CUPRINS

Capitolul 1 Consideratii generale

1.1. Principalele caracteristici ale sistemului pag. 4

1.2. Tehnologia de realizare pag. 6
1.3. Configuratie hardware minimala pag. 6
1.4. Instalarea si administarea sistemului pag. 7

Capitolul 2 Structura de baza a sistemului

2.1. Elemente componente – scurta caracterizare pag. 8

Capitolul 3 Prezentare meniuri si functionalitati

3.1. Meniul principal pag. 11

3.1.A Operatii sistem pag. 13

A.1. Setare imprimanta pag. 13

A.2. Listare rapoarte pag. 13
A.3. Configurare aplicatie pag. 16
A 4. Administare pag. 23
A.5. Macro-uri pag. 27
A.6. Terminare aplicatie pag. 30
3.1.B Editare pag. 31
3.1.C Documente pag. 32
C.1. Intrari pag. 32
C.1.1. Comenzi furnizori pag. 33
C.1.2. Avize de expeditie pag. 36
C.1.3. Fiscale - facturi, bonuri, facturi import pag. 46

C.1.4. Alte documente de incarcare stoc pag. 57

C.2. Iesiri pag. 59

1
 C.2.1. Comenzi clienti pag. 60
C.2.2. Front office vanzari pag. 42
C.2.3. Avize de expeditie pag. 66
C.2.4. Fiscale - facturi, bonuri, facturi export pag. 56
C.2.5. Note de transfer pag. 71

C.2.6. Alte documente de descarcare stoc pag. 74

C.3. Incasari si plati pag. 77

C.3.1. Incasari si plati pag. 77
C.3.2. Extrase de cont pag. 86
C.3.3. Avansuri clienti/furnizori pag. 87

C.3.4. Compensari intre facturi pag. 87

C.4. Stocuri pag. 90

C.4.1. Inventarieri pag. 90
C.4.2. Procese verbale de schimbare locatie pag. 93
C.4.3. Stocul actual pag. 94

C.5. Contracte pag. 95

C.6. Oferte de preturi pag.
C.7. Documente necontate pag. 99
3.1.D Prelucrari pag. 101
3.1.E Nomenclatoare pag. 111
E.1. Firme pag. 111

E.2. Produse/materiale pag. 122

E.3. Gestiuni pag. 128
E.4. Tipuri de documente pag. 130
E.5. Scheme de contare pag. 131
E.6. Operatii descarcare stoc pag. 136
E.7. Repartitori pag. 137
E.8. Planul de conturi pag. 138
E.9. Centre de cost/profit pag. 138
E.10. Dosare de facturi pag. 139
E.11. Comisionari pag. 140
E.12. Banci pag. 140
E.13. Persoane pag. 141

2
 E.14. Valute pag. 142
E.15. Judete pag. 143
3.1.F Help pag. 145

Capitolul 4 Functii standard de operare

4.1. Functii generale pag.

146
4.1.a Functia Modifica pag. 146
4.1.b Functia Adauga pag.
147
4.1.c Functia Sterge pag. 147
4.1.d Functia Terminare pag. 147
4.1.e Functia Filtrare pag. 148
4.1.f. Functia Cautare rapida pag.

4.2. Functii speciale pag. 152

4.2.a Functia Vizualizeaza pag. 152
4.2.b Functia Salveaza pag. 153
4.2.c Functia Restaureaza pag. 153
4.2.d Functia Termina pag. 153
4.2.e Functia Legaturi – Note contabile pag. 153
4.2.f. Functia de Adaugare pozitie in cadrul documentului pag. 157
4.2.g. Functia de Stergerea unei pozitii introduse eronat pag. 157
4.2.h. Functia Modifica la nivel de pozitie pag. 157
4.3.i. Functia Selecteaza – selectarea unei inregistrari
dintr-o lista pag. 158
4.3.j. Alte functii pag. 158

3
Capitolul 1. CONSIDERATII GENERALE

Sistemul informatic de evidenta financiara si de gestiune GESTOC, realizat de firma SOFTEH

PLUS SRL, este un produs care incearca sa raspunda tuturor problemelor legate de gestionarea
activitatii desfasurate in cadrul societatilor de orice tip.
Este un program care ruleaza pe platforme Windows, avand o interfata agreabila si
prietenoasa. Programul a fost conceput ca un sistem deschis ce permite actualizari in functie de
modificarile din legislatie si cerintele utilizatorilor.
Fiind un sistem deschis si configurabil permite organizarea gestiunii interne atit pentru societatile
mici si mijlocii cit si pentru societatile mari, avind diferite profile de activitate: societati comerciale,
unitati bugetare sau societati non profit.
Este un sistem de tip integrat care permite culegerea oportuna de date si informatii prin
antrenarea tuturor departamentelor existente intr-o societate oferind posibilitati de lucru on-line
local si de la distanta, care dispune de mecanisme proprii de configurare si customizare in functie
de specificul activitatii desfasurate. Programul permite lucrul cu societati multiple (valabil pentru
grup de societati sau societati cu filiale si sucursale) si deasemena cu valute multiple.
Caracteristica principala o constituie usurinta in exploatare si simplitatea.
Cu alte cuvinte sistemul urmareste sa raspunda cat mai complet posibil, nevoii unei societati de a-
si gestiona resursele materiale si financiare in vederea alocarii corecte a acestora, de a intocmi
situatii financiare care sa prezinte imaginea fidela a situatiei intreprinderii, oferind totodata
posibilitatea de a face analiza in detaliu in vederea fundamentarii ulterioare a deciziilor.

1.1. Principalele caracteristici ale sistemului

Siguranta – permite accesul in sistem numai pe baza drepturilor de acces atribuite, facind astfel

4
posibila eliminarea erorilor umane prin ingradirea posibilitatilor de acces, iar pe de alta parte
facind imposibil accesul neautorizat

Customizarea – posibilitatea de a configura sistemul dupa cerintele clientului. Avind in vedere

profilul de activitate precum si interesele diferite in urmarirea unuia sau a altuia dintre indicatorii
sintetici si analitici ai activitatii ce urmeaza a fi gestionata, sistemul pune la dispozitie un mod
stratificat de stocare a informatiilor, prin care pot fi realizate sectiuni in diverse directii si sensuri,
aceste sectiuni asigurind gruparea si centralizarea informatiilor in modul dorit de client.

Multicolectie – permite organizarea evidentei pe mai multe nivele ierarhice si consolidarea

acestora intr-o colectie de tip holding, pentru societatile cu filiale si sucursale. Pentru societatile cu
profil de contabilitate aceasta facilitate permite stocarea si gestionarea contabilitatii unui numar
variabil de firme intre care este posibil sa existe sau nu o legatura directa.

Multivaluta – sistemul permite lucrul simultan cu mai multe valute, asigurand astfel integritatea
tranzactiei originale. Pentru inregistrarile operate in alta moneda se asigura si conversia automata
la echivalentul in lei, pe baza cursului introdus in sistem. In acest mod exista si posibilitatea
obtinerii anumitor rapoarte direct in moneda in care inregistrarile au fost efectuate.

Profitabilitate - Odata ce o mare parte din activitatea de rutina este preluata de sistem puteti aloca
mult mai mult timp activitatilor de sinteza. Baza de date stocheaza toate informatiile de care aveti
nevoie pentru monitorizarea diferitilor indicatori. Informatiile centralizate, care astfel vor putea fi
pastrate active o perioada indelungata de timp, vor putea fi utilizate in scenarii de tip "what if"
pentru a putea evalua, in cunostinta de cauza, impactul pe care diferite decizii il pot avea asupra
rezultatului final.

Productivitate - GESTOC asigura cresterea productivitatii prin consolidarea intregii activitati intr-un
sistem automatizat si centralizat. Acesta este primul pas catre integrarea elementelor
componente ce graviteaza in jurul acestuia, precum si intregirea imaginii sistemului ca un tot
unitar.

Interconectarea – avind in vedere caracterul distribuit al informatiilor existente, precum si al

modulul in care acestea pot fi interceptate si introduse in sistem, s-a imaginat mecanismul de
replicare al datelor.
Prin acest mecanism este permisa interconectarea bazelor de date ale unitatii cu cele ale
subunitatilor. Agentul de conectare si transfer de date poate fi programat sa se activeze la cerere,
la un interval de timp, sau la o anumita ora.

Comunicatii – mecanismele traditionale de comunicare si schimb de informatii la nivelul bazei de

5
date cum ar fi fisierul transferat pe disketa sau CD-ROM sint dublate de mecanisme moderne de
tip internet, intranet si e-mail.

Administrare - consecinta a numarului mare de persoane care pot interactiona cu sistemul pe

toate nivelele, administratorului i se ofera posibilitatea configurarii drepturilor de acces la nivel de
grup de utilizatori. De asemenea este permisa definirea utilizatorilor si atasarea acestora la oricite
grupuri se considera necesar.

Detaliu - Sistemul este proiectat sa asigure urmarirea informatiilor la nivelul de detaliere de care
societatea are nevoie in atingerea scopurilor previzionate prin achizitionarea unui astfel de
platforme.

Trasabilitate - pentru a permite concentrarea si urmarirea cantitativa, calitativa si temporara a

informatiilor pe care fiecare utilizator le manipuleaza si permite stocarea acestora in fisiere
speciale.

Acuratete - Sistemul asigura folosirea unor concepte si entitati, oricit de complexe, intr-un mod cit
se poate de transparent si totodata sigur intre toate nivelele ierarhice.

Scalabilitate - Sistemul permite pe linga configurarea livrata la instalarea sistemului si definirea de

catre utilizator a altor parametri de urmarire si optimizare pentru a putea profita pe deplin de
avantajele oferite de configurarea hardware si platforma software existenta.

Upgradare – sistemul dispune de un mecanism intern de actualizare la versiunile superioare

precum si de mecanisme de auto download ale acestora din internet.

1.2. Tehnologia de realizare

Din punct de vedere tehnic, GESTOC este o aplicatie de retea realizata in tehnologie
client-server folosind motoare de baze de date relationale Sybase. Exploatind la maxim avantajele
introduse de aceasta tehnologie moderna sistemul devine independent de platforma de software
a serverului, acesta putind fi instalat pe sisteme de operare ca Windows NT, Windows 9x, Linux,
Unix, Novell.
Aplicatia client este proiectata pentru platforme de tip Windows motiv pentru care
beneficiaza de o interfata utilizator extrem de prietenoasa. In acest fel s-a cautat ca pentru acei
utilizatori care sint obisnuiti cu acest sistem de operare impactul de acomodare sa fie cit mai
redus.

6
1.3. Configuratie hardware minimala

Pentru server se recomanda o solutie hardware mai performanta :

- Procesor Pentium III la 600 MHz
- Memorie 256 Mb
- HDD 10 Gb
Pentru statiile de lucru solutia hardware poate fi simpla dar sa nu scada sub:
- Procesor Pentium II 300MHz
- Memorie 32Mb
- HDD 1Gb

1.4. Instalarea si administarea sistemului

Sistemul informatic este livrat pe CD-ROM si contine urmatoarea structura de directoare:

- ASA 704 - contine Serverul de baze de date Sybase
- GESTOC – contine programul de gestiune si fisierele aditionale necesare functionarii acestuia
- UTILITARE – contine diverse instrumente auxiliare
Pasi necesari pentru instalarea sistemului:
1. Se instaleaza baza de date lansind in executie setup.exe din directorul ASA 704 de pe CD-
ROM. Se vor alege optiunile implicite propuse de sistem.
2. Se copiaza directoarele GESTOC si UTILITARE pe calculator.
3. Se realizeaza un DSN numit Contifmare pentru Sybase SQL Anywhere 7.0.4 care sa pointeze
spre fisierul contif7.db din directorul DATABASE.
Acest lucru se face astfel:
- CONTROL PANEL ->ODBC Data Source-> Add in fereastra Create New Data Source se alege
Adaptive Server Anywhere 7.0 si cu dublu click se intra in fereastra SQL Anywhere ODBC
Configuration.
- In aceasta fereastra in cimpul “Data Source Name” se introduce Contifmare iar in fereastra
Database in campul Database File se va selecta cu Browse directorul DATABASE se alege
contif7.db.
Lansati aplicatia cu gestoc.exe din directorul GESTOC. User-ul si parola pentru conectare
sint petre respectiv petre.
Pentru administrare se lanseaza admin.exe din directorul UserAdmin cu user-ul admin si
parola admin.
Este recomandabil ca dupa instalarea sistemului aceste informatii implicite sa fie
modificate, dar intr-un loc sigur sa fie pastrate copii cu utilizatorii si parolele de acces, in special
pentru administrator.

7
CATA

Capitolul 2. STRUCTURA DE BAZA A SISTEMULUI

2.1. Elemente componente- scurta caracterizare

Sistemul este structurat pe module, conform structurii activitatilor din gestiunea

intreprinderii, fiecare modul avand posibilitatea de a functiona separat sau integrat, pe baza
configurarilor existente in sistem pentru fiecare utilizator:

 Gestiunea stocurilor
 Aprovizionare
 Desfacere
 Incasari si plati

Pentru o mai buna intelegere a functionalitatii sistemului, vom face o succinta detaliere a
modulelor generale prezentate mai sus, urmand ca in capitolele urmatoare sa le tratam separat.

2.1.a Gestiunea stocurilor

 Evidenta cantitativ valorica a articolelor de stoc in moneda de baza cat si in alta moneda de
raportare (USD, EURO, etc) cu respectarea cursului istoric;
 Modalitatea de descarcare a stocului este automata cu posibilitatea de a fi stabilita la alegere
din cele trei metode folosite: FIFO, LIFO, CMP, cu respectarea costului istoric in moneda de
baza sau alta valuta de raportare;
 Evidenta stoc in regim on-line cu actualizarea stocului dupa fiecare miscare;
 Evidenta cantitativ valorica a stocurilor pe mai multe gestiuni si in cadrul gestiunii pe locatii;
 Evidenta cantitativ valorica a stocurilor pe gestiuni de tip en-gross si en-detail;
 Evidenta stocurilor in gestiuni proprii cat si in gestiuni de natura in si din consignatie;
 Calcul automat al pretului de achizitie in cazul in care marfa este din import (include taxe
vamale, comision vamal, accize, TVA si alte taxe conform DVI)

8
 Evidenta articolelor de stoc poate fi posibila in UM standard sau alte unitati de masura
determinate de forma de ambalare, cu posibilitatea raportarii la UM standard pe baza unor
factori de conversie determinati;
 Evidenta stocurilor pe furnizori;
 Posibilitatea urmaririi articolelor de stoc pe loturi interne
 Evidenta stocuri pe grupe si categorii de produse;
 Posibilitatea de a stabili pretul de vanzare la nivel de articol;
 Situatii referitoare stocuri: intrari, iesiri, fisa produs etc., stocuri de siguranta si stocuri fara
miscare;
 Posibilitatea de a construi diverse rapoarte pe baza mai multor criterii de selectie.

2.1.b Aprovizionare

 Evidenta furnizorilor interni de materii prime, marfuri, materiale si de servicii pe baza de facturi
fiscale, avize de expeditie, chitante, bonuri fiscale, etc;
 Evidenta furnizori externi de materii prime, marfuri, materiale si de servicii in functie de
conditiile de livrare CIF, FOB, etc, cu urmarirea acestora in valuta si lei pe baza cursului
valutar de referinta; calcul automat al taxelor vamale, comisionului vamal, TVA, accize,
transport, etc;
 Evidenta comenzilor catre furnizori cu urmarire pe contracte;
 Evidenta avize de expeditie cu urmarirea marfurilor nefacturate;
 Posibilitatea urmaririi pe contracte a furnizorilor de materiale si servicii;
 Evidenta platilor conform scadentei pentru fiecare furnizor si factura;
 Evidenta NIR-uri care se intocmesc si se tiparesc automat pe baza facturii sau avizului de
expeditie;
 Stabilirea si contabilizarea diferentelor de curs pentru platile furnizorilor in valuta;
 Posibilitatea reevaluarii automate pe o perioada a soldurilor in valuta cu stabilirea diferentelor
de curs favorabile sau nefavorabile pentru fiecare factura;
 Jurnal de cumparari conform legislatiei in vigoare;
 Rapoarte predefinite privind balanta furnizori, solduri pe vechime,
 Posibilitatea de a construi diverse rapoarte pe baza mai multor criterii de selectie.

2.1.c Desfacere

 Activitatea de desfacere organizata in sistem en-gross si en-detail;

 Evidenta clientilor interni de materii prime, marfuri, materiale si de servicii pe baza de facturi
fiscale, avixe de expeditie, chitante, bonuri fiscale, etc.

9
 Evidenta clienti externi de marfuri si servicii, cu urmarirea acestora in valuta si lei pe baza
cursului valutar de referinta;
 Evidenta comenzilor catre clienti cu urmarire pe contracte;
 Evidenta vanzari si incasari pe comisionari si agenti de vanzari, cu posibilitatea de a accesa
sistemul si de la distanta;
 Evidenta oferte si liste de pret;
 Posibilitatea de a stabili discount procentual la nivel de client;
 Evidenta incasarilor conform scadentei pentru fiecare furnizor si factura;
 Tiparire automata de facturi fiscale si avize din sistem;
 Stabilirea si contabilizarea diferentelor de curs pentru incasarile clientilor in valuta;
 Posibilitatea reevaluarii automate pe o perioada a soldurilor in valuta cu stabilirea diferentelor
de curs favorabile sau nefavorabile pentru fiecare factura;
 Jurnal de vanzari conform legislatiei in vigoare;
 Rapoarte predefinite privind balanta clienti, solduri pe vechime;
 Posibilitatea de a construi diverse rapoarte pe baza mai multor criterii de selectie.

2.1.d Incasari si plati

 Evidenta Registru de casa, Extras de banca in lei si valuta;

 Evidenta incasari si plati cu urmarire pe facturi;
 Evidenta incasari si plati in valuta cu stabilirea diferentelor de curs aferente;
 Evidenta altor crente si datorii pe baza documentelor care le-au generat;
 Evidenta compensari;
 Urmarire avansuri furnizori si clienti cu posibilitatea inchiderii ulterioare a acestora cu facturile
la care se refera - in lei sau in valuta;
 Urmarire deconturi de avans catre salariati nominal;
 Reevaluarea periodica a soldurilor in valuta conform cursului de referinta;

10
Capitolul 3. PREZENTARE MENIURI

3.1. Meniul principal

Structura meniului principal al sistemului GESTOC este urmatoarea:

A OPERATII SISTEM
1.Setare imprimanta
2.Listare rapoarte
3.Configurare aplicatie
4.Macro-uri
5.Schimbare colectie
6.Terminare aplicatie

B EDITARE

C DOCUMENTE
1.Intrari
2.Iesiri
3.Incasari si plati
4.Stocuri
5.Contracte
6.Oferte de preturi
7.Documente necontate

D PRELUCRARI
1.Inchidere luna
2.Revenire la luna precedenta
3.Salvare date
4.Restaurare date
5.Prelucrare stoc
6.Calcul marfa in consignatie
7.Stocul la o data anume

11
 8.Facturi emise si netiparite
9.Generare facturi de service

E NOMENCLATOARE
1.Firme
2.Produse/materiale
3.Gestiuni
4.Tipuri de documente
5.Scheme de contare
6.Operatii descarcare stoc
7.Repartitori
8.Planul de conturi
9.Centre de cost/profit
10.Dosare de facturi
11.Comisionari
12.Banci
13.Persoane
14.Valute
15.Judete

F HELP
1. Ajutor
2. Asistent
3. Despre aplicatie

Modul de introducere a informatiilor in aceste module cat si functionalitatea acestora, se

vor trata detaliat in cele ce urmeaza.

12
3.1.A OPERATII SISTEM

Primul meniu din program este “Operatii sistem”. Cu ajutorul optiunilor din acest meniu
vom configura aplicatia sa lucreze cu modulele dorite de utilizator, vom atribui o imprimanta
pentru listare rapoarte. Tot in acest meniu se gasesc rapoartele existente in sistem de unde vom
culege informatii despre documentele si inregistrarile introduse.
Desfasurarea optiunilor in cadrul acestui meniu este urmatoarea:

1. Setare imprimanta
2. Listare rapoarte
3. Configurare aplicatie
4. Administrare
5. Macro-uri
6. Schimbare colectie
7. Terminare aplicatie

A.1 Setare imprimanta

Este optiunea cu ajutorul careia putem defini o imprimanta implicita la care sa putem lista
ori de cate ori dorim diverse rapoarte, documente etc. din program. Setarea imprimantei se va
face exact ca in sistemul de operare Windows: se va alege din lista de imprimante instalate pe
computer una pe care o vom configura ca imprimanta implicita.

A.2 Listare rapoarte

Cu ajutorul acestei optiuni accesam meniul “Rapoarte”. Accesul la rapoarte se poate face
si apasand <Ctrl>+<P> din machetele de introducere documente, nomenclatoare etc. In acel
moment sistemul sesiseaza modulul in care se afla utilizatorul si se pozitioneaza direct pe
rapoartele care se refera la modulul si macheta in care ne aflam.
Rapoartele definite in sistem sunt structurate pe: documente, stocuri, nomenclatoare.
Fiecare raport are posibilitatea de a se lista la imprimanta, pe ecran, export in format Excel sau
Acrobat Reader. Optiunile cu ajutorul carora se poate realiza acest lucru se afla in dreapta
machetei de rapoarte in Listare : - pe ecran
- la imprimanta

13
 - format Excel
- format Acrobat Reader
Daca societatea respectiva doreste sa tipareasca antetul pe rapoarte, va avea
posibilitatea aceasta prin alegerea si selectarea acestuia la centru, in dreapta, etc. aranjarea in
pagina se va face cu ajutorul optiunii : Tiparesc antet (fig. 1). Initial, aceasta optiune este inactiva.
Pentru a se activa aceasta optiune in program va trebui in prealabil sa existe in directorul
GESTOC un fisier care sa contina antetul societatii, sa se numeasca “antet” si sa aiba una din
extensiile urmatoare: “gif”, “jpg” sau “bmp”.

Fig. 1
Daca se doreste listarea raportului la imprimanta setata implicit – setarea se face conform
punctului A1, se va alege optiunea corespunzatoare cu posibilitatea de a selecta si numarul
paginii de inceput si sfarsit in cazul in care nu se doreste listarea intregului raport. Daca doriti
selectarea altei imprimante decat cea implicita in momentul in care va aflati in Rapoarte, se va
accesa butonul din dreapta sus Setare imprimanta se va selecta intati imprimanta dorita dupa
care se va lista raportul.
Pentru exportul rapoartelor in format Excel, se va selecta optiunea respectiva, dupa care
va trebui sa delimitam locatia si numele fisierului pe care il vom exporta.
Daca se doreste listarea raportului in format “pdf” se va alege optiunea listare raport in
format Acrobat Reader. Pentru a se reliza tiparirea in acest gen de format, este necesara
instalarea programului Acrobat Reader. Se va instala in Windows o imprimanta de tip PDF995.

14
Componenta lista rapoarte:

Documente

Intrari - Comenzi furnizori

- Documente fiscale
- Documente de stoc
Iesiri - Comenzi clienti
- Documente fiscale
- Documente de stoc
Incasari - Incasari
si plati - Plati
- Registrul de casa, extras de banca
- Situatia partenerilor
- Balanta parteneri
Contracte
Documente necontate
Contari la documente intr-o perioada

Stocuri

Stocul actual cantitativ

Situatia generala a stocurilor
Intrari produse/materiale intr-o perioada
Iesiri produse/materiale intr-o perioada
Fisa unui produs/material
Inventarieri
Stocul la o data anume
Stocuri aflate sub cantitatea minima de stoc
Stocul actual pe furnizori
Repartitia produselor pe gestiuni
Oferta de preturi
Diferente de pret
Marfa nefacturata
Stoc de marfa expirata

Centre de cost
Centre de profit
Comisionari

Nomenclatoare

Firme
Produse/materiale
Gestiuni
Tipuri de documente
Scheme de contare
Banci
Persoane
Valute
Judete

15
A.3. Configurare aplicatie

Acest modul este folosit pentru configurarea sistemului in functie de cerintele si

necesitatile clientului. Acest lucru se face o singura data la instalarea programului sau la crearea
unei noi colectii.
Accesand din meniu Operatii sistem / Configurare sistem vom ajunge intr-o macheta de
tipul celei de mai jos fig. 2.
Vom completa informatiile in primele doua ferestre respectiv : Detalii colectie si Setari
initiale. Celelate doua ferestre adica Setari mediu de lucru si Setari program vor fi inactive, fiind
rezervate pentru diverse setari ce pot fi efectuate doar de reprezentantii firmei Softeh Plus SRL.
Luna si anul reprezinta informatii cu privire la luna si anul la care se afla sistemul din
punct de vedere contabil.
In prima fereastra Detalii colectie se vor completa informatii generale referitoare la
societate respectiv: denumire, nr. Registru Comertului, adresa. Cod fiscal etc.
Campurile Nr.factura, Nr.NIR, Nr.NT reprezinta contoare interne ale sistemului pentru
alocare automata de numere interne pentru documentele fiscale tiparite. Este posibila
recalcularea acestor numere la un moment dat prin accesarea acestor butoane.
In partea machetei de configurare campurile referitoare la Front office – facturare online –
se va declara numarul de zile de depasire a scadentei in care sistemul atentioneaza utilizatorul
care factureaza catre clientii care nu au achitat facturile in termenul scadent. Daca exista o limita
de credit a facturilor neachitate se va trece suma in campul aferent, astfel incat pe baza
informatiilor introduse in campul numarul trei dupa un numar de zile de depasire a scadentei si la
o anumita valoare – campul patru – acestui client care nu si-a achitata facturile sa nu I se mai
poata factura nimic pana nu achita datoria pana la concurenta limitei de credit.
Informatiile introduse se vor salva cu ajutorul functiei corespunzatoare Salveaza.
Fig. 2

16
 Configurarea propriu-zisa sistemului se va face in fereastra a doua respectiv Setari initiale
(fig. 3).
Fig. 3

17
 Vom explica functionalitatea campurilor din macheta in cele ce urmeaza.
“Cod colectie” – este un numar care se atribuie unei colectii aferente unei unitati. Daca
societatea are mai multe unitati, vom crea mai multe colectii carora le vom atribui cate un numar.
“Procent TVA impus” – se va trece procentul de TVA implicit – 19%, 0% etc. Acest
procent este cel propus de sistem la introducerea de documente, cu posibilitatea de a fi modificat
acolo unde este cazul.
“Urmarire stocuri in alta valuta” – daca aceasta fereastra nu este activa evidenta valorica
a stocurilor si miscarilor de stoc se va face numai in lei. Activarea acestei ferestre conduce la
posibilitatea de a urmari evidenta valorica a stocurilor si in alta valuta decat ROL. Se va declara
moneda in care doresc evidenta suplimentara a stocurilor ex. EURO. Aceasta presupune
introducerea informatiei referitoare la moneda pentru intrarile de stoc din orice sursa. Sistemul
propune cursul din data operatiei introdus in sistem pentru acea zi cu posibilitatea de a-l modifica.

18
Descarcarea valorica a stocului se va face automat pe baza metodei de descarcare folosita, cu
respectarea cursului istoric. Rapoartele de stoc vor putea fi obtinute in moneda de baza cat si in
valuta declarata.
“Data scadenta la …. zile de la data emiterii facturii” - data scadenta stabilita de societate
pentru facturile emise. In functie de aceasta data sistemul poate calcula automat data ultimei zile
pentru incasare si sa ordoneze facturile neincasate dupa vechime.
“Tip prelucrare stoc” – se va alege metoda de descarcare a stocului folosita de societate
FIFO, LIFO sau CMP.
“Se lucreaza numai cu stocuri pozitive” – exista doua posibilitati de lucru cu stocurile:
 se pot face vanzari din stoc fara afisarea stocului real la data iesirii, cu posibilitatea de
a se regla pana la inchiderea lunii;
 afisarea stocului se face online, actualizandu-se dupa fiecare operatie efectuata; nu
se pot face iesiri daca nu exista stoc real.
“Urmarire vanzari in valuta” – toate documentele de vanzare se vor putea urmari si in
valuta (altele decat facturile de export). Declararea valutei se va face pe fiecare document de
iesire, cu posibilitatea de a tipari rapoartele si in valuta declarata cu stabilirea diferentelor de curs
intre data facturii si data platii.
“Urmarire achizitii in valuta” – toate documentele de intrare se vor putea urmari si in
valuta (altele decat facturile de import). Declararea valutei dorite se va face pe fiecare document
de intrare iar urmarirea datoriilor interne se va face si in valuta, cu detalierea diferentelor de curs
stabilite intre data facturii si data platii.
“Cu unitati de masura derivate” – evidenta stocurilor se poate face in UM conventionala
cat si in forma de ambalare a acestuia. Afisarea totala a cantitatilor se va face in UM
conventionala prin totalizare pe baza unor factori de conversie definiti din forma de ambalare in
UM conventionala.
“Cu locatii de gestiune” – posibilitatea de a urmari evidenta stocurilor pe locatii in cadrul
unei gestiuni, depozit. Rapoartele de stoc vor fi detaliate pe locatii in cadrul unei gestiuni.
“Cu confirmare marfa la iesirea din gestiune” - iesirea din stoc a unui produs se va face
numai cu confirmare de iesire.
“Cu grupe de produse” – stabilirea unor categorii de produse si gruparea articolelor de
stoc pe aceste categorii declarate. Posibilitate de astabili preturi de vanzare – oferte de pret pe
categorii de produse.
“Cu discount pe grupe de produse” – se pot stabili diverse discounturi pentru grupele de
produse existente.
“Platitor de accize” – calcularea automata a accizelor la nivel de produs. Raport de accize
in vederea stabilirii sumelor de plata la finele lunii.
“Tip utilizator” – se configureaza in cadrul programului modulele cu care se lucreaza.
“Fac referire in document la UM de baza” – pe documentele emise cantitatea va fi
convertita automat in UM conventionala, chiar daca forma de ambalare este diferita.

19
 “Numar de zecimale la cantitati” – informatia din documente privind “cantitate” de pe
documente poate fi cu sau fara zecimale ( una, doua sau mai multe zecimale sau nici una).
“Definesc puncte de lucru la clienti” – posibilitatea de a livra marfa catre clienti la diferite
puncte de desfacere. Se declara aceste puncte de desfacere ca si puncte de lucru la clientul
respectiv.
“Imprimanta cu facturier” – imprimanta setata numai pentru tiparire facturi emise pe
formular de factura tipizat
“Imprimanta cu avize” – imprimanta setata numai pentru tiparire avize de expeditie emise
pe formular de aviz tipizat
“Aplicatie conectata la distanta” – se va declara daca este posibila si conectarea de la
distanta. In cazul in care se doreste acest lucru statiile vor apela online baza de date a sediului.
“Cod produs prioritar fata de denumire produs” – ordonarea implicita a nomenclatoarelor
de stoc dupa una din cele doua variabile cod sau denumire.
In cele ce urmeaza vom explica optiunile existente in cadrul functiei Legaturi. Optiunile
componente ale acestei functii din macheta de Configurare aplicatie sunt urmatoarele(fig.4).

Fig. 4

Vom detalia in cele ce urmeaza functionalitatea fiecarei optiuni.

Ruleaza FXP – optiune care este folosita pentru rularea unor programe externe ca:
update-uri, alte programe care sunt necesare pentru modificarea structurii sistemului, etc. Se va
alege conform machetei calea catre fisierul cu extensia “fxp” pe care va trebui sa il rulam.
Resetare drepturi utilizatori – aceasta operatie anuleaza drepturile setate ale utilizatorilor,
si aduce sistemul la starea initiala de la instalare
Resetare scheme de contare – anuleaza schemele de contare existente in sistem
aducandu-le la starea initiala de la instalare
Restaurare prelucrare stoc – restaureaza ultima prelucrare de stoc in cazul in care in
timpul rularii acestei proceduri s-a intamplat ceva care a determinat intreruperea ei
Restaurare inventar – restaureaza inventarierea stocului in cazul in care aceasta
operatiune nu s-a incheiat cu succes din diverse cauze.

20
 Data pana la care e prelucrat stocul – informatie referitoare la data ultimei prelucrari a
stocului. Pentru situatii in care se doreste reprelucrarea stocului la o anume data se va devansa
data afisata de catre sistem si se va rula din nou procedura de prelucrare stoc. De exemplu daca
sistemul se afla la luna martie si data ultimei prelucrari afisate de sistem in aceasta fereastra este
25.03.2003 se poate schimba data in 25.02.2003 si in acest fel sistemul va relua prelucrarea de
stoc incepand de la data de 25.02.2003 pana la zi.
Explicatia implicita pe factura generata – cu ajutorul acestei optiuni se determina
componenta textului implicit care trebuie sa apara pe o factura emisa automat. Daca se doreste
modificarea textului implicit, vom realiza acest lucru in ecranul de tiparire factura.
In dreapta machetei prezentate in fig. 38 exista doua optiuni si anume Adaugare colectie
si Stergere colectie.
Cu ajutorul optiunii Adaugare colectie, se mai poate adauga inca o colectie pe care o vom
folosi fie pentru un punct de lucru din cadrul unei societati, fie pentru o alta societate. Accesand
aceasta optiune vom deschide o macheta de felul celei din fig. 4a.

Fig. 4a
In campul Colectie vom introduce un numar de identificare pe care il vom atribui acestei
colectii de regula in ordine cronologica. Daca exista o colectie unica cu numarul 1 a doua va fi
numarul 2.
In campul Colectia nomenclatoarelor se va introduce numarul aferent colectiei de la care
dorim sa folosim modulul de nomenclatoare. De exemplu: daca dorim ca si colectia numarul 2 sa
foloseasca acelasi modul de nomenclatoare de la colectia 1 adica: aceleasi firme, produse,
gestiuni, scheme de contare, etc. se va introduce numarul colectiei 1. In acest caz sistemul va
lucra cu nomenclatoarele colectiei 1 si nu mai este nevoie sa se introduca din nou informatii in
modulul de nomenclatoare din sistem. Daca se doreste ca aceasta colectie sa foloseasca alt
nomenclator de firme, produse, gestiuni, etc. se va introduce numarul aferent colectiei nou create.
In acest caz, toate informatiile legate de firme, produse, gestiuni etc. se vor introduce din nou,
independent de datele din colectia numarul 1.
In campul din Perioada de start se vor introduce anul si luna curenta de la care se
doreste inceperea lucrului in sistem.

21
Observatie: Daca sistemul este integrat cu sistemul Contif, vor trebui create in acelasi mod
colectiile necesare si in Contif si care vor trebui obligatoriu sa aiba acelasi numar de colectie si
acelasi numar la Colectia de nomenclatoare.
Cu ajutorul optiunii Stergere colectie, se poate sterge o colectie pe care n-o mai folosim
nici pentru introducerea de noi date si nici pentru interogarea datelor pe care le-am introdus deja.
Aceasta operatie este de dorit sa se faca numai in situatia in care este sigur ca nu mai aveti
nevoie de datele existente. Accesand aceasta optiune se va selecta din macheta din fig. 4b
colectia pe care dorim sa o stergem si se va apasa butonul Selecteaza.

Fig. 4b
Stergerea colectiei se va face numai dupa ce la mesajul de atentionare din fig. 4c se
raspunde afirmativ.

Fig. 4c
Asa cum reiese si din mesajul afisat de sistem, odata sterse datele introduse in colectia
respectiva nu mai pot fi recuperate. De aceea aceasta operatie se va face cu deosebita atentie.

22
A.4. Administrare

In acest modul se vor configura utilizatorii care urmeaza sa lucreze in program si

drepturile acestora pe anumite module din sistem in functie de cum este organizata activitatea
societatii.
Optiunile existente in cadrul modului sunt cele afisate in figura de mai sus respectiv:
Utilizatori , Tablou de bord, Salvare baza de date, Import date.

A.4.a) Utilizatori

23
 Pentru configurarea utilizatorilor si drepturilor acestora se va folosi aceasta optiune. La
intrarea in modul sistemul va afisa o lista a utilizatorilor ca cea de mai jos. In cazul in care nu
exista nici un utilizator creat lista va fi goala.

Vom folosi functiile din josul ecranului in functie de ce operatie dorim sa efectuam
respectiv, modificare, adaugare, stergere etc – vezi capitolul 4.
Pentru adaugarea unui utilizator nou vom folosi functia Adauga moment in care se va
deschide macheta de introducere ca in figura de mai jos:

24
 Asa cum reiese din imagine se va introduce numele persoanei in clar, numele care va fi
afisat la intrarea in sistem si parola de intrare. Persoana care este administrator de retea sau de
sistem va avea si drept de administrare utilizatori deci vom activa bifa din dreptul acestei optiuni.
In partea de jos a machetei se afla un camp in care se pot introduce in functie de
categoriile de firme cu care lucreaza utilizatorul informatii cu privire la restrictiile pe anumite firme:
de exemplu daca in sistem sunt doua categorii de firme respectiv S,D (prima litera cu care incepe
codul firmei) se poate configura ca acest utilizator sa lucreze cu toate firmele – ca in amaginea de
mai sus si in acest caz utilizatorul va avea acces pe toate codurile de firma existente in sistem.
Daca este de dorit sa nu aiba acces decat pe firmele de tip S, atunci se va dezactiva bifa din
dreptul campului moment in care fereastra inactiva de culoare gri va deveni activa si se va scrie in
aceasta casuta litera S acest lucru insemnand ca utilizatorul respectiv are acces doar pe firmele
al caror cod incepe cu S.
Daca dorim ca acest utilizator sa nu mai fie activ pe o perioada de timp se va activa bifa
din campul Blocat, urmand ca apoi sa-l deblocam in momentul in care dorim sa-l reactivam in
sistem.
In ferestra “Detalii” se vor declara drepturile utilizatorului in sistem conform atributiilor
acestora.

25
 Asa cum reiese din figura se pot declara drepturi de vizualizare si editare sau pentru
fiecare in parte separat, in functie de modulele existente in sistem in urma configuraraii acestuia.
Se vor declara aceste drepturi conform atributiilor fiecarui utilizator dupa care se vor salva
informatiile introduse.
La intrarea in sistem utilizatorul va intra cu numele si parola sa, urmand sa aiba unele
optiuni din sistem active sau inactive, in functie de drepturile introduse.

A.4.b) Tablou de bord

26
 Ofera informatii cu privire la numarul de utilizatori conectati la un moment dat, cu privire la
numarul versiunii bazei de date.

A.4.c) Salvare baza de date

Prin aceasta optiune administratorul de sistem va salva baza de date a sistemului la un

moment dat. Se va alege calea directorului in care se va face backup-ul bazei de date pentru
siguranta informatiilor introduse in sistem.

A.4.d) Import date

Este optiunea prin care se pot prelua date introduse in versiunea Gestoc DOS la trecerea
in sistemul Gestoc WINDOWS.

A.5. Macro-uri

27
Fig. 5
Macro-urile sunt instrumente de lucru care pot usura munca utilizatorului in vederea
inregistrarii datelor care au caracter repetitiv.
In cazul in care exista o serie de operatii similare din punct de vedere al inregistrarii
informatiilor in diverse module din sistem, vom putea determina cate un macro pentru fiecare tip
de operatie.
Sa presupunem ca dorim sa inregistram un macro pentru introducerea bonurilor fiscale
de benzina. Astfel, ori de cate ori vom introduce acest document in sistem ne putem folosi de
macro-ul creat pentru acesta.
Vom exemplifica in cele ce urmeaza crearea unui macro pentru bonuri fiscale de benzina.
Pentru a realiza un macro va trebui sa parcurgem urmatoarele etape:
Etapa 1 : vom accesa optiunea Inregistrare macro din Configurare aplicatie / Macro-uri. In
macheta de definire a macro-ului vom inregistra conform figurii de mai jos denumirea acestuia si
vom atribui acestui macro si o cheie(scurtatura) prin care vom accesa macro-ul respectiv. Asa
cum se vede in figura 6 am definit macro-ul pentru Bonuri de benzina care se va apela cu ajutorul
tastelor Ctrl+B.

Fig. 6
In momentul in care vom apasa OK vom inregistra in cadrul macro-ului definit o serie de
operatii cu caracter general privind inregistrarea bonurilor de benzina. In momentul in care macro-
ul inregistreaza operatiile in dreapta machetei de program va aparea un mesaj de felul celui din
figura 7.

28
Fig. 7
In acest moment vom parcurge etapele de inregistrare a unui bon fiscal de benzina in
sistem conform procedurii explicate in cadrul capitolului C.1.3.2. Documente/Intrari/Bonuri fiscale.
Toate operatiile efectuate de catre utilizator vor fi inregistrate exact asa cum le inregistram acum
in cadrul macro-ului.
IMPORTANT: Inregistrarile din cadrul macro-ului se vor efectua numai cu ajutorul
tastelor, fara a folosi mouse-ul! Altfel macro-ul introdus nu va fi functional!
Deci vom accesa din meniu Documente/Intrari/Fiscale/Bonuri fiscale. Vom folosi in
continuare functia Adauga moment in care se va deschide macheta de introducere bonuri.
Introducem informatiile la modul cel mai general in antet document astfel: vom introduce un
numar generic pentru ca documentul are un alt numar de fiecare data. Data va fi data sistemului
pentru ca de fiecare data este alta deci se va modifica ulterior. Ca furnizor vom alege din lista
SDIV – furnizori diversi si la denumire vom trece in clar numele furnizorului de benzina de ex.
SNP Petrom. Vom debifa campul Documentul tine loc si de aviz pentru ca nu avem nevoie de
gestiune, pentru ca vom introduce toate pozitiile ca servicii. Daca exista un contract vom selecta
din lista numarul acestuia.
Dupa introducerea informatiilor din antet vom trece la inregistrarea celor doua pozitii care
pot exista pe un bon de benzina: benzina cu TVA 19% si taxa de drum cu TVA 0% stiut fiind faptul
ca aceasta se contabilizeaza separat in Jurnalul de cumparari.

Fig. 8

29
 Folosind functia Adaugare pozitie – capitolul 4, vom inregistra prima pozitie ca serviciu de
Taxa de drum cu TVA 0%. A doua pozitie Benzina se va introduce tot ca serviciu iar la valoare
totala pe pozitie se va trece valoarea rezultata din scaderea taxei de drum din total bon.
Etapa a 2a: Dupa introducerea acestor informatii in cadrul macro-ului va trebui sa salvam
inregistrarile. Vom accesa din Configurare aplicatie / Macro / Salvare macro dupa care vom tasta
Alt + F10 pentru inchiderea macro-ului. In acest moment macro-ul este salvat si se poate accesa
folosind cheia de apelare declarata in macheta de definere macro.
Etapa a 3a: Lansarea macro-ului se va face astfel: ne vom pozitiona in modulul in care
dorim sa inregistram informatiile cu ajutorul macro-ului si vom folosi cheia de apelare declarata in
macheta de definere macro; in exemplul prezentat tastand Ctrl+B sistemul va repeta toate
operatiile pe care le-am inregistrat in macro.
Se pot inregistra mai multe macro-uri pentru diverse operatii predefinite, care necesita
obligatoriu parcurgerea acelorasi etape pentru introducerea informatiilor intr-un modul. Pentru
inregistrarea urmatoarelor macro-uri se vor parcurge aceleasi etape de inregistrare folosind
bineinteles alte chei de apelare si alte denumiri pentru macro-urile nou create.

A.6. Schimbare colectie/utilizator

In cazul in care exista mai multe colectii in sistem, cu ajutorul acestei optiuni se poate
schimba colectia in care se vor introduce datele fara a iesi din program. Se va selecta din lista
colectia in care dorim sa operam si se va accesa butonul selecteaza, moment in care sistemul va
trece in mod de lucru pe colectia selectata.

A.7. Terminare aplicatie

Optiunea Terminare aplicatie se va folosi pentru iesirea din program. Accesam optiunea
din Configurare aplicatie / Terminare program sau tastam Alt+F4 in momentul in care dorim
iesirea din program.

30
3.1.B. EDITARE

Optiunile pe care sistemul le include in acest meniu, sunt asemanatoare cu cele din
Windows cu care utilizatorii s-au obisnuit deja, instrumente de lucru care sa faca mai usoara si
mai rapida operarea de date in sistem.
Aceste optiuni pot fi folosite in diverse situatii de catre utilizator.
Fig. 9

31
 Rolul si functionalitatea acestor optiuni asa cum reiese si din fig. 9 a este intuitiv asa ca
nu vom insista cu descrierea acestora.
In afara de functiile Undo(Ctrl+Z), Redo(Ctrl+R), Cut(Ctrl+X), Copy(Ctrl+C), Paste
(Ctrl+V), Select All(Ctrl+A) a caror functionalitate este deja cunoscuta, in acest modul se mai
regasesc si optiunile cu ajutorul carora cautam o inregistrare anume intr-o lista respectiv Cauta
(Ctrl+F), Repeta cautarea(Ctrl+G).
Optiunea Improspatare date F5 este echivalentul functiei Refresh si se foloseste de cate
ori consideram ca este necesara.
Calculator F9 este instrumentul cu ajutorul caruia putem calcula diverse sume in
momentul operarii documentelor. Din orice macheta apasand F9 vom avea acces la calculator cu
posibilitatea de a prelua rezultatul calculelor facute intr-un camp numeric in sistem. De exemplu
daca dorim sa calculam o suma fara TVA pe care dorim sa o scriem intr-un camp anume, vom
apasa F9 vom calcula pe calculatorul din sistem. Rezultatul calculelor va fi copiat in sistem daca
se apasa Esc pentru iesirea din calculator iar in cadrul machetei in care ne aflam in campul in
care dorim sa copiem suma vom apasa Ctrl+F9.

3.1.C DOCUMENTE

In meniul de documente se vor introduce toate inregistrarile care au la baza un document.

Structura meniului este determinata de categoria documentului, respectiv de intrare, de iesire, de
stoc, etc. si cuprinde urmatoarele:

32
 1. Intrari
2. Iesiri
3. Incasari si plati
4. Stocuri
5. Contracte
6. Oferte de preturi
7. Documente necontate

C.1. Documente - Intrari

Asa cum se poate vedea in figura de mai jos (fig. 39), in submeniul Intrari sistemul
grupeaza documentele in: comenzi catre furnizori, avize de expeditie de la furnizori, documente
fiscale – facturi si bonuri - si alte documente de incarcare stoc.

Fig. 10

C.1.1. Comenzi catre furnizori

Optiune activa doar daca sistemul este configurat sa lucreze cu comenzi. Modulul de
comenzi catre furnizori gestioneaza comenzile catre furnizori, cu urmarire pe contracte sau nu –
dupa caz.
Daca exista un contract cu furnizorul, se vor introduce comenzile catre furnizor cu
posibilitatea de a urmari cu ajutorul rapoartelor toate comenzile, marfa livrata pe comenzi, marfa

33
ramasa nelivrata, etc. Aceste rapoarte se pot accesa fie din meniul principal accesand Operatii
speciale / Listare rapoarte/ Documente / Intrari/ Comenzi, fie tastand <CTRL> + <P> direct de pe
macheta de comenzi.
Pentru adaugarea unei comenzi accesam din meniu Documente/Intrari/Comenzi. In
continuare, vom folosi functia de adaugare conform explicatiilor de la capitolul 4 Functii de
operare. Macheta de introducere comenzi este cea din fig. 11.

Fig. 11
Se vor completa campurile “Numar”, ”Data” cu numarul si data la care facem comanda.
Se alege furnizorul din nomenclator folosind functiile Vizualizeaza si Selecteaza (capitolul 4 -
Functii speciale – 4.3.a, 4.3.i). Daca furnizorul la care dorim sa facem comanda nu exista in lista
de nomenclatoare vom putea sa-l adaugam folosind functia “Adauga” din macheta de
nomenclatoare firme.
In campul “Contract” avem posibilitatea de a atasa comanda unui anumit contract, caz in
care daca exista il vom alege din lista sau daca nu exista vom putea adauga un contract nou din
lista de contracte. Daca nu se doreste inscrierea comenzii intr-un contract, nu vom completa
nimic in acel camp.
Campul urmator “Centru de cost” – se va atasa din lista un centru de cost. Daca nu exista
se va adauga un nou centru de cost. In cazul in care nu dorim urmarirea pe centre de cost nu se
va completa nimic in acel camp.

34
 In acest caz am completat informatiile legate de antetul documentului. Pentru
introducerea pozitiilor de marfa vom folosi functiile adaugare pozitie in cadrul documentului din
dreapta machetei.(capitolul 4 – functii speciale 4.3.f.).
In campul rezervat pentru Observatii se pot trece diverse expresii sugestive sau de
atentionare, care nu se vor putea tipari pe document.
In acest moment macheta de introducere a pozitiilor din document va arata ca in fig. 12.

Fig. 12
Se vor introduce : Produsul - se va alege din lista produsul dorit cu ajutorul functiei
vizualizare. Pentru restrangerea listei de vizualizare vom aplica expresiile explicate la capitolul 4 –
4.3.a. Daca produsul cautat nu exista in nomenclatorul de produse vom adauga un nou produs
folosind functia de adaugare in nomenclator dupa modelul de la capitolul 4. Daca exista vom
selecta din nomenclator produsul cautat. In campul UM se va introduce din lista de unitati de
masura a produsului fie unitatea de masura conventionala, fie forma de ambalare – UM derivata.
Se vor completa apoi cantitaea si pretul la care se va face comanda. Comanda este document
care nu introduce marfa in stoc, acest lucru fiind posibil doar in urma transformarii acesteia in aviz
de intrare. Din acest motiv acest document nici nu necesita efectuarea unei note contabile.
Daca comanda are mai multe linii se va proceda pentru fiecare linie la fel.
Dupa ce au fost introduse toate liniile din comanda, se va salva inregistrarea folosind
optiunea Salveaza.

35
 Butonul de Legaturi are functionalitati distincte determinate de macheta in care
inregistram un document.
Daca la nivel de detalii produs – se apasa pe butonul Legaturi vom avea posibilitatea de a
avea acces rapid la rapoarte, detalii produs din nomenclator sau lista comenzi de la furnizor.
Daca apasam acelasi buton la nivel de antet de document, vom avea posibilitatea de a
accesa rapid rapoarte comenzi, detalii furnizor din nomenclatoare sau detalii contracte.
Daca se doreste modificarea unei comenzi se vor respecta indicatiile de la capitolul 4 –
functiile modifica la nivel de antet si pozitie document.
Apasand butonul Termina vom iesi din macheta de introducere comenzi catre furnizori.
Daca comanda nu va mai fi onorata din diverse motive va putea fi stearsa fara a avea nici
o implicatie in sistem. In cazul in care dintr-o comanda nu soseste toata marfa comandata
sistemul considera aceasta comanda ca nefinalizata. Daca nu se mai doreste urmarirea expresa
a acestei comenzi se va activa manual bifa din dreptul campului Comanda finalizata. In cazul in
care comanda este livrata in intregime activarea bifei se face automat de catre sistem.
La intrarea in meniul de Comenzi, sistemul afiseaza implicit comenzile nefinalizate ( in
lucru). Daca se doreste vizualizarea tuturor comenzilor existente se acceseaza butonul Filtreaza.
Vom sterge conditia implicita din urmatorul ecran respectiv finalizat=0. (fig.13) – se va apasa
butonul Sterge si apoi butonul Accepta. In acest moment lista comenzilor din meniu va fi
completa, sistemul va afisa toate comenzile respectiv finalizate si nefinalizate. Starea comenzii
este determinata de bifa existenta in dreptul fiecarei comenzi din lista, din coloana Finalizat.

Fig. 13

Rapoarte comenzi furnizori

36
 Pentru listarea diverselor informatii legate de comenzi catre furnizori existente in baza de
date vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/
intrari/ Comenzi.

C.1.2. Avize de expeditie

Modulul de avize de expeditie se acceseaza astfel: Documente / Intrari / Avize de

expeditie. Se afiseaza implicit toate avizele existente in lista. Vom trata separat modalitatea de
introducere a avizului de expeditie de intrare si de retur.

a) Aviz de expeditie de intrare marfa

b) Aviz de expeditie de retur intrari marfa

a) Aviz de expeditie de intrare marfa

Pentru a adauga un nou aviz folosim functia Adaugare (capitolul 4).

Vom completa informatiile din antet document: numar aviz, Data, Firma – se va alege din
nomenclator; daca nu exista se adauga in nomenclator furnizorul. Se completeaza procentul de
TVA. Daca avizul se refera la o comanda facuta initial catre furnizor – in cazul in care sistemul
este configurat sa lucreze cu comenzi; in caz contrar acest camp este inactiv - se va alege din
lista comanda propusa (fig. 14). Daca nu se vor introduce pozitiile de marfa conform a vizului.

37
 Fig. 14
Dupa alegerea comenzii sistemul poate completa avizul conform pozitiilor din comanda
dupa raspunsul la intrebarea din fig. 15. Daca se alege Yes (de preferat) se vor completa implicit
pozitiile introduse in comanda. In cazul in care dorim modificarea pozitiilor respectiv cant, pret etc.
se vor modifica pozitiile conform avizului primit. Daca alegem No vom introduce din nou pozitiile
de pe aviz.

Fig. 15
Numar NIR si Data se vor completa automat de catre sistem. Numar NIR este un numar
intern atribuit pe baza unui contor de numere interne, iar data NIR este data documentului. Se vor
putea modifica aceste informatii in cazul in care dorim acest lucru. In campul Gestiune se va
completa automat prima gestiune cu posibilitatea de a o modifica.
Daca dorim sa modificam si informatiile referitoare la pozitiile din document se va accesa
butonul Modifica sau se va apasa dublu click pe linia pe care dorim sa o modificam, dupa care se
vor modifica informatiile dorite conform fig. 16.

38
 Fig .16
Daca avizul introdus nu se refera la o comanda se vor completa informatiile conform
machetei din fig. 16. Se va introduce marfa/produsul selectandu-se din lista. Daca marfa primita
nu este proprietatea mea ci este marfa primita in regim de consignatie se va activa bifa din
campul Marfa in consignatie. Pentru marfa primita in consignatie sistemul are un mod de calcul
propriu si intocmeste o serie de rapoarte specifice acestei activitati pe care le vom explica in
cadrul unui capitol distinct.
Dupa ce informatiile din aviz sunt completate corect, vom salva documentul. In mod
normal acest document va trebui sa creeze o nota contabila. Contarea acestui document se face
cu ajutorul functiei Legaturi. Daca se acceseaza la nivel de Detalii pozitie aceasta functie contine
urmatoarele – conform fig. 17.

Fig. 17
Prima optiune din aceasta macheta este Listare rapoarte. Aceasta asigura accesul spre
rapoarte direct din macheta de introducere avize. Acest lucru este posibil si daca apasam de la

39
tastatura <Ctrl> + <P>. In acest moment pe ecran va aparea meniul de rapoarte in care vom
putea selecta orice raport dorit.
Lista avize de expeditie primite – permite vizualizarea tuturor avizelor de expeditie
existente in baza, care este lista propusa la intrarea in modulul de avize.
Detalii marfa/produs – permite vizualizarea detaliilor produsului de la pozitia la care ne
aflam, detalii introduse initial in Nomenclatorul de produse/materiale.
Note contabile – este optiunea prin care se face contarea documentului pentru toate
pozitiile introduse. Dupa ce au fost introduse toate pozitiile din aviz se va face contarea
documentului in felul urmator: se va alege cu ajutorul functiei Legaturi optiunea Note contabile. In
continuare se va deschide macheta prin care se va conta efectiv documentul introdus( Fig. 18).

Fig. 18
Avizul introdus in exemplul prezentat de noi are doua pozitii. In partea de sus a machetei
de contare apar schemele de contare implicita pentru aceste pozitii. Exista doua scheme de
contare pentru ca documentul are doua pozitii. Prima pozitie este marcata cu cifra 1 si a doua cu
cifra 2. Sistemul propune automat pentru aceste pozitii schema de contare implicita pe care am
declarat-o in Nomenclatoare/Scheme de contare. Asa cum am tratat aceasta problema in
capitolul 3 E.5., schema de contare implicita este declarata ca fiind contarea pentru cele mai
frecvente situatii in cazul introducerii unui document. In cazul nostru se observa ca schema de
contare implicita declarata este cea pentru cumparare de marfa pe baza de aviz 371 = 408. In
cazul in care nu se doreste schimbarea schemei de contare implicite pentru nici una dintre pozitii,
se va apasa tasta F2 sau se va activa cu mouse-ul butonul F2-Contare automata. In acest
moment se vor completa automat contarile pentru toate pozitiile din document, avand posibilitatea
de le verifica sau chiar modifica.

40
 Daca avizul introdus ar fi trebuit sa fie contat ca si cumparare de materii prime sau
materiale, trebuia sa schimbam schema de contare implicita cu cea dorita respectiv cumparare
de materii prime. Acest lucru ar fi fost posibil in felul urmator : in partea dreapta sus a machetei se
afla optiunea schema de contare – marcata cu sageata in fig. 48. Dupa cum se observa schema
de contare aleasa pentru modificare este cea pentru prima pozitie – marcata in macheta de
introducere. Apasand cu mouse-ul sageata din cadrul campului de contare se va deschide o lista
a tuturor operatiilor contabile declarate in Nomenclator/Scheme de contare. Se va alege schema
dorita selectand-o cu mouse-ul. Daca nu exista o schema declarata pentru operatia pe care dorim
sa o contam, se va lasa schema de contare implicita pe care o vom modifica.
Modificarea contarilor din cadrul unei pozitii se face astfel: ne pozitionam cu mouse-ul in
partea de jos a machetei unde sunt completate conturile contabile. Daca dorim sa adaugam alt
cont vom proceda astfel: vom tasta in acest camp urmatoarea expresie *cont* sau *cont care va
face legatura cu planul de conturi. Vom selecta din planul de conturi contul dorit. Daca dorim sa
modificam repartitorul vom proceda in acelasi fel.
Daca documentul are mai multe pozitii si se doreste cumularea pozitiilor in cadrul unei
singure note contabile pentru intreaga valoare a documentului, se va apasa F3 sau se va activa
butonul F3-Totalizare conturi. In partea de jos a machetei in loc de 2 pozitii vom avea una
singura cu totalul sumelor tuturor pozitiilor.
Dupa ce vom face modificarile pentru toate pozitiile dorite, vom apasa tasta F4 sau vom
activa cu ajutorul mouse-ului butonul F4-Trimit in contabilitate. In acest moment daca sunt
indeplinite toate conditiile privind nota contabila, notele contabile vor fi validate si vor putea fi
vazute si din programul Contif, unde vor aparea in fisa conturilor din notele contabile. In acest
moment se vor dezactiva butoanele F2-Contare automata si F3-Totalizare conturi, functia
butonului F4 se va schimba in F4-Modific note, iar bifa din dreptul campului Document contat se
va activa (vezi fig. 19).
Iesirea din macheta se face activand butonul Inchid.
Daca se doreste modificarea ulterioara a notelor contabile, acest lucru va fi posibil doar in
cadrul aceleasi luni. Daca inregistrarile au fost facute in luna contabila sistemul sesiseaza,
atentioneaza dar ofera posibilitatea de a le modifica. Se va apasa F4 sau se va activa butonul F4-
Modific note. Sistemul va reveni la forma din fig.48. Se vor face modificarile dorite dupa care se
vor valida notele pe care le trimitem in contabilitate. Daca ne aflam ca luna contabila in alta luna
decat au fost facute inregistrarile sistemul nu va permite sub nici o forma modificarea notelor
contabile initiale, protejand astfel toate inregistrarile din sistem.

Fig. 19

41
 Urmatoare optiune din cadrul functiei Legaturi este Vizualizare NIR. Sistemul are
posibilitatea de a lista automat NIR-uri intocmite pe baza avizelor de expeditie sau facturii. Cu
ajutorul acestei optiuni se poate vizualiva NIR-ul generat automat de sistem. Daca se doreste
schimbarea preturilor se va alege pozitia respectiva apasand dublu click cu mouse-ul dupa care
putem face modificarea dorita si vom salva modificarile. Putem lista NIR-ul apasand cu ajutorul
Functiei Legaturi optiune Tiparire NIR (fig. 20) sau apasand <Ctrl> + <P>; sistemul va deschide
lista de rapoarte dupa care se va alege listarea la imprimanta sau in alt format dorit (vezi capitolul
3 A.2. Listare rapoarte).

Fig. 20

Daca se doreste ulterior transformarea acestui aviz in factura se poate alege optiunea
Generez factura. Cu ajutorul acesteia sistemul va crea o factura cu aceleasi pozitii din aviz

42
automat astfel: va aparea un mesaj de confirmare dupa care trebuie sa introducem un numar de
factura (vezi fig 21si 22). Se va completa numarul facturii dupa care se apasa butonul Accepta.
Daca nu se doreste acest lucru vom apasa Renunta.

Fig. 21

Fig. 22
In acest moment sistemul va introduce automat o factura in sistem cu numarul 456879 la
data avizului. Acest document se va gasi in Documente / Intrari / Fiscale / Facturi furnizori.
Modificarile si contarea documentului introdus astfel se vor face dupa exemplul prezentat in
cadrul subcapitolului Documente / Intrari / Fiscale.

b) Aviz de expeditie de retur intrari marfa

Pentru introducerea unui retur de intrare de marfa - pe baza de aviz sau factura - se va
face initial un aviz de expeditie de intrare retur.
Vom folosi pentru adaugarea unui aviz nou functia Adaugare (capitolul 4).
Se vor completa informatiile cu privire la numar document, data si furnizor. Se va activa
bifa din dreptul casutei Retur de marfa, moment in care va aparea o fereastra de genul celei din
figura de mai jos. Daca se cunoaste numarul documentului la care se face retur se va trece in
capul “numar” in clar numarul documentului initial dupa acre se apasa butonul Accepta. Pentru
introducerea pozitiilor de retur cu posibilitatea de a selecta manual produsele returnate din o
anume intrare se va apasa Renunta, fara a mai completa numarul de document.

43
 Dupa completarea informatiilor din antet, se va trece la inregistrarea efctiva a pozitiilor de
marfa. Pentru aceasta se va apela functia “Adaugare pozitie”, moment in care va trebui sa
introducem produsele la care dorim sa facem retur.
Daca dorim afisarea tuturor produselor primite de la acest furnizor, vom accesa functia
Alege din lista, moment in care apare o fereastra de selectie. Atentie: Daca returul se face in
aceeasi luna cu intrarea initiala se va selecta din lista pozitia dorita. Daca intrarea initiala s-a facut
cu mai multe luni in urma, va trebui sa accesam functia Filtreaza si sa stergem selectia datei ca in
imaginile de mai jos:

Pentru a sterge selectia datei, vom sterge data din cadrul filtrului prin selectarea acesteia
ca in imagine si apoi vom accesa butonul Sterge si Accepta.
Atentie: Este foarte important sa nu stergeti si a doua conditie din cadrul filtrului !.
In acest moment pe ecran vor aparea toate pozitiile de intrare de la acel furnizor din care
vom selecta pozitia dorita pentru retur.

44
 Pozitiile afisate in cadrul listei ofera informatii cu privire la data intrarii, cantitate, pret lei si
euro daca e cazul etc, ca in figura de mai jos. Se va selecta randul cu produsul la care urmeaza
sa facem retur si se va accesa butonul Selecteaza.

In momentul acesta, sistemul completeaza automat toate informatiile referitoare la acea

pozitie inclusiv cantitatea totala. Daca se doreste retur doar la o parte din cantitate se va modifica
in campul cantitate si cantitate receptionata cantitatea reala la care se face retur. Atentie: Nu se
vor modifica alte campuri ca pret , lot etc. Singurul camp in care se pot face modificari este
campul referitor la cantitati !
Se vor salva pozitiile de marfa introduse, dupa care trebuie sa generam factura. Vom
accesa functia Legaturi si din cadrul acesteia Generez factura. Dupa raspunsul afirmativ la
mesajul de verificare al sistemului, se va introduce numarul facturii in campul numar si se va
apasa butonul accepta. In acest moment sistemul va genera o factura dupa aviz cu aceleasi
caracteristici ca cele ale avizului – pret, valoare etc. Cu ajutorul functiei legaturi se pot face
corectii la factura, note contabile sau plati cash – vezi modulul facturi fiscale.

45
 Important: Pentru situatiile in care se doreste ca returul sa se faca din mai multe gestiuni
se vor face atatea avize cate gestiuni exista. La sfarsit se va genera o singura factura care va
insuma valoric toate avizele introduse initial.

Rapoarte avize de expeditie

Pentru listarea diverselor informatii legate de avize de la furnizori existente in baza de

date, marfa intrata pe avize si avize nefacturate, vom accesa din meniul principal optiunea
Operatii sistem/ Listare rapoarte/ Documente/ Intrari / Documente de stoc.

C.1.3. Fiscale

46
 Modulul de documente fiscale se acceseaza astfel: Documente/ Intrari/ Fiscale. Este
modulul in care putem introduce fie facturi interne, fie facturi externe DVI sau bonuri fiscale
primite. Dupa cum putem observa in fig. 23, exista in cadrul acestui modul patru ferestre: Toate,
Facturi furnizori, Bonuri fiscale, Facturi import. In functie de tipul documentului introdus vom alege
fereastra corespunzatoare cu ajutorul mouse-ului. Vom exemplifica in cele ce urmeaza fiecare
modalitate de a introduce documentele.

Fig. 23

C.1.3.1 Fiscale - Facturi furnizori

Pentru a avea acces la baza de facturi interne se va alege cu mouse-ul fereastra cu

optiunea Facturi furnizori.
Folosind functiile de la capitolul 4, vom putea adauga, modifica etc o factura interna.
Pentru introducerea unei facturi se va proceda astfel: cu ajutorul functiei de adaugare
vom completa in macheta de introducere facturi urmatoarele informatii -vezi fig. 24.

47
 Se vor completa conform machetei urmatoarele informatii: Numar factura, Data facturii,
Data scadenta, Furnizor (se va alege din lista sau se va adauga in nomenclator). Campul Contab
este de obicei egal cu data facturii si este data la care nota contabila va fi inregistrata in
contabilitate. Daca exista un contract pentru acest furnizor se va alege din lista sau se va adauga
in lista de contracte – pentru contractele noi.
DE RETINUT! Daca se apasa cu mouse-ul pe cuvantul “Furnizor” din macheta sistemul va afisa
o situatie centralizatoare la zi a tuturor facturilor, platilor, contractelor in legatura cu acest furnizor.
Ecranul in care vor fi afisate aceste informatii este cel din fig. 25.

Fig. 25
Urmatoarele campuri care se vor completa sunt : Procent TVA, Gestiunea in care intra
marfa. Campul documentul tine loc si de aviz se va activa daca nu exista un aviz anterior facturii.
Daca da se va lasa acest camp inactiv, factura va fi introdusa prin grila de avize prin
transformarea automata de catre sistem a avizului in factura (vezi Intrari / Avize de expeditie)
pentru inchiderea acestuia si contabilizarea corecta a acestuia. Facturile introduse prin grila de
avize au acest camp inactiv si asa trebuie sa ramana.
Moneda EURO este informatie adiacenta in sistem campul este activ daca se urmareste
stocul in EURO, in caz contrar acest camp este inactiv. Cursul propus implicitr este cel introdus in
sistem pentru ziua respectiva (curs BNR) care poate fi modificat daca se doreste acest lucru.
Daca exista discount la nivelul intregii facturi aplicat procentual, se va trece procentul
aferent in campul Discount.
Dupa ce informatiile legate de antetul facturii au fost introduse, se va trece la inregistrarea
pozitiilor de pe factura de marfa sau de servicii dupa caz. Folosind functiile de la capitolul 4 –
Functii speciale la nivel de pozitii, vom putea adauga pozitiile din factura conform modelului –
pentru marfuri se vor completa informatiile ca in fig. 26, iar pentru servicii se vor completa
informatiile aferente conform fig. 27.
Fig .26 - Marfuri

48
 DE RETINUT! In functie de configurarea sistemului unele din campurile din figura de
mai sus pot sa fie inactive.
Pentru intrarile de stoc se va alege optiunea Produs/ Material. Se vor completa informatii
cu privire la produs: Tipul si codul – se vor alege din lista sau se va introduce de aici direct in
nomenclator daca este vorba de un produs care nu exista in baza de date, UM – respectiv forma
de ambalare, lot, data expirarii, cantitate, pret de achizitie, discount – daca este la nivel de produs
cu afectarea pretului de achizitie la intrarea in gestiune, cantitatea receptionata – toata sau mai
putin informatie pe baza careia se va intocmi automat NIR-ul pe baza facturii. Daca procentul de
TVA este diferit la nivelul unei pozitii se va schimba procentul.
Campurile inactive colorate in albastru respectiv: Valoare, Valoare TVA, Valoare totala
sunt calculate implicit de sistem la nivel de pozitie.
Se va bifa in josul machetei destinatia produsului cumparat respectiv Vanzarii sau
Consumului propriu.
Se va continua cu adaugarea fiecarei pozitii din factura in acelasi mod.
Daca pe factura apar si servicii ca : ambalare, transport, discount etc, se va adauga ca
noua pozitie in document alegand de aceasta data optiunea Serviciu. Vom completa informatiile
conform fig. 57. In cazul de fata discountul este intodus cu minus la cantitate pentru a reflecta
scaderea facturii cu discountul aferent. Pentru orice alt serviciu se va trece la cantitate 1.
ATENTIE ! Pentru facturile de retur numai cantitatile se vor trece cu minus nu
pretul !
Se va completa si centrul de cost pentru societatile care doresc contabilizarea cheltuielilor
pe centru de cost. Daca in configurare nu se specifica acest lucru, campul va fi inactiv.
Fig. 27 - Servicii

49
 Dupa introducerea tuturor pozitiilor de pe factura se va verifica totalul cu si fara TVA in
antet document fiscal, in josul machetei existand informatii cu privire la valori pe total document.
Pentru salvarea, modificarea sau stergerea unor pozitii din document se vor respecta
indicatiile din capitolul 4 – Functii de operare.
Este important sa detaliem optiunile din cadrul functiei specifice Legaturi, care contine
diferite optiuni in functie de documentul introdus. Optiunile din cadrul acestei functii la nivel de
factura interna sunt cele din fig. 28.

Fig .28

Listare rapoarte – acces rapid spre rapoarte cu pozitionarea implicita pe randul facturi
introduse de la furnizori.
Detalii gestiune, produs etc. – detalii suplimentare din nomenclatoare privind gestiuni,
produse, UM etc.

50
 Anulez document- in cazul in care se renunta la documentul introdus deja, pentru evitarea
stergerii pozitie de pozitie se va apela aceasta optiune care va face posibila anularea tuturor
inregistrarilor initiale.
Platesc factura - optiune existenta pentru situatiile cand se achita cash factura – total sau
partial – macheta de introducere a informatiilor va arata ca in fig. 29. Se pot introduce si plati prin
OP desi este de preferat sa se introduca centralizat prin Documente / Intrari/ Incasari si plati. Vom
introduce data, numar , document, valoarea si se va alege din lista casa sau banca dupa caz.

Fig. 29
Dupa apasarea butonului Accepta sistemul cere confirmarea efecturaii notelor contabile
din acest loc. In acest caz se deschide o macheta in care se vor face notele contabile – vezi
capitolul 4 Note contabile. In caz contrar daca se raspunde NU, documentul de plata se va gasi in
lista de Documente/ Incasari si plati, unde se poate modifica si unde se pot face si notele
contabile aferente.
Note contabile – este optiunea prin care se face contarea documentului pentru toate
pozitiile introduse. Contarea facturii se va face respectand modelul prezentat in capitolul 4 –
Functia Legaturi.
Observatie! Se va verifica cu atentie felul facturii – dupa aviz sau care tine loc de aviz
pentru ca si contarea implicita propusa de sistem sa fie corecta.
Urmatoare optiune din cadrul functiei Legaturi este Vizualizare NIR. Cu ajutorul acestei
optiuni se poate vizualiva NIR-ul generat automat de sistem. Putem lista NIR-ul apasand cu
ajutorul Functiei Legaturi optiune Tiparire NIR sau apasand <Ctrl> + <P>; sistemul va deschide
lista de rapoarte dupa care se va alege listarea la imprimanta sau in alt format dorit (vezi capitolul
3 A.2. Listare rapoarte).

51
 Data si numar NIR – optiune valabila in cazul in care se doreste schimbarea datei sau
numarului NIR-ului generat automat de sistem. Numerele atribuite NIR-urilor implicit, se fac
automat pe baza unui contor de numere interne din sistem.
Corectie la valoarea totala – se va folosi pentru diverse corectii de rotunjire la valorile
facturii.

Rapoarte facturi

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de cumparari, facturi si solduri la

furnizori interni si externi, balanta furnizori, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem/ Listare
rapoarte/ Documente/ Intrari / Documente fiscale

C.1.3.2 Fiscale – Bonuri fiscale

Pentru a avea acces la baza de bonuri fiscale se va alege cu mouse-ul fereastra cu

optiunea Bonuri fiscale. Ca exemplu se vor putea introduce aici bonurile de benzina.
Particularitate: pentru introducerea bonurilor fiscale se poate folosi furnizorul SDIV care
exista in nomenclatoare care are rolul de a cumula operatiile pe baza bonurilor fiscale platite
cash. Se va achita bonul cash implicit prin casa de catre sistem, iar contarea bonului si a platii din
casa se va face cu ajutorul functiei Legaturi. Daca se achita din decont se va modifica in notele
contabile contul 5311 cu 542 .

52
 Observatie: Cand se foloseste furnizorul SDIV in campul Denumire furnizor utilizatorul va
trece in clar denumirea furnizorului de bon fiscal.
Pentru adaugare, modificare, stergere etc, se vor folosi indicatiile de la capitolul 4. In
vederea evitarii explicatiilor repetate va sugeram sa consultati modul de introducere al facturilor
interne, modalitatea de introducere a informatiilor fiind similara.
Pentru introducerea bonurilor de benzina se vor folosi pozitiile de serviciu. Se va
introduce intai taxa de drum cu TVA 0% - se va modifica la nivel de pozitie, iar pozitia a doua va fi
tot serviciu combustibil – benzina – la care se va completa direct campul de valoare totala (total
bon – taxa de drum) cu TVA 19%.

Rapoarte bonuri fiscale

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de cumparari, facturi si solduri la

furnizori interni si externi, balanta furnizori, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem/ Listare
rapoarte/ Documente/ Intrari / Documente fiscale.

C.1.3.3 Fiscale – Facturi import

Modulul de facturi de import se acceseaza din meniu astfel: Documente/ Intrari/ Fiscale/
Facturi de import.

53
 Vom folosi indicatiile de la capitolul 4 pentru adaugare, stergere, filtrare, modificare din
lista de facturi existente in baza.
Pentru adaugare cu ajutorul functiei Adauga vom ajunge in macheta in care va trebui sa
introducem factura de import, DVI-ul aferent acesteia si factura de transport in cazul in care
exista.
Inregistrarile privind factura de import se vor introduce dupa modelul machetei din figura
60, in care vom completa informatiile referitoare la antetul documentului, urmand sa adaugam
apoi pozitiile de marfa din document.
Se vor completa astfel informatiile referitoare la Numarul si data facturii externe,
furnizorul, Numarul DVI, data DVI, contract (in cazul in care nu exista nu se va completa nimic),
scadenta factura, data operatiei contabile – Contabilizat. Se vor completa moneda si cursul de pe
DVI (sistemul propune implicit cursul sistemului care se va modifica cu cursul de pe DVI pentru
calculul corect al valorii marfii). Daca factura nu este precedata de un aviz sau factura proforma
se va activa bifa din campul Documentul tine loc si de aviz. Daca procentul de TVA este diferit se
va modifica, daca factura are discount se va trece procentul in casuta aferenta discountului, se va
alege conditia de livrare corespunzatoare CIF, FOB in campul Tip transport.

Fig. 30
Campul din dreapta machetei (marcat cu sageata in fig.30) este folosit in cazul in care
exista alte facturi care sa insoteasca DVI -ul - de ex. Facturi de transport, manipulare marfa etc. –
si care sa intre in costul marfurilor importate. Vom trata separat modalitatea de a introduce facturi

54
de transport cu afectarea costurilor, dupa explicarea modului de inregistrare a unei facturi
externe.
Dupa ce informatiile din antet au fost introduse, folosind functiile speciale din capitolul 4,
vom trece la adaugarea pozitiilor din factura respectiv DVI.
Macheta de introducere a pozitiilor de pe factura externa este cea din figura 31.
Daca este vorba de produse / marfuri se va alege optiunea corespunzatoare acestuia
respectiv se va activa bifa din dreptul optiunii Produs.
Se vor completa in cele ce urmeaza: produs - cod si denumire – se va alege din
nomenclatorul de produse sau se va adauga daca nu exista, UM derivata forma de ambalare sau
UM conventionala, lotul si data expirarii acestuia, cantitatea facturata si cea receptionata – pe
baza careia se va tipari NIR – pretul in valuta de pe factura – sistemul va calcula automat pretul
corespunzator in lei pe baza cursului introdus de noi in antet. Acest pret este afisat in campul pret
in lei. Daca exista informatii cu privire la discount se vor trece in campul corespunzator ca procent
la nivel de pozitie.

Fig. 31
In campurile de taxe si comisioane vamale se vor trece procentele corespunzatoare
fiecarei taxe de pe DVI in prima casuta, iar sistemul calculeaza automat valorile corespunzatoare
(in a doua casuta).
Pentru suplimentarea costului marfurilor cu alte taxe: de transport, de manipulare etc,
exista in macheta de introducere facturi externe campul “Alte sume” la nivel de antet document si
“Cota alte sume” la nivel de pozitie de document. Diferenta dintre cele doua campuri este

55
urmatoarea: se va trece la nivel de antet document intreaga suma care va afecta costurile tuturor
pozitiilor de pe factura functie de cantitate si valoare, sistemul completand automat pe baza
informatiilor din antet cotele pentru fiecare pozitie, pentru stabilirea corecta a pretului de stoc,
suma care apare la nivel de pozitie in campul “Cota alte sume”. Aceasta modalitate de alocare a
altor cheltuieli pe costurile de import se va folosi in cazul in care transportatorul sau prestatorul de
servicii adiacente este importatorul.
Pentru cazul in care importatorul este diferit de transportator se primeste separat factura
de transport care trebuie sa afecteze costul marfurilor importate cu evidentierea datoriei pe alt
furnizor, se va folosi campul “Alte sume in lei” aflat in dreapta machetei de introducere in antet
document, care arata ca in figura 32.

Fig. 32
Daca dorim adaugarea unei facturi de transport se va apasa tasta Adaug , moment in
care se deschide din nou lista de facturi, in care vom adauga factura de transport. Dupa
adaugarea acesteia, sistemul va trece automat suma de pe factura in campul “Alte sume” . daca
exista alte sume in acest camp se vor totaliza cele doua valori, cu alocarea valorii totale pe pozitii.
Se va verifica total document inmacheta de antet document – in josul acesteia – dupa
care se vor salva inregistrarile.
Urmatoarele operatii: listare NIR, note contabile se realizeaza cu ajutorul functiei Legaturi,
care are urmatoarele optiuni (fig. 33).

Fig. 33

56
 Functionalitatea acestor optiuni este similara cu optiunile explicate pentru facturile interne.
In plus apare optiunea Detalii moneda EURO – care ofera informatii despre istoricul cursurilor din
sistem.
Notele contabile se vor face urmand procedura explicata in cadrul capitolului 4 – Functia
Legaturi. In acest caz schema de contare aleasa va fi cea pentru facturile de import cu
contabilizare in EURO si lei. Modelul de contare propus este cel din fig. 34.

Fig. 34

Rapoarte facturi de import

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de cumparari, facturi si solduri la

furnizori interni si externi, balanta furnizori, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem/ Listare
rapoarte/ Documente/ Intrari / Documente fiscale

C.1.4. Alte documente de intrare stoc

57
 Acesta este modulul in care se vor introduce toate documentele care incarca stocul altfel
decat din facturi sau avize: respectiv Note de Predare-Primire, Procese verbale, Alte documente
in urma carora rezulta intrari de articole in stoc.
Calea de acces este urmatoarea Documente/ Intrari/ Alte documente de incarcare stoc.
Introducerea informatiilor se va face conform machetei din fig. 35.
Se vor introduce tipul documentului, data, numar si gestiunea in care intra produsele,
folosind functiile de operare adaugare, modificare, etc. prezentate in capitolul 4.
Dupa ce informatiile din antet au fost completate, se vor introduce pozitiile din document,
conform machetei din fig. 36, astfel : produsul – se va alege din nomenclator sau se va adauga in
cazul in care nu exista in lista -, UM derivata – forma de ambalare, lotul – daca se lucreaza pe
loturi, data expirarii lotului, cantitatea si pretul in lei. Cursul afisat este cursul propus de sistem
pentru ziua respectiva. Se poate modifica cursul in functie de preferintele utilizatorului cu sau fara
salvarea lui in sistem pentru ziua respectiva. Calculul pretului in EURO se va face de catre sistem
automat si informatia va fi afisata in campul Pret in EURO. Campurile “Cant in UM” si “Pret in
UM” se calculeaza de catre sistem pe baza rapoartelor de conversie dintre UM conventionala si
forme de ambalare UM derivate declarate in nomenclatorul de produse. Pentru detalii
suplimentare se va consulta nomenclatorul de produse accesandu-se fie din nomenclatoare fie
prin intermediul Functiei Legaturi – optiunea Detalii produs sau Detalii UM.
Optiunile existente in cadrul functiei legaturi: Listare rapoarte, Lista detalii gestiuni,
produse, UM, Lista documente de incarcare stoc, Note contabile.
Listare rapoarte – acces rapid spre modulul de rapoarte documente de intrare stoc
Lista documente de incarcare stoc – afiseaza lista de la intrarea in meniu cu toate documentele
de intrare existente in baza
Detalii Produs, gestiune, UM – detalii suplimentare din nomenclatoare
Note contabile – optiune cu ajutorul carora se conteaza documentul. Procedura de contare se va
face respectand indicatiile prezentate in capitolul 4 – Functia Legaturi - Note contabile.
Fig. 35

58
Fig. 36

59
 In figura de mai sus in josul machetei exista posibilitatea de a determina proprietarul
marfii. Deci daca marfa primita este proprietate se va activa bifa din dreptul campului proprietate
asa cum este in fig. 36. Daca marfa primita nu este proprietatea mea ci este marfa primita in
regim de consignatie se va activa bifa din campul In consignatie si se va selecta din lista furnizorul
distribuitor conform fig. 37. Pentru marfa primita in consignatie sistemul are un mod de calcul
propriu si intocmeste o serie de rapoarte specifice acestei activitati pe care le vom explica in
cadrul unui capitol distinct.
Fig. 37
Pentru toate tipurile de documente de intrare stoc se va aplica aceeasi procedura.

Rapoarte alte documente de incarcare stoc

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la marfa intrata pe procese verbale, note de
predare, NIR etc se vor gasi in Operatii sistem/ Listare rapoarte/ Documente/ Intrari / Documente
de stoc
C.2. Documente – Iesiri

60
 Asa cum se poate vedea in figura de mai jos fig. 38 , acesta este modul de accesare al
submeniului Iesiri in care sistemul grupeaza urmatoarele: Comenzi de la clienti, Front ofice
vanzari, Fiscale, Avize de expeditie, Note de transfer, Alte documente de incarcare stoc,
Rezervari de marfa.

Fig. 38

C.2.1. Comenzi de la clienti

Modulul de comenzi clienti gestioneaza comenzile de la clienti, cu urmarirea acestora pe

contracte sau nu – dupa caz.
Daca exista un contract cu clientul, se vor introduce informatiile cu posibilitatea de a
urmari cu ajutorul rapoartelor toate comenzile, marfa livrata pe comenzi, marfa ramasa nelivrata,
etc. Aceste rapoarte se pot accesa fie din meniul principal accesand Operatii speciale / Listare
rapoarte/ Documente / Iesiri/ Comenzi, fie tastand <CTRL> + <P> direct de pe macheta de
comenzi.
Pentru adaugarea unei comenzi accesam din meniu Documente/Iesiri/Comenzi. In
continuare, vom folosi functia de adaugare conform explicatiilor de la capitolul 4 Functii de
operare. Macheta de introducere comenzi este cea din fig. 39.

Fig. 39

61
 Se vor completa campurile “Numar”, ”Data” cu numarul si data la care se face comanda.
Se alege clientul din nomenclator folosind functiile Vizualizeaza si Selecteaza (capitolul 4 - Functii
speciale – 4.3.a, 4.3.i). Daca clientul nu exista in lista de nomenclatoare vom putea sa-l adaugam
folosind functia “Adauga” din macheta de nomenclatoare firme.
In campul “Contract” avem posibilitatea de a atasa comanda unui anumit contract, caz in
care daca exista il vom alege din lista sau daca nu exista vom putea adauga un contract nou din
lista de contracte. Daca nu se doreste inscrierea comenzii intr-un contract, nu vom completa
nimic in acel camp.
In acest caz am completat informatiile legate de antetul documentului. Pentru
introducerea pozitiilor de marfa vom folosi functiile adaugare pozitie in cadrul documentului din
dreapta machetei.(capitolul 4 – functii speciale 4.3.f.).
In campul rezervat pentru Observatii se pot trece diverse expresii sugestive sau de
atentionare, care nu se vor putea tipari pe document.
In acest moment va trebui sa intorducem pozitiile din comanda, iar macheta de
introducere a pozitiilor din document va arata ca in figura 40.

62
Fig. 40
Se vor introduce : Produsul - se va alege din lista produsul dorit cu ajutorul functiei
vizualizare. Pentru restrangerea listei de vizualizare vom aplica expresiile explicate la capitolul 4 –
4.3.a. Daca produsul cautat nu exista in nomenclatorul de produse vom adauga un nou produs
folosind functia de adaugare in nomenclator dupa modelul de la capitolul 4. Daca exista vom
selecta din nomenclator produsul cautat. In campul UM se va introduce din lista de unitati de
masura a produsului fie unitatea de masura conventionala, fie forma de ambalare – UM derivata.
Se vor completa apoi cantitaea si pretul la care se va face comanda.
Comanda este documentul care nu genereaza miscari de stoc, acest lucru fiind posibil
doar in urma transformarii acesteia in aviz. Din acest motiv acest document nici nu necesita
efectuarea unei note contabile.
Daca comanda are mai multe linii se va proceda pentru fiecare linie la fel.
Dupa ce au fost introduse toate liniile din comanda, se va salva inregistrarea folosind
optiunea Salveaza.
Butonul de Legaturi are functionalitati distincte determinate de macheta in care
inregistram un document.
Daca la nivel de detalii produs – fig. 28 se apasa pe butonul Legaturi vom avea
posibilitatea de a avea acces rapid la rapoarte, detalii produs din nomenclator sau lista comenzi.
Daca apasam acelasi buton la nivel de antet de document, vom avea posibilitatea de a
accesa rapid rapoarte comenzi, detalii client din nomenclatoare sau detalii contracte.

63
 Daca se doreste modificarea unei comenzi se vor respecta indicatiile de la capitolul 4 –
functiile modifica la nivel de antet si pozitie document.
Apasand butonul Termina vom iesi din macheta de introducere comenzi catre furnizori.
Daca comanda nu va mai fi onorata din diverse motive va putea fi stearsa fara a avea nici
o implicatie in sistem. In cazul in care dintr-o comanda nu soseste toata marfa comandata
sistemul considera aceasta comanda ca nefinalizata. Daca nu se mai doreste urmarirea expresa
a acestei comenzi se va activa manual bifa din dreptul campului Comanda finalizata. In cazul in
care comanda este livrata in intregime activarea bifei se face automat de catre sistem.

Rapoarte comenzi furnizori

Pentru listarea diverselor informatii legate de comenzi clienti existente in baza de date
vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Iesiri/
Comenzi.

C.2.2. Front office vanzari

Accesul in acest modul se face urmand urmatoarea cale de acces: Documente/ Iesiri/
Front office vanzari.
Modulul Front office este conceput pentru facturarea rapida catre clienti. Din acest modul
se pot face avize de expeditie si facturi fiscale sau transferuri intre gestiuni cu sau fara tiparire la
imprimanta pe documentele fiscale tipizate.
Spre deosebire de celelalte module unde exista lista tuturor documentelor introduse,
documentele emise prin acest modul se pot vizualiza fie prin Documente/ Iesiri/ Facturi fiscale sau
dupa caz Documente/ Iesiri/ Avize de expeditie. Notele contabile pentru documentele emise se
vor genera din Facturi sau Avize de expeditie.
Macheta de introducere a informatiilor este prezentata in fig. 41. Acesta este macheta de
introducere a informatiilor si pentru facturi si avize si pentru transferuri.
a) In primul caz – facturare catre clienti se alege fereastra Clienti din macheta si se
completeaza informatiile urmatoare:
Toate documentele introduse in acest modul, vor avea ca data de emitere data sistemului
– data calculatorului.
Se alege clientul, daca are punct de lucru se alege din lista – o filiala sau sucursala la
care doresc livrarea marfii cu mentiunea ca factura se emite catre client sediu, se completeaza
procentul de TVA, moneda in cazul in care exista urmarire stoc in alta valuta.
Dupa ce informatiile din antet au fost intoduse, se trece la atasarea pozitiilor de marfa
conform dispozitiei de livrare.

64
Fig. 41
Folosind functia aflata in dreapta machetei F3 - Adauga se vor adauga pozitiile de stoc
din lista (campul Stoc din josul machetei), cantitatea vanduta, pretul de vanzare. Sistemul
calculeaza automat valoarea si pretul cu TVA in campurile marcate cu albastru.
Cu ajutorul functiei F4 - Salveaza, se va salva inregistrarea introdusa.
Se vor introduce cu ajutorul acestor functii toate pozitiile din document. Daca se doreste
stergerea unei pozitii din document se va alege butonul F11 - Sterge.
Pentru validarea documentului in vederea tiparirii la imprimanta pe tipizat, se va actiona
butonul F12 – Inchid comanda.
ATENTIE! Dupa inchiderea documentului acesta dispare din macheta. Pentru modificari se va
merge in avize de expeditie sau facturi, se vor face modificarile, dupa care se va tipari
documentul – daca e vorba de aviz, factura, nota de transfer.
La actionarea tastei F12 sau a butonului F12 – Inchid comanda apare macheta in care va
trebui sa completam informatii cu privire la tip tipizat si alte informatii care se vor tipari pe
document.
Se va alege tipul documentului :aviz sau factura, se vor completa banca furnizorului, date
despre client (cod fiscal, adresa, cont, banca etc), se va completa in campul Explicatie textul care
dorim sa apara pe document. Daca se doreste modificarea textului se va accesa butonul Refac
explicatie. Se va alege din lista delegatul insotitor – caz in care toate informatiile celelalte se vor
completa automat, sau se pot completa manual toate informatiile cu privire la delegat. In functie
de configurare, factura se poate tipari imediat sau ulterior.
Fig. 42

65
b) In al doilea caz – in care se doreste transferarea marfii intre gestiuni ( puncte de lucru) cu
tiparire de aviz de expeditie se va alege fereastra Gestiune proprie.
Macheta de introducere se va modifica ca in fig. 43.
Data de emitere a documentului va fi data sistemului – data calculatorului.
Se va alege din lista gestiunea in care urmeaza a se transfera marfa, se va completa
moneda si cursul.
Se vor adauga conform modelului din cazul a) pozitiile de marfuri folosind functiile din
dreapta machetei.
Dupa completarea si verificarea informatiilor introduse, se va accesa butonul F12 – Inchid
comanda, dupa care se vor completa conform fig. 44 datele privitoare la textul care apare pe
avizul de expeditie si datele cu privire la delegatul insotitor al transportului.
Transferul efectuat va putea fi vizualizat, modificat – inainte de tiparire, contat in
Documente/ Iesiri/ Note de transfer.
Fig. 43

66
Fig. 44

C.2.3. Fiscale

Modulul de documente fiscale se acceseaza astfel: Documente/ Iesiri/ Fiscale. Este

modulul in care putem introduce facturi interne, facturi de export si bonuri fiscale emise.
In functie de tipul documentului introdus vom alege fereastra corespunzatoare din lista de
documente emise de la intrarea in modul cu ajutorul mouse-ului.

C.2.3.1 Fiscale- Facturi clienti

Pentru a accesa modulul de facturi emise vom apela Documente/ Iesiri/ Fiscale/ Facturi
clienti.

67
 Facturile emise catre clienti se pot face fie prin Front Office fie prin acest modul (vezi
C.2.2.). Indiferent pe unde au fost introduse in acest modul exista toate facturile emise catre
clienti. Facturile emise prin Front Office pot fi vizualizate,modificate– daca nu s-au tiparit pentru ca
in caz contrar modificarea nu mai este permisa – tiparite, retiparite, anulate si contate. Pentru
aceasta se va intra in modul si cu ajutorul functiei Modificare sau cu dublu click pe factura dorita,
dupa care vom face modificarile dorite. Contarea documentului se va face prin intermediul functiei
Legaturi asa cum vom explica in cele ce urmeaza.
Pentru adaugarea unei noi facturi vom accesa functia Adauga dupa care vom introduce
informatiile legate de factura in macheta din fig. 45.
Informatiile despre factura se vor introduce astfel:
Numar – sistemul propune automat un numar pe baza contorului automat din sistem.
Acesta va fi numarul intern de pe factura emisa.
Data si data scadenta – data este implicit data sistemului cu mentiunea ca poate fi
modificata. Data scadenta se calculeaza automat pe baza setarilor din sistem daca societatea are
o anume politica in acest sens, insa si aceasta data poate fi modificata.
Client – se va alege din lista folosind functia “Alege din lista” clientul dorit. Daca nu exista
se va introduce.
Daca s-a incheiat un contract cu clientul se va alege din lista sau se va introduce, dupa
care se va selecta. Daca nu exista un contract in acest camp nu se va completa nimic.
DE RETINUT! Daca se apasa click cu mouse-ul pe cuvantul “Client” din macheta sistemul va
afisa o situatie centralizatoare la zi a tuturor facturilor, incasarilor, contractelor in legatura cu acest
client. Ecranul in care vor fi afisate aceste informatii este cel din figura de mai jos.

In partea stanga a machetei sunt afisate informatii cu privire la facturi emise, incasari,
sold facturi neincasate, incasari in avans si sume de compensat. In partea dreapta a ecranului

68
este afista contractul cu clientul ca suma totala din care facturi emise si sold ramas nefacturat pe
contract.
Daca se folosesc comisionari se va selecta din lista comisionarul corespunzator.
Procentul TVA implicit este 19% care se poate modifica.
Daca factura a fost precedata de un aviz se va dezactiva bifa din dreptul campului
“Documentul tine loc si de aviz”. In acest caz campul “Gestiune” va deveni inactiv, fiind vorba de o
factura care inchide un aviz cu care s-a livrat marfa.
In caz contrar bifa va ramane activa, dupa care se va selecta gestiunea din care urmeaza
sa scoatem marfa.
Daca se aplica discount procentual la toate pozitiile din factura, vom completa aceasta
informatie in campul discount din josul paginii. Sistemul va aplica acest discount la nivel de
factura recalculand automat valoarea facturii.

Fig. 45
In continuare vom introduce pozitiile de marfa/produse sau servicii care urmeaza a se
factura.
Cu ajutorul functiilor de adaugare la nivel de document – vezi Capitolul 4 – vom introduce
urmatoarele informatii ca in fig. 46.

69
 Daca factura emisa este pentru marfuri/produse se va selecta din macheta campul
Produs/Material prin activarea bifei din dreptul acestuia. Pentru facturarea unui serviciu se va
alege optiunea Serviciu.
Se va selecta produsul din lista de stoc cu ajutorul functiei alege din lista.
Sistemul va completa automat UM, lotul si data expirarii – daca este cazul – aceste
informatii sunt stocate automat la momentul intrarii si folosite de sistem in momentul iesirii
acestora. In cazul in care nu se lucreaza cu loturi aceste campuri Lot si Data expirarii sunt
inactive.
Se va completa in cele ce urmeaza cantitatea ce urmeaza a fi vanduta si pretul de
vanzare fara TVA.
Daca pentru produsul ales pe aceasta pozitie se practica un discount, se va specifica
procentul in campul discount% dupa care sistemul va calcula pretul cu discount la care va aplica
TVA pe care il va afisa in campul Valoare TVA. Valaorea cu TVA a pozitiei se va afisa in campul
Valoare Totala. Sistemul va afisa si pretul de vanzare fara discount, care nu va influenta in nici un
fel celelate campuri din factura. Daca procentul de TVA este diferit fata de cel propus implicit 19%
se va modifica.
Se va alege din lista un centru de profit corespunzator venitului ce urmeaza a se realiza in
urma facturarii, pentru fiecare pozitie in parte, centru de profit care poate sa difere de la o pozitie
la alta.

Fig. 46

70
 Dupa introducerea tuturor pozitiilor se vor salva inregistrarile, dupa care vom tipari
factura. Daca inainte de tiparire sunt necesare modificari se pot modifica inregistrarile cu ajutorul
functiei Modifica (vezi capitolul 4).
Vizualizarea tuturor pozitiilor introduse si verificarea totalului facturii se vor face in
fereastra Antet document fiscal. Se vor verifica totalurile valorilor de pe factura; daca este cazul
se vor face modificarile dorite.
Inainte de tiparire campul Tiparit este inactiv, iar functiile de Adaugare si Modificare pozitii
sunt inca active. Dupa tiparirea documentului nu se mai permite de catre sistem modificarea
facturii. In cazul in care exista erori se va anula documentul - tipizat si in calculator - si se va tipari
o noua factura.
Tiparirea, anularea sau contarea facturii se va face prin intermediul functiei Legaturi, care
cuprinde urmatoarele optiuni (fig. 47):

Fig. 47
Accesand optiunile Listare rapoarte, Lista doc. Fiscale emise, Detalii gestiune, contract,
comisionar sau produs, sistemul va ava oferi informatii suplimentare din nomenclatoare sau
rapoarte.
Optiunea Anulez documentul se poate folosi pentru anularea acestuia, optiune permisa
doar daca documentul nu a fost implicat in alte operatii.

71
 Incasez factura – optiune folosita pentru incasarea imediata a afcturii total sau partial.
Informatiile se vor introduce conform machetei din figura 48. Dupa cum se poate observa
valoarea totala a facturii este de 19.343.026 din care am ales sa incasam partial prin casa suma
de 1.500.000 lei. Dupa apasarea butonului accepta sistemul cere confirmarea efecturaii notelor
contabile din acest loc. In acest caz se deschide o macheta in care se vor face notele contabile –
vezi capitolul 4 Note contabile. In caz contrar daca se raspunde NU, documentul de incasare se
va regasi in lista de Documente/ Incasari si plati, unde se poate modifica si unde se pot face si
notele contabile aferente.

Fig. 48
Note contabile – este optiunea prin care se face contarea documentului pentru toate
pozitiile introduse. Contarea facturii se va face respectand modelul prezentat in capitolul 4 –
Functia Legaturi – Note contabile.
Macheta pentru scheme de contare este putin diferita, in cazul in care este vorba de
vanzari din stoc – pe baza de factura, bon fiscal sau aviz de expeditie, pentru ca sunt necesare 2
tipuri de note contabile ce se fac concomitent, respectiv contarea facturii si a descarcarii de stoc.
Deci in macheta se vor alege ambele scheme conform figurii de mai jos.

72
 Se observa ca in aceasta macheta exista doua feluri de note contabile. In stanga
machetei exista Schemele de contare propuse pentru Descarcare stoc si document. Sistemul
propune implicit schema de contare pentru document, pe care daca doriti o puteti modifica dupa
modelul prezentat la capitolul 4 – Functia Legaturi. Pentru stabilirea notelor contabile determinate
de iesirea din gestiune a marfii/produsului, se va alege pentru fiecare pozitie schema de contare
corespunzatoare selectand fiecare rand al schemei dupa care vom alege din partea dreapta
Schema operatiei de descarcare stoc. Dupa contarea tuturor pozitiilor se va apasa F2-Contare
automata, F3–Totalizare pozitii, respectand in continuare explicatiile de la capitolul 4.
In cadrul machetei va fi afisata numai schema de contare pentru factura. Nota contabila
de descarcare de stoc se va crea efectiv la prelucrarea stocului, sistemul atribuind valori notei
contabile propuse numai in urma calculului facut la descarcarea de stoc pe baza metodei
configurate.
Tiparesc factura – cu ajutorul acestei optiuni se va tipari factura, cu alegerea textului pe
care dorim sa-l trecem pe tipizatul tiparit. Tot cu ajutorul acestei optiuni se vor tipari si facturile
emise din Front OffIce care nu au fost tiparite imediat. Vom alege banca la care clientul va trebui
sa plateasca factura, in partea dreapta a machetei se vor completa datele clientului, adresa,
judet, cont, banca. In campul rezervat pentru explicatii se va scrie textul pe care dorim sa-l
imprimam pe tipizat. In partea de jos a machetei sunt datele cu privire la delegatul care insoteste
marfa, unde se vor completa fie alegand din lista, caz in care campurile celelalte se vor actualiza
automat, fie completand manual fiecare camp.
Dupa ce toate datele au fost completate se va apasa butonul Accepta care va face
posibila tiparirea documentului la imprimanta.

73
 Dupa tiparire documentul nu mai poate fi modificat, functiile cu ajutorul carora se pot
adauga, modifica sau sterge informatiile inregistrate in factura devin inactive. Toate documentele
tiparite au in antet o bifa in cadrul campului Tiparit.

Rapoarte facturi fiscale

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de vanzari, facturi si solduri la

clienti interni si externi, balanta clienti, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare
rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente fiscale

Fig. 49

C.2.3.2 Fiscale- Bonuri fiscale

74
 Pentru a avea acces la baza de bonuri fiscale se va alege cu mouse-ul fereastra cu
optiunea Bonuri fiscale, din lista documentelor fiscale emise.
Pentru adaugare, modificare, stergere etc, se vor folosi indicatiile de la capitolul 4. In
vederea evitarii explicatiilor repetate va sugeram sa consultati modul de introducere al facturilor
emise, modalitatea de introducere a informatiilor fiind similara.

Rapoarte bonuri fiscale

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de vanzari, facturi si solduri la

clienti interni si externi, balanta clienti, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare
rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente fiscale

C.2.3.3 Fiscale – Facturi export

Acesta este modulul in care se vor introduce facturile fiscale pentru export cat si alte
facturi in valuta catre clienti interni.
Intrarea in acest modul se face Documente/ Iesiri/ Fiscale/ Facturi export.
Completarea informatiilor se va face conform machetei din fig. 50.

Fig. 50

75
 Se va completa numar factura, data si data scadentei, moneda si cursul, clientul.
Procentul de TVA este zero, se va selecta gestiunea din care iese marfa, se va bifa daca
documentul este si aviz. Dupa ce se completeaza informatiile, vom trece la adaugarea pozitiilor
pe factura.
Daca este vorba de export de produse se va alege optiunea corespunzatoare , dupa care
se va alege produsul, vom trece cantitatea si pretul in moneda de export – EURO, USD etc.
Calculele in lei se fac de catre sistem pe baza cursului trecut in antet.
Valoarile totale se verifica in antet in josul machetei.

Fig. 51
Daca este vorba de servicii se va alege optiunea respectiva si se vor completa informatii
cu privire la denumire, cantitate si pret in valuta. Daca se ofera discount se trece procentul in
campul corespunzator.
Fig. 52

76
Fig. 53
Asa cum se poate observa in fig. 53, cu ajutorul optiunilor putem sa obtinem detalii
suplimenatare, sa incasam factura si sa stabilim notele contabile generate de acel document.
Functionalitatea si modul de lucru ale acestor optiuni sunt similare cu cele de la facturile interne
vezi subcapitolul C .2.3.2.

Rapoarte facturi export

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la Jurnalul de vanzari, facturi si solduri la

clienti interni si externi, balanta clienti, solduri pe vechime precum si alte rapoarte ce pot fi
configurate de catre utilizatori, vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare
rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente fiscale

77
C.2.4. Avize de expeditie

Modulul de avize de expeditie se acceseaza astfel: Documente / Iesiri / Avize de

expeditie.
In acest modul regasim si avizele de expeditie emise din Front Office. Acestea se pot
vizualiza in vederea modificarii, tiparirii sau contarii documentelor folosind functiile de oprrare de
la capitolul 4.

a) Aviz de expeditie de iesiri marfa

Pentru adaugarea unui aviz de expeditie vom folosi functia adauga dupa care vom
completa informatiile din antet document: numar aviz, Data, Firma – se va alege din nomenclator;
daca nu exista se adauga in nomenclator clientul. Se completeaza procentul de TVA. Daca avizul
se refera la o comanda facuta initial catre se va alege din lista comanda propusa (fig. 54). In caz
contrar nu se va completa campul Comanda nr.

Fig. 54

78
 Dupa alegerea comenzii sistemul poate completa avizul conform pozitiilor din comanda
dupa raspunsul la intrebarea din fig. 55. Daca se alege Yes (de preferat) se vor completa implicit
pozitiile introduse in comanda. In cazul in care dorim modificarea pozitiilor respectiv cant, pret etc.
se vor modifica pozitiile conform avizului primit. Daca alegem No vom introduce din nou pozitiile
de marfa pe aviz.

Fig. 55
Vom completa procentul de TVA si gestiunea din care urmeaza sa scoatem marfa pe
aviz.
Campul Retur va fi activat in cazul in care avizul introdus este un aviz ce returneaza
marfa trimisa initial cu aviz sau cu factura, cu posibilitatea de a face referire la documentul
intocmit initial caruia dorim sa-I facem retur total sau partial. Astfel vom introduce in macheta
urmatoare numarul documentului la care dorim sa facem retur respectiv aviz initial sau factura
initiala. In partea a doua a documentului Detalii pozitii vom trata modalitatea de introducere a
avizelor de retur.
Folosind functiile de adaugare, modificare, etc la nivel de pozitie vom trece la adaugarea
informatiilor privind produsele ce urmeaza a iesi din stoc cu aviz.
a) pentru introducerea unui aviz de iesire se va alege din lista produsul dorit, se va completa UM
respectiv forma de ambalare in care se vinde produsul, informatiile lot si data expirarii fiind
completate de sistem automat – dupa data intrarii. In continuare vom completa cantitatea si
pretul valoarea totala si valoarea TVA – daca este cazul – se vor completa automat. Se va
proceda la fel cu toate pozitiile documentului – fig. 56
Fig. 56

79
b) Aviz de expeditie de retur iesiri marfa

Pentru introducerea unui retur de iesire de marfa - pe baza de aviz sau factura - se va
face initial un aviz de expeditie de iesire retur.
Etapele descrise la modulul C.1.2.b Avize de expeditie de retur intrare sunt valabile si
pentru introducerea informatiilor referitoare la avizul de expeditie de retur iesire.
- pentru introducerea unui aviz de retur se va proceda astfel: dupa ce s-au introdus in
prima macheta Antet document informatii cu privire la documentul initial la care dorim sa facem
retur si s-a bifat ca documentul este de retur. Introducerea de noi pozitii de marfa se va face
astfel: folosim functia adaugare pozitie vom tasta * in campul Denumire produs. In acest moment
sistemul va afisa o macheta in care exista pozitiile de marfa de pe documentul initial la care dorim
sa facem returul fig. 57. Se va selecta din lista respectiva produsul dorit dupa care va fi inclus in
aviz ca pozitie identica cu minus. Daca se doreste retur numai pentru o parte din cantitate se va
modifica conform cantitatii dorite. Se va proceda la fel pentru toate pozitiile de pe aviz.

Fig. 57

80
 Dupa ce informatiile din aviz sunt completate corect, vom salva documentul. In mod
normal acest document va trebui sa creeze o nota contabila. Contarea acestui document se face
cu ajutorul functiei Legaturi. Aceasta functie contine urmatoarele – conform fig. 58.

Fig. 58
Prima optiune din aceasta macheta este Listare rapoarte. Aceasta asigura accesul spre
rapoarte direct din macheta de introducere avize. Acest lucru este posibil si daca apasam de la
tastatura <Ctrl> + <P>. In acest moment pe ecran va aparea meniul de rapoarte in care vom
putea selecta orice raport dorit.
Lista avize de expeditie iesite – permite vizualizarea tuturor avizelor de expeditie existente
in baza, care este lista propusa la intrarea in modulul de avize.
Detalii gestiune, marfa/produs – permite vizualizarea detaliilor produsului de la pozitia la
care ne aflam, detalii introduse initial in Nomenclatorul de produse/materiale.
Note contabile – este optiunea prin care se face contarea documentului pentru toate
pozitiile introduse. Dupa ce au fost introduse toate pozitiile din aviz se va face contarea
documentului in felul urmator: se va alege cu ajutorul functiei Legaturi optiunea Note contabile. Se
vor urmari indicatiile date in capitolul 4 Functia legaturi – Note contabile.
Urmatoare optiune din cadrul functiei Legaturi este Vizualizare NIR. Aceasta optiune
apare numai in cazul in care avizul este de retur, pentru ca la reintrarea marfii in gestiune vom
intocmi un NIR. Sistemul are posibilitatea de a lista automat NIR-uri intocmite pe baza avizelor de
expeditie sau facturii. Cu ajutorul acestei optiuni se poate vizualiva NIR-ul generat automat de
sistem. Daca se doreste schimbarea preturilor se va alege pozitia respectiva apasand dublu click
cu mouse-ul dupa care putem face modificarea dorita si vom salva modificarile. Putem lista NIR-
ul apasand cu ajutorul Functiei Legaturi optiune Tiparire NIR (fig. 59) sau apasand <Ctrl> + <P>;
sistemul va deschide lista de rapoarte dupa care se va alege listarea la imprimanta sau in alt
format dorit (vezi capitolul 3 A.2. Listare rapoarte).
Fig. 59

81
 Daca se doreste ulterior transformarea acestui aviz in factura se poate alege optiunea
Generez factura. Cu ajutorul acesteia sistemul va crea o factura cu aceleasi pozitii din aviz
automat astfel: va aparea un mesaj de confirmare dupa care trebuie sa introducem un numar de
factura (vezi fig 60 si 61). Se va completa numarul facturii dupa care se apasa butonul Accepta.
Daca nu se doreste acest lucru vom apasa Renunta.

Fig. 60

Fig. 61
In acest moment sistemul va introduce automat o factura in sistem cu numarul 456879 la
data avizului. Acest document se va gasi in Documente / Iesiri / Fiscale / Facturi clienti.
Modificarile si contarea documentului introdus astfel se vor face dupa exemplul prezentat in
cadrul subcapitolului Documente / Iesiri / Fiscale.
Informatii despre avize, marfa intrata pe avize si avize nefacturate, etc se vor gasi in
Listare rapoarte/ Iesiri/ Documente de stoc.
Ultima optiune din cadrul functiei este Tiparire Aviz. Rolul acestei functii este intuitiv. Dupa
accesarea acestei optiuni sistemul va deschide macheta in care vom completa date privind
delegat, client etc vezi fig. 49 – C 2.3.1. Facturi fiscale.

82
Rapoarte avize de expeditie

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la avize emise, vom accesa din meniul
principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente de stoc.

C.2.5. Note de transfer

In acest modul se vor introduce note de transfer intre gestiuni pentru care se pot intocmi
automat si avize de expeditie.
Accesul in modul se face astfel : Documente/ Iesiri/ Note de transfer.
Vom folosi functiile de la capitolul 4 pentru adaugare, modificare, etc.
Adaugarea unui transfer se va face completand informatiile conform machetei din fig. 62.
Se va completa numarul notei de transfer, data si gestiunile intre care se face transferul :
predatoare si primitoare.
Folosind functiile de adaugare pozitie in cadrul documentului, vom completa informatii cu
privire la produsele/marfurile transferate. Informatiile se vor completa conform machetei din fig. fig
63 astfel: se va alege din lista articolul care urmeaza a se transfera, completand in continuare UM
si cantitatea transferata. Daca sistemul lucreaza cu loturi informatiile privind lotul si data expirarii
se vor completa automat. Daca exista locatii de gestiune in cadrul unui depozit se va alege locatia
in care urmeaza sa intre produsul transferat.
Urmatorul camp activ este Pret impus. Daca se doreste transferul dintr-un anume lot sau
cu un alt pret decat cel calculat de sistem conform metodei de descarcare folosita de sistem, se
va activa acest camp prin bifa, moment in care sistemul va deschide o macheta in care vor fi
afisate toate pozitiile de stoc existente pentru acest articol dupa data intrarii, lot si pret de achizitie.
Se va alege din lista pozitia dorita prin selectarea acesteia. In acest moment sistemul va calcula
valoarea descarcarii de stoc dupa pretul impus de utilizator afisand aceste informatii in campurile
Pret de stoc si Valoare de stoc ca in fig. 64.
Fig. 62

83
Fig. 63

Fig. 64
Dupa introducerea tuturor pozitiilor se va salva documentul. Contarea se va face cu
ajutorul functiei Legaturi. Optiunile din cadrul acestei functii sunt : vezi fig. 65

Fig. 65
Listare rapoarte – acces rapid spre modulul de rapoarte
Detalii cu privire la gestiuni si produse – informatii suplimentare despre acestea din
nomenclatoare
Note contabile – vom determina schema de descarcare de stoc corespunzatoare.
Modalitatea de a alege schema de descarcare de stoc corespunzatoare este urmatoarea: se
acceseaza optiunea Note contabile, moment in care se deschide macheta de contare conform fig.
66.
Fig. 66

84
 In cazul prezentat in fig.66 exista trei pozitii pe documentul de iesire. Vom selecta schema
de contare dorita din dreapta ecranului pentru fiecare pozitie. Dupa determinarea schemelor de
contare pentru fiecare pozitie vom activa campul Validat. In acest moment documentul se
considera contat, insa valorile atribuite schemei de contare vor fi stabilite in momentul in care se
prelucreaza stocul.
Daca dorim sa modificam schema de contare pentru acest document sau pentru o pozitie
din document, vom dezactiva campul validat, vom face modificarile si vom activa din nou campul
Validat.
Tiparesc aviz – se va folosi in cazul in care dorim tiparirea unui aviz care sa insoteasca
Nota de transfer. Dupa completarea informatiilor conform machetei din fig. 67 privind delegatul
insotitor si alte explicatii privind avizul vom tipari avizul prin intermediul butonului Accepta. In caz
contrar se va alege optiunea Renunta.

Fig. 67

Rapoarte note de transfer

85
 Pentru listarea diverselor informatii cu privire la note de transfer, vom accesa din meniul
principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente de stoc.

C.2.6. Alte documente de descarcare stoc

Accesul in modul se face astfel : Documente/ Iesiri/ Alte documente de descarcare stoc.
Acesta este modulul in care vom introduce bonuri de consum si alte documente care
determina iesirea din stoc a unui produs.
Folosind functiile de operare - capitolul 4 se vor introduce in macheta informatii cu privire
la: numar act, data, tip act, gestiunea din care urmeaza sa iasa produsul. Daca se doreste
urmarirea consumurilor pe centre de cost si sistemul va fi configurat in acest sens, vom alege
centrul de cost consumului respectiv iesirii din stoc (fig. 68).
Folosind functia de adaugare pozitie vom introduce pozitiile de produse din document:
vom selecta din lista produsul, unitatea de masura si cantitatea. Lotul si data expirarii – daca e
cazul – se vor completa automat. Daca se doreste iesirea cu pret impus se va activa campul
respectiv cu alegerea din lista a produsului dorit, in caz contrar campul va fi inactiv. Se vor salva
inregistrarile dupa ce au fost completate informatiile complet fig.69.

Fig. 68
Fig. 69

86
 Functia Legaturi – optiuni
Listare rapoarte - acces rapid spre rapoarte
Detalii suplimentare gestiuni, produse etc
Note contabile – se va conta documentul respectand indicatiile de la Note de transfer.

Rapoarte bonuri de consum

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la bonuri de consum, vom accesa din meniul
principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Iesiri/ Documente de stoc.
Pentru informatii privind bonuri de consum pe centre de cost vom accesa Listare rapoarte/
Nomenclatoare/ Centre de cost/ Bonuri de consum.

87
C.3. Documente – Incasari si plati

Fig. 70
In acest modul se vor introduce documentele de incasari si plati prin casa sau banca:
registru de casa, extras de banca, diverse incasari, diverse plati, inclusiv inchiderea avansurilor
de la clienti si catre furnizori sau compensari intre furnizori si clienti.

C.3.1. Incasari si plati

88
 Se vor introduce incasarile si platile care se refera la o factura, incasari sau plati in avans,
diverse incasari sau plati care nu se incadreaza in categoriile de mai sus: dobanzi, comisioane,
ridicari depuneri de numerar etc.
Pentru exemplificare, vom imparti documentele in categorii astfel:
a) Incasari/plati pentru o factura
b) Incasari/plati in avans
c) Diverse plati, diverse incasari

3.1.a Incasari/plati pentru o factura

Modalitatea de inregistrare a datelor este aceeasi si pentru o plata si pentru o incasare,

de aceea vom exemplifica numai pentru o singura categorie.
Facturi interne – in lei
Macheta de inregistrare a informatiilor este prezentata in fig. 71.

89
 Se va completa data operatiei conform extras/casa. Se va alege din lista banca sau casa
prin care s-a platit/incasat. In campul tip operatie vom alege incasare/plata. Daca e vorba de
facturi interne nu se va activa al doilea camp export/import.
In continuare vom completa tip document OP, CEC etc, numar si data document si
descriarea operatiei.
Se va alege din lista furnizorul/clientul caruia vrem sa platim/incasam o factura sau mai
multe.
Nu se va activa campul Document in avans.
In campul valoare se va trece valoarea documentului de plata/incasare.
In partea de jos a machetei exista un tabel in care se vor completa informatii despre
facturile platite/incasate. Pentru a alege facturile pe care urmeaza sa le platim/incasam vom

apasa pe butonul “Automat” sau butonul de ‘Adaugare pozitie’. In cazul in care apasam butonul
Automat se va completa automat tabelul de facturi afisand in campul Rest de plata valoarea care
nu a fost inchisa pe facturi. Aceasta valoare va ramane ca avans, regasindu-se in Avansuri
clienti/furnizori, urmand a se inchide ulterior. Daca se apasa butonul de adaugare pozitie se va
deschide macheta cu toate facturile existente in baza la furnizorul/clientul respectiv. Vom selecta
din lista facturile sau factura pe care dorim sa o platim incasam (fig. 72). In josul machetei din fig
72, sistemul afiseaza informatii cu privire la restul ramas pe factura din incasarile/platile
anterioare.
Fig. 72
In cazul in care nu avem facturi care se acopere toata suma in campul rest de plata va
ramane un sold, care va trebui inregistrat ca incasare/plata in avans. Pentru a realiza acest lucru
va trebui sa salvam inregistrarea, moment in care sistemul va deschide un ecran de atentionare
cu mesajul urmator fig. 73. Daca vom alege Yes vom reveni in grila de adaugare, daca se alege

90
No se va salva restul ca avans, fiind trecut automat de catre sistem in lista de avansuri
client/furnizor, care urmeaza a fi inchise in momentul in care se emite/primeste factura.

Fig. 73
Daca suma inchide facturi in totalitate acest rest va fi nul iar documentul va fi salvat.

Facturi externe – in valuta

Se vor introduce informatii cu privire la data operatiei, banca sau casa prin care
s-a derulat operatia ca si in exemplul de mai sus.
Diferenta fata de platile/incasarile interne este ca va trebui activat campul import/export.
In acest caz in afara de celelalte informatii mai apar trei campuri cu privire la moneda, cursul din
ziua operatiei si valoarea in lei platita/incasata.

91
Fig. 74
Restul informatiilor si modalitatea de adaugare a facturilor este identica cu cea din
exemplul de mai sus.
In macheta de facturi vor exista informatii cu privire la facturile existente, moneda si
cursul in care a fost intocmita factura – fig. 75. Se va selecta factura ce urmeaza a fi
platita/incasata, se va apasa Accept si factura va fi trecuta in tabelul din macheta in rubrica
Facturi incasate sau platite. Diferentele de curs aferente vor fi calculate ca diferenta intre cursul
de la data facturii si cursul de la data platii/incasarii si vor fi afisate de sistem prin intermediul
schemelor de contare.
Fig. 75

92
 Pentru o noua inregistrare vom accesa functia Adauga. Pentru salvarea inregistrarilor
vom accesa functia Salveaza – vezi capitolul 4.
Functia Legaturi – detalii suplimentare din nomenclatoare privind firma, documente de
plata etc. si acces catre Note contabile.
Cu ajutorul acestei optiuni vom putea determina notele contabile aferente operatiei.
Pentru facturile interne se va alege din schema nota contabila aferenta respectand
indicatiile de la capitolul 4 – Functia Legaturi - Note contabile. Macheta de contare este cea din
figura 76.
Pentru facturile externe schema de contare va fi de modelul machetei din figura 77. Spre
deosebire de operatiile in lei in aceasta schema apar si diferentele de curs aferente operatiei.
Schema de contare propusa de sistem este determinata de calculele facute pe baza cursurilor
facturii si platii/incasarii; astfel schema propusa este fie la curs favorabil fie la curs nefavorabil, cu
contabilizarea diferentelor de curs aferente operatiei respective.
Vom conta documentul conform modelului explicat la capitolul 4 – Note contabile.

Fig. 76

93
Fig.77

Rapoarte incasari/plati

94
 Pentru listarea diverselor informatii cu privire la incasari si plati, vom accesa din meniul
principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Incasari sau Plati.
In Incasari vom gasi o serie de rapoarte care furnizeaza informatii despre clienti – solduri,
avansuri, incasari intr-o perioada, balanta clienti,etc. In Plati vom gasi o serie de rapoarte care
furnizeaza informatii despre furnizori – plati intr-o perioada, solduri la zi, solduri pe vechime,
balanta furnizori etc.
Pentru listarea incasarilor/platilor in cadrul Registrului de casa sau Extrasului de banca
vom accesa din rapoarte Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Registul de
casa,banca. Aici vom gasi informatii despre acestea grupate pe zile pentru verificarea
documentelor introduse si a soldurilor zilnice.

3.1.b Incasari/plati in avans

Macheta de introducere a informatiilor privind plata/incasare in avans este prezentata in

figura 78.
a) Inregistrare initiala a unui document de avans
Se va completa data operatiei conform extras/casa. Se va alege din lista banca sau casa
prin care s-a platit/incasat. In campul tip operatie vom alege incasare/plata. Daca e vorba de
facturi interne nu se va activa al doilea camp export/import.
In continuare vom completa tip document OP, CEC etc, numar si data document si
descrierea operatiei.
Se va alege din lista furnizorul/clientul caruia vrem sa platim/incasam o factura sau mai
multe.
Se va activa campul Document in avans.
In campul valoare se va trece valoarea documentului de plata/incasare.
In campul Rest de plata se va trece valoarea documentului incasat/platit in avans.
Informatia din acest camp reda informatii ori de cate ori exista un document de avans sau un rest
de avans incasat/platit pe o factura. Vom gasi in Documente/Incasari si plati/Avansuri clienti,
furnizori toate avansurile platite/incasate, de unde vom face ulterior inchiderea acestora pe facturi.
Contarea documentelor se va face cu ajutorul Functiei Legaturi – optiunea Note contabile,
respectand indicatiile de la capitolul 4 – Note contabile.

Fig. 78

95
b) Decontare document de avans – inchidere avans cu o factura

Se va proceda conform informatiilor de la punctul C.3.3. avansuri.

Rapoarte incasari/plati

Pentru listarea diverselor informatii cu privire la incasari si plati, vom accesa din meniul
principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Incasari sau Plati.
In Incasari vom gasi o serie de rapoarte care furnizeaza informatii despre clienti – solduri,
avansuri nestinse, incasari intr-o perioada, balanta clienti,etc. In Plati vom gasi o serie de rapoarte
care furnizeaza informatii despre furnizori – plati intr-o perioada, solduri la zi, solduri pe vechime,
balanta furnizori, avansuri nestinse etc.
Pentru listarea incasarilor/platilor in cadrul Registrului de casa sau Extrasului de banca
vom accesa din rapoarte Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Registul de
casa,banca. Aici vom gasi informatii despre acestea grupate pe zile pentru verificarea
documentelor introduse si a soldurilor zilnice.

96
3.1.c Diverse plati, diverse incasari

Macheta de introducere a informatiilor privind plata/incasare in avans este prezentata in

figura 79.

Fig. 79
Modul de completare al informatiilor este acelasi : se va completa data operatiei, se va
selecta banca sau casa prin care se face operatia.
La Tip de operatie se va alege Diverse incasari/Diverse plati. Se observa ca pentru
aceasta optiune campurile Cod firma, Document avans si tabelul de Facturi din josul machetei
sunt inactive, pentru ca inregistrarea introdusa nu are nevoie sa se lege ca informatie de unul
dintre acestea.
Se vor completa deci: tip document, numar, data si o explicatie si in campul de Valoare
suma totala de pe document.
Aici vom inregistra toate incasarile/platile care nu au legaturi cu facturi: ridicari si depuneri
de numerar, comisioane, dobanzi etc.

97
 Modul de contare al documentelor este acelasi, acest lucru realizandu-se cu ajutorul
Functiei Legaturi – optiunea Note contabile si respectand indicatiile de la capitolul 4 – Note
contabile.

Rapoarte diverse incasari/plati

Pentru listarea incasarilor/platilor in cadrul Registrului de casa sau Extrasului de banca

vom accesa din rapoarte Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Registul de
casa,banca. Aici vom gasi informatii despre acestea grupate pe zile pentru verificarea
documentelor introduse si a soldurilor zilnice.

C.3.2. Extras de banca

In acest modul vom putea introduce toate operatiile care se leaga implicit de un extras de
banca sau Registru de casa. Singura deosebire dintre acest modul si modulul de Incasari si plati
este ca sistemul face o selectie a inregistrarilor dupa banca sau casa, afisand in lista doar
inregistrarile din cadrul acestora.
Selectia se face de la intrarea in modul in care va trebui sa introducem data operatiilor si
banca sau casa in care dorim sa facem inregistrari. Aceasta macheta este prezentata in fig. 80.

Fig. 80
Dupa selectarea bancii respective, in lista operatiunilor de incasari si plati vom gasi doar
inregistrarile din acea banca.

Rapoarte extras de banca/ registru de casa

Pentru listarea incasarilor/platilor in cadrul Registrului de casa sau Extrasului de banca

vom accesa din rapoarte Operatii sistem / Listare rapoarte / Documente/ Incasari/plati/Registul de
casa,banca. Aici vom gasi informatii despre acestea grupate pe zile pentru verificarea
documentelor introduse si a soldurilor zilnice.

98
C.3.3. Avansuri clienti / furnizori

In acest modul vom gasi toate avansurile incasate de la clienti si platite furnizorilor.
Inchiderea acestor avansuri pe facturi se va face la sfarsitul lunii, inainte de inchidere.
Pentru a inchide un avans din lista, ne vom pozitiona pe linia cu inregistrarea dorita si
vom accesa functia Modifica sau vom apasa dublu click pe linia cu avansul.
Sistemul va deschide macheta de introducere incasari/plati – fig. 78.
Inchiderea avansului se va face respectand indicatiile de la punctul C.3.1.a. pentru
incasarea sau plata unei facturi (fig. 71).
Observatie: Nu modificati data operatiei initiale pe care sistemul o propune in macheta afisata si
nici data documentului introdus initial. Acestea sunt datele la care a fost inregistrat avansul initial.
Data la care inchidem avansul va fi aleasa in momentul in care dupa ce selectam facturile pe care
dorim sa inchidem avansul, vom salva operatia fig.80a. Inainte de salvare sistemul va deschide o
macheta de forma unui calendar, din care vom selecta cu atentie data inchiderii avansului.
Aceasta va fi in conformitate cu luna in care dorim sa se evidentieze aceasta operatie in
contabilitate – de regula ulterioara datei facturii.

99
C.3.4. Compensari intre facturi
Acesta este modulul in care se vor introduce ordinele sau procesele verbale de
compensare.
Macheta de introducere este prezentata in fig. 81.

Fig. 81
Vom introduce data operatiei si numarul documentului.
Vom selecta in rubrica Facturi de compensat tipul facturii: de la furnizori sau de la clienti.
In cele ce urmeaza va trebui sa alegem factura ce urmeaza a se compensa. Pentru
aceasta va trebui sa alegem din lista un furnizor. Dupa selectarea din lista urmeaza alegerea
facturilor care urmeaza a se compensa. Vom apasa butonul Selectare factura de compensat,
dupa care se va deschide o macheta ca in fig. 82. In partea de jos a machetei, vor aparea toate
informatiile referitoare la factura ce urmeaza a se compensa: data, numar, valoare, etc.
Dupa selectarea facturii vom apasa butonul Accept, iar informatia despre factura de la
furnizor se va completa in macheta (fig.81) respectiv data si numarul facturii.
In continuare va trebui sa alegem firma cu care facem aceasta compensare. Pentru
aceasta in rubrica Facturi compensate vom accesa butonul Selectare facturi compensate,
moment in care se va deschide o noua macheta in care vor exista informatii cu privire la facturile
emise catre clientul care are aceeasi denumire – partenerul este si furnizor si client (fig. 83).
Fig. 82

100
Fig. 83
In macheta din figura de mai sus, exista informatii cu privire la factura, data, numar, rest
de achitat.
Tot in aceasta macheta avem informatii cu privire la suma maxima de compensat, pentru
factura campul inactiv Valoare maxima de compensat.
In campul Valoare compensata se va trece suma de compensat, care se va regasi in
campul Total de compensat.
Daca se doreste compensarea unei facturi de la un furnizor cu o factura de la un client
diferit de furnizor, se va alege din macheta Schimb firma. Se va selecta din lista firma
corespunzatoare cu care se doreste compensarea si se vor completa in continuare informatiile
conform machetei din fig. 83.

101
 Dupa selectarea celei de a doua facturi se va salva inregistrarea macheta de introducere
va arata ca in fig. 81.
Cu ajutorul functiei Legaturi – optiunea Note contabile se va conta operatia, respectand
indicatiile de la capitolul 4.

C.3. Documente – Stocuri

Fig. 84
In modulul de Stocuri se vor introduce documente privind inventarul si procesele verbale
de schimbare de locatie intr-o gestiune (optiune activa daca se lucreaza cu locatii in cadrul unei
gestiuni). Stocul actual este optiunea prin care sistemul afiseaza rapid stocul existent la zi numai
cantitativ. Pentru afisarea stocului cantitativ – valoric se va folosi modulul de rapoarte.

C.3.1. Inventarieri

Aceasta este o optiune care se va folosi in cazul in care se doreste confruntarea

inventarului faptic – Liste de inventariere cu cel scriptic. Valorificarea inventarului cantitativ valoric
cu stabilirea plusurilor sau minusurilor rezultate in urma inventarierii se va face automat de catre
sistem pe baza informatiilor introduse in acest modul.
Pentru introducerea inventarului vom accesa aceasta optiune, dupa care vom folosi
functia Adauga – vezi capitolul 4. In macheta urmataore vom selecta data la care s-a facut
inventarul si gestiunea pentru care exista Listele de inventariere – fig. 85. Vom apasa butonul
accepta, moment in care sistemul va afisa, dupa o prelucrare rapida a stocului o macheta de
genul celei din figura 86. Stocul afisat in cadrul machetei pentru data si gestiunea dorita este
structurat pe produse, sistemul afisand denumirea produsului, cantitatea existenta scriptic in

102
coloana cantitate evaluata, UM si locatia in care se afla produsul in gestiune – daca sistemul
lucreaza cu locatii de gestiune.
In coloana cantitate reala se vor introduce Listele de inventariere – inventarul faptic. Dupa
completarea completa a listei se vor salva inregistrarile.

Fig. 85

Fig. 86
Dupa salvarea inregistrarilor, vom accesa butonul inchid inventar. In urma acestei
operatiuni sistemul va stabili diferentele – plusuri sau minusuri – si va crea documente aferente
pentru intrarea sau iesirea din stoc a produselor la care s-au constatat diferente. Mesajul de

103
confirmare afisat de sistem este cel din figura 87. Vom confirma inchiderea inventarului, vom
selecta din macheta urmatoare data inchiderii acestuia. In acest moment sistemul va genera
automat documentele pentru diferentele rezultate in urma inventarierii. Documentele generate de
sistem se clasifica in plusuri sau minusuri respectiv intrari sau iesiri, care vor aduce stocul la
nivelul stocului faptic.

Fig. 87
Vizualizarea si contarea acestor documente se va face accesand modulele de
Documente/Intrari/ Alte documente de incarcare stoc pentru plusuri de inventar si
Documente/Iesiri/ Alte documente de descarcare stoc.
Documentele create automat se vor putea identifica usor dupa tipul actului care va fi MIV
pentru minusuri si PIV pentru plusuri. Aceste documente se pot conta, dar nu se pot face
modificari in cadrul pozitiilor de pe document.
Daca se doreste modificarea inventarului, se va intra pe documentul de inventar, se va
accesa butonul Redeschid inventar se vor salva modificarile si se va aplica din nou Inchiderea
inventarului, iar documentele generate automat se vor modifica.
Cu ajutorul functiei Legaturi vom avea acces rapid spre rapoarte, pentru afisarea
inventarului cantitativ - valoric.

Rapoarte inventarieri

Pentru listarea rapoartelor legate de inventar vom accesa din rapoarte Operatii sistem /
Listare rapoarte / Stocuri / Inventarieri.
Diferentele rezultate in urma inventarierii se vor gasi in Operatii sistem / Listare rapoarte /
Documente / Intrari respectiv Iesiri / Documente de stoc.

104
C.3.2. Procese verbale de schimbare locatie in gestiune

Aceasta optiune este activa doar atunci cand sistemul este setat ca lucreaza cu locatii in
cadrul unei gestiuni.
Este folosita pentru transferul marfurilor in cadrul aceleasi gestiuni intre doua locatii.
Macheta de introducere a informatiilor este prezentata in figura 88.

Fig. 88
Se vor introduce numarul actului, data si gestiunea in care schimbam locatia.
Folosind functia Adaugare pozitie in cadrul documentului vom trece la adaugarea
produselor care urmeaza a-si schimba locatia.
Vom alege din stoc produsul dorit dupa care sistemul va completa automat toate
campurile din macheta – fig. 89. Daca se doreste transferarea unei cantitati mai mici si nu a
cantitatii totale din produsul respectiv se va modifica valoarea din campul de cantitate.
Se va completa noua locatie in care se doreste schimbarea produsului selectandu-se din
lista de locatii din gestiune cea dorita.
Dupa completarea tuturor pozitiilor se vor salva inregistrarile.

Fig. 89

105
C.3.3. Stocul actual – F8

Apasand tasta F8 sistemul va afisa lista cantitativa a stocului la zi.

Prin aceasta optiune sistemul afiseaza rapid stocul cantitativ la data selectata de
utilizator.
Stocul existent este afisat pe gestiuni, cod material cantitate existenta in stoc si forma de
ambalare. Se pot face diverse filtrari in cadrul listei, pentru afisarea unei singure gestiuni, a unui
singur produs in toate gestiunile etc.

Rapoarte stocuri

Toate rapoartele legate de stoc se obtin din Operatii sistem / Listare rapoarte / Stocuri. De
exemplu: situatia cantitativ valorica a stocului, intrari/iesiri intr-o perioada, fisa produs, stoc pe
furnizori, stocuri de siguranta, marfa nefacturata etc.

C.5. Documente – Contracte

106
 In acest modul se vor introduce contractele incheiate cu furnizorii si clientii, pentru
urmarirea acestora pe comenzi, facturi etc.
Introducerea unui contract se face accesand modulul Documente/Contracte.
a) Pentru introducerea unui contract incheiat cu un furnizor, informatiile se vor introduce
conform machetei din figura 90.

Fig. 90
Se vor introduce informatiile privind data contract, numar, furnizorul – se va alege din lista
sau se va introduce daca nu exista – se va activa bifa in campul furnizor, data de sfarsit a
contractului. La tip contract sistemul propune implicit contract general. In urmatorul camp se va
introduce valoarea totala a contractului si moneda in care s-a incheiat acesta. In campul
Observatii se vor trece diverse informatii suplimentare referitoare la furnizor, contract, obiect
contract etc.
In cadrul sistemului se pot urmari toate facturile primite de la furnizor pentru un contract.
Conditia obligatorie pentru ca legatura dintre contract si factura sa fie facuta este ca la nivel de
introducere factura de la furnizori sa se selecteze din lista contractul la care se refera – capitolul
C.1.3.1. Documente – Intrari – Facturi fiscale.
Tot in cadrul acestui capitol am amintit ca daca se apasa click pe cuvantul Furnizor din
macheta de introducere a facturilor sistemul va afisa situatia la zi a furnizorului astfel:

107
Fig. 91
Asa cum reiese din figura de mai sus se afiseaza situatia facturilor legate de acest
contract, precum si platile efectuate, sold de achitat etc.
b) Pentru contractele incheiate cu clientii exista doua posibilitati de introducere a
contractelor: contract general si contract de service cu intocmire automata a facturilor pentru
service.
Pentru contractele generale se vor introduce informatiile conform figurii 92.
Vom observa ca in atunci cand partenerul este client si vom activa bifa din dreptul
acestuia apar campuri suplimentare fata de contractele de la furnizor. In afara de informatii
generale ca: data inceput, numar, firma, data de sfarsit, valoare si moneda, se vor
completa comisionarul – daca exista – si discountul daca este prevazut ca se va acorda un
discount acelui client. In campul Observatii se vor trece diverse informatii suplimentare referitoare
la furnizor, contract, obiect contract etc.
In cadrul sistemului se pot urmari toate facturile emise catre un client pentru un contract.
Conditia obligatorie pentru ca legatura dintre contract si factura sa fie facuta este ca la nivel de
introducere factura emisa sa se selecteze din lista contractul la care se refera – capitolul C.2.3.1.
Documente – Iesiri – Facturi fiscale.
In cadrul acestui subcapitol am aratat ca daca se apasa click pe cuvantul Client din
macheta de introducere a facturilor sistemul va afisa situatia la zi a acestuia de felul celei din
figura 91.

108
Fig. 92
Pentru contractele de service – optiune activa numai pentru clienti - vom activa bifa din
dreptul acestuia si macheta de introducere a informatiilor despre contract va fi de felul celei
prezentate in figura 93. Pe baza informatiilor introduse in acest modul, sistemul poate genera
automat facturi catre clienti activand comanda din Prelucrari / Generare facturi de service.
Se vor introduce: data de inceput si de sfarsit, numar contract, client, comisionar - daca
exista. In fereastra Detalii contract de service se va determina in primul rand durata perioadei de
facturare pe baza contractului de service. Se va alege din lista una din optiunile existente: lunar,
trimestrial, bianual si anual.
Daca se alege lunar, atunci vom completa numai valoarea contractului - valoarea lunara –
moneda si centrul de profit – daca exista.
Daca se alege una din celelalte optiuni - trimestrial, bianual si annual – se va completa in
campul Facturez in luna :luna din cadrul perioadei de facturare, in care se doreste intocmirea
automata a facturii emise. In campul urmator se va trece valoarea de facturare a contractului. Se
va alege din lista o moneda si un centru de cost daca este cazul. Se pot completa diverse
observatii in campul alocat pentru acestea.
Se recomanda actualizarea permanenta a contractelor daca se doreste obtinerea de
informatii exacte referitoare la acestea.

109
Fig. 93
Pe baza informatiilor din acest modul, sistemul poate intocmi automat facturile de service
cu ajutorul optiunii din Prelucrari / Generare facturi de service. In urma lansarii acestei comenzi,
sistemul afiseaza toate facturile de emis in luna in care dorim.
Functionalitatea acestei optiuni ca si modul de intocmire a facturilor de service se vor
regasi detaliate in capitolul 3.1.D.8. Generare facturi de service.

Rapoarte contracte

Toate rapoartele legate de contracte se obtin din Operatii sistem / Listare rapoarte /
Documente / Contracte, de exemplu facturi emise pe un contract, evolutia platilor si incasarilor pe
un contract etc. Pentru configurarea raportului dorit se vor folosi functiile de filtrare.

110
C.6. Documente – Oferte de preturi

C.7. Documente – Documente necontate

Cu ajutorul acestei optiuni vom gasi cu usurinta toate documentele care nu au fost
contate in timpul introducerii lor in sistem sau documente necontate ce vin din alte module de la
utilizatori care nu au drept de contare documente.

Fig. 94
Indiferent de modulul in care au fost introduse, toate documentele necontate se regasesc
in aceasta lista. De altfel, in coloana Specificatie se regaseste numele modulului in care a fost
introdus documentul. De asemenea se specifica tipul actului, numarul, data, furnizor/client,
valoare etc.
Pentru contarea documentului nu este necesar sa se iasa din lista din figura 94.. Cu
dublu click pe linia cu documentul ce urmeaza a fi contat sau cu ajutorul functie Modifica, se va
deschide documentul selectat, direct in macheta de contare document fig. 95.
Folosind indicatiile de la capitolul 4 – Functia Legaturi – Note contabile vom conta
documentul dupa care acesta nu se va mai regasi in lista documentelor necontate.

111
Fig. 95

3.1. D PRELUCRARI

112
Fig. 96
Acest modul contine o serie de operatii care presupun antrenarea tuturor modulelor
existente in sistem, operatii care au implicatii in sistem in ansamblu. De aceea le-am numit
generic Prelucrari.

D.1. Inchidere luna

Prin aceasta functie, se inchide luna din punct de vedere financiar contabil. Dupa ce toate
notele contabile au fost generate, centralizate in contabilitate si balanta lunii in curs este definitiva,
ceea ce inseamna ca nu mai sunt note contabile de modificat, se va trece la luna urmatoare.
Dupa un mesaj de confirmare, sistemul verifica operatiile existente in sistem.
Trecerea la luna urmatoare nu va fi posibila daca: exista documente necontate, exista
stocuri negative etc. pana nu se regleaza aceste neajunsuri inchiderea lunii nu va fi posibila. De
asemenea aceasta operatie presupune ca ambele sisteme Contif si Gestoc sa se afle la aceeasi
luna curenta. In caz contrar inchiderea de luna nu va fi posibila, deoarece prin aceasta operatie se
actualizeaza si valideaza notele de descarcare de stoc ale lunii ce urmeaza a fi inchise.
Daca s-a inchis luna nu se mai pot face inregistrari cu date de inregistrare ale lunii
anterioare. Toate modificarile ulterioare se vor face cu note contabile de stornare in luna la care s-
a trecut.

D.2. Revenire la luna precedenta

113
 In cazul in care se doreste revenirea la o luna din anumite motive se va accesa aceasta
functie si se va trece cronologic prin lunile anterioare pana la luna la care dorim sa aducem
sistemul. Este de dorit ca aceasta operatie sa se faca doar in cazuri speciale.
Observatie: Orice modificare efectuata va trebui contata pentru a figura in balanta lunii
la care se fac modificarile. Pentru aceasta este necesar ca si in sistemul Contif sa se aduca
sistemul la luna la care se vor opera aceste inregistrari sau modificari.

D.3. Salvare date

Pentru siguranta bazelor de date si implicit a inregistrarilor existente in aceste baze exista
functia de Salvare date. Accesand aceasta functie vom salva baza de date la un moment dat –
backup - cu posibilitatea de a repune in caz de necesitate baza de date salvata la un moment dat.

D.4. Restaurare date

Aceasta optiune asigura repunerea datelor salvate la un moment dat. Repunerea se

poate face din diverse cauze: modificarea unor inregistrari ce nu mai este posibila altfel,
compromiterea bazei de date la un moment dat, etc. Prin aceasta operatie se repun datele de la
momentul salvarii; daca exista alte date in sistem inregistrate acestea se vor pierde trebuind sa fie
introduse din nou. De aceea restaurarea de date se va face doar in cazuri exceptionale si cu
deosebita grija.

D.5. Prelucrare stoc

Aceasta operatie se va executa la fiecare sfarsit de luna, sau ori de cate ori este necesar
sa raportam un stoc cantitativ - valoric.
Prin aceasta comanda sistemul va calcula conform relatiei Sold initial = Intrari – Iesiri
toate miscarile de stoc, atribuind valori iesirilor de marfuri conform metodei de descarcare de stoc
folosita respectiv FIFO, LIFO, CMP.
Se vor genera note de descarcare de stoc care se vor regasi in contabilitate. La fiecare
noua prelucrare se vor genera alte note contabile conform recalcularii stocului la un moment dat.

114
D.6. Calcul marfa in consignatie

Aceasta optiune se foloseste pentru determinarea volumului de vanzare al marfurilor

primite in consignatie. Este activa numai daca sistemul lucreaza cu stocuri in consignatie.
Asa cum am aratat in capitolul 3 – Documente C.1.2. Avize de expeditie, exista
posibilitatea de a introduce in stoc marfa proprietate si marfa primita in consignatie. Marfa in
consignatie se primeste pe baza de aviz sau proces verbal, urmand ca pe masura vanzarii
furnizorul sa intocmeasca facturi. Avizul de consignatie se va introduce respectand indicatiile de la
capitolul 3.1.2. Intrari – Avize cu mentiunea ca in macheta de pozitii produse se va activa bifa de
marfa in consignatie fig. 97.

Fig. 97
Daca marfa primita in consignatie se face pe baza altui document in afara de aviz de
expeditie, vom introduce marfa prin Documente/Intrari/Alte documente de incarcare stoc si se va
activa bifa din dreptul campului In consignatie cu selectie furnizor din lista fig. 98.

Fig. 98
Aceast informatie este obligatorie la introducerea marfii primite in consignatie in stoc,
pentru identificarea acesteia in cadrul sistemului. Dupa introducerea in stoc marfa va putea fi
transferata in alta gestiune, vanduta etc, fara a mai fi necesare introducerea altor informatii
suplimentare.

115
 Lunar sunt necesare o serie de calcule si rapoarte care sa contina informatii despre
volumul marfurilor primite in regim de consignatie vandute. Pentru obtinerea acestor informatii
este necesar sa se ruleze procedura de Calcula marfa in consignatie care se va face cu ajutorul
optiunii cu aceeasi denumire.
Dupa accesarea optiunii se va alege luna pentru care dorim sa efectuam calculul,
moment in care in urma unei scurte prelucrari de stoc sistemul va afisa o macheta de felul celei
prezentate in figura 99.

Fig. 99
In aceasta macheta sistemul afiseaza rezultatele prelucrarii in vederea stabilirii valomului
de vanzare al marfurilor in consignatie.
In prima fereastra din macheta se afiseaza vanzarile pe furnizor si pe produse. In figura
99 este afisata macheta pe furnizori adica se afiseaza in partea de sus a machetei furnizorul si in
partea de jos produsele vandute. In campul Cantitate alocata este ceea ce s-a vandut din marfa in
consignatie iar in campul cantitate este totalul cantitatii primite in consignatie. Raportarea catre
furnizor se va face deci pe baza campului cantitate alocata. Daca se doreste modificarea acestor
cantitati alocate din orice motiv se intra pe linia pe care dorim sa facem modificarea si vom
schimba cantitatea alocata. Daca se doreste afisare calcul pe produse in lista din partea de sus a
machetei apar produsele si in josul machetei furnizorii.

116
 Pentru afisarea rapoartelor de vanzari vom apasa butonul Raport. Se vor afisa toti
furnizorii care au trimis marfa in consignatie si cand trebuie sa raportez ca am vandut si la ce pret
– fig. 100. Cu ajutorul functiilor din Print preview se va balea lista de la o pagina la alta – sistemul
afiseaza un furnizor pe pagina – se vor lista rapoartele la imprimanta.

Fig. 100
In momentul in care se accepta situatia de raportare se apasa butonul Inchid situatia de
raportare moment in care sistemul genereaza o serie de documente de reglare automat in sistem
respectiv avize de expeditie si note de transfer.
In lista de avize Documente/ Intrari/ Avize expeditie se vor gasi o serie de avize generate
automat de sistem cu plus si cu minus. Aceste avize se vor identifica usor pentru ca la numar
document au un R in fata fig. 101.

117
Fig. 101
Avizele cu minus fac referire la avizele pe care s-a primit marfa in consignatie iar cele cu
plus introduc marfa in stoc ca fiind proprietatea societatii in care lucram, pentru ca ulterior sa se
poata face factura pentru aceasta marfa.
Notele de transfer intre gestiuni generate automat regleaza miscarile de stoc ale unei
marfi dintr-o gestiune in alta. Aceste documente sunt afisate in fereastra a doua din macheta
respectiv Note de transfer automate fig 102.

118
Fig. 102
Daca se doreste modificarea cantitatii transferate se va face modificarea dorita in campul
de cantitate. Modificarile se vor face inainte de inchiderea situatiei de raportare.
Dupa rularea procedurii de calcul aceste transferuri se regasesc in sistem in lista de note
de transfer Documente/ Iesiri/ Note de transfer.
In a treia fereastra Marfa vanduta fara intrare in stoc vor fi afisate iesirile din stoc fara pret
fig. 103. Se vor regla aceste miscari de stoc pentru ca altfel nu se vor putea genera note de
descarcare de stoc. Daca sistemul este setat sa lucreze numai cu stocuri pozitive in lista din
aceasta fereastra nu vor mai exista inregistrari.
Fig. 103
Dupa ce situatiile de raportare catre furnizori au fost facute se asteapta facturarea marfii.
Se vor introduce aceste facturi ca facturi dupa aviz, pentru ca marfa a intrat initial cu aviz de
expeditie si se vor plati facturile.

D.7. Stocul la o data anume

Prin aceasta optiune sistemul afiseaza rapid stocul cantitativ la data selectata de
utilizator.

119
 Stocul existent este afisat pe gestiuni, cod material cantitate existenta in stoc si forma de
ambalare. Se pot face diverse filtrari in cadrul listei, pentru afisarea unei singure gestiuni, a unui
singur produs in toate gestiunile etc. Daca se doreste afisarea stocului si la alta data se va accesa
butonul Schimb data, selectandu-se din nou data dorita.

Fig. 104

120
D.8. Generare facturi de service

Aceasta optiune este activa numai daca sistemul luncreaza cu contracte de service. Asa
cum am aratat in capitolul Contracte, aceasta functie poate fi folosita pentru intocmirea automata
a facturilor de service pe baza informatiilor introduse in Documente / Contracte de service
intocmite – vezi subcapitolul C.5. Contracte punctul b.
Dupa lansarea optiunii sistemul afiseaza macheta de introducere a datelor pentru
facturare ca in figura 105.
Se va alege din lista luna pentru care se doreste intocmirea facturilor de service. Luna
propusa implicit de sistem este luna la care se afla sistemul. Se va selecta din lista un centru de
profit. Numarul facturii este alocat de sistem si nu se va modifica. Se va selecta din lista delegatul,
caz in care sistemul va afisa automat toate informatiile legate de acesta sau se vor completa
informatiile camp cu camp.
Dupa completarea tuturor informatiilor vom apasa Accepta moment in care sistemul
afiseaza lista facturilor de emis pentru contractele incheiate cu clientii introduse in sistem fig.106.

Fig. 105
Fig. 106

121
 In lista se afiseaza implicit facturile de service. Daca se activeaza bifa din campul “Toate
contractele din luna” se vor afisa toate facturile ce urmeaza a fi intocmite pe baza de contract
general si de service. In caz contrar se vor afisa doar facturile de service ce urmeaza a fi
intocmite in luna curenta. Pe fiecare linie vom regasi numarul contractului, data de inceput, firma
valoarea acestuia si moneda. Vom activa bifa din dreptul campului Generez si vom apasa butonul
Accepta. Pentru contractele in valuta sistemul va cere cursul valutei la data facturarii daca acesta
nu este introdus in sistem.
Pentru vizualizarera tuturor facturilor ce urmeaza a fi emise, se va apasa butonul “Raport”
din dreapta machetei –vezi figura 106.
Sistemul va afisa un raport de felul celui de mai jos in care vor fi afisate facturile din lista
cu specificatiile client, nr contract, valoare etc.

Dupa confirmare – respectiv accesarea butonului “Accepta” vom introduce informatiile

proprui-zise pentru tiparirea facturii ca in fig. 107. Daca se doreste modificarea unui contract se va

122
accesa butonul “Renunta” se vor face modificarile respective dupa care se va accesa din nou
modulul de generare pentru emiterea facturilor de service.

Fig. 107
Dupa completarea informatiilor in macheta vom confirma tiparirea cu butonul Accepta,
moment in care factura s-a intocmit, s-a tiparit si se va regasi in Documente / Iesiri/ Fiscale /
Facturi interne pentru vizualizare si contare.

3.1. E NOMENCLATOARE

Sistemul GESTOC utilizeaza in introducerea si prelucrarea datelor o serie de baze care

contin informatii generale ce se vor folosi in sistem pentru inregistrarea anumitor operatii cu
caracter repetitiv, care se numesc Nomenclatoare.
Nomenclatoarele sunt foarte importante pentru buna functionare si gestionare a
sistemului. Ele stocheaza informatii despre: partenerii societatii, stocuri – marfuri si produse -
personalul propriu, centrele de cost, tipuri de tranzactii, tipuri de documente folosite, operatii
contabile etc. Informatiile acestea se vor introduce o singura data in Nomenclatoare cu
posibilitatea de a se folosi ori de cate ori este nevoie. Reprezinta “inima” sistemului, definind
modul in care toate datele introduse sunt centralizate in vederea contabilizarii lor, astfel incat
functia de intretinere a nomenclatoarelor permite flexibilitatea configurarii sistemului in functie de
necesitatile utilizatorului.
Actualizarea si intretinerea corecta a nomenclatoarelor este necesara pentru asigurarea
acuratetei operatiilor precum si pentru a economisi timp. Astfel recomandam sa se respecte

123
caracterul uniform de introducere a informatiilor in modulul de nomenclatoare si sa se evite
inregistrarile de tip duplicat.
Introducerea de noi nomenclatoare se poate face atat static prin introducerea acestora
direct din meniul principal cat si dinamic direct din machetele de introducere a documentelor.

E 1. Nomenclatoare firme

Inglobeaza toate informatiile referitoare la partenerii societatii care se afla in situatia de a

fi furnizor sau client si in care se introduc toate aceste entitati pentru urmarirea istorica a acestora.
Odata introdus in aceasta baza, un client sau furnizor va purta oriunde in sistem o marca
identificatoare care sa permita cumularea tuturor informatiilor despre operatiile desfasurate ca de
ex. Facturi, incasari, plati, rest de plata sau de incasat, etc.
Adaugarea unei astfel de informatii se poate face si din meniul principal cat si direct din
grila de introducere de documente daca un client/furnizor nu este deja introdus.
Din meniul principal adaugarea unui furnizor/client se face in felul urmator:
Se acceseaza optiunea Nomenclatoare/Firme dupa care se deschide o lista de felul celei de mai
jos (fig 108):

Fig. 108
In lista vor aparea inregistrarile introduse anterior. In acest moment, sunt posibile
urmatoarele optiuni: modificarea unei inregistrari existente, introducere inregistrare noua, stergere
si interogare.
Pentru a modifica o inregistrare ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia cu inregistrarea ce
urmeaza a fi modificata dupa care se va apasa cu mouse-ul butonul care contine optiunea din
josul paginii <Modifica>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<M>.
Introducerea unei inregistari noi se poate face apasand cu mouse-ul butonul care contine
optiunea din josul paginii <Adauga>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<A>.

124
 Pentru a sterge o inregistrare ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia cu inregistrarea ce
urmeaza a fi stersa dupa care vom apasa cu mouse-ul butonul care contine optiunea din josul
paginii <Sterge>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<S>.
ATENTIE! Nu se vor sterge din lista decat firmele cu care nu s-au operat inregistrari. De
altfel sistemul sesiseaza si va atentioneaza in cazul in care exista inregistrari!
In cazul in care se va alege una din optiunile Adaugare sau Modificare, se va deschide o
noua lista in care va trebui sa se completeze informatiile referitoare la client/furnizor ca in
imaginea de mai jos (fig 109):

Fig. 109
Macheta de mai sus contine doua ferestre de completat si anume: “Detalii firma” si “Alte
detalii”. In prima fereastra se vor completa informatiile obligatorii dupa instructiunile de mai jos:
Pentru a trece dintr-un camp in altul, se apasa tasta <Tab> sau se alege cu mouse-ul
campul care se va completa prin pozitionarea in dreptul sau dupa care se va apasa click stanga.
Primul camp obligatoriu de completat este “Cod firma”. Codificarea firmelor este lasata la
latitudinea operatorului. In acest sens se vor putea introduce caractere alfanumerice, cu o
lungime totala de 11 caractere. Recomandarea noastra este ca la cod firma sa se foloseasca
codul fiscal sau CUI care ofera si caracterul de unicitate al codului respectiv. Pentru a asigura o

125
structura cat mai sugestiva a codurilor de firma si pentru o mai buna ordonare in vederea selectiei
mai rapide, este bine ca prima litera din cod sa determine categoria din care face parte
clientul/furnizorul. Ca exemplu, putem sa folosim urmatoarele categorii:
- “S” societati comerciale
- “P” persoane fizice si salariati etc.
Al doilea camp care se va completa obligatoriu este “Denumirea firmei”, camp in care se
va completa denumirea in clar, de preferat fara initialele “S.C.”, pentru a inlesni cautarea cat mai
rapida a unei inregistrari in baza de date. De exemplu “S.C. AUTOMATICA S.A.” va deveni
Automatica SA. Pentru ordonarea cat mai estetica a rapoartelor, este de dorit ca denumirea firmei
sa se scrie cu litere mici cu exceptia primei litere si a celor care arata felul societatii SRL,SA etc.
Urmatorul camp de completat este “Cod repartitor”. Acest camp se va completa numai in
cazul in care sistemul GESTOC este integrat cu sistemul de evidenta contabila CONTIF.
Repartitorul este un cod unic atribuit furnizorului/clientului, care permite evidentierea in
contabilitate a tuturor operatiilor desfasurate in relatie cu furnizorul/clientul, in asa fel incat sa
putem avea desfasurarea analitica a acestuia si din contabilitate.
Daca sistemul nu este integrat cu contabilitatea nu se va bifa nimic in dreptul acestuia. In
cazul in care exista si modul de contabilitate integrat se va bifa obligatoriu acest camp cu mouse-
ul sau cu <Enter>, moment in care se va deschide o fereatra de felul celei de mai jos fig.110:

Fig. 110
La aceasta intrebare exista doua modalitati de raspuns si care au implicatii diferite. Astfel
daca se alege Yes apasand cu mouse-ul click stanga pe respectiva optiune, sistemul va completa
automat in codul repartitorului acelasi cod ca cel din campul”Cod firma” si va inregistra automat
un repartitor in nomenclator asociat acestui furnizor/client. Va recomandam sa folositi aceasta
optiune pentru o evidenta cat mai clara si transparenta a firmelor si pentru a elimina la maxim
posibilitatea de a exista acelasi cod de repartitor pentru mai multe firme. Daca se alege optiunea
No apasand cu mouse-ul click stanga pe respectiva optiune, va trebui sa atasam un alt cod de
repartitor din cele deja existente sau sa introducem manual in lista un repartitor nou. In acest caz,
cursorul se va pozitiona automat in campul “Cod repartitor”, pentru a completa un cod din lista de
repartitori sau pentru a adauga unul nou. Prima operatie pe care o vom face va fi de a verifica
daca exista in nomenclator un repartitor cu aceeasi denumire. Pentru aceasta vom apasa click
stanga pe semnul de forma unei maini fig.111 sau ne putem deplasa cu tasta <Tab> pana in acel
camp dupa care apasam <Enter>.

126
Fig. 111
Acest semn, oriunde e prezent, ofera posibilitatea de a selecta dintr-o lista predefinita o
anume inregistrare. De altfel daca ne pozitionam cu mouse-ul in apropierea acestui semn va
aparea o indicatie de genul ”Alege din lista”.
Dupa ce am ales acesta optiune, se va deschide o fereastra ca in fig. 112 . in acest
moment avem posibilitatea de a selecta codul deja existent sau de a adauga unul nou.

Fig. 112
Acest lucru este posibil astfel:
Selectarea unei inregistari din lista se face in felul urmator: ne vom pozitiona cu ajutorul
mouse-ului sau al sagetilor pe inregistrarea dorita dupa care vom apasa cu mouse-ul butonul care
contine optiunea din josul paginii <Selecteaza>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<S>. In acest

127
caz aceasta lista se va inchide si codul repartitorului dorit se va scrie automat in cimpul “Cod
repartitor”.
Daca nu exista o inregistrare care sa satisfaca cerintele este necesara introducerea unei
noi inregistari, care se va face apasand cu mouse-ul butonul care contine optiunea din josul
paginii <Adauga>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<A>, caz in care va trebui sa introducem
informatia ca in fig. 6, respectiv “Cod repartitor” si “Denumire repartitor”.
Se va introduce codul de repartitor dorit si denumirea acestuia, dupa care se va salva
inregistrarea apasand cu mouse-ul butonul care contine optiunea din josul paginii <Salveaza>,
sau apasand de la tastatura <Alt>+<S>. Codul astfel introdus va aparea in lista de repartitori dupa
care se va selecta in vederea completarii cimpului initial din “Cod repartitor” fig.109.

Fig. 113
In cazul in care informatiile au fost introduse eronat sau daca dorim sa iesim din
macchetele de mai sus fara a salva acele inregistrari, veti apasa optiunea <Termina> sau
<Alt>+<T>. Pentru siguranta va aparea o fereastra de confirmare ca in modelul de mai jos (Fig.
114), in care veti putea sa alegeti una din optiuni Yes, No, Cancel.

Fig. 114
Daca alegeti “Yes” modificarile se vor salva. Daca alegeti “No”, modificarile vor fi anulate
si fereastra activa se va inchide automat, iar daca alegeti “Cancel” se vor salva inregistrarile cu
posibilitatea de a le modifica in acel moment.
In ecranele de tip lista mai exista o optiune de filtrare a inregistrarilor existente, dupa o
cheie de selectie sau mai multe. Pentru aceasta se va accesa optiunea <Filtreaza> sau
<Alt>+<F>.

128
 Asa cum se poate vedea in Fig. 115, posibilitatile de a filtra si a ordona o lista sunt date
de una sau mai multe chei de cautare, asupra carora vom reveni in Capitolul 4: Functii
standard de operare.

Fig. 115
Acestea sunt campurile obligatorii si minim de completat.
Urmatorul camp de completat este “Comisionar” . Acest camp este activ numai daca
sistemul este configurat sa lucreze cu comisionari si se va compelta numai la clienti, alegandu-se
din lista comisionarul care se ocupa de clientul respectiv, pentru satbilirea vanzarilor totale de
catre acesta. Vom trata acest subiect la capitolul “ Nomenclatoare comisionari”.
Daca firma introdusa este furnizor, client sau amandoua, se va pune bifa in casuta
corespunzatoare astfel: daca este client bifa va fi activa numai la “Client”, daca este furnizor va fi
activa bifa din dreptul campului “Furnizor”, daca este in situatia de a fi si furnizor si client se vor
activa ambele bife(cu click mouse in casuta respectiva).
Alte informatii care se vor completa optional: “Banca”, “Cont”, ”Cod fiscal” , au menirea de
a inlesni cautarea mai rapida a acestor informatii daca sunt actualizate si inregistrate corect.
Urmatorul camp “Dau discount”, se va folosi numai pentru clienti si va fi activ numai daca
se configureaza sistemul functie de politica de vanzari a firmei. Acesta ofera posibilitatea de a
stabili pentru un client un procent de discount, care va fi aplicat implicit la facturarea catre client.
Astfel se va activa punand o bifa in casuta “ Dau discount” dupa care se va trece in casuta
urmatoare procentul de discount in clar ca in fig. 116 (ex 10%).
Casuta de “Credit maxim” se va completa in cazul in care exista asemenea informatie
legata in principiu de un client. Daca se va completa, sistemul va atentiona utilizatorul la facturare

129
in cazul in care aceasta limita este depasita. Ca in exemplul din fig. 116, se va trece in aceasta
casuta suma in clar stabilita ca fiind limita de credit pentru acel client (ex. 100.000.000 lei).
Casuta “Blocat” se va activa in cazul in care acest partener (furnizor, client) va disparea
temporar din lista de clienti/furnizori activi a societatii. In acest caz se va activa acest camp, iar
rezultatul va fi ca acest furnizor/client nu va mai aparea in nici un nomenclator si nici nu vom
putea sa inregistram documente in relatie cu el, pana in momentul in care se va dezactiva acest
camp.
In casuta “Observatii” se vor trece diverse observatii care au legatura cu firma respectiva
si care sa fie cat mai sugestive.

Fig. 116
In acest moment prima fereastra din macheta a fost completata.
Vom trece in a doua fereastra cu ajutorul mouse-ului, apasand click pe linia pe care scrie
“Alte detalii” ( fig.116 dreapta sus).
In a doua fereastra este necesar sa se completeze ca in fig. 117 urmatoarele:
“Judet” – se apasa cu mouse-ul semnul de forma unei maini (fig. 111) din care vom alege
din lista judetul corespunzator. Aceste date sunt necesare pentru obtinerea de rapoarte grupate
pe zone ( daca ne intereseaza).
“Adresa”, “Localitate”, Telefon” ,”E-mail” sunt informatii optionale, care ofera detalii
suplimentare despre furnizor/client.

Fig. 117

130
 In partea de jos a machetei ( fig.117), se vor completa in formatii cu privire la punctele de
lucru declarate si se poate folosi numai pentru clienti. Este o optiune activa daca sistemul este
configurat sa lucreze cu puncte de lucru la clienti. De exemplu daca un client are mai multe
puncte de lucru si doreste trimiterea marfii sau produselor facturate catre aceste puncte de lucru,
vom declara intai existenta lor in nomenclator. In momentul facturarii catre clientul respectiv,
sistemul va propune utilizatorului alegerea unui punct de lucru din lista, dupa care se va trece pe
dispozitia de livrare adresa acestui punct de lucru.
Pentru adaugarea punctelor de lucru se va proceda astfel ( fig.118):

Fig. 118

131
 Se apasa cu mouse-ul click pe semnul din dreapta de adaugare pozitie (marcat cu
sageata alba in fig. 118, dupa care se va deschide o noua macheta in care va trebui sa
introducem numele si adresa punctului de lucru. Dupa introducerea acestor elemente, se va
apasa cu mouse-ul butonul “Accepta”, care va salva inregistrarea si o va aduce in lista punctelor
de lucru. Pentru adaugarea unui al doilea punct se va proceda la fel. Daca dorim sa renuntam la
inregistrarile introduse, fara salvarea acestora, vom apasa click stanga mouse pe optiunea
“Renunta”, iar inregistrarile nu vor fi salvate, revenind in fereastra initiala.
Dupa ce toate informatiile au fost completate, se va salva inregistrarea apasand cu
mouse-ul butonul care contine optiunea din josul paginii <Salveaza>, sau apasand de la tastatura
<Alt>+<S>. Codul astfel introdus va aparea in lista de firme.
Dupa o modificare ulterioara a cestor inregistrari, daca nu se doreste salvarea acestora
se va apasa cu mouse-ul optiunea “Restaureaza” care va repune ultima salvare a inregistrarilor.
Optiunea “Termina”, are aceleasi functionalitati ca in fig. 114.

Rapoarte nomenclatoare firme

Pentru listarea diverselor informatii legate de firmele existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare / Firme.

DE RETINUT!

132
 Functiile de operare prezentate mai sus, respectiv :
Adaugare, Stergere, Modificare, Salvare, Filtrare, Selecteaza, etc.
au aceleasi functii in introducerea de date in sistem.
Pentru a evita explicarea repetata a acestora, am tratat
a c e s t e f u n c t i i s e p a r a t i n c a p i t o l u l 4 “F U N C T I I DE OPERARE STANDARD”.

Acesta a fost un exemplu complet din acest punct de vedere,

in vederea familiarizarii cu sistemul informatic. Acest model se
poate aplica pentru toate listele de nomenclatoare din Meniul
principal.

E 2. Nomenclatoare - Produse/materiale
Fig. 119

133
 Nomenclatorul de produse se acceseaza din meniul principal si cuprinde urmatoarele
categorii (conform exemplului din figura de mai sus):
Produse / Materiale
Unitati de masura
Grupe de produse

E 2.1 Produse / Materiale – nomenclator de articole stoc (marfuri, produse, materiale,

etc)

Se alege prima optiune din meniul Nomencalatoare produse, apasand click stanga
mouse ca in modelul de mai sus:
Dupa intrarea in acest modul se va deschide nomenclatorul de articole stoc, care este de
forma unei liste ca in fig.108 – vezi capitolul 3. E1-Nomenclatoare firme. Optiunile posibile sunt
Modificare, Adaugare, Interogare si Stergere. Conform capitolului 4, unde explicam
functionalitatea fiecarei optiuni separat, se va alege dupa caz functia dorita.
In cazul in care dorim sa adaugam o noua inregistrare, urmatoarea macheta in care va
trebui sa introducem toate informatiile referitoare la un nou articol de stoc va arata ca in fig. 120.

Fig. 120

134
 Pentru introducerea unui nou articol de stoc – material, produs finit, marfa etc. se vor
parcurge mai multe etape. Pentru aceasta este necesar sa completam informatiile in cele trei
ferestre: “Detalii produs/material”, “UM derivate”, “Discount”.
In fereastra “Detalii produs/material” se vor inregistra conform fig. 120, urmatoarele:
“Denumire” : Se va completa denumirea in clar a produsului
“Cod”: Se va completa codul de marfa atribuit. Daca exista un cod identic inregistrat deja,
sistemul nu va permite inregistrarea unui alt articol cu acelasi cod.
“UM”: Reprezinta unitatea de masura conventionala .
Acestea sunt informatiile obligatorii de completat pentru buna functionare a sistemului.
Pe langa aceste informatii cu caracter obligatoriu exista posibilitatea de a completa si alte
informatii care sunt utile pentru construirea de diverse rapoarte legate de stocuri. Multe dintre
aceste informatii sunt in legatura cu modul de configurare al sistemului care se face initial in
functie de politica firmei si de rezultatele care se doresc a fi obtinute ulterior.
“Urmarire loturi”: Daca stocurile sunt urmarite pe loturi se va activa casuta
corespunzatoare. La achizitie, respectiv la vanzare se va completa lotul din care face parte
produsul, pentru a permite urmarirea articolelor de stoc pe loturi.

135
 “Procent TVA diferit fata de cel implicit” : daca acel produs are alt procent de TVA fata de
19%, ex. TVA 0%, se va activa acest camp si se va trece in casuta urmatoare procentul –
respectiv 0%.
“Grupa produsului” : In cazul in care se doreste structurarea stocului pe grupe de
produse, se va configura sistemul sa permita lucrul cu grupe de produse. Se vor declara grupele
de produse existente, dupa care se va alege din lista grupa corespunzatoare din care face parte
produsul. Declararea lor se va face in “Nomenclatoare – Grupe de produse”. Vom reveni cu
amanunte pentru a intelege functionalitatea grupelor de produse si implicatiile lor in sistem, in
subcapitolul E.2.3.
“Firma furnizoare” : Se poate completa in cazul in care exista informatia despre firma
furnizoare de la care vom cumpara produsul in mod frecvent. In acest caz, sistemul permite
urmarirea acestui produs in relatia cu acest furnizor si se vor putea intocmi automat precomenzi
in cazul in care stocul este la limita minima – explicatii amanuntite la capitolul “Comenzi furnizori”.
Pentru a exista informatia legata de stocurile de siguranta, se vor completa urmatoarele campuri:
“Cantitate minima” si “Cantitate maxima”. Aceste informatii vor putea fi folosite ulterior pentru
construirea rapoartelor de stoc privind stocurile de siguranta.
Daca politica firmei este de a stabili pretul de vanzare in momentul achizitiei se va activa
casuta din dreptul optiunii “Aflu pret de vanzare la achizitie”. Acest lucru va permite introducerea
informatiei referitoare la pretul de vanzare al acestui produs in momentul achizitiei. Daca se
activeaza aceasta casuta, se va dezactiva campul pret de vanzare din macheta in care ne aflam.
Campurile “Pret de stoc” si “Pret de vanzare” sunt informatii care se vor completa numai
cu titlu informativ.
“Adaos practicat” – se va completa in procente pentru a stabili automat pretul de vanzare
pe baza pretului de stoc intodus in campul anterior.
“Observatii” – se pot completa diverse observatii care pot oferi informatii suplimentare
despre produs.
“Blocat” – daca aceasta casuta se va activa, produsul respectiv nu va fi vizibil in lista de
nomenclatoare si nu va exista nici posibilitatea de a face operatii legate de acest articol.
In fereastra “UM derivate” se vor inregsistra diverse forme de ambalare ale produsului
respectiv, raportate la UM conventionala completata in prima fereastra a machetei. Pentru
exemplificare va prezentam fig. 121.
De exemplu UM conventionala a produsului prezentat in fig.121 este comprimatul. Forma
de ambalare pentru acest produs definita in aceasta fereastra este Cutia – care contine 20
comprimate. Pentru ca aceasta este forma de ambalare in care acest produs va fi vandut, am
definit forma sa de ambalare multiplu fata de comprimat. Acest lucru se va face apasand optiunea
“ Adaugare pozitie” ( vezi capitolul “Functii de operare standard – Functii speciale”), dupa care
vom completa informatiile conform fig.122:
Fig. 121

136
 Fig. 122
In fig. 122, definim o noua forma de ambalare, respectiv Cutie de 10 comprimate. Vom
alege din lista unitatea de masura dorita. Pentru aceasta este necesar sa definim in
Nomenclatoare UM toate formele de ambalare existente, pentru produse – vezi E.2.1
“Nomenclatoare UM”.
Daca este necesar se pot sterge sau se pot modifica aceste forme de ambalare, utilizand
optiunile din dreapta ecranului ( capitolul 4 “Functii standard de operare – Functii speciale”.
In fereastra urmatoare “Discount” se vor inregsistra informatii cu privire la posibilitatile
de a acorda discount in functie de cantitatea vanduta sau valoarea facturata (fig.123).
Fig. 123

137
E 2.2 Unitati de masura – nomenclator pentru unitati de masura – conventionale si
derivate (forma de ambalare)

Pentru a defini UM conventionale si formele de ambalare ale produselor, respectand un

factor de conversie fata de UM conventional vom proceda astfel. Vom accesa din meniu
“Nomenclatoare produse/materiale – Unitati de masura”. Se va deschide lista unitatilor de masura
in care va trebui sa le definim. Vom folosi una din functiile de operare pentru a putea Adauga,
Modifica, Sterge etc. din lista propusa (capitolul 4 – Functii standard de operare).
Se vor defini initial toate unitatile conventionale de masura la care ne vom raporta pentru
a putea introduce formele de ambalare.
Exemplu : vom introduce UM conventionala “comprimat”, pentru a putea determina
ulterior toate formele de ambalare ( UM derivate) legate de aceasta UM.
Pentru aceasta vom folosi funtia “Adauga” dupa care vom introduce in macheta propusa
denumirea, factorul de conversie si denumirea scurta, ca in fig .124. Precizam ca la toate unitatile
de masura conventionale, factorul de conversie va fi 1.
Fig. 124

138
 Vom incerca apoi sa determinam formele de ambalare ale acestei UM – ex comprimat.
Prima forma de ambalare este “Cutie a 10 comprimate”. Vom trece in coloana “Denumire”
denumirea formei de ambalare, factor de conversie 10 – respectiv “Conversie in UM de baza =
10”, iar Denumirea scurta va fi completata optiona (vezi fig.125).

Fig. 125
Folosind modelul de mai sus se va completa tot nomenclatorul de unitati de masura
folosite.

E 2.2 Grupe de produse – nomenclator grupe de produse

In acest modul vom defini “Grupele de produse” in cazul in care sistemul a fost configurat
sa lucreze cu “Grupe de produse”. Daca nu se doreste acest lucru, folosind optiunile de
configurare, aceasta linie din meniu poate deveni inactiva.
Structurarea stocurilor pe grupe sau categorii de produse, poate fi folosita in acest sistem,
in functie de politica de vanzari a firmei, pentru stabilirea de discountu-ri la nivel de grupa de
produs. Aceste informatii vor fi introduse in nomenclatoare, astfel incat la facturarea unui produs
dintr-o grupa anume, sistemul va propune automat grupa din care face parte, precum si discount-
ul aferent acestuia. Modalitatile de calcul al discount-ului se va trata ulterior intr-un capitol separat.

139
 Pentru actualizarea si definirea acestora, vom accesa din meniu “Nomenclatoare
produse/materiale – Grupe de produse”. Se va deschide lista in care va trebui sa le definim. Vom
folosi una din functiile de operare pentru a putea Adauga, Modifica, Sterge etc. din lista propusa
(capitolul 4 – Functii standard de operare).

Fig. 126
Se va introduce denumirea si codul aferent grupei de produse dorite, iar dupa salvare vor
fi trecute in nomenclator, oferind posibilitatea de a inscrie un produs in grupa de produs
corespunzatoare.

Rapoarte produse/materiale

Pentru listarea diverselor informatii legate de produsele existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare /
Produse/materiale.

E 3. Nomenclatoare - Gestiuni

Urmatoarea optiune din meniul de nomenclatoare este “Nomenclator gestiuni”. Se vor

defini toate gestiunile existente fizic in societate conform modelului din fig. 127.
“Cod gestiune” – se va atribui un cod fiecarei gestiuni. Pentru o structura cat mai
sugestiva si logica a codurilor este de preferat ca toate codurile atribuite unei gestiuni sa inceapa
cu litera G.
“Denumire gestiune” – se va trece denumirea generica a acelei gestiuni
“Cod repartitor” – daca sistemul este integrat cu modulul de contabilitate se va alege un
cod de repartitor pentru centralizarea cu usurinta a tuturor operatiilor contabile desfasurate in
acea gestiune. Indicat ar fi ca repartitorul sa fie chiar codul de gestiune, precedat de litera G.
Fig. 127

140
 “Gestiune de tip custodie” – daca exista gestiuni de consignatie la vanzare se va activa
casuta corespunzatoare. Se va atribui clientul care este legat de acesta gestiune, in asa fel incat
toate produsele in regim de consignatie la clienti, pot fi urmarite pe client valoric si pe gestiune
cantitativ valoric.
“Judet” – se va alege din lista judetul corespunzator in care se afla gestiunea
“Gestiune de tip” – se va trece optiunea corespunzatoare in functie de ce tip de gestiune
este.
“Locatii de gestiune” – optiune activa daca este configurata, folosita pentru depozitele
organizate pe locatii. Daca gestiunea este organizata pe locatii se vor adauga folosind functia
adaugare pozitie, toate locatiile existente in cadrul gestiunii introduse. La cumpararea unui
produs, va intra in gestiunea si locatia corespunzatoare, oferind informatii suplimentare la nivel de
locatie. Facturarea unui produs aflata intr-o gestiune va contine implicit informatia privind locatia
din care va iesi produsul.
Folosind functiile de operare din capitolul 4 “Functii standard de operare”, se vor adauga,
modifica, slva etc, informatiile si inregistrarile introduse.

Rapoarte gestiuni

Pentru listarea diverselor informatii legate de gestiunile existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare / Gestiuni.

141
E 4. Nomenclatoare - Tipuri de documente

In acest modul vom defini tipurile de documente folosite in activitatea societatii. Se vor
putea defini ca in fig. 128, cele mai folosite tipuri de documente: OP, CEC, Fct, CHt etc. pentru
exemplificare puteti adauga conform listei categoriile de documente din fig.128.

Fig. 128
Folosind functiile de operare, vom introduce informatiile in macheta din fig. 129, respectiv:
“Cod” - codificarea documentului
“Denumire” – denumirea documentului“Categoria” – se va alege din lista categoria din
care face parte.

Fig. 129

142
Rapoarte tipuri de documente

Pentru listarea diverselor informatii legate de tipurile de documente existente in baza de

date vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte /
Nomenclatoare / Tipuri de documente

E 5. Nomenclatoare - Scheme de contare

Daca sistemul informatic GESTOC este integrat cu sistemul de contabilitate CONTIF,

instrumentele prin care orice document introdus trebuie sa aiba ca finalitate o nota contabila, se
numesc scheme de contare.
Schemele de contare sunt operatii contabile predefinite, pe care sistemul le va propune in
momentul introducerii datelor, pentru contarea automata a documentelor. Daca schemele
propuse automat satisfac utilizatorul, printr-o apasare de buton documentul s-a contat. Daca
aceste scheme de contare implicite vor trebui modificate, exista posibilitatea de a le modifica.
Modalitatea de contare efectiva a documentelor pe baza schemelor de contare, va fi detaliata in
momentul in care vom trata modul de introducere al documentelor.
La instalare, sistemul este configurat cu scheme standard de contare pentru documentele
de baza introduse in sistem, conform monografiei contabile generate de operatia respectiva si in
conformitate cu un plan de conturi general, fara analitice. Definirea schemelor de contare din
nomenclatoare este o operatie care tine foarte mult de configurarea planului de conturi, de
analitice, de repartitori etc., astfel incat modificarea schemelor de contare este necesar sa se faca
dupa ce planul de conturi a fost configurat in sistemul de contabilitate CONTIF.
Dupa cum se poate observa in fig. 130, pentru fiecare tip de document pot exista una sau
mai multe scheme de contare.

143
Fig. 130
Din meniul principal se acceseaza optiunea “Nomenclatoare - Scheme de contare”.
Observatie: Se va citi cu atentie rubrica din stanga machetei Tipuri de documente. Este foarte
important ca shema de contare sa fie determinata corect in primul rand in functie de documentul
care genereaza nota contabila pe care urmeaza sa o determinam in cadrul schemei de contare.
Lista schemelor de contare propuse este cea din fig. 130.
Pentru a putea defini o schema de contare pentru un document vom proceda astfel: ne
vom pozitiona pe linia din meniu marcata cu semnul “+” din stanga ecranului respectiv Tipuri de
documente care are rolul de a grupa mai multe tipuri de operatii pe categorii. In exemplul
prezentat mai sus am ales sa exemplificam cazul in care definim o schema de contare pentru un
furnizor, cand documentul de intrare este o factura de marfa. Astfel am ales din meniu linia

144
“Facturi furnizori interni” dupa care am ales din submeniu Facturi primite cand factura tine loc de
aviz cu intrare in gestiune:
In partea dreapta a ecranului exista Lista schemelor de contare definite pentru acest tip
de document. In functie de natura articolului de stoc cumparat, voi avea mai multe scheme de
contare: marfuri, materii prime, materiale etc. prima linie marcata cu albastru se numeste “contare
implicita”. In aceasta schema se va defini tipul de operatie cea mai frecventa, pentru ca sistemul
propune implicit la introducerea documentului schema de contare implicita. Este deci de preferat
ca sistemul sa-mi poata propune de fiecare data cea mai frecventa posibilitate de a conta acel
document. In exemplul ales s-a considerat ca cea mai frecventa operatie de la un furnizor pentru
o societate comerciala este cumpararea de marfa, restul de operatii pentru “Materiale”, “Materii
prime” fiind mai putine ca volum. Atunci vom completa ca schema de contare implicita
cumpararea de marfa.
Schema de contare din imaginea de mai sus este specifica deci cumpararii de marfa pe
baza de factura si este compusa din urmatoarele note contabile: 371 = 401 fara TVA
4426 = 401 TVA
Aceste note contabile ce compun schema de contare se afla in partea de jos a ecranului.
Cum se introduce o schema de contare noua?
Folosind operatorul “Adauga” din dreapta partea de sus a ecranului (sageata alba din fig.
130), vom putea aduga o noua schema de contare, in cadrul aceluiasi document. La acest nivel
vom stabili “Numele schemei de contare”. Acest nume va fi cat mai sugestiv, astfel incat sa pot
deduce carui tip de operatie ii apartine. Vom introduce in macheta urmatoare (fig. 23) denumirea
schemei de contare. Dupa salvarea acesteia va aparea in lista din dreapta sus a ecranului.

Fig. 131
Dupa ce am definit numele schemei ex. “Materii prime”, va trebui sa definim si notele
contabile care o compun respectiv 301 = 401 fara TVA
4426 = 401 TVA
Pentru aceasta este necesar sa ne pozitionam cu mouse-ul pe linia nou introdusa,
apasam click pana cand linia va deveni activa (de alta culoare). In acest moment va trebui sa
introducem notele propriu-zise. In partea de jos a ecranului vom folosi pentru “adaugare” optiunea
din dreptul sagetii rosii fig 130.
Schema contabila este compusa din 2 doua note ce vor trebui definite fiecare separat.
Vom completa prima nota contabila 301 = 401 conform modelului de mai jos:

145
Fig. 132
Se va introduce in partea de sus a machetei de introducere contul debitor, in cazul nostru
contul 301. Aceasta se va face fie introducand contul in prima casuta, fie avem posibilitatea de a
alege din nomenclatorul planului de conturi contul dorit. Pentru a alege din lista contul dorit vom
apasa semnul din dreapta machetei de forma unei manute (marcat cu sageata in figura de mai
sus), care ofera posibilitatea de a alege din planul de conturi contul dorit. Selectarea din lista se
va face respectand indicatiile de la capitolul 4.
Urmatorul camp din macheta este “Repartitor”. Atasarea unui repartitor pentru contul
introdus se va face conform planului de conturi configurat in sistem – daca contul nu admite
repartitori nu se va pune nimic, daca se doreste evidenta contului pe repartitor vom atasa tipul de
repartitor dorit. Se va alege din lista (apasand click mouse pe sageata din dreapta campului fig.
133) tipul de repartitor corespunzator contului: Firma, Gestiunea, Centru cost, Banca/Casa,
Persoana. In exemplul nostru pentru contul 371 ar trebui sa alegem Gestiunea. Daca nu se
doreste urmarirea pe gestiuni a contului 371 in contabilitate si in planul de conturi contul nu este
configurat ca admite repartitori nu vom trece nici un fel de repartitor. Daca nu atasam un repartitor
contului debitor nu vom selecta nici unul dintre tipurile propuse; in caz contrar am fi selectat
Gestiunea. Pentru o mai buna intelegere a functionalitatii si implicatiile repartitorilor in sistem, va
rugam sa consultati manualul CONTIF. Vom exemplifica pe scurt si in capitolul E 5 “Repartitori”
rolul si functiile acestora.
Daca se doreste urmarirea in valuta a contului introdus si exista informatii in sistem
despre acesta – de ex pentru import, export etc, se va activa campul Valuta. Daca nu este vorba
de operatii in valuta nu se va activa acest camp.

146
 Urmeaza introducerea contului creditor respectiv 401. Se va alege din lista sau se va
completa efectiv contul ca in exemplul de mai sus. In campul repartitor se va completa “Firma”
(evidenta conturilor de datorii si creante se face pe furnizor/client – Firma).
Daca se doreste urmarirea in valuta a contului introdus si exista informatii in sistem
despre acesta – de ex pentru import, export etc, se va activa campul Valuta. Daca nu este vorba
de operatii in valuta nu se va activa acest camp.
“Valoarea” este campul in care se va completa dupa caz una din optiunile
corespunzatoare notei contabile introduse: Valoarea fara TVA, Valoare TVA, Valoare cu TVA sau
adaos. In cazul nostru se va trece “Valoarea fara TVA”.
“ Nr. NC” – vom alege din lista un numar de nota contabile din cele definite in sistem.
“Explicatie” – se va alege o explicatie implicita propusa de sistem – se selecteaza din lista
conform fig. 134 sau se va completa in macheta initiala o explicatie de tip text.

Fig. 133

Fig. 134
Dupa ce salvam inregistrarea cu prima nota introdusa, vom continua cu cea de-a doua
inregistrare 4426 = 401, respectand acelasi model. In acest fel am definit o schema de contare
completa.

147
 Vom proceda la fel pentru definirea tuturor schemelor de contare.
Observatie: Se va avea in vedere ca schemele de contare trebuie sa fie configurate in
conformitate cu planul de conturi existent in Contif – analitice si repartitori. In caz contrar in
momentul in care vom incerca sa contam documentul introdus, nu vom putea actualiza nota
contabila efectuata pe baza schemei de contare automat si va trebui sa o modificam manual in
momentul contarii efective a documentului introdus.
Cum se modifica o schema de contare existenta?
La instalare sistemul are un set de scheme de contare, care vor trebui modificate dupa
planul de conturi configurat.
Pentru modificarea denumirii schemei vom accesa butonul Modifica de la nivel de pozitie
– vezi capitolul 4. Vom modifica denumirea schemei si vom salva modificarea.
Inainte de inceperea contarii inregistrarilor introduse, se vor revizui toate schemele de
contare implicite existente in program si se vor modifica conform planului de conturi configurat in
sistemul Contif. In cadrul contarii implicite se vor incadra acele note contabile care apar cel mai
frecvent in urma introducerii documentului specificat in schema de contare in sistem. De exemplu,
daca societatea are obiect de activitate principal cumpararea si vanzarea de marfuri, se vor
inscrie in schemele de contare implicite note contabile pentru cumpararea si vanzarea de marfuri
pe baza de avize si facturi.
Pentru modificarea contarii din cadrul schemei, ne vom pozitiona pe linia pe care dorim
sa o modificam in josul machetei de contare si cu dublu click sau cu operatorul Modifica vom
ajunge in macheta de determinare a schemei de contare – fig. 132. Vom face modificarile dorite
respectand aceleasi principii ca la introducerea unei scheme de contare noua, dupa care le vom
salva. In acest fel o schema de contare introdusa va fi modificata.
Cum se sterge o schema de contare din nomenclator?
Pentru stergerea unei scheme de contare vom accesa butonul Sterge – vezi capitolul 4 –
Functii speciale. Sistemul cere confirmarea stergerii acestei scheme de contare, la care se poate
raspunde cu da sau nu. Daca da schema de contare se va sterge in intregime.
Observatie: Schemele de contare cu denumirea Contare implicita nu se pot sterge. Se poate
modifica continutul acestora in functie de operatiile care au cea mai mare frecventa in cadrul
societatii dumneavoastra.
Pentru stergerea contarii din cadrul schemei, ne vom pozitiona pe linia pe care dorim sa o
stergem din josul machetei de contare si folosind operatorul Sterge vom sterge din macheta de
determinare a schemei de contare linia selectata. Daca se doreste adaugarea unei linii noi in
cadrul schemei de contare se va folosi operatorul Adauga si se vor respecta indicatiile de la
adaugare scheme de contare.

148
E 6. Nomenclatoare – Operatii descarcare stoc

In sistemul GESTOC, descarcarea de stoc se face automat respectand in functie de

configurare una dintre metodele: FIFO, LIFO, CMP. Valorile descarcarii de stoc sunt stabilite
automat de sistem pe baza calculelor interne. Pentru a putea atribui note contabile acestor
operatii de descarcare, va trebui sa definim scheme de contare ce pot fi generate de diverse
documente de iesire – facturi, avize, bonuri de consum, transfer etc.
Macheta de introducere a operatiilor de descarcare de stoc, este de tipul prezentat mai
jos ( fig. 135). Pentru fiecare document se va completa o schema de contare respectand modelul
de la punctul E4 ( vezi scheme de contare).
Se vor defini una sau mai multe scheme de contare pentru un document cu posibilitatea
de a le selecta in momentul contarii documentelor.
In modelul prezentat s-au determinat doua scheme de contare pentru descarcarea de
stoc in urma vanzarii pe baza de factura de marfuri si produse finite. In cazul in care iesirea se va
face pe baza de aviz, se va introduce aceeasi schema de contare de iesire de marfuri si de
produse finite dar de data aceasta in dreptul optiunii avize de expeditie. Daca se descarca
gestiunea si prin alte documente decat avize si facturi, se va crea aceeasi schema de contare si
in dreptul optiunii alte documente de descarcare stoc.
Daca in alte documente de stoc exista mai multe feluri de documente ca Bonuri de
consum Procese verbale etc, se vor determina scheme de contare – una sau mai multe - pentru
toate aceste documente. In momentul in care se introduce documentul de iesire se alege si
schema de contare de descarcare de stoc aferenta acelui tip de document.

Fig. 135

149
Rapoarte scheme de contare si operatii descarcare stoc

Pentru listarea diverselor informatii legate de tipurile de scheme de contare existente in

baza de date vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte /
Nomenclatoare / Scheme de contare.

E 7. Nomenclatoare – Repartitori

Pentru cazurile in care sistemul Gestoc este integrat cu sistemul Contif, pentru evidenta
analitica a unor operatii in contabilitate se va folosi notiunea de repartitor.
Repartitorul – reprezinta o entitate suplimentara de raportare atasata unui cont de orice
nivel (sintetic sau analitic), de forma unui cod unic, pentru personalizarea informatiilor (ex.
Identificarea partenerilor, centrelor de cost, etc.). Se poate considera ca fiind un subanalitic al
unui cont contabil. De exemplu pentru identificarea operatiilor din contul de furnizori interni 401 01
pe fiecare furnizor in parte, se ataseaza fiecarui furnizor existent in Gestoc un cod unic numit
repartitor care face legatura dintre cele doua sisteme Gestoc si Contif si care asigura posibilitatea
de a urmari fisa contului 401 01 in sistemul Contif pe fiecare furnizor caruia ii corespunde acest
repartitor.

150
 Pentru organizarea riguroasa a acestor coduri de repartitori este optim sa existe mai
multe categorii. Astfel se vor defini mai multe tipuri de repartitori, care vor fi determinate de prima
litera cu care incepe codul unui repartitor.
Recomandam structurarea repartitorilor pe categorii de forma:
persoane juridice - firme (tip S) :intilnite la conturile de clienti, furnizori, debitori,
creditori, etc. Exemplu de cod pentru repartitori societati comerciale S1546879. Astfel vom defini
categoria “S” adica toate codurile de repartitori care incep cu litera S se vor referi la persoane
juridice, clienti sau furnizori.
persoane fizice - persoana (tip P) : se pot folosi la conturile si operatiile de avans spre
decontare, clienti, furnizori, dividente, capital social. Aceasta va deveni categoria “P”.
banci (tip B): disponibilitati banesti in banca- fiecare banca are repartitorul ei. Astfel
daca exista doua conturi de disponibil in lei BCR si Raiffeisen Bank, nu se vor crea doua analitice
ale contului 5121 ci se va atribui cate un repartitor pentru fiecare banca, care sa inceapa automat
cu litera B: de exemplu pentru BCR repartitorul poate fi BCR si pentru Raiffeisen Bank BRF.
Astfel categoria de repartitori B se va folosi pentru urmarirea conturilor si depozitelor bancare ale
societatii. Aceasta inseamna ca exista un singur cont 5121 care admite repartitori de tip B si
evidenta analitica a bancilor se va inregistra si urmari la nivel de repartitor si nu de cont analitic.
gestiuni (tip G): daca se doreste urmarirea analitica in Contif a tuturor gestiunilor
declarate in sistemul Gestoc, fiecarei gestiuni I se va atribui un repartitor care va trebui sa
inceapa cu litera G. Astfel se creeaza posibilitatea de a urmari evidenta contului 371 pe analitic
gestiuni. Pentru aceasta , nu se vor creea mai multe analitice 371 01,02 etc, ci in planul de conturi
va exista un cont 371 care sa admita repartitori de tip G. In acest fel urmarirea analitica a acestui
cont se va face la nivel de repartitor, pe fiecare gestiune la care se doreste acest lucru.
Recomandam ca la codificarea repartitorilor sa se utilizeze pentru societatile comerciale
codul unic sau codul fiscal, iar pentru persoanele fizice codul numeric personal, acest mod de
codificare asigurind unicitatea codului.
Observatii:
Este de preferat ca repartitorii sa se introduca din gestiune nu din contabilitate, pentru a
asigura caracterul de unicitate al acestora;
Pentru fiecare cont care se doreste a fi urmarit pe repartitori se va determina in Contif
faptul ca acel cont admite repartitori de tipul dorit si in schemele de contare se va adauga oriunde
este intalnit acel cont si repartitorul aferent. In caz contrar actualizarea notei contabile generate de
introducerea unui document ce va trebui contabilizat in contul respectiv nu se va putea realiza;
Un repartitor care a suferit miscari nu poate fi sters din nomenclator ;
Programul nu permite introducerea a doi repartitori cu acelasi cod;
Generarea unui repartitor nou trebuie facuta cu maxima atentie, pentru a evita definirea
de coduri multiple pentru acceasi entitate, lucru care ar conduce la deteriorarea situatiilor
contabile prin defalcarea soldului intre cei doi repartitori. Pentru evitarea acestui fenomen este

151
bine ca numarul persoanelor care au dreptul definirii de repartitori sa fie redus precum si ca
utilizatorul sa fie consecvent in completarea denumirii, mai ales in cazul persoanelor juridice (fie
sa treaca peste tot, fie sa renunte complet la initialele “S.C.” la inceputul numelui). Acesta
precizare este deasemenea utila in cadrul operatiilor de cautare efectuata dupa denumire.
Adaugarea unui repartitor nou se va face astfel: se va accesa din meniu Nomenclatoare /
Repartitori. Se va deschide nomenclatorul de repartitori existent. Folosind operatorii din capitolul 4
– Functii de operare, vom adauga o noua inregistrare, fiind necesar sa completam “Codul
repartitorului “ – respectand indicatiile de mai sus vom introduce obligatoriu prima litera care
incadreaza repartitorul in tipul respectiv, dupa care urmeaza codul propriu zis. In campul
“denumire” vom introduce denumirea acestuia respectand caracterul uniform in introducerea
denumirii tuturor repartitorilor din sistem.
Observatie: Nu este suficient sa adaugam un repartitor in nomenclator. Pentru evidentierea
operatiilor inregistrate pe un repartitor este obligatoriu sa existe legatura dintre codul de repartitor
si codul de firma, gestiune, banca etc. Acest tip de legatura se face plecand de la firme, gestiuni
etc si nu invers. Un model de a crea legatura intre repartitor si codul firmei este cel prezentat in
capitolul E1 – Nomenclatoare firme. Respectand indicatiile de la punctul E1, se va atribui fiecarui
partener cate un repartitor. Pentru gestiuni, banci etc, se va consulta capitolul corespunzator.

Fig. 136

E 8. Nomenclatoare – Planul de conturi

Planul de conturi se va introduce din sistemul CONTIF. In sistemul GESTOC,

nomenclatorul “Plan de conturi” este folosit numai pentru vizualizare si selectare in vederea
contarii documentelor. Orice modificare privind planul de conturi se va face in contabilitate, dupa
modificare acesta va fi actualizat automat si in GESTOC. Pentru exemplificare se recomanda
citirea manualului pentru sistemul CONTIF.

152
E 9. Nomenclatoare – Centre de cost/profit

Centrele de cost/profit sunt elemente suplimentare din categoria “Repartitori“. Atasate de

conturile din clasa 6 si 7, vor oferi informatii finale cu privire la rezultatul pe un centru de cost
declarat, respectiv profit sau pierdere.
Mai pot fi folosite pentru declararea centrelor de cost in cazul lucrarilor din constructii.
Pentru a realiza acest lucru, va trebui sa definim aceste centre de cost in nomenclatoare,
pe care sa le putem folosi la contarea documentelor.
Vom accesa din meniu optiunea “Nomenclatoare – Centre de cost/profit”. Se va deschide
nomenclatorul de centre de cost/profit. Pentru adaugare vom folosi optiunea “Adaugare” (vezi
capitolul 4 – Functii de operare) si vom introduce conform fig. 137 urmatoarele:
“Denumire “ – denumirea centrului de cost de ex. denumirea unui departament, depozit
etc.
“Cod repartitor” – daca este vorba de gestiuni se va alege codul de gestiune, daca nu
exista un repartitor se va introduce unul nou cu cod departament, depozit etc.

Fig. 137

Rapoarte centre de cost/profit

Pentru listarea diverselor informatii legate de centre de cost existente in baza de date
vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare /
Centre de cost.

153
E 10. Nomenclatoare – Dosare de facturi

Permite gruparea facturilor pe “dosare” – categorii de facturi grupate dupa anumite

elemente dorite de utilizator.

Rapoarte dosare de facturi

Pentru listarea diverselor informatii legate de dosarele de facturi existente in baza de date
vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare /
Dosare de facturi

E 11. Nomenclatoare – Comisionari

Nomenclatorul de comisionari este in folosit pentru urmarirea vanzarilor si incasarilor

catre clienti care au acelasi comisionar. Pentru a putea adauga clientului un comisionar acesta
trebuie introdus in baza de comisionari.
Se va introduce in nomenclator folosind functiile de la capitolul 4 – Functii de operare.
Informatiile care se vor introduce sunt: Nume , Procent ( acest procent ne va permite
calculul comisionului in functie de vanzari sau incasari). Se mai pot completa diverse observatii
legate de acesta. Daca se doreste blocarea temporara a comisionarului se va activa campul
Blocat – fig. 138.

Fig. 138

154
Rapoarte comisionari

Pentru listarea diverselor informatii legate de comisionari existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare /
Comisionari. Tot aici vom gasi si rapoarte privind incasarile si vanzarile realizate de comisionari.

E 12. Nomenclatoare – Banci

Este nomenclatorul in care vom defini toate bancile la care societatea are cont deschis si
de la care are extras de cont, casieriile unitatii in cazul in care sunt mai multe. Fiecarei banci i se
va atribui conform planului de conturi din Contif un repartitor sau un cont analitic. Se vor defini
toate bancile si conturile la care societatea are cont deschis, pentru urmarirea fiecarui extras in
parte.
Se acceseaza optiunea din meniul principal : Nomenclatoare/Banci. Se adauga
informatiile folosind indicatiile de la capitolul 4 conform modelului de mai jos:
Se va trece in clar banca si numele contului. Se pot introduce informatii si cu privire la
numarul de cont; de asemenea se va declara obligatoriu moneda corespunzatoare fiecarui cont
declarat. Daca evidenta analitica a conturilor bancare se face dupa repartitor se va atasa
repartitorul corespunzator contului bancar introdus. Daca evidenta analitica este structurata pe
analitice se va declara in campul cont contabil analiticul declarat in Contif.

155
 In dreapta machetei din imagine este un camp care se numeste Sold. Cu ajutorul
butonului Calcul sold se va calcula soldul extrasului pe contul respectiv. Pentru cazurile in care se
doreste o corectie de sold –de exemplu introducerea soldului initial la inceperea anului, lucrului cu
aplicatia etc. se va apela functia Legaturi si din cadrul ei optiunea Corectie sold. In momentul
acesta va aparea ecranul de mai jos in care va trebui sa introducem informatii referitoare la data
la care dorim corectia de sold si valoarea noului sold. Dupa care vom accesa butonul Calcul sold
pentru recalcularea informatiilor din sistem incepand cu data dorita.

Rapoarte banci

156
 Pentru listarea diverselor informatii legate de bancile existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare / Banci.

E 13. Nomenclatoare – Persoane

Nomenclatorul de persoane este in general folosit pentru salariatii unitatii pentru

urmarirea deconturilor de avans, pentru delegatii insotitori de marfa – posibilitatea de a se emite
automat factura cu delegatul ales din lista de repartitori.
Vom alege optiunea Nomenclatoare/Persoane pentru a accesa nomenclatorul, dupa care
vom introduce conform machetei de mai jos datele persoanei respective fig. 139:
Pentru o codificare cat mai corecta, este necesar sa respectam uniformitatea in ceea ce
priveste denumirile, pentru a usura cautarea in vederea selectiei. De exemplu daca alegem sa
introducem denumirea de forma : Prenume Nume vom respecta uniform acest mod de
introducere .
Vom folosi functiile de la capitolul 4, pentru adaugare, modificare etc.

Rapoarte persoane

Pentru listarea diverselor informatii legate de lista persoanelorexistente in baza de date

vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare /
Persoane.

Fig. 139

157
E 14. Nomenclatoare – Monede/Cursuri valutare

Acesta este nomenclatorul in care vom defini monedele (valutele) cu care urmeaza sa
lucram. Dupa definirea monedelor, va trebui sa introducem cursurile valutare zilnice ale
monedelor respective, in cazul in care vom lucra efectiv cu situatii in doua monede. Daca evidenta
operatiilor din sistem se urmareste doar in lei, vom introduce cursurile de sfarsit de luna ale
monedelor respective, pentru cazul in care avem diverse datorii in aceste monede ce vor trebui
reevaluate.
Folosind functiile de operare de la capitolul 4, vom putea adauga, modifica selecta o
moneda sau un curs valutar.
Se va introduce ziua pentru care dorim actualizarea cursului, iar in dreptul fiecarei
monede cursul valutar ca in figura de mai jos:

158
 Pentru adaugarea cursului pentru o moneda care nu exista in lista din ziua respectiva
vom apela functia adaugare pozitie dupa care vom selecta moneda pentru care vom introduce
apoi si cursul valutar.
Pentru introducerea unei monede noi in lista de monede va trebui sa adaugam
informatiile conform figurii 140. Folosind functia adauga vom ajunge la macheta de mai jos:

Fig. 140

Astfel in partea de sus a machetei vom introduce informatiile referitoare la “Cod valuta”,
“Denumire valuta”, “Cod tara” si “Denumire tara”.
In partea de jos vom completa informatii cu cursul valutar stabilit de BNR pentru ziua
respectiva. Vom adauga un curs folosind butonul de adaugare pozitie din dreapta machetei (vezi
capitolul 4 – “Functii de operare”.

Rapoarte valute

159
 Pentru listarea diverselor informatii legate de valutele si cotatiile valutare existente in baza
de date vom accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte /
Nomenclatoare / Valute.

E 15. Nomenclatoare – Judete

Acest nomenclator se refera la judetele existente in tara noastra. La instalare sistemul

este incarcat cu baza de date a judetelor existente la acea data. Daca ulterior survin modificari,
vom putea adauga, modifica sau sterge anumite informatii folosind functiile explicate in capitolul
4.
Acest nomenclator este folosit pentru stabilirea unor rapoarte de vanzari pe zone. Daca
se doreste urmarirea acestora pe zone si nu pe judete, se vor declara in acest nomenclator
zonele geografice dorite cu codul aferent fig. 33.

Fig. 141

Rapoarte judete

160
 Pentru listarea diverselor informatii legate de judetele existente in baza de date vom
accesa din meniul principal optiunea Operatii sistem / Listare rapoarte / Nomenclatoare / Judete.

3.1. F HELP

Fig. 142

Capitolul 4. FUNCTII STANDARD DE OPERARE

161
 Vom trata in acest capitol, functiile standard de operare, care au caracter repetitiv si sunt
valabile in sistem la introducerea inregistrarilor in orice modul.
Vom imparti aceste functii in doua mari categorii: functii generale si speciale.

4.1. Functii generale

Pentru exemplificare va prezentam fig. 143, in care functiile active posibile din acest
ecran se afla in josul acestuia si sunt evidentiate prin butoane separate.

Fig. 143

4.1.a. Funtia MODIFICA – modificarea unei inregistrari existente

Pentru a modifica o inregistrare ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia cu inregistrarea ce

urmeaza a fi modificata, ca in imaginea de mai sus , dupa care se va apasa cu mouse-ul butonul
care contine optiunea din josul paginii <Modifica>, apasand de la tastatura <Alt>+<M> sau
apasand Dublu click stanga cu mouse-ul direct pe linia respectiva. Dupa ce am facut una din
aceste operatii, se va deschide fereastra cu informatiile detaliate despre linia respectiva, pe care
dorim sa le modificam.

4.1.b. Funtia ADAUGA – adaugarea unei noi inregistrari

162
 Introducerea unei inregistari noi se poate face apasand cu mouse-ul butonul care contine
optiunea din josul paginii <Adauga>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<A>, moment in care se
va deschide ecranul in care urmeaza sa introducem informatiile dorite.

4.1.c. Functia STERGE – stergerea unei inregistrari existente

Pentru a sterge o inregistrare ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia cu inregistrarea ce

urmeaza a fi stearsa dupa care vom apasa cu mouse-ul butonul care contine optiunea din josul
paginii <Sterge>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<S>.
Atentie! Stergerea unei inregistari este insotita intotdeauna de un mesaj de confirmare.
Daca inregistrarea a fost facuta in lant si a generat la randul ei o alta inregistrare, nu se va putea
sterge. Dupa confirmarea din mesajul dat de sistem daca nu are alte legaturi inregistrarea va fi
stearsa.

4.1.d. Functia TERMINARE – iesire cu/fara salvare inregistrari

In cazul in care informatiile au fost introduse eronat sau daca dorim sa iesim din ecranele
de mai sus fara a salva acele inregistrari, veti apasa optiunea <Termina> sau <Alt>+<T>. Pentru
siguranta va aparea o fereastra de confirmare ca in modelul de mai jos (Fig. 144), in care veti
putea sa alegeti una din optiuni Yes, No, Cancel.

Fig. 144
Daca alegeti “Yes” modificarile facute sau inregistrarile introduse se vor salva. Daca
alegeti “No”, modificarile sau inregistrarile vor fi anulate si fereastra activa se va inchide automat,
iar daca alegeti “Cancel” se vor salva inregistrarile cu posibilitatea de a le modifica in acel
moment.

4.1.e. Functia FILTRARE – ordonare in vederea selectiei dintr-o lista

163
 Optiunea de filtrare a inregistrarilor existente intr-o lista, ofera posibilitatea utilizatorului de
a restrange lista afisata dupa criterii definite, dupa una sau mai multe chei de selectie. Pentru
aceasta se va accesa optiunea <Filtreaza> sau <Alt>+<F>.
Ecranul in care putem sa definim aceste criterii este urmatorul (fig.145):

Fig. 145
Ecranele de selectie sunt configurate in functie de lista pe care dorim sa facem selectia,
de regula dupa coloanele pe care lista respectiva le contine.
Dupa cum se poate observa exista doua posibilitati de selectie : Filtrare sau Ordonare.
Filtrarea: este operatia in care pot defini o conditie simpla sau compusa de a selecta o
lista. Daca conditia implicita propusa de sistem nu este cea dorita (ex. blocat = 0) se va apasa cu
mouse-ul butonul “Sterge”. In acest moment vor deveni active campurile de selectie propriu-zisa,
ca in imaginea de mai jos (fig. 146):
De exemplu: pe nomenclatorul de firme doresc sa fac o selectie a tuturor firmelor care sa
contina in denumire cuvantul “medica”, numai din localitatea Bucuresti. Pentru aceasta va trebui
sa facem o selectie compusa si vom proceda in felul urmator:
Accesam butonul din dreptul primului camp de selectie si aleg prima cheie principala de
selectie dupa care se va face filtrarea “Nume” – denumire firma, moment in care trebuie sa
definesc faptul ca aceasta denum ire contine cuvantul “medica”. In al doilea camp (fig.147) va
trebui sa aleg optiunea “contine” iar in ultimul camp voi completa cuvantul sau expresia cautata,
respectiv “medica”. Prima conditie a fost definita. Vom apasa butonul cu optiunea “Trimite in lista”.
Conditia se va completa (fig. 148) in stanga sus a ecranului moment in care va trebui sa definim
cea de-a doua conditie.
Vom apasa butonul “SI” pentru a defini conditia compusa, dupa care vom alege trecand
prin aceleasi etape (fig. 146) “Judet = Bucuresti”. Selectia finala va arata ca in fig. 149. Apasand
mai departe butonul “Accepta”, va finaliza selectia si rezultatul va fi o lista restransa conform
selectiei impuse.

164
 Urmand modelul explicat se va putea realiza orice selectie dorita de utilizator.

Fig.146

Fig. 147
Fig. 148

165
Fig. 149

Ordonarea: este operatia de selectie in care pot ordona o lista dupa o cheie complexa de
selectie. Se va face selectia repetata a cheilor in ordinea prioritatilor (fig. 150): selectie prima
cheie principala prin pozitionare si click mouse in dreptul acesteia dupa care se “Accepta”; se
continua dupa acest model cu toate selectiile. Rezultatul va fi o lista ordonata dupa modelul dorit,
care va avea menirea de a cauta mai rapid inregistrarile dorite.

Fig. 150

166
4.1.f. Functia CAUTARE RAPIDA – cautare in vederea selectiei dintr-o lista

Pentru cautarea rapida a informatiilor dintr-o lista in vederea vizualizarii datelor existente
sau pentru operarea efectiva de date si pentru micsorarea timpilor de raspuns acolo unde
informatiile existente in lista sunt foarte multe – mai ales in cazul aplicatiilor conectate la distanta,
exista functia de Cautare rapida.
Astfel, la intrarea intr-o lista existenta in sistem fie din nomenclatoare fie din introducere
documente etc, exista in stanga machetei un buton de forma celui din figura de mai jos – in figura
de mai sus se afla pozitionat in stanga machetei .

Pentru activarea acestei optiuni vom apasa cu mouse-ul acest buton sau vom apasa F7
de la tastatura, moment in care in lista initiala vor fi disponibile in stanga campurile de cautare ca
in figura de mai jos:

167
 In functie de lista in care ne aflam in vederea cautarii, campurile de cautare vor fi conform
coloanelor existente in cadrul fisierului.

Continuand explicatiile pe baza exemplului de mai sus, cautam in lista facturilor primite de
la furnizori, toate facturile dinperioada 01.01.2003-31.01.2003 de la firma care are codul A165 si
denumirea incepe cu brist* cu valori mai mari sau egal cu 1.000.000 lei.
Vom explica in cele ce urmeaza ce informatii vom completa ion campurile de cautare.
Daca este vorba de campuri de forma data se va trece in clar data respectiv perioada in
care urmeaza sa efectuam cautarea.
In campurile de tip text sau numar, unde se trece in clar cod, numar, denumire etc.
sistemul va cauta intpcmai inregistrarea ceruta – ex. A165.
In campurile de tip text sau numeric daca nu se cunoaste cu exactitate numarul sau textul

cautat vom folosi caracterul “ * ” astfel:

- daca dorim sa cautam o denumire care incepe cu “brist” vom completa in campul
de cautare expresia brist*.
- daca dorim sa cautam o denumire care contine cuvantul sau partea din cuvant
“brist” vom completa in campul de cautare *brist*.
- aceleasi reguli de cautare sunt valabile si pentru campurile unde se regasesc
caractere numerice.
Rezultatul va fi restrangerea listei initiale la campurile cerute.
Daca se doreste reluarea cautarii apasand tastele “Ctrl+F7” cursorul se va repozitiona pe
primul camp din lista campurilor de cautare. Se va relua procedura de cautare rapida conform
exemplului de mai sus.
Functionalitatea campurilor de cautare este aceeasi indiferent de lista in care dorim sa
facem acest lucru.
Daca dorim restrangerea listei rezultate dupa alte criterii care nu se regasesc in cadrul
campurilor de cautare vom apela functia Filtreaza.

168
4.2. Functii speciale

Am inclus in categoria functiilor speciale, functiile existente la nivelul pozitiilor din

documente sau din diverse liste in care exista acestea.

Fig. 151

4.2.a. Functia “VIZUALIZEAZA” – vizualizare nomenclator pentru alegerea unei

inregistrari dintr-un nomenclator

Fig. 152
Acest semn, oriunde e prezent, ofera posibilitatea de a selecta dintr-o lista predefinita o
anume inregistrare. De altfel daca ne pozitionam cu mouse-ul in apropierea acestui semn va
aparea o indicatie de genul ”Alege din lista”.
Pentru restrangerea listei de vizualizare (de ex in cazul de fata pentru alegerea unui
anumit furnizor) exista urmatoarele posibilitati:
 Denumirea furnizorului este cunoscuta de pe document. Daca tastam in campul al
doilea din dreptul furnizorului urmatoarea expresie *nume* rezultatul va fi
restrangerea nomenclatorului care va aparea in fereastra urmatoare la toti furnizorii

169
 care au in coloana de denumire acest nume. Este suficient sa se tasteze numai
cateva litere din denumire in loc de numele complet al furnizorului.
 Daca in acest camp tasta nume* vom restrange nomenclatorul numai la furnizorii
care incep cu acel nume
 Daca se tasteaza aceste expresii in primul camp vom inlocui nume cu cod
Aceleasi posibilitati de restrangere a listei sunt valabile in orice campuri in dreptul carora
exista semnul din fig. 152.

4.2.b. Functia SALVARE – salvare inregistrari

Dupa introducerea inregistrarilor apasand cu mouse-ul butonul care contine optiunea din
josul paginii <Salveaza>, sau apasand de la tastatura <Alt>+<S>, pentru salvarea acestora, la un
moment dat.

4.2.c. Functia RESTAURARE – restaurare inregistrari

Ofera posibilitatea de a repune, in cazul in care am gresit, ultima salvare a documentului.

Aceasta se face fie apasand cu mouse-ul click pe optiunea <Restaureaza>, fie apasand de la
tastatura <Alt>+<R>.

4.2.d. Functia TERMINARE – iesire cu/fara salvare inregistrari

In cazul in care informatiile au fost introduse eronat sau daca dorim sa iesim din ecranele
de mai sus fara a salva acele inregistrari, veti apasa optiunea <Termina> sau <Alt>+<T>. Pentru
siguranta va aparea o fereastra de confirmare ca in modelul din Fig. 146, in care veti putea sa
alegeti una din optiuni Yes, No, Cancel. (vezi pct 4.1.d.).

4.2.e. Functia LEGATURI

170
 Este o functie mai speciala care are rolul de a asigura fie vizualizarea mai rapida a unor
rapoarte, fie detalii suplimentare despre inregistrarile facute sau, daca sistemul este integrat cu
Contif – sistemul de contabilitate – are importantul rol de a genera note contabile pentru
documentele introduse – acest lucru respectiv optiunea Note contabile este punctul comun al
acestei functii indiferent de documentul introdus.
a) Note contabile – este optiunea prin care se face contarea unui document pentru toate
pozitiile introduse. Dupa ce au fost introduse toate pozitiile din aviz se va face contarea
documentului in felul urmator: se va alege cu ajutorul functiei Legaturi optiunea Note contabile. In
continuare se va deschide macheta prin care se va conta efectiv documentul introdus Fig. 153.

Fig. 153
Documentul introdus in exemplul prezentat de noi are doua pozitii. In partea de sus a
machetei de contare apar schemele de contare implicita pentru aceste pozitii. Exista doua
scheme de contare pentru ca documentul are doua pozitii. Prima pozitie este marcata cu cifra 1 si
a doua cu cifra 2. Sistemul propune automat pentru aceste pozitii schema de contare implicita pe
care am declarat-o in Nomenclatoare/Scheme de contare. Asa cum am tratat aceasta problema
in capitolul 3 E.5., schema de contare implicita este declarata ca fiind contarea pentru cele mai
frecvente situatii in cazul introducerii unui document. In cazul nostru se observa ca schema de
contare implicita declarata este cea pentru cumparare de marfa pe baza de aviz 371 = 408. In
cazul in care nu se doreste schimbarea schemei de contare implicite pentru nici una dintre pozitii,
se va apasa tasta F2 sau se va activa cu mouse-ul butonul F2-Contare automata. In acest
moment se vor completa automat contarile pentru toate pozitiile din document, avand posibilitatea
de le verifica sau chiar modifica.

171
 Daca documentul introdus ar fi trebuit sa fie contat ca si cumparare de materii prime sau
materiale, trebuia sa schimbam schema de contare implicita cu cea dorita respectiv cumparare
de materii prime. Acest lucru ar fi fost posibil in felul urmator : in partea dreapta sus a machetei se
afla optiunea schema de contare – marcata cu sageata in fig. 153. Dupa cum se observa schema
de contare aleasa pentru modificare este cea pentru prima pozitie – marcata in macheta de
introducere. Apasand cu mouse-ul sageata din cadrul campului de contare se va deschide o lista
a tuturor operatiilor contabile declarate in Nomenclator/Scheme de contare. Se va alege schema
dorita selectand-o cu mouse-ul. Daca nu exista o schema declarata pentru operatia pe care dorim
sa o contam, se va lasa schema de contare implicita pe care o vom modifica.
Modificarea contarilor din cadrul unei pozitii se face astfel: ne pozitionam cu mouse-ul in
partea de jos a machetei unde sunt completate conturile contabile. Daca dorim sa adaugam alt
cont vom proceda astfel: vom tasta in acest camp urmatoarea expresie *cont* sau *cont care va
face legatura cu planul de conturi. Vom selecta din planul de conturi contul dorit. Daca dorim sa
modificam repartitorul vom proceda in acelasi fel.
Stergerea contarii unei pozitii se va face prin pozitionarea cu ajutorul mouse-ului pe linia
aferenta pozitiei dupa care apasand butonul Stergere pozitie 4.3.g vom sterge contarea, avand
posibilitatea de a conta din nou corect.
Daca documentul are mai multe pozitii si se doreste cumularea pozitiilor in cadrul unei
singure note contabile pentru intreaga valoare a documentului, se va apasa F3 sau se va activa
butonul F3-Totalizare conturi. In partea de jos a machetei in loc de 2 pozitii vom avea una
singura cu totalul sumelor tuturor pozitiilor.
Dupa ce vom face modificarile pentru toate pozitiile dorite, vom apasa tasta F4 sau vom
activa cu ajutorul mouse-ului butonul F4-Trimit in contabilitate. In acest moment daca sunt
indeplinite toate conditiile privind nota contabila, notele contabile vor fi validate si vor putea fi
vazute si din programul Contif, unde vor aparea in fisa conturilor din notele contabile. In acest
moment se vor dezactiva butoanele F2-Contare automata si F3-Totalizare conturi, functia
butonului F4 se va schimba in F4-Modific note, iar bifa din dreptul campului Document contat se
va activa (vezi fig. 154).
Iesirea din macheta se face activand butonul Inchid.
Daca se doreste modificarea ulterioara a notelor contabile, acest lucru va fi posibil doar in
cadrul aceleasi luni. Daca inregistrarile au fost facute in luna contabila sistemul sesiseaza,
atentioneaza dar ofera posibilitatea de a le modifica. Se va apasa F4 sau se va activa butonul F4-
Modific note. Sistemul va reveni la forma din fig 153. Se vor face modificarile dorite dupa care se
vor valida notele pe care le trimitem in contabilitate. Daca ne aflam ca luna contabila in alta luna
decat au fost facute inregistrarile sistemul nu va permite sub nici o forma modificarea notelor
contabile initiale, protejand astfel toate inregistrarile din sistem.
Fig. 154

172
b) Note contabile descarcare stoc – pentru iesirile de marfa va trebui sa determinam
schema de descarcare de stoc aferenta fiecarei pozitii
Modalitatea de a alege schema de descarcare de stoc corespunzatoare este urmatoarea:
se acceseaza optiunea Note contabile, moment in care se deschide macheta de contare conform
fig. 155.

Fig. 155
In cazul prezentat in fig. 155 exista trei pozitii pe documentul de iesire. Vom selecta
schema de contare dorita din dreapta ecranului pentru fiecare pozitie. Dupa determinarea
schemelor de contare pentru fiecare pozitie vom activa campul Validat. In acest moment
documentul se considera contat, insa valorile atribuite schemei de contare vor fi stabilite in
momentul in care se prelucreaza stocul.

173
 Daca dorim sa modificam schema de contare pentru acest document sau pentru o pozitie
din document, vom dezactiva campul validat, vom face modificarile si vom activa din nou campul
Validat.
Restul optiunilor din cadrul functiei Legaturi sunt diferite, functie de modulul in care facem
inregistrarile si de document.
Fiind o functie specifica, ar fi mai indicat sa tratam aceste particularitati mai complet in
cadrul capitolelor in care vom trata in amanunt modul de inregistrare in modulele existente in
sistem.

4.3.f. Functia de adaugare pozitie in cadrul documentului

Fig. 156
Butonul prin care se activeaza aceasta functie se gaseste in dreapta ecranului in care
urmeaza sa facem inregistrarile.
Introducerea unei pozitii noi se va face apasand cu mouse-ul butonul care contine
optiunea din dreapta paginii <Adauga>, sau apasand de la tastatura <Ctrl>+<Insert>, moment in
care se va deschide ecranul in care urmeaza sa introducem informatiile dorite.

4.3.g. Functia de stergerea unei pozitii introduse eronat

Fig. 157
Butonul prin care se activeaza aceasta functie se gaseste in dreapta ecranului in care
urmeaza sa facem inregistrarile.
Pentru a sterge o inregistrare ne vom pozitiona cu mouse-ul pe linia cu inregistrarea ce
urmeaza a fi stearsa dupa care vom apasa cu mouse-ul butonul care contine optiunea din josul
paginii <Sterge>, sau apasand de la tastatura <Ctrl>+<Delete>. Va va aparea mesajul de
confirmare a stergerii sau de atentionare in cazul in care nu puteti sterge inregistrarea respectiva.

4.3.h. Functia MODIFICA – modificarea unei inregistrari la nivel de pozitie

Fig. 158
Acesta este butonul prin care o pozitie deja introdusa se poate modifica. Apasand cu
mouse-ul click pe acest buton vom putea modifica inregistrarea asa cum dorim.
O alta modalitate de a putea modifica o inregistrare introdusa este de a ne pozitiona pe
linia pe care urmeaza sa o modificam, dupa care apasam dublu click stanga mouse pe acea linie.
In acel moment macheta cu inregsitrarea introdusa va aparea pe ecran.

174
4.3.i. Functia SELECTEAZA – selectarea unei inregistrari dintr-o lista

Selectarea unei inregistari din lista se face in felul urmator: ne vom pozitiona cu ajutorul
mouse-ului sau al sagetilor pe inregistrarea dorita dupa care vom apasa cu mouse-ul butonul care
contine optiunea din josul paginii <Selecteaza>, apasand de la tastatura <Alt>+<S> sau apasand
dublu click pe linia respectiva.
Cautarea mai rapida in vederea selectiei dintr-o lista se poate face astfel: daca se cunosc
primele litere din denumirea firmei ne vom pozitiona cu mouse-ul pe antet lista, marcand coloana
dupa care dorim sa facem cautarea, in cazul nostru coloana “Nume”, dupa care tastam primele
litere din denumire. Cursorul se va muta automat pe randul care satisface aceasta conditie.
Acelasi lucru este valabil pentru oricare dintre coloanele existente in lista respectiva cod,
denumire etc.

Fig. 159

4.3.j. Alte functii

a) Sagetile aflate deasupra butoanelor “Adauga” si “Sterge”, permit afisarea primei sau
ultimei pozitii. De altfel sunt insotite de explicatii daca ne vom pozitiona cu mouse-ul in apropierea
lor.
b) In cadrul unei liste avem posibilitatea de a ordona lista dupa una din coloanele din lista in
doua moduri:
1) Fie sa alegem criteriul de ordonare ca in fig. 160 respectiv : cod, firma, lucrare, etc.
2) Fie ne pozitionam cu mouse-ul pe coloana dupa care dorim ordonarea si apasam
click stanga.
Rezultatul va fi in ambele cazuri vizualizarea datelor din lista in ordinea dorita.
Fig. 160

175
176