SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZA-SENA

curso: Documentación de un sistema de gestión de la calidad - NTC ISO 9001

Actividad: Ensayo AA3.

Actividad: Ensayo AA3

Aprendiz:

Yoiner Adelmo Molano Riveros

CC: 1121396362

Instructora:

Lizzany Esther castillo Valdelamar

Servicio nacional de aprendizaje-SENA

Curso: Documentación de un sistema de gestión de la calidad - NTC ISO 9001

Fecha de Entrega:

13 de Julio de 2019

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 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZA-SENA
curso: Documentación de un sistema de gestión de la calidad - NTC ISO 9001
Actividad: Ensayo AA3.

ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde
recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber hace que se ha
adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente ese conocimiento logrado
este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la
documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización
de los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado
porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están
escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un
nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los

elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempo estamos direccionando o
enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera
la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que son un
tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se
basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoría y los
registros representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del
sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que la
documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos, con esto llamo
la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien
diseñado debe tener un buen flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las organizaciones conlleva
al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante recurso a hechos que los
estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o
administración documental.