CÓDIGO: CP-GG-001-FR-OO1

MATRIZ DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

VERSIÓN:1

MISIÓN Ofrecer los servicios postales, logísticos y empresariales más confiables y eficientes, de acuerdo con las necesidades de los clientes, generando valor para los accionistas, los empleados y la comunidad, comprometidos con el medio ambiente
VISIÓN Para el año 2022, ser el proveedor preferido por los colombianos en servicios postales, logísticos, tecnológicos, documentales, financieros y de comercio electrónico, soportados en la transformación digital.
FECHA 30 de Abril de 2019

ACTIVIDADES DE
Procesos Involucrados MEDICIÓN O EVALUACIÓN EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN PARA MITIGAR
CONTROL

ID RIESGO
RESPUESTA AL RIESGO
FACTOR DE RIESGO FRECUENCIA IMPACTO RIESGO CALIFICACIÓN FRECUENCIA IMPACTO RIESGO FECHA
OBJETIVO PROCESO RIESGO CAUSAS EFECTOS CLASIFICACIÓN CONTROL ACTIVIDAD RESPONSABLE
RIESGO ASOCIADO INHERENTE DEL CONTROL RESIDUAL CUMPLIMIENTO

- Tráfico de influencias
- Amiguismo
* Disuadir posibles actos que puedan afectar la prestación del
- Soborno
servicio, la imagen y el buen nombre de la compañía por posible
- Peculado
infidelidad interna de los empleados
- Existencia de autoritarismo - Deterioro de la imagen corporativa
- Recibir beneficios económicos - Detrimento del patrimonio público * Secretaría General
* Efectuar un estudio de conocimiento adecuado, previo a la
- Entregar información que permita obtener ventaja propia o - Extralimitación de funciones
contratación, a fin de minimizar la vinculación de personal con
de terceros - Ineficiencia administrativa * Presupuesto
* Comité de contratación características delictivas
- Indicadores inapropiados, inconsistentes o insuficientes. - Tomar decisiones que vayan en contravía
* Arqueos cíclicos y generales realizados por los
- Centralización del poder o excesiva delegación. de la Entidad * Puntos de Venta
Estratégicos procesos * Verificar y validar las situaciones presentadas al interior de la
Abuso de poder para - Falta de ética, probidad y transparencia en el grupo directivo - Falta de coherencia con lo plasmado en el
Misionales Recurso * Comité de Inversiones Entidad, que indiquen una presunta desviación o incumplimiento
C1 favorecer intereses propios o - Priorización indebida de necesidades de la entidad Código de Ética Fraude Interno Corrupción 2 Improbable 5 Catastrófico 10 Transferir/Evitar/Reducir 76 1 Rara vez 3 Moderado 3 31/12/2019 * Tesorería
Apoyo Humano * Certificación Corrupción y Fraude por a los procedimientos establecidos.
de terceros - Falta de planeación y estudio de factibilidad de los proyectos - Desmotivación y falta de adherencia del
Evaluación y Control procesos
- Falta de transparencia en las decisiones frente al manejo de personal * Control Interno
* Manual Supervisión de Contratos * Garantizar el oportuno reporte de los posibles actos de
los recursos - Derroche o desaprovechamiento de
* Manual de Contratación corrupción identificados en cada proceso y subproceso
- Información financiera fraudulenta recursos * Supervisor de Contrato
- Omisiones de cantidades o revelaciones falsas en los estados - Gestión y uso de recursos no acorde a las
* Uso de elementos que minimizan las amenazas de acceso al
financieros necesidades de la Entidad. * Riesgos y Cumplimiento
contenido de los envíos.
- Manipulación de los informes de seguimiento y/o - Ejecución deficiente de contratos
evaluación.
* Políticas y requisitos mínimos para la seguridad de la carga y
- Extralimitación de funciones
prevención de ilícitos.
- Presión interna o externa para la deficiente supervisión de
los contratos

* Disuadir posibles actos que puedan afectar la prestación del

servicio, la imagen y el buen nombre de la compañía por posible
infidelidad interna de los empleados

* Verificar y validar las situaciones presentadas al interior de la

Entidad, que indiquen una presunta desviación o incumplimiento
*Seguridad Postal
* Circuito cerrado de TV y monitoreo-Personal a los procedimientos establecidos.
- Actos malintencionados por parte de funcionarios o terceros
- Pago de indemnizaciones (Supervisores)
que tienen contacto con los envíos. * Gestión Humana
- Deterioro de la imagen corporativa. * Estudio de seguridad del personal a contratar * Lineamientos de seguridad de la información, a fin de evitar la
- Incumplimiento u omisión de los procedimientos por parte
Misionales Conspiración para hurto y - Perdida de confianza, credibilidad y Recurso * Seguimientos e investigación de novedades extracción y filtración de información
C2 de los funcionarios encargados de la operación. Fraude Interno Corrupción 5 Casi Seguro 5 Catastrófico 25 Transferir/Evitar/Reducir 78 4 Probable 3 Moderado 12 31/12/2019 * Gestión de la Operación
Apoyo expoliación de envíos clientes Humano * Manejo de envios en sacas utilizando
- Asociación con bandas criminales.
- Aumento de PQR´s precintos * Políticas y requisitos mínimos para la seguridad de la carga y
- Complicidad de funcionarios o proveedores para cometer * Riesgos y Cumplimiento
- Multas y sanciones por los entes de control * Certificación Corrupción y Fraude por prevención de ilícitos.
actividades ilícitas.
procesos
* Planeación
* Establecer cargos y funciones críticos a quienes se debe realizar
estudios adicionales para el desarrollo de sus funciones

* Garantizar la custodia y actualización de la información

producida en cada uno de los procesos y subproceso en el
desarrollo de la actividad

- Instalaciones físicas sin las medidas de seguridad necesarias * Estudio detallado de cada una de las necesidades solicitadas, a
- Utilizar información de clientes, proveedores y/o usuarios - Perdidas económicas fin que estas se cumplan a cabalidad en las propuestas
para beneficio propio o de terceros (filatelia, contratación, - Reventa del material filatélico presentadas.
bases de datos, servicios electrónicos, entre otros) - Disponibilidad de la información a
* Seguridad Postal
- Sustracción o eliminación de información relevante de la competencia y terceros * Evaluar los posibles actos o incumplimientos que se puedan
* Circuito cerrado de TV y monitoreo-Personal
Entidad - Investigaciones presentar al interior de la Entidad, a fin de apoyar la debida y
(Supervisores) * Gestión de la Operación
- Falta de ética de funcionarios y terceros - Reprocesos en la reconstrucción de la oportuna toma de decisiones.
* Seguimientos e investigación de novedades
Misionales Utilización indebida de - Uso indebido del perfil de usuario asignado en los sistemas información perdida Recurso
C3 Fraude Interno Corrupción 3 Posible 5 Catastrófico 15 Transferir/Evitar/Reducir * Políticas de Manejo de la Información 77 2 Improbable 4 Mayor 8 31/12/2019 * Planeación
Apoyo información privilegiada de información de la Entidad - Robo o uso indebido de información critica Humano * Identificar las acciones a seguir para la recuperación de la
(Políticas IT)
- Concentración de funciones en un solo empleado y sensible de los procesos de la empresa cartera
* Matriz de cargos sensibles * Gestión Humana
- Creación de terceros indebidamente. - Emitir de forma irregular
* Backup periodicos de información
- Infidelidad de funcionarios cheques/transferencias desde cuentas de la * Estudiar las mejores opciones para invertir los excedentes de
* IT
- Uso compartido de usuarios y claves de acceso Entidad liquidez de la entidad
- Modificación de roles, perfiles y permisos en los aplicativos - Realizar pagos a terceros creados
de la Entidad. indebidamente * Garantizar el oportuno reporte de los posibles actos de
- Manipulación de registros contables corrupción identificados en cada proceso y subproceso
 * Estudio detallado de cada una de las necesidades solicitadas, a
fin que estas se cumplan a cabalidad en las propuestas
presentadas.
- Elaborar un Presupuesto que no contemple las necesidades
reales de la Entidad - Incumplimiento de la Ley * Secretaría General
* Evaluar los posibles actos o incumplimientos que se puedan
- Ordenación irregular del gasto: exceder la apropiación - Multas y/o Sanciones * Comité de contratación
presentar al interior de la Entidad, a fin de apoyar la debida y
disponible - Investigaciones * Arqueos cíclicos y generales realizados por los * Presupuesto
oportuna toma de decisiones.
- Afectar rubros que no correspondan con el objeto del gasto - No cumplir con los proyectos que son procesos
Misionales Desviación de presupuesto y Recurso
C4 - Comprometer vigencias futuras sin autorización legal necesarios para el desarrollo del objeto Fraude Interno Corrupción 1 Rara vez 5 Catastrófico 5 Aceptar/Reducir * Comité de Cartera 73 1 Rara vez 4 Mayor 4 31/12/2019 * Facturación y Cartera
Apoyo flujo de recursos Humano * Identificar las acciones a seguir para la recuperación de la
- Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de requisitos legales social de la Entidad * Comité de Inversiones
cartera
- Omitir o retardar el pago de obligaciones legalmente - Perdida de credibilidad por parte de los * Certificación Corrupción y Fraude por * Tesorería
contraídas proveedores. procesos
* Estudiar las mejores opciones para invertir los excedentes de
- Uso indebido de efectivo de la caja menor de la Entidad - Detrimento patrimonial. * Riesgos y Cumplimiento
liquidez de la entidad
- no contar con una adecuada segregación de funciones

* Garantizar el oportuno reporte de los posibles actos de

corrupción identificados en cada proceso y subproceso

* Efectuar un estudio de conocimiento adecuado, previo a la

contratación, a fin de minimizar la vinculación de personal con
características delictivas

* Minimizar la probabilidad de tener vínculos con personas que

- Incoherencia entre el requerimiento y el perfil establecido comprometan la imagen, servicios y recursos de la Entidad.
para cada función o actividad a contratar
- Selección inadecuada de personal * Gestión Humana
- Premura para la contratación: Discrecionalidad, * Estudio de seguridad del personal a contratar * Establecer las condiciones mínimas exigidas por la entidad para
- Fallas en la prestación del servicio que
extralimitación de funciones, falta de transparencia en el * Aplicativo Inspektor (Consulta en listas el proceso de contratación.
pueden generar implicaciones legales para la * Supervisor de Contrato
proceso restrictivas)
Procesos de selección de Entidad.
Misionales - Ausencia del rigor técnico en la selección de personal: Recurso * Requisitos establecidos para la contratación * Garantizar el oportuno reporte de los posibles actos de
C5 personal sin ceñirse a la - Sobrecostos en la nomina Fraude Interno Corrupción 5 Casi Seguro 5 Catastrófico 25 Transferir/Evitar/Reducir 76 4 Probable 4 Mayor 16 31/12/2019 * Presupuesto
Apoyo Pruebas Psicotécnicas, Pruebas de conocimiento, entrevistas y Humano * Certificación Corrupción y Fraude por corrupción identificados en cada proceso y subproceso
rigurosidad exigida - Reprocesos
verificación de Hoja de Vida. procesos
- Incumplimiento de los lineamientos y * Riesgos y Cumplimiento
- Deficiencia en la validación de títulos. * Matriz de cargos sensibles * Políticas y requisitos mínimos para la seguridad de la carga y
políticas establecidas por la Entidad
- Complicidad de funcionarios o proveedores para favorecer a * Manual de perfiles y funciones prevención de ilícitos.
- Alta rotación de personal *Planeación
un candidato
- Pago de favores políticos * Establecer cargos y funciones críticos a quienes se debe realizar
estudios adicionales para el desarrollo de sus funciones

* Establecer los requisitos mínimos a tener en cuenta para la

contratación de los funcionarios (Estudios, Funciones,
Experiencia, Habilidades, Etc.), de acuerdo al cargo a contratar

* Estudio detallado de cada una de las necesidades solicitadas, a

fin que estas se cumplan a cabalidad en las propuestas
- Ausencia de fundamentación en el estudio de conveniencia y
presentadas.
oportunidad (ECO)
- Falta en la verificación (intencional o no) de los requisitos * Revision de los procesos de contratación por
- Aprobar la adquisición de Bienes y * Minimizar la probabilidad de tener vínculos con personas que
legales esenciales para la contratación parte de las dependencias involucradas
servicios no pertinentes o innecesarios. comprometan la imagen, servicios y recursos de la Entidad.
- Estudiar un número de cotizaciones * Comité de contratación * Secretaría General
- Incumplimiento de uno o más
contrario a lo que el reglamento exige. * Aplicativo Inspektor (Consulta en listas
requisitos establecidos por la Entidad para la * Establecer las condiciones mínimas exigidas por la entidad para
- Aclaraciones, adiciones y adendas que obran en contravía restrictivas) * Presupuesto
Estratégicos contratación de Bienes y Servicios. el proceso de contratación.
Celebración indebida de del interés general * Requisitos establecidos para la contratación
Misionales - Hechos cumplidos Recurso
C6 contratos para la adquisición - Urgencia manifiesta que termina por permitir u obviar las Fraude Interno Corrupción 3 Posible 5 Catastrófico 15 Transferir/Evitar/Reducir * Comité de Inversiones 75 2 Improbable 4 Mayor 8 31/12/2019 * Supervisores de Contratos
Apoyo - Sobrecostos en el contrato Humano * Estudiar las mejores opciones para invertir los excedentes de
de bienes y servicios responsabilidades contractuales: acomodamiento de pliegos * Certificación Corrupción y Fraude por
Evaluación y Control - Pago de honorarios sobrevalorados liquidez de la entidad
de condiciones, justificación o motivación de los procesos procesos * Tesorería
- Concentración de contratos
contractuales, adición en precios de los contratos y las * Certificación Corrupción a supervición de
- Contratos con empresas ficticias o de * Garantizar el oportuno reporte de los posibles actos de
conciliaciones judiciales. Contratos * Riesgos y Cumplimiento
papel corrupción identificados en cada proceso y subproceso
- Omitir la solicitud del CDP y contratar sin este o Expedir un * Manual Supervisión de Contratos
- Adiciones y prorrogas en los contratos
CDP que no corresponda al rubro presupuestal a afectar. * Manual de Contratación
* Requisitos mínimos para la apropiada supervisión de los
- Generar anticipos a los contratistas o proveedores sin los
contratos suscritos por la Entidad
soportes adecuados
* Requisitos mínimos para la contratación de bienes y servicios

RIESGO
RIESGO INHERENTE CONSOLIDADO 16 RESIDUAL 9
CONSOLIDADO
3 5
2 4