IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS A TRAVÉS DE LOS AÑOS

Teniendo en cuenta la importancia que han tenido los archivos (Documentos) a lo

largo de la historia, el manejo de los documentos ha sido fundamental para la
evolución de las empresas privadas o entidades públicas; donde se ha tenido en
cuenta la fecha, forma y soporte. Gestión que ha sido desarrollada por personas
con las cualidades y características necesarias para desempeñar dicha labor.
De acuerdo a lo anterior los archivos nos permiten tomar decisiones, debido a que
la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa. En los últimos años, su nivel importancia ha aumentado
considerablemente ya que se ha visto la necesidad de que las personas y/o usuarios
puedan acceder a la información de manera oportuna; teniendo un adecuado
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento. Los archivos en cualquier tiempo de organización, cuentan en la
actualidad con personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo. Convirtiéndose de esta manera en herramientas que
permiten conocer el pasado y presente evitando de esta manera problemas legales
en un futuro. Teniendo en cuenta la globalización y los avances tecnológicos que
se viven en la actualidad, los profesionales encargados del archivo deben mantener
en una continua preparación con el fin de actualizar los conocimientos y así poder
ejercer todas las funciones de manera correcta. Es importante reconocer las
características esenciales con las que debe cumplir el archivista.

 ORDEN: Es el método que se utiliza para organizar los elementos y

documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos.
 RESPONSABILIDAD: Es una tarea de dedicación y actualización.
 Prontitud Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar
inmediatamente disponibilidad inmediata de archivos.
 CORDIALIDAD: El funcionario responsable del archivo debe generar buena
disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro
de los documentos.
 SIGILO PROFESIONAL: Las personas que desarrollen funciones
administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el
manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere.
 CONCENTRACIÓN: La ejecución de las actividades de archivo se debe
realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su
funcionalidad.

Finalmente se reconoce la importancia que tiene el correcto uso de la información

y/o documentos que conforman los archivos ya que en esta se encuentra el antes y
después de todas las organizaciones sin importar su naturaleza las cuales son
fundamentales para la toma de decisiones. Es por esto que debemos valorar el
trabajo de quienes se encargan de organizar todos nuestros documentos.