medidas, para que no se incurra en el riesgo que dio paso al suceso o
evento (incidente).
259
Costos real AC
En la gestión de la calidad se controla que la documentación cumpla con los
estándares establecidos y las métricas.
En la Gestión de las comunicaciones se controla que el plan de gestión de
comunicaciones se aplique correctamente y se empleen las herramientas tecnológicas
formales aprobadas.
En la gestión de los riesgos se mitigan, eliminan y/o previenen los riesgos, y se
analizan los potenciales riesgos para cada actividad del cronograma.
En la gestión de las adquisiciones se controla a través de la información de desempeño
de los miembros del equipo de proyecto.
En la gestión de interesados se controla a través de un sistema de solicitud de cambio
donde se especifica el análisis del desempeño del trabajo a través de informes de
tiempo y de costos, proponiéndose acciones correctivas y preventivas, y
posteriormente se efectúan las solicitudes de cambio.
260
15.2.10. Plan del proyecto aprobado
a) Comentarios activos de los procesos de organización.
Revisión y / o el uso de activos de procesos organizacionales documentados.
Influencia de la Organización y ciclo de vida del proyecto: A través de un levantamiento de
información se documentaron los siguientes procesos y procedimientos de FARIAS S.A.S
Arquitectos:
Inicio y planificación.
Ejecución, monitoreo y control.
Cierre
261
En la Gestión de la Integración, específicamente en el desarrollo del Plan para la dirección
del proyecto, se especifican las líneas de base del alcance, del tiempo, y de los costos.
f) Comunica plan aprobado a los principales interesados.
Líneas base del proyecto Documentados.
En la Gestión de la Integración, específicamente en el desarrollo del Plan para la dirección
del proyecto, se especifican las líneas de base del alcance, del tiempo, y de los costos.
g) Lleva a cabo reunión de lanzamiento.
Retroalimentación documentada de las partes interesadas.
En el Acta de Constitución, dentro de los límites del proyecto (que se hace), esta explícito
que se socializará de manera formal oral y escrita el documento final de planificación, al
Gerente de FARIAS S.A.S Arquitectos, y principales interesados.
Agenda / actas de reunión de lanzamiento.
En la Verificación y auditoria de la configuración del proyecto se encuentra en las actividades
de planificación de verificación y auditorias, la programación de reuniones, que incluye el
acta de inicio del proyecto, adicionalmente se ha creado un formato de actas, para a etapa de
ejecución del programa de reuniones.
15.3. EJECUCION DE UN PROYECTO
262
b) Cierra brechas de desempeño identificados
Dentro de la configuración del proyecto, se encuentra el control de cambios en el cual según
la actividad se previene o corrige la acción a tomar, dependiendo del desempeño, en las actas
se encuentran los reportes que indican el desempeño de cada integrante del equipo de
`proyectos.
c) Ejecuta el plan de gestión de riesgos
Se desarrolla el plan subsidiario de riesgos, en el cual se encuentra la Tabla Análisis de
riesgos, en el cual se establecen los planes a seguir según el riesgo, así mismo se realiza
seguimiento de estos en cada reunión establecida, esto se encuentra reflejado en el reporte de
cada acta.
d) Gestiona las transiciones de fase
Según el plan subsidiario de comunicaciones se establecieron reuniones con el cliente,
realizando entregas parciales, donde el patrocinador da su retroalimentación y se plasma en
las actas de seguimiento, con el fin de darlo a conocer al equipo de consultores y tomar los
correctivos necesarios.
263
Durante la ejecución del proyecto, se mantiene relación directa entre el gerente del proyecto
del equipo consultor y el cliente, durante las reuniones establecidas para entregas parciales
se realiza retroalimentación de las expectativas de los interesados y se registran en las actas.
b) Interactúa con los interesados para asegurar el apoyo para el proyecto
Según el plan subsidiario se realiza las reuniones enunciadas a continuación, con el fin de
documentar las expectativas y retroalimentación de los interesados, esto se encuentra
registrado en las actas.
Hora
Tipo de Reunión Día Fecha Lugar
Prevista
14 de diciembre de Oficina del
Firma Acta de Inicio Viernes 10:00
2014 cliente
24 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Miércoles 09:00
2014 cliente
26 de diciembre de Oficina del
Entrega parcial Jueves 09:00
2014 cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 2 de enero de 2014 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 22 de enero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Viernes 30 de enero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Jueves 5 de febrero de 2015 09:00
cliente
Oficina del
Entrega parcial Lunes 16 de febrero 09:00
cliente
264
Formalmente el equipo de proyecto fue constituido y adquirido mediante la reunión
desarrollada el día 9 de octubre de 2014, donde se establecieron de manera general las áreas
de conocimiento del PMBOK asignada a cada miembro, los medios de comunicación, y
compromisos posteriores.
b) Construye equipo del proyecto
Según el plan subsidiario de recursos humanos, se establecido según habilidades y
capacidades las actividades a realizar dentro del proyecto, lo cual se evidencia en la taba a
continuación
REQUERIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO
Propósito: Definir los criterios que permitirán la adquisición del personal del equipo de proyecto.
Consultor Consultor
de Consultor Consultor en
Consultor
Gerente definición Consultor en en Recursos
Origen del en
de y de Tecnologí asegurami humanos
Recurso Adquisici
Proyecto planeació Dirección as de la ento de y manejo
humano ones y
s n de de Costos informaci calidad de de
riesgos
Construcc ón Proyectos interesado
ión s
Interno
(Proviene de
la propia X
organizació
n)
Externo
(Fuentes X X X X X X
externas)
Ubicación del trabajo
Trabajo en
ubicación X
centralizada
Trabajo
desde lugar X X X X X X
remoto
Nivel de asistencia con el cliente FARIAS S.A.S Arquitectos
Gerentes
Funcionales/ X X X X X X X
Proyectos
265
Durante la ejecución del proceso se utiliza un cronograma de actividades, el cual se asigna
según análisis de competencias de cada uno de los integrantes del equipo, este se encuentra
dentro del plan subsidiario de recursos humanos, se realiza la asignación, como ejemplo la
tabla a asignación a continuación.
266
15.4. MONITOREO Y CONTROL DE UN PROYECTO
267
b) Identifica el impacto de los cambios en el plan del proyecto
A la fecha no existen cambios, sin embargo dentro de la configuración del proyecto se prevé
su impacto por medio del formato de solicitud de cambio, en este se identifica el impacto
señalando el cambio es de corrección, mejora o adicción.
FM-SC-01 Solicitud de Cambio Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha :
268
Cliente : Responsable: Hoja :
Fecha
Nª Fecha Fecha
Solicitante de Estado Observaciones
Cambio Propuesta Final
Inicio
269
Se realizan reportes evidenciado, el avance de las tareas y el avance de los recursos, los cuales
se encuentran adjuntos en cada acta, como se presenta en reporte a continuación.
PROYECTO BELMIRA
Firma
Fecha de ¿Cump Gerente Pend ¿Cumple Firma Gerente
Entregable Nombre
entrega le? de iente ? de proyecto
proyecto
Elaborar
documento de
gestión de 30/12/20
1.5.5 Si N/A N/A N/A
recursos 14
humanos del
proyecto
Aprobar el
documento
02/01/20
1.5.9 Gestión de Si N/A N/A N/A
15
Recursos
Humanos
270
Gerente de Proyecto Consultor
Numero 7
271
b) Reconoce cuando riesgos desconocidos ocurren
Mediante reuniones programadas, en la reunión de reporte de riesgos se analizan los nuevos
riesgos que han aparecido, y de ocurrir, las acciones a tomar. Se hace una actualización al
registro de riesgos.
c) Establece soluciones para riesgos antes desconocidos
Mediante reunión con las áreas encargadas, se hace un análisis de las mejores alternativas
para responder al riesgo antes desconocido. Dentro del formato de reporte de riesgos, se hace
la observación pertinente
d) Reconoce nuevos riesgos
En las reuniones programadas se hace el análisis de los nuevos riesgos que han aparecido, y
de haberlos, se actualiza el reporte de riesgos
d) Revisa la estrategia de respuesta de riesgos
Una vez materializado el riesgo, se hace una reunión grupal en la que el riesgo es evaluado
y se analiza si la alternativa inicial, aún sigue siendo la más pertinente para el contexto actual.
En caso de no ser la mejor opción, se analizan nuevas estrategias con el equipo de proyecto
272
d) Provee retroalimentación al equipo y a los miembros del equipo personalmente.
Durante la ejecución del proyecto, se realizó retroalimentación constante al equipo en los
grupos focales, así mismo se realizó de manera independientes con cada integrante del
equipo, de manera informal utilizando los medios establecidos en el plan subsidiario de
comunicaciones, correos electrónicos y mensajería instantánea.
273
aceptación por parte del sponsor, mediante Acta. Hasta el acta No. 7 con fecha 5 de febrero
de 2015, se habían aceptado los siguientes productos (Planes Subsidiarios):
Plan Subsidiario Alcance
Plan Subsidiario Tiempo
Plan Subsidiario Costos
Plan Subsidiario Recursos Humanos
Plan Subsidiario Comunicaciones
Plan Subsidiario Interesados
Para definir el “Alcance de los requerimientos contractuales”, cada acta está acompañada
de los respectivos reportes de seguimiento donde se “Documentan los entregables
finalizados y los que se encuentran en proceso”, entre otros, mediante el informe de hitos.
A continuación se expone el Informe de Hitos, correspondiente al acta No. 7 con fecha 5 de
febrero de 2015:
274
Por parte del sponsor, cada plan subsidiario ha sido aceptado en la medida que cumple con
los compromisos establecidos, en el acta de constitución. Por lo tanto, el recibo de cada plan
subsidiario mediante acta de entrega parcial, es evidencia de la “Documentación de la
aceptación, debido al alcance de los términos del Acta de Constitución”.
Por otra parte y debido a que el sponsor del proyecto; “Elaboración del Documento de
Planificación para la Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, es el Gerente del
Proyecto; “Construcción, Proyecto de Vivienda Belmira”, se establece que la “Transición
de los entregables a la operación”, está documentada también por la aceptación de los
mismos mediante las actas mencionadas, como “Aceptación documentada para su puesta
en operación”.
275
Con el objetivo de “Proveer retroalimentación a los miembros del equipo acerca de su
rendimiento”, se realizan reuniones, que quedan documentadas mediante acta. A
continuación se enumeran las actas de reunión del equipo de proyecto llevadas a cabo hasta
la fecha, y que se adjuntan a este documento:
Acta No. 1. Fecha: 18 de diciembre de 2014
Acta No. 2. Fecha: 8 de enero de 2015
Acta No. 3. Fecha: 15 de enero de 2015
Acta No. 4. Fecha: 22 de enero de 2015
Acta No. 5. Fecha: 29 de enero de 2015
Acta No. 6. Fecha: 5 de febrero de 2015
En cada reunión se expone a los miembros del equipo de proyecto, el reporte del rendimiento
de la ejecución de sus actividades. A continuación se hace un resumen, del reporte para la
“documentación de la retroalimentación del rendimiento de los miembros del equipo de
proyecto”, adjunto al acta No. 6, con fecha, 5 de febrero de 2015:
276
15.5.3. Análisis y dimensionamiento de las percepciones de los interesados
Durante la ejecución del proyecto; “Elaboración del Documento de Planificación para la
Construcción del Proyecto de Vivienda Belmira”, solamente se reciben las observaciones
dadas por el sponsor a través del gerente de proyecto en las reuniones establecidas para las
entregas parciales. Debido a que las mismas de ninguna manera afectan el rendimiento de las
actividades en ejecución, no se ha considerado su documentación.
277
La “Notificación formal a los interesados del cierre del proyecto”, se documenta también
en el acta No. 9 del día 17 de febrero de 2015 y está constituida por la actividad de
socialización del “Documento de Planificación para la Construcción del Proyecto de
Vivienda Belmira”, ante el sponsor y ante quién el mismo considere pertinente que esté
presente para este evento.
Mediante la realización de estas dos actividades, Entrega Final de Documento y
Socialización, y su debida documentación y evidencia en acta, se da por cerrado el proyecto;
“Elaboración del Documento de Planificación para la Construcción del Proyecto de
Vivienda Belmira”.
15.6 COMUNICANDO
Propósito: Realizar los trabajos requeridos para delimitar las competencias relativas a las
habilidades comunicativas que debe desarrollar el gerente de proyecto.
En este caso, es necesario aclarar que el gerente del proyecto hace parte de la Junta Directiva
de Farias Asociados S.A.S. y trabaja dentro de la empresa, por lo cual, hay comunicación
directa con una gran parte de los interesados.
278
Retroalimentación y Confirmación de que los
entendimiento de los mensajes fueron recibidos y
diferentes puntos de vista. entendidos.
Se han realizado todas las actividades por parte del gerente de proyecto, como consta en las
actas, y el repositorio de información.
279
Documentación de fuentes Documentos que confirman Documentos de los aportes
y análisis. la objetividad de la de los expertos en la
información (citas materia (grupos de
Retroalimentación bibliográficas) intereses, cuerpos
documentada sobre las colegiados, órganos
fuentes. Retroalimentación reguladores)
documentada sobre la
precisión de la información.
Las fuentes han sido citadas, y se han tenido en cuenta los requerimientos legales para la
construcción del proyecto.
Se han realizado todas las actividades por parte del gerente de proyecto, como consta en las
actas, y el repositorio de información. Los métodos de comunicación utilizados (reuniones,
280
correo electrónico) has funcionado satisfactoriamente con el Sponsor y los Interesados, como
consta en las actas de reunión.
15.7 LIDERAZGO
281
15.7.2construye y mantiene relaciones eficaces
282
b) Construye confianza con los interesados
El gerente de proyecto hace parte activa de FARIAS S.A.S Arquitectos, las reuniones se
ejecutan en las instalaciones en donde se ejecuta el proyecto.
c) Crea un ambiente que favorezca la apertura, el respeto y la consideración de las
partes interesada.
Se tiene contacto directo con el campeón del proyecto mediante una comunicación directa
del gerente del proyecto donde entregar información en cuanto al requerimiento del producto
de planificación, y generar recomendaciones al Equipo Consultor, sobre el avance del
producto.
283
a) Demuestra la propiedad de la rendición de cuentas, y el compromiso con el proyecto.
Para efectos de hacer seguimiento al desempeño de los miembros del equipo de proyecto,
proporcionar retroalimentación, resolver problemas, y gestionar apropiadamente los cambios
que se presenten, se elaboró la metodología para llevar a cabo la dirección del equipo de
proyecto.
b) Alinea las actividades personales y la rendición de cuentas, y el compromiso con el
proyecto.
Las reuniones son citadas con tres días de antelación a la realización de la misma, por medio
de correo electrónico.
284
c) Apoya y promueve las acciones y decisiones del equipo.
Dependiendo de la situación o tema específico a tratar, el Gerente del Proyecto realiza sus
comentarios de forma general a todo su equipo de trabajo o solamente a la persona que
considera pertinente realizar los comentarios del caso. La motivación, el respecto y el
profesionalismo, son la base del trato en el equipo de trabajo.
a) Asegura que las expectativas y responsabilidades son claras para los miembros del
equipo y entienden su importancia para el proyecto:
Se establece en el acta de inicio el alcance del proyecto, identificado allí cada uno de los
entregables que serán parte del documento final que se entregará al sponsor. Garantiza que
este documento sea conocido por el grupo del proyecto para que desde el inicio se tengan
claras las funciones y responsabilidades que tendrá cada uno de los integrantes del grupo del
proyecto.
Mediante la divulgación del cronograma a través de canales de comunicación debidamente
establecidos y hechos a conocer por el equipo se establecen las condiciones en cuanto a las
fechas de cumplimiento de los entregables por cada uno de los consultores, de acuerdo al
cronograma del proyecto.
En reuniones establecidas para el seguimiento del proyecto se hace énfasis en los puntos para
el desarrollo del proyecto que dependen de otros, recalcando el compromiso de entrega para
el correcto desarrollo del proyecto.
b) Mantiene una actitud positiva y una relación eficaz entre los miembros del equipo:
Durante el desarrollo del proyecto, se tiene una comunicación cordial a través de los canales
de comunicación establecidos, se informa a todo el equipo del proyecto cada uno de los
avances que están quedando en el repositorio de información, establecido en el plan de
286
gestión de comunicaciones, esto con el fin de que quienes dependen de diferente información
colocada allí, estén informados y puedan avanzar con las actividades que dependan de dicha
información.
En el caso que alguna de las actividades presente un riesgo de que no se vaya a entregar a
tiempo, el gerente del proyecto, establece el tipo de apoyo que se requiere para poder tener
el entregable a tiempo.
15.8.2 planea y administra para el éxito del proyecto de una manera organizada
a) Trabaja con otros para identificar claramente el alcance del proyecto, roles,
expectativas y especificación de tareas:
En las reuniones del equipo establecidas y debidamente divulgadas en el plan de gestión de
comunicaciones, se registran en actas las diferentes actividades que se van completando, las
que están próximas a entregarse y las que pueden presentar algún grado de riesgo en
cumplimiento, con el fin de establecer actividades puntuales, tiempos de entrega y
seguimientos a realizar con el fin de garantizar el correcto desarrollo del proyecto.
b) Aplica las normas de organización o de la industria y las prácticas generalmente
aceptadas para el proyecto:
287
Se establece como estándar para la elaboración del proyecto, la Guía PMI para el desarrollo
del proyecto, siendo esto del conocimiento de todo el equipo del proyecto y también del
cliente. A partir de esto se establecen en el acta de inicio el alcance, los objetivos claros, los
requerimientos, restricciones y límites del proyecto. Todo esto aplicado al modelo de negocio
del cliente.
c) Usa practicas generalmente aceptadas para la terminación satisfactoria del proyecto:
Basado en la guía PMI, y de acuerdo a lo establecido al inicio del proyecto, se establecen las
etapas del proyecto, de acuerdo a la guía PMI, dando por finalizada cada actividad que está
terminada y aceptada en el cronograma.
d) Organiza la información del proyecto, enfatizando en los niveles apropiados de
detalle:
Se establecen reuniones, en las que se realiza seguimiento y divulgación de información
adicional a la enviada a través de los canales de comunicación, y cierre de actividades a
medida que se desarrolla el proyecto, y se van cerrando actividades y/o entregables
programados
e) Insiste en el cumplimiento de los procesos, procedimientos y políticas:
Mediante el monitoreo del desarrollo del proyecto, procedimientos realizados y políticas
establecidas, garantiza que se cumple con lo establecido en la guía de apoyo para el desarrollo
del proyecto.
15.8.3 resuelve los conflictos que involucran al equipo del proyecto o a los grupos de
interés
a) Se asegura que el equipo y los interesados estén plenamente conscientes de las reglas
del equipo:
Mediante el plan de gestión del alcance, acta de constitución, RRHH, tiempo, y reunión de
inicio se dejan claros los parámetros de ejecución del proyecto donde son conocidos por todos
los integrantes del proyecto, y se discuten lo posibles cambios que se puedan dar.
b) Reconoce conflictos
Por el tiempo de desarrollo del proyecto, no aplica una encuesta para poder reconocer los
posibles conflictos que se puedan estar presentando dentro del proyecto, pero si se tienen en
cuenta y se verifican cada una de las comunicaciones que se dan a través de los canales de
288
comunicación que son compartidos a todo el equipo, tales como whats app y correos
electrónicos identificando cualquier tipo de conflicto de esta manera.
c) Resuelve conflictos
Intermedia entre las partes que presenten conflictos de tal manera que encuentre la mejor
forma de llegar a un acuerdo entre las partes, sin generar ningún tipo de discusión ni
afectación al desarrollo del proyecto ni al ambiente y buena convivencia del grupo.
a) Entiende a los interesados en el proyecto, los intereses y la influencia para el éxito del
proyecto.
Desde el inicio del proyecto, una de las principales actividades realizadas es la identificación
de los principales interesados del proyecto. Los cuales se registran en el acta de constitución
de forma global. Una vez realizado un mayor acercamiento con el cliente, se desarrollo el
plan de gestión de los interesados, donde se específica de manera detallada cada uno de ellos,
sus requerimientos, necesidades, roles dentro del proyecto y su influencia en el mismo. De
igual manera establece el plan de gestión de las comunicaciones, el cual tiene como objetivo
establecer los requerimientos de información de los interesados del proyecto, la manera de
cómo asegurar la planificación, generación, recopilación, almacenamiento, recuperación,
distribución, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones, contempla el análisis de requerimientos de
información por parte de los interesados del proyecto. Lo anterior permite aumentar la
probabilidad de éxito final del proyecto, porque evita las demoras en la entrega de la
información o la entrega de la información a un destinatario equivocado. De igual manera la
mala interpretación o comprensión de la información entregada.
b) Entiende cómo las acciones del proyecto afectan otras áreas del proyecto, otros
proyectos y el clima organizacional.
289
El Gerente de Proyecto se desempeña como Director de Proyectos de la firma FARIAS S.A.S
ARQUITECTOS., lo cual permite tener una amplia visión de de los diferentes actores y
eventos que pueden relacionarse y afectarse entre sí. Esto permite una gestión holística del
proyecto alineado con el clima organizacional del cliente.
Eventos externos relacionados incluidos en el cronograma del proyecto
Documentación necesaria del impacto del proyecto, sobre el medio ambiente de la
organización si es el caso
c) Comprende tanto la estructura formal e informal de las organizaciones.
Se establece claramente la estructura organizacional tanto de la organización, como del
proyecto. Identificando cada uno de los actores o interesados y conociendo la manera como
se comportan y comunican entre ellos, de acuerdo a las diferentes situaciones o eventos que
se presentan en el día a día de la ejecución del proyecto. Esta información se plasma en el
plan de gestión de los interesados del proyecto y se realiza su respectivo seguimiento en las
reuniones programadas y quedando registradas las novedades presentadas en las actas de
reunión. El Gerente de Proyecto, es parte de la estructura directiva del cliente, lo cual permite
conocer claramente como la firma FARIAS S.A.S. ARQUITECTOS trabaja de manera
formal e informal, los diferentes temas organizacionales.
Documenta información de los interesados, en el uso del conocimiento
organizacional formal e informal.
d) Entiende la política de la organización.
El Gerente de Proyecto, es parte de los directivos de la firma FARIAS ARQUITECTOS
S.A.S, lo cual permite tener el conocimiento adecuado sobre las políticas de la organización.
Adicional a lo anteriormente mencionado, conoce las expectativas, requerimientos e intereses
de cada una de las personas que pueden afectar positivamente o negativamente el proyecto.
En el plan de gestión de los interesados, se la establece la capacidad de influencia y
participación, de las personas anteriormente mencionadas, tanto en el proyecto como en la
organización. El plan de gestión de los interesados, facilita el seguimiento de estas personas,
de acuerdo a los intereses y necesidades de cada uno de ellos.
Documentar la información de los interesados, en la capacidad de operar dentro de la
política de la organización.
290
e) Utiliza la inteligencia emocional para comprender y explicar las acciones pasadas de
los demás y las actitudes actuales y anticipar el comportamiento futuro.
Se realiza retroalimentación a cada uno de los miembros del equipo de trabajo, en las
reuniones de seguimiento por parte del Gerente del Proyecto. Esta retroalimentación se basa
en indicar a las personas, las acciones de mejora a realizar, en cuanto a sus relaciones
interpersonales y su actitud frente al proyecto. Se realiza esta actividad de manera verbal y
no queda registro en la respectiva acta de seguimiento.
Dependiendo de la situación o tema específico a tratar, el Gerente del Proyecto realiza sus
comentarios de forma general a todo su equipo de trabajo o solamente a la persona que
considera pertinente realizar los comentarios del caso. La motivación, el respecto y el
profesionalismo, son la base del trato en el equipo de trabajo.
Documenta la información sobre la captura de la señales verbales y no verbales del
equipo.
Retroalimentación documentada por parte del equipo, que las conductas exhibidas
son apropiadas.
Retroalimentación documentada de las diferentes técnicas de persuasión y
motivación, fueron aplicadas apropiadamente a cada individuo.
291
La experiencia del Gerente del Proyecto y de su Equipo de trabajo son utilizados como juicio
de expertos, en los análisis de inconvenientes presentados.
Representaciones visuales de los problemas del proyecto y las interdependencias
(listas, diagramas, mapas, relaciones, etc)
Documentos de análisis que indican el uso de técnicas, para romper aparte complejos
problemas, para encontrar soluciones.
b) Aplica conceptos o herramientas complejas cuando sea necesario.
Para la solución de inconvenientes, se utiliza el razonamiento causa y efecto, indicadores de
gestión establecidos en el plan de dirección del proyecto, informes de estado del proyecto,
matrices de riesgos, software de gestión de proyectos, técnicas de negociación, modelos de
gestión de personal y análisis de escenarios. Esto permite identificar posibles alternativas de
soluciones y poder determinar la mejor opción en la toma de decisiones.
Los inconvenientes son tratados en las reuniones de seguimiento. En dichas reuniones se
determinan las acciones a seguir y se establecen las actividades a realizar, con su respectivo
responsable y fecha de entrega. Las tareas y decisiones establecidas quedan registradas en la
respectiva acta de la reunión.
Registro de problemas que proporciona métodos propuestos, para el análisis de
cuestiones complejas.
Análisis de causa raíz documentada, análisis del portafolio, la opinión de expertos.
Análisis fundamentado en apoyar resolución de temas.
c) Se aplican lecciones aprendidas para resolver los problemas actuales del proyecto.
No se cuenta con documentación de lecciones aprendidas de proyectos similares realizados
por la firma FARIAS ARQUITECTOS S.A.S., el equipo de trabajo del proyecto pone a
disposición del mismo toda su experiencia y conocimiento adquirido tanto por su formación
académica como el ámbito laboral. Lo anterior permite enriquecer los criterios y alternativas,
para la solución de problemas. No se tiene documentación de lecciones aprendidas de
proyectos similares.
La documentación de la aplicación de las lecciones aprendidas a las cuestiones
actuales del proyecto.
d) Agrega múltiples temas relacionados para entender el cuadro completo.
292
El Gerente de Proyecto, realiza informes tipo resumen o ejecutivo, los cuales presenta al
cliente, indicando el estado del proyecto, los principales indicadores valorados, los avances
obtenidos y los entregables logrados las diferentes fechas de corte. Utiliza herramientas como
el correo electrónico, software de gestión de proyectos (MS Project) y herramientas de
oficina (Office)
Informes resumen o tarjetas de puntuación de los proyectos que describen las
relaciones y los vínculos, entre los problemas del proyecto.
e) Observa las discrepancias, las tendencias y las interrelaciones en los datos del
proyecto.
En los seguimientos establecidos para el proyecto, se presentan los diferentes informes, que
permiten establecer el estado actual del proyecto. A estos informes se les realiza la revisión
y los análisis respectivos. Los análisis de los informes y el cruce de datos entre ellos, permite
establecer tendencias y posibles comportamientos del proyecto. De igual manera el análisis
de estos informes logra validar la información presentada en ellos y definir su grado de
pertinencia.
Los informes suministrados corresponden a:
a) El Estado de ejecución o avance del Proyecto
b) La Asignación de recursos del Proyecto
c) El Estado Financiero del Proyecto
d) El Estado de la Calidad del Proyecto
e) El Estado de Riesgos del Proyecto
f) Las Novedades de Personal y
g) Los Informes de Gestión General.
Cada uno de estos reportes permiten medir diferentes componentes del proyecto, en escalas
de tiempo, costo, rendimiento, estimación de esfuerzo y entregables obtenidos.
Solicitudes de validación de información o análisis de tendencias de la confirmación
documentada.
293
En el plan de dirección del proyecto y en cada uno de los capítulos de gestión que conforman
el documento de planeación del proyecto BELMIRA, se identifican y describen las diferentes
herramientas y técnicas de gestión a utilizar en el desarrollo del mismo. Las cuales fueron
identificadas, establecidas y documentadas, tanto por el Gerente del proyecto como de su
equipo de trabajo. Estas herramientas y técnicas definidas se aplican o utilizan en el
desarrollo del proyecto. De igual manera se tiene como base la guía metodológica PMBoK
del Project Management Institute. La guía anteriormente mencionada permite la utilización
de buenas prácticas en la gestión de proyectos, y así aumentar la probabilidad de éxito del
mismo.
Lista disponible de herramientas y técnicas.
b) Selecciona las herramientas y/o técnicas apropiadas.
Dentro de las principales herramientas y técnicas, utilizadas por el Gerente de Proyectos se
encuentran las siguientes:
a) Juicio de expertos
b) Reuniones
c) Técnicas analíticas
d) Metodologías de programación
e) Formatos
f) Software de gestión de proyectos (MS Project 2013)
g) Costeo ascendente
h) Diagramas causa y efecto
i) Diagramas de flujo
j) Histogramas
k) Organigramas
l) Cronograma del proyecto
m) Resource breakdown structure (RBS)
n) Matriz RACI
o) Calendario de recursos
p) Análisis de requisitos de información
q) Tecnologías de información (Correo electrónico, Utilización de Móviles, Video
Conferencia, Software Colaborativo)
294
r) Análisis de interesados.
Lista de herramientas y/o técnicas seleccionadas.
Resultados documentados de procesos de selección.
c) Aplica las herramientas y/o técnicas seleccionadas, para la gestión de proyectos.
La aplicación o utilización de las herramientas descritas en el punto anterior, se pueden
evidenciar en cada uno de los capítulos anteriores de este documento, al igual que en los
anexos del mismo.
Los resultados obtenidos por la aplicación de las diferentes herramientas adoptadas, son los
entregables parciales realizados y aprobados por el cliente, a través del desarrollo del
proyecto, tal como se manifiesta en las respectivas actas.
Los resultados alcanzados a través del uso de herramientas y/o técnicas.
295
Notas sobre temas, donde se abordaron enfoques y soluciones identificadas en
reuniones documentadas.
b) Propone oportunidades para mejorar el valor del proyecto o ejecución.
Se realiza el plan de gestión de riesgos. Este plan contempla la manera de cómo asegurar la
planificación, identificación, análisis, respuesta, y control de los riesgos del proyecto. De
igual manera se establecen las políticas para el manejo del riesgo, las cuales principalmente
son:
a) Gestionar los riesgos del proyecto
b) Evitar la materialización de los riesgos
c) Tomar acciones preventivas y/o correctivas para mitigar los posibles impactos de los
riesgos no materializados
d) Tomar acciones correctivas para los riesgos materializados.
Los riesgos se catalogan en locales y globales, tanto positivos como negativos. Durante las
reuniones de seguimiento al proyecto, se revisa la herramienta correspondiente la matriz de
riesgos, realizando el análisis respectivo y tomando la decisiones según sea el caso. La
decisiones son registradas en el acta respectiva de la reunión.
296
FM-RC-01
PROYECTO : REFERENCIA: T
CLIENTE : RESPONSABLE:
FECHA
Nª AUT FECHA DE FECHA COMENTARI
DE ESTADO
CAMBIO OR PROPUESTA FINAL OS
INICIO
FM-ED-01
Hoja de estado del documento
PROYECTO BELMIRA
Pág. 297 de n
Referencia :
297
Título :
Revisió Página(s)
Edición Fecha Razón del cambio
n Afectada(s)
298
Propuestas documentadas a clientes o grupos de interés internos que indican un valor
agregado, para la búsqueda de oportunidades identificada.
Número de oportunidades identificadas y seguidas.
15.10 EFICACIA
b) Valida que las soluciones propuestas resuelven el problema y están dentro de los límites
del proyecto.
Consiste en incorporar múltiples puntos de vista y visiones desde diferentes perspectivas; requiere
una actitud colaboradora y un diálogo abierto que normalmente conduce al consenso y al
compromiso.
299
c) Elige soluciones que maximicen los beneficios del proyecto y minimicen los impactos
negativos.
No se cuenta con documentación de los beneficios que minimicen los impacto negativos de
proyectos similares realizados por la firma FARIAS ARQUITECTOS S.A.S., el equipo de trabajo
del proyecto pone a disposición del mismo toda su experiencia y conocimiento adquirido tanto por
su formación académica como el ámbito laboral.
a) Utiliza comunicación con los interesados para mantener la motivación de los interesados.
El plan de comunicaciones definido y aprobado tanto por el sponsor del proyecto como del gerente
del proyecto, incluyendo la información requerida y definida, el emisor responsable de esta
información, especificación del medio a utilizar para su entrega, el momento en el cual se
comunica, la persona a la cual se dirige esta información, si se requiere o no respuesta o
retroalimentación y por último su periodicidad de emisión, creación o generación.
c) Incluye expertos en las reuniones y discusiones para influir y obtener apoyo de los
interesados.
No se incluyó expertos en las reuniones ni en la discusión de influir en el apoyo de los interesados.
d) Usos objetividad para la construcción de consensos.
300
El gerente de proyecto velará porque los desacuerdos sean tratados con imparcialidad y que cada
parte pueda explicar su punto de vista cualquiera que sea su nivel jerárquico.
15.10.3 los cambios en el ritmo necesario para satisfacer las necesidades del proyecto.
a) Se adapta a los cambios en el entorno del proyecto para minimizar los impactos adversos
del proyecto.
En la revisión de cada uno de los entregables del proyecto, se establece que se haga una verificación
del contenido del entregable con su debida alineación al cumplimiento de los objetivos del proyecto
y al correcto alineamiento con la metodología PMI. Luego de esta revisión se procede a hacer las
observaciones necesarias según sea el caso y cuando aplique hacer las debidas correcciones y
devolver el documento para su nueva verificación y aprobación por parte del gerente del proyecto.
Esto con el fin de llevar al cliente el documento debidamente verificado y revisado
b) Demuestra flexibilidad a los cambios que beneficien al proyecto.
Todos los documentos parten de Versión inicial la cual es tomada como V0 (Versión 0). De allí en
adelante, para cada actualización de formato se trabajará en orden numérico ascendente iniciando
en V1 (Versión 1), esto quedará debidamente registrado en el listado de formatos y documentos,
donde se llevará registro de los cambios que se hacen a los documentos, la fecha, quien solicitó el
cambio y en que versión se encuentra. Esto con el fin de evitar que se trabaje con documentos en
versiones anteriores de documentos que han sido modificados.
c) Toma acciones positivas para aprovechar las oportunidades o para resolver los problemas
actuales.
301
d) Permite un entorno de cambio amistoso fomentando continua.
Cada integrante del equipo del proyecto tiene una responsabilidad personal en la manera en que
coopera con los demás, ya sea como responsable de un equipo o como colega.
La transparencia y la honestidad en las relaciones profesionales son condiciones sine qua non para
toda comunicación efectiva.
La comunicación abierta destinada a compartir permite estimular la creatividad.
Respeto y confianza son dos condiciones previas para una buena relación personal.
302
15.10.4 utiliza la asertividad cuando sea necesario
a) Toma la iniciativa cuando sea necesario, asumiendo riesgos calculados para agilizar la
entrega de proyectos.
El gerente de proyecto actúa de forma independiente para tomar alguna decisión, siempre teniendo
como punto de partida cumplir con los compromisos adquiridos y verificando constantemente la
matriz de riesgos que le permite evaluar el impacto que tendrá las decisiones tomadas.
b) Evita debate inconcluso, toma una decisión, y toma las medidas adecuadas.
Cualquier forma de intolerancia, de acoso o de discriminación será considerada como la expresión
de una falta de respeto elemental y no será tolerada.
c) Muestra persistencia y consistencia en las acciones.
El gerente de proyecto mantiene una constate comunicación con cada uno de los miembros del
equipo, ofreciendo apoyo en cada una de las labores asignadas y sugiriendo posibles soluciones a
cada uno de los interrogantes que se presentan.
d) Toma decisiones oportunas basadas en hechos, mientras que la gestión de la ambigüedad.
Para la solución de inconvenientes, se utiliza el razonamiento causa y efecto, indicadores de gestión
establecidos en el plan de dirección del proyecto, informes de estado del proyecto, matrices de
riesgos, software de gestión de proyectos, técnicas de negociación, modelos de gestión de personal
y análisis de escenarios. Esto permite identificar posibles alternativas de soluciones y poder
determinar la mejor opción en la toma de decisiones.
303
15.11.1 demostrar compromiso con el proyecto.
Entiende y apoya activamente la Coopera con todos los Hace sacrificios cuando sea
misión y las metas de la interesados para lograr los necesario para mover el
organización del proyecto. objetivos del proyecto proyecto hacia adelante
Alineación documentada de las Dialogo con los principales Motivación hacia los miembros
metas y objetivos del proyecto interesados para entender sus del equipo para cumplir con los
con las misiones y la estrategia expectativas. objetivos trazados
de la organización.
Involucramiento de los
Las metas personales no son miembros del equipo en las
diferentes a las metas del actividades del proyecto
proyecto. Adicionalmente mediante reuniones informativas
muestra apoyo en la elaboración
de la visión y la misión de la
compañía.
304
al proyecto
con la
aprobación
por escrito
de las partes
interesadas
Se ha evidenciado como se ha actuado con integridad.
305
partes
interesadas
Se ha evidenciado como maneja la fuerza laboral de forma adecuada.
Respeta el marco organizativo Equilibrio de los intereses Asigna los miembros del
por dirigir proyectos individuales con los intereses equipo de manera imparcial a
organizacionales las tareas apropiadas
Información documentada de Retroalimentación Documentación de
los participantes que respeten documentada de las partes Valoraciones Técnicas que
los privilegios individuales interesadas que el individuo indica a cada uno de los
establecidos para los directores vio las distinciones claras entre miembros del equipo fortalezas
de proyectos en la los intereses individuales y y debilidades
organización organizacionales
La matriz de la asignación de
Retroalimentación Retroalimentación responsabilidad (RAM) se
documentada de las partes documentada de accionistas alineó con la evaluación de
interesadas que el gerente del que el individuo adhirió al habilidades de los miembros
proyecto sigue reglas de código de conducta profesional del equipo
colaboración y presentación de del PMI
informes dentro de programas
o portafolios de proyectos
Se ha evidenciado como resuelve cuestiones individuales con objetividad.
Debido al tiempo de desarrollo del proyecto tan corto, este capítulo no aplica en general a realizar
un plan de capacitación. Solo apunta específicamente a este proyecto de tal forma que se puedan
identificar cada una de las competencias necesarias para desarrollar el proyecto, de parte del
director del proyecto.
306
15.12.2 evaluar el desempeño
Como fase 1 tenemos en cuenta el proceso de evaluación de las competencias actuales del gerente
del proyecto, de tal forma que respecto a las calificaciones bajas es sobre las cuales hay que
desarrollar el plan de entrenamiento.
307
Cuantifica el nivel de riesgo Lista de riesgos cuantificados Cumple con las Cumple con las
expectativas expectativas
Identificadas las partes interesadas clave y sus necesidades Revisor de
Auto evaluación
entendidas evaluación
Criterios de rendimiento Tipos de evidencia
Identifica todos los interesados Lista de interesados clave Supera las Cumple con las
expectativas expectativas
Dirige un análisis de los Una descripción de sus
Cumple con las Cumple con las
interesados para identificarlos y necesidades y agendas
expectativas expectativas
entender sus agendas
Identifica requisitos de Define los requisitos de Cumple con las Cumple con las
comunicación de alto nivel comunicación de alto nivel expectativas expectativas
Proyecto disponible para su revisión por los principales Revisor de
Auto evaluación
interesados evaluación
Desarrolla soluciones de alto Solución de alto nivel Cumple con las Cumple con las
nivel para el proyecto documentada expectativas expectativas
Establece datos clave y los Lista de datos y entregables
Supera las Supera las
entregables para incluir el Acta
expectativas expectativas
de constitución
Soporte y programación de un Acta de constitución para un Cumple con las Cumple con las
Acta de constitución programa expectativas expectativas
Acta de constitución aprobado Revisor de
Auto evaluación
evaluación
usa proceso de gobernanza Acta de constitución aprobado,
formal para obtener la con documentación para un Cumple con las Cumple con las
aprobación patrocinador y proyecto expectativas expectativas
compromiso
Tiendas aprueban Documentos abiertos y con
Cumple con las Cumple con las
documentación para futuras accesibilidad
expectativas expectativas
referencias
Luego de tener la autoevaluación verificada por parte de un revisor, se procede a realizar una
comparación donde como resultado podemos ver que el PM cuenta actualmente con las
competencias necesarias para desarrollar el rol del gerente del proyecto.
308
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE CARGO
PLANIFICACIÓN EQUIPO DE PROYECTO
Identificación del Cargo
309
Funciones del cargo
* Dirigir de manera efectiva el factor humano y los recursos físicos y financieros.
* Establecer objetivos y pautas para el desarrollo del proyecto.
* Manejar las técnicas operativas para el análisis y toma de decisiones necesarias en el
cumplimiento de los objetivos del proyecto.
* Asignar los diferentes tipos de recursos para el desarrollo del proyecto.
* Manejar con habilidad las técnicas de planeación aplicables al proyecto.
* Manejar los conocimientos y técnicas financieras y económicas para la evaluación del
proyecto. * Establecer los diferentes indicadores de gestión para el control de los
proyectos.
Responsabilidades
16 ANEXOS DE SEGUIMIENTO
A continuación se presentan las actas con sus debidos reportes.
310
FM-SC-01 02
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 18/12/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Entregar Documento de Maria Fernanda Farias 19/12/2014
Alcance del proyecto
Avanzar en documento Liney Benavides 24/12/2014
de gestión de interesados
Avanzar en documento Luis Alfonso Angulo 26/12/2014
de comunicaciones
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 19/12/2014
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 19/12/2014
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 24/12/2014
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 1
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Diciembre 18 de 2014
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Nombre Fin
FLUJO DE CAJA
Costo real Costo de línea base Costo restante Variación de costo
$ 60.000.000,00 El gráfico muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por mes.
$ 50.274.000,00
$ 50.000.000,00
$ 40.000.000,00
$ 38.857.000,00
$ 30.000.000,00
$ 22.344.000,00
$ 20.000.000,00
$ 16.513.000,00
$ 10.000.000,00
$ 11.417.000,00
$ 0,00
diciembre 2014 enero 2015 febrero 2015
La siguiente tabla muestra información sobre los costos para todas las tareas de nivel
Costo Costo acumulado
superior.
7% 100%
90%
80%
70%
Plan Subsidiario Adquisiciones vie 13/02/15 Nombre Comienzo Fin Duración % Nombres de
completado los recursos
Plan Subsidirio Interesados mar 23/12/14
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Diciembre18 de 2014
Estado: Completada Aprobar el documento de Alcance lun 22/12/14 lun 22/12/14 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Farías
Estado: Según lo programado
Estado: Tarea futura
Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14 lun 22/12/14 0% 0 horas Maria F. Farías
Definir las actividades lun 22/12/14 mar 30/12/14 0% 40 horas Hernán Gonzalez
Secuenciar las actividades mar vie 02/01/15 0% 16 horas Hernán Gonzalez
30/12/14
Estimar los recursos de las actividades vie 02/01/15 mié 07/01/15 0% 24 horas Hernán Gonzalez
Estimar la duración de las actividades mié 07/01/15 lun 12/01/15 0% 24 horas Hernán Gonzalez
Elaborar el cronograma del proyecto lun 12/01/15 jue 15/01/15 0% 24 horas Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del jue 15/01/15 lun 19/01/15 0% 16 horas Hernán Gonzalez
Tiempo
Revisar el documento Gestión del lun 19/01/15 lun 19/01/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Tiempo
Revisión documento cliente lun 19/01/15 mié 21/01/15 0% 16 horas Cliente
Ajustar el documento Gestión del mié 21/01/15 jue 22/01/15 0% 8 horas Hernán Gonzalez
Tiempo
Aprobar el documento Gestión del jue 22/01/15 jue 22/01/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Tiempo Farías
Plan Subsidiario Tiempo jue 22/01/15 jue 22/01/15 0% 0 horas Hernán Gonzalez
Identificar Riesgos jue 22/01/15 vie 23/01/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Preparado por: Luis Alfonso Angulo B.
proyecto: BELMIRA Página: 2 de 3
Identificar Riesgos jue 22/01/15 vie 23/01/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Realizar análisis cualitativo de riesgos vie 23/01/15 mar 27/01/15 0% 16 horas Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos mar jue 29/01/15 0% 16 horas Carlos Ortega
27/01/15
Planificar respuesta de riesgos jue 29/01/15 vie 30/01/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los vie 30/01/15 lun 02/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
riesgos del proyecto
Revisar el documento Gestión de lun 02/02/15 mar 03/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Riesgos
Revisión documento cliente mar jue 05/02/15 0% 16 horas Cliente
03/02/15
Ajustar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Riesgos
Aprobar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Riesgos Farías
Plan Subsidiario de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Establecer el proceso de adquisiciones jue 05/02/15 vie 06/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
Elaborar proceso de evaluación de vie 06/02/15 lun 09/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
proveedores
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Establecer el plan de compras mar mié 11/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
10/02/15
Elaborar documento de la gestión de mié 11/02/15 jue 12/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
las adquisiciones
Revisar el documento Gestión de jue 12/02/15 jue 12/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Adquisiciones
Revisión documento cliente jue 12/02/15 vie 13/02/15 0% 8 horas Cliente
Ajustar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Adquisiciones
Aprobar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Adquisiciones Farías
Plan Subsidiario Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Entregar Documento vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Cliente;Maria F.
Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 0% 4 horas Cliente;Maria F.
Farías
Cierre lun 16/02/15 lun 16/02/15 0% 0 horas Cliente;Maria F.
Farías
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Diciembre 18 de 2014
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Estimar los recursos de las actividades vie 02/01/15 mié 07/01/15 Hernán Gonzalez
Estimar la duración de las actividades mié 07/01/15 lun 12/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el cronograma del proyecto lun 12/01/15 jue 15/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del Tiempo jue 15/01/15 lun 19/01/15 Hernán Gonzalez
Revisar el documento Gestión del Tiempo lun 19/01/15 lun 19/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión del Tiempo mié 21/01/15 jue 22/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo jue 22/01/15 jue 22/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestión de costos lun 26/01/15 mar 27/01/15 Johnary Rico
Revisar el documento Gestión de Costos mié 28/01/15 mié 28/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Johnary Rico
Aprobar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto vie 30/01/15 lun 02/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto lun 02/02/15 mar 03/02/15 Juan C. Acosta
Definir el aseguramiento de la calidad del producto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto mié 04/02/15 jue 05/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del jue 05/02/15 mar 10/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mar 10/02/15 mar 10/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el equipo del proyecto mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Presentar Estructura organizacional del cliente mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Establecer roles, perfiles, funciones, competencias, mar 23/12/14 mié 24/12/14 Liney Benavides
habilidades
Desarrollar políticas de rrhh mié 24/12/14 vie 26/12/14 Liney Benavides
Elaborar documento de gestion de recursos humanos vie 26/12/14 lun 29/12/14 Liney Benavides
del proyecto
Revisar el documento Gestión de Recursos Humanos lun 29/12/14 lun 29/12/14 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Recursos Humanos mié 31/12/14 mié 31/12/14 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos mié 31/12/14 mié 31/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Plan Subsidiario Recursos Humanos mié 31/12/14 mié 31/12/14 Liney Benavides
Elaborar documento de gestión de las lun 22/12/14 mar 23/12/14 Alfonso Angulo
comunicaciones del proyecto
Revisar el documento gestión de Comunicaciones mar 23/12/14 mar 23/12/14 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Alfonso Angulo
Aprobar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos vie 23/01/15 mar 27/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del vie 30/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las mié 11/02/15 jue 12/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Preparado por: Luis Alfonso Angulo B.
Proyecto: BELMIRA Página: 5 de 5
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones jue 12/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Realizar matriz de evaluación y participación jue 18/12/14 vie 19/12/14 Liney Benavides
Elaborar documento de gestión de los interesados vie 19/12/14 lun 22/12/14 Liney Benavides
Revisar el documento Gestión de Interesados lun 22/12/14 lun 22/12/14 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte:Diciembre 18 de 2014
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 5.000.000,00
$ 4.500.000,00
$ 4.753.000,00 VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Diciembre 18 de 2014 El valor acumulado del
$ 4.000.000,00
proyecto basado en la
$ 4.263.000,00
$ 3.500.000,00 fecha de estado. Si el
$ 2.646.000,00 costo real (CRTR) es
$ 3.000.000,00
superior al valor
$ 2.500.000,00 acumulado (CPTR), el
$ 2.000.000,00 proyecto está por
encima del
$ 1.500.000,00 presupuesto. Si el valor
$ 784.000,00 planeado (CPTP) es
$ 1.000.000,00
mayor que el valor
$ 500.000,00 acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 mié 17 dic '14 jue 18 dic '14 la programación.
CRTR CPTP
1,04
1,02 ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 1 1
Índices de rendimiento
1
de costo y programación
0,98 para el proyecto basados
0,96 en la fecha de estado.
Cuanto mayor sea el
0,94
índice de rendimiento,
0,92 más avanzado en la
0,896907216
0,9 programación y el ahorro
de costos estará el
0,88
proyecto.
0,86
0,84
0,82
mar 16 dic '14 mié 17 dic '14 jue 18 dic '14
Observaciones:
% de trabajo
Tareas y recursos % Programado Cumplimiento
realizado
Maria Fernanda 41% 41% 100%
Liney Benavidez 27% 27% 100%
Luis Alfonso 25% 25% 100%
Juan Acosta 0% 0% 100%
Johnary Rico 0% 0% 100%
Carlos Ortega 0% 0% 100%
Hernán Gonzalez 0% 0% 100%
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el
integrante del equipo
Observaciones: No hay Hitos programados
Avance del proyecto 7%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 4,263,000.00 8.2%
Observaciones: Se presenta una pequeña desviación de 1% en el flujo de caja para el proyecto lo que nos permite
estar tranquilos respecto al porcentaje de avance del proyecto vs el costo que esto ha generado
FM-SC-01 03
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 23/12/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 2
17% 100%
90%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60%
Hitos que vienen pronto. 50%
Nombre Fin 40%
Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14 30%
17%
Plan Subsidiario Tiempo jue 22/01/15 20%
10%
Plan Subsidiario Costos vie 30/01/15
0%
Plan Subsidiario Calidad jue 12/02/15
Planeación Proyecto Belmira
Plan Subsidiario Recursos Humanos vie 02/01/15
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Diciembre 24 de 2014
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14 Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14
Nombre Fin
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Diciembre 24 de 2014
Revisar el documento Gestión de lun 02/02/15 mar 03/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Riesgos
Revisión documento cliente mar jue 05/02/15 0% 16 horas Cliente
03/02/15
Ajustar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Riesgos
Aprobar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Riesgos Farías
Plan Subsidiario de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Establecer el proceso de adquisiciones jue 05/02/15 vie 06/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
Elaborar proceso de evaluación de vie 06/02/15 lun 09/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
proveedores
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Establecer el plan de compras mar mié 11/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
10/02/15
Elaborar documento de la gestión de mié 11/02/15 jue 12/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
las adquisiciones
Revisar el documento Gestión de jue 12/02/15 jue 12/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Adquisiciones
Revisión documento cliente jue 12/02/15 vie 13/02/15 0% 8 horas Cliente
Ajustar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Adquisiciones
Aprobar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Adquisiciones Farías
Plan Subsidiario Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Entregar Documento vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Cliente;Maria F.
Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 0% 4 horas Cliente;Maria F.
Farías
Cierre lun 16/02/15 lun 16/02/15 0% 0 horas Cliente;Maria F.
Farías
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Diciembre 24 de 2014
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Estimar los recursos de las actividades vie 02/01/15 mié 07/01/15 Hernán Gonzalez
Estimar la duración de las actividades mié 07/01/15 lun 12/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el cronograma del proyecto lun 12/01/15 jue 15/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del Tiempo jue 15/01/15 lun 19/01/15 Hernán Gonzalez
Revisar el documento Gestión del Tiempo lun 19/01/15 lun 19/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión del Tiempo mié 21/01/15 jue 22/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo jue 22/01/15 jue 22/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestión de costos lun 26/01/15 mar 27/01/15 Johnary Rico
Revisar el documento Gestión de Costos mié 28/01/15 mié 28/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Johnary Rico
Aprobar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto vie 30/01/15 lun 02/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto lun 02/02/15 mar 03/02/15 Juan C. Acosta
Definir el aseguramiento de la calidad del producto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto mié 04/02/15 jue 05/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del jue 05/02/15 mar 10/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mar 10/02/15 mar 10/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestion de recursos humanos vie 26/12/14 lun 29/12/14 Liney Benavides
del proyecto
Revisar el documento Gestión de Recursos Humanos lun 29/12/14 lun 29/12/14 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Recursos Humanos mié 31/12/14 vie 02/01/15 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Plan Subsidiario Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Liney Benavides
Ajustar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Alfonso Angulo
Aprobar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos vie 23/01/15 mar 27/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del vie 30/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Preparado por: Luis Alfonso Angulo B.
Proyecto: BELMIRA Página: 4 de 5
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las mié 11/02/15 jue 12/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones jue 12/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Diciembre 24 de 2014
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 14.000.000,00
$ 11.858.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Diciembre 24 de 2014 $ 12.000.000,00 El valor acumulado del
proyecto basado en la
$ 10.000.000,00 fecha de estado. Si el
costo real (CRTR) es
$ 8.000.000,00 $ 10.260.600,00 superior al valor
acumulado (CPTR), el
$ 6.000.000,00 proyecto está por
$ 4.753.000,00 encima del
$ 4.000.000,00 presupuesto. Si el valor
$ 4.753.000,00 planeado (CPTP) es
$ 2.000.000,00 $ 784.000,00 mayor que el valor
acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 jue 18 dic '14 mié 24 dic '14 la programación.
CRTR CPTP
1,05
1 0,999965636 0,997341611
ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 Índices de rendimiento
de costo y programación
para el proyecto basados
0,95 en la fecha de estado.
Cuanto mayor sea el
0,9 índice de rendimiento,
más avanzado en la
programación y el ahorro
0,85
0,862988981 de costos estará el
proyecto.
0,8
0,75
mar 16 dic '14 jue 18 dic '14 mié 24 dic '14
Observaciones:
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el integrante del equipo
Observaciones: Se retraza el cumplimiento del plan subsidiario de interesados por error en el tipo de letra y tamaño del documento
Avance del proyecto 20%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 12,054,000.00 23.3%
Observaciones: Persiste una pequeña desviación de 3,3% en el flujo de caja para el proyecto lo que nos permite estar tranquilos respecto al
porcentaje de avance del proyecto vs el costo que esto ha generado, no sin dejar de recomendar que se debe revisar bien y tomar acciones de
tal forma que no se llegue a % mas altos durante el desarrollo del proyecto.
FM-SC-01 04
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 26/12/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Avanzar en documento Liney Benavides 31/12/2014
de recursos humanos
Avanzar en el documento Hernan Gonzalez 21/01/2015
de tiempo
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 26/12/2014
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 26/12/2014
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 02/01/2015
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 2
22% 100%
90%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60%
Hitos que vienen pronto. 50%
Nombre Fin 40%
Plan Subsidiario Tiempo jue 22/01/15 30% 22%
Plan Subsidiario Costos vie 30/01/15 20%
10%
Plan Subsidiario Calidad jue 12/02/15
0%
Plan Subsidiario Recursos Humanos vie 02/01/15
Planeación Proyecto Belmira
Plan Subsidiario Comunicaciones mié 24/12/14
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Diciembre 26 de 2014
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Plan Subsidiario mié 24/12/14 Plan Subsidiario mié 24/12/14 Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14
Comunicaciones Comunicaciones
Plan Subsidirio Interesados mar 23/12/14 Plan Subsidirio Interesados mar 23/12/14
Nombre Fin
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Diciembre 26 de 2014
Revisar el documento Gestión de lun 02/02/15 mar 03/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Riesgos
Revisión documento cliente mar jue 05/02/15 0% 16 horas Cliente
03/02/15
Ajustar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Riesgos
Aprobar el documento Gestión de jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Riesgos Farías
Plan Subsidiario de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Establecer el proceso de adquisiciones jue 05/02/15 vie 06/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
Elaborar proceso de evaluación de vie 06/02/15 lun 09/02/15 0% 6 horas Carlos Ortega
proveedores
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
Establecer el plan de compras mar mié 11/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
10/02/15
Elaborar documento de la gestión de mié 11/02/15 jue 12/02/15 0% 8 horas Carlos Ortega
las adquisiciones
Revisar el documento Gestión de jue 12/02/15 jue 12/02/15 0% 3 horas Maria F. Farías
Adquisiciones
Revisión documento cliente jue 12/02/15 vie 13/02/15 0% 8 horas Cliente
Ajustar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Carlos Ortega
Adquisiciones
Aprobar el documento Gestión de vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 1 hora Cliente;Maria F.
Adquisiciones Farías
Plan Subsidiario Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 0 horas Carlos Ortega
Entregar Documento vie 13/02/15 vie 13/02/15 0% 2 horas Cliente;Maria F.
Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 0% 4 horas Cliente;Maria F.
Farías
Cierre lun 16/02/15 lun 16/02/15 0% 0 horas Cliente;Maria F.
Farías
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Diciembre 26 de 2014
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Estimar los recursos de las actividades vie 02/01/15 mié 07/01/15 Hernán Gonzalez
Estimar la duración de las actividades mié 07/01/15 lun 12/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el cronograma del proyecto lun 12/01/15 jue 15/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del Tiempo jue 15/01/15 lun 19/01/15 Hernán Gonzalez
Revisar el documento Gestión del Tiempo lun 19/01/15 lun 19/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión del Tiempo mié 21/01/15 jue 22/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo jue 22/01/15 jue 22/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Revisar el documento Gestión de Costos mié 28/01/15 mié 28/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Johnary Rico
Aprobar el documento Gestión de Costos vie 30/01/15 vie 30/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto vie 30/01/15 lun 02/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto lun 02/02/15 mar 03/02/15 Juan C. Acosta
Definir el aseguramiento de la calidad del producto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto mié 04/02/15 jue 05/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del jue 05/02/15 mar 10/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mar 10/02/15 mar 10/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad jue 12/02/15 jue 12/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestion de recursos humanos vie 26/12/14 lun 29/12/14 Liney Benavides
del proyecto
Revisar el documento Gestión de Recursos Humanos lun 29/12/14 lun 29/12/14 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Recursos Humanos mié 31/12/14 vie 02/01/15 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Plan Subsidiario Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Liney Benavides
Ajustar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Alfonso Angulo
Aprobar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos vie 23/01/15 mar 27/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del vie 30/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos jue 05/02/15 jue 05/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las mié 11/02/15 jue 12/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones jue 12/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final vie 13/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Diciembre 26 de 2014
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 16.000.000,00
$ 13.426.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Diciembre 26 de 2014 $ 14.000.000,00
El valor acumulado del
$ 12.000.000,00 proyecto basado en la
fecha de estado. Si el
$ 10.000.000,00 $ 12.132.400,00 costo real (CRTR) es
superior al valor
$ 8.000.000,00 acumulado (CPTR), el
proyecto está por
$ 6.000.000,00 encima del
$ 4.753.000,00
presupuesto. Si el valor
$ 4.000.000,00
planeado (CPTP) es
$ 4.753.000,00
$ 2.000.000,00 $ 784.000,00 mayor que el valor
acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 jue 18 dic '14 vie 26 dic '14 la programación.
CRTR CPTP
1,04
1,02
ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 0,999965636 1 Índices de rendimiento
1 de costo y programación
0,98 para el proyecto basados
en la fecha de estado.
0,96 Cuanto mayor sea el
0,94 índice de rendimiento,
más avanzado en la
0,92 programación y el ahorro
0,9 de costos estará el
0,903649635 proyecto.
0,88
0,86
0,84
mar 16 dic '14 jue 18 dic '14 vie 26 dic '14
Observaciones:
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el integrante del
equipo
Observaciones: Se retraza el cumplimiento del plan subsidiario de interesados por error en el tipo de letra y tamaño del documento
Avance del proyecto 25%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 14,944,000.00 28.9%
Observaciones: Persiste una pequeña desviación de 3,9% en el flujo de caja para el proyecto lo que nos permite estar tranquilos respecto
al porcentaje de avance del proyecto vs el costo que esto ha generado, no sin dejar de recomendar que se debe revisar bien y tomar
acciones de tal forma que no se llegue a % mas altos durante el desarrollo del proyecto.
FM-SC-01 05
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 02/01/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Avanzar en el documento Hernan Gonzalez 21/01/2015
de tiempo
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 26/12/2014
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 26/12/2014
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 15/01/2015
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 1
FLUJO DE CAJA
Costo real Costo de línea base Costo restante Variación de costo
$ 60.000.000,00 El gráfico muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por mes.
$ 50.274.000,00
$ 50.000.000,00
$ 40.000.000,00
$ 37.191.000,00
$ 30.000.000,00
$ 21.922.600,00
$ 20.000.000,00
$ 10.000.000,00 $ 15.268.400,00
$ 13.083.000,00
$ 0,00
diciembre 2014 enero 2015 febrero 2015
La siguiente tabla muestra información sobre los costos para todas las tareas de nivel
Costo Costo acumulado
superior.
27% 100%
90%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60%
Hitos que vienen pronto. 50%
Nombre Fin 40%
27%
Plan Subsidiario Tiempo lun 26/01/15 30%
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Enero 2 de 2015
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Plan Subsidiario mié 24/12/14 Plan Subsidiario Tiempo lun 26/01/15 Plan Subsidiario Alcance lun 22/12/14
Comunicaciones
Plan Subsidiario Recursos vie 02/01/15
Plan Subsidirio Interesados mar 23/12/14 Humanos
Nombre Fin
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Enero 2 de 2015
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Enero 2 de 2015
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Estimar los recursos de las actividades mar 06/01/15 jue 08/01/15 Hernán Gonzalez
Estimar la duración de las actividades vie 09/01/15 mar 13/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el cronograma del proyecto mié 14/01/15 vie 16/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del Tiempo lun 19/01/15 mar 20/01/15 Hernán Gonzalez
Revisar el documento Gestión del Tiempo mié 21/01/15 mié 21/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión del Tiempo vie 23/01/15 lun 26/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo lun 26/01/15 lun 26/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestión de costos mié 28/01/15 jue 29/01/15 Johnary Rico
Ajustar el documento Gestión de Costos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Johnary Rico
Aprobar el documento Gestión de Costos mar 03/02/15 mar 03/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto mié 04/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el aseguramiento de la calidad del producto mié 04/02/15 jue 05/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto jue 05/02/15 vie 06/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del vie 06/02/15 mié 11/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mié 11/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad vie 13/02/15 lun 16/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad lun 16/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Recursos Humanos mié 31/12/14 vie 02/01/15 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Plan Subsidiario Recursos Humanos vie 02/01/15 vie 02/01/15 Liney Benavides
Ajustar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Alfonso Angulo
Aprobar el documento Gestión de Comunicaciones mié 24/12/14 mié 24/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos jue 29/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del mar 03/02/15 mié 04/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos mié 04/02/15 mié 04/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos lun 09/02/15 lun 09/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras mar 10/02/15 mié 11/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las jue 12/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Liney Benavides
Aprobar el documento Gestión de Interesados mar 23/12/14 mar 23/12/14 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Enero 2 de 2015
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 20.000.000,00
$ 18.000.000,00 $ 17.297.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Enero 2 de 2015 El valor acumulado del
$ 16.000.000,00
proyecto basado en la
$ 14.000.000,00 $ 13.426.000,00
fecha de estado. Si el
$ 15.072.400,00 costo real (CRTR) es
$ 12.000.000,00
superior al valor
$ 10.000.000,00 $ 12.916.400,00 acumulado (CPTR), el
$ 8.000.000,00 proyecto está por
encima del
$ 6.000.000,00 presupuesto. Si el valor
$ 4.000.000,00 planeado (CPTP) es
mayor que el valor
$ 2.000.000,00 $ 784.000,00
acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 vie 26 dic '14 vie 02 ene '15 la programación.
CRTR CPTP
1,05
ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 1 Índices de rendimiento
1 de costo y programación
0,970371775
para el proyecto basados
en la fecha de estado.
0,95 Cuanto mayor sea el
índice de rendimiento,
0,933540146 más avanzado en la
0,9 programación y el ahorro
0,871388102
de costos estará el
proyecto.
0,85
0,8
mar 16 dic '14 vie 26 dic '14 vie 02 ene '15
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos Si No No
Observaciones:
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el integrante del
equipo
Observaciones: Se presenta retrazo en 4 hitos del proyecto.
Avance del proyecto 31%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 19,208,000.00 37.1%
Observaciones: Se presenta una variación en el costo real pagado vs el avance del proyecto, siendo negativo en un 6%. Se deben
establecer mecanismos que permitan cerrar el entregable atrazado por cambio en su forma.
FM-SC-01 06
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 15/01/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Avanzar en el documento Hernan Gonzalez 21/01/2015
de tiempo
Avanzar en el documento Johnary Rico 28/01/2015
de Costos
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 15/01/2015
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 15/01/2015
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 22/01/2015
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 1
44% 100%
90%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60%
Hitos que vienen pronto. 50% 44%
Nombre Fin 40%
Plan Subsidiario Tiempo lun 26/01/15 30%
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Enero 15 de 2015
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Nombre Fin
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Enero 15 de 2015
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Enero 15 de 2015
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Elaborar el cronograma del proyecto mié 14/01/15 vie 16/01/15 Hernán Gonzalez
Elaborar el documento Gestión del Tiempo lun 19/01/15 mar 20/01/15 Hernán Gonzalez
Revisar el documento Gestión del Tiempo mié 21/01/15 mié 21/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión del Tiempo vie 23/01/15 lun 26/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo lun 26/01/15 lun 26/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestión de costos mié 28/01/15 jue 29/01/15 Johnary Rico
Revisar el documento Gestión de Costos jue 29/01/15 jue 29/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Costos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Johnary Rico
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto mié 04/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el aseguramiento de la calidad del producto mié 04/02/15 jue 05/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto jue 05/02/15 vie 06/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del vie 06/02/15 mié 11/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mié 11/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad vie 13/02/15 lun 16/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad lun 16/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos jue 29/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del mar 03/02/15 mié 04/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos mié 04/02/15 mié 04/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos lun 09/02/15 lun 09/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras mar 10/02/15 mié 11/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las jue 12/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Enero 15 de 2015
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 30.000.000,00
$ 24.745.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Enero 15 de 2015 $ 25.000.000,00 El valor acumulado del
proyecto basado en la
fecha de estado. Si el
$ 20.000.000,00
$ 17.297.000,00 $ 23.177.000,00 costo real (CRTR) es
superior al valor
$ 15.000.000,00 acumulado (CPTR), el
$ 16.121.000,00 proyecto está por
$ 10.000.000,00 encima del
presupuesto. Si el valor
planeado (CPTP) es
$ 5.000.000,00 mayor que el valor
$ 784.000,00 acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 vie 02 ene '15 jue 15 ene '15 la programación.
CRTR CPTP
1,02
1 1 ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 1 Índices de rendimiento
de costo y programación
0,98 para el proyecto basados
en la fecha de estado.
0,96 Cuanto mayor sea el
índice de rendimiento,
0,94 0,932011331 más avanzado en la
programación y el ahorro
0,936633663
0,92 de costos estará el
proyecto.
0,9
0,88
mar 16 dic '14 vie 02 ene '15 jue 15 ene '15
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos Si No No
Observaciones:
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el integrante del equipo
Observaciones: Se ajusta el proyecto al tiempo programado.
Avance del proyecto 52%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 28,126,000.00 54.3%
Observaciones: Se logra reducir el porcentaje de variación de un 7% a ahora solo un 2%
FM-SC-01 07
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 22/01/2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Avanzar en el documento Hernan Gonzalez 21/01/2015
de tiempo
Avanzar en el documento Johnary Rico 28/01/2015
de Costos
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 15/01/2015
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 15/01/2015
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 29/01/2015
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 1
55% 100%
90%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60% 55%
Hitos que vienen pronto. 50%
Nombre Fin 40%
Plan Subsidiario Tiempo lun 26/01/15 30%
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Enero 22 de 2015
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
Nombre Fin
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Enero 22 de 2015
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Enero 22 de 2015
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Ajustar el documento Gestión del Tiempo vie 23/01/15 lun 26/01/15 Hernán Gonzalez
Aprobar el documento Gestión del Tiempo lun 26/01/15 lun 26/01/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar documento de gestión de costos mié 28/01/15 jue 29/01/15 Johnary Rico
Revisar el documento Gestión de Costos jue 29/01/15 jue 29/01/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Costos lun 02/02/15 mar 03/02/15 Johnary Rico
Aprobar el documento Gestión de Costos mar 03/02/15 mar 03/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Definir el aseguramiento de la calidad del proyecto mar 03/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del proyecto mié 04/02/15 mié 04/02/15 Juan C. Acosta
Definir el control de calidad del producto jue 05/02/15 vie 06/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del vie 06/02/15 mié 11/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mié 11/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad vie 13/02/15 lun 16/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad lun 16/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Realizar análisis cualitativo de riesgos mar 27/01/15 jue 29/01/15 Carlos Ortega
Realizar análisis cuantitativo de riesgos jue 29/01/15 lun 02/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de gestión de los riesgos del mar 03/02/15 mié 04/02/15 Carlos Ortega
proyecto
Revisar el documento Gestión de Riesgos mié 04/02/15 mié 04/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos lun 09/02/15 lun 09/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras mar 10/02/15 mié 11/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las jue 12/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Enero 22 de 2015
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 35.000.000,00
$ 31.017.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Enero 22 de 2015 $ 30.000.000,00 El valor acumulado del
$ 24.745.000,00 proyecto basado en la
$ 25.000.000,00 $ 28.802.200,00 fecha de estado. Si el
costo real (CRTR) es
$ 20.000.000,00 superior al valor
$ 23.177.000,00
acumulado (CPTR), el
$ 15.000.000,00 proyecto está por
encima del
$ 10.000.000,00 presupuesto. Si el valor
planeado (CPTP) es
$ 5.000.000,00 mayor que el valor
$ 784.000,00 acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 jue 15 ene '15 jue 22 ene '15 la programación.
CRTR CPTP
1,02
1 1 1 ÍNDICES EN EL TIEMPO
1 Índices de rendimiento
de costo y programación
0,98
para el proyecto basados
0,96 en la fecha de estado.
Cuanto mayor sea el
0,94 0,928593997 índice de rendimiento,
0,936633663 más avanzado en la
0,92 programación y el ahorro
de costos estará el
0,9 proyecto.
0,88
0,86
mar 16 dic '14 jue 15 ene '15 jue 22 ene '15
Aprobar el documento Gestión de Recursos Humanos Si No No
Observaciones:
Observaciones: El % de trabajo realizado indica el avance respecto al total de las actividades que debe de realizar el integrante del equipo
Observaciones: Se ajusta el proyecto al tiempo programado.
Avance del proyecto 62%
Flujo de Caja Costo Línea Base Costo real Avance
Costo $ 51,793,000.00 $ 34,888,000.00 67.4%
Observaciones: En costo disminuimos pero persistimos aún en 4%.
FM-SC-01 08
Acta de Reunión Acta Nº
PROYECTO BELMIRA Fecha : 05/02//2015
Temas Tratados:
Compromisos:
Descripción Responsable(s) Fecha
Avanzar en el documento Juan Carlos Acosta 09/02/2015
de Calidad
Avanzar en el documento Johnary Rico 16/02/2015
de Adquisiciones
Generar reporte de Juan Carlos Acosta 05/02/2015
calidad.
Generar reporte de Carlos Ortega 05/02/2015
riesgos
Avance segunda entrega Consultores 16/02/2015
Firman:
Nombre Cargo Firma
María Fernanda Farias Gerente de Proyecto
Liney Benvides Consultor
Carlos Ortega Consultor
Jonhary Rico Consultor
Hernán González Consultor
Juan Carlos Acosta Consultor
Alfonso Angulo Consultor
Proyecto: BELMIRA Página: 1 de 1
INFORME DE HITOS
Fecha de corte: Febrero 5 de 2015
Hitos que son deuda vencida. Hitos que vencen este mes. Hitos que están 100% completados.
FLUJO DE CAJA
Costo real Costo de línea base Costo restante Variación de costo
$ 60.000.000,00 El gráfico muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por mes.
$ 50.274.000,00
$ 50.000.000,00
$ 40.000.000,00
$ 37.191.000,00
$ 30.000.000,00
$ 21.922.600,00
$ 20.000.000,00
$ 10.000.000,00 $ 15.268.400,00
$ 13.083.000,00
$ 0,00
diciembre 2014 enero 2015 febrero 2015
La siguiente tabla muestra información sobre los costos para todas las tareas de nivel
Costo Costo acumulado
superior.
82% 100%
90% 82%
80%
70%
VENCIMIENTO DE HITOS 60%
Hitos que vienen pronto. 50%
Nombre Fin 40%
Plan Subsidiario Calidad lun 16/02/15 30%
TAREAS RETRASADAS
Tareas que están pendientes de pago.
TAREAS CRÍTICAS
Fecha de corte: Febrero 5 de 2015
TAREAS PENDIENTES
Fecha de corte: Febrero 5 de 2015
Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos
Definir el control de calidad del producto jue 05/02/15 vie 06/02/15 Juan C. Acosta
Elaborar documento de la gestión de la calidad del vie 06/02/15 mié 11/02/15 Juan C. Acosta
proyecto
Revisar el documento Gestión de la Calidad mié 11/02/15 jue 12/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de la Calidad vie 13/02/15 lun 16/02/15 Juan C. Acosta
Aprobar el documento Gestión de la Calidad lun 16/02/15 lun 16/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Riesgos vie 06/02/15 lun 09/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Riesgos lun 09/02/15 lun 09/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Elaborar proceso de evaluación de proveedores lun 09/02/15 mar 10/02/15 Carlos Ortega
Estabalecer las políticas de compras mar 10/02/15 mié 11/02/15 Carlos Ortega
Elaborar documento de la gestión de las jue 12/02/15 vie 13/02/15 Carlos Ortega
adquisiciones
Revisar el documento Gestión de Adquisiciones vie 13/02/15 vie 13/02/15 Maria F. Farías
Ajustar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Carlos Ortega
Aprobar el documento Gestión de Adquisiciones mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
Socialización del Documento Final mar 17/02/15 mar 17/02/15 Cliente;Maria F. Farías
TAREAS Y RECURSOS
Fecha de corte: Febrero 5 de 2015
ESTADÍSTICAS DE RECURSOS ESTADO DEL TRABAJO
Estado de trabajo de todos los recursos de trabajo. % trabajo realizado por todos los recursos de trabajo.
0%
Maria F. Liney Carlos Johnary Juan C. Hernán Alfonso Cliente
Farías Benavides Ortega Rico Acosta Gonzalez Angulo
CRTR CPTR VP
ACUMULADO $ 50.000.000,00
$ 45.000.000,00 $ 43.561.000,00
VALOR ACUMULADO
EN EL TIEMPO
Fecha de corte: Febrero 5 de 2015 El valor acumulado del
$ 40.000.000,00
proyecto basado en la
$ 35.000.000,00 $ 41.846.000,00 fecha de estado. Si el
costo real (CRTR) es
$ 30.000.000,00
$ 24.745.000,00 superior al valor
$ 25.000.000,00 acumulado (CPTR), el
$ 20.000.000,00 proyecto está por
encima del
$ 15.000.000,00 $ 23.177.000,00
presupuesto. Si el valor
$ 10.000.000,00 planeado (CPTP) es
mayor que el valor
$ 5.000.000,00 $ 784.000,00 acumulado, el proyecto
$ 0,00 está atrasado respecto a
mar 16 dic '14 jue 15 ene '15 jue 05 feb '15 la programación.
CRTR CPTP
1,01 1 1 1
1 ÍNDICES EN EL TIEMPO
Índices de rendimiento
0,99
de costo y programación
0,98 para el proyecto basados
0,97 en la fecha de estado.
Cuanto mayor sea el
0,96
0,960629921 índice de rendimiento,
0,95 más avanzado en la
0,94 programación y el ahorro
de costos estará el
0,93 0,936633663
proyecto.
0,92
0,91
0,9
mar 16 dic '14 jue 15 ene '15 jue 05 feb '15