Compania Naţională de Transport al Energiei Electrice

„Transelectrica” SA

SE APROBĂ
Ion Merfu

Director General

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA DEPOZITULUI

DE ARHIVA FIZICA

Cod: TEL – 03.30

Revizie : 0
Exemplar nr: ______

AVIZAT: Sef Compartiment MQM Ion RENTEA

VERIFICAT: Manager Securitate Instalatii Adrian VILCIU

INTOCMIT : Ioana SARBU

Prezenta procedură operationala este proprietatea exclusivă a C.N.T.E.E.

„Transelectrica” S.A. Multiplicarea si utilizarea parţială sau totală a acestui
document este permisa numai cu acordul scris al conducerii Transelectrica SA.

Septembrie 2005
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 3 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR

1. Denumirea documentului : Organizarea si functionarea depozitului

de arhiva fizica
2. Cod: TEL- 03.30
3. Revizie: 0

Autorul reviziei
Nr. rev. Continutul reviziei
Nume si prenume Semnatura/Data
0 Redactare initiala Ioana Sarbu
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 4 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

1. SCOP

1.1. Procedura stabileste reguli unitare de organizare si functionare a arhivei

fizice (in executiv si sucursale) in conformitate cu cerintele prevazute de legea
Arhivelor Nationale, nr.16/1996, atributiile si responsabilitatile responsabilului
de arhiva (arhivarului) pentru gestionarea si functionarea eficienta a arhivei.

2. DOMENIUL DE APLICARE

2.1.Prezenta procedura se aplica in cadrul depozitului de arhiva si

priveste organizarea, functionarea, gestionarea si intretinerea,arhivei fizice .
2.2. Procedura se aplica de catre responsabilii de arhiva din executiv ,
sucursale si DET-uri .

3. DEFINITII SI PRESCURTARI

3.1. Definitii:
3.1.1. Conform Manualului de Management Integrat, cod: TEL-MSI-ISO
3.1.2. Conform Procedurii Operationale “ Elaborarea procedurilor cerute de
standard si operationale”, cod: TEL-03.01

3.2. Prescurtari:
3.2.1. Conform Manualului de Management Integrat, cod: TEL-MSI-ISO
3.2.2. Procedura Operationala “ Elaborarea procedurilor cerute de standard si
operationale”, cod: TEL-03.01
3.2.3. CSIA – Compartiment Securitatea Instalatiilor si Aparare
3.2.4. ST – Sucursala de Trasport
3.2.5. OMEPA – Sucursala de masura a CN Transelectrica SA
3.2.6. DET Dispecer energetic teritorial
3.2.7. PV – proces verbal
3.2.8. u.a. - unitate arhivistica
3.2.9. BPA – Biroul Patrimoniu Administrativ
3.2.10. Tmp – Termen de pastrare al dosarului
3.2.11. P - permanent

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

4.1. Manualul de Management Integrat, cod: TEL-MSI-ISO

4.2. Procedura Operationala “ Elaborarea procedurilor cerute de standard si
operationale”, cod: TEL-03.01
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 5 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

4.3. Legea 16: 1996 – Legea Arhivelor Nationale;

4.4. Instructiuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul 217/23
mai 1996;
4.5. Regulament privind organizarea si functionarea Comisiei de atestare a
personalului de arhiva aprobat de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul
219/03 iunie 1996
4.6. Regulamentul de organizare si functionare al CN Transelectrica SA

5. RESPONSABILITATI

5.1. Directorul General

5.1.1. Aproba scoaterea definitiva din depozitul de arhiva a unor documente
/documentatii/dosare la solicitarea unor functii/unitati.

5.2. Managerul Securitate Instalatii

5.2.1. Verifica activitatile derulate in cadrul depozitului de arhiva (inregistrarea
dosarelor, evidenta inventarelor si proceselor verbale, ordinea si curatenia pe
rafturi/rastele sau dulapuri si in special destinat arhivei, existenta mijloacelor de
PSI, existenta dispozitivelor antiefractie,etc)
5.2.2. Aproba cererile de scoatere temporara din arhiva companiei (executiv) a
unor documente/ documentatii sau dosare;
5.2.3. Aproba cererile pentru efectuarea unor copii dupa documente din arhiva
companiei (executiv);
5.2.4. Avizeaza cererile de scoatere definitiva din depozitul de arhiva companiei
(executiv) a unor documente/documentatii /dosare ;

5.3. Responsabilul de arhiva din executivul companiei/sucursala.

5.3.1. Preia de la compartimente, dosarele constituite pe baza de inventare si
verifica conformitatea cu Nomenclatorul arhivistic;
5.3.2. Intocmeste dosarele pentru documentele fara evidenta aflate in depozitul
de arhiva;
5.3.3. Asigura evidenta tuturor documentelor intrate si iesite in/din depozitul de
arhiva pe baza de “Registru de evidenta a intrarilor – iesirilor unitatilor
arhivistice”, model anexa 1
5.3.4. Pune la dispozitie, in baza solicitarii scrise si aprobate ( cerere), si tine
evidenta documentelor scoase temporar sau definitiv din depozitul de arhiva pe
baza Registrului de deposit arhiva; La expirarea termenului pentru care a fost
imprumutat, solicita persoanei care a ridicat documentul/dosarul restituirea
acestuia . La restituire verifica integritatea documentului imprumutat ;
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 6 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

5.3.5. Elibereaza, copii dupa documente/certificate pentru cetatenii care solicita

aceasta, prin cerere, in vederea obtinerii unor drepturi;
5.3.6. Organizeaza depozitul de arhiva dupa criterii prestabilite si in
conformitate cu legislatia in vigoare; mentine ordinea si asigura curatenia
acestuia ;
5.3.7. Face propuneri pentru dotarea corespunzatoare a depozitului de arhiva
(mobilier,rafturi, mijloace PSI, etc) conform cerintelor prezentei proceduri;
5.3.8. Propune masuri in vederea asigurarii conditiilor de pastrare si conservare
a arhivei;
5.3.9. Pune la dispozitie documentele solicitate cu prilejul unor actiuni de
control ale Arhivelor Nationale, executivului sau a altor autoritati centrale sau
locale dupa instiintarea sefului de compartiment CSIA/BPA;
5.3.10. La expirarea termenului de pastrare al dosarelor, atentioneaza secretarul
Comisiei de selectionare si pregateste dosarele si inventarele in vederea
eliminarii;
5.3.11. Preda dosarele spre legare in coperti de carton, in cazul achizitiei
serviciului de legatorie si verifica integritatea acestora la preluare;
5.3.12. Raspunde de conformitatea locului de munca cu cerintele prevazute
pentru depozitul de arhiva (cerinte prevazute de la art. 81-105 din regulamentul
de aplicare al legii 16 , cerinte pentru echipamentele de stins incendii, de
verificare microclimat: termometre, higrometre)

5.4. Directorii de sucursale

5.4.1. . Aproba scoaterea definitiva din depozitul de arhiva a unor documente
/documentatii/dosare la solicitarea unor functii/unitati.
5.4.2. Aproba cererile de scoatere temporara din arhiva a unor documente/
documentatii sau dosare;
5.4.3. Aproba cererile de efectuare de copii dupa documente din arhiva
companiei;

5.5. Seful BPA

5.5.1. Verifica activitatile derulate in cadrul depozitului de arhiva (inregistrarea
dosarelor, evidenta inventarelor si proceselor verbale, ordinea si curatenia pe
rafturi/rastele sau dulapuri si in spatial destinat arhivei, existenta mijloacelor de
PSI, existenta dispozitivelor antirefractie,etc)
5.5.2. Avizeaza cererile de scoatere temporara din arhiva sucursalei a unor
documente/ documentatii sau dosare ;
5.5.3. Avizeaza cererile pentru efectuarea de copii dupa documente din arhiva
sucursalei;
5.5.3. Avizeaza cererile de scoatere definitiva din depozitul de arhiva a unor
documente/documentatii /dosare ;
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 7 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

6. MODUL DE LUCRU

6.1. La nivelul unitatilor din cadrul companiei, beneficiare de arhiva fizica, este
numita o persoana responsabila cu organizarea, intretinerea si gestionarea
arhivei (responsabil de arhiva). Conform Regulamentului cadru de organizare a
activitatilor arhivistice in cadrul CN Transelectrica SA , decizia de numire a
responsabililor de arhiva este emisa la nivel de executiv, pe baza propunerilor
primite de la unitati.

6.2. Preluarea dosarelor de la compartimente si inregistrarea acestora

6.2.1. Responsabilul de arhiva preia in gestiunea arhivei dosarele de la
compartimente, numai pe baza de inventar de dosare, verificand fiecare pozitie
din inventar, conform procedurii, cod: TEL-03.24 si intocmeste Proces verbal de
predare- primire, in 2 exemplare, conform anexei 2 (un exemplar semnat il preda
delegatului care preda dosarele si un exemplar se pastraeza in gestiunea arhivei)
6.2.2. In ordinea intrarii in arhiva, responsabilul de arhiva, inregistreaza dosarele
in “Registrul de evidenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice”, anexa 1
formular, cod: TEL-03.30.01
6.3. Ordonarea dosarelor in spatiul de arhiva
6.3.1. Dosarele fara evidenta se ordoneaza pe rafturi/rastele/dulapuri, pe ani,
anul cel mai vechi situandu-se pe raftul cel mai de sus si de la stanga la dreapta.
Vor fi separate , vizibil, dosarele cu termen permanent de cele cu termen de
pastrare nepermanent pentru accesul rapid in cazul eliminarii acestora dupa
expirarea termenului de pastrare.
6.3.2. Fiecare raft, rastel sau dulapurile se numeroteaza si se codifica cu litere
mari. Pentru regasire usoara, aceste date se inscriu in Registrul de evidenta, la
rubrica obervatii. Ex. La preluarea in depozit a unor dosare de la compartimentul
CSIA in anul 2005, dosarele fiind create sau detinute in anul 2004, responsabilul
de arhiva inregistreaza dosarele in registru de evidenta si le aseaza pe raftul
anului 2004, la compartimentul CSIA si consemneaza in registru , la rubrica
observatii, raftul :2, G (exemplu)

6.4. Organizarea spatiului de arhiva

6.4.1. Compartimentul responsabil de arhiva fizica este obligat sa pastreze
documentele in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii,
degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte situatii decat cele prevazute de
lege.
6.4.2. Depozitele de arhiva se organizeaza in spatii special amenajate unde sa
se asigure conditii necesare pentru pastrarea corespunzatoare a documentelor si
protectia lor fata de actiunea agentilor de deteriorare: praf, lumina solara,
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 8 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

solicitari la uzura mecanica, variatii de temperatura si umiditate, temperaturi

excesive, surse de infectie, pericol de foc, inundatii sau infiltratii de apa.
6.4.3. Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri sau alte mijloace, de
preferinta din metal, acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fara emanatii.
6.4.4. Rafturile, rastelele sau dulapurile trebuie sa fie construite tinand seama de
dimensiunile dosarelor arhivate , sa fie amplasate perpendicular pe sursa de
lumina, sa li se asigure stabilitatea si accesul la unitatea arhivistica , sa se poata
evacua rapid in caz de necessitate.
6.4.5. Intre pereti si rafturi ca si intre rafturi , se asigura spatii sau coridoare
pentru accesul si manevrarea documentelor. Pentru rafturi mai inalte de 2,4 m,
depozitele trebuie dotate cu scari si carucioare pentru transportul materialelor.
6.4.6. Pentru masurarea si urmarirea parametrilor de microclimat, depozitele vor
fi dotate cu aparate de control: termometre, higrometre sau altele care se vor citi
periodic, consemnand valorile intr-un caiet. Ferestrele vor fi asigurate impotriva
luminii solare, prin perdele sau alte sisteme parasolare (obloane, draperii,
geamuri absorbante) si impotriva efractiei, fiind prevazute cu gratii.
Daca depozitele de arhiva nu dispun de instalatii de climatizare, acestea se
aerisesc natural dar numai atunci cand umiditatea atmosferica este mai mica de
50 – 60 % iar viteza curentului de aer de 0.1 – 0.3 m/s.
6.4.7. In depozitul de arhiva este necesar asigurarea curateniei si ordinei
interioare pentru evitarea insalubrizarii sau instalarea de focare biologice
(insecte, rozatoare, mucegai,etc) Pentru evitarea acestor riscuri se iau masuri de
desprafuire cu aspiratoare, de deratizare sau dezinsectie, ori de cate ori este
nevoie sau cel putin o data la 5 ani.
6.4.8. Este interzis pastrarea in depozitul de arhiva a oricaror altor materiale ce
nu apartin arhivei.
6.4.9. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea radiatoarelor,
resourilor, fumatului precum si utilizarea intrerupatoarelor sau a altor instalatii
electrice defecte. Atat depozitul de arhiva cat si celelalte incaperi apropiate vor
fi prevazute cu stingatoare portabile cu incarcatura de dioxid de carbon si praf
sau gaze inerte in vederea stingerii posibilelor incendii. Acestea trebuie
mentinute obligatoriu in stare perfecta de functionare, fiind controlate periodic.
6.4.10. Spatiul destinat lucratorilor din arhiva, va fi dotat cu birou, calculator,
masa de lucru, masa de studierea documentelor si Xerox.

6.5. Legarea si inscriptionarea dosarelor

6.5.1. Periodic, prin grija secretarului Comisiei de selectionare, dosarele predate
de compartimente la depozitul de arhiva, sunt legate in coperti de carton si
inscriptionate (codificate) astfel incat sa fie usor de identificat.
6.5.2. Pe cotorul dosarului se vor inscrie:
- Nr. dosar - este numarul din Registrul de intrari iesiri. ; ex.. 1
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 9 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

- Compartimentul – se codifica cu initialele comp. ex CSIA (Comp.

Securitate Inst. si Aparare)
- Termenul de pastrare – se prescurteaza Tmp
- Datele extreme – datele primului si ultimului document cuprins in dosar
(luna si an)
Exemplul de inscriptionare, pe cotorul dosarului, este prezentat in anexa 3 ,
formular, cod: TEL-03.30.03

6.6. Scoaterea temporara sau definitiva a documentelor din arhiva

6.6.1. Scoaterea temporara din depozitul de arhiva a unuia sau mai multor
documente sau dosare se face numai pe baza de cerere, in care se va mentiona
scopul scoaterii si termenul limita de returnare .
In cazul unor documente de importanta majora pentru companie (executiv sau
sucursale) se vor elibera copii legalizate, prin grija responsabilului de arhiva.
Hotararea de a nu scoate din arhiva originalul si de a elibera copii legalizate este
luata de functia care aproba cererea.
6.6.2. In cazul companiei – executiv, cererea este aprobata de seful CSIA . In
cadrul sucursalelor cererea este vizata de seful BPA/responsabilul proiect
arhivare si aprobata de director.
6.6.3. Aceiasi procedura se aplica si in cazul solicitarii unor copii dupa
documente aflate in depozitul de arhiva.
6.6.4. Responsabilul de arhiva nu poate imprumuta si nici efectua copii decat in
baza unei cereri, conform pct. 6.6.1, 6.6.2, 6.6.3. din prezenta procedura.
6.6.5. La primirea cererii aprobate, responsabilul de arhiva, pune la dispozitia
solicitantului documentul/documentele solicitate , consemneaza acea operatiune
in Registru de depozit, model anexa 4, formular cod: TEL-03.30.04 si obtine
semnatura persoanei care ridica documentul/dosarul. În coloana Obs. se
completează nr. cerere pe baza căreia s-a dispus scoaterea temporară şi termenul
de returnare
6.6.6. Dupa expirarea termenului limita specificat in cerere, solicitantul este
obligat sa returneze documentul/documentele sau dosarul in aceiasi stare in care
a fost ridicat. La returnare, responsabilul de arhiva verifica integritatea si starea
documentului si consemneaza aceasta in Registru .
6.6.7. Scoaterea definitiva a unor documente/documentatii din arhiva este
permisa numai cu acordul Directorului General,/Directorului de sucursala si cu
aprobarea Arhivelor Nationale. Aceasta se face in urmatoarele cazuri: în urma
selecţionării la expirarea termenului de pastrare, transferului către altă unitate
deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte,
după caz:
¾ Process- verbal de selecţionare;
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 10 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

¾ Process- verbal de predare –preluare la unitatea…;

¾ Proces- verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a
lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţa in
urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii
creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.

Responsabilul de arhiva preda pe baza de proces verbal documentul/ dosarul si

consemneaza aceasta in Registru de intrari-iesiri. In dreptul inregistrarii
documentului/dosarului la rubrica observatii se precizeaza data ieşirii definitive
şi actul (tip , număr, dată).

7.INREGISTRARI

7.1. Registru de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice, anexa 1 ;

Tmp- P
7.2. Proces verbal de predare-primire a documentelor, anexa 2; Tmp - P
7.3. Model insciptionare dosare cartonate, anexa 3 ; Tmp - P
7.3. Registru de depozit, anexa 4 ; Tmp – 10 ani
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 11 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

Anexa 1

REGISTRU DE EVIDENTA

a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice

Nr. Data Denumire Datele Numarul de dosar Data Obs

crt preluarii compart extreme ale Dupa Primit Iesirii
doc. inventar efectiv din
arhiva
1 2 3 4 5 6 7 8

Legenda:
1- numarul curent
2- data cand se preiau de la compartiment dosarele insotite de inventare
3- initialele compartimentului care preda
4- data primului si ultimului document din dosar,( ex. Ian.- dec 2004.)
5- numarul de dosar trecut in inventar
6- numarul de dosar primit , din inventar. Daca dosarul este trecut in inventar
dar nu se preda , aceasta rubrica nu se completeaza
7- data iesirii definitive din arhiva a unui dosar (la cerere sau prin casare de
catre CS)
8- Casat/predat la…..conform PV nr…/cerere nr…. catre unitatea ….

Formular: TEL-03.30.01
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 12 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

Anexa 2
CN Transelectrica SA
Sucursala/DET………..

Proces –Verbal
de predare-primire a documentelor
Nr………….data……..

Astazi………………….subsemnatul…………………………………
responsabilul de arhiva al…………………………………………si
………………………... delegat al compartimentului ………………..
am procedat, primul la preluarea si al doilea la predarea documentelor
create/detinute in perioada……………………….de catre serviciul mentionat.in
cantitate de………………..dosare/pagini

Predarea -primirea s-a facut pe baza inventarelor, anexate, cuprinzand……..

pagini .
Prezentul proces-verbal s-a întocmit în 2 exemplare, câte una pentru fiecare
parte.

Am primit Am predat

(Nume, prenume si semnatura) (Nume , prenume si semnatura)

Formular:TEL-03.30.02
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 13 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

Anexa 4

Registru depozit arhiva

Nr. Denumirea Cota Scopul Numele si Data Data Obs

crt fondului, u.a. scoaterii prenumele scoaterii restituirii
compartimentului din solicitantului, u.a., u.a.;
depozit functia semnatura semnatura
solicitantului arhivarului
1 2 3 4 5 6 7 8

Mod de completare a rubricilor:

1 – nr. current
2 – denumirea documentului solicitat
3 – codul dosarului
4 – scopul scoaterii din deposit mentionat in cerere
5 – nume si prenumele solicitantului – din cerere
6 data scoaterii si semnatura solicitantului sau persoanei care ridica documentul/dosarul; Daca persoana care
ridica documentul/dosarul este alta decat solicitantul se inscrie numele si prenumele acesteia si semneaza
7 – data cand restituie documentul/dosarul

Formular: TEL-03.30.04
 PROCEDURA OPERATIONALA Cod : TEL-03.30
ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA
Pag : 14 / 7
DEPOZITULUI DE ARHIVA FIZICA
Revizie : 0 1 2 3 4 5

Formular:TEL-03.30.03

Anexa 3

Model de inscriptionare a cotorului dosarelor cartonate

CSIA

Tmp – 10 ani

Ianuarie- iulie 2004

Sau ( 01 – 07 . 2004)