ASAL MULA OTOMATISASI KANTOR

Asal mula OA dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM

menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin

tik listriknya Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964,

ketika IBM mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric

Typewritter); yang merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan

berbentuk bola berputar yang ditempeli unit pita magnetik. Pada saat pemakai

mengetik suatu huruf, maka informasi tersebut disimpan dalam pita

MANFAAT
Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam

menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan

bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.

Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah

digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan

landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu

berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

KONSEP-KONSEP PENTING
Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otamatisasi

OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju

aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – integrated office automation

system)

OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan

yang lebih baik

OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai

Pengganti
PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR
OTOMATISASI KANTOR ( OA ) DIGUNAKAN OLEH SEMUA ORANG YANG

BEKERJA DIDALAM KANTOR. PADA DASARNYA ADA EMPAT KATEGORI

PEMAKAI OA, YAITU :

1. MANAJER

2. PROFESIONAL

3. SEKRETARIS

4. CLERICAL EMPLOYEE ( KLERK )

ISTILAH “KNOWLEDGE WORKER” DITERAPKAN PADA MANAJER DAN

PROFESIONAL, YAITU ORANG YANG MEMBERIKAN SUMBANGAN

PENGETAHUANNYA TERHADAP AKTIVITAS PERUSAHAAN.

*APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran)

1. SURAT ELEKTRONIK. Lebih dikenal sbg E-mail, yaitu penggunaan jaringan

komputer yg memungkinkan para pemakai pengirim, menyimpan dan menerima

pesan-pesan dg menggunakan terminal komputer & alat penyimpanan.

2. VOICE MAIL. Serupa surat elektronik, anda menggunakan telepon anda

untuk mengambil pesan yg tlh dikirimkan kpd anda.

3. KALENDER ELEKTRONIK. Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk

menyimpan & mengambil kalender pertemuan manajer.

4. KONFERENSI AUDIO. Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk

membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yg tersebar scr

geografis dg tujuan melaksanakan konferensi.

5. KONFERENSI VIDEO. Yaitu penggunaan peralatan televisi untuk

menghubungkan para peserta konferensi yg tersebar scr geografis. Tdpt 3

konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video

satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua arah.

6. KONFERENSI KOMPUTER. Berbeda dgn Konf. Audio&video krn dpt

digunakan dlm satu tmp geografis. Teleconferencing mencakup seluruh 3

bentuk konferensi eletronik-audio, video & komputer.

7. TRANSMISI FAKSIMILI. Yaitu penggunaan peralatan khusus yg dpt membaca

citra dokumen pd satu ujung saluran komunikasi & membuat salinannya di

ujung yg lain.

8. VIDEOTEX. Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan pd layar CRT

materi grafik yg tersimpan

9. PENCITRAAN (Imaging). Penggunaan pengenal karakter scr optik

(optical character recognition) utk mengubah catatan kertas atau microform

menjadi format digital untuk disimpan di dlm alat penyimpanan sekunder.

10. DESKTOP PUBLISHING. Penggunaan komputer utk

menyiapkan output tercetak yg kualitasnya sgt mirip yg dihasilkan

oleh typesetter.

Aplikasi DTP terbagi dlm 3 area:

 Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk

penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,

 Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead

transparancies, dan manual.

 Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan

dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.

11. WORD PROCESSING adalah Penggunaan suatu peralatan elektronik yang

secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat

dokumen ketik atau cetak.

KANTOR MAYA / VIRTUAL OFFICE

Bahwa pekerjaan kantor dpt dilakukan pd lokasi geografis manapun selama

tmp kerja tsb terhubung dgn lokasi tetap perusahaan melalui sejenis

komunikasi elektronik.

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

 Pengurangan biaya fasilitas

 Pengurangan biaya peralatan

 Jaringan komunikasi formal

 Pengurangan penghentian kerja

 Kontribusi sosial
KERUGIAN KANTOR MAYA

 Rasa tdk memiliki

 Takut kehilangan pekerjaan

 Semangat kerja yg rendah

 Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA

 Sediakan sumber daya komputer

 Sediakan perlengkapan ke SD Informasi

 Sediakan perlengkapan nonkomputer

 Arrange for forwading phone calls

 Gunakan konferensi telepon

 Jadwalkan pertemuan rutin

  Lakukan rutinitas kerja

OTOMATISASI KANTOR

OTOMATISASI ADALAH

PENGGUNAAN MESIN UNTUK MENJALANKAN TUGAS FISIK YANG BIASA DILAKUKAN

OLEH MANUSIA.

OTOMATISASI KANTOR ( OFFICE AUTOMATION ATAU OA ) ADALAH

 SEMUA SISTEM ELEKTRONIK FORMAL DAN INFORMAL TERUTAMA YANG BERKAITAN

DENGAN KOMUNIKASI INFORMASI KEPADA DAN DARI ORANG YANG BERADA DIDALAM

MAUPUN DILUAR PERUSAHAAN.

TUJUAN OTOMATISASI KANTOR

1. OTOMATISASI KANTOR BERTUJUAN UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS.

2. BILA DITERAPKAN SEBAGAI ALAT PEMECAH MASALAH,OTOMATISASIKANTOR DAPAT

MEMBERIKAN KEMAMPUAN ANTARA MANAJER UNTUK SALING MELAKUKAN

KOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK SELAGI MEREKA MEMECAHKAN MASALAH.

3. PENINGKATAN KOMUNIKASI INI DAPAT MENGHASILKAN KEPUTUSAN YANG LEBIH

BAIK DAN LEBIH CEPAT.

KESIMPULAN

Otomatisasi Dapat Meningkatkan produktivitas ,dan jika di terapkan sebagai

alat pemecah masalah otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan

antara manager dapat saling berkomunikasi dengan lebih baik dalam

pemecahan permasalahan. Dan terlebih lagi dapat menghasilkan keputusan

yang lebih baik dan lebih cepat.