Hoja de trabajo

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La hoja de trabajo es una herramienta contrastable también conocida con el nombre de
estado de trabajo, considerada como un borrador de trabajo para el contador, que facilita al
usuario la elaboración de los estados financieros, sirve de guía para hacer con seguridad y
rapidez los asientos de ajustes, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y
abonos. 1

Índice

 1Estructura
 2Objetivo
 3Balanza de comprobación
 4Ajustes
 5Tipos de ajuste
o 5.1De la cuenta de caja
o 5.2De la cuenta almacén
o 5.3Por pagos y cobros anticipados
o 5.4Por acumulación de activo y pasivo
o 5.5Por estimación para cuentas de cobro dudoso
o 5.6Por depreciaciones y amortizaciones
 6Balanza de saldos ajustados
 7Pérdidas y ganancias
 8Referencias

Estructura[editar]
La hoja de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, la cual tiene la siguiente
estructura:

 Encabezado: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del

documento y la fecha del período en el cual se realiza.
 Número de orden de las cuentas.
 Nombre de las cuentas con su código.

Imagen correspondiente a una hoja de trabajo, formato adecuado y elaboración completa

A su vez consta de dichas columnas:

 Balanza de comprobación. Asentada en las cuatro primeras columnas, en las cuales se
registra la balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o
acreedores en ambas partes.2
 Ajustes. Compuesta por las columnas quinta y sexta, que se utilizan para anotar los
asientos de ajustes, ya sean cargos o abonos. 3
 Saldos ajustados. Las columnas séptima y octava se destinan para anotar los saldos que
quedan en las cuentas como resultado de los asientos de ajuste, en la primera se asientan
los saldos deudores y en la segunda los acreedores.4
 Asientos de Pérdidas y ganancias. Las columnas novena y décima se utilizan para anotar
los asientos de pérdidas y ganancias, en la primera se registran los cargos y en la
segunda los abonos.5
 Balanza previa al balance general. Las columnas undécima y duodécima se utilizan para
asentar los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los asientos de
pérdidas y ganancias, registrando en la primera de ellas los saldos deudores y en la
segunda, los acreedores.6

Objetivo[editar]
La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros
contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los
ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los
cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el
comportamiento de una organización.

Balanza de comprobación[editar]
Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se
elaboran al cierre del período contable, que contiene los movimientos y saldos deudor y
acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información financiera de
la entidad.

Balanza de comprobación, en ella se observan las sumas correctas de los saldos deudor y acreedor.

El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el registro que
se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las transacciones económicas
realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y
las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono.

Ajustes[editar]
Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan
para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o más cuentas
que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado.
Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas
de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos
de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas
depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de
las cuentas de activos fijos.

Tipos de ajuste[editar]
De la cuenta de caja[editar]
El saldo de la cuenta de caja al termino del ejercicio contable debe coincidir con la cantidad
física existente de efectivo que se encuentre en la misma, para comprobar esto es necesario
realizar un arqueo de caja, que consiste en el recuento físico de billetes, monedas y
comprobantes. 7

De la cuenta almacén[editar]
El saldo de la cuenta de almacén representa la existencia de mercancías, dicho saldo no
siempre coincide con el valor del inventario físico, debido a varios motivos como: Ajustes por
mercancías en malas condiciones, una mala asociación de costos gastos con ingreso, que
haya mermas de mercancías, etcétera. 8
Por pagos y cobros anticipados[editar]
El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendrá por el paso del
tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya pagado.
Por acumulación de activo y pasivo[editar]
Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo contable,
deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para así reconocer
contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento en que se tenga
noción del derecho.
Por estimación para cuentas de cobro dudoso[editar]
Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que el
pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo. el porcentaje es del 3%
sobre todas las cuentas dudosas de cobro 25
Por depreciaciones y amortizaciones[editar]
Este ajuste corresponde a la recuperación del costo de un activo fijo tangible que, a través del
tiempo y del uso, reduce su vida útil y su valor comercial. Esta recuperación se logra cargando
a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta complementaria de
activo, depreciación acumulada.
Para la amortización es similar sólo que en este caso se aplican a cargos diferidos en vez de
activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortización acumulada.
En la depreciación y amortización no se recupera el dinero invertido por dichos activos, solo se
reconoce el costo de los mismos con su precio.
Balanza de saldos ajustados[editar]
Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza de
comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual y cuyo
objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas.

Pérdidas y ganancias[editar]
Estas cuentas ya no son llamadas pérdidas y ganancias en el 2012 salió la ley de llamarlos
ingresos y gastos llamando a ingresos a ganancias y gastos a las pérdidas claro que aún no lo
han utilizado muchos contadores aún.
Esta cuenta es conocida como la liquidadora, ya que demuestra y registra aumentos y
disminuciones en las cuentas de ingresos, gastos, costos y productos financieros, que salda al
final de un Estado de perdidas y ganancias, en el cual se puede observar la utilidad de una
entidad económica, comparando sus ventas obtenidas en un cierto periodo menos sus costos,
gastos, productos que hayan ocasionado. ]]período para demostrar la utilidad o pérdida del
ejercicio del cual se esté trabajando, se carga a todas las cuentas de gastos, costos e
ingresos y se abona a la de ventas y productos financieros si el resultado es deudor significa
pérdida y si es acreedor es utilidad.910
BALANCE DE PRUEBA

Un balance de prueba o comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para

visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de
cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un
resumen básico de un estado financiero

El balance de prueba refleja la contabilidad de una empresa y organización en un

determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las
cuentas anuales.

Este balance también permite confirmar que la contabilidad de la empresa este bien
organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto, y que sin
embargo incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien
que ha pagado un proveedor pero le anoto dicho pago a otro. El balance será correcto
desde los números, pero no en la práctica.

La elaboración de un balance de prueba comienza con la realización de las sumas de las

anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente se
obtiene el saldo de cada cuenta, por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan
al balance general.

Por lo general, el balance de prueba o comprobación, es un documento voluntario para el

empresario, aunque recomendable para que este pueda conocer con precisión el estado
financiero de empresa sin necesitad de arrastrar errores hasta la elaboración de las
cuentas anuales.

Los balances de prueba de saldos sirven para comprobar la exactitud de los traslados de
los comprobantes de diario al Mayor a través del libro de Diario o de los libros auxiliares.

PROCEDIMIENTOS PARA ELABORARA UN BALANCE DE PRUEBA:

1. Se prepara una hoja que contenga los siguientes datos: código de cuenta, descripción,
débitos y créditos.
2. Se verifica la lista de los nombres de todas las cuentas que presenten saldo y se les coloca
código a las cuentas
3. Al final se colocan SUMAS IGUALES y se procede a totalizar la columna del débito y del
crédito.
4. Si el resultado no da igual significa que se ha cometido un error y se debe verificar
nuevamente.

Ajustes contables
Por Gerencie.com 17 octubre, 2017

Antes de hacer el cierre contable, es preciso realizar los ajustes y

corrección de los errores contables pertinentes.
Así lo contemplaba el decreto 2649 de 1993 en su artículo 58:
Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los
ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar
los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos,
corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el
efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados
financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa,
además de cumplir con los principios de contabilidad.
Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace
necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos
errores.
Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro
no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo
que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo
contablecuando ya se tiene la información completa.
Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se
hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear
la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el
cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso
de corrección y ajuste.
De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se
realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con
información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se
hacen los ajustes y correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario
realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo
cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la
empresa.
 Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar
errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de
la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar
decisiones equivocadas.
La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad,
de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma
juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores
contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

AJUSTES CONTABLES

Es un registro que se realiza en el libro diario con la finalidad de corregir o modificar

ciertas cuentas que por alguna razón no presentan un saldo verdadero al final del
ejercicio económico. Estos ajustes se deben registrar:
 Al detectarse un error en el registro
 En forma periódica para dejar en el saldo real la cuenta
 Al finalizar el periodo contable
 Antes de elaborar los estados financieros
CLASES DE AJUSTES
1. Por errores.- En ciertas ocasiones el asiento es registrado con la cantidad o con
la cuenta equivocada en estos casos se realiza este ajuste Ej.: La empresa “ABC”
paga con cheque una cuenta pendiente (sin documento) por $2.500,00.
--1--
Préstamos por Pagar 2.500,00
a: Bancos 2.500,00
V/R Pago a proveedores con CH.
AJUSTE
Cuentas por Pagar 2.500,00
a: Préstamos por Pagar 2.500,00
V/R Ajuste por error en el asiento

2. Por omisión.- Se presenta cuando el contador no presenta el asiento

oportunamente Ej. La empresa realizó una venta de servicios por $150,00 el 4 de
enero del 2009 a crédito. La transacción no se registra oportunamente y el 8 de
mayo el contador se entera del hecho y la registra.
--1--
Cuentas por Cobrar 166,50
2% Retención Fuente 1,50
 a: Servicios Prestados 150,00
12% IVA en Ventas 18,00
V/R Venta realizada el 04/01/2009

3. Por usos indebidos.- El personal que maneja el dinero, mercaderías o

bienes puede tener abusos de confianza y disponer de estos para fines personales.
Ej. Se realiza un arqueo de caja y se presenta un faltante de $25,00 que fueron
utilizados por el cajero sin autorización.
--1--
Anticipo Sueldo 25,00
a: Caja 25,00
V/R Faltante de Caja

4. Por pérdidas fortuitas.- Cuando la empresa es despojada de recursos monetarios

o bienes no asegurados, como por ejemplo en un robo o en un incendio. Ej. En un
asalto se pierden $250,00 en efectivo que se debían depositar en el banco.
--1--
Pérdida Fortuita 250,00
a: Caja 250,00
V/R Perdida por asalto

5. Diferidos.- Son aquellos que se realizan para dejar en el saldo real a las cuentas
de pagos o cobros que se hicieron anticipadamente Ej. Se paga $1600,00 con
cheque por concepto de arriendo anticipado, el arriendo mensual es de $400,00.
--1--
Arriendos Prepagados 1.600,00
a: Bancos 1.600,00
V/R Pago arriendo anticipado
AJUSTE
Gasto Arriendo 400,00
a: Arriendos Prepagados 400,00
V/R Ajuste por arriendo del primer mes

6. Acumulados.- Se presentan al momento que la empresa ha dejado de pagar

gastos o cobrar ingresos que ya se devengaron. Ej. Los servicios prestados al
cliente XYZ ascienden a $500,00, valor por el cual se debe realizar el respectivo
ajuste.
--1--
Ingresos acum. por Cobrar 750,00
a: Ingreso por Servicios 750,00
V/R Ajuste acumulado
7. Depreciación.- Corresponde al desgaste que sufren los activos fijos por el paso
del tiempo, el uso, el avance tecnológico, etc. Ej. La empresa determina que el valor
de la depreciación de este periodo el Equipo de Computación es de $1200,00
--1--
Gasto Depreciación Eq. Computación 1.200,00
a: Depre. Acum. Eq. Computación 1.200,00
V/R Ajuste por Depreciación Eq. Computación

Existen varios métodos de depreciación los más conocidos son:

 Método legal o de coeficientes.- Se deprecia de acuerdo a la vida útil y a
los porcentajes establecidos por la ley
Activo Fijo Años Vida Útil % de Depreciación
Edificios 20 5%
Vehículos 5 20%
Equipos de
Computación 3 33%
Otro bienes muebles 10 10%

 Método lineal o línea recta.- Consiste en distribuir el valor de la

depreciación en los años de vida útil, se realiza mediante la fórmula
Costo histórico - Valor residual
Depreciación anual =
# de años de vida útil del bien

También existen otros métodos que no son muy utilizados por las empresas como:
 Suma de dígitos (ascendente)
 Suma de dígitos (descendente)
 Método de unidades de producción
8. Amortización.- Se aplican a los activos intangibles (propiedades de la empresa
que no existen físicamente como marcas, derecho de llave, derecho de autor, etc) y
a los cargos diferidos, que son aquellos que ocurren en forma ocasional y
generalmente se los realiza en la fase pre-operativa como gastos de constitución,
organización, investigación y desarrollo. Ej. Se registra la amortización anual de los
Gastos de Constitución que tienen un valor de $3500,00 y se amortizan en 5 años.
--1--
Gasto Amort. Gastos de Constitución 700,00
a: Amort. Acum. Gastos de Constitución 700,00
V/R Ajuste por Amortización Gastos Constitución
9. Incobrables.- Es una reserva que realiza la empresa para cubrir posibles cuentas
incobrables. Esta reserva puede aumentar de acuerdo a las necesidades de la
empresa pero la ley lo establece solamente el 1% Ej. El saldo de cuentas por cobrar
el años anteriores es de $15.250,00; de los créditos del presente ejercicio no existe
aún posibilidad de incobrabilidad.
Provisión anual = 15.250,00 * 1% = 152,50
--1--
 Gasto Cuentas Incobrables 534,00
a: Provisión Cuentas Incobrables 534,00
V/R Ajuste por Provisión cuentas incobrables

Para dar de baja una cuenta incobrable se debe primeramente ver que cumpla
con los requisitos de: Permanecer por lo menos 5 años en los registros, por muerte
o insolvencia del deudor y que se haya prescrito toda acción legal de cobro. Si en
algún caso las cuentas fueron canceladas y luego se recuperan se deberá reabrir la
cuenta del cliente e inmediatamente realizar el cobro de la misma
10. Por consumo de materiales.- Se realizan al final del ejercicio económico para
dejar con un valor real los inventarios de suministros, materiales, útiles de oficina o
limpieza. Ej. Se desea realizar el ajuste por consumo de útiles de oficina que inició
con un saldo de $1200,00 y en el presente inventario presente $200,00.
--1--
Inventario de Materiales 1.200,00
a: Bancos 1.200,00
V/R Compra de materiales
AJUSTE
Gasto Materiales de oficina 1.000,00
a: Inventario de Materiales 1.000,00
V/R Ajuste por consumo de materiales
Publicado por Todocontabilidad en 20:20

Asientos contables de cierre

Por Gerencie.com 12 octubre, 2017

Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben

elaborar los respectivos asientos contables de cierre.
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las
cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905],
determinando así el resultado del ejercicio para luego trasladarlo a la
cuenta de patrimonio que corresponda.
Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se
procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos
para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en
los comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se
debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta
5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.
Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo
valor que tienen acumulado.
Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y
en la cuenta 5205 la suma de $600.000:
Cuenta Debito Crédito

4135 1.000.000

5205 600.000

Cancelación de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta

5205 de saldo debito por lo que debitaremos la primera y acreditaremos
la segunda]:
Cuenta Debito Crédito

4135 1.000.000

5905 1.000.000

5205 600.000

5905 600.000

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000
[C1.000.000-D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la
cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio.
Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una
utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:
 Cuenta Debito Crédito

5905 400.000

3605 400.000

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que

al hacer el cierre contable sólo nos quedan las cuentas de balance
[activos, pasivos y patrimonio].
Los valores contenidos en las cuentas de resultado al hacer el cierre se
incorporan al patrimonio como utilidad o como pérdida.
Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra
la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.

Contabilización del impuesto de renta

Por Gerencie.com 26 abril, 2018

El impuesto de renta como cualquier otro hecho económico realizado por

la empresa debe ser reconocido y contabilizado.
Lo primero que se debe hacer es la provisión del impuesto de renta,
provisión que se hace una vez finalice el año gravable y antes de hacer
el cierre contable para reconocer esa deuda por impuestos.
Esta provisión consiste en una estimación del impuesto que se deberá
pagar. Es posible que a la hora de pagar el impuesto, el valor
provisionado resulte mayor o menor al impuesto definitivo, razón por la
cual se deben realizar los ajustes del caso.
La contabilización de la provisión se realiza de la siguiente forma:
Cuenta Débito Crédito

540505 10.000.000
 261505 10.000.000

Cuando el impuesto calculado resulta mayor al impuesto provisionado, la

diferencia se lleva al gasto. Si el impuesto calculado resulta inferior a la
provisión, el exceso de lo provisionado se contabiliza como un ingreso
[cuenta 425035 - recuperación de provisiones] contra la cuenta del
pasivo estimado [261505].
Una vez calculado el impuesto y realizados los ajustes del impuesto
provisionado, se procede a cancelar la cuenta de la provisión por
impuesto de renta, y para ellos debitamos la cuenta 261505 y
acreditamos la cuenta 240405.
Luego de lo anterior se procede realizar los cruces correspondientes con
las retenciones en la fuente, los anticipos y saldos a favor.
No olvidemos que en el activo tenemos una cuenta de retenciones, otra
de anticipos y otra de saldos a favor, cuentas que se deben cruzar con la
cuenta 24 del pasivo.
Pues bien, las cuentas del activo correspondientes las cancelamos con
un crédito contra un débito a la cuenta 240405, para así determinar el
valor neto a pagar o el nuevo saldo a favor, debido a que si el saldo de la
cuenta 2404 nos da negativo o lo que es lo mismo, nos da un saldo
débito, significa que tendremos un nuevo saldo a favor, el cual debemos
reclasificar como un activo, lo cual hacemos acreditando la cuenta 2404 y
debitando la cuenta 135520.
Ejemplo de contabilización
Total impuesto a cargo: 1.000.000 (240405) [A]
Anticipo año siguiente: 200.000 (135510) [B]
Anticipo año anterior: 100.000 (135510) [C]
Retenciones en la fuente: 800.000 (135520) [D]
Saldo a favor periodos anteriores: 400.000 (135520) [E]
Observemos que tanto al anticipo del año siguiente como al del año
anterior le corresponden la misma cuenta (135510), esto es porque en
los dos casos es un activo, puesto que en el año pasado pagué un anticipo
y en este año también pagaré por el siguiente año.
Lo que se debe hacer con la cuenta 135510 es cruzar los dos valores. Se
acredita lo pagado el año pasado puesto que se descuenta este año, y
se debita lo que se pagará por el próximo año.
Veamos:
Cuenta Debito Crédito

135510 200.000

240405 200.000

240405 100.000

135510 100.000

240405 800.000

135515 800.00

240405 400.000

135520 400.000

SUMAS IGUALES 1.500.000 1.500.000

Veamos cuanto nos da el impuesto a pagar:

Total impuesto a cargo: 1.000.000 (240405)
(+) Anticipo año siguiente: 200.000 (135510)
(-) Anticipo año anterior: 100.000 (135510)
(-) Retenciones en la fuente: 800.000 (135515)
(-) Saldo a favor años anteriores: 400.000 (135520)
Impuesto a pagar = - 100.000
En este caso, el impuesto a pagar es de -100.000, es decir que tenemos
un saldo a favor nuevamente.
Como la cuenta 240405 ha quedado con un saldo debito de 100.000,
debemos reclasificarla como un activo; para ellos acreditamos la cuenta
240405 por los 100.000 y debitamos la cuenta 135520 por los mismos
100.000 de modo que la cuenta 240405 quede con un saldo de cero.

Como determinar y contabilizar las utilidades del

ejercicio
Por Gerencie.com 15 noviembre, 2018

Hemos recibido varias consultas relacionadas con la forma en que se

deben determinar y contabilizar las utilidades, así que trataremos de dar
una respuesta a esta inquietud.
Quizás es una pregunta muy sencilla, pero para quien apenas se inicia
en la contabilidad, le resulta todo un problema entender la determinación
y contabilización de la utilidad.
Empecemos primero por saber cómo es que se determina la utilidad,
para luego comprender con mayor facilidad cómo se contabiliza y el por
qué se contabiliza así.
Determinación de la utilidad
La utilidad del ejercicio es lo que la empresa gana en un periodo
determinado que por lo general es de un año.
Bien sabemos que las empresas tienen ingresos, pero también tienen
gastos y costos. Y la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos,
es lo que llamamos utilidad.
A grandes rasgos podemos decir que utilidad es igual a Ingresos –
costos – gastos.
Para ser un poco más precisos, haremos una pequeña estructura de un
estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite
determinar la utilidad.
Ingresos
(-) Costo de venta
= Utilidad en ventas
(-) Gastos operacionales
= Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
= Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
= Utilidad a distribuir
Consulte con más detalle: Estado de resultados.
De la utilidad resultante se deben restar los impuestos y la reserva legal,
y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios.
Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas
de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas
cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del
ejercicio.
Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y
cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces
una pérdida.
Las cuentas de resultados surgen como consecuencia de la las
operaciones económicas que realiza al empresa, como son las venta y
compra de activos (mercancías, por ejemplo).
Cuando se inician las operaciones aun no existen cuentas de resultados,
sólo existen las cuentas de balance (hay un balance general conocido
como balance inicial), y en la medida en que se realizan operaciones
económicas (Compras y ventas, etc.), van surgiendo las cuentas de
resultados, cuentas que deben cancelarse al finalizar el periodo, y el
resultado de esas cuentas debe regresar al balance general, y todo debe
quedar tal y como se inició: solo cuentas de balance o dicho en otras
palabras, debe quedar sólo es balance general.
Contabilización de la utilidad
Teniendo en cuenta que el saldo dado por las cuentas de resultado, que
es lo que llamamos utilidad el ejercicio, debe regresar al balance o a una
cuenta de balance, debe contabilizarse entonces como patrimonio, que
en nuestro plan de cuentas, es la cuenta 3605, al lado crédito. Esta
cuenta corresponde al plan único de cuentas aplicable en Colombia.

¿Y porque se debe contabilizar en el patrimonio y no en un activo?

La razón es que la utilidad es la ganancia que han generado los activos

de la empresa, y como los activos de la empresa una vez descontado
sus pasivos, son el patrimonio de la misma, cualquier ganancia o utilidad
de esos activos va a incrementar el patrimonio de la empresa. Cualquier
ganancia que generen los activos va a incrementar el patrimonio.
La contabilización de la utilidad es entonces un crédito a la cuenta 3605,
quedando de esta forma incorporada al balance general.
Cuando se hace el cierre contable, el resultado del ejercicio, es decir, la
utilidad (o la pérdida), se contabiliza en la cuenta 5905, conocido como
pérdidas y ganancias, y de allí se traslada a la cuenta correspondiente al
patrimonio (3605 si es utilidad y 3610 si es pérdida).
Si la cuenta de cierre (5905 utilizada en Colombia), es de saldo débito,
estamos ante una pérdida, y ella se acredita en dicha cuenta para luego
debitarla en la correspondiente cuenta del patrimonio.
Un balance de comprobación ajustado es una lista de los saldos de las cuentas del
libro mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de ajuste. El
balance de comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y gastos, junto con
los de los activos, pasivos y capital.

El balance de comprobación ajustado se puede utilizar directamente en la preparación

del estado de cambios en el patrimonio neto, estado de resultados y el balance general.
Sin embargo, no proporciona información suficiente para la preparación del estado de
flujos de efectivo.

El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado

financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de
que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad
total de los saldos de crédito.

Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobación

ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas
que deben utilizarse al preparar los estados financieros

Ejemplo

El siguiente balance de comprobación ajustado fue preparado después de la

realización de los asientos de ajuste en el libro mayor de la Compañía Tu Guía
Contable :

Tu Guía Contable
Balance de Comprobación Ajustado
31 de Agosto 2012

Débito Crédito
Efectivo 20.430 -
Cuentas por cobrar 5.900 -
Material de oficina 4.320 -
Renta pagada por anticipado 24.000 -
Equipo 80.000 -
Depreciación Acumulada - 1.100
Cuentas por pagar - 5.200
Utilidades por pagar - 3.964
Ingresos por servicios - 1.000
Intereses por pagar - 150
Documentos por pagar - 20.000
Acciones ordinarias - 100.000
Servicio de Impuestos - 85.600
Gastos de Sueldos 38.200 -
Suministros y Materiales 18.480 -
Gastos de renta 12.000 -
Gastos Varios 3.470 -
Electricidad gastos 2.470 -
Teléfono 1.494 -
Gasto de depreciación 1.100 -
Gastos de intereses 150 -
Dividendo 5.000 -
Total $ 217.014 $ 217.014

El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado

financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de
que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad
total de los saldos de crédito.

Las diferencias entre un balance de comprobación no ajustado y un balance de

comprobación ajustado, son los importes registrados como parte de los asientos de
ajuste.