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MANUAL PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DISTRIBUIDORA LAP SAS

MANUEL ALVAREZ ORTEGA

ACTIVIDAD 10

Gestión del Talento Humano por Competencias-Metodología

PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN TALENTO

HUMANO POR COMPETENCIAS EN AMBIENTES REALES O SIMULADOS.

Fase del proyecto: Hacer

SENA
2016
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MANUAL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

PARA LOS EMPLEADOS

DISTRIBUIDORA
LAP SAS
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JUSTIFICACION

El presente Manual de Evaluación de Desempeño surge de la necesidad que tiene todo

organización de evaluar el recurso humano en función de cumplir con los objetivos,
metas, planes y programas propuestos. Para llevar a cabo este proceso se han diseñado
procedimientos y formatos de fácil comprensión de los involucrados, evaluadores y
evaluados, los mismos que posibilitaran su aplicación transparente, técnica, justa y
equitativa, que reflejaran de la mejor manera posibles, los potenciales del personal de la
empresa.

La evaluación del desempeño, constituye una herramienta de gran utilidad y riqueza tanto
para la propia Institución como para las personas que participan del mismo, evaluadores
y evaluados.

El sistema de Evaluación del Desempeño surge de la necesidad que tiene toda Institución
de evaluar los recursos humanos en función de sus objetivos, metas, planes y programas,
con la finalidad de planificar racionalmente su desarrollo, asegurando la productividad y
un clima organizacional orientado hacia el logro individual e institucional.

El sistema de evaluación del desempeño se fundamenta en el convencimiento de que

todo empleado tiene interés y necesidad de conocer la forma en que el jefe inmediato
evalúa su desempeño y su contribución a las operaciones organizacionales.

El objetivo fundamental del sistema es evaluar la forma en que el servidor desempeña las
tareas asignadas, en procura de mayor productividad y calidad del los colaboradores.
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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO GENERAL…………………………………………………. 5

OBJETIVOS ESPECIFICO……………………………………………...5
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OBJETIVO GENERAL

Evaluar los colaboradores de la Distribuidora LAP SAS para identificar sus fortalezas y
debilidades, con el fin de medir y mejorar el rendimiento en el desempeño de las labores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar y retroalimentar objetivamente al personal sobre el desempeño

demostrado en el área trabajo.
 Identificar y conocer las necesidades reales de capacitación del personal, e
incorporarlas al programa de capacitación a fin de lograr un mejor
aprovechamiento dentro de la institución y llevar a cabo actividades que potencien
su desarrollo profesional y técnico en los diferentes puestos de la organización.
 Contribuir al mejoramiento del clima organizacional, estimulando en el empleado el
deseo de superación, a través de la comunicación efectiva.
 Reconocer el desempeño excelente mostrado por los empleados de la empresa.
 Establecer políticas que sirvan de respaldo para reubicar, suspender o destituir a
los empleados.

PRINCIPIOS BASICO QUE SUSTENTAN EL SISTEMA DE

EVALUACION DEL DESEMPEÑO.

 El capital humano es el activo más importante del cual dispone la empresa para el
cumplimiento de sus objetivos, por tal motivo debe apoyarle en su desarrollo para
mejorar su desempeño y su nivel de vida.

 La evaluación se convierte en el indicador sobre el cual se toman decisiones,

enfocadas a incentivar y motivar al evaluado para mejorar el ambiente de trabajo y
la satisfacción del cliente.

 El proceso de evaluación del desempeño a de ser flexible y adaptable a los

diferentes niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la situación
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del individuo y lo suficientemente amigable para ser comprendido y aplicado por

todo los empleados.

 El proceso de evaluación del desempeño se fundamenta en que todo evaluadores

y evaluados están convencidos que este es un verdadero instrumento para medir y
apoyar el desempeño laboral, impactando en la eficiencia de los procesos, el clima
laboral y en el buen servicio.

LAS COMPETENCIA Y LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

Partiendo de esta definición, Distribuidora LAP SAS debe adoptar este nuevo enfoque
para administrar el subsistema de evaluación del desempeño que permita justipreciar,
conductas, valores y competencias a todo el personal sin excepción alguna.

La evaluación del desempeño es un proceso destinado fundamentalmente a determinar y

comunicar a los empleados la forma en que desempeñan su trabajo y en principio
elaborar planes de mejoramiento, vía acciones de mejor impacto.

Este concepto que entiende a la evaluación del desempeño como un conjunto de

procesos, para establecer un conocimiento compartido acerca de lo que se debe
conseguir y de cómo se va a conseguir junto con una dirección de capital humano que
incremente las posibilidades de que se puede conseguir.

INDICADORES DE GESTION Y MEDIDAS DE RENDIMIENTOS

DEFINICIÓN:

Es un indicador o medida de rendimiento, y la cuantificación del grado en que las

actividades o tareas de un proceso o resultados del mismo consiguen un objetivo
específico.
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PROPÓSITOS

Permite a la dirección conocer, entender y desarrollar las medidas de rendimiento que

equilibran: costo, calidad y tiempo, de forma tal de que se incorporen a los objetivos y
métodos empresariales.

El riesgo de no establecer medidas de rendimiento, conlleva a que en muchos casos la

dirección emplee mucho tiempo y energía en establecer afirmaciones de misión y por el
contrario desatienda los detalles y la importancia de dictar políticas claras de medición del
rendimiento.

CATEGORÌAS DE MEDIDAS DE RENDIMIENTO

Calidad: Evalúa, mejora y cuantifica la calidad de un proceso o servicio en

consecuencia debe ser definida por el beneficiado o por la parte interesada.

Tiempo: Elabora y recopila datos sobre rendimientos de un proceso, esta virtud debe ser
percibida y medida por los distintos sectores que conforman la empresa.

Costo: Presenta y cuantifica costos reales de los servicios cuyo resultado debe ser
informada y determinada por las autoridades superiores

POLITICAS DEL MANUAL DE DESEMPEÑO

1. El Proceso de Evaluación del Desempeño se deberá efectuar ordinariamente dos

veces al año y los períodos a evaluar serán: de enero a junio y de julio a diciembre.
2. . cada jefe será responsable de aplicar la evaluación durante los primeros cinco días
del mes asignado.
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3. Los jefes disponen de 5 días hábiles para realizar y enviar las evaluaciones para de
los colabores a cargo.
4. Los resultados de la evaluación del desempeño serán utilizados en los procesos de
promociones y ascensos del personal de Distribuidora LAP SAS.
5. Cada evaluador deberá recibir capacitación del modelo de evaluación del desempeño
antes de aplicarlo.

NORMAS

1. El Área de Recursos Humanos, será el responsable de desarrollar el proceso de

Evaluación del Desempeño de los empleados de Distribuidora LAP SAS y de dar la
asesoría necesaria para su aplicación a los jefes de cada departamento.
2. La evaluación del desempeño de cada empleado a excepción , Gerente General, será
realizada por el jefe inmediato superior, en forma ob jetiva aplicando el formulario de
Evaluación del Desempeño, siguiendo los lineamientos proporcionados en la Guía
para el llenado del formulario, el cual será proporcionado por el Aérea de Recursos
Humanos, vía correo electrónico.
3. Los empleados que no estén de acuerdo con su evaluación después de ser revisarla
con su jefe inmediato, podrán solicitar por escrito una revisión a recursos humanos
dentro de cinco días hábiles a partir del día que efectuó la evaluación.
4. Todo empleado sujeto a la aplicación de este Manual y que durante el período de
evaluación haya desempeñado más de un puesto en la institución, deberá ser
evaluado en el puesto que permaneció mayor tiempo; de haber laborado por igual
período, deberá ser evaluado en el último puesto de trabajo.
5. En los casos de ausencia del responsable de la evaluación de los empleados, por
motivo de renuncia, misión fuera del país, licencia u otra causa no prevista que le
impida efectuar las evaluaciones del personal, será el jefe inmediato superior quien
realice las evaluaciones del desempeño.
6. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de archivar en los
expedientes del personal, los formularios complementados en el proceso de
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Evaluación del Desempeño y Resultados de la Evaluación del Desempeño por

Empleado.

DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

La evaluación del desempeño es un instrumento que se utiliza para comprobar el grado

de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una
medición sistemática, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el
logro de resultados (lo que las personas son, hacen y logran)

BENEFICIOS DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO

 Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación.

 Políticas de compensación: puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir
aumentos.
 Decisiones de ubicación: las promociones, transferencias y separaciones se basan en el
desempeño anterior o en el previsto.
 Necesidades de capacitación y desarrollo: el desempeño insuficiente puede indicar la
necesidad de volver a capacitar, o un potencial no aprovechado.
 Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades
profesionales específicas.
 Imprecisión de la información: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la
información sobre el análisis de puesto, los planes de recursos humanos o cualquier otro
aspecto del sistema de información del departamento de personal.
 Errores en el diseño del puesto: el desempeño insuficiente puede indicar errores en la
concepción del puesto.
 Desafíos externos: en ocasiones, el desempeño se ve influido por factores externos como
la familia, salud, finanzas, etc., que pueden ser identificados en las evaluaciones.
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FORMATO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS

Las competencias son el conjunto de conocimientos, actitudes, habilidades y

comportamientos que se deben aportar a un trabajo para realizarlo con el adecuado nivel
de eficacia. Las competencias indican el cómo se debe desempeñar una persona para
alcanzar con éxito los objetivos, metas o funciones que le han sido asignadas. Todos los
empleados de Distribuidora LAP SAS deben poseer y evidenciar las competencias
requeridas por el empleo y el nivel jerárquico del mismo. Durante la fijación de
compromisos se debe definir qué competencias comunes y del nivel jerárquico, se
evaluarán durante el período, de acuerdo con los requerimientos de las contribuciones y
metas individuales fijadas. Existirán tres tipos de competencias:

Competencias básicas:

Se constituyen de La forma en la que cualquier persona utiliza sus recursos personales

(habilidades, actitudes, conocimientos y experiencias) para actuar de manera activa y
responsable en la construcción de su proyecto de vida tanto personal como social. El
conjunto de competencias básicas constituyen los aprendizajes imprescindibles para
llevar una vida plena.

Competencias Genéricas:

Son competencias básicas que una persona debe poseer para desempañar con eficiencia
sus responsabilidades. Están definidas previamente por considerarse indispensables
dado el tipo de actividades a realizar.

Competencias técnicas:

Hablamos de competencias técnicas, cuando nos referimos al conjunto de conocimientos,

procedimientos, actitudes y capacidades que una persona posee y que son necesarias
para desarrollar su puesto de trabajo

Ver Formato 1 y Formato 2.

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DEFINICIÓN DE CRITERIOS Y EVIDENCIAS DEL DESEMPEÑO LABORAL

Los criterios serán los atributos o características de calidad que deberán presentar
tanto los resultados obtenidos como el desempeño mismo del empleado en la
realización de cada elemento de competencia, se refiere al qué y cómo se espera
del desempeño del empleado a evaluar. Las evidencias requeridas son las
pruebas incontrovertibles del desempeño competente del empleado en la
realización de su trabajo. Estas evidencias son de tres tipos: a) Las evidencias del
producto son los resultados esperados (el que) del trabajo del empleado, con sus
características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y
metas individuales. Ejemplo: la sustentación técnica, la documentación de los
procesos etc.
b) Evidencias de desempeño o comportamiento de empleado directamente
relacionado con la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el
trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como
oportunidad, presteza (prontitud y brevedad en hacer algo), amabilidad,
transparencia. Por ejemplo: cumplir el compromiso adquirido el día y la hora
convenidos.
c) Evidencias de conocimientos y comprensión se refieren a la aplicación de los
conceptos, principios, teorías, habilidades y destrezas que le permiten al empleado
lograr un desempeño eficaz en la realización del trabajo. No se trata de las teorías
o conocimiento por sí mimos sino de su combinación y aplicación adecuadas en
función de los resultados esperados.

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE EVALUACIÓN

La evaluación del desempeño laboral de los empleados de Distribuidora LAP SAS, es el

proceso que se desarrolla durante el periodo a evaluar; mientras el empleado ejerce sus
funciones de su empleo a, partir del momento en que se concretan los compromisos y
hasta el día en que se comuniquen los resultados.
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Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Realización del seguimiento al desempeño del empleado.

2. Conformación de portafolio de evidencias

3. Prescribir acciones correctivas

REALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL EMPLEADO.

El seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe

ofrecer al empleado para su desempeño normal, buscando siempre el logro de resultados
en grado de excelencia, razón por la cual se deben verificar frecuentemente los avances
alcanzados, las causas de los incumplimientos y aplicar las medidas preventivas y
correctivas o de mejoramiento.

Un control y seguimiento así ejercido implica:

a) Medir los avances realizados para obtener información clara y confiable tanto sobre el
Proceso como sobre los resultados: ¿Se está haciendo lo que se espera y en la forma en
Que se espera?
b) Comparar los resultados contra los compromisos adquiridos, para no perder el rumbo,
Tiempo, esfuerzos ni recursos.

c) Identificar causas de desviación: en caso de encontrar que no se están cumpliendo los

planes como está previsto es necesario indagar cuál es el origen (causa) real de las
desviaciones. Las causas reales del problema se identifican con base en información
veraz, confiable y oportuna, datos estadísticos y hechos debidamente registrados y
relacionados directamente con la falta o el problema a superar.

d) Decidir las acciones a seguir según que los planes, programas, proyectos y
compromisos adquiridos se estén cumpliendo o no .

 CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

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El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo

del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la
competencia laboral del empleado, sus aportes al cumplimiento de las metas
institucionales y su potencial de desarrollo profesional y se basa en las ejecuciones y
logros obtenidos por el empleado durante dicho período. El acopio de evidencias es la
inclusión en el portafolio, de acuerdo con el procedimiento establecido, de los
documentos, datos o hechos convenidos en la primera fase de este proceso de
evaluación y que constatan los trabajos, aciertos o faltas, realizaciones, avances o
problemas abordados por el evaluado en el cumplimiento de los objetivos asignados para
el período de evaluación. Esta disciplina permite la búsqueda de alternativas para mejorar
el desempeño del empleado, las prácticas laborales y los resultados en la prestación del
servicio.

2. Prescribir acciones correctivas o de mejoramiento.

Al revisar periódicamente el avance de los planes, programas, proyectos y
compromisos a cargo del empleado, se puede llegar a una de las siguientes
conclusiones:
a) Se cumplen como estaba previsto: en este caso la acción a seguir es mantener
el ritmo de trabajo y tomar medidas que prevengan la ocurrencia de fallas o
deficiencias.
b) No se han logrado o cuando menos, en el grado esperado: la acción a seguir es
identificar y analizar las causas de las deficiencias, antes que buscar culpables, y
tomar las medidas correctivas que subsanen los errores cometidos y que, en forma
definitiva, eliminen la causa de la deficiencia o del incumplimiento.
c) Se están logrando en mayor proporción y con mayores ventajas competitivas a
las previstas en el plan inicial, caso en el cual la acción a seguir es el mejoramiento
continuo.

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS.

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La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada

período de evaluación semestral de conformidad a la programación aprobada. Esta fase
comprende las siguientes actividades:

1. comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos.

2. Valorar los resultados alcanzados por el empleado

1. Comparación de los logros obtenidos contra los compromisos adquiridos.

Al comparar los logros obtenidos contra los compromisos adquiridos se debe tener en
cuenta que estos últimos han sido fijados en función del cumplimiento de las metas
institucionales de responsabilidad del área dentro de la cual se desempeña el empleado.
Para lo cual se establecieron contribuciones y metas individuales y competencias.

a) Verificación de las contribuciones y metas individuales. Verificar el cumplimiento de

las contribuciones y metas individuales es constatar que el empleado ha logrado los
resultados esperados, de acuerdo con las condiciones de la calidad especificadas y
dentro de las circunstancias de su realización. Para el efecto se procederá de la
siguiente manera:
1. Se deben de tener claras cuáles son las contribuciones y metas individuales
(unidades de competencia) asignadas al empleado;
2. Se deben identificar cada uno de los resultados parciales (funciones o actividades)
esperados.
3. Verificar que las evidencias respaldan estos resultados.
4. Se deben aplicar los criterios para valorar el desempeño, establecidos.
b) Verificación de las competencias Para la verificación del cumplimiento de las
competencias se debe seguir el mismo procedimiento aplicado para verificar el
cumplimiento de las contribuciones y metas individuales.

2. Valorar los resultados alcanzados por el empleado

(Aplicar criterios de evaluación). En la primera fase del proceso de evaluación, se

definieron los compromisos (contribuciones y metas individuales y competencias), se
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le asignó un peso relativo o valor porcentual a cada función o actividad y a cada

evidencia, de acuerdo con su importancia e impacto esperado para la consecución de
las metas institucionales. En esta tercera fase, al valorar el grado de cumplimiento de
los compromisos adquiridos se procederá así:
a) Verificar si se obtuvo el resultado esperado y en qué proporción, de acuerdo con
la meta establecida.
b) Verifique si dicho resultado cumple con todos y cada uno de los criterios
establecidos.
c) Verifique que se encuentren las evidencias requeridas que comprueban el
resultado anterior.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Esta fase comprende las siguientes actividades:

1. Calificar el desempeño laboral del empleado

2. Actuar constructivamente

1. Calificar el desempeño Laboral

El resultado de la evaluación será la calificación correspondiente al período semestral. La

Escala de valoración para cada uno de los rangos, que adopta Distribuidora LAP es el
siguiente:

Excelente: entre 90 y 100 de los puntos de la escala

Muy bueno: entre el 80 y el 89 de los puntos de la escala.

Bueno: entre 70 y el 79 de los puntos de la escala Insatisfactorio: 60 y 69 de los puntos

de la escala.

Deficiente: Menos de 60 de los puntos de la escala

2. Actuación constructiva:
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Esta fase del proceso de evaluación del desempeño laboral de los empleados permite:
Corregir las deficiencias o las desviaciones, eliminar las causas que las originan y
asegurar que el empleado incorpore a su desempeño habitual en el trabajo la disciplina
del autocontrol. Prevenir la incidencia de causas extrañas en el normal funcionamiento de
las actividades y en el logro de los resultados esperados. Mejorar el desempeño laboral
del empleado para asegurar el mejoramiento institucional, la calidad de los bienes y
servicios suministrados y el cumplimiento de los fines institucionales. Cualquiera que sea
la acción que se adopte, de corrección, de prevención o de mejoramiento, se debe
verificar su efecto tanto en el corto, como en el mediano y en el largo plazo para impedir
la recurrencia de errores o el estancamiento de objetivos. El mejoramiento continuo
implica:

a) Identificación de los aspectos se debe mejorar, teniendo en cuenta la prioridad o la

importancia de los compromisos adquiridos al comienzo del período objeto de
evaluación y en la primera fase del proceso;
b) Reafirmación o modificación del resultado que se pretende alcanzar en función de los
planes, programas y proyectos institucionales y de las necesidades y requerimientos
de los usuarios;
c) Fijación de fecha de cumplimiento

RESPONSABILIDADES

El Aérea de Recursos Humanos tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Revisar y actualizar el Manual de Evaluación del Desempeño, cada vez que los
cambios institucionales o de estructura los ameriten y dar a conocer dichos cambios,
previo al inicio del proceso de evaluación.
b) Impartir capacitación a los evaluadores previos al inicio de cada período de
evaluación, cuando se incorporen nuevos evaluadores o cuando se estime necesario.
c) Dar asesoría a los evaluadores, en caso de requerirla, sobre la aplicación del
Manual de Evaluación de Desempeño.
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d) Entregar los formularios de Evaluación del Desempeño y de dar la orientación

necesaria al evaluador que inicie sus labores en una nueva unidad o provenga de
fuente externa.
e) Tabular y analizar los resultados de las evaluaciones haciendo la respectiva
clasificación del desempeño según las categorías de la técnica escogida.
f) Coordinar, con los evaluadores, los programas de actividades y compromisos que
deben ponerse en práctica para mejorar el desempeño de los empleados cuando éste
no cumpla con los parámetros mínimos de la excelencia.
g) Velar porque las acciones realizadas, tanto del proceso de evaluación, como del
proceso de apelación de evaluaciones, se realicen de conformidad a lo establecido en
el presente manual.
h) Registrar y actualizar la información sobre Evaluaciones del Desempeño en los
sistemas preestablecidos.
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ANEXOS
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FORMATO EVALUACION DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIA

Anexo 1
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Anexo 2
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso de evaluación del desempeño

Aplicar cada 6 meses

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Actividades
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
12 al 16
Definición de los según análisis de
factores actualidad de la
organización
19 al 23
Persona con perfil
profesional o
criterio de
conocimiento
26 y 27

Selección de capacitación sobre

evaluador (es) cómo aplicar
según criterio de
las organización
28 al 30
creación de
formato y método
de aplicación del
PED
Capacitación y 02 al 04
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conocimiento al capacitación para

personal del dar a conocer los
P.E.D estándares y
criterios de
evaluación al
personal
09 al 13
Aplicación del aplicación de la
P.E.D evaluación por
áreas
18
Entrega informe Primer día de
actividades
laborales del mes
23
Actividades
alternas para
mejorar las
falencias
Propuesta plan de encontradas.
mejoramiento 26
Aprobación del plan
de mejoramiento y
autorización de su
aplicación
2
Desarrollo de
Aplicación Plan de las actividades
Mejoramiento propuestas
para nivel el
rendimiento
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laboral.

16 16 16 16
Resultados de Resultados de Resultados de Resultados de
interés por el interés por el interés por el interés por el
Informe de cambio y cambio y cambio y cambio y
mejoramiento rendimiento rendimiento rendimiento rendimiento
laboral según laboral según laboral según el laboral según
el criterio de la el criterio de la criterio de la el criterio de la
organización organización organización organización