Guia definitivo para

Reembolso por
KM Rodado

Guia produzido por

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KM Rodado

‘’
Aprenda quais são os erros e
problemas que as empresas cometem
no reembolso, e veja como fazer um
reembolso justo para sua equipe
onde todos ganham.’’

Eng. Leonardo Gazolli

CEO do Contele Gestor de Equipes e
especialista em gestão de equipes externas.
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Introdução
Neste material você vai aprender a calcular o fator de reembolso
por km rodado de maneira técnica e justa.
Evitando conflitos e discussões desnecessárias com sua equipe.
Vamos ensinar um método manual e um método automático para
sua empresa apurar junto a sua equipe.

Para quem é este guia?

Este guia é ideal para gestores e líderes de equipes externas, que
utilizam o reembolso por km rodado pelo carro do seu funcionário.
Se você gerencia uma equipe de vendas, de técnicos ou
promotores, encontrará aqui um conteúdo rico e detalhado
de como chegar no fator de km rodado certo, sendo justo
com os seus liderados.
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Reembolso por
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Sumário
Pág.
O que é reembolso por km rodado? 5
No que as empresas erram no reembolso por km rodado? 6
O valor médio do mercado no reembolso 7
Aprenda a fazer o cálculo do valor de reembolso 10
Os quatro critérios que você deve adotar para o cálculo 11
Como calcular os indicadores para reembolso 13
Métodos para se fazer o reembolso 20
Método manual ou Método automático? 20
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O que é reembolso
por km rodado?
Reembolso por km rodado é o ressarcimento do custo que
seu funcionário tem com o deslocamento à trabalho, usando
o seu próprio veículo.
Dentre os custos, normalmente, as empresas incluem: combustível,
estacionamento, seguro, impostos, pedágios, etc.

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Qual o valor médio que as empresas
pagam no reembolso por km rodado?
Em tempos que a gasolina sofre especulação internacional, e o dólar rampando
em passos largos acima de R$3,80, falar em valor médio é algo complicado.
O preço do combustível tem influência direta na composição do valor do KM rodado.

Para chegar em um valor médio do fator de reembolso por km rodado, consideramos

dois públicos, o valor médio da nossa base de clientes e o valor médio dos usuários
da calculadora online de reembolso que nós produzimos.

Dos nossos clientes com carro, 80% têm o valor de reembolso entre R$0,55 e
R$1,20 por km rodado. A média dos nossos clientes está em R$0,69 por km rodado.
Enquanto que a média de usuários da calculadora online de reembolso foi de R$0,82.

A média dos nossos A média dos usuários da

clientes é de calculadora online é de

R$0,69 R$0,82
por km rodado por km rodado

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No que as empresas KM Rodado

erram no reembolso?

Pagar a quilometragem rodada para fins particulares

Muitos trajetos que o funcionário faz por conveniência podem não ser
produtivos para a empresa.
Dois exemplos distintos de reembolsos de quilometragem injustificados são:
Almoçar em casa e, como ocorre em grandes cidades, optar por rotas rodoviárias
para despistar o trânsito congestionado. Neste caso, o ideal é pagar
somente a quilometragem realizada durante as visitas marcadas.

Usar o reembolso como moeda de troca

Já vi alguns absurdos como reembolso de R$6.000,00 por mês que, na verdade, era
um vendedor que abusava demais e inventava visitas.
Acredite, esse vendedor me ligou uma vez e pediu para eu confirmar que ele me
visitou, caso alguém da empresa dele me ligasse.
Tudo isso com a conivência do seu líder, sem o consentimento da empresa.

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No que as empresas KM Rodado
erram no reembolso?
Usar o reembolso como moeda de troca
Isso é um verdadeiro ‘’tiro no pé’’, pois um dia esses abusos de visitas
inventadas podem ser vetados, levando a uma grande desmotivação
por parte do funcionário, mesmo que injustificada.
Infelizmente alguns gestores usam o reembolso para motivar funcionários
insatisfeitos com a remuneração da empresa. Isso é outro ‘’tiro no pé’’!!!
Se existe alguma insatisfação do funcionário, o problema deve ser tratado
de forma transparente e diretamente na causa.
Jamais compense com coisas que não sustentam uma parceria entre
empresa e funcionário a longo prazo.

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No que as empresas KM Rodado

erram no reembolso?
Valor injusto de reembolso por km rodado
Já vi muito desperdícios de recursos e tempo, só para apurar a quilometragem
rodada pelo funcionário externo. As discordâncias de valores, assim como as
informações duvidosas, são recorrentes.

Já conversei com empresas em que o funcionário solicitou reembolso de

7.000 km’s rodados em um único mês. E também já vi empresas pagarem apenas
R$0,25 por km rodado para carro, o que é um absurdo, pois não cobre o
custo do combustível.

O valor de KM rodado é sempre pouco para quem recebe e muito para quem paga.

Como equilibrar essa discussão? A minha experiência te diz:

O valor do fator de reembolso do km rodado é necessariamente uma decisão

técnica e deve ser baseado em critérios transparentes.

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Aprenda a fazer o cálculo do valor de

reembolso por km rodado
É muito difícil você estipular um valor que agrade toda a sua equipe, não
havendo nenhuma discordância. É muito comum haver discussões
acaloradas entre empresa e funcionário, até que ambos fiquem satisfeitos.

Por isso, a decisão de estipular um valor de reembolso por km rodado não precisa
ser “aleatória” e sim, uma decisão baseada em parâmetros e critérios técnicos,
conforme irei lhe mostrar, passo a passo, em um exemplo de cálculo.

Vamos fazer um passo a passo e falar de diversos critérios que compõem

o R$/KM no uso veículo como: combustível, IPVA, seguro, manutenção,
depreciação, limpeza e como você consegue chegar no fator ideal para que
ambos fiquem satisfeitos.

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Os quatro critérios que você deve adotar

para calcular o km rodado
1. Definir o veículo padrão
É muito caro sua empresa pagar um reembolso de um “opala 8 cilindros” que faz
3km por litro na estrada certo?
Então é importante definir uma idade mínima da frota e o veículo ideal para o
critério de pagamentos e se por acaso seu funcionário quiser ter um veículo
que seja fora do padrão de consumo, ele deve arcar com a diferença.

2. Estimar o KM rodado por ano de trabalho

Essa estimativa é perfeitamente possível baseado nas estatísticas de rodagem
urbana (dentro da cidade) e/ou de viagens (entre cidades), de acordo com o perfil
de rodagem é perfeitamente possível obter uma estimativa de “KM rodado por
ano” e usar essa estimativa nos cálculos.

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Os quatro critérios que você deve adotar

para calcular o km rodado
3. Estabelecer os indicadores para reembolso
Definir quais indicadores você irá pagar, torna o reembolso mais atrativo ou
menos atrativo na sua oferta de valor. O mínimo é o combustível , porém
existem outros indicadores que podem ser inseridos e tornam o coeficiente
mais interessante.

4. Definir a participação da empresa nos custos

O carro é do seu funcionário e não fica a disposição 100% da empresa, por
isso alguns custos podem ser feitos reembolsos parciais. Quanto maior a
participação nos custos, maior a atratividade do benefício.

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Como calcular os indicadores KM Rodado

para reembolso
Vamos colocar os itens que compõe o custo do veículo e
fazer a conta de cada um deles:

1. Combustível
O padrão adotado nesse exemplo é o “GOL MIL 2019”, e o consumo médio
desse veículo, de acordo com o fabricante, é de 14,75 KM por litro.

Para chegar no valor correto de reembolso por “KM RODADO”, deve-se

aplicar a seguinte fórmula:
Preço por litro (R$ por Litro)
Custo do combustível (R$ por KM) =
Consumo médio (KM por litro)

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para reembolso
1. Combustível
Nesse exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos o
seguinte resultado:
Preço por litro
Custo do combustível =
Consumo médio
R$ 4,50 (Média em São Paulo)
Custo do combustível (R$ por KM) =
14,75

Custo do combustível = R$ 0,305 por km rodado

Esse valor, obrigatoriamente, entra na composição, pois o combustível é o
mínimo que a empresa deve considerar para um reembolso por km rodado justo.

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Como calcular os indicadores KM Rodado

para reembolso
2. IPVA + Seguro obrigatório (SO) + Licenciamento (LIC)
Se o custo do IPVA + Seguro obrigatório + Licenciamento for acertado entre
as partes para compor o valor (R$) de reembolso por km rodado, a fórmula é essa:

Valor IPVA + SO + LIC

Custo do IPVA + SO + LIC (R$ por KM) =
KM Rodado por ANO

Seguindo o exemplo do ‘’GOL MIL 2019’’:

IPVA= 3% da FIPE (R$ 46.320,00) + SO em São Paulo 2019 = R$45,72 + LIC = R$90,20

R$ 1.389,60 + R$ 105,65 + R$ 80,07

Custo do IPVA + SO + LIC =
24000

Custo do IPVA + SO + LIC = R$ 0,065 por km rodado

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Como calcular os indicadores KM Rodado

para reembolso
3. Manutenção
A manutenção (revisão da concessionária), depende diretamente do tempo de
vida do veículo utilizado pelo funcionário, e também, se a empresa irá ou não, aceitar
veículos acima de 3 anos de uso.

Veja uma tabela estimada para este exemplo que estamos usando, de revisões
fornecida pelo site da VW do “GOL MIL”:

1ª Revisão - R$ 260,00
2ª Revisão - R$ 260,00
3ª Revisão - R$456,92
4ª Revisão - R$523,75
5ª Revisão - R$354,70
6ª Revisão - R$625,97
A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a
cada 10.000 km ou 6 meses, de acordo com o que acontecer primeiro.

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Como calcular os indicadores KM Rodado

para reembolso
3. Manutenção
No exemplo que estamos adotando, haveriam duas revisões por ano, e iremos
considerar o custo do terceiro ano (5°. e 6°. Revisão), para chegarmos no custo
(R$ por KM) da manutenção.
Valor das revisões do ano
Custo da Manutenção (R$ por KM) =
KM Rodado por ANO
Em nosso exemplo, aplicando a fórmula para o “GOL MIL 0KM”, temos
o seguinte resultado:
R$ 980,67 (5ª e 6ª revisão)
Custo da Manutenção =
24000

Custo da Manutenção = R$ 0,04 por km rodado

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Como calcular os indicadores KM Rodado

para reembolso
4. Indicadores para reembolso criterioso
Para chegar em uma valor ainda mais real e justo, é necessário inserir mais
alguns indicadores que devem compor o fator de reembolso.

Seguro + Depreciação + Limpezas do Veículo

Custos Criteriosos R$ por KM =
KM Rodado por ANO

Seguindo o exemplo do ‘’GOL MIL 2019’’:

Seguro = 6% da FIPE + Depreciação do Ano (10% da FIPE) + Limpezas do veículo no ano (R$30,00 x 12 limpezas)

R$2.779,2 + R$6.948,42 + R$ 720,00

Custos Criteriosos =
24000

Custos Criteriosos = R$ 0,435 por km rodado

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KM Rodado

Como calcular os indicadores

para reembolso
Resultados do exemplo ‘’GOL MIL 2019'’
No exemplo que criamos, chegamos nos valores dos seguintes indicadores:

1. Custo do Combustível = R$ 0,305 por km rodado

2. Custo do IPVA + SO + LIC = R$ 0,065 por km rodado
3. Custo da Manutenção = R$ 0,04 por km rodado
4. Custos Criteriosos = R$ 0,435 por km rodado

Fator de reembolso do exemplo:

R$0,84
por km rodado

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Métodos fazer o reembolso por km rodado

Agora que você aprendeu a calcular o fator de reembolso por KM rodado, agora vamos falar de
duas possibilidades de apuração pela equipe.

Método Manual
É possível calcular e controlar o reembolso por meio de planilhas, de forma totalmente manual.
Nesse método, o ideal é cruzar o relatório de visitas e a quilometragem entre os endereços
no Google Maps.

Para facilitar o controle e cálculo no Método Manual, criamos uma planilha inteligente e uma calculadora
online, que você pode acessar clicando nos botões abaixo:
PLANILHA DE REEMBOLSO
CALCULADORA DE REEMBOLSO

Baixar Planilha > Usar Calculadora >

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KM Rodado

Métodos fazer o reembolso por km rodado

Vantagens e Desvantagens do Método Manual

Cada colaborador é responsável pelo seu preenchimento.

É melhor do que não ter controle algum

x Falta de validação das informações preenchidas em Excel

x Tempo despendido no preenchimento das planilhas

x Maior consumo de papel e mão de obra

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Método Automático de Reembolso

Implantando a tecnologia em sua equipe externa, é possível automatizar todo o processo de
reembolso por km rodado.
Através do check-in e check-out do smartphone do
seu funcionário, o Contele Gestor de Equipes registra
os endereços, calcula o km rodado e aplica o fator de
km rodado conforme você lançou no sistema.

Vantagens do Método Automático:

Valor de reembolso somente das visitas a trabalho

Cálculo automático

Relatórios resumidos e detalhados

Economia de recursos e tempo

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Método Automático de Reembolso

Relatórios resumidos detalhados e avulsos.
O sistema é alimentado automaticamente pelo smartphone do funcionário externo, e são
gerados relatórios automáticos de reembolso na web:

Implemente a tecnologia em sua equipe:

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Contele Gestor de Equipes!!!
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