INTRODUCCION

La empresa es un sistema social en el que se integra un conjunto de personas y

medios con los que conseguir unos objetivos. El logro eficaz de estos objetivos
necesita de una organización que haga posible la coordinación coherente de todos
los medios y personas que forman parte de la misma.

La empresa es, a su vez, un lugar en el que se desarrolla una parte importante de la

vida de las personas que aportan su trabajo a la misma. La integración de un
trabajador en una empresa no se termina al conseguir el puesto de trabajo.
Es precisamente a partir de este momento cuando se le exige al trabajador un esfuerzo
en este sentido.

Esta integración se ve favorecida si el trabajador conoce cuanto antes la organización

de la que se ha dotado la empresa y asume su puesto con el conjunto de posibilidades
y deberes que se le asignan; asume su responsabilidad en cuanto a sus subordinados,
así como las relaciones con sus superiores, descubre la cultura de la empresa y se
adapta a ella. Es precisamente este último elemento, la cultura empresarial, el que
determinará en gran medida el reparto del poder, el sistema de toma de decisiones y
los sistemas de información presentes en la empresa, que serán la clave de su
funcionamiento.

La empresa se ha servido durante muchos años de personas que han asumido las
funciones propias del secretariado. Los trabajadores que han asumido durante años
estas tareas han visto cómo su trabajo ha ido evolucionando a lo largo de los años.
Hoy día, el trabajo de secretariado exige personas preparadas para un conjunto
amplio de funciones, que van desde la recepción y transmisión de informaciones, la
toma de decisiones, hasta el trabajo en grupo. Funciones todas ellas desarrolladas
dentro del ámbito de una entidad dotada de una estructura.
 ¿QUÉ ES UNA EMPRESA?

La empresa es un sistema en el que se coordinan factores de producción,

financiación y marketing para obtener sus fines.

Una empresa es una entidad compuesta por capital y trabajadores que se encarga en
ofrecer productos o servicios a la gente. Las empresas son parte fundamental de
nuestro sistema capitalista ya que son las principales encargadas de mover la
economía mundial con el intercambio de dinero por productos y servicios y además la
empresa está proporcionando puestos de trabajo y servicios básicos a la gente.

Si una empresa quiere llegar lejos tiene que tener claras sus funciones y saber cuáles
son sus objetivos. Según Fayol, las funciones son las siguientes:

PRODUCIR

Las compañías tienen que producir los bienes o servicios que sean requeridos por la
sociedad. En esto cobra especial importancia el departamento de producción. Por
ejemplo, una fábrica de muebles tiene que producir muebles a partir de madera.

VENDER

Si la compañía quiere ganar dinero, tiene que vender lo que ha sido producido
anteriormente. Para esto se hace necesario que haya alguien encargado del tema de
las ventas, encargándose de hacer atractivo el producto de cara al público y de
adaptarlo al mismo, por ejemplo, realizando un marketing eficiente para no perder
clientes. La fábrica de muebles hablará con las tiendas de muebles para intentar
demostrar la calidad de sus muebles e intentar que les compren.
VIGILAR EL CAPITAL

Como veremos después, el capital es un bien muy importante en la empresa. Por ésta
razón, se debe controlar muy bien éste tema. Se debe estar al tanto de lo que se gasta
o de lo que no para evitar gastar más de lo que se puede. La fábrica de muebles tiene
un gestor que planifica lo que se puede gastar o no.

CONTABILIZAR

Para evitar tener problemas con hacienda o para evitar errores, se debe llevar total
control de todo lo que tiene la empresa, de todo lo que entra y de todo lo que sale.
Esto se hace a través departamento de contabilidad ya que así conseguiremos saber
exactamente lo que hemos gastado y lo que tenemos, es decir, llevar una correcta
contabilidad financiera. La fábrica de muebles tiene a un contable que hace las cuentas
y las anota en el libro diario de contabilidad.

ASEGURAR

La seguridad es vital en una empresa, no solo nos debemos preocupar de que nadie
nos robe, sino de que el ambiente y entorno de trabajo sea seguro. La empresa de
muebles tiene un plan de prevención de riesgos y un sistema de alarmas para evitar
que les roben.

ADMINISTRAR

Hace falta un control en todas las funciones que hemos mencionado anteriormente.
Por eso es vital que el jefe de la compañía coordine y dirija al resto de los
departamentos para cumplir un objetivo determinado. El jefe de la fábrica de muebles
se encarga de que los departamentos hagan lo que deben hacer.

[1]
 ¿Cómo está organizada una empresa?

Todas las personas que participan en una empresa deben tener una o varias funciones
específicas que cumplir y, en conjunto, sus actividades han de lograrse con armonía,
de lo contrario la misión de la empresa no podrá alcanzarse.

Saber cómo está organizada la empresa y cuál es el papel a desempeñar por cada
uno de los integrantes permite llegar con éxito a las metas propuestas, por ello, la
organización de la estructura de la empresa, al igual que la descripción de las
funciones de cada puesto son dos elementos indispensables para coordinar todo el
proyecto.

La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos va a ayudar

a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir el trabajo? ¿Cuáles son
los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan y se interrelacionan los distintos
segmentos que integran la empresa? ¿Cuáles son los procesos que debe realizar la
empresa? ¿Qué características tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto?

El proceso de organización pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo que se
renueva en todo o por partes, pues es también una actividad dinámica. En los niveles
de combinación de tareas y de coordinación de trabajo se presentan los organigramas
que, de modo gráfico muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa.

Visto lo anterior, la estructura organizacional busca repartir de manera adecuada las

actividades y responsabilidades de cada trabajador, empleado o funcionario, a quienes
respectivamente les corresponde un puesto, con el fin facilitar el cumplimiento del
proyecto, mediante la labor en equipo y una coordinación entre ellos.

Normalmente una empresa consta de cuatro áreas funcionales:

 Ventas
 Producción
 Personal y
 Finanzas
Las ventas son el elemento motor de la empresa, pues de ahí se derivan los ingresos
que le dan la posibilidad de subsistir. En este punto se deben tener presentes el
producto, la plaza, la promoción y el precio.
En la producción se transforman las materias primas en bienes finales, o bien es donde
se lleva a cabo las actividades que se van a ofrecer como servicios. Para ello se deben
considerar la ubicación o localización de la planta, del taller o del negocio, se define el
tamaño se determinan los requerimientos de maquinaria equipo y materias primas, se
define la manera como se van a elaborar los productos o los servicios y el lugar y modo
de almacenarlos.

El área de personal es la que se ocupa de coordinar la situación de las personas en

su convivencia con la empresa y por eso se encarga de seleccionar y reclutar a los
empleados, inducirlos, esto es entrenarlos para cumplir con las labores que se le
encomienden, capacitarlos y motivarlos. Así mismo, se encarga de las
remuneraciones y prestaciones, de los incentivos y recompensas al igual que de los
riesgos y accidentes que pudieren surgir.

Finalmente, las finanzas tienen a su cargo el manejo de los recursos financieros del
negocio. Deben por ello velar por la obtención oportuna de los montos requeridos por
la empresa, en especial para poder alcanzar a tiempo los planes definidos, tratar con
los bancos y las entidades financieras, eventualmente con los acreedores y deudores,
así como organizar los estados contables de la empresa.

Existen tres tipos de estructuras organizacionales básicas que son:

Lineal. La organización lineal se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad

que en la naturaleza de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede
directamente de un nivel superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante
su superior jerárquico; es decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a
un subordinado y continúa el mando por escalas ininterrumpidas. Este tipo de
estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas Desventajas
  Es sencilla y clara
 Se logra una disciplina laboral
 Se facilita la rapidez de acción
 No hay conflicto de autoridad ni
fuga de responsabilidad
 Es más fácil y útil en la micro
empres
 Se carece de especialización
 Es poco flexible para futuras
expansiones
 Es difícil capacitar a un jefe en
todos los aspectos que debe
coordinar
 Los jefes siempre están
saturados de trabajo, sobre todo
de detalles
 La organización descansa en
personas y al perderse una de
éstas se producen trastornos
administrativos.

Ejemplo de estructura lineal:

Funcional. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza

específicamente por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la
división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las
aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor rendimiento.

La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes

empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo
una función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente
que coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la
empresa.

Ventajas Desventajas
  Aumenta la capacidad y
eficiencia de los jefes por la
especialización
 Permite separar las
actividades en sus elementos
más simples
 Existe la posibilidad de
rápida adaptación en casos
de cambios en los procesos
 Dificulta definir la autoridad
y responsabilidad de cada
jefe en los aspectos que no
son comunes
 Se duplica el mando y
genera la fuga de
responsabilidad
 Se reduce la iniciativa para
acciones comunes
 Existen quebrantamientos
de disciplina y numerosos
conflictos

Ejemplo de estructura funcional:

Línea y asesoría. Este tipo de organización es lineal, en cuanto que cada uno de los
trabajadores, empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada
caso, con la modalidad de que en la organización de línea y asesoría existen
especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos concretos
y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se comparta, puesto
que la función de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones,
sin dar órdenes, ya que éstas provienen de línea.
Este tipo de organización trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de
las anteriores estructuras.
Ventajas
 Está basado en la
especialización planeada
 Proporciona conocimientos
especializados a la dirección
y a los jefes
 Permite los ascensos al
personal capaz, pues tiende
a abrir espacios a puestos
de responsabilidad
 Aumenta la eficiencia en las
operaciones, lo cual
compensa el incremento de
los costos ocasionados por
las asesorías
Ejemplo de estructura de línea y asesoría:
Desventajas
 Puede haber confusión
en las líneas de mando
con relación a la
posición de los asesores
y los supervisores de
línea, a menos que los
organigramas y el
manual de organización
indiquen las funciones
 La efectividad de los
asesores puede no
rendir frutos por falta de
apoyo en la
instrumentación de sus
recomendaciones
 Puede existir falta de
capacidad para
comprender los puntos
de vista de los asesores
y causar conflictos
 El diseño de la
organización requiere de
habilidad
[2]
 Problemas que se presentan a causa de la mala comunicación

A través de una gestión formal de comunicación interna, las empresas comparten sus
valores, visión y objetivos entre sus colaboradores. La CI contribuye, en buena parte,
a que el personal esté alineado con la estrategia corporativa y que los equipos sean
lo suficientemente efectivos y productivos para alcanzar con éxito los objetivos
estratégicos. Por tanto, cuidar y gestionar formalmente la comunicación es esencial
para la vida sana de las organizaciones.

Gran parte de los problemas en las organizaciones están directamente relacionados

con una mala o no planificada gestión de esa comunicación interna. No resolver estos
problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o
abordaje profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias
en los resultados.

Comunicar significa compartir, poner en común ideas, sensaciones, opiniones y

pensamientos. En la empresa, la comunicación ha adquirido un rol fundamental como
elemento constructor y difusor de la cultura corporativa. La comunicación ayuda a las
organizaciones a transmitir los valores intangibles sobre los que se asienta su
identidad y su negocio, que son sus activos más preciados.

Así entendida, la comunicación formal en función de apoyar el proyecto empresarial,

proporciona coherencia e integración entre objetivos, planes y acciones. Las empresas
que le otorgan esa importancia estratégica se comunican internamente para motivar a
sus colaboradores y mantenerlos al tanto de sus éxitos y fracasos, asegurar que las
metas y objetivos son bien comprendidos por todos y recoger aportes para enriquecer
los procesos y resultados corporativos.

Sin embargo, a pesar de todos los beneficios, aún nos encontramos con
organizaciones que descuidan su comunicación y se niegan a invertir en algo que
todavía interpretan como un gasto. ¿Qué problemas aparecen como consecuencia de
una mala comunicación interna?
Detallamos un listado de algunas dificultades generadas por la falta de comunicación
organizacional (que puede ser completado en función de la realidad de cada
organización). Las consideramos oportunidades de mejora cuyo abordaje nos
acercará a un nuevo modelo de empresa que ponga a las personas en el centro de la
gestión y que entienda los beneficios de pasar de estructuras organizacionales
cerradas a estructuras más horizontales donde la colaboración, el diálogo y el
conocimiento compartido son fundamentales para la gestión.

1. Desorientación y dificultades de alineamiento del personal con la

estrategia corporativa.
Cuando tu empresa no comunica bien, el discurso se pierde y las líneas estratégicas
dejan de estar claras. Si no hay una buena comunicación entre los colaboradores,
cada cual entenderá las cosas de forma diferente y la inexistencia de un discurso
común los desorientará. Es preciso ganar efectividad en la comunicación, formalizar
los diálogos que se dan entre los colaboradores, estimular conversaciones saludables,
compartir información y conocimiento con mayor velocidad, aumentar la consideración
positiva del personal respecto de la empresa y responder a las necesidades de las
nuevas generaciones. Mientras tanto, la realidad en varias organizaciones da cuenta
de problemas en la gestión que la alejan de los resultados deseados.

2. Falta de colaboración y compromiso.

Si tu personal no se siente parte de la organización, su grado de compromiso será
muy pobre. Muchas veces la dirección invierte mucho tiempo en definir los objetivos
estratégicos, la misión y la visión, pero luego, al no comunicarlos o no hacerlo de la
manera adecuada, no logra el alineamiento del personal con la estrategia corporativa
tan necesario para el buen clima laboral y los resultados.
3. Dificultades en la circulación de la información.
La información operativa carece de circuitos para circular en tiempo y forma,
generando dificultades en las operaciones y pérdida de productividad.

4. Profusión del rumor y de una cultura basada en la

“confidencialidad” y la desconfianza.
Si los flujos de comunicación (sean ascendentes, descendentes, horizontales o
transversales) no corren por canales formales con la transparencia y velocidad
adecuadas, se producen vacíos de información que son llenados por el rumor,
prejuicios positivos o negativos verosímiles pero falsos y que desvían la atención de
la gestión profesional.

5. Desprotección del talento.

Para poder desarrollar el talento y retener a las personas claves de la organización es
fundamental el conocimiento del desempeño de las mismas; y sin profundas bases de
información dinámicas resulta muy difícil la gestión de esta importante variable para el
crecimiento organizacional.
6. Desmotivación y pérdida de productividad. Si tus trabajadores sienten que no están
informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, dejarán de poner
interés y pasión en lo que hacen; y eso los convertirá en colaboradores pocos
productivos.

7. Deterioro del clima laboral.

Si no dejas hablar y escuchas a tu personal, cualquier acción puede acabar en
negatividad, secretismos y rumores. La desidia ante ciertos mensajes dados por la
organización (recibidos con expresiones como ‘¿para qué me dicen esto?’ o frases del
tipo ‘otra vez lo mismo’) demuestra la apatía de los receptores del mensaje de la
comunicación interna, con lo que la atención al mensaje es nula y de ahí se derivarían
muchos otros problemas en la coordinación de acciones.
8. Escasez de oportunidades de desarrollo de habilidades
colaborativas.
Existen pocas oportunidades de desarrollo de habilidades colaborativas y ello dificulta
el crecimiento de los proyectos y de las personas.

9. Problemas de adaptación a cambios y/o a nuevas condiciones de

trabajo.
Los cambios en el contexto socioeconómico de los países requieren la urgencia en la
capacidad de transformación de las organizaciones que, mientras tanto, están con
dificultades para lograr la adaptación a cambios y/o a nuevas condiciones de trabajo
necesarias para dar respuesta a la realidad cambiante de los tiempos que corren.

10. Saturación de emails.

De acuerdo con la consultora McKinsey, actualmente el personal destina un 28% de
su tiempo en leer, escribir y responder e-mails, equivalente a unas 13 horas por
semana. Otras actividades en las que los miembros de la compañía invierten más
tiempo son búsqueda de información, comunicación y colaboración interna. Con la
existencia de canales más eficaces para la comunicación de equipos, el número de
emails que cada colaborador recibe se reduciría y aumentaría su eficacia en aquellos
momentos en los que su uso es importante.

11. Falta de espacios de colaboración.

Las organizaciones necesitan incorporar herramientas con las que desarrollar
espacios para trabajar de una manera más colaborativa y transversal. Si no tienes
espacios para almacenar el conocimiento colectivo, podrás perder parte del mismo.

12. Dificultad para gestionar el conocimiento.

La gestión del conocimiento, requisito fundamental para conservar y multiplicar el
“saber hacer” de las organizaciones, es un necesario cambio cultural en las
compañías. Este cambio pasa por incorporar nuevos hábitos y caminar hacia
organizaciones más abiertas y horizontales donde la comunicación favorezca el
debate, la transmisión de conocimiento y el intercambio de ideas. Esto implica
herramientas eficaces de comunicación interna, plataformas que faciliten la
acumulación y fácil acceso al conocimiento, algo de lo que aún muchas empresas
adolecen.

13. Complejidad en la toma de decisiones efectiva.

Los incipientes espacios colaborativos en las nuevas empresas demandan una política
que fortalezca y reproduzca la necesidad de relaciones entre equipos y distintas
operaciones para responder al vertiginoso cambio de los mercados y los
comportamientos de los clientes y usuarios. Convertir esta lógica en una cultura que
estimule este nuevo modo de hacer, disponiendo de espacios y procesos que faciliten
la incorporación de nuevos hábitos y comportamientos, mejorará el desempeño de las
organizaciones. Sin embargo, de nuevo muchas empresas aún no han tenido éxito en
la implementación de sistemas que permitan la toma de decisiones en equipo de forma
eficaz y eso continúa generando dificultades.

14. Falta de canales para vehicular las necesidades que la gente

tiene de expresarse.
La gestión de las personas tiene que considerar la posibilidad de expresión de los
colaboradores para que puedan canalizar sus opiniones y sugerencias de manera que
enriquezcan a la organización y sus resultados. Existe una necesidad imperiosa de
contar con canales abiertos para vehicular las expresiones del personal y poder actuar
en consecuencia. Estas necesidades de canales de comunicación interna se imponen
cada día más en el mercado y, de carecer de ellas, se convierten en un grave problema
para las organizaciones.
15. Pocas acciones para medir y monitorizar las opiniones del
personal.
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Actualmente las formas de monitoreo de las
opiniones de los colaboradores y de medición del clima laboral son escasas.
Instrumentar herramientas de medición será de enorme valor para recibir feedback del
personal y tener en consideración sus reclamos, ideas, sugerencias y opiniones.

16. Pobre conocimiento del organigrama y problemas para

encontrar expertos.
Una opaca comunicación interna impedirá a la plantilla tener clara cuál es la
organización por departamentos de la empresa, las personas que forman parte de ella
y sus funciones. Así, no sabrán quién se encarga de qué y encontrarán problemas
para poder recurrir a la persona adecuada para cada tema, lo que tendrá efectos
negativos en su productividad y provocará duplicidades de trabajo en lugar de la
deseada colaboración.

Unas ideas principales

La mayoría de los problemas en las organizaciones están relacionados con una mala
gestión formal de la comunicación. Se generan conflictos y situaciones que dañan la
eficiencia, la productividad y el clima laboral. No resolver a tiempo estos problemas
provoca consecuencias que terminan por afectar los objetivos de negocio y beneficios
de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen. Es competencia
del liderazgo, reconocer estas dificultades, intervenir y mejorar la salud de las
conversaciones. Con conciencia siempre es posible y necesario encaminarse hacia
lograr un mejor lugar para trabajar y los resultados vendrán por añadidura.

[3]
 Estrategias para solucionar los problemas de comunicación en la
empresa

En la empresa o institución la comunicación desempeña una tarea clave, que no puede

desbaratarse por subordinarla en exclusiva a intereses particulares, como en la noción de
propaganda, o por la falta de concepción integral, según algunas doctrinas de relaciones
públicas; tampoco debe ser desvirtuada con una barrera artificial entre lo que es expresado,
la identidad, y lo que es percibido, la imagen. Las organizaciones necesitan de una
comunicación que responda a las exigencias y realidades que demandan la sociedad y que le
ayude a poder desarrollarse y sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo. La
empresa debe adaptarse al carácter dinámico de la sociedad, debido a que entre está y la
organización se produce un proceso de retroalimentación o feedback. La comunicación tiene
un valor estratégico enorme, ya que gracias a las distintas acciones comunicativas que lleva
a cabo la organización puede alcanzar los objetivos empresariales.
La comunicación corporativa, tal y como apuntan la mayoría de las doctrinas, surge de la
convergencia de varias áreas informativas, que solían operar por separado. El uso de distintas
técnicas de comunicación combinadas da mejor respuesta a los entornos dinámicos y
complejos, además de permitir una adecuación a las necesidades de los públicos. La aparición
de la comunicación institucional o corporativa pone de manifiesto la aparición de un fenómeno
importante, un cambio radical en la conciencia que las organizaciones tienen de ellas mismas.
Este cambio significa que abandonan su status de simple productoras (donde solamente dan
a conocer sus productos o servicios), para presentarse ante la sociedad como un proyecto
integral. En palabras de Weil99 la empresa ha cambiado de legitimidad y ha pasado “de un
status de empresa-productora, -y- se ha convertido en empresa-emisora”. Este cambio resulta
de vital importancia, ya que a través de él las organizaciones van a dar a conocer su política,
su misión y sus objetivos. Esta toma de conciencia transforma a la empresa en institución, ya
que mientras la empresa organiza la producción, la institución está orientada hacia una
vocación cuyo testimonio es la producción.
Durante mucho tiempo, y a pesar de que, dentro de las organizaciones se admitía y se
entendía como necesaria y precisa, la integración de funciones y la coordinación de tareas
distintas, pero relacionadas; en las labores de comunicación (comunicación interna,
comunicación externa, comunicación comercial, etc.) ésta necesidad de integración de tareas
no se entendía como tal. Diversos factores han contribuido a cuestionar la fragmentación de
las distintas formas de comunicación en la empresa:
• En la información comercial o de marketing, debido al aumento de la competencia, las
empresas no pueden presentar al mercado los productos o servicios en sí, con sus cualidades
y su imagen de marca. Ante esta situación se hace necesario un cambio, en el que se proyecte
a las empresas dentro del mercado, con el fin de amparar las ventajas intrínsecas de los
productos. Las organizaciones han de presentar su personalidad institucional.
• Se le otorga importancia a la organización como conjunto integrado en la sociedad y
no sólo por las actividades concretas que realiza.
 • Junto al anuncio publicitario, propiamente dicho, han empezado a realizarse otras
técnicas de comunicación publicitaria, sobre todo gracias a las nuevas tecnologías. De esta
forma la política comunicativa adquiere un carácter más global.

Solución a Problemas
Una de las tareas de planeación más complejas dentro de una organización es la solución a
problemas. “La solución de problemas puede definirse como el proceso de identificar
una diferencia entre el estado actual de las cosas y el estado deseado y luego
emprender una acción para reducir o eliminar la diferencia.

Para poder realizar con éxito esta actividad, el administrador encargado de resolver la
situación, debe estar altamente capacitado y preparado, además de contar con herramientas
que faciliten y agilicen este procedimiento. Solucionar problemas suele ser uno de los
empleos mejor pagados en cualquier género industrial, sin embargo, no es sencillo encontrar
la o las causas que generan el descontrol, por lo que el factor tiempo se vuelve una variable
de gran peso que debe ser tomada en cuenta, debido a las grandes pérdidas monetarias que
se podrían generar.

Cuando la empresa se dispone a resolver un problema, lo primero que debe hacer es

identificar qué tipo de problema es, ya sea de razonamiento, de dificultades o de conflictos.

Clasificación de los Problemas

• Problemas de Razonamiento: Para la resolución de este tipo de problemas, se

requiere el uso de la lógica y razonamiento, en donde la mayoría de las veces es necesario
aplicar herramientas matemáticas para su resolución.

• Problemas de Dificultades: Este tipo de problemas se caracteriza por tener

conocimiento de la respuesta, sin embargo, suele haber oposiciones o dificultades para
ejecutarla.

• “Problemas de Conflictos: Son los que tenemos a causa de la oposición de la voluntad

de los demás, ya sea porque no nos entiendan o porque se oponen con animosidad a nuestros
proyectos (Espíndola, 2005)”.

Proceso de Solución a Problemas

Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un análisis minucioso, desglosando
cada uno de los siete pasos del proceso de solución de problemas:

1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información sobre los distintos
elementos que intervienen y la forma en que éstos se relacionan. En este paso, el personal
encargado debe definir las limitaciones y restricciones que tiene para resolver la situación.

2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que puedan

resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar lo poco realistas que
puedan ser.
 3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se usarán para evaluar
las alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la alternativa que se
escoja, ésta debe cumplir con el objetivo.

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las alternativas que

pueden resultar productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas
en práctica puede resultar imposible o contraproducente.

5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se debe
escoger la que se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin embargo, existen
ciertas herramientas que pueden facilitar la operación.

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión previamente tomada,

requiere de recursos y de una persona que dirija la forma en que se implementará.

7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión implementada,

para determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos propuestos, ya que de no ser
así, se debe aplicar una vez más todo el proceso de solución de problemas, hasta cumplir el
objetivo.

En algunas ocasiones al aplicar este proceso se puede estar alcanzado el objetivo, pero es
necesario determinar la forma en que se alcanzó, es decir, determinar si la decisión fue óptima
o la decisión fue satisfactoria. En el primer caso se dice que la decisión generó un resultado
óptimo mientras que en el segundo caso se solucionó el problema produciendo un nivel
mínimo de satisfacción.

Toma de Decisiones
Uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo el proceso de planeación, es la toma
de decisiones. Elegir entre una alternativa u otra es una de las tareas con mayor dificultad
para cualquier administrador, por lo complejo que suelen presentarse problemas dentro de
una organización, sin embargo, no siempre suelen suceder problemáticas difíciles, sino que
también se pueden presentar de manera repetitiva y por consecuencia suelen ser de mayor
facilidad.
Tomando en cuenta lo anterior, existe una primera clasificación de decisiones, las
cuales pueden ser:

• Decisiones no Programas: Las decisiones no programas o también llamadas no

rutinarias, son aquellas que se presentan cuando un problema se vuelve demasiado complejo
o cuando el administrador se enfrenta pocas veces a ellas.

• Decisiones Programadas: Las decisiones programadas suelen ser repetitivas, es

decir, ya ha existido con anterioridad una problemática similar y se resuelve de acuerdo a un
proceso específico previamente establecido.

“Una organización correctamente planificada y estructurada reduce la cantidad de decisiones

no programadas posibles por medio de cientos de políticas para ayudar a los administradores
a reaccionar cuando se enfrentan con un problema determinado (Dubrin, 2000)”, sin embargo,
la mayoría de las empresas carecen de una guía para tomar decisiones, debido a que en casi
todos los casos, es el dueño de la institución quien toma las decisiones evitando que el
personal se involucre y aprenda a resolver problemas.

Decisiones en los Niveles Jerárquicos

Siempre que se toma en cuenta la toma de decisiones en los niveles jerárquicos, se define
que mientras más alto es el puesto, las decisiones se vuelven más complicadas y de mayor
peso. Las decisiones también se describen desde el punto de vista empresarial, en donde
pueden ser “Globales, Funcionales, Departamentales u Operativas (MAPCAL, 1995)”.

• Decisiones Globales: Son aquellas decisiones que se toman y que impactan en toda
la empresa, como lo son la rentabilidad, el posicionamiento de la empresa, las directrices
generales, etc.

• Decisiones Funcionales: Aquellas que se refieren a las grandes funciones que existen
en la empresa, como producción, ventas, mercadotecnia, contabilidad y finanzas, etc.

• Decisiones Departamentales: Son las que están relacionadas con las actividades
realizadas en los diversos departamentos antes citados, como control de calidad, ventas,
delegaciones, etc.

• Decisiones Operativas: Están vinculadas de forma directa, con las actividades que
realiza a diario el personal del nivel operativo de la empresa, como los operadores de
maquinaria, vendedores, choferes, secretarias, etc.

El Proceso de Decisión

El proceso de toma de decisiones debe ser un método estudiado a fondo que permita alcanzar
con éxito la alternativa que se tome. Aunque parece fácil, pocos gerentes aplican los pasos
que son necesarios y con frecuencia fracasan, haciendo perder a sus empresas grandes
cantidades de dinero por haber tomado la alternativa incorrecta.

La metodología para tomar decisiones se encuentra previamente descrita en el proceso de

solución de problemas, sin embargo, para el proceso de decisión solo se toman en cuenta los
primeros cinco pasos, resumiendo que el proceso de toma de decisiones es una parte de
la metodología de solución de problemas.

Principales Técnicas para Toma de Decisiones

Árbol de Decisión

“Un árbol de decisión es una representación posible de los procesos de decisión

involucrados en tareas inductivas de clasificación. Los atributos son utilizados para crear
particiones de conjuntos de ejemplos; los nodos del árbol corresponden a los nombres o
identificadores de los atributos, mientras que las ramas de un nodo representan los posibles
valores del atributo asociado al nodo. Las hojas son conjuntos ya clasificados de ejemplos.
La estrategia de construcción del árbol consiste en seleccionar en cada momento aquel
atributo potencialmente más útil para la clasificación, entendiendo como tal aquel que prometa
generar el mejor árbol a partir de este momento (Moreno, 1994)”.

Práctica de los Cinco ¿Por qué?

“Una forma de motivar hacia una buena toma de decisiones bajo condiciones de gran
incertidumbre es hacer que la gente piense más amplia y profundamente acerca de los
problemas, en lugar de que se base en una comprensión superficial y en una primera
respuesta. En cada problema, los empleados aprenden a preguntar “¿Por qué? no solamente
una vez, sino cinco veces.

El primer porque generalmente produce una explicación superficial del problema y cada
porque subsiguiente examina de una manera más profunda las causas del problema y las
soluciones potenciales (Daft, 2006)”.

Brainstorming / Filtrado
El Brainstorming o Lluvia de Ideas, es una herramienta que sirve para la generación de ideas
por medio de un consenso entre varios individuos para tratar un tema o problemática en
específico. La generación de ideas ayudará a generar una serie de alternativas que servirán
para adoptar una decisión de manera grupal para resolver un problema. Este proceso consta
de una serie de pasos, en donde además de la generación de ideas, se debe hacer un filtro
para escoger las mejores de ellas, que posteriormente se convertirán en una, la cual será
aplicada para componer o mejorar una situación dentro de una organización.

Etapas del Brainstorming / Filtrado

• Etapa 1: Prepararse para el Brainstorming. Engloba el establecimiento de un límite de tiempo
de la sesión, designar un moderador del grupo y definir las reglas para la actividad.

• Etapa 2: Selección del Método de Brainstorming. Se puede escoger entre aleatorio o

secuencial. En el primero los integrantes van a mencionar sus ideas conforme se les vayan
ocurriendo y en el segundo cada integrante menciona su idea por turno.

• Etapa 3: Generación de Ideas. Iniciar el proceso de mención de ideas en cada uno de los
participantes para resolver o mejorar una problemática.

• Etapa 4: Creación de Filtros. Establecimiento de criterios o restricciones para evaluar

alternativas, ya sea para eliminarlas o para incluir algunas otras.

• Etapa 5: Aplicar Filtros. Se aplican los filtros a cada una de las ideas mencionadas por los
participantes, en donde se van a eliminar las alternativas que no cumplan con las restricciones.

• Etapa 6: Finalizar la Sesión. Analizar las ideas que hayan aprobado el filtro y asegurar que
todos los integrantes del equipo estén de acuerdo con las ideas propuestas.
 Principales Factores que Influyen en la Toma de Decisiones

Factores del Entorno

• Información: La cantidad de información que se dispone, hace que tenga un mayor grado de
certidumbre o no para tomar una decisión. Si tenemos poca información habrá mayor riesgo
y si se tiene mucha información se tendrá un menor riesgo. Para determinar la cantidad de
información, “hemos de formular y responder a las siguientes preguntas: ¿Qué información se
necesita?, ¿Quién la necesita?, ¿Dónde la necesita?, ¿Cuándo la necesita?, ¿Para qué la
necesita?, ¿En qué forma la necesita?, ¿Cuánto cuesta dicha información? (Mateo, 1999)”.

• Tiempo: “Es un factor que corre en contra de la empresa y que influye negativamente en la
toma de decisiones, ya que puede hacer que nos precipitemos y no seamos consecuentes
con la elección (Costumeno, 2007)”

Factores Personales
• Experiencia: Cuando la persona que se va a encargar de tomar la decisión cuenta con cierto
grado de experiencia, suele utilizar más eficazmente los recursos y aprovechar de una mejor
manera los factores externos para alcanzar objetivos.

• Capacidad: Existen ciertas personas que tienen mayor capacidad y habilidad para tomar
decisiones. Una de las principales razones por las cuales seleccionan una mejor alternativa,
se debe a que saben administrar perfectamente los recursos de la empresa y saben trabajar
bajo presión.

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 Conclusión

Al haber analizado los conceptos en este trabajo, pudimos llegar a la conclusión de

que la comunicación organizacional, es el flujo de información que se da por medio de
la comunicación de una organización, y esta puede ser tanto interna como externa.

Podemos afirmar que una adecuada comunicación es la clave para detectar

problemas, para lograr un mejor desempeño, incremento en la productividad así como
a generar utilidades para la empresa. Ya que por medio de esta se abarcan áreas
como integración, motivación, satisfacción entre otras.

 Con respecto a la Constitución de una empresa se puede decir que son varios
pasos los que una persona natural o jurídica debe seguir para constituirla de
manera legal.
 Una empresa operando en forma organizada, combina la técnica y los recursos
para elaborar productos o prestar servicios con el objeto de colocarlos en el
mercado para obtener una ganancia.
 En conclusión la empresa se basa en los recursos económicos que tenga para
implementar la misma, así como tiene que estar acorde de los avances tecnológicos
del momento, para así iniciar un mejor desarrollo empresarial y así tomar un mejor
manejo y rapidez en las diferentes fuentes de ingreso.

La solución de problemas y la toma de decisiones, son dos temáticas que se

relacionan ampliamente. La mayoría de los autores coinciden en que la solución de
problemas es un proceso que contiene siete pasos, en donde cinco de ellos forman
parte del proceso de toma de decisiones. Una vez que se aplican los primeros cinco
pasos que representan la toma de decisiones, es necesario agregar un par más, que
implementen la decisión tomada y evalúen resultados para finalmente repetir el
proceso las veces que sea necesario aplicando así un método de mejora continua.

Finalmente, este trabajo fue realizado con la finalidad de ser una muestra de la
importancia que tiene la comunicación organizacional para cualquier empresa que
considere oportuno mejorar su comunicación interna de manera formal y efectiva y
conseguir los resultados necesarios para el crecimiento.
 Fuentes Consultadas

1. Rubén Azpeleta. (2011). que es una empresa. 28/septiembre/2018, de

GESTION.ORG Sitio web: https://www.gestion.org/que-es-una-empresa/

2. Instituto Nacional del Emprendedor. (2018, 25 septiembre). Recursos

Humanos - La estructura. Recuperado de
http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&s
g=1

3. Maite Sáenz. (2014). Comunicación Interna. 28/Septiembre/2018, de México

Sitio web: https://www.observatoriorh.com/articulos-orh/comunicacion-interna-
oportunidades-trabajar-en-las-organizaciones.html

4. servicios.unileon.es. (2014). TOMA DE DECISIONES Y SOLUCIÓN DE

PROBLEMAS. Septiembre 29, 2018, de servicios.unileon.es Sitio web:
http://servicios.unileon.es/formacion-pdi/files/2013/03/TOMA-DE-
DECISIONES-2014.pdf