Manual de Procedimietos Del Archivo General de Tribunales PDF

ORGANISMO JUDICIAL
GUATI MALA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ARCHIVO GENERAL DE
TRIBUNALES
Elaborado poll Aprobado por:

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ORGANISMO JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 3
CAPÍTULO 1. 5
GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 5
1.1 OBJETIVO
1.2 ALCANCE
1.3 NORMAS GENERALES 6
CAPÍTULO II. 8
NORMAS 8
2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL 8
2.2 BASE LEGAL: 8
CAPÍTULO III. 11
ORGANIZACIÓN 11
3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 11
CAPÍTULO IV. 13
COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 13
4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO 13
4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE
CENTRO AMÉRICA 15
4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS 17
4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS 19
4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS 22
4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS 24
4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES 26
4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 28
4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES 30
4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES 32
4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS
ÓRGANOS JURISDICCIONALES 34
4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS
JURISDICCIONALES 36
GLOSARIO 39
CONTROL DE CAMBIOS 40
ANEXOS 42
2
7
OJO
o ORGANISMO JUDICIAL
INTRODUCCIÓN
El Archivo General de Tribunales, es la Unidad Administrativa del Organismo Judicial,

encargada de archivar, custodiar, preservar e inventariar expedientes judiciales fenecidos
proporcionando apoyo para clasificar archivos en los juzgados, atendiendo a usuarios
internos y externos solicitando documentos para consulta, así como para extensión de
certificaciones.
Para cumplir con esta importante función, se hace necesario definir adecuadamente los
procesos y procedimientos que conllevan las actividades del Archivo General de Tribunales,
delimitando las responsabilidades, asignando las tareas especificas necesarias con los
interesados, para el cumplimiento de la normativa que aplique para cada caso.
El presente manual pretende normar las actividades y funciones para las cuales fue creado
el Archivo General de Tribunales, en cumplimiento de la Norma de Control Interno Número
1.10 "MANUALES DE FUNCIONES YPROCEDIMIENTOS", aprobada mediante Acuerdo
Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas consolidando la información del
Archivo mencionado en cinco capítulos, que a continuación se describen:
Capítulo I. Generalidades del Manual de Funciones y Procedimientos: El Capítulo 'I

está conformado por la información general del Manual, es decir, el objetivo, alcance y
principios del documento como instrumento administrativo.
Capítulo II. Normas: El capitulo II contiene, la Misión y Visión Institucional, las Políticas
Institucionales a las que responde el Archivo General de Tribunales, referencia a la
normativa vigente aplicable a sus funciones, desde lo general a lo específico, iniciando con
la Constitución Política de la de la República de Guatemala que otorga independencia al
Organismo Judicial para su funcionamiento; siguiendo con la Ley del Organismo Judicial,
la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial y otras leyes específicas que constituyen el
fundamento de sus funciones, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y demás Acuerdos
emitidos por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial que le
aplican.
Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la

dependencia, la descripción interna de la misma.
Capítulo IV. Compendio de Procedimientos: El Capítulo IV está conformado por la

descripción —nombre, objetivo, normativa especifica y responsable- y los flujogramas de los
procedimientos establecidos en la dependencia.
Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a

la Versión 2 del documento.
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ORGANISMO JUDICIAL
CAPITULO I.
GENERALIDADES DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
Versión 2(Junio 2017)
4
5
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ORGANISMO JUDICIAL
GUATÍMAI A. C A
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
Este capitulo contiene la información general del Manual de Procedimientos del Archivo
General de Tribunales, por lo que a continuación se describen el objetivo, alcance y las
normas generales que deberán observarse durante la vigencia del documento.
1.1 OBJETIVO
Ser un instrumento administrativo que permita al personal que conforma el Archivo General
de Tribunales conocer en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan.
1.2 ALCANCE
El presente Manual será utilizado por el personal del Archivo General de Tribunales, para
el desarrollo de sus actividades diarias y brindar la asesoría apropiada a las unidades que
lo requieran.
El Archivo central y regional, son los encargados de apoyar en la clasificación de los

archivos internos, así como de la recepción de expedientes fenecidos de los distintos
Órganos Jurisdiccionales. A continuación se presenta un listado de los departamentos de
la República en los cuales el Archivo General de Tribunales tiene cobertura:
Sede Central:
Guatemala, Escuintle, Sacatepéquez, Santa Rosa, Jutiapa, El Progreso Chiquimula,
Izaba', Zacapa, Alta Verapaz, Baja Verapaz, Petén y Chimaltenango.
Sede Regional de Quetzaltenango:

Suchitepéquez, Huehuetenango, San Marcos, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu,
Quetzaltenango y Quiché.
Por medio de la actualización de procedimientos internos del Archivo General de Tribunales

permitirá cumplir con las actividades y funciones asignadas, teniendo efectos directos como
indirectos a los usuarios, así como, a las unidades jurisdiccionales, adquiriendo como resultado la
aplicación de los principios de economía y celeridad procesal.
En consecuencia, la unificación de criterios de clasificación y procedimientos, reduciendo requisitos

por medio de disposiciones internas, estableciendo una estructura funcional administrativa.
01 Versian 2 (Junio 2017)
ORGANISMO JUDICIAL
1.3 NORMAS GENERALES
El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir,

modificar o eliminar procedimientos, lo cual será determinado por el jefe de la
dependencia
Cada dependencia debe revisar como mínimo una vez al año su manual de
procedimientos.
6
II
ORGANISMO JUDICIAL
CAPITULO II.
NORMAS
7
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO II.
NORMAS
2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL
a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL
"Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a

la población, en procura de la paz y armonía social."
VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL
"Ser un organismo de Estado con credibilidad y aprobación social, con perso acj
especializado e íntegro, en condiciones óptimas de funcionamiento, velando por
tramitación oportuna y por la dignidad e igualdad de todas las personas usuarias."
POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL ARCHIVO

GENERAL DE TRIBUNALES
Privilegiar operacional y financieramente la función sustantiva jurisdiccional,

direccionando y poniendo a su servicio la organización administrativa.
2.2 BASE LEGAL:
Constitución Política de la República de Guatemala.

Artículos 28, 30, 31, 203, 205, 210.
Decreto Número 1568, Reglamento General de Tribunales.

Artículos 91, 92, 93, 94 95, 96, 97,98.
Decreto Número 1-86, Ley de Amparo, Exhibición Personal y de

Constitucional
Articulos 76, 81, 310, 311, 327,341, 352. 513.
Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley del

Organismo Judicial", publicado el 3 de abril de 1989; y sus reformas contenidas
en Decretos del Congreso de la República Nos. 27-89, publicado el 31 de mayo de
1989; 29-90, publicado el 28 de mayo de 1990; 64-90, publicado el 29 de noviembre
de 1990; 75-90, publicado el 10 de enero de 1991; 11-93, publicado el 11 de marzo
de 1993; 112-97, publicado el 15 de diciembre de 1997; 59-2005, de fecha 31 de
agosto de 2005 y el Decreto Número 32-2016 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 22 de julio de 2016.
Versión 2 (Junio 2017)
Decreto 48-99 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley de Servicio

Civil del Organismo Judicial", publicado el 6 de enero de 2000.
8
II
10
V;1,
ct
ORGANISMO JUDICIAL
Acuerdo No. 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: "Reglamento General

de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial", publicado el 20 de julio de
2000; reformado por Acuerdo No. 39-2003, publicado el 23 de septiembre de 2003
y por el Acuerdo No. 48-2014 de la Corte Suprema de Justicia, de fecha 01 de
octubre de 2014.
Decreto Número 314, Código de Notariado

Artículos 54 y 55
Decreto Número 2-89, (Reformado por el artículo 4 del Decreto Ley 11-93) Ley
del Organismo Judicial
Artículo 52, 53, 171y 177.
Decreto Número 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

Artículos 1, 10, 12, 20, 36 y 37.
Decreto Número51-92, Código Procesal Penal,

Artículo 18
Decreto Número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo

Artículo 25
Acuerdo Número 81-05, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y

de la Corte Suprema de Justicia, mediante el cual se crea la Dirección de Servicios
de Gestión Tribunalicia para coordinar las funciones administrativas de las
siguientes unidades:
Centro Administrativo de Gestión Penal
Centro de Servicios Auxiliares de la Administración de Justicia
Almacén Judicial
Archivo General de Tribunales
Acuerdo Número 120/2013, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial

y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se establece la estructura
organizacional del Archivo General de Tribunales.
Resolución 000756 emitida por la Gerencia General, de fecha nueve de agosto

de dos mii trece, por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimientos del
Archivo General de Tribunales del Organismo Judicial.
9
ORGANISMO JUDICIAL
CAPITULO HL
ORGANIZACIÓN
II y.
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO III.
ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional del Archivo General de Tribunales fue aprobada mediante el

Acuerdo 120/2013 dala Presidencia del Organismo Judicial, de fecha 28 de junio de 2013.
3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES
(---ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES
PRESIDENCIA DEL ORGANISMO

JUDICIAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
GESTIÓN TRIBUNALICIA
ARCHIVO GENERAL DE
TRIBUNALES
SECRETA RÍA
JEFATURA
EA OK
[itirt.lztra-.19 REA DE ARCHIVO SERVICIÓS
GENERAL
ORGANISMO JUDICIAL
Unir
CAPITULO IV.
COMPENDIO DE
PROCEDIMIENTOS
CAPÍTULO IV.
COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS
Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Archivó

General de Tribunales ejecuta 12 procedimientos.
4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO
ORGANISMOS JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 4.1
Recepción de expedientes fenecidos
Objetivo Realizar la recepción de expedientes fenecidos a los Órganos Jurisdiccionales

Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Artículo 5
Responsable: Área de Archivo
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Paso No. Actor/Puesto Descripción
Órgano Jurisdiccional Requiere de forma escrita fecha para la recepción de
expedientes.
2 Coordinación o Jefatura Programa y designa fecha de recepción.
3 Coordinación o Jefatura Elabora oficio designando la fecha de recepción.
4 órgano Jurisdiccional Remite expedientes, con listados impresos y digital.
5 Oficinista Encargado del Área Cuantifica la cantidad de legajos para distribuir entre los
de Recepción oficinista de recepción.
6 Oficinista Encargado del Área Imprime y entrega el reporte de recepción en proceso.
de Recepción
7 Oficinista Encargado del Área Registra y realiza físicamente la distribución de legajos.
de Recepción
8 Oficinista de Recepción Recibe físicamente los expedientes y registra la
información.
9 Oficinista Encargado del Área Revisa listados y entrega en digital ai personal del
de Recepción órganos Jurisdiccional.
10 órganos Jurisdiccional En un plazo máximo de 5 días hábiles devuelve los
listados impresos debidamente firmados y sellados.
11 Oficinista Encargado del Área Recibe los listados, verifica las correcciones, firma y sello
de Recepción del órgano Jurisdiccional de estar correctas continúa en
paso 12, incorrectas regresa a paso 10.
12 Oficinista Encargado del Área Valida cada listado con su firma y sello, entrega copia al
de Recepción órgano Jurisdiccional dependencia administrativa y
archiva la copia correspondiente.
12 Oficinista De Resguardo Registra y traslada físicamente los expedientes a la
estanterla, archiva reporte correspondiente y finaliza el
proceso.
l‘t
ORGANISMO JUDICIAL
4-1 Renal:león de expedientes fenecidos de Myr ingreso. Página 1/1
OFICINISTA ENCARGADO OFICINISTA DE

JEFATURA O OFICINISTA DE RECEPCIÓN
ÓRGANO JURISDICCIONAL DE RECEPCIÓN RESGUARDO
COORDINACIÓN
(INICIO j
•
Requiere de forma
Programa y designa
cerilla e recepción de
techa de recepción
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2
Remite e pedieras, Elabora oficio

con listados meres!" designando la fecha de
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de legajos para
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1
Impere y entrega el
repele de recepción
en Proceso
e
Registra y realiza Recibe 11 ¡cemente

lisicamente la los expe lentes y
distne eón de —11. registre la
inalos infornaden
En un plazo máximo de
5 dias hábiles hábiles Revisa stades y
devuelve los listados entrega e digital al ,
me Órgano Je itclIccional x
[I mpresos debidamente
firmados y sellados
10
Recibe los listados.

verifica la firma y sella
del Órgano
Jiniadleonal
11
¿Correcto
NO
SI
•
Vanda cada listado
con su firma y sello. Registra, traslada
entrega copla al llecamente los
rgan Jurisdlcci nal • expedientes a la
y archiva copla estanterla correspondiente
correspondiente 13
12
ea
14
t5
ORGANISMO JUDICIAL
4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO

GENERAL DE CENTRO AMÉRICA
ORGANISMOS JUDICIAL
Traslado de expedientes judiciales para envío al Archivo
General de Centro América.
Objetivo: Organizar los expedientes que se enviarán al Archivo General de Centro
América
Normas específicas: Acuerdo 120/2013 Artículo 4
Responsable: Área de Manejo de Expedientes
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Coordinación o Jefatura Define los parámetros para clasificar y escanear.
2 Coordinación o Jefatura Designa personal a ejecutar tarea.
3 Oficinista de Clasificación y Revisa y clasifica los expedientes fenecidos, para
Reclasificación digitar.
4 Oficinista Digitador Ingreso de expedientes al sistema e Imprime
carátula y adjunta a expediente.
5 Delegado de Grupo Imprime reporte, prepara para traslado y solicita
autorización.
6 Coordinación o Jefatura Revisa expediente para traslado de estar correcto
Autoriza el envio continua paso 7, de estar
incorrecto regresa a paso 5.
7 Equipo de Traslado Procede a traslado de expedientes con su debido
reporte al Archivo de Centro América, sellado y
firmado de recepción de los expedientes
trasladados y finaliza el procedimiento.
o
o
15
II (12
ORGANISMO JUDICIAL
4.2 Traslado de expedientes judiciales para el envio al Archivo General de Centra América, Página:1/1
COORDINACIÓN O OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN OFICINISTA DELEGADO DE EQUIPO DE

JEFATURA Y RECLASIFICACIÓN DIGITADOR GRUPO TRASLADO
INICIO .,,III)
Define los ararnstros

para cl Mirar y
escena&
1 G I.
Ingreso de Imprime reporte Y sohola o

Designa ersonal a Revise y olasifica los Expedientes. al autorización para su
ejecutar tarea expedientes feneddos
sistema traslado
4—
2 3 5
4
I
Revisa expedientes
para traslado
6
o
Co do7
Si Procede a traslado de
expedientes
7
1
,
( FIN
16
11-
ORGANISMO JUDICIAL
4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS
ORGANISMOS JUDICIAL
Préstamo De Expedientes Para Consultas.
Objetivo: Poner a la vista los expedientes a los usuarios para sus diferentes
consultas
Responsable: Área de Atención y Consultas
Usuario Interno y Externo Requiere consulta de expedientes
2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de
expedientes.
3 Oficinista de Consultas Ingresa el formulario.
4 Oficinista de Búsqueda Realiza búsqueda de expediente solicitado.
5 Oficinista de Búsqueda Si localiza el expediente, continúa en operación
número 6. Si no localiza el expediente, continúa
en operación número 11.
6 Oficinista de Búsqueda Registra el formulario y el traslado del expediente.
7 Oficinista de Consultas Entrega en calidad de préstamo temporal, dentro
de las instalaciones el expediente a quien lo
solicitó.
8 Usuario Interno o Externo Firma formulario de solicitud de consulta de
expediente, confirmando el préstamo del mismo.
9 Oficinista de Consultas Registra devolución, brinda conocimiento al
personal de búsqueda y archiva junto a solicitud.
10 Oficinista de Búsqueda Ingresa la recepción del expediente y lo archiva,
finalizando el procedimiento.
11 Oficinista de Búsqueda Registra que no encontró el expediente y realiza
las observaciones pertinentes.
12 Usuario Interno o Externo Recibe el formulario, firma de recibido la negativa
a su consulta y finaliza el procedimiento. 1
17
It
ORGANISMO JUDICIAL
4 3 Préstamo de expedientes para consulta. Pagina in
USUARIO INTERNO Y EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS OFICINISTA DE BÚSQUEDA
INICIO )
Requiera consulte
do expedientes
Verifica dates del

requerimiento pare
consulte
2
Realiza búsqueda de
Ingrosa0I formul
E expediente s licitad
3 4
SI
Firma formulario Entrega en calicata de Registra el formulario y

de sOlicilud de préstamo temporal, el traslado de expediente
consulta expediente
8 7
NO
Registra devolución, Ingresa la recepción

banda conocimiento el del expediente Y le
personal de búsqueda archiva
9 10
Recibe el formulario y
firma de recibido la
FN
negativa
12
Registre que no
enco tró el
expediente
11
18
1‘
ORGANISMO JUDICIAL
4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 44
Emisión de Certificación de Expedientes Fenecidos
Objetivo: Emitir a los usuarios certificaciones de los expedientes fenecidos que,
,
soliciten
Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Articulo 3
Responsable: Área de Atención y Consultas K
1 Usuario Interno o Externo Requiere consulta de expedientes,
2 Oficinista de consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de
expedientes.
3 Oficinista de Certificaciones o Realiza búsqueda de expediente solicitado.
Negativas
4 Oficinista de Certificaciones o Si localiza el expediente, continúa en operación
Negativas número 5. Si no localiza el expediente, continúa
5 Oficinista de Certificaciones o Registra el formulario y el traslado del expediente.
Negativas
6 Oficinista de Certificaciones o Reproduce las actuaciones solicitadas.
Negativas
7 Oficinista de Certificaciones o Emite certificación de las fotocopias foliadas,
Negativas selladas y traslada a Coordinación o Jefatura.
a Coordinación o Jefatura Revisa, autoriza, sella y traslada para entrega.
9 Oficinista de Consultas Emite formulario 220C de pago para la Tesoreria
del Organismo Judicial.
10 Usuario Interno o Externo Paga formulario 2200 en ventanilla de los
diferentes bancos dentro del edificio de la Corte
Suprema de Justicia.
11 Oficinista de Consultas Entrega certificación solicitada con firma de
recibido del usuario
12 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y recibo de pago al expediente.
13 Oficinista de Consultas Traslada el expediente al oficinista de
certificaciones y negativas para su resguardo.
14 Oficinista de Certificaciones o Archiva el expediente en el legajo que le
Negativas corresponde y finaliza procedimiento.
15 Oficinista de Certificaciones o Registra información para negativa.
Negativas
16 Oficinista de Certificaciones o Imprime negativa y traslada para autorización.
Negativas
17 Coordinación o Jefatura Revisa, autoriza, sella y traslada para entrega.
19
II to
ORGANISMO JUDICIAL
18 Oficinista de Consultas Entrega negativa al usuario, quien firma de

recibido, la archiva y registra en el sistema,
20
ORGANISMO JUDICIAL
44 Emisión de Certificación de Expedientes fenecidos. Página 1/1
OFICINISTA DE CERTIFICACIONES
USUARIO INTERNO O EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA
O NEGATIVAS
(INICIO-)
Verifica datos del Realiza búsqueda de

Requiere consulto expediente solidado
requedmiento para
de expediente a
consulta de expediente
1
2
O
SI
Registra formulario y
el traslado del
expediente
5
/
Reproduce las
actuaciones
solicitadas
5
/
Emite certificación de NO
les fotocopias
Emite reciba de pago Revisa, autodzal sello foliadas, selladas y
Pago d recibe para la tesorerfa del Y traslada para traslada a
10 Organismo Judicial 4 entrega
Coordinación o
9 6
Jefatura
Entrega °edificación
solicitada con 51710 de
.. recibido del usuario
/
11
Archiva el expediente
en el legajo
correspondiente
Adjunta solicitud y
10
recibo de pago al
expediente
12
• Registra inlormadó
Trasl da el para negativa 44
expediente al 15
personal d búsqueda
pare su r sguardo /
13 Revisa, autoriza, sella Imprime negativa y
y traslada para traslada para
Entrega negativa al entrega autorización
usuario quien firmad 17 16
recibido, lo archiva y
registra en el sistema
18
i
I
( FIN )4
21
9-z
ORGANISMO JUDICIAL
GUAT c.
4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES

FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
Solicitud De Fotocopias Simples De Expedientes
Fenecidos.
Objetivo: Reproducir y entregar a los usuarios fotocopias de los expedientes que
soliciten
k,
1 Usuario Interno o Externo Requiere fotocopias de expediente anteriormente
consultado.
2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento, para fotocopias
de expediente.
Encargado (a) de Área Revisa y autoriza solicitud.
4 Oficinista de Fotocopias Reproduce las fotocopias solicitadas.
5 Oficinista de Fotocopias Entrega expediente y fotocopias.
6 Oficinista de Consultas Elabora formulario 220C de pago para la Tesorería
7 Usuario Interno o Externo Paga formulario 220C en ventanilla de los
Syprema de Justicia.
8 Oficinista de Consultas Entrega al usuario las fotocopias solicitadas, con
firma de recibido.
9 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y formulario 220C de pago al
expediente
10 Oficinista de Consultas Elabora informe mensual y traslado a encargado
(a) de área.
11 Encargado (a) de Área Revisa y traslada informe a Coordinación o
Jefatura.
12 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe.
13 Coordinación o Jefatura Traslada el expediente al personal de búsqueda
para su resguardo.
14 Oficinista de Búsqueda Archiva expediente en el legajo que le corresponde
y finaliza procedimiento.
22
ORGANISMO JUDICIAL
4.5 Solicitud de fotocopias Simples de expedientes fenecidos. Página; 1./1
USUARIO INTERNO O OFICINISTA DE ENCARGADO A) OFICINISTA DE OFICINISTA DE COORDINACIÓN

EXTERNO CONSULTAS DE AREA FOTOCOPIAS BÚSQUEDA O JEFATURA
(INICIO)
Reciba firma y
sella inforrne
12
Verifica datos del Reproduce las
Requiere fotocopias de Revisa y autoriza fotocopias
requerimiento. Para
expediente —0". fotocopias
--I> solicitud
—I. solicitadas
1 3
2 4
L
41
Entrega expediente
y fotocopias
Paga formulario 2200 en E Traslada el
Elabore 2200 redte
ventanilla de los exped ente al
de pago para la
diferentes bancos dentro 'personal de
Tesoreria del
del edificio de la Corle búsqueda
Organismo Judicial ta
Suprema de Justicia e
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relocopias solicitadas. 1 O
con firma de recibida.
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o
o
E
cm
23
II
ORGANISMO JUDICIAL
4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE PROCESOS FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos.
Objetivo: Emitir las diferentes constancias solicitadas por los usuarios
Normas específicas: Acuerdo 120/2013, Articulo 3
Usuario Externo Solicita Constancia, presentando antecedentes
policíacos y penales
2 Oficinista de Consultas Revisa papelería presentada
3 Oficinista de Consultas Si cumple requisitos, continúa en operación
número 4. Si no cumple requisitos regresa a
paso 1.
4 Oficinista de Consultas Ingresa solicitud de constancia.
5 Oficinista de Consultas Revisa los libros de faltas o de libertades con
base a los antecedentes presentados.
6 Oficinista de Consultas Localiza en libro las faltas y llena formulario
correspondiente.
7 Oficinista de Consultas Imprime constancia requerida tomando como
base el formulario presentado.
8 Coordinación o Jefatura Si autoriza, continúa en operación número 9. Si
no autoriza, continúa en operación número 12.
9 Coordinación o Jefatura Extiende y autoriza la constancia solicitada.
10 Oficinista de Consultas Entrega al usuario externo la constancia
solicitada.
11 Usuario Externo Recibe constancia y firma de conformidad,
12 Coordinación o Jefatura Devuelve solicitud.
13 Oficinista de Consultas Devuelve solicitud al usuario y finaliza el .
.,
procedimiento.
o
o
>
24
11
vh
ORGANISMO JUDICIAL
4,6 Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos. Página 1/1
USUARIO EXTERNO OFICINISTA DECONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA
n
1 INICIO
Solicita c °Manda! Revisa papaleria

presentando antecedentes- te presentada
2
Ingrese solicitud al
NO tEd- it stema
Revisa lo libros de
Localiza en libro las faltas o d libertades
faltas y llena con be e a los
forMulerlo antecedentes
e presta lados
impnime consrancla
requerida tornando como
base el f rmulaho
Presentado NO
7 111
>
SI
/
Extlende y
Recibe constancia Entrega al usuario autoriza le Dev elve
y firma de Ademo le constancia constancia eolblud
conformidad colicuada 12
solicaade
11 10
9
y Devuelve solicitud ad
( F N >11 usuario Fi
13
U
n'O
U er .
O —
-, •nrecti
25
Li vb
ORGANISMO JUDICIAL
4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Solicitud y Envío de Expedientes.
Objetivo: Buscar y Enviar los expedientes solicitados por los diferentes órganos
Jurisdiccionales
1 órgano Jurisdiccional Emite oficio solicitando el envio de expedientes
2 Oficinista Atención al Público Registra y asigna solicitudes y se entrega el
oficio original al buscador correspondiente.
3 Oficinista de Búsqueda Busca los expedientes en las bodegas.
4 Oficinista de Búsqueda Si localiza expediente, continúa en operación
5 Oficinista de Búsqueda Anota los datos del expediente en la requisición y
la archiva en lugar del mismo.
6 Oficinista de Búsqueda Revisa foliacrón, registra e imprime hoja de
remisión y adjunta al expediente.
7 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella envió de expediente.
9 Oficinista de Búsqueda Elabora envió adjunta hoja de requerimiento y
traslada el expediente al órgano jurisdiccional y
continua al paso 12.
9 Oficinista de Envíos y Registra, imprime y firma negativa.
Negativas
10 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella la negativa.
11 Oficinista de Envíos y Envía negativa al órgano jurisdiccional, archiva
Negativas copia y finaliza el procedimiento
12 órgano Jurisdiccional Revisa y recibe los expedientes o la negativa,
firma y sella, finalizando el procedimiento.
26
ti-
ORGANISMO JUDICIAL
4.7 SOlidtucl y GIMO de expedientea. Pagina 1
ÓRGANO OFICINISTA ATENCIÓN AL OPI NISTA DE ENVIOS Y COORDINACIÓN O

OFICINISTA DE BÚSQUEDA JEFATURA
JURISDICCIONAL PÚBLICO NEGATIVAS
( INICIO )
y
Emite olido Regislía, asigna solicitud y
solicit ndo el se entrega el °Pelo original i Busca los expedientes
envio de • al buscador r, en las bodegas
expedientes correspondiente 3
2 1
Registra, im AULOrIZO y sella le

0—* y firma neg Iva • negativa
9 10
e
SI
+
Ap1010 los dalos del Envie negativa al
expediente en la ngano
requisición y la archiva en ludsdiccional y 4
lugar del ~o archiva copla
5 11
RENS fallecen. regias e Autoriza sella I

imprime hoj de remisión negativa
y adjunta al expediente 7
Elabora envio adjunta

boja de requerimiento y
Iraslada ex °d'ente al 4
órgano jurisdiccional
Revisa y reta S
Its expediente$ o
1a nogal ve Enna
Y sella
12
( FIN ).,
27
7,1
ORGANISMO JUDICIAL
&I
4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE

TRIBUNALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Devolución De Expedientes al Archivo General De
Tribunales.
Objetivo: Recibir de forma detallada los expedientes que devuelven los órganos
Jurisdiccionales después de haber sido prestados
I órgano Jurisdiccional Entrega expedientes por medio de conocimiento o
listado.
2 Oficinista de Devoluciones Recibe expedientes en forma provisional y asigna
por medio del sistema.
3 Oficinista de Devoluciones Revisa los folios y datos procesales del expediente
conforme fue enviado por el Archivo.
4 Oficinista de Devoluciones Si los requisitos están completos, continúa en paso
número 5. Si os requisitos no están completos,
continúa en paso número 15.
5 Oficinista de Devoluciones Firma y sella el conocimiento o listado del órgano
Jurisdiccional
6 Oficinista de Devoluciones Descarga conocimiento del registro de envfos.
7 Personal Encargado de Si se actualiza el expediente, continúa en paso
Intercalar Expedientes número 8. Si no se actualiza el expediente, continúa -1:
en paso número 10. El expediente se actualiza
cuando al ser devuelto trae documentos adicionale .- 6'-
8 Oficinista de Digitador Actualiza datos del expediente en el sistema.
9 Oficinista de Devoluciones Registra en el sistema la devolución y da ingreso de
expedientes al inventario.
10 Coordinación o Jefatura Designa personal correspondiente para intercalar.
11 Personal Encargado de Intercala expedientes en el lugar correspondiente.
Intercalar Expedientes
12 Personal Encargado de Extrae hoja de requisición del expediente y registra
Intercalar Expedientes en el sistema.
13 Personal Encargado de Entrega hoja de requisición.
14 Oficinista de Devoluciones Verifica información de hoja, archiva, confirma
ubicación del expediente en el sistema y finaliza
procedimiento.
15 árgano Jurisdiccional o Realiza correcciones y continúa en paso número 3
Dependencia Administrativa
28
L ti
ORGANISMO JUDICIAL
4-8 Devolución de expedientes al Amilano General ole Tribunales Página: 1/1
rkRsONAL ÉN A - , . • COORDINACIÓN O
ÓRGANO JURISDICCIONAL OFICINISTA DE DEVOLUCIONES DE INTERCALACION OFICINISTA DIGITADOR
JEFATURA
EXPEDIENTES
e INICIO
1'
Entrega expeddntés Recibe expedientes en
por medio de torna provisional registre
conocimiento o listado el Ingresa
1 2
y
Revise los folios y datos
procesales del expediente
• SonfOrme rue enviado por
el Archivo
Realiza ¿Requisito
correcciones completos?
15 4
SI
4
Firma y sella el
conocimiento listado del NO
Órgano Jurisdiccional G
L. O.
5 •
• Actualiza datos
Descarga icanodmiento del expediente en
del registro de andas SI—. el sistema
6 e
,,,,‘
4.
Registra en el sistema
la devolución Y da Designa personal
Ingreso de correspondiente
expedientes al Para Intercalar
inventado lo
or
intercala expedientes
en el lugar
correspondiente
11
I
y
Extrae hola de
requisición del
expediente y registra
en el sistema
12
Verifica Información de lidie,

Entrega hoja de
archiva y confirma ubicación requisición
4
del expediente en el sistema
14
CM
1 El expedientese actuall2a en el pasol3 cuando al ser devuelto trae documentos adicionales,
29
1!
ORGANISMO JUDICIAL
GLIATIMAIA
4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Clasificación y Reclasificación Interna de Expedientes.
Objetivo: Mantener organizadas los anaqueles con expedien es fenecidos para
facilitar el trabajo de búsqueda dentro del Archivo General de Tribunales.
1 Coordinación o Jefatura Evalúa volumen de expedientes a clasificar y
reclasificar.
2 Coordinación o Jefatura Designa el lugar físico donde corresponde ubicar
el material a clasificar y reclasificar, dando las
instrucciones correspondientes de cómo realizar el
trabajo.
3 Coordinación o Jefatura Designa al personal que realizará la clasificación
y reclasificación
4 Oficinista de Clasificación y Ordena los expedientes por número correlativo y
Reclasificación ario.
5 Oficinista de Clasificación y Clasifica los expedientes en legajos y los coloca
Reclasificación en su espacio físico definitivo.
6 Oficinista de Clasificación y Elabora nforme sobre la reclasificación realizada,
Reclasificación detallando los cambios
7 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe para realizar cambios
en sistema
8 Oficinista de Resguardo Realiza las modificaciones en sistema, de
acuerdo al informe
30
O iba
4.9 Clasificación y reclasificación interna de expedientes PágInal 1/1
COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACION OFICINISTA DE RESGUARDO
( INICIO )
I
•
Evalúa volumen de
expedientes a clasificar o
recia tficar
1
I
'E
Designa el lugar !Islas
donde ubicar el meterlal a
clasificar o reclestficar
dando instrucciones Ordena los e pedantes por
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Designa al personal que

realizara la lasificación y
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espaciolisio° definitivo
Renda! firma y sella Elabora Inforrne sobre la

informe para realizar reciasinceci n realizada,
cambias en sistema detallando cambios
7
Realiza las modificaciones en

sistema, de acuerdo al
informe
8
FN
.../
31
¡1
ORGANISMO JUDICIAL
4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE

EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Clasificación y Reclasificación Externa de Expedientes.
Objetivo: Apoyar a los diferentes órganos Jurisdiccionales en la organización de
su archivos
1 Órgano Jurisdiccional Entrega oficio solicitando el ordenamiento,
clasificación y reclasificación de expedientes.
2 Coordinación a Jefatura Designa al personal para evaluar la cantidad de
expedientes a clasificar o reclasificar.
3 Coordinación o Jefatura Programa la clasificación o reclasificación de
expedientes.
4 Coordinación o Jefatura Envia oficio indicando la fecha y nombre del
personal que realizará el trabajo respectivo.
5 Oficinista de clasificación y Clasifica, reclasifica y etiqueta los expedientes por
reclasificación número correlativo, año y ramo.
6 Órgano Jurisdiccional Facciona documento de trabajo realizado, firma y
sella
7 Oficinista de clasificación y Elabora informe correspondiente.
reclasificación
8 Secretaria del Archivo General Registra la información de la clasificación y
de Tribunales reclasificación, finaliza el procedimiento.
32
ORGANISMO JUDICIAL
4.10 ClaSificaclán o reelasificación externa de eXpedtentea. Página: 1/1
OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y SECRETARIA DEL AGT

ÓRGANO JURISDICCIONAL COORDINACIÓN OJEFATURA
RECLASIFICACIÓN
NICIO
Eflingga &t'o solicitando

Designa etpersonal para
el orden mienlo,
evaluar la cantidad de
clasificación o
IF expedientes a clasificar o
reeleslffeacIón de
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4
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trabajo realizado, firma y
se la
6
Registra la Información de
Elabora inlorme la clasificación o
correspondiente redasificacibn
7 8
Ck
FIN
33
ORGANISMO JUDICIAL
4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE

LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los
Órganos Jurisdiccionales.
Objetivo: Escanear los expedientes fenecidos que están en custodia del Archivo
General de Tribunales
1 Coordinación o Jefatura Define os parámetros para la digitalización y
designa al personal.
2 Oficinista Digitalizador Clasifica y selecciona el material a escanear.
3 Oficinista Digitalizador Revisa el estado del expediente y prepara para
ser dig lanzado
4 Oficinista Digitalizador Verifica datos del expediente y digitaliza.
5 Revisor Coteja digitalización realizada contra el expediente
físico.
6 Revisor Si la digitalización está correcta, continúa en paso
número 7. Si la digitalización no está correcta,
7 Revisor Graba información en el sistema.
8 Oficinista de Resguardo Archiva expediente físico en la ubicación que le
corresponda y finaliza el procedimiento.
9 Oficinista Digitalizador Realiza correcciones a la digitalización y continúa
en paso número 4.
.o
t?
34
'Un• cnt
4.11 Dicitanzación (Esaineo) de expedientes gene/014os de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1
COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DIOITALIZAOOR REVISOR OFICINISTA DE RESGUARDO
INICIO
Define les arámetros

Clasifica y selecciona el
para la dig &Ración y
j. material a ascanear
designa I personal
2
1s a
p cc.
O
O
Revise el astado del
expedlenle y Prepara Pare
ser ellgl allano
3
Cemcilt3
Coteja dIgilallación
Vedfica datos del realizada contra el
expedient y nlpitaftza expediente nato
Reali2a correcciones a la COlgitalización

dIgitalInción .4-- correcta?
6
SI
i
Archiva expediente (Rico

Graba información en el
0. en la ubicación que la
sistema corresponde
7
8
FIN
35
5G)
ORGANISMO JUDICIAL
GlIATEMAI A CA
4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS

ÓRGANOS JURISDICCIONALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Digitación (Ingreso) de expedientes fenecidos de los
Objetivo: Ingresar los datos principales del expediente al sistema para poder tener
una base de datos que agilice la búsqueda de los mismos
Coordinación o Jefatura Designa el material a ingresar en el sistema.
2 Delegado de Grupo Selecciona y extrae el material.
3 Delegado de Grupo Distribuye legajos a sus digitadores para ingreso
de expedientes al sistema
4 Oficinista Digitador Recibe el legajo para ingreso
5 Oficinista Digitador Verifica el legajo (datos correctos, correlativo,
materia y año) previo a su ingreso si esta correcto
continua en paso 6, de estar incorrecto regresa al
paso 3.
6 Oficinista Digitador Procede al registro de expedientes en el sistema.
7 Oficinista Digitador Imprime caratula y se adjunta al expediente.
8 Oficinista Digitador Finaliza ingreso de material al sistema y entrega
al delegado de grupo.
9 Delegado de Grupo Entrega el material al encargado de resguardo y
finaliza el proceso
>
36
iI 51'
ORGANISMO JUDICIAL
case
4.12 agitación (Ingreso) de Expedientes fenecidos de los órganos Junstficaonales Página, III
cOORoiNacióN. O JEFATURA DELEGADO DE GRUPO OFICINISTA DIGITADOR
C. I
INICIO c.
r,
O
1 Designa e material° 8oIeccInay extras el \n

Ingresar e el sistema material Ctt,
2
1
DIsldbuye gajos a sus Recibe el lega» Para

agitadores para Ingrese I. ingreso al sistema
de expediente 4
¿Verifica datos O
NO legajo?
5
si
4
Procede el regeitró de
expedientes en a sistema
6
/
Imprime caratula y se
adjunta al expediente
7
Entrase el material al Finaba el Ingresa de

encargada d resguarde y 4 meted& a sistema Y
gradas e proceso entrega e delegado
8
FIN
37
ORGANISMO JUDICIAL
GLOSARIO
72.
38
II
ORGANISMO JUDICIAL
GLOSARIO
CUSTODIAR Mantener vigilada una cosa para impedir que sea robada o asaltada,
o para protegerla de un peligro.
FENECIDO Concluir, finalizar o tener fin de una cosa.
LEGAJO Conjunto de papeles archivados, generalmente atados, que tratan de

un mismo asunto.
MATERIAL Procesos Judiciales (expedientes) que se encuentran custodiados en

las bodegas del Archivo General de Tribunales.
ORGANO Son aquellos donde se ventilan los juicios o procesos, siempre

JURISDICCIONAL precedidos por un Juzgado o Juzgadores según el caso.
39
Lio
ORGANISMO JUDICIAL
CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción de Cambios Versión
31-07-2017 Actualización de procedimientos 2
40
ORGANISMO JUDICIAL
ANEXOS
41
ORGANISMO JUDICIAL
ANEXOS
GUIA PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 1. Recepción (expedientes nuevos). Recibir cada uno de los expedientes con
base al inventario o listado, el cual debe indicar en el encabezado de la hoja que los
expedientes se encuentran fenecidos, juzgado, ramo al que pertenece y detallar el número
de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y observaciones;
por último cada hoja del inventario deberá ser firmada y sellada por el Juez y el Secretario
del Juzgado. El personal del archivo deberá sellar de recepción, fechar y firmar cada hoja
del inventario.
Articulo 3. Guarda, conservación y custodia (expedientes). Los expedientes se

conservan en un ambiente adecuado, libre de humedad, filtraciones, polvo y plagas. Los
procesos son empaquetados, etiquetados y amarrados en legajos de aproximadamente
quince (15) centlmetros cada uno. El ingreso a las bodegas debe ser exclusivamente por
personal de este Departamento debidamente autorizado.
Artículo 3. Localización y envío (expedientes) o elaboración de Negativas.

Localización, envio de expedientes y elaborar los conocimientos indicando el juzgado o
dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, ramo al que pertenece, número de
causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del documento,
debiendo adjuntar el oficio de solicitud, resolución de búsqueda y hoja de envio del Archivo,
así mismo se coloca el sello de triangulo del Archivo en la carátula, en la primera y última
hoja del expediente. El personal autorizado del juzgado o dependencia administrativa de
apoyo jurisdiccional, al que se remite el expediente sella y firma de recibido.
Los oficios de negativas se envían cuando el encargado de búsqueda, realiza una razón en
la cual se indica que los expedientes solicitados no han sido remitidos al Archivo, no
coinciden las partes procesales, clase de juicio o delito y por último porque han sido
enviados anteriormente al juzgado.
Artículo 4. Ordenamiento y clasificación interna (expedientes). Ordenamiento y

clasificación interna de los expedientes que se encuentran en las bodegas del Archivo
General de Tribunales, se realiza de la siguiente forma:
Se verifica en las bodegas, cuál de los archivos internos es necesario clasificar o
reclasificar.
Designar al personal necesario, para llevar a cabo dicha labor.
Se ubica el área en la cual se desarrollará la clasificación.
Separar los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo LUSIVO DEL ORGANISMO JUDI
jurisdiccional, clase de procesos, año, número correlativo o alfabético.

Ordenar el paquete o legajo, se etiqueta, indicando el juzgado, clase de proceso,
año, número de legajo y rango o letra.
Al finalizar la clasificación se rinde el informe
Artículo 5. Ordenamiento y clasificación (expedientes externos). Ordenamiento y

clasificación de los expedientes fenecidos y en trámite de los juzgados, se realiza de la
siguiente forma:
1. Evaluación del volumen de los procesos a clasificar.
ORGANISMO JUDICIAL
Evaluación del volumen de los procesos a clasificar.

Designar al personal para que realice la clasificación, previo programación
Se separan los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo
jurisdiccional, clase de proceso, año, número correlativo o alfabético.
Se procede a ordenar el paquete o legajo, se etiqueta indicando el juzgado, clase
de proceso, año, número de legajo y rango o letra.
Al finalizar la clasificación, se rinde un informe por medio del fraccionamiento de un
acta de entrega del archivo interno.
Registro electrónico de la clasificación.
Artículo 7. Consulta (expedientes). Para el préstamo de expedientes de consulta, por los

usuarios internos y externos, se debe Henar el formulario que para el efecto se tiene
establecido. Si el orden y el lugar de resguardo de los expedientes en el Archivo lo permiten,
la consulta debe realizarse en forma inmediata y en presencia de personal del Archivo
General de Tribunales.
Artículo 8. Certificación. Extender certificaciones de los expedientes fenecidos que se ,.----

encuentran en el Archivo, para la cual se realizan las siguientes actividades:
Recibir la solicitud y trasladarla al encargado de localizar el expediente.
Realizar la búsqueda del expediente.
Emitir Resolución autorizando expedir la certificación.
Reproducir las actuaciones solicitadas.
Certificar las hojas fotocopiadas.
Notificar la resolución que autoriza extender la certificación.
Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial.
Entregar al usuario la certificación.
Artículo 9. Fotocopias Simples. Fotocopias simples de los expedientes fenecidos que se

encuentran en el Archivo, para lo cual se realizan las siguientes actividades:
Recibir la solicitud y trasladar al encargado de localizar el expediente.
Realizar la búsqueda del expediente.
Emitir resolución autorizando entregar fotocopias simples.
Reproducir las actuaciones solicitadas.
Notificar la resolución que autoriza la entrega de fotocopia simple.
Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesoreria del Organismo Judicial.
Entrega al usuario de las fotocopias simples.
Adjuntar la solicitud y recibo de pago al expediente.
Realizar el conocimiento para archivo.
Intercalar el expediente en el legajo correspondiente.
Artículo 10. Devolución de expedientes. Los expedientes enviados por el Archivo se

devuelven mediante conocimiento, indicando el juzgado, ramo al que pertenece, número
de causa año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del
conocimiento. El personal del Archivo sella y firma de recibido. Posterior a ser recibido el
expediente, es archivado y la hoja de requerimiento del archivo es entregada al responsable
de realizar la recepción en devolución.
Artículo 11. Constancias de registro de libros. Extender constancias de los registros de

2 (JUnI02017)
libros de los Juzgados suprimidos mediante acuerdos de la Corte Suprema de Justicia. Para
43
ORGANISMO JUDICIAL
GUAT
fotocopia del DPI documento único de identificación, antecedente penal o policiaco y

constancia de libertad, esta última solo para casos excepcionales. Para extender las
constancias se realizan las siguientes actividades:
Recibir la solicitud de constancia.
Realizar la búsqueda, poner a la vista los libros de registro de procesos de faltas y
órdenes de libertad.
Elaborar la constancia en base a la información de los libros y confrontarla con firma
de cada uno.
Autorizar la constancia de los libros.
Notificar y entregar al usuario la constancia.
Archivar los libros.
Artículo 12. Búsqueda de expedientes. Para la búsqueda de los expedientes en el

Archivo, se debe realizar conforme la solicitud o formulario de consulta, los cuales deben
tener como mínimo; Juzgado, número de causa, año, oficial, partes procesales y clase de
juicio o delito, si se trata de dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, conforme
al número correlativo y año o bien por el nombre del Juez o Magistrado.
Artículo 13. Digitalizar expedientes. Digitalizar los expedientes que se encuentran en el

Archivo, tomando como base la carátula, teniendo un programa que permita realizar las
consultas de forma digital.
o
a
44
ORGANISMO JUDICIAL
GERENCIA GENERAL
Guatemala, C. A
GERENCIA GENERAL DEL ORGANISMO JUDICIAL. Guatemala, veintinueve de diciembre
de dos mil diecisiete.
I) Por recibido el documento que antecede, remitido por Asesoría Jurídica. II) Habiéndose
cumplido con la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos y las Normas de
Control Interno, así como la revisión tanto de la Secretaría de Planificación y Desarrollo
Institucional y del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, con la opinión de
Auditoría Interna en el oficio número sesenta y dos guion dos mil diecisiete guion Al
diagonal! (62-2017-AI/1) de fecha cinco de diciembre de dos mil diecisiete y el dictamen
de Asesoría Jurídica número un mil setecientos setenta y tres guion dos mil diecisiete
diagonal SEAJ diagonal mcle (1773-2017/SEAJ/mcle) de fecha catorce de diciembre de
dos mil diecisiete, SE APRUEBA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO GENERAL
DE TRIBUNALES del Organismo Judicial, el cual contempla las actividades, funciones,
objetivos, políticas y esquemas generales, que regirán a dicha dependencia. III) Remítase
a la Presidencia del Organismo Judicial copia de la presente resolución e informe
circunstanciado del manual aprobado, según lo establecido en el numeral romano II de la
resolución número 001903 de fecha veintinueve de noviembre de dos mil once. IV) Se
remite el presente Manual en original al Archivo General de Tribunales que consta de
cuarenta y cuatro (44) folios, debidamente rubricados por esta Gerencia General; Cita
legal: Artículo 55 de la Ley del Organismo Judicial. Resoluciones 001903 del veintinueve
de novie de dos mil once y 001276 del dieciséis de mayo de dos mil diecisiete,
am idenciA del Organismo Judicial.
91.8c. Akyandro Ifarrof

Gerente gentrat
21 calle 7-70, zona 1, Palacio de Justicia, Tels.: 2426-7000 Ext. 4277, Directo 2426-7083
2)
ORGANISMO JUDICIAL
GERENCIA GENERAL
Guatemala, C. A.
29 de diciembre de 2017
2766
Licenciada
Carmen Lucía Najarro Ruano
Coordinadora
Archivo General de Tribunales
Organismo Judicial
Su Despacho
Licenciada Najarro:
De manera atenta me dirijo a usted para remitirle el expediente que contiene la

resolución No. 1163 de fecha 29 de diciembre de 2017, por la cual se aprueba el
Manual de Procedimientos del Archivo General de Tribunales, para su conocimiento y
efectos consiguientes; debiendo remitir copia de dicho Manual contenido en los
folios del 1 al 44, debidamente rubricados, y de la resolución de aprobación a la
Secretaría de Planificación y Desarrollo Institucional y a la Unidad de Información
Pública.
Sin otro particular me suscribo d deferentemente
e.f•:ffenfo v. -f.
0 4-
M.S Alejandro Marroquín Ariza

Gerente General
Ref.: 368/136/ar
21 calle 7-70, zona 1, Palacio de Justicia, Tels.: 2426-7000 Ext. 4277, Directo 2426-7083
ORGANISMO JUDICIAL
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Licda. María Mercedes Mora Ing. Migdalia Luz Reyes Valdes M.Sc. Alejandro Marroquín Ariza
Edwin Napoleón Payeras Barrera Licda. Carmen Lucía Najarro Coordinadora de Desarrollo Secretario de Planificación y Gerente General
Oficinista III Coordinadora del Archivo Administrativo y Mejora Desarrollo Institucional
General de Tribunales Continua
Fecha: JUNIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha: JULIO 2017 Fecha:
1
ORGANISMO JUDICIAL
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 3
CAPÍTULO I. 5
GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 5
1.1 OBJETIVO 5
1.2 ALCANCE 5
1.3 NORMAS GENERALES 6
CAPÍTULO II. 8
NORMAS 8
2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL 8
2.2 BASE LEGAL: 8
CAPÍTULO III. 11
ORGANIZACIÓN 11
3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 11
CAPÍTULO IV. 13
COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS 13
4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO 13
4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO GENERAL DE
CENTRO AMÉRICA 15
4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS 17
4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS 19
4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES FENECIDOS 22
4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS 24
4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES 26
4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES 28
4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES 30
4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE EXPEDIENTES 32
4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS
ÓRGANOS JURISDICCIONALES 34
4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS ÓRGANOS
JURISDICCIONALES 36
GLOSARIO 39
CONTROL DE CAMBIOS 40
ANEXOS 42
2
ORGANISMO JUDICIAL
INTRODUCCIÓN
El Archivo General de Tribunales, es la Unidad Administrativa del Organismo Judicial,
encargada de archivar, custodiar, preservar e inventariar expedientes judiciales fenecidos
proporcionando apoyo para clasificar archivos en los juzgados, atendiendo a usuarios
internos y externos solicitando documentos para consulta, así como para extensión de
certificaciones.
Para cumplir con esta importante función, se hace necesario definir adecuadamente los
procesos y procedimientos que conllevan las actividades del Archivo General de Tribunales,
delimitando las responsabilidades, asignando las tareas específicas necesarias con los
interesados, para el cumplimiento de la normativa que aplique para cada caso.
El presente manual pretende normar las actividades y funciones para las cuales fue creado
el Archivo General de Tribunales, en cumplimiento de la Norma de Control Interno Número
1.10 “MANUALES DE FUNCIONES YPROCEDIMIENTOS”, aprobada mediante Acuerdo
Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas consolidando la información del
Archivo mencionado en cinco capítulos, que a continuación se describen:
Capítulo I. Generalidades del Manual de Funciones y Procedimientos: El Capítulo I

está conformado por la información general del Manual, es decir, el objetivo, alcance y
principios del documento como instrumento administrativo.
Capítulo II. Normas: El capítulo II contiene, la Misión y Visión Institucional, las Políticas
Institucionales a las que responde el Archivo General de Tribunales, referencia a la
normativa vigente aplicable a sus funciones, desde lo general a lo específico, iniciando con
la Constitución Política de la de la República de Guatemala que otorga independencia al
Organismo Judicial para su funcionamiento; siguiendo con la Ley del Organismo Judicial,
la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial y otras leyes específicas que constituyen el
fundamento de sus funciones, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y demás Acuerdos
emitidos por la Corte Suprema de Justicia y la Presidencia del Organismo Judicial que le
aplican.
Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la

dependencia, la descripción interna de la misma.
Capítulo IV. Compendio de Procedimientos: El Capítulo IV está conformado por la

descripción –nombre, objetivo, normativa específica y responsable- y los flujogramas de los
procedimientos establecidos en la dependencia.
Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a

la Versión 2 del documento.
3
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
4
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO I.
GENERALIDADES DEL MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
Este capítulo contiene la información general del Manual de Procedimientos del Archivo
General de Tribunales, por lo que a continuación se describen el objetivo, alcance y las
normas generales que deberán observarse durante la vigencia del documento.
1.1 OBJETIVO
Ser un instrumento administrativo que permita al personal que conforma el Archivo General
de Tribunales conocer en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que se realizan.
1.2 ALCANCE
El presente Manual será utilizado por el personal del Archivo General de Tribunales, para
el desarrollo de sus actividades diarias y brindar la asesoría apropiada a las unidades que
lo requieran.
El Archivo central y regional, son los encargados de apoyar en la clasificación de los

archivos internos, así como de la recepción de expedientes fenecidos de los distintos
Órganos Jurisdiccionales. A continuación se presenta un listado de los departamentos de
la República en los cuales el Archivo General de Tribunales tiene cobertura:
Sede Central:
Guatemala, Escuintla, Sacatepéquez, Santa Rosa, Jutiapa, El Progreso, Chiquimula,
Izabal, Zacapa, Alta Verapaz, Baja Verapaz, Petén y Chimaltenango.
Sede Regional de Quetzaltenango:

Suchitepéquez, Huehuetenango, San Marcos, Totonicapán, Sololá, Retalhuleu,
Quetzaltenango y Quiché.
Por medio de la actualización de procedimientos internos del Archivo General de Tribunales

permitirá cumplir con las actividades y funciones asignadas, teniendo efectos directos como
indirectos a los usuarios, así como, a las unidades jurisdiccionales, adquiriendo como resultado la
aplicación de los principios de economía y celeridad procesal.
En consecuencia, la unificación de criterios de clasificación y procedimientos, reduciendo requisitos

por medio de disposiciones internas, estableciendo una estructura funcional administrativa.
5
ORGANISMO JUDICIAL
1.3 NORMAS GENERALES
1. El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir,

modificar o eliminar procedimientos, lo cual será determinado por el jefe de la
dependencia
2. Cada dependencia debe revisar como mínimo una vez al año su manual de
procedimientos.
6
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO II.
NORMAS
7
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO II.
NORMAS
2.1 MARCO ESTRATÉGICO DEL ORGANISMO JUDICIAL
a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL
“Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a

la población, en procura de la paz y armonía social.”
b) VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL
“Ser un organismo de Estado con credibilidad y aprobación social, con personal

especializado e íntegro, en condiciones óptimas de funcionamiento, velando por la
tramitación oportuna y por la dignidad e igualdad de todas las personas usuarias.”
c) POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL ARCHIVO

 Privilegiar operacional y financieramente la función sustantiva jurisdiccional,

direccionando y poniendo a su servicio la organización administrativa.
2.2 BASE LEGAL:
 Constitución Política de la República de Guatemala.

Artículos 28, 30, 31, 203, 205, 210.
 Decreto Número 1568, Reglamento General de Tribunales.

Artículos 91, 92, 93, 94 95, 96, 97,98.
 Decreto Número 1-86, Ley de Amparo, Exhibición Personal y de

Constitucional
Artículos 76, 81, 310, 311, 327,341, 352. 513.
 Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala: “Ley del

Organismo Judicial”, publicado el 3 de abril de 1989; y sus reformas contenidas
en Decretos del Congreso de la República Nos. 27-89, publicado el 31 de mayo de
1989; 29-90, publicado el 28 de mayo de 1990; 64-90, publicado el 29 de noviembre
de 1990; 75-90, publicado el 10 de enero de 1991; 11-93, publicado el 11 de marzo
de 1993; 112-97, publicado el 15 de diciembre de 1997; 59-2005, de fecha 31 de
agosto de 2005 y el Decreto Número 32-2016 del Congreso de la República de
Guatemala, de fecha 22 de julio de 2016.
 Decreto 48-99 del Congreso de la República de Guatemala: “Ley de Servicio

Civil del Organismo Judicial”, publicado el 6 de enero de 2000.
8
ORGANISMO JUDICIAL
 Acuerdo No. 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: “Reglamento General

de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial”, publicado el 20 de julio de
2000; reformado por Acuerdo No. 39-2003, publicado el 23 de septiembre de 2003
y por el Acuerdo No. 48-2014 de la Corte Suprema de Justicia, de fecha 01 de
octubre de 2014.
 Decreto Número 314, Código de Notariado

Artículos 54 y 55.
 Decreto Número 2-89, (Reformado por el artículo 4 del Decreto Ley 11-93) Ley
del Organismo Judicial
Artículo 52, 53, 171y 177.
 Decreto Número 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

Artículos 1, 10, 12, 20, 36 y 37.
 Decreto Número51-92, Código Procesal Penal,

Artículo 18
 Decreto Número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo

Artículo 25
 Acuerdo Número 81-05, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y

de la Corte Suprema de Justicia, mediante el cual se crea la Dirección de Servicios
de Gestión Tribunalicia para coordinar las funciones administrativas de las
siguientes unidades:
o Centro Administrativo de Gestión Penal
o Centro de Servicios Auxiliares de la Administración de Justicia
o Almacén Judicial
o Archivo General de Tribunales
 Acuerdo Número 120/2013, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial

y de la Corte Suprema de Justicia, por medio del cual se establece la estructura
organizacional del Archivo General de Tribunales.
 Resolución 000756 emitida por la Gerencia General, de fecha nueve de agosto

de dos mil trece, por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimientos del
Archivo General de Tribunales del Organismo Judicial.
9
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO III.
ORGANIZACIÓN
10
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO III.
ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional del Archivo General de Tribunales fue aprobada mediante el

Acuerdo 120/2013 de la Presidencia del Organismo Judicial, de fecha 28 de junio de 2013.
3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES
ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES
PRESIDENCIA DEL ORGANISMO

JUDICIAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
GESTIÓN TRIBUNALICIA
ARCHIVO GENERAL DE
TRIBUNALES
SECRETARÍA
JEFATURA
SECRETARÍA
ÁREA DE ÁREA DE
ÁREA DE MANEJO
ATENCIÓN Y ÁREA DE ARCHIVO SERVICIOS
DE EXPEDIENTES
CONSULTAS GENERALES
11
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO IV.
COMPENDIO DE
PROCEDIMIENTOS
12
ORGANISMO JUDICIAL
CAPÍTULO IV.
COMPENDIO DE PROCEDIMIENTOS
Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Archivo

General de Tribunales ejecuta 12 procedimientos.
4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO
ORGANISMOS JUDICIAL
Recepción de expedientes fenecidos
Objetivo: Realizar la recepción de expedientes fenecidos a los Órganos Jurisdiccionales

1 Órgano Jurisdiccional Requiere de forma escrita fecha para la recepción de
expedientes.
2 Coordinación o Jefatura Programa y designa fecha de recepción.
3 Coordinación o Jefatura Elabora oficio designando la fecha de recepción.
4 Órgano Jurisdiccional Remite expedientes, con listados impresos y digital.
5 Oficinista Encargado del Área Cuantifica la cantidad de legajos para distribuir entre los
de Recepción oficinista de recepción.
6 Oficinista Encargado del Área Imprime y entrega el reporte de recepción en proceso.
de Recepción
7 Oficinista Encargado del Área Registra y realiza físicamente la distribución de legajos.
de Recepción
8 Oficinista de Recepción Recibe físicamente los expedientes y registra la
información.
9 Oficinista Encargado del Área Revisa listados y entrega en digital al personal del
de Recepción Órganos Jurisdiccional.
10 Órganos Jurisdiccional En un plazo máximo de 5 días hábiles devuelve los
listados impresos debidamente firmados y sellados.
11 Oficinista Encargado del Área Recibe los listados, verifica las correcciones, firma y sello
de Recepción del Órgano Jurisdiccional de estar correctas continúa en
paso 12, incorrectas regresa a paso 10.
12 Oficinista Encargado del Área Valida cada listado con su firma y sello, entrega copia al
de Recepción Órgano Jurisdiccional dependencia administrativa y
archiva la copia correspondiente.
13 Oficinista De Resguardo Registra y traslada físicamente los expedientes a la
estantería, archiva reporte correspondiente y finaliza el
proceso.
13
ORGANISMO JUDICIAL
4.1 Recepción de expedientes fenecidos de nuevo ingreso. Página 1/1
JEFATURA O OFICINISTA ENCARGADO OFICINISTA DE

ÓRGANO JURISDICCIONAL OFICINISTA DE RECEPCIÓN
COORDINACIÓN DE RECEPCIÓN RESGUARDO
INICIO
Requiere de forma
Programa y designa
escrita la recepción de
fecha de recepción
expedientes
2
1
Remite expedientes, Elabora oficio

con listados impresos designando la fecha de
y digital recepción
4 3
Cuantifica la cantidad
de legajos para
distribuir
5
Imprime y entrega el
reporte de recepción
en proceso
6
Registra y realiza Recibe físicamente

físicamente la los expedientes y
distribución de registra la
legajos información
7 8
En un plazo máximo de
5 días hábiles hábiles Revisa listados y
devuelve los listados entrega en digital al
impresos debidamente Órgano Jurisdiccional
firmados y sellados 9
10
Recibe los listados,

verifica la firma y sello
del Órgano
Jurisdicional
11
¿Correcto?
NO
SI
Valida cada listado

con su firma y sello, Registra, traslada
entrega copia al físicamente los
Órgano Jurisdiccional expedientes a la
y archiva copia estantería correspondiente
correspondiente 13
12
FIN
14
ORGANISMO JUDICIAL
4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO

GENERAL DE CENTRO AMÉRICA
ORGANISMOS JUDICIAL
Traslado de expedientes judiciales para envío al Archivo
General de Centro América.
Objetivo: Organizar los expedientes que se enviarán al Archivo General de Centro
América
Normas específicas: Acuerdo 120/2013 Artículo 4
1 Coordinación o Jefatura Define los parámetros para clasificar y escanear.
2 Coordinación o Jefatura Designa personal a ejecutar tarea.
3 Oficinista de Clasificación y Revisa y clasifica los expedientes fenecidos, para
Reclasificación digitar.
4 Oficinista Digitador Ingreso de expedientes al sistema e Imprime
carátula y adjunta a expediente.
5 Delegado de Grupo Imprime reporte, prepara para traslado y solicita
autorización.
6 Coordinación o Jefatura Revisa expediente para traslado de estar correcto
Autoriza el envío continua paso 7, de estar
incorrecto regresa a paso 5.
7 Equipo de Traslado Procede a traslado de expedientes con su debido
reporte al Archivo de Centro América, sellado y
firmado de recepción de los expedientes
trasladados y finaliza el procedimiento.
15
ORGANISMO JUDICIAL
4.2 Traslado de expedientes judiciales para el envío al Archivo General de Centro América. Página: 1/1
COORDINACIÓN O OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN OFICINISTA DELEGADO DE EQUIPO DE

JEFATURA Y RECLASIFICACIÓN DIGITADOR GRUPO TRASLADO
INICIO
Define los parámetros

para clasificar y
escanear
1
Ingreso de Imprime reporte y solicita

Designa personal a Revisa y clasifica los
Expedientes al autorización para su
ejecutar tarea expedientes fenecidos
sistema traslado
2 3
4 5
Revisa expedientes
para traslado
6
No
Correcto?
Si
Procede a traslado de
expedientes
7
FIN
16
ORGANISMO JUDICIAL
4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS
ORGANISMOS JUDICIAL
Préstamo De Expedientes Para Consultas.
Objetivo: Poner a la vista los expedientes a los usuarios para sus diferentes
consultas
1 Usuario Interno y Externo Requiere consulta de expedientes
2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de
expedientes.
3 Oficinista de Consultas Ingresa el formulario.
4 Oficinista de Búsqueda Realiza búsqueda de expediente solicitado.
5 Oficinista de Búsqueda Si localiza el expediente, continúa en operación
6 Oficinista de Búsqueda Registra el formulario y el traslado del expediente.
7 Oficinista de Consultas Entrega en calidad de préstamo temporal, dentro
de las instalaciones el expediente a quien lo
solicitó.
8 Usuario Interno o Externo Firma formulario de solicitud de consulta de
expediente, confirmando el préstamo del mismo.
9 Oficinista de Consultas Registra devolución, brinda conocimiento al
personal de búsqueda y archiva junto a solicitud.
10 Oficinista de Búsqueda Ingresa la recepción del expediente y lo archiva,
11 Oficinista de Búsqueda Registra que no encontró el expediente y realiza
las observaciones pertinentes.
12 Usuario Interno o Externo Recibe el formulario, firma de recibido la negativa
a su consulta y finaliza el procedimiento.
17
ORGANISMO JUDICIAL
4.3 Préstamo de expedientes para consulta. Página 1/1
USUARIO INTERNO Y EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS OFICINISTA DE BÚSQUEDA
INICIO
Requiere consulta
de expedientes
1
Verifica datos del

requerimiento para
consulta
2
Realiza búsqueda de
Ingresa el formulario
expediente solicitado
3
4
¿Localiza
expediente?
5
SI
Firma formulario Entrega en calidad de Registra el formulario y

de solicitud de préstamo temporal, el traslado de expediente
consulta expediente 6
8 7
NO
Registra devolución, Ingresa la recepción

brinda conocimiento al del expediente y lo
personal de búsqueda archiva
9 10
Recibe el formulario y
firma de recibido la
FIN
negativa
12
Registra que no
encontró el
expediente
11
18
ORGANISMO JUDICIAL
4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
Emisión de Certificación de Expedientes Fenecidos
Objetivo: Emitir a los usuarios certificaciones de los expedientes fenecidos que
soliciten
1 Usuario Interno o Externo Requiere consulta de expedientes.
2 Oficinista de consultas Verifica datos del requerimiento para consulta de
expedientes.
3 Oficinista de Certificaciones o Realiza búsqueda de expediente solicitado.
Negativas
4 Oficinista de Certificaciones o Si localiza el expediente, continúa en operación
Negativas número 5. Si no localiza el expediente, continúa
5 Oficinista de Certificaciones o Registra el formulario y el traslado del expediente.
Negativas
6 Oficinista de Certificaciones o Reproduce las actuaciones solicitadas.
Negativas
7 Oficinista de Certificaciones o Emite certificación de las fotocopias foliadas,
Negativas selladas y traslada a Coordinación o Jefatura.
9 Oficinista de Consultas Emite formulario 220C de pago para la Tesorería
11 Oficinista de Consultas Entrega certificación solicitada con firma de
recibido del usuario.
12 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y recibo de pago al expediente.
13 Oficinista de Consultas Traslada el expediente al oficinista de
certificaciones y negativas para su resguardo.
14 Oficinista de Certificaciones o Archiva el expediente en el legajo que le
Negativas corresponde y finaliza procedimiento.
15 Oficinista de Certificaciones o Registra información para negativa.
Negativas
16 Oficinista de Certificaciones o Imprime negativa y traslada para autorización.
Negativas
19
ORGANISMO JUDICIAL
18 Oficinista de Consultas Entrega negativa al usuario, quien firma de

recibido, la archiva y registra en el sistema,
20
ORGANISMO JUDICIAL
4.4 Emisión de Certificación de Expedientes fenecidos. Página 1/1
USUARIO INTERNO O EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CERTIFICACIONES

O NEGATIVAS
INICIO
Verifica datos del Realiza búsqueda de

Requiere consulta
requerimiento para expediente solicitado
de expediente
consulta de expediente 3
1
2
¿Localiza
expediente?
4
SI
Registra formulario y
el traslado del
expediente
5
Reproduce las
actuaciones
solicitadas
6
Emite certificación de NO
las fotocopias
Emite recibo de pago Revisa, autoriza, sella
foliadas, selladas y
Pago de recibo para la tesorería del y traslada para
traslada a
10 Organismo Judicial entrega
Coordinación o
9 8
Jefatura
7
Entrega certificación
solicitada con firma de
recibido del usuario
11
Archiva el expediente
en el legajo
Adjunta solicitud y correspondiente
recibo de pago al 14
expediente
12
Registra información
Traslada el para negativa
expediente al 15
personal de búsqueda
para su resguardo
13
Revisa, autoriza, sella Imprime negativa y
y traslada para traslada para
Entrega negativa al entrega autorización
usuario quien firma de 17 16
recibido, lo archiva y
registra en el sistema
18
FIN
21
ORGANISMO JUDICIAL
4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES

FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
Solicitud De Fotocopias Simples De Expedientes
Fenecidos.
Objetivo: Reproducir y entregar a los usuarios fotocopias de los expedientes que
soliciten
1 Usuario Interno o Externo Requiere fotocopias de expediente anteriormente
consultado.
2 Oficinista de Consultas Verifica datos del requerimiento, para fotocopias
de expediente.
3 Encargado (a) de Área Revisa y autoriza solicitud.
4 Oficinista de Fotocopias Reproduce las fotocopias solicitadas.
5 Oficinista de Fotocopias Entrega expediente y fotocopias.
6 Oficinista de Consultas Elabora formulario 220C de pago para la Tesorería
8 Oficinista de Consultas Entrega al usuario las fotocopias solicitadas, con
firma de recibido.
9 Oficinista de Consultas Adjunta solicitud y formulario 220C de pago al
expediente
10 Oficinista de Consultas Elabora informe mensual y traslado a encargado
(a) de área.
11 Encargado (a) de Área Revisa y traslada informe a Coordinación o
Jefatura.
12 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe.
13 Coordinación o Jefatura Traslada el expediente al personal de búsqueda
para su resguardo.
14 Oficinista de Búsqueda Archiva expediente en el legajo que le corresponde
y finaliza procedimiento.
22
ORGANISMO JUDICIAL
4.5 Solicitud de fotocopias simples de expedientes fenecidos. Página: 1/1
USUARIO INTERNO O OFICINISTA DE ENCARGADO (A) OFICINISTA DE OFICINISTA DE COORDINACIÓN

EXTERNO CONSULTAS DE AREA FOTOCOPIAS BÚSQUEDA O JEFATURA
INICIO
Recibe, firma y
sella informe
12
Verifica datos del Reproduce las
Requiere fotocopias de Revisa y autoriza
requerimiento, para fotocopias
expediente solicitud
fotocopias solicitadas
1 3
2 4
Entrega expediente
y fotocopias
Paga formulario 220C en 5 Traslada el
Elabora 220C recibo
ventanilla de los expediente al
de pago para la
diferentes bancos dentro personal de
Tesorería del
del edificio de la Corte búsqueda
Organismo Judicial
Suprema de Justicia 13
6
7
Entrega al usuario las

fotocopias solicitadas,
con firma de recibido.
8
Adjunta solicitud y
formulario 220C de
pago al expediente
9
Revisa y traslada
Elabora Informe
informe a
mensual y traslada a
Coordinación o
encargado de área
Jefatura
10
11
Archiva
expediente en el
legajo que le
corresponde
14
FIN
23
ORGANISMO JUDICIAL
4.6 EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE PROCESOS FENECIDOS
ORGANISMOS JUDICIAL
Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos.
Objetivo: Emitir las diferentes constancias solicitadas por los usuarios
1 Usuario Externo Solicita Constancia, presentando antecedentes
policíacos y penales.
2 Oficinista de Consultas Revisa papelería presentada
3 Oficinista de Consultas Si cumple requisitos, continúa en operación
número 4. Si no cumple requisitos, regresa a
paso 1.
4 Oficinista de Consultas Ingresa solicitud de constancia.
5 Oficinista de Consultas Revisa los libros de faltas o de libertades con
base a los antecedentes presentados.
6 Oficinista de Consultas Localiza en libro las faltas y llena formulario
correspondiente.
7 Oficinista de Consultas Imprime constancia requerida tomando como
base el formulario presentado.
8 Coordinación o Jefatura Si autoriza, continúa en operación número 9. Si
no autoriza, continúa en operación número 12.
9 Coordinación o Jefatura Extiende y autoriza la constancia solicitada.
10 Oficinista de Consultas Entrega al usuario externo la constancia
solicitada.
11 Usuario Externo Recibe constancia y firma de conformidad,
12 Coordinación o Jefatura Devuelve solicitud.
13 Oficinista de Consultas Devuelve solicitud al usuario y finaliza el
procedimiento.
24
ORGANISMO JUDICIAL
4.6 Emisión de Constancias de Procesos Fenecidos. Página: 1/1
USUARIO EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS COORDINACIÓN O JEFATURA
INICIO
Solicita constancia, Revisa papelería

presentando antecedentes presentada
1 2
¿Cumple Ingresa solicitud al

NO requisitos? SI sistema
3 4
Revisa los libros de

Localiza en libro las faltas o de libertades
faltas y llena con base a los
formulario antecedentes
6 presentados
5
Imprime constancia
requerida tomando como
base el formulario ¿Autoriza?
presentado 8 NO
7
SI
Extiende y
Recibe constancia Entrega al usuario
autoriza la Devuelve
y firma de externo la constancia
constancia solicitud
conformidad solicitada
solicitada 12
11 10
9
Devuelve solicitud al
FIN usuario
13
25
ORGANISMO JUDICIAL
4.7 SOLICITUD Y ENVÍO DE EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Solicitud y Envío de Expedientes.
Objetivo: Buscar y Enviar los expedientes solicitados por los diferentes Órganos
Jurisdiccionales
1 Órgano Jurisdiccional Emite oficio solicitando el envío de expedientes.
2 Oficinista Atención al Público Registra y asigna solicitudes y se entrega el
oficio original al buscador correspondiente.
3 Oficinista de Búsqueda Busca los expedientes en las bodegas.
4 Oficinista de Búsqueda Si localiza expediente, continúa en operación
5 Oficinista de Búsqueda Anota los datos del expediente en la requisición y
la archiva en lugar del mismo.
6 Oficinista de Búsqueda Revisa foliación, registra e imprime hoja de
remisión y adjunta al expediente.
7 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella envió de expediente.
8 Oficinista de Búsqueda Elabora envió adjunta hoja de requerimiento y
traslada el expediente al órgano jurisdiccional y
continua al paso 12.
9 Oficinista de Envíos y Registra, imprime y firma negativa.
Negativas
10 Coordinación o Jefatura Autoriza y sella la negativa.
11 Oficinista de Envíos y Envía negativa al órgano jurisdiccional, archiva
Negativas copia y finaliza el procedimiento
12 Órgano Jurisdiccional Revisa y recibe los expedientes o la negativa,
firma y sella, finalizando el procedimiento.
26
ORGANISMO JUDICIAL
4.7 Solicitud y envío de expedientes. Página: 1/1
ÓRGANO OFICINISTA ATENCIÓN AL OFICINISTA DE ENVIOS Y COORDINACIÓN O

OFICINISTA DE BÚSQUEDA
JURISDICCIONAL PÚBLICO NEGATIVAS JEFATURA
INICIO
Emite oficio Registra, asigna solicitud y

solicitando el se entrega el oficio original Busca los expedientes
envío de al buscador en las bodegas
expedientes correspondiente 3
1 2
¿Localiza Registra, imprime Autoriza y sella la

expediente? NO y firma negativa negativa
4 9 10
SI
Anota los datos del Envía negativa al

expediente en la órgano
requisición y la archiva en jurisdiccional y
lugar del mismo archiva copia
5 11
Revisa foliación, registra e

Autoriza y sella la
imprime hoja de remisión
negativa
y adjunta al expediente
7
6
Elabora envío adjunta

hoja de requerimiento y
traslada expediente al
órgano jurisdiccional
Revisa y recibe 8
los expedientes o
la negativa, firma
y sella
12
FIN
27
ORGANISMO JUDICIAL
4.8 DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO GENERAL DE

TRIBUNALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Devolución De Expedientes al Archivo General De
Tribunales.
Objetivo: Recibir de forma detallada los expedientes que devuelven los Órganos
Jurisdiccionales después de haber sido prestados
1 Órgano Jurisdiccional Entrega expedientes por medio de conocimiento o
listado.
2 Oficinista de Devoluciones Recibe expedientes en forma provisional y asigna
por medio del sistema.
3 Oficinista de Devoluciones Revisa los folios y datos procesales del expediente
conforme fue enviado por el Archivo.
4 Oficinista de Devoluciones Si los requisitos están completos, continúa en paso
número 5. Si los requisitos no están completos,
5 Oficinista de Devoluciones Firma y sella el conocimiento o listado del Órgano
Jurisdiccional.
6 Oficinista de Devoluciones Descarga conocimiento del registro de envíos.
7 Personal Encargado de Si se actualiza el expediente, continúa en paso
Intercalar Expedientes número 8. Si no se actualiza el expediente, continúa
en paso número 10. El expediente se actualiza
cuando al ser devuelto trae documentos adicionales.
8 Oficinista de Digitador Actualiza datos del expediente en el sistema.
9 Oficinista de Devoluciones Registra en el sistema la devolución y da ingreso de
expedientes al inventario.
10 Coordinación o Jefatura Designa personal correspondiente para intercalar.
11 Personal Encargado de Intercala expedientes en el lugar correspondiente.
12 Personal Encargado de Extrae hoja de requisición del expediente y registra
Intercalar Expedientes en el sistema.
13 Personal Encargado de Entrega hoja de requisición.
14 Oficinista de Devoluciones Verifica información de hoja, archiva, confirma
ubicación del expediente en el sistema y finaliza
procedimiento.
15 Órgano Jurisdiccional o Realiza correcciones y continúa en paso número 3
Dependencia Administrativa
28
ORGANISMO JUDICIAL
4.8 Devolución de expedientes al Archivo General de Tribunales. Página: 1/1
PERSONAL ENCARGADO
COORDINACIÓN O
ÓRGANO JURISDICCIONAL OFICINISTA DE DEVOLUCIONES DE INTERCALACION OFICINISTA DIGITADOR
JEFATURA
EXPEDIENTES
INICIO
Entrega expedientes Recibe expedientes en

por medio de forma provisional registra
conocimiento o listado el ingreso
1 2
Revisa los folios y datos

procesales del expediente
conforme fue enviado por
el Archivo
3
Realiza ¿Requisitos
correcciones NO completos?
15 4
SI
Firma y sella el
conocimiento o listado del NO
Órgano Jurisdiccional
5
Actualiza datos
Descarga conocimiento ¿Se
del expediente en
del registro de envíos actualiza? SI
el sistema
6 7
8
Registra en el sistema
la devolución y da Designa personal
ingreso de correspondiente
expedientes al para intercalar
inventario 10
9
Intercala expedientes
en el lugar
correspondiente
11
Extrae hoja de
requisición del
expediente y registra
en el sistema
12
Verifica información de hoja,

Entrega hoja de
archiva y confirma ubicación
requisición
del expediente en el sistema
13
14
FIN
(1) El expediente se actualiza en el paso 8 cuando al ser devuelto trae documentos adicionales.
29
ORGANISMO JUDICIAL
4.9 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN INTERNA DE EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Clasificación y Reclasificación Interna de Expedientes.
Objetivo: Mantener organizadas los anaqueles con expedientes fenecidos para
facilitar el trabajo de búsqueda dentro del Archivo General de Tribunales.
1 Coordinación o Jefatura Evalúa volumen de expedientes a clasificar y
reclasificar.
2 Coordinación o Jefatura Designa el lugar físico donde corresponde ubicar
el material a clasificar y reclasificar, dando las
instrucciones correspondientes de cómo realizar el
trabajo.
3 Coordinación o Jefatura Designa al personal que realizará la clasificación
y reclasificación
4 Oficinista de Clasificación y Ordena los expedientes por número correlativo y
Reclasificación año.
5 Oficinista de Clasificación y Clasifica los expedientes en legajos y los coloca
Reclasificación en su espacio físico definitivo.
6 Oficinista de Clasificación y Elabora informe sobre la reclasificación realizada,
Reclasificación detallando los cambios
7 Coordinación o Jefatura Recibe, firma y sella informe para realizar cambios
en sistema
8 Oficinista de Resguardo Realiza las modificaciones en sistema, de
acuerdo al informe
30
ORGANISMO JUDICIAL
4.9 Clasificación y reclasificación interna de expedientes. Página: 1/1
COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN OFICINISTA DE RESGUARDO
INICIO
Evalúa volumen de
reclasificar
1
Designa el lugar físico

donde ubicar el material a
clasificar o reclasificar
dando instrucciones Ordena los expedientes por
2 número correlativo y año
4
Designa al personal que

realizara la clasificación y
reclasificación
3
Clasifica los expedientes en
legajos y los coloca en su
espacio físico definitivo
5
Recibe, firma y sella Elabora informe sobre la

informe para realizar reclasificación realizada,
cambios en sistema detallando cambios
7 6
Realiza las modificaciones en

sistema, de acuerdo al
informe
8
FIN
31
ORGANISMO JUDICIAL
4.10 CLASIFICACIÓN Y RECLASIFICACIÓN EXTERNA DE

EXPEDIENTES
ORGANISMOS JUDICIAL
Clasificación y Reclasificación Externa de Expedientes.
Objetivo: Apoyar a los diferentes Órganos Jurisdiccionales en la organización de
su archivos
1 Órgano Jurisdiccional Entrega oficio solicitando el ordenamiento,
clasificación y reclasificación de expedientes.
2 Coordinación o Jefatura Designa al personal para evaluar la cantidad de
expedientes a clasificar o reclasificar.
3 Coordinación o Jefatura Programa la clasificación o reclasificación de
expedientes.
4 Coordinación o Jefatura Envía oficio indicando la fecha y nombre del
personal que realizará el trabajo respectivo.
5 Oficinista de clasificación y Clasifica, reclasifica y etiqueta los expedientes por
reclasificación número correlativo, año y ramo.
6 Órgano Jurisdiccional Facciona documento de trabajo realizado, firma y
sella
7 Oficinista de clasificación y Elabora informe correspondiente.
reclasificación
8 Secretaria del Archivo General Registra la información de la clasificación y
de Tribunales reclasificación, finaliza el procedimiento.
32
ORGANISMO JUDICIAL
4.10 Clasificación o reclasificación externa de expedientes. Página: 1/1
OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN Y
ÓRGANO JURISDICCIONAL COORDINACIÓN O JEFATURA SECRETARIA DEL AGT
RECLASIFICACIÓN
INICIO
Entrega oficio solicitando

Designa al personal para
el ordenamiento,
evaluar la cantidad de
clasificación o
reclasificación de
reclasificar
expedientes
2
1
Programa la clasificación
o reclasificación de
expedientes
3
Envía oficio indicando la Clasifica, reclasifica y

fecha y nombre del etiqueta los expedientes
personal que realizará el por número correlativo,
trabajo respectivo año y ramo
4 5
Facciona documento de
trabajo realizado, firma y
sella
6
Registra la información de
Elabora informe
la clasificación o
correspondiente
reclasificación
7
8
FIN
33
ORGANISMO JUDICIAL
4.11 DIGITALIZACIÓN (ESCANEO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE

LOS ÓRGANOS JURISDICCIONALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los
Objetivo: Escanear los expedientes fenecidos que están en custodia del Archivo
General de Tribunales
1 Coordinación o Jefatura Define los parámetros para la digitalización y
designa al personal.
2 Oficinista Digitalizador Clasifica y selecciona el material a escanear.
3 Oficinista Digitalizador Revisa el estado del expediente y prepara para
ser digitalizado
4 Oficinista Digitalizador Verifica datos del expediente y digitaliza.
5 Revisor Coteja digitalización realizada contra el expediente
físico.
6 Revisor Si la digitalización está correcta, continúa en paso
número 7. Si la digitalización no está correcta,
7 Revisor Graba información en el sistema.
8 Oficinista de Resguardo Archiva expediente físico en la ubicación que le
corresponda y finaliza el procedimiento.
9 Oficinista Digitalizador Realiza correcciones a la digitalización y continúa
en paso número 4.
34
ORGANISMO JUDICIAL
4.11 Digitalización (Escaneo) de expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1
COORDINACIÓN O JEFATURA OFICINISTA DIGITALIZADOR REVISOR OFICINISTA DE RESGUARDO
INICIO
Define los parámetros

Clasifica y selecciona el
para la digitalización y
material a escanear
designa al personal
2
1
Revisa el estado del

expediente y prepara para
ser digitalizado
3
Coteja digitalización
Verifica datos del
realizada contra el
expediente y digitaliza
expediente físico
4
5
Realiza correcciones a la ¿Digitalización

digitalización NO correcta?
9 6
SI
Archiva expediente físico

Graba información en el
en la ubicación que le
sistema
corresponda
7
8
FIN
35
ORGANISMO JUDICIAL
4.12 DIGITACIÓN (INGRESO) DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE LOS

ÓRGANOS JURISDICCIONALES
ORGANISMOS JUDICIAL
Digitación (Ingreso) de expedientes fenecidos de los
Objetivo: Ingresar los datos principales del expediente al sistema para poder tener
una base de datos que agilice la búsqueda de los mismos
1 Coordinación o Jefatura Designa el material a ingresar en el sistema.
2 Delegado de Grupo Selecciona y extrae el material.
3 Delegado de Grupo Distribuye legajos a sus digitadores para ingreso
de expedientes al sistema
4 Oficinista Digitador Recibe el legajo para ingreso
5 Oficinista Digitador Verifica el legajo (datos correctos, correlativo,
materia y año) previo a su ingreso si esta correcto
continua en paso 6, de estar incorrecto regresa al
paso 3.
6 Oficinista Digitador Procede al registro de expedientes en el sistema.
7 Oficinista Digitador Imprime caratula y se adjunta al expediente.
8 Oficinista Digitador Finaliza ingreso de material al sistema y entrega
al delegado de grupo.
9 Delegado de Grupo Entrega el material al encargado de resguardo y
finaliza el proceso
36
ORGANISMO JUDICIAL
4.12 Digitación (Ingreso) de Expedientes fenecidos de los Órganos Jurisdiccionales. Página: 1/1
COORDINACIÓN O JEFATURA DELEGADO DE GRUPO OFICINISTA DIGITADOR
INICIO
Designa el material a Selecciona y extrae el

ingresar en el sistema material
1 2
Distribuye legajos a sus

Recibe el legajo para
digitadores para ingreso
ingreso al sistema
de expediente
4
3
¿Verifica datos de
NO legajo?
5
SI
Procede al registro de
expedientes en el sistema
6
Imprime caratula y se
adjunta al expediente
7
Entrega el material al Finaliza el ingreso de

encargado de resguardo y material al sistema y
finaliza el proceso entrega al delegado
9 8
FIN Versión 2 (Junio 2017)
37
ORGANISMO JUDICIAL
GLOSARIO
38
ORGANISMO JUDICIAL
GLOSARIO
CUSTODIAR Mantener vigilada una cosa para impedir que sea robada o asaltada,
o para protegerla de un peligro.
FENECIDO Concluir, finalizar o tener fin de una cosa.
LEGAJO Conjunto de papeles archivados, generalmente atados, que tratan de

un mismo asunto.
MATERIAL Procesos Judiciales (expedientes) que se encuentran custodiados en

las bodegas del Archivo General de Tribunales.
ORGANO Son aquellos donde se ventilan los juicios o procesos, siempre

JURISDICCIONAL precedidos por un Juzgado o Juzgadores según el caso.
39
ORGANISMO JUDICIAL
CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción de Cambios Versión
31-07-2017 Actualización de procedimientos 2
40
ORGANISMO JUDICIAL
41
ORGANISMO JUDICIAL
ANEXOS
GUIA PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 1. Recepción (expedientes nuevos). Recibir cada uno de los expedientes con
base al inventario o listado, el cual debe indicar en el encabezado de la hoja que los
expedientes se encuentran fenecidos, juzgado, ramo al que pertenece y detallar el número
de causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y observaciones;
por último cada hoja del inventario deberá ser firmada y sellada por el Juez y el Secretario
del Juzgado. El personal del archivo deberá sellar de recepción, fechar y firmar cada hoja
del inventario.
Artículo 2. Guarda, conservación y custodia (expedientes). Los expedientes se

conservan en un ambiente adecuado, libre de humedad, filtraciones, polvo y plagas. Los
procesos son empaquetados, etiquetados y amarrados en legajos de aproximadamente
quince (15) centímetros cada uno. El ingreso a las bodegas debe ser exclusivamente por
personal de este Departamento debidamente autorizado.
Artículo 3. Localización y envío (expedientes) o elaboración de Negativas.

Localización, envío de expedientes y elaborar los conocimientos indicando el juzgado o
dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, ramo al que pertenece, número de
causa, año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del documento,
debiendo adjuntar el oficio de solicitud, resolución de búsqueda y hoja de envío del Archivo;
así mismo se coloca el sello de triangulo del Archivo en la carátula, en la primera y última
hoja del expediente. El personal autorizado del juzgado o dependencia administrativa de
apoyo jurisdiccional, al que se remite el expediente sella y firma de recibido.
Los oficios de negativas se envían cuando el encargado de búsqueda, realiza una razón en
la cual se indica que los expedientes solicitados no han sido remitidos al Archivo, no
coinciden las partes procesales, clase de juicio o delito y por último porque han sido
enviados anteriormente al juzgado.
Artículo 4. Ordenamiento y clasificación interna (expedientes). Ordenamiento y

clasificación interna de los expedientes que se encuentran en las bodegas del Archivo
General de Tribunales, se realiza de la siguiente forma:
1. Se verifica en las bodegas, cuál de los archivos internos es necesario clasificar o
reclasificar.
2. Designar al personal necesario, para llevar a cabo dicha labor.
3. Se ubica el área en la cual se desarrollará la clasificación.
4. Separar los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo
jurisdiccional, clase de procesos, año, número correlativo o alfabético.
5. Ordenar el paquete o legajo, se etiqueta, indicando el juzgado, clase de proceso,
año, número de legajo y rango o letra.
6. Al finalizar la clasificación se rinde el informe.
Artículo 5. Ordenamiento y clasificación (expedientes externos). Ordenamiento y

clasificación de los expedientes fenecidos y en trámite de los juzgados, se realiza de la
siguiente forma:
1. Evaluación del volumen de los procesos a clasificar.
42
ORGANISMO JUDICIAL
2. Designar al personal para que realice la clasificación, previo programación

3. Se separan los expedientes por juzgado o dependencia administrativa de apoyo
jurisdiccional, clase de proceso, año, número correlativo o alfabético.
4. Se procede a ordenar el paquete o legajo, se etiqueta indicando el juzgado, clase
de proceso, año, número de legajo y rango o letra.
5. Al finalizar la clasificación, se rinde un informe por medio del fraccionamiento de un
acta de entrega del archivo interno.
6. Registro electrónico de la clasificación.
Artículo 7. Consulta (expedientes). Para el préstamo de expedientes de consulta, por los

usuarios internos y externos, se debe llenar el formulario que para el efecto se tiene
establecido. Si el orden y el lugar de resguardo de los expedientes en el Archivo lo permiten,
la consulta debe realizarse en forma inmediata y en presencia de personal del Archivo
General de Tribunales.
Artículo 8. Certificación. Extender certificaciones de los expedientes fenecidos que se

encuentran en el Archivo, para la cual se realizan las siguientes actividades:
1. Recibir la solicitud y trasladarla al encargado de localizar el expediente.
2. Realizar la búsqueda del expediente.
3. Emitir Resolución autorizando expedir la certificación.
4. Reproducir las actuaciones solicitadas.
5. Certificar las hojas fotocopiadas.
6. Notificar la resolución que autoriza extender la certificación.
7. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial.
8. Entregar al usuario la certificación.
Artículo 9. Fotocopias Simples. Fotocopias simples de los expedientes fenecidos que se

encuentran en el Archivo, para lo cual se realizan las siguientes actividades:
1. Recibir la solicitud y trasladar al encargado de localizar el expediente.
2. Realizar la búsqueda del expediente.
3. Emitir resolución autorizando entregar fotocopias simples.
4. Reproducir las actuaciones solicitadas.
5. Notificar la resolución que autoriza la entrega de fotocopia simple.
6. Emitir recibo para el pago correspondiente en la Tesorería del Organismo Judicial.
7. Entrega al usuario de las fotocopias simples.
8. Adjuntar la solicitud y recibo de pago al expediente.
9. Realizar el conocimiento para archivo.
10. Intercalar el expediente en el legajo correspondiente.
Artículo 10. Devolución de expedientes. Los expedientes enviados por el Archivo se

devuelven mediante conocimiento, indicando el juzgado, ramo al que pertenece, número
de causa año, partes procesales, clase de juicio o delito, hojas o folios y fecha del
conocimiento. El personal del Archivo sella y firma de recibido. Posterior a ser recibido el
expediente, es archivado y la hoja de requerimiento del archivo es entregada al responsable
de realizar la recepción en devolución.
Artículo 11. Constancias de registro de libros. Extender constancias de los registros de

libros de los Juzgados suprimidos mediante acuerdos de la Corte Suprema de Justicia. Para
lo cual el Archivo proporciona al usuario un formulario de solicitud, al que se debe adjuntar
43
ORGANISMO JUDICIAL
fotocopia del DPI documento único de identificación, antecedente penal o policiaco y

constancia de libertad, esta última solo para casos excepcionales. Para extender las
constancias se realizan las siguientes actividades:
1. Recibir la solicitud de constancia.
2. Realizar la búsqueda, poner a la vista los libros de registro de procesos de faltas y
órdenes de libertad.
3. Elaborar la constancia en base a la información de los libros y confrontarla con firma
de cada uno.
4. Autorizar la constancia de los libros.
5. Notificar y entregar al usuario la constancia.
6. Archivar los libros.
Artículo 12. Búsqueda de expedientes. Para la búsqueda de los expedientes en el

Archivo, se debe realizar conforme la solicitud o formulario de consulta, los cuales deben
tener como mínimo; Juzgado, número de causa, año, oficial, partes procesales y clase de
juicio o delito, si se trata de dependencia administrativa de apoyo jurisdiccional, conforme
al número correlativo y año o bien por el nombre del Juez o Magistrado.
Artículo 13. Digitalizar expedientes. Digitalizar los expedientes que se encuentran en el

Archivo, tomando como base la carátula, teniendo un programa que permita realizar las
consultas de forma digital.
44

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ORGANISMO JUDICIAL

Elaborado poll Aprobado por:

Fec JJUNPØ017 Fecha JULIO 2017 ac a: JULIO 2017 Feche

ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

El Archivo General de Tribunales, es la Unidad Administrativa del Organismo Judicial,

Capítulo I. Generalidades del Manual de Funciones y Procedimientos: El Capítulo 'I

Capítulo III. Organización: El Capítulo III contiene el organigrama aprobado de la

Capítulo IV. Compendio de Procedimientos: El Capítulo IV está conformado por la

Por último, se presenta un Glosario y el registro de Control de Cambios que corresponde a

Versión 2(Junio 2017)

El Archivo central y regional, son los encargados de apoyar en la clasificación de los

Sede Regional de Quetzaltenango:

Por medio de la actualización de procedimientos internos del Archivo General de Tribunales

En consecuencia, la unificación de criterios de clasificación y procedimientos, reduciendo requisitos

1.3 NORMAS GENERALES

El Manual de Procedimientos debe actualizarse cuando sea necesario incluir,

a) MISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

"Administrar e impartir justicia, garantizando el acceso, atención y debido proceso a

VISIÓN DEL ORGANISMO JUDICIAL

POLÍTICAS INSTITUCIONALES A LAS QUE RESPONDE EL ARCHIVO

Privilegiar operacional y financieramente la función sustantiva jurisdiccional,

2.2 BASE LEGAL:

Constitución Política de la República de Guatemala.

Decreto Número 1568, Reglamento General de Tribunales.

Decreto Número 1-86, Ley de Amparo, Exhibición Personal y de

Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley del

Decreto 48-99 del Congreso de la República de Guatemala: "Ley de Servicio

Acuerdo No. 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia: "Reglamento General

Decreto Número 314, Código de Notariado

Decreto Número 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

Decreto Número51-92, Código Procesal Penal,

Decreto Número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo

Acuerdo Número 81-05, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial y

Acuerdo Número 120/2013, emitido por la Presidencia del Organismo Judicial

Resolución 000756 emitida por la Gerencia General, de fecha nueve de agosto

La estructura organizacional del Archivo General de Tribunales fue aprobada mediante el

3.1 ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

(---ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO GENERAL DE TRIBUNALES

PRESIDENCIA DEL ORGANISMO

Para el cumplimiento de las funciones establecidas, el personal que conforma el Archivó

4.1 RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS DE NUEVO INGRESO

Objetivo Realizar la recepción de expedientes fenecidos a los Órganos Jurisdiccionales

4-1 Renal:león de expedientes fenecidos de Myr ingreso. Página 1/1

OFICINISTA ENCARGADO OFICINISTA DE

Remite e pedieras, Elabora oficio

Registra y realiza Recibe 11 ¡cemente

Recibe los listados.

4.2 TRASLADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES AL ARCHIVO

COORDINACIÓN O OFICINISTA DE CLASIFICACIÓN OFICINISTA DELEGADO DE EQUIPO DE

Define los ararnstros

Ingreso de Imprime reporte Y sohola o

4.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES PARA CONSULTAS

4 3 Préstamo de expedientes para consulta. Pagina in

USUARIO INTERNO Y EXTERNO OFICINISTA DE CONSULTAS OFICINISTA DE BÚSQUEDA

Verifica dates del

Firma formulario Entrega en calicata de Registra el formulario y

Registra devolución, Ingresa la recepción

4.4 EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES FENECIDOS

18 Oficinista de Consultas Entrega negativa al usuario, quien firma de

44 Emisión de Certificación de Expedientes fenecidos. Página 1/1

Verifica datos del Realiza búsqueda de

4.5 SOLICITUD DE FOTOCOPIAS SIMPLES DE EXPEDIENTES

4.5 Solicitud de fotocopias Simples de expedientes fenecidos. Página; 1./1