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VERSION: I
ALMACENAMIENTO DE Enero 2017
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MEDICOS
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OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita garantizar el almacenamiento de los medicamentos
y dispositivos médicos, conservando las especificaciones técnicas con las que fueron
fabricados, durante su permanencia en la farmacia interna de FUNCINTE
ALCANCE
Este procedimiento aplica al proceso Almacenamiento y Conservación de Medicamentos y
dispositivos médicos de FUNCINTE
RESPONSABILIDADES
Regente de farmacia: Es responsable de:
Velar por el correcto almacenamiento de los insumos en los estantes correspondiente.
Garantizar la conservación técnica de los medicamentos y una rotación adecuada del
inventario.
DEFINICIONES
Almacenamiento de Medicamentos: Ordenamiento y conservación de las existencias
físicas de medicamentos en un área que responda a los criterios de demanda, volumen, y
clasificación farmacológica.
Averías: Presencia de defectos en medicamentos tales como aberturas, deformaciones,
rotulado incompleto, envases no cerrados herméticamente, presencia de materiales
extraños, turbidez o presencia de gas en soluciones, etc.
Dispositivos Médicos: cualquier instrumento, aparato o máquina que se utilice para
prevenir, diagnosticar o tratar una enfermedad, o que sirva para detectar, medir, restablecer
o modificar la estructura o el funcionamiento del organismo con un fin sanitario
determinado.
Principio activo: Compuesto químico de origen natural o sintético, con una dosificación
determinada y un uso terapéutico comprobado.
Dispositivo médico invasivo. El que penetra parcial o completamente en el interior del
cuerpo, bien por un orificio corporal o bien a través de la superficie corporal.
Medicamentos de control: Medicamentos que por sus efectos adversos requieren un
control especial y estricta vigilancia durante su administración.
Medicamentos fotosensibles: Son los medicamentos que se deterioran desde el punto de
vista Físico-Químico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial. Los
Medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacadas en blister de color rojo o
ámbar, frascos color ámbar, ampollas de color ámbar
Medicamentos Termosensibles: son los medicamentos sensibles a la temperatura, que
requieren condiciones especiales de almacenamiento para conservar su potencia y
composición.
Lote: es una cantidad especifica de cualquier material que haya sido manufacturado bajo
las mismas condiciones de operación y durante un período determinado, que asegura
características y calidad uniforme dentro de ciertos límites especificados y es producido en
un ciclo de manufactura.
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GENERALIDADES
FUNCINTE. ha establecido un procedimiento para el almacenamiento de medicamentos que
llegan a la Farmacia con el fin de garantizar la preservación de la calidad de estos insumos.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos
desde que ingresan a farmacia, garantizando la calidad de los productos durante su
permanencia allí, en término de condiciones de eficacia, estabilidad y seguridad
especificadas por el fabricante, incluso hasta que el producto es entregado al usuario final.
Considera diferentes aspectos técnicos como la recepción técnica y administrativa, la
adecuación de áreas, la dotación requerida, el control de factores ambientales y aspectos
administrativos como la gestión de inventarios, lo cual puede resumirse en los principios
básicos, la logística, la gestión del inventario y finalmente las pautas de evaluación del
almacenamiento.
Una vez aceptada la recepción del pedido, se procede a su almacenamiento, es decir, se
mantienen los medicamentos y dispositivos médicos bajo condiciones que preserven las
características técnicas originales de fabricación.
La planificación del almacenamiento incluye la selección del sitio, el establecimiento de las
especificaciones arquitectónicas para el proceso y la definición del tipo de medicamentos a
almacenarse en cada área (hay que aclarar que el fabricante responde solo hasta la fecha de
vencimiento si se cumplen las condiciones estipuladas).
Dentro de las principales características del área de almacenamiento se encuentran:
Ventilación adecuada: El área debe contar con aire acondicionado, a fin de prolongar la
vida útil de los medicamentos y dispositivos médicos. La ventilación del área de
almacenamiento permite la libre circulación del aire, evitando corrientes fuertes del mismo.
Iluminación: El diseño de luminarias permite la fácil identificación de los medicamentos y
dispositivos médicos, esto impide la exposición directa de los medicamentos a los rayos
solares.
Fácil mantenimiento: Los pisos, paredes, techos y cielos-rasos están hechos con material
resistente y uniforme, de esta forma se facilita la labor de mantenimiento, limpieza y aseo.
Nota:
Estos medicamentos deben mantenerse rotulados con su identificación pertinente (Grupo
terapéutico).
Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia
adelante.
4. Condiciones Higiénicas
Se debe tener las siguientes precauciones que van a permitir mantener los productos bien
almacenados sin problema de tipo microbiológico:
La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminación
(basureros, parqueaderos).
Personal sano.
Buenas prácticas de higiene personal.
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SUBÁREAS
Con el fin de evitar retrasos por desorganización y hacer más eficiente la dispensación y
ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos, se hace necesario definir
espacios para cada actividad en la farmacia, los cuales se describen a continuación:
- Área de Recepción:
Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la farmacia, para luego ser
sometidos al proceso de Recepción (técnica y administrativa) y poder ser utilizados.
- Área de cuarentena:
Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos que por alguna razón
no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados, problemas en la etiqueta,
etc.
- Área de almacenamiento:
Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta área
encontramos:
Zona de estanterías (Medicamentos listos para dispensar).
Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos).
Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran).
Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su
naturaleza lo requieran).
- Área administrativa:
Espacio en el cual el Administrador, el químico farmacéutico y la auxiliar de digitación de
farmacia deben ubicar su escritorio y archivo.
AREA COLOR
RECEPCION VERDE
REVISION ROJO
ALMACENAMIENTO AMARILLO
CUARENTENA NARANJA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VIOLETA
CADENA DE FRIO AZUL
ADMINISTRATIVA VINOTINTO
SUSTANCIAS INFLAMABLES NARANJA
Medicamentos Fotosensibles
La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca y por ningún motivo debe perder
el empaque original de protección. En caso de que los medicamentos fotosensibles hayan
sido sacados de su envase, se cubrirán con materiales opacos a la luz (papel de aluminio,
cartón, etc.)
Medicamentos Termosensibles
La temperatura es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar
deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un límite de
temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar
indicado en el empaque del producto.
Cuando en la etiqueta no se especifican condiciones de almacenamiento se sobre entiende
que el producto debe estar protegido de todos los factores ambientales que puedan afectar su
calidad, se recomienda almacenar a temperatura ambiente
Medicamentos De Control
Los medicamentos de control especial por el Ministerio de Salud, deben almacenarse en
áreas de acceso restringido (Vitrina con candado), bajo la supervisión del químico
Farmacéutico responsable.
Directrices
Los medicamentos deben ser agrupados por número de lotes en los estantes, colocando
en la parte delantera los más cercanos a vencerse, en las revisiones periódicas deben
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identificar productos con menos de cinco (5) meses a la fecha de vencimiento. El proceso
debe garantizar que los primeros en entrar sean los últimos en salir, es decir, los artículos
recientemente recepcionados deben quedar detrás de aquellos que ya estaban
almacenados, de tal manera que estos últimos siempre estén más próximos para el
despacho. Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo
siempre presente que lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando
el parámetro mas critico: la fecha de vencimiento.
Con los medicamentos de próximo vencimiento y de baja rotación el Químico Farmacéutico
(Regente de Farmacia) debe diligenciar el formato de Insumos de Baja Rotación o Lento
Movimiento y debe:
- Inicialmente gestionar su salida con el cuerpo médico de la institución.
- Entregarlo al Regente de farmacia de Farmacia a fin de que éste gestione su traslado a
otra farmacia de los Programas Especiales de FUNCINTE en donde exista la posibilidad
de rotarlo o devolverlo a la bodega de FUNCINTE Los medicamentos deben ser retirados
de los estantes con tres meses de anticipación a su fecha de vencimiento.
Los medicamentos y dispositivos médicos que presenten averías de mercancías,
ocasionadas por la manipulación, y almacenamiento de los medicamentos deben
reportarse en el formato Reporte de averías a Control Interno. Esta relación debe ser
valorada, para posteriormente descargarla del inventario, a fin de realizar la investigación
correspondiente y establecer las acciones a seguir.
Al almacenar los medicamentos deberán tomar las precauciones para evitar caídas de
cajas, sobre todo en el caso de ampollas o frascos de vidrio.
Se debe realizar mediciones de la Temperatura Ambiental y Temperatura de la Nevera
diariamente con el fin de garantizar la preservación de los medicamentos en el área de
Farmacia
ANEXOS
Anexo 1 Formato de Insumos de Baja Rotación o Lento Movimiento
Anexo 2 Formato de Reporte de Averías
Anexo 3 Registro Diario De Control De Temperatura
Anexo 4 Listado de Medicamentos Fotosensibles
Anexo 5 Listado de Medicamentos De Refrigeración
Anexo 6 Listado de Medicamentos afectados por factores como la temperatura y la
humedad.
Anexo 7 Clasificación De Los Dispositivos Médicos de acuerdo al Riesgo
DESCRIPCION
Ver Flujograma.
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Nota:
Para las mediciones de Temperatura y Humedad
relativa se cuenta con un Termohigrómetro. Los
registros deben realizar en la mañana y Tarde
con el fin de garantizar el almacenamiento de
medicamentos bajo rangos seguros para las
variables de referencia. Se debe revisar el
formato diligenciado del Registro Diario de
control de temperatura mensualmente.
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