Control Interno

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA

ttujhu
MEJORAR LA GESTIÓ DE LOS I VE TARIOS E
LA EMPRESA CIUDAD DIGITAL, C.A. (PC ACTUAL),
UBICADA E VALE CIA, ESTADO CARABOBO
Autor(es):
Autoras: Gladys Hidalgo

Norca Betancourt
San Diego, Enero de 2013

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
FACULTAD DE SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA
CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA MEJORAR

LA GESTIÓ DE LOS I VE TARIOS E LA EMPRESA
CIUDAD DIGITAL, C.A. (PC ACTUAL), UBICADA
E VALE CIA, ESTADO CARABOBO
Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de

Licenciado en Contaduría Pública
Autor(es): Gladys Hidalgo

Norca Betancourt
Tutor(a): Omaira López
San Diego, Enero de 2013

ACEPTACIÓ DEL TUTOR
Quien suscribe, Omaira López , portador de la cédula de identidad Nº ,en mi carácter

de tutor del trabajo de grado presentado por la ciudadanas Norca Betancourt y Gladys Hidalgo,
portadoras de la cédula de identidad Nº y respectivamente, titulado CONTROL
INTERNO COMO HERRAMIENTA PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE LOS
INVENTARIOS EN LA EMPRESA CIUDAD DIGITAL, C.A. (PC ACTUAL), UBICADA
EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO presentado como requisito parcial para optar al título
de Licenciado en Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En San Diego, a los____________ días del mes de ___________ del año 2013
___________________
Nombre
C.I:
DEDICATORIA
A Dios todo poderoso, quien ilumina mis pasos y es primordial en mi vida por guiarme y
siempre acompañarme en cada uno de mis triunfos.
A ti madre, por haberme dado la vida, gracias a ti soy quien soy. ¡¡Gracias por dame todo
tu amor y cariño!! Te amo.
A mi esposo Trino Pérez, por acompañarme y apoyarme en los momentos mas difíciles y
alegres de la carrera.
A mis hijas, Luandry Yanileth Betancourt y milagros Valentina Betancourt, por apoyarme
y aguantar todas mis ausencias, por ser la inspiración y el gran motivo para culminar este logro,
las amo….
A mis amigas, Sol Radiante y Zuleydi Brillante con quienes forme un equipo de estudio
espectacular, en donde compartimos momentos de alegrías, felicidad, emociones, travesuras y
angustias, sin embargo logramos llegar hasta el final del camino, es por ello que las considero
mis compañeras especiales las quiero….
orca Betancourt.
A Dios, el ser supremo por permitirme alcanzar la dicha y el sueño de una meta mas en mi
vida y por guiar siempre mis pasos hacia el triunfo.
A mi madre y hermana por ser los ejemplos a seguir en la constancia y perseverancia en la

vida y por ser el apoyo incondicional necesario para alcanzar mis logros.
A mis hijos, Sebastián y Kimberly por ser los pilares para construir un mejor sueño, mañana
y futuro, la razón para seguir cosechando éxitos.
A mi esposo, por ser la compresión, el amor, el cariño y el respeto incondicional sumado en
una sola persona y que fue necesario para alcanzar esta meta.
A mi hermano muy especialmente, Amílcar, que aunque no estés físicamente conmigo

compartiendo este sueño, hoy se lo dedico.
A mis amigas, especialmente Ysadora, por estar en esta ardua y dulce batalla de la carrera, a
quienes de una forma u otra estuvieron siempre allí, dándome aliento a seguir luchando por mi
sueño, que hoy por hoy se ve cristalizado.
Gladys Hidalgo
AGRADECIMIE TO
Antes que a todos queremos agradecer a Dios, por darnos la oportunidad de vivir y aprender
cada día, por darnos las fuerzas necesarias en los momentos más difíciles y guiarnos por el
camino de la sabiduría y perseverancia.
A la UJAP y a todo el prestigioso equipo que forman parte de tan importante institución, por
habernos guiado en el desarrollo académico y profesional.
Queremos darles las gracias a todos los profesores que nos apoyaron e hicieron posible que
obtuviésemos nuevos conocimientos.
A nuestra tutora. Lic. Omaira López gracias por su tiempo, apoyo y así como la sabiduría
que nos transmitió en el desarrollo del proyecto.
A nuestros compañeros de pre- grado, juntos compartimos momentos gratos, maravillosos y

duros.
A la Universidad José Antonio Páez y en especial a la facultad de Ciencias Sociales, que nos
dieron la oportunidad de formar parte de ella.
A la empresa Ciudad Digital C.a., trabajadores y directiva por facilitarnos el apoyo e

información incondicional para alcanzar este proyecto
A todos aquellos que colaboraron para que se hiciera posible el desarrollo y aprobación del
trabajo de grado.
Gracias!
Í DICE GE ERAL
CONTENIDO pp.
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... v
ÍNDICE DE TABLAS…………………………………………………………… ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………………………….. x
RESUMEN INFORMATIVO……………………………………………………… xi
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3
1.1Planteamiento del Problema................................................................3
1.2.Formulación del Problema ................................................................6
1.2. Objetivos................................................................................................
6
1.3. Justificación ................................................................................................
7
1.4. Alcance………………………………………………………….. 8
II MARCO TEÓRICO ................................................................................................
9
2.1. Antecedentes................................................................................................
9
2.2. Bases Teóricas ................................................................................................
14
2.3. Definición de Términos ................................................................ 24
III MARCO METODOLÓGICO ................................................................26
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación……………………………… 26
3.2. Fases Metodológicas…………………………………………… 27
IV RESULTADOS ................................................................................................
30
4.1. Análisis y Presentación de los Resultados………………………. 30
4.2. Cumplimiento de la Fase I……………………………………… 30
4.3. Cumplimiento de la Fase II……………………………………… 33
V LA PROPUESTA……………………………………………………. 45
5.1. Presentación de la propuesta…………………………………….. 45
5.2. Justificación de la Propuesta…………………………………….. 45
5.3 Objetivos de la Propuesta……………………………………….. 46
5.4. Factibilidad de la Propuesta…………………………………… 47
5.5. Desarrollo de la Propuesta………………………………………. 47
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………………………. 65
REFERENCIAS……………………………………………………………………. 68
ANEXOS .................................................................................................................. 70
LISTA DE TABLAS
CO TE IDO
TABLA p.p
1 Comunicación………………………………………………………. 34
2 Control en la Recepción de Mercancía……………………………… 35
3 Registro Contable ………………………………………………… 36
4 Variación entre lo físico y lo contable …………………………… 37
5 Información Contable ………………………………….………..... 38
6 Satisfacción del cliente …………………………………………… 39
7 Calidad de Servicio …………………………………………………. 40
8 Planificación de Actividades………………………………………... 41
9 Logro de Objetivos ………………………………………………... 42
10 Competitividad……………………………………………………… 43
11 Rentabilidad ………………………………………………………. 44
LISTA DE GRÁFICOS
CO TE IDO
GRÁFICO p.p
1 Comunicación………………………………………………………. 34
2 Control en la Recepción de Mercancía……………………………… 35
3 Registro Contable ………………………………………………… 36
4 Variación entre lo físico y lo contable …………………………… 37
5 Información Contable ………………………………….………..... 38
6 Satisfacción del cliente …………………………………………… 39
7 Calidad de Servicio …………………………………………………. 40
8 Planificación de Actividades………………………………………... 41
9 Logro de Objetivos ………………………………………………... 42
10 Competitividad……………………………………………………… 43
11 Rentabilidad ………………………………………………………. 44
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA MEJORAR

LA GESTIÓ DE LOS I VE TARIOS E LA EMPRESA
CIUDAD DIGITAL, C.A. (PC ACTUAL), UBICADA
E VALE CIA, ESTADO CARABOBO
Autor: Gladys Hidalgo

Norca Betancourt
Tutor: Omaira López
Fecha: Enero de 2013
RESUME I FORMATIVO
El siguiente trabajo especial de grado consiste en desarrollar una investigación que tiene como
objetivo general proponer control internos como herramienta que mejore la gestión de los
inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A, la cual es una organización dedicada a la
compra y venta de equipos y sistemas de computación, ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Presenta como problemática deficiencias en el manejo y control de los inventarios, lo cual
conlleva a que no se promueva una verdadera programación para la realización de los mismos.
La investigación se enmarca en la modalidad de proyecto factible con un diseño de campo,
apoyada en una revisión documental. Se presentan tres fases metodológicas. La primera
consistió en diagnosticar la situación actual en cuanto al manejo y control de los inventarios
que presenta la empresa, para lo cual se empleó la observación directa como técnica de
recolección de datos y como instrumento la lista de cotejo. En la segunda fase, se analizaron
los factores que inciden en el control interno para una adecuada gestión de los inventarios, se
empleó la encuesta y como instrumento el cuestionario, el cual se aplicó a la población objeto
de estudio, la misma está conformada por 10 trabajadores que laboran en el área de Almacén y
Compras, ya que son los que están directamente relacionados con la problemática planteada. En
la tercera fase se diseñaron los controles internos como herramienta que mejore la gestión de
los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A. La propuesta proporcionará eficiencia
y eficacia en las operaciones llevadas a cabo en el manejo de los inventarios.
Descriptores: Controles Internos, Control Interno de los Inventarios, Gestión de los
Inventarios.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
La transformación ocurrida en el mundo de los negocios en los últimos tiempos, ha hecho

necesario la búsqueda y aplicación de nuevos y eficientes modelos de gestión que le permitan a
las empresas medir su desempeño, así como obtener mejoras sustanciales y sostenidas en los
resultados operacionales y financieros. En tal sentido, necesitan implementar mecanismos
eficientes de control, a fin de dirigir de manera sistemática cada uno de los procesos que en ella
se realicen, creando así las condiciones básicas y necesarias para las diversas actividades
efectuadas en función del producto final.
Desde este punto de vista, el control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la
norma de ejecución del trabajo que se requiere. Es un área importante para una empresa, pues
requiere de la mayor atención para la consecución de los objetivos operacionales con los que
cuenta. Rodríguez, V (2000) establece que:
El control interno es un elemento de control que se basa en procedimientos y

métodos, adoptados por una organización de manera coordinada a fin de
proteger sus recursos contra perdida, fraude o ineficiencia; promover la
exactitud y confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar y
medir la eficiencia de esta y medir la eficiencia de operación en todas las áreas
funcionales de la organización. (p.49).
Es importante destacar, que el mismo debe estar inserto en el proceso administrativo-

contable este presentará características que se diferenciarán dependiendo del nivel de decisión y
el área donde se apliquen. La función del control interno compara los sucesos con los objetivos
y aplica las correcciones necesarias cuando los sucesos se desvíen de los objetivos, por lo cual,
es una responsabilidad de cada uno de los miembros que pertenecen a la organización, ellos
deberán realizar sus funciones para minimizar el despilfarro e ineficiencia
Actualmente el control interno se ha consolidado, considerándose de gran importancia para

el manejo de las diversas actividades y operaciones que se desarrollan dentro de las
organizaciones, específicamente en el departamento de almacén, ya que maneja el activo más
importante para la empresa, el cual está representado por el inventario físico, que amerita de
protección contra pérdidas, fraudes e ineficiencias desde la recepción de la mercancía, hasta el
embarque de la misma. Por lo tanto, los inventarios forman parte del motor organizacional, ya
que éstos son adquiridos para su posterior venta a fin de obtener utilidad. De aquí la
importancia del manejo contable del inventario, ya que permitirá a la organización mantener el
control oportunamente, así como también conocer al final de un período un estado confiable de
la situación de la empresa.
Es por ello, que el control interno de los inventarios representa la base de una empresa
comercializadora y para las empresas manufactureras son el sustento del negocio. Por su parte,
Meigs (1992), considera que un sistema de control interno de inventarios eficiente “es aquel
que suministra a la gerencia datos concisos del costo para los inventarios y el costo de
mercancías vendidas, así mismo, permite obtener información acerca de cantidades físicas
exactas”. (p 87).
Dentro de lo planteado, el control interno de los inventarios debe ser importante para las
empresas tanto como el resto de los procesos, dado que ellos afectan la producción,
disponibilidad de los productos para su comercialización, valoración correcta en términos
monetarios y presentación de cifras correctas y confiables al presentar el balance general,
además de su incidencia en el estado de ganancias y pérdidas al determinar el costo de ventas
En este contexto, establecer y mantener un adecuado control interno de inventario es una

responsabilidad importante por parte de la gerencia, mediante una supervisión adecuada para
determinar su correcto funcionamiento, porque permite obtener un balance de los recursos
disponibles que le sirva de soporte al momento de realizar u ordenar los pedidos
Desde esta perspectiva, se presenta la investigación, específicamente en la empresa Ciudad

Digital, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo. Esta organización tiene como actividad
principal la compra y venta de equipos y sistemas de computación, además de ofrecer
asistencia técnica, servicios de internet e impresión y telefonía celular, cubriendo las
necesidades de los clientes a nivel regional, su misión es satisfacer las necesidades de los
clientes, mediante la atención óptima, ofreciendo productos de alta calidad, adaptado a sus
requerimientos y prestar asesoría técnica con servicio técnico especializado
Asimismo, presenta como visión proyectarse como líderes en el mercado de computación a

nivel nacional, ofreciendo equipos y servicios sofisticados y actualizados, brindando la mejor
atención al cliente, logrando de esta forma ser cada vez más competitiva en el mercado.
Sin embargo, esta empresa no cuenta con las herramientas de control adecuadas para el
manejo de los inventarios, ya que se pudo observar irregularidades en la aplicación de controles
que podrían estar afectando su rendimiento y productividad, así como también, en la falta de
supervisión directa al proceso.
Por otra parte, la planificación de actividades en relación con los departamentos de

compra, almacén y despacho es inadecuada. Esto es debido, a que el departamento de compras
es controlado por una sola persona quién maneja más del 75% de los productos, esta misma
persona es la que fija los costos y los precios, así como también es la que autoriza los
descuentos para la ventas, de igual forma, maneja también los inventarios en relación a la
distribución de los productos.
Esta escenario conlleva a que no se promueva una verdadera programación para la

realización de los inventarios, así como tampoco un registro apropiado al sistema contable
administrativo de los productos tanto en su salidas como en la entrada al almacén, tornándose
deficiente en algunos casos por errores en los datos suministrados al sistema. Asimismo, no
existen políticas para analizar y gestionar la venta de los productos que quedan rezagados.
En consecuencia, no existe correspondencia en la recepción y almacenaje de los

productos, debido a que no se ejecuta el proceso de verificación junto con la documentación
pertinente en el momento en que se recibe. Se puede señalar, que al no existir un control
interno que organice las entradas y salidas de inventario, la empresa puede sucumbir ante los
desórdenes que puede acarrear la mala contabilización de la mercancía, trayendo como
resultado la pérdida de dinero y posibles ventas, ocasionando retrasos e incumplimientos con
proveedores y clientes.
Esta situación es el reflejo de controles ineficientes en el manejo y control de los

inventarios, lo cual trae como consecuencia una desorganización en cuanto al funcionamiento y
registro, originando pérdidas físicas que podrían afectar las ventas como ingreso principal de la
organización, además de generar u ocasionar una baja en sus utilidades y hasta pérdida de sus
clientes. De allí, que surge la necesidad de Proponer control interno como herramienta para
mejorar la gestión de los inventarios en la empresa Ciudad Digital, C.A.
1.1.1Formulación del Problema
¿De qué manera la aplicación del control interno puede ser una herramienta para mejorar la
gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A.?
1.2 Objetivos de la Investigación
1.2.1 Objetivo General
Proponer control internos como herramienta que mejore la gestión de los inventarios
en la en la empresa Ciudad Digital, C.A
1.2.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual en el manejo y control de los inventarios que

presenta la empresa Ciudad Digital, C.A.
• Determinar los factores que inciden en el control interno para una adecuada gestión
de los inventarios
• Diseñar controles internos como herramienta que mejore la gestión de los

inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A
1.3 Justificación de la Investigación
Dentro del balance general de cualquier empresa se encuentran partidas de suma

importancia para el funcionamiento de la misma, es allí donde se localiza el inventario; el cual
es uno de los activos de mayor importancia dentro de este estado financiero, por tal razón, al
evaluar las transacciones más comunes en esta área se podrá reducir ciclos y costos asociados a
los mismos para el buen funcionamiento y desarrollo de la organización
En este sentido, este estudio cobra importancia, ya que permitirá mejorar el funcionamiento
de los diversos procedimientos y manejo de inventarios de la organización en estudio, logrando
el buen direccionamiento del registro de los materiales, salvaguarda física, requisición de
materiales, asegurar registros contables completos y exactos, fomentar la eficiencia operacional
y estimular el cumplimiento de las políticas; por esta razón, la presente propuesta tiene como
propósito beneficiar primordialmente a la empresa, en cuanto puede apoyarse al momento de
aplicar los procedimientos de Control Interno en el área de almacén.
De igual forma, busca promover la eficiencia y eficacia en los procesos de recepción,

almacenaje, despacho y devolución, reducir errores y proporcionar información confiable en
relación a la toma de inventario, permitiéndole continuar creciendo, siendo más competentes y
cumpliendo oportunamente con las necesidades de sus clientes
También es de gran importancia realizar esta investigación, ya que a través de la misma, se

tendrá la oportunidad de adquirir conocimientos basados en prácticas y experiencias aplicadas
en el desarrollo de este estudio, además puede servir de punto de referencia a otras
investigaciones relacionadas con el Control Interno de los Inventarios.
Es evidente, que el logro de la investigación servirá como aporte a la empresa objeto de

estudio y a la Universidad José Antonio Páez, cuya información servirá de base para la
búsqueda de nuevas alternativas en el estudio de los inventarios, además de establecer un
vínculo académico-profesional entre la universidad y el sector industrial en una sociedad donde
el conocimiento de la práctica se hace cada vez más indispensable para el contador público de
hoy.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación
Para el desarrollo del estudio se realizó la búsqueda en trabajos de grado que cumplieran el
rigor científico de una investigación, además de bibliografías estrechamente relacionados con el
tema en estudio, los cuales de alguna manera contribuyen al análisis de la problemática
planteada bajo situaciones similares.
Según Sabino (2008), “Los antecedentes de la investigación se refieren a los estudios previos
relacionados con el problema planteado, es decir, investigaciones relacionadas anteriormente y
que guarden alguna vinculación con el objeto de estudio”. (p 23). A continuación se presenta
algunos de los antecedentes que sirven de base para el logro de los objetivos de la
investigación:
Abarca, J, Ayala, J y Suria, M, J (2011), realizaron una investigación titulada: “Diseño de

un sistema de control interno con enfoque COSO - ERM para el área de inventarios de
las empresas distribuidoras de cosméticos por catálogo de la zona Metropolitana de San
Salvador”. Presentada en la Universidad de El Salvador, para optar por el título de
Licenciandos en Contaduría Pública. El presente trabajo de investigación surge a partir de la
necesidad de mejorar el control interno en el área de inventarios de las empresas distribuidoras
de cosméticos por catálogo de la zona metropolitana de San Salvador, con el objeto de
proponer una herramienta de solución al problema de estas empresas que fue identificado
inicialmente por algunos contactos con ellas, de la falta de un sistema de control interno para el
área de inventarios.
Dando inicio primeramente con la indagación bibliográfica para determinar la factibilidad

de la investigación, las variables relacionadas a la problemática, la sustentación teórica y el
enfoque que debía orientar a dicha investigación; luego se procedió al estudio de campo con el
fin de obtener un diagnóstico más certero en cuanto al control de inventarios, el cuál fue
realizado a través de 12 de 33 encuestas dirigida a los funcionarios que administran las
referidas empresas del sector.
Con base a lo anterior se presenta como propuesta el diseño de un sistema control interno
con enfoque COSO-ERM para el área de inventarios, desarrollado específicamente para la
empresa Distribuidora Zelsa, S. A. de C. V., con el propósito de que ésta pueda implementar la
gestión de riesgos empresarial para garantizar la eficiencia en el registro y control de los
productos en el área de inventarios. Al finalizar la investigación se concluyó que a través de la
implementación del sistema de control interno con enfoque COSO-ERM para el área de
inventarios.
El antecedente presentado, se relaciona con la presente investigación, ya que aporta

información relevante relacionada con la gestión de los inventarios, la evaluación de la gestión
de riesgos, las políticas, normas y procedimientos, flujogramas de proceso y los instrumentos
sugeridos para mejorar el control de los productos en el área de inventarios, los cuales sirven de
referencia para la propuesta de controles internos de los inventarios en la empresa Ciudad
Digital, C.A.
Otro trabajo consultado fue el de Cárdenas, M, Flores, Y y Parra G, (2011) titulado:

“Control Interno asociado a la Gestión Administrativa Contable de los Inventarios de
Materiales y Suministros para la optimización de las operaciones en la Empresa
Construcciones y Servicios C.A.”, realizado en la Universidad de Carabobo, para optar por el
título de Licenciados en Contaduría Pública. El siguiente trabajo especial de grado consistió en
desarrollar una investigación que tuvo como objetivo general evaluar el control interno
asociado a la gestión administrativa – contable de los inventarios de materiales y suministros,
para la optimización de las operaciones en la empresa COYSERCA, ubicada en San Diego
Estado Carabobo. La investigación estuvo orientada por la teoría del control interno y de
inventarios en general y la NIIF para PYMES, sección 13.
Metodológicamente se considera una investigación de nivel descriptivo, con diseño

documental y de campo, para la cual se utilizaron varias técnicas e instrumentos de recolección
de datos, como la encuesta y la observación directa. Se aplicaron dos cuestionarios: el primero
a las personas que laboran en el Departamento de Contabilidad y el segundo a los trabajadores
del Almacén Principal. Una vez obtenido los resultados, se concluye que las políticas de
control relacionado con el manejo de los inventarios, se encuentran establecidas dentro de los
manuales de normas y procedimientos de la empresa, sin embargo, su cumplimiento no es
evaluado constantemente, lo que puede generar errores u omisiones en los registros contables.
La similitud de este antecedente con la presente investigación, es la inexistencia de un

adecuado programa de control de inventarios, lo que origina que el registro de las operaciones
de inventarios se realice de manera incorrecta e inoportuna, por lo cual se pretende mejorar los
controles existentes o implementar nuevos, partiendo de los lineamientos que se establecen de
control interno, en referencia a los inventarios.
Rodríguez, L (2010), realizó un trabajo titulado: Propuesta de una Herramienta

Gerencial que logre optimizar el manejo y control de los Inventarios en el área de
Almacén de la empresa American Brake Component Abc, C.A Ubicada en Valencia-
Estado Carabobo. Presentada en la Universidad de Carabobo para optar por el título de
Licenciado en Contaduría Pública. La presente investigación tiene como objetivo general
proponer una herramienta gerencial que logre optimizar el manejo y control de los inventarios
en el área de almacén de la empresa American Brake Component ABC, C.A.
De acuerdo al problema planteado deberá existir una adecuada ejecución de las actividades
que establezcan ciertos procedimientos de Control Interno, como es la limitación de
responsabilidades, segregación de funciones, rotación de deberes, toma física de inventarios,
personal calificado, canales de comunicación y llevar el procedimiento de cada transacción
conservando los documentos en buen estado y en función de sus objetivos.
El trabajo de grado se apoya en una investigación descriptiva, ya que permite indagar sobre
las característica predominantes de la situación actual del objeto de estudio, también se ubica
bajo la modalidad de proyecto factible buscando la creación de estrategias que sirvan de base
operativa para solucionar el problema. En este sentido, se obtuvieron datos directamente de la
realidad, utilizando las técnicas de la encuesta y observación, aplicando el instrumento del
cuestionario a toda la población que está conformada por 13 personas. Se concluye, que la
empresa presenta debilidades en el ciclo de almacén en cuanto no existe normativa y
procedimiento para el buen funcionamiento del mismo.
Este antecedente es de utilidad en la presente investigación, ya que aporta beneficios para

el desarrollo y ejecución de los procedimientos que se llevan en el departamento de almacén,
referente al control interno, a través del mejoramiento de los lineamientos en las operaciones, lo
cual sirve de base para la propuesta de controles internos como herramienta que mejore la
gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A.
Otro trabajo consultado fue el de Acosta, M y Zapiain, J (2010), titulado: “Estudio de las
medidas de Control Interno de los Inventarios de Productos Terminados en la empresa
Amcor Pet Packaging de Venezuela, S.A., para Minimizar las diferencias de Inventario”,
realizado en la UC, para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. La presente
investigación surge al observar que la empresa presenta diferencias de inventario en productos
terminados y no logra mejorar en cada cierre de mes, lo que genera una variación en costos
importante. El objetivo principal es el estudio de las medidas de control interno de los
inventarios de productos terminado y para el logro del mismo fue observada la estructura
organizacional del departamento de almacén, para ver si las relaciones funcionales son las
correctas, así como describir los procedimientos, con la finalidad de determinar si estos ayudan
a comprobar las existencias del inventario a una fecha determinada, verificar los controles de
los inventarios para identificar las debilidades y fortalezas.
La investigación está enmarcada dentro de los lineamientos de un estudio de caso, de tipo

descriptiva, y el diseño se considera de campo no experimental. Con relación a los instrumentos
de recolección de datos, se empleó el cuestionario. Los resultados arrojaron que la mercancía
no tiene un control de supervisión absoluto desde el momento que se finiquita el producto
terminado hasta que está listo para la venta, además no existe un control sobre los artículos
desincorporados del inventario pues la mercancía devuelta no se registra a tiempo o no se
controla, se concluyo que la empresa tiene que implementar controles que la ayuden a corregir
las fallas existentes con la finalidad de mantenerse en el margen de rentabilidad establecido,
cumplir con su misión y mantener a sus clientes internos y externos.
La relación de este antecedente con la presente investigación, está en conocer cómo

funciona el control interno de los inventarios de la empresa caso de estudio y la
implementación de estrategias y medidas para controlarlo, de allí se logra obtener un modelo de
guía de control y manejo que sirve de ejemplo para analizar o revisar el funcionamiento de los
inventarios en la empresa.
También se consultó el trabajo de Bonaguro, C; Esté, V y Ortega, N. (2010), los cuales

elaboraron un proyecto titulado: “Diseño de Estrategias Gerenciales para el Manejo y
Control de los Inventarios en el Departamento de Repuestos de la empresa CHRYSLER
DE VE EZUELA L.L.C.”, Realizado en UC. La presente investigación tuvo como
propósito fundamental, diseñar estrategias gerenciales para el manejo y control de los
inventarios en el Departamento de Repuestos de la Empresa Chrysler de Venezuela L.L.C. En
este orden de ideas, la problemática estudiada estuvo referida a las fallas que presenta el
departamento de repuestos en cuanto al manejo y control de inventarios se refiere.
En otro contexto, la investigación fue de tipo descriptiva, bajo la modalidad de un proyecto

factible, con un diseño de campo y documental. La población estuvo conformada por
diecinueve (19) empleados, por ser un conjunto pequeño y accesible, no fue necesario el
tamaño muestral y se tomó en cuenta su totalidad. El instrumento de recolección de datos
aplicado fue un cuestionario conformado por veintiún (21) ítems, a través de un modelo de
preguntas cerradas; su validez, se determinó mediante el juicio de un experto y la confiabilidad,
a través del análisis de la información. Los resultados obtenidos permitieron diseñar las
estrategias gerenciales, así como también concluir que a pesar de que la empresa tiene políticas
rigurosas de controles de inventarios, una parte bastante representativa de su capital humano
que labora en dicho departamento carecen de conocimientos básicos de su funcionamiento, lo
que refleja pérdidas en el mismo, ya que trabajan bajo un sistema automatizado sin analizar la
actividad que realizan y esto hace que no se generen aportes y soluciones que permitan mejorar
el proceso.
Este antecedente, se relaciona con la presente investigación, ya que se basa en realizar un

estudio del control de los inventarios con el fin de solucionar las diferencias de inventario para
los productos, por lo tanto, aporta ideas en cuanto a la frecuencia e importancia de la
preparación del personal para que realice las tareas de la manera más eficiente, lo cual sirve de
base a la propuesta que se plantea.
2.2 Bases Teóricas
A objeto de sustentar el estudio se realizó una exhaustiva revisión bibliográfica, lo cual

reportó información especializada acerca de los tópicos tratados. De acuerdo a Arias (2006), las
bases teóricas “comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un
punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado”
(p 14). Las bases teóricas que fundamentan a la presente investigación están constituidas por:
Control Interno, Gestión de los Inventarios y Control Interno de los Inventarios
2.2.1 Control Interno
El concepto de control interno ha sufrido a través de los años diversos modificaciones,

hace más de 50 años el término utilizado era “verificación interna”, describía las
características seguidas por los departamentos de contabilidad y finanzas para reducir al
mínimo las errores en la rutina contable y proteger los objetivos, particularmente el efectivo
contra pérdida o robo. Actualmente, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, (citado en
Rodríguez, J, 2000), define al control interno de la siguiente manera:
Comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que en forma coordinada se adopten en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su información
financiera, promover eficiencia y provocar adherencia a las políticas prescritas
por la administración. (p 48).
Según Estupiñán, R (2008) plantea que el control interno es un proceso, realizado por la
asamblea directiva, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal de un ente,
diseñado específicamente para proporcionarles evidencia de conseguir en la empresa las
siguientes categorías de objetivos:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.

• Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
• Análisis del control interno
En atención a lo antes planteado, se deduce que el Control Interno constituye la base para la
aplicación de un conjunto de lineamientos basados en la eficiencia de los procedimientos,
permitiendo con esto hacer seguimiento constante de las operaciones, lo que conlleva a su vez
al manejo adecuado de los activos, detección de posibles fallas y corrección de errores
2.2.2 Fines del Control Interno
Rodríguez, J (2000), considera que el control interno consiste en ampliar todas las
medidas utilizadas por la empresa con las siguientes finalidades:
Protección de sus recursos: Este es uno de los fines más importantes, ya que por medio de
un adecuado sistema del control interno, será posible evitar pérdidas, fraudes, errores,
desperdicios e ineficiencias, de igual forma podrá preverse contingencias que pudieran
afectar los recursos organizacionales. Con motivo de que los activos de la organización,
constituyen los principales recursos para generar utilidad y un adecuado sistema de control
interno no debe prever medidas de vigilancia y comprobación que se establezcan desde antes
de la adquisición de los activos, pasando por su custodia, conservación y mantenimiento, hasta
su baja (por retiro o).
Promover la exactitud y confiabilidad de informes: Actualmente se reconoce la existencia

de una importante finalidad del control interno, consisten en la prevención de perdidas y la
elaboración de información contable y administrativa precisa en todas las áreas funcionales de
la empresa. Dadas las necesidades del control interno, éste debe abarcar a toda la organización,
por tanto se requiere de información contable y administrativa exacta y confiable, para ser
utilizada en la toma de decisiones. No sólo por un continuo proceso de verificación y análisis
de los informes y de los registros que de ellos se derivan, podrá la dirección superior depositar
su confianza en la información que le es presentada.
Apoyar y medir el cumplimiento de la organización: Los objetivos y planes tienen una

relación estrecha con los controles. Una forma adicional de medir el cumplimiento de los
objetivos de la organización se logra valiéndose de guías intermediarias para delegar
respuestas rápidas que pueda hacer frente a los problemas que podrían afectar de manera
significativa los resultados futuros
Juzgar la eficiencia de operaciones: Asumiendo que los objetivos han sido establecidos en
términos susceptibles de ser medidos, es necesario preverse de medios para calificar los
resultados corrientes. Es necesario saber hacia dónde quiere ir y que se está haciendo
actualmente con miras al logro de los objetivos. Podrán obtenerse las bases adecuadas para
comparar y analizar las acciones correctivas a realizarse u otro tipo de acción administrativa.
Cerciorar la adhesión a las políticas generales: Las políticas son parte de la planeación,
requieren desde el punto de vista del control, algunos requisitos para su práctica eficaz. Estas
deben ser realistas en el sentido de que sean de aplicación práctica y debidamente coordinadas
en las distintas áreas funcionales de la organización. Además, deben ser suficientemente
especificas para que puedan servir como guía efectiva, igualmente deben adaptarse a las
condiciones cambiantes, sin perder de vista los objetivos fijados previamente. La efectividad
de la operación de toda organización es influida tanto por las políticas y normas implícitas
como por las explicitas.
Es decir, que cada los fines del control interno van diseccionados principalmente a evitar
errores ya la forma en que pueda cometerse algún fraude o engaño en cuanto a las operaciones
generales que realiza la empresa.
2.2.3 Principios del Control Interno
Para llevar a cabo un eficaz y adecuado control interno, se deben tomar en cuenta cada
uno de los principios establecidos para el mismo. Los principios más significativos son
aquellos que incluyen relaciones causales en términos de variables dependiente e
independientes. En cuanto a la aplicación racional del control interno, según Rodríguez,
(2000), debe fundamentarse en los siguientes principios:
• Separación de funciones de operación, custodia y registro.

• Dualidad o pluralidad de personal en cada operación de la organización deben intervenir
dos personas cuando menos.
• Ninguna persona debe tener acceso a los registros que controlan su actividad.
• El trabajo de subordinados será de complemento y no de revisión.
• La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento de contabilidad.
Para Holmes, A (1998), los principios básicos del control interno, son los siguientes:
• Debe fijarse la responsabilidad.

• El registro y las operaciones deben estar separados.
• Deben utilizarse pruebas para comprobar la exactitud, para asegurarla tanto en los registros
como en las operaciones.
• Ninguna persona individualmente debe tener totalmente a su cargo una transacción
comercial.
• Se debe seleccionar y proporcionar capacitación al personal; una capacitación bien
detectada ofrece como resultado un mejor rendimiento.
• Debe asignarse por escrito, las descripciones de funciones y procedimientos para cada
puesto.
• Los empleados que manejan valores deben afianzarse.
Los principios del control interno señalan la mejor manera de llevarlo a cabo y así al final
observar que se está logrando adecuadamente.
Las bases teóricas planteadas, se relacionan con la investigación, ya que el Control Interno
lleva consigo propósitos que buscan inducir el desarrollo organizacional, permitiendo alcanzar
niveles de confianza y validez en el manejo de las operaciones. Por lo tanto, aplicar el control
interno en todas las actividades de la empresa, y especialmente en el manejo de los inventarios,
conducirá a conocer la situación real de la misma, es por eso, la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor
visión sobre su gestión.
2.2. 4 Inventarios 2.2.2
Según Catacora (2007), define que los Inventarios:
Representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios
tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de
transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Los
inventarios en el caso de las empresas comercializadoras, se pueden definir
como los artículos que se encuentran disponibles para la venta y en el caso de
una compañía manufacturera, los productos terminados, en proceso, materias
primas y suministros que se vayan a incorporar en la producción. Cualquier tipo
de entidad por más pequeña que sea, posee y maneja algún tipo de inventario, el
cual en algunos casos será la fuente generadora de ingresos operacionales y en
otros, por ser necesarios para la prestación de los servicios. (p.148)
En otras palabras, los inventarios son todos y cada uno de los bienes tangibles que la
empresa ha adquirido en un momento dado, con la intención de ser vendidos posteriormente, o
aquellos que por la naturaleza de la entidad, deban ser utilizados para la transformación de
otros productos que serán convertidos en terminados y disponibles para la venta. Así mismo, se
destaca que los inventarios representan el activo más importante para toda organización, ya que
ejercen influencia significativa en los resultados obtenidos, es decir que es un factor clave para
el funcionamiento de los objetivos financieros de la empresa.
2.2.5 Principales Rubros de Inventarios
Según Catacora (2007) plantea que los rubros de inventarios pueden clasificarse en
atención a dos principales tipos de empresas:
Empresas comerciales: vienen a ser aquellas que llevan a cabo operaciones de compra y
venta, sin generar transformación de ningún tipo a los bienes adquiridos, por lo tanto sus costos
se determinan por su precio y por todos aquellos costos en los que se incurrieron en su
adquisición.
Empresas manufactureras: Estas si se caracteriza por la transformación, es decir, por la
compra de materiales que son utilizados en procesos que permiten obtener un producto
terminado.
Definitivamente cabe destacar que cada empresa, debe conocer las características que la
conforman, para así manejar el inventario que posee integrando todos los procesos necesarios
para su adecuada gestión, en vista de que las organizaciones han de clasificarse de acuerdo a
sectores en el mercado, ya que pueden estar dedicadas a la fabricación o muy bien a la
comercialización, sin dejar de un lado aquellas que prestan servicios.
2.2.6 Gestión de los Inventarios
Los inventarios tienen como función el añadir una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría. Por ejemplo en el comercio los inventarios de productos son indispensables
para el desenvolvimiento diario de las actividades cotidianas de la empresa. Es por eso que los
inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en la oferta y la compra de
artículos.
De acuerdo a Estupiñán, R (2008), la administración de inventario implica la

determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes
que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
Minimización de la inversión en inventarios; el inventario mínimo es cero, la empresa podrá

no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las
empresas, puesto que debe satisfacer de inmediato las demanda de los clientes o en caso
contrario el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el
inventario porque su mantenimiento es costoso
Afrontando la demanda; si la finalidad de la administración de inventario fuera sólo
minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría
cantidades excesivamente grandes del producto y así no incurrirá en los costos asociados con
una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente
costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear en otros
negocios con mayor provecho financiero. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes o sobrantes
en exceso y considerando el costo de mantenimiento que se requiere en los mismos.
Se puede señalar, que la meta de la administración de inventarios es proporcionar los

inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido
el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos
que intervienen en la compra, mantenimiento para que posteriormente se analice en qué punto
se podrían minimizar esos costos. Por lo tanto, para la empresa Ciudad Digital, C.A. la gestión
de los inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:
Maximizar el servicio al cliente, maximizar la eficiencia de las unidades de compra y
minimizar la inversión en inventarios. y mediante el control se asegura de que los niveles
óptimos si se cumplen.
2.2.7 Tipos de Inventarios
Para Catacora (2007) los inventarios se presentan en los siguientes tipos:
Inventario de Mercancías: Son aquellos llevados en las empresas comerciales, y que

contienen información pertinente a la compra y venta de bienes.
Inventarios de Productos Terminados: Están formados por los bienes que se originan de la
transformación de materias primas a producto terminado y por la inclusión de otros costos
como la mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. En este inventario se originan
las operaciones de productos terminados y ventas.
Inventarios de Productos en Proceso: Está representado por la materia prima, la mano de

obra utilizada directamente en la transformación y aquellos costos indirectos de fabricación. Se
distinguen dos operaciones en este tipo de inventario: Incorporación de costos Terminación de
productos
Inventario de Materia Prima: Está conformado por los insumos que han sido adquiridos con
el propósito de fabricar bienes y que constituyen sustancialmente el producto terminado. Con
este inventario se identifican los siguientes registros contables: Compra de materia prima.
Transferencia de materia prima a la producción.
Inventario de Suministro de Fábrica: Son aquellos necesarios para llevar a cabo la

producción y que no se pueden identificar fácilmente en el producto final o terminado.
Inventario de Material de Empaque: Es un inventario utilizado para empacar, embalar o

almacenar el producto terminado.
De lo anteriormente planteado, se desprende que de acuerdo al rubro en que se encuentre

enmarcada la organización se debe llevar un tipo o tipos de inventarios, es decir, que la
aplicación de estos dependerá de la actividad que desarrolle la empresa. En este sentido, para la
empresa en estudio los inventarios están destinados al almacenaje del producto por dedicarse
solo a la compra y venta, sin efectuar ningún tipo de proceso productivo. Los inventarios son
diversos así como lo son las organizaciones, sólo queda de parte de la dirección o la alta
gerencia encaminar la adecuada gestión.
2.2.8 Control Interno de los Inventarios
Anaya, J (2008), señala que el control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los
inventarios siguiendo el proceso de compras. Señala, que “Uno de los principios básicos del
control interno se basas en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de productos
almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el sistema informático o
administrativo correspondiente”. (p. 92).
Por otro lado, Núñez, A (2.002), indica que el renglón de inventarios es generalmente el de
mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo
proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un
adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
• Mantener el mínimo de capital invertido

• Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de
inventarios
• Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
• Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
• Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
• Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
Según Catacora (2007), “el Control Interno de Inventarios debe estar enfocado a cubrir
varios aspectos, sin embargo, el más importante es el de salvaguardar su valor como activo”.
(p 281). En este sentido, algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes:
• Solo deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones emanadas por
funcionarios autorizados que garantice sus resguardo.
• Las entregas de inventario se deben efectuar con base en documentos prenumerados.
• Debe existir en este proceso, registro de inventarios continuos en aquellos casos que sea de
costo/beneficio.
• Todas las transacciones de inventarios deben ser hechas tomando y midiendo las cantidades
entregadas o recibidas.
De ahí que, el Control de Inventario es conjunto de procedimientos que se llevan a cabo
para la comprobación de datos reportados en el área de inventarios, a través de un seguimiento
estricto de estos activos, lo cual proporciona una seguridad razonable sobre las cantidades de
mercancías que entran y salen del almacén; las cuales le generan utilidades a la empresa, por lo
tanto debe ser salvaguardado.
2.2. 9 Elementos del Control Interno de los Inventarios
Según Martínez (2001), los elementos son los siguientes:
• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual es el
sistema que se utilice.
• Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra robo, daño o descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
• Mantener registros de inventarios perpetuos para la mercancía de alto costo unitario.
• Comprar el inventario en cantidades económicas.
• Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit lo cual
conduce a perdidas en ventas. No mantener un inventario demasiado tiempo, evitando con
eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
De acuerdo a lo planteado, la empresa Ciudad Digital, C.A., debe establecer los elementos
antes mencionados, para que garanticen un mínimo grado de confiabilidad y exista una
conciencia de control; manteniendo ciertos estándares de desempeño y calidad para el manejo
de este activo.
2.3 Definición de Términos Básicos
Abastecimiento: Productos y materiales que ayudan en la producción, pero aún no son aportes
contribuyentes del producto.
Administración: Es el acto que ejecuta una persona en el orden comercial, civil o judicial con
relación a bienes o derechos ajenos, y mediante el cual maneja, dirige, controla o vigila el
patrimonio de terceros o el suyo propio.
Almacén: Establecimiento que mantiene los productos en existencia y es considerado el punto

de distribución de la empresa.
Análisis de Costos: comparación de los costos reales con los predeterminados. Establecidas las
variaciones o desviaciones se evalúan las causas y se desarrollan los correctivos.
Auditoría: Es la recopilación y evaluación de datos sobre información cuantificable de una

entidad económica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la
información y los criterios.
Centro de Costos: Son divisiones que generan costos para la organización pero sólo
indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de esto son los Departamentos
de Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente.
Conteo Físico de Inventarios: Revisión que ayuda a verificar la existencia y valuación del
inventario para los estados financieros
Control de Calidad: participación en el control sobre una actividad económica acortada por
medio de un contrato.
Control: Acción de monitorear los resultados de una operación y tomar medidas para hacer
correcciones inmediatas.
Costos de Venta: valor de los materiales y mano de obra directa que intervienen en la
manufactura o adquisición de un producto o prestación de servicios vendidos
Despacho: se refiere a la salida de los productos de almacén.
Productos y Materiales Dañados u Obsoletos: Son aquellos que ya no son útiles en la

operación de la empresa como consecuencia de daños o deterioro
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación
De acuerdo a las características de los objetivos formulados y a la naturaleza del presente

estudio, la modalidad de la investigación se ajusta a las exigencias y requerimiento de un
proyecto factible. De acuerdo con el Manual de Trabajos de grado y Tesis Doctorales de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), (2008), define proyecto factible
como:
La elaboración de una propuesta, de un modelo operativo viable para

solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o
grupos sociales. Debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de
campo o un diseño que incluya ambas modalidades apoyado en una
investigación descriptiva (p. 16).
Por lo tanto, se resolverá la problemática que presenta la organización, a través del diseño
de controles internos como herramienta que mejore la gestión de los inventarios en la en la
empresa Ciudad Digital, C.A.
Por otro lado, la investigación se sustenta en un diseño de campo, apoyado en una revisión
documental. Un estudio de campo es aquel donde el investigador enfrenta un problema de tipo
práctico que afecta a un individuo grupo social y los datos se obtienen en el lugar donde se
produce el problema. Al respecto, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL)
(2008) señala que los estudios de campo son:
El análisis sistemático del problema en la realidad, con el propósito bien de

describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes,
explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos
característicos de cualquiera de los paradigmas
o enfoques de investigación conocidos en el desarrollo. Los datos de interés son

recogidos en forma directa de la realidad en este sentido se trata de investigaciones
a partir de datos originales o primarios. (p. 18). De acuerdo a lo planteado, este
estudio se basa en una investigación de campo, ya que la metodología que se
utilizará para la obtención de la información permitirá recoger los datos en forma
directa, desde el mismo lugar donde ocurren los hechos.
3.2 Fases Metodológicas

El presente trabajo de investigación se ha dividido en tres (3) fases, diseñadas para
alcanzar los objetivos propuestos, las cuales se presentan a continuación:
Fase I: Diagnóstico de la situación actual en cuanto al manejo y control de los inventarios

que presenta la empresa Ciudad Digital, C.A.
Para diagnosticar la situación que presenta la empresa con respecto al manejo de sus
inventarios, se empleará como técnica de recolección de información la observación directa, de
acuerdo a Tamayo y Tamayo (2006), la definen como “aquella en la cual el investigador puede
observar y recoger datos mediante su propia observación” (p 123). Esta técnica se utilizará para
recopilar información mediante la percepción visual observando los hechos, realidades sociales
y a las personas del contexto real en donde se desarrollan normalmente sus actividades. El
instrumento utilizado para recopilar los datos será una lista de cotejo, Arias (2006), señala que:
“La lista de cotejo o de chequeo, también llamada lista de control o lista de verificación, es un
instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser
observada”. (p 70). Para el presente estudio, este instrumento se estructurará cinco (5) ítems,
donde se indicará presencia o ausencia del aspecto observado. Este instrumento estará
conformado por tres columnas. La primera contempla los aspectos o elementos que se
pretenden observar. En la segunda y tercera columna se colocará la opción SI o NO
respectivamente. En ambos casos se marcará con una equis (X), la presencia o la ausencia del
aspecto o conducta que se observa, según sea el caso, todo con la finalidad de conocer la
gestión interna de los inventarios, es decir su manejo y control
Fase II: Análisis de los factores que inciden en el control interno para una adecuada
gestión de los inventarios
Para llevar a cabo esta fase, se utilizará como técnica de recolección de información la
encuesta. Méndez, (2008), señala que “Este método consiste en obtener información de los
sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias”
(p.124). La información se obtendrá a través de la aplicación de un instrumento llamado
cuestionario. Sabino, (2008) lo define como un instrumento escrito “que debe resolverse sin
interacción del investigador, establece provisionalmente las consecuencias lógicas de un
problema que, aunada a la experiencia del investigador, con la ayuda de la literatura
especializada servirán para elaborar las preguntas congruentes con dichas consecuencias
lógicas” (p.72). El cuestionario, se elaborará con preguntas dicotómicas (SI o NO) y se
aplicará a la población en estudio. Se puede señalar que la población es un conjunto de
individuos de la misma clase, limitada por el estudio. Balestrini (2006), plantea desde el punto
de vista estadístico que: “una población o universo puede estar referido a cualquier conjunto de
persona, casos o elementos de los cuales pretendemos indagar y conocer sus características, o
una de ellas, y para el cual serán validas las conclusiones obtenidas en la investigación”. (p
137). De acuerdo a lo planteado, la población estará conformada por 10 trabajadores que
laboran en el área de Almacén y Compras, ya que son los que están directamente relacionados
con la problemática planteada.
Por otro lado, se entiende como muestra estadística, según Balestrini (2006) “Una parte de
la población, o sea, un número de individuos u objetos seleccionados científicamente, cada uno
de los cuales es un elemento del universo”. (p 141). Por consiguiente, se puede establecer que
representa a un subgrupo de la población objeto de estudio y que se extrae cuando no es posible
medir a cada una de las unidades de dicha población, por tanto debe ser representativa.
En este caso, la muestra se escogerá usando el tipo de muestreo intencionado no

probabilístico, ya que la misma responde a las necesidades del estudio. Giménez, E. (2008),
establece que: “La muestra intencionada es cuando el investigador selecciona los elementos que
a su juicio considera representativos, para lo cual se requiere un conocimiento previo de la
población que se investiga”. (p. 49). De acuerdo a lo planteado, el cuestionario será aplicado a
los 10 trabajadores que laboran el área de Almacén y Compras.
Una vez recolectada la información referente al objeto de estudio planteado, a través de los
instrumentos anteriormente señalados, se hace necesario definir claramente las técnicas
empleadas en el procesamiento y análisis de la información.
Al respecto, es importante señalar el concepto de estadística descriptiva. Bisquerra (2002)

dice que “presenta información en forma conveniente, útil y comprensible y se utiliza en
conjuntos finitos para presentar, organizar analizar los datos, comparar y luego comunicar” (p
82). En este sentido, se procederá al tratamiento de la información, la cual comprenderá su
organización, codificación, clasificación y tabulación, lo cual facilitará la presentación de los
resultados de la investigación. Este análisis consistirá en la representación graficas de las
alternativas conjuntamente con sus frecuencias para determinar dichos porcentajes
Fase III: Diseño de controles internos como herramienta que mejore la gestión de los
inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A
Luego de aplicado los instrumentos de recolección de información y obtenido los resultados

se procederá a la elaboración de la propuesta, a través del diseño de controles internos como
herramienta que mejore la gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A.
esta propuesta, le proporcionará eficiencia y eficacia en las operaciones llevadas a cabo en el
manejo de los inventarios en el área de almacén, inspeccionando cada uno de los procesos de
compra, recepción, empaque, almacenaje, venta, despacho y toma física del inventario;
considerando la importancia que estos representan para la organización.
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1 Análisis e Interpretación de los Resultados
Luego de la obtención de la información requerida a través de la aplicación de los

instrumentos con la intención de lograr el desarrollo del objetivo general de la investigación,
fundamentado en proponer control internos como herramienta que mejore la gestión de los
inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A., se procedió a elaborar un análisis de la
información.
Méndez (2001), establece que luego de definir y aplicar las técnicas para la recolección de
datos es imprescindible “la determinación de procedimientos de codificación y tabulación
de la información. Este proceso consiste en el recuento, clasificación y ordenación en tablas o
cuadros. Estos procedimientos dependen de la clase de estudio o investigación”. (p 156).
Para el desarrollo de este capítulo el investigador deberá aplicar los instrumentos

seleccionados para recolectar la información y proceder a codificar, tabular y representar
la información. En este sentido, se procede a analizar e interpretar las técnicas
mencionadas en cada fase descrita en el capítulo III.
4.2 Cumplimiento de la Fase I: Diagnóstico de la situación actual el manejo y control de

los inventarios que presenta la empresa Ciudad Digital, C.A.
A través del diagnóstico de la situación actual, se detectan los principales problema

relacionados con el manejo y el control de los inventarios. Para tal fin, se empleó como técnica
la observación directa, utilizando como instrumento la lista de cotejo. A continuación se
presentan los resultados obtenidos a través de este instrumento
Cuadro ° 1: Lista de Cotejo
Ítems Aspectos Observados SI O
1 Procedimientos para el manejo de los inventarios X
Políticas establecidas para realizar las actividades

X
relacionadas con el inventario
2
Control de la documentación y verificación de

X
3 recepción de la mercancía
Pérdida de productos en el inventario X

4
5 Adecuada segregación de funciones en el personal X
Adecuado almacenamiento de la mercancía

6 X
Fuentes: Betancourt- Hidalgo (2012)
Análisis:
En el ítems 1, relacionado con los procedimientos para el manejo del inventario, se pudo
verificar que no se cuenta con un documento escrito que indique que procedimientos se debe
seguir para tal fin. Los procedimientos van a garantizar a la empresa, como lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción.
Por su parte, en el ítems 2, se tiene que la empresa no cuenta con políticas establecidas para
el manejo de los inventarios. O si existen no son comunicadas al personal en forma correcta.
Para alcanzar un control interno adecuado, se requiere comunicación y monitoreo continúo
sobre la ejecución de las políticas
De igual manera, para el ítems 3, se observó que no se mantiene control de la

documentación y verificación de recepción, por lo que no se sabe con exactitud la
existencia de productos almacenados. En cuanto al ítems 4, también se observó que con
regularidad se presenta pérdida de productos, ya que a la hora de realizar el despacho del
artículo solicitado por el cliente, el sistema dice que hay en existencia y cuando se va despachar
físicamente no lo hay. Cabe señalar que control de productos en el almacén es de vital
importancia, dado que su descontrol se presta no sólo a la pérdida del mismo, sino también
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
Así mismo, en el ítems 5, se pudo constatar que existe exceso de actividades en el personal,
debido a que no existe una adecuada segregación de funciones del personal, ya que el
departamento de compras es controlado por una sola persona quién maneja más del 75% de los
productos, esta misma persona es la que fija los costos y los precio y maneja también el
inventario y la distribución del mismo, esta situación se presta para muchas irregularidades que
afecta la productividad de la empresa. Ahora bien, en el ítems 6, en cuanto al
almacenamiento de la mercancía, esta no es la más adecuada, en muchas ocasiones se
encuentran mercancía que no están ubicada en el estante correcto, generando malestar
tanto al trabajador como al cliente por el tiempo de espera que le causa.
Cumplimiento de la Fase II: Analizar los factores que inciden en el control interno para
una adecuada gestión de los inventarios
Esta fase se realizó

zó a través de la técnica de la encuesta, que utilizó como instrumento un
cuestionario de once (11) preguntas. Los resultados del cuestionario se analizaron a través de
gráficos y cuadros de frecuencias porcentuales, con su respectivo análisis. A continuación
continuac se
detalla los resultados obtenidos del cuestionario y la interpretación correspondiente a cada ítem:
Ítems 1 ¿Se presentan en la empresa problemas de comunicación entre los diferentes

departamentos involucrados con el Inventario?
Inventario
Tabla º 1: Comunicación
Respuestas Frecuencia Porcentaje (%)
Sí 7 70%
No 3 30%
Totales 10 100%
Fuente: Betancourt- Hidalgo (2012)
30%
SI
70% NO
Gráfico º 1: Comunicación
Fuente: Datos de la Tabla º1
Análisis:
En el ítem 1, se obtuvo como resultado que un 70% de los encuestados opinan que si existe
problemas de comunicación entre los diferentes departamentos involucrados con el Inventario,
mientras que un 30% expresa que no. Es importante resaltar que La comunicación constituye un
elemento fundamental en el funcionamiento de los procesos que se llevan a cabo en una
empresa y en la empresa Ciudad Digital, C.A. este aspecto ha generado diversos problemas
entre el personal por no transmitir la información correcta, afectando negativamente el manejo del
inventario.
Ítem 2 ¿Cree Ud., que la empresa realiza un eficiente control en el proceso de recepción de la
mercancía?
Tabla º 2: Control en la Recepción de Mercancía
Sí 1 10%
No 9 90%
Totales 10 100%

10%
SI
NO
90%
Gráfico º 2: Control en la Recepción de Mercancía
Fuente: Datos de la Tabla º 2
Análisis
El resultado obtenido en el ítem 2, expresa que el 90% de los encuestados opinan que no se
realiza un eficiente control en el proceso de recepción de la mercancía, solo un 10% responde
afirmativamente, En esta etapa de recepción el control es muy importante
importante para garantizar la
conformidad de la mercancía antes su integración en las existencias de la organización,
organización pero en
la empresa en estudio este control no se lleva adecuadamente, lo se ratifica la importancia de
contar controles internos que regule el manejo que se le da al inventario.
Ítem 3 ¿Considera Ud. que el registro contable del inventario se realiza de

de manera oportuna y
con la documentación que suministre la información necesaria que soporte dicho registro?
Tabla º 3: Registro Contable
Sí 1 10%
No 9 90%
Totales 10 100%

10%
SI
NO
90%
Gráfico º 3: Registro Contable
Análisis
Como se puede observar en el ítem 3,

3 el 90%
% de los encuestados opinan que registro
contable del inventario no se realiza de manera oportuna y con la documentación que
suministre la información necesaria que soporte dicho registro.
registro. Sin embargo un 10%
opina que sí. El registro contable oportuno permite conocer en un periodo la
información confiable sobre la existencia y el stop de estee rubro tan importante para las
empresas que se dedican a la compra y venta de mercancía.
mercancía
Ítem 4 ¿Considera Ud., que existe constantemente diferencia entre el inventario físico y lo
registrado contablemente?
Tabla º 4: Variación entre lo físico y lo contable
Sí 8 80%
No 2 20%
Totales 10 100%

20%
SI
NO
80%
Gráfico º 4: Variación entre lo físico y lo contable
Análisis
En este ítems se tiene que un 80% de los encuestados,

encuestados opinan que si existe constantemente
diferencia entre el inventario físico y lo registrado contablemente, mientras que un 20% expresa
lo contrario, esto se debe que los registro no se realizan de manera correcta al sistema contable
administrativo
ativo de los productos tanto en su salidas como en la entrada al almacén,
almacén tornándose
deficiente en algunos casos por errores en los datos suministrados al sistema.
sistema Es necesario
destacar que ell control inventario permite el resguardo del producto y, sirve para verificar que
efectivamente, se encuentren los bienes registrados.
Ítems 5 ¿Considera
Considera Ud. que la información que suministra el sistema del inventario es
confiable para la toma de decisiones?
decisi
Tabla º 5: Información Contable
Sí 2 20%
No 8 80%
Totales 10 100%

20%
SI
NO
80%
Gráfico º 5: Información Contable
Análisis
Tomando en cuenta el resultado obtenido en el ítems 5, se tiene que un 80% de las personas
encuestadas responde de forma negativa, es decir, señalan que el sistema del inventario no
suministra información confiable para la toma de decisiones, esto puede serr debido a que los
valores de los inventarios que arrojan no son los correctos; pero un 20%
20% opina que sí. Cabe
señalar, que la eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la
buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa,
empresa, teniendo como premisas
sus objetivos organizacionales
Ítems 6. ¿Considera
Considera Ud. Que los clientes se siente satisfecho con la atención y repuesta
oportuna de sus pedidos?
Tabla º 6: Satisfacción del cliente
Sí 5 50%
No 5 50%
Totales 10 100%

50% 50%
SI
NO
Gráfico º 6: Satisfacción del cliente
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos en el gráfico anterior, el 50% de los encuestados

considera que los clientes se sienten satisfechos con la atención y repuesta oportuna de sus
pedidos. Sin embargo, otro 50% opina lo contrario. Esto es debido a las debilidades que
presenta el sistema, lo que ocasiona que se presenten en algunos casos quejas por parte
par de los
clientes ya que se les informa que si hay el producto solicitado y luego de un tiempo de espera
les dicen que no, lo que afecta negativamente la atención al usuario.
Ítems 7. ¿Considera Ud., que la gestión de compras toma en cuenta la información suministrada
por el almacén para la reposición del producto?
producto
Tabla º 7: Reposición del Producto
Sí 2 20%
No 8 80%
Totales 10 100%

20%
SI
NO
80%
Gráfico º 7: Reposición del Producto
Análisis
Según el resultado obtenido, el 80% de los encuestados opinan que la gestión de compras
no toma en cuenta la información suministrada por el almacén para la reposición del producto,
producto
esto es debido a la falta de programación para despachar
despachar los pedidos solicitados, así como su
revisión antes de ser embalados para dar conformidad con lo descrito en la documentación
emitida.. Por otro lado, un 20% opina lo contrario, afirman que el departamento
departamento de compras
cumple sus funciones según lo programado.
Ítems 8. ¿Existe en laa empresa una planificación de las actividades a realizar en cuanto a la
gestión de los inventarios?
Tabla º 8: Planificación de Actividades
Sí 1 10%
No 9 90%
Totales 10 100%

10%
SI
NO
90%
Gráfico º 8: Planificación de Actividades
Análisis
En lo que respecta a este ítem,

ítem se tiene que un 90%, opina que no existe una planificación de
las actividades a realizar en cuanto al inventario, pero solo un 10%
10% responde de manera
afirmativa. Se debe señalar que es de gran importancia la planificación de las actividades en
dicho rubro, ya que le permitirá lograr mayor satisfacción
satisfacción tanto para el cliente como también
para los trabajadores de la empresa, ahorrando tiempo, pérdida
rdida de producto y control del
sistema para el buen funcionamiento del almacén.
Ítems 9. ¿Considera Ud. que la empresa logra alcanzar los objetivos organizacionales
organiz
planteados en el tiempo establecido?
establecido
Tabla º 9: Logro de Objetivos
Sí 4 40%
No 6 60%
Totales 10 100%

40%
60% SI
NO
Gráfico º 9: Logro de Objetivos
Análisis
A través del resultado obtenido en este ítems,

ítems se tiene que unn 60% respondió de manera
negativa; se decir, la empresa no logra alcanzar los objetivos planificados en el tiempo
establecido, pero un 40% opina que sí. En este caso,
caso la empresa para alcanzar los objetivos
establecidos debe contar con la disposición del personal involucrado y de los medios necesarios
para la ejecución de un inventario, para lograr así un mayor control en el movimiento de
inventario. En tal sentido, es necesario llevar un control interno para mejorar la gestión de los
inventarios.
Ítems 10 ¿Se emplean formatos para el manejo y control de los inventarios?
Tabla º 10: Formatos
Sí 8 80%
No 2 20%
Totales 10 100%

20%
SI
NO
80%
Gráfico º 10: Formatos
Análisis:
En el ítems 10, el 80% del personal encuestado, considera que existen formatos para un
adecuado control de los inventarios, tales como formatos de entrada y salida del almacén, se
llevan hojas de registros entre otros. Por otro lado, un 20% opina lo contrario; señalan que no
n
existe control en la mercancía que se recibe de los proveedores, es decir, que las mercancías y
artículos entregados por los proveedores sean exactamente los solicitados en el pedido. Al
respecto, se propone la actualización del formato de registro de mercancía.
Ítems 11 ¿Cree Ud, que la empresa debe aplicar controles internos para mejorar la gestión de
los inventarios que la conduzca a maximizar su rentabilidad?
Tabla º 11: Rentabilidad
Sí 10 100%
No - ‘-
Totales 10 100%

0%
SI
NO
100%
Gráfico º 11: Rentabilidad
Análisis
En lo que respecta al ítems 11, se puede verificar que un 100% de las personas encuestadas
expresan que debe llevar a cabo una adecuada gestión del inventario que le conduzca a
maximizar su rentabilidad. Al existir una eficiente gestión de inventarios permite un cálculo
presupuestal más acorde en relación a los mismos,, una mejor elección de fuente de
financiamiento, un costo confiable y en consecuencia una rentabilidad fidedigna que es acorde
con la realidad empresarial
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1
.1 Presentación de la Propuesta
La gestión de inventarios provee la estructura organizacional y las políticas operativas para

mantener y controlar los bienes que se van a almacenar. Por lo cual, los responsables de su
control son los responsables
les de ordenar y recibir mercancías,
mercancías, coordinar la colocación de los
pedidos y monitorear que sea ordenada la cantidad pedida, las fechas de entrega y a quién. En
este sentido, la propuesta tiene como finalidad diseñar
diseñar controles internos como herramienta que
qu
mejore la gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A.
C.A
La propuesta para mejorar la gestión de los inventarios está diseñada bajo los procedimientos
de control interno y cuyo objetivo es proporcionar eficiencia y eficacia en las operaciones
llevadas a cabo en el manejo de los inventarios en el área de almacén, inspeccionando cada uno
de los procesos de compra, recepción,
recepci empaque, almacenaje, venta y despacho.
despacho
Un buen sistema de control interno debe asegurar que exista calidad en sus procesos; en tal
sentido, la propuesta planteada se estructura de la siguiente manera: en primer lugar se
presentan las normas de control interno referente al inventario que deben observar los
departamentos de compras y almacén. Seguidamente se tienen los procedimientos de Solicitud
y Recepción, de despacho de y control de la mercancía en el almacén. Finalmente se presenta la
supervisión y monitoreo que se debe llevar a cabo en la gestión de inventarios
5.2 Justificación de la Propuesta
La importancia de esta propuesta viene dada a que proporcionará a la empresa una herramienta
que sirva de guía técnica para la consecución de sus objetivos, y permita perfeccionar el manejo
de las operaciones, para que los resultados sean más eficientes, eficaces, y brinde mayor
seguridad razonable sobre la información. En este sentido, se justifica, ya que se hace
indispensable contar con procesos que le permitan conocer a la empresa la disponibilidad de
estos para cubrir la necesidad de los clientes y cumplir con las expectativas del mercado, por lo
cual coadyuvará suficientemente a optimizar los procesos ante la necesidad de mejorar el
control de los inventarios.
Por otro lado, le facilitará al personal encargado del manejo y control de los inventarios la
comprensión y operación de los mismos, de manera que se logre en la administración de la
empresa una adecuada gestión de inventarios que ayude a un eficiente control. Además,
proporcionará un adecuado resguardo y seguridad de la mercancía, también ayudará a tener un
mejor flujo de la información, con datos contables más confiables y oportunos para la toma de
decisiones de los empleados.
5.3 Objetivos de la Propuesta
5.3.1 Objetivo General
Diseñar controles internos como herramienta que mejore la gestión de los inventarios
en la en la empresa Ciudad Digital, C.A
5.3.2 Objetivos Específicos
Establecer normas y políticas de control interno que regulen los procedimientos en el

área de inventarios.
Elaborar procedimientos que aseguren la exactitud de la información
ión relacionada con el
manejo de los inventarios
Establecer controles para la supervisión y monitoreo que se debe llevar a cabo en la

gestión de inventarios
4.5.4 Factibilidad de la Propuesta
La factibilidad se utiliza para recopilar datos sustanciales y, en base a ellos, tomar la mejor decisión
en cuanto a si procede su estudio, diseño o ejecución. Este análisis soporta la posibilidad de que la
propuesta sea utilizada por la empresa en cuanto a los aspectos institucionales, operativos y
técnicos
Factibilidad Institucional: Existe la disponibilidad de la gerencia de la empresa Ciudad

Digital, C.A de poner en práctica de la propuesta planteada, así como el compromiso de los
empleados de llevar a cabo los procedimientos y normas establecidas; por lo cual desde el
punto de vista institucional la propuesta es viable.
Factibilidad Operativa: La factibilidad operativa permite conocer los recursos humanos

requeridos para llevar a cabo la propuesta. Desde este punto de vista, la organización posee el
personal necesario, así como el espacio físico y la infraestructura adecuada para llevar a cabo la
misma.
Factibilidad Técnica: Desde el punto de vista técnico, la propuesta es viable, esto debido a
quee la organización cuenta con la tecnología y los equipos
os necesarios para la aplicación de los
controles internos relacionados con el inventario
5.5 Desarrollo de la Propuesta
Para mayor comprensión y facilidad de la propuesta, la misma se desarrolla a través de un

instructivo administrativo, en el cual se muestran las normas, los procedimientos y los controles
necesarios para el manejo y control del inventario en la empresa Ciudad Digital, C.A
Controles Internos como herramienta

que mejore la gestión de los
inventarios en la en la empresa
Ciudad Digital, C.A.
Instructivo Administrativo
Objetivo del Instructivo:
Este instructivo tiene como propósito servir de herramienta de control de

los inventarios en la empresa Ciudad Digital, C.A., para que pueda ser
usado como guía de consulta permanente.
Alcance del Instructivo:
Este instructivo está diseñado para todo aquel que esté relacionado de
forma directa o indirecta con el control interno de los inventarios que se lleva
a cabo en la empresa, a fin de tener un mayor control de los mismos en el
almacén
Contenido del Instructivo:
Normas de Control Interno de Inventario para el Departamento de

Compras
Normas de Control Interno de Inventarios para el Departamento de
Almacén
Políticas de Control Interno de Inventarios
Procedimiento de Solicitud y Recepción de Mercancía
Procedimiento de Despacho de Mercancía
Procedimiento de Control de Mercancía
Controles para la Supervisión y Monitoreo de la Gestión de los
Inventarios
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A
Objetivo 1: Establecer normas de control interno que regulen los

procedimientos en el área de inventarios

Compras
1. El departamento de compras, una vez recibida las cotizaciones, seleccionará el

proveedor o proveedores, teniendo en cuenta precios ofertados, seriedad en el
cumplimiento de los plazos y garantías en la calidad de los productos
2. Una vez seleccionado el proveedor se efectúa el pedido debe realizar las

siguientes acciones:
Revisar el inventario existente en la empresa del producto que se va a demandar
Efectuar el pedido documentalmente (orden de compra)

compra
Envío del pedido al proveedor
Enviar una copia al almacén para el control de la llegada de la mercancía
Revisar los pedidos pendientes y reclamar a los proveedores aquellos que
no hayan llegado en el tiempo acordado
3. Revisar la forma actual como se procesa

procesa el requerimiento de la mercancía hasta
llegar a la colocación de la orden de compras y su posterior seguimiento hasta la
recepción de las mercancías ordenadas.
4. El departamento de compras deberá exigir al departamento de almacén que las

mercancías y artículos entregados por los proveedores sean exactamente los lo
solicitados en el pedido. Por tal razón se debe preparar el informe de recepción de
productos.

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Formato de Recepción de Productos
Informe de Fecha: ___/____/___

Recepción
úmero de Informe:_____
Número de Orden de Compra:________
Nombre del Proveedor:_________________________________
Número de la Nota de Entrega: _______Número de Requisición:_______
Renglones Recibidos Código del Descripción Cantidad

Material
Observaciones:
Supervisor de Recepción: Supervisor de Despacho:
________________________ ______________________
Hora:______________ Hora:______________
Fecha:_____________ Fecha:_____________

Betancourt-Hidalgo
(2013)
C.A

Formato de Recepción de Productos
Descripción del Formato:
En el formato se colocará el número de la orden de compra, número de nota de

entrega, de requisición, número de pedido, cantidad de entrega, descripción
descripción de los
artículos entregados, nombre del proveedor, unidad de medidas, observaciones ( en
ellas se indica si hubo faltas, desperfectos, mermas, o algunas variación en las
entregas), nombre o firma del empleado que recibe la mercancía y fecha de
recepción,
ión, nombre y firma de la persona que entrega la mercancía

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Almacén
1. Disponer de una relación de pedidos esperados en función

función de los plazos de entrega
2. Recibir los pedidos de los proveedores con la nota de entrega del transportista
3. Comprobar que exista correspondencia entre los datos de documento de llegada y

las órdenes
rdenes de pedido. Cuando exista concordancia entre ambos documentos
documentos se debe
asignar una entrada provisional, en caso contrario asignar un número
mero de producto no
identificado e informar a compras para que resuelva el conflicto
4. Ordenar, descargar los productos, verificar que no existan daños externos, si

existieran
an notificar a compras para que proceda con el reclamo respectivo
5. Informar la llegada de los productos a compras
6. Enviar los datos de identificación compras y contabilidad
7. Dar entrada formal de las mercancías al almacén para que sea ubicado y dispuesto
dis
en el lugar asignado
8. Almacenar de manera segura, técnica y físicamente los productos, proteger los

productos de robos, usos no autorizados, daños y deterioros
9. Identificar, codificar y ubicar las mercancías

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Políticas de Control Interno de Inventarios para el Departamento de

Almacén
Recepción Digital de Mercancía
1. Toda mercancía debe ser registrada en el sistema administrativo
2. La mercancía recibida debe ser enviada

enviada inmediatamente al almacén respectivo
después de haberse hecho la recepción digital
3. Toda mercancía debe tener obligatoriamente el código de barra para ser enviada al
almacén respectivo
4. Toda factura y cualquier anexo enviado por el proveedor de la mercancía debe ser
escaneada
Recepción Física de Mercancía
1. Toda mercancía debe ser recibida y chequeada a través de una orden de compras
2. Toda mercancía debe ser rotulada antes de ser enviadas al almacén
3. La descarga de los camiones se debe realizar según orden de llegada
Traslado de la Mercancía del Almacén Interno a los Almacenes Externos
1. El auxiliar de de almacén debe verificar que el traslado de la mercancía sea la

requerida y entregarla en óptima condiciones
El supervisor de almacén debe mantener actualizado el sistema administrativo con

respecto a los movimientos que se realizan en el almacén
2. El oficial de seguridad interna debe verificar la salida de la mercancía contra el

reporte de traslado de la misma

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A
Objetivo 2: Elaborar procedimientos que aseguren la exactitud de la

información relacionada con el manejo de los inventarios
1. Procedimiento de Solicitud y Recepción de la Mercancía

Área Responsable Descripción
Almacén 1. Emite reporte e informe mensual de productos en

existencia al Departamento de compras. Emite orden
de requisición de mercancía y lo envía al departamento
de compras
Compras 2. Recibe orden de requisición y autoriza la compra
3. Envía la orden de compras al proveedor para

solicitar la mercancía
Almacén 4. Recibe la mercancía del proveedor y verifica que se

encuentre en perfectas condiciones
5. Emite reporte de validación
6. Si es correcto, registra la mercancía en el sistema y

procede a su codificación
7. Envía las facturas departamento de compras la

recepción de la mercancía
Compras 8. Recibe las facturas y notifica al departamento de

contabilidad
Contabilidad/ 9. Recibe y registra en contabilidad la compra de la

mercancía
Administración
Almacén 10. Si la información no es correcta (paso 4), realiza

reporte de reclamo y notifica al departamento de
administración y al departamento de compras para que
notifique al proveedor
Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Flujograma del procedimiento de solicitud y recepción de la mercancía
Almacén Compras Contabilidad
Inicio Orden de
C
requisición
Emite orden de Recibe facturas

requisición y registra la
Autoriza la
Orden de compra mercancía
requisición
Recibe del
proveedor la
A mercancía
Fin
Recibe la mercancía
y verifica Envía al
proveedor
Datos
correctos
A
SI
Registra en el B
No sistema
Reporte de
reclamo
Envía al Recibe facturas
departamento de y envía a
compras contabilidad
B C

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

2. Procedimiento de Despacho de Mercancía

Ventas 1. Elabora requisición mercadería para almacén de
acuerdo a los pedidos de los clientes
2. Remite requisición de mercadería a almacén
Almacén 3. Recibe y revisa

re requisición de mercadería
4. Descarga del
de sistema y prepara productos
5. Realiza despacho al Departamento de Ventas
Ventas 5.. Recibe despacho de mercadería de almacén.
6.. Entrega mercadería a los clientes de acuerdo a

pedidos solicitados.
7.. Informa al Departamento de Contabilidad las
facturas que amparan la venta de la mercadería
m
Contabilidad/ 8. Recibe y registra en la contabilidad las facturas
Administración por venta de mercadería.

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Flujograma del Procedimiento de de Despacho de Mercancía
Ventas Almacén Contabilidad
Inicio Recibe y revisa

requisición B
Elabora
requisición Recibe y registra
Descarga en el
la factura por
sistema y prepara
ventas
productos
Remite
requisición al
Almacén Fin
Realiza Despacho
a ventas
A
Recibe Despacho
Entrega Informa al
mercancía al departamento de B
cliente contabilidad

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

3. Procedimiento de Control de Mercancía

Almacén 1. Recibe la mercadería procedente de los

proveedores
2. Ingresa y adecua la mercadería en el espacio
físico de almacén, luego los codifica
3. Verifica que la mercadería se encuentre en
perfectas condiciones
4. Identifica la línea de productos e incorpora
conforme al catálogo al sistema software
5. Recibe requisición autorizada que respalda la
salida de productos de almacén para la tienda
Ventas 6. Recibe los productos de almacén para
exhibición y venta en tiendas.
7. Al final de cada mes reporta la venta
realizada a los clientes.

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

Flujograma del Procedimiento de Control de Mercancía
Almacén Ventas
Inicio A
Identifica e
incorpora al
Sistema
Software
Registra Recibe los
Mercancía productos de
almacén para
Recibe muestrarios y
Adecua y exhibición a los
requisición de
codifica clientes
productos para
mercadería exhibición en
tienda Reporta al final
Verifica del mes la venta
condición de A realizada a los
mercadería clientes
Fin
Verifica
condición de
mercadería

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A
Objetivo 3: Establecer controles para la supervisión y monitoreo que se debe

llevar a cabo en la gestión de inventarios
La supervisión y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de poyar

y vigilar, así como recolectar y analizar los datos cuantitativos y cualitativo
en base a los objetivos planteados. En tal sentido, se propone una guía de
control de control de inventarios, con la finalidad de ayudar al personal a
manejar su desempeño en el trabajo y asegurar que los procedimientos
funciones y se desarrollen con calidad.
por lo tanto, tanto el gerente de compras como el jefe de almacén deben
verificar el cumplimiento de las siguientes acciones
Guía de Control para

pa el manejo del Inventario
Fecha:___________________
Actividades Control Responsables
Aprovisionamiento Si No Observaci
del Inventario ón
1. los stock son Departamento
suficientes para cubrir de Almacén
la demanda y cumplen
con los estándares de
calidad requeridos por
el cliente
2. Verificación de la
existencia física de la
mercancía del
almacén para verificar
que se cumpla con la
demanda
Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A

La supervisión y el monitoreo es la actividad y el proceso continuo de poyar

y vigilar, así como recolectar y analizar los datos cuantitativos y cualitativo
en base a los objetivos planteados. En tal sentido, se propone una guía de
control de inventarios, con la finalidad de ayudar al personal a manejar su
desempeño en el trabajo y asegurar que los procedimientos funciones y se
desarrollen con calidad.
Por lo tanto, tanto el gerente de compras como el jefe de almacén deben
verificar el cumplimiento de las siguientes acciones
Guía de Control para el manejo del Inventario

Fecha:___________________
Actividades Control Responsabl
Aprovisionamiento del Si No Observació es
Inventario n
1. los stock son suficientes Departament
para cubrir la demanda y o de
cumplen con los estándares Almacén
de calidad requeridos por el
cliente
2. Verificación de la
existencia física de la
mercancía del almacén para
verificar que se cumpla con
la demanda
Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A


Fecha:___________________
Control de Orden de Si No Observació es
Compras n
1. Se realiza la verificación Departament
de que se haya realizado o de
la secuencia de Compras
aprobación de la orden de
compra
2. Se revisa el cuadro de
control de órdenes de
compra con el fin de
verificar que las
anotaciones establecidas
se estén realizando
adecuadamente
3. Se verifica que el
producto obtenido sea el
idóneo según la
requisición y orden de
compra
Betancourt-
Hidalgo,(2013)

C.A


Fecha:___________________
Selección del Proveedor Si No Observació es
n
1. Se verifica que el Departament
registro de los o de
proveedores esté Compras
actualizado con su
dirección, teléfono,
condiciones que ofrece y
tipo de productos para
seleccionar el proveedor
adecuado
2. Se realiza un estudio
previo de los proveedores
para elegir el idóneo en
cuanto a producto,
calidad, precio, envío,
facilidades de pago, etc.

Betancourt-
Hidalgo,(2013)
C.A


Fecha:___________________
Recepción de los Si No Observació es
Productos n
1. Se verifican los ítems de Departament
las facturas, comparando con o de
la requisición de compra Almacén
2. Se realizan las
anotaciones
correspondientes a la
recepción de la mercancía y
si esta cumplió con el
procedimiento de revisión y
verificación del buen estado y
la calidad
Toma Física del Inventario
1. Verificar si la toma física Departament

del inventario fue realizado o de
en el tiempo programado Almacén
2. Verificar si los conteos
fueren supervisados y los
hallazgos de las diferencias
entre la prueba física y las
cuentas de control
Betancourt-
Hidalgo,(2013)
CO CLUSIO ES Y RECOME DACIO ES
Conclusiones
Una vez analizado los resultados y presentada la propuesta se concluye los siguiente. De
acuerdo al objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la situación actual el manejo y
control de los inventarios que presenta la empresa Ciudad Digital, C.A., se concluye que la
empresa no cuenta con procedimientos para el manejo de los inventarios, dado que no poseen
documentos que reflejen la recepción y despacho de mercancía, lo cual se traduce un descontrol
en el manejo de las mercancías, ya que no se sabe con exactitud la existencia de los productos
almacenados.
Por otro lado, se concluye con respecto al objetivo dos, que entre los factores que inciden en
una adecuada gestión de los inventarios, se tiene que no hay un eficiente proceso de recepción
de las mercancías, incidiendo en los registros contables, debido a que los valores de los
inventarios que arrojan no son los correctos.
La situación antes planteada se origina, porque la empresa carece de controles internos

eficientes y eficaces, ocasionado que la retroalimentación entre los departamento involucrados
(compras y almacén) en las operaciones del inventario no sean idóneas, ya que la información
que se genera no es adecuada, lo cual no permite la toma de decisiones oportunas.
Finalmente se concluye, de acuerdo al objetivo tres, la necesidad de diseñar controles internos

como herramienta que mejore la gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital,
C.A., los controles adecuados optimizarán el manejo y control de los inventarios en el área de
almacén de la empresa, ya que se busca promover eficiencia en los procesos y fluidez de
información confiable, controlando y mejorando la operatividad de las actividades relacionadas
con el rubro de inventarios; por lo cual, se proponen normas y procedimientos para la
optimización de los inventario, así como controles para la supervisión y monitoreo que se
deben llevar a cabo
Recomendaciones
Después de realizar esta investigación sobre controles internos como herramienta que mejore la
gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad Digital, C.A., se hace necesario
presentar una serie de recomendaciones:
• Tomar en consideración los resultados obtenidos en la investigación, así como la

implementación de la propuesta planteada, ya que a través de un adecuado control interno y
evaluación continua de las actividades del almacén permitirá realizar los ajustes necesarios
para optimizar la gestión interna de los inventarios
• Fomentar e inculcar una cultura de registro y medición en toda la organización, en especial a
nivel de la administración de los inventarios como factor influyente en la eficiencia
financiera de la empresa
• Elaborar e implementar un manual de normas y procedimientos que permita un adecuado
manejo y control de los inventarios, así como instaurar una cultura de mejoramiento
continuo de los procesos de la organización para alcanzar mayores niveles de eficiencia y
efectividad, en pro del logro de los objetivos estratégicos planeados
• Involucrar a la gerencia en los asuntos relacionados con las actividades de control interno,
específicamente en el área de almacén, para así encontrar soluciones a las fallas que se
generan en el proceso y poder mejorar el manejo y control de los inventarios.
• Entrenar al personal que labora en la empresa a través de charlas, seminarios y cursos para
actualizar el conocimiento que tengan sobre el manejo de los inventarios, de manera que
contribuyan al enriquecimiento y eficiencia en el desempeño de sus obligaciones,
disminuyendo así los posibles errores al momento de la recepción, almacenaje y despacho
de la mercancía.
• Ejecutar la toma física de los inventarios, por lo menos tres veces al año para poder ajustar
oportunamente las variaciones que puedan existir y garantizar la fiabilidad de las cifras de
este rubro en los estados financieros
• Monitorear que las funciones de requisición, recepción, registro, almacenaje y despacho
cumplan con lo establecido en las normas, políticas y procedimientos para el manejo de los
inventarios de materiales y suministros.
REFERE CIAS
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Electrónicas:
Buenas Tareas (2012). Importancia del Crédito. (En línea). Disponible en

http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-Del-Credito/63567.html. Consultado
en Octubre de 2012
López (2012). Función del Crédito. (En línea). Disponible en www.eumed.net Libros.
Consultado en Octubre de 2012
A EXOS
A EXO A
LISTA DE COTEJO
Ítems ASPECTOS OBSERVADOS SI NO
La empresa cuenta con procedimientos para el

1 manejo de los inventarios
La empresa cuenta con políticas establecidas para

2 dicha actividad
Se mantiene control de la documentación y

3 verificación de recepción
Se produce pérdida de productos en l

4 inventario
Existe una adecuada segregación de funciones

5
en el personal
Existe adecuado almacenamiento de la

6
mercancía
A EXO B
CUESTIO ARIO
1. ¿Se presentan en la empresa problemas de comunicación entre los diferentes departamentos

involucrados con el Inventario?
SI_____ NO_____
2. ¿Cree Ud., que la empresa realiza un eficiente control en el proceso de recepción de la
mercancía?
SI_____ NO_____
3. ¿Considera Ud. que el registro contable del inventario se realiza de manera oportuna y con la
documentación que suministre la información necesaria que soporte dicho registro?
SI_____ NO_____
4. ¿Considera Ud., que existe constantemente diferencia entre el inventario físico y lo
registrado contablemente?
SI_____ NO_____
5. ¿Considera Ud. que la información que suministra el sistema del inventario es confiable para
la toma de decisiones?
SI_____ NO_____
6. ¿Considera Ud. Que los clientes se siente satisfecho con la atención y repuesta oportuna de
sus pedidos?
SI_____ NO_____
7. ¿Considera Ud., que la empresa presta calidad de servicio al cliente?
SI_____ NO_____
8. ¿Existe en la empresa una planificación de las actividades a realizar en cuanto a la gestión
de los inventarios?
SI_____ NO_____
9. ¿Considera Ud. que la empresa logra alcanzar los objetivos organizacionales planteados en
el tiempo establecido?
SI _____ NO _____
10. ¿Considera Ud. que para que la empresa se desarrolle en un medio competitivo deben
formular controles internos dirigidos a tomar decisiones adecuadas para mejorar la
competitividad de la misma?
SI _______ NO______
11. ¿Cree Ud, que la empresa debe aplicar controles internos para mejorar la gestión de los
inventarios que la conduzca a maximizar su rentabilidad?
SI_______ NO______
A EXO C
OPERACIO ALIZACIO DE VARIABLES
OBJETIVO GENERAL: Proponer control internos como herramienta que mejore la gestión de los inventarios en la en la empresa Ciudad
Digital, C.A
Ítems
Objetivos específicos Variable Definición conceptual Dimensión Indicador Obs.
Encuesta
Dir.
Diagnosticar la La importancia del manejo del inventario

situación actual el por parte de la empresa es que le permitirá
manejo y control de los Manejo y a la misma mantener el control Procedimientos 1
inventarios que Control de oportunamente, así como también conocer
los al final del período contable un estado Actividades Políticas 2
presenta la empresa
Inventarios confiable de la situación económica de la
Ciudad Digital, C.A. empresa Y Control de 3
documentación
Necesidades 4
Pérdida de productos
5
segregación de
Actividades
Adecuado 6
almacenamiento
Analizar los factores Es la eficiencia en el manejo adecuado Comunicación 1
que inciden en el del registro, de la rotación y evaluación
control interno para del inventario de acuerdo a como se Control en la recepción 2
una adecuada gestión clasifique y que tipo de inventario
Gestión de Gestión Registro Contable 3
de los inventarios tenga la empresa, ya que a través de
los Operativas
todo esto determinaremos los Diferencias entre físico 4
Inventarios
resultados (utilidades o pérdidas) de y contable
una manera razonable, pudiendo
establecer su situación financiera y las Información Confiable
medidas necesarias para mejorar o 5
mantener dicha situación Toma de decisiones
Satisfacción de clientes
6
Diseñar controles Comprende el plan de organización y Calidad de servicio 7

internos como todos los métodos y
herramienta que mejore procedimientos que en forma Eficiencia Planificación de 8
la gestión de los coordinada se adopten en un negocio Administrativa Actividades
Controles
inventarios en la en la para salvaguardar sus activos,
Internos Logro de Objetivos
empresa Ciudad verificar la confiabilidad de su 9
Digital, C.A información financiera, Competitividad
promover eficiencia y provocar 10
adherencia a las políticas prescritas por Rentabilidad
la administración. 11
Fuente: Betancourt e Hidalgo (2012)

Control Interno

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UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA

Autoras: Gladys Hidalgo

San Diego, Enero de 2013

CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA MEJORAR

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de

Autor(es): Gladys Hidalgo

Tutor(a): Omaira López

San Diego, Enero de 2013

Quien suscribe, Omaira López , portador de la cédula de identidad Nº ,en mi carácter

A mi madre y hermana por ser los ejemplos a seguir en la constancia y perseverancia en la

A mi hermano muy especialmente, Amílcar, que aunque no estés físicamente conmigo

A nuestros compañeros de pre- grado, juntos compartimos momentos gratos, maravillosos y

A la empresa Ciudad Digital C.a., trabajadores y directiva por facilitarnos el apoyo e

CO TROL I TER O COMO HERRAMIE TA PARA MEJORAR

Autor: Gladys Hidalgo

1.1 Planteamiento del problema

La transformación ocurrida en el mundo de los negocios en los últimos tiempos, ha hecho

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Es importante destacar, que el mismo debe estar inserto en el proceso administrativo-

Actualmente el control interno se ha consolidado, considerándose de gran importancia para

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Desde esta perspectiva, se presenta la investigación, específicamente en la empresa Ciudad

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En consecuencia, no existe correspondencia en la recepción y almacenaje de los

Esta situación es el reflejo de controles ineficientes en el manejo y control de los

1.1.1Formulación del Problema

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo General

1.2.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual en el manejo y control de los inventarios que

• Diseñar controles internos como herramienta que mejore la gestión de los

1.3 Justificación de la Investigación

Dentro del balance general de cualquier empresa se encuentran partidas de suma

De igual forma, busca promover la eficiencia y eficacia en los procesos de recepción,

También es de gran importancia realizar esta investigación, ya que a través de la misma, se

Es evidente, que el logro de la investigación servirá como aporte a la empresa objeto de

2.1 Antecedentes de la Investigación

Abarca, J, Ayala, J y Suria, M, J (2011), realizaron una investigación titulada: “Diseño de

Dando inicio primeramente con la indagación bibliográfica para determinar la factibilidad

El antecedente presentado, se relaciona con la presente investigación, ya que aporta

Otro trabajo consultado fue el de Cárdenas, M, Flores, Y y Parra G, (2011) titulado:

Metodológicamente se considera una investigación de nivel descriptivo, con diseño

La similitud de este antecedente con la presente investigación, es la inexistencia de un

Rodríguez, L (2010), realizó un trabajo titulado: Propuesta de una Herramienta

Este antecedente es de utilidad en la presente investigación, ya que aporta beneficios para

La investigación está enmarcada dentro de los lineamientos de un estudio de caso, de tipo

La relación de este antecedente con la presente investigación, está en conocer cómo

También se consultó el trabajo de Bonaguro, C; Esté, V y Ortega, N. (2010), los cuales

En otro contexto, la investigación fue de tipo descriptiva, bajo la modalidad de un proyecto

Este antecedente, se relaciona con la presente investigación, ya que se basa en realizar un

2.2 Bases Teóricas

A objeto de sustentar el estudio se realizó una exhaustiva revisión bibliográfica, lo cual

2.2.1 Control Interno

El concepto de control interno ha sufrido a través de los años diversos modificaciones,

Comprende el plan de organización y todos los métodos y

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.

2.2.2 Fines del Control Interno

Promover la exactitud y confiabilidad de informes: Actualmente se reconoce la existencia

Apoyar y medir el cumplimiento de la organización: Los objetivos y planes tienen una

2.2.3 Principios del Control Interno

• Separación de funciones de operación, custodia y registro.