Ev1 - Informe - Srs Analisis

Nathaly Ossa Aguado
Angelo Ferney Sánchez Hernández
Requisitos del sistema
Proyecto: SGCI - Sistema de Gestión y Control

de inventario
Revisión 01.00
Octubre de 2016
[Nombre del proyecto] Rev. [99.99]
Descripción del sistema Pág. 2
FT ING.DDR Descripción del sistema 01_00

Ficha del documento
Fecha Revis Autor Verificado dep. calidad.

ión
18-10-2016 01.00 Nathaly Ossa Aguado
Documento validado por las partes en fecha: 18-10-2016
Por el cliente Por la empresa suministradora

Nathaly Ossa Aguado Papeleria Joseph
Angelo Ferney Sánchez Hernández
S.G.C.I
Rev. 01.00
Sistema de Gestión y Control de inventario
Pág. 4
Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 2
CONTENIDO 3
1 ALCANCE 5
1.2 Identificación 5
1.3 Visión general del documento 5
1.4 Visión general del sistema 5

1.4.1 Descripción General 5
1.4.2 Perspectivas del Producto 5
1.4.3 Funciones del Producto 5
1.5 Personal involucrado 6
2. DOCUMENTOS REFERENCIADOS 6
3. SITUACIÓN ACTUAL 7
3.1 Descripción del sistema o situación actual 7

Descripción General 7
Perspectivas del Producto 7
Funciones del Producto 7
3.2 Tipos de usuarios 8
3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios 9

Restricciones 9
Atención y Dependencias 9
3.4 Descripción de los cambios deseados 9
4. SISTEMA PROPUESTO 23
4.1 Descripción del sistema propuesto 23
4.2 Tipos de usuarios 24
4.3 Mantenimiento / soporte 25
4.4 Escenarios operacionales 26

4.4.1 Especificación de casos de uso 28
4.4.2 Identificación de Clases y Atributos 40
4.4.3 Modelo de datos 40
4.5 Futuras evoluciones 41

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Pág. 5
1. Alcance
Llevar un registro detallado del inventario de mercancía, reportar el stock de
alguno de los productos en momentos determinados, lista de proveedores que
nos suministran y la periodicidad de la compra y el abastecimiento de los
productos, Tendencia de venta en relación a determinado producto o temporada
del año, Registro/control de clientes y la cartera de cada uno.
1.1 Identificación
S.G.C.I. Sistema de Gestión y Control de Inventario
1.2 Visión general del documento
Este documento tiene como propósito consignar los requerimientos

funcionales, no funcionales y de interfaces del sistema de información a
desarrollar para los empleados de Papeleria Joseph y mejor servicio para los
clientes.
1.3 Visión general del sistema
El objetivo general del software pretende brindar un mejor servicio a sus

clientes y el personal de la empresa. Contando con eficacia y calidad del
producto. Optimizando el sistema de inventario para mayor rentabilidad y la
constancia del negocio a futuro
1.3.1 Descripción General
1.3.2 Perspectivas del Producto
Nuestro software está encaminado para todas aquellas microempresas que aun
no han sistematizado su sistema de inventario, hemos tomado como punto de
partida las necesidades y los requerimientos de la Papelería Nathaly.
1.3.3 Funciones del Producto
La funcionalidad del software es la optimización y automatización de los procesos

de inventarios y valores agregados para:
 Realizar inventario periódico de los productos de la papelería.

 Tener una base de datos de proveedores segmentada por tipo de
producto y plazos de entrega.
 Registro de clientes
 Registro diario de ventas
 Control de Stock de productos en almacén.
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 Identificar Ueps y Peps de las mercancías en Stock.
1.4 Personal involucrado
Nombre Nathaly Ossa Aguado

Rol Diseñadora, Analista, programadora
Categoría Aprendiz
profesional
Responsabilidades Encargado del proyecto, del diseño, análisis,
codificación, pruebas e implementación del
sistema
Información de 032-380-77-78
contacto
Aprobación
Nombre Angelo Hernández

Rol Analista, programador
Categoría Aprendiz
profesional
Responsabilidades Analiza, codifica, realiza pruebas para proceder
con la correcta implementación del sistema
Información de 031-480-91-48
contacto
Aprobación
Nombre Elcy Liliana Zapata

Rol Asesor técnico
Categoría Ingeniera de sistemas.
profesional
Responsabilidades Asesorar al grupo de desarrollo desde el inicio de
la fase de análisis hasta la implementación de la
aplicación.
Información de ezapatah@misena.edu.co - 3013490550

contacto
Aprobación

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Pág. 7
2. Documentos referenciados
Versió
Nº Título Ruta n Fecha Autor
Publicación Como hacer un http://www.masquenegocio. Desconocida Desconocido
online. inventario com/2012/04/24/%C2%BFc
omo-hacer-un-inventario/
Análisis y diseño Libro SENN
Publicación Como hacer https://msdn.microsoft.com/ 2015 Visual studio

online Diagramas es-es/library/dd409389.aspx
secuenciales UML
3. Situación actual
La Papeleria Joseph actualmente no cuenta con un sistema para el inventario
del negocio. Los procesos se realizan de manera manual y en libros, lo cual es un
desgaste y no ayuda en la parte de reciclaje. No hace práctica ni cómodo dicho
procesos. Los empleados se ven obligados a llevar físicamente los registros de
venta y compras.
3.1 Descripción del sistema o situación actual
Descripción General
Perspectivas del Producto
Nuestro software está encaminado para todas aquellas microempresas que aún
no han sistematizado su sistema de inventario, hemos tomado como punto de
partida las necesidades y los requerimientos de la Papelería Nathaly.
Funciones del Producto
La funcionalidad del software es la optimización y automatización de los procesos

de inventarios y valores agregados para:
 Realizar inventario periódico de los productos de la papelería.

 Tener una base de datos de proveedores segmentada por tipo de producto y
plazos de entrega.
 Registro de clientes
 Registro diario de ventas
 Control de Stock de productos en almacén.
 Identificar Ueps y Peps de las mercancías en Stock.

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REQUERIMIENTOS NECESARIOS:
Rendimiento
Procedimiento
Seguridad
Fiabilidad
Restricciones generales
El desarrollo e implementación del software debe estar sujeto a las Normas ISO
establecidas para tal fin (ISO 9001 por ejemplo).
La restricción de costos en cuanto a la inversión para el desarrollo y la

implementación del presente software están sujetas a la disponibilidad de
aportes de cada uno de los integrantes del grupo de trabajo y a los aportes del
cliente para la optimización y puesta a punto.
El tiempo de desarrollo del presente proyecto está ligado directamente al

desarrollo del programa educativo “Tecnología en Análisis y Desarrollo de
Sistemas de Información”, el cual está previsto en un periodo de 18 meses, esto
sumado a que los integrantes de este proyecto cuentan con actividades
adicionales que hacen que este periodo de tiempo se vea disminuido.
Dentro de las políticas y estatutos establecidos para el funcionamiento de la

empresa “Papelería Joseph”, no existe una normatividad o estatuto en donde se
especifique cuales sean las restricciones al momento de desarrollar e
implementar el software.
3.2 Tipos de usuarios
Tipo de usuario Usuario directo (administrador)

Formación
Habilidades Se requiere capacitación en el manejo de
computadores.
Actividades Registrar, consultar, modificar y actualizar
información, crear, actualizar y modificar la
información de los usuarios.
Tipo de usuario Indirecto(Digitador - Vendedor)

Formación
computadores.
Actividades Registrar, consultar la información.

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Tipo de usuario Administrador Herramienta (Programador)

Formación Tecnólogo ADSI
Habilidades Conocimiento avanzado en lenguajes de
programación // Desarrollador Software
Actividades Registrar, consultar, modificar y actualizar la
herramienta de acuerdo a las necesidades
estipuladas por el cliente.
3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios

Restricciones
 La falta de claridad por parte del cliente en cuanto a las funciones que debe
llevar a cabo el producto solicitado
 La adaptabilidad de los usuarios finales al entorno del software.
 La inversión que desee realizar el cliente final para la adquisición y/o desarrollo
de este software
 La falta de computador o el no cumplimiento de las especificaciones técnicas
para el correcto funcionamiento del Software.
Atención y Dependencias
 La incompatibilidad al sistema operativo solicitado por el cliente o el sobrecosto

del mismo
 La sincronización a las plataformas adicionales diferentes a las que inicialmente
fue instalado el software.
3.4 Descripción de los cambios deseados
SISTEMA DE GESTION DE CONTROL DE INVENTARIO

SRS – Especificación de Requerimientos
Código Nombre Fecha Grado Necesidad
RF 001 Listado de clientes detallados 8/06/16 Alta

Solicitar información al cliente como nombre, apellidos, teléfono, dirección. Y
Descripción
los productos que más solicita.
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
SH 1 SH 1 N/A

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(Gerente de
ventas)
SH 3
Solicitud de listado
(Gerente de Informe detallado (Vendedores)
detallado de
ventas) de clientes SH4
clientes
(secretaria)
SHE 1
(clientes)
Proceso Atención al cliente
Al no tener esta información no se puede contactar al cliente para brindar un

Efecto Colateral buen servicio, como cotización de los artículos y dar a conocer las ofertas de
la empresa.

Información detallada de
RF 002 8/06/16 Alta
cartera de los clientes
El gerente de ventas solicita el estado de cuenta de los clientes a la misma
Descripción
empresa.
Entradas
Fuente Salida Destino Restricciones
SH 1
SH 1 Reporte de (Gerente de
Solicitud de cartera Solo para el personal
(Gerente de cartera de ventas)
de los clientes financiero de la empresa
ventas) clientes SH 2
(Administrador)
Proceso Gestión financiera
Al no tener claro esta información no se puede tomar decisiones acerca de

Efecto Colateral
los clientes, como la continuación de un servicio o cancelación del mismo.

RF 003 Informes de tendencias de mercado. 8/06/16 Medio

Se identificaran las necesidades y deseo del consumidor para poder
determinar en qué grado las características del producto, satisfacen las
necesidades y deseos. Para examinar e identificar los productos. Creando
Descripción
nuevas ofertas, para aumentar el grado de satisfacción, de las necesidades
y deseos del consumidor.

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SH 1
(Gerente de
ventas)
Solicitud de informe SH 1
Posicionamiento del SH 3
de tendencias de (Gerente de N/A
producto (vendedores)
mercado. ventas)
SH 5
(Jefe de
almacén)
Proceso Mercadeo
No se tendrá un estudio en las últimas tendencias de mercado que sirvan
Efecto Colateral para las compras y ventas de la empresa. Como adquirir nuevos artículos,
que es lo que el cliente actualmente desea.

RF 004 Informe estadísticos de clientes 8/06/16 Alta
Insertando una tabla con la información de los clientes y sus compras, donde
se determina los clientes con mayor rentabilidad y los clientes que no
Descripción
solicitan muchos artículos, esto nos permite tener una estadística de la
constancia de clientes y mayor necesidad de los productos
SH 1
Reporte de
(Gerente de
Solicitud de informes clientes con
SH 1 ventas)
estadísticos de los mayor servicio y N/A
(Gerente de ventas) SH 05
clientes productos o
(Jefe de
viceversa
almacén)
Proceso Mercadeo
No se conocerán los clientes que tienen mayor servicio y compra de
Efecto Colateral
productos de la empresa o viceversa.

Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF 005 Actualización de registro. 8/06/16 Medio
La empresa actualiza todo tipo de registro a nivel de compras- ventas. Para
Descripción
llevar la contabilidad de la empresa actualizada y organizada.
SH 1 SH 1 N/A

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(Gerente de
Solicitud de ventas)
(gerente de Base de datos de
actualización de SH 2
ventas) registros actualizada
registros. (Administrador)
Proceso Inventario.
No podrá conocer las últimas novedades de la empresa. Que es lo que

Efecto Colateral
más se compra? O ¿que se requiere en mayor cantidad?

Creación de usuarios y control de
RF 006 8/06/16 Alto
los roles.
Se analizan las hojas de vida de cada persona (estudios, experiencias
laborales, referencias personales) se verifica la información de la hoja de vida
Descripción con el fin de elegir el perfil que mejor se adapte para los distintos cargos de la
empresa. Capacitando al personal de sus deberes y limites dentro de la
empresa.
SH 2
(Administrador)
SH 1
(Gerente de
ventas)
Perfil de Información
Solicitud de hojas SH 2 SH 3
usuarios confidencial de la
de vidas (Administrador) (Vendedores)
creados empresa
SH 4
(Secretaria)
SH 5
(Jefe de almacén)
Proceso Recursos Humanos

Al no tener clasificado y distribuidos correctamente el rol del personal, no se
Efecto Colateral
podrá asegurar un buen funcionamiento para la empresa.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
RF 007 8/06/16 Alto
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Ingresar registros de productos,

clientes y proveedores.
Recopilar facturas, información de clientes y proveedores, para
Descripción
sistematizarlos en la base de datos
Entradas
SH 2
(Administrador)
Sistematización de SH 5
Solicitud de registros de
SH 2 registros de (Jefe de
productos, clientes y N/A
(Administrador) productos, clientes y almacén)
proveedores
proveedores. SH 4
(Secretaria)
Proceso Inventario.
Efecto Colateral No se generara un control de documentos, sistematizados en la empresa.

Generar reportes de los
RF 008 8/06/16 Alto
inventarios.
La empresa realiza los reportes de almacén e inventario para llevar una
Descripción
estadística general.
Entradas
SH 2
(Administrador)
Solicitud de reportes de SH 2 Reportes de SH 5
N/A
inventario (Administrador) inventario (Jefe de
almacén)
Proceso Inventario
Efecto Colateral Al no tener esta información no se genera buenas compras y servicios.

RF 009 8/06/16 Medio

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Realizar seguimiento de los

productos
En base a la información suministrada de los artículos se les clasifica en:
Descripción cantidades y rotación de los artículos. Detalle de los productos y
servicios que requiere la empresa.
Entradas
Solicitud de SH 2
SH 2 Reporte de los
seguimiento de (Administrador) N/A
(Administrador) productos
productos
Proceso Compras
Efecto Colateral Acumulación de productos innecesarios y escases de artículos vitales.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
Consultar productos de los
RF 010 8/06/16 Baja
inventarios.
Se observaran en la sección de inventario cualquier información o
Descripción
requerimiento sobre los artículos de la empresa.
Entradas
SH 3
(Vendedores)
Listado de
Solicitud de información SH 3 SH 5
información de los N/A
de artículos (Vendedores) (Jefe de
artículos
almacén)
Proceso Inventario
Efecto Colateral No se generara información de los artículos

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
RF 011 Ingresar datos clientes nuevos. 8/06/16 Medio
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Ingresar en la base de datos de clientes, la información como son

Descripción
nombres, apellidos, teléfono, dirección.
Entradas
SH 3
Formulario con Sistematización en la (Vendedores)
SH 3
información de los base de datos de SH 4 N/A
(Vendedores)
cliente clientes (Secretaria)
Proceso Atención al cliente
No se generara aumento en las ventas debido a la falta de nuevos

Efecto Colateral
clientes

RF 012 Modificar registros de clientes. 8/06/16 Medio
Se ingresara en la base de datos de clientes los cambios que el cliente haya

Descripción generado como son cambios en el domicilio, teléfono o necesidades de
artículos,
Entradas
Solicitud de SH 3
SH 3 Actualización
actualización (Vendedores) N/A
(Vendedor) sistematizada de clientes
información
Proceso Control de documentos.
Efecto Colateral No se genera un control adecuado de la información de los clientes.

Realizar salidas de productos
RF 013 8/06/16 Medio
vendidos.
Descripción Crear informe de los productos que ya se vendieron en la empresa.

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Entradas
SH 3
Solicitud de factura de SH 3 Reporte de
(Vendedores) N/A
ventas (Vendedor) facturaciones de ventas
Proceso Ventas.
No habrá un control adecuado de la información de los artículos

Efecto Colateral
vendidos.

Poder actualizar bases de datos
RF 014 8/06/16 Baja
de clientes.
Ingresar en la base de datos de clientes, la información actualizada
Descripción
como son: nombres, apellidos, teléfono, dirección.
Entradas
SH 4
(Secretaria)
Solicitud de permiso para
SH 4 Actualización de base SH 1
actualizar base de datos N/A
(Secretaria) de datos de clientes. (Gerente de
de clientes
ventas)
Proceso Inventario
No habrá un control adecuado de la información de los artículos

Efecto Colateral
vendidos.

Generar reportes de ventas,
RF 015 8/06/16 Medio
clientes, usuarios.
Seleccionar en la base de datos los documentos requeridos para
Descripción clasificarlos y elaborar el reporte bien sea de ventas, cliente o usuarios, se
plasmara en físico o sistematizado.

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SH 4
(Secretaria)
SH 1
Solicitud de clasificación (Gerente de
SH 4 Reportes de ventas,
de las ventas, clientes y ventas) N/A
(Secretaria) clientes, usuarios.
usuarios SH 5
(Jefe de
almacén)
Proceso Gestión financiera.
No se sabrá cuáles son las ventajas de la empresa a nivel de ventas,

Efecto Colateral
clientes o usuarios.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
Transportar información a hojas
RF 016 8/06/16 Medio
electrónicas o a softwares
Seleccionar información y enviar a hojas electrónicas para la
Descripción
elaboración de gráficas, informes estadísticos.
Entradas Restriccione
Fuente Salida Destino
s
SH 4
(Secretaria)
SH 1
(Gerente de
Solicitar n el traspaso de SH 4
Hojas electrónicas ventas) N/A
información en sistema. (Secretaria)
SH 5
(Jefe de
almacén)
Proceso Mercadeo
Efecto Colateral No se plasmara la información en las hojas de cálculo del sistema.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
Tener la base de datos de los
RF 017 8/06/16 Alto
productos.
En un archivo en Excel, contiene todas las características de los
Descripción
productos de la empresa
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Entradas
SH 5
SH 5
Solicitar información de los Base de datos de (Jefe de
(Jefe de N/A
productos los productos almacén)
almacén)
Proceso Inventario
No contara con la rapidez para la observación y consulta de los

Efecto Colateral
artículos de la empresa.

Actualizar información de
RF 018 8/06/16 Alto
proveedores y de productos.
Ingresando las últimas novedades en la base de información de los
Descripción proveedores y los productos. Bien sea para actualizar precios, cantidades,
marcas o cambio en direcciones o teléfonos de los proveedores
Entradas
SH 5
(Jefe de
almacén)
Solicitar Actualización
SH 5 Base de datos de los SH 1
de información de
(Jefe de proveedores o (Gerente de N/A
productos y
almacén) productos actualizados ventas)
proveedores
SH 2
(Administrador)
Proceso Inventario
No se tendrá comunicación para la elaboración de cotizaciones de las

Efecto Colateral
necesidades de la empresa.

Generar reportes por productos y
RF 019 proveedores. 8/06/16 Medio
Informe para la empresa para comparar los productos y proveedores

Descripción
para el beneficio de la empresa.
Entradas

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 19
SH 5
(Jefe de
almacén)
SH 5 Reportes detallado SH 1
Solicitar clasificación de
(Jefe de proveedor - (Gerente de N/A
productos y proveedores
almacén) producto ventas)
SH4
(Secretaria)
Proceso Inventario
La no información detallada de los productos y comerciales. No se

Efecto Colateral
podrá realizar una buena compra.

consulta de servicios y
RF 020 8/06/16 Alto
productos
El cliente solicita información de productos y servicios de la
Descripción
empresa.
Entradas
SHE 1
(Clientes)
Solicitar información de SHE 1 Planilla de servicios
SH 3 N/A
productos y servicios (Clientes) y productos.
(Vendedores)
Proceso Atención al cliente.
Efecto Colateral No se analizaran las necesidades y demandas del cliente.

Consulta de estados de sus
RF 021 8/06/16 Alto
productos.
La empresa como tal solicita a los proveedores bien sea por escrito la
Descripción
información del control de calidad de los artículos que ofrecen a la empresa.
Entradas

S.G.C.I
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SHE 2
El no cumplimiento con el
(proveedores)
Solicitud de control Certificado certificado de control de
SHE 2 SH 5
de calidad de los de control de calidad se procederá a la
(Proveedores) (Jefe de
productos calidad cancelación del servicio.
almacén)
Proceso Gestión de calidad.
Efecto Colateral Generaran pérdidas de productos por vencimientos.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
RF 022 Gama de productos suministrados. 8/06/16 Medio
La empresa solicita a los proveedores información de los productos

Descripción
ofrecidos.
Entradas
SHE 2
(proveedores)
Solicitud de gama de
SHE 2 Portafolio de SH 5
productos N/A
(Proveedores) productos (Jefe de
suministrados.
almacén)
Proceso Compras.
Si no se tiene información de la gama no se puede hacer una buena

Efecto Colateral
selección de mercancía por adquirir.

Informe de estados
RF 023 financieros de resultados de 8/06/16 Alto
pérdidas y ganancias.
Las entidades del estado, solicitan periódicamente los informes financieros,
Descripción pérdidas y ganancias, para llevar la empresa el control requerido por el
estado.

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 21
SHE 3
(entidades del Solo se suministrara los
Solicitud de los estados SHE 3 Reportes de
gobierno) informes de estados. Con
financieros de la (Entidades estados
SH 2 los funcionarios del
empresa. del gobierno) financieros
(Administrador) gobierno.
El no cumplimiento de las solicitudes del gobierno o la alteración de la

Efecto Colateral información llevara sanciones, multas, castigo penal.

RF 024 Balance general. 8/06/16 Alto
Descripción Las entidades del gobierno solicitan a la empresa un balance general.

Entradas
SHE 3
(entidades del
gobierno)
SH 2
SHE 3 Estado de Información confidencial.
Solicitud de balance (Administrador)
(Entidades del balance Solo para las entidades
general de la empresa. SHE 4
gobierno) general involucradas.
(Entidades
financieras)
Sanciones por parte del estado para la empresa.

Efecto Colateral

generar planillas de impuesto,
RF 025 8/06/16 Alto
IVA, seguridad social
Las entidades del gobierno solicitan a la empresa las planillas de pago
Descripción de IVA, impuesto y seguridad social. Que ha generado la empresa en
un determinado periodo
Entradas
S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 22
SHE 3
(entidades del
gobierno) Información
SHE 3 Reporte de
Requerimiento de planillas SHE 4 confidencial. Solo se
(Entidades pagos de
de impuestos, IVA, (Entidades genera para las
del impuesto, IVA y
seguridad social financieras) entidades
gobierno) seguridad social.
SH 2 involucradas.
(Administrador)
Efecto Colateral Sanciones o multas por parte del estado a la empresa.

RF 026 Balances generales. 8/06/16 Alto
Descripción Las entidades financieras solicitan a la empresa el estado de balance general.

Entradas
SH 2
(Administrador)
SHE 4
Solicitud de Reporte de SHE4
(Entidades N/A
balance general balance general (Entidades
financieras)
financieras)
El no cumplimiento de dichas solicitudes llevara a la cancelación de las

Efecto Colateral
prestaciones del servicio.

Grado
Nombre Fecha
Código Necesidad
RF 027 Estados de pérdidas y ganancias. 8/06/16 Alto
Las entidades financieros solicitan a la empresa los informes de pérdidas

Descripción
y ganancias para poder tomar decisiones de tipo económico.
Entradas

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 23
SH 2
(Administrador)
SHE 4 Reportes de
Solicitud de estado de SHE4
(Entidades pérdidas y N/A
pérdidas y ganancias (Entidades
financieras) ganancias
financieras)
El no requerimiento de los estados de pérdidas y ganancias llevaran a la

Efecto Colateral
no prestación del servicio como desembolsos para la empresa

Solicitar información
RF 028 8/06/16 Medio
financiera de ventas
Las entidades bancarias y crediticias requieren esta información para poder
Descripción estudiar o hacer factible los préstamos y servicios que requiera la empresa de
las entidades financieras.
Entradas
SHE 3
(entidades del
gobierno)
Solicitud de SHE 4 Reporte de SH 2 Ceñirse solamente a lo
información (Entidades estados de (Administrador) solicitado por las entidades
financiera financieras) ventas SHE4 financieras.
(Entidades
financieras)
La no presentación de esta información puede acarrear el no desembolso

Efecto Colateral
económico que requiera la empresa de las entidades financieras.
4. Sistema propuesto
Construir e implementar un software en la Papeleria Joseph con el fin de
sistematizar todo los procesos relacionados con el inventario. De esta manera
auxilia a los empleados y administradores del negocio a llevar un mejor registro
de sus productos y de sus clientes. Optimizando el trabajo y beneficiando al
medio ambiente en la no implementación de papeles.
4.1 Descripción del sistema propuesto

El sistema propuesto debe contar con el cumplimiento de lo siguiente:
S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 24
Robustez
La capacidad del sistema para tolerar tipos de datos invalidados se evalúa

cuando los datos son ingresados por el usuario en cada uno de los diferentes
campos ya que la interface podrá ser manipulada por diferentes usuarios.
Rendimiento
El sistema no debe tardar más de cinco segundos en mostrar los resultados de

una búsqueda. Si se supera este plazo, el sistema detiene la búsqueda y
muestra los resultados encontrados.
Procedimiento
El procedimiento de desarrollo de software a usar debe estar definido
explícitamente (en manuales de procedimientos) y debe cumplir con los
estándares ISO 9001.
Seguridad
El sistema debe asegurar que los datos estén protegidos del acceso no
autorizado.
Fiabilidad
El sistema debe ser fiable, puesto que un error de la aplicación puede causar
costos adicionales a la empresa
Almacenamiento
El software podrá almacenarse tanto en el equipo como en dispositivos
externos
Hardware
La aplicación se debe poder ejecutar en los equipos existentes.
Software
El sistema debe cumplir las disposiciones recogidas en la Ley Orgánica de
Datos Personales y en el Reglamento de medidas de seguridad.
El sistema debe visualizarse y funcionar correctamente en cualquier
navegador, especialmente en Internet Explorer, Firebird, Mozilla y Nautilus.
La aplicación debe ser compatible con todas las versiones de Windows. Desde
Windows 7.
Debe preavisar cuando algún artículo se esté agotando.
Recursos

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Rev. 01.00
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Los recursos utilizados en el desarrollo e implementación del software son: PC,

Trabajo de Campo, Páginas Web, Recurso Humano, Redes, Sistemas de
Inventarios.
4.2 Tipos de usuarios
Tipo de usuario Usuario directo (administrador)

Formación
computadores.
Actividades Registrar, consultar, modificar y actualizar
información, crear, actualizar y modificar la
información de los usuarios.
Tipo de usuario Indirecto(Digitador - Vendedor)

Formación
computadores.
Actividades Registrar, consultar la información.
Tipo de usuario Administrador Herramienta (Programador)

Formación Tecnólogo ADSI
Habilidades Conocimiento avanzado en lenguajes de
programación // Desarrollador Software
Actividades Registrar, consultar, modificar y actualizar la
herramienta de acuerdo a las necesidades
estipuladas por el cliente.
4.3 Mantenimiento / soporte
El ciclo de vida de software tiene varias etapas: Análisis, Diseño, manufactura,

pruebas implantación y mantenimiento.
El despliegue o implantación de un programa se basa en tres acciones entrega,
soporte y retroalimentación. Como el software moderno es evolutivo se despliega
varias veces, por lo que cada que se entrega se agregan nuevas funcionalidades y
se debe de dar la documentación adecuada y el soporte necesario para todas las
funciones dadas.
El mantenimiento es el proceso de efectuar cambios en un software después de
entregado, el cual se presenta cuando el software se adapta a un nuevo ambiente,
se corrigen errores, el cliente presenta funciones nuevas o cuando la aplicación
presenta una reingeniería.
Por lo que existen cuatro tipos de mantenimiento:
 Mantenimiento correctivo
S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 26
 Mantenimiento adaptativo
 Mantenimiento de perfeccionamiento
 Mantenimiento preventivo
4.4 Escenarios operacionales
Diagrama 1
Diagrama 2

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Pág. 27
Diagrama 3

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 28
4.4.1 Especificación de casos de uso
4.4.1.1 Caso de uso 1: (Iniciar sesión)

4.4.1.1.1 Descripción del caso de uso 1
S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 29
Caso de Uso CANCELAR SALIDA DE PRODUCTO

Descripción Realizar la cancelación de la salida de los productos por devolución del producto
por parte del cliente
Precondición Usuario ingresa al sistema a la interfaz cancelación de compra
secuencia PASO ACCION
Normal
1 Se solicita al caso el informe de productos vendidos
2 se ingresa al sistema con usuario y contraseña
3 se ingresa en el sistema el número de la factura
4 se ingresa en el sistema los códigos del producto a cancelar
5 se verifica la fecha devolución que no sea superior a 24 horas
6 Se cancela la compra del producto y devolución del dinero
Post condición Inventario actualizado y compra anulada
6 Si la fecha es superior a 24 horas no se acepta la devolución
4.4.1.1.2 Especificación de escenarios
4.4.1.2 Caso de uso 2:(cambiar producto)

Caso de Uso CAMBIAR PRODUCTO
Descripción Realizar cambio de producto por deterioro o daño del mismo.
Precondición Usuario ingresa al sistema.

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secuencia Normal PASO ACCION

1 Se ingresa en el sistema con usuario y contraseña
2 Se registra en el sistema las facturas por cambios.
3 Se ingresa el número de factura.
4 Se ingresa los códigos de productos
5 Se verifica la fecha de compra del producto
6 Se ingresa en el sistema el cambio de producto
7 Se efectúa el cambio del producto.
8 Se registra en el sistema la factura modificada.
Post condición Inventario actualizado y producto cambiado
excepciones PASO ACCION
5 Si la fecha es superior a las 24 horas, se cancela el cambio del producto.
4.4.1.3 Caso de uso 3(Facturar venta de producto)

Caso de Uso FACTURAR VENTA DE PRODUCTO

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Pág. 31
Descripción Ingresar las facturas de los productos vendidos para despacho.

Precondición Usuario ingresa al sistema.
Normal
1 Se ingresa al sistema con usuario y contraseña
2 Se ingresa el número de las facturas de ventas al sistema
3 Se ingresa información bien sea rotulo nombre, apellidos, NIF, domicilio
3 Se verifica la legalidad de la factura por teléfono con el proveedor o
cliente.
3 Se procede a despacho
Post condición Factura registrada en sistema
3 Error en factura se cancela la salida de producto. Mientras se modifica
4.4.1.4 Especificación de escenarios
4.4.1.4.1 Caso de uso 4 (Informe de productos vendidos)
Caso de Uso INFORME DE PRODUCTOS VENDIDOS

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 32
Descripción Información detallada de los productos vendidos para inventario.

Precondición Usuario ingresa al sistema para actualizar inventario
Normal
1 Se solicita al Gerente de ventas las facturas para informe
2 Se verifica el orden de las facturas
3 Se genera el informe mensual donde se analizan
4 se ingresa en el sistema con usuario y contraseña.
4 Se analizan: Generación de la demanda, Gestión de oportunidades, La
ejecución de las ventas, Visualización de resultados
5 Se registra en el sistema en la clase Factura para evidencia y actualización
de información.
6 Se genera el informe de ventas donde se puede analizar los productos que
más salida tuvieron durante el mes. Los artículos que entraron al sistema
Post condición Informe de ventas actualizado en inventario y sistema
4.4.1.5 Caso de uso 5 (consultar inventario)


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Caso de Uso CONSULTAR INVENTARIO
Descripción Se generan los reportes de inventario periódicamente con el fin de llevar un

control, orden y finanza de la empresa. Se solicita saber el estado de productos en
el almacén.
Precondición Usuario logueado en el sistema

Normal
1 Empleado ingresa en el sistema con identificación y contraseña.
2 Se consulta los productos en la interfaz de inventario
3 Verifica existencia de productos.
Post condición Productos en existencia en sistema.
1 Si el empleado no se encuentra registrado en el sistema. Se procede a

crear usuario.
4.4.1.6 Caso de uso 6(modificar inventario)

S.G.C.I
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Pág. 34
Caso de Uso MODIFICAR INVENTARIO
Descripción Se realizan cambios en precio, cantidad de productos en la empresa, con el fin de

actualizar existencia. Requerir actualización bien sea de alta, baja

Normal
1 Se ingresa en el sistema
2 Se modifica inventario
3 Baja rotación de inventario; productos que no tendrán rentabilidad en la

empresa.
4 Alta: es generalmente positiva, ya que indica que los productos se están
vendiendo rápidamente
5 Actualización de los productos del almacén
Post condición Inventario modificado y actualizado en el sistema
3 En baja de inventario se procede a descuentos y promociones.
4.4.1.6.2 Especificación de Escenario

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Pág. 35
4.4.1.7 Caso de uso 7 (eliminar inventario)

Caso de Uso ELIMINAR INVENTARIO
Descripción La baja de inventario o movimiento muerto de productos en la empresa, se

procede a eliminar del inventario
Precondición Usuario logueado en sistema

Normal
1 Se ingresa en el sistema.
2 Se evidencia inventario sin movimientos
3 Selecciona los códigos de los productos con baja demanda.
4 Se eliminan productos del sistema.
Post condición Productos eliminados de inventario y actualización del mismo.
Excepciones PASO ACCION
2 En baja de inventario se procede a descuentos y promociones.
4.4.1.7.2 Especificación de Escenario

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Pág. 36
4.4.1.8 Caso de uso 8 (crear inventario)

Caso de Uso CREAR INVENTARIO
Descripción En la empresa PAPELERIA JOSEPH. Es de vital importancia tener un orden y control

de los productos que se compran y se venden en la papelería con el fin de llevar el
control y rentabilidad en la empresa.
Precondición Usuario logueado en sistema

Normal
1 Empleado ingresa en el sistema
2 Se ingresan productos nuevos en el almacén.
3 Se registran precios unitarios y al por mayor.
Post condición Inventario creado y actualizado en el sistema

4.4.1.8.2 Especificación de escenario

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 37
4.4.1.9 Caso de uso 9(Generar Kardex)

Caso de Uso GENERAR KARDEX
Descripción Registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en el almacén. La

entrada y salida de productos.

Normal
1 Empleado ingresa en el sistema.
2 Realiza inventario de todo el contenido.
3 Cantidad de productos
4 Valor de medida
5 Valor unitario
6 Clasificación de producto por sus características comunes.
Post condición Generación de Kardex sistematizado

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Pág. 38
4.4.1.10 Caso de uso 10 (Reportar cliente)

Caso de Uso REPORTAR CLIENTE

Descripción En la información detallada de cartera de los clientes. Se procede a reportar al
cliente. Bien sea por su puntualidad en los pagos o por irregularidades en los pagos.
Precondición Usuario ingresa en el sistema por Irregularidades en abonos a pagos.
Normal
1 Ingresa en el sistemas
2 Estudio en cartera de cliente.
3 Inconsistencia en los pagos.
4 Verifica datos del cliente.
5 Se Informa al cliente.
6 Nuevo convenio de pago.
Post condición Informe de reporte de clientes

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 39

6 El no cumplimiento de los pagos. Se procede con jurídica
4.4.1.11 Caso de uso 11 (informar al cliente)

Caso de Uso INFORMAR AL CLIENTE
Descripción En la información detallada de cartera de los clientes. Se procede a informar al

cliente. Bien sea por su puntualidad en los pagos o por irregularidades en los
pagos.
Precondición Se ingresa en el sistema por cumplimiento o Irregularidades en abonos a pagos.

Normal
1 Ingresa en el sistema con usuario y contraseña.
3 Informa al cliente el estudio de cartera.

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 40
Post condición Constancia de comunicado al cliente

3 El no cumplimiento de los pagos. Se procede con jurídica
4.4.1.12 Caso de uso 12(cancelar cliente)

Caso de Uso CANCELAR CLIENTE
Descripción En la información detallada de cartera de los clientes. Se procede a cancelar cliente.

Bien sea por finalización de cartera o por irregularidades en los pagos.
Precondición Usuario logueado en el sistema por cumplimiento o Irregularidades en abonos a
pagos.
Normal
1 Ingresa en el sistema con usuario y contraseña
3 Informa al cliente el estudio de cartera.

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 41
4 Cancelar cliente por no cumplimiento de sus pagos
Post condición constancia de cancelación de cliente y actualización del sistema
4 Se procede con jurídica

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 42
4.4.2 Identificación de Clases y Atributos
4.4.3 Modelo de datos
4.4.3.1 Identificación de Entidades
A continuación se listan las entidades identificadas del modelo de datos

del sistema:
Almacén Representa el lugar del negocio

Producto Representa un artículo que suministra y vende en el negocio
Proveedor Personal encargado de suministrar el almacén el producto a vender
Catalogo Forma de representar de manera organizada y con imágenes los
productos con sus códigos y características.
Cliente Persona quien compra productos
Factura Representa la compra o venta de productos del almacén
Empleado Representan el personal que trabajan en el almacén
Forma de Representa los medios por el cual se efectúa la factura como son: abono,
pago efectivo o crédito

S.G.C.I
Rev. 01.00
Pág. 43
4.4.3.2 Modelo Entidad Relación
4.5 Futuras evoluciones
Optimización del sistema.
Subir de versión.
Copias de seguridad y restauración del sistema.

Ev1 - Informe - Srs Analisis

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Nathaly Ossa Aguado

Angelo Ferney Sánchez Hernández

Requisitos del sistema

Proyecto: SGCI - Sistema de Gestión y Control

FT ING.DDR Descripción del sistema 01_00

Fecha Revis Autor Verificado dep. calidad.

18-10-2016 01.00 Nathaly Ossa Aguado

Documento validado por las partes en fecha: 18-10-2016

Por el cliente Por la empresa suministradora

1.3 Visión general del documento 5

1.4 Visión general del sistema 5

1.5 Personal involucrado 6

3.1 Descripción del sistema o situación actual 7

Funciones del Producto 7

3.2 Tipos de usuarios 8

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios 9

3.4 Descripción de los cambios deseados 9

4.1 Descripción del sistema propuesto 23

4.2 Tipos de usuarios 24

4.3 Mantenimiento / soporte 25

4.4 Escenarios operacionales 26

4.5 Futuras evoluciones 41

Requisitos del sistema

1.2 Visión general del documento

Este documento tiene como propósito consignar los requerimientos

1.3 Visión general del sistema

El objetivo general del software pretende brindar un mejor servicio a sus

1.3.1 Descripción General

1.3.2 Perspectivas del Producto

1.3.3 Funciones del Producto

La funcionalidad del software es la optimización y automatización de los procesos

 Realizar inventario periódico de los productos de la papelería.

 Identificar Ueps y Peps de las mercancías en Stock.

1.4 Personal involucrado

Nombre Nathaly Ossa Aguado

Nombre Angelo Hernández

Nombre Elcy Liliana Zapata

Información de ezapatah@misena.edu.co - 3013490550

Requisitos del sistema

Análisis y diseño Libro SENN

Publicación Como hacer https://msdn.microsoft.com/ 2015 Visual studio

3.1 Descripción del sistema o situación actual

Funciones del Producto

La funcionalidad del software es la optimización y automatización de los procesos

 Realizar inventario periódico de los productos de la papelería.

Requisitos del sistema

La restricción de costos en cuanto a la inversión para el desarrollo y la

El tiempo de desarrollo del presente proyecto está ligado directamente al

Dentro de las políticas y estatutos establecidos para el funcionamiento de la

3.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Usuario directo (administrador)

Tipo de usuario Indirecto(Digitador - Vendedor)

Requisitos del sistema

Tipo de usuario Administrador Herramienta (Programador)

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios

 La incompatibilidad al sistema operativo solicitado por el cliente o el sobrecosto

3.4 Descripción de los cambios deseados

SISTEMA DE GESTION DE CONTROL DE INVENTARIO

RF 001 Listado de clientes detallados 8/06/16 Alta

Requisitos del sistema

Proceso Atención al cliente

Al no tener esta información no se puede contactar al cliente para brindar un

SISTEMA DE GESTION DE CONTROL DE INVENTARIO