Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile

Conform prevederilor art. 43 al Legii Contabilităţii, entitatea este obligată să păstreze pe suport de hîrtie sau în
formă electronică documentele contabile care includ: documentele primare, registrele contabile, rapoartele
financiare şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii. Documentele contabile vor fi
sistematizate şi păstrate în termenele şi conform regulilor prevăzute de Organul de Stat pentru Supravegherea şi
Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

Documentele contabile pot fi ridicate (sechestrate) de către organele autorizate. Conducătorul entităţii sau
persoana autorizată de acesta sînt obligaţi, în prezenţa reprezentanţilor organelor care ridică (sechestrează)
documentele, să facă copii de pe acestea, cu indicarea temeiului şi datei ridicării (sechestrării). Copiile
respective se certifică prin semnăturile persoanelor care au ridicat (sechestrat) documentele. Pentru documentele
ridicate (sechestrate) se întocmeşte un proces-verbal care se semnează de reprezentantul organului ce ridică
(sechestrează) şi de conducătorul entităţii respective sau de persoana autorizată de acesta. În cazul pierderii,
sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen
de pînă la 3 luni, începînd cu data constatării faptului respectiv.
Termenul de păstrare pentru fiecare tip de documente este indicat în “Indicatorul documentelor-tip şi al
termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi
întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la
03.12.1997. Acest Indicator nu a fost publicat în Monitorul Oficial.
La Arhiva Naţională a Republicii Moldova, sunt predate documentele ce ţin de personal (registrele de decontări
cu personalul, persoanele care primesc pensii, borderourile de plată a salariilor, dividendelor).

Extras din “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei
publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de
Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997

Perioada de
Pag Tipul Documentelor
păstrare

Reglementărilor privind subdiviziunile structurale ale agenţiilor, a organizaţiilor,

49 3 ani
întreprinderilor

54 Personalul 3 ani

55 Clauzele model cu privire la prevederile fişelor de post 3 ani

71 Avize privind aplicarea legislaţiei muncii şi a dreptului muncii 5 ani

78 Documente (avize, decizii, corespondenţă), cu privire la sancţiuni administrative 3 ani

79 Documente (avize, corespondenţă, etc) privind conflictele legate de muncă 3 ani

Corespondenţa cu autoritatile legislative şi executive, cu autorităţile administraţiei

205 10 ani
publice centrale şi băncile pe probleme de credit

Documente (declaraţii, contractele de împrumut, gajuri, suplimentele la acestea, copii

207 ale certificatelor de înregistrare a întreprinderii, de gaj, bilanţurile şi rapoartele) privind 3 ani
înregistrarea, eliberarea şi pentru a asigura rambursarea împrumuturilor şi creditelor
208 Rapoarte şi alte informaţii privind alocarea, utilizarea şi rambursarea împrumuturilor 3 ani

Rapoartele statistice, tabele, declaraţii, informaţii, informaţii cu privire la toate

activităţile de bază a organizaţiilor:

a) anual consolidat ----

216
b) anual 10 ani

c) semistriale 5 ani

d) trimestriale 3 ani

218 Rapoartele statistice ale subdiviziunilor 3 ani

Declaraţiile şi bilanţurile organizatiilor, rapoarte de performanţă şi note explicative la

acestea:

a) anual consolidat ----

227
b) anual 10 ani

a) trimestriale 3 ani

Rapoarte specifice (de profit şi pierdere, declaraţii de stocuri şi titluri de valoare,

228 investitii si beneficii financiare, structura costurilor şi de investiţii, etc) societăţilor pe 10 ani
acţiuni şi fonduri de investiţii

Rapoarte cu privire la finanţarea: a) raportul anual consolidat

229 a) anual 10 ani

b) trimestriale 3 ani

230 Bilanţuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta 10 ani

Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea şi aprobarea rapoartelor şi bilanţului:

231 a) anual 10 ani

b) trimestrial 3 ani

Documente primare şi anexele lor, înregistrarile tranzacţiilor, care au stat la baza

înregistrărilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunţuri, la bănci şi
235 5 ani
cerinţele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, acte de primire,
acte de casare, cecuri şi facturi, deconturi de avans, s.a.)

Fişe personale

237 a) salariati, şomeri 75 ani

b) beneficiarii pensiilor şi a indemnizaţiilor de stat 5 ani

 Borderourile de calcul si plata a

238 а) salariilor 5 ani

b) dividendelor 5 ani

Fisele de inventariere şi registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind

239 5 ani
tranzacţiile cu mijloacele fixe

241 Procuri pentru a primi mijloace banesti si bunuri materiale (inclusive cele anulate) 3 ani

243 Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. ) 5 ani

Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de

246 3 ani
casa, s.a.

Informaţii privind limitele salariilor şi controlul asupra distribuţiei lor, calculul

249 cheltuielilor, şi restanţele de salarii, reţinere de salarii din fondurile de asigurări sociale, 3 ani
plata prestaţiilor, etc

Actele de audit al activităţilor financiare şi economice ale organizaţiilor şi surse de

260 5 ani
informare, rapoartele de audit

263 Contracte, acorduri (economice, de muncă operaţionale,, etc) 5 ani

Documente (certificate, informaţii, liste) de concediere a angajaţilor în legătură cu

270 3 ani
reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenţilor economici

282 Contracte colective 10 ani

289 Graficul de ieşire a angajaţilor la serviciu 1 ani

Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectării

304 5 ani
normelor de muncă de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii

327 Registre privind instruirile pentru protectia muncii 10 ani

351 Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor 75 ani

Fişe personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii şi extrase din comenzi pentru
angajare, transfer, detaşare, concediere, copii ale documentelor personale):

353 c) lucrătorilor, lucrătorii de birou, lucrătorii tehnice, oamenii de ştiinţă, de grade non- 75 ani
academic şi titluri;

d) Şomeri

Fişe personale ale lucrătorilor, angajaţi, ingineri şi muncitori tehnice (inclusiv personal
357 75 ani
angajat temporar)

370 Registre privind evidenţa eliberării carnetelor de munca, contractelor de munca 50 ani