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Nuevas características en Microsoft

ExceL
Consultar datos de páginas Web Ahora es incluso más fácil obtener datos
actualizables del Web en Excel para su visualización y análisis. Utilice la nueva
interfaz de explorador para seleccionar visualmente tablas de las páginas Web
para importarlas a Excel o copiar datos de una página Web y crear una
consulta actualizable. Las consultas Web incluidas con Excel proporcionan una
información rápida y precisa, como por ejemplo cotizaciones de bolsa para sus
hojas de cálculo. También puede crear consultas Web en archivos XML
(Lenguaje de marcas extensible).

Importar datos Obtener datos donde los necesite y cuando los necesite es
tan fácil como elegir una opción y buscar orígenes de datos en el cuadro de
diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Si desea importar datos de
un origen de datos remoto, utilice el Asistente para conexiones de datos para
buscar e importar datos de orígenes tan variados como orígenes de datos de
Microsoft SQL Server, ODBC (Conectividad abierta de bases de datos) y OLAP
(Procesamiento analítico con conexión. Los archivos de conexión de datos de
Microsoft Office (.odc) se pueden compartir.

Sugerencias para argumentos de función Escriba una función en una celda


y aparecerá una sugerencia adecuada que mostrará todos los argumentos de
la función junto con un vínculo al tema de Ayuda de la función.

Funciones recomendadas en el Asistente para funciones Escriba una


consulta utilizando su propio lenguaje, por ejemplo, "Cómo determino el pago
mensual del préstamo de un automóvil" y el Asistente para funciones devuelve
una lista de funciones recomendadas para que pueda realizar la tarea.

Cortar y pegar ejemplos de referencia de la función Si se pregunta cómo


hacer que los ejemplos de la Ayuda se traduzcan en datos útiles de hojas de
cálculo, verá que cortar y pegar los ejemplos de función de la Ayuda de Excel
es útil y le ahorra tiempo.

Ayuda de fórmulas basadas en tareas Los ejemplos reales de problemas


numéricos de la vida cotidiana son una parte adicional de la Ayuda muy útil.

Ventana Inspección Realice un seguimiento de las celdas y sus fórmulas en


la barra de herramientas Ventana Inspección, incluso cuando las celdas no
estén visibles. Esta barra de herramientas desplazable realiza un seguimiento
de las propiedades de las celdas, incluidos el libro, hoja de cálculo, nombre,
celda, valor y fórmula.

Función Autosuma ampliada La funcionalidad práctica de la Autosuma


se ha ampliado para incluir una lista desplegable de las funciones más
comunes. Por ejemplo, puede hacer clic en Promedio en la lista para calcular
el promedio de un rango seleccionado o conectar con el Asistente para
funciones para obtener más opciones.

Evaluador de fórmulas Puede ver las distintas partes de una fórmula


anidada evaluadas en el orden en que se calcula la fórmula utilizando un
sencillo cuadro de diálogo de la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

Rastrear celdas precedentes y dependientes con la Auditoría de


fórmulas Utilice la barra de herramientas Auditoría de fórmulas para reflejar
gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que
tengan flechas azules. Puede rastrear las celdas precedentes o dependientes.

Comprobación de errores en fórmulas Al igual que un corrector gramatical,


Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas.
Estas reglas pueden ayudar a encontrar errores comunes. Se pueden activar y
desactivar individualmente.

Fichas de hoja de cálculo codificadas por color Organice su trabajo


agregando colores a las fichas de la hoja de cálculo.

Controlar cambios automáticos con etiquetas inteligentes Los botones


que aparecen automáticamente en la hoja de cálculo pueden ayudar con tareas
como opciones de corrección automática, opciones de pegado, opciones de
relleno automático, opciones de inserción y comprobación de errores en
fórmulas. Con un clic de un botón puede elegir entre varias opciones
relacionadas con su tarea sin dejar la hoja de cálculo o las celdas en las que
está trabajando.

Separar en la barra de herramientas Se acabó la búsqueda de una forma de


separar celdas. Ahora, la función de separación se encuentra en la barra de
herramientas Formato para su comodidad.

Mantener anchos de columna Si tiene hojas de cálculo con anchos de


columna especificados ahora puede pegar información de otra hoja de cálculo
sin perder formato haciendo clic en el botón Opciones de pegado y
después en Mantener ancho de columnas de origen.

Dibujo de bordes Una nueva herramienta de dibujo de bordes permite trazar


el esquema de bordes complejos con poco esfuerzo.

Más características nuevas en Excel


Buscar y reemplazar La función de búsqueda y sustitución de Excel incluye
nuevas y excelentes opciones de comparación de formatos y búsqueda de un
libro completo u hojas de cálculo.

Administración de vínculos Los cambios en el cuadro de diálogo Modificar


vínculos permiten comprobar el estado de los vínculos en la hoja de cálculo y
realizar cambios. Una nueva opción de libro permite controlar si se actualizan
automáticamente los vínculos del libro.

Exploración de hipervínculos La selección de celdas con hipervínculo se ha


mejorado. Haga clic en el hipervínculo una vez para seguirlo. Haga clic y
mantenga presionado el botón primario del mouse (ratón) para seleccionar la
celda.

Enviar un rango El envío de resúmenes e informes quincenales es más fácil.


Seleccione un rango de la hoja de cálculo y haga clic en Correo electrónico
en la barra de herramientas Estándar, escriba una introducción para el
informe y envíelo sin dedicar más tiempo a la tarea..

Insertar y eliminar columnas al filtrar Puede insertar y eliminar columnas


con la función Autofiltro activada en Excel. Incluso puede deshacer la acción y
mantener el filtro aplicado.

Reproducción de voz Opción que hace que el equipo reproduzca con voz los
datos después de cada entrada de celda o después de insertar un rango de
celdas; de esta manera la verificación de entradas de datos es más práctica y
cómoda. Incluso puede elegir la voz que utiliza el equipo para leer los
datos. Esta función sólo está disponible en chino, japonés e inglés (EE.UU.).

Imprimir Si quiere insertar gráficos y nombres de archivos en los


encabezados y pies de página, con Excel lo puede hacer. También encontrará
una útil opción de cambio de tamaño de papel A4 en la ficha Internacional en
el menú Herramientas, comando Opciones, que permite ajustar el tamaño de
la hoja de cálculo de tamaño A4 si utiliza el tamaño de carta en la impresora.

Etiquetas inteligentes Cuando las etiquetas inteligentes están activadas


puede escribir el símbolo financiero de EE.UU. y utilizar Acciones de
etiquetas inteligentes para insertar una cotización en la hoja de cálculo,
obtener más información sobre la compañía con la que realiza negocios y más
funciones. También puede escribir en una celda el nombre de alguien a quien
recientemente ha enviado un mensaje de correo electrónico y utilizar la opción
de etiquetas inteligentes para programar una reunión o agregar el nombre a la
lista de contactos, todo sin dejar la hoja de cálculo.

Propiedades de elemento en tablas dinámicas OLAP (Procesamiento


analítico con conexión) es una herramienta eficaz para agregar información
numérica; ahora puede anotar los datos con propiedades de elemento para que
el almacén de datos tenga aún más valor.
Volver a publicar Aquellos que publiquen frecuentemente datos de Excel en
el Web apreciarán las funciones de publicación en el Web adicionales que
permiten volver a publicar elementos automáticamente en páginas Web cuando
se guarde un libro con elementos publicados anteriormente.

Abrir y guardar XML Con Excel puede abrir y guardar archivos XML
(Lenguaje de marcas extensible), guardar libros completos en formato de hoja
de cálculo XML y crear consultas a orígenes de datos XML.

Escritorio digital y componentes Web Utilice Excel para crear componentes


Web que incluyan el nuevo escritorio digital de su compañía. Por ejemplo,
puede crear un gráfico de ventas actualizable para resaltar las contribuciones
de su departamento a los resultados de la compañía.

Protección de hojas de cálculo Excel agrega robustez y flexibilidad a la


protección contra cambios de los datos en las hojas de cálculo y celdas. Puede
proteger fórmulas y valores de celdas y permitir la aplicación de formato a la
celda. También puede garantizar que sólo usuarios específicos puedan cambiar
celdas.

Si no está utilizando la versión de idioma de Microsoft Office específica para la


que se ha diseñado una de estas funciones, la función sólo estará disponible si
ha instalado Microsoft Office XP Multilingual User Interface Pack o las
Herramientas de corrección de Microsoft Office XP para el idioma específico.
Asimismo, debe activar la compatibilidad para ese idioma mediante la
Configuración de idioma de Microsoft Office XP.

Edición multilingüe Con Excel puede editar hojas de cálculo en cualquier


idioma, incluida la edición en idiomas con presentación de derecha a izquierda
como el árabe y el hebreo. Excel vincula las fuentes automáticamente para que
no tenga que averiguar el idioma de una fuente concreta.

Compatibilidad con IME Si tiene un Editor de métodos de entrada (IME)


instalado puede editar hojas de cálculo en idiomas asiáticos en cualquier
versión de idioma de Excel.

Formatos numéricos mundiales Puede aplicar a los números el formato


numérico de una ubicación específica en todas las versiones de idioma de
Excel.

Funciones de accesibilidad en Excel


Métodos abreviados
Parte del contenido de este tema puede no ser aplicable a algunos idiomas.

Para imprimir este tema, presione TAB para seleccionar Mostrar todo,
presione ENTRAR y, a continuación, presione CTRL+P.
Teclas para el Ayudante de Office y la ventana de la Ayuda

Mostrar y utilizar el Ayudante de Office

F1
Mostrar la ventana de Ayuda si el Ayudante está desactivado (si está
activado, F1 muestra el globo del Ayudante).

Acceso y uso de menús y barras de herramientas

F10 o ALT
Activar la barra de menús (barra de menús: barra horizontal debajo de la
barra de título que contiene los nombres y menús. Una barra de menús
puede ser la barra de menús incorporada o una barra de menús
personalizada.) o cerrar simultáneamente un menú y un submenú
abiertos.
TAB o MAYÚS+TAB
Cuando una barra está seleccionada, seleccionar el botón o menú
siguiente o anterior en la barra de herramientas.
CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB
Cuando una barra de herramientas está seleccionada, seleccionar la
barra de herramientas siguiente o la anterior.
ENTRAR
Abrir el menú seleccionado o realizar la acción del botón o comando
seleccionado
MAYÚS+F10
Mostrar el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una
lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para
mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.) del elemento
seleccionado.
ALT+BARRA ESPACIADORA
Mostrar el menú Control de la ventana de Excel.
FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA
Cuando un menú o submenú está abierto, seleccionar el comando
siguiente o el anterior.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Seleccionar el menú de la izquierda o la derecha. Cuando un submenú
está abierto, cambiar entre el menú principal y el submenú.
INICIO o FIN
Seleccionar el primer o el último comando del menú o submenú.
ESC
Cerrar un menú abierto. Cuando un submenú está abierto, cerrar sólo el
submenú.
CTRL+FLECHA ABAJO
Mostrar todos los comandos de un menú.
CTRL+7
Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar.
Nota Puede seleccionar cualquier comando del menú en la barra de menús o
en una barra de herramientas mostrada mediante el teclado. Para seleccionar
la barra de menús, presione ALT. A continuación, para seleccionar una barra de
herramientas, presione CTRL+TAB repetidas veces hasta que seleccione la
barra de herramientas que desee. Presione la letra subrayada en el menú que
contenga el comando que desee. En el menú que aparezca, presione la letra
subrayada en el comando que desee.

Cambiar el tamaño y desplazar las barras de herramientas y paneles de


tareas

1. Presione ALT para seleccionar la barra de menús (barra de menús: barra


horizontal debajo de la barra de título que contiene los nombres y
menús. Una barra de menús puede ser la barra de menús incorporada o
una barra de menús personalizada.).
2. Presione CTRL+TAB repetidamente para seleccionar la barra de
herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) o el panel de tareas (panel de tareas:
ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados
frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar
estos comandos mientras trabaja en los archivos.) que desee.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Cambiar el tamaño de una barra de herramientas

1. En la barra de herramientas, presione CTRL+ESPACIO para


mostrar el menú Opciones de barra de herramientas.
2. Seleccione el comando Tamaño y presione ENTRAR.

3. Utilice las teclas de dirección para cambiar el tamaño de la barra


de herramientas.

Mover una barra de herramientas

4. En la barra de herramientas, presione CTRL+ESPACIO para


mostrar el menú Opciones de barra de herramientas.
5. Seleccione el comando Mover y presione ENTRAR.

6. Utilice las teclas de dirección para situar la barra de herramientas.


Presione CTRL+ las teclas de dirección para mover píxel por
píxel. Para desacoplar la barra de herramientas, presione la
FLECHA ABAJO repetidamente. Para acoplar la barra de
herramientas verticalmente en el lado izquierdo o derecho,
presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
respectivamente cuando la barra de herramientas esté
completamente en el lado izquierdo o derecho.

Cambiar el tamaño de un panel de tareas

7. En el panel de tareas presione CTRL+ESPACIO para mostrar un


menú de comandos adicionales.
8. Utilice la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar el comando
Tamaño y presione ENTRAR.

9. Utilice las teclas de dirección para cambiar el tamaño del panel de


tareas. Utilice CTRL+ las teclas de dirección para cambiar el
tamaño píxel por píxel.

Mover un panel de tareas

10. En el panel de tareas presione CTRL+ESPACIO para mostrar un


menú de comandos adicionales.
11. Utilice la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar el comando
Mover y presione ENTRAR.

12. Utilice las teclas de dirección para cambiar la posición del panel
de tareas. Utilice CTRL+ las teclas de dirección para mover píxel
por píxel.

4. Cuando haya terminado de mover o cambiar el tamaño, presione ESC.

Utilizar cuadros de diálogo

TAB
Desplazarse a la siguiente opción o grupo de opciones.
MAYÚS+TAB
Desplazarse a la opción o grupo de opciones anterior.
CTRL+TAB o CTRL+AV PÁG
Pasar a la siguiente ficha de un cuadro de diálogo.
CTRL+MAYÚS+TAB o CTRL+RE PÁG
Pasar a la ficha anterior de un cuadro de diálogo.
Teclas de dirección
Desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o
entre algunas opciones en un grupo de opciones.
BARRA ESPACIADORA
Ejecutar la acción del botón seleccionado o activar y desactivar la casilla
de verificación seleccionada.
Primera letra de una opción de una lista desplegable
Abrir la lista si está cerrada y desplazarse a esa opción de la lista.
ALT+ la letra subrayada de una opción
Seleccionar una opción o activar o desactivar una casilla de verificación.
ALT+FLECHA ABAJO
Abrir la lista desplegable seleccionada.
ENTRAR
Ejecutar la acción asignada al botón de comando predeterminado del
cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar).
ESC
Cancelar el comando y cerrar el cuadro de CULOSR

Utilizar los cuadros de edición de los cuadros de diálogo

Un cuadro de edición es un espacio en blanco en el que escribe o pega una


entrada, por ejemplo, el nombre de usuario o la ruta de acceso (ruta de acceso:
ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo; por
ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.) a una carpeta.

INICIO
Ir hasta el comienzo de la entrada.
FIN
Ir hasta el final de la entrada.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Desplazarse un carácter hacia la izquierda o derecha.
CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Desplazarse una palabra a la izquierda.
CTRL+FLECHA DERECHA
Desplazarse una palabra a la derecha.
MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar o anular la selección de un carácter a la izquierda.
MAYÚS+FLECHA DERECHA
Seleccionar o anular la selección de un carácter a la derecha.
CTRL+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar o anular la selección de una palabra a la izquierda.
CTRL+MAYÚS+FLECHA DERECHA
Seleccionar o anular la selección de una palabra a la derecha.
MAYÚS+INICIO
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el comienzo de la
entrada.
MAYÚS+FIN
Seleccionar desde el punto de inserción hasta el fin de la entrada.

Utilizar los cuadros de diálogo Abrir, Guardar como e Insertar imagen

Los cuadros de diálogo Abrir, Insertar imagen y Guardar como admiten


métodos abreviados de cuadro de diálogo estándar. (Para ver los métodos
abreviados estándar para los cuadros de diálogo, consulte las secciones Usar
cuadros de diálogo y Usar cuadros de edición dentro de cuadros de
diálogo del tema principal Métodos abreviados). Estos cuadros de diálogo
también admiten los métodos abreviados que aparecen debajo.

ALT+1

Ir a la carpeta anterior ( )
ALT+2

Botón Subir un nivel : abre la carpeta situada un nivel más arriba


que la carpeta abierta
ALT+3

Botón Buscar en el Web : cerrar el cuadro de diálogo y abrir la


página de búsqueda (página de búsqueda: página desde la que puede
buscar e ir a otros sitios de Internet o a documentos en una intranet.
Muchas páginas de búsqueda ofrecen varias formas de buscar, como
puede ser por tema, por palabra clave o por coincidencias con consultas
de usuario.) del Web
ALT+4

Botón Eliminar : eliminar la carpeta o archivo seleccionados


ALT+5

Botón Crear nueva carpeta : crear una nueva carpeta


ALT+6

Botón Vistas : alternar entre las vistas de carpeta disponibles


ALT+7 o ALT+L
Botón Herramientas : mostrar el menú Herramientas
MAYÚS+F10
Mostrar un menú contextual (menú contextual: menú que muestra una
lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para
mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.) para un
elemento seleccionado como una carpeta o un archivo
TAB
Desplazarse entre opciones o áreas del cuadro de diálogo
F4 o ALT+I
Abrir la lista Buscar en
F5
Actualizar la lista de archivos

Teclas para libros y hojas de cálculo

Vista previa e impresión

CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12
Presentar el cuadro de diálogo Imprimir.
Utilice las siguientes teclas en la vista preliminar (para obtener la vista
preliminar presione ALT+A y después V):

Teclas de dirección
Desplazarse por la página cuando está ampliada.
RE PÁG o AV PÁG
Avanzar o retroceder una página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Ir a la primera página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA
Ir a la última página cuando está reducida.

Trabajar con hojas de cálculo

MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1
Insertar una nueva hoja de cálculo.
CTRL+AV PÁG
Ir a la siguiente hoja del libro.
CTRL+RE PÁG
Ir a la hoja anterior del libro.
MAYÚS+CTRL+AV PÁG
Seleccionar la hoja actual y la siguiente. Para cancelar la selección de
varias hojas, presione CTRL+AV PÁG o bien, para seleccionar una hoja
diferente, presione CTRL+RE PÁG.
MAYÚS+CTRL+RE PÁG
Seleccionar la hoja actual y la anterior.
ALT+F H C
Cambiar el nombre de la hoja actual (menú Formato, submenú Hoja,
comando Cambiar nombre).
ALT+E J
Mover o copiar la hoja actual (menú Edición, comando Mover o copiar
hoja).
ALT+E H
Eliminar la hoja actual (menú Edición, comando Eliminar hoja).

Moverse en hojas de cálculo

Teclas de dirección
Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia
la derecha.
CTRL+ tecla de dirección
Ir hasta el extremo de la región de datos (región de datos: conjunto de
celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por
los bordes de la hoja de cálculo.) actual.
INICIO
Ir hasta el comienzo de una fila.
CTRL+INICIO
Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.
CTRL+FIN
Ir hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada
de la última columna utilizada.
AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia abajo.
RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
ALT+RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
F6
Cambiar al siguiente panel de una hoja de cálculo que se ha dividido
(menú Ventana, comando Dividir).
MAYÚS+F6
Cambiar al panel anterior de una hoja de cálculo que se ha dividido.
CTRL+RETROCESO
Desplazarse para ver la celda activa.
F5
Mostrar el cuadro de diálogo Ir a.
MAYÚS+F5
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
MAYÚS+F4
Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente).
TAB
Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo
protegida.

Desplazarse en un rango seleccionado

ENTRAR
Desplazarse desde arriba hacia abajo en el rango seleccionado.
MAYÚS+ENTRAR
Desplazarse desde abajo hacia arriba en el rango seleccionado.
TAB
Desplazarse de izquierda a derecha en el rango seleccionado. Si las
celdas de una columna están seleccionadas, desplazarse hacia abajo.
MAYÚS+TAB
Desplazarse de derecha a izquierda en el rango seleccionado. Si las
celdas de una columna están seleccionadas, desplazarse hacia arriba.
CTRL+PUNTO
Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la esquina
siguiente del rango seleccionado
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA
En selecciones no adyacentes, cambiar a la siguiente selección a la
derecha.
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA
Cambiar a la siguiente selección no adyacente a la izquierda.
Nota Puede cambiar la dirección de desplazamiento después de presionar
ENTRAR o MAYÚS+ENTRAR: presione ALT+H y después O (menú
Herramientas, comando Opciones), presione CTRL+TAB hasta que la ficha
Modificar esté seleccionada y cambie el valor de Mover selección después
de ENTRAR.

Desplazarse en modo Fin

Si el modo Fin está activado, en la línea de estado aparecerá FIN.

Tecla FIN
Activar o desactivar el modo Fin.
FIN+tecla de dirección
Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna.
FIN+INICIO
Ir hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada
de la última columna utilizada.
FIN+ENTRAR
Desplazarse a la celda que no esté en blanco situada más a la derecha
de la fila actual. Esta secuencia de teclas no funciona si tiene activadas
las teclas de exploración de transición (menú Herramientas, comando
Opciones, ficha Transición).

Desplazarse con BLOQ DESPL activado

Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PÁG y AV PÁG) con la


tecla BLOQ DESPL desactivada, la selección de celdas se moverá la distancia
que se desplace. Para desplazarse sin cambiar las celdas seleccionadas,
active BLOQ DESPL primero.

BLOQ DESPL
Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL.
INICIO
Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana.
FIN
Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana.
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO
Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha.

Teclas para seleccionar datos y celdas

Seleccionar celdas, filas, columnas y objetos

CTRL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la columna.
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la fila.
CTRL+A
Seleccionar toda la hoja de cálculo.
MAYÚS+RETROCESO
Si están seleccionadas varias celdas, seleccionar sólo la celda activa.
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja.
CTRL+6
Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los
objetos.

Seleccionar celdas con características específicas

CTRL+MAYÚS+* (asterisco)
Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (el área de
datos está ubicada entre filas y columnas en blanco) En un informe de
tabla dinámica, seleccionar todo el informe de tabla dinámica.
CTRL+/
Seleccionar la matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que
producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos
que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una
fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes
utilizadas como un argumento.) que contiene la celda activa.
CTRL+MAYÚS+O (letra O)
Seleccionar todas las celdas que contengan comentarios.
CTRL+\
En una fila seleccionada, seleccionar las celdas que no coincidan con el
valor en la celda activa.
CTRL+MAYÚS+|
En una columna seleccionada, seleccionar las celdas que no coincidan
con el valor de la celda activa.
CTRL+[ (corchete de apertura)
Seleccionar todas las celdas a las que hagan referencia directamente las
fórmulas de la selección.
CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura)
Seleccionar todas las celdas a las que hagan referencia directa o
indirectamente las fórmulas de la selección.
CTRL+] (corchete de cierre)
Seleccionar celdas que contengan fórmulas que hagan referencia
directamente a la celda activa.
CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre)
Seleccionar celdas que contengan fórmulas que hagan referencia directa
o indirectamente a la celda activa.
ALT+; (punto y coma)
Seleccionar las celdas visibles de la selección actual

Ampliar una selección


F8
Activar o desactivar el modo extendido. En el modo extendido aparece
EXT en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la
selección.
MAYÚS+F8
Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de
dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a
continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el
siguiente rango.
MAYÚS+tecla de dirección
Ampliar en una celda la selección.
CTRL+MAYÚS+tecla de dirección
Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco de la
misma columna que la celda activa.
MAYÚS+INICIO
Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila.
CTRL+MAYÚS+INICIO
Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
CTRL+MAYÚS+FIN
Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha).
MAYÚS+AV PÁG
Ampliar la selección una pantalla hacia abajo.
MAYÚS+RE PÁG
Ampliar la selección una pantalla hacia arriba.
FIN+MAYÚS+tecla de dirección
Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco de la
misma columna que la celda activa.
FIN+MAYÚS+INICIO
Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha).
FIN+MAYÚS+ENTRAR
Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta
secuencia de teclas no funciona si tiene activadas las teclas de
exploración de transición (menú Herramientas, comando Opciones,
ficha Transición).
BLOQ DESPL+MAYÚS+INICIO
Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la
ventana.
BLOQ DESPL+MAYÚS+FIN
Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana.

Teclas para especificar, modificar, dar formato y calcular datos

Escribir datos

ENTRAR
Completar una entrada de celda y seleccionar la celda de abajo.
ALT+ENTRAR
Comenzar una nueva línea en la misma celda.
CTRL+ENTRAR
Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
MAYÚS+ENTRAR
Completar una entrada de celda y seleccionar la celda anterior.
TAB
Completar una entrada de celda y seleccionar la celda siguiente hacia la
derecha.
MAYÚS+TAB
Completar una entrada de celda y seleccionar la celda anterior hacia la
izquierda.
ESC
Cancelar una entrada de celda.
Teclas de dirección
Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha.
INICIO
Ir al comienzo de la línea.
F4 o CTRL+Y
Repetir la última acción.
CTRL+MAYÚS+F3
Crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa
una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres
fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de
entender, como Ventas!C20:C30.) a partir de rótulos de fila y columna.
CTRL+J
Rellenar hacia abajo.
CTRL+D
Rellenar hacia la derecha.
CTRL+F3
Definir un nombre.
CTRL+ALT+K
Insertar un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o
gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un
archivo, una página HTML en World Wide Web o una página HTML en
una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de
noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.).
ENTRAR (en una celda con hipervínculo)
Activar un hipervínculo.
CTRL+; (punto y coma)
Insertar la fecha.
CTRL+MAYÚS+: (dos puntos)
Insertar la hora.
ALT+FLECHA ABAJO
Mostrar una lista desplegable de los valores de la columna actual de una
lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto
de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista
tiene rótulos para las columnas.).
CTRL+Z
Deshacer la última acción.
Escribir caracteres especiales

Presione F2 para editar la celda, active BLOQ NUM y presione las siguientes
teclas del teclado numérico:

ALT+0162
Escribir el carácter de centavo ¢.
ALT+0163
Escribir el carácter de libra esterlina £.
ALT+0165
Escribir el símbolo del yen ¥.
ALT+0128
Escribir el símbolo del euro ¥.

Insertar y calcular fórmulas

= (signo igual)
Iniciar una fórmula.
F2
Mover el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en
una celda está desactivada.
RETROCESO
En la barra de fórmulas eliminar un carácter a la izquierda.
ENTRAR
Completar una entrada de celda desde la celda o la barra de fórmulas.
CTRL+MAYÚS+ENTRAR
Insertar una fórmula como fórmula matricial (fórmula matricial: fórmula
que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y
devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas
matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).
ESC
Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas.
MAYÚS+F3
En una fórmula, mostrar el cuadro de diálogo Insertar función.
CTRL+A
Cuando el punto de inserción esté a la derecha de un nombre de función
en una fórmula, mostrar el cuadro de diálogo Argumentos de función.
CTRL+MAYÚS+A
Cuando el punto de inserción esté a la derecha de un nombre de función
en una fórmula, insertar los paréntesis y nombres de argumento.
F3
Pegar un nombre definido (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice
nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos
difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) en una fórmula.
ALT+= (signo igual)
Insertar una fórmula Autosuma con la función Suma.
CTRL+MAYÚS+" (comillas)
Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en
la barra de fórmulas.
CTRL+' (apóstrofo)
Copiar en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda
situada sobre la celda activa.
CTRL+` (comilla simple izquierda)
Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas.
F9
Calcular todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.
Cuando se selecciona una parte de una fórmula, calcular la parte
seleccionada. Puede presionar ENTRAR o CTRL+MAYÚS+ENTRAR
(para fórmulas matriciales) para sustituir la parte seleccionada con el
valor calculado.
MAYÚS+F9
Calcular la hoja activa.
CTRL+ALT+F9
Calcular todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos,
independientemente de si han cambiado desde el último cálculo.
CTRL+ALT+MAYÚS+F9
Volver a comprobar fórmulas dependientes y calcular todas las celdas de
todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que
sea necesario calcularlas.

Modificar datos

F2
Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final del
contenido de la celda.
ALT+ENTRAR
Comenzar una nueva línea en la misma celda.
RETROCESO
Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter
anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas.
ELIMINAR
Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o
eliminar la selección.
CTRL+SUPR
Eliminar texto hasta el final de la línea.
F7
Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía.
MAYÚS+F2
Modificar un comentario de celda.
ENTRAR
Completar una entrada de celda y seleccionar la siguiente celda de
abajo.
CTRL+Z
Deshacer la última acción.
ESC
Cancelar una entrada de celda.
CTRL+MAYÚS+Z
Cuando se muestra la Autocorrección de etiquetas inteligentes, deshacer
o rehacer la última corrección automática.

Insertar, eliminar y copiar celdas

CTRL+C
Copiar las celdas seleccionadas.
CTRL+C, inmediatamente seguido por otro CTRL+C
Mostrar el Portapapeles de Microsoft Office (copia y pegado múltiple).
CTRL+X
Cortar las celdas seleccionadas
CTRL+V
Pegar las celdas copiadas.
ELIMINAR
Borrar el contenido de las celdas seleccionadas.
CTRL+GUIÓN
Eliminar las celdas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+
SIGNO MÁS
Insertar celdas vacías.

Dar formato a datos

ALT+' (apóstrofo)
Mostrar el cuadro de diálogo Estilo.
CTRL+1
Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
CTRL+E
Aplicar el formato de número General.
CTRL+MAYÚS+$
Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos
aparecen en rojo)
CTRL+MAYÚS+%
Aplicar el formato Porcentaje sin decimales.
CTRL+MAYÚS+^
Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales.
CTRL+MAYÚS+#
Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año.
CTRL+MAYÚS+@
Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.
CTRL+MAYÚS+!
Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de miles y
signo menos (-) para los valores negativos.
CTRL+N
Aplicar o quitar el formato de negrita.
CTRL+K
Aplicar o quitar el formato de cursiva.
CTRL+S
Aplicar o quitar el formato de subrayado.
CTRL+5
Aplicar o quitar el formato de tachado.
CTRL+9
Ocultar filas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura)
Mostrar filas ocultas en la selección.
CTRL+0 (cero)
Ocultar columnas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre)
Mostrar columnas ocultas en la selección.
CTRL+MAYÚS+&
Aplicar el borde interno a las celdas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+_
Quitar el borde interno de las celdas seleccionadas.

Utilizar la ficha Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas

Presione CTRL+1 para mostrar este cuadro de diálogo.

ALT+T
Aplicar o quitar el borde superior.
ALT+B
Aplicar o quitar el borde inferior.
ALT+L
Aplicar o quitar el borde izquierdo.
ALT+R
Aplicar o quitar el borde derecho.
ALT+H
Si se seleccionan celdas de varias filas, aplicar o quitar el divisor
horizontal.
ALT+V
Si se seleccionan celdas de varias columnas, aplicar o quitar el divisor
vertical.
ALT+D
Aplicar o quitar el borde diagonal descendente.
ALT+U
Aplicar o quitar el borde diagonal ascendente.

Teclas para filtrar, trazar esquemas y administrar listas

Utilizar formularios de datos (menú Datos, comando Formulario)

FLECHA ABAJO
Ir al mismo campo del siguiente registro.
FLECHA ARRIBA
Ir al mismo campo del registro anterior.
TAB y MAYÚS+TAB
Ira a cada campo del registro y después a cada botón de comando.
ENTRAR
Ir al primer campo del siguiente registro.
MAYÚS+ENTRAR
Ir al primer campo del registro anterior.
AV PÁG
Ir al mismo campo 10 registros más adelante.
CTRL+AV PÁG
Comenzar un nuevo libro en blanco.
RE PÁG
Ir al mismo campo 10 registros más atrás.
CTRL+RE PÁG
Ir al primer registro.
INICIO o FIN
Ir al comienzo o al final de un campo.
MAYÚS+FIN
Ampliar la selección hasta el final de un campo.
MAYÚS+INICIO
Ampliar la selección hasta el principio de un campo.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la derecha dentro de
un campo.
MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el carácter de la izquierda de un campo.
MAYÚS+FLECHA DERECHA
Seleccionar el carácter de la derecha de un campo.

Filtrar listas (menú Datos, comando Autofiltro)

ALT+FLECHA ABAJO
En la celda que contiene la flecha de la lista desplegable, mostrar la lista
de Autofiltro para la columna actual.
FLECHA ABAJO
Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro.
FLECHA ARRIBA
Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro.
ALT+FLECHA ARRIBA
Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actual.
INICIO
Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de Autofiltro.
FIN
Seleccionar el último elemento de la lista de Autofiltro.
ENTRAR
Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro.

Mostrar, ocultar y trazar el esquema de los datos


ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA
Agrupar filas o columnas.
ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Desagrupar filas o columnas.
CTRL+8
Mostrar u ocultar símbolos de esquema.
CTRL+9
Ocultar filas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura)
Mostrar filas ocultas en la selección.
CTRL+0 (cero)
Ocultar columnas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre)
Mostrar columnas ocultas en la selección.

Teclas para los informes de tablas y gráficos dinámicos

Diseñar un informe en pantalla

1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.


2. Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para activar la Lista de
campos de tabla dinámica.

3. Presione la tecla de FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA para


seleccionar el campo que desee. Presione la FLECHA DERECHA o la
FLECHA IZQUIERDA para abrir o cerrar un campo que se pueda
ampliar.

4. Presione TAB para seleccionar la lista Agregar a y, a continuación,


presione la FLECHA ABAJO para abrir la lista.

5. Presione la tecla FLECHA ABAJO o FLECHA ARRIBA para seleccionar


el área donde desea mover el campo y, a continuación, presione
ENTRAR.

6. Presione la tecla TAB para seleccionar el botón Agregar a y, a


continuación, presione ENTRAR.

Utilizar el cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos


- Diseño

Para mostrar este cuadro de diálogo, presione TAB hasta que se haya
seleccionado Diseño en el paso 3 del Asistente para tablas y gráficos
dinámicos.

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO


Seleccionar el botón de campo anterior o siguiente de la lista.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Con dos o más columnas de botones de campo, seleccionar el botón a
la izquierda o la derecha.
ALT+R
Desplazar el campo seleccionado al área de fila.
ALT+C
Desplazar el campo seleccionado al área de columna.
ALT+D
Desplazar el campo seleccionado al área de datos.
ALT+P
Desplazar el campo seleccionado al área de página.
ALT+L
Mostrar el cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para el campo
seleccionado.

Mostrar y ocultar elementos en un campo

ALT+FLECHA ABAJO
Mostrar la lista desplegable para un campo en un informe de tabla o
gráfico dinámico. Utilice las teclas de dirección para seleccionar el
campo.
FLECHA ARRIBA
Seleccionar el elemento anterior de la lista.
FLECHA ABAJO
Seleccionar el siguiente elemento de la lista.
FLECHA DERECHA
Para un elemento que tenga los elementos de nivel inferior disponibles,
mostrar esos elementos de nivel inferior.
FLECHA IZQUIERDA
Para un elemento que muestre los elementos de nivel inferior, ocultar
esos elementos de nivel inferior.
INICIO
Seleccionar el primer elemento visible de la lista.
FIN
Seleccionar el último elemento visible de la lista.
ENTRAR
Cerrar la lista y mostrar los elementos seleccionados.
BARRA ESPACIADORA
Marcar una vez, dos veces o desactivar una casilla de verificación de la
lista. La marca doble selecciona un elemento y todos sus elementos de
nivel inferior.
TAB
Cambiar entre la lista, el botón Aceptar y el botón Cancelar.

Cambiar el diseño de un informe

CTRL+MAYÚS+* (asterisco)
Seleccionar el informe de tabla dinámica completo.
ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA
Agrupar los elementos seleccionados en un campo de tabla dinámica.
ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Desagrupar los elementos seleccionados en un campo de tabla
dinámica.

Teclas para gráficos

Crear gráficos y seleccionar elementos de gráficos

F11 o ALT+F1
Crear un gráfico a partir de los datos del rango actual.
CTRL+AV PÁG
Seleccionar una hoja de gráfico: seleccione la siguiente hoja de un libro,
hasta que se seleccione la hoja de gráfico que desee.
CTRL+RE PÁG
Seleccionar una hoja de gráfico: seleccione la anterior hoja de un libro,
hasta que se seleccione la hoja de gráfico que desee.
FLECHA ABAJO
Seleccionar el grupo de elementos anterior de un gráfico.
FLECHA ARRIBA
Seleccionar el grupo de elementos siguiente de un gráfico.
FLECHA DERECHA
Seleccionar el siguiente elemento de un grupo.
FLECHA IZQUIERDA
Seleccionar el elemento anterior de un grupo.

Seleccionar un gráfico incrustado

1. Muestre la barra de herramientas Dibujo: Presione ALT+V, presione B,


presione la FLECHA ABAJO hasta que se seleccione Dibujo y, a
continuación, presione ENTRAR.
2. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.
3. Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de
herramientas Dibujo.
4. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón

Seleccionar objetos de la barra de herramientas Dibujo.


5. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.
6. Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) por
los objetos hasta que aparezcan controladores de tamaño (controlador
de tamaño: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en
las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos
controladores para cambiar el tamaño del objeto.) redondos en el gráfico
incrustado que desee seleccionar.
7. Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico y poder seleccionar
elementos en él.
Teclas para objetos de dibujo y otros objetos

Cuando se muestran las barras de herramientas Revisión y Dibujo, ALT+U


cambia entre el comando Revisión y el comando Autoformas y ENTRAR
ejecuta el comando seleccionado.

Seleccionar un objeto de dibujo

Cuando se edita texto en un objeto de dibujo se puede seleccionar el objeto


siguiente o el anterior presionando TAB o MAYÚS+TAB. Empezando en una
hoja de cálculo, siga los procedimientos siguientes:

1. Presione F10, presione CTRL+TAB para seleccionar la barra de


herramientas Dibujo y, a continuación, presione la FLECHA DERECHA

para seleccionar el botón Seleccionar objetos .


2. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto de dibujo.
3. Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en
la pila de objetos hasta que aparezcan los controladores de tamaño en
el objeto que desee seleccionar.

Si un objeto está agrupado, TAB selecciona el grupo, a continuación,


cada objeto del grupo y después el siguiente objeto.

4. Para volver a la hoja de cálculo cuando se selecciona un objeto,


presione ESC.

Insertar una autoforma

1. Presione ALT+U para seleccionar el menú Autoformas de la barra de


herramientas Dibujo.
2. Utilice las teclas de dirección para ir a la categoría de autoformas que
desee y, a continuación, presione la tecla de FLECHA DERECHA.
3. Utilice las teclas de dirección para seleccionar la autoforma que desee.
4. Presione CTRL+ENTRAR.
5. Para dar formato a la Autoforma, presione CTRL+1 para mostrar el
cuadro de diálogo Formato de autoforma.

Insertar un cuadro de texto

1. Presione F10, presione CTRL+TAB para seleccionar la barra de


herramientas Dibujo y, a continuación, presione la FLECHA DERECHA

para seleccionar el botón Cuadro de texto .


2. Presione CTRL+ENTRAR.
3. Escriba el texto que desee en el cuadro de texto.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Para volver a la hoja de cálculo cuando acabe de escribir, presione ESC
dos veces.

Para dar formato al cuadro de texto, presione ESC y, a continuación,


presione CTRL+1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de
cuadro de texto. Cuando haya terminado de dar formato presione
ENTRAR y, a continuación, presione ESC para volver a la hoja de
cálculo.

Insertar WordArt

1. Presione ALT+I, a continuación, presione I y después presione W (menú


Insertar, submenú Imagen, comando WordArt).
2. Utilice las teclas de dirección para seleccionar el estilo de WordArt que
desee y presione ENTRAR.
3. Escriba el texto que desee y utilice la tecla TAB para seleccionar otras
opciones del cuadro de diálogo.
4. Presione ENTRAR para insertar el objeto de WordArt.
5. Para dar formato al objeto de WordArt, utilice las herramientas de la
barra de herramientas de Word Art o bien presione CTRL+1 para
mostrar el cuadro de diálogo Formato de WordArt.

Girar un objeto de dibujo

1. Seleccione el objeto de dibujo que desee girar.


2. Presione CTRL+1 para mostrar el menú Formato para el objeto y, a
continuación, presione CTRL+TAB para seleccionar la ficha Tamaño.
3. Presione ALT+G para seleccionar el cuadro Giro.
4. Utilice las teclas de dirección para seleccionar el grado de giro que
desee.

Cambiar el tamaño de un objeto de dibujo

1. Seleccione el objeto de dibujo que desee cambiar de tamaño.


2. Presione CTRL+1 para mostrar el menú Formato para el objeto y, a
continuación, presione CTRL+TAB para seleccionar la ficha Tamaño.
3. Seleccione las opciones de las que desee cambiar el tamaño.

Mover un objeto de dibujo

1. Seleccione el objeto de dibujo que desee mover.


2. Presione las teclas de dirección para mover el objeto.
3. Para ubicar el objeto con precisión, presione CTRL+ una tecla de
dirección para mover el objeto en incrementos de un píxel.
Copiar los objetos de dibujo y sus atributos

Para realizar una copia de un objeto de dibujo, seleccione el objeto y presione


CTRL+J. Para copiar atributos como el color de relleno y el estilo de línea de
un objeto a otro, siga los procedimientos siguientes:

1. Seleccione el objeto de dibujo con los atributos que desee copiar.

Para autoformas con texto, el formato de texto se copia junto con los
otros atributos.

2. Presione las teclas CTRL+MAYÚS+C para copiar los atributos del


objeto.
3. Presione TAB o MAYÚS+TAB para seleccionar el objeto en el que desee
copiar los atributos.
4. Presione CTRL+MAYÚS+V para copiar los atributos en el objeto.

Teclas para utilizar con el sistema de voz, correo electrónico,


macros y otros idiomas

Utilizar el reconocimiento de voz y la conversión de texto a voz

CTRL
Cambiar entre el modo de comandos y el modo de dictado.
ESC
Dejar de leer cuando el texto se lee en voz alta.

Enviar mensajes de correo electrónico

Para utilizar teclas para enviar mensajes de correo electrónico, debe configurar
Microsoft Outlook como el programa de correo electrónico predeterminado. La
mayoría de estas teclas no funcionan con Outlook Express.

MAYÚS+TAB
Cuando la celda A1 está seleccionada, cambiar al cuadro Introducción
del encabezado del mensaje de correo electrónico. En el encabezado
del mensaje, cambiar a los cuadros Asunto, CCO (si se muestra), CC,
Para y De (si se muestra), después a la Libreta de direcciones para los
cuadros CCO, CC, Para y De y, a continuación a la celda A1.
ALT+R
Enviar el mensaje de correo electrónico
CTRL+MAYÚS+B
Abrir la Libreta de direcciones.
ALT+O
Abrir el menú Opciones para tener acceso a los comandos Opciones,
Campo CCO y Campo De.
ALT+P
Abrir el cuadro de diálogo de Outlook Opciones del mensaje (menú
Opciones, comando Opciones).
ALT+K
Comprobar los nombres de los cuadros Para, CC y CCO con la Libreta
de direcciones.
ALT+PUNTO
Abrir la Libreta de direcciones para el cuadro Para.
ALT+C
Abrir la Libreta de direcciones para el cuadro Para.
ALT+B
Si se muestra el cuadro CCO, abrir la Libreta de direcciones para el
cuadro CCO.
ALT+J
Ir al cuadro Asunto.
CTRL+MAYÚS+G
Crear una marca de mensaje.
ALT+A
Agrega interactividad al rango o a la hoja que se envía.

Trabajar con macros

ALT+F8
Mostrar el cuadro de diálogo Macro.
ALT+F11
Mostrar el Editor de Visual Basic.
CTRL+F11
Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0.

Trabajar con varios idiomas nacionales

CTRL+MAYÚS DER
Cambiar a la dirección de párrafo de derecha a izquierda (el texto debe
contener sólo caracteres neutros (caracteres neutros: caracteres que no
tienen atributos fuertes de derecha a izquierda o de izquierda a derecha.
Los números son un ejemplo de caracteres neutros.)).
CTRL+MAYÚS IZQ
Cambiar a la dirección de párrafo de izquierda a derecha (el texto sólo
debe contener caracteres neutros).
ALT+MAYÚS+FLECHA ARRIBA
En texto en japonés para el que no se muestran guías fonéticas,
desplazar el puntero a las guías fonéticas.
ALT+MAYÚS+FLECHA ABAJO
Desplazar el puntero de las guías fonéticas a la cadena de origen de los
caracteres.
BLOQ NUM, ALT+números del teclado numérico
Escribir un carácter unicode.
ALT+X
Si se presiona inmediatamente después de escribir el código
hexadecimal para un carácter unicode, convertir los números al carácter.
Si se presiona inmediatamente después de un carácter unicode,
convertir el carácter a su código hexadecimal.

Especificaciones y límites de Excel


Especificaciones de hojas y libros

Función Límite máximo


Libros abiertos En función de la memoria
disponible y los recursos del
sistema
Tamaño de hoja 65.536 filas por 256
columnas
Ancho de columna 255 caracteres
Alto de fila 409 puntos
Saltos de página 1000 horizontal y vertical
Longitud del contenido de una celda (texto) 32.767 caracteres. Sólo se
muestran 1.024 en una
celda; los 32.767 caracteres
se muestran en la barra de
fórmula.
Hojas en un libro En función de la memoria
disponible (el número
predeterminado es 3)
Colores en un libro 56
Estilos de celda en un libro 4,000
Vistas (vista: conjunto de valores de visualización En función de la memoria
e impresión a los que se puede dar un nombre y disponible
se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más
de una vista del mismo libro sin guardar copias
diferentes del libro.) con un nombre asignado en
un libro
Formatos de número personalizados En función de la memoria
disponible
Nombres en un libro En función de la memoria
disponible
Ventanas en un libro En función de los recursos
del sistema
Paneles en una ventana 4
Hojas vinculadas En función de la memoria
disponible
Escenarios (escenario: conjunto de valores de En función de la memoria
entrada, al que se ha asignado un nombre, que disponible, un informe de
puede sustituirse en un modelo de hoja de resumen sólo muestra los
cálculo.) primeros 251 escenarios
Celdas cambiantes en un escenario 32
Celdas ajustables en Solver 200
Funciones personalizadas En función de la memoria
disponible
Escala de zoom del 10 % al 400 %
Informes En función de la memoria
disponible
Criterios de ordenación 3 combinados en una única
operación; ilimitado en
operaciones de ordenación
secuenciales
Niveles de deshacer 16
Campos en un formulario 32
Barras de herramientas personalizadas en un libro En función de la memoria
disponible
Botones de las barras de herramientas En función de la memoria
personalizadas disponible

Especificaciones del grupo de trabajo

Función Límite máximo


Usuarios que pueden abrir y compartir 256
simultáneamente un libro compartido (libro
compartido: libro configurado para permitir que
varios usuarios en una red lo vean y realicen
cambios al mismo tiempo. Cada usuario que
guarda el libro ve los cambios realizados por otros
usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior
para modificar un libro compartido.)
Vistas (vista: conjunto de valores de visualización En función de la memoria
e impresión a los que se puede dar un nombre y disponible
se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear
más de una vista del mismo libro sin guardar
copias diferentes del libro.) personales en un libro
compartido
Días que se mantendrá el historial de 32.767 (el valor
cambios (historial de cambios: en un libro predeterminado es 30 días)
compartido, información que se mantiene sobre
los cambios realizados en sesiones de edición
pasadas. La información incluye el nombre de la
persona que realiza cada cambio, cuándo se
realizó el cambio y los datos que han cambiado.)
Libros que pueden combinarse a la vez En función de la memoria
disponible
Celdas que pueden resaltarse en un libro 32,767
compartido
Colores utilizados para identificar los cambios 32 (cada usuario se identifica
realizados por diferentes usuarios si el resaltado mediante un color; los
de cambios está activado cambios realizados por el
usuario actual se resaltarán
en color azul marino)

Especificaciones de cálculos

Función Límite máximo


Precisión numérica 15 dígitos
Número más alto 9,99999999999999E307
que se puede
escribir en una
celda
Número positivo 1,79769313486231E308
más alto permitido
Número negativo 2,2250738585072E-308
más bajo permitido
Número positivo 2,229E-308
más bajo permitido
Número negativo -1E-307
más alto permitido
Longitud del 1.024 caracteres
contenido de una
fórmula
Iteraciones 32,767
Matrices en una En función de la memoria disponible. Además, las matrices
hoja no pueden hacer referencia a columnas enteras. Por
ejemplo, una matriz no puede hacer referencia a toda la
columna C:C o al rango C1:C65536. Sin embargo, una
matriz puede hacer referencia al rango C1:D65535 porque
al rango le falta una fila para llegar al tamaño máximo de la
hoja y no incluye toda la columna C o D.
Rangos 2,048
seleccionados
Argumentos en una 30
función
Niveles anidados 7
de funciones
Número de 329
funciones de hoja
de cálculo
disponibles
Primera fecha 1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la
permitida en un fecha del sistema)
cálculo
Última fecha 31 de diciembre de 9999
permitida en un
cálculo
Período de tiempo 9999:99:99
máximo que puede
escribirse

Especificaciones de los informes de tabla dinámica

Función Límite máximo


Informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: En función de la
informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y memoria
analiza datos, como registros de una base de datos, de disponible
varios orígenes incluidos los externos a Excel.) en una hoja
Elementos en un informe de tabla dinámica 8,000
Campos de fila (campo de fila: campo asignado a una En función de la
orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los memoria
elementos asociados con un campo de fila se muestran como disponible
rótulos de fila.) o columna (campo de columna: campo
asignado a una orientación de columna en un informe de
tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo de
columna se muestran en rótulos de columna.) en un informe
de tabla dinámica
Campos de página (campo de página: campo asignado a una 256 (puede estar
orientación de página en un informe de tabla dinámica o de en función de la
gráfico dinámico. Puede mostrar un resumen de todos los memoria
elementos de un campo de página o un elemento cada vez, disponible)
que filtra los datos para los demás elementos.) en un informe
de tabla dinámica
Campos de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla 256
o base de datos de origen que contiene datos que se
resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico. Un campo de datos suele contener datos
numéricos, como estadísticas o índices de ventas.) en un
informe de tabla dinámica
Fórmulas de elementos calculados (elemento calculado: En función de la
elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico memoria
que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos disponible
calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de
otros elementos del mismo campo del informe de tabla
dinámica o gráfico dinámico.) en un informe de tabla
dinámica

Especificaciones de gráficos

Función Límite máximo


Gráficos vinculados a una hoja En función de la memoria
disponible
Hojas a las que hace referencia un gráfico 255
Series de datos (serie de datos: puntos de datos 255
relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie
de datos de un gráfico tiene una trama o color
exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico.
Puede trazar una o más series de datos en un
gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie
de datos.) en un gráfico
Puntos de datos (puntos de datos: valores 32,000
individuales que se trazan en un gráfico. Los puntos
de datos relacionados constituyen una serie de
datos. Los puntos de datos se representan con
barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras
formas. Estas formas se denominan marcadores de
datos.) en una serie de datos para gráficos 2D
Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 4,000
3D
Puntos de datos en todas las series de un gráfico 256,000
Estilos de línea 8
Grosores de línea 4
Diseños de área (en pantalla) 18
Total de combinaciones de diseños de área y 56,448
colores (pantalla en color)
Combinaciones de diseños y colores (impresora a 56.448 (el número real
color) dependerá de la impresora
utilizada y del software
correspondiente)
Campos de página (campo de página: campo 256 (puede estar en
asignado a una orientación de página en un informe función de la memoria
de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede disponible)
mostrar un resumen de todos los elementos de un
campo de página o un elemento cada vez, que filtra
los datos para los demás elementos.) en un informe
de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico:
gráfico que proporciona análisis de datos interactivo,
como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar
las vistas de los datos, ver niveles de detalle
diferentes o reorganizar el diseño del gráfico
arrastrando campos y mostrando u ocultando
elementos de los mismos.)
Campos de datos (campo de datos: campo de una 256
lista, tabla o base de datos de origen que contiene
datos que se resumen en un informe de tabla
dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos
suele contener datos numéricos, como estadísticas
o índices de ventas.) en un informe de gráfico
dinámico
Fórmulas de elementos calculados en un informe de En función de la memoria
gráfico dinámico disponible

Operadores de cálculo
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Tipos de operadores

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas


como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados
numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)


+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los


siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)


= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o


concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

Operador de Significado (Ejemplo)


texto
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de
texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con


los siguientes operadores.

Operador de Significado (Ejemplo)


referencia
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas


Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de
Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel
que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por
operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según
el orden específico de cada operador de la fórmula.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las


operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una
fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una
fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel
evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia

(un solo espacio)

, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la


fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da
un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará


5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la


fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja
de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la
siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula


ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un
valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja
de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o
complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica
el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores
matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante:
valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y
el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor que
resulte de una expresión no son una constante.).

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una


fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una


potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Funciones en las fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando


valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o
estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la
celda A10.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=),


seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos
de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga


clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos


como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas
sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de
constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o
referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa
una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que
aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) . El argumento que
se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos
pueden ser también constantes (constante: valor que no se calcula y, por tanto,
no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son
constantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una
constante.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la


función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus
argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información.
La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el
cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la
hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el
cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función,
cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada
argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la
fórmula.

Funciones anidadas
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los
argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo
operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es
específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y
compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento,


deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por
ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función
anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso,
Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento
de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la
función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la
función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Referencias en las fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo
e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos
que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de
distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de
una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas
de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de
otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que


se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a
las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan
títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra
de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la
celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice


La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la


hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la
hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!)


preceden a la referencia de rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se


basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a
la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia
relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula,


como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por
ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta


Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una
fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de
columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D

Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en
varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una
referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango
de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo
almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5
de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas
incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir


nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA,
PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN,
MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA,
VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales (fórmula
matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos
de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas
matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o
símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una
expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y
referenciales.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen
una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de
celdas en lugar de una celda que se calcula como una única celda. Si la
celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la
celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).

Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o


eliminan hojas de cálculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian,
insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D.
En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar
las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6


del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos
todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan
agregado.

Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel
eliminará los valores del cálculo.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación


situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del
cálculo sus valores.

Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en


el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de
hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para


que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia L1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las


filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es
útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o
conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las
macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para
Aplicaciones.). En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con
una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de
columna.

Referencia Significado
L[-2]C Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección
de una celda basada en la posición relativa de la celda que
contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se
copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una
referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas
hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos
columnas hacia la derecha.
L2C2 Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula,
dirección exacta de una celda, independientemente de la posición
de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda
absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila en la
segunda columna.
L[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de


referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el
botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas,
Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo
A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1

1. Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en


la ficha General.
2. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de
referencia L1C1.

Nombres en las fórmulas

Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para
hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear
nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar las celdas, los rangos de
celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no se
calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto
"Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor que resulte
de una expresión no son una constante.). Es posible utilizar rótulos en las
fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea
representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas

Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo


de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede
ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30).

Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el


nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera
hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en
cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la
primera hoja de cálculo.

Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores


que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para
representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las
transacciones de ventas.

También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un


nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula
=SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre
VentasProyectadas del libro llamado Ventas.

Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias


absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección
exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que
contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).

Directrices para los nombres

Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra


o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser
letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que
una referencia de celda, como Z$100 o L1C1.

Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten


espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como
separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.

Número de caracteres permitido Un nombre puede contener 255 caracteres


como máximo.

Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres,


no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre.

Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener


letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas
y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y,
se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre
reemplazará al primero.

Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres

Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de
cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer
referencia a datos. Por ejemplo, para calcular el valor total de la columna
Producto, utilice la fórmula =SUMA(Producto).

Utilizar un rótulo
Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la
división Este (es decir, al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3
Este. El espacio que hay en la fórmula "Producto 3" y "Este" es el
operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se
debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos,
comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección. Este operador designa
que Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la
intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo
Producto 3.

Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las


fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando
Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Calcular. En
Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las
fórmulas.

Rótulos apilados Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de


cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a los datos
de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de columna
apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos por debajo
de él), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la
hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo
Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el
valor total de la columna Oeste Previstas.

Orden de los rótulos apilados Si se hace referencia a la información


mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que
aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y
el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales
de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una fórmula. Por ejemplo, para
calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la fórmula
=PROMEDIO(Oeste Real).

Utilizar fechas como rótulos Si se asigna un rótulo a un rango mediante el


cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha
como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre
comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos
que la hoja de cálculo contiene los rótulos 2007 y 2008 y que éstos se han
especificado mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba
la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la fórmula a
=SUMA('2008').

Operadores de cálculo en las fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Tipos de operadores

Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas


como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados
numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado (Ejemplo)


+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los


siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)


= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o


concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

Operador de Significado (Ejemplo)


texto
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de
texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con


los siguientes operadores.
Operador de Significado (Ejemplo)
referencia
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de


Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel
que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual
están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por
operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según
el orden específico de cada operador de la fórmula.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las


operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una
fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una
fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel
evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia

(un solo espacio)

, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la


fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da
un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará


5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la


fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Constantes en las fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008,


el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una
expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una
constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a
celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la
fórmula.

Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando
valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o
estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la
celda A10.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=),


seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos
de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga


clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos
como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas
sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de
constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o
referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa
una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que
aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) . El argumento que
se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos
pueden ser también constantes (constante: valor que no se calcula y, por tanto,
no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son
constantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una
constante.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la


función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus
argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información.
La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas Cuando cree una fórmula que contenga una función, el
cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la
hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el
cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función,
cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada
argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la
fórmula.

Funciones anidadas

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los
argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo
operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es
específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y
compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento,


deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por
ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función
anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso,
Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento
de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la
función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la
función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Funciones anidadas dentro de


funciones
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los
argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo
operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es
específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y
compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento,


deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por
ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función
anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso,
Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo
siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento
de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la
función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la
función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Crear una fórmula


Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja
de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la
siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3
Crear una fórmula sencilla: =128+345

Las siguientes fórmulas contienen operadores (operador: signo o símbolo que


especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay
operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y
constantes (constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por
ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes.
Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.).
Fórmula de ejemplo Acción
=128+345 Suma 128 y 345
=5^2 Halla el cuadrado de 5
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2. Escriba un signo igual (=).
3. Introduzca la fórmula.
4. Presione ENTRAR.

Crear una fórmula que contenga referencias o nombres: =A1+23

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas (referencia relativa: en


una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la
fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma
la forma A1.) y nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice
nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles
de entender, como Ventas!C20:C30.) de otras celdas. La celda que contiene la
fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los
valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si
contiene la fórmula =C2.

Fórmula de ejemplo Acción


=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de
la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o
fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

almacenado en la celda activa.) , escriba = (signo igual).


3. Siga uno de estos procedimientos:

Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas,


una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro.
Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la
selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

Para crear una referencia a un rango con nombre, presione F3,


seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en
Aceptar.

4. Presione ENTRAR.

Crear una fórmula que contenga una función: =PROMEDIO(A1:B4)

Las siguientes fórmulas contienen funciones (función: fórmula ya escrita que


toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores.
Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo,
especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.).
Fórmula de ejemplo Acción
=SUMA(A:A) Suma todos los números de la columna A
=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los números del rango
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función


en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de
la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o
fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

almacenado en la celda activa.) .


3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta
que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por
ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las
categorías del cuadro O seleccionar una categoría.
4. Introduzca los argumentos (argumento: valores que utiliza una función
para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que
utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más
comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,
referencias de celda y nombres.). Para introducir referencias de celdas

como argumento, haga clic en Contraer diálogo para ocultar el


cuadro de diálogo temporalmente. Seleccione las celdas en la hoja de

cálculo y presione Expandir diálogo .


5. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Crear una fórmula con funciones anidadas: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,


SUMA(G2:G5),0)
Las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de
otra. La siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) sólo si el
promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo
contrario, devuelve 0.

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función


en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de
la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o
fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

almacenado en la celda activa.) .


3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta
que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por
ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA), o elegir entre las
categorías del cuadro O seleccionar una categoría.
4. Introduzca los argumentos (argumento: valores que utiliza una función
para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que
utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más
comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,
referencias de celda y nombres.).

Para introducir referencias de celdas como argumento, haga clic en

Contraer diálogo junto al argumento deseado para ocultar el


cuadro de diálogo temporalmente. Seleccione las celdas en la hoja de

cálculo y presione Expandir diálogo .


Para escribir otra función como argumento, introduzca la función en el
cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, puede agregar
SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero.
Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo
Argumentos de función, haga clic en un nombre de función en la barra
de fórmulas. Por ejemplo, si hace clic en SI, aparecerán los argumentos
de la función SI.

Sugerencias

Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en


primer lugar el rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione
CTRL+ENTRAR.
Si está familiarizado con los argumentos (argumento: valores que utiliza una
función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que
utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más
comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de
celda y nombres.) de una función, puede utilizar la información sobre
herramientas de funciones que aparece después de escribir el nombre de la
función y el paréntesis de apertura. Haga clic en el nombre de la función
para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o haga clic en un
nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la
fórmula. Para ocultar la información sobre herramientas de funciones, en el
menú Herramientas haga clic en Opciones y desactive la casilla de
verificación Información sobre herramientas de funciones de la ficha
General.

Mover o copiar una fórmula


Si se mueve una fórmula, no cambiarán las referencias de celda. Cuando se
copia una fórmula, las referencias de celda pueden cambiar en función del tipo
de referencia que se utilice.

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.


2. Compruebe que las referencias de celda utilizadas en la fórmula
producirán el resultado deseado. Cambie al tipo de referencia que
necesite. Para mover una fórmula, utilice una referencia
absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta
de una celda, independientemente de la posición de la celda que
contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma
$A$1.).

¿Cómo?

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.


2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte
superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o
editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula

o el valor constante almacenado en la celda activa.) ,


seleccione la referencia que desee cambiar.
3. Presione F4 para alternar las combinaciones. La columna
"Cambia a" refleja cómo se actualiza un tipo de referencia si la
fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos
hacia la derecha.

Fórmula que se copia

Cambia
Referencia (Descripción)
a
$A$1 (columna absoluta (referencia de celda absoluta: en una $A$1
fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de
la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia
de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y fila absoluta)
A$1 (columna relativa (referencia relativa: en una fórmula, C$1
dirección de una celda basada en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace
referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta
automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) y
fila absoluta)
$A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3
A1 (columna relativa y fila relativa) C3
3. En el menú Edición, elija Copiar.
4. Seleccione la celda en la que desea copiarla.
5. Para copiar la fórmula y el formato, en el menú Edición, haga clic en
Pegar.
6. Para copiar la fórmula solamente, en el menú Edición, haga clic en
Pegado especial y, a continuación, en Fórmulas.

Sugerencias

También puede copiar fórmulas en celdas adyacentes utilizando el


controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado
en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero
del mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una

cruz negra.) . Seleccione la celda que contenga la fórmula y, a


continuación, arrastre el controlador de relleno al rango que desee rellenar.
También puede mover fórmulas arrastrando el borde de la celda
seleccionada a la celda superior izquierda del área de pegado. Se
reemplazarán los datos que pueda haber.

Seleccionar celdas que contengan


fórmulas
1. Siga uno de estos procedimientos:

Seleccione el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas
de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que contenga el
tipo de celdas que desee seleccionar.
Para seleccionar todas las celdas de este tipo en la hoja activa, haga clic
en cualquier celda.
2. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
3. Haga clic en Especial.
4. Haga clic en Fórmulas y, a continuación, active la casilla de verificación
situada junto al tipo de datos que desee seleccionar.

Mostrar todo

Referencias a celdas y rangos


Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo
e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos
que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de
distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de
una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas
de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de
otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que


se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a
las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan
títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra
de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la
celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice


La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la


hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la
hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro


Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!)
preceden a la referencia de rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se


basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a
la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia
relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula,


como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por
ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una
fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de
columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en
varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una
referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango
de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo
almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5
de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas
incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir


nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA,
PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN,
MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA,
VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales.
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un
solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita.

Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o


eliminan hojas de cálculo

En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian,


insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D.
En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar
las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6


del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos
todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan
agregado.

Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel
eliminará los valores del cálculo.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación


situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del
cálculo sus valores.

Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en


el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de
hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para


que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia L1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las


filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es
útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo L1C1,
Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de
fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado
L[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la
misma columna.
L[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos
columnas hacia la derecha.
L2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda
columna.
L[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de


referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el
botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas,
Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo
A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1

1. Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en


la ficha General.
2. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de
referencia L1C1.

Dar nombre a las celdas de más de


una hoja de cálculo
Esto también se denomina referencia 3D (referencia 3-D: referencia a un rango
que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.).

1. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en


Definir.
2. En el cuadro Nombres en el libro, escriba un nombre.
3. Si el cuadro Se refiere a contiene una referencia, seleccione el signo
igual (=), la referencia y presione RETROCESO.
4. En el cuadro Se refiere a, escriba un signo igual (=).
5. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja de cálculo a la que va a
hacerse referencia.
6. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la ficha de la última
hoja de cálculo a la que va a hacerse referencia.
7. Seleccione la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia.

Mostrar todo

Alternar entre referencias relativas,


absolutas y mixtas
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.

2. En la barra de fórmulas , seleccione la referencia que desee


cambiar.
3. Presione F4 para alternar las combinaciones. La columna "Cambia a"
refleja cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la
contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Fórmula que se copia

Referencia (Descripción) Cambia a


$A$1 (columna absoluta y fila absoluta) $A$1
A$1 (columna relativa y fila absoluta) C$1
$A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3
A1 (columna relativa y fila relativa) C3

Fórmulas y constantes matriciales


Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único
resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más
conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento
matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas
matriciales se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se
debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias


cuando no se desea introducir el valor de cada constante en una celda
independiente de la hoja de cálculo.

Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben


escribir como matrices para obtener los resultados correctos.
Utilizar una fórmula matricial

Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula matricial permite simplificar


un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una
sola fórmula matricial.

Por ejemplo, a continuación se calcula el valor total de una matriz de valores de


cotización y acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los
valores individuales de cada cotización.

Fórmula matricial que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula matricial,


ésta multiplica las acciones y el precio correspondiente a cada cotización, y
luego suma los resultados de estos cálculos.

Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo


devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como
argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá
introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de
filas y columnas que los argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una
serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los
valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los
resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Fórmula matricial que genera varios resultados

Al escribir la fórmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3) como fórmula matricial,


generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las
tres cifras de venta y en los tres meses.

Utilizar constantes matriciales

En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que
contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado
constante (constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por
ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes.
Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.).
Igualmente, en una fórmula matricial se puede escribir una referencia a una
matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, también
denominada constante matricial. Las fórmulas matriciales aceptan constantes
del mismo modo que las fórmulas no matriciales, pero las constantes
matriciales deben introducirse con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos


como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma
constante puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo,
{1,3,4;VERDADERO,FALSO,VERDADERO}. Los números de las constantes
matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe
incluirse entre dobles comillas, por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas


ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de
dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje).

Formato de las constantes matriciales

Las constantes matriciales se deben escribir entre llaves ( { } ).

Separe los valores en columnas diferentes mediante comas (,). Por ejemplo,
para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10,20,30,40}. Esta
constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia
a 1 fila por 4 columnas.

Separe los valores en filas diferentes mediante signos de punto y coma (;). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores
50, 60, 70 y 80 de la fila inmediatamente inferior, se escribiría una constante
matricial de 2 por 4: {10,20,30,40;50,60,70,80}.

Crear una fórmula matricial


Cuando se introduce una fórmula matricial (fórmula matricial: fórmula que lleva
a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único
resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves
{ } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.), Microsoft Excel
inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}).

Calcular un único resultado

Puede utilizar una fórmula matricial para realizar varios cálculos que generen
un único resultado. Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo
de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula
matricial.

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula matricial.


2. Escriba la fórmula matricial.
Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de precios
de cotización y acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y
mostrar los valores individuales de cada cotización.

Fórmula matricial que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula


matricial, multiplica las acciones y el precio correspondiente a cada
cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos.

3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Calcular varios resultados

Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o


requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios
resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango
de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos
matriciales.

1. Seleccione el rango de celdas en que desee introducir la fórmula


matricial.
2. Escriba la fórmula matricial.

Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (columna B) para


una serie de tres meses (columna A), la función TENDENCIA
determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para
mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en
la columna C (C1:C3).

Fórmula matricial que genera varios resultados

Al introducir la fórmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3) como fórmula


matricial, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962)
basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.

3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Ejemplos de fórmulas usadas


normalmente
Fórmulas condicionales comunes

Comprobar si un número es mayor o menor que otro

Crear fórmulas condicionales utilizando la función SI

Mostrar u ocultar los valores cero

Buscar valores en una lista

Fórmulas de fecha y hora comunes

Agregar fechas

Agregar horas

Calcular la diferencia entre dos fechas

Calcular la diferencia entre dos horas

Convertir horas

Contar los días antes de una fecha

Insertar fechas julianas

Insertar la fecha y la hora actuales en una celda

Mostrar fechas como el día de la semana

Fórmulas financieras comunes

Calcular un saldo acumulativo

Crear una tabla de multiplicación

Operaciones matemáticas comunes

Agregar números

Calcular el promedio de números

Calcular la diferencia entre dos números como un porcentaje

Calcular la mediana de un grupo de números

Calcular el número mayor o menor de un rango

Convertir medidas
Contar celdas que contengan números

Contar números mayores o menores que un número

Dividir números

Ocultar los valores de error de una celda

Incrementar o reducir un número en un porcentaje

Multiplicar números

Elevar un número a una potencia

Redondear un número

Restar números

Operaciones con texto comunes

Cambiar de mayúsculas a minúsculas o viceversa

Comprobar si una celda contiene texto

Combinar nombres y apellidos

Combinar texto y números

Combinar texto con fechas u horas

Comparar el contenido de las celdas

Contar celdas que no están en blanco

Quitar caracteres del texto

Quitar espacios del principio y del final de una celda

Repetir un carácter en una celda

Contar entradas únicas en una lista

Contar las entradas únicas en una lista


El método apropiado para esta tarea depende del resultado que desee ver.

Contar el número de veces que aparece un valor en un rango de celdas

Utilice la función CONTAR.SI para realizar esta tarea.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en


blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
Vendedor Factura
Buchanan 15.000
1
Buchanan 9.000
2
Suyama 8.000
3
Suyama 20.000
4
Buchanan 5.000
5
Dodsworth 22.500
6
Fórmula Descripción (Resultado)
7
=CONTAR.SI (A2:A7,"Buchanan") Número de facturas de Buchanan (3)
=CONTAR.SI(A2:A7,A4) Número de facturas de Suyama (2)
Detalles de la función
CONTAR.SI

Contar el número de veces que aparece más de una condición

Utilice las funciones SI y SUMAR para realizar esta tarea.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en


blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
1 Vendedor Factura
2 Buchanan 15.000
3 Buchanan 9.000
4 Suyama 8.000
5 Suyama 20.000
6 Buchanan 5.000
7 Dodsworth 22.500
Descripción
Fórmula
(Resultado)
=SUMAR(SI((A2:A7="Buchanan")+(A2:A7="Dodsworth"),1,0)) Número de
facturas de
Buchanan o
Dodsworth
(4)
=SUMAR(SI((B2:B7<9000)*(B2:B7>10),1,0)) Número de
facturas con
valores
inferiores a
9000 o
superiores a
19000 (3)
=SUMAR(SI(A2:A7="Buchanan",SI(B2:B7<9000,1,0))) Número de
facturas de
Buchanan
con un valor
inferior a
9.000. (1)

Nota Las fórmulas de este ejemplo deben escribirse como fórmulas


matriciales (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o
más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados.
Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican
presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.). Seleccione cada celda que contenga
una fórmula, presione F2 y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Detalles de la función
SUMA

SI

Contar el número de veces que aparecen entradas únicas

1. Seleccione la columna que contiene la lista.

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos


dinámicos.
3. Haga clic en Finalizar.
4. Arrastre el rótulo de columna desde Lista de campos de tabla dinámica
hasta Coloque campos de fila aquí.
5. Arrastre el mismo rótulo de columna desde Lista de campos de tabla
dinámica hasta Coloque datos aquí.

Nota Si la lista contiene números, el informe de tabla dinámica calcula el total


de las entradas en lugar de contarlas. Para cambiar de la función de resumen
Sumar a la función de resumen Contar, en la barra de herramientas (barra de
herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo
Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en
Personalizar). Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Tabla dinámica, haga clic

en Configuración de campo , en el cuadro Resumir por y, finalmente, en


Contar.

Contar el número de valores únicos

Por ejemplo, si una columna contiene 1,2,2,2 el resultado es de 2 valores


únicos en la columna.

1. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.


2. En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haga clic en Copiar a otro
lugar.
3. En el cuadro Rango de la lista, elimine la información contenida en el
cuadro o haga clic en éste y, a continuación, haga clic en la columna
cuyas entradas únicas desee contar.
4. Si tiene un rótulo de columna, en el cuadro Rango de criterios, elimine
la información contenida en el cuadro o haga clic en éste y, a
continuación, haga clic en el rótulo de la columna de datos.
5. En el cuadro Copiar a, elimine la información contenida en el cuadro o
haga clic en éste y, a continuación, haga clic en una columna en blanco
donde desee copiar los valores únicos.
6. Active la casilla de verificación Sólo registros únicos y haga clic en
Aceptar.
7. Seleccione la celda en blanco debajo de la última celda de la lista.

8. Haga clic en la flecha situada junto a Autosuma en la barra de


herramientas Estándar y, a continuación, haga clic en Contar.
9. Presione Entrar.

Crear fórmulas condicionales utilizando


la función SI
Para un resultado que es un valor lógico (VERDADERO o FALSO)

Utilice las funciones Y, O y NO y los operadores (operador: signo o símbolo que


especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay
operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) para realizar
esta tarea.
Ejemplo de hoja de cálculo
El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Datos
15
1 9
2 8
3 Fórmula Descripción (Resultado)
4 =Y(A2>A3, A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 y menor que 8? (FALSO)
=O(A2>A3, A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 o menor que 8? (VERDADERO)
=NO(A2+A3=24) 15 más 9 no es igual que 24 (FALSO)

Detalles de la función
Y

NO

Para obtener un resultado que es otro cálculo o cualquier otro valor distinto
de VERDADERO o FALSO
Utilice las funciones SI, Y y O para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Datos
15
9
1 8
2 Fórmula Descripción (Resultado)
3 =SI(A2=15, "Correcto", Si el valor de la celda A2 es igual a 15,
"Incorrecto") devuelve "Correcto". (Correcto)
4
=SI(Y(A2>A3, A2<A4), Si 15 es mayor que 9 y menor que 8,
"Correcto", "Incorrecto") devuelve "Correcto". (Incorrecto)
=SI(O(A2>A3, A2<A4), Si 15 es mayor que 9 o menor que 8,
"Correcto", "Incorrecto") devuelve "Correcto". (Correcto)

La función SI utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula con la función SI


prueba_lógica: la condición que se desea comprobar

valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la condición se cumple

valor_si_falso: valor que se devolverá si la condición no se cumple

Detalles de la función
Y

SI

Agregar fechas
Agregar un número de días a una fecha

Utilice el operador de adición (+) para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
Fecha Días que se desea agregar
09.06.07 3
1 =HOY() 5
2 10.12.08 54
3 Fórmula Descripción (Resultado)
4 =A2+B2 Agrega 3 días a 09.06.07 (12.06.07)
=A3+B3 Agrega 5 días al día actual (varía)
=A4+B4 Agrega 54 días a 10/12/2008 (2/2/2009)

Agregar un número de meses a una fecha

Utilice las funciones FECHA, AÑO, MES y DIA para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


Este ejemplo se puede copiar a una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
1 Fecha Meses que se desea agregar
2 09.06.07 3
02.09.07 5
10.12.08 25
Fórmula Descripción (Resultado)
3 =FECHA(AÑO(A2),MES(A2)+B2,DIA(A2)) Agrega 3 meses a 09.06.07
(09.09.07)
4
=FECHA(AÑO(A3),MES(A3)+B3,DIA(A3)) Agrega 5 meses a 02.09.07
(02.02.08)
=FECHA(AÑO(A4),MES(A4)+B4,DIA(A4)) Agrega 25 meses a
10/12/2008 (10/1/2011)

Detalles de la función
FECHA

AÑO

MES

DIA

Agregar un número de años a una fecha

Utilice las funciones FECHA, AÑO, MES y DIA para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
Fecha Años que se desea agregar
09.06.07 3
02.09.07 5
1 10.12.08 25
2 Fórmula Descripción (Resultado)
3 =FECHA(AÑO(A2)+B2,MES(A2),DIA(A2)) Agrega 3 años a 09.06.07
(09.06.10)
4
=FECHA(AÑO(A3)+B3,MES(A3),DIA(A3)) Agrega 5 años a 02.09.07
(02.09.12)
=FECHA(AÑO(A4)+B4,MES(A4),DIA(A4)) Agrega 25 años a 10/12/2008
(10/12/2033)

Detalles de la función
FECHA

AÑO

MES

DIA

Agregar una combinación de días, meses y años a una fecha

Utilice las funciones FECHA, AÑO, MES y DIA para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Fecha
09.06.07
Fórmula Descripción (Resultado)
1 =FECHA(AÑO(A2)+3,MES(A2)+1,DIA(A2)+5) Agrega 3 años, 1 mes y 5
2 días a 9/6/2007
(14/7/2010)
=FECHA(AÑO(A2)+1,MES(A2)+7,DIA(A2)+5) Agrega 1 año, 7 meses y 5
días a 9/6/2007
(14/1/2009)

La fórmula anterior tiene los siguientes argumentos.

Fórmula para agregar fechas

fecha_inicial: fecha o referencia a una celda que contiene una fecha

años_agregados: número de años que se desea agregar

meses_agregados: número de meses que se desea agregar

días_agregados: número de días que se desea agregar

Detalles de la función
FECHA

AÑO

MES

DIA
Agregar horas
Para horas escritas en el formato de hora estándar (horas : minutos :
segundos)

Para que este método funcione, las horas no deben ser mayores que 24, los
minutos no deben ser mayores que 60 y los segundos no deben superar la cifra
de 60.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
1 Horas de trabajo
2 01:35:00 a.m.
3 08:30:00 a.m.
4 03:00:00 a.m.
5 04:15:00 a.m.
6 08:00:00 a.m.
Fórmula Descripción (Resultado)
=SUMA(A2:A5) Horas totales de trabajo cuando el total es menor que
un día (17:20)
=SUMA(A2:A6)*24 Horas totales de trabajo cuando el total es mayor que
un día (25,33333)

Notas

Para ver la segunda fórmula como un número, seleccione la celda y haga


clic en Celdas en el menú Formato. Haga clic en la ficha Número y, a
continuación, en General en el cuadro Categoría.
Si la hora que se va a agregar contiene segundos, aplique a la celda un
formato que muestre segundos. Seleccione la celda y haga clic en Celdas
en el menú Formato. Haga clic en la ficha Número y, a continuación, haga
clic en Hora en la lista Categoría.

Detalles de la función
SUMA

Para horas introducidas como número en una sola unidad de tiempo

Utilice la función HORA para manipular una parte de una hora, como la hora o
los minutos, en una fórmula.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.
A B C
Hora Descripción Cantidad
10:35:00 a.m. Horas 2
10:35:00 a.m. Minutos 10
1 10:35:00 a.m. Segundos 30
2 Fórmula Descripción (Resultado)
3 =A2+HORA(C2,0,0) Agrega 2 horas a la hora anterior
(12:35:00 p.m.)
4
=A3+HORA(0,C3,0) Agrega 10 minutos a la hora anterior
(10:45:00 a.m.)
=A4+HORA(0,0,C4) Agrega 30 segundos a la hora anterior
(10:35:30 a.m.)

Detalles de las funciones

HORA

Calcular la diferencia entre dos fechas


Calcular el número de días entre dos fechas

Utilice el operador de sustracción (-) o la función DIAS.LAB para realizar esta


tarea.

Si no está disponible esta función, instale y cargue el programa de


complementos Herramientas para análisis.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Complementos.


2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro
Herramientas para análisis y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.
¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Fecha
08.06.07
1
20.06.07
2
Fórmula Descripción
3
=A3-A2 Días entre las dos fechas (12)
=DIAS.LAB(A2;A3) Días laborables entre las dos fechas (9)

Nota Para ver las fechas como números, seleccione la celda y haga clic en
Celdas en el menú Formato. Nota Para ver las fechas como números,
seleccione la celda y haga clic en Celdas en el menú Formato.

Detalles de la función
DIAS.LAB

Calcular el número de meses entre dos fechas

Utilice las funciones MES y AÑO para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Fecha
09.06.07
1 02.09.07
2 10.12.08
3 Fórmula Descripción (Resultado)
4 =MES(A3)-MES(A2) Meses transcurridos entre dos fechas
del mismo año (3)
=(AÑO(A4)- Meses transcurridos entre dos fechas
AÑO(A3))*12+MES(A4)-MES(A3) separadas más de un año (15)

Nota Para ver las fechas como números, seleccione la celda y haga clic en
Celdas en el menú Formato. Haga clic en la ficha Número y, a continuación,
haga clic en Número del cuadro Categoría.

Detalles de la función
MES

AÑO

Calcular el número de años entre dos fechas

Utilice la función AÑO para esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.
¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Fecha
1 09.06.07
2 04.06.10
3 Fórmula Descripción (Resultado)
=AÑO(A3)-AÑO(A2) Años transcurridos entre dos fechas (3)

Notas

Para ver las fechas como números, seleccione la celda y haga clic en
Celdas en el menú Formato. Haga clic en la ficha Número y, a
continuación, haga clic en Número del cuadro Categoría.
No puede restar una fecha posterior a otra fecha, ya que aparecería el error
#### en la celda.

Detalles de la función
AÑO

Calcular la diferencia entre dos horas


Para presentar el resultado en el formato de hora estándar (horas :
minutos : segundos)
Utilice el operador de sustracción (-) para hallar la diferencia entre horas y la
función TEXTO para dar formato a las horas.

Las horas nunca podrán ser mayores que 24, los minutos no deben ser
mayores que 60 y los segundos no deben superar la cifra de 60.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
Hora de inicio Hora de finalización
9/6/2007 10:35 a.m. 09.06.07 3:30 p.m.
Fórmula Descripción (Resultado)
1
=TEXTO(B2-A2,"h") Horas entre dos horas (4)
2
=TEXTO(B2-A2,"h:mm") Horas y minutos entre dos horas (4:55)
=TEXTO(B2- Horas, minutos y segundos entre dos horas
A2,"h:mm:ss") (4:55:00)

Nota También puede aplicar el formato de fecha y hora sin utilizar la función
TEXTO para especificar el formato. Sin embargo, si utiliza al mismo tiempo un
formato aplicado con la función TEXTO y un formato de número, la función
TEXTO prevalecerá.
Detalles de la función
TEXTO

Para presentar el resultado en un total basado en una unidad de tiempo


(120 minutos)

Utilice la función ENTERO, o bien las funciones HORA, MINUTO y SEGUNDO


para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
1 Hora de inicio Hora de finalización
2 9/6/2007 10:35 a.m. 10/6/2007 3:30 p.m.
Fórmula Descripción (Resultado)
=ENTERO((B2- Horas totales entre dos horas (28)
A2)*24)
=(B2-A2)*1440 Minutos totales entre dos horas (1735)
=(B2-A2)*86400 Segundos totales entre dos horas (104100)
Horas entre dos horas, cuando la diferencia no es
=HORA(B2-A2)
mayor que 24. (4)
=MINUTO(B2-A2) Minutos entre dos horas, cuando la diferencia no es
mayor que 60. (55)
Segundos entre dos horas, cuando la diferencia no
=SEGUNDO(B2-A2)
es mayor que 60. (0)

Detalles de la función
ENTERO

HORA

MINUTO

SEGUNDO

Insertar la fecha y la hora actuales en


una celda
Insertar una fecha u hora estáticas

Fecha actual Seleccione una celda y presione CTRL+

Hora actual Seleccione una celda y presione CTRL+MAYÚS+

Fecha y hora actuales Seleccione una celda y presione CTRL+; a


continuación ESPACIO y, por último, CTRL+MAYÚS+.

Insertar una fecha u hora cuyo valor se actualice

Utilice las funciones HOY y AHORA para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
1 Fórmula Descripción (Resultado)
2 =HOY() Fecha actual (varía)
3 =AHORA() Fecha y hora actuales (varían)

Nota Las funciones AHORA() y HOY() cambian sólo cuando se calcula la hoja
de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contenga la función. No se
actualizan constantemente. La fecha y la hora utilizadas se toman del reloj del
equipo.

Detalles de la función
HOY

AHORA

Mostrar fechas como el día de la


semana
Si desea ordenar las celdas por fecha, aplíqueles el formato para mostrar el día
de la semana. Si desea ordenar o filtrar por día de la semana
independientemente de la fecha, convierta las fechas al texto del día de la
semana.

Dar formato a las celdas para mostrar la fecha como día de la semana

1. Seleccione las celdas que contengan fechas que desea mostrar como
día de la semana.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha
Número.
3. En Categoría, haga clic en Personalizada y en el cuadro Tipo escriba
dddd para mostrar el día de la semana completo (lunes, martes, etc.) o
ddd para mostrar abreviaturas (lun, mar, mié, etc.).

Convertir las fechas al texto del día de la semana

Utilice las funciones TEXTO y DIASEM para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
Fecha
19.02.07
1 03.01.08
2 Fórmula Descripción (Resultado)
3 =TEXTO(DIASEM(A2), Calcula el día de la semana para la fecha y
"dddd") devuelve el nombre completo del día (lunes)
=TEXTO(DIASEM(A3), Calcula el día de la semana para la fecha y
"ddd") devuelve el nombre abreviado del día (jue)

Detalles de la función
DIASEM
TEXTO

Mostrar todo

Calcular la mediana de un grupo de


números
Utilice la función MEDIANA para realizar esta tarea. La mediana es el valor
central de un rango de números ordenado.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A
1 Datos
2 10
3 7
4 9
5 27
6 0
7 4
Fórmula Descripción (Resultado)
=MEDIANA(A2:A7) Mediana de todos los números de la lista anterior (8)

Detalles de la función
MEDIANA

Buscar valores en una lista


Crear una fórmula de búsqueda utilizando el Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas crea la fórmula de búsqueda basándose en una


lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) de la hoja de cálculo que tiene rótulos de filas y columnas. El
Asistente para búsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando
conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para búsquedas
utiliza INDICE y COINCIDIR en las fórmulas que crea.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Complementos, active la casilla


Asistente para búsquedas y haga clic en Aceptar.
2. Haga clic en una celda de la lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo
con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos
de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes.
La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.).
3. En el menú Herramientas, elija Ayudante y, a continuación, haga clic
en Buscar.
4. Siga las instrucciones del Asistente.

Buscar valores comparándolos con los de la primera columna

Utilice la función BUSCARV para realizar esta tarea.

Importante Este método sólo funciona si los valores de la primera fila o la


columna están ordenados de forma ascendente.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado.

A B
Frec Color
4,14 rojo
1 4,19 anaranjado
2 5,17 amarillo
3 5,77 verde
4 6,39 azul
5 Fórmula Descripción (Resultado)
6 =BUSCARV(5,77, Busca 5,77 en la columna A y devuelve el valor de
A1:B6, 2) la columna B que se encuentra en la misma fila
(verde)

Detalles de la función
BUSCARV

Buscar valores comparándolos con los de la primera fila

Utilice la función BUSCARH para realizar esta tarea.

Importante Este método sólo funciona si los valores de la primera fila o la


columna están ordenados de forma ascendente.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.
¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B C
Estado Ejes Pernos
En existencias 4 9
1 En el pedido 5 10
2 Pedido auxiliar 6 11
3 Fórmula Descripción (Resultado)
4 =BUSCARH("Pernos", Busca Pernos en la fila 1, y devuelve
A1:C4, 3) el valor de la fila 3 que está en la
misma columna (10)

Detalles de la función
BUSCARH

Buscar valores en un rango sin ordenar

Utilice las funciones INDICE y COINCIDIR para realizar esta tarea.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
Producto Cantidad
Bananas 38
Naranjas 25
1 Manzanas 41
2 Peras 40
3 Descripción
Fórmula
4 (Resultado)
5 =INDICE(A2:B5,COINCIDIR("Peras",A2:A5,0),2) Busca Peras en la
columna A y devuelve el
valor correspondiente a
Peras en la columna B
(40).

La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula para buscar un valor en una lista sin ordenar (función INDICE)

A2:B5: Lista completa en la que se buscan los valores

COINCIDIR("Peras",A2:A5,0): La función COINCIDIR determina el


número de fila

"Peras": Valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.


A2:A5: Columna en la que buscará la función COINCIDIR.

2: The column from which to return the value. La columna situada más a la
izquierda es 1.

Detalles de la función
INDICE

COINCIDIR

Buscar valores en un rango de tamaño desconocido sin ordenar

Utilice las funciones DESREF y COINCIDIR para realizar esta tarea.

Utilice este proceso cuando los datos estén en un rango de datos externos que
se actualiza diariamente. Sabe que el precio está en la columna B, pero no
sabe cuántas filas de datos devolverá el servidor, y la primera columna no está
ordenada alfabéticamente.

Ejemplo de hoja de cálculo


El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en
blanco.

¿Cómo?

1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.


2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven
los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú
Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic
en Modo de auditoría de fórmulas.

A B
1 Producto Cantidad
Bananas 38
Naranjas 25
2 Manzanas 41
3 Peras 40
4 Fórmula Descripción (Resultado)
5 =DESREF(A1,COINCIDIR("Peras",A2:A5, Busca Peras en la columna A
0),1) y devuelve el valor
correspondiente a Peras en la
columna B (40).

La fórmula utiliza los siguientes argumentos.

A1: Celda superior de la lista, también denominada celda inicial.

COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): La función COINCIDIR determina el


número de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de
búsqueda.

"Peras": Valor que hay que buscar en la columna de búsqueda.

A2:A5: Columna en la que buscará la función COINCIDIR. No incluya la


celda inicial en este rango. Asegúrese de que el rango permita expandir la lista.

1: Número de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar


el valor de búsqueda.

Detalles de la función
COINCIDIR

DESREF

Proyectar valores
Se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal
sencilla o a un crecimiento exponencial utilizando el controlador de
relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina
superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse (ratón)
sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.). Para
completar datos complejos que no sean lineales, debe utilizar las funciones de
hoja de cálculo que se enumeran a continuación, o bien utilizar la herramienta
de análisis de regresión (análisis de regresión: forma de análisis estadístico
utilizada para pronósticos. El análisis de regresión calcula la relación entre
variables, de modo que puede predecirse una variable a partir de otra (u otras
variables).), incluida en el complemento (complemento: programa
suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft
Office.) Herramientas para análisis.

Rellenar valores automáticamente

Rellenar una serie para una tendencia lineal de ajuste

1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores iniciales de


la tendencia.

Si desea aumentar la precisión de la serie de tendencia, seleccione


valores iniciales adicionales.

2. Arrastre el controlador de relleno en la dirección que desea rellenar con


valores superiores o inferiores.

Por ejemplo, si los valores iniciales seleccionados en las celdas C1:E1


son 3, 5 y 8, arrastre el controlador de relleno hacia la derecha para
rellenar con valores superiores o hacia la izquierda para rellenar con
valores inferiores.

Sugerencia

Para controlar manualmente la creación de la serie o utilizar el teclado para


rellenar una serie, utilice el comando Serie.

Rellenar una serie para una tendencia geométrica

1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores iniciales de


la tendencia.

Si desea aumentar la precisión de la serie de tendencia, seleccione


valores iniciales adicionales.

2. Presione el botón secundario del mouse (ratón) y arrastre el controlador


de relleno en la dirección que desea rellenar con valores superiores o
inferiores.
Por ejemplo, si los valores iniciales seleccionados en las celdas C1:E1
son 3, 5 y 8, arrastre el controlador de relleno hacia la derecha para
rellenar con valores superiores o hacia la izquierda para rellenar con
valores inferiores.

3. Suelte el botón del mouse y haga clic en Tendencia geométrica en el


menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de
comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un
menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

Sugerencia

Para controlar manualmente la creación de la serie o utilizar el teclado para


rellenar una serie, utilice el comando Serie.

Rellenar valores manualmente

Crear tendencias lineales y geométricas con el comando Series

1. Seleccione la celda donde desee iniciar la serie. La celda debe contener


el primer valor de la serie.

Cuando utiliza el comando Series, la serie resultante sustituye a los


valores seleccionados originales. Si desea guardar los valores
originales, cópielos en otra fila o columna y, a continuación, cree la serie
seleccionando los valores copiados.

2. En el menú Edición, elija Rellenar y, a continuación, haga clic en


Series.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Para rellenar la serie en sentido vertical, haga clic en Columnas.

Para rellenar la serie en sentido horizontal, haga clic en Filas.

4. En el cuadro Incremento, escriba el valor con el que desee incrementar


la serie.
Tipo de
Resultado de incremento
serie
lineal El incremento se agrega al primer valor inicial y, a continuación, a
cada valor posterior.
geométrica El primer valor inicial se multiplica por el incremento. El producto
resultante y cada producto posterior se multiplican, a su vez, por
el incremento.
5. En Tipo, haga clic en Lineal o Geométrica.
6. En el cuadro Límite, escriba el valor en el que desee acabar la serie.
Nota Si hay más de un valor inicial en la serie y desea que Microsoft Excel
genere la tendencia, seleccione el cuadro Tendencia.

Calcular tendencias agregando una línea de tendencia a un gráfico

Puede crear una línea de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica


de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para
representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las
líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo
que se denomina también análisis de regresión.) en un gráfico sin crear los
datos para dicha línea.

¿Cómo?

1. Haga clic en la serie de datos (serie de datos: puntos de datos


relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un
gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda
del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los
gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) en la que desea
agregar la línea de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica
de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente
para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de
meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas
de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión.) o la
media móvil (media móvil: secuencia de medias calculadas a partir de
porciones de una serie de datos. En un gráfico, una media móvil suaviza
las fluctuaciones en los datos, mostrando así con más claridad la trama
o tendencia.).
2. En el menú Gráfico, haga clic en la opción Agregar línea de tendencia.
3. En la ficha Tipo, haga clic en el tipo de línea de tendencia de regresión o
en la media móvil que desee.

Si se selecciona Polinomial, introduzca en el cuadro Orden el valor


potencial más alto de la variable independiente.

Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el


número de períodos que va a utilizarse para calcular la media móvil.

Notas

El cuadro A partir de las series muestra todas las series de datos en el


gráfico que permiten líneas de tendencia. Para agregar una línea de
tendencia a otra serie, haga clic en el nombre correspondiente en el cuadro
y seleccione las opciones que desee.
Si se agrega una media móvil a un gráfico XY (Dispersión), la media móvil
se basará en el orden de los valores X trazados en el gráfico. Para obtener
el resultado deseado, puede ser necesario ordenar los valores X antes de
agregar una media móvil.
Proyectar valores con una función de hoja de cálculo

Puede utilizar las siguientes funciones para proyectar valores.

Función Descripción
PRONOSTICO Proyecta valores
TENDENCIA Proyecta valores que se ajustan a una línea de
tendencia recta
CRECIMIENTO Proyecta valores que se ajustan a una curva
exponencial
ESTIMACION.LINEAL Calcula una línea recta a partir de los datos
existentes
ESTIMACION.LOGARITMICA Calcula una curva exponencial a partir de los
datos existentes

Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas


para análisis

Cuando tenga que realizar análisis de regresión más complicados (como


calcular y trazar residuos) , puede utilizar la herramienta de análisis de
regresión del complemento Herramienta para análisis.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Análisis de datos.

Si Análisis de datos no está disponible, debe cargar las Herramientas


de análisis.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Complementos.


2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro
Herramientas para análisis y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de


instalación.
2. En el cuadro de diálogo Análisis de datos, haga clic en la herramienta
de análisis que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo de la herramienta seleccionada, configure las
opciones de análisis deseadas.

Puede utilizar el botón Ayuda del cuadro de diálogo para obtener más
información sobre las opciones.
Establecer un vínculo con otro libro o
programa
Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia
externa. También es posible establecer un vínculo con otro programa. A veces
los vínculos de este tipo se denominan referencias remotas. Puesto que los
datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos
del primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos.

Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos

La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar


grandes modelos de hoja de cálculo en el mismo libro.

Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios


o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De
este modo, al cambiar los libros de origen, no será necesario cambiar
manualmente el libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos
los datos en uno o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de
informe que sólo contenga los vínculos a los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo
complicado en una serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el
modelo sin necesidad de abrir todas las hojas relacionadas con él. Los
libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no necesitan mucha
memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con más rapidez.

El aspecto de un vínculo a otro libro

Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que
dependen de que el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula , se
encuentre abierto o cerrado.

Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro
entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de
exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la
siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

Vínculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso.


Vínculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)

Nota Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene


caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o la ruta de acceso)
entre comillas sencillas.

Las fórmulas vinculadas con un nombre (nombre: palabra o cadena de


caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor
constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a
rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) definido en otro libro
utilizan el nombre del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre.
Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas del rango Ventas del libro
Presupuesto.xls.

Vínculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)

La diferencia entre vincular e incrustar otros programas en Excel

Cuando se copia información entre Microsoft Excel u otro programa que admita
la vinculación e incrustación de objetos (OLE) (OLE: tecnología de integración
de programas que se puede utilizar para compartir información entre
programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que puede
compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.) como, por
ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la información como un objeto
vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se
inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos
archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se
actualice el archivo de origen) o como un objeto incrustado (objeto incrustado:
información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un
archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo
de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el
archivo de destino.).

Objeto incrustado: ninguna conexión con el archivo de origen.

Objeto vinculado: vinculado al archivo de origen.

Archivo de origen: actualiza el objeto vinculado.


Cuándo utilizar objetos vinculados Si desea que la información del archivo
de destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o
incrustado. El archivo de origen contiene la información utilizada para crear el
objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de destino, no se
actualiza en el archivo de origen.) se actualice cuando se modifican los datos
del archivo de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información
que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se
actualiza la información en el archivo de origen, también es posible actualizar el
objeto vinculado en el archivo de destino.), emplee objetos vinculados.

En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el


archivo de origen. El archivo de destino mostrará una representación de la
información vinculada pero se almacenará únicamente la ubicación de los
datos originales (y el tamaño, si se trata de un objeto gráfico de Excel). El
archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se
mantenga el vínculo con los datos originales.

Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará


automáticamente. Por ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro
de Excel y, a continuación, se pegan como un objeto vinculado en un
documento Word, cuando se realicen cambios en el libro, la información se
actualizará en Word.

Cuándo utilizar objetos incrustados Si no desea actualizar los datos


copiados cuando cambien en el archivo de origen, utilice un objeto incrustado.
La versión del origen está completamente incrustada en el libro.

Si el archivo se abre en otro equipo, podrá ver el objeto incrustado sin obtener
acceso a los datos originales. Como el objeto incrustado no tiene vínculos con
el archivo de origen, si se cambian los datos originales, el archivo de destino no
cambiará. Si desea modificar un objeto incrustado, haga doble clic en el objeto
para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. Este (o cualquier otro
programa capaz de modificar el objeto) deberá estar instalado en el equipo. Si
se copia información como un objeto incrustado, el archivo de destino
necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.

Controlar cómo se actualizan los vínculos

Un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de


origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre
los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino
cuando se actualice el archivo de origen) se actualiza automáticamente cada
vez que se abre el archivo de destino (archivo de destino: archivo donde se
inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la
información utilizada para crear el objeto. Cuando se cambia la información de
un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.) o cada vez que
cambia el archivo de origen (archivo de origen: el archivo que contiene
información que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado.
Cuando se actualiza la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.) mientras se abre el
archivo de destino. Al abrir el libro, aparece un mensaje de inicio preguntando
si desea actualizar los vínculos. Éste es el método principal para actualizar los
vínculos, aunque también es posible hacerlo de forma manual. También puede
controlar la respuesta al mensaje o si éste debe aparecer o no.

Si utiliza una fórmula para vincular datos de otros programas, estos datos se
actualizan automáticamente en Microsoft Excel cada vez que se cambian en el
otro programa.

Vínculos que utilizan el intercambio dinámico de datos (DDE)

También es posible crear un vínculo mediante el intercambio dinámico de datos


(DDE) (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para
intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.) si lo
admite el programa con el que establece el vínculo. Para determinar si el
programa permite el intercambio dinámico de datos o para conocer el nombre
del DDE y la información sobre este tema del programa, póngase en contacto
con el proveedor del programa. Para obtener más información sobre el DDE,
consulte la guía Kit de recursos de Microsoft Office XP.

Cómo obtener el Kit de recursos de Microsoft Office XP

Microsoft Office XP Resource Kit es la guía definitiva de instalación,


configuración y servicio de soporte de Microsoft Office para su organización.
Diseñada para administradores de sistemas, consultores y usuarios avanzados,
esta guía ofrece una cobertura completa si está utilizando Microsoft Office en
Microsoft Windows 98, Windows 2000 o Macintosh.

Puede adquirir Microsoft Office XP Resource Kit en cualquier lugar en el que se


vendan libros especializados para PC o directamente de Microsoft Press, o en
línea en el sitio Web de Microsoft Office Resource Kit.

Si desea buscar el lugar más cercano para adquirir productos de Microsoft


Press, visite el sitio Web de Microsoft Press o póngase en contacto con el
distribuidor local de Microsoft.

Nota Los hipervínculos de este tema abren una página Web. Puede volver a
la Ayuda en cualquier momento.

Crear un vínculo a otra celda, libro o


programa
Crear un vínculo entre celdas de la misma hoja de cálculo o del mismo
libro

1. Haga clic en la celda que contiene los datos a los que desee vincular y, a

continuación, haga clic en Copiar en la barra de


herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Estándar.
2. Haga clic en la celda desde la que desee vincular y, a continuación,

haga clic en Pegar .

3. Haga clic en Opciones de pegado y después en Vincular celdas.

Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes

1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de


destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado
o incrustado. El archivo de origen contiene la información utilizada para
crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de
destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro que contenga
los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro
de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se
ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se
actualiza la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.)).

2. En el libro de destino, haga clic en Guardar .


3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el
vínculo.
4. Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).

Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el


operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo
que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores
matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) o función que debe
preceder al vínculo.

5. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a


continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que
desee establecer el vínculo.
6. Seleccione las celdas que desee vincular.
7. Complete la fórmula. Una vez introducida la fórmula, presione ENTRAR.
Vincular o incrustar contenido de otros programas utilizando OLE (vínculo
e incrustación de objetos)

OLE (vínculo e incrustación de objetos) es compatible con numerosos


programas y permite que el contenido creado en un programa esté disponible
en otro. Por ejemplo, es posible insertar un documento de Microsoft Word en
Microsoft Excel. Para ver los tipos de contenidos que puede insertar, haga clic
en Objeto en el menú Insertar. En el cuadro Tipo de objeto, solamente
aparecerán los programas que estén instalados en el equipo y que admitan
objetos OLE (OLE: tecnología de integración de programas que se puede
utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas de
Office admiten OLE, de manera que puede compartir información a través de
objetos vinculados e incrustados.).

Las principales diferencias entre los objetos vinculados y los objetos


incrustados son la ubicación donde se almacenan los datos y cómo se
actualiza el objeto una vez colocado en el archivo de destino (archivo de
destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo
de origen contiene la información utilizada para crear el objeto. Cuando se
cambia la información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo
de origen.).

Los objetos incrustados se almacenan en el libro donde se insertan y no se


actualizan. Los objetos vinculados siguen siendo archivos independientes y
deben actualizarse.

Objetos vinculados e incrustados en un documento

Crear un vínculo con un documento existente

1. Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto


vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y
se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los
dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino
cuando se actualice el archivo de origen).
2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3. Haga clic en la ficha Crear de un archivo.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo o haga


clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

5. Active la casilla de verificación Vincular.

6. Para mostrar el contenido, desactive la casilla de verificación Mostrar


como icono.
Si desea mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación
Mostrar como icono.

Nota No es posible utilizar el comando Objeto del menú Insertar para insertar
gráficos y algunos tipos de archivos. Para insertar un gráfico, elija Imagen en el
menú Insertar y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

Incrustar un documento

1. Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto


incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un
archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez
incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los
cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de
destino.).
2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto.

3. Si el documento no existe ya, haga clic en la ficha Crear nuevo. En el


cuadro Tipo de objeto, haga clic en el tipo de objeto que desee crear.

Si el documento ya existe, haga clic en la ficha Crear de un archivo. En


el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo o haga clic
en Examinar para seleccionarlo en una lista.

4. Desactive la casilla de verificación Vincular a archivo.


5. Para mostrar el contenido, desactive la casilla de verificación Mostrar
como icono.

Para mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación Mostrar


como icono.

Insertar parte de un documento existente como un objeto vinculado o


incrustado

1. Desde un programa que no sea Microsoft Office, seleccione la


información que desee copiar como un objeto vinculado (objeto
vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un
archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El
objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se
actualice el archivo de origen) o un objeto incrustado (objeto incrustado:
información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un
archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del
archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se
reflejan en el archivo de destino.).

2. Haga clic en Copiar .


3. Cambie a la hoja de cálculo en que desee colocar la información y, a
continuación, haga clic en el lugar donde desee que aparezca la
información.

4. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.

5. Para pegar la información como un objeto vinculado, haga clic en Pegar


vínculo.

Para pegar la información como un objeto incrustado, haga clic en


Pegar. En el cuadro Como, haga clic en la entrada que incluya la
palabra "objeto" en su nombre. Por ejemplo, si ha copiado la información
de un documento de Microsoft Word, haga clic en Objeto de
documento de Microsoft Word.

Nota Pueden pegarse las celdas de una hoja de cálculo o un gráfico como un
objeto vinculado o como un objeto incrustado en un libro de Microsoft Excel.
Sin embargo, puede utilizarse el comando Copiar imagen (presione la tecla
Mayús y haga clic en el menú Edición) para crear un vínculo con las celdas de
esta u otra

Crear una referencia entre celdas de la misma hoja de cálculo o de hojas


distintas

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas (referencia relativa: en


una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la
fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma
la forma A1.) y nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice
nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles
de entender, como Ventas!C20:C30.) de otras celdas. La celda que contiene la
fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los
valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si
contiene la fórmula =C2.

Fórmula de ejemplo Acción


=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de
la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o
fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante

almacenado en la celda activa.) , escriba = (signo igual).


3. Siga uno de estos procedimientos:
Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas,
una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro.
Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la
selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

Para crear una referencia a un rango con nombre, presione F3,


seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en
Aceptar.

4. Presione ENTRAR.

Establecer un vínculo con un nombre de otro libro

Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa


una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles
de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender,
como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar una celda o un rango de
celdas en otro libro.

Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro

1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de


destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado
o incrustado. El archivo de origen contiene la información utilizada para
crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de
destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro que contenga
los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro
de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se
ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se
actualiza la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.)).

2. En el libro de destino, haga clic en Guardar .


3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el
vínculo. Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).

Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o


función que debe preceder al vínculo.

4. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a


continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que
desee establecer el vínculo.
5. Presione F3 y seleccione el nombre con el que desee establecer el
vínculo.
Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro

1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de


destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado
o incrustado. El archivo de origen contiene la información utilizada para
crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de
destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro que contenga
los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro
de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se
ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se
actualiza la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.)).
2. En el libro de destino, elija Nombre en el menú Insertar y, a
continuación, haga clic en Definir.
3. En el cuadro Nombres en el libro, escriba el nombre del vínculo.
4. Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor dentro
del cuadro.

Si el nombre es una fórmula, escríbala y sitúe el cursor en la posición


donde desee colocar el vínculo. Por ejemplo, escriba =SUMA() y sitúe el
cursor entre los paréntesis.

5. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a


continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que
desee establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desee establecer el
vínculo.
7. En el cuadro de diálogo Definir nombre, haga clic en Agregar.

Corregir fórmulas
Microsoft Excel tiene varias herramientas que le ayudarán a encontrar y
corregir los problemas con las fórmulas.

Ventana Inspección

Permite inspeccionar las celdas y sus fórmulas (fórmula: secuencia de valores,


referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras
de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver más
botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra
de herramientas.) Ventana Inspección, aunque las celdas no estén a la vista.
Ventana Inspección

Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar (acoplado: fijado a la


parte superior, inferior o lateral de la ventana. Se pueden acoplar un panel de
tareas, el cuadro de herramientas, la barra de menús y todas las barras de
herramientas. ) como cualquier otra barra de herramientas. Por ejemplo, puede
acoplarla en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas maneja
las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y
fórmula.

Sólo se puede establecer una inspección por celda.

Herramienta de comprobación de errores en fórmulas

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para


comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la
hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a
encontrar los errores más comunes. Se pueden activar y desactivar
individualmente.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el
corrector ortográfico, o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras
trabaja. Cuando se detecta un problema, aparece un triángulo en la esquina
superior izquierda de la celda. Ambos métodos presentan las mismas opciones.

Celda con un problema de fórmula

Puede solucionar el problema utilizando las opciones que aparecen u omitirlo.


Si lo omite, ya no volverá a aparecer en las comprobaciones de errores
subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden
restablecer para que vuelvan a mostrarse.

Reglas y errores que se detectan

Evaluates to error value The formula does not use the expected syntax,
arguments (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo
operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es
específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las
funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.), or data types.
Error values include #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, and
#VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente
modo.
Nota Si introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcará
como problema.

Año con dos dígitos en fecha de texto La celda contiene una fecha de texto
en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en fórmulas.
Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 ó 2031.
Utilice esta regla para comprobar fechas de texto ambiguas.

Número almacenado como texto La celda contiene números guardados


como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orígenes. Los
números guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la
forma de ordenar; es preferible convertirlos a números.

Fórmulas incoherentes en una región

La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En


muchos casos, las fórmulas adyacentes a otras sólo se diferencian en las
referencias empleadas. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(A10:F10) se anotaría
porque las fórmulas adyacentes cambian en una fila, y ésta cambia en 8 filas.

Fórmulas
=SUMA(A1:F1)
=SUMA(A2:F2)
=SUMA(A10:F10)
=SUMA(A4:F4)

Si las referencias utilizadas en una fórmula no son coherentes con las de las
fórmulas adyacentes, se anotará el problema.

La fórmula omite las celdas de una región

La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace


referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del
mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La fórmula no siempre
actualiza automáticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta
regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las
celdas adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco),
entonces se anota el problema.

Por ejemplo, la fórmula =SUMA(A2:A4) se anotaría con esta regla, puesto que
las celdas A6, A7 y A8 son adyacentes y contienen datos.

Factura
15.000
9.000
8.000
20.000
5.000
22.500
=SUMA(A2:A4)

Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas

La fórmula no está bloqueada para protección. De manera predeterminada, las


celdas están bloqueadas para protección. Por tanto, se ha especificado que la
celda esté desprotegida. Cuando una fórmula está protegida, no se puede
modificar sin desprotegerla. Asegúrese de que no desea que la celda esté
protegida. La protección de las celdas que contienen fórmulas impide que se
modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores.

Fórmulas que se refieran a celdas vacías

La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a
resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea obtener el promedio de los números indicados a


continuación. Si la tercera celda hacia abajo está en blanco, el resultado es
22,75. Si la tercera celda hacia abajo contiene 0, el resultado es 18,2.

Datos
24
12

45
10
Fórmula
=PROMEDIO(A2:A6)

Barra de herramientas Auditoría de fórmulas

Utilice la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y


opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver más
botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra
de herramientas.) Auditoría de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear,
las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede
rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda
concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda
específica).

Hoja de cálculo con flechas de rastreo

Evaluar fórmula

Puede ver las distintas partes de una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) anidada evaluadas en el orden en que se calcula la fórmula
utilizando el cuadro de diálogo Evaluar fórmula ( barra de herramientas (barra
de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo
Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en
Personalizar). Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Auditoría de fórmulas).
Por ejemplo, puede hacerlo en la siguiente fórmula, donde la función
PROMEDIO(F2:F5) aparece como su valor, 80.

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUMA(G2:G5),0) como

=SI(80>50,SUMA(G2:G5),0)

Notas

Algunas de las partes de las fórmulas que utilizan las funciones SI y


ELEGIR no se evalúan, y aparece #N/A en el cuadro Evaluación.
Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro
Evaluación.
Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se cambia la
hoja de cálculo y pueden provocar que Evaluar fórmula proporcione
resultados distintos a los que aparecen en las celdas. ALEATORIO, AREAS,
INDICE, DESREF, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA,
HOY, ALEATORIO.ENTRE.

Aceptar o corregir una referencia


circular
Cuando una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor
nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) hace referencia a
su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia circular.
Microsoft Excel no puede calcular automáticamente todos los libros abiertos
cuando uno de ellos contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia
circular, o bien hacer que Excel calcule cada celda de dicha referencia
utilizando los resultados de la iteración (iteración: cálculo que se repite en un
hoja de cálculo hasta que se cumple una condición numérica determinada.)
anterior. Si no se cambia el valor predeterminado de la iteración, Excel
detendrá los cálculos tras 100 iteraciones o después de que todos los valores
en la referencia circular cambien menos de 0,001 entre iteraciones,
independientemente de cuál sea la primera.

Localizar y quitar una referencia circular

1. Si la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y


opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija
Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar).
Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Referencia circular
no aparece, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas, haga
clic en la ficha Barras de herramientas y active la casilla de verificación
Referencia circular.
2. En la barra de herramientas Referencia circular, haga clic en la primera
celda del cuadro Explorar referencia circular.
3. Revise la fórmula en la celda. Si no puede determinarse si una celda es
la causa de la referencia circular, haga clic en la siguiente celda en el
cuadro Explorar referencia circular.

Nota En la barra de estado aparecerá la palabra "Circular", seguida por


una referencia a una de las celdas de la referencia circular. Si la palabra
"Circular" aparece sin una referencia de celda, la hoja de cálculo activa
no contiene la referencia circular.

4. Continúe revisando y corrija la referencia circular hasta que en la barra


de estado ya no aparezca la palabra "Circular".

Sugerencias

Si aparece la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con


botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar
una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija
Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para
ver más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Referencia circular, aparecerán las flechas
de rastreo (flechas de rastreo: flechas que muestran la relación entre la
celda activa y sus celdas relacionadas. Las flechas de rastreo son azules
cuando se señalan desde una celda que proporciona datos a otra celda, y
rojas si una celda contiene un valor de error, como #DIV/0!.) que indican
qué celdas dependen de la fórmula.

En una referencia circular puede moverse entre las celdas haciendo


doble clic en las flechas de rastreo.

Hacer funcionar una referencia circular cambiando el número de veces que


Microsoft Excel itera las fórmulas

1. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic


en la ficha Calcular.
2. Active la casilla de verificación Iteración.
3. Para definir el número de veces que Microsoft Excel repetirá los
cálculos, escriba el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de
iteraciones. Cuanto mayor sea el número de iteraciones, más tiempo
necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.
4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los
resultados de los cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio
máximo. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y
más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.

Mostrar u ocultar fórmulas


Alternar entre la visualización de fórmulas y sus valores en una hoja de
cálculo

Presione CTRL + ` (acento grave).

Evitar que se muestre una fórmula en la barra de fórmulas

Precaución Este procedimiento también evita que las celdas que contienen la
fórmula se puedan editar.
1. Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas desee ocultar. Puede
seleccionar rangos no adyacentes (selección no adyacente: selección de
dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones
no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones
combinadas constituyen una forma rectangular.) o toda la hoja.
2. En el menú Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha
Proteger.
3. Active la casilla de verificación Oculta.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Proteger hoja.
6. Compruebe que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de
celdas bloqueadas esté activada.

Mostrar fórmulas ocultas anteriormente quitando la protección

1. Si se trata de un libro compartido (libro compartido: libro configurado


para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios
al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior
para modificar un libro compartido.), deje de compartirlo.

¿Cómo?

Nota Al dejar de compartir el libro se elimina el historial de


cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que
se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición
pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza
cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han
cambiado.). Si desea conservar una copia de esta información, imprima
la hoja de cálculo Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo
separada que muestra los cambios de los que se está realizando un
seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que
ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se
han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.) o
cópiela en otro libro.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a


continuación, haga clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.

3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.

4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja


nueva y haga clic en Aceptar.

5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .

Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee

copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga clic donde

desee insertar la copia y haga clic en Pegar


Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del
libro, puesto que este historial tal vez no aplique a versiones posteriores.
Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las
filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

6. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a


continuación, haga clic en la ficha Modificación.
7. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del
cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
8. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez.
9. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en
Sí.
2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Desproteger hoja.

3. Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas desee mostrar.


4. En el menú Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha
Proteger.
5. Desactive la casilla de verificación Oculta.

Evaluar una fórmula anidada paso a


paso
Puede ver las distintas partes de una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) anidada evaluadas en el orden en el que se calcula la fórmula. Por
ejemplo, puede ver esto en la siguiente fórmula donde la función
PROMEDIO(F2:F5) se muestra como su valor, 80.

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUMA(G2:G5),0) como

=SI(80>50,SUMA(G2:G5),0)

1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda
a la vez.
2. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a
continuación, haga clic en Evaluar fórmula.
3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada.
El resultado de la evaluación se muestra en cursiva.

Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula,


haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el
cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a
la celda y fórmula anteriores.

4. Continúe hasta que haya sido evaluada cada una de las partes de la
fórmula.
5. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar.

Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

Nota El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una
referencia la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace
referencia a una celda de un libro distinto.

Inspeccionar una fórmula y su


resultado
Inspeccione las celdas y sus fórmulas (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras
de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver más
botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra
de herramientas.) Ventana Inspección aunque las celdas no estén visibles.

Barra de herramientas Ventana Inspección

1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.

Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas,
haga clic en Ir a en el menú Edición, elija Especial y, a continuación,
haga clic en Fórmulas.

2. En el menú Herramientas, elija el menú Auditoría de fórmulas y, a


continuación, haga clic en Mostrar ventana Inspección.

3. Haga clic en Agregar inspección .


4. Haga clic en Agregar.
5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior,
inferior, izquierda o derecha de la ventana.
6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del
título de la columna.
7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra
de herramientas Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada.

Nota Las celdas que tienen vínculos (referencia externa: referencia a una
celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un
nombre definido en otro libro. ) a otros libros sólo se muestran en la barra de
herramientas Ventana Inspección cuando el otro libro está abierto.

Funciones de hoja de cálculo


mostradas por categorías
Base_de_datos

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos
almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones,
denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se
refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base
de datos.

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la


base de datos

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos

BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de


datos

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con


los criterios especificados

BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base


de datos

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de


datos

BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros


de la base de datos que coinciden con los criterios especificados

BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de


entradas seleccionadas de la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población
total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la


base de datos que coincidan con los criterios especificados

BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas


seleccionadas de una base de datos

BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas


seleccionadas de una base de datos

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una


tabla dinámica

Fecha y hora

FECHA Devuelve una fecha determinada

FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un número


de serie

DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes
correspondiente

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de


360 días

FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un


número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial

FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es


un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial

HORA Convierte un número en la hora correspondiente

MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente

MES Convierte un número en el mes correspondiente

DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas

AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales

SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente

NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada


HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de
serie

HOY Devuelve el número que representa la fecha actual

DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente

NUM.DE.SEMANA Convierte un número en un número que indica dónde cae


la semana numéricamente dentro de un año

DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado


número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada

AÑO Convierte un número en el año correspondiente

FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días


enteros entre fecha_inicial y fecha_final

Externas

Estas funciones se cargan con programas de complemento (complemento:


programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a
Microsoft Office.)

EUROCONVERTIR Convierte un número a euros, convierte un número de


euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un
número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro utilizando
el euro como moneda intermedia (triangulación).

SQL.REQUEST Conecta con un origen de datos externo y ejecuta una


consulta desde una hoja de cálculo; a continuación, devuelve el resultado como
matriz sin que sea necesario programar una macro

Ingeniería

BESSELI Devuelve la función Bessel modificada In(x)

BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x)

BESSELK Devuelve la función Bessel modificada Kn(x)

BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x)

BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal

BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal

BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal


COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número
complejo

CONVERTIR Convierte un número de un sistema de medida a otro

DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario

DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal

DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal

DELTA Comprueba si dos valores son iguales.

FUN.ERROR Devuelve la función de error

FUN.ERROR.COMPL Devuelve la función de error complementaria

MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un número es mayor que el valor de


referencia

HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario

HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal

HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal

IM.ABS Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo

IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un número


complejo

IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes

IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un número complejo

IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo

IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos

IM.EXP Devuelve el resultado de la función exponencial de un número


complejo

IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo

IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo

IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo

IM.POT Devuelve el resultado de un número complejo elevado a una potencia


entera
IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos números complejos

IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo

IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo

IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo

IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos

IM.SUM Devuelve la suma de dos números complejos

OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario

OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal

OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal

Funciones financieras

Parte del contenido de este tema puede no ser aplicable a algunos idiomas.

INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga


pagos de interés periódico

INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de


interés al vencimiento

AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable


mediante la utilización de un coeficiente de depreciación

AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un


ejercicio fiscal determinado

CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período


del cupón hasta la fecha de liquidación

CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones)


donde se encuentra la fecha de liquidación

CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período


de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón

CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la


fecha de liquidación

CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de


liquidación y vencimiento
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de
liquidación

PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos


períodos

PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un


préstamo entre dos períodos

DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando


el método de depreciación de saldo fijo

DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado


utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se
especifiquen

TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil

MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una


fracción, en un precio expresado en un número decimal

MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un


número decimal, en un precio expresado en una fracción

DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses


periódicos

EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo

VF Devuelve el valor futuro de una inversión

FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una


serie de tasas de interés compuesto

TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor


bursátil

PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período


determinado

TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de
valores en efectivo

INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de


una inversión

DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor


bursátil con un valor nominal de 100 $
TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo
positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés

TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal

NPER Devuelve el número de períodos de una inversión

VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie
de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal


de un valor con un primer período irregular

RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un


primer período irregular

PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal


de un valor con un último período irregular

RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un


último período irregular

PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad

PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un


período determinado

PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil


que paga una tasa de interés periódica

PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un


valor bursátil con descuento

PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un


valor bursátil que paga interés a su vencimiento

VA Devuelve el valor actual de una inversión

TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad

CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un


valor bursátil completamente invertido

SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período


dado

SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien


durante un período específico
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono
equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de


una letra del Tesoro (de EE.UU.)

LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de


EE.UU.)

DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o


parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes

TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no


es necesariamente periódico

VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es


necesariamente periódico

RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses


periódicos

RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por


ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que


paga intereses al vencimiento

Información

CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido


de una celda

CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango

TIPO.DE.ERROR Devuelve un número correspondiente a un tipo de error

INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso

ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco

ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto


#N/A

ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error

ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico


ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no
disponible)

ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto

ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número

ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar

ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia

ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto

N Devuelve un valor convertido en un número

NOD Devuelve el valor de error #N/A

TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor

Lógicas

Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO

SI Especifica un texto lógico para ejecutar

NO Invierte la lógica de sus argumentos

O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO

Búsqueda y referencia

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja
de cálculo

AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia

ELEGIR Elige un valor en una lista de valores

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la


celda indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento
almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet

INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz

COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia


determinada

FILA Devuelve el número de fila de una referencia

FILAS Devuelve el número de filas de una referencia

RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible


con automatización COM (automatización: modo de trabajar con los objetos de
una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno. Antes se
denominaba automatización OLE. Es un estándar de la industria y una función
del Modelo de objetos componentes (COM).)

TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila


para devolver el valor de una celda

Matemáticas y trigonométricas

ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS Devuelve el arco coseno de un número

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número

ASENO Devuelve el arco seno de un número

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número

ATAN Devuelve el arco tangente de un número

ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número

MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo


significativo más próximo
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número
determinado de objetos

COS Devuelve el coseno de un número

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número

CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un


rango que coincida con los criterios especificados

GRADOS Convierte radianes en grados

REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado

FACT Devuelve el factorial de un número

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero

M.C.D Devuelve el máximo común divisor

ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo

LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número

LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número

MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz

MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices

RESIDUO Devuelve el resto de la división

REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números

REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo

PI Devuelve el valor de Pi
POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una
potencia

PRODUCTO Multiplica sus argumentos

COCIENTE Devuelve la parte entera de una división

RADIANES Convierte grados en radianes

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que


especifique

NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con


formato de texto

REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos

REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero

REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria


a cero

SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula

SIGNO Devuelve el signo de un número

SENO Devuelve el seno de un ángulo dado

SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número

RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número

RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número


* pi)

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos

SUMA Suma sus argumentos

SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento


criterio

SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes


de la matriz correspondiente

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos


SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de
los valores correspondientes de dos matrices

SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los


valores correspondientes de dos matrices

SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias


entre los valores correspondientes en dos matrices

TAN Devuelve la tangente de un número

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número

TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero

Estadísticas

DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media


de los puntos de datos

PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos

PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números,


texto y valores lógicos

DISTR.BETA Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria continua


siguiendo una función de densidad de probabilidad beta acumulativa

DISTR.BETA.INV Devuelve el inverso de la función de densidad de


probabilidad beta acumulativa

DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta


siguiendo una distribución binomial

DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua


siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola

PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola


cola, en una distribución chi cuadrado

PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia

INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de


una población

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos


de datos

CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos


CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos

COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las


desviaciones pareadas

BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa


es menor o igual que un valor de un criterio

DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones

DISTR.EXP Devuelve la distribución exponencial

DISTR.F Devuelve la distribución de probabilidad F

DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F

FISHER Devuelve la transformación Fisher

PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher

PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal

FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz


vertical

PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F

DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo


una distribución gamma

DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa

GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, Γ(x)

MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica

CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial

MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica

DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria


discreta siguiendo una distribución hipergeométrica

INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal

CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos

K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos

ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal


ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia
exponencial

DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal

DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa

MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos

MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos


números, texto y valores lógicos

MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados

MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos

MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos


números, texto y valores lógicos

MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos

NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa

DISTR.NORM Devuelve la distribución normal acumulativa

DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribución normal estándar acumulativa

DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal


acumulativa estándar

PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto


Pearson

PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango

RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos


como porcentaje del conjunto

PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número


determinado de objetos

POISSON Devuelve la distribución de Poisson

PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se


encuentren entre dos límites

CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos


JERARQUIA Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números

COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del


momento del producto Pearson

COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución

PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal

K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos

NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado

DESVEST Calcula la desviación estándar basada en una muestra

DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos


números, texto y valores lógicos

DESVESTP Calcula la desviación estándar de la población total

DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos


números, texto y valores lógicos

ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada


x de la regresión

DISTR.T Devuelve la distribución t de Student

DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribución t de Student

TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal

MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos

PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student

VAR Calcula la varianza de una muestra

VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores


lógicos

VARP Calcula la varianza en función de toda la población

VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y


valores lógicos

DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull

PRUEBA.Z Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z


Texto y datos

ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro
de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)

TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß


(baht)

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código

DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir

CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto

CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo

MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $


(dólar)

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales

ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre


mayúsculas y minúsculas)

DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de


decimales

JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de
una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)

IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un


valor de texto

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

MINUSC Convierte texto en minúsculas

EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de


texto, empezando en la posición que especifique

FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto

NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un


valor de texto

REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces


DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un
valor de texto

HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre


mayúsculas y minúsculas)

SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de


texto

T Convierte los argumentos en texto

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto

ESPACIOS Elimina espacios del texto

MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas

VALOR Convierte el argumento de un texto en un número

Utilizar un formulario de introducción de


datos para modificar una lista
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir
o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una
lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) de una sola vez.

Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista


nueva, ésta deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que
contenga. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el
formulario.

1. Haga clic en la celda de la lista a la que desee agregar registros.


2. En el menú Datos, haga clic en Formulario.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Agregar un registro

1. Haga clic en Nuevo.


2. Escriba la información para el nuevo registro.
3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el
registro.
4. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para
agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos.
Cambiar un registro

5. Busque el registro que desee modificar.

¿Cómo?

Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de


la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de
10 en 10 registros a la vez, haga clic en las flechas de la barra de
desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar
siguiente. Para moverse al registro anterior de la lista, haga clic en
Buscar anterior.
Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de
comparación (criterios de comparación: conjunto de condiciones de
búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de
comparación pueden ser una serie de caracteres que desea que
coincidan, como "Northwind Traders," o una expresión, como
">300."), haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los
criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que
coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar
anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros
basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario.

Caracteres comodín que se pueden usar como criterios

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como


criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona
registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) de
comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido.

Utilice Para buscar


? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

6. Cambie la información en el registro.


Los campos que contienen fórmulas (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda
que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre
con el signo igual (=).) presentan los resultados de la fórmula como
un rótulo. El rótulo no puede modificarse en el formulario de datos.
Si cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará
hasta que presione ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar
para actualizar el registro.

7. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo


anterior, presione MAYÚS + TAB.
8. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar
el registro y desplazarse al registro siguiente.
9. Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para
actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos.

Eliminar un registro

10. Busque el registro que desee eliminar.

Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de


la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de
10 en 10 registros a la vez, haga clic en las flechas de la barra de
desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar
siguiente. Para moverse al registro anterior de la lista, haga clic en
Buscar anterior.
Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de
comparación (criterios de comparación: conjunto de condiciones de
búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de
comparación pueden ser una serie de caracteres que desea que
coincidan, como "Northwind Traders," o una expresión, como
">300."), haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los
criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que
coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar
anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros
basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario.

Caracteres comodín que se pueden usar como criterios

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como


criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona
registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) de
comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido.

Utilice Para buscar


? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

11. Haga clic en Eliminar.

Notas

Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la


vez.
Mientras se esté agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse
los cambios haciendo clic en Restaurar siempre que el registro sea el
registro activo en el formulario de datos.

Dar formato a hojas de cálculo y datos


Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.

Dar formato al texto y a los caracteres individuales Para resaltar el texto,


puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres
seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a
continuación, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas:
barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para
mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar
(elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar).
Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas
al final de la barra de herramientas.) Formato.

Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio
mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas
innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar
bordes que estén girados los mismos grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas Para distinguir entre los diferentes tipos
de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas,
sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con
color.

Formatos de número

Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números,
incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de
número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para
realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (barra de
fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para
escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el
valor constante almacenado en la celda activa.).

Formato de número General

El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de


los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal
como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para
mostrar todo el número, el formato General redondea los números con
posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.

Formatos de número integrados

Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una


lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha
Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y
números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de
la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que
incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.

Formato de celdas y listas

Aplicar un autoformato a un rango Para aplicar formato a toda una


lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) u otro rango que tenga elementos distintos, por ejemplo, rótulos de
columna y fila, totales generales y datos de detalle, puede aplicar un
autoformato. Este diseño utiliza formatos distintos para los diversos elementos
del rango.

Crear y aplicar un estilo Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar
seguro de que las celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un
estilo (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño
de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando
aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al
mismo tiempo.) a las celdas. Microsoft Excel incluye estilos que puede utilizar
para aplicar formato a los números como monedas, porcentajes o con puntos
para separar los millares. Puede crear estilos propios para aplicar una fuente y
un tamaño de fuente, formatos de números, bordes de celdas y sombreado, así
como para proteger las celdas de cambios. Si los datos están en un esquema,
puede aplicar un estilo a cada nivel del esquema.

Copiar formatos de una celda o un rango a otro Si ya ha aplicado formato


a algunas celdas de una hoja de cálculo, puede utilizar el botón Copiar
formato para copiar el formato en otras celdas.

Extender automáticamente formatos en una lista Cuando esta opción está


activada, el formato se extiende automáticamente al introducir filas al final de
una lista a la que ya ha aplicado formato. Puede activar o desactivar el formato
automático.

Aplicar formato a celdas basándose en condiciones específicas

Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas


mediante la aplicación de formatos condicionales (formato condicional: formato,
como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica
automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.). Por
ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas sobrepasan
las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que las
previsiones.

Cuando cambian las condiciones Si el valor de la celda cambia y ya no


cumple la condición especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda
pero deja aplicada la condición de modo que se aplique de nuevo el formato
cuando la condición se cumpla.

Libros compartidos En un libro compartido, los formatos condicionales


aplicados antes de que se compartiera el libro seguirán activos; sin embargo,
no se podrán modificarse los formatos condicionales ni aplicarse nuevos
formatos mientras el libro esté compartido.

Informes de tabla dinámica Si intenta aplicar formatos condicionales a las


celdas de un informe de tabla dinámica, los resultados serán imprevisibles.
Fórmulas como criterios de formato

Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una


constante (constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por
ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes.
Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.)
o con los resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en las celdas no
comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar varios conjuntos
de criterios, puede utilizarse una fórmula lógica para especificar los criterios de
formato.

Utilizar el valor de una celda como condición Si selecciona la opción


Valor de la celda y se comparan los valores de las celdas seleccionadas
con el resultado de la fórmula, deberá comenzarse la fórmula por el signo
igual (=).
Utilizar una fórmula como condición Si selecciona la opción Fórmula, la
fórmula que especifique debe devolver un valor lógico VERDADERO (1) o
FALSO (0). La fórmula debe comenzar con un signo igual (=) y sólo puede
evaluar datos en la hoja de cálculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o
en otro libro, puede definir un nombre (nombre: palabra o cadena de
caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor
constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) en la hoja
de cálculo activa para los datos de la otra hoja o libro, o volver a escribir la
referencia a los datos en una celda de la hoja de cálculo activa. Después
haga referencia a esa celda o al nombre en la fórmula. Por ejemplo, para
evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AñoFiscal.xls, escriba
la siguiente referencia, incluido el signo igual (=), en una celda de la hoja
activa: =[AñoFiscal.xls]HOJA1!$A$5

La fórmula también puede evaluar criterios que no estén basados en


datos de hoja de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1
devuelve VERDADERO si la fecha 12-5-99 es domingo. A menos que
una fórmula haga referencia de forma específica a las celdas
seleccionadas a las que está dando formato, los valores de las celdas no
afectarán a si la condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace
referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de
celda en la fórmula.

Utilizar referencias de celda como condición Puede escribir referencias


de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una
celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que
aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) en una fórmula
seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Cuando se
seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda
absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de
una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la
fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea
que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango
seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en
una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se
copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia
relativa toma la forma A1.).
Utilizar fechas Las fechas y las horas se evalúan como números de serie.
Por ejemplo, si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001,
la fecha se representará mediante el número de serie 36898.

Ejemplo 1: utilizar los datos de una celda

En el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al rango B2:E3 para


analizar las contribuciones trimestrales en relación a todo el año. Los
resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 30% o mayor al
resultado total, se mostrarán en negrita y en color verde. Los resultados
trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o menor, se mostrarán
en negrita y en color rojo.

La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al rango B2:E3.


Microsoft Excel ajusta la parte relativa (el número de fila) de la referencia de
celda $F2 en la fórmula de manera que cada celda del rango B2:E3 se
compare con el total correspondiente de la columna F.

Valor de la celda Fórmula Formatos


Condición 1 Mayor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color verde
Condición 2 Menor o igual que =$F2*0,2 Negrita, fuente color rojo

Ejemplo 2: utilizar una fórmula y referencias de celda externas

Fórmula Formatos
Condición 1 =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000, Sombreado en color verde
MIN($A$1:$A$5)>=1800)

Ejemplo 3: utilizar una fórmula y una referencia de celda

Fórmula Formatos
Condición 1 =RESIDUO(A4;2)=0 Fuente azul

Esta fórmula debe evaluar cada celda del rango. Cuando escriba una fórmula
de este tipo en el cuadro de diálogo Formato condicional, sin embargo,
introduzca sólo la referencia de celda para la celda activa (celda activa: celda
seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una
celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) en el rango
seleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativas a
la celda activa.

Comprobar un formato condicional antes de aplicarlo Una manera fácil de


asegurar que las referencias de la fórmula son correctas es aplicar el formato
condicional primero a una celda en el rango. Después seleccionar todo el
rango, haga clic en Formato condicional en el menú Formato y, a
continuación, haga clic en Aceptar. El formato condicional aplicado a la
primera celda se aplicará a todo el rango, con la fórmula ajustada de forma
correcta en cada celda.

Agregar, cambiar o quitar formatos


condicionales
1. Seleccione las celdas cuyo formato condicional (formato condicional:
formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel
aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es
cierta.) desee agregar, modificar o quitar.
2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Agregar un formato condicional

1. Siga uno de estos procedimientos:

Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el


criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la
frase de comparación e introduzca un valor constante (constante:
valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el
número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes.
Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son
una constante.) o una fórmula. Si se introduce una fórmula,
iníciela con un signo igual (=).

Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para la


evaluación de datos o condiciones que no sean los valores de las
celdas seleccionadas), haga clic en Fórmula e introduzca la
fórmula cuyo resultado sea un valor lógico de VERDADERO o
FALSO.

2. Haga clic en Formato.


3. Seleccione el formato que desee aplicar cuando el valor de la
celda satisfaga la condición o la fórmula devuelva el valor
VERDADERO.
4. Para agregar otra condición, haga clic en Agregar y repita los
pasos del 1 al 3.

Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las


condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas
conservarán los formatos existentes.

Nota Utilizar varias condiciones Si hay más una condición


especificada verdadera, Microsoft Excel sólo aplicará los formatos de la
primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.

Copiar formatos en otras celdas

5. Seleccione las celdas que contengan los formatos condicionales


que desee copiar.
6. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con
botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para
mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo
Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de

herramientas.) Formato, haga clic en Copiar formato y, a


continuación, seleccione las celdas a las que se lo desee aplicar.

Cambiar o quitar un formato condicional

Siga uno o varios de estos procedimientos:

o Para cambiar los formatos, haga clic en Formato para la


condición que desee modificar.
o Para volver a seleccionar formatos en la ficha actual del cuadro
de diálogo Formato de celdas, haga clic en Borrar.
o Para quitar una o más condiciones, haga clic Eliminar y, a
continuación, active la casilla de verificación de las condiciones
que desee eliminar.

Sugerencia

Para quitar todos los formatos condicionales así como todos los demás
formatos de celda de las celdas seleccionadas, elija Borrar en el menú
Edición y, a continuación, haga clic en Formatos.
Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un
subconjunto de datos de una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un
rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o
un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la
lista tiene rótulos para las columnas.). Una lista filtrada muestra sólo las filas
que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor
del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos >
30000) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples


Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta


temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en


gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u
ordenarlo.

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro


a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

Lista sin filtrar

Lista filtrada

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un


valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las
filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas
que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de
Davolio).
Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el


comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas.
En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio
selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) según los cuales desea filtrar
los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango
de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en
filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o
"Suyama" en la columna Vendedor.

Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas,
introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
"Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de
ventas superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas


Generar Davolio >1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición
de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en
la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas
superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas


Generar
Davolio
>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde
cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los
criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de
ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan
con valores de ventas superiores a 1.500 $.

Vendedor Ventas
Davolio >3000
Buchanan >1500

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya
columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con
aquellas inferiores a 500 $.

Ventas Ventas
>5000 <8000
<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una
fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres,
funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una
formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una fórmula para
crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios;
conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la
lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un
valor en la columna C mayor que promedio de las celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas

La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una
referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una
celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la
celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se
ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para
hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo
correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la
fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en
una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la
posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda
absoluta tiene la forma $A$1.) y la fórmula debe evaluarse contra
VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo
(columna C) del primer registro (fila 7) de la lista.
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia
relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede no tenerlo en
cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en
mayúscula y minúscula.

Filtrar una lista


Sólo puede aplicar filtros a una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con
un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas
o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de
la lista tiene rótulos para las columnas.) de una hoja de cálculo a la vez.

1. Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.


2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtrar por el número menor o mayor

1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los


números y haga clic en (Las 10 más).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o
inferiores.
3. En el cuadro del medio, escriba un número.
4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.

Filtrar una lista en busca de filas que contengan un texto específico

5. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los


números y haga clic en (Personalizar).
6. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual,
contiene o no contiene
7. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
8. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos
caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

¿Cómo?

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como


criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona
registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) de
comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido.

Utilice Para buscar


? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
9. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso
anterior.

Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías

Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y, a


continuación, elija (Vacías) o (No vacías).

Nota Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la


columna que desea filtrar contiene una celda vacía.

Filtrar por números mayores o menores que otro número


10. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los
números y haga clic en (Personalizar).
11. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es
menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que.
12. En el cuadro de la derecha, escriba un número.
13. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso
anterior.

Filtrar por un número igual a o no igual a otro número

14. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los


números y haga clic en (Personalizar).
15. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es
igual a.
16. En el cuadro de la derecha, escriba un número.
17. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso
anterior.

Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto

18. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los


números y haga clic en (Personalizar).
19. En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no
comienza por, o en termina con o no termina con.
20. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
21. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos
caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

¿Cómo?

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como


criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona
registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) de
comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido.

Utilice Para buscar


? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
22. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso
anterior.

Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje

23. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los


números y haga clic en (Las 10 más).
24. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o
inferiores.
25. En el cuadro del medio, escriba un número.
26. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento.

Notas

Cuando aplica un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles en las
demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente.
Sólo aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic

en la flecha .

Filtrar utilizando criterios avanzados


1. Inserte al menos tres filas vacías sobre la lista (lista: serie de filas de
hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una
base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de
teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) que pueden utilizarse como rango de criterios (criterios:
condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen
en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el
siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo
Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos >
30000). El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe
que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista.

Aspecto que podría tener

Tipo Vendedor Ventas


Tipo Vendedor Ventas
Bebidas Suyama 5122
Carnes Davolio 450
Productos Buchanan 6328
Productos Davolio 6544
2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que
desea buscar.

Ejemplos de criterios

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los


criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen
"Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas,
introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que
contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna
Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas


Generar Davolio >1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una
condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que
contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna
Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.
Escriba Vendedor Ventas
Generar
Davolio
>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones,


donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna,
introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la
columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también
muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas
superiores a 1.500 $.

Vendedor Ventas
Davolio >3000
Buchanan >1500

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones,


incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000
$ junto con aquellas inferiores a 500 $.

Ventas Ventas
>5000 <8000
<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de


una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un
valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si
emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de
columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno
distinto a un rótulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C
mayor que promedio de las celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas

La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar
una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de
una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la
fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la
referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la
forma A1.) para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo,
Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás
referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de
celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda,
independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula.
Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y la fórmula debe
evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace
referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) de la lista.
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una
referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel
presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio,
puede no tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra
la lista.
Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en
mayúscula y minúscula.

Se filtran todos los elementos que comiencen con ese texto. Por
ejemplo, si escribe Rod como criterio, Microsoft Excel encuentra
"Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar sólo el texto especificado,
introduzca la siguiente fórmula, donde texto es el texto que desea
encontrar. =''=texto''

Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no


otros, utilice un carácter comodín.

Caracteres comodín

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como


criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o
un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los
que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000:
Cantidad de pedidos > 30000) de comparación para filtros, así como
para buscar y reemplazar contenido.

Utilice Para buscar


? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
3. Haga clic en una celda de la lista.
4. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
5. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga
clic en Filtrar la lista sin moverla.

Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la
hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla
Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde
desea pegar las filas.

6. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los


rótulos de criterios.

Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado


mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro

de diálogo .

7. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del
rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

Sugerencias

Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango


aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se
puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que deben
ser filtrados y definir el nombre Extraer para el área donde desea pegar las
filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de
lista y Copiar a, respectivamente.
Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas
que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna
de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las
filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán
sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado.

Filtro de registros únicos


1. Seleccione la columna o haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.
2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
3. Siga uno de estos procedimientos.
Para filtrar la lista en su lugar, como si se utilizara Autofiltro, haga clic
en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Para copiar el resultado del filtro a otra ubicación, haga clic en Copiar a
otro lugar. Después, en el cuadro Copiar a, escriba una referencia de
celda.

Para seleccionar una celda, haga clic en Contraer cuadro de

diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo.


Seleccione la celda en la hoja de cálculo y, a continuación, haga

clic en Expandir diálogo .

4. Active la casilla de verificación Sólo registros únicos.

Buscar un registro utilizando un


formulario de datos
Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la
barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10
registros a la vez, haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar
siguiente. Para moverse al registro anterior de la lista, haga clic en Buscar
anterior.
Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de
comparación (criterios de comparación: conjunto de condiciones de
búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparación
pueden ser una serie de caracteres que desea que coincidan, como
"Northwind Traders," o una expresión, como ">300."), haga clic en Criterios
y, a continuación, introduzca los criterios en el formulario de datos. Para
buscar los registros que coinciden con los criterios, haga clic en Buscar
siguiente o Buscar anterior. Para regresar al formulario de datos sin
buscar los registros basándose en los criterios especificados, haga clic en
Formulario.

Caracteres comodín que se pueden usar como criterios

Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios (criterios:


condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente
criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de
pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) de comparación
para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.
Utilice Para buscar
? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

Instrucciones para crear una lista en


una hoja de cálculo
Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la administración y el
análisis de los datos de una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un
rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o
un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la
lista tiene rótulos para las columnas.). Para aprovechar estas características,
introduzca los datos en la lista según las siguientes instrucciones.

Organización de la lista

Utilice sólo una lista por cada hoja de cálculo Evite tener más de una lista
en cada hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de
listas, como el filtrado (filtro: mostrar únicamente las filas de una lista que
satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para
mostrar filas que coincidan con uno o más valores, valores calculados o
condiciones específicos.), solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Coloque elementos similares en una columna Diseñe la lista de forma que


todas las filas tengan elementos similares en la misma columna.

Mantenga la lista separada Deje al menos una columna en blanco y una fila
en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá
detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una
clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

Coloque los datos críticos sobre la lista o debajo de ella Evite la


colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos
podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Muestre las filas y columnas Asegúrese de que todas las filas o columnas
ocultas estén visibles en pantalla antes de introducir cambios en la lista.
Cuando no se muestran las filas y columnas de una lista, es posible que se
eliminen los datos por equivocación.
Formato de la lista

Utilice rótulos de columna con formato Cree rótulos de columna en la


primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como
para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, una alineación, un
formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea
diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dé a las celdas el
formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.

Utilice bordes de celdas Cuando desee separar los rótulos de los datos,
utilice bordes de celda, nunca filas en blanco ni guiones, para insertar líneas
debajo de los rótulos.

Evite filas y columnas en blanco Evite la colocación de filas y columnas en


blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

No escriba espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al


comienzo o al final de una celda afectan al modo en que se ordena y busca. En
lugar de insertar espacios, aplique una sangría al texto dentro de la celda.

Extienda los formatos de lista y las fórmulas Al agregar nuevas filas de


datos al final de una lista, Excel extiende de forma coherente los formatos y las
fórmulas. Para extender un formato, tres de las cinco celdas anteriores deberán
utilizar el mismo formato. Para poder extender una fórmula, todas las anteriores
deberán ser coherentes.

Orden predeterminado
En una ordenación ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden. En
una ordenación descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco
que siempre se colocan al final.

Números Los números se ordenan desde el número negativo menor al


número positivo mayor.

Ordenación alfanumérica Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará


de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda
contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que
contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".

El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A


BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ

Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepción: si
dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con el guión se
ordenará en último lugar.
Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que
VERDADERO.

Valores de error Todos los valores de error son iguales.

Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en último


lugar.

Ordenar una lista


Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden
descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)

1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.

2. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .

Nota En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo


seleccionado para ordenar.

Ordenar filas por 2 ó 3 columnas

Para obtener resultados óptimos, la lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo
con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de
facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La
primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.) que se ordene deberá
tener rótulos de columna.

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.


2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas
que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Ordenar por 4 columnas

1. Haga clic en una celda de la lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo
con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos
de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes.
La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.) que desee
ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor
importancia.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras 3
columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por meses o días de la semana

1. Seleccione una celda o un rango en la lista (lista: serie de filas de hoja


de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una
base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de
teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
4. Haga clic en Opciones.
5. En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado
que desee y haga clic en Aceptar.
6. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Utilizar una lista propia para ordenar

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en


el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
Datos
Alto
Medio
Bajo
2. Seleccione el rango.

3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas


personalizadas.

4. Haga clic en Importar y después en Aceptar.

5. Seleccione una celda de la lista que desee ordenar.

6. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

7. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.

8. Haga clic en Opciones.


9. En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada
que ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

10. Haga clic en Aceptar.

11. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación,


haga clic en Aceptar.

Nota No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El


orden personalizado se aplica únicamente a la columna especificada en el
cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas mediante un orden
personalizado, ordene cada una por separado. Por ejemplo, para ordenar por
las columnas A y B, en ese orden, primero ordene por la columna B y después
especifique el orden personalizado en el cuadro de diálogo Opciones de
ordenación. A continuación, ordene la lista por la columna A.

Ordenar columnas por filas

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena


columnas.

1. Haga clic en una celda de la lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo
con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos
de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes.
La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.) que desee
ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a
continuación, en Aceptar.
5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que
desee ordenar.

Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo,


Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las
filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

La lista contiene algunos números


almacenados como texto
Cómo se ordenará la lista si los números almacenados como texto se
tratan como texto
Primero se ordenan los números almacenados como números y después los
almacenados como texto. Por ejemplo, después de ordenar en orden
ascendente, la lista mostraría que tiene dos conjuntos de números. Además,
los números almacenados como texto se ordenan de izquierda a derecha,
carácter a carácter. Por ejemplo, 11 aparece antes que 5 porque el 1 es
anterior al 5.

Datos Tipo de datos


1 Número
10 Número
11 Número almacenado como texto
5 Número almacenado como texto

Cómo se ordenará la lista si los números almacenados como texto se


tratan como números

Los números almacenados como texto y los números se ordenan juntos. Por
ejemplo, después de ordenar en orden ascendente, la lista mostraría que tiene
un conjunto de números.

Datos Tipo de datos


1 Número
5 Número almacenado como texto
10 Número
11 Número almacenado como texto

Convertir números almacenados como texto a números

Una celda a la vez

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en


la ficha Comprobación de errores.
2. Asegúrese de que estén activadas las casillas de verificación Habilitar
comprobación de errores en segundo plano y Número almacenado
como texto.
3. Seleccione una celda con un indicador de error de color verde en la

esquina superior izquierda .

4. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece y, a


continuación, haga clic en Convertir en número.

Un rango completo a la vez


1. En una celda vacía, escriba el número 1.
2. Seleccione la celda y en el menú Edición, haga clic en Copiar.
3. Seleccione el rango de números almacenados como texto que desee
convertir.
4. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
5. En Operación, haga clic en Multiplicar.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Elimine el contenido de la celda introducido en el primer paso.

Nota Algunos programas contables muestran los valores negativos con el


signo menos (-) a la derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a
valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto salvo el
situado más a la derecha (signo de negación) y multiplicar el resultado por -1.
Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" las siguiente fórmula convierte
el texto en el valor -156.

Datos Fórmula
156- =IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-1)*-1

Cambiar la configuración de validación


de datos
1. Si se trata de un libro compartido (libro compartido: libro configurado
para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios
al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior
para modificar un libro compartido.), deje de compartirlo.

¿Cómo?

1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro


compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que
varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o
posterior para modificar un libro compartido.). Si otros usuarios
están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no
hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial
de cambios (historial de cambios: en un libro compartido,
información que se mantiene sobre los cambios realizados en
sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre
de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el
cambio y los datos que han cambiado.). Si desea conservar una
copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de
historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que
muestra los cambios de los que se está realizando un
seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario
que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué
datos se han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los
conflictos.) o cópiela en otro libro.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a


continuación, haga clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una
hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 Para imprimir la hoja de cálculo de historial, haga clic en Imprimir

.
 Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que

desee copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga

clic donde desee insertar la copia y haga clic en Pegar .

Nota Puede que también desee guardar o imprimir la


versión actual del libro, puesto que este historial tal vez no
aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las
ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las
filas, del historial copiado podrían dejar de estar
actualizadas.

3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a


continuación, haga clic en la ficha Modificación.
4. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del
cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez.

Si esta casilla de verificación no está disponible, debe


desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de
verificación.

¿Cómo?
1. Haga clic en Aceptar, seleccione Protección en el menú
Herramientas y haga clic en Desproteger libro
compartido.
2. Escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de
una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos.
Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.)si se
le pide, y haga clic en Aceptar.
3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a
continuación, haga clic en la ficha Modificación.
6. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en
Sí.
2. Si la hoja de cálculo está protegida, desprotéjala.

¿Cómo?

Quitar permisos de usuario para un rango

1. Cambie a la hoja de cálculo protegida.


2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga
clic en Desproteger hoja.
3. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de
restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o
parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe
escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando
defina y especifique contraseñas.) de protección de la hoja de
cálculo.
4. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga
clic en Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
5. En la lista Rangos desbloqueados mediante contraseña
cuando la hoja está protegida, haga clic en el rango para el que
desea quitar los permisos.
6. Haga clic en Eliminar.

Quitar la protección de una hoja de cálculo

7. Cambie a la hoja de cálculo protegida.


8. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga
clic en Desproteger hoja.
9. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de
restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o
parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe
escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando
defina y especifique contraseñas.) de protección de la hoja de
cálculo.

Quitar la protección de un libro

10. Abra el libro protegido.


11. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga
clic en Desproteger libro.
12. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de
restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o
parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe
escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando
defina y especifique contraseñas.) de protección del libro.

Eliminar la protección de un libro compartido

Si se quita la protección cuando se utiliza una contraseña (contraseña:


modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o
parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener
hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir
correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y
especifique contraseñas.), el libro también dejará de estar compartido,
desconectándose de otros usuarios y borrándose el historial de
cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que
se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición
pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza
cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han
cambiado.). Si no hay ninguna contraseña activa, el libro seguirá
compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada
usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.
Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro
compartido.) una vez que ha sido desprotegido.

13. Abra el libro protegido


14. En el menú Herramientas, elija Proteger y haga clic en
Desproteger libro.
15. Si se solicita, escriba la contraseña para el libro.
16. Si el sistema pregunta si el hecho de quitar la protección afectará
a los demás usuarios, haga clic en Sí.

Quitar la contraseña para ver o modificar un archivo de libro

17. Abra el libro.


18. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
19. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.
20. En el cuadro Contraseña de protección o Contraseña contra
escritura, o en ambos, haga doble clic en los asteriscos y, a
continuación, presione la tecla SUPR.
21. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar.
22. Para reemplazar el libro existente, haga clic en Sí.
3. Haga clic en una celda que tenga la configuración de validación que
desee cambiar.
4. En el menú Datos, haga clic en Validación.
5. En cada ficha, seleccione y cambie las opciones que desee.

Si desea que los cambios afecten a otras celdas de la hoja de cálculo,


active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas
con la misma configuración en la ficha Configuración.

Designar entradas de celda válidas


1. Seleccione las celdas que desee validar.
2. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha
Configuración.
3. Especifique el tipo de validación que desee:

Permitir valores de una lista

1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.


2. Haga clic en el cuadro Fuente Y a continuación haga lo siguiente:

Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por


comas.
Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el
signo igual (=) seguido del nombre del rango.
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de
cálculo y presione ENTRAR.

3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda


con lista desplegable.

Permitir números dentro de los límites

4. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.


5. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic
en entre.

6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.


Permitir números dentro de los límites

7. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.


8. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic
en entre.

9. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

Permitir fechas y horas dentro de un período concreto

10. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.


11. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día
determinado, haga clic en mayor que.

12. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee


permitir.

Permitir texto de una longitud específica

13. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.


14. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres,
haga clic en menor o igual que.

15. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee


permitir.

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

16. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.


17. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.

18. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos,


haga clic en la celda que desee utilizar para especificar qué se
permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta
sólo si el resultado no superará el presupuesto, haga clic en
Decimal para Permitir, haga clic en menor o igual que para
Datos y, en el cuadro Máximo, haga clic en la celda que
contenga la cantidad presupuestada.

Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite

19. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.


20. En el cuadro Fórmula, introduzca una fórmula que calcule un
valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO
para las no válidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la
celda de la cuenta de la comida campestre sólo si no se ha
presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si el
presupuesto total (D20) también es menor que los 40.000 dólares
asignados, podría escribir la fórmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).

4. Especifique si la celda se puede dejar en blanco:

o Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de


verificación Omitir blancos.
o Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive
la casilla de verificación Omitir blancos.

Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un


nombre definido y existe una celda en blanco en el rango, la
configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de
las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación:
si una celda está en blanco, la configuración de la casilla de verificación
Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

2. Para mostrar un mensaje de introducción opcional cuando se haga clic


en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que
esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar
la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
3. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se
introduzcan datos no válidos:

¿Cómo?

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté


activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no válidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introducción


de datos no válidos, haga clic en Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la


introducción de datos no válidos, haga clic en Advertencia.

Para evitar la introducción de datos no válidos, haga clic en


Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).


Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada
el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido.
El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda."

Nota Cuando se aplica la validación de datos a una celda no se le aplica


formato.

Introducir datos en una celda a partir de


la lista que especifique

Puede crear una lista desplegable que obtenga las opciones de celdas situadas
en otro lugar de la hoja de cálculo.

1. Escriba las entradas de la lista desplegable en una sola columna o fila.


No incluya celdas en blanco en la lista.

Si escribe la lista en una hoja de datos distinta de aquélla que contiene


la celda de entrada de datos, defina un nombre (nombre: palabra o
cadena de caracteres que representa una celda, rango de
celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender,
como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) para la lista.

¿Cómo?

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no


adyacentes (selección no adyacente: selección de dos o más
celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no
adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones
combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee
asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo
de la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte
superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o
editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula

o el valor constante almacenado en la celda activa.) .


Cuadro Nombre

3. Escriba el nombre de las celdas.


4. Presione ENTRAR.

Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se esté


cambiando el contenido de la misma.

Si escribe la lista en un libro distinto, debe definir un nombre con una


referencia externa a la lista.

¿Cómo?

5. Abra el libro que contiene la lista de entradas desplegables.


6. Abra el libro donde desea validar las celdas, elija Nombre en el
menú Insertar y, a continuación, haga clic en Definir.
7. En el cuadro Nombres en el libro, escriba un nombre.
8. En el cuadro Se refiere a, suprima el contenido y mantenga el
puntero de inserción dentro del cuadro.
9. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro que
contiene la lista de entradas desplegables y, a continuación, en la
hoja de cálculo que contenga la lista.
10. Seleccione las celdas que contienen la lista.
11. En el cuadro de diálogo Definir nombre, haga clic en Agregar y,
a continuación, haga clic en Cerrar.
2. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
3. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha
Configuración.
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
5. Si la lista está en la misma hoja de cálculo, escriba una referencia a la
lista en el cuadro Origen.

Si la lista está en otro lugar, escriba el nombre definido para la lista en el


cuadro Origen.

Asegúrese de que la referencia o el nombre estén precedidos por el


signo igual (=).

6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista


desplegable.
7. Especifique si la celda se puede dejar en blanco: para ello, active o
desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
8. Para mostrar instrucciones de introducción adicionales cuando se haga
clic en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de
que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al
seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se
introduzcan datos no válidos.
¿Cómo?

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté


activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no válidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introducción


de datos no válidos, haga clic en Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la


introducción de datos no válidos, haga clic en Advertencia.

Para evitar la introducción de datos no válidos, haga clic en


Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada


el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido.
El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda."

Nota Cuando se aplica la validación de datos a una celda no se le aplica


formato.

Sugerencia

Si la lista de entradas es corta, puede escribir las entradas directamente en el


cuadro Origen, separadas por el carácter separador de listas de Microsoft
Windows (de forma predeterminada es la coma). Por ejemplo, puede escribir
Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres
palabras en una hoja de cálculo.

Buscar celdas que tengan validación de


datos
Buscar todas las celdas con validación de datos
1. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
2. Haga clic en Especial.
3. Haga clic en Celdas con validación de datos.
4. Haga clic en Todos.
Buscar celdas que coincidan con una configuración de validación de
datos determinada
1. Haga clic en una celda que tenga la configuración de validación de datos
cuyas coincidencias desea buscar.
2. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
3. Haga clic en Especial.
4. Haga clic en Celdas con validación de datos.
5. Haga clic en Iguales a celda activa.

Quitar la validación de datos


1. Seleccione las celdas en las que ya no desee validar los datos.

Para quitar la validación de datos de todas las celdas similares o de


todas las celdas que tengan validaciones de una hoja de cálculo, busque
la celdas.

¿Cómo?

Buscar todas las celdas con validación de datos


1. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
2. Haga clic en Especial.
3. Haga clic en Celdas con validación de datos.
4. Haga clic en Todos.

Buscar celdas que coincidan con una configuración de


validación de datos determinada
5. Haga clic en una celda que tenga la configuración de validación
de datos cuyas coincidencias desea buscar.
6. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
7. Haga clic en Especial.
8. Haga clic en Celdas con validación de datos.
9. Haga clic en Iguales a celda activa.
2. En el menú Datos, haga clic en Validación y siga uno de estos
procedimientos.

Si se le pide que borre la configuración actual y que continúe, haga clic


en Aceptar y después elija Cancelar.

Si aparece el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la


ficha Configuración y, a continuación, elija Borrar todos.
Cambiar datos en una página Web
Los tipos de cambios que puede realizar en una página Web creada con
Microsoft Excel varían según la página se haya creado con o sin interactividad.

Con interactividad

Si ha guardado o publicado datos interactivos de Excel, no debe abrir el archivo


HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del
World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los
exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo
deben responder a las acciones del usuario.) resultante en Excel para
modificarlo. Por el contrario, debe modificar el libro original (archivo .xls) a partir
del cual publicó la página y, a continuación, volver a publicar los elementos
interactivos en la página Web, o bien abrir la página en un programa de diseño
y realizar modificaciones. Los programas de diseño recomendados son
Microsoft FrontPage 2002, Microsoft Access 2002 y Microsoft Visual Basic
2002.

El programa de diseño que elija dependerá del tipo de cambios que desee
realizar y de cómo publicó o guardó los datos.

Cuándo utilizar Excel Si desea realizar cambios que emplean funciones de


Excel, debe abrir el archivo de libro (.xls) original que usó para publicar o
guardar la página Web, realizar cambios en el libro y volver a publicar los
datos. No debe abrir una página Web interactiva en Excel con el fin de realizar
cambios. La función Volver a publicar automáticamente (disponible en el cuadro
de diálogo Publicar) permite especificar que los elementos publicados
anteriormente deben volver a publicarse automáticamente cada vez que se
guarde el libro original.

Si no tiene acceso al libro original, puede exportar las hojas de cálculo


interactivas y listas de tabla dinámica (lista de tabla dinámica: componente de
Microsoft Office Web Components que permite crear una estructura similar a la
de un informe de tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de
tabla dinámica en un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a
un informe de tabla dinámica de Excel.) a Excel utilizando el botón de la barra
de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se
utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas,
utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el
menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas.) del

control Exportar a Microsoft Excel en el explorador de Web (explorador


Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y
los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a
hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que
están incrustados en páginas Web.) o utilizar Microsoft FrontPage 2002 o la
vista de diseño de la página de acceso a datos (vista Diseño de página de
acceso a datos: ventana de Access en la que se diseñan páginas de acceso a
datos, páginas Web con conexiones a bases de datos. ) en Microsoft Access
2002 para cambiar la página Web.

Cuándo utilizar Microsoft FrontPage Emplee FrontPage si desea hacer lo


siguiente:

Reorganizar elementos en la página Web y personalizar la funcionalidad


interactiva para hojas de cálculo, listas de tabla dinámica y gráficos
Utilizar herramientas de administración de sitio Web avanzadas y tener
acceso a otros sitios Web
Utilizar controles en tiempo de diseño
Agregar controles ActiveX sólo disponibles en FrontPage
Cambiar el formato o agregar un tema o darle a la página el mismo aspecto
que otras páginas Web

Cuándo utilizar la vista Diseño de la página de acceso a datos de


Microsoft Access Emplee Microsoft Access si desea hacer lo siguiente:

Agregar controles, como cuadros de texto y listas desplegables, que


muestran datos de una base de datos de Access o de Microsoft SQL Server
Agregar un gráfico que comparta los mismos datos que el rango de datos
externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una
hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de
datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o
utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.)
Agregar controles ActiveX sólo disponibles en la vista Diseño de la página
de acceso a datos

Si utiliza Access para modificar la página agregando controles de Microsoft


Office Web Components (Microsoft Office Web Components: componentes
interactivos, como hojas de cálculo, gráficos y listas de tabla dinámica en
páginas Web que facilitan el análisis de datos. Para utilizar estos componentes,
debe tener una licencia de Microsoft Office 2002.) o controles que no dependen
de datos de la base de datos, cuando vuelva a publicar la página, los usuarios
que tengan Internet Explorer versión 4.01 o anterior podrán continuar
utilizándola. Sin embargo, si se agregan otros controles diferentes de los de
Microsoft Office Web Components y esos sí dependen de datos de la base de
datos (datos de la base de datos de Access o SQL Server), los usuarios
necesitarán tener Internet Explorer 5 o posterior para utilizar la página en el
explorador.

Cuándo utilizar Visual Basic Emplee Visual Basic (Visual Basic: versión
visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha
desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.) si
desea agregar controles personalizados o utilizar Microsoft Office Web
Components como controles COM o en formularios de Visual Basic.
Modificación del código HTML Se puede utilizar un editor HTML, como
FrontPage, o un editor de texto, por ejemplo el Bloc de notas, para efectuar
cambios como mover objetos en la página Web. Sin embargo, es posible que
los cambios realizados directamente en el código HTML no se admitan en
Excel u otros programas de Office si intenta abrir el archivo posteriormente en
uno de esos programas.

Realización de cambios temporales con el explorador Web Puede


modificar la página Web mientras se encuentra abierta en un explorador Web,
pero los cambios realizados serán temporales y no se guardarán al salir del
explorador.

Sin interactividad

Si guarda o publica datos no interactivos, como un libro entero, sin


interactividad, puede abrir el archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado
estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza
etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos
de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del
usuario.) resultante directamente en Excel, realizar cambios y guardarlo. Las
páginas Web no interactivas son las únicas que debe abrir y modificar en Excel.

Colocar datos de Excel en el Web


¿Ha pensado alguna vez en que sus empleados pudieran tener acceso desde
una página Web a los datos de ventas de sus regiones comparados con los de
otros empleados, o en la posibilidad de preparar una hoja de cálculo para
calcular costos estándar o utilizar una página Web para mostrar en un gráfico
los beneficios de las diferentes áreas de su organización?

Puede guardar un libro o parte de un libro de Microsoft Excel, por ejemplo un


elemento del mismo, como página Web y publicarla en un sitio HTTP (HTTP:
protocolo de Internet que entrega información en World Wide Web. Hace
posible que un usuario con un programa cliente introduzca una dirección URL
(o haga clic en el hipervínculo) y recupere texto, gráficos, sonido y otra
información digital de un servidor Web.), en un sitio FTP (FTP: protocolo de
comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones
remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos
FTP, como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de
una ubicación remota.), en un servidor Web (servidor Web: equipo que alberga
páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. También se le
conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas
direcciones URL comienzan con http://.) o en un servidor de red para que los
usuarios puedan verla o interactuar con ella. Por ejemplo, si tiene cifras de
ventas en una hoja de cálculo de Excel, puede publicar estas cifras junto con
un gráfico para compararlas en una página Web, a fin de que los usuarios
puedan ver e incluso trabajar con los números en sus exploradores sin tener
que abrir Excel.

A continuación encontrará algunas formas diferentes de compartir datos de


Excel en el Web.

Colocar un libro completo en una página Web

Si desea colocar todos los datos de un libro en una página Web de una sola
vez, puede utilizar una versión interactiva o no interactiva de todo el libro.

Libros interactivos

Cuando se publica un libro interactivo en una página Web, el resultado es un


archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los
documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo
deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y
gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.)que contiene
componentes especiales que permiten a los usuarios de los exploradores
interactuar con el libro. Por ejemplo, los usuarios pueden cambiar de una
página a otra mediante un selector de hojas, manipular datos y formatos y
cambiar fórmulas en cada hoja. Los componentes interactivos que se utilizan
en el archivo HTML no se pueden abrir ni modificar en Excel, por lo que debería
conservar una copia maestra del libro de Excel del que ha publicado para poder
realizar cambios en él y volver a publicarlo si fuera necesario.

Libros no interactivos

Cuando se guarda un libro no interactivo, los datos aparecen del mismo modo
que en Excel, incluidas las fichas en las que los usuarios pueden hacer clic
para cambiar de unas hojas de cálculo a otras. No obstante, los usuarios no
pueden cambiar ni interactuar con los datos en el explorador. Guardar todo un
libro como página HTML es útil si no se desea mantener una copia maestra del
libro de Excel, sino que se desea poder abrir el archivo HTML obtenido
directamente en Excel y realizar y guardar cambios utilizando las funciones de
Excel.

Colocar una hoja de cálculo, un rango de celdas u otro elemento de una


hoja en una página Web

Puede publicar una hoja de cálculo o partes de la misma en una página Web
con o sin funcionalidad interactiva.

Cuando se publica sin interactividad, los usuarios pueden ver los datos y el
formato en la página Web, pero no pueden manipularlos.
Si desea que los usuarios puedan manipular los datos en la página Web, puede
crear una página Web a partir de una hoja de cálculo de Microsoft Excel o bien
elementos a partir de una hoja de cálculo guardando los datos con
funcionalidad de hoja de cálculo. Al publicar de forma interactiva con
funcionalidad de hoja de cálculo, los usuarios pueden hacer lo siguiente:

Escribir datos
Dar formato a datos
Calcular datos
Analizar datos
Ordenar y filtrar

En las páginas Web interactivas, los usuarios pueden cambiar los datos y el
diseño de los elementos de las páginas Web.

En una página Web con funcionalidad de hoja de cálculo se puede


colocar lo siguiente:

Hojas de cálculo
Informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel
interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros
de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.)
Rangos de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se
incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en
una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los
datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.)
Rangos de celdas
Listas filtradas
Áreas de impresión

Puede que se pierdan algunos formatos y funciones al guardar con


funcionalidad interactiva.

Colocar un gráfico en una página Web

Puede publicar un gráfico con o sin interactividad. Cuando publica sin


interactividad, en la página Web se guarda y se muestra una imagen del gráfico
en un formato de imagen (.jpg).

Si desea colocar un gráfico interactivo o un informe de gráfico


dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de
datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas
de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico
arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.) en
una página Web, puede guardar el gráfico con funcionalidad de gráfico
interactivo.
Al cambiar los datos correspondientes a un gráfico en la página Web, el gráfico
se actualiza automáticamente.

Para crear un gráfico con funcionalidad interactiva, primero es necesario tener


un gráfico o un informe de gráfico dinámico en Excel. Al publicar el gráfico de
forma interactiva, Excel automáticamente incluye los datos de origen del gráfico
en la página Web. Para un gráfico, Excel incluye un control de hoja de cálculo
interactiva. Para un informe de gráfico dinámico, Excel incluye una lista de tabla
dinámica (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web
Components que permite crear una estructura similar a la de un informe de
tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinámica en
un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a un informe de
tabla dinámica de Excel.) interactiva.

Cuando los usuarios cambian los datos en la hoja de cálculo o el diseño de la


lista de tabla dinámica en la página Web, el gráfico correspondiente se
actualiza de forma automática. Los usuarios también pueden ordenar y filtrar el
gráfico.

Si desea cambiar el tamaño del gráfico en la página Web, puede abrir la página
Web en Microsoft FrontPage o en la vista Diseño de la página de acceso a
datos (vista Diseño de página de acceso a datos: ventana de Access en la que
se diseñan páginas de acceso a datos, páginas Web con conexiones a bases
de datos. ) en Microsoft Access y efectuar los cambios.

Colocar un informe de tabla dinámica en una página Web

Un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel


interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de
una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) es una
tabla interactiva que se puede utilizar en Excel para resumir rápidamente
grandes volúmenes de datos. Utilice informes de tabla dinámica cuando desee
comparar totales relacionados o cuando desee que Excel realice
automáticamente la ordenación y el cálculo de subtotales y de totales.

Puede publicar un informe de tabla dinámica con o sin interactividad. Cuando


se publica sin interactividad, los usuarios pueden ver el informe pero no pueden
realizar cambios en la tabla, por ejemplo arrastrar campos o cambiar los tipos
de resúmenes utilizados, como en Excel.

En una lista de tabla dinámica de una página Web, se pueden analizar datos
cambiando el diseño.
Si desea que los usuarios de Web puedan interactuar con un informe de tabla
dinámica o si desea publicar un rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se
origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En
Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con
otros datos.) que se pueda actualizar, puede colocar una lista de tabla
dinámica (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web
Components que permite crear una estructura similar a la de un informe de
tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinámica en
un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a un informe de
tabla dinámica de Excel.) interactiva en una página Web. (Se denomina lista de
tabla dinámica a la versión Web interactiva de un informe de tabla dinámica). Al
publicar de forma interactiva con funcionalidad de tabla dinámica, los usuarios
pueden filtrar datos en la lista de tabla dinámica resultante, analizar los datos
consiguiendo distintas vistas de los mismos y actualizar datos externos en el
explorador.

Datos de origen para listas de tabla dinámica Puede crear una lista de
tabla dinámica interactiva a partir de un informe de tabla dinámica existente o
de otros datos de Excel. Si se utilizan otros datos de Excel y se selecciona
Funcionalidad de tabla dinámica en el cuadro de diálogo Publicar, Excel
crea automáticamente una lista de tabla dinámica en la página Web.

Si desea que los usuarios puedan actualizar un rango de datos externos en la


página Web, debe especificar funcionalidad de tabla dinámica para publicar el
rango de datos externos en una lista de tabla dinámica. Los datos de la base
de datos de origen se actualizan automáticamente cuando los usuarios abren la
página Web en el explorador o cuando hacen clic en Actualizar en la lista de
tabla dinámica.

Limitaciones que deben considerarse Se pueden perder algunos formatos


y funciones al guardar con funcionalidad interactiva.

Colocar varios elementos en una página Web

La mayoría de las páginas Web que se creen incluirán más de un elemento.


Por ejemplo, es posible tener una página Web que contenga un logotipo, un
texto, una lista de tabla dinámica (lista de tabla dinámica: componente de
Microsoft Office Web Components que permite crear una estructura similar a la
de un informe de tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de
tabla dinámica en un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a
un informe de tabla dinámica de Excel.), una lista de datos no interactivos y un
gráfico. La ventaja de colocar diversos elementos en una sola página es que
los usuarios sólo tienen que buscar en una página Web para encontrar la
información que necesitan.
Puede hacer que parte de la página Web sea interactiva y parte no interactiva.

Se pueden utilizar funciones de diversos programas de Microsoft Office para


crear una página Web. Por ejemplo, puede guardar datos como página Web en
Excel y, a continuación, utilizar Microsoft Access para agregar controles de
páginas de datos agrupados o secuencias de comandos. Después, puede abrir
la página Web en Microsoft FrontPage y agregar temas para hacer que la
página tenga el mismo aspecto que el de otras del mismo sitio.

Puede utilizar cualquier combinación de datos interactivos y no interactivos y


datos de cualquier programa de Office. Por ejemplo, puede utilizar Access para
obtener nombres de empleados, puestos y salarios de una base de datos de
empleados. También puede analizar datos de Access en Excel. En Excel,
puede agregar fórmulas que calculen el sueldo medio por puesto de trabajo y
creen un gráfico. Guarde el análisis como hoja de cálculo interactiva o lista de
tabla dinámica en una página Web. A continuación, utilice FrontPage para
agregar el logotipo de la compañía y la descripción de los datos en la página.

Mostrar todo

Incluir datos de Excel en una página


Web
1. Abra o seleccione el libro que contiene los elementos que desea
publicar.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.

Si ya ha seleccionado el elemento que desea publicar o desea publicar


todo un libro sin interactividad, basta con que elija las opciones que
desee en el cuadro de diálogo Guardar como página Web y hacer clic
en Guardar. De lo contrario, continúe. Cree un hipervínculo
personalizado utilizando una función de la hoja de cálculo.

3. Haga clic en Publicar.


4. En Elemento a publicar, haga clic en lo que desea publicar en el
cuadro Elegir.

Elegir elementos para publicar

Para seleccionar la hoja de cálculo o el elemento que desea publicar,


seleccione un elemento de la lista Elegir. Sólo puede publicar un
elemento cada vez. Para publicar otro elemento, selecciónelo y repita el
procedimiento de publicación. La siguiente lista describe qué se puede
publicar y cómo.
Libros completos Seleccione Todo el libro. Puede publicar un libro
entero con interactividad, pero no sin interactividad, en el cuadro de
diálogo Publicar.
Hojas de cálculo completas Seleccione Elementos en nombre de
hoja y, a continuación, seleccione Todo el contenido de nombre de
hoja.
Elementos ; Seleccione Elementos en nombre de hoja y, a
continuación, seleccione el elemento que desea publicar, por ejemplo,
un informe de tabla dinámica o un gráfico. Entre los elementos no se
incluyen los rangos de celdas.
Rangos de celdas Seleccione Rango de celdas y, si el cuadro de
selección no contiene el rango que desea, haga clic en la hoja de cálculo
(el cuadro de diálogo se contrae en un cuadro de selección), seleccione
un rango de celdas del libro de Microsoft Excel y, a continuación, haga

clic en Expandir diálogo .


Gráficos Seleccione Elementos en nombre de hoja y, a continuación,
seleccione Gráfico x.
Listas filtradas Seleccione Elementos en nombre de hoja y, a
continuación, seleccione el elemento Autofiltro que desee publicar.
Rangos de datos externos Seleccione Elementos en nombre de
hoja y, a continuación, seleccione el elemento Consulta que desee
publicar.
Volver a publicar Para volver a publicar una hoja de cálculo o un
elemento que ya publicó, seleccione Elementos publicados
anteriormente y elija la hoja de cálculo o el elemento que desea volver
a publicar. Para evitar que vuelva a publicarse un elemento, selecciónelo
y haga clic en Quitar. Para seguir publicando, haga clic en otro elemento
de la lista.

5. En Opciones de presentación, active o desactive la casilla de


verificación Agregar interactividad con y, si es necesario, haga clic en
el tipo de funcionalidad que desee.

Publicar con o sin interactividad

Publicar sin interactividad

Si desea que los usuarios puedan ver los datos que publica pero no
trabajar con ellos en el explorador, puede publicarlos como datos no
interactivos. Las páginas Web no interactivas se pueden abrir, modificar
y guardar en Microsoft Excel, pero no se pueden realizar cambios en los
datos con el explorador.

Asegúrese de que la casilla de verificación Agregar interactividad con


de Opciones de presentación está desactivada.
En una lista filtrada, los usuarios de la página Web sólo pueden ver los
datos que no se filtraron al publicar la lista. No obstante, todos los datos
de la lista se publican en la página Web. Los datos filtrados (ocultos)
pueden verse mostrando el código de origen HTML de la página.

No puede publicar un libro entero sin interactividad en el cuadro de


diálogo Publicar. Pero sí puede hacer clic en Guardar como página
Web en el menú Archivo y, en vez de hacer clic en Publicar, seleccione
Todo el libro en el cuadro de diálogo Guardar como página Web y
asegúrese de que la casilla Agregar interactividad no está activada.

Publicar con interactividad

Para que los usuarios puedan trabajar con los datos de la página Web
en un explorador, puede convertir los datos en interactivos. Por ejemplo,
puede publicar una hoja de cálculo interactiva que calcula la información
de un préstamo. Un usuario que consulte la página puede escribir
información financiera como la cantidad del préstamo y la tasa de interés
para calcular el pago mensual.

Active la casilla de verificación Agregar interactividad con y seleccione


el tipo de interactividad que desee en la lista. El tipo de interactividad
disponible depende de lo que esté publicando. Por ejemplo:
Para una hoja de cálculo que contiene fórmulas, seleccione
Funcionalidad de hoja de cálculo para que los usuarios de la
página Web puedan escribir valores nuevos en las celdas, y las
fórmulas calcularán automáticamente los resultados.

Para un informe de tabla dinámica, seleccione Funcionalidad de


tabla dinámica para que los usuarios de la página Web puedan
cambiar el diseño de las filas y columnas y ver distintos resúmenes
de los datos de origen.

Para un rango de datos externos, seleccione Funcionalidad de la


tabla dinámica para que los usuarios de la página Web puedan
actualizar los datos desde el origen.

Para una lista filtrada, seleccione Funcionalidad de hoja de


cálculo.

Para un gráfico o un informe de gráfico dinámico, seleccione


Funcionalidad de gráfico. Si intenta publicar todo el contenido de
una hoja de cálculo que tiene un gráfico con funcionalidad interactiva,
el gráfico no se incluirá en la página Web. Para incluir un gráfico
interactivo en una página Web, debe publicar el gráfico por separado.

Notas

Los usuarios de exploradores deben tener Microsoft Internet Explorer


4.1 o posterior y la correspondiente licencia de Microsoft Office para
trabajar con hojas de cálculo, gráficos o listas de tabla dinámica que
se publiquen interactivamente desde Microsoft Excel.
No se pueden abrir ni modificar páginas Web interactivamente en
Excel, por lo que es aconsejable guardar una copia del libro original
utilizado para publicar por si desea realizar cambios en Excel y volver
a publicarlo.

6. Para agregar un título sobre la selección publicada, haga clic en


Cambiar, bajoPublicar como. Escriba el título que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
7. Junto al cuadro Nombre de archivo, haga clic en Examinar y busque la
unidad, la carpeta, la carpeta Web, el servidor Web o la ubicación FTP
en que desee guardar o publicar la página Web. También puede elegir
una página Web existente para agregarla o reemplazarla, siempre que
tenga permiso para modificar la página Web y acceso al archivo HTML.
8. Para ver la página Web en el explorador después de haberla publicado,
active la casilla de verificación Abrir la página en el explorador Web.
9. Si espera realizar cambios en el libro posteriormente y desea volver a
publicar los elementos automáticamente siempre que se guarde el libro,
active la casilla de verificación Volver a publicar automáticamente
cada vez que se guarde e. libro.
10. Haga clic en Publicar.

Si publica en una página Web existente, haga clic en Reemplazar


archivo para copiar sobre la página existente, o en Agregar a archivo
para agregar los datos al final de la página Web.

Uso de archivos en servidores Web y


servidores de red
Algunos de los contenidos de este tema pueden no ser aplicables a ciertos
idiomas.

Puede crear, copiar, guardar o administrar carpetas y archivos que residan en


servidores de red, Web o servidores FTP. Una vez creados los accesos directos
a las carpetas podrá trabajar con los archivos como si estuviesen en su PC
local. Puede obtener acceso a dichas carpetas desde:

Los cuadros de diálogo Abrir y Guardar de los programas de Office.


Mis sitios de red (Windows 2000 y Windows Millennium Edition).

Entorno de red y Carpetas Web (Windows NT 4.0 y Windows 98).

Para encontrar una servidor de red, FTP o Web al que puede conectarse,
consulte al administrador del sistema o al proveedor de servicios de
Internet (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversas cosas
como correo electrónico, salas de charlas o utilizar World Wide Web. Algunos
ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que
otros se limitan a un área determinada.).

Requisitos para crear un acceso directo a una carpeta en un servidor de


archivos en red

Una conexión de red, como un cableado y una tarjeta de adaptador de red.


Un servidor de red en el que tenga derechos de acceso para ver o guardar
archivos.

La ruta de acceso a la red del servidor, por ejemplo \\nombre-


servidor\unidad-c.

Requisitos para crear un acceso directo a una carpeta en un servidor Web


o FTP

Una conexión a Internet mediante una cuenta de acceso a Internet


(ISP) (ISP: empresa que proporciona acceso a Internet, para diversas cosas
como correo electrónico, salas de charlas o utilizar World Wide Web.
Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares,
mientras que otros se limitan a un área determinada.) o una red de área
local (LAN) (hipervínculo activo: hipervínculo que está seleccionado
actualmente en un explorador Web. Algunos exploradores Web indican el
hipervínculo activo cambiándole el color.).
Un servidor de Web o FTP en el que tenga derechos de acceso para ver o
guardar archivos.

La dirección URL (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que


especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,
documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una
intranet — por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) de la carpeta Web o
FTP.

Dónde crear un acceso directo a una carpeta en un


servidor Web o en un servidor de red
Tanto Windows como Office disponen de asistentes para configurar los accesos
directos a las carpetas en servidores Web y servidores de red. No obstante, el
Asistente para agregar sitio de red Office se usa únicamente para crear
accesos directos a carpetas en servidores Web o FTP. Por lo tanto, si desea:

Crear un acceso directo a una carpeta en un servidor Web o FTP desde


Windows
Use el Asistente para agregar sitio de red de Office.

Crear un acceso directo a una carpeta en la red de área local

En Windows 2000 o Windows Millennium Edition, use Mis sitios de red.


En Windows NT 4.0 o Windows 98, use Entorno de red.

Crear un acceso directo a una carpeta en un servidor Web o FTP desde un


programa de Office

En Windows 2000 o Windows Millennium Edition, use Mis sitios de red.


En Windows NT 4.0 o Windows 98, use Carpetas Web.

Características de servidor Web disponible mediante


accesos directos
Al crear accesos directos a servidores Web podrá tener acceso a muchos
servicios, desde espacio para almacenar hasta sitios Web personalizados
fáciles de crear. Por ejemplo, los sitios Web del grupo (sitio Web del equipo:
sitio Web personalizable con características que ayudan a un equipo a trabajar
unido. El sitio predeterminado tiene páginas para bibliotecas de documentos,
anuncios y eventos del equipo. Sólo los miembros, especificados por el autor
del sitio, pueden utilizar el sitio.) de SharePoint, basados en SharePoint Team
Services de Microsoft le permiten compartir bibliotecas de archivos, discutir
temas importantes en línea y administrar tareas para todo el grupo.

Algunos proveedores de Internet ofrecen funciones adicionales e incluso


personalizan el aspecto del acceso directo. Estos sitios Web cuentan con una
gran variedad de características tanto para usuarios de oficina como para
particulares. Por ejemplo, para los usuarios particulares estos sitios son una
forma fantástica de crear una galería de imágenes para compartir fotografías
con familiares y amigos. Las características que ofrece cada ISP para estos
sitios Web varían según el servidor. Encontrará una lista de los ISP que ofrecen
estos servicios en el catálogo Web de herramientas de Office al que se obtiene
acceso desde el Asistente para agregar sitio de red.

El acceso directo indica el tipo de carpeta a la que da acceso:

Acceso directo a un servidor Web o FTP, o a un sitio Web del grupo


SharePoint.
Acceso directo a un sitio Web alojado en MSN. Otros ISP pueden tener
iconos personalizados para los accesos directos a los sitios que alojan.
Acceso directo a una biblioteca de documentos (biblioteca de
documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y
estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de una
biblioteca está asociado con información definida por el usuario que se
muestra en el contenido que se enumera para esa biblioteca.).
Acceso directo a una carpeta compartida en un servidor de archivos de
red.

Copiar datos de una página Web


Este procedimiento requiere Microsoft Internet Explorer 4.1 o posterior.

1. En el explorador Web (explorador Web: software que interpreta archivos


HTML, les da formato en páginas Web y los muestra. Un explorador
Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos,
transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están
incrustados en páginas Web.), seleccione los datos que desee copiar.
2. En el menú Edición, elija Copiar. Si el explorador no tiene este
comando, consulte la Ayuda del explorador para obtener información
acerca de copiar.
3. Pase a Microsoft Excel.
4. Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo
en que desee que aparezcan los datos copiados.
5. En el menú Edición, elija Pegar.
6. Si los datos no aparecen como espera, haga clic en Opciones de

pegado y seleccione una de las siguientes opciones:

Mantener formato de origen No realiza cambios.


Coincidir con formato de destino Iguala el formato de la celda
existente.
Crear consulta Web actualizable Permite crear una consulta a la
página Web desde la que ha copiado. De esta forma tiene la oportunidad
de actualizar los datos en caso de que la página Web cambie
posteriormente.

Hipervínculos
Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página al hacer
clic en él. El destino suele ser otra página Web, pero también puede ser una
imagen, una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo
puede ser texto o una imagen.

Cuando un usuario que visita un sitio hace clic en el hipervínculo, el destino se


muestra en un explorador Web (explorador Web: software que interpreta
archivos HTML, les da formato en páginas Web y los muestra. Un explorador
Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos, transferir
archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están incrustados en
páginas Web.), se abre o se ejecuta, dependiendo del tipo de destino. Por
ejemplo, un hipervínculo a una página muestra la página en el explorador Web
y un hipervínculo a un archivo AVI (AVI: formato de archivo multimedia de
Microsoft Windows para sonido y vídeos que utiliza la especificación Microsoft
Resource Interchange File Format (RIFF).) abre el archivo en un reproductor
multimedia.

Cómo se utilizan los hipervínculos

Puede utilizar hipervínculos para hacer lo siguiente:

Desplazarse a un archivo o a una página Web en una red, en una


intranet (intranet: red de una organización que utiliza tecnologías de Internet
(como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervínculos, puede explorar
objetos, documentos, páginas y otros destinos en Internet.) o en Internet
Desplazarse a un archivo o a una página Web que piensa crear en el futuro
Enviar un mensaje de correo electrónico
Iniciar la transferencia de un archivo, por ejemplo descargarlo, o un
proceso FTP (FTP: protocolo de comunicaciones que permite a un usuario
transferir archivos entre ubicaciones remotas de una red. Este protocolo
permite también a los usuarios utilizar comandos FTP, como mostrar listas
de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicación
remota.)

Cuando sitúa el puntero sobre texto o una imagen que contiene un

hipervínculo, el puntero se convierte en una mano , para indicar que el


texto o la imagen son elementos en los que puede hacer clic.

Qué es y cómo funciona una dirección URL

Cuando se crea un hipervínculo, su destino se codifica como una dirección URL


(localizador de recursos uniforme) (Localizador de recursos uniforme (URL):
dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un
objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una
intranet — por ejemplo: http://www.microsoft.com/.), como:

http://ejemplo@microsoft.com/news.htm
o bien
file://Nombre_del_equipo/Carpeta_compartida/Nombre_de_archivo.htm

Una dirección URL contiene un protocolo (protocolo: método de acceso a un


documento o servicio en Internet, como el Protocolo de transferencia de
archivos (FTP) o el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP).), como
HTTP (HTTP: protocolo de Internet que entrega información en World Wide
Web. Hace posible que un usuario con un programa cliente introduzca una
dirección URL (o haga clic en el hipervínculo) y recupere texto, gráficos, sonido
y otra información digital de un servidor Web.), FTP (FTP: protocolo de
comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones
remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos
FTP, como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de
una ubicación remota.) o FILE, un servidor Web (servidor Web: equipo que
alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. También se
le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas
direcciones URL comienzan con http://.) o una ubicación de red y una ruta de
acceso y nombre de archivo. La siguiente explicación define las partes de la
dirección URL:

Protocolo utilizado (http, ftp, file)

Servidor Web o ubicación de red<

Ruta de acceso

Nombre de archivo

Hipervínculos absolutos y relativos

Una dirección URL absoluta contiene una dirección completa, incluidos el


protocolo (protocolo: método de acceso a un documento o servicio en Internet,
como el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o el Protocolo de
transferencia de hipertexto (HTTP).), el servidor Web (servidor Web: equipo
que alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores.
También se le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena
archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://.), la ruta de acceso y el
nombre de archivo.

En una dirección URL relativa faltan una o varias partes. La información que
falta se toma de la página que contiene la dirección URL. Por ejemplo, si falta
el protocolo y el servidor Web, el explorador Web utiliza el protocolo y el
dominio, por ejemplo, .com, .org o .edu, de la página actual.

Es frecuente que las páginas de un sitio Web utilicen direcciones URL relativas
que contienen solamente una ruta de acceso parcial y un nombre de archivo.Si
los archivos se mueven a otro servidor, los hipervínculos seguirán funcionando
siempre que las posiciones relativas de las páginas permanezcan invariables.
Por ejemplo, el hipervínculo Productos.htm lleva a una página denominada
manzana.htm de una carpeta con el nombre Alimentos; si las dos páginas se
mueven a una carpeta denominada Alimentos de un servidor diferente, la
dirección URL del hipervínculo seguirá siendo correcta.

En un libro de Microsoft Excel, las rutas de acceso no especificadas a archivos


de destino de hipervínculos son relativas a la ubicación del libro activo de forma
predeterminada. Puede establecer una dirección base para utilizarla como
predeterminada de modo que siempre que cree un hipervínculo a un archivo en
esa ubicación, sólo tenga que especificar el nombre del archivo, y no la ruta de
acceso, en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Crear un hipervínculo
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo

1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda o en el


gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo (hipervínculo:
texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un
archivo, una ubicación en un archivo, una página HTML en World Wide
Web o una página HTML en una intranet. Los hipervínculos también
pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y,
a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en
Crear nuevo documento.
3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro Nombre del
nuevo documento.
4. Para especificar una ubicación distinta de la que aparece en Ruta de
acceso completa, escriba la nueva ubicación en el cuadro Nombre del
nuevo documento o haga clic en Cambiar y, a continuación, seleccione
la ubicación que desea. Haga clic en Aceptar.
5. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para especificar si desea
abrir el nuevo archivo ahora o más adelante para modificarlo.
6. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el
cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el texto o gráfico que
desea utilizar para representar el hipervínculo (hipervínculo: texto con
color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo,
una ubicación en un archivo, una página HTML en World Wide Web o
una página HTML en una intranet. Los hipervínculos también pueden
dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en
Archivo o página Web existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta


actual y en el archivo con el que desea crear el vínculo.

Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas,


haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea
crear el vínculo.

Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados


recientemente, haga clic en Archivos recientes y en el archivo con el
que desea crear el vínculo.

Si sabe el nombre y la ubicación del archivo o la página Web con los que
desea crear el vínculo, puede escribir esa información en el cuadro
Dirección.

Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la

página, haga clic en Explorar el Web , abra la página Web a la que


desee vincular y vuelva a Microsoft Excel sin cerrar el explorador.

4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el


hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el
cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica de una página Web

Para crear un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico


en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una
página HTML en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los
hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher,
Telnet y FTP.) a una ubicación específica de una página Web, compruebe que
la página Web tiene un marcador (marcador: ubicación o selección de texto en
un archivo al que se da un nombre para usarlo como referencia. Los
marcadores identifican una ubicación dentro de un archivo al que se se puede
hacer referencia o crear un vínculo más adelante) en esa ubicación.

1. En Microsoft Excel, haga clic con el botón secundario del mouse en el


texto o gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en
Archivo o página Web existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar una página Web de la carpeta actual, haga clic en


Carpeta actual y en la página Web con la que desea crear el vínculo.
Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas,
haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea
crear el vínculo.

Para seleccionar una página Web de una lista de archivos utilizados


recientemente, haga clic en Archivos recientes y en la página Web con
la que desea crear el vínculo.

Si sabe el nombre y la ubicación de la página Web con los que desea


crear el vínculo, puede escribir esa información en el cuadro Dirección.

Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la

página, haga clic en Explorar el Web , abra la página Web a la que


desee vincular y vuelva a Excel sin cerrar el explorador.

4. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga doble clic en el marcador


que desee.
5. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el
hipervínculo, haga clic en Sugerencia, escriba el texto que desee en el
cuadro Sugerencia y haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica en un libro

Para vincular a una ubicación en el libro actual u en otro libro, puede definir un
nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) para las celdas de destino (destino: término general para
designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervínculo.) o
utilizar una referencia de celda.

1. Para utilizar un nombre, asigne uno a las celdas de destino en el libro de


destino.

¿Cómo?

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no


adyacentes (selección no adyacente: selección de dos o más
celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no
adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones
combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee
asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo
de la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte
superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o
editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula

o el valor constante almacenado en la celda activa.) .

Cuadro Nombre

3. Escriba el nombre de las celdas.


4. Presione ENTRAR.

Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se esté


cambiando el contenido de la misma.

2. En el libro de origen (archivo de origen: el archivo que contiene


información que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o
incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo de origen,
también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de
destino.), haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que
desee que represente el hipervínculo (hipervínculo: texto con color y
subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una
ubicación en un archivo, una página HTML en World Wide Web o una
página HTML en una intranet. Los hipervínculos también pueden
dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) y, a
continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
3. Siga uno de estos procedimientos:

o Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en


Lugar de este documento en Vincular a.

o Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo


o página Web existente en Vincular a.

2. Si elige Archivo o página Web existente, busque y seleccione el libro


al que desee vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o En la lista bajo Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que
desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de celda en
el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.

o En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que


represente las celdas a las que desee vincular. Haga clic en
Aceptar.

4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el


hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el
cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo personalizado utilizando una función de la hoja de
cálculo

Vea también

Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un


servidor de red, en una intranet (intranet: red de una organización que utiliza
tecnologías de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza
hipervínculos, puede explorar objetos, documentos, páginas y otros destinos en
Internet.) o en Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la función
HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en
ubicación_del_vínculo.

Sintaxis

HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)

Ubicación_del_vínculo es la ruta y el nombre de archivo del documento que


se desea abrir como texto. Ubicación_del_vínculo puede hacer referencia a un
lugar en un documento , como por ejemplo una celda específica o un rango con
nombre en una hoja de cálculo o libro de Microsoft Excel, o a un marcador en
un documento de Microsoft Word. La ruta puede ser a un archivo almacenado
en una unidad de disco duro, o bien una convención universal nominal (CUN)
en un servidor (en Microsoft Excel para Windows) o un Localizador de recursos
uniforme (URL (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que
especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,
documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet —
por ejemplo: http://www.microsoft.com/.)) en Internet o en una intranet.

Ubicación_del_vínculo puede ser una cadena de texto encerrada entre


comillas o una celda que contiene el vínculo como cadena de texto.
Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está
permito desplazarse por él, aparecerá un error cuando se haga clic en la
celda.

Nombre_descriptivo es el texto o valor numérico al que se salta mostrado en


la celda. El nombre_descriptivo se muestra en azul y está subrayado. Si
contenido_de_celda se pasa por alto, la celda muestra ubicación_del_vínculo
como texto de salto.

Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o


una celda que contiene el texto o valor al que se salta.
Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #¡VALOR!),
la celda mostrará el error en lugar del texto de salto.

Observación

Para seleccionar una celda que contiene un hipervínculo sin ir al destino del
hipervínculo, haga clic en la celda y mantenga presionado el botón del mouse
(ratón) hasta que el cursor se convierta en una cruz y, a continuación,
suelte el botón.

Ejemplos

En el siguiente ejemplo se abre una hoja de cálculo denominada Informe


presupuestario.xls que se almacena en Internet en el sitio
ejemplo@microsoft.com/informe y muestra el texto "Haga clic para obtener un
informe":

=HIPERVINCULO("http://ejemplo@microsoft.com/informe/informe
presupuestario.xls", "Haga clic para obtener un informe")

En el siguiente ejemplo se crea un hipervínculo a la celda F10 de la hoja de


cálculo denominada Anual en el libro Informe presupuestario.xls, que está
almacenado en Internet en el sitio ejemplo@microsoft.com/informe. La celda
en la hoja de cálculo que contiene el hipervínculo muestra el contenido de la
celda D1 como el texto al que se salta:

=HIPERVINCULO("[http://www.ejemplo@microsoft.com/informe/informe
presupuestario.xls]Anual!F10", D1)

En el ejemplo siguiente se crea un hipervínculo al rango TotalDept de la hoja de


cálculo Primer trimestre del libro Informe presupuestario.xls, que está
almacenado en Internet en el sitio ejemplo@microsoft.com/informe. La celda
en la hoja de cálculo que contiene el hipervínculo muestra el texto "Haga clic
para ver el Total del primer trimestre del departamento":

=HIPERVINCULO("[http:// ejemplo@microsoft.com/informe/informe
presupuestario.xls]Primer trimestre!TotalDept";"Haga clic para ver el
Total del primer trimestre del departamento")

Para crear un hipervínculo a una ubicación específica en Microsoft Word, debe


utilizar un marcador para definir la ubicación a la que desea saltar en el
documento. En el siguiente ejemplo se crea un hipervínculo al marcador
denominado BenefTrim en el documento denominado Informe anual.doc en el
sitio ejemplo@microsoft.com:

HIPERVINCULO("[http://ejemplo@microsoft.com/Informe
anual.doc]BenefTrim";"Informe de beneficios trimestrales")

En Excel para Windows, en el ejemplo siguiente se muestra el contenido de la


celda D5 como el texto que va a saltarse en la celda y abre el archivo
denominado 1trim.xls que se almacena en el servidor denominado FINANZAS
en la carpeta compartida Facturas. En este ejemplo se utiliza la ruta CUN:

=HIPERVINCULO("\\FINANZAS\Facturas\1trim.xls";D5)

En el ejemplo siguiente se abre el archivo 1trim.xls en Excel para Windows que


se almacena en un directorio denominado Finanzas en la unidad D y se
muestra el valor numérico almacenado en la celda H10:
=HIPERVINCULO("D:\FINANZAS\1trim.xls";H10)

En Excel para Windows, el siguiente ejemplo crea un hipervínculo al área


denominada Totales en otro libro (externo), Milibro.xls:

=HIPERVINCULO("[C:\Mis documentos\Milibro.xls]Totales")

En Microsoft Excel para Macintosh, el siguiente ejemplo muestra "Haga clic


aquí" en la celda y abre el archivo denominado Primer trimestre almacenado en
una carpeta denominada Informes presupuestarios en el disco duro
denominado Macintosh HD:

=HIPERVINCULO("Macintosh HD:Informes presupuestarios:Primer


trimestre";"Haga clic aquí")

Se pueden crear hipervínculos dentro de una hoja de cálculo para saltar de una
celda a otra. Por ejemplo, si la hoja de cálculo activa es la hoja denominada
Junio en el libro denominado Presupuesto, la siguiente fórmula crea un
hipervínculo a la celda E56. El texto del vínculo es el valor de la celda E56.

=HIPERVINCULO("[Presupuesto]Junio!E56";E56)

Para saltar a otra hoja del mismo libro, cambie el nombre de la hoja en el
vínculo. En el ejemplo anterior, para crear un vínculo a la celda E56 en la hoja
septiembre, cambie la palabra "Junio" por "Septiembre".

Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico

Al hacer clic en un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o


gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo,
una página HTML en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los
hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher,
Telnet y FTP.) con una dirección de correo electrónico, el programa de correo
electrónico se inicia automáticamente y crea un mensaje con la dirección
correspondiente en el cuadro Para, siempre que tenga un programa de correo
electrónico instalado.

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el texto o gráfico que
desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga
clic en Hipervínculo en el menú contextual.
2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en
Dirección de correo electrónico.
3. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de
correo electrónico que desee.
4. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo
electrónico.

Tenga en cuenta que algunos exploradores Web (explorador Web:


software que interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y
los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer,
puede ir a hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de
sonido o vídeo que están incrustados en páginas Web.) y programas de
correo electrónico no reconocen la línea Asunto.

5. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el


hipervínculo, haga clic en Sugerencia, escriba el texto que desee en el
cuadro Sugerencia y haga clic en Aceptar.

Sugerencia

También puede crear un hipervínculo con una dirección de correo electrónico


en una celda escribiendo la dirección directamente en la celda. Por ejemplo,
escriba alguien@microsoft.com y el hipervínculo se creará automáticamente.

Insertar un vínculo de fórmula a los


datos de una hoja en la intranet o en
Internet
Se puede insertar un vínculo (objeto vinculado: objeto que se crea en un
archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una
conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo
de destino cuando se actualice el archivo de origen) de un libro a otro libro
ubicado en la intranet (intranet: red de una organización que utiliza tecnologías
de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervínculos, puede
explorar objetos, documentos, páginas y otros destinos en Internet.) o en
Internet. El libro debe estar en formato de libro de Microsoft Excel (.xls) en vez
de ser un libro guardado como archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado
estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza
etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos
de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del
usuario.).

1. Abra el libro de origen y seleccione la información que desee copiar


como objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un
archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo
una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará
en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen).

2. Haga clic en Copiar .


3. Cambie a la hoja de cálculo en la que desee colocar la información y, a
continuación, haga clic en el lugar donde desee que aparezca la
información.
4. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Pegar vínculo.
Nota Para crear un vínculo sin tener que abrir el libro en Internet, haga
clic en la celda en que desee el vínculo y escriba un signo igual (=) y la
dirección URL (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que
especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,
documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una
intranet — por ejemplo: http://www.microsoft.com/.), seguida de la
ubicación en el libro. Por ejemplo, escriba

='http://www.alguien/[archivo.xls]Hoja1'!A1
o bien
='ftp.servidor.lugar/archivo.xls'!NombreDeCelda

Importar datos
Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea
analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y
resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial
siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Importar datos

Importar datos de bases de datos y archivos

Para importar datos a Excel desde la mayoría de las fuentes de datos, puede
elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Importar
datos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de
diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo


origen en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos,
permite importar datos desde las conexiones de datos externas no disponibles
en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Estas
fuentes pueden incluir los orígenes de datos OLE DB (incluidos los cubos
OLAP y los servidores Exchange) y los orígenes de datos suministrados por un
administrador del sistema. No es posible filtrar ni unir datos en el Asistente para
la conexión de datos.

El método de conexión predeterminado al importar datos con el Asistente para


la conexión de datos es a través de proveedores de OLE DB. Los archivos .odc
(conexión de datos de Office) resultantes pueden abrirse para su visualización
en Internet Explorer y modificarse en Excel, el Bloc de notas y otras
aplicaciones de Microsoft Office si el archivo no señala un origen de datos
OLAP.
Nota Para traer datos externos (datos externos: datos que se almacenan
fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL
Server o en un servidor Web.) a Microsoft Excel, es necesario tener acceso a
los datos. Si el origen de datos externos al que desea tener acceso no está en
el equipo local, puede ser necesario ponerse en contacto con el administrador
de la base de datos para obtener la contraseña, el permiso de usuario u otra
información sobre la conexión.

Importar datos con Microsoft Query

En la mayoría de los casos, puede importar datos utilizando el comando


Importar datos, tal como se describe en el apartado anterior. Utilice Query u
otro programa sólo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como
las siguientes:

Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.


Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta
que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para
seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una
misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de
resultados.).
Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible desde


dentro de Excel, para realizar estas tareas de consulta especializadas.

Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y recuperar


datos. En Query, puede utilizar el Asistente para consultas para crear una
consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que
responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.)
simple, o puede emplear criterios más avanzados en Query para crear una
consulta más compleja. Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear
una consulta desde el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

También es posible utilizar el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE


(Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos
entre programas basados en Microsoft Windows.) con Query. Para obtener más
información sobre DDE, consulte la Ayuda de Query.

Para importar datos con Query, primero es necesario:

Instalar Query Query, incluido el Asistente para consultas, es una función


opcional para Excel. En general, el sistema le indicará que instale Query al
elegir Obtener datos externos en el menú Datos y hacer clic en Nueva
consulta de base de datos.
Instalar controladores ODBC Se requiere un controlador
ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):
archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos
concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o
sistema de administración de bases de datos, como SQL Server, requiere
un controlador diferente.) para recuperar datos en las bases de datos
relacionales, archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se
instala Query, se instala automáticamente un conjunto de controladores
ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con Query, se deberá
instalar el controlador por separado.

Instalar controladores de origen de datos Se requiere un controlador de


origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa
utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o
sistema de administración de bases de datos requiere un controlador
diferente.) para recuperar datos de origen OLAP. Query admite la conexión
con bases de datos creadas utilizando los servicios OLAP de Microsoft SQL
Server; cuando se instala Query, se instala automáticamente el soporte para
este tipo de bases de datos OLAP. Para conectarse con otras bases de
datos OLAP, es preciso instalar un controlador de origen de datos y
software de cliente.

Para obtener más información, consulte la Ayuda de Query.

Importar datos del Web

Para importar datos procedentes de una página Web, elija Obtener datos
externos en el menú Datos y haga clic en Nueva consulta Web. Debe tener
acceso al World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de
Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el
Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una
página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.) a través de la
intranet de su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien
puede realizar una consulta de las fuentes html o xml locales.

Importar datos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

Puede utilizar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden
utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación Visual Basic para Aplicaciones.) de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic
que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias
aplicaciones Microsoft.) para obtener acceso a un origen de datos externos.

Según el origen de datos, utilizará objetos de datos ActiveX (ActiveX Data


Objects (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de
datos compatibles con OLE DB para conectarse a, recuperar, manipular y
actualizar datos.) o bien objetos de acceso a datos (Data Access Objects
(DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos
compatibles con ODBC y Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular
y actualizar datos de la estructura de base de datos.) para recuperar datos con
VBA.

Si desea utilizar una macro creada en Excel versión 5.0 o anterior, haga clic en
Complementos en el menú Herramientas y, a continuación, compruebe que
esté activada la casilla de verificación Complemento ODBC.

Para obtener más información sobre el procedimiento para crear macros en


Visual Basic para Aplicaciones, consulte la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de
Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, sitúe el
puntero del mouse (ratón) en Macro en el menú Herramientas y haga clic en
Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft
Visual Basic y pida al Asistente la información que desea.).

Nota Mientras se esté grabando una macro que incluya una consulta, Excel
no podrá ejecutar la consulta en segundo plano, ni siquiera si se elige
ejecutarla de este modo. Para cambiar la macro grabada para que se ejecute
en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic y cambie el
modo de actualización del objeto QueryTable de "BackgroundQuery := False" a
"BackgroundQuery := True".

Actualizar datos y asignar nombres a rangos

Actualización de datos

Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre


las que se incluyen la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la
actualización automática de los mismos a intervalos de tiempo determinados.
Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando
y también puede comprobar el estado de la actualización en todo momento.

Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de


"origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos
puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el
nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base
de datos cuando se inicia una sesión.) externo requiere una
contraseña (contraseña: palabra, frase o cadena de caracteres utilizada para
enviar el acceso no autorizado a una base de datos. Para obtener acceso a la
base de datos, debe escribir la contraseña correctamente.) para tener acceso a
los datos, puede hacer que sea necesario insertarla cada vez que se actualice
el rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se
incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en
una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los
datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).

Cuando se amplía un rango de datos externos y se reciben más registros,


Excel puede copiar fórmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de
datos de forma que permanezcan junto a los datos correspondientes.
También es posible elegir cómo agregar datos nuevos a la hoja de cálculo.

Asignar nombre a los rangos de datos externos

Excel asigna nombres automáticamente a los rangos de datos externos de la


siguiente manera:

Los rangos de datos externos procedentes de los archivos de conexión de


datos de Office (archivo de Office Data Connection (ODC): un archivo que
almacena información acerca de una conexión a un origen de datos (como
un origen de datos OLE DB) y los datos asociados con la conexión. ) (ODC)
reciben nombres con la extensión .odc.
Los nombres de los rangos de datos externos de las bases de datos se
basan en el nombre de la consulta; el nombre predeterminado del origen de
datos utilizado para crear la consulta sería Consulta_de_origen.
Los rangos de datos externos procedentes de archivos de texto reciben el
nombre del archivo de texto.
Los rangos de datos externos de consultas Web (consulta Web: consulta
que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.) reciben el
nombre de la página Web desde la cual se recuperaron los datos.

Si la hoja de cálculo contiene más de un rango de datos externos del mismo


origen, los rangos se numeran. Por ejemplo, MiTexto, MiTexto_1, MiTexto_2,
etc.

También es posible cambiar el nombre de un rango de datos externos en el


cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos.

Importar un archivo de texto


1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de
texto.

Para evitar que los datos externos (datos externos: datos que se
almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en
Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) reemplacen a los
datos existentes, asegúrese de que la hoja no contiene datos debajo de
la celda donde vaya a hacer clic ni a su derecha.

2. En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación,


haga clic en Importar datos.
3. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Archivos de texto.
4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo de texto que
desee importar como rango de datos externos (rango de datos externos:
rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se
origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto.
En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como
haría con otros datos.).
5. Para especificar cómo desea dividir el texto en columnas, siga las
instrucciones del Asistente para importar texto y, a continuación, haga
clic en Finalizar.
6. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Propiedades para
establecer las opciones de formato y diseño de los datos importados.
7. En el cuadro de diálogo Importar datos, siga uno de estos
procedimientos:

Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja


de cálculo existente y, a continuación, en Aceptar.

Para devolver los datos a una hoja de cálculo nueva, haga clic en Nueva
hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Microsoft Excel
agregará una nueva hoja de cálculo al libro y colocará de forma
automática el rango de datos externos en la esquina superior izquierda
de la nueva hoja de cálculo.

Importar datos
Puede seguir estos procedimientos para importar datos de la mayoría de
orígenes de datos, incluidas las bases de datos OLAP.

Para obtener información sobre cómo filtrar o unir datos antes de importarlos a
Microsoft Excel, vea la Ayuda de Microsoft Query.

1. En el menú Datos, elija Obtener datos externos y, a continuación,


haga clic en Importar datos.
2. Siga uno de estos procedimientos:

Abrir un origen de datos existente

En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos,


seleccione un origen de datos de Mis archivos de origen de datos y
haga clic en Abrir.

Crear una nueva conexión de origen de datos

En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos


haga clic en Nuevo origen.
En el Asistente para la conexión de datos elija un origen de datos al que
desee conectarse y haga clic en Siguiente.
Notas

Si no encuentra el origen de datos que desea, póngase en contacto


con el administrador del sistema.
Si elige Otro o avanzado en ¿A qué tipo de origen de datos desea
conectarse? se le mostrará una lista de proveedores OLE DB. Para
obtener más información sobre la conexión con un proveedor vea la
documentación de su proveedor de OLE DB.
Proporcione la información solicitada por los cuadros de diálogo del
Asistente para la conexión de datos.

1. Si lo desea, puede seguir el siguiente procedimiento en el cuadro de


diálogo Importar datos:

Haga clic en Propiedades para elegir la definición de consulta y las


opciones de diseño, formato y actualización y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Modificar consulta para editar la conexión, el tipo de
comando y el texto de comando de la consulta OLE DB.
Para una consulta creada con Microsoft Query o para una consulta Web,
haga clic en Parámetros para especificar cómo se obtiene un valor de
parámetro para rangos de datos externos.

1. Siga uno de estos procedimientos:

Para recuperar los datos externos en la hoja de cálculo seleccionada,


haga clic en Hoja de cálculo existente. En la hoja de cálculo, haga clic
en la celda en que desee colocar la esquina superior izquierda del rango
de datos externo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para recuperar los datos externos en una hoja de cálculo nueva, haga
clic en Nueva hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Excel agregará una nueva hoja de cálculo y, de forma automática,
colocará el rango de datos externos en la esquina superior izquierda de
la nueva hoja.

Copiar fórmulas cuando se expande un


rango de datos externo
1. Escriba una fórmula en una celda adyacente a la primera fila de datos en
el rango de datos externo (rango de datos externos: rango de datos que
se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel,
como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar
formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).
Nota La primera fila de datos puede ser la primera o segunda en el
rango de datos externos, dependiendo de si la primera fila contiene
encabezados.

2. Seleccione la celda y haga doble clic en el controlador de relleno (control


de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior
derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse (ratón)
sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.)
para copiar la fórmula a todas la filas en el rango de datos externos.
3. Haga clic en la celda en el rango de datos externos y, a continuación,

haga clic en Propiedades del rango de datos en la barra de


herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Datos externos.
4. En el cuadro de diálogo Propiedades de rango de datos externos,
active la casilla de verificación Autorrellenar fórmulas en columnas
adyacentes.

Nota Si el rango de datos externos se expande al actualizar (actualizar:


renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico
para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si
el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la
consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.),
Microsoft Excel copia únicamente las fórmulas inmediatamente
adyacentes o dentro del rango de datos externos.

Actualizar datos importados


Actualizar datos

Actualizar los datos automáticamente cuando se abre un libro

Puede actualizar un rango de datos externos (rango de datos externos: rango


de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de
Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar
formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.) de
forma automática cuando abre el libro y opcionalmente guardar el libro sin
guardar los datos externos para que el tamaño del archivo se reduzca.

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos que desee
actualizar (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada
vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la
información en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan
realizado en los datos.) y, a continuación, haga clic en Propiedades del

rango de datos en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de
diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de
herramientas.) Datos externos.
2. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir archivo.
3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos
externos, active la casilla de verificación Quitar los datos de la hoja de
cálculo antes de guardar.

Actualizar varios rangos de datos externos

1. Si la hoja de cálculo contiene más de un rango de datos externos (rango


de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de
cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o
un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos
en cálculos como haría con otros datos.) que desea
actualizar (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada
vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la
información en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan
realizado en los datos.), elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Datos externos.
2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y
opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija
Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar).
Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Datos externos,

haga clic en Actualizar todo para actualizar todos los rangos de


datos externos en el libro.

Si tiene abierto más de un libro, debe hacer clic en Actualizar todo en


cada libro para actualizar los datos externos.

Actualizar datos en un archivo de texto importado

1. Seleccione la hoja de cálculo con el archivo de texto importado.

2. Haga clic Actualizar datos en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de
diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de
herramientas.) Datos externos.
3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el
archivo de texto y, a continuación, haga clic en Importar.

Sugerencia

Si desea importar sólo parte de los datos de un archivo de texto como rango de
datos actualizable, puede crear una consulta para recuperar los datos. Para
obtener más información, utilice la Ayuda de Microsoft Query.

Actualizar los datos a intervalos automáticamente

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero
que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo
de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
cálculos como haría con otros datos.) y, a continuación, haga clic en

Propiedades del rango de datos en la barra de


herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Datos externos.
2. Seleccione el cuadro Actualizar cada y, a continuación, especifique el
número de minutos entre actualizaciones (actualizar: renovar datos de
un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los datos, se
verá la versión más reciente de la información en la base de datos,
incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos.).

Controlar el orden de las actualizaciones

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero
que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo
de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
cálculos como haría con otros datos.) que desee actualizar (actualizar:
renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se
actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la información
en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los
datos.) primero, y , a continuación, haga clic en Actualizar datos en la
barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y
opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija
Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar).
Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Datos externos.
2. Repita el proceso para cada rango de datos externos hasta que todos
estén actualizados en el orden que desee.

Establecer las opciones de actualización

Requerir una contraseña para actualizar un rango de datos externos

Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de


"origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos
puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el
nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base
de datos cuando se inicia una sesión.) requiere una contraseña (contraseña:
modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte
de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255
letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) para
conectarse a él, puede hacer que se escriba la contraseña antes de que pueda
actualizarse (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez
que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de la información
en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los
datos.) el rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos
que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel,
como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato
a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Este
procedimiento no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto
(*.txt) o una consulta en Web (*.iqy).

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos y, a continuación,

haga clic en Propiedades del rango de datos en la barra de


herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Datos externos.
2. En Definición de la consulta, desactive la casilla de verificación
Guardar contraseña.

Notas

Las contraseñas almacenadas no están cifradas.


Microsoft Excel solicita la contraseña sólo la primera vez que el rango de
datos externos se actualiza en cada sesión de Excel. La próxima vez que
inicie Excel, se le solicitará la contraseña de nuevo si abre el libro que

contiene la consulta y hace clic en Actualizar datos .

Conservar el formato de las celdas al actualizar un rango de datos


externos

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos (referencia externa:
referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o
una referencia a un nombre definido en otro libro. ) y, a continuación,

haga clic en Propiedades del rango de datos en la barra de


herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que
se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de
herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver
más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final
de la barra de herramientas.) Datos externos.
2. Siga uno de estos procedimientos o ambos

Si desea conservar el formato de celdas aplicado, active la casilla de


verificación Mantener el formato de las celdas en Diseño y formato
de datos.
Si desea conservar los anchos de columna establecidos, desactive la
casilla de verificación Ajustar el ancho de columna en Diseño y
formato de datos.

3. Haga clic en Aceptar.


4. Para actualizar (actualizar: renovar datos de un origen de datos externo.
Cada vez que se actualicen los datos, se verá la versión más reciente de
la información en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan
realizado en los datos.) el rango de datos externos, haga clic en

Actualizar datos en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de
diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de
herramientas.) Datos externos.

Ejecutar una consulta en segundo plano o mientras espera

Si ejecuta una consulta en segundo plano, puede utilizar Microsoft Excel


mientras se ejecuta la consulta.

1. Haga clic en una celda del rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero
que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo
de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
cálculos como haría con otros datos.) y, a continuación, en Propiedades

del rango de datos en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de
diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en
Opciones de barra de herramientas al final de la barra de
herramientas.) Datos externos.
2. Active la casilla de verificación Habilitar actualización en segundo
plano para ejecutar la consulta en segundo plano o desactívela para
esperar mientras se ejecuta.

Notas

Detener una consulta Para que deje de ejecutarse una consulta cuando
la casilla de verificación Habilitar actualización en segundo plano esté
desactivada, presione ESC.
Detener la actualización en segundo plano Para detener una consulta
que se esté ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el icono

Actualización en segundo plano en la barra de estado (barra de


estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra
información acerca de la condición actual del programa, como el estado de
los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o información
acerca del elemento seleccionado.) para que aparezca el cuadro de diálogo
Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga
clic en Detener actualización.
Grabar una macro Mientras se grabe una macro (macro: acción o
conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las
macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para
Aplicaciones.) que incluya una consulta, Excel no ejecutará la consulta en
segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que se ejecute en
segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic (Editor de
Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y
procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic
contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar
sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) y
cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de
"BackgroundQuery := False" a "BackgroundQuery := True". Para obtener
más información sobre cómo modificar macros, consulte la Ayuda de Visual
Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic
en Excel, sitúe el puntero del mouse (ratón) en Macro en el menú
Herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda,
haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic y pida al Asistente la
información que desea.).
Nota Puede comprobar el estado de una actualización haciendo clic en

Actualización en segundo plano en la barra de estado. Para cancelar


una consulta, haga clic en Cancelar Actualizar en la barra de herramientas
Datos externos.

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de


totales generales en una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un
rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o
un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la
lista tiene rótulos para las columnas.). Cuando se insertan subtotales
automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar
las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total,

puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen (función
de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de
tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), como Suma o Promedio. Puede
mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los
datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de
hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de
resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la
izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila
Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no
el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Cálculo automático Excel volverá a calcular automáticamente los subtotales
y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales


existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están
en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Subtotales anidados

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista


por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera
que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Informes y gráficos de resumen

Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá


esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de

resumen haciendo clic en los símbolos de esquema , y para


ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.

Presentar los datos del resumen en un gráfico Puede crear un gráfico que
utilice sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u
oculta los detalles de la lista esquematizada, el gráfico también se actualiza
para mostrar u ocultar los datos.

Insertar subtotales
Insertar subtotales individuales

Columna cuyos subtotales se desea calcular

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en


formato de lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que
contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un
conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila
de la lista tiene rótulos para las columnas.): cada columna tiene un rótulo
en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas
en blanco.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea
calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna
Deporte, columna B.

3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .


4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos
subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la
columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función
de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe
de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan
subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos
de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee
utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de
cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En
el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active
la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos
subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo,
desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más


subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se
sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación
Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales

generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los

números de fila. Utilice los símbolos y para mostrar u ocultar las filas
de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

Subtotales exteriores

Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en


formato de lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que
contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un
conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila
de la lista tiene rótulos para las columnas.): cada columna tiene un rótulo
en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas
en blanco.
2. Ordene la lista por varias columnas, ordenando primero por la columna
de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los
subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría la lista
primero por la columna Región y después por la columna Deporte.

¿Cómo?

Para obtener resultados óptimos, la lista (lista: serie de filas de hoja de


cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base
de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono
de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.)
que se ordene deberá tener rótulos de columna.

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.


2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las
columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores.

¿Cómo?
1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de
los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en
Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de
resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos
de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en
una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para
calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación
correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos
subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna
sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada
subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre
grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos
subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo,
desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los
datos.
4. Inserte los subtotales anidados.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.


2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de
subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería
Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de
cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla
dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan
subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos
ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y
Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando
desde los más exteriores.

Funciones de resumen para análisis de


datos
Las funciones de resumen se utilizan en subtotales automáticos,
consolidaciones de datos e informes de gráfico dinámico (informe de gráfico
dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un
informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles
de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y
mostrando u ocultando elementos de los mismos.) y de tabla dinámica (informe
de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume
y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes
incluidos los externos a Excel.). En los informes de tabla dinámica y de gráfico
dinámico están disponibles las siguientes funciones de resumen para todos los
tipos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear
un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden
tomarse de una lista o rango de Excel, una base de datos o cubo externos, u
otro informe de tabla dinámica.), excepto OLAP (OLAP: tecnología de base de
datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en
lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.).

Función Resumen
Suma La suma de los valores. Esta es la función predeterminada
para datos numéricos.
Contar El número de los valores de datos. La función de resumen
Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de
cálculo CONTARA. Contar es la función predeterminada para
datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
Contar números El número de valores de datos que son números. La función
de resumen Contar núm funciona del mismo modo que la
función de la hoja de cálculo CONTAR.
Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población,
donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
Desvestp Una estimación de la desviación estándar de una población,
donde la población son todos los datos que van a resumirse.
Var Una estimación de la varianza de una población, donde la
muestra es un subconjunto de toda la población.
Varp La varianza de una población, donde la población son todos
los datos que van a resumirse.
Consolidar datos
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por
ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus
oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en
una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es


crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que
se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias
hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas 3D

Si utiliza referencias 3D (referencia 3-D: referencia a un rango que ocupa dos o


más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el
diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación
del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando
cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos En el siguiente ejemplo, la fórmula


de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas
de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D Cuando todas las


hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de
nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la
consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la
fórmula.

Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen
se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con
datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede
consolidar los datos por posición.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente


cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y
rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la
consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos
incluidos en ella.
Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de


cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los
datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos
coincidentes en cada hoja de cálculo.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente


cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y
rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la
consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos
incluidos en ella.

Otros modos de combinar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe


de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como
registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a
Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de
consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para
reorganizar las categorías.

Si introduce datos en una serie de hojas de cálculo basadas en la misma


plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros
similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla
predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada
para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt.) y desea combinar los datos de los
formularios en una única hoja de cálculo, es conveniente usar el Asistente para
plantillas.

Informes de tabla dinámica

Datos de origen

Valores de origen para el resumen Golf Trim3

Informe de tabla dinámica


Resumen de los valores de origen en C2 y C8

Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara


rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas
para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de
determinadas áreas de interés.

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?

Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales


relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y
desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe
anterior, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer
trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o
con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son
interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles
o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

¿Cómo se organizan los datos?

En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de


origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de
información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el
campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf.

Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a
resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas
de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene
Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.

¿Cómo se crea un informe de tabla dinámica?

Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y


gráficos dinámicos. En el asistente, seleccione los datos de origen que desee
en la lista de hojas de cálculo o la base de datos externa. A continuación, el
asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de
los campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la
ventana de lista hasta las áreas de colocación, Microsoft Excel resume y
calcula el informe automáticamente.

Si utiliza una conexión de datos de Office para recuperar datos externos (datos
externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos
creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) para el
informe, puede devolver los datos directamente a un informe de tabla dinámica
sin ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Las conexiones de
datos de Office son el método recomendado para recuperar datos externos
para los informes si no tiene que combinar datos de más de una tabla (tabla:
conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en
registros (filas) y campos (columnas).) de la base de datos (base de datos:
colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una
base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un
empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) externa ni
filtrar los datos para seleccionar registros específicos antes de crear el informe,
y para recuperar datos de las bases de datos OLAP (OLAP: tecnología de base
de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en
lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.).

Después de crear un informe de tabla dinámica, puede personalizarlo para


destacar la información que desee, cambiando el diseño o formato o mostrando
datos más detallados.

Explicación de la terminología de tablas


dinámicas
Datos

Datos de origen

Datos de origen para las ilustraciones de este tema.

Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos


para un informe de tabla dinámica. Puede crear un informe de tabla dinámica a
partir de una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas
de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica.

Campo

Región, Suma de ventas, Trimestre y Deporte son campos.

Categoría de datos que se obtiene a partir de un campo en la lista o base de


datos de origen. El campo Deporte, por ejemplo, puede provenir de una
columna de la lista de origen con el rótulo Deporte y contiene los nombres de
varios deportes (golf, tenis) para los que la lista de origen tiene cifras de ventas.
Elemento

Golf, Trim1, Trim2 y (Todas) son elementos.

Subcategoría o integrante de un campo. Los elementos representan las


entradas únicas del campo en los datos de origen. Por ejemplo, el elemento
Golf representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el
campo Deporte contiene la entrada Golf.

Función de resumen

Tipo de cálculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. Los
informes de tabla dinámica utilizan Suma para los campos de datos que
contienen números y Contar para los que contienen texto. Puede seleccionar
otras funciones de resumen, por ejemplo, Media, Mín, Máx y Producto.

Actualizar

Actualizar un informe de tabla dinámica con los datos más recientes de una
lista o una base de datos de origen. Por ejemplo, si un informe de tabla
dinámica se basa en datos provenientes de una base de datos, al actualizar el
informe se ejecutará la consulta que recuperará datos para el mismo. En los
informes basados en datos de una hoja de cálculo, al cambiar los datos de la
hoja, se puede hacer clic en un botón para actualizar el informe con los
cambios.

Tipos de campos

Campo de fila

El campo en azul es un campo de fila.

Un informe de tabla dinámica que contenga más de un campo de fila tiene un


campo de fila interior (Deporte, en el ejemplo a continuación) que es el más
próximo al área de datos. El resto de los campos de fila son exteriores (Región,
en el ejemplo). Los elementos situados en la parte más exterior del campo de
fila se muestran sólo una vez, pero los elementos del resto de los campos de
fila se repiten tantas veces como sea necesario.
Región es un campo de fila exterior, Deporte es un campo de fila interior.

Campo de columna

El campo en azul es un campo de columna.

Campo de página

El campo en azul es un campo de página.

Los campos de página permiten filtrar un informe completo de tabla dinámica


para mostrar los datos de un único elemento o de todos los elementos.

Campo de datos

El campo en azul es un campo de datos.

Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a
resumirse. Habitualmente, los campos de datos contienen números que se
combinan mediante la función de resumen Suma, pero también pueden
contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de
resumen Contar.

Si un informe tiene más de un campo de datos, en el informe de acceso a todos


los campos de datos aparece un único botón de campo, denominado Datos.

Diseño

Áreas de colocación

Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos del
Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Para diseñar un informe de tabla
dinámica, arrastre los campos desde la ventana de la lista de campo y
póngalos en las áreas de colocación.
Lista de campos

Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para
utilizarlos en el informe de tabla dinámica. Si un campo está organizado en

niveles de detalle, puede hacer clic en o en para mostrar u ocultar los


niveles inferiores. Para mostrar los datos de un campo en un informe de tabla
dinámica, arrastre el campo desde la lista de campos hasta una de las áreas de
colocación.

Lista desplegable de campo

Lista de los elementos disponibles para mostrar en un campo. Si un campo

está organizado en niveles de detalle, puede hacer clic en o en para


ver qué elementos del nivel inferior están seleccionados para mostrarse. Una
marca de verificación doble indica que se muestran algunos elementos de nivel
inferior o todos ellos.

Área de datos

Las celdas en azul están en el área de datos.

Parte de un informe de tabla dinámica que contiene datos de resumen de los


campos de fila y columna. Por ejemplo, la celda B5 contiene un resumen de
todos los importes de las ventas para Golf en Trim1.

Formato con sangría

Formato clásico

Formato con sangría


En un informe de tabla dinámica con formato de sangría, los datos de cada
campo de fila tienen aplicada una sangría. Las cifras resumidas de cada campo
de datos aparecen en una misma columna.

Términos OLAP

OLAP

Procesamiento analítico en línea (OLAP, On-Line Analytical Processing). Es


una forma de organizar grandes bases de datos comerciales. Los datos OLAP
se configuran para ajustarlos al modo en que el usuario analiza y administra los
datos, de modo que se precise menos tiempo y esfuerzo para crear los
informes necesarios.

Cubo

Estructura de datos que contiene datos OLAP, organizada en dimensiones y


campos de datos. Por ejemplo, un cubo puede tener una a dimensión
Geografía con los niveles País, Región y Ciudad, y otra dimensión Producto,
con los niveles Tipo de producto y Nombre de producto. Un campo de datos
Importe de ventas podría, por lo tanto, proporcionar cifras de ventas para los
productos y tipos de producto en cada ciudad, región y país.

Dimensión

Campo que organiza un único tipo de datos en una jerarquía con niveles de
detalle. Por ejemplo, una base de datos OLAP puede contener una dimensión
Tiempo que proporciona datos para los niveles Año, Mes, Semana y Día, lo que
permite crear informes con los que comparar resultados de ventas diarios o ver
un resumen de las ventas de un año completo.

Nivel

Peldaño en el escalafón de detalle de una dimensión. Por ejemplo, la


dimensión Geografía explicada anteriormente tiene cuatro niveles: País,
Región, Ciudad y Lugar. En un informe de tabla dinámica que contenga este
campo de dimensión, puede mostrar un resumen de nivel alto por país o
desplazarse hacia abajo para ver los datos detallados de determinadas
regiones o ciudades.

Campos de propiedad
Información adicional disponible acerca de los elementos en un campo de
dimensión OLAP. Por ejemplo, si la dimensión Geografía tiene disponibles los
campos de propiedad Población y Promedio de ingresos, puede crear un
informe de tabla dinámica que muestre las cifras de ventas de las ciudades
donde se están vendiendo bien los productos. Mostrando y analizando las
cifras de población e ingresos de estas ciudades, puede centrar su campaña de
marketing en ciudades con características demográficas similares.

Datos de origen de tabla dinámica y


gráfico dinámico
Al crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de
Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como
registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a
Excel.) o de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que
proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica.
Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o
reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando
elementos de los mismos.), puede utilizar cualquiera de varios tipos de datos
de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de
tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una
lista o rango de Excel, una base de datos o cubo externos, u otro informe de
tabla dinámica.).

Listas o bases de datos de Microsoft Excel

Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un
informe. Los datos deben estar en formato de lista (lista: serie de filas de hoja
de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de
datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes.
La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.), con rótulos de
columna en la primera fila, elementos similares en las filas restantes y sin filas
o columnas en blanco dentro del rango de datos. Excel utiliza los rótulos de
columna como nombres de campo (campo: en un informe de tabla dinámica o
de gráfico dinámico, categoría de datos que se deriva de un campo de los
datos de origen. Los informes de tabla dinámica tienen campos de fila,
columna, página y datos. Los informes de gráfico dinámico tiene campos de
serie, categoría, página y datos.) en el informe.

Seleccionar los datos automáticamente Haga clic en una celda en la lista o


en la fila situada debajo de la lista antes de ejecutar el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos. El asistente introducirá una referencia para toda la lista.
Utilizar un rango con nombre Para facilitar la actualización del informe,
asigne un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa
una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles
de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender,
como Ventas!C20:C30.) al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el
informe. Si se amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede
actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o
gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos
subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización
ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.)
el informe para que incluya los datos nuevos.

Utilizar datos filtrados Excel pasa por alto los filtros (filtro: mostrar
únicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas.
Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con uno o más
valores, valores calculados o condiciones específicos.) aplicados a las listas
con los comandos del submenú Filtro del menú Datos. Si desea crear un
informe que incluya solamente los datos filtrados, utilice el comando Filtro
avanzado para extraer los datos a otra ubicación en la hoja de cálculo y, a
continuación, base el informe en el rango extraído.

Incluir totales Excel generará subtotales y totales generales automáticamente


en el informe de tabla dinámica. Si la lista de origen contiene subtotales y
totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del menú
Datos, utilice dicho comando para eliminarlos antes de crear el informe.

Orígenes de datos externos

Para resumir y analizar datos de fuera de Microsoft Excel, como los registros
de ventas de la base de datos de su organización, puede recuperar datos de
orígenes externos procedentes de bases de datos (base de datos: colección de
datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la
información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se
categoriza en tablas, registros y campos.), archivos de texto y sitios de Internet.

Requisitos previos para la recuperación de datos Para recuperar datos de


un sitio Web, es necesario estar conectado a una intranet o a Internet.

Para recuperar otros tipos de datos externos, debe instalar Microsoft Query y
los controladores de conectividad abierta de bases de datos (ODBC) (ODBC
(Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir
datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL
(Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.)
adecuados o controladores de origen de datos (controlador de origen de datos:
archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica.
Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un
controlador diferente.). Microsoft Query proporciona controladores para
numerosos tipos de datos externos, incluidos Microsoft SQL Server, Microsoft
Access y las bases de datos de archivos de texto.
Utilizar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos Por lo general, es
posible recuperar los datos que desee desde el asistente. Desde el asistente,
puede crear orígenes de datos (origen de datos: conjunto almacenado de
información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un
origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base
de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que
necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.), ejecutar
consultas (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que
responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.)
guardadas y crear consultas nuevas.

En el paso 2 del asistente, al obtener los datos externos, se inicia Microsoft


Query. Tendrá acceso a todas las funciones de Query: seleccionar un origen de
datos, una consulta o un origen de datos de cubo OLAP que ya existe, o bien
definir uno nuevo. Puede seguir las indicaciones del Asistente para consultas
para seleccionar los datos que desea y, a continuación, volver al Asistente para
tablas y gráficos dinámicos en el último paso del Asistente para consultas, o
bien personalizar la consulta directamente en Microsoft Query. Cuando termine
de trabajar directamente en Query y devuelva los datos a Excel, volverá al
Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Utilizar otros métodos de Excel En las siguientes situaciones, primero


recupere los datos en Excel, antes de crear el informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico:

Consultas Web Si desea utilizar una consulta Web (consulta Web:


consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.)
para obtener datos de Internet, cree o ejecute la consulta Web y base el
informe en el rango de la hoja de cálculo correspondiente a la consulta.
Consultas de parámetros Si desea utilizar una consulta de
parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se
ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los
registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta
puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.) para
obtener los datos, cree o ejecute la consulta de parámetros y base el
informe en el rango de la hoja de cálculo que la consulta recupere.
Plantillas de informe y archivos de consulta Para abrir un archivo de
consulta (.dqy) o utilizar una plantilla de informe (plantilla de informe:
plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes
de tabla dinámica que se basan en datos externos. Cuando se guarda una
plantilla de informe, Excel guarda la definición de la consulta, pero no
almacena los datos consultados en la plantilla.) (.xlt) que no incluya ya un
informe de tabla dinámica, abra primero el archivo de consulta o la plantilla
en Excel. Base el informe en el rango de hoja de cálculo que la consulta o la
plantilla han recuperado.
Archivos de conexión de datos de Office Si desea utilizar un archivo
.odc para obtener datos de una tabla de una base de datos externa, abra el
archivo .odc en Excel. Tiene dos opciones: puede importar los datos
directamente en un informe de tabla dinámica, o bien importarlos en una
hoja de cálculo y basar el informe en el rango de la hoja de cálculo.
Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos
OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la
elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones.
Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en
lugar de tablas.) o de un archivo de cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un
cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos,
como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en
jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.),
únicamente puede devolver estos datos a Excel como un informe de tabla
dinámica. A continuación, puede crear informes de gráfico dinámico a partir de
este informe de tabla dinámica. Puede utilizar Microsoft Query para configurar
un origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de
"origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos
puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el
nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base
de datos cuando se inicia una sesión.) para tener acceso a la base de datos.

Varios rangos de consolidación

Cuando hay varias listas (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo
que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un
conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la
lista tiene rótulos para las columnas.) de Microsoft Excel con categorías
similares de datos y se desea resumir los datos de las listas en una sola hoja
de cálculo, una de las opciones consiste en utilizar un informe de tabla
dinámica o gráfico dinámico. Excel también proporciona otras maneras de
consolidar, como las fórmulas con referencias 3D (referencia 3-D: referencia a
un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) y el comando
Consolidar del menú Datos, que funcionan con listas en toda clase de
formatos y diseños.

Configurar los datos de origen Cada rango de datos debe tener un formato
de lista, con rótulos de columna en la primera fila, rótulos de fila en la primera
columna, con elementos similares en la misma fila y columna de las demás
filas, y sin espacios ni columnas en blanco dentro del rango. Las listas u hojas
de cálculo deben tener los mismos nombres de fila y columna para los
elementos que desee resumir juntos. Al especificar los datos para el informe,
no incluya filas ni columnas de totales de los datos de origen.

Utilizar rangos con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne
un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) a cada rango de origen y utilice dichos nombres al crear el
informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Si se amplía un rango con
nombre para que incluya más datos, puede actualizar (actualizar: renovar el
contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los
cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado
en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para
recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe para que incluya los
datos nuevos.

Campos de página en las consolidaciones Las consolidaciones utilizan


campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de
página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrar
un resumen de todos los elementos de un campo de página o un elemento
cada vez, que filtra los datos para los demás elementos.) personalizados que
contienen elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de
tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener
los elementos "Enero," "Febrero,", etc.) que representan uno o varios rangos de
origen. Por ejemplo, si consolida los datos del presupuesto de los
departamentos de Marketing, Ventas y Producción, un campo de página podría
incluir un elemento para mostrar los datos de cada departamento y un
elemento adicional que muestre los datos combinados.

Tras hacer clic en Rangos de consolidación múltiples en el paso 1 del


Asistente para tablas y gráficos dinámicos, podrá seleccionar el tipo de campos
de página que desee.

Un único campo de página Para incluir un campo de página con un


elemento para cada rango de origen además de un elemento que consolide
todos los rangos, haga clic en Crear un sólo campo de página en el paso
2a del asistente.
Varios campos de página Puede crear hasta cuatro campos de página y
asignar sus propios nombres de elemento a cada rango de origen, lo cual le
permite crear consolidaciones parciales o completas. Por ejemplo, un
campo de página podría consolidar Marketing y Ventas sin Producción y
otro podría consolidar los tres departamentos. También puede simplemente
combinar los datos de todos los rangos y crear una consolidación sin
campos de página. Haga clic en Campos de página personalizados en el
paso 2a del asistente y, a continuación, utilice el paso 2b para crear los
campos de página y asignarles los rangos como elementos.

Otro informe de tabla dinámica

Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico,


Microsoft Excel almacena una copia de los datos del informe en la memoria y
guarda esta área de almacenamiento como parte del archivo de libro. Por tanto,
cada nuevo informe requiere memoria y espacio en disco adicionales. Sin
embargo, si utiliza un informe de tabla dinámica existente como origen de un
nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma copia de
los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, se reduce el
tamaño del archivo de libro y se conservan menos datos en la memoria.

Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como


origen de otro informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe
de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en el libro donde
desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de
gráfico dinámico de distintos libros son informes separados, cada uno con su
propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.

Configuración de los campos de página El informe de tabla dinámica de


origen no puede contener ningún campo de página que esté configurado para
consultar datos externos al seleccionar cada elemento. Los informes con esta
configuración no aparecen en el paso 2 del asistente. Para comprobarlo, haga
doble clic en cada campo de página (campo de página: campo asignado a una
orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.
Puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de página o
un elemento cada vez, que filtra los datos para los demás elementos.), haga
clic en Avanzadas y asegúrese de que Recuperar datos externos para todos
los elementos está seleccionado.

Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar (actualizar: renovar el


contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los
cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado
en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para
recuperar los datos nuevos o modificados.) los datos del nuevo informe, Excel
también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se
agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven
afectados. La creación de campos calculados (campo calculado: campo de un
informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que
usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el
contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico.) o elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo
de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree.
Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de
otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico
dinámico.) afecta a ambos informes.

Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla


dinámica o de gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no
directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel
crea un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica
asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un
informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un
nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de
los informes, el otro cambia también.) a partir de los mismos datos siempre que
se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo informe en el
informe asociado.

Los cambios introducidos en un informe de gráfico dinámico afectan al informe


de tabla dinámica asociado, y viceversa. Si desea poder cambiar el diseño o
mostrar diferentes datos sin que los cambios afecten a ambos informes, cree
un nuevo informe de tabla dinámica basado en los mismos datos de origen que
el informe de gráfico dinámico, en lugar de basarlo en el informe de tabla
dinámica asociado.
Listas de tabla dinámica de páginas Web Puede exportar una lista de tabla
dinámica (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web
Components que permite crear una estructura similar a la de un informe de
tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinámica en
un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a un informe de
tabla dinámica de Excel.) a Excel desde el explorador Web, además de ver y
guardar la lista como un informe de tabla dinámica. El nuevo informe de tabla
dinámica y la lista de tabla dinámica utilizan los mismos datos de origen, pero
no se mantiene ningún vínculo entre la lista y el informe.

Cambiar los datos de origen de un informe existente

Los cambios realizados en los datos de origen (datos de origen: lista o tabla
que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los
datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, una base de
datos o cubo externos, u otro informe de tabla dinámica.) pueden hacer que
estén disponibles diferentes datos para analizar. Puede actualizar un informe
de tabla dinámica o de gráfico dinámico con datos nuevos que cumplan la
especificación original de los datos de origen, actualizando (actualizar: renovar
el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar
los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está
basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para
recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe.

Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de
origen del informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos
campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo.

Mostrar los datos nuevos que la actualización ha generado La


actualización de un informe también puede cambiar los datos disponibles para
su visualización. Para los informes basados en listas de hoja de cálculo, Excel
recupera los campos nuevos del rango de origen o del rango con
nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) que indique. Para los informes basados en datos externos,
Excel recupera datos nuevos que cumplan los criterios de la consulta (consulta:
en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta
concreta sobre los datos de una base de datos.) subyacente o que estén
disponibles en un cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene
dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de
ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles
de detalle y cantidades de medida de campos de datos.) OLAP. Podrá ver los
campos nuevos en la lista de campos y agregarlos al informe.

Incluir otros datos de origen de Excel Para los informes basados en datos
de Excel, puede ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, volver al
paso 2 y volver a definir el rango de origen para incluir otros datos.
Consultas de otros datos externos Conforme se queden disponibles nuevos
campos de una base de datos externa o si desea seleccionar otros registros
para el informe, puede ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos,
volver al paso 2 y utilizar el botón Obtener datos para iniciar Microsoft Query.
En Microsoft Query, puede modificar la consulta para seleccionar otros datos.

Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP
siempre tienen acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de
cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el
disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen
OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de
cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado
al servidor OLAP.) que contiene un subconjunto de los datos de un cubo de
servidor, puede utilizar el comando OLAP sin conexión del menú Tabla
dinámica y modificar el archivo de cubo para que contenga otros datos del
servidor. Si ha utilizado el Asistente para cubos OLAP en Microsoft Query para
definir un cubo de otra base de datos, no puede agregar más campos de la
base de datos original, pero puede utilizar el asistente para eliminar campos o
reorganizar el cubo. Para actualizar ambos tipos de cubos con los datos más
recientes del cubo de servidor o la base de datos original, puede actualizar un
informe basado en el cubo.

Crear un informe de gráfico dinámico


Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla
dinámica existente

Siga uno de estos procedimientos:

Crear un gráfico predeterminado en un solo paso

Haga clic en el informe de tabla dinámica y, a continuación, en Asistente

para gráficos .

Utilizar el Asistente para gráficos para crear un gráfico personalizado

1. Haga clic en una celda situada fuera del informe de tabla dinámica y que
no sea adyacente a éste.

2. Haga clic en Asistente para gráficos .


3. Haga clic en un tipo de gráfico en el paso 1 del asistente. Puede utilizar
cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (Dispersión), de
burbujas o de cotizaciones.

4. En el paso 2 del asistente, haga clic en el informe de tabla dinámica para


que la referencia del cuadro Rango de datos se expanda e incluya todo
el informe.

5. Siga las instrucciones de los demás pasos del Asistente para gráficos.

Crear un informe de gráfico dinámico a partir de otros datos

Cuando se crea un informe de gráfico dinámico, Microsoft Excel también crea


un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado:
informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de
gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe
de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el
otro cambia también.) en el mismo libro para proporcionar los datos de
origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de
tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una
lista o rango de Excel, una base de datos o cubo externos, u otro informe de
tabla dinámica.) del gráfico.
1. Si el informe se basa en una consulta Web (consulta Web: consulta que
recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.), una
consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que,
cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para
seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que
una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos
de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de
Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla
dinámica que se basan en datos externos. Cuando se guarda una
plantilla de informe, Excel guarda la definición de la consulta, pero no
almacena los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexión
de datos de Office o un archivo de consulta (consulta: en Query o
Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta
concreta sobre los datos de una base de datos.), recupere los datos en
el libro y, a continuación, base el informe en el rango de la hoja de
cálculo que contiene los datos recuperados o, si el resultado de la
consulta es un informe de tabla dinámica en lugar de un rango de la hoja

de cálculo, haga clic en el informe y en el Asistente para gráficos ,


y después siga los pasos a continuación para diseñar el informe en la
pantalla.

Si basa el informe en una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con
un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de
facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La
primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.) o en una base de
datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.
2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos
dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haga clic en
el tipo de datos de origen que esté utilizando y, a continuación, en ¿Qué
tipo de informe desea crear?, haga clic en Gráfico dinámico (con
tabla dinámica).
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. En el paso 3, especifique dónde desea colocar el informe de tabla
dinámica asociado. A continuación decida si desea diseñar el informe de
gráfico dinámico en la pantalla o en el asistente.

Normalmente, el informe se puede diseñar en la pantalla. Utilice el


asistente para diseñar el informe si cree que la recuperación de un
origen de datos externos grande va a ser lenta o si necesita establecer
campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación
de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede
mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de página o
un elemento cada vez, que filtra los datos para los demás elementos.)
para recuperar los datos página a página. Si no está seguro, intente
diseñar el informe en la pantalla. Si es necesario, puede volver al
asistente.

6. Siga uno de estos procedimientos:

Diseñar el informe en la pantalla

1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre


los campos que desee mostrar en eje de categorías al área del
diagrama de gráfico dinámico con el rótulo: Coloque campos de
categoría aquí.

Si no utiliza la lista de campos, haga clic dentro de los esquemas


de las áreas de colocación (área de colocación: área de un
informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico donde puede
colocar campos del cuadro de diálogo Lista de campos para
mostrar los datos del campo. Los rótulos de cada área de
colocación indican los tipos de campos que puede crear en el
informe.) y, si es necesario, haga clic en Mostrar lista de

campos en la barra de herramientas (barra de herramientas:


barra con botones y opciones que puede utilizar para ejecutar
comandos. Para mostrar una barra de herramientas, elija Barras
de herramientas en el menú Ver y haga clic en la barra de
herramientas que desee mostrar. Si el botón que desea no
aparece, haga clic en Más botones.) Tabla dinámica para
mostrar la lista de campos.
Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos

con niveles, haga clic en el junto al campo.

2. Arrastre los campos que desee mostrar como series (los


elementos que se muestran en la leyenda (leyenda: cuadro que
identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o
categorías de un gráfico.)) hasta el área con el rótulo: Coloque
campos de serie aquí.
3. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al
área con el rótulo: Coloque campos de página aquí.
4. Arrastre los campos que contienen los datos que desea comparar
o medir al área con el rótulo: Coloque datos aquí.

Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el

o el .

5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra.


Para quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de gráfico
dinámico.

Nota Si los datos tardan mucho en aparecer al diseñar el informe, haga


clic en el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica
asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen
a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se
crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño
de alguno de los informes, el otro cambia también.) al informe de gráfico
dinámico y, a continuación, haga clic en Mostrar siempre elementos

dinámicos en la barra de herramientas Tabla dinámica para


desactivar la presentación inicial de datos. Si la recuperación es muy
lenta o si aparecen mensajes de error, haga clic en el informe de tabla
dinámica asociado al informe de gráfico dinámico y en Informe de
tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y, a continuación,
diseñe el informe en el asistente.

Diseñar el informe en el asistente

Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos


dinámicos en el menú Datos para volver a él.

6. En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseño.


7. Del grupo de botones de campos (botón de campo: botón que
identifica un campo en un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el
diseño del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen junto
a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en
el informe.) de la derecha, arrastre los campos que desee mostrar
en el eje de categorías al área FILA del diagrama.
8. Arrastre los campos que desee mostrar como series (los
elementos que se muestran en la leyenda (leyenda: cuadro que
identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o
categorías de un gráfico.)) al área COLUMNA.
9. Arrastre los campos que contienen los datos que desee comparar
o medir al área DATOS.
10. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al
área PÁGINA.

Si desea que Excel recupere los datos externos página a página


para poder trabajar con grandes cantidades de datos de origen,
haga doble clic en el campo de página, haga clic en Avanzadas y
en Consultar origen de datos externo al seleccionar cada
elemento y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.

11. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra.


Algunos campos sólo pueden utilizarse en áreas concretas; si
coloca un campo en un área en la que no se puede utilizar, el
campo no aparecerá en ella.
12. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
13. Cuando haya terminado de diseñar el informe, haga clic en
Aceptar y después en Finalizar.
14. Si lo desea, cambie el tipo de gráfico y las opciones para
personalizarlo.

¿Cómo?

1. Haga clic en la hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un


libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es
muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico
dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o
un informe de tabla dinámica.).

2. Haga clic en el Asistente para gráficos y, a


continuación, seleccione el tipo de gráfico que desee.
3. Haga clic en Siguiente y seleccione las opciones que
desee para los títulos, ejes (eje: línea que rodea el área de
trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia
de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener
datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener
categorías.), líneas de división, leyenda, rótulos de
datos (rótulo de datos: rótulo que proporciona información
adicional acerca de un marcador de datos, que representa
un solo punto de datos o valor que se origina a partir de
una celda de una hoja de cálculo.) y tabla de datos.
Sugerencia

Si no desea ver el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla


dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de
origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se
crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de
alguno de los informes, el otro cambia también.) al informe de gráfico dinámico,
puede ocultarlo. Haga clic en la hoja cálculo que contiene el informe de tabla
dinámica, elija Hoja en el menú Formato y, a continuación, haga clic en
Ocultar.

Crear un informe de tabla dinámica


1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica (informe de
tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que
resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios
orígenes incluidos los externos a Excel.).

Si el informe se basa en una consulta Web (consulta Web: consulta que


recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.), una
consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que,
cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para
seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que
una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos
de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de
Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla
dinámica que se basan en datos externos. Cuando se guarda una
plantilla de informe, Excel guarda la definición de la consulta, pero no
almacena los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexión
de datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y,
a continuación, haga clic en una celda en la lista (lista: serie de filas de
hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una
base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de
teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) de Microsoft Excel que contenga los datos recuperados.

Si los datos recuperados provienen de una base de datos


OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado
para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de
procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) o
la conexión de datos de Office devuelve los datos como un
informe de tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más
abajo.
Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga
clic en una celda de la lista o de la base de datos.

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos


dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las
instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe
desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación,
decida si desea diseñar el informe en pantalla o en el asistente.

Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método


recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la
recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si
tiene que establecer campos de página (campo de página: campo
asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o
de gráfico dinámico. Puede mostrar un resumen de todos los elementos
de un campo de página o un elemento cada vez, que filtra los datos para
los demás elementos.) para recuperar los datos página a página. Si no
está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es necesario,
puede volver al asistente.

6. Siga uno de estos procedimientos:

Diseñar el informe en pantalla

Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los


campos con datos que desea mostrar en filas hasta el área de
colocación con el rótulo: Coloque campos de fila aquí.

Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los


contornos de las áreas de colocación de la tabla dinámica y

asegúrese de que Mostrar lista de campos está presionado.

Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos

con niveles, haga clic en el junto al campo.

Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al
área de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área
con el rótulo: Coloque datos aquí.

Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el

o el .
Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el
orden que desea: Haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú
contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover
el campo.

Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área
con el rótulo: Coloque campos de página aquí.
Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para
quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.

Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic


en una celda situada fuera del informe de tabla dinámica.

Nota Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic

en Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla


dinámica para desactivar la presentación inicial de datos. Si la
recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic
en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y diseñe
el informe en el asistente.

Diseñar el informe en el asistente

Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos


dinámicos en el menú Datos para volver a él.

En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseño.


Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los campos
que desee a las áreas de FILA y de COLUMNA del diagrama.
Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al área
DATOS.
Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área
PÁGINA.

Si desea que Excel recupere los datos página a página para


poder trabajar con grandes cantidades de datos de origen, haga
doble clic en el campo de página, haga clic en Avanzadas y en
Consultar origen de datos externo al seleccionar cada
elemento y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.
(Esta opción no está disponible para algunos tipos de datos de
origen, incluidas las bases de datos OLAP y las conexiones de
datos de Office.)

Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra.


Algunos campos sólo pueden utilizarse en áreas concretas; si coloca un
campo en un área en la que no se puede utilizar, el campo no aparecerá
en ella.
Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y, luego,
haga clic en Finalizar.

Eliminar un informe de tabla dinámica


1. Haga clic en el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica:
informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza
datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos
los externos a Excel.).
2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y
opciones que puede utilizar para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en la barra de herramientas que desee mostrar. Si el botón que
desea no aparece, haga clic en Más botones.) Tabla dinámica, haga
clic en Tabla dinámica, elija Seleccionar y, a continuación, haga clic en
Toda la tabla.
3. En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Todo.

Nota Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla


dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de
origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se
crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de
alguno de los informes, el otro cambia también.) a un informe de gráfico
dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de
datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas
de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico
arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), el
gráfico se inmovilizará de modo que no será posible modificarlo.

Buscar objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores
de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la
hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla
de amortización para determinar el importe de los pagos.). En el caso de que
conozca el resultado deseado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar
la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú
Herramientas. Al realizar una búsqueda de objetivo (Buscar objetivo: método
para buscar un valor específico para una celda ajustando el valor de otra celda.
Cuando se busca un objetivo, Excel varía el valor de una celda que especifique
hasta que una fórmula que sea dependiente de esa celda devuelva el resultado
deseado.), Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una
fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.

Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo
de interés de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a 900,00
$.

Ajustar el valor de una celda para


obtener un resultado específico para
otra celda
1. En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.
2. En el cuadro Definir celda, escriba la referencia de la celda que
contenga la fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de
celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen
juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual
(=).) que desee resolver.
3. En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.
4. En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda
que contenga el valor que desee ajustar. A esta celda debe hacer
referencia la fórmula en la celda especificada del cuadro Definir celda
5. Haga clic en Aceptar.

Solver
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas
de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para
ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de
amortización para determinar el importe de los pagos.). Con Solver, puede
buscarse el valor óptimo para una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que
producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo
igual (=).) de celda, denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver
funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o
indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en
las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables,
para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo.
Pueden aplicarse restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un
problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de
destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la
celda de destino.) para restringir los valores que puede utilizar Solver en el
modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que
afecte la fórmula de la celda objetivo.

Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda


cambiando otras celdas, por ejemplo, puede cambiar el importe del
presupuesto previsto para publicidad y ver el efecto sobre el margen de
beneficio.

Ejemplo de una evaluación de Solver

En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al


número de unidades vendidas, determinando indirectamente el importe de los
ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede
modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una
restricción total máxima de 20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de
beneficios alcance el importe máximo posible. Los valores en las celdas
ajustables se utilizan para calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto
están relacionados con la fórmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1
Beneficios:Q2 Beneficios).

Celdas ajustables

Celda restringida

Celda objetivo

Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:

Hojas de cálculo de ejemplo de Solver

Microsoft Excel incluye un libro, Solvsamp.xls en la carpeta Office\Samples,


que demuestra los tipos de problemas que pueden resolverse.
Pueden utilizarse las hojas de cálculo de muestra en Solvsamp.xls como ayuda
para resolver los problemas. Para utilizar cualquiera de las seis hojas de
cálculo: Productos varios, Rutas de distribución, Organización de personal,
Optimización de ingresos, Cartera de Valores y Diseño Técnico, abra el libro,
cambie a la hoja de cálculo que desee utilizar y, a continuación, haga clic en la
opción Solver del menú Herramientas. La celda objetivo, las celdas ajustables
y las restricciones de la hoja de cálculo ya están especificadas.

Algoritmo y métodos utilizados por Solver

La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el código de optimización no lineal


(GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la
Universidad Allan Waren (Cleveland ).

Los problemas lineales y enteros utilizan el método más simple con límites en
las variables y el método de ramificación y límite, implantado por John Watson
y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener más información sobre el
proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con:

Frontline Systems, Inc.


P.O. Box 4288
Incline Village, NV 89450-4288
(775) 831-0300
Página Web: http://www.frontsys.com
Correo electrónico: info@frontsys.com

Algunas secciones del código de programa Microsoft Excel Solver tienen


copyright en 1990, 1991, 1992, y 1995 por Frontline Systems, Inc. Otras
secciones tienen copyright en 1989 por Optimal Methods, Inc.

Agregar, cambiar o eliminar una


restricción en Solver
1. En el menú Herramientas, haga clic en Solver.

Si el comando Solver no está disponible en el menú Herramientas,


deberá cargar el programa de complemento (complemento: programa
suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a
Microsoft Office.) Solver.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Complementos.


2. Si el complemento (complemento: programa suplementario que
agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.)
que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro
Complementos disponibles, haga clic en Examinar y, a
continuación, localice el complemento.

3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de


verificación situada junto al complemento que desee cargar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de
instalación.
2. Agregar o cambiar restricciones.

como?

Agregar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las


restricciones, haga clic en Agregar.
2. En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de
celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa
una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la
celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es
B3.) o el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante.
Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.)
del rango de celdas para los que desee restringir el valor.
3. Haga clic en la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desee que
haya entre la celda a la que se hace referencia y la
restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de
Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda
de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente
relacionadas con la celda de destino.). Si hace clic en Ent, en el
cuadro Restricción aparecerá "entero". Si hace clic en Bin, en el
cuadro Restricción aparecerá "binario".
4. En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de
celda, un nombre o una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una
celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza
siempre con el signo igual (=).).
5. Siga uno de estos procedimientos:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.


Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo
Parámetros de Solver, haga clic en Aceptar.

Notas
o Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en las
restricciones en celdas ajustables.
o Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el
cuadro de diálogo Opciones de Solver, no habrá límite en el
número de restricciones. En problemas no lineales, cada celda
ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites
y restricciones enteras en las variables.

Cambiar o eliminar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver bajo la sección


Sujetas a las siguientes restricciones, haga clic en la
restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de
Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda
de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente
relacionadas con la celda de destino.) que desee cambiar o
eliminar.
2. Haga clic en Cambiar y realice los cambios, o haga clic en
Eliminar.

Crear un informe de Solver


1. Definir y resolver un problema.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, haga clic en Solver.


2. Si el comando Solver no está disponible en el menú
Herramientas, deberá instalar el programa de
complemento (complemento: programa suplementario que agrega
funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) Solver.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Complementos.


2. Si el complemento (complemento: programa suplementario
que agrega funciones o comandos personalizados a
Microsoft Office.) que desea utilizar no aparece en la lista
del cuadro Complementos disponibles, haga clic en
Examinar y, a continuación, localice el complemento.

3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla


de verificación situada junto al complemento que desee
cargar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de
instalación.
3. En el cuadro Celda objetivo, escriba una referencia de
celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa
una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la
celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es
B3.) o un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante.
Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.)
para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una
fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen
juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).).
4. Siga uno de estos procedimientos:

 Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo


posible, haga clic en Máx.
 Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo
posible, haga clic en Mín.

 Para que la celda objetivo tenga un valor determinado,


haga clic en Valor y, a continuación, introduzca el valor en
el cuadro.

2. En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o


referencia para cada celda ajustable, separando con comas las
referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar
directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo.
Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo.
3. Si desea que Solver proponga automáticamente las celdas
ajustables basadas en la celda objetivo, haga clic en
Autorredistribuir.

4. En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones, introduzca


todas las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un
problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas
ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén directa o
indirectamente relacionadas con la celda de destino.) que desee
aplicar.

¿Cómo?

Agregar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas


a las restricciones, haga clic en Agregar.
2. En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de
celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que
ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la
referencia de la celda que aparece en la intersección de la
columna B y la fila 3 es B3.) o el nombre (nombre: palabra
o cadena de caracteres que representa una celda, rango
de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres
fáciles de entender, como Productos para referirse a
rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) del
rango de celdas para los que desee restringir el valor.
3. Haga clic en la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desee
que haya entre la celda a la que se hace referencia y la
restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un
problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas
ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén
directa o indirectamente relacionadas con la celda de
destino.). Si hace clic en Ent, en el cuadro Restricción
aparecerá "entero". Si hace clic en Bin, en el cuadro
Restricción aparecerá "binario".
4. En el cuadro Restricción, escriba un número, una
referencia de celda, un nombre o una fórmula (fórmula:
secuencia de valores, referencias de celda, nombres,
funciones u operadores de una celda que producen juntos
un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).).
5. Siga uno de estos procedimientos:

 Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.


 Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo
Parámetros de Solver, haga clic en Aceptar.

Notas

 Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en


las restricciones en celdas ajustables.
 Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo
lineal en el cuadro de diálogo Opciones de Solver, no
habrá límite en el número de restricciones. En problemas
no lineales, cada celda ajustable puede tener hasta 100
restricciones, además de límites y restricciones enteras en
las variables.

Cambiar o eliminar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver bajo la


sección Sujetas a las siguientes restricciones, haga clic
en la restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un
problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas
ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén
directa o indirectamente relacionadas con la celda de
destino.) que desee cambiar o eliminar.
2. Haga clic en Cambiar y realice los cambios, o haga clic en
Eliminar.
2. Haga clic en Resolver, lleve a cabo una de las acciones
siguientes:

 Para mantener los valores de la solución en la hoja de


cálculo, haga clic en Conservar la solución de Solver en
el cuadro de diálogo Resultados de Solver.
 Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar
valores originales.

Sugerencia

Puede interrumpirse el proceso de solución presionando ESC.


Microsoft Excel vuelve a realizar los cálculos de la hoja de cálculo
con el último valor encontrado para las células ajustables.

2. Si Solver encuentra una solución, puede hacer clic en un tipo de


informe en el cuadro Informes y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

El informe se crea en una nueva hoja de cálculo del libro.

Definir y resolver un problema con


Solver
1. En el menú Herramientas, haga clic en Solver.
2. Si el comando Solver no está disponible en el menú Herramientas,
deberá instalar el programa de complemento (complemento: programa
suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a
Microsoft Office.) Solver.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Complementos.


2. Si el complemento (complemento: programa suplementario que
agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.)
que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro
Complementos disponibles, haga clic en Examinar y, a
continuación, localice el complemento.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificación situada junto al complemento que desee cargar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de
instalación.
3. En el cuadro Celda objetivo, escriba una referencia de celda (referencia
de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de
cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la
intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o un nombre (nombre:
palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de
celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender,
como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener
una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un
valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).
4. Siga uno de estos procedimientos:

o Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible,


haga clic en Máx.
o Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible,
haga clic en Mín.

o Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic


en Valor y, a continuación, introduzca el valor en el cuadro.

2. En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o referencia


para cada celda ajustable, separando con comas las referencias no
adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente
relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas
ajustables como máximo.
3. Si desea que Solver proponga automáticamente las celdas ajustables
basadas en la celda objetivo, haga clic en Autorredistribuir.

4. En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones, introduzca todas


las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de
Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de
destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas
con la celda de destino.) que desee aplicar.

¿Cómo?

Agregar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las


restricciones, haga clic en Agregar.
2. En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de
celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa
una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la
celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es
B3.) o el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante.
Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.)
del rango de celdas para los que desee restringir el valor.
3. Haga clic en la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desee que
haya entre la celda a la que se hace referencia y la
restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de
Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda
de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente
relacionadas con la celda de destino.). Si hace clic en Ent, en el
cuadro Restricción aparecerá "entero". Si hace clic en Bin, en el
cuadro Restricción aparecerá "binario".
4. En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de
celda, un nombre o una fórmula (fórmula: secuencia de valores,
referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una
celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza
siempre con el signo igual (=).).
5. Siga uno de estos procedimientos:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.


Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo
Parámetros de Solver, haga clic en Aceptar.

Notas

o Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en las


restricciones en celdas ajustables.
o Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el
cuadro de diálogo Opciones de Solver, no habrá límite en el
número de restricciones. En problemas no lineales, cada celda
ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites
y restricciones enteras en las variables.

Cambiar o eliminar una restricción

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver bajo la sección


Sujetas a las siguientes restricciones, haga clic en la
restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de
Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda
de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente
relacionadas con la celda de destino.) que desee cambiar o
eliminar.
2. Haga clic en Cambiar y realice los cambios, o haga clic en
Eliminar.

5. Haga clic en Resolver, lleve a cabo una de las acciones siguientes:


o Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo,
haga clic en Conservar la solución de Solver en el cuadro de
diálogo Resultados de Solver.
o Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar
valores originales.

Sugerencia

Puede interrumpirse el proceso de solución presionando ESC. Microsoft


Excel vuelve a realizar los cálculos de la hoja de cálculo con el último
valor encontrado para las células ajustables.

Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores
de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la
hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla
de amortización para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un
conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para
prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar
diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a
cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un


presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá
definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un
escenario a otro para realizar un análisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción,


establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores


de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.

Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede


crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los
escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla
dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de
varios orígenes incluidos los externos a Excel.).

Crear un escenario
1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el
escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
cálculo.).
4. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las
celdas que desee cambiar.

Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes,


cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes
de crear escenarios que cambien valores.

5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.


6. Haga clic en Aceptar.
7. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores
que desee para las celdas cambiantes.
8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
9. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y
repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija
Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador
de escenarios.

Crear un informe de resumen de


escenario
1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.
2. Haga clic en Resumen.
3. Haga clic en Resumen o Tabla dinámica.
4. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas
que hacen referencia a las celdas cuyos valores cambian los
escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
cálculo.). Separe las referencias múltiples mediante comas.

Nota No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de


resumen de escenarios, pero sí se necesitan en un informe de tabla
dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de
varios orígenes incluidos los externos a Excel.).

Eliminar un escenario
1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario (escenario: conjunto de valores de
entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un
modelo de hoja de cálculo.) que desee eliminar y, a continuación, haga
clic en Eliminar.

Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al
que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
cálculo.), se cambian los valores de las celdas guardadas como parte de ese
escenario.

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.


2. Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar.
3. Haga clic en Mostrar.

Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario (escenario: conjunto de
valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en
un modelo de hoja de cálculo.) después de haber hecho cambios en el mismo,
los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del
escenario original.

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.


2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a
continuación, haga clic en Modificar.
3. Haga los cambios que desee.
4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores
que desee para las celdas cambiantes.
5. Siga uno de estos procedimientos:

Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.


Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin
cambiar el escenario actual, haga clic en Cancelar.
Combinar escenarios de otra hoja de
cálculo
Es más sencillo combinar escenarios (escenario: conjunto de valores de
entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo
de hoja de cálculo.) cuando todos los modelos Y si (análisis Y si: proceso de
cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al
resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de
interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe
de los pagos.) de las hojas de cálculo son idénticos. Todas las celdas
cambiantes en la hoja de cálculo de origen deberán hacer referencia a las
celdas cambiantes correspondientes en la hoja de cálculo activa. Microsoft
Excel copiará todos los escenarios en la hoja de cálculo de origen en la hoja de
cálculo activa.

1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.
2. Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.
3. En el menú Herramientas, elija Escenarios.
4. Haga clic en Combinar.
5. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro.
6. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de una hoja de cálculo que
contenga los escenarios que desee combinar y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
7. Repita este proceso si desea combinar escenarios de más hojas de
cálculo.

Evitar cambios en un escenario


1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.
2. En el cuadro Escenarios, haga clic en el nombre del
escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
cálculo.).
3. Haga clic en Modificar.
4. Siga uno de estos procedimientos:

Para evitar que otros usuarios modifiquen un escenario, active la casilla


de verificación Evitar cambios.
Para quitar un escenario de la lista que aparece en el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios, active la casilla de verificación Ocultar.

5. Haga clic en Aceptar.


6. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, elija Aceptar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
7. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Proteger hoja.
8. Active la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas y compruebe que la casilla de verificación Modificar
escenarios está desactivada.

Nota Si una hoja de cálculo está protegida pueden agregarse escenarios,


pero no podrá modificar ni eliminar los escenarios existentes mientras la hoja
de cálculo se encuentre protegida a no ser que se haya desactivado la casilla
de verificación Evitar cambios en el cuadro de diálogo Modificar escenario.
Aún puede modificar los valores de las celdas cambiantes en la hoja de cálculo,
a no ser que las celdas estén bloqueadas.

Gráficos
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las
visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por
ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de
cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando
en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto
a las previsiones.

Crear gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja
de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un
gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A
continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le
guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien
utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que
podrá aplicar formato más adelante.

Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo


Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con
formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de
Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver
diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus
campos y elementos.

Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se


generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

Marcador de datos

Línea de división principal

Nombres de categoría

Nombres de series de datos del gráfico

Marcador de datos Cada marcador de datos (marcador de datos: barra, área,


punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de
datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los
marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de
datos.) representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores de datos
que tengan la misma trama representan una serie de datos (serie de datos:
puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos
de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda
del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos
circulares sólo tienen una serie de datos.). En el ejemplo anterior, el marcador
de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo
trimestre de 99.

Línea de cuadrícula principal Microsoft Excel crea los valores de los ejes a
partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en
el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que
abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división (líneas de
cuadrícula de gráficos: líneas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar
la visualización y evaluación de datos. Las líneas de cuadrícula se extienden
desde las marcas de graduación de un eje a través del área de
trazado.)principales marcan los intervalos principales del eje. También es
posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan los
intervalos existentes entre los intervalos principales.
Nombres de categoría Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas
de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las
categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2
aparecen como nombres de ejes de categorías.

Nombres de series de datos del gráfico Excel también utiliza los títulos de
las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de
las series. Estos nombres aparecen en la leyenda (leyenda: cuadro que
identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de
un gráfico.) del gráfico. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas Proyectado
y Real aparecen como nombres de series.

Sugerencias para gráficos Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de


un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por
ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para
gráfico que contiene la palabra Leyenda.

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un


libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea
ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una
hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) o como gráfico
incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en
lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles
cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con
su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de
cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de origen y,
por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.

Gráficos incrustados Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y


se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este
tipo de gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los
datos de la hoja de cálculo.

Hojas de gráficos Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro
que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee
ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la
hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla
mientras trabaja en la hoja de cálculo.
Crear un gráfico
1. Asegúrese de que los datos de la hoja de cálculo están organizados
correctamente para el tipo de gráfico que desea utilizar.

Para un gráfico de columnas, barras, líneas, de área, de superficie o


radial

Organice los datos en columnas de la siguiente manera:

Lorem Ipsum
1 2
3 4

o en filas de la siguiente manera:

Lorem 1 3
Ipsum 2 4

Para un gráfico circular o de anillos

Los gráficos circulares normales (como el que aparece a la derecha en


el ejemplo) sólo tienen una serie de datos; por tanto, debe utilizar sólo
una columna de datos. También puede utilizar una columna de rótulos
para los datos de la siguiente manera:

A 1
B 2
C 3

o utilizar una fila de datos y, si lo desea, una fila de rótulos:

A B C
1 2 3
Los gráficos circulares y de anillos apilados pueden tener más de una
serie de datos; por tanto, puede utilizar más de una columna de datos de
la siguiente manera:

A 1 2
B 3 4
C 5 6

o más de una fila de datos de la siguiente manera:

A B C
1 2 3
4 5 6

Para un gráfico XY (Dispersión) o de burbujas

Organice los datos en columnas, con los valores X en la primera


columna y los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de
burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente manera:

X Y Burbujas
1 2 3
4 5 6

Para un gráfico de cotizaciones

Organice los datos en este orden: valores máximos, valores mínimos y


valores de cierre. Utilice nombres y fechas como rótulos, de la siguiente
manera:

Fecha Máximo Mínimo Cierre


1/1/2002 46,125 42 44,063
2. Siga uno de estos procedimientos:
Personalizar el gráfico al crearlo

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar
en el gráfico.

2. Haga clic en Asistente para gráficos .


3. Siga sus instrucciones.

Crear un gráfico básico que se pueda personalizar posteriormente

4. Muestre la barra de herramientas Gráfico. Para mostrar la barra


de herramientas Gráfico, seleccione Barras de herramientas en
el menú Ver y haga clic en Gráfico.
5. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar
en el gráfico.

6. Haga clic en Tipo de gráfico .

Sugerencia

Si las celdas que desea seleccionar para el gráfico no están en un rango


continuo, siga este procedimiento:

Seleccione el primer grupo de celdas que contienen los datos que desea incluir.
Mientras mantiene presionada la tecla CTRL, seleccione otros grupos de celda
que desee incluir. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo.

Protección de hojas de cálculo y de


libros
Microsoft Excel proporciona varias capas de protección para controlar quién
puede tener acceso a los datos de Excel y cambiarlos:

Protección de hojas de cálculo Puede proteger los elementos de una hoja


de cálculo, como celdas con fórmulas, para impedir el acceso a todos los
usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales a los rangos que
especifique.

Protección a nivel de libro Puede aplicar protección a los elementos de un


libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni
modificar. Si un libro está compartido (libro compartido: libro configurado para
permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros
usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro
compartido.) se puede proteger para impedir que sea devuelto a uso exclusivo
y evitar que se elimine el historial de cambios (historial de cambios: en un libro
compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en
sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona
que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han
cambiado.).

Proteger elementos de la hoja de cálculo

Proteger elementos contra todos los usuarios Se puede impedir que los
usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, cambien el
contenido de celdas bloqueadas y muevan el cursor a celdas que estén
bloqueadas o desbloqueadas.

De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están


bloqueadas. Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear las
celdas en las que desea que los usuarios escriban y cambien datos, de dos
formas. Para desbloquear las celdas para todos los usuarios, puede utilizar la
ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. Para desbloquear
celdas para usuarios específicos, puede utilizar el cuadro de diálogo Permitir
que los usuarios modifiquen rangos. Los rangos que especifique en este
cuadro de diálogo y para los que no asigne una contraseña (contraseña: modo
de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una
hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) también
se desbloquean para todos los usuarios. Las celdas que se dejan bloqueadas
se protegerán una vez que se proteja la hoja de cálculo.

Entre otras funciones y elementos de la hoja de cálculo cuyo acceso se puede


restringir para todos los usuarios se incluyen hipervínculos (hipervínculo: texto
con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una
ubicación en un archivo, una página HTML en World Wide Web o una página
HTML en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de
noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), ordenación, Autofiltro, informes de
tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de
tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de
datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.), objetos gráficos y
escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado
un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.). Estas
protecciones se aplican a todos los usuarios y a toda la hoja de cálculo, no a
usuarios o rangos de datos individuales.

En cuanto a las hojas de gráficos, puede proteger el contenido del gráfico


contra cambios y proteger cualquier objeto gráfico de la hoja, como cuadros de
texto, para evitar su cambio o eliminación. La actualización de una hoja de
gráfico protegida sigue realizándose cada vez que cambian los datos de origen
del gráfico.

Conceder acceso a usuarios específicos a rangos protegidos Si utiliza el


sistema operativo Windows 2000, puede permitir a usuarios específicos
modificar celdas o rangos concretos. Los usuarios a los que se conceda acceso
podrán modificar las celdas aunque estén bloqueadas. Las restricciones de
acceso sólo surtirán efecto después de proteger la hoja de cálculo.

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango


pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A otros
usuarios se les pedirá la contraseña y sólo podrán modificar el rango si la
escriben. Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan
autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para
modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe
seleccionar y modificar las celdas una a una.

Proteger elementos y archivos de un libro

Proteger elementos de un libro Puede impedir que los usuarios agreguen o


eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También
puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las
ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se
aplican a todo el libro.

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí
tener acceso a contenido como macros (macro: acción o conjunto de acciones
que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.), utilice el comando
Ocultar del menú Ventana y, a continuación, guarde el libro oculto.

Proteger un libro compartido Puede proteger un libro compartido de modo


que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo ni eliminar el registro del
historial de cambios. Si desea exigir una contraseña (contraseña: modo de
restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una
hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) para
eliminar este tipo de protección, debe aplicar la protección antes de compartir el
libro. La aplicación de la protección activa automáticamente el uso compartido.
Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso compartido y se elimina
todo el historial de cambios guardado.

Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios


sin contraseña. Esta protección puede aplicarse cuando un libro ya está
compartido; después, la desprotección no desactivará el uso compartido ni
eliminará el historial de cambios.
Proteger un archivo de libro para impedir que se pueda ver o modificar
Puede restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos
exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se
realicen. Puede establecer dos contraseñas distintas: una que los usuarios
deberán utilizar para abrir y ver el archivo, y otra que deberán utilizar para
modificar el archivo y guardar los cambios. Estas protecciones se aplican al
archivo de libro y son independientes de la que se establece mediante el
cuadro de diálogo Proteger libro.

Elementos que se pueden proteger en


hojas de cálculo y libros
Hojas de cálculo y hojas de gráficos

Cuando se protege una hoja de gráfico o de cálculo, se pueden proteger o


desproteger elementos individuales de la hoja en el cuadro de diálogo Proteger
hoja (menú Proteger, comando Herramientas) activando o desactivando
casillas de verificación para cada elemento.

Elementos de la hoja de cálculo

Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas Si se activa, impide a los


usuarios:

Realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger


la hoja de cálculo, a menos que se haya concedido un permiso de usuario
específico para modificar las celdas en el cuadro de diálogo Permitir que
los usuarios modifiquen rangos.
Ver filas o columnas que se hayan ocultado antes de proteger la hoja de
cálculo.

Ver las fórmulas de las celdas que se ocultaron antes de proteger la hoja de
cálculo.

Seleccionar celdas bloqueadas Si se desactiva, impide a los usuarios mover


el puntero a las celdas para las que se haya activado la casilla de verificación
Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Seleccionar celdas desbloqueadas Si se desactiva, impide a los usuarios


mover el puntero a las celdas para las que se haya desactivado la casilla de
verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
de celdas. Cuando se permite a los usuarios seleccionar celdas
desbloqueadas, pueden presionar la tecla TAB para desplazarse entre las
celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Si se desactiva, impide a los usuarios cambiar cualquiera
de las opciones en los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato
condicional. Si se aplicaron formatos condicionales antes de proteger la hoja
de cálculo, el formato seguirá cambiando cuando un usuario escriba un valor
que cumpla una condición diferente.

Formato de columnas Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar


cualquiera de los comandos que aparecen en el submenú Columna del menú
Formato, incluidos los de cambiar el ancho de columna y ocultar columnas.

Formato de filas Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de


los comandos que aparecen en el submenú Fila del menú Formato, incluidos
los de cambiar el alto de fila y ocultar filas.

Insertar columnas Si se desactiva, impide a los usuarios insertar columnas.

Insertar filas Si se desactiva, impide a los usuarios insertar filas.

Insertar hipervínculos Si se desactiva, impide a los usuarios insertar nuevos


hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se
hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página HTML
en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los hipervínculos
también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.),
incluso en las celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar columnas.


Observe que si está protegida la opción Eliminar columnas pero no la opción
Insertar columnas, un usuario podrá insertar columnas pero no las podrá
eliminar.

Eliminar filas Si se desactiva, impide a los usuarios eliminar filas. Observe


que si se impide eliminar filas pero no insertar filas, un usuario podrá insertar
filas pero no eliminarlas.

Ordenar Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar cualquiera de los


comandos Ordenar del menú Datos o los botones Ordenar de la barra de
herramientas Estándar. Con independencia de esta configuración, no se
pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de
cálculo protegida.

Usar Autofiltro Si se desactiva, impide a los usuarios utilizar las flechas de


lista desplegable para cambiar el filtro en un rango AutoFiltered. Con
independencia de esta configuración, no se pueden crear ni quitar rangos
AutoFiltered en una hoja de cálculo protegida.

Usar informes de tabla dinámica Si se desactiva, los usuarios no podrán dar


formato a los informes de tabla dinámica (informe de gráfico dinámico: gráfico
que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla
dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle
diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando
u ocultando elementos de los mismos.), cambiar su diseño, actualizarlos o
modificarlos en modo alguno, ni crear nuevos informes.

Modificar objetos Si se desactiva, los usuarios no podrán:

Realizar cambios en objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados,


formas, cuadros de texto y controles, que no hayan sido desbloqueados
antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo
tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para
ejecutar la macro, pero no podrá borrar el botón.
Realizar cambios, por ejemplo, de formato, en un gráfico incrustado. El
gráfico continuará actualizándose cuando se cambien sus datos de origen.

Agregar o modificar comentarios.

Modificar escenarios Si se desactiva, los usuarios no podrán ver los


escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado
un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) que se
hayan ocultado, hacer cambios en los escenarios que se hayan protegido
contra cambios ni eliminar esos escenarios. Los usuarios pueden modificar los
valores de las celdas cambiantes, si las celdas están protegidas y agregar
escenarios nuevos.

Nota Si se ejecuta una macro que incluye una operación contra la que está
protegida la hoja de cálculo, aparecerá un mensaje y la macro dejará de
ejecutarse.

Elementos de la hoja de gráfico

Contenido Si se activa, los usuarios no podrán realizar cambios en los


elementos del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico
continuará reflejando los cambios que se hayan hecho en los datos de origen.

Objetos Si se activa, los usuarios no podrán realizar cambios en objetos


gráficos, incluidos formas, cuadros de texto y controles, a menos que
desbloqueen los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.

Elementos del libro

Cuando se protege un libro, se puede proteger o desproteger la estructura del


libro o las ventanas del libro en el cuadro de diálogo Proteger libro (menú
Proteger, comando Herramientas) activando o desactivando casillas de
verificación para cada elemento.

Estructura Si se activa, los usuarios no podrán:

Ver las hojas de cálculo que estén ocultas.


Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de cálculo.
Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráficos. Los usuarios pueden
agregar gráficos incrustados a las hojas de cálculo existentes mediante la
ejecución del Asistente para gráficos.
Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro.
En informes de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel
interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros
de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.),
mostrar los datos de origen de una celda en el área de datos o mostrar
páginas de campo de página (campo de página: campo asignado a una
orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico. Puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo
de página o un elemento cada vez, que filtra los datos para los demás
elementos.) en hojas de cálculo separadas.
Para escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
cálculo.), crear un informe resumen de escenario.
En Herramientas para análisis, utilizar las herramientas de análisis que
colocan los resultados en una hoja de cálculo nueva.
Registrar nuevas macros. Si se ejecuta una macro que incluya una
operación que no puede ejecutarse en un libro protegido, aparecerá un
mensaje y la macro dejará de ejecutarse.

Ventana Si se activa, los usuarios no podrán:

Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se


abra.
Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden
ocultarse o mostrarse las ventanas.

Nota En el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que


puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para
Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de
herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y
problemas lógicos en el código en uso.), los programadores pueden proteger
las macros para que los usuarios no puedan verlas ni cambiarlas. Los
programadores pueden proteger las macros mediante la ficha Proteger del
cuadro de diálogo Propiedades del proyecto en el Editor de Visual Basic
(menú Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para obtener
más información, consulte la Ayuda del Editor de Visual Basic (Ayuda de
Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, sitúe el
puntero del mouse (ratón) en Macro en el menú Herramientas y haga clic en
Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft
Visual Basic y pida al Asistente la información que desea.).
Proteger una hoja de cálculo o un libro
mediante contraseña
Proteger elementos de la hoja de cálculo

Proteger elementos de la hoja de cálculo de todos los usuarios

1. Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger.


2. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios:
seleccione cada celda o rango, haga clic en Celdas en el menú
Formato, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de
verificación Bloqueada.

3. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione
las celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato,
haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta.

4. Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan
cambiar.

¿Cómo?

No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los
usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear
gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con
herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
Para ver qué elementos de una hoja de cálculo son objetos gráficos,
haga clic en Ir a en el menú Edición, elija Especial y, a continuación,
haga clic en Objetos.

1. Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en


cada objeto que desee desbloquear.
2. En el menú Formato, elija el comando para el objeto
seleccionado: Autoforma, Objeto, Cuadro de texto, Imagen,
Control o WordArt.
3. Haga clic en la ficha Protección.
4. Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si está presente,
desactive la casilla de verificación Bloquear texto.
5. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Proteger hoja.

6. Escriba una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una


hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las
contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios
y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) para la hoja.
Nota La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una
contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los
elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda
recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los
elementos protegidos de la hoja de cálculo.

7. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo,


seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
8. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.

Dar acceso a usuarios específicos a rangos protegidos

Debe tener Windows 2000 para dar acceso a rangos a usuarios específicos.

1. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en


Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Este comando
solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no esta protegida.
2. Haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro Título, escriba un título para el rango al que permite el


acceso.

4. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y,


a continuación, escriba una referencia o seleccione el rango.

5. En el cuadro Contraseña del rango escriba una


contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de
cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las
contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios
y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) para tener acceso
al rango.

La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier


usuario podrá editar las celdas.

6. Haga clic en Permisos y después en Agregar.


7. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si
desea seleccionar varios usuarios, presione y mantenga presionada la
tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.

8. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la


contraseña.

9. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.

10. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la


casilla de verificación Pegar la información sobre permisos en un
nuevo libro del cuadro de diálogo Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.

11. Proteja la hoja de cálculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de


diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos.

12. En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla de


verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas esté
activada, escriba una contraseña para la hoja de cálculo, haga clic en
Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Nota La contraseña de la hoja de cálculo es necesaria para evitar que otros


usuarios puedan editar los rangos designados. Asegúrese de elegir una
contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener
acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

Proteger elementos y archivos del libro

Proteger elementos del libro

1. En el menú Herramientas elija Proteger y, a continuación, haga clic en


Proteger libro.
2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de éste no


puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de
nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla de
verificación Estructura.

Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño


y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación
Ventanas.

Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba
una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de
cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las
contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios
y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.), haga clic en
Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Proteger un libro compartido

1. Si el libro ya está compartido y desea asignar una


contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de
cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las
contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios
y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) para protegerlo,
anule el uso compartido del libro.

¿Cómo?

1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro


compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que
varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o
posterior para modificar un libro compartido.). Si otros usuarios
están realizando modificaciones, perderán todo el trabajo que no
hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial
de cambios (historial de cambios: en un libro compartido,
información que se mantiene sobre los cambios realizados en
sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre
de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el
cambio y los datos que han cambiado.). Si desea conservar una
copia de esta información, imprima la hoja de cálculo de
historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que
muestra los cambios de los que se está realizando un
seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario
que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué
datos se han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los
conflictos.) o cópiela en otro libro.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a


continuación, haga clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una
hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 Para imprimir la hoja de cálculo de historial, haga clic en Imprimir

.
 Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que

desee copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga

clic donde desee insertar la copia y haga clic en Pegar .

Nota Puede que también desee guardar o imprimir la


versión actual del libro, puesto que este historial tal vez no
aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las
ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las
filas, del historial copiado podrían dejar de estar
actualizadas.

3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a


continuación, haga clic en la ficha Modificación.
4. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del
cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez.

Si esta casilla de verificación no está disponible, debe


desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de
verificación.

¿Cómo?

1. Haga clic en Aceptar, seleccione Protección en el menú


Herramientas y haga clic en Desproteger libro
compartido.
2. Escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de
una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos.
Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.)si se
le pide, y haga clic en Aceptar.
3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a
continuación, haga clic en la ficha Modificación.
6. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en
Sí.
2. Establezca otros tipos de protección si lo desea: dé a usuarios
específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos
de libros y establezca contraseñas para ver y editar.

3. En el menú Herramientas, elija Proteger y haga clic en Proteger libro


compartido o Proteger y compartir.

4. Active la casilla Compartir con control de cambios.

5. Si desea que otros usuarios tengan que facilitar una contraseña para
desactivar el historial de cambios (historial de cambios: en un libro
compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados
en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la
persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los
datos que han cambiado.) o anular el uso compartido del libro, escriba la
contraseña en el cuadro Contraseña y vuelva a escribirla cuando se
solicite.
6. Si se solicita, guarde el libro.

Proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.


2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.

3. Siga uno de estos procedimientos o ambos:

Si desea que los usuarios escriban una contraseña (contraseña: modo


de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte
de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta
255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente
las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique
contraseñas.) antes de poder ver el libro, escriba una contraseña en el
cuadro Contraseña para abrir y haga clic en Aceptar.

Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder


guardar los cambios en el libro, inserte una contraseña en el cuadro
Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar.

4. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas.

5. Haga clic en Guardar.

6. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente.

Quitar la protección y las contraseñas


Quitar permisos de usuario para un rango

1. Cambie a la hoja de cálculo protegida.


2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Desproteger hoja.
3. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) de
protección de la hoja de cálculo.
4. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
5. En la lista Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la
hoja está protegida, haga clic en el rango para el que desea quitar los
permisos.
6. Haga clic en Eliminar.

Quitar la protección de una hoja de cálculo

1. Cambie a la hoja de cálculo protegida.


2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Desproteger hoja.
3. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) de
protección de la hoja de cálculo.

Quitar la protección de un libro

1. Abra el libro protegido.


2. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Desproteger libro.
3. Si se solicita, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) de
protección del libro.

Eliminar la protección de un libro compartido

Si se quita la protección cuando se utiliza una contraseña (contraseña: modo


de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una
hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras
mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.), el libro
también dejará de estar compartido, desconectándose de otros usuarios y
borrándose el historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido,
información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de
edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza
cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.). Si
no hay ninguna contraseña activa, el libro seguirá compartido (libro compartido:
libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen
cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para
modificar un libro compartido.) una vez que ha sido desprotegido.
1. Abra el libro protegido
2. En el menú Herramientas, elija Proteger y haga clic en Desproteger
libro.
3. Si se solicita, escriba la contraseña para el libro.
4. Si el sistema pregunta si el hecho de quitar la protección afectará a los
demás usuarios, haga clic en Sí.

Quitar la contraseña para ver o modificar un archivo de libro

1. Abra el libro.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.
4. En el cuadro Contraseña de protección o Contraseña contra
escritura, o en ambos, haga doble clic en los asteriscos y, a
continuación, presione la tecla SUPR.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar.
6. Para reemplazar el libro existente, haga clic en Sí.

Libros compartidos

Un libro compartido permite que varias personas lo modifiquen


simultáneamente. Resulta especialmente útil para administrar listas (lista: serie
de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como
una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de
teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.)
que cambian con frecuencia.

Por ejemplo, si las personas del grupo de trabajo gestionan varios proyectos
cada una y necesitan saber en qué situación están los demás, el grupo podría
utilizar una lista incluida en un libro compartido, en la que cada persona escriba
y actualice una fila de información por cada proyecto.

Crear un libro compartido

El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo los datos que
deben estar presentes y aplicándoles formato. El libro se guarda como
compartido y se coloca en una ubicación de la red (no en un servidor Web)
disponible para todos sus usuarios.
Tenga en cuenta las funciones no disponibles Dado que algunas funciones
de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que el libro
esté compartido, es preciso definirlas antes de compartir el libro.

Las siguientes funciones no se pueden modificar después de compartir el libro:


celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos,
imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios,
esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección
de libros y de hojas de cálculo, y macros.

Defina la configuración que afecta a todos los usuarios Cuando se


comparte el libro, es posible personalizar algunas funciones compartidas. Por
ejemplo, puede decidir si desea controlar los cambios durante los 30 días
predeterminados o durante un período de tiempo mayor o menor.

Trabajar en un libro compartido

Después de abrir un libro compartido, puede introducir y cambiar los datos igual
que en un libro normal. Sin embargo, hay algunos aspectos distintos del trabajo
con un libro normal.

Posibilidad de ver los cambios de los demás usuarios Cada vez que se
guarda el libro compartido, se actualizan los cambios que los demás hayan
guardado desde la última vez que se guardó. Si desea dejar abierto el libro
compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que
Microsoft Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo
determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no.

Resolución de conflictos Al guardar cambios en un libro compartido, puede


que otra persona que esté modificando el libro en ese momento haya guardado
cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarán
en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución de conflictos, en el
que podrá decidir qué cambios desea conservar.

Conservar las vistas y configuraciones personales Excel guarda una vista


personalizada (vista: conjunto de valores de visualización e impresión a los que
se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más
de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.) del libro
compartido que incluye, por ejemplo, la hoja de cálculo que ha mostrado y el
zoom aplicado. De forma predeterminada, la vista incluye todos los filtros (filtro:
mostrar únicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones
especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con
uno o más valores, valores calculados o condiciones específicos.) y la
configuración de impresión aplicados; también puede especificar que desea
utilizar el filtro y la configuración de impresión originales. Cada vez que se abre
el libro compartido, Excel lo muestra con la vista de los usuarios, de modo que
cada uno de ellos puede disponer de su propia configuración.
Resolver conflictos de cambios en
libros compartidos

Ana escribe 12 y guarda el libro

A continuación, Miguel escribe 50 y guarda el libro

El cuadro de diálogo de conflicto le aparece a Miguel

Un conflicto sucede cuando dos usuarios modifican el mismo libro


compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario
que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer
de Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido.) y tratan de guardar
cambios que afectan a la misma celda. Microsoft Excel sólo puede conservar
uno de los cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda
el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

Funcionamiento de la resolución de conflictos

Quién puede resolver conflictos Todos los usuarios que estén modificando
un libro compartido tienen la misma autoridad para decidir qué cambios se
conservarán y cuáles se rechazarán. El último usuario que guarde un cambio
en conflicto recibirá el cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

Por qué un cambio puede afectar a otros cambios Si acepta un cambio


que elimina una fila o una columna, por ejemplo, se verán afectados otros
cambios que utilicen esa fila o columna. Si la fila o la columna ya no existen, los
datos introducidos o modificados en esa fila o columna como parte de cambios
independientes dejarán de existir, de modo que las entradas y modificaciones
adicionales se verán afectadas.

Qué ocurre con los cambios no conservados Los cambios que se


rechazan se guardan en el registro de control de cambios, incluido un registro
de todos los cambios adicionales que resultaron afectados. En la hoja de
cálculo Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo separada que
muestra los cambios de los que se está realizando un seguimiento en un libro
compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha
en que se ha realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y cómo se
han resuelto los conflictos.), los cambios conflictivos que se han conservado
muestran la indicación "Prevalece" en la columna Tipo de acción. Los números
de fila en la columna Perdiendo acción identifican las filas con información
acerca de los cambios conflictivos que no se preservaron, incluidos los datos
eliminados.

¿Qué ocurre si se cambia de idea? Puede mostrar la hoja de cálculo


Historial y buscar la información relativa al cambio. A continuación, puede
volver a efectuar la modificación o, si ésta consistía en eliminar datos, copiar
estos datos de la hoja de cálculo Historial a su ubicación original.

Forma de evitar conflictos

Diseñar libros compartidos con protección para cada usuario Antes de


compartir un libro, utilice el comando Proteger hoja (menú Herramientas,
submenú Proteger) para autorizar a cada usuario a realizar modificaciones en
un área distinta de la hoja de cálculo. Los usuarios pueden recibir y ver los
cambios realizados en las áreas que no están autorizados a cambiar, pero sólo
podrán modificar las áreas que tengan asignadas, de modo que es imposible
que surjan conflictos.

Asignar a cada usuario un área de trabajo propia Los conflictos sólo tienen
lugar cuando dos usuarios realizan cambios que afectan a la misma celda.
Para facilitar la introducción de listas (lista: serie de filas de hoja de cálculo con
un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas
o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de
la lista tiene rótulos para las columnas.), Excel permite que más de un usuario
agregue datos a la fila situada al final de una lista sin desencadenar conflictos.
Si los usuarios evitan las áreas de los demás, no surgirán conflictos aunque no
se utilice la protección de hojas para separar las áreas de trabajo.

Asignar a un usuario derecho de veto Si un usuario genera conflictos con


frecuencia, ese usuario puede desactivar el cuadro de diálogo Resolución de
conflictos, para que sus cambios siempre se lleven a cabo.

Considerar el uso de Microsoft Access Si necesita funciones más


complejas de modificación para varios usuarios, con niveles de seguridad por
usuarios y bloqueo de registros, convierta la hoja de cálculo en una base de
datos de Access. Puede utilizar el comando Convertir a Access
(complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o
comandos personalizados a Microsoft Office.) AccessLinks) para ello. Consulte
la Ayuda de Access para obtener información acerca de las funciones para
varios usuarios de Access.

Modificar un libro compartido


1. Vaya a la ubicación de red donde esté almacenado el libro
compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada
usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.
Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro
compartido.) y ábralo.
2. Defina el nombre de usuario para identificar su trabajo en el libro
compartido: en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic
en la ficha General y, por último, escriba su nombre de usuario en el
cuadro Nombre de usuario.
3. Escriba y modifique los datos como siempre. Las siguientes funciones
no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas, formatos
condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos
los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas
de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de
sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Hay dos tipos de
tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.),
informes de tabla dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y
macros.
4. Cree cualquier filtro (filtro: mostrar únicamente las filas de una lista que
satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro
para mostrar filas que coincidan con uno o más valores, valores
calculados o condiciones específicos.) y la configuración de impresión
deseada para su uso personal. De forma predeterminada se guarda
individualmente la configuración de cada usuario.

Si desea que se apliquen las configuraciones de filtro o impresión


definidas por el autor original cada vez que abra el libro, haga clic en
Compartir libro en el menú Herramientas, haga clic en la ficha Uso
avanzado y, en Incluir en vista personal, desactive la casilla de
verificación Configuración de impresora o Configuración de filtro.

5. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios


guardados por otros usuarios desde la última vez que guardó el libro,

haga clic en Guardar .

Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los


conflictos.

¿Cómo?

Cuando dos usuarios intentan guardar cambios que afectan a la misma


celda, Microsoft Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de
conflictos a uno de los usuarios.

1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la


información acerca de cada cambio y los cambios conflictivos
realizados por otros usuarios.
2. Para mantener el cambio que usted ha realizado el de otra
persona e ir al siguiente cambio conflictivo, haga clic en Aceptar
los míos o en Aceptar otros.

Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o


todos los de otros usuarios, haga clic Aceptar todos los míos o
en Aceptar todos los otros.

3. Para que los cambios que ha realizado anulen todos los demás y
no volver a mostrar el cuadro de diálogo Resolución de
conflictos, desactive esta función.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a


continuación, haga clic en la ficha Uso avanzado.
2. Haga clic en Prevalecen los cambios guardados.

3. Haga clic en Aceptar.

4. Para ver cómo ha resuelto personalmente conflictos anteriores o


cómo lo han hecho otros, consulte esta información en la hoja de
cálculo Historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo
separada que muestra los cambios de los que se está realizando
un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del
usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha
realizado, qué datos se han reemplazado o eliminado y cómo se
han resuelto los conflictos.).

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a


continuación, haga clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.

3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.

4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una


hoja nueva y haga clic en Aceptar.

5. En la hoja de cálculo Historial, desplácese a la derecha


para ver las columnas Tipo de acción y Perdiendo acción.

Los cambios conflictivos que se han mantenido tienen la


palabra "Prevalece" en Tipo de acción. Los números de fila
en la columna Perdiendo acción identifican las filas con
información acerca de los cambios conflictivos que no se
mantuvieron, incluidos los datos eliminados.
Sugerencia

Para guardar una copia del libro con todos los cambios realizados, haga
clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Resolución de conflictos,
elija Guardar como en el menú Archivo y, a continuación, escriba un
nuevo nombre para el archivo.

Notas

Para comprobar quién más tiene abierto el libro, haga clic en Compartir
libro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha
Modificación.
Si desea que los cambios efectuados por otros usuarios se actualicen en su
libro periódicamente, aunque no lo guarde, haga clic en Compartir libro del
menú Herramientas, a continuación haga clic en la ficha Uso avanzado y,
finalmente, en Actualizar cambios, haga clic en las opciones deseadas.

Funciones no disponibles en los libros


compartidos
Sólo puede tener acceso a las siguientes funciones si deja de compartir el libro.

No puede utilizar libros compartidos (libro compartido: libro configurado para


permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros
usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro
compartido.) en servidores Web.

Función no disponible Alternativas


Insertar o eliminar bloques de celdas Pueden insertarse filas y
columnas completas.
Eliminar hojas de cálculo Ninguna
Combinar celdas o dividir celdas combinadas Ninguna
Agregar o cambiar formatos condicionales Los formatos condicionales
existentes siguen apareciendo
a medida que cambian los
valores de celda, pero no se
pueden modificar ni se
pueden volver a definir las
condiciones.
Agregar o cambiar validación de datos Las celdas siguen validándose
al escribir nuevos valores,
pero no se puede cambiar la
configuración de validación de
datos existente.
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico Pueden verse los gráficos e
dinámico informes existentes.
Insertar o cambiar imágenes u otros objetos Pueden verse las imágenes y
otros objetos existentes.
Insertar o cambiar hipervínculos Los hipervínculos existentes
siguen funcionando.
Utilizar herramientas de dibujo Pueden verse los dibujos y
gráficos existentes.
Asignar, cambiar o quitar Las contraseñas existentes
contraseñas (contraseña: modo de restringir el permanecen efectivas.
acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos
o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas
de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir
correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique
contraseñas.)
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro La protección existente
permanece efectiva.
Crear, cambiar o ver escenarios Ninguna
Agrupar o esquematizar datos Pueden seguir utilizándose los
esquemas existentes.
Insertar subtotales automáticos Pueden verse los subtotales
existentes.
Crear tablas de datos (tabla de datos: rango de Pueden verse las tablas de
celdas que muestra los resultados de sustituir datos existentes.
diferentes valores en una o más fórmulas. Hay
dos tipos de tablas de datos: tablas de una
entrada y tablas de dos entradas.)
Crear o cambiar informes de tabla dinámica Pueden verse los informes
existentes.
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros Pueden ejecutarse las macros
existentes que no tengan
acceso a funciones no
disponibles. Pueden
registrarse las operaciones del
libro compartido en una macro
almacenada en otro libro no
compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Ninguna
Excel 4
Cambiar o eliminar fórmulas matriciales (fórmula Las fórmulas matriciales
matricial: fórmula que lleva a cabo varios existentes siguen realizando
cálculos en uno o más conjuntos de valores y los cálculos correctamente.
devuelve un único resultado o varios resultados.
Las fórmulas matriciales se encierran entre
llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.)

Quitar un usuario de un libro


compartido
Este procedimiento desconecta a un usuario cuyo nombre aparece en el
cuadro de diálogo Compartir libro. No evita que ese usuario pueda modificar
de nuevo el libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir
que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo.
Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.
Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido.).

1. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga


clic en la ficha Modificación.
2. En el cuadro Los siguientes usuarios tienen abierto este libro, revise
la lista de usuarios.

Confirme que los usuarios que va a quitar ya no trabajan en el libro. Si


quita un usuario que lo está utilizando, se perderá el trabajo no guardado
de dicho usuario.

3. Haga clic en el nombre del usuario al que desee desconectar y, a


continuación, haga clic en Quitar usuario.

Sugerencia

Si un usuario ya no necesita trabajar con un libro compartido, puede reducirse


el tamaño del libro suprimiendo la configuración personal de vistas de ese
usuario. En el menú Ver, haga clic en Vistas personalizadas. En el cuadro
Vistas, haga clic en el nombre de la vista del usuario y, a continuación, haga
clic en Eliminar.
Compartir un libro
1. Cree un libro que desea que esté disponible para que lo modifiquen
varios usuarios y escriba los datos que desee proporcionar.

Si desea incluir cualquiera de las siguientes características, agréguelas


ahora: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos,
gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos,
escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros. No podrá
realizar cambios en estas características una vez que comparta el libro.

2. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga


clic en la ficha Modificación.
3. Active la casilla de verificación Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Cuando se solicite, guarde el libro.
5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el libro
compartido en una ubicación de red a la que otros usuarios puedan
tener acceso. Utilice una carpeta de red compartida, no un servidor Web.
6. Compruebe los vínculos a otros libros o documentos y arregle los que
estén rotos.

¿Cómo?

1. En el menú Edición, haga clic en Vínculos.

Si el comando Vínculos no está disponible, el libro no contiene


ninguna información vinculada.

2. Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de


todos los vínculos de la lista. Esta operación puede tardar si
existen muchos vínculos o si el libro de origen de los vínculos
está en una ubicación de red y la red es lenta.
3. Compruebe el estado en la columna Estado, seleccione el
vínculo y, a continuación, lleve a cabo la acción conveniente.

Aceptar No es necesario llevar a cabo ninguna acción, el


vínculo funciona y está actualizado.

Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el


estado de todos los vínculos de la lista.

No aplicable El vínculo utiliza vinculación e incrustación de


objetos (OLE) (OLE: tecnología de integración de programas que
se puede utilizar para compartir información entre programas.
Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que
puede compartir información a través de objetos vinculados e
incrustados.) o intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE
(Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para
intercambiar datos entre programas basados en Microsoft
Windows.). Microsoft Excel no puede comprobar el estado de este
tipo de vínculos.

Error: no se ha encontrado el origen Haga clic en Cambiar


origen y seleccione otro libro.

Error: no se ha encontrado la hoja de cálculo Haga clic en


Cambiar origen y seleccione otra hoja de cálculo. Es posible que
se haya movido o cambiado el nombre del origen.

Advertencia: valores no actualizados Haga clic en Actualizar


valores. El vínculo no estaba actualizado cuando se abrió el libro.

Advertencia: origen no recalculado Haga clic en Abrir origen


y calcule el libro presionando F9. El libro puede estar configurado
en cálculo manual. Para establecer el libro en cálculo automático,
en el menú Herramientas haga clic en Opciones, elija la ficha
Calcular y, finalmente, haga clic en Automático.

Advertencia: Nombre no definido o no rectangular No se


pueden resolver algunos nombres (nombre: palabra o cadena de
caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula
o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como
Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) hasta que se abre el libro de origen (archivo de
origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado
para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza
la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.). Haga clic
en Abrir origen, vuelva al libro de destino (archivo de destino:
archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El
archivo de origen contiene la información utilizada para crear el
objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de
destino, no se actualiza en el archivo de origen.) y haga clic en
Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el
problema, asegúrese de que el nombre no falta ni está mal
escrito. Pase al libro de origen, elija Nombre en el menú Insertar
y, a continuación, haga clic en Definir y busque el nombre.

Advertencia: abra origen para actualizar valores Haga clic en


Abrir origen. El vínculo no se puede actualizar hasta que se abra
el origen.

El origen está abierto El origen se encuentra abierto. No es


necesario llevar a cabo ninguna acción, excepto si se producen
errores en la hoja de cálculo.
Valores actualizados desde nombre de archivo No es
necesario llevar a cabo ninguna acción, los valores han sido
actualizados.

Advertencia: estado indeterminado Excel no puede


determinar el estado del vínculo. Es posible que el origen no
contenga hojas de cálculo o que se guardara en un formato de
archivo no admitido. Haga clic en Actualizar valores.

Notas

Todos los usuarios que tienen acceso a un recurso de red tienen acceso sin
restricción al libro compartido (libro compartido: libro configurado para
permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo
tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por
otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un
libro compartido.), a menos que se utilice el comando Proteger hoja (menú
Herramientas, submenú Proteger) para restringir el acceso.
Para poder modificar el libro compartido, los usuarios deben tener Microsoft
Excel 97 o posterior (Microsoft Windows), o Excel 98 o posterior
(Macintosh).

Dejar de compartir un libro


1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro
compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada
usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.
Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro
compartido.). Si otros usuarios están realizando modificaciones,
perderán todo el trabajo que no hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial de
cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que
se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición
pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza
cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han
cambiado.). Si desea conservar una copia de esta información, imprima
la hoja de cálculo de historial (hoja de cálculo Historial: hoja de cálculo
separada que muestra los cambios de los que se está realizando un
seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que
ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qué datos se
han reemplazado o eliminado y cómo se han resuelto los conflictos.) o
cópiela en otro libro.

¿Cómo?
1. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a
continuación, haga clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja
nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para imprimir la hoja de cálculo de historial, haga clic en Imprimir

.
Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee

copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga clic donde

desee insertar la copia y haga clic en Pegar .

Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión


actual del libro, puesto que este historial tal vez no aplique a
versiones posteriores. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas,
incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían
dejar de estar actualizadas.

3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a continuación, haga


clic en la ficha Modificación.
4. Asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista del cuadro
Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
5. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez.

Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la


hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación.

¿Cómo?

1. Haga clic en Aceptar, seleccione Protección en el menú


Herramientas y haga clic en Desproteger libro compartido.
2. Escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a
una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las
letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique
contraseñas.)si se le pide, y haga clic en Aceptar.
3. En el menú Herramientas, elija Compartir libro y, a
continuación, haga clic en la ficha Modificación.
6. Si se pregunta acerca de si afectará a otros usuarios, haga clic en Sí.
Enviar un archivo para revisar
El comando Destinatario de correo (para revisión) se puede utilizar para
enviar un archivo a otras personas para que lo revisen. Al enviar un archivo
para revisar, se crea automáticamente un formulario de solicitud de revisión
que incluye lo siguiente:

Un vínculo al archivo, un archivo de datos adjuntos, o ambos.

Una marca de seguimiento .


Texto del mensaje para el revisor. Este texto varía en función de la
ubicación del archivo.

Cuando un revisor recibe el archivo, se activan y presentan las herramientas de


revisión. Los archivos devueltos por los revisores le solicitan automáticamente
que combine los cambios. Entonces, puede usar las herramientas de revisión
para aceptar o rechazar los cambios. Una vez recibidos todos los comentarios
de los revisores, o cuando decida dejar de aceptar comentarios, puede optar
por finalizar el ciclo de revisión.

Vínculos y datos adjuntos

El modo de incluir un archivo en una solicitud de revisión varía en función de la


ubicación del archivo que se vaya a revisar.

Sólo en su equipo

El archivo se adjunta automáticamente a la solicitud de revisión.

En una ubicación compartida, como un servidor de red

La solicitud de revisión contiene un vínculo a la ubicación compartida, y tiene la


opción de incluir el archivo como datos adjuntos. Si hay revisores que no tienen
acceso a la ubicación compartida, será preferible adjuntar el archivo.

En un servidor de discusión Web como un servidor que ejecute SharePoint


Team Services de Microsoft

La solicitud de revisión incluye un vínculo a la discusión del documento e


instrucciones sobre el modo de usar un servidor de discusión (servidor de
discusión: equipo que almacena texto de discusión e información sobre la
ubicación del archivo que se está discutiendo.). Tiene la opción de incluir el
archivo como datos adjuntos. Si hay revisores que no tienen acceso a la
ubicación compartida, será preferible adjuntar el archivo.
Copiar datos y gráficos de Excel a
Word o PowerPoint
1. Seleccione los datos o el gráfico que desee copiar.

2. Haga clic en Copiar .


3. Cambie a Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
4. Haga clic en el documento o la presentación donde desee colocar los
datos o el gráfico de Microsoft Excel y siga uno de estos procedimientos:

Pegar los datos en Word

1. Haga clic en Pegar en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para
ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas,
utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para
ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Formato.

2. Haga clic en Opciones de pegado junto a los datos y siga


uno de estos procedimientos:

Para pegar los datos en una tabla de Word, haga clic en Hacer
coincidir estilo de tabla de destino o en Conservar formato de
origen.

Para pegar un vínculo a los datos de Excel, de modo que los


datos del documento de Word se actualicen siempre que se
modifiquen los datos del libro original de Excel, haga clic en
Hacer coincidir estilo de tabla de destino y vincular a Excel o
en Conservar formato de origen y vincular a Excel.

Para pegar los datos como texto con cada fila en un párrafo
separado y los valores de celda separados por tabulaciones, haga
clic en Conservar sólo texto.

Pegar un gráfico en Word

3. Haga clic en Pegar en la barra de herramientas (barra de


herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para
ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas,
utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de
herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para
ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) Formato.

4. Haga clic en Opciones de pegado junto al gráfico y siga uno


de estos procedimientos:

Para pegar el gráfico como gráfico, de modo que pueda utilizar


Excel para modificarlo al hacer doble clic en él en el documento
de Word, haga clic en Gráfico de Excel.

Para pegar un vínculo al gráfico de Excel, de modo que el gráfico


se actualice en el documento de Word siempre que lo modifique
en el libro original de Excel, haga clic en Vincular a Gráfico de
Excel.

Para pegar una imagen de mapa de bits del gráfico, haga clic en
Imagen de gráfico.

Pegar los datos en PowerPoint

o En el menú Edición, haga clic en Pegado especial y siga uno de


estos procedimientos:

Para pegar los datos en un rango de Excel, de modo que pueda


modificar el rango en Excel al hacer doble clic en él en la
presentación, haga clic en Objeto de hoja de cálculo de
Microsoft Excel. Si los datos están cortados, haga doble clic en
el objeto y cambie el tamaño de las columnas para que aparezcan
todos los datos.

Para pegar un vínculo a los datos de Excel, de forma que los


datos se actualicen en la presentación siempre que modifique los
datos del libro original en Excel, haga clic en Pegar vínculo y, a
continuación, en Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Para pegar los datos como texto que pueda editarse en


PowerPoint, haga clic en Texto con formato (RTF) o Texto sin
formato.

Para pegar una imagen de mapa de bits de los datos, haga clic en
Imagen o Mapa de bits.

Pegar un gráfico en PowerPoint

o En el menú Edición, haga clic en Pegado especial y siga uno de


estos procedimientos:
Para pegar el gráfico como gráfico, de modo que pueda utilizar
Excel para editarlo al hacer doble clic en él en la presentación,
haga clic en Objeto de gráfico de Microsoft Excel.

Para pegar un vínculo al gráfico de Excel, de forma que el gráfico


se actualice en la presentación siempre que modifique el gráfico
en el libro original de Excel, haga clic en Pegar vínculo y, a
continuación, en Objeto de gráfico de Microsoft Excel.

Para pegar una imagen de mapa de bits del gráfico, haga clic en
Imagen.

Sugerencia

Si desea que se expanda un rango de datos de Excel que ha pegado en Word


o PowerPoint cuando se expandan los datos en Excel, asigne un
nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como
Ventas!C20:C30.) al rango en Excel antes de copiarlo y, a continuación, pegue
un vínculo al rango con nombre.

Crear una combinación de


correspondencia en Word con datos
de Excel
1. En Microsoft Excel, configure los datos que se utilizarán para combinar
correspondencia.

¿Cómo?

1. Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: serie


de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto
de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de
la lista tiene rótulos para las columnas.): cada columna tiene un
rótulo en la primera fila y contiene hechos similares, y no hay
columnas o filas en blanco en la lista. Los rótulos de columna se
utilizarán para especificar dónde se incluirán los datos al
combinar correspondencia.
2. Asegúrese de que los rótulos de columna identifican claramente
el tipo de datos de la columna; de este modo se facilita la
selección de los datos correctos al combinar correspondencia.
Por ejemplo, es mejor utilizar rótulos como Nombre, Apellido,
Dirección y Ciudad que Columna 1, Columna 2, Columna 3 y
Columna 4.
3. Asegúrese de que tiene una columna para cada elemento que
desee incluir en la combinación de correspondencia. Por ejemplo,
si crea cartas modelo y desea utilizar el nombre de cada
destinatario en el cuerpo de la carta, asegúrese de que tiene una
columna que contiene los nombres, en lugar de una sola columna
con nombre y apellidos. Si desea dirigirse a cada destinatario por
el tratamiento y el apellido, por ejemplo, Sr. González, puede
utilizar una única columna que contenga el tratamiento y los
apellidos o utilizar una columna para el tratamiento y otra para el
apellido.
4. Para facilitar la búsqueda de la lista al seleccionarla para
combinar correspondencia, debe darle un nombre (nombre:
palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango
de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de
entender, como Ventas!C20:C30.):

¿Cómo?

1. Seleccione toda la lista.


2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga
clic en Definir.
3. Escriba un nombre para la lista
4. Elija Agregar y haga clic en Cerrar.
2. Guarde y cierre el libro que contiene los datos.
3. Pase a Microsoft Word.
4. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a
continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia.
5. En los dos primeros pasos del Asistente para combinar correspondencia,
seleccione el tipo de documento e inicie el documento. Si va a crear
etiquetas postales, haga clic en Etiquetas en el paso 1 y, a
continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para seleccionar
el tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir.

Para obtener más información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de


Word.

6. En el tercer paso, en Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar


una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar.
7. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta en la que ha guardado el
libro con los datos, haga clic en el libro y, a continuación, elija Abrir.
8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, busque y haga clic en la
lista. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación La
primera fila de datos contiene encabezados de columna y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
9. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
haga clic en los rótulos de columna de los datos correspondientes a los
identificadores de Word situados a la izquierda. Este paso facilita la
inserción de los datos en los documentos modelo. Para obtener más
información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de
Word.
10. Si sólo desea incluir los destinatarios seleccionados para combinar
correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios y seleccione
los que desee.
11. Utilice los restantes pasos del asistente para escribir, agregar
información de destinatarios, obtener una vista previa, personalizar,
guardar e imprimir o enviar por correo electrónico los documentos. Para
obtener información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word.

Notas

Mientras el libro está abierto en Word para combinar correspondencia,


puede abrirlo en Excel. Si necesita ver los datos y los rótulos de columna,
vaya al paso 3 o 5 del asistente y haga clic en Editar lista de
destinatarios.
Puede seguir utilizando las combinaciones de correspondencia con datos
de Excel que haya creado en versiones anteriores de Word. Para abrir y
utilizar estas combinaciones de correspondencia en Word 2002, deberá
instalar Microsoft Query. Query ya no es necesario para crear nuevas
combinaciones de correspondencia en Word 2002.

Intercambiar datos entre Excel y


Access
Trabajar con datos de Access en Microsoft Excel

Copiar los registros de Access a Excel

Desde Access puede copiar datos de cualquier vista de hoja de datos o


control de página de acceso y pegar los datos en Excel. Utilice este método
si desea una instantánea estática de algunos registros estáticos de Access.
Puede guardar los datos de una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de
un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos
(columnas).), una consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar
registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una
base de datos.), un formulario o un informe de Access en un libro de Excel.
Utilice este método si desea realizar una copia estática de grandes
cantidades de datos de Access.
Nota Utilice estos métodos cuando no sea preciso actualizar (actualizar:
renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los
datos, se verá la versión más reciente de la información en la base de datos,
incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos.) los datos en Excel
cada vez que se modifique la base de datos de Access.

Llevar datos actualizables de Access a Excel

Si desea actualizar los datos de la hoja de cálculo cuando la base de datos


Access cambia, por ejemplo, para actualizar un informe de Excel que distribuye
cada mes, de modo que contenga los datos del mes en curso, puede crear una
consulta o un archivo de conexión de datos de Office para llevar los datos a
Excel. Cree una consulta cuando sea preciso recuperar datos de más de una
tabla o cuando considere que podría necesitar cambiar el ámbito de los datos
recuperados. Utilice un archivo de conexión de datos de Office si desea datos
de una sola tabla en la base de datos y desea recuperar todos los datos de la
tabla. Puede devolver los datos a Excel como un rango de datos
externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja
de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un
archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
cálculos como haría con otros datos.) o un informe de tabla dinámica (informe
de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume
y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes
incluidos los externos a Excel.), que pueden actualizarse en ambos casos.

Utilizar Access para administrar datos de Excel

Vincular los datos de Excel a una base de datos de Access Puede vincular
una lista de Excel a una base de datos de Access como una tabla (tabla:
conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en
registros (filas) y campos (columnas).). Utilice este sistema si tiene previsto
mantener la lista en Excel, pero desea también que esté disponible en Access.
Puede ver y actualizar los datos de la lista de Excel vinculada desde la base de
datos de Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de
Access, no desde Excel. Para obtener más información, consulte la Ayuda de
Access.

Importar datos de Excel a una base de datos de Access Si está trabajando


en Access y desea copiar datos de un libro de Excel a la base de datos, puede
importar los datos a Access. Utilice este método para llevar una copia de una
pequeña cantidad de datos que desea seguir manteniendo en Excel a una base
de datos Access ya existente, sin tener que volver a escribir los datos.

Si está trabajando en Excel y tiene instalado y cargado el programa de


complementos (complemento de Excel: componentes que se pueden instalar
en el equipo para agregar comandos y funciones a Excel. Estos programas
complementarios son específicos de Excel. Otros programas de este tipo que
están disponibles para Excel u Office son los componentes COM (Modelo de
objetos componentes).) AccessLinks, puede utilizar diferentes funciones de
Access para mantener los datos de Excel. AccessLinks está disponible para su
descarga desde el sitio Web de Microsoft Office.

Nota El hipervínculo de este tema lleva al Web. Puede volver a la Ayuda en


cualquier momento.

Convertir una lista de Excel en una base de datos de Access Si tiene una
lista de Excel de gran tamaño que desea mover definitivamente a una base de
datos de Access para aprovechar las funciones de administración de datos de
Access, la seguridad o las funciones para varios usuarios, puede convertir los
datos de Excel en una base de datos de Access. Utilice este método cuando
desee mover datos de Excel a Access y tenga intención de utilizar y mantener
los datos en un formulario de Access a partir de ese momento.

Crear un informe de Access a partir de datos de Excel Si está familiarizado


con el diseño de informes de Access y desea resumir y organizar los datos de
Excel en este tipo de informe, puede crear un informe de Access a partir de los
datos de la lista de Excel. Para obtener más información sobre cómo diseñar y
utilizar los informes de Access, consulte la Ayuda de Access.

Utilizar un formulario de Access para introducir datos de Excel Si desea


utilizar un formulario personalizado para introducir, buscar o eliminar datos en
una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las
columnas.) de Excel, puede crear un formulario de Access a partir de la lista.
Por ejemplo, puede crear un formulario de Access que le permita escribir
entradas para una lista de Excel en un orden distinto del orden que tienen las
columnas en la hoja de cálculo. Utilice este método si desea que determinadas
funciones estén disponibles en los formularios de Access. Para obtener más
información sobre cómo diseñar y utilizar los formularios de Access, consulte la
Ayuda de Access.

Copiar datos de Access en Excel


Decida si desea analizar una tabla o consulta completas o todos los datos de
un formulario o informe, o copiar únicamente los registros seleccionados.

Siga uno de estos procedimientos:

Copiar un conjunto de datos completo a Microsoft Excel

1. En la ventana Base de datos en Microsoft Access, haga clic en la tabla,


la consulta, el formulario o el informe que desee utilizar en Excel.
2. En el menú Herramientas, elija Vínculos con Office y haga clic en
Analizar con MS Excel.

Access guardará el contenido de la tabla, la consulta, el formulario o el


informe como un archivo de libro de Excel (.xls) y lo abrirá en Excel. El
archivo se guardará con el nombre de la tabla, consulta u otro objeto de
base de datos en la carpeta de trabajo (carpeta de trabajo: carpeta en la
que aparecen sus documentos cuando los abre o los guarda. Si
selecciona otra carpeta al abrir o guardar, esa carpeta se convierte en la
carpeta de trabajo. En la mayoría de las aplicaciones Office es posible
establecer la ubicación de inicio de esta carpeta.) actual.

Nota Si tiene un formulario principal con uno o más subformularios, o un


informe principal con uno o más subinformes, Access únicamente guardará los
datos en el formulario o en el informe principal del libro.

Copiar los registros seleccionados a Excel

1. En Microsoft Access, abra la tabla, la consulta o el formulario que


contenga los registros que desee copiar.
2. En el menú Ver, haga clic en la vista Hoja de datos.
3. Seleccione los registros que desee copiar.

Si desea seleccionar columnas específicas, arrastre por encima de los


títulos de las columnas adyacentes.

4. Haga clic en Copiar .


5. Pase a Excel.
6. Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo
en la que desee que aparezca el primer nombre de campo.

Para evitar que los registros copiados reemplacen a los datos existentes,
asegúrese de que la hoja de cálculo no tiene ninguna fecha bajo la celda
en la que haga clic, ni a su derecha.

7. Haga clic en Pegar .


8. Es posible que sea necesario ajustar el alto de fila de los datos que se
peguen en la hoja de cálculo. Siga uno de estos procedimientos:

Seleccione las filas, elija Celdas en el menú Formato, haga clic en la


ficha Alineación y, por último, desactive la casilla de verificación Ajustar
texto.
En el menú Formato seleccione Fila y, a continuación, haga clic en
Autoajustar.
Importar datos de Excel a una base de
datos de Access
1. Asegúrese de que los datos de Microsoft Excel están en formato de
lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto
de nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista
tiene rótulos para las columnas.): cada columna tiene un rótulo en la
primera fila y contiene información similar y no hay columnas o filas en
blanco en la lista.
2. Cierre el libro de Excel que contenga los datos que desee utilizar en
Microsoft Access.
3. En Access, abra la base de datos donde desee copiar los datos de
Excel.
4. En el menú Archivo de Access, elija Obtener datos externos y, a
continuación, haga clic en Importar.
5. En el cuadro Importar, haga clic en Microsoft Excel en el cuadro Tipo
de archivo.
6. En la lista de Buscar en, localice el archivo que desee importar y haga
doble clic en éste.
7. Siga las direcciones del Asistente para importar hojas de cálculo.

Para obtener más información sobre este asistente y sobre Access, haga
clic en Mostrar la Ayuda después de que el asistente haya
finalizado.

Macros
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla
mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y
funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una
operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y
acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a
cabo cálculos prolongados o complejos.) que se almacenan en un
módulo (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos
almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de
módulos: módulos estándar y módulos de clase.) de Microsoft Visual Basic y
que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.

Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede
crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.

Grabar macros Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada
paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se
ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error
mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se
realicen. Visual Basic (Visual Basic: versión visual del lenguaje de
programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para
crear aplicaciones basadas en Windows.) almacena cada macro en un nuevo
módulo adjunto a un libro.

Ejecutar fácilmente una macro Se puede ejecutar una macro


seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una
macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione
una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra
de herramientas, a un método abreviado de teclado (tecla de método
abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que
es posible utilizar para ejecutar un comando de menú. En contraposición, una
tecla de acceso directo es una combinación de teclas, como ALT+F, que mueve
el foco a un menú, un comando o un control) o a un objeto gráfico de una hoja
de cálculo.

Administrar macros Tras grabar una macro, se puede ver el código de


macro con el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft Visual Basic: entorno
en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse
nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones.) para corregir
errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de
texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar
otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación,
copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.

El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios


principiantes puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona
mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cómo se programa o se utiliza el
lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El
Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro,
copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que
almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

Seguridad de macros Excel incluye protecciones contra virus (virus:


programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de
copias de si mismo en esos archivos. Cuando el archivo se carga en memoria,
el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos
secundarios muy dañinos.) susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se
comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una
firma digital (firma digital: sello electrónico seguro basado en cifrado para
autenticar una macro o un documento. Esta firma garantiza que la macro o el
documento fueron creados por el firmante y que no se han modificado.) de
modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente
fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen
antes de habilitarlas.
Ejecutar una macro
Ejecutar una macro

1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Seguridad.
3. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación,
seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
2. Abra el libro que contiene la macro (macro: acción o conjunto de
acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se
graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.).
3. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic
en Macros.
4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que
desea ejecutar.
5. Siga uno de estos procedimientos:

Ejecutar una macro en un libro de Microsoft Excel

o Haga clic en Ejecutar.

Si desea interrumpir la ejecución, presione ESC.

Ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic

1. Haga clic en Modificar.

2. Haga clic en Ejecutar Sub/UserForm .

Sugerencia

Si desea ejecutar otra macro diferente mientras está utilizando el Editor


de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir
y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones.
El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas
de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas
lógicos en el código en uso.), haga clic en la opción Macros en el menú
Herramientas. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de
la macro que desea ejecutar y, a continuación, haga clic en Ejecutar.
Iniciar una macro desde un método abreviado

1. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic


en Macros.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la
macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación Visual Basic para Aplicaciones.) a la que desea asignar un
método abreviado (tecla de método abreviado: tecla o combinación de
teclas de función, como F5 o CTRL+A, que es posible utilizar para
ejecutar un comando de menú. En contraposición, una tecla de acceso
directo es una combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el foco a
un menú, un comando o un control) de teclado.
3. Haga clic en Opciones.
4. Si desea ejecutar la macro presionando un método abreviado (tecla de
método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o
CTRL+A, que es posible utilizar para ejecutar un comando de menú. En
contraposición, una tecla de acceso directo es una combinación de
teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un menú, un comando o un
control), escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado.
Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS
+ letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del
teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un
número ni un carácter especial como @ o #.

Nota La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de


método abreviado predeterminada equivalente en Microsoft Excel
mientras esté abierto el libro que contiene la macro.

5. Si desea incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro


Descripción.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Cancelar.

Iniciar una macro desde un botón o un control gráfico

1. Haga clic en el botón o el control gráfico para que aparezcan los


controladores de tamaño (controlador de tamaño: uno de los pequeños
círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un
objeto seleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el
tamaño del objeto.).
2. Con el objeto gráfico seleccionado, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en un controlador de tamaño del botón o del objeto gráfico
para mostrar el menú contextual (menú contextual: menú que muestra
una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para
mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
3. En el menú contextual, haga clic en Asignar macro.
4. Siga uno de estos procedimientos:

Para asignar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se


pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) al botón u
objeto gráfico, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la
macro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado,
haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en

Detener grabación en la barra de herramientas Grabar macro.

Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft


Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se
hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic
para aplicaciones.), haga clic en Nueva. Para modificar una macro
existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de
la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.

Nota Si asigna una macro a un botón o a otro objeto que ya esté en uso
como, por ejemplo, un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o
gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo,
una página HTML en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los
hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher,
Telnet y FTP.), se eliminará la información del hipervínculo. A partir de
entonces, al hacer clic en el botón o en el objeto, se ejecutará la macro.

Iniciar una macro desde un área, una zona activa o un objeto gráfico

1. Dibuje otro objeto para crear una zona activa para un objeto existente.
2. Con el segundo objeto gráfico seleccionado, haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en un controlador de tamaño (controlador
de tamaño: uno de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en
las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos
controladores para cambiar el tamaño del objeto.) del botón o del objeto
gráfico para mostrar el menú contextual (menú contextual: menú que
muestra una lista de comandos relacionados con un elemento
determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
3. En el menú contextual, haga clic en Asignar macro.
4. Siga uno de estos procedimientos:

Para asignar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se


pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) al botón u
objeto gráfico, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la
macro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado,
haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, haga clic en

Detener grabación en la barra de herramientas Grabar macro.

Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic (Editor de Microsoft


Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se
hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic
para aplicaciones.), haga clic en Nueva. Para modificar una macro
existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de
la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.

5. En el menú Formato, haga clic en Autoforma y, a continuación, haga


clic en la ficha Colores y líneas.
6. Bajo Rellenar, haga clic en Sin relleno en el cuadro Color. Bajo Línea,
haga clic Sin línea en el cuadro Color.
7. Repita estos pasos para cada zona activa que desee crear. No es
necesario crear un nuevo objeto gráfico para cada zona activa.

Iniciar una macro desde un botón de la barra de herramientas

1. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar.


2. Siga uno de estos procedimientos:

Si la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y


opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija
Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar).
Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas.) que contiene el
botón no está visible, haga clic en la ficha Barras de herramientas y, a
continuación, active la casilla de verificación que aparece junto al
nombre de la barra de herramientas.
Si el botón que desea utilizar para ejecutar la macro (macro: acción o
conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas.
Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para
Aplicaciones.) no aparece en una barra de herramientas, haga clic en la
ficha Comandos y, a continuación, elija Macros en la lista Categorías.
En la lista Comandos, arrastre el botón Personalizar botón a una barra
de herramientas.

3. Haga clic con el botón secundario en el botón de la barra de


herramientas y, a continuación, elija Asignar Macro en el menú
contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos
relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú
contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el
elemento, o presione MAYÚS+F10.).
4. Escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Crear una macro
Grabar una macro

1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.

¿Cómo?

1.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2.
Haga clic en la ficha Seguridad.
3.
En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4.
Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación,
seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
2. En el menú Herramientas, elija Macro y haga clic en Grabar nueva
macro.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la
macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación Visual Basic para Aplicaciones.).

Notas

o El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los
demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de
subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro;
puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de
palabras.
o No utilice un nombre de macro que también sea una referencia de
celda; de lo contrario puede aparecer un mensaje indicando que
el nombre de la macro no es válido.

2. Si desea ejecutar la macro presionando un método abreviado (tecla de


método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o
CTRL+A, que es posible utilizar para ejecutar un comando de menú. En
contraposición, una tecla de acceso directo es una combinación de
teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un menú, un comando o un
control), escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado.
Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS
+ letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del
teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un
número ni un carácter especial como @ o #.

Nota La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de


método abreviado predeterminada equivalente en Microsoft Excel
mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea
almacenar la macro.

Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel,


seleccione Libro de macros personal.

4. Si desea incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro


Descripción.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Si desea que la macro se ejecute con relación a la posición de la celda
activa, grábela utilizando referencias de celda relativas. En la barra de
herramientas Detener grabación, haga clic en la opción Referencias

relativas para seleccionarla. Excel continuará grabando macros con


referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que

haga clic otra vez en la opción Referencias relativas para que no


esté seleccionada.

7. Ejecute las acciones que desee grabar.


8. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en

Referencias relativas .

Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic

1. En el menú Herramientas de Microsoft Excel, seleccione Macro y


después haga clic en Editor de Visual Basic.
2. En el menú Insertar, haga clic en Módulo.
3. Escriba o copie el código en la ventana de código del módulo.
4. Si desea ejecutar la macro (macro: acción o conjunto de acciones que
se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el
lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) desde la
ventana del módulo, presione F5.
5. Una vez escrita la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft
Excel en el menú Archivo.

Crear una macro de inicio

Las macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para
automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación
Visual Basic para Aplicaciones.) automáticas, como Auto_Activate, están
diseñadas para ejecutarse cuando se inicia Microsoft Excel. Para obtener más
información sobre este tipo de macros, consulte la Ayuda de Visual
Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en
Excel, sitúe el puntero del mouse (ratón) en Macro en el menú Herramientas y
haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de
Microsoft Visual Basic y pida al Asistente la información que desea.).
Copiar parte de una macro para crear otra

1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Seguridad.
3. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación,
seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
2. Abra el libro que contenga la macro (macro: acción o conjunto de
acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se
graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.)
que desee copiar.
3. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic
en Macros.
4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que
desea copiar.
5. Haga clic en Modificar.
6. Seleccione las líneas de la macro que desee copiar.

Para copiar toda la macro, asegúrese de que incluye las líneas Sub y
End Sub en la selección.

7. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y


opciones que puede utilizar para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, elija Barras de herramientas en el menú Ver y
haga clic en la barra de herramientas que desee mostrar. Si el botón que
desea no aparece, haga clic en Más botones.) Estándar, haga clic en

Copiar .
8. Cambie al módulo en el que desee situar el código.

9. Haga clic en Pegar .

Sugerencia

Puede ver el archivo Libro de macros personal (Personal.xls) en cualquier


momento abriéndolo en el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic:
entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual
Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto
completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de
ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) (Alt+F11). Como
Personal.xls es un libro oculto que siempre está abierto, si desea copiar una
macro deberá mostrarlo.
Detener una macro
Siga uno de estos procedimientos:

Si desea detener la ejecución de una macro (macro: acción o conjunto de


acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se
graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.),
presione ESC y haga clic en Finalizar en el cuadro de diálogo Microsoft
Visual Basic.
Si desea evitar que una macro se ejecute automáticamente al iniciar
Microsoft Excel, mantenga presionada la tecla MAYÚS durante el inicio.

Eliminar una macro


1. Abra el libro que contiene la macro (macro: acción o conjunto de
acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se
graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.)
que desea eliminar.
2. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic
en Macros.
3. En la lista Macros en, seleccione Este libro.
4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro
que desee eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.

Modificar una macro


Antes de modificar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se
pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje
de programación Visual Basic para Aplicaciones.), deberá familiarizarse con el
Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir
y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El
Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de
depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el
código en uso.). Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y
modificar las macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel.
1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.

¿Cómo?

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.


2. Haga clic en la ficha Seguridad.
3. En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4. Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación,
seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
2. Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic
en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
4. Haga clic en Modificar.
5. Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda
de Microsoft Visual Basic en el menú Ayuda.

Copiar un módulo de una macro a otro


libro
1. Establezca el nivel de seguridad en Medio o Bajo.

¿Cómo?

1.En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.


2.Haga clic en la ficha Seguridad.
3.En Seguridad de macros, haga clic en Seguridad de macros.
4.Haga clic en la ficha Nivel de seguridad y, a continuación,
seleccione el nivel de seguridad que desea utilizar.
2. Abra el libro que contiene el módulo (módulo: colección de
declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como
una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos
estándar y módulos de clase.) que desea copiar y el libro en que desea
copiar el módulo.
3. En el menú Herramientas, elija Macro y después haga clic en Editor de
Visual Basic.

4. En el menú Ver, haga clic en Explorador de proyectos .


5. Arrastre el módulo que desee copiar al libro de destino.

Bibliografía sobre métodos y algoritmos


estadísticos
El siguiente libro proporciona información detallada acerca de los algoritmos
utilizados para crear las herramientas de análisis y las funciones de Microsoft
Excel.

First Principles of Discrete Systems and Digital Signal Processing Strum,


Robert D.y Donald E.Kirk. Reading, Mass.: Addison-Wesley Publishing
Company, 1988.

Los siguientes libros proporcionan información detallada acerca de los métodos


estadísticos utilizados para crear las herramientas estadísticas y las funciones
de Microsoft Excel.

Abramowitz, Milton e Irene A. Stegun, eds. Handbook of Mathematical


Functions, with Formulas, Graphs, and Mathematical Tables. Washington,
D.C.: U.S. Government Printing Office, 1972.
Box, George E.P., William G. Hunter, and J. Stuart Hunter. Statistics for
Experimenters: An Introduction to Design, Data Analysis, and Model
Building. New York: John Wiley e hijos, 1978.
Devore, Jay L. Probability and Statistics for Engineering and the Sciences.
4th ed. Wadsworth Publishing, 1995.
McCall, Robert B. Fundamental Statistics for the Behavioral Sciences. 5th
ed. New York: Harcourt Brace Jovanovich, 1990.
Press, William H., Saul A. Teukolsky, William T. Vetterling y Brian P.
Flannery. Numerical Recipes in C: The Art of Scientific Computing. 2nd ed.
New York: Cambridge University Press, 1992.
Sokal, Robert R., and F. James Rohlf. Biometry: The Principles and Practice
of Statistics in Biological Research. 2nd ed. New York: W. H. Freeman, 1995.

Bibliografía de métodos financieros,


estadísticos y de ingeniería
Las obras siguientes ofrecen información detallada sobre métodos financieros,
estadísticos y de ingeniería.

Abramowitz, Milton and Irene A. Stegun. Handbook of Mathematical Functions,


with Formulas, Graphs, and Mathematical Tables. 10th ed. Washington, D.C.:
U.S. Government Printing Office, 1972.

Devore, Jay L. Probability and Statistics for Engineering and the Sciences. 4th
ed. Belmont, Calif.: Wadsworth, 1991.

Fabozzi, Frank J. The Handbook of Fixed-Income Securities. 3rd ed.


Homewood, Ill.: Irwin Professional, 1990.

Hewlett-Packard, HP-12C Owner's Handbook and Problem-Solving Guide. N.p.:


Hewlett-Packard, 1981.
Lynch, John J., Jr., and Jan H. Mayle. Standard Securities Calculation Methods,
Fixed Income Securities Formulas. New York: Securities Industry Association,
1994.

McCall, Robert B. Fundamental Statistics for the Behavioral Sciences. 6th ed.
Belmont, Calif.: Wadsworth, 1994.

Monks, Joseph G. Operations Management: Theory and Problems. 3rd ed. New
York: McGraw-Hill, 1987.

Press, W. H., B. P. Flannery, S. A. Teukolsky, and W. T. Vetterling. Numerical


Recipes in C: The Art of Scientific Computing. 2nd ed. New York: Cambridge
University Press, 1992.

Sokal, Robert R., and F. James Rohlf. Biometry: The Principles and Practice of
Statistics in Biological Research. 2nd ed. New York: W. H. Freeman, 1995.

Stigum, Marcia, and John Mann. Money Market Calculations: Yields, Break-
Evens, & Arbitrage. 2nd ed. Homewood, Ill.: Irwin Professional, 1989.

MICROSOFT PRESS
http://officeupdate.microsoft.com/office/redirect/10/Helplinks.asp?
AppName=OFFICE&HelpLCID=3082&LinkNum=26983201&Version=0

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