Trabalho apresentado para obtenção do título de especialista em

Gestão de Negócios – 2018

Desperdício de impressões de papéis e a aquisição de impressora

corporativa: um viés econômico

Guilherme Aleoni¹; Fernanda Latanze Mendes 2

1 PECEGE – Bacharel em Gestão Ambiental – Rua Alexandre Herculano, 120 – Vila Monteiro –13418-445 –
Piracicaba – SP, Brasil
2 PECEGE – Doutora em Ciências – Rua Alexandre Herculano, 120 – Vila Monteiro –13418-445 – Piracicaba –

SP, Brasil

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Desperdício de impressões de papéis e a aquisição de impressora

corporativa: um viés econômico

Resumo
O serviço de terceirização na área de impressão de papel em uma instituição isenta a
mesma de manutenções preventivas, corretivas e preocupações relacionadas a esta
demanda. Apesar disto, pode-se observar a geração de custos e dispêndios que
muitas vezes não são contabilizados de maneira eficiente, mas que se mensurados e
somados podem representar um desperdício monetário além do esperado. O trabalho
objetivou estudar a viabilidade econômica da aquisição de uma impressora de grande
porte versus a terceirização em uma instituição de ensino. Este estudo foi
desenvolvido através de ferramentas financeiras como payback descontado, taxa
interna de retorno e valor presente líquido. A aquisição de uma impressora semelhante
ao equipamento terceirizado demostra ser viável. Além disto foi contabilizado o
desperdício referente a impressões ineficientes, ou seja, que podem ser reutilizados, a
fim de mensurar o valor monetário para este tipo de desperdício. Observa-se que 6,5%
das impressões são ineficientes, além disto há os desperdícios que não podem ser
mensurados. Com base nestes dados observa-se um desperdício econômico e
ambiental, que deve ser feito e monitorado com maior importância, uma vez que pode
ser representar um gasto desnecessário para a instituição. Estes tipos de gastos
podem ser chamados de gastos invisíveis

Palavras-chave: gasto invisível, outsousing, sustentabilidade

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Introdução

Antes da revolução digital, o papel foi o principal veículo de informação. Apesar

disto, sua importância não deixou de ser notada na sociedade contemporânea em
outras formas. A versatilidade da sua utilização pode ser observada de forma
abrangente como em embalagens, absorventes e ainda como um meio de
comunicação. Para cada uma destas funções há tratamentos de superfície específicos
com o intuito de otimizar o produto e atender à necessidade e cada uma destas formas
(Tiberg et al., 2001).
A utilização deste insumo é a forma mais tradicional de armazenamento e
disseminação de informação (Biscalchin et al., 2011). No meio institucional, devido a
burocracias acabam se tornando cada vez mais frequentes, é comum a utilização
deste material, mesmo na era digital.
A produção de papel é feita através da celulose. O processo de extração de
árvores propicia um impacto direto ao meio ambiente, e quando não manejado
corretamente, causa danos irreversíveis à natureza em relação a seus recursos
naturais e ambientais ainda que no Brasil 100% da celulose produzida é oriunda de
árvores de reflorestamento, segundo dados da Associação Brasileira de Celulose e
Papel (Zogbi, 2004).
Estudo realizado sobre o ciclo de vida do papel revelou que a produção de uma
tonelada de papel virgem, ou seja, papel branco, necessitou de recursos como
energia, árvores, além de gerar resíduos sólidos e consumo de água. De maneira
compensatória, foi possível aderir à utilização de papel reciclado que consomem os
mesmos recursos, porém de maneira reduzida (Kinsella, 2012; Sousa, 2016).
Além do fator ambiental, há fatores econômicos atrelados à utilização do papel
nas organizações. Estimou-se que 90% de toda a informação de uma companhia fica
retida em papéis. Entretanto, seu custo não está associado apenas à compra de
papel, mas também como depósitos, perda de documentos, postagens, documentos
obsoletos, impressões, hora homem, entre outros. Estas variáveis são usualmente
desconsideradas quando na verdade representam grande custo para a organização,
visto que apenas 11% do ciclo de distribuição de documentos está relacionado a
compra de papel em si, o restante é dividido entre copiadora, aluguel de equipamento,
alocação de funcionário, distribuição, entre outros. (Sarantis, 2002).
Estudos de casos em grandes companhias podem ser utilizados de exemplos a
serem seguidos nestes aspectos, auxiliando na redução de custo econômico e no

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âmbito ambiental. De acordo com a General Electric (2001), houve uma estimativa de
redução de custo de 10 bilhões de dólares através da digitalização de processos. De
acordo com seu relatório de sustentabilidade, em 2001, a redução através deste
processo, foi de 1,5 bilhões de dólares (Sarantis, 2002).
Neste mesmo sentido, há estudos e recomendações que introduzem e
direcionam as empresas a percorrerem as boas práticas econômicas baseada no corte
de desperdícios (Sarantis, 2002; EU, 2008; Lundberg, 2016). De acordo com as
diretrizes da União Europeia (2008), para redução de desperdício na organização, há
uma série de ações que devem ser realizadas através de uma hierarquia. O primeiro
passo é evitar a geração do resíduo, ou seja, prevenir a geração do mesmo, não
sendo possível partir para um reuso do material de forma que seja utilizado por
completo. Após esta etapa recomenda-se a reciclagem do material e a reutilização do
material reciclado, até que as possibilidades de reciclagem se esgotem, então é feito a
disposição correta do resíduo gerado.
Seguindo a hierarquia proposta pela União Européia, a pirâmide invertida tem
os seguintes níveis do mais alto para o mais baixo: prevenção, preparação para reuso,
reciclagem, recuperação e descarte. Desta maneira é possível minimizar os
desperdícios gerados pela instituição reduzindo custo, bem como as externalidades
ambientais que o produto utilizado gera ao meio ambiente (EU, 2008). Com isso há
uma oportunidade de melhoria de processos que pode ser explorada. resultando em
benefícios socioambientais bem como econômico.
Desta maneira, objetivou-se estudar o desperdício de impressões e analisar a
viabilidade econômica de aquisição de uma impressora corporativa própria em
comparação a uma de mesmo porte alugada.

Material e Métodos

O levantamento do desperdício de papéis impressos foi realizado em uma

instituição de ensino focado em cursos de pós-graduação, localizada no município de
Piracicaba, estado de São Paulo. A coleta amostrada foi entre os dias 01 abril 2018 a
01 maio 2018, ou seja, 30 dias corridos do ano letivo vigente.
Apesar da instituição de ensino prover materiais impressos aos alunos dos
cursos presenciais, o desperdício aferido foi em relação às impressões referente aos

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documentos administrativos da mesma, uma vez que a impressão dos materiais aos
alunos é terceirizada.
Tendo em vista que a instituição de ensino optou por não adquirir uma
impressora própria, utilizou-se o modelo de negócio de aluguel mais custos por
impressão de uma empresa terceirizada, desta maneira a instituição poderia focar
seus esforços para a atividade fim da mesma.
Foram quantificadas e qualificadas as folhas de papéis descartadas como
rascunho. Estas, por sua vez, estavam em uma caixa que estava próxima a
impressora principal devidamente etiquetada, orientando para o depósito das folhas
para rascunho.
Estabeleceu os requisitos para enquadramento de rascunhos as folhas que
apresentaram um dos lados em branco, sem clips ou grampos. O método de
quantificação foi a contagem das folhas.
De maneira complementar, foram coletados dados de impressão da impressora
principal. Os indicadores foram extraídos do sistema da própria impressora, a qual
contabiliza todos os serviços utilizados no equipamento. Os dados obtidos foram a
impressão de utilizando as tintas preta no período e a impressão utilizando mais de
uma tinta.
Além disto, foram coletados dados de preço para aquisição do equipamento,
bem como seus insumos. Estes dados, por sua vez, foram coletados em sites de
vendas de materiais deste tipo de máquina como tonner, papel, manutenção, entre
outros.
Para determinaro valor unitário por impressão foi realizada a partir da
proporção de uso dos insumos dividido pelo número máximo de produto que pode ser
feito com ou mesmo.
Para se realizar a análise de viabilidade econômica, foram empregadas
ferramentas financeiras como valor presente líquido [VPL]), taxa interna de retorno
[TIR], payback e payback descontado.
O VPL foi baseado no cálculo do valor presente de um fluxo de caixa projetado
de um investimento, onde se considera todas as entradas e saídas de caixa, com uma
taxa de juros igual à taxa mínima de atratividade [TMA] (Dal Zot, 2006). Nesta
ferramenta os valores dos fluxos de caixas foram trazidos ao ponto zero, descontado
pela taxa mínima de atratividade e posterior, realizou o somatório dos valores. O
principal objetivo do VPL foi analisar as alternativas de investimentos que resultem
retornos maiores do que seus próprios custos (Samanez, 2009). O VPL é uma das

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ferramentas mais utilizadas no campo da análise econômica de negócios (Rezende e

Oliveira, 2001). O principal diferencial deste recurso é considerar o valor da moeda no
tempo, uma vez que os fluxos líquidos intermediários são reinvestidos com a mesma
taxa de oportunidade (Assaf, 2014). A expressão (1) descreve o cálculo do VPL.

𝑛
𝐹𝑐𝑡
𝑉𝑃𝐿 = 𝐶𝑜 + ∑ (1+ⅈ) 𝑛 (1)
𝑡=0

onde, 𝐹𝑐𝑡 : é o fluxo de caixa em cada ano t, com t de 1 a 𝑛; ⅈ: custo do capital.

Quando aplicou a ferramenta do VPL, foram analisados dois aspectos chaves:
o sinal, positivo ou negativo, ou seja, lucro ou prejuízo e o valor referente ao caixa que
o projeto gerará.
Taxa Interna de Retorno [TIR], segundo Samanez (2009) por ser obtida por
meio do fluxo de caixa projetado do projeto, contudo não houve a necessidade de
escolher uma taxa de desconto. Esta ferramenta demonstrou a taxa interna que iguala,
no momento zero, o valor presente das entradas com as saídas previstas no fluxo de
caixa. (Assaf, 2014) A expressão (2) pode ser expressa pela seguinte fórmula:

𝑛
𝐹𝑐𝑡
𝑇𝐼𝑅 = −𝐼 ∑ (1+ⅈ) 𝑛 =0 (2)
𝑡=0

Onde, 𝐼: representa o investimento inicial; 𝐹𝑐𝑡 : é o fluxo de caixa no t-ésimo

período; 𝑛 : tempo de desconto de cada entrada de caixa.
Este método foi interpretado de acordo com o custo de oportunidade que há no
mercado para o dinheiro investido. Se a TIR tiver valor superior em relação ao custo
de oportunidade significa que haverá agregação de valor pelo projeto, caso contrário,
rejeita-se o projeto.
O payback simples e descontado foi representado pelo período de tempo
necessário que o capital investido seja recuperado (Guerra, 2016). Quando utiliza
este método, a melhor opção de investimento é aquela que tem o menor tempo de
retorno do investimento. A diferença entre os paybacks está no tratamento dos fluxos
de caixas. O payback descontado traz os valores de fluxo de caixa a valor presente, o
que deixa a análise mais palpável, uma vez que o dinheiro perde poder de com os
tempos (Kuhnen e Bauer, 1996).

Resultados e Discussão

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Com os dados coletados a partir das ações de coleta nas caixas identificadas
próxima a impressora principal, foi possível quantificar e qualificar a amostra do mês
em que o estudo foi realizado, projetando o consumo de papel ao decorrer do ano de
acordo com as Tabelas 1 e 2.

Tabela 1. Levantamento do valor unitário de uma impressão preta e branca

Tipo Valor Unitário

-------R$-------
Folha de Papel A4 (500 folhas) 0,04
Impressão branca de preta 0,05
Tinta branca de preta 0,01
Total 0,10

Tabela 2. Levantamento do valor unitário de uma impressão colorida

Tipo Valor Unitário

---------R$---------
Folha de Papel A4 0,04
Impressão Colorida 0,60
Tinta colorida 0,01
Total 0,65

Em um mês de levantamento foi consumido o total de 14.354 folhas de papéis

na impressora principal. Com estes dados pode-se quantificar o total gasto na
instituição, por um determinado período com impressões. Os insumos analisados
foram: tonner de tinta branca e preta, tonner de tinta colorida e resma de papel.
Com o dado total de impressão em um mês foi possível mensurar a impressão
per capita da organização. No mês vigente, a empresa era composta de 114
colaboradores, o que resultou em uma métrica de aproximadamente 126 impressões
por colaborador, resultando em aproximadamente 5 impressões por dia por
colaborador. Essa métrica se mostrou superior ao contabilizado pela Justiça Federal
de Santa Cataria (2006), que resultou em 33 páginas de impressões por dia em uma
instituição estadual pública da área do direito.

A tabela 3 compila os valores de um mês de impressão e seus insumos

baseado na quantidade de impressões descrito pelo fabricante.

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Tabela 3. Levantamento das impressões e insumos utilizados durante 30 dias de

utilização da impressora principal
Tipo Valor Unitário Quantidade mensal Total
-----R$---- -----R$----
Impressão branca e preta 0,05 10588 529,40
Impressão colorida 0,60 3766 2.259,60
Manutenção - 0 -
Tonner branco e preto (20 mil cópias) 349,00 0,5 174,50
Tonner colorido 400,00 0,39 156,00
Resma de papel A4 200,00 2,87 574,00
Total 3.693,50

Houve uma despesa de R$ 3.693,50 por mês de impressão (Tabela 3).

Entretanto, nem todo este material foi utilizado de maneira eficiente nos processos
administrativos. Muitas folhas acabam se tornando folhas para rascunho em
decorrência de erro de impressão, por exemplo. Apesar do recurso ser reutilizado para
outra finalidade, minimizando impactos ambientais em relação a utilização de
recursos, custos foram gerados com isso, ou seja, desperdício. Ao utilizar os dois
lados das folhas é uma maneira de evitar o desperdício econômico e de recursos
naturais e ambientais (Saranti, 2002; SSED, 2017WWF, 2017;)
Segundo a análise in loco, 955 folhas por mês, pelo menos, não foram
utilizadas de forma eficiente e acabaram se tornando rascunho. Este montante, por
sua vez, representou o valor monetário de R$ 122,16 (Tabela 4).

Tabela 4. Levantamento das folhas que foram descartadas para rascunho

Tipo Valor Unitário Quantidade mensal Total
-----R$---- -----R$----
Papel A4 0,04 955 38,20
Impressão branco e preta 0,05 907 45,35
Impressão Colorida 0,60 48 28,80
Tinta branco e preta 0,01 907 7,89
Tinta colorida 0,04 48 1,92
Total 122,16

Realizada a projeção anual de desperdício de impressão, contabilizou o valor

de R$ 122,16 em 12 meses, ou seja, total anual de R$ 1.465,92, que resultou em e
desperdício de 6,65%.
Vale ressaltar que a análise in loco contabilizou apenas as folhas que não
foram totalmente eficientes, ou seja, não houve contabilização das impressões que

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foram descartadas devido à falta de plano de gerenciamento de resíduos sólido na

instituição, o que propicia uma amostragem sobre este tipo de desperdício. Contudo, o
desperdício total de papel pode variar entre 30 a 40% (Lundberg e Wallin, 2016).
De maneira complementar ao desperdício de papel, foi analisado o modelo de
negócio utilizado no momento do estudo na instituição de ensino em relação ao
aluguel e aquisição do equipamento de impressão. A tabela 5 expressa os custos com
o modelo atual de impressão, enquanto a tabela 6 demonstra os custos referente a
uma suposta aquisição de uma impressora.
Tabela 5. Levantamento dos custos do atual modelo de negócio utilizado na instituição
– aluguel do equipamento
Tipo Valor Unitário Quantidade mensal Total
--------R$--------- -----R$----
Impressão branca e preta 0,05 10588 529,40
Impressão colorida 0,60 3766 2.259,60
Manutenção - 0 -
Tonner Preto e Branco (20 mil cópias) 349,00 0,5 174,50
Tonner colorido 400,00 0,39 156,00
Resma de papel A4 200,00 2,87 574,00
Total 3.693,50

Tabela 6. Levantamento dos custos de um novo modelo de negócio em que a

instituição adquiri o equipamento
Valor Quantidade
Tipo Unitário mensal Total
-----R$---- -----R$----

Impressão branca e preta - 10588 -

Impressão colorida - 3766 -
Manutenção 280,00 1 280,00
Tonner branca e preta (20 mil cópias) 349,00 0,5 174,50
Tonner colorido 400,00 0,39 156,00
Resma de papel 200,00 2,87 574,00
Total mensal 1.184,50
Aquisição impressora 14.000,00 1 14.000,00
Total no 1º mês 15.184,50
Como investimento inicial seria necessário a aquisição da impressora que foi
cotada em R$ 14.000,00, além das manutenções mensais que foram orçadas em R$
280,00 mensais, ou seja, 2% do valor de face, utilizando a proporção de depreciação
de equipamento eletrônicos e adjacentes fornecidos pela receita federal – 20% anual
(Secretária Receita Federal do Brasil, 2017). No que diz respeito aos outros insumos

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utilizados, não haveria diferença, uma vez que no atual modelo todos os insumos
foram de responsabilidade da contratante.
Para análise de viabilidade econômica do novo negócio utilizou a ferramenta
financeira de payback descontado, demonstrando todos os fluxos de caixa a valor
presente, incorporando o conceito de dinheiro no tempo (Assaf Neto, 2014). O custo
de oportunidade que foi utilizado no cálculo foi o equivalente a taxa SELIC vigente no
período, de 6,5% pois é considerada uma taxa livre de risco da economia, sendo
principal base para formação dos juros do mercado (Assaf Neto, 2003). Na tabela 6
contém o resultado dos indicadores financeiros utilizados.
O payback descontado foi utilizado como seleção de projetos baseado no
retorno que o investimento paga considerando o fator tempo, ou seja, os fluxos de
caixas foram trazidos a valor presente. Segundo a Receita Federal (2017), a vida útil
de um equipamento eletrônico é de cinco anos (60 meses), com depreciação de 20%
anual. Através da análise de dados, o payback descontado foi de oito meses (Tabela
7), o que indica um resultado satisfatório para um projeto que tem seu ciclo de vida de
60 meses.
Tabela 7. Valor Presente Líquido, taxa Interna de Retorno, payback simples e
descontado para aquisição de impressora corporativa
Fluxos de Valor
Saldo de Valor Payback
Períodos caixa Presente Payback
caixa Presente descontado
líquidos Líquido
------------------------------------- R$ -------------------------------
0 -14.000,00 -14.000,00 -14.000,00 -14.000,00 0 0
1 2.509,00 -11.491,00 2.355,87 -11.644,13 0 0
2 2.509,00 -8.982,00 2.212,08 -9.432,05 0 0
3 2.509,00 -6.473,00 2.077,07 -7.354,97 0 0
4 2.509,00 -3.964,00 1.950,30 -5.404,67 0 0
5 2.509,00 -1.455,00 1.831,27 -3.573,40 0 0
6 2.509,00 1.054,00 1.719,50 -1.853,90 6 0
7 2.509,00 3.563,00 1.614,56 -239,34 0 0
8 2.509,00 6.072,00 1.516,02 1.276,68 0 8
9 2.509,00 8.581,00 1.423,49 2.700,17 0 0
10 2.509,00 11.090,00 1.336,61 4.036,78 0 0
11 2.509,00 13.599,00 1.255,03 5.291,81 0 0
12 2.509,00 16.108,00 1.178,43 6.470,24 0 0
13 2.509,00 18.617,00 1.106,51 7.576,75 0 0
14 2.509,00 21.126,00 1.038,98 8.615,73 0 0
15 2.509,00 23.635,00 975,57 9.591,30 0 0
Taxa Interna de Retorno 17,9205%
O valor dos fluxos de caixas utilizados foi baseada na diferença entre o que foi
pago para a contratada por impressão preta e branca (R$ 0,05) e colorida (R$ 0,60),
respectivamente. Acrescentou o valor da manutenção do equipamento adquirido,
estipulado em um percentual de 2% sobre o valor de face, totalizando R$ 280,00 por

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mês. O fluxo de caixa mensal da análise econômica foi de R$ 2.509,00.

Complementando a análise de viabilidade do projeto calculou o valor presente líquido
do projeto. Este, por sua vez, se mostrou positivo, R$ 23.717,71, indicando a
viabilidade do mesmo (Figura 1).

30.000,00
25.000,00
20.000,00
15.000,00
Valor Presente Líquido

10.000,00
5.000,00
0,00
0 10 20 30 40 50 60 70
-5.000,00
-10.000,00
-15.000,00
-20.000,00
meses

Figura 1. Valor presente líquido [VPL] para aquisição de uma impressora de grande
porte

Ataxa interna de retorno do projeto foi de 17,92% (Tabela 7). Esta taxa indicou
o momento em que iguala o fluxo de caixa antecipado à data do valor presente, ou
seja, taxa que zera o valor presente líquido do projeto. Segundo ASSAF (2004), a TIR
pode ser utilizada como método de seleção de projetos. Para a seleção de projetos
através desta ferramenta foi necessário a comparação do valor extraído em relação a
taxa mínima de atratividade [TMA], ou seja, valor mínimo que o investidor está
disposto investir, neste caso a instituição. Utilizou uma TMA de 6,50%, taxa padrão de
investimento no mercado financeiro segura.
Por fim, vale ressaltar a existência de outras impressoras na companhia que
não possuem um sistema de registro de impressão. Com isso, estas impressoras,
quatro equipamentos, atuam de forma independente, o que faz gerar um acréscimo no
número de impressões e de desperdício.
Há outras melhorias que podem ser implementadas no âmbito de impressão
consciente a fim de mensurar com maior eficácia a impressão de toda a organização,
como a aprovação de terceiro, aprovação manual ou o rastreamento de impressão.
Em decorrência da falta de controle em relação as impressoras independentes, não foi

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possível contabilizar todo o desperdício gerado, com isso estimou que foi superior ao
apresentado.
Ainda que o estudo tenha demonstrado o desperdício monetário é importante
salientar o desperdício de recursos naturais e ambiental que estão atrelados a
produção de papel e os insumos de impressão. A consciência ambiental é um tema
que deve ser estudada cada vez mais pelas instituições e empresas com a finalidade
de obter um desenvolvimento sustentável, ou seja, crescendo economicamente e
conservando os recursos de forma a assegurar estes recursos para as gerações
futuras.

Conclusão
A partir da coleta de dados em uma instituição de ensino há um desperdício de,
pelo menos, 6% das impressões realizadas na impressora principal.
A aquisição de uma impressora de grande porte é um projeto viável com um
payback descontado de 8 meses em relação aos 60 meses de utilização do
equipamento, Valor Presente Líquido de R$ 23.717,71 e com 17,92% de Taxa Interna
de Retorno.

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