INDICACIONES PARA REGISTRO DE EVALUACIÓN

RESOLUCIÓN 0312 DE 2019

Generalidades:

• En esta herramienta se pueden registrar hasta 1.000 evaluaciones.

• La herramienta se encuentra parametrizada para ajustar el número de ítems
aplicables de acurdo a lo establecido en la Resolución 0312 de 2019, artículos
3, 7, 9 y 16.
• En esta herramienta puede registrar varias evaluaciones y llevar el plan de
mejoramiento para el ítem que no cumpla.

Instrucciones para el uso de la herramienta de Evaluación:

1. Abra el archivo y habilite las macros.

2. Diligencie la información de la empresa: Fecha, Razón Social, NIT, si es o no

Unidad Agropecuaria, Número de Trabajadores y Clase de Riesgo (estos son
obligatorios). No olvide diligenciar la información del responsable de la
Autoevaluación (estos campos no son obligatorios).

La herramienta le indicará el número de ítems a evaluar según la información

diligenciada con base en el Artículo correspondiente de la Resolución 312 del
2019. (En este ejemplo para empresas de 11 a 50 trabajadores corresponden 21
ítems según el artículo 9)

3. Una vez registrada la información hacer clic en el botón “1. Autoevaluación

Estándares Mínimos”.
4. Marque “cumple totalmente”, “no cumple” o “no aplica” con una X.

En el formulario vienen preestablecidos los Ítem “No aplica” según el artículo

correspondiente y están bloqueados contra cambios accidentales

Para ver únicamente los ítems que le aplican según los criterios establecidos por la
Resolución 0312, clic en “Mostrar SOLO ítems que aplican”, facilitándose de esta
manera el diligenciamiento del formulario. Si lo desea puede dar nuevamente en el
mismo botón que ahora presentará el formulario completo tal como viene en el
artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019
Estando ubicado en una casilla de respuesta de un estándar puede hacer clic en
“Criterios y modo de verificación” para ver los modos de verificación definidos y
en algunos de ellos encontrará recomendaciones adicionales de Colmena Seguros.

Puede regresar al menú y salir si es requerido. La tabla se conservará a menos que

cambie la información del registro inicial (fecha, NIT, etc.)
5. Una vez completado el autodiagnóstico hacer clic en “Grabar evaluación” para
almacenarlo. Si hay algún criterio indefinido (porque falta marcar la X o porque
tiene 2 x en la misma fila) no permitirá grabar ni imprimir para firma. También se
requiere completar todos los ítems aplicables para “Grabar la Evaluación” en la
base de datos de esta herramienta

En la columna “Observación/Comentario” se recomienda registrar brevemente los

comentarios que considere pertinentes.

6. Una vez grabado regresará al menú principal y en la tabla inferior verá registrada la
evaluación, además del resultado de los Estándares, encuentra un indicador que
representa el porcentaje de ítems cumplidos en relación con los ítems aplicables y
un comentario en la celda con la razón social, detalles del evaluador y las
características de la empresa (número de trabajadores, nivel de riesgo)

7. Si desea revisar lo contestado previamente hacer clic en “2. Visualizar

autoevaluación realizada” y seleccionar el número del registro deseado. Nota: esta
evaluación NO es posible modificar.
8. En “3. Generar o revisar plan de mejoramiento” ” y seleccionando el número del
registro deseado podrá generar la lista de los criterios que “no cumple” en la cual,
podrá agregar las actividades, responsables, fechas del plan de mejoramiento, entre
otros.

Note que igual que otras herramientas de Colmena, al colocar la fecha de

ejecución el estado cambia a “Realizada”.

Puede agregar o eliminar actividades según sea necesario para la intervención del
ítem del estándar.

Cuenta también con el “Modo de verificación” de la misma manera que se

describió para el diligenciamiento del formulario en el numeral 4

Para completar un Plan de Mejoramiento, clic nuevamente en “3. Plan de

mejoramiento”, selecciona la evaluación deseada, sale un aviso indicando que ya
existe y lo lleva de nuevo al Plan de acción, los avances (actividad realizada) se
verán igualmente reflejados en el menú principal.

9. Haga clic en el botón “Menú principal” para regresar. Ahora verá el total de
actividades planteadas y las realizadas con el porcentaje de avance.
10. Haciendo clic en “4. Informe grafico” y seleccionando el número del registro
deseado podrá ver los gráficos de avance por estándar y por fase del
ciclo. También tendrá allí una tabla que cuenta los criterios que cumple, no cumple
y no aplica.

Al clicar sobre el botón “Copiar gráfico” se llevará a la memoria del computador

para poder <pegarla> en el documento que requiera. Se recomienda usar “pegado
especial – imagen (metarchivo mejorado)”

11. La herramienta permite realizar hasta 5 comparaciones entre evaluaciones, de esta

manera evidenciar el avance por estándar. Haga clic en “5. Informe comparativo”.
Indique el número de evaluaciones que desea comparar. En la siguiente ventana
seleccione el número de la evaluación y saldrá en la casilla de la derecha el nombre
de la empresa y la fecha. Finalmente hacer clic en “mostrar comparativos”, se
generará una tabla con los estándares, los ciclos y los criterios que cumple y no
cumple para las evaluaciones seleccionadas. Para observar el grafico hacer clic al
frente de cada evaluación en el botón “Graficar”.
12. Esta herramienta es compatible con el módulo 3 “Diagnostico SST y Plan de
Acción” de la plataforma Colmena Gestión.

Si desea subir evaluaciones a la plataforma tecnológica haga clic en “6. Exportar

para Colmena Gestión” en el menú principal. Lo cual genera un archivo plano o
Mapping con el resultado de la autoevaluación y el plan de mejoramiento
correspondiente.

13. En la esquina superior izquierda se tiene acceso a un la revisión de las fases de

implementación del Sistema de Gestión, donde encontrará aspectos a tener
presente para el mes en curso y a este manual (debe estar almacenado en la misma
carpeta del aplicativo en Excel).

Ejemplo: Para Dic/2019 tener presente realizar una nueva autoevaluación con su
respectivo Plan de Mejoramiento incluido en el Plan Anual 2020

14. Para restablecer esta herramienta de Autoevaluación y eliminar

DEFINITIVAMENTE la información de los cuestionarios hacer clic en “Borrar
contenido”. Recuerde estar seguro antes de eliminar información que puede ser
importante para su SG-SST. Se solicitará doble confirmación para borrar los
 registros, se recomienda guardar previamente una copia del archivo en caso de
considerar que puede necesitar la información posteriormente.

15. Clic en “Cerrar” para cerrar este archivo.