MOAC Excel 2016 Core

Microsoft Official Academic Course
MICROSOFT EXCEL 2016
Incluye la cobertura del siguiente examen de

Microsoft Office Specialist (MOS):
EXAMEN MOS 77-727: EXCEL 2016
II
Este curso se licencia, no se vende. No puede copiar, adaptar, modificar, preparar trabajos
derivados, distribuir, mostrar públicamente, vender o utilizar este curso para fines comerciales sin
el consentimiento previo por escrito de Microsoft Corporation.
Este curso se le proporciona “tal cual”. Microsoft no otorga ninguna garantía, ni expresa ni implícita.
La información y las opiniones expresadas en este curso, así como las URL y otras referencias a sitios
web de Internet, pueden cambiar sin previo aviso.
Algunos de los ejemplos representados aquí se proporcionan solo con fines ilustrativos y son
ficticios. No pretenden tener una asociación o conexión, esto tampoco debe inferirse.
Puede utilizar este curso para fines personales. Este curso no le proporciona ningún derecho legal
sobre ninguna propiedad intelectual e industrial de los productos de Microsoft.
© 2016 Microsoft. Todos los derechos reservados.
Microsoft y las marcas enumeradas en http://www.microsoft.com/en-us/legal/intellectualproperty/

trademarks/en-us.aspx son marcas del grupo de compañías Microsoft. Todas las demás marcas son
propiedad de sus propietarios respectivos.
ISBN: 978-1-11-927299-1
III
Prefacio
Bienvenido al programa Microsoft Official Academic Course (MOAC) de Microsoft Office 2016.
MOAC representa la colaboración entre Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc.
Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de
enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores
para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo
mínimo gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores
de Microsoft Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una
editorial de reconocida mundialmente debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía
a los alumnos a que logren su potencial usando nuevos conocimientos técnicos como miembros
altamente productivos del área de trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office
2016 y creador de los exámenes de Microsoft Office Specialist (MOS), los estudiantes tienen la
seguridad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La
participación directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC
es preciso y está actualizado; también significa que los estudiantes recibirán la mejor instrucción
posible para tener éxito en los exámenes de certificación y en el entorno de trabajo.
EL PROGRAMA MICROSOFT OFFICIAL ACADEMIC COURSE

La serie Microsoft Official Academic Course es un programa completo dirigido a instructores e
instituciones para preparar y entregar excelentes cursos sobre tecnologías de software de Microsoft.
Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambios en la tecnología y el plan de
estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades más allá de las herramientas
de instrucción académica para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa
MOAC trata de proporcionar soluciones para todas estas necesidades de manera sistemática con
el fin de garantizar una experiencia de entrenamiento satisfactoria y gratificante para el instructor
y el alumno: aprendizaje técnico y plan de estudios para la preparación del instructor con nuevas
versiones de software; el propio software para que los alumnos lo usen en casa para la adquisición
de conocimientos prácticos, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un excelente
conjunto de herramientas para realizar la instrucción en el aula y en el laboratorio. Todas ellas son
importantes para la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y
todas se proporcionan con el programa MOAC.
IV
Información sobre el libro
CARACTERÍSTICAS PEDAGÓGICAS
El material del curso de MOAC relativo al sistema Microsoft Office 2016 está diseñado para englobar
todos los objetivos de aprendizaje de ese examen de MOS, lo que se denomina su “dominio
objetivo”. Muchas características pedagógicas se han desarrollado de forma específica para los
programas Microsoft Official Academic Course.
Mediante una extensa información sobre los procedimientos y conceptos técnicos integrados, a lo
largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación,
mostramos una lista de funciones clave de cada lección diseñadas para preparar a los alumnos para
el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo:
• Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una lista
estándar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento
de software tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico.
• Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona
una visión general de las características de software con las que trabajarán los estudiantes en esta
lección. La orientación detallará las propiedades generales del software o de las características
específicas, tales como una cinta o un cuadro de diálogo, e incluye una imagen grande de la
pantalla con etiquetas.
• Instrucciones paso a paso concisas y frecuentes enseñan a los alumnos características nuevas
y ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan
instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran
conocimientos de software. Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla
para que coincidan con lo que los estudiantes deben ver en las pantallas del equipo.
• Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los alumnos
van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas
visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.
• Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los
estudiantes deben responder Verdadero/Falso o elegir entre varias opciones, todo ello sobre
conceptos aprendidos en la lección.
• Proyectos: proporcionan actividades de final de lección progresivamente más difíciles.
• Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios
para cada lección.
V
Programa de apoyo para el instructor
Los programas de Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad de
recursos que incorporan extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico
coherente. Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para
impartir sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen:
• Las Guías del instructor contienen Soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, así
como resúmenes de capítulo y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de
apoyo del libro del instructor.
• Los Archivos de solución de todos los proyectos del libro están disponibles en línea en el sitio
del Libro complementario del instructor.
• Un juego completo de presentaciones en PowerPointestá disponible en el sitio del Libro
complementario del instructor para mejorar las presentaciones del aula Adaptadas a la cobertura
de actualidad del texto y a la matriz de conocimientos, estas presentaciones están diseñadas para
transmitir conceptos claves abordados en el texto.
• Los Archivos de datos de estudiantes están disponibles en línea en el sitio del Libro
complementario del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio del Libro
complementario del estudiante.
Archivos de datos de estudiantes
COPIA DE LOS ARCHIVOS DE PRÁCTICA

Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de práctica antes de que usted llegue a
clase. Sin embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prácticas por sí mismo al comienzo de
la clase. Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios de este libro por sí mismo en
casa o en el lugar de trabajo después de clase, puede que le interese copiar los archivos de prácticas.
VI
Créditos del autor
JOYCE J. NIELSEN
Joyce J. Nielsen ha trabajado en la industria editorial durante más de 25 años como autora, editora
de desarrollo, editora técnica y jefa de proyecto. Se ha especializado en títulos sobre Microsoft
Office, Windows, Internet y tecnología general para editores minoristas y editores educativos
líderes. Es autora o coautora de más de 40 libros sobre computación y ha editado varios miles de
publicaciones sobre TI y más de dos mil artículos en línea. Joyce también trabajó como analista de
investigación para un desarrollador de un centro comercial importante. Allí, se dedicó a desarrollar
y documentar aplicaciones de bases de datos y de hojas de cálculos utilizadas en todo el país.
Cuenta con una Licenciatura en Ciencias en Análisis cuantitativo empresarial de la Kelley School
of Business de la Universidad de Indiana en Bloomington. Actualmente vive en Tucson, Arizona.
Software de Microsoft Office 2016
Este contenido se creó utilizando la versión de escritorio de Office 2016 Professional. Si usted se ha
registrado en Office 365, puede agregar o actualizar algunas características.
VII
Contenido breve
LECCIÓN 1: INFORMACIÓN GENERAL 1
LECCIÓN 2: TRABAJAR CON MICROSOFT EXCEL 2016 12
LECCIÓN 3: USO DE OFFICE BACKSTAGE 35
LECCIÓN 4: USO DE FÓRMULAS BÁSICAS 49
LECCIÓN 5: USAR LAS FUNCIONES 63
LECCIÓN 6: DAR FORMATO A RANGOS Y CELDAS 70
LECCIÓN 7: DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO 97
LECCIÓN 8: ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO 115
LECCIÓN 9: TRABAJO CON DATOS Y MACROS 132
LECCIÓN 10: USAR FÓRMULAS AVANZADAS 170
LECCIÓN 11: ASEGURAR LOS LIBROS 196
LECCIÓN 12: CREACIÓN DE GRÁFICOS 216
LECCIÓN 13: ADICIÓN DE IMÁGENES Y FORMAS A UNA HOJA DE CÁLCULO 247
APÉNDICE A 271
ÍNDICE 275
VIII
Información general
1
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
Iniciar Excel Crear un libro. 1.1.1

Trabajar en la ventana de Excel Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. 1.4.3
Cómo cambiar las vistas de libro Cambiar las vistas de un libro. 1.4.4
y de ventana Cambiar las vistas de ventana. 1.4.5
Trabajar con un libro ya existente Navegar a una celda con nombre, un rango o un elemento del libro. 1.2.2
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Pantalla inicial de Microsoft Excel
Microsoft Office Excel 2016 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar,
analizar, administrar y compartir información fácilmente. Las celdas, las filas y las columnas de
las hojas de cálculo, así como las mismas hojas de cálculo como parte de un libro constituyen el
fundamento de Excel y las ubicaciones donde trabajará. La mayoría de las herramientas que utiliza
al trabajar en Excel se encuentran en la cinta que se muestra en la parte superior de la ventana.
Dicha cinta está organizada enpestañas de comandos orientadas a la realización de tareas.
Cada pestaña está dividida engrupos de comandos con comandos y opciones relacionados con
el nombre del grupo. Debido a que se puede personalizar la cinta y a que pueden aparecer nuevas
pestañas según la configuración, como las pestañas Desarrollador y Complementos, es posible que
la pantalla se vea diferente a la de la Figura 1-1.
Barra de herramientas
de acceso rápido Pestañas de comandos Barra de título
Pestaña Archivo
Cinta
Cuadro de nombres
Celda activa Barra de fórmulas Etiquetas de columnas
Etiquetas de filas
Pestaña de la hoja de cálculo
Figura 1-1
Libro en blanco de Excel
1
2 Lección 1
INICIAR EXCEL
Para trabajar de forma eficiente con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de usuario
principal. Para abrir Microsoft Excel 2016 en Windows 10, diríjase a la esquina inferior izquierda de
la pantalla, haga clic en Inicio, luego, en Todas las aplicaciones y, por último, en Excel 2016.
Excel abre una lista de plantillas y, en la mayoría de los casos, solo se elige un libro en blanco o se
abre un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de cálculo. Un
libro es similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre
del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1
(o Libro2, Libro3 y así sucesivamente) es el título temporal del libro hasta que lo guarda con el
nombre que elija. El nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Hoja1) predeterminada (similar
a la primera página en un libro), donde se escribe la información. Si un libro tiene más páginas
(u hojas de cálculo), use las pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de
estado y se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botón Nueva hoja (+) puede cambiar el
nombre de las hojas de cálculo para identificar el contenido tantas veces como sea necesario.
Cómo abrir Excel

En este ejercicio, aprenderá a usar el menú Inicio para abrir Excel y ver la nueva hoja de cálculo en
blanco del libro.
PASO A PASO Iniciar Excel

PREPÁRESE. Asegúrese de que Microsoft Excel esté instalado en su equipo. A continuación,
realice los siguientes pasos:
1. Si se muestra el escritorio de Windows, haga clic en el botón Inicio en la esquina inferior
izquierda de la pantalla de Windows 10.
2. Haga clic en Todas las aplicaciones, que se encuentra cerca del final del menú Inicio.
3. En la lista de aplicaciones, desplácese hacia abajo todo lo que sea necesario y haga clic
en Excel 2016. Se abrirá la ventana de Excel y podrá ver los últimos archivos de Excel
que ha utilizado y los ejemplos de plantillas que puede utilizar (véase la Figura 1-2).
Haga clic en un libro en blanco para Haga clic para obtener más
iniciar un nuevo archivo información sobre Excel
Figura 1-2
Pantalla inicial de
Microsoft Excel
Archivos recientes que ha abierto Haga clic en otras plantillas para ver qué puede
(si los hay) hacer en Excel o para empezar con un ejemplo
Información general 3
4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrirá un libro en blanco y se mostrará la hoja de

cálculo denominada Hoja1, tal como se muestra en la Figura 1-1.
PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.
Nota Si utiliza Excel a menudo, es posible que quiera anclar la aplicación al menú Inicio. En el menú
Todas las aplicaciones, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de la aplicación
y elija Anclar a Inicio. También puede seleccionar Más y luego Anclar a la barra de tareas para que
pueda hacer clic en el icono de la barra de tareas de Windows en la parte inferior de la pantalla para
iniciar Excel.
Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas, columnas y celdas. Cada columna de
una hoja de cálculo empieza en la parte superior de la hoja de cálculo y llega hasta la parte inferior
de esta. Están identificadas con una letra. Cada fila empieza en el borde izquierdo de la hoja de
cálculo y continúa hacia la derecha. Están identificadas con un número. Cada cuadro o celda de
la cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda de
una hoja de cálculo abierta es A1. Escriba la información en la celda activa o seleccionada, cuyo
contorno se resaltará con un rectángulo en negrita. Esto también se denomina la celda actual o celda
resaltada.
TRABAJAR EN LA VENTANA DE EXCEL

Cuando inicia Excel y hace clic en Libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una
hoja de cálculo en blanco. En la sección anterior, aprendió que son algunos de los componentes más
importantes de la hoja de cálculo de Excel como las filas, las columnas y las celdas. En esta sección,
explorará la ventana de Excel y aprenderá a identificar y personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido, la cinta y otras herramientas y componentes importantes en la pantalla. También
aprenderá a abrir y a utilizar la vista Backstage, que le brinda acceso a los comandos de administración
del archivo.
Uso de las herramientas de pantalla

La Barra de herramientas de acceso rápido brinda acceso rápido y fácil a las herramientas
que utiliza con más frecuencia en cualquier sesión de Excel determinada. Se muestra en el lado
izquierdo de la barra de título, por encima de la cinta (aunque puede mover la barra de herramientas
por debajo de la cinta si quiere que esté más cerca del área de trabajo). Puede agregarle o quitarle
comandos para que contenga únicamente los comandos que usa con más frecuencia. En esta
lección, aprenderá a mover y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando y
quitando comandos. También aprenderá a utilizar la información en pantalla, los rectángulos
pequeños que muestran texto descriptivo cuando pone el puntero sobre un comando o un control.
PASO A PASO Usar las herramientas en pantalla

PREPÁRESE. USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para realizar estos
pasos:
1. Señale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido y lea la
descripción que aparece como información en pantalla.
Tome nota Use la información en pantalla para recordar la función de los comandos. La información en
pantalla mejorada se muestra en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que
una información en pantalla. La mayoría contiene un vínculo a un tema de ayuda.
2. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable. En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la
barra de acceso rápido. Vuelva a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión
rápida en la lista desplegable (véase la Figura 1-3).
4 Lección 1
Figura 1-3
Personalización de la
barra de herramientas
de acceso rápido
3. A continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de
la Barra de herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y haga clic en Contraer
la cinta de opciones. Ahora solo las pestañas se muestran en pantalla. Esto aumenta el
área de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y elija
Contraer la cinta de opciones para anular la selección de la opción y que se puedan
volver a ver los comandos de la cinta.
6. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, que ahora se muestra
debajo de la cinta, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de la
cinta de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el comando Abrir y seleccione
Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
8. En el lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así
eliminar el icono de Impresión rápida de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Tome nota Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga
clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la Barra de herramientas de acceso
rápido o en cualquier pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
PAUSA. CERRAR Excel.
De manera predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos

Guardar, Deshacer y Rehacer. A medida que trabaja en Excel, personalice la barra de herramientas
de acceso rápido para que contenga los comandos que utiliza con más frecuencia. Sin embargo, no
elimine los comandos Deshacer y Rehacer. Estos comandos no están disponibles en las pestañas de
comandos de la cinta.
CÓMO CAMBIAR LAS VISTAS DE LIBRO Y DE VENTANA

En la cinta, la pestaña Vista contiene comandos para controlar el aspecto del libro que se muestra
en pantalla. También puede abrir y organizar ventanas nuevas y dividir ventanas para obtener vistas
en paralelo de diferentes partes del libro.
Cómo cambiar la vista del libro

Algunos grupos en las pestañas de la cinta tienen una flecha en la esquina inferior izquierda
denominada selector de cuadro de diálogo. Al hacer clic en la flecha, se abre un cuadro de diálogo
o un panel de tareas que contiene más opciones para dicho grupo de comandos en particular. En
este ejercicio, aprenderá a utilizar los comandos de la pestaña Vista en el grupo Vistas de libro para
cambiar la vista del libro de Excel.
PASO A PASO Cambiar la vista del libro

PREPÁRESE. Inicie Excel y comience un nuevo libro.
1. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inicio para activarla.
2. Seleccione la celda A1 para activarla. A continuación, escriba 456 y presione TAB.
3. En la esquina inferior derecha del grupo Fuente, haga clic en la flecha del selector de
cuadro de diálogo. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas que se muestra en
la Figura 1-4. En la mayoría de los casos, la fuente predeterminada de Excel es Calibri,
11 puntos, sin negrita ni cursiva.
Figura 1-4
Formato de celdas, cuadro
de diálogo
4. Tenga en cuenta que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese
hacia abajo en la lista Fuente, haga clic en Cambria y, a continuación, en ACEPTAR.
Ahora la celda B1 está activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione la tecla TAB. Observe la diferencia
de tamaño y aspecto entre este número y el que escribió en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaña Vista.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, puede
ver dónde están los márgenes y dónde hay saltos de página, y puede agregar un
encabezado o un pie de página (véase la Figura 1-5).
6 Lección 1
El panel de la derecha muestra celdas adicionales que

Regla horizontal se imprimirían en otra página si esta tuviera entradas
Figura 1-5
Vista Diseño de página
Regla vertical
8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de cálculo ya no
muestre reglas, encabezados, pies de página ni saltos de página.
Como se demuestra en este ejercicio, puede visualizar una vista previa de la hoja de cálculo impresa
si hace clic en la pestaña Vista de la cinta y, a continuación, en Diseño de página en el grupo Vistas
de libro. Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el
formato de la hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las
reglas para medir el ancho y el alto de la ventana, y determinar si necesita cambiar los márgenes o
la orientación de impresión.
Cómo dividir la ventana

Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos, solo podrá ver una pequeña
porción de la hoja de cálculo en las vistas Normal y Diseño de página de Excel. El comando
Dividir le permite superar esta limitación porque podrá ver la hoja de cálculo en dos paneles o en
cuatro cuadrantes. Después de ejecutar este comando, puede usar las barras de desplazamiento de la
derecha y de la parte inferior de la ventana para mostrar distintas secciones de la hoja de cálculo al
mismo tiempo de modo que pueda comparar o contrastar más fácilmente los datos o ver qué efecto
podría tener un cambio en una parte de la hoja de cálculo en otra parte distante de la misma. En
este ejercicio, aprenderá a dividir la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver
diferentes secciones de una hoja de cálculo. También practicará escribir datos en celdas de ventanas
divididas y aprenderá a eliminar la división para volver a obtener una vista de ventana única.
PASO A PASO Dividir la ventana

PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que dejó abierta en el ejercicio anterior o escriba 456 en
las celdas A1 y B1 de un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda F1 para activarla.
2. En la pestaña Vista, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla se divide verticalmente
en dos paneles diferentes.
3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada

la flecha derecha hasta que vea la celda AA1. Observe que puede seguir viendo las
celdas A1 y B1 del panel de la izquierda.
4. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida.
5. Haga clic en la celda A17 y en Dividir. La pantalla se dividirá horizontalmente en dos
paneles diferentes.
6. Vuelva a hacer clic en Dividir. La pantalla ya no estará dividida.
7. Haga clic en la celda F14 y en Dividir. Esta vez, la pantalla se dividirá en cuatro paneles.
8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda de ese panel y luego
desplácese hacia abajo para mostrar la fila 40.
9. En la celda H40, escriba 236 y presione Entrar. Debe poder ver los datos escritos en las
celdas A1 y B1 junto con lo que acaba de escribir en la celda H40 (véase la Figura 1-6).
Dividir, comando
Figura 1-6
Cómo trabajar en una
ventana dividida
Barras de desplazamiento
10. Haga clic en Dividir para eliminar la división. Dejarán de verse los datos de la celda H40.
PAUSA. CERRAR el libro sin guardarlo. DEJE Excel abierto.
Nota El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga
hoja de cálculo.
Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene pocos datos, es fácil desplazarse por ella
y centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con
Excel, es posible que acabe trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La capacidad de
ver más de una sección de una hoja de cálculo al mismo tiempo mediante el uso de las ventanas
divididas es especialmente útil cuando necesita comparar diferentes secciones de datos.
TRABAJAR CON UN LIBRO YA EXISTENTE

Muchos libros requieren actualizaciones frecuentes porque los datos existentes cambiaron o deben
agregarse datos nuevos. Los trabajadores con frecuencia abren un libro de trabajo existente, actualizan
la información y luego guardan el libro de trabajo para revisarlo de nuevo más tarde. A menudo, un
usuario crea archivos que, posteriormente, son usados o actualizados por otros usuarios. Los nombres
de archivo deben reflejar el tipo de datos que el archivo contiene. Un nombre de archivo descriptivo
le permitirá localizar y recuperar rápidamente los archivos. Los nombres de archivo pueden tener
hasta 255 caracteres de largo, incluida la extensión de archivo. No obstante, la mayoría de los usuarios
utilizan nombres cortos descriptivos que identifican claramente el contenido del libro de trabajo.
8 Lección 1
Navegación por una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de dieciséis mil
columnas. Hay varias maneras de moverse por las hojas de cálculo que contienen numerosas filas y
columnas. Puede usar las teclas de flecha, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar por
una hoja de cálculo. En los ejercicios siguientes, estudiará los diversos métodos para moverse por
una hoja de cálculo.
Nota Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta
1.048.576.
PASO A PASO Navegar por una hoja de cálculo

PREPÁRESE. Haga clic en la pestaña Archivo, luego, en Abrir y, a continuación, en Examinar.
En el cuadro de diálogo Abrir, elija la ubicación de los archivos de datos de Lección01,
seleccione 01 Contoso Employee Info y, a continuación, haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl+Fin para ir al final del documento (celda D27).
2. Presione Ctrl+Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y luego presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl+Flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A27).
Nota Los métodos abreviados de teclado Ctrl+Flecha le permiten desplazarse al comienzo y al final de los
rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, que abarca todas las columnas, no se considera parte
del rango de datos de la hoja de cálculo.
5. Presione Ctrl+Flecha derecha. La celda D27, la última columna del intervalo de datos, se
convierte en la celda activa.
6. Presione Ctrl+Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.
7. Presione Ctrl+Inicio.
8. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de
los datos.
9. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse
rápidamente por la hoja de cálculo.
Cómo navegar a través de los datos con el comando Ir a

El libro utilizado en estos ejercicios no es largo ni particularmente complicado. Cuando empiece a
trabajar con bases de datos o conjuntos de libros mucho más grandes, tal vez le gustaría disponer de
medios más sencillos que el desplazamiento para moverse por los datos. CuadroEl de nombres
indica la celda actual en la que está y le brinda la oportunidad de nombrar la celda o un rango.
El comando Ir a puede llevarlo a puntos concretos de una hoja de cálculo, incluidas celdas y rangos
de celdas a las que dio un nombre.
PASO A PASO Navegar a través de los datos con el comando Ir a

PREPÁRESE. USE el libro 01 Contoso Employee Info del ejercicio anterior.
1. Seleccione la celda A17.
2. En el Cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas, seleccione A17.
3. Elimine A17 y escriba MedAssts. Luego, presione Entrar.
4. Seleccione la celda M11.
5. En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en Ir a.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a (véase la Figura 1-7).
Figura 1-7
Cuadro de diálogo Ir a
6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y, a continuación, en ACEPTAR. La celda A17 se

convertirá en la celda activa.
7. Vuelva a hacer clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a Especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ir a Especial (véase la Figura 1-8).
Figura 1-8
Cuadro de diálogo Ir a
Especial
8. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haga clic en Última celda.

9. Haga clic en ACEPTAR. La celda D27 se convertirá en la celda activa. La última celda es la
celda inferior derecha de la hoja de cálculo con contenido o formato.
PAUSA. CERRAR el libro sin guardarlo. CERRAR Excel.

10 Lección 1
Evaluación de conocimientos
Proyectos
Proyecto 1-1: Utilización de la cinta

PREPÁRESE. INICIE Excel si no está ejecutándose y visualice un libro en blanco.
1. Haga clic en la pestaña Archivo. Se trata del acceso instantáneo a la vista Backstage.
Haga clic en varios de los comandos de la vista Backstage que se muestran en la barra
de navegación del panel izquierdo.
2. Haga clic en la flecha Volver al documento que se encuentra en la esquina superior
izquierda para volver al libro. Haga clic en la pestaña Inicio si aún no está seleccionada
Mueva el puntero del mouse sobre la cinta, lea la información en pantalla que aparece
cuando posiciona el puntero sobre los elementos individuales de la cinta.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha Fuente. Observe que se
muestra la primera fuente de la parte superior de la lista de fuentes. Vuelva a hacer clic
en la flecha para ocultar la lista.
4. Vuelva a hacer clic en la flecha Fuente y elija Times New Roman. Observe el cambio de
la fuente en la lista de fuentes.
5. Mueva el puntero a la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en el botón
Deshacer. Observe que la fuente se restablece a la fuente predeterminada, por lo
general, Calibri.
6. Haga clic en la pestaña Insertar. Posicione el puntero sobre la cinta y examínelo mientras
lee la información en pantalla.
7. Haga clic en la pestaña Vista. Señale de nuevo la cinta y estudie sus características.
8. Vuelva a hacer clic en la pestaña Archivo para mostrar la vista Backstage.
9. Para cerrar el libro, haga clic en el comando Cerrar, que se encuentra en el panel inferior
izquierdo. Si el sistema le solicita que guarde el documento, elija No guardar.
PAUSA. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 1-2: Cómo navegar en una lista

Fabrikam, Inc., un agente inmobiliario, tiene una lista de casas en venta. Necesita saber cuán larga
es la lista.
PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en ejecución.

1. ABRIR el archivo 01 Fabrikam Customer Houses.
2. Presione Ctrl+Fin para ir a la última celda del libro.
3. Presione Ctrl+Inicio para ir a la primera celda.
4. Haga clic en la celda B6.
5. Presione Ctrl+Flecha derecha para ir al borde derecho del rango activo.
6. Presione Ctrl+Flecha izquierda para ir al borde izquierdo.
7. Presione Ctrl+Flecha arriba para ir al borde superior del rango activo.
8. CERRAR el libro.
CERRAR Excel.
2 Trabajar con Microsoft Excel 2016
MATRIZ DE APTITUDES DE LA LECCIÓN

Número de
Aptitudes Objetivo del examen objetivo
Creación de libros Crear un libro. 1.1.1
Cómo guardar libros Guardar libros en formatos de archivo alternativos. 1.5.2
Inspeccionar los problemas de compatibilidad de un libro. 1.5.8
Ingreso y edición de datos básicos en una Reemplazar datos. 2.1.1
hoja de cálculo Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. 1.3.7
Llenar celdas usando Autorrelleno. 2.1.4
Insertar y eliminar celdas. 2.1.5
Uso de tipos de datos para rellenar una hoja Aplicar formatos de número. 2.2.5
de cálculo
Cómo cortar, copiar y pegar datos Cortar, copiar y pegar datos. 2.1.2
Edición de las propiedades de un libro Modificar las propiedades de un documento. 1.4.6
Pestaña Inicio de Excel
La cinta de Microsoft Office Excel 2016 está compuesta por una serie de pestañas. Cada una está
relacionada con tipos específicos de tareas que se realizan en Excel. La pestaña Inicio, que se muestra
en la Figura 2-1, contiene los comandos que los usuarios utilizan más a menudo cuando crean
documentos de Excel. Al estar los comandos visibles en la superficie de trabajo, el usuario puede ver,
con solo echar un vistazo, la mayoría de las tareas que quiere llevar a cabo. Cada pestaña contiene
grupos de comandos relacionados con tareas o funciones específicas.
Cortar
Selectores de cuadros
Pegar Copiar de diálogo de comandos Grupo de comandos Flechas de botones de comandos
Barra de fórmulas
Figura 2-1
Cinta, barra de fórmulas
y opciones de comando
Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas de opciones
asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que, además de la tarea predeterminada,
hay otras opciones disponibles para esa tarea. Asimismo, algunos de los grupos tienen Selectores
de cuadros de diálogo asociados. Si hace clic en ellos, se mostrarán comandos adicionales que no
aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen
cuadros de diálogo o paneles de tareas asociados, mientras que Estilos, Celdas y Editar no lo tienen.
12 12
Trabajar con Microsoft Excel 2016 13
CREACIÓN DE LIBROS
Hay tres maneras de crear un nuevo libro de Microsoft Excel. Puede abrir un libro nuevo en blanco
cuando inicie Excel o utilizando la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage. Puede abrir
un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y guardar el archivo con otro
nombre, creando así un libro nuevo. También puede usar una plantilla para crear un libro nuevo.
Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para mostrar ciertos tipos de datos, tales
como informes de ventas, facturas, entre otros.
Creación de un libro desde cero

Para crear un libro nuevo, inicie Excel y seleccione un libro en blanco u otro tipo de plantilla. Si está
trabajando en Excel y quiere empezar un libro nuevo, haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo
y en Libro en blanco. Las hojas de cálculo a menudo incluyen un texto que describe el contenido.
En este ejercicio, creará dos libros de Excel: uno, con una dirección de la empresa y otro, con un
mensaje telefónico rápido.
PASO A PASO Creación de un libro desde cero

PREPÁRESE. INICIE Excel. Excel le brinda la oportunidad de elegir entre empezar un libro en
blanco, realizar un paseo introductorio o utilizar plantillas (véase la Figura 2-2).
Figura 2-2
Opciones disponibles después
de iniciar Excel
1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecerá Libro1 – Excel en la
barra de título de la parte superior de la ventana. Se abrirá un libro en blanco con la
celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc. Esto constituye el título principal de la hoja de
cálculo. Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la
barra de fórmulas (véase la Figura 2-3). Véase la definición de barra de fórmulas en la
sección “Edición del contenido de una celda” más adelante en esta lección.
14 Lección 2
Figura 2-3
El texto escrito aparece en la
barra de fórmulas y en la celda
activa
Barra de fórmulas
Celda activa
3. Presione Entrar. El texto se escribe en la celda A1, aunque parece como si fluyera hacia
la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un área de trabajo rápido para completar otra tarea mientras
se está en medio de un libro. Puede abrir otro libro como área de borrador. Haga clic en
la pestaña Archivo y, en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas
plantillas disponibles (véase la Figura 2-2).
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrirá otro libro de Excel y
aparecerá Libro2 en la barra de título.
8. En la celda A1, escriba Llamadas telefónicas y presione Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 4:30 p. m. y presione
Entrar.
10. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. En el panel izquierdo, haga
clic en Cerrar para cerrar el libro Llamadas telefónicas. En el cuadro de mensaje, haga
clic en No guardar.
PAUSA. DEJE el libro Fabrikam abierto para el siguiente ejercicio.
CÓMO GUARDAR LIBROS

Cuando guarda un archivo, lo puede guardar en una carpeta del disco duro del equipo, una unidad
de red, un disco, un CD, una unidad USB, OneDrive u otra ubicación de almacenamiento. Sin
embargo, primero debe identificar dónde se guardará el documento. El resto del proceso de guardar
es el mismo, independientemente de la ubicación del dispositivo de almacenamiento.
Nombrado y guardado de un libro

Cuando se guarda un archivo por primera vez, se le hacen dos preguntas importantes: ¿Dónde
quiere guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? En esta lección, practicará la respuesta
a estas preguntas con dos archivos diferentes. En todas las aplicaciones de Office, los documentos
de guardan de manera predeterminada en la carpeta Documentos o en OneDrive, según la
configuración especificada durante la instalación del programa.
PASO A PASO Nombrar y guardar un libro

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. En el panel de la izquierda,
haga clic en Guardar como para mostrar las opciones de guardado.
2. Haga doble clic en Este PC para abrir el cuadro de diálogo Guardar como (véase la
Figura 2-4).
Figura 2-4
Guardar como, cuadro
de diálogo
3. En el panel de navegación de la izquierda, en el cuadro de diálogo Guardar como, haga

clic en Escritorio. El escritorio se convertirá en el nuevo destino para el archivo guardado.
4. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta. Aparecerá un icono
de carpeta con las palabras Nueva carpeta seleccionadas.
5. Escriba Excel Lesson 2 y presione Entrar.
6. Haga clic en el botón Abrir.
7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Address Solution.
8. Haga clic en el botón Guardar.
PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresión, o después de
introducir información.
Guardado en OneDrive
OneDrive es una aplicación basada en la nube que permite almacenar y sincronizar los archivos,
de modo que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si así lo
desea. OneDrive es también un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad
de documentos importantes. OneDrive viene con versiones recientes de Windows y Microsoft
Office. También hay disponible una aplicación de escritorio gratuita para dispositivos móviles. Este
ejercicio da por sentado que ya tiene acceso a OneDrive.
16 Lección 2
PASO A PASO Guardar en OneDrive

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.
2. En la vista Backstage, bajo Guardar como, haga clic en la cuenta de OneDrive y luego,
en la ubicación de la carpeta en el panel derecho. Es posible que deba iniciar sesión en
OneDrive si todavía no lo ha hecho (véase la Figura 2-5).
Seleccione OneDrive Seleccione una ubicación Iniciar sesión en OneDrive,

en carpeta si se solicita
Figura 2-5
Información de OneDrive en la
vista Backstage
3. Haga clic en el botón Nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como.
4. En el cuadro de texto Nueva carpeta, escriba Excel Lesson 2 para guardar una carpeta
para esta lección en OneDrive y presione Entrar.
5. Haga doble clic en el icono Excel Lesson 2 para pasar a esa carpeta.
6. Guarde el archivo con el mismo nombre (o escriba 02 Fabrikam Address Solution en el
cuadro Nombre de archivo) y luego haga clic en el botón Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Guardado de un libro con otro nombre

Puede cambiar el nombre de un libro ya existente para crear otro libro. Por ejemplo, si tiene varias
oficinas, puede guardar el archivo con otro nombre y usarlo para escribir datos de otra oficina.
También puede usar un libro ya existente como plantilla para crear libros nuevos. En este ejercicio,
aprenderá a usar el cuadro de diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas opciones.
PASO A PASO Guardar un libro con otro nombre

1. En la celda A2, escriba 87 East Broad Street y presione Entrar.
2. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43215 y presione Entrar.
3. Haga clic en la pestaña Archivo y, en el panel izquierdo, haga clic en Guardar como. La vista
Backstage muestra que la carpeta actual en el panel derecho corresponde a Excel Lesson 2
de OneDrive, porque es la carpeta que se usó por última vez para guardar un libro.
4. Haga clic en Este PC para volver a la unidad de disco que usó antes.
5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel Lesson 2.
6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo. Luego, haga clic detrás de Fabrikam y escriba
Broad para que el nombre sea 02 Fabrikam Broad Address Solution.
7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente
con otro nombre.
8. Haga clic en la pestaña Archivo y, en el panel izquierdo, haga clic Guardar como y luego,
en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Broad Address Template Solution.
10. En el cuadro de tipo de Guardar como, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla
de Excel. Haga clic en el botón Guardar.
Nota Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación, de modo que puedan abrirse con la
opción Archivo, Nuevo.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR Excel.
Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo, eliminará la
posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo después de escribir datos nuevos. Para
usar la plantilla, elija Archivo > Nuevo > Personal y seleccione la plantilla que guardó. Al salir, se le
solicitará que guarde el archivo con otro nombre.
Guardado de un libro en formato de Excel anterior

Los archivos creados en versiones de Excel anteriores se pueden abrir y revisar en Excel 2016. Sin
embargo, si algunos usuarios no tienen la última versión o utilizan otras aplicaciones, tal vez no
puedan abrir el archivo. Puede guardar una copia de un libro de Excel 2016 (con la extensión de
archivo .xlsx) en una versión en formato Libro de Excel 97-2003 (con la extensión de archivo .xls).
El símbolo del programa que aparece con los nombres de archivo es diferente, pero es una buena
idea darle otro nombre al archivo de la edición anterior. También es una buena idea comprobar qué
características podrían perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel.
PASO A PASO Guardar un libro en un formato de Excel anterior

PREPÁRESE. INICIE Excel.
1. En la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Abrir otros libros.
2. En la lista de archivos recientes en el panel derecho, haga clic en 02 Fabrikam Broad
Address Solution.
3. Primero compruebe los problemas de compatibilidad. Haga clic en la pestaña Archivo, en
Información, en Comprobar si hay problemas y, por último, en Comprobar compatibilidad.
Se abrirá el cuadro de diálogo Microsoft Excel - Comprobador de compatibilidad que
aparece en la Figura 2-6.
Figura 2-6
El comprobador de
compatibilidad muestra
que no hay problemas de
compatibilidad
18 Lección 2
4. Lea la información del cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad y haga clic

en ACEPTAR.
5. Haga clic en la pestaña Archivo, en Exportar y luego, en Cambiar el tipo de archivo.
La vista Backstage muestra los diferentes tipos de archivo (véase la Figura 2-7).
Figura 2-7
Cambie las opciones de tipo de
archivo en la vista Backstage
6. Haga clic en Libro de Excel 97-2003 y luego, en Guardar como.

7. En el cuadro Nombre de archivo, haga clic antes de Solution, escriba 97-03 y,
a continuación, haga clic en Guardar.
8. Haga clic en la pestaña Archivo, y luego en Cerrar para cerrar el libro 02 Fabrikam Broad
Address 97-03 Solution.
9. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Abrir. El panel derecho de la vista Backstage
muestra el último conjunto de documentos que se han guardado.
10. Haga clic en 02 Fabrikam Broad Address Solution.
Guardado en formatos de archivo distintos

Se puede guardar un archivo de Excel 2016 en un formato que no sea .xlsx o .xls. Los formatos
de archivo que aparecen como opciones en el cuadro de diálogo Guardar como o en la pestaña
Exportar dependen de los tipos de formato de archivo compatibles con la aplicación. Si guarda un
archivo en otro formato, tal vez se pierda parte del formato, los datos y las características.
PASO A PASO Guardar en formatos de archivo distintos

PREPÁRESE. USE el libro 02 Fabrikam Broad Address Solution del ejercicio anterior o escriba
el nombre y dirección en un libro nuevo.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego, en el botón Exportar.
2. Haga clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. Excel explica los diferentes tipos de
archivo (véase la Figura 2-7).
3. Haga clic en la opción Crear documento PDF/XPS. En la Figura 2-8 se muestra por qué
motivo se usa este formato.
Figura 2-8
Vista de Backstage con
información sobre el
formato PDF/XPS
4. En el panel derecho, haga clic en el botón Crear PDF/XPS.

5. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Escritorio.
6. Haga doble clic en Excel Lesson 2 para ir a esa carpeta.
7. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, asegúrese de que la lista de tipo
Guardar como muestra PDF.
8. Haga clic en Publicar.
9. La aplicación del lector (o un navegador web) se abre y muestra el archivo PDF.
10. Presione Alt+F4 para cerrar la aplicación del lector.
11. Si es necesario, presione Alt+Tab para regresar al archivo de Excel.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Adobe PDF (formato portátil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado
conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede modificar fácilmente. También puede
guardar sus libros en formato de página web para usarlo en sitios web con opciones de Página
web de un solo archivo o página web en el cuadro de diálogo Guardar como. Para importar datos
a otro formato, también puede probar los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV
(delimitado por comas). Todas estas opciones están disponibles en el menú desplegable de tipo
Guardar como o en la pestaña Exportar.
INGRESO Y EDICIÓN DE DATOS BÁSICOS EN UNA HOJA

DE CÁLCULO
Puede escribir los datos directamente en una celda de una hoja de cálculo. También puede copiar y
pegar información de otra hoja de cálculo o de otros programas. Copiar toma la información de
una única ubicación y la duplica. El comando Pegar se usa para poner esta información en otra
ubicación. Para introducir datos en una celda de una hoja de cálculo, debe activar la celda deseada y
luego escribir los datos. Para ir a la siguiente columna después de introducir texto, presione la tecla
Tab. Continúe presionando dicha tecla para ir a la siguiente columna.
Ingreso de datos básicos en una hoja de cálculo

Cuando termine de escribir las entradas de una fila, presione Entrar para ir al principio de la fila
siguiente. También puede utilizar las teclas de flecha para ir a una celda adyacente o hacer clic en
cualquier celda para activarla. Presione Entrar para aceptar la entrada y moverse hacia abajo una fila.
En el ejercicio siguiente, creará una lista de personas que trabajan en la oficina.
20 Lección 2
PASO A PASO Introducir datos básicos en una hoja de cálculo

PREPÁRESE. Si es necesario, INICIE Excel y ABRIR un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam Inc. y presione Entrar. Observe que la celda
activa pasa a la siguiente fila, a la celda A2.
2. En la celda A2, escriba Lista de empleados y presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A4, escriba Nombre y presione Tab. Observe que la celda activa
pasa a la siguiente columna, a la celda B4.
Solución de Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las
problemas secciones siguientes, verá cómo editar texto.
4. Escriba Extensión y luego presione Entrar. Observe que la celda activa se mueve a la
primera celda de la fila siguiente.
5. Escriba Cristian Lebron y presione Tab.
6. Escriba 101 y luego presione Entrar. Parece que el nombre de Cristian Lebron está
cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Daniel Toro aparece en
la barra de fórmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar.
9. Escriba Constanza Bahena y luego presione Entrar.
10. Escriba Nicole Negron y luego presione Entrar.
11. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 2 del equipo como 02 Fabrikam
Employees Solution. El archivo debe lucir como el de la Figura 2-9.
Figura 2-9
El libro completo de 02
Fabrikam Employees
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para la próxima lección.
Nota El texto se almacena en una única celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas
adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene datos,
los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza el texto y
no a las celdas adyacentes.
Cambio del ancho de columna

En Excel, el ancho de columna se establece en base a los datos existentes. Cuando se agrega una
entrada a una columna que se extiende más allá del ancho de dicha columna, es necesario ajustar el
ancho de esta para dar cabida a la entrada.
PASO A PASO Cambiar el ancho de columna

PREPÁRESE. Use el archivo 02 Fabrikam Employees Solution del ejercicio anterior.
1. Mueva el puntero del mouse entre las columnas A y B, a los marcadores de columna
de la parte superior de la hoja de cálculo (véase la Figura 2-10). El puntero del mouse
tomará la forma de una flecha de dos puntas.
Figura 2-10
Cambio de tamaño de una
columna
Flecha de dos puntas
2. Haga doble clic en el marcador de columna entre A y B. El ancho de la columna cambiará

a la entrada más ancha de la columna A. En este caso, las entradas más anchas son Lista
de empleados y el nombre de Cristian Lebron.
Nota Para cambiar el ancho de columna manualmente, señale el marcador de columnas entre las columnas
A y B y arrastre el puntero a la izquierda o a la derecha en vez de hacer doble clic.
3. Arrastre la el puntero flecha de doble punta entre las columnas B y C hasta que la
información en pantalla muestre Ancho: 20 (145 píxeles) o un número similar (véase la
Figura 2-11). Luego, suelte el botón del mouse.
Figura 2-11
Cuando arrastra el puntero
de flecha de doble punta,
la información en pantalla
muestra el ancho de la
columna
4. GUARDAR el archivo 02 Fabrikam Employees Solution. Esto sobrescribirá la versión

anterior sin el cambio de ancho de columna.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Nota Cuando escriba texto que sea más largo que el ancho de la celda, parecerá como si el texto se
extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto desbordado
no se mostrará. El texto sigue estando ahí. A menudo es más fácil corregir un trabajo si los anchos
de columna coinciden con el texto más largo. Puede hacer doble clic en los marcadores de columna
para ajustar automáticamente a la entrada más amplia o arrastrar el marcador de columna para
ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.
Edición del contenido de una celda

Una de las ventajas de los registros electrónicos en comparación con los registros manuales es que en
los primeros los cambios se pueden efectuar de forma rápida y sencilla. Para editar la información
de una hoja de cálculo, puede introducir los cambios directamente en la celda o editar el contenido
de una celda en la barra de fórmulas, ubicada entre la cinta y la hoja de cálculo. Cuando
introduce datos en una celda, el texto o los números aparecen en la celda y en la barra de fórmulas.
También puede introducir los datos directamente en la barra de fórmulas. Sin embargo, antes de
introducir los cambios, debe seleccionar la información que va a cambiar. Seleccionar texto
22 Lección 2
significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una única celda o parte del texto
de la celda en la barra de fórmulas antes de realizar los cambios. También puede hacer doble clic en
una celda para colocar el punto de inserción para la edición.
PASO A PASO Editar el contenido de una celda

PREPÁRESE. ABRIR un libro en blanco.
1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam y presione Entrar. El punto de inserción se
moverá a la celda A2 y no aparecerá nada en la barra de fórmulas.
2. Haga clic en la celda A1. Observe que la barra de fórmulas muestra Fabrikam (véase la
Figura 2-12).
Figura 2-12
La celda activa y la barra
de fórmulas muestran la Barra de fórmulas
misma información
Celda activa
3. Haga clic después de Fabrikam en la barra de fórmulas, deje un espacio, escriba

Incorporated y presione la tecla Tab. El punto de inserción se moverá a la celda B1 y no
aparecerá nada en la barra de fórmulas (véase la Figura 2-13).
Figura 2-13
Aunque parece que el texto
está en B1, se trata de texto
extendido desde A1
No se muestra nada en la
barra de fórmulas
4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de fórmulas. Luego, haga doble clic en Incorporated
para seleccionarlo. Escriba Inc. y luego presione Entrar.
5. Escriba Ventas y luego presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y luego, haga clic después de Ventas en la barra de fórmulas.
7. Presione Inicio El punto de inserción se moverá al principio de la barra de fórmulas.
Nota Mientras está editando en la barra de fórmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin para
ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carácter a la vez. Presione Suprimir
para suprimir los caracteres situados después del punto de inserción. Presione la tecla Retroceso
para suprimir los caracteres anteriores al punto de inserción.
8. Escriba Mensual y presione la barra espaciadora. Presione Entrar.

9. En la celda A3, escriba Enero y presione Entrar.
10. Haga clic en la celda A3, escriba Febrero y presione Entrar. El texto original de la celda
A3 desaparece y Febrero sustituye a Enero.
11. Haga clic en la celda A3 y presione Eliminar. Se eliminará la entrada de la celda A3.
12. Sobre la fila 1 y a la izquierda de la columna A, haga clic en el botón Seleccionar todo.
Se seleccionan todas las celdas de la hoja de cálculo.
13. Presione Eliminar. Se eliminarán todas las entradas.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
Nota Si edita el contenido de una celda y cambia de opinión antes de presionar Entrar, presione Esc y
se restaurará el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el cambio,
haga clic en el botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z. Se
restaurará el texto eliminado.
Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la celda.
O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de fórmulas.
Cuando esté en modo de edición:
• El punto de inserción aparece como una barra vertical, y la mayoría de los comandos están
inactivos.
• Puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.
• El indicador de Edición aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado.
Utilice la tecla Inicio del teclado para mover el punto de inserción al principio de la celda y utilice
la tecla Fin para mover el punto de inserción al final de la celda. Puede agregar caracteres nuevos en
la ubicación del punto de inserción.
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de Edición, presione Mayúsculas
mientras presiona las teclas de flecha. También puede usar el mouse para seleccionar caracteres
mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los
caracteres que desea seleccionar.
Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el texto que
escribe en una celda:
• Borrar el contenido de la celda.

• Reemplazar el contenido de la celda con otra cosa.
• Editar el contenido de la celda.
Eliminación y borrado del contenido de una celda

Para borrar todo el contenido de una celda, haga clic en la celda y presione Suprimir. Esto borrará
el contenido de la celda en vez de la celda en sí. Para borrar el contenido de más de una celda,
seleccione todas las celdas que quiera borrar y, en el teclado, presione la tecla Suprimir. Si presiona
Suprimir, eliminará el contenido de la celda, pero no eliminará ningún elemento del formato (como
negrita, cursiva o un formato de número diferente) que pueda haber aplicado a la celda.
24 Lección 2
PASO A PASO Eliminar y borrar el contenido de una celda

PREPÁRESE. ABRIR un libro en blanco.
1. En la celda A1, escriba 1 y presione Entrar.
2. Escriba 2 y luego presione Entrar.
5. Resalte las celdas de la A1 a la A4 (las celdas que contienen los números del 1 al 4).
6. Presione Eliminar. Se borrarán todas las celdas.
7. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Deshacer para
restablecer las entradas de la celda.
8. Haga clic en la celda B5, escriba $275,000 y presione Entrar. El valor y el formato se
colocarán dentro de la celda.
9. Haga clic en la celda B5 y presione Eliminar.
10. Escriba 225000 sin el signo de dólar ni el punto y presione Entrar. Tenga en cuenta que
$225,000 tiene formato. Aunque no se conserve la entrada original, la celda conserva el
formato anterior cuando presiona Eliminar.
11. Haga clic en la celda B5 y en la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en Borrar
12. Haga clic en Borrar formatos. La celda B5 mostrará 225000 sin el signo de dólar ni el punto.
Nota Borrar muestra una serie de opciones. Para eliminar la entrada y el formato, seleccione Borrar todo.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
USO DE TIPOS DE DATOS PARA RELLENAR UNA HOJA DE

CÁLCULO
Puede escribir tres tipos de datos en Excel: texto, números y fórmulas. En esta lección ya introdujo
texto básico y datos numéricos. En los ejercicios siguientes, escribirá fechas, utilizará Autorrellenar
para completar datos en una serie y utilizará la característica Relleno rápido para acelerar el ingreso
de datos en una columna. Escribió fórmulas en la Lección 4, “Uso de fórmulas básicas”. Las entradas
de texto contienen caracteres alfabéticos y cualquier otro carácter que no constituya un valor puramente
numérico. La fuerza de Excel radica en su capacidad para calcular y analizar números basándose en los
valores numéricos introducidos. Por supuesto, si introduce números incorrectos, los cálculos obtenidos
estarán equivocados. Por dicho motivo, es fundamental especificar los datos de forma precisa.
Ingreso de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de datos durante un
período de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como encabezados
de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas números de serie. Esto significa que son
secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en los cálculos. Las fechas también pueden utilizarse
en fórmulas y en la elaboración de gráficos y tablas. La forma en que se muestra inicialmente una
fecha en una celda de una hoja de cálculo depende del formato en el que escriben los caracteres.
En Excel 2016, el formato de fecha predeterminado usa cuatro dígitos para el año. Las fechas se
justifican a la derecha de las celdas de forma predeterminada..
PASO A PASO Escribir datos

PREPÁRESE. ABRIR 02 Fabrikam Sales de los archivos de datos de esta lección.
1. Haga clic en la celda B5, escriba 4/1/2017 y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda B6, escriba 25/1/2017 y presione Entrar. La fecha se introduce en B6
como 25/1/2017, y B7 se convierte en la celda activa.
3. Escriba 23/1 y luego presione Entrar. 23-Ene se introduce en la celda. Haga clic en la celda
B7 y observe que aparece 23/1/20XX en la barra de fórmulas (XX representa el año actual).
4. Si el año que se muestra en la barra de fórmulas no es 2017, haga clic en la celda B7

y luego presione F2. Cambie el año a 2017 y presione Entrar.
5. Haga clic en la celda B8, escriba 28/1/2017 y presione Entrar.
6. Haga clic en la celda B9, escriba 21 de enero de 2017 y presione Entrar. En la celda,
aparecerá 21-ene-17. Si introduce una fecha en otro formato que el especificado o ya
había introducido algo en la celda y lo había borrado, puede que la hoja de cálculo no
refleje los resultados descritos. Los formatos de fecha de la columna B no son coherentes
(véase la Figura 2-14). En la sección siguiente, aplicará un formato de fecha coherente.
Figura 2-14
Si no escribe todas las fechas
de la misma manera, los
formatos del libro serán
incoherentes
7. En la celda B9, escriba 1/1/17 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que
el formato sigue siendo el mismo.
8. Haga clic en el botón Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-14.
Excel interpreta los años de dos dígitos de 00 a 29 como los años 2000 a 2029. Los años de dos
dígitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los años comprendidos entre 1930 y 1999.
Si escribe 28/1/28, la celda mostrará 28/1/2028. Si escribe 28/1/37, la celda mostrará 28/1/1937.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrará como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin especificar
el año, Excel interpretará la fecha como perteneciente al año en curso. En la celda se verá 28-ene,
y la barra de fórmulas mostrará 28/1 seguido del año en curso. En la próxima sección, aprenderá a
aplicar un formato coherente a una serie de fechas.
Nota Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica automáticamente
formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes números que especifique en la celda se
convertirán al formato de la fecha de la entrada original.
Independientemente del formato de fecha mostrado en la celda, la barra de fórmulas muestra la

fecha con el formato día/mes/año de cuatro dígitos porque es el formato requerido para los cálculos
y los análisis.
Rellenado de una serie con Autorrellenar

Excel ofrece opciones de Autorrellenar para completar automáticamente las celdas con datos
o con formato. Para rellenar una celda nueva con datos existentes en una celda adyacente, use
la función de relleno automático ejecutando el comando o usando el controlador de relleno. El
controlador de relleno es un pequeño cuadrado verde ubicado en la esquina inferior derecha
de una celda o un rango de celdas seleccionado. Un rango es un grupo de celdas contiguas que
se seleccionan para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas. Al referirse a un rango de
celdas, la primera y la última celda se separan mediante dos puntos (por ejemplo, C4:H4).
Para usar el controlador de relleno, señale la esquina inferior derecha de la celda o el rango hasta
que el puntero del mouse se convierta en una +. Haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo
desde las celdas que contienen datos a las celdas que desea llenar con esos datos o haga que Excel
continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o
períodos de tiempo, basándose en un patrón establecido. Para elegir un rango para las series, escriba
26 Lección 2
las dos primeras entradas, selecciónelas y luego utilice el controlador de relleno para ampliar la
serie mediante el patrón de las dos celdas seleccionadas. En este ejercicio, usará el comando de
Autorrellenar y el controlador de relleno para rellenar celdas con datos.
PASO A PASO Llenar una serie con Autorrellenar

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior o escriba el texto de la Figura 2-14.
1. Seleccione el rango C4:H4. Enero está en la primera celda.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en el botón Rellenar. Aparecerá el
menú Rellenar (véase la Figura 2-15).
Figura 2-15
Menú desplegable Rellenar
Botón de Rellenar
Opciones de Rellenar
3. En el menú, haga clic en Hacia la derecha. Todas las celdas se rellenarán con el contenido
de C4 (enero).
4. Haga clic en el botón Deshacer.
5. Seleccione el intervalo C9:C13 y haga clic en el botón Rellenar. Elija Hacia abajo. El
contenido de C9 se copiará en las cuatro celdas adicionales.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior
derecha de la celda (véase la Figura 2-16), arrástrelo a E4 y libérelo. Aparecerá el botón
Opciones de autorrelleno junto al rango, y se mostrará de enero a marzo.
Figura 2-16
El puntero del mouse cambia
a un + negro en la esquina
inferior derecha de un rango
seleccionado
Controlador de relleno
8. Haga clic en la celda C5, seleccione el controlador de relleno, arrástrelo a C9 y suelte.

Todos los números se convertirán a $275,000 en la columna C. El botón Opciones de
autorrelleno aparecerá cerca de la esquina inferior derecha del rango seleccionado
(véase la Figura 2-17).
9. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno y elija Rellenar formatos solo en la lista
que aparece. Todos los números regresarán a los valores anteriores y adoptarán el
formato con signos de dólar y comas.
10. Repita los pasos 8 y 9 para el rango B5:B9.
Figura 2-17
Puede rellenar con números,
formatos u otras opciones
Opciones de
autorrelleno, botón
11. Haga clic en la celda A9 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno a A15. Se

repetirá el nombre de Adrián Romero.
12. Haga clic en el botón Deshacer para volver la hoja de cálculo.
13. GUARDAR el libro como 02 Fabrikam Sales Solution.
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Después de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botón Opciones de autorrelleno
para que pueda elegir cómo se rellenará la selección. En Excel, la opción predeterminada es copiar el
contenido y el formato originales. Con el autorrelleno, puede seleccionar cómo aparece el contenido
de la celda original en cada celda del rango rellenado.
Nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno hará
el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas consecutivas
estén etiquetadas con los días de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda, puede rellenar el
resto de los días arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes para completar la serie.
Excel reconoce “enero” como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta donde llegue
el controlador de relleno. Por definición, una serie natural es una serie con formato de texto o
números que se extienden en una secuencia normal como meses, días de la semana, números u
horas. Por ejemplo, una serie de números natural podría ser 1, 2, 3, o 100, 200, 300, o una serie
natural de texto podría ser lunes, martes, miércoles o enero, febrero, marzo. Para diferentes series
naturales, véase la Tabla 2-1.
Tabla 2-1
Selección inicial Serie extendida
Ejemplos de series con
Autorrellenar 1 1, 1, 1, 1, …
1, 2 3, 4, 5, …
2017, 2018 2019, 2020, 2021, …
08:00 a. m. a. m. 9:00, 10:00, 11:00, …
06:00 p. m. a. m. 7:00 p. m., 8:00 p. m., …
Lun mar, mié, jue…
Lunes Martes, miércoles, jueves, …
Ene feb, mar, abr…
Enero Febrero, marzo, abril, …
Qtr1 Trim2,Trim3,Trim4,Trim1, …
8/2/2017, 15/2/2017 22/2/2017, 1/3/2017, 8/3/2017, …
1.ocualquier texto 2.o cualquier texto, 3.o cualquier texto, 4.o cualquier texto, …
Cualquier texto 1 Cualquier texto 2, Cualquier texto 3, Cualquier texto 4…

28 Lección 2
Nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir algunos
de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a Archivo > Opciones >
Avanzadas > Sección General > Modificar listas personalizadas
Rellenado de una serie con Relleno rápido

Otra opción para ahorrar tiempo a la hora de rellenar con datos es la característica Relleno rápido,
que se implementó en Excel 2013. Con el Relleno rápido, puede completar rápidamente una columna
a partir de un ejemplo que se basa en datos existentes en las columnas adyacentes. Como muestran
los pasos siguientes, por ejemplo, puede crear, prácticamente de manera instantánea, columnas para
los nombres y los apellidos si el nombre completo aparece en otra columna. Antes de escribir el ítem
inicial (como el nombre) en una columna y comenzar a escribir el segundo ítem en esa cocina, Excel
muestra una vista previa de entradas con el formato similar en el resto de la columna. Si la vista previa
que se presenta es lo que usted quiere, solo presione Entrar para rellenar la columna con las entradas.
PASO A PASO Llenar una serie con Relleno rápido

PREPÁRESE. ABRIR 02 Customers de los archivos de datos para esta lección.
1. Observe que la lista de cliente en la columna A, que incluye el apellido seguido por una coma
y luego el nombre. Necesita crear columnas separadas para los nombres y los apellidos.
2. Seleccione la celda B2 en la columna Nombre
3. Escriba Alondra y luego presione Entrar.
4. En la celda B3, escriba Al para comenzar a escribir el nombre siguiente, Alejandro. Excel
comprende que quiere escribir el resto de los nombres en la columna B y muestra una
vista previa de los resultados (véase la Figura 2-18).
Figura 2-18
El Relleno rápido muestra Escribir el nombre de la primera
la lista posible de todos los persona en B2
nombres
Escriba las primeras dos letras de
la segunda persona en B3 y Excel
supondrá automáticamente que
quiere todos los nombres en la
columna B
5. Presione Entrar para aceptar la sugerencia. Los nombres restantes se completan en la

columna. Observe que Excel también incluye las iniciales medias para esos nombres que
las incluyen.
6. Seleccione la celda C2 en la columna Apellido.
7. Escriba Amaya y luego presione Entrar.
8. En la celda C3, escriba Le para comenzar a escribir el apellido siguiente, Lebrón. Excel
comprende que quiere escribir el resto de los apellidos en la columna C y muestra una
vista previa de los resultados.
9. Presione Entrar para aceptar la sugerencia. Los apellidos restantes se completan en la columna.
10. GUARDAR el libro como 02 Customers Solution.
CÓMO CORTAR, COPIAR Y PEGAR DATOS

Después de escribir datos en una hoja de cálculo, a menudo es necesario reorganizar o cambiar
el orden de parte de dichos datos para que sea más fácil comprender y analizar la hoja de cálculo.
Puede utilizar los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Excel para copiar o mover celdas completas
con su contenido, formato y fórmulas. Estos procesos se abordan a medida que se realizan los
ejercicios de esta sección. También puede copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por
ejemplo, puede copiar el formato solo sin copiar el valor de la celda, o copiar el valor resultante de
una fórmula sin copiar la fórmula en sí misma. También puede copiar el valor de la celda original
pero conservar el formato de la celda de destino.
Las funciones de cortar, copiar y pegar pueden realizarse de varias formas mediante el uso de:
• El mouse
• Los comandos de la cinta
• Los comandos de acceso directo, tales como Ctrl+C (copiar), Ctrl+X (cortar) y Ctrl+V (pegar)
• El panel del Portapapeles de Office
Copia de una serie de datos con el mouse

La edición mediante arrastrar y colocar está activada de forma predeterminada, para que pueda usar
el mouse para copiar (duplicar) o mover celdas. Solo tiene que seleccionar la celda o el rango de
celdas que desea copiar y mantener presionada la tecla Ctrl mientras apunta al borde de la selección.
Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia (flecha con un signo más), podrá
arrastrar la celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. A medida que arrastra, una información
en pantalla desplazable identifica dónde se copiará la selección si suelta en ese momento el botón
del mouse. En este ejercicio, practicará la copia de datos con el mouse.
PASO A PASO Copiar una serie de datos con el mouse

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel.
1. Abra el archivo 02 Customer Houses.
2. Seleccione el rango A12:A22.
3. Presione Ctrl y posiciónese sobre el borde derecho del rango seleccionado. Se mostrará
el puntero de copia.
Solución de
problemas
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse
y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la información en
pantalla desplazable junto a la selección.
5. Suelte el botón del mouse y deje de presionar Ctrl. Los datos en A12:A22 también
aparecen en H12:H22.
Traslado de una serie de datos con el mouse

Los datos pueden moverse de una ubicación a otra de un libro de forma muy parecida a las
operaciones de copia. Para mover una serie de datos, seleccione la celda o el rango de celdas y
apunte el borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento,
30 Lección 2
podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a otra ubicación. Cuando se mueven datos, estos
reemplazan los datos existentes en las celdas de destino. En este ejercicio, practicará mover una serie
de datos de un rango de celdas a otro.
PASO A PASO Mover una serie de datos con el mouse

PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. Seleccione E12:E22.
2. Posiciónese sobre el borde derecho del intervalo seleccionado. El puntero de movimiento
(una flecha blanca con cuatro flechas negras más pequeñas) se muestra.
3. Con el puntero de movimiento visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del
mouse y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca I12:I22 en la información
en pantalla desplazable junto al intervalo seleccionado.
4. Suelte el botón del mouse. En la hoja de cálculo, las celdas de destino están vacías; por
lo tanto, no es preciso preocuparse por reemplazar los datos existentes. Los datos que
antes se encontraban en E12:E22 ahora están en I12:I22.
5. Arrastre A1 a H12. Observe que un cuadro de diálogo le advierte acerca de la sustitución
del contenido de las celdas de destino.
6. Haga clic en Cancelar.
7. Arrastre A1 a H11.
8. Arrastre E1 a I11. La hoja de cálculo debe tener un aspecto similar a la de la Figura 2-19.
Figura 2-19
Libro 02 Customer Houses
##### indica que las entradas no se pueden mostrar

con este formato
Nota Cuando se intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro
de diálogo de advertencia. “Aquí ya hay datos. ¿Quieres reemplazarlos?” es un recordatorio de que
mover los datos a una nueva ubicación reemplaza los datos existentes. Puede haga clic en Aceptar
o cancelar la operación.
Copiado y pegado de datos

El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados que están
disponibles para usarlos en el libro activo, en otros libros o en otros programas de Microsoft Office.
Puede pegar (insertar) los elementos seleccionados desde el Portapapeles en una nueva ubicación
de la hoja de cálculo. Los datos cortados (movidos) se extraen de la hoja de cálculo, pero siguen
estando disponibles para usarlos en varias ubicaciones. Si copia varios elementos y luego hace clic
en Pegar, solo se pegará el último elemento copiado. Para obtener acceso a varios elementos, debe
abrir el panel del portapapeles. En este ejercicio, usará comandos del grupo Portapapeles y el panel
del Portapapeles para copiar y pegar datos de celdas.
PASO A PASO Copiar y pegar datos

PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses del ejercicio anterior.
1. En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en el Selector del cuadro de diálogo
Portapapeles. El panel Portapapeles se abrirá en el lado izquierdo de la hoja de cálculo.
El último elemento copiado se agrega siempre a la parte superior de la lista de este
panel y es el elemento que se copiará cuando haga clic en Pegar o en un comando de
acceso directo.
2. Seleccione A1:E22 y presione Eliminar.
3. Seleccione H11:I22 y, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar. El borde
que rodea el intervalo seleccionado se convierte en un borde móvil.
4. Seleccione A1 y haga clic en el botón Pegar. El borde móvil permanece activa alrededor
de H11:I22. Un rango copiado no se desactiva hasta que escriba texto nuevo, se ejecute
otro comando, se haga doble clic en otra celda o se presione Esc.
5. Seleccione A20 y haga clic en la flecha desplegable del botón Pegar. Aparecerá el menú
Opciones de pegado (véase la Figura 2-20).
Figura 2-20
Menú Opciones de pegado
6. Bajo Pegar valores, seleccione la primera opción. Observe que los valores del rango
B21:B31 ya no tienen formato.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl+Inicio para volver a la parte superior del libro. Haga clic en el botón Cerrar
situado en la esquina superior derecha del panel de Portapapeles para cerrarlo.
10. GUARDAR el libro como 02 Customer Houses Solution.
Nota Si se posiciona sobre las opciones de Pegado en el menú contextual o las opciones de pegado en el
grupo Portapapeles, podrá ver los cambios antes de aplicarlos en realidad.
32 Lección 2
EDICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN LIBRO

El libro tiene una serie de propiedades asociadas que facilitan su administración. Entre las
propiedades figuran elementos que el usuario cambia indirectamente como el tamaño del archivo
o la fecha en que este se editó por última vez. Las propiedades de libro también incluyen
elementos que se cambian directamente, como las palabras clave. Si se asignan palabras clave
(También llamadas etiquetas) a las propiedades de un documento, será más fácil organizar y buscar
documentos. También puede agregar más notas al archivo para clasificar y administrar documentos.
Asignación de palabras clave

Si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la palabra clave ventas a hojas de cálculo que contienen
datos sobre ingresos. Esto hará que pueda buscar y localizar todos los archivos que contengan
información sobre ventas. Puede asignar más de una palabra clave a un documento.
PASO A PASO Asignar palabras clave

PREPÁRESE. USE el libro 02 Customer Houses Solution del ejercicio anterior.
1. Haga clic en Archivo. La vista Backstage mostrará las propiedades actuales en el lado
derecho de la ventana.
2. Al final del panel derecho, haga clic en el vínculo Mostrar todas las propiedades para ver
las propiedades adicionales.
3. Haga clic en el campo Etiquetas y escriba Cliente, M. cuadrados, Precio.
4. Haga clic en el campo Categorías y escriba Ingresos.
5. Haga clic en el campo Compañía y escriba Fabrikam, Inc..
6. Sobre el campo Tamaño, haga clic en la flecha desplegable Propiedades del documento
y, a continuación, en Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades
(véase la figura 2-21).
Cuadro de diálogo Flecha desplegable Propiedades del documento

Propiedades
Figura 2-21
Propiedades del documento
actual
7. Haga clic en la pestaña Resumen del cuadro de diálogo para ver las propiedades que introdujo.
8. Haga clic en la pestaña Estadísticas para ver la fecha de modificación del archivo.
9. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
10. Presione Esc para volver a la hoja de cálculo.
11. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 2 como 02 Customer Houses Prop Solution.

Después de guardar el archivo, la pestaña Estadísticas registrará cuándo se obtuvo acceso al archivo
y cuándo se modificó. También identificará a la persona que guardó el archivo por última vez.
Después de guardar un libro, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el
nombre del libro.
Proyectos
Proyecto 2-1: Creación de un libro

En este proyecto, creará un nuevo libro de Fabrikam, Inc., que es el resultado de un grupo focal que
muestra las opciones para la casa más deseadas para compradores primerizos.
PREPÁRESE. INICIE Excel y empiece un libro en blanco nuevo.

1. Haga clic en la celda A1, escriba Fabrikam Inc. y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda A2 y escriba Solicitudes del grupo focal (20 a 30 años).
3. A partir de la celda A4, escriba las siguientes etiquetas y valores. Presione Tab entre cada
nueva celda e Entrar para pasar a una nueva fila:
Opción Prioridad Costo
Sala de juegos Bajo $25,000
Equipos para ejercitación Bajo 2500
Jardín con cerco para perro Medio 10,000
TV HD pantalla plana Medio 1000
Amoblado Medio 15,000
Lavadora y secadora de ropa Alto 1500
Lavavajillas Medio 1000
Bicisenda cercana Alto 0
Aro de Básquet Bajo 100
4. Si es necesario, ajuste los anchos de columna para mostrar todo el texto en las
columnas.
5. Arrastre el controlador de relleno desde la celda C5 hasta la celda C13 y elija Rellenar
formatos solo.
6. GUARDAR el libro como 02 Focus Group Solution en la carpeta Excel Lesson 2 que creó
en un ejercicio anterior.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 2-2: Configuración de las propiedades de un documento y asignación

de palabras clave
En este proyecto, utilizará las propiedades del documento para asignar propiedades a un libro
existente.
PREPÁRESE. Si es necesario, ABRIR el libro 02 Focus Group Solution que creó en el proyecto
anterior.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Propiedades y luego, en Propiedades avanzadas. Haga clic en la pestaña
Resumen.
34 Lección 2
3. Haga clic en el campo Título, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab.
4. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab.
5. En el campo Autor, escriba [su nombre] y luego presione Tab cuatro veces.
6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades.
7. Haga clic en ACEPTAR.
8. GUARDAR el libro como 02 Focus Properties Solution en la carpeta Excel Lesson 2.
9. CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
Uso de Office Backstage
3
Aptitudes Objetivo del examen Número de objetivo
Impresión con Backstage Establecer un área de impresión. 1.5.1

Imprimir un documento completo o una parte del
documento. 1.5.3
Establecer la escala de impresión. 1.5.4
Modificar la configuración de la página. 1.3.4
Cambio del entorno de Excel Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. 1.4.3
Acceso a las plantillas de Excel y su uso Crear un libro. 1.1.1
Vista Backstage de Microsoft Excel 2016
La cinta es una interfaz visual que permite trabajar en un archivo y realizar tareas como cambiar las
fuentes, crear gráficos y dar formato a números. Por otra parte, la vista Backstage es una interfaz
visual con la que puede utilizar y dominar funciones de administración de archivos de Excel. Esto
permite realizar acciones sobre un archivo en vez de dentro de un archivo. El panel de navegación del
lado izquierdo de la vista Backstage (véase la Figura 3-1) le da acceso a comandos relacionados con
el libro y el archivo por medio de una serie de pestañas, entre las que se encuentran Nuevo, Abrir,
Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Cada pestaña
le brinda opciones y configuraciones relacionadas para administrar los archivos de libro de Excel.
Las opciones adicionales afectan la vista en el panel derecho Cerrar la ventana
Botón
Volver al
documento
Pestañas
del panel de
navegación
Cerrar
libro
Figura 3-1
Vista Backstage: pestaña Abrir
35
36 Lección 3
ACCESO Y USO DE LA VISTA BACKSTAGE

En la ventana de Excel 2016, se ve a la pestaña verde Archivo en la esquina superior izquierda.
Se trata del acceso a la vista Backstage. Cuando hace clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista
Backstage, verá el panel de navegación del lado izquierdo de la pantalla, con comandos relacionados
a la administración de archivos (véase la Figura 3-1). También puede acceder a la vista Backstage
presionando Alt+A. Si quiere volver al libro desde la vista Backstage, haga clic en el botón Volver al
documento en la esquina superior izquierda o presione Esc.
IMPRESIÓN CON BACKSTAGE

La vista Backstage contiene comandos y opciones de impresión de Excel. Puede utilizar la
configuración de impresión para manipular elementos del libro como los márgenes, la orientación,
el tamaño del papel y así sucesivamente. Muchos de estos comandos también están disponibles en
la pestaña Diseño de página en la cinta.
Configuración del área de impresión

Puede utilizar las opciones de impresión de la vista Backstage para imprimir solamente una parte
seleccionada o un área de impresión de un libro de Excel. En este ejercicio, aprenderá a seleccionar
un área de un libro para imprimirla. Solo imprime la lista de elementos en la hoja de cálculo. Tenga
en cuenta que este comando se utiliza generalmente en una hoja de cálculo más grande, que ocupa
varias páginas de impresión, para que pueda especificar un área de impresión más pequeña si no
quiere imprimir la hoja de cálculo o el libro completos.
PASO A PASO Configurar el área de impresión

PREPÁRESE. ABRIR 03 Contoso Potluck en los archivos de datos de esta lección.
1. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda A3, mantenga presionado el botón del mouse
y arrastre hasta la celda A13. El rango de celdas seleccionado debe resaltarse en gris
Figura 3-2
Selección de un área
de impresión
2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Imprimir en el panel de navegación.
3. Bajo Configuración, haga clic en el primer botón, denominado Imprimir hojas activas
(el nombre del botón cambia si realiza una selección diferente). Se mostrará un menú
desplegable de opciones para establecer el área de impresión.
4. En el menú que aparece, haga clic en Imprimir selección. Acaba de establecer el área de
impresión. Observe que en el panel de Vista previa de impresión a la derecha se puede ver
únicamente la lista de ítems que se llevarán y no el texto de las filas 1 y 2 (véase la Figura 3-3).
Uso de Office Backstage 37
El botón muestra Imprimir selección Área de impresión seleccionada

Figura 3-3
Área de impresión seleccionada
en el panel de Vista previa
de impresión
5. Haga clic en el botón Volver al documento. No va a imprimir en este momento.
PAUSA. GUARDE el libro en una nueva carpeta llamada Excel Lesson 3 con el nombre
03 Contoso Potluck Solution y CIERRE Excel.
Nota Especificar un área de impresión desde la vista Backstage no guarda la configuración con el libro.
Si quiere guardar el área de impresión para usarla en otro momento, seleccione el rango del área
de impresión y luego, en la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión y luego en
Establecer área de impresión. Para restablecer el área de impresión, seleccione Área de impresión
y luego haga clic en Borrar área de impresión.
Impresión de hojas de cálculo seleccionadas

En este ejercicio, aprenderá a acceder a las opciones de impresión de hojas de cálculo individuales
en un libro. Puede usar estas opciones para imprimir únicamente la hoja de cálculo actual o para
imprimir varias hojas de cálculo.
PASO A PASO Imprimir hojas de cálculo seleccionadas

PREPÁRESE. INICIE Excel 2016 y luego siga estos pasos:
1. ABRIR 03 Contoso Potluck Depts. Se trata de una versión modificada del libro comida
compartida que creó anteriormente. En este caso, hay tres hojas de cálculo diferentes
para tres departamentos diferentes.
2. Haga clic en cada una de las tres pestañas de la hoja de cálculo: RR. HH., Operaciones
y Finanzas. Observe que el título de la celda C1 muestra el nombre del departamento
y que el número de platos para llevar a la comida compartida depende del tamaño del
departamento. Haga clic en la pestaña RR. HH..
3. Presione Ctrl+P para mostrar las opciones de impresión en la vista Backstage. En el panel de
Vista previa de impresión se muestra la primera hoja de cálculo. Excel imprime, de manera
predeterminada, solo las hojas activas. Observe que el número de página muestra 1 de 1. Esto
indica que solo se imprimirá una de las hojas de cálculo y que todo cabrá en una sola página.
4. Presione Esc o haga clic en el botón Volver al documento.
5. Mientras que la hoja de cálculo RR. HH. está activa, mantenga presionada la tecla Ctrl y
haga clic en la pestaña Finanzas. Ahora están seleccionadas las hojas de cálculo RR. HH.
y Finanzas.
6. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Ahora en el área de
vista previa de impresión, la parte inferior de la pantalla muestra 1 de 2 con la vista previa
de la hoja de cálculo de RR. HH.. Haga clic en la flecha derecha para ir a la segunda página y
observe las vistas previas de la hoja de cálculo Finanzas (véase la Figura 3-4).
38 Lección 3
El botón muestra Imprimir hojas activas La página 2 es la hoja de Finanzas

Figura 3-4
Se imprimirán dos
hojas de cálculo
La página 1 es la hoja de RR. HH.
7. En la sección Configuración de las opciones de impresión, haga clic en la flecha

desplegable Imprimir hojas activas. En el menú desplegable que aparece, observe que
puede seleccionar varias opciones de impresión para el libro o la hoja de cálculo.
8. Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro sin imprimir.
PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Impresión de un libro completo

En la mayoría de los escenarios en los negocios, los libros están compuestos por varias hojas de
cálculo. Es mucho más fácil imprimir un libro completo que imprimir individualmente las hojas
de cálculo de un libro. En este ejercicio, utilizará los comandos de la vista Backstage para imprimir
un libro completo.
PASO A PASO Imprimir un libro completo

PREPÁRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego, en Abrir si no está seleccionado. Como acaba de
utilizar el libro 03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista
de elementos recientes.
2. Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo.
3. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.
4. Observe que no se muestra el libro completo en el área de Vista previa de impresión.
Esto se debe a que no guardó el libro después de seleccionar varias hojas en el ejercicio
anterior.
5. En las opciones de Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en la flecha
desplegable Imprimir hojas activas y luego, en Imprimir todo el libro (véase la Figura 3-5).
Ahora en el área de Vista previa de impresión, la parte inferior de la pantalla muestra
1 de 3.
6. Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro sin imprimir.
PAUSA. CIERRE Excel y no GUARDE el libro.

Figura 3-5
Impresión de un libro completo
Seleccionar Imprimir todo el libro
Aplicación de opciones de impresión

El comando Imprimir de la vista Backstage ofrece una serie de opciones para personalizar los libros
impresos. Este ejercicio lo prepara para personalizar esas opciones como la configuración de una
página, la escala, la selección de papel y las líneas de cuadrícula. Todo eso se puede configurar con
los comandos de la vista Backstage.
PASO A PASO Aplicar las opciones de impresión

PREPÁRESE. INICIE Excel, ABRIR 03 Contoso Potluck HR y asegúrese de que la hoja de
cálculo HR-P1 esté seleccionada.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Imprimir (véase la Figura 3-6). Observe que
la hoja de cálculo es pequeña y que sería una buena idea tener líneas para que la gente
escriba en una página impresa.
Figura 3-6 Opciones de impresión de hoja de cálculo

Área de Configuración
de impresión de la
vista Backstage
Opciones de orientación de la página
Opciones de tipo de papel
Opciones de margen
Opciones de escala
40 Lección 3
2. En la sección Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en la flecha desplegable de

Márgenes y luego haga clic en Ancho. Los nuevos márgenes permitirán perforar la hoja
de cálculo y guardarla en una carpeta.
3. Haga clic en el desplegable de Escala y observe las opciones que aparecen más abajo.
Las opciones de escala garantizan que todas las columnas, las filas o la hoja de cálculo
completa quepan en una sola página.
• La opción actual es Sin escalado, así que el documento se imprimirá con el mismo tamaño que
el de la hoja de cálculo.
• Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de cálculo en una sola página, seleccione Ajustar
hoja en una página.
• Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una página.
• Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una página.
4. En este caso, deberá agrandar el tamaño del texto sin cambiar la fuente. Haga clic en
Personalizar opciones de escala. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página.
5. Asegúrese de que la pestaña Página esté seleccionada y active Horizontal para que la
página se imprima horizontalmente.
6. En el ajuste de escala, escriba 175 para el% del tamaño normal.
7. Haga clic en la pestaña Hoja y, en la sección Imprimir, active la casilla Líneas de división.
8. Haga clic en ACEPTAR para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la
pantalla sigue indicando 1 de 1. Esto significa que solo se imprimirá una única página y
que la vista preliminar muestra texto más grande con cuadros alrededor de cada celda.
9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botón Volver al documento y luego, en la hoja
de cálculo HR-P2.
10. Presione Ctrl+P para ir a la pestaña Imprimir de la vista Backstage y observe que la parte
inferior de la pantalla indica que el documento se imprimirá en dos páginas.
11. Cambie la configuración para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una
página y agregue líneas de división basándose en los pasos anteriores de esta sección.
La Vista previa de impresión debe verse como en la Figura 3-7.
Figura 3-7
Vista final de la hoja de
cálculo HR-P2 en la Vista
previa de impresión
12. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready
Solution.
PAUSA. CERRAR el libro y mantenga Excel abierto para el ejercicio siguiente.
CAMBIO DEL ENTORNO DE EXCEL

La vista Backstage también ofrece una serie de comandos y de opciones para cambiar el entorno
de trabajo de Excel. En esta sección, aprenderá a manipular varios elementos del entorno de Excel,
como la cinta y la Barra de herramientas de acceso rápido Al hacerlo, modifica la configuración
predeterminada de Excel. La Configuración predeterminada consiste en una serie de

opciones preestablecidas que determinan cómo se comportará Excel cuando ejecute una acción. Por
ejemplo, una impresora predeterminada es la que siempre se utilizará para imprimir los documentos,
a menos que cambie la configuración. De forma predeterminada, hay una hoja de cálculo en un libro,
y la fuente es Calibri de 11 puntos, aunque también puede cambiar estas configuraciones.
Nota Después de personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido y la cinta en los ejercicios
siguientes, seguirá los pasos para restablecer la configuración predeterminada de Excel.
Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

No se puede cambiar el tamaño de la Barra de herramientas de acceso rápido, aunque sí se puede
personalizar agregando y quitando botones de comandos. En este ejercicio, personalizará la Barra
de herramientas de acceso rápido agregando comandos para las funciones que utiliza con más
frecuencia en Excel y organizando los botones de comandos de la barra de herramientas que se
adapten mejor a sus necesidades y a su estilo de trabajo.
PASO A PASO Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

PREPÁRESE. ABRIR un libro en blanco de Excel.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. En el panel de navegación, haga clic en la pestaña Opciones. Se abrirá el cuadro de
diálogo Opciones de Excel.
3. En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Barra de herramientas de
acceso rápido para mostrar las opciones de la Barra de herramientas de acceso rápido.
En el panel de la derecha, la lista de la izquierda contiene los comandos que puede
agregar a la barra de herramientas. La lista de la derecha muestra los comandos que
figuran actualmente en la barra de herramientas.
4. En la lista de la izquierda, desplácese hacia abajo, haga clic en Copiar formato (véase la
Figura 3-8), y luego, en el botón Agregar del centro de las dos listas para agregar Copiar
formato a la Barra de herramientas de acceso rápido.
Grupo de comandos predeterminado Lista de comandos

Figura 3-8
Personalización de la barra de
herramientas de acceso rápido
Mover el comando seleccionado Botón restablecer la configuración predeterminada

42 Lección 3
5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos más que ejecute a menudo a la
Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando haya acabado, haga clic en ACEPTAR
para aplicar los cambios (los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en aceptar).
6. Observe que la Barra de herramientas de acceso rápido ahora incluye botones de
comandos adicionales. Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que
agregara a la barra de herramientas. En cualquier momento, puede restablecer la barra
de herramientas en sus valores predeterminados.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de la Barra de
herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de
acceso rápido por debajo de la cinta. Cerca de la esquina inferior derecha del cuadro
de diálogo Opciones de Excel, haga clic en el botón Restablecer y luego,
en Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en
Sí para confirmar y luego, en ACEPTAR.
Personalización de la cinta
Tal como se mencionó en la Lección 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular
objetos en la hoja de cálculo. Puede agregar una pestaña nueva de la cinta, agregar un grupo en
cualquier pestaña de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comando de
las pestañas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la pestaña
Inicio, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamaño de la fuente, agregar negrita, cursiva o
subrayado, o cambiar el color de la celda o de la fuente.
El cuadro de diálogo Opciones de Excel también ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede
agregar y quitar comandos, y puede cambiar la ubicación de los comandos de la cinta para facilitar
el acceso a los comandos que ejecuta con más frecuencia. En este ejercicio, utilizará los comandos
del cuadro de diálogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaña y un grupo de comandos
para que contengan los comandos que ejecuta con frecuencia. Luego, restablecerá la personalización
para volver a la cinta predeterminada.
PASO A PASO Personalizar la cinta

1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage.
2. Haga clic en la pestaña Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta. Aparecerán
las opciones de Personalizar la cinta. De forma predeterminada, la opción Comandos
más utilizados está seleccionada en el cuadro desplegable Comandos disponibles en.
La lista de comandos más utilizados aparece en la lista que está por debajo del cuadro
desplegable. Asimismo, de forma predeterminada, la opción Pestañas principales
aparece en el cuadro Personalizar la cinta a la derecha, con las pestañas principales de la
cinta enumeradas debajo.
4. En la lista de comandos populares, haga clic en Copiar formato. Observe que el botón
Agregar del centro del cuadro de diálogo está ahora activo.
5. En la lista Personalizar la cinta a la derecha, haga clic en el + anterior a Inicio para
ampliar la lista de grupos de comandos de la pestaña Inicio si aún no está ampliada.
Puede utilizar este método para mostrar los grupos actuales disponibles en una pestaña
de la cinta.
6. En las opciones de Personalizar la cinta, haga clic en el botón Nueva pestaña que
se muestra en la Figura 3-9 para insertar una nueva pestaña en blanco en la lista
Personalizar la cinta. Cuando haga clic en Nueva pestaña, se creará automáticamente un
Grupo nuevo en la Nueva pestaña.
7. Haga clic en el elemento de la lista Nueva pestaña (personalizado) a la derecha para
seleccionarlo y luego, en el botón Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar
nombre que aparece, escriba Mi nueva pestaña y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.
Grupo de comandos predeterminado Lista de comandos Comandos actuales
Figura 3-9
Personalización de la cinta
Botón Nueva pestaña Botón restablecer la configuración predeterminada
8. En la nueva pestaña, haga clic en Nuevo grupo (personalizado) para seleccionarlo.

Vuelva a hacer clic en el botón Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de diálogo Cambiar
nombre le permitirá seleccionar un símbolo (véase la Figura 3-10). Seleccione el símbolo
de mano. En el cuadro Nombre para mostrar, escriba Mi nuevo grupo y, a continuación,
haga clic en ACEPTAR. Podrá ver Nuevo grupo con el nombre cambiado.
Figura 3-10
Cuadro de diálogo Cambiar Símbolo de mano
nombre de grupo
Escriba un nombre de grupo
Imágenes prediseñadas cortesía de Microsoft

44 Lección 3
9. En la lista Personalizar la cinta a la derecha, haga clic en el elemento de la lista Mi nuevo

grupo. En la lista de comandos de la izquierda, haga clic en el comando que prefiera y,
a continuación, haga clic en el botón Agregar. El comando aparecerá en la pestaña nueva
de la cinta. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos y,
a continuación, agregue otro comando de esta lista. En la lista Comandos disponibles en,
seleccione Pestaña Archivo y, a continuación, agregue otro comando. La pantalla deberá
parecerse a la de la Figura 3-11.
Pestaña recién
Opción Personalizar cinta resaltada Pestaña Archivo agregada Grupo personalizado
Figura 3-11
Comandos de la
cinta agregados
Comandos agregados al grupo de cinta
10. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando salga,
verá su pestaña llamada Mi nueva pestaña en la cinta.
11. Haga clic en la pestaña Mi nueva pestaña. Los comandos se mostrarán en Mi nuevo
grupo, en la pestaña.
12. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la cinta y luego, haga
clic en Personalizar la cinta. Cerca de la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo
Opciones de Excel, haga clic en el botón Restablecer y luego, en Restablecer todas las
personalizaciones. Haga clic en Sí para confirmar y luego, en ACEPTAR.
ACCESO A LAS PLANTILLAS DE EXCEL Y SU USO

Excel cuenta con varias plantillas que están disponibles cuando inicia Excel o cuando hace clic en
la pestaña Archivo y selecciona Nuevo. Además, hay muchas más plantillas que puede buscar. Las
plantillas son archivos que ya incluyen formato y fórmulas completos con diseños, herramientas
y tipos de datos específicos. Este ejercicio lo familiarizará con la ubicación de las plantillas y con la
forma de seleccionarlas y de utilizarlas.
Selección de una plantilla desde la pestaña Nuevo

Las plantillas permiten crear libros profesionales en una fracción del tiempo que necesitaría para
desarrollarlos desde cero. Se pueden usar, por ejemplo, para presupuestos, modelos de préstamo,
facturas, calendarios, etc.
PASO A PASO Seleccionar una plantilla de la pestaña Nuevo

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. La ventana Nuevo
muestra con una serie de plantillas recomendadas. Ya utilizó la plantilla de libro en
blanco de este libro.
2. Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en el icono Seguimiento de proyectos.
Solución de En algunos casos necesitará buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no
problemas puede encontrar la plantilla Seguimiento de proyectos, escríbala en el cuadro de búsqueda de
plantillas en línea.
3. Haga clic en el botón Crear. Observe que hay dos hojas de cálculo en este libro:
el Seguimiento de proyectos con los datos de ejemplo que puede cambiar y la
Configuración que le permite incorporar una lista de categorías y de empleados. Cuando
haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en Archivo y luego, en Cerrar. Si se le
solicita, no guarde los cambios.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.
5. Busque la plantilla Calendario académico, haga clic en ella y luego, en el botón Crear.
6. Haga clic en el año y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al año en curso si
es necesario. Haga clic en el nombre del mes y seleccione el mes actual de la lista
desplegable.
7. Desplácese hacia abajo en la hoja de cálculo para ver los meses adicionales que se
muestran en la plantilla.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 3 con el nombre 03 My Calendar Solution.
9. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. Observe que la
plantilla Calendario académico aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas
porque se usó recientemente.
10. Haga clic en el cuadro Buscar plantillas en línea en la parte superior de la pantalla.
Escriba Presupuesto y luego presione Entrar. Observe que Excel muestra una lista de
plantillas descargadas, así como también una lista de Categoría a la derecha para que
pueda delimitar la búsqueda (véase la Figura 3-12).
46 Lección 3
El botón Inicio lo dirige a El cuadro de búsqueda permite

la ventana nueva original buscar plantillas adicionales Categorías de plantillas
Figura 3-12
Plantillas de Venta mostrados
en la ventana Nuevo
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y luego CERRAR Excel.
Nota Puede modificar el libro de calendario con su nombre, el nombre de la empresa y sus fotos favoritas
para personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los demás.
Proyectos
Proyecto 3-1: Búsqueda y uso de una plantilla

En este proyecto, buscará una plantilla para películas y agregará su propia película.

1. Haga clic en la pestaña Archivo, luego, en Nuevo y busque la plantilla Lista de películas.
2. Haga clic en el botón Crear.
3. Agregue una película adicional a la lista.
4. GUARDAR el libro como 03 My Movies Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 3-2: Impresión de un área específica de una hoja de cálculo

En este proyecto, Imprimirá un área seleccionada en la hoja de cálculo y luego, una hoja de cálculo
específica.
PREPÁRESE. ABRIR el archivo desde la carpeta Excel Lesson 3 titulado 03 My Movies

Solution.
1. Seleccione el rango D5:L9
2. ABRIR la Vista Backstage.
3. Haga clic en Imprimir en el panel de navegación de Vista Backstage.
4. En la sección Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en la flecha desplegable
Imprimir hojas activas y en la opción Imprimir selección del menú desplegable.
5. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el área seleccionada de la hoja de cálculo.
6. En la vista Backstage, haga clic en la pestaña Imprimir para volver a las opciones de
Configuración, abra el menú desplegable Imprimir selección y, a continuación, haga clic
en Imprimir hojas activas.
7. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la hoja de cálculo activa.
8. CERRAR el libro.
CERRAR Excel.
48 Lección 3

Información acerca de las fórmulas y su visualización Mostrar fórmulas. 1.4.8

Uso de referencias de celdas en fórmulas Insertar referencias. 4.1.1
Uso de referencias de celda externas Insertar referencias. 4.1.1
Excel le permite crear un gran número de fórmulas simplemente escribiendo en una celda o
utilizando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirán en una fórmula. Por
ejemplo, puede crear fórmulas básicas de adición, sustracción, multiplicación y división utilizando
estos métodos. Sin embargo, como ya descubrió en lecciones anteriores, la interfaz de usuario
dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta lección, utilizará unos cuantos
grupos de comandos de la pestaña Fórmulas para mostrar fórmulas y rangos de nombre para
utilizarlos en fórmulas.
Cuadro de nombres Barra de fórmulas Ver y editar rangos con nombre Asignar nombre Crear desde la selección Mostrar fórmulas
Figura 4-1
La pestaña Fórmulas
en Excel 2016
Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiarice con
algunos de los grupos de comandos de la pestaña Fórmulas y los utilice para trabajar con fórmulas.
Aprenderá sobre los comandos adicionales de la pestaña Fórmulas en la siguiente lección, que
aborda las funciones.
INFORMACIÓN ACERCA DE LAS FÓRMULAS Y SU VISUALIZACIÓN

La verdadera ventaja de Excel radica en su capacidad para realizar cálculos complejos y comunes.
Las fórmulas constituyen uno de los elementos fundamentales de Excel, ya que le permiten sumar,
restar, multiplicar y dividir números. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se
almacena internamente y los resultados se muestran en la celda. Puede ver la fórmula subyacente
en la barra de fórmulas cuando la celda está activa, cuando hace doble clic en la celda para editarla
o utilizando la pestaña Fórmulas.
49
50 Lección 4
PASO A PASO Mostrar fórmulas

PREPÁRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRIR un
libro en blanco nuevo.
1. Haga clic en la celda A1.
2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de escribir una fórmula.
Nota Las fórmulas deben escribirse sin espacios, aunque si introduce alguno, Excel los eliminará cuando
presione Entrar.
3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la fórmula se muestra en la celda,
pero que la fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas (véase la Figura 4-2).
Figura 4-2
Visualización de una fórmula
en la barra de fórmulas
Resultados de la fórmula La fórmula se muestra

muestra en la celda en la barra de fórmulas
4. Haga doble clic en la celda A1. La fórmula aparecerá en la celda activa y en la barra de
fórmulas. Puede editar la fórmula de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar
fórmulas. Se mostrará la fórmula de la celda A1.
Nota Mientras visualiza las fórmulas en la hoja de cálculos, no verá los resultados de estas fórmulas.
7. Vuelva a hacer en Mostrar fórmulas para desactivar la visualización de fórmulas.

8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Formula Practice Solution.
Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos, como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones,
con los valores de una hoja de cálculo. En Excel, un valor puede ser un número, una dirección de
celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un número o una dirección de
celda en términos de fórmulas. Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores
de cálculo. Los Operandos identifican los valores que se utilizarán en el cálculo. Un operando
puede ser un valor constante o una variable como una referencia de celda, un rango de celdas u otra
fórmula. Una constante es un valor de texto o un número que se introduce directamente en una
fórmula. Una variable es un símbolo o un nombre que representa otra cosa, ya sea una dirección
de celda, un rango de celdas y así sucesivamente. Los Operadores de cálculo especifican los
cálculos que se realizarán. Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las
fórmulas empiezan con un signo igual (=).
Nota Puede empezar una fórmula con un signo más (+) o un signo menos (−) como operador de inicio
de cálculo, pero Excel lo cambiará a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no reconoce
una fórmula del tipo 3+4= como fórmula legítima. Excel la tratará como una cadena de caracteres
normal.
Uso de fórmulas básicas 51
Excel utiliza cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de

texto y referencia. En esta lección se estudian varios operadores aritméticos y el signo igual, que es
un operador de comparación. Los operadores aritméticos se enumeran en la Tabla 4-1.
Tabla 4-1
Operador aritmético Nombre Cálculo Ejemplo
Operadores aritméticos
de Excel + Signo más Suma 5+2
− Signo menos Resta 5–2
Negación –5
* Asterisco Multiplicación 5*2
/ Barra diagonal División 5/2
% Signo de porcentaje Porcentaje 20%
^ Símbolo de intercalación Exponenciación 5^2
Cuando crea una fórmula, aparece en la barra de fórmulas y en la misma celda. Cuando complete
la fórmula y presione Entrar, el valor se mostrará en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas
si selecciona la celda. Puede editar una fórmula en la celda o en la barra de fórmulas, de la misma
forma en la que puede editar cualquier entrada de datos.
Cuando hace clic en el botón Mostrar fórmulas de la pestaña Fórmulas, se muestran todas las
fórmulas de la hoja de cálculo. Vuelva a hacer clic en el botón Mostrar fórmulas para desactivar la
visualización de fórmulas.
INFORMACIÓN ACERCA DEL ORDEN DE LAS OPERACIONES

Si utiliza más de un operador en una fórmula, Excel seguirá un orden específico, llamado el
orden de operaciones, para calcular la fórmula. Los paréntesis desempeñan un papel importante
en el control del orden de las operaciones.
PASO A PASO Comprender el orden de las operaciones

PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda A1 para activarla.
2. Haga clic en la barra de fórmulas.
3. Escriba 7 + 8 entre paréntesis.
4. Escriba 3 / 2 entre paréntesis.
5. Escriba (7 + 8) * (3 / 2) entre paréntesis, tal como se muestra en la barra de fórmulas de
la Figura 4-3. Presione Entrar. El resultado de la celda A1 cambiará a 18.5.
Figura 4-3
Paréntesis agregados a la
fórmula
6. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 con el nombre 04 Order of Operations

Solution y CERRAR.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
52 Lección 4
Excel aplicará las reglas de las matemáticas para determinar cómo se calculan las fórmulas.
A continuación, se muestra el orden en el que se aplicarán los operadores aritméticos:
•Número negativo (−)
•Porcentaje (%)
•Exponenciación (ˆ)
•Multiplicación (*) y división (/) (de izquierda a derecha)
•Suma (+) y resta (−) (de izquierda a derecha)
Por ejemplo, considere la ecuación original:
7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15
Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera operación será 8 multiplicado
por 3, y el resultado se dividirá por 2. Luego, se agregará 7 y se restará 4.
Puede utilizar los paréntesis en una fórmula para reemplazar el orden estándar de operaciones.
Excel realiza primero los cálculos de las fórmulas que están entre paréntesis. Los paréntesis que
están dentro de paréntesis se denominan paréntesis anidados. Los cálculos se realizan primero
en las fórmulas que están en el conjunto de paréntesis más profundo, y de izquierda a derecha si
los paréntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado de la siguiente
ecuación con paréntesis será diferente al de la anterior:
((7 + 8) * (3 / 2)) − 4 = 18.5
Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera operación es la suma de 7 + 8
multiplicado por el cociente de 3 dividido por 2. A continuación, se resta 4.
Nota Al modificar una fórmula compleja, si decide revertir a la fórmula original y volver a empezar, solo
tiene que presionar Esc. Si ya presionó Entrar, solo tendrá que hacer clic en el botón Deshacer de
la Barra de herramientas de acceso rápido.
USO DE REFERENCIAS DE CELDAS EN FÓRMULAS

Tal como aprendió en la Lección 1, “Información general”, todas las celdas de una hoja de cálculo
de Excel tienen un identificador único que indica su columna y su fila, como A1 (columna A, fila 1)
o E4 (columna E, fila 4). Cuando crea una fórmula, puede hacer referencia al identificador de la
celda en vez de escribir el número que aparece en esa celda. Una referencia de celda identifica la
ubicación de la celda en la hoja de cálculo basándose en la letra de la columna y el número de fila. Si
usa la referencia de una celda en vez de los datos mostrados en la celda aportará mayor flexibilidad
a la hoja de cálculo. Si los datos de una celda cambian, las fórmulas que hagan referencia a la celda
cambiarán también. Por ejemplo, si la celda E1 contiene el número 12, pero más tarde se cambia a
15, cualquier fórmula que haga referencia a la celda E1 se actualizará automáticamente. El mismo
principio se aplica a una celda que contenga una fórmula y a la que se haga referencia en otra fórmula.
Uso de referencias de celda relativas en una fórmula

Una referencia de celda relativa es una referencia que ajusta automáticamente el identificador
de celdas si inserta o elimina columnas o filas, o si copia la fórmula a otra celda. Una referencia de
celda relativa es, por lo tanto, una referencia cuyas referencias cambian “en relación” a la ubicación
donde se copia o se mueve.
PASO A PASO Utilizar referencias de celda relativas en una fórmula

PREPÁRESE. ABRIR el archivo de datos 04 Budget Cell References para esta lección.
2. Haga clic en la barra de fórmulas y reemplace 1200 con la celda B3. Observe que la
celda B3 se resalta y está rodeada por un borde azul mientras modifica la fórmula
Figura 4-4
Introducción de una referencia Introducción de una
de celda relativa referencia de celda relativa
La celda B3 está resaltada

y rodeada con un borde azul
Nota Puede utilizar mayúsculas o minúsculas cuando escribe una referencia de celda en una fórmula. Por
ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la fórmula que introduce. Excel cambia la referencia a
mayúscula cuando presiona Entrar.
3. Presione Entrar. La fórmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la
celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400.
5. Observe en la barra de fórmulas que la fórmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la
fórmula que copió es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la
celda B3 cambió a la celda B6 cuando copió la fórmula tres celdas más abajo y la celda
B6 está en blanco. La referencia de celda se ajusta de manera relativa a la posición en la
hoja de cálculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la
celda a la que se hace referencia mientras se crea o se modifica una fórmula. Con la
celda B21 activa, haga clic en la barra de fórmulas y seleccione B6.
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul
punteado, y la celda B3 aparece en la barra de fórmulas en lugar de celda B6. Presione
Entrar.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Budget Cell References Solution.
Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automáticamente al
copiar o al rellenar la fórmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma predeterminada,
las nuevas fórmulas de Excel utilizan referencias relativas.
En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas utilizando referencias relativas:
• Escribiendo la fórmula directamente en la celda

• Haciendo clic en una celda para incluirla en la fórmula en lugar de escribir la referencia de celda
El segundo método es generalmente más rápido y elimina la posibilidad de escribir un identificador
de celda incorrecto, en especial si necesita crear una fórmula con muchas referencias de celda. Por
ejemplo, es más fácil cometer un error al escribir =D2+D7+D9+D12+D14 que al hacer clic en cada
celda para agregarla a la fórmula.
También puede hacer referencia a un rango de celdas de una fórmula, punto que aprenderá más
adelante en esta lección.
La referencia de celdas muestra otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza operaciones
matemáticas en una serie de números sobre papel, estos están generalmente uno justo al lado del
otro en una columna o una fila. En una hoja de cálculo, los números no tienen que ser adyacentes:
Puede crear fórmulas que refieran a celdas ubicadas en cualquier lugar de la hoja de cálculo.
54 Lección 4
Nota Al crear una hoja de cálculo, considere la posibilidad de utilizar referencias de celda relativas a
menos que sepa que habrá motivo para no ajustar el identificador de la celda al insertar o al eliminar
filas y columnas.
Uso de referencias de celdas absolutas en una fórmula

En ocasiones no es necesario cambiar una referencia de celda al mover o al copiar. Para hacer una
referencia de celda absoluta, utilice el signo de dólar ($) delante de la columna y de la fila de la celda
a la que desea hacer referencia.
PASO A PASO Utilizar una referencia de celda absoluta en una formula

PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
2. Haga clic en la barra de fórmulas e inserte símbolos de dólar en la referencia de celda B3
para que quede como $B$3.
3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B18 usa una referencia de celda absoluta a
la celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado es 1600, que coincide con B18.
5. Copie la celda B21 en la celda C21. El resultado visualizado sigue siendo 1600.
6. Observe que en la barra de fórmulas, la fórmula de las celdas B21 y C21 es, en ambos casos,
=$B$3+500-100. La Figura 4-5 muestra la fórmula para la celda C21. Independientemente
de dónde copie la fórmula de la hoja de cálculo, la fórmula sigue haciendo referencia a
la celda B3.
Figura 4-5
Una referencia de celda
absoluta
Una referencia de celda absoluta

contiene dos signos de dólar
Las celdas B21 y C21 muestran los

resultados de la misma referencia de
celda absoluta
7. GUARDAR el libro.
Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas específico, sin
importar dónde se encuentra la fórmula en la hoja de cálculo. Las referencias de celda absolutas
incluyen dos signos de dólar en la fórmula, delante de la letra de la columna y del número de la fila.
La referencia de celda absoluta $B$3, por ejemplo, siempre se refiere a la columna (B) y a la fila (3).
Cuando copie la fórmula en cualquier celda de la hoja de cálculo, la referencia absoluta no se
ajustará a las celdas de destino.
Uso de referencias de celdas mixtas en una fórmula

También puede crear una referencia mixta en la que una columna o una fila sea absoluta y la
otra, relativa. Por ejemplo, si la referencia de celda de una fórmula es $A5 o A$5, se tendría una
referencia mixta en la que un componente es absoluto y el otro relativo.
PASO A PASO Utilizar una referencia de celda mixta en una fórmula

2. Haga clic en la barra de fórmulas y elimine el signo de dólar que se encuentra delante de
3 en la fórmula, para que quede escrito $B3.
3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B21 utiliza una referencia de celda mixta.
4. Copie la celda B21 en la celda C22. El resultado visualizado es 440, que es diferente del
resultado de B21. Eso se debe a que la fórmula de C22 hace referencia a la celda B4
(véase la Figura 4-6). El signo de dólar de delante de B en la fórmula es absoluto, pero el
número de fila es relativo.
Figura 4-6
Una referencia de celda mixta
Una referencia de celda mixta

contiene un signo de dólar
La celda C22 muestra el resultado de

una referencia de celda mixta
5. Elimine el contenido de las celdas B21, C21 y C22.

Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de
columna absoluta, pero no ambas.
En el ejercicio, la columna de la referencia de celda es absoluta y no cambia en la fórmula,

independientemente de dónde se copie la fórmula. La fila de la fórmula es relativa (no tiene signo
de dólar delante del número de fila 3), por lo que parte de la referencia de celda cambia cuando se
copia la celda.
56 Lección 4
Si copia una fórmula en filas o en columnas, la referencia relativa se ajustará automáticamente,

mientras que la referencia absoluta no se ajustará. Por ejemplo, cuando copió la fórmula que contiene
la referencia mixta $B3 en otra celda de la columna C, la referencia de la celda de destino cambió
a $B4. La referencia de columna se mantuvo igual porque esa parte de la fórmula es absoluta. La
referencia de fila se ajustó porque es relativa.
USO DE REFERENCIAS DE CELDA EXTERNAS

Ha estado creando o modificando referencias de celdas que se refieren a celdas dentro de la misma
hoja de cálculo. Sin embargo, también puede referir a celdas en otras hojas de cálculo del mismo
libro o a otro libro completamente diferente. Las referencias a las celdas ubicadas en libros separados
se consideran referencias externas. Salvo que especifique otro libro u otra hoja de cálculo, Excel
asume que las referencias de celdas corresponden a celdas de la hoja de cálculo actual.
Referencia a datos en otra hoja de cálculo

Una referencia externa se refiere a una celda o a un rango en una hoja de cálculo de otro libro de
Excel o a un nombre definido en otro libro. (Aprenderá a definir nombres de rangos más adelante
en esta lección). Quizás necesite utilizar esta estrategia, por ejemplo, para crear un resumen de datos
en una hoja de cálculo basada en datos de otra hoja de cálculo. Los principios básicos para crear
estas fórmulas son los mismos que los que se utilizan para crear fórmulas que se refieran a datos
dentro de la hoja de cálculo.
PASO A PASO Referirse a datos de otra hoja de cálculo

1. Haga clic en la pestaña de hoja Resumen en el libro 04 Budget Cell References Solution.
2. Haga clic en la celda D8. Quiere que aparezca el pago promedio de electricidad en esta
celda, similar al contenido que aparece en B20 de la hoja de cálculo Detalles de gastos.
Sin embargo, la fórmula debe referirse a la hoja de cálculo Detalles de gastos para
recabar los datos.
3. Escriba =SUMA(‘Detalles de gastos’!N8)/12 y presione Entrar. Esta fórmula divide por
12 el valor de la celda N8 de la hoja de cálculos Detalles de gastos. El resultado es 176,
redondeado debido al formato de la celda aplicado en la hoja de cálculo (véase la Figura 4-7).
Figura 4-7
Creación de un vínculo con una
hoja de cálculo del mismo libro
La fórmula incluye una
referencia a la hoja de cálculo
Detalles de gastos, que se
encuentra en el mismo libro que
la hoja de cálculo Resumen
La celda D8 muestra el
resultado de una fórmula
que hace referencia a una
celda en la hoja de cálculo
Detalles de gastos
El formato de una fórmula que se refiere a una celda en una hoja de cálculo diferente es
nombreDeHoja!DirecciónDeCelda. Es decir, escribe el nombre de la hoja de cálculo externa
seguido de un signo de exclamación, y luego, la dirección de la celda en la hoja de cálculo externa.
Para los nombres de las hojas de cálculo que incluyen un espacio o más, debe encerrar el nombre
entre comillas simples, similar a ‘nombreDeHoja’!DirecciónDeCelda.
También se puede referir a un rango de celdas de una hoja de cálculo externa. Por ejemplo, en el
ejercicio, puede utilizar una fórmula similar, =SUMA(‘Detalles de gastos’!B8:M8)/12 para lograr
el mismo resultado. Esta forma suma los valores del rango B8:M8 y luego los divide por 12 para
conseguir el pago mensual promedio de electricidad durante un año.
Microsoft llama vínculos a las referencias a celdas de otras hojas de cálculo en otros libros porque,
esencialmente, se crea un vínculo con los datos de esas ubicaciones remotas.
Referencia a datos en otro libro

El procedimiento para referirse a datos de otro libro es prácticamente el mismo que para referirse
a datos en otra hoja de cálculo dentro del mismo libro. La diferencia es que, cuando se crea una
referencia a celdas de otro libro, debe encerrar el nombre del otro libro entre corchetes ([ ]), y ambos
libros deben estar abiertos.
PASO A PASO Referencia a datos de otro libro

1. Abra un segundo libro, el archivo denominado 04Budget2016.
2. Vuelva al libro 04 Budget Cell References Solution. En la hoja de cálculo Resumen,
seleccione la celda C3.
3. Escriba =([04Budget2016.xlsx]Resumen!B3) como se muestra en la Figura 4-8 y presione
Entrar. La fórmula se vincula con la celda B3 de la hoja de cálculo Resumen del libro
llamado 04Budget2016.
Figura 4-8
Una referencia externa a una
celda en otro libro
La fórmula incluye una referencia
externa a la hoja de cálculo Resumen
en el 04Presupuesto2016 libro
La celda C3 contiene la fórmula

con una referencia externa
4. GUARDAR el libro y CERRAR.

5. CERRAR 04Budget2016.
El par de corchetes [ ] identifica el nombre del libro, y Resumen! identifica la hoja de cálculo dentro
de ese archivo.
58 Lección 4
USO DE RANGOS DE CELDAS EN LAS FÓRMULAS

En Excel, se denomina rangos a los grupos de celdas. Los grupos de celdas son contiguos o no
contiguos. Puede asignar un nombre (definir) rangos, cambiar el tamaño de los rangos después de
definirlos y usar rangos con nombre en las fórmulas. El Cuadro de nombres y el Administrador
de nombres lo ayudarán a realizar el seguimiento de los rangos con nombre y de las direcciones de
celda. También puede utilizar el comando Pegar nombres para crear una lista de rangos con nombre
y sus direcciones en una hoja de cálculo.
Cómo nombrar un rango

Cuando se refiere el mismo rango de celdas una y otra vez, tal vez sería más conveniente darle un
nombre. Excel reconoce el nombre como el rango de celdas y utiliza los valores de dichas celdas para
realizar lo especificado. Por ejemplo, si tiene una serie de cifras de ventas en una columna, en vez de
referirse a ellas como el rango C4:C10, puede asignarles el nombre VentasTR3. Cada vez que utilice
el nombre VentasTR3 en una fórmula, Excel usará los valores de dichas celdas.
PASO A PASO Nombrar un rango de celdas

PREPÁRESE. ABRIR el archivo de datos 04 Budget Ranges para esta lección.
1. Haga clic en Habilitar contenido, si se le solicita. Si ve otro cuadro de mensaje, haga
clic en Continuar. Haga clic en Sí si se le solicita convertir el archivo en un Documento
confiable. Haga clic en la pestaña de la hoja Detalles de gastos.
2. Seleccione B3:D14. Estas son las celdas a las que se dará nombre.
3. A la izquierda de la barra de fórmulas, haga clic en el cuadro Nombre.
4. Escriba un nombre de una palabra para la lista, como GastosTR1 y presione Entrar.
El nombre del rango aparecerá en el cuadro de nombres (véase la Figura 4-9). Excel
guardará este nombre y lo usará en cualquier referencia posterior a este rango.
El nombre del rango aparece en el Cuadro de nombres Las celdas resaltadas que forman parte del rango
Figura 4-9
Uso del Cuadro de nombres
para dar nombre a un rango
5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de diálogo Nombre
nuevo. Seleccione B16:M16.
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre nuevo (véase la Figura 4-10).
7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el
cuadro de texto Nombre. Puede cambiar el nombre si así lo desea. Para este ejercicio,
dejará el nombre predeterminado.
8. Abrir la lista desplegable Ámbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen.
Las dos últimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista
desplegable y deje el Libro seleccionado.
Figura 4-10
Uso del cuadro de diálogo
Nombre nuevo para dar nombre
a un rango
9. Escriba comentarios en el cuadro de texto Comentarios, si así lo desea.

10. Deje la dirección de la celda que aparece en el cuadro de texto Se refiere a. Este es el rango
seleccionado. Observe que el nombre de la hoja también se incluye automáticamente.
11. Haga clic en ACEPTAR. Se guarda el nombre Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16.
12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar el cuadro de diálogo Crear
nombres a partir de la selección. Seleccione N2:N14. Esta selección incluye la etiqueta
del encabezado de columna.
13. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Crear desde la
selección. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado de columna como nombre
de rango. Haga clic en ACEPTAR. El rango se guarda con el nombre Total.
15. Abra la lista desplegable del Cuadro de nombres. Puede seleccionar entre tres rangos
con nombre.
16. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Budget Ranges Solution.
Tal como aprendió en la lección 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan
para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango de
celdas separando la primera y la última celda del rango con dos puntos como, por ejemplo, B1:B9
y D4:G9.
Un rango con nombre es un grupo de celdas, en ocasiones, de una sola celda, con un nombre
designado. El motivo más habitual para dar un nombre un rango es referirse a él en fórmulas y
funciones. Nombrar rangos o una celda individual según los datos que contienen es una técnica
de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos limitados en
ejercicios de práctica. Sin embargo, nombrar un rango de una hoja de cálculo grande o compleja
permite trasladarse rápidamente a la ubicación, como si fuera un favorito.
Después de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres métodos diferentes:
• Escribiendo un nombre en el Cuadro de nombres ubicado junto a la barra de fórmulas.
• Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo.
• Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
Las reglas y las pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
• Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres.

• Los nombres de rango pueden empezar por una letra, el carácter de subrayado (_) o una barra
diagonal inversa (\). El resto del nombre puede incluir letras, números, puntos y caracteres de
subrayado, pero no una barra diagonal inversa.
• Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente de las letras “C”, “c”, “R” o “r”, que
se utilizan como accesos directos para seleccionar filas y columnas.
60 Lección 4
• Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carácter de
subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.Personal.
• Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o $B$3.
Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo específica o el libro entero. El
ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin cualificación.
Excel requiere que un nombre sea único dentro de su ámbito, pero puede utilizar el mismo nombre
en diferentes ámbitos. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona un nombre de hoja de
cálculo en la lista Ámbito, el ámbito será el nivel de hoja de cálculo local. Si se selecciona Libro, el
alcance será a escala global del libro.
Si definió un rango con nombre después de escribir una referencia de celda en una fórmula, tal vez
desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una celda vacía, haga
clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el cuadro de diálogo
Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en ACEPTAR.
Nota Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de cálculo dentro de un
libro. Incluya el nombre de la hoja de cálculo entre paréntesis antes del nombre de rango para
identificar a qué hoja de cálculo se refiere.
Después de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre de la lista desplegable
Cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de cálculo.
Creación de una fórmula que funciona en un rango con nombre

Puede usar el nombre de cualquier rango en una fórmula, de la misma forma que puede utilizar un
identificador de celda.
PASO A PASO Crear de una fórmula que funciona en un rango con nombre
1. En la hoja Detalles de gastos, haga clic en A21.
2. Escriba Gastos del primer trimestre y presione Entrar.
3. En la celda B21, escriba =SUMA(.
4. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula.
5. Seleccione GastosTR1 en la lista (véase la Figura 4-11), escriba ) para cerrar la fórmula y
presione Entrar. La cantidad total de gastos de enero a marzo aparece en celda B21.
Seleccionar GastosTR1 en la lista desplegable Utilizar en la fórmula

Figura 4-11
Uso de un rango con nombre
en una fórmula
CERRAR Excel.
Proyectos
Proyecto 4-1: Trabajo con el orden de las operaciones

En este proyecto, practicará trabajar con el orden de las operaciones.
PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRIR Excel y el libro 04 Práctica de Operaciones
del Proyecto.
1. Seleccione C3 y luego modifique la fórmula escribiendo paréntesis en torno a 5+2.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56.
2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y escriba paréntesis alrededor de 65–29.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+97/5. El valor de D2 cambia de
–147,6 a 307,4.
3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y escriba paréntesis alrededor de 97/5.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+(97/5). El valor de D2 sigue
siendo el mismo en 307,4.
4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y cambie los paréntesis para que la
fórmula sea =(65–(29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a –14.
5. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Solución Para Operaciones de
Proyecto y CERRAR.
DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Proyecto 4-2: Elección de nombre para un rango y utilización en una fórmula

En este proyecto, Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gasto de su historial
de cuatro años.
PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento.

1. ABRIR el libro 04 Income Analysis de esta lección.
2. En la hoja de ventas, seleccione B4:E4 y use el comando Definir nombre de la pestaña
Fórmulas para dar nombre al rango. Acepte los valores predeterminados del cuadro
de diálogo.
3. Seleccione B5:E5 y use el Cuadro de nombres para dar nombre al rango. Use el
encabezado de fila como nombre de rango e introduzca un carácter de subrayado para
separar las palabras.
4. Seleccione A6:E6. Ejecute el comando Crear desde la selección de la pestaña Fórmulas
para dar nombre al rango. Seleccione la opción predeterminada del cuadro de diálogo.
5. Cree un rango con nombre para A7:E7 utilizando el método de su elección.
6. Cree una fórmula en la celda F4 que sume los valores de B4:E4 usando el nombre
de rango.
7. Repita el paso 6 para las otras tres fuentes de ingresos.
8. Crear nombres de rango en la hoja Gastos mediante el método de su elección.
9. Sume las cuatro categorías de gastos en la hoja de gastos, igual que hizo en la hoja de
ventas. Tenga cuidado y seleccione el nombre de rango de hoja de cálculo en vez del
nombre de rango de libro en cada caso. Volverá a usar este libro de nuevo en la lección
5 y creará fórmulas con funciones en la hoja de análisis.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Income Analysis Solution y
luego CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
62 Lección 4

Resumen de datos con funciones Realizar cálculos con la función SUMA. 4.1.2
Realizar cálculos con la función CONTAR. 4.1.4
Realizar cálculos con la función PROMEDIO. 4.1.5
Realizar cálculos con las funciones MIN y MAX. 4.1.3
La pestaña Fórmulas de Excel 2016 se muestra en la Figura 5-1 y proporciona acceso a una biblioteca
de funciones y de fórmulas. En esta pestaña, puede utilizar los comandos para insertar funciones y
totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de una fórmula rápidamente.
Figura 5-1
En esta lección, aprenderá a usar una variedad de funciones básicas para realizar cálculos en una
hoja de cálculo de presupuesto.
RESUMEN DE DATOS CON FUNCIONES

Las funciones permiten realizar fácilmente el trabajo matemático en un rango de celdas, de forma
rápida y cómoda. Esta sección muestra cómo utilizar algunas de las funciones básicas en Excel:
SUMA, CONTAR, CONTARA, CONTARBLANCO, PROMEDIO, MIN y MAX.
Uso de la función SUMA

Agregar un rango de celdas es uno de los cálculos más comunes en los datos de la hoja de cálculo.
La función SUMA suma todas las celdas de un rango, fácilmente y con precisión. Autosuma
facilita aún más esta operación, ya que calcula (de forma predeterminada) el total desde la celda
adyacente hasta la primera celda no numérica, utilizando la función SUMA en su fórmula. SUMA
es generalmente la primera función que la mayoría de los usuarios aprenden a ejecutar en Excel.
De hecho, ya la vio en acción en la Lección 4, en “Uso de fórmulas básicas”.
63
64 Lección 5
PASO A PASO Use la función SUMA

1. ABRIR el archivo de datos 05 Budget Start para esta lección. Haga clic en Habilitar
edición, si se le solicita.
2. En la celda B7, escriba =SUMA(B3:B6) y presione Entrar. El resultado, 2140, es la suma
de los gastos sin servicios de enero.
Solución de
problemas
3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaña Fórmulas y luego, en la parte superior
del botón Autosuma. La función SUMA aparecerá con los argumentos introducidos, pero
solo se incluye C6. Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (véase la Figura 5-2).
Presione Entrar. El resultado, 1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.
Figura 5-2
Uso de la función SUMA
4. Copie la celda C7 a la D7:M7 para escribir los subtotales restantes.

5. Copie la celda N6 a la N7 para insertar los gastos totales sin servicios.
6. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 como 05 Budget Math Solution.
La alternativa a la función SUMA consiste en crear una fórmula de suma utilizando las referencias
de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuación:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
La manera más fácil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA o Autosuma.
La Autosuma es una característica integrada de Excel que reconoce las celdas adyacentes en filas y en
columnas como la selección lógica para realizar la Autosuma.
Uso de las funciones CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO

Las funciones estadísticas, como SUMA y CONTAR, compilan y clasifican datos para presentar
información significativa. Use la función CONTAR cuando quiera determinar cuántas celdas
de un rango contienen un número. Existen otras variaciones de la función CONTAR. La función
CONTARA cuenta todas las entradas que no están en blanco dentro de un rango, ya sea que
incluya texto o números. La función CONTARBLANCO cuenta la cantidad de celdas en blanco
dentro de un rango.
Usar las funciones 65
PASO A PASO Uso de las funciones CONTAR, CONTARA y CONTARBLANCO

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda O5, escriba CONTAR y presione Entrar. Esta es la etiqueta de
identificación de la fórmula que escribirá en el siguiente paso.
2. En la celda O6, escriba =CONTAR(A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 9, es la cantidad
de meses en la que realizó presupuestos para gastos misceláneos. La función CONTAR
omite la entrada de A6 porque no contiene un número, y la función no tiene en cuenta
las celdas en blanco.
3. En la celda P5, escriba CONTARA y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificación
de la fórmula que escribirá en el siguiente paso.
4. En la celda P6, escriba =CONTARA(A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 10, es la
cantidad de entradas no en blanco dentro del rango.
5. En la celda Q5, escriba CONTARBLANCO y presione Entrar. Esta es la etiqueta de
identificación de la fórmula que escribirá en el siguiente paso.
6. En la celda Q6, escriba =CONTARBLANCO(A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 3, es la
cantidad de entradas en blanco dentro del rango A6:M6 (Véase la Figura 5-3).
Resultados de la función CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO
Figura 5-3
Los resultados de las funciones
CONTAR,CONTARA
y CONTARBLANCO
Uso de la función PROMEDIO

La función PROMEDIO suma un rango de celdas y, a continuación, lo divide por el número
de entradas de celdas para determinar el valor medio de todos los valores del rango. Con respecto
al presupuesto personal, dado que el costo de la electricidad y el gas fluctúa según la temporada,
tal vez sería interesante saber la cantidad mensual media que podría gastar en el transcurso de un
año entero.
PASO A PASO Uso la función PROMEDIO

1. En la celda O8, escriba PROMEDIO y luego presione Entrar.
2. En la celda O9, escriba =PROMEDIO(B9:M9) y luego presione Entrar. El resultado,
175.8333, es la cuenta de electricidad mensual promedio prevista.
3. En la celda O10, escriba =PROMEDIO(B10:M10) y presione Entrar. El resultado, 93,33333,
es la factura de gas mensual media prevista (véase la Figura 5-4).
66 Lección 5
Figura 5-4
Los resultados de la función
PROMEDIO
Uso de la función MIN

La función MIN le permite determinar el valor mínimo de un rango de celdas. Vamos a usar
esta función para determinar cuáles serán las facturas más bajas de electricidad y de gas. En vez de
escribir manualmente la fórmula, usará el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas
para crear la fórmula.
PASO A PASO Usar la función MIN

1. En la celda P8, escriba MIN y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda P9 y luego en la pestaña Fórmulas.
3. Haga clic en la flecha del botón Autosuma y, a continuación, seleccione Min en el menú.
Se seleccionará automáticamente el rango B9:O9 (véase la Figura 5-5). Este rango no es
correcto, por lo que tendrá que editarlo.
Figura 5-5
Se selecciona el rango erróneo
para la función MIN
4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la
celda M9. El rango B9:M9 aparecerá en la función, que ahora se ve de la siguiente
forma = MIN(B9:M9). Véase la Figura 5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado 150,
que es la cuenta de electricidad más baja prevista para el año.
Figura 5-6
Modificación de la función MIN
5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mínima prevista
para el año.
Uso de la función MAX

La función MAX devuelve el valor más alto de un conjunto de valores. La función MAX funciona
del mismo modo que MIN, salvo que MAX determina el valor máximo de un rango de celdas. Para
utilizar MAX en una fórmula, escribamos la función manualmente.
PASO A PASO Usar la función MAX

1. En la celda Q8, escriba MAX y presione Entrar.
2. En la celda Q9, escriba =MAX( y luego arrastre sobre el rango B9:M9. Presione Entrar.
Observe que Excel suple el paréntesis faltante cuando usted presiona Entrar. El resultado
de esta función, 230, es la cuenta de electricidad mensual más alta prevista.
3. Copie la celda Q9 en la Q10. El resultado, 120, es la factura mensual de gas más alta que
debería recibir (véase la Figura 5-7).
Figura 5-7
Los resultados de la
función MAX
Resultados de la función MAX
4. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 y CERRAR.
CERRAR Excel.
68 Lección 5
Proyectos
Proyecto 5-1: Uso de funciones financieras

En este proyecto, trabaja para Wingtip Toys y jugó a tres juegos nuevos cada día para dominarlos,
con la esperanza de efectuar una demostración de los juegos en la tienda. Ha estado realizando un
seguimiento de sus victorias y derrotas en una hoja de cálculo. Un “1” indica una victoria, mientas
que un “0” indica una derrota.

1. ABRIR el archivo de datos 05 Game Stats de esta lección.
2. En la celda E3, escriba =PROMEDIO(B3:D3) y presione Entrar.
3. Utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula de E3 a E4:E12.
4. Haga clic en la celda G2.
5. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la flecha del
botón Autosuma y seleccione Contar números.
6. Haga clic en la celda B3 y arrastre el puntero del mouse a D12.
7. Suelte el mouse y presione Entrar para aceptar el rango B3:D12. El resultado, 30, es
cantidad total de veces que jugó a los juegos en 10 días.
8. En la celda G3, escriba =SUMA(B3:D12) y presione Entrar. El resultado, 17, representa la
cantidad total de veces que ganó en los juegos.
9. En la celda G4, escriba =G2-G3 y presione Entrar. El resultado, 13, representa la cantidad
total de veces que perdió en los juegos.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 como 05 Game Stats Solution y luego
CERRAR el archivo.
DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente proyecto.
Proyecto 5-2: Compleción de la hoja de análisis del libro de presupuesto

Blue Yonder Airlines quiere analizar las ventas y los datos de gastos de su historial de cuatro años.
En este proyecto completará la hoja Análisis para resumir los datos.

1. ABRIR el archivo de datos 05 Income Analysis Start de esta lección.
2. En la hoja Análisis, calcule las ventas promedio para cada una de las cuatro categorías
de servicio utilizando nombres de rango. Utilice el Administrador de nombres para
examinar nombres de rango en el libro antes de introducir las fórmulas.
3. Calcular el gasto promedio para cada una de las cuatro categorías de servicios.
4. Calcule la cantidad máxima de ventas para cada una de las cuatro categorías
de servicios.
5. Calcule los gastos máximos para cada una de las cuatro categorías de servicios.
6. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 como 05 Income Analysis Solution y
luego CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.

Número de
Insertar y eliminar celdas Insertar y eliminar celdas. 2.1.5

Dar formato manualmente al contenido de una Modificar la alineación y la sangría de una celda. 2.2.2
celda Aplicar formatos de celda. 2.2.6
Aplicar formatos de número. 2.2.5
Ajustar texto dentro de las celdas. 2.2.4
Combinar celdas. 2.2.1
Copiar el formato de una celda con Copiar formato Aplicar formato a las celdas con Copiar formato 2.2.3
Comprender las opciones especiales de pegado Pegar datos con las opciones de pegado especial. 2.1.3
Aplicación de formato a las celdas con Estilos Aplicar estilos de celda 2.2.7
Trabajo con datos hipervinculados Insertar y eliminar hipervínculos. 1.2.3
Aplicación de formato condicional a celdas Aplicar formato condicional. 2.3.4
Aplicación de formatos a las hojas de cálculo de Excel
La pestaña Inicio de Excel que se muestra en la Figura 6-1 contiene comandos de formato y edición
que lo ayudarán a mejorar el aspecto y la legibilidad de las hojas de cálculo. Usará comandos de casi
todos los grupos en esta pestaña a medida que aprende a aplicar formato a datos, copiar formatos
y aplicar estilos.
Atributos de Comandos de Formatos de Comandos de Comandos para insertar y eliminar

carácter alineación de texto número estilo celdas, y para aplicarles formato
Figura 6-1
Pestaña Inicio
Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de cálculo. En el
mundo de los negocios, las hojas de cálculo generalmente se imprimen y se comparten con otros.
Por lo tanto, es conveniente que las hojas de cálculo sean tan atractivas y comprensibles como sea
posible.
70 70
Dar formato a rangos y celdas 71
INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS

Después de crear una hoja de cálculo, tal vez decida agregar más datos o eliminar datos innecesarios.
Aunque puede insertar o eliminar columnas y filas enteras, a veces necesita trabajar con una sola
celda o un rango de celdas. Puede insertar o eliminar celdas individuales o rangos de celdas, pero
tenga en cuenta que al hacerlo afecta la ubicación de otras celdas.
Cómo insertar celdas en una hoja de cálculo

Cuando inserta una celda en una columna, obliga a las demás celdas de la misma columna a
desplazarse hacia abajo. Insertar una celda en una fila desplaza las demás celdas de la misma fila
hacia la derecha.
PASO A PASO Insertar celdas en una hoja de cálculo

PREPÁRESE. INICIE Microsoft Excel.
1. ABRIR el archivo de datos 06 Patient Visits Insert Delete de esta lección.
2. Haga clic en la celda G5 para activarla.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la parte superior del botón Insertar.
Todas las celdas de la columna G a partir de la celda G5 se desplazarán una celda
hacia abajo.
4. Escriba 590 y presione Entrar.
5. Seleccione las celdas O3:O9.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y luego
seleccione Insertar celdas.
7. En el cuadro de diálogo Insertar, compruebe que la opción Desplazar las celdas hacia
la derecha esté seleccionada, como se muestra en la Figura 6-2. Haga clic en ACEPTAR.
Figura 6-2
Cuadro de diálogo Insertar
8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una
celda a la derecha. La hoja de cálculo debe lucir similar a la de la Figura 6-3.
72 Lección 6
Comando Insertar
Figura 6-3
Hoja de cálculo después de
insertar celdas
Las celdas de la columna G desplazadas hacia abajo Rango de celdas insertado
9. En la celda O3, escriba noviembre.

10. Introduzca los números siguientes en las células desde la O4 hasta la O9:
480
502
446
577
302
302
11. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Patient Visits Insert Delete
Solution.
Las adiciones y los cambios son actividades habituales en los libros de Excel 2016. Después de crear
y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes tratados mensualmente,
el ayudante administrativo de Contoso descubrió que era preciso efectuar correcciones y agregar
datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las correcciones y adiciones.
Cuando hace clic en la flecha del botón Insertar en el grupo Celdas de la pestaña Inicio, el menú
indica que puede insertar celdas, filas y columnas de la hoja de cálculo, o incluso una nueva hoja
de cálculo en un libro.
Si hace clic en el botón Insertar del grupo Celdas, se insertará una celda en blanco y, de forma
predeterminada, las celdas existentes se desplazarán hacia abajo en la columna. Si, sin embargo,
hace clic en la flecha del botón Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrirá el cuadro de diálogo
Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podrá elegir desplazar las celdas hacia la derecha o hacia
abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de cálculo.
Eliminación de celdas de una hoja de cálculo

Cuando elimina celdas de una hoja de cálculo, quita una o más celdas. Esto obliga a las demás
celdas a moverse hacia arriba o hacia la izquierda.
PASO A PASO Eliminar celdas de una hoja de cálculo

1. Haga clic en la celda P7 para activarla.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y,
a continuación, seleccione Eliminar celdas.
3. En el cuadro de diálogo Eliminar, seleccione la opción Desplazar las celdas hacia la
izquierda y luego, haga clic en ACEPTAR. El contenido de la celda Q7 se desplazará a
la izquierda y aparecerá en la celda P7.
4. Resalte el rango A8:P8.
5. Haga clic con el botón secundario del mouse en la selección, que es una instancia
duplicada de la siguiente fila de datos, y seleccione Eliminar en el menú contextual.
6. En el cuadro de diálogo Eliminar, asegúrese de que la opción Desplazar las celdas hacia
arriba esté seleccionada y haga clic en ACEPTAR.
7. Para eliminar un rango de celdas de una columna, resalte el rango D3:D8 y, en la
pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a
continuación, seleccione Eliminar celdas. Asegúrese de que esté seleccionada la
opción Desplazar las celdas hacia la izquierda y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.
Presione Ctrl+Inicio. La hoja de cálculo debe lucir similar a la de la Figura 6-4.
Figura 6-4
Hoja de cálculo después
de eliminar celdas
8. GUARDAR el libro y CERRAR el archivo.
PAUSA. DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Cuando hace clic en la flecha que se encuentra debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de
la pestaña Inicio, observe que puede eliminar una celda, una fila de la hoja de cálculo o una hoja
de cálculo completa.
En la lección 2 “Trabajo con Microsoft Excel 2016”, aprendió que eliminar una celda no es lo
mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de cálculo de Excel es como varias pilas de
cajas. Las cajas están alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una cuadrícula.
El lado abierto de cada caja mira en dirección del usuario. Puede sacar el contenido de la caja y, por
consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguirá estando en la pila. Esto equivale a borrar el contenido de
una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla Supr del teclado, simplemente
está eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando saca una caja de la pila, la caja entera
sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el comando Eliminar celdas.
DAR FORMATO MANUALMENTE AL CONTENIDO DE UNA CELDA

Excel proporciona un gran número de herramientas variadas que lo ayudarán a dar formato al
contenido de una celda. Aplicar formato puede hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de
entender, destacar información importante y aportar un toque profesional. Las herramientas que
necesita para lograr que sus hojas de cálculo se destaquen se encuentran en varios grupos en la
pestaña Inicio de la cinta.
74 Lección 6
Alineación y sangría del contenido de las celdas

Excel le permite alinear el texto y los números de manera horizontal y vertical. Alinear significa
organizar en una línea o acomodar en la alineación. La alineación horizontal incluye alineación a la
izquierda, a la derecha y centrada. La alineación vertical incluye alineación superior, central e inferior.
Puede usar los comandos de alineación del grupo Alineación de la pestaña Inicio o los comandos del
cuadro de diálogo Aplicar formato de celdas para cambiar la alineación del contenido de la celda. La
sangría moverá el contenido de la celda más cerca del borde derecho de una celda. La sangría en las
hojas de cálculo de Excel generalmente se realiza en textos subordinados para mejorar la legibilidad.
PASO A PASO Alinear el contenido de una celda y aplicar sangría

1. ABRIR el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells para esta lección.
2. Seleccione A3:O3.
Solución de El formato manual se aplica únicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar
problemas la celda o un rango de celdas antes de aplicar el formato.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar, tal como
se muestra en la Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna están centradas
horizontalmente.
Alinear en la Alinear en Alinear en la Aumentar

parte superior el medio parte inferior sangría
Figura 6-5
Botones de alineación
Alineación Centrar Alineación Disminuir

izquierda derecha sangría
4. Seleccione D4:O8 y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en

Alinear a la derecha. Ahora, todos los números de las columnas de meses están
alineados a la derecha.
5. Seleccione C4:C8.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Aumentar sangría.
El contenido de la celda se mueve hacia el borde de la celda derecha.
7. Haga clic en el botón Disminuir sangría. El contenido de la celda se mueve hacia atrás,
hacia el borde de la celda izquierda.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 con el nombre 06 Patient Visits Format
Cells Solution.
De forma predeterminada, cuando escriba caracteres alfabéticos o caracteres alfabéticos combinados

con números o símbolos, el contenido de la celda se alinea horizontalmente a la izquierda. Esto
significa que se alinea a lo largo del lado izquierdo de la celda. Cuando introduce números, el
contenido se alinea a la derecha; es decir, se alinea con la parte derecha de la celda. Cuando centra
el contenido, se alinea con el punto medio de la celda.
La alineación vertical afecta verticalmente la ubicación del contenido de una celda. Las opciones
en el grupo Alineación de la pestaña Inicio son Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y
Alinear en la parte inferior. También puede seleccionar Justificar o Distribuido, que están disponibles
en el cuadro de diálogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura 6-6. Para obtener acceso al
cuadro de diálogo, haga clic en el selector de cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del
grupo Alineación de la pestaña Inicio.
Figura 6-6
Pestaña Alineación del cuadro
de diálogo Formato de celdas
A continuación, se describe cada tipo de alineación vertical:
• Superior (o Alinear en la parte superior): la línea superior del texto aparece en la parte superior
de la celda.
• Centrar (o Alinear en el medio): el texto está centrado en el centro, entre la parte superior e
inferior de la celda.
• Inferior (o Alinear en la parte inferior): El texto aparece en la parte inferior de la celda. Esta es
la alineación vertical predeterminada.
• Justificar: El texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustará el texto y
ajustará automáticamente la altura de la fila, si es necesario.
• Distribuido: El texto se extenderá uniformemente entre la parte superior de la celda y la parte
inferior, con un espacio en blanco como separación.
Elección de fuentes y tamaños de fuente

Una fuente es un conjunto de propiedades de texto que afectan el tipo de letra, el tamaño y el
estilo del texto. La fuente predeterminada, o predefinida, de un texto normal en Excel 2016 es
Calibri, 11 puntos. Puede cambiar la fuente de una celda seleccionada, un rango de celdas, filas,
columnas e incluso caracteres específicos dentro de una celda. Para cambiar la fuente, seleccione una
nueva fuente en el menú Fuente en el grupo Fuente de la pestaña Inicio. También puede cambiar el
tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o hacer clic en Aumentar tamaño de fuente o en Disminuir
tamaño de fuente hasta que se visualice el tamaño deseado en el cuadro Tamaño de fuente.
PASO A PASO Elegir las fuentes y el tamaño de fuente

1. Haga clic en A1.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, abra el menú Fuente y seleccione la primera
opción de Fuentes del tema en la parte superior, Calibri Light, tal como se muestra en la
Figura 6-7. Solo el texto de la celda A1 cambiará a la nueva fuente.
76 Lección 6
Figura 6-7
Menú Fuente
3. Mantenga seleccionada la celda A1 y abra el menú Tamaño de fuente que se indica en la

Figura 6-8. Seleccione 18. El tamaño de fuente del texto cambiará a 18 puntos.
Fuente Tamaño de fuente

Figura 6-8
Opciones relacionadas con la
fuente en el grupo Fuente
Disminuir tamaño de fuente
Aumentar tamaño de fuente
4. Seleccione A3:O3 y, en la lista Fuentes, seleccione Arial.

5. Mantenga seleccionado el rango A3:O3 y cambie el Tamaño de fuente a 10. Las etiquetas
de encabezado de columna están ahora en Arial 10 puntos.

Excel proporciona muchas fuentes, como Arial, Calibri y Times New Roman, en el menú Fuente.
Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, por lo general se amplía el tamaño de fuente
de los títulos y las etiquetas.
El tamaño de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamaño de fuente
o Aumentar tamaño de fuente, el tamaño cambiará en función de una cantidad establecida que
coincida con las opciones de tamaño de la lista Tamaño de fuente. Los puntos se refieren a la
medición de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas.
En el cuadro de diálogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la página General,
puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos.
Solución de Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente
problemas en los libros que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros
existentes no se verán afectados.
Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la minibarra de
herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de formato que seleccione.
Esta minibarra de herramientas es una herramienta de formato que aparece por encima o por
debajo del menú contextual cuando hace clic con el botón secundario del mouse en una celda. Esta
barra de herramientas única proporciona los comandos de formato utilizados con más frecuencia.
A diferencia de la Barra de herramientas de acceso rápido, que se puede personalizar, esta minibarra
de herramientas no se puede personalizar.
Figura 6-9
Minibarra de herramientas
Cambio del color de fuente

Excel permite elegir entre miles de colores que se pueden aplicar a los datos de las hojas de cálculos.
Abra el menú Color de fuente del grupo Fuente en la pestaña Inicio para trabajar con los colores de
temas y la paleta de colores estándar, o haga clic en Más colores para acceder a una selección más
amplia de colores.
PASO A PASO Cambiar el color de fuente

1. Haga clic en A1.
2. Abra el menú Color de fuente, como se muestra en la Figura 6-10, y bajo Colores estándar,
haga clic en el cuadro de color Rojo. El texto Contoso, Ltd. ahora aparece con el color de
fuente rojo.
Figura 6-10
Paleta de color de fuente
en el grupo Fuente
Cuadro de color rojo

78 Lección 6
3. Seleccione A3:O3, abra el menú Color de fuente y bajo Colores estándar, haga clic en el
cuadro de color Azul (el tercero desde la derecha).
El último color aplicado aparece en el botón Color de fuente. Para aplicar ese color, seleccione las
celdas y haga clic en Color de fuente. Para aplicar un color de texto diferente, haga clic en la flecha
que se encuentra junto al botón Color de fuente. Puede elegir un color de tema o un color estándar.
También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores. Allí, podrá elegir
entre colores estándar adicionales o crear colores según sus propias especificaciones.
Aplicación de atributos de carácter especiales

Un atributo es una característica de formato, como negrita, cursiva o subrayado. Para aplicar
los atributos de carácter en Excel, seleccione los datos correspondientes y haga clic en uno de los
botones en el grupo Fuente de la pestaña Inicio.
PASO A PASO Aplicar atributos de carácter especiales

2. En el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita, y luego en el botón Cursiva, como se
muestra en la Figura 6-11. Las etiquetas de columna aparecerán en negrita y en cursiva.
Negrita Cursiva Subrayado

Figura 6-11
Botones Negrita, Cursiva y
Subrayado en el grupo Fuente
3. Seleccione A4:B8 y haga clic en el botón Negrita. Los nombres y los apellidos aparecerán
en negrita.
Los atributos de carácter especiales ofrecen un atractivo visual que va más allá de cambios en la
fuente y el tamaño de fuente. También puede llamar la atención hacia un dato específico al aplicar
estas características especiales.
Para aplicar el subrayado, haga clic en el botón Subrayado en el grupo Fuente. También puede hacer
clic en la flecha que se encuentra junto al botón Subrayado y luego seleccionar Subrayado doble de
la lista.
Cuando aplica subrayado a las celdas, solo el contenido de la celda aparecerá subrayado. Para crear
la apariencia de una regla continua, o de subrayado, a lo largo de la parte inferior de una celda, debe
aplicar un borde. Obtendrá más información sobre bordes más adelante en la lección.
Rellenado de celdas con color

Cuando aplique formato a las hojas de cálculo, a menudo se encontrará con que desea aplicar un
sombreado con color o un resaltado en el fondo de celdas para que se destaquen del resto de las
celdas que las rodean. Utilice la herramienta Color de relleno del grupo Fuente en la pestaña Inicio
para lograr este tipo de resaltado.
PASO A PASO Llenar celdas con Color

2. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Color de relleno. Las paletas Colores
de tema y Colores estándar aparecen.
3. Seleccione el cuadro de color Azul, Énfasis 1, Claro 80%, tal como se muestra en la
Figura 6-12. Se aplicará un fondo azul claro a la fila de encabezado de columna.
Color de relleno
Figura 6-12
Cuadro de color Azul,
Énfasis 1, 80% más claro en la
herramienta Color de relleno

Sin relleno (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utiliza para aplicar
color de fuente muestra los mismos colores que la paleta para el color de fondo.
Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, después de seleccionar un color y aplicarlo
al fondo de una celda, el botón Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el color que se
muestra en el botón Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el botón. Para aplicar
otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno y aplique un color del
tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo
Colores y personalizar una mezcla de colores.
Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero tiene
que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de trama y, a
continuación, hacer clic en el selector de cuadros de diálogo del grupo Fuente. Se abrirá el cuadro
de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la Relleno. Tal como se muestra en la Figura 6-13, puede
realizar una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al color de fondo.
80 Lección 6
Figura 6-13
Agregar una trama al color
de fondo de una celda
Aplicación de formatos de número

Normalmente, los valores que se escriben en las celdas no tienen formato. Solo consisten en una
cadena de números. Debe dar formato a esos números para que sean más fáciles de leer o sean
coherentes en cuanto a la cantidad de decimales mostrados. Puede utilizar las herramientas del
grupo Número de la pestaña Inicio para aplicar una amplia variedad de formatos de número, desde
moneda hasta fecha y hora, pasando por notación científica.
PASO A PASO Aplicar formatos de número

PREPÁRESE. INICIE Microsoft Excel si aún no está abierto.
1. ABRIR el archivo de datos 06 Contoso Revenue para esta lección.
2. Asegúrese de que la Hoja1 sea la hoja activa.
3. Seleccione B4:D8. Estos datos deben tener el formato General, sin comas ni puntos
decimales.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, abra el menú Formato de número tal como se
muestra en la Figura 6-14.
Figura 6-14
Menú Formato de número
5. Seleccione Moneda Los números ahora reciben el formato de dólares, con dos espacios
decimales que representan los centavos.
6. Con B4:D8 aún seleccionado, en el menú Formato de número, seleccione Contabilidad.
Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dólar en cada celda.
7. En el grupo Número, haga clic en el botón Disminuir decimal dos veces para no mostrar
espacios decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran
en la Figura 6-15. Ahora los números se muestran redondeados a dólares completos.
Formato de número de contabilidad

Figura 6-15 Estilo porcentual
Botones del grupo Número
Estilo millares
Disminuir decimales
Aumentar decimales
8. Haga clic en una celda en blanco, como A11.

9. Haga clic en Hoja2.
10. Seleccione B6:B11.
11. En el grupo Número, haga clic en el botón Estilo millares. Observe que se aplica a los
números un formato con separador de millares y dos decimales pero sin el signo de dólar.
12. Con B6:B11 aún seleccionado, en el grupo Número, haga clic en el botón Formato de
número de contabilidad y luego haga clic en el botón Disminuir decimal dos veces. Estas
acciones hacen que el rango actual sea coherente con el formato de número de la Hoja1.
13. Seleccione C6:C11.
14. En el menú Formato de número, seleccione Fecha corta. Las fechas ahora se visualizan
con el formato mm/dd/aaaa.
15. Disminuya manualmente el ancho de la columna C para eliminar el espacio adicional.
16. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Revenue Solution.
Nota Aplicar formato a un número no afecta al valor de la celda. El formato simplemente cambia la
apariencia del número.
El menú Formato de número contiene varias opciones que le permiten aplicar rápidamente formatos
de número habituales. Cuando hace clic en una de estas opciones, la celda activa adopta el formato
de número especificado. También puede seleccionar un rango de celdas (o incluso una fila o una
columna completa) antes de hacer clic en una opción de formato de número. En la Tabla 6-1 se
resumen los distintos formatos disponibles en el menú Formato de número.
82 Lección 6
Tabla 6-1
Formato de Descripción
Opciones preestablecidas de número
formato de número de Excel
del menú Formato de número General Este es el formato predeterminado que Excel aplica cuando introduce texto o un
número en una celda.
Número Este formato se utiliza para la visualización general de números, con dos decimales de
manera predeterminada.
Moneda Este formato se utiliza para valores monetarios generales y muestra el símbolo de
moneda predeterminado con dos decimales.
Contabilidad Este formato también se utiliza para valores monetarios. Los símbolos de moneda y los
puntos decimales están alineados en este formato.
Fecha corta Este formato muestra los días, los meses y los años en el estilo dd/mm/aaaa de forma
predeterminada.
Fecha larga Este formato muestra las fechas en formato largo, como domingo, 15 de enero de 2017.
hora Este formato se aplica a un único formato: 12:00:00 a. m. Si desea elegir otro formato de
tiempo, debe utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Porcentaje Este formato muestra el número con un signo de porcentaje y dos decimales.
Fracción Este formato muestra el número como una fracción.
Científico Este formato muestra los números con notación exponencial (con una E): por ejemplo,
2.00E+05 = 200,000; 2.05E+05 = 205,000.
En la mayoría de los casos, los formatos de número proporcionados en el menú Formato de número
son suficientes. Sin embargo, es posible que en ocasiones quiera tener más control sobre cómo
aparecen los valores. Excel ofrece control sobre los formatos de número mediante el cuadro de
diálogo Formato de celdas.
La pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas muestra 12 categorías de formatos de
número entre las que puede elegir. La mayoría también están disponibles en el menú Formato de
número. Sin embargo, cuando seleccione una categoría en el cuadro de lista del cuadro de diálogo
Formato de celdas, el lado derecho de la pestaña cambiará para mostrar las opciones.
Por ejemplo, la categoría Número tiene tres opciones que puede controlar:
• el número de lugares decimales que se mostrarán;

• la utilización o no del separador de millares y:
• la forma en la que se mostrarán los números negativos.
Observe que el cuadro de lista Números negativos tiene cuatro opciones. Dos de ellas muestran los
valores negativos en rojo. Estas opciones cambian en función del número de posiciones decimales
y si decide separar los miles. Asimismo, observe que en la sección de ejemplo que está cerca de la
parte superior del cuadro de diálogo se obtiene una vista previa de cómo aparecerá la celda activa
con el formato de número seleccionado. Cuando haya acabado de seleccionar, haga clic en Aceptar
para aplicar el formato de número a todas las celdas seleccionadas.
Las categorías de formato de número que son exclusivas de la pestaña Número del cuadro de
diálogo Formato de celdas están descritas en la Tabla 6-2.
Tabla 6-2
Formato de número Descripción
Categorías de formato de
número adicionales Especial Contiene formatos de número adicionales específicos para su país. En los
Estados Unidos, hay cuatro (Código postal, Código postal+4, Número de
teléfono y Número de Seguridad Social). En Canadá, hay dos (Número de
teléfono y Número de Seguridad Social). En la mayoría de los países, no hay
ninguno.
Personalizado Permite definir formatos de número personalizados que no están incluidos en

ninguna de las demás categorías.
Texto Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un
número). Esta característica es útil para artículos tales como números de pieza.
Ajuste de texto en una celda

Cuando una celda tiene el formato de ajuste de texto, los datos que son demasiado largos para
mostrarse dentro del ancho de la celda automáticamente se muestran en la siguiente línea dentro
de la celda. El texto ajustado también aumenta automáticamente la altura de fila. Si más adelante
cambia el ancho de columna, se ajustarán automáticamente el ajuste del texto y la altura de la fila.
PASO A PASO Ajustar el texto en una celda

PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en Hoja1. Tenga en cuenta que el contenido en dos celdas en la columna A no
se puede mostrar totalmente debido a su longitud.
2. Haga clic en A4 y, a continuación, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en A7.
Se seleccionan ambas celdas (A4 y A7).
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Ajustar texto. El texto
de ambas celdas se ajustará en otra línea sin afectar el ancho de la columna, tal como
se muestra en la Figura 6-16. Observe que el botón Ajustar texto tiene un fondo más
oscuro, que indica que el texto de la celda seleccionada está ajustado.
Figura 6-16
Hoja de cálculo con formato
aplicado y ajuste del texto
Celdas ajustadas Indica que el contenido de las celdas

seleccionadas está ajustado
84 Lección 6
Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas correspondientes y volviendo a
hacer clic en el botón Ajustar texto.
Combinación de celdas y división de celdas combinadas

La combinación es una herramienta útil cuando se combinan datos de otras fuentes y como medio
para centrar un encabezado entre varias columnas. Una celda combinada combina dos o más
celdas en una única celda. Dividir las celdas o anular su combinación separa las celdas combinadas
previamente. El botón Combinar y centrar del grupo Alineación de la pestaña Inicio proporciona
varios comandos de combinación y el comando Separar celdas. Utilice el comando Combinar
celdas si quiere combinar una selección sin centrar los datos en la celda combinada resultante.
PASO A PASO Combinar y dividir celdas

1. En la Hoja1, seleccione A1:D1.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en la parte principal del botón
Combinar y centrar. El nombre de la empresa permanece en una celda individual, que
ahora se centra entre las columnas.
3. Seleccione A2:D2.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, abra el menú Combinar y centrar.
Seleccione Combinar y centrar. El encabezado permanecerá en una única celda, que
ahora está centrada en las columnas. Este paso tiene el mismo efecto en A2:D2 que tuvo
el paso 2 en A1:D1.
6. En el menú Combinar y centrar, haga clic en Combinar y centrar.
7. Lea el mensaje de error que aparece y haga clic en ACEPTAR.
8. Solo permanecerá el encabezado de la primera columna. Este no es el efecto deseado.
Presione Ctrl+Z para deshacer el último cambio y restaurar los encabezados. Véase la
Figura 6-17.
Figura 6-17
Hoja de cálculo con formato
aplicado y con las celdas de las
dos primeras filas combinadas
y centradas
Combinadas y centradas
Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas adyacentes de manera horizontal o
vertical. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda grande que se
extiende a lo largo de varias columnas o de filas.
Para dividir o separar la combinación de celdas después de combinarlas, presione Ctrl+Z. Si no,
abra el menú Combinar y centrar y seleccione Separar celdas para dividir las celdas combinadas.
Puede volver a dividir las celdas que se han fusionado, pero no puede dividir una celda única de una
hoja de cálculo, que no se haya combinado previamente.
Colocación de bordes alrededor de las celdas.

Puede utilizar bordes para aumentar el interés visual en una hoja de cálculos y para facilitar la
lectura. Puede aplicar los estilos de borde predefinidos de Excel o puede personalizar los bordes
especificando el estilo y el color de línea que prefiera.
PASO A PASO Colocar bordes alrededor de las celdas

1. En la Hoja1, seleccione A3:D3.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Bordes para
abrir el menú Bordes.
3. Seleccione Borde superior e inferior. El texto seleccionado ahora tiene un borde superior
y un borde inferior.
4. Mantenga seleccionado A3:D3 y abra el menú Bordes en el grupo Fuente y seleccione
Más bordes.
5. En cuadro de diálogo Formato a celdas, haga clic en la pestaña Borde, si es necesario
6. Haga clic en un grosor de línea más grueso, como la quinta línea en la segunda columna
bajo Estilo. Luego, haga clic en las líneas de los bordes superior e inferior que se muestran
en la vista previa a la derecha para aplicar la línea más gruesa. Véase la Figura 6-18.
Haga clic en ambas líneas para aplicar el estilo de

Estilo de ancho de línea seleccionado ancho de línea en el borde superior y en el inferior
Figura 6-18
Aplicación de una opción
de borde
7. Abra la lista Color y bajo Colores estándar, seleccione el cuadro de color Azul
(el tercero desde la derecha bajo Colores estándar). Luego, haga clic en las líneas
de los bordes superior e inferior que se muestran en la vista previa a la derecha para
aplicar el color. Haga clic en ACEPTAR y luego haga clic en una celda en blanco para
que pueda ver el resultado. Véase la Figura 6-19.
86 Lección 6
Figura 6-19
Hoja de cálculo con un borde
azul en las partes superior
e inferior de las etiquetas
de encabezado
PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
Los bordes se utilizan generalmente para los títulos, las etiquetas y los totales.
En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el último borde estilo de borde utilizado, y el nombre
del botón cambia de acuerdo al nombre de ese estilo. Haga clic en el botón Borde (no en la flecha)
para aplicar ese estilo otra vez. También puede hacer clic en la flecha y elegir un estilo de borde
diferente. Haga clic en Más bordes para aplicar un borde personalizado o en diagonal.
En la pestaña Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un estilo de línea y
seleccione un color. Puede seleccionar un estilo de borde de los preestablecidos o puede crear un
estilo con las opciones de ubicación de línea en el área de borde. Para eliminar un borde, haga clic
en la línea de borde en el panel de vista previa del cuadro de diálogo Formato de celdas.
COPIAR EL FORMATO DE UNA CELDA CON COPIAR FORMATO

Copiar formato es una característica que se encuentra en la mayoría de las aplicaciones de Office
y le permite copiar rápidamente atributos de formato que ya ha aplicado y “pintar” dichos atributos
en otro texto, otras formas, imágenes y celdas de la hoja de cálculo. Puede usar Copiar formato
para copiar la fuente, el tamaño de fuente, el color de fuente, los atributos de carácter como negrita
y subrayado, la alineación, la sangría, los formatos de número, los bordes y el sombreado. Copiar
formato se encuentra en el grupo Portapapeles en la pestaña Inicio y en la minibarra de herramientas.
PASO A PASO Usar Copiar formato para Copiar formatos

1. ABRIR el archivo de datos 06 Contoso Painter Paste Special para esta lección.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar.
5. En el grupo Fuente, haga clic en el botón Subrayado.
6. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Color de fuente y seleccione el color
Azul oscuro, Texto 2 (el cuarto color en la primera fila bajo Colores del tema).
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato.
El puntero del mouse cambiará a un signo más con un pincel, tal como se muestra en
la Figura 6-20.
Figura 6-20
Copiar formato
Puntero de mouse para copiar
formato
Puntero de mouse para
copiar formato
Celda con formato

para copiar
8. Arrastre sobre B5:C5. El formato de A5 se aplicará a B5 y C5.

9. Si Copiar formato sigue activo, haga clic en el botón Copiar formato nuevamente o
presione Esc para desactivar Copiar formato.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Painter Paste Special
Solution.
Nota Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.
COMPRENDER LAS OPCIONES ESPECIALES DE PEGADO

Excel brinda otra herramienta, denominada Pegado especial, que le permite controlar
específicamente lo que quiere pegar luego de utilizar los comandos Copiar o Cortar, como el
contenido de la celda, las fórmulas, los valores, el formato y mucho más. Pegado especial está
disponible en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, o en el menú contextual que aparece luego
de hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda.
PASO A PASO Comprender las opciones de Pegado especial

1. Asegúrese de que está en la Hoja2.
2. En la celda A12, escriba Jacobsen, Lola.
3. Seleccione B11:C11.
4. Presione Ctrl+C para copiarlo en el portapapeles.
5. Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda B12 y seleccione Pegado
especial del menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Pegado especial, como se
muestra en la figura 6-21.
88 Lección 6
Figura 6-21
Pegado especial
6. Seleccione Formatos y haga clic en ACEPTAR. Solo se aplicará el formato de B11:C11 a

B12:C12.
7. En B12, escriba 1534 y presione Tab. El contenido tendrá el mismo formato que B11.
8. En la celda C12, escriba 15/12/2017 y presione Entrar. El contenido tendrá el mismo
formato de fecha que C11.
9. Haga clic en A13 y escriba la etiqueta Total.
10. Haga clic en B13 y, en la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en el botón
Autosuma y luego presione Entrar. Los valores en B6:B12 se sumarán.
11. Haga clic en B13 y presione Ctrl+C para copiarlo en el portapapeles.
12. Haga clic con el botón secundario del mouse en B14, seleccione Pegado especial. En el
cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione valores y luego haga clic en ACEPTAR.
Presione Esc para cancelar el movimiento del borde en la celda B13. Solo se copió el valor
de la fórmula de B13 a B14. No se copió la fórmula misma ni ningún formato de la celda.
13. Elimine el contenido de la celda B14.
Con Pegado especial, selecciona una celda o un rango de celdas con el contenido o el formato que
desea copiar, emite el comando Copiar o Cortar y luego selecciona Pegado especial. Al utilizar los
botones en un menú o el cuadro de diálogo Pegado especial, puede elegir qué quiere pegar en una
celda o un rango diferentes. Algunas de las opciones de pegado incluyen fórmulas, solo el valor
mostrado como resultado de una fórmula, el formato de la celda, el ancho de la columna, todo
menos los bordes de la celda, los valores y los formatos de número y los valores, y los vínculos.
APLICACIÓN DE FORMATO A LAS CELDAS CON ESTILOS

Excel ofrece una galería de estilos de celdas predefinidos que puede aplicar para mejorar en gran
medida el atractivo de las hojas de cálculo. Puede duplicar y modificar estilos para crear sus
propios estilos personalizados, y puede quitar fácilmente los estilos si ya no quiere usar ese formato
en concreto.
Un estilo es un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda o un rango de
celdas más fácilmente que estableciendo cada atributo por separado. Para aplicar un estilo de celda
a una celda o un rango activo, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos de la pestaña Inicio y,
a continuación, elija el estilo de celda que desee aplicar. Puede aplicar más de un estilo a una celda
o rango.
PASO A PASO Aplicar estilos de celdas

1. ABRIR el archivo de datos 06 Contoso Cell Styles para esta lección.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, abra el menú Estilos de celda. Aparecerá la
galería Estilos de celda, tal como se muestra en la Figura 6-22.
Figura 6-22
Galería de Estilos de celda
5. En la sección Títulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1 para aplicarlo a la

primera celda de la hoja de cálculo.
7. Abra la galería Estilos de celda y, en la sección Estilos de celda temáticos, seleccione
Énfasis1. Se aplicará un fondo azul con texto blanco a la celda A2.
9. Abra la galería Estilos de celda y, en la sección Títulos y encabezados, seleccione Total.
Se aplicará negrita y aparecerán un borde fino azul sobre A8:D8 y un subrayado doble
bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en blanco para ver los resultados. Véase la
Figura 6-23.
90 Lección 6
Figura 6-23
Hoja de cálculo con estilos de
celda aplicados
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y,
a continuación, CERRAR el archivo.
Los atributos de estilo incluyen fuentes y tamaños de letra, formatos de número, bordes y sombreado.
Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar. También puede modificar o duplicar
un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado.
Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato que se
utilizará cuando aplica cada estilo. Esta característica le permite evaluar el formato sin tener que
aplicarlo realmente.
Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en un
estilo de celda temático, que se aplicará sombreando la celda. A continuación, puede volver a hacer
clic en Estilos de celda y en Encabezado 1. Se aplicará un tamaño de fuente más grande, negrita y
un borde inferior grueso.
Si no le convence un estilo aplicado, puede ejecutar el comando Deshacer inmediatamente después

de aplicar el estilo, quitar el estilo aplicando el estilo Normal o aplicar otro estilo a la celda o al rango.
TRABAJO CON DATOS HIPERVINCULADOS

Para tener un acceso rápido a información relacionada que se encuentra en otra parte del libro,
en otro archivo o en una página web, puede insertar un hipervínculo en una celda de una hoja
de cálculo. Un hipervínculo es un tipo de acceso directo que le permite navegar a una página
web o a una ubicación en otro archivo con sólo un clic del mouse. Los hipervínculos permiten
complementar los datos de la hoja de cálculo con información y recursos adicionales.
Inserción de un hipervínculo en una hoja de cálculo

Puede agregar un hipervínculo al documento haciendo clic en el botón Hipervínculo de la
pestaña Insertar o haciendo clic con el botón secundario del mouse en una celda y seleccionando
Hipervínculo en el menú contextual.
PASO A PASO Insertar hipervínculos en una hoja de cálculo

1. ABRIR el archivo de datos 06 Contoso Hyperlink para esta lección.
4. Escriba Sitio web de la empresa: y presione Entrar.
5. Ensanche manualmente la columna A hasta que todos sus contenidos se vean
correctamente en la celda A15.
6. Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda B15 y seleccione Hipervínculo
desde el menú contextual.
7. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, en el cuadro Dirección, escriba
http://www.contoso.com/ y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Escriba Ingresos Trim4 y presione Ctrl+Entrar. La celda A16 debería seguir seleccionada.
10. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el botón Hipervínculo.
11. Bajo Vincular a, que aparece del lado izquierdo del cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo, haga clic en Lugar de este documento.
12. En el cuadro O seleccione un lugar de este documento, haga clic en Hoja1 y luego en
ACEPTAR. Aparecerán dos hipervínculos en la hoja de cálculo, como se muestra en la
Figura 6-24.
Figura 6-24
Dos tipos de hipervínculos
insertados en una hoja
de cálculo
Hipervínculos
13. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Hyperlink Solution.
Uso y eliminación de un hipervínculo

Utilizar un hipervínculo se refiere a hacer clic en el vínculo para navegar hasta la ubicación que está
especificada en el hipervínculo. Luego de insertar un hipervínculo, puede utilizar los comandos del
menú contextual para editar el hipervínculo o eliminarlo de la hoja de cálculo.
92 Lección 6
PASO A PASO Utilizar y eliminar un hipervínculo

1. Haga clic en el hipervínculo de la celda B15. Como el hipervínculo direcciona a un sitio
web, se abrirá el navegador predeterminado.
2. Cierre la ventana del explorador.
3. Haga clic en el hipervínculo Ingresos Trim4 en la celda A16. Excel mostrará la Hoja1 con
los ingresos del cuarto trimestre.
5. Haga clic con el botón secundario del mouse en el hipervínculo de la celda B15 y
seleccione Quitar hipervínculo desde el menú contextual. Observe que el hipervínculo se
eliminará de la URL, pero el texto de la URL permanece.
APLICACIÓN DE FORMATO CONDICIONAL A CELDAS

La característica de formato condicional de Excel le permite aplicar formato según las reglas. Puede
aplicar una única regla o varias reglas, y puede utilizar las reglas predefinidas proporcionadas por
Excel o personalizarlas para sus necesidades concretas. Eladministrador de reglas de Excel le
da mayor control sobre las reglas, ya que le permite establecer el orden de varias reglas, ajustar la
configuración de las reglas y mucho más.
Aplicación de un formato condicional específico

Para aplicar un formato condicional específico, utilice el menú Formato condicional del grupo
Estilos de la pestaña Inicio y seleccione una de las diversas opciones proporcionadas.
PASO A PASO Aplicar un formato condicional específico

1. ABRIR el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting de esta lección.
2. Seleccione D4:O8.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional y, a continuación,
seleccione Resaltar reglas de celdas > Es mayor que. Aparecerá el cuadro de diálogo Es
mayor que.
4. En el cuadro Aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE, escriba 600.
5. Deje el color de relleno predeterminado, tal como se muestra en la Figura 6-25. Haga clic en
ACEPTAR. Las celdas que contienen un valor superior a 600 tienen un formato con un color
de fondo rojo claro y un color de texto rojo oscuro. Estos datos representan los meses en
que los médicos estaban atendiendo un número superior al número ideal de pacientes.
Figura 6-25
Cuadro de diálogo Mayor que
y celdas que muestran
el formato condicional
6. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Patient Visits Conditional

Formatting Solution y CERRAR el archivo.
El formato condicional es una eficaz función de Excel que le permite especificar cómo deben
mostrarse las celdas que cumplen una determinada condición. Por lo tanto, por formato condicional
se entiende que Excel aplica formato automáticamente, basándose en criterios establecidos.
Al analizar datos, a menudo plantea preguntas como:
• ¿Quiénes son los alumnos con mayor rendimiento en el libro de calificaciones?

• ¿Qué representantes de ventas superaron sus objetivos de venta y en qué trimestre?
• ¿En qué meses se obtuvieron los ingresos más altos o más bajos?
El formato condicional ayuda a responder este tipo de preguntas resaltando las celdas o los rangos
de celdas pertinentes. Incluso puede establecer varias reglas de formato condicional para un rango
de datos.
Uso del administrador de reglas para aplicar formatos condicionales

El administrador de reglas de Excel le permite elegir entre formatos condicionales específicos
preestablecidos que proporcionan un análisis visual de una hoja de cálculo o un rango de datos
seleccionado. Puede aplicar una o varias reglas, y puede modificar las reglas preestablecidas para
mostrar formatos como usted quiera.
PASO A PASO Usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales

PREPÁRESE. ABRIR el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting2 de
esta lección.
1. Seleccione D4:O8.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, abra el menú Formato condicional y seleccione
Borrar reglas > Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
3. Vuelva a abrir el menú Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
4. Haga clic en el botón Nueva regla. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato,
seleccione Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior.
El cuadro de diálogo cambiará tal como se muestra en la Figura 6-26.
Figura 6-26
Cuadro de diálogo Nueva
regla de formato
94 Lección 6
5. En la sección Editar la descripción de regla, active la casilla de verificación % del rango

seleccionado.
6. Haga clic en el botón Formato. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
7. Haga clic en la pestaña Rellenar y seleccione el cuadro de color rojo claro (rosado),
el sexto color de la tercera fila. Haga clic en ACEPTAR dos veces.
8. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic
en el botón Nueva regla.
9. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato únicamente
a los valores con rango inferior o superior.
10. En la sección Editar una descripción de regla, en la primera lista desplegable de la
izquierda, seleccione Abajo y, a continuación, active la casilla % del rango seleccionado.
11. Haga clic en el botón Formato.
12. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un color de fondo amarillo
tercera fila de la pestaña Rellenar y luego, haga clic en ACEPTAR dos veces.
13. Haga clic en ACEPTAR. El administrador de reglas aplicará las reglas a las celdas
seleccionadas, tal como se muestra en la Figura 6-27. Esta vista le permite ver el 10% de
los valores superior e inferior del rango.
Figura 6-27
Hoja de cálculo con el 10%
superior y el 10% inferior
de las reglas aplicadas
14. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Patient Visits Conditional
Formatting Revised Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
CIERRE Excel.
El administrador de reglas de Excel le permite crear, modificar, aplicar, eliminar y administrar

formato condicional, incluidos varios criterios.
Asimismo, puede visualizar el Administrador de reglas para ver cuáles son las reglas en vigor para
la hoja de cálculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. Desde el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas
existentes o eliminar una regla o todas las reglas. Las reglas se aplicarán en el orden en el que aparecen
en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas específicas para
analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando está abierto el cuadro de diálogo Administrador
de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar con los formatos que desea
aplicar y el orden en el que se aplican.
Proyectos
Proyecto 6-1: Aplicación de formato básico

En este proyecto, debe aplicar formato básico a una hoja de cálculo que contenga las cifras de ventas
regionales de un distribuidor de equipamiento deportivo.

1. ABRIR 06 Regional Sales.
2. Seleccione A1:E1.
3. Combine y centre el título de la hoja de cálculo.
5. Aplique negrita a los encabezados y céntrelos.
6. Seleccione B4:E7.
7. Aplique el formato de número Moneda.
8. Disminuya dos espacios decimales, para que no aparezcan espacios decimales.
9. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Regional Sales Solution.
DEJE el libro abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 6-2: Aplicación de estilos de celda a una hoja de cálculo

En este proyecto, debe sumar las cifras de ventas y aplicar estilos para realzar el aspecto de una
hoja de cálculo que contiene las cifras de ventas regionales de un distribuidor de equipamiento
deportivo.

1. ABRIR 06 Regional Sales Solution si aún no está abierto.
2. En la celda A8, escriba la palabra Total.
4. Haga clic en el botón Autosuma en la pestaña Inicio.
5. Haga clic en A1.
6. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Título.
8. En el menú Estilos de celda, aplique el estilo Énfasis6.
9. Seleccione A4:A8.
10. Aplique el estilo de celda 40% - Énfasis6.
12. Aplique el estilo de celda 20% - Énfasis6.
14. Aplique negrita a todas las celdas del rango.
15. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Regional Sales Formatted
Solution y CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
96 Lección 6

Trabajo con filas y con columnas Insertar y eliminar columnas o filas. 1.3.5
Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. 1.3.7
Ocultar o mostrar filas y columnas. 1.4.2
Pegar datos con las opciones de pegado especial. 2.1.3
Uso de temas Cambiar temas del libro. 1.3.6
Inserción de encabezados y pies de página Insertar encabezados y pies de página. 1.3.8
Preparación de un documento para su Mostrar títulos de columnas y filas repetidos en 1.5.5
impresión hojas de cálculo de varias páginas.
Cambiar las vistas de un libro. 1.4.4
Establecer la escala de impresión. 1.5.4
Aplicación de formatos a las hojas de cálculo de Excel
Excel 2016 ofrece muchas herramientas para mejorar la apariencia de las hojas de cálculo vistas en
pantalla o impresas. Para mejorar cómo se muestra una hoja de cálculo en la pantalla de un equipo
o para preparar una hoja de cálculo para imprimirla, deberá ejecutar comandos que se encuentran
principalmente en la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página, tal como se muestra en la
Figura 7-1. El uso y la aplicación de las opciones de formato de los grupos de comandos de estas
pestañas permite garantizar que las hojas de cálculo serán más útiles, más legibles y más atractivas.
Comando Estilos de celda Grupo Celdas
Grupo Temas Grupo Configurar página Grupo Ajustar área de impresión Grupo Opciones de la hoja
Figura 7-1
Grupos de comandos de la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página
97
98 Lección 7
TRABAJO CON FILAS Y CON COLUMNAS

Microsoft diseñó las hojas de cálculo de Excel para que sean flexibles y le permitan insertar o eliminar
filas y columnas en una hoja de cálculo existente, aumentar o disminuir el alto de la fila y el ancho
de la columna, mostrar y esconder filas y columnas, e incluso transponer datos para que los datos
de una fila aparezcan en una columna y viceversa.
Inserción o eliminación de una fila o una columna

Muchas veces, después de haber escrito datos en una hoja de cálculo, verá que tiene que insertar
columnas o filas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de la fila que se
encuentre debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila. Entonces, se insertará la nueva fila por
encima de la fila o la celda seleccionada. Para insertar varias filas, seleccione el mismo número de
filas que desee insertar. La inserción de columnas funciona del mismo modo, salvo las columnas se
insertan a la izquierda de la celda o la columna seleccionada. De forma predeterminada, la columna
insertada adoptará el mismo formato que la columna que tenga la izquierda. La eliminación de una
fila o una columna es igual de sencillo. Solo debe hacer clic en el número de fila o en la letra de
columna y hacer clic en Eliminar en el menú contextual.
PASO A PASO Insertar y borrar filas y columnas

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de INICIAR Microsoft Excel.
1. ABRIR el libro llamado 07 Messenger Row-Column.
2. Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar la fila completa.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y
seleccione Insertar filas de hoja, tal como se muestra en la Figura 7-2. Aparecerá una
nueva fila en blanco como fila 14.
Figura 7-2
Menú Insertar
Fila seleccionada Comando Insertar filas de hoja
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga
presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en los encabezados de las filas
34 y 43. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquiera de las filas
seleccionadas y seleccione Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco
aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero
queden separados por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta
columna contiene la zona de entrega.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar
y seleccione Eliminar columnas de hoja. Desaparecerá la columna Zona.
Dar formato a hojas de cálculo 99
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la fila 3 y seleccione
Insertar en el menú contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón
Combinar y centrar. El texto “Zona 1” se centrará entre las columnas de datos.
9. GUARDAR el libro en la carpeta Lección de Excel 7 como 07 Messenger Row-Column
Solution.
El encabezado de columna o encabezado de fila es la letra o el número de identificación

de las columnas o las filas, respectivamente. Puede seleccionar una columna o una fila completas
haciendo clic en el encabezado. Para seleccionar varias columnas o varias filas adyacentes, haga clic
en el encabezado de primera fila o de la primera columna, mantenga presionada la tecla Mayús y
luego, haga clic en el último encabezado. También puede seleccionar varias columnas o varias filas
no adyacentes. Solo tiene que hacer clic en el encabezado de la primera fila o la primera columna y,
a continuación, mantener presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros encabezados.
Modificación de la altura de una fila y el ancho de una columna

De forma predeterminada, todas las columnas de una hoja de cálculo nueva tienen el mismo ancho,
y todas las filas tienen la misma altura. Es probable que en la mayoría de las hojas de cálculo desee
cambiar algunos valores predeterminados de fila o de columna para acomodar los datos de la hoja
de cálculo. Modificar la altura de las filas y el ancho de las columnas puede facilitar la lectura del
contenido de una hoja de cálculo y aumentar su atractivo visual. Puede establecer la altura o el ancho
de una fila o una columna en un valor específico o cambiar dicha altura o ancho para acomodar el
contenido. Para cambiar la configuración de la altura y el ancho, utilice los comandos de formato
del grupo Celdas de la pestaña Inicio, utilice el menú contextual que aparece cuando hace clic con
el botón secundario del mouse en una fila o una columna seleccionada, o haga doble clic o arrastre
el límite, que es la línea entre las filas o columnas.
PASO A PASO Modificar el alto de las filas y el ancho de las columnas

1. Haga doble clic en el límite a la derecha del encabezado de la columna G (véase la Figura 7-3),
que ajusta el ancho de columna para mostrar todo el contenido de la columna G.
Señalar la línea del límite
Figura 7-3
Doble clic en la línea límite
entre las columnas G y H
2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas,

haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione Ancho de columna. En el cuadro
de diálogo Ancho de columna, en el cuadro de texto de Ancho de la columna, escriba
16 y, a continuación, haga clic en ACEPTAR. Aparecerá todo el contenido de la columna H.
3. Mantenga presionado el límite ubicado debajo del encabezado de la fila 3. Arrastre
la línea hacia arriba para disminuir la altura de la fila 3 a 18, tal como se muestra en
la Figura 7-4. Observe que cuando arrastra la línea del límite aparece información en
pantalla que muestra la altura de la fila en puntos (el primer número) y en píxeles.
100 Lección 7
Información en pantalla que muestra la altura de una fila
Figura 7-4
Disminución de la altura de
una fila arrastrando la línea
límite
4. Seleccione la fila 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del
botón Formato y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva
a hacer clic en la flecha del botón Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de diálogo
Altura de fila indica que la fila mide 18.75 puntos de altura. Haga clic en ACEPTAR.
Alto de fila, o la medición de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto equivale a
0.35 milímetros. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede especificar
una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida de
izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255
caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basándose en la fuente y el
tamaño de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura de una columna
en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultará.
Como aprendió en la lección 2, cuando el texto que escribe supera el ancho de columna, dicho
texto desborda a la siguiente columna o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene datos.
Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna, aparece el
símbolo ####, que indica que el número es más largo que el ancho de columna.
Nota Para autoajustar rápidamente las entradas de todas las filas de una hoja de cálculo, haga clic en el
icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (en la intersección de los
encabezados de las columnas y las filas) y, a continuación, haga doble clic en uno de los límites de fila.
Según cómo estén alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de la
hoja de cálculo están apretados o demasiado separados cuando usa la opción Autoajustar ancho
de columna. Esto se debe a que esta opción ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la
entrada más larga de la columna. Por lo tanto, después de usar esta opción, tal vez quiera utilizar
el mouse para arrastrar el límites derecho de columna de todas las columnas que parezcan estar
demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el área vacía de
un documento, en la que no aparece contenido.
Nota Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para
ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego, en el
encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.
En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo
o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione Ancho predeterminado.
En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una nueva medida de columna predeterminada.
Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminados de una columna o una
fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado formato previamente
conservarán el formato.
Ocultar o mostrar una fila o una columna

Es posible que no quiera o no necesite que todas las filas y columnas de una hoja de cálculo estén
visibles todo el tiempo, en especial si la hoja de cálculo tiene una gran cantidad de filas o de
columnas. Puede ocultar una fila o una columna ejecutando el comando Ocultar o estableciendo la
altura de una fila o el ancho de una columna en cero. Cuando se ocultan las filas, no aparecen en la
pantalla ni en las copias impresas, pero los datos siguen existiendo y se pueden mostrar.
PASO A PASO Ocultar o mostrar filas o columnas

1. Seleccione las columnas D y E. Las columnas para Fecha y Hora están seleccionadas.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de las columnas D o
E y seleccione Ocultar. Las columnas de fecha y hora quedarán ocultas de la vista, y
aparecerá una línea verde que indica que existe contenido oculto, tal como se muestra
en la Figura 7-5.
Ya no aparecen las columnas D y E La línea verde indica contenido oculto
Figura 7-5
Las columnas de fecha y hora
ya no se ven en la hoja de
cálculo
3. Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparecerá, y el límite entre las columnas C y
F será una línea vertical doble (véase la Figura 7-6), que indica que existen columnas ocultas.
Línea de límite vertical doble
Figura 7-6
La línea límite vertical doble
indica que existen columnas
ocultas
4. Seleccione la fila 3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del
botón Formato, señale con el mouse Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora,
la fila 3 está oculta.
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la selección
y seleccione Mostrar. Ahora, la fila 3 está visible.
102 Lección 7
Solución de Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que
problemas incluya las filas ocultas. Presione Mayúsculas cuando seleccione la fila 4, o seleccione la fila 2 y
arrastre para incluir la fila 4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y luego haga clic en la fila 4. La
fila oculta no se mostrará. Asimismo, seleccionar solo los datos de las filas no soltará la fila oculta.
Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraños que
no utiliza o no quiere que se muestren mientras está trabajando en otras áreas de la hoja de cálculo.
Ejecutar el comando Ocultar solo los ocultará de la vista, pero seguirán existiendo en la hoja de cálculo.
Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que está encima y la fila que está debajo de la fila
o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione
las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para mostrar las filas ocultas.
Puede utilizar la función Ir a, explicada en la lección 1, para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.
Transposición de filas o de columnas

Transponer una fila o una columna hace que los datos de la celda cambien de orientación. Los
datos de la fila se convertirán en datos de columna, y los datos de la columna se convertirán en datos
de fila. Puede utilizar el comando Pegado especial para realizar este tipo de copia de celda irregular.
En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la casilla Transponer para transponer los datos
de una columna o una fila.
PASO A PASO Transponer filas o columnas

1. Haga clic en la pestaña Hoja2.
2. Seleccione las filas 2 a 7 y presione Ctrl+C para copiar los datos en el portapapeles.
Aparecerá un borde de marquesina verde.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar
y seleccione Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial.
5. Active la casilla Transponer.
6. Haga clic en ACEPTAR. Los datos de las filas aparecerán en columnas, y los datos de las
columnas, en filas, tal como se muestra en la Figura 7-7.
Figura 7-7
Datos transpuestos Datos originales
Datos
transpuestos
7. Haga clic en la pestaña Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal.

USO DE TEMAS
Un tema del documento es un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden
aplicar en una hoja de cálculo. Puede utilizar temas de documento para dar formato fácilmente a
un documento completo y darle una apariencia fresca y profesional. Los temas también se pueden
utilizar en otras aplicaciones de Office, como Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo que
permite darle un aspecto uniforme a todos los documentos Office en cuanto a colores, fuentes y
efectos. Los efectos, tales como sombras o biseles, modifican la apariencia de un objeto.
Excel tiene varios temas de documento predefinidos. Al aplicar un tema a un libro, los colores, las
fuentes y los efectos que el tema contiene reemplazan cualquier estilo que ya estuviera aplicado en
las celdas o los rangos.
PASO A PASO Seleccionar un tema para un libro

1. ABRIR el archivo de datos 07 Messenger Theme para esta lección.
2. Con la Hoja1 activa, haga clic en la celda A3.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda
y seleccione 20% - Énfasis4. Se aplicará un fondo púrpura claro al rango de celdas, se
reducirá el tamaño de la fuente y se cambiará el color de la fuente a negro.
4. Haga clic en la pestaña Diseño de página. Luego, en el grupo Temas, haga clic en la
flecha del botón Temas para abrir la galería Temas. En la galería aparecerán varios temas
integrados. Mueva el puntero del mouse sobre cada tema para ver su efecto en la hoja
de cálculo subyacente. Esto se denomina Vista previa dinámica.
5. Busque y seleccione el tema Faceta, tal como se muestra en la Figura 7-8. Acaba de
cambiar el tema predeterminado del documento por el tema Faceta. La fuente para los
subencabezados y los datos generales cambiaron de Calibri a Trebuchet MS, y el fondo
de las filas 2 y 3 cambiaron a colores diferentes.
Tema Faceta
Figura 7-8
Galería de temas
104 Lección 7
6. Haga clic en Hoja2. Observe que la fuente también cambió en esa hoja.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. Haga clic en la pestaña
Inicio. Luego, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda para
visualizar la galería Estilos de celda. Observe que las combinaciones de color para los
diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplicó un nuevo tema de documento,
y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del tema.
8. GUARDAR el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
El tema de documento predeterminado de Excel 2016 se llama Office. Los temas de documento
son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2016.
Si aplica un tema nuevo, cambiarán las fuentes y los colores, el color de las formas y SmartArt, las
tablas, los gráficos y otros objetos.
Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o a rangos específicos de
una hoja de cálculo. Los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos (colores,
fuentes y efectos de relleno) a un documento completo.
Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema. Por lo tanto,
aplicar un tema nuevo determina qué fuentes y qué colores utilizan los estilos. Por eso notó un
cambio en la galería Estilos de celda después de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo,
los estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin
importar el tema aplicado a un documento.
Nota Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuación, aumenta el tamaño de
la fuente de esa celda, el tamaño de la fuente no cambiará después de aplicar un nuevo tema del
documento. Si no cambia el tamaño de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo de celda
de encabezado y, a continuación, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se mostrará con el
tamaño de fuente predeterminado del nuevo tema.
VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LAS LÍNEAS DE

CUADRÍCULA DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Las líneas división de las hojas de cálculo (las líneas que aparecen alrededor de las celdas de la
hoja de cálculo), los encabezados de fila y los encabezados de columna también se pueden usar para
mejoran la apariencia de una hoja de cálculo. En pantalla, estos elementos se muestran de forma
predeterminada, pero no se imprimen automáticamente.
Puede elegir mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo. De forma predeterminada,
las líneas de cuadrícula están presentes cuando se abre una hoja de cálculo. También puede elegir si
se imprimirán las líneas de cuadrícula. Una hoja de cálculo impresa es más fácil de leer cuando se
incluyen las líneas de cuadrícula.
PASO A PASO Ver e imprimir las cuadrículas de hoja de cálculo

1. ABRIR 07 Messenger Appearance y asegúrese de que la Hoja1 está activa.
2. Haga clic en la pestaña Diseño de página y luego, en el grupo Opciones de la hoja,
desactive la casilla Vista de cuadrícula. Las líneas de cuadrícula desaparecerán de la hoja
de cálculo.
3. Active la casilla Vista de las líneas de cuadrícula para restaurar las líneas de cuadrícula
visibles.
4. Active la casilla Impresión de líneas de cuadrícula. Esta acción hará que aparezcan líneas
de cuadrícula en la hoja de cálculo impresa.
5. Haga clic en el Selector de cuadro de diálogo en el grupo Opciones de la hoja para abrir
el cuadro de diálogo Configuración de página.
6. En la pestaña Hoja, observe que está activada la casilla Líneas de división. Haga clic en
el botón Vista preliminar. Las líneas de cuadrícula aparecerán en la vista previa, tal como
se muestra en la Figura 7-9.
Figura 7-9
Vista preliminar que
muestra líneas de
cuadrícula
7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga clic en el botón Volver al

documento para volver a la hoja de cálculo.
8. GUARDAR el libro como 07 Messenger Appearance Solution y, a continuación, CERRAR
el archivo.
En la lección 3 se explicó la vista Backstage, la Vista preliminar y algunas opciones de impresión.

La Vista preliminar es la pantalla que aparece al hacer clic en la pestaña Archivo y en Imprimir,
o al hacer clic en Vista preliminar en un cuadro de diálogo que proporcione el botón. En Vista
preliminar, puede ver cómo quedará el documento antes de enviarlo a la impresora.
INSERCIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Puede agregar encabezados o pies de página a las hojas de cálculo para proporcionar información
útil acerca de la hoja de cálculo, como el autor, la fecha de creación o su última modificación, el
número de página, etc. Los encabezados y pies de página son visibles en la vista Diseño de página
y aparecen en las impresiones. Un encabezado es una línea de texto que aparece en la parte
superior de cada página de una hoja de cálculo impresa. Los pies de página son líneas de texto
que aparecen en la parte inferior de cada página. Puede agregar información de encabezado o pie de
página predefinida a una hoja de cálculo; insertar elementos tales como números de página, fecha y
hora y nombre de archivo; o agregar su propio contenido a un encabezado o pie de página.
En la pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página que se muestra cuando
inserta un encabezado o un pie de página, el grupo Encabezado y pie de página contiene encabezados
y pies de página predefinidos que permiten agregar automáticamente texto al encabezado o al pie
de página, como la fecha, el número de página, la cantidad de páginas, el nombre de la hoja y así
sucesivamente. También puede crear un encabezado o un pie de página personalizado escribiendo
de manera manual el texto que quiera incluir.
PASO A PASO Inserte un encabezado o un pie de página

1. ABRIR 07 Messenger Header-Footer y asegúrese de que la Hoja1 está activa. Haga clic en
la celda A1.
2. Haga clic en la pestaña Vista y luego, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón
Diseño de página para ver los encabezados y los pies de página.
106 Lección 7
3. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central (donde aparece el texto de
marcador de posición “Agregar encabezado”). Haga clic en la pestaña Diseño de
Herramientas para encabezado y pie de página ahora que está activa. En el grupo
Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja. El código
&[Pestaña] aparecerá en el cuadro de texto (véase la Figura 7-10).
Ir al pie de página, botón Pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página
Figura 7-10
Adición de encabezado en la
vista de Diseño de página
Tres Cuadros de texto de encabezado: izquierda, centro y derecha Excel inserta un código de hoja
4. Haga clic en el cuadro de texto Encabezado izquierdo y escriba su nombre.

5. En el grupo Navegación, haga clic en Ir al pie de página. Haga clic en el cuadro de texto
de encabezado izquierdo.
6. En el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en la flecha del botón Pie de página
y luego, en la opción en la lista que comienza con “Confidencial”. Esta opción de pie
de página combina el texto Confidencial con la fecha y el número de página actuales
(Véase la Figura 7-11). Cambie a la vista Normal.
Texto de pie de página predefinido

Figura 7-11
Inserción de texto predefinido
en un pie de página
7. GUARDAR el libro como 07 Messenger Header-Footer Solution y, a continuación,

CERRAR el archivo.
Puede rellenar los encabezados y los pies de página seleccionando un elemento predefinido o
varios elementos predefinidos en Excel. Esto insertará códigos en el encabezado o el pie de página.
Cuando se imprime el libro, Excel sustituye estos códigos por la fecha actual, la hora actual, y así
sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrán los encabezados y los pies de página mediante
la Vista preliminar en la vista Backstage.
Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos de Excel combinan un elemento o varios de
ellos. En el ejercicio anterior, insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. A continuación,
puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de página en la vista Diseño de página.
Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de página seleccionado, podrá modificar
la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente de la pestaña Inicio. De esta manera,
puede cambiar opciones como el tipo de fuente o el tamaño, o agregar efectos especiales al texto.
PREPARACIÓN DE UN DOCUMENTO PARA SU IMPRESIÓN

Cuando los datos de una hoja de cálculo se imprimen en más de una página, puede utilizar varios
comandos para configurar el documento y que se imprima de forma bien organizada y fácil de
leer. El comando Ver salt. Pág. de la pestaña Vista controla dónde se producen los saltos de página.
Esto le permite dividir los datos en los puntos más lógicos. También puede cambiar los márgenes
de página y la orientación de la hoja de cálculo, y aplicar una escala a la hoja de cálculo para que
incluya más datos en una sola página.
Repetición de la impresión de títulos en filas y en columnas

En las hojas de cálculo que abarcan dos o más páginas, puede indicar a Excel que imprima filas
o columnas específicas de cada página para dar a los lectores una mejor perspectiva de los datos
que están visualizando. No tendrán que volver a la primera página para ver los encabezados o las
etiquetas de las columnas o las filas, también conocidos como títulos. Los títulos confieren a la hoja
de cálculo un aspecto uniforme desde la primera hasta la última página.
PASO A PASO Repetir la impresión de títulos en filas y en columnas

PREPÁRESE. ABRIR el libro llamado 07 Messenger Print.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. Haga clic en la pestaña Diseño de página y luego, en el grupo Configurar página, haga
clic en el botón Imprimir títulos. El cuadro de diálogo Configurar página se abre en la
pestaña Hoja.
3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto Área de impresión. Este es el rango de todos los
datos de la Hoja1 que se imprimirán.
4. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba 1:4, tal como se muestra
en la Figura 7-12. Esto repetirá las cuatro primeras filas de la hoja de cálculo, que
incluyen los encabezados de las columnas, en cada página.
Cuadro de texto del Filas que se repetirán en la parte superior

área de impresión (también llamadas títulos impresos)
Figura 7-12
El cuadro de diálogo Configurar
página, pestaña Hoja
108 Lección 7
5. Haga clic en Vista preliminar. Aparecerá la ventana Vista preliminar. Haga clic en la flecha
derecha en la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda página. Las cuatro
primeras filas de la hoja de cálculo aparecerán en la segunda página (véase la Figura 7-13).
Haga clic en la flecha izquierda para volver a la vista previa de la página 1.
Las primeras cuatro filas de la hoja de cálculo repiten

Figura 7-13
La Vista preliminar muestra que
las primeras cuatro filas de la
hoja de cálculo aparecen en la
segunda página
Flechas de navegación
6. Haga clic en el botón Volver al documento para volver a la hoja de cálculo.

7. GUARDAR el libro como 07 Messenger Print Solution.
Adición y traslado del salto de página

La ventana de imprimir en la vista Backstage muestra una vista previa de página completa de la
hoja de cálculo tal como si fuese impresa. Con la Vista preliminar, puede corroborar el formato y el
diseño general de una hoja de cálculo antes de imprimirlo. Sin embargo, no puede realizar cambios
al documento desde la Vista preliminar.
Un salto de página es un divisor que divide una hoja de cálculo en páginas separadas para la
impresión. Excel inserta saltos de página verticales automáticos (que se muestran como una línea
discontinua) basados en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de escalado
y las posiciones de cualquier salto de página manual (que se muestran como una línea continua) que
inserte. Excel brinda una ventana de Ver salt. Pág. en la que puede ajustar con rapidez los saltos de
página automáticos para lograr un documento impreso más deseable.
PASO A PASO Agregar y mover un salto de página

1. Asegúrese de que la Hoja1 esté activa.
2. Haga clic en la pestaña Vista y luego, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón
Ver salt. Pág.. Deslícese hacia abajo para visualizar el área de impresión completa.
Observe que aparecerá una línea discontinua azul luego de la fila 47 (véase la Figura
7-14). La línea discontinua es un salto de página insertado automáticamente por Excel.
Figura 7-14
La Ver salt. Pág. muestra un
salto de página horizontal
La línea discontinua azul indica

un salto de página automático
3. Mantenga presionado el salto de página automático horizontal y arrástrelo hacia arriba

para situarlo justo debajo de la fila 46. El salto de página automático es ahora un salto de
página manual representado por una línea azul continua.
4. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.
Use saltos de página manuales para controlar la ubicación de los saltos de página. Puede arrastrar un
salto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de página manual.
Otra forma de insertar un salto de página manual es hacer clic en una celda en la fila donde
quiera que ocurra el salto de página. Luego, haga clic en la pestaña Diseño de página. En el grupo
Configurar página, haga clic en Saltos y luego, en Insertar salto de página. Aparecerá un salto de
página horizontal.
Ajustar los márgenes

Los márgenes son una manera efectiva de administrar y optimizar el espacio en blanco en una hoja
de cálculo impresa. Lograr un balance entre los datos y el espacio en blanco es un punto a favor
importante para la legibilidad y la apariencia de la hoja de cálculo. En Excel, puede elegir uno de
los tres grupos de márgenes integrados o puede crear márgenes personalizados con el cuadro de
diálogo Configurar página.
PASO A PASO Establecer márgenes

2. Haga clic en la pestaña Diseño de página. Luego, en el grupo Configurar página, haga
clic en la flecha del botón Márgenes para abrir el menú Márgenes.
110 Lección 7
3. En la parte inferior del menú, haga clic en Márgenes personalizados. Se abre el cuadro
de diálogo Configurar página en la pestaña Márgenes, como se muestra en la figura 7-15.
Figura 7-15
El cuadro de diálogo Configurar Configuración de
página, pestaña Márgenes márgenes
Opciones Centrar en la página Vista preliminar, botón
4. Cambie los márgenes izquierdo y derecho a 1.4. Esto hará que los márgenes sean más
ancho que lo normal.
5. Active la casilla Centrar en la página horizontalmente. El contenido de la hoja de cálculo
se imprimirá centrado entre los bordes izquierdos o derechos de la página.
6. Haga clic en Vista preliminar. La página se centrará de manera horizontal, como se ve en
la Figura 7-16.
Figura 7-16
La Vista preliminar muestra la
página centrada de manera
horizontal
La página está centrada de manera horizontal


El menú Márgenes incluye las configuraciones predefinidas Normal, Ancho y Estrecho. La configuración
de margen Normal es la predeterminada para un libro nuevo. Los márgenes más estrechos brindan
más espacio para los datos cuando imprime un libro, mientras que los márgenes más anchos dejarán
más espacio en blanco. También puede configurar márgenes personalizados en Excel.
Cuando haga clic en Márgenes personalizados al final del menú Márgenes, se abrirá el cuadro de
diálogo Configurar página con la configuración que ha sido aplicada a la hoja de cálculo activa.
Puede cambiar cualquiera de estas configuraciones para crear una configuración de márgenes
personalizados. Los márgenes de encabezado y pie de página de ajustarán automáticamente cuando
cambie los márgenes de la página.
Las hojas de cálculo que no completan una página completa pueden centrarse de manera vertical y
horizontal. De esa manera, se distribuye de manera uniforme el espacio en blanco de la página. Use
la pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página para configurar estas características.
Para quitar rápidamente todos los saltos de página manuales de una hoja de trabajo, en la pestaña
Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la flecha del botón Saltos y seleccione
Restablecer todos los saltos de página.
Configuración de la orientación de una hoja de cálculo

Las hojas de cálculo impresas son más fáciles de leer y de analizar si todos los datos aparecen en una sola
hoja. Las características de orientación y escalado de Excel le brindan control sobre la cantidad de páginas
impresas de datos de la hoja de cálculo. Puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo, que es
la posición del contenido, para que se imprima de manera vertical u horizontal en una página. Una
hoja de trabajo que se imprime de manera vertical utiliza la orientación Vertical, que es la configuración
predeterminada. Una hoja de cálculo que se imprime de manera horizontal usa la orientación Horizontal.
PASO A PASO Configurar la orientación de una hoja de cálculo

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación
y luego haga clic en Horizontal.
3. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Haga clic en las
páginas para ver la hoja de cálculo con orientación Horizontal. Si decide mantener esta
orientación, deberá ajustar los saltos de página para que el contenido se muestre de
manera apropiada.
5. Repita el Paso 2 para cambiar la orientación de nuevo a Vertical.
La orientación es la manera en que aparece el libro o la hoja de cálculo en la hoja impresa. Existen
dos configuraciones: Vertical y Horizontal. La Vertical corresponde con la impresión vertical del
libro, y la Horizontal, con el aspecto horizontal. Todos los libros y las hojas de cálculo de imprimen
de manera predeterminada con orientación Vertical. Use la orientación Horizontal cuando el ancho
del área que quiere imprimir es mayor que el alto. Los datos son más fáciles de leer si todas las
columnas están en una sola página. Esto generalmente se puede conseguir cambiando la orientación
de la hoja de cálculo a Horizontal. Cuando no entren todos los datos en una página de impresión
al cambiar la orientación, puede estrechar o reducirlo utilizando las opciones de escalado de Excel,
que se describen en el siguiente ejercicio.
112 Lección 7
Escalado de una hoja de cálculo para ajustarla a una página impresa

El escalado consiste en reducir o aumentar el resultado impreso a un porcentaje de su tamaño real.
Uno de los usos del escalado consiste en cambiar el tamaño de un documento para que quepa en
una sola página. Antes de intentar cambiar el escalado del resultado de una hoja de cálculo, deben
establecerse el ancho y el alto máximos en Automático.
PASO A PASO Escalar una hoja de cálculo para ajustarla a una Página impresa
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón
Orientación y compruebe que esté seleccionado Vertical.
3. En el grupo Ajustar área de impresión, haga clic en la flecha Alto y seleccione 1 página. Se
reduce la escala de la hoja de cálculo para que todas las celdas quepan en la misma página.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Observe
que todas las filas aparecen en la página y que el contenido es mayor de lo que era
previamente, tal como se muestra en la Figura 7-17. Cuando se reduce el resultado, se
contraen la altura y el ancho de manera proporcional.
Figura 7-17
Visualización de la hoja de
cálculo después de escalarla
para que se ajuste a una sola
página
El contenido se comprime para caber en una sola página
CERRAR Excel.
Por lo general, una hoja de cálculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir en
una sola página. También puede ampliar la hoja para que los datos parezcan más grandes y llenen
más de una página impresa. Cuando los cuadros de ancho y alto están configurados en Automático,
puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir el escalado de la salida
impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un 5%.
Nota La configuración del ancho y el alto debe establecerse en Automático si quiere especificar una escala,
como 75%.
Proyectos
Proyecto 7-1: Trabajo con filas y con columnas

En este proyecto, utilice la hoja de cálculo de la escuela de Bellas Artes para practicar el trabajo con
filas y con columnas.

1. ABRIR 07 Fine Art de los archivos de datos de esta lección.
2. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato, señale
con el mouse Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar columnas. Ahora, la columna D
está oculta.
4. Haga clic en el encabezado de la columna B para seleccionar la columna completa.
5. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y
seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de columna, escriba 11 en
el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en ACEPTAR.
6. Haga doble clic en el doble límite entre los encabezados de columna C y E. Aparecerá la
columna D.
7. Haga clic en el encabezado de la fila 11, haga clic con el botón secundario del mouse
y seleccione Insertar.
8. Escriba lo siguiente en la fila en blanco:
Nombre Apellido Disciplina Fecha de inscripción GPA
Adrián Zapata Escultura 15/10/2017 =SUM(3.4+3.5+3.7)/3
9. GUARDAR el libro como 07 Fine Art Solution.
DEJE el libro abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 7-2: Transposición de datos y ajuste de ancho de columnas

En este proyecto, agregará una nueva hoja de cálculo al libro de la Escuela de bellas artes para
practicar la transposición de datos y el ajuste automático del tamaño de todas las columnas.

1. ABRIR 07 Fine Art Solution si aún no está abierto.
2. Haga clic en el signo más (+) a la derecha de la Hoja1 para crear una hoja de cálculo
nueva en blanco en el libro.
3. Haga clic en Hoja1, seleccione A2:E15 y presione Ctrl+C para copiar el contenido en el
portapapeles.
4. Haga clic en Hoja2 y luego en la celda A1.
5. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha del botón Pegar
y seleccione Pegado especial. Se abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial.
6. Active la casilla Transponer y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.
7. En la Hoja2, seleccione todo el contenido.
8. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato
y seleccione Autoajustar ancho de columna.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 7 como 07 Fine Art Transpose Solution y
CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
114 Lección 7

Organizar hojas de cálculo Copiar y mover hojas de cálculo. 1.1.4

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo. 1.3.2
Cambiar el orden de la hoja de cálculo. 1.3.3
Cambiar el color de las pestañas de las hojas de cálculo. 1.3.1
Ocultar y mostrar hojas de cálculo. 1.4.1
Agregar hojas de cálculo a libros existentes. 1.1.3
Uso del zoom y de Inmovilizado Cambiar el aumento con las herramientas de zoom. 1.4.7
para cambiar la vista en pantalla Cambiar las vistas de ventana. 1.4.5
Buscar y reemplazar datos Buscar datos en un libro. 1.2.1
Reemplazar datos. 2.1.1
Administración de hojas de cálculo
Un libro de Excel es como una colección de todo aquello que se suele registrar sobre papel o guardar
en una carpeta que después se archiva en un armario. Un libro no tiene por qué incluir el contenido
de todo el gabinete, simplemente los registros que pertenecen a un tema. Así, por ejemplo, un
libro puede estar formado por las transacciones que tienen lugar durante un período de tiempo,
como una semana o un mes específico.
Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por subcategorías
por día, como los registros de un balneario. Otra opción consiste en que cada hoja represente un
determinado departamento de ventas. También se puede usar Excel para otros propósitos, además
de llevar un registro de las cuentas empresariales.
En esta lección, se familiarizará con la forma en la que puede manipular las hojas de cálculo dentro
de un libro, como si reorganizase el contenido de una carpeta de su escritorio. Los comandos de
esta lección se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos en la pestaña Inicio (véase
la Figura 8-1).
115
116 Lección 8
Figura 8-1
ORGANIZAR HOJAS DE CÁLCULO

Cuando crea un nuevo libro de Excel, este tiene, de forma predeterminada, una hoja en blanco. Talvez
necesite solamente una, aunque puede agregar más cuando necesite hojas de cálculo múltiples acerca
del mismo tema. No existe un límite práctico para para la cantidad de hojas de cálculo que puede
contener un libro. El orden de las hojas de cálculo en un libro se determina por la secuencia de las
pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel. Utilice estas pestañas para cambiar entre las hojas
de cálculo en la ventana. De esta manera, puede organizar las hojas de cálculo en un orden razonable
que le ayuda a encontrarlas con mayor facilidad y mantener el contenido relacionado agrupado.
Copia de hojas de cálculo

Existe una clara diferencia entre copiar el contenido de una hoja de cálculo en otra hoja de cálculo
y copiar hojas de cálculo completas. Aquí abordaremos esta última tarea. Uno de los principales
motivos para realizarlo es que con ella podrá crear una nueva hoja de trabajo con un estilo y un
formato idénticos a otra ya existente, para poder escribir datos nuevos. Es como si fuera un tipo de
libro mayor que se publica para sí mismo, de hoja en hoja. Tal vez tenga que eliminar de la hoja
que acaba de producir algunos o todos los datos copiados, según la cantidad de datos que ya haya
introducido y hasta qué punto se aplican a la nueva hoja de cálculo. Copiar una hoja de cálculo
también implica que se duplique todo, tanto el formato, como los datos y las fórmulas.
PASO A PASO Copiar una hoja de cálculo

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel.
1. ABRIR el libro 08 Spa Services de esta lección.
2. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 8 como 08 Spa Services Week of 2-20
Solution.
3. Con la hoja de cálculo del lunes activa, haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo
Celdas, haga clic en Formato.
4. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrirá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Aquí,
la lista de hojas previas muestra la secuencia actual de hojas de cálculo del libro, aunque
solo haya una. La hoja seleccionada representa la ubicación delante de la cual desea
poner la hoja copiada.
Administración de hojas de cálculo 117
5. En la lista de hojas previas, seleccione (mover al final). A continuación, seleccione el

cuadro Crear una copia, como se muestra en la Figura 8-2 y haga clic en ACEPTAR.
Se insertará una copia de la hoja del lunes al final de la secuencia, a la derecha de la
búsqueda. La nueva hoja de cálculo recibirá el nombre predeterminado Lunes (2).
Figura 8-2
Cuadro de diálogo Mover o
Copiar
6. Haga clic en la pestaña Lunes de la hoja de cálculo. A continuación, haga clic en la

pestaña Lunes y manténgala presionada. Luego, mantenga presionada la tecla Ctrl.
El puntero cambiará y pasará de ser una flecha a ser un papel con un signo más en él.
7. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha abajo que está justo encima
de la barra de pestañas apunte a la línea divisoria que está a la derecha de Lunes (2).
Suelte el botón del mouse y la tecla Ctrl. Se creará una hoja de cálculo nueva, con la
pestaña justo a la derecha de donde apuntaba la flecha abajo. Su nombre es Lunes (3).
8. Con Lunes (3) activo, haga clic en la celda B4 y escriba la fecha 21/02/2017.
9. Seleccione las celdas B8:H13.
10. A partir de la celda B8, escriba los datos siguientes, omitiendo las celdas que no tengan
una “x” o un número (véase la Figura 8-3):
Sarah 351 x x 0.5
Elena 295 x x x x 1
Clarisa 114 x
Jorgelina 90 x x x 1
Aketzali 205 x x x x 1
Regina 34 x
Figura 8-3
Hoja de cálculo completa de los
servicios de balneario
118 Lección 8
Cuando necesite una hoja de cálculo nueva con los estilos, el formato y las fórmulas que funcionan
bien en otra hoja de cálculo ya existente, es fácil copiar simplemente esa hoja y ubicarla en el lugar
correcto en el libro. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de agregar datos en ella,
aunque esto no sea siempre posible. La hoja de cálculo que copió contiene un duplicado de los
datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fácilmente los datos sin quitar el
formato que quería copiar primero.
En el ejercicio anterior, utilizó dos métodos para copiar una hoja de cálculo y obtuvo un libro de
tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate de uno
temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un número entre paréntesis como, por
ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o Copiar hoja del menú Formato se
mostrará un cuadro de diálogo con todas las opciones.
El segundo método es, más bien, un método abreviado en el que mantiene el puntero sobre la pestaña
de la hoja de cálculo mientras se presiona Ctrl y se mueve la hoja copiada a la nueva ubicación. En
la Figura 8-4, podemos ver que el puntero del mouse lo ayudará al señalar simbólicamente que está
copiando una hoja de cálculo. Puede utilizar cualquier método que prefiera.
puntero de mouse para copiar hojas de cálculo

Figura 8-4
Copiado de una hoja de cálculo
con el mouse
Cambio del nombre de una hoja de cálculo

Excel nombra una hoja de cálculo recién insertada o copiada con nombres como Hoja2, Hoja3,
o Lunes (2). En el ejemplo, evidentemente no queremos varios lunes y, por otra parte, el día para el
que acaba de escribir transacciones es el martes.
PASO A PASO Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. Haga doble clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lunes (3) para seleccionar el nombre.
2. Escriba Martes y luego presione Entrar. El nuevo nombre aparecerá en la pestaña.
3. Repita este proceso para la pestaña de la hoja de cálculo Lunes (2) y cambie ese nombre
por Miércoles.
4. Con la hoja de cálculo Miércoles activa, seleccione la celda B4 y escriba la fecha
22/02/2017.
6. A partir de la celda B8, escriba los siguientes datos y omita las celdas que no tienen una
“x” ni un número (véase la Figura 8-5):
Regina 210 x
Ángela 44 x x x 1.5
Ariel 191 x x x x 1
Micaela 221 x x x 1
Julia 118 x x
Yolanda 21 x x x x 1
Gwen 306 x x x 1
Elizabeth H. 6 x x x x 1
Figura 8-5
Hoja de cálculo Miércoles
completa
Cambio de la posición de las hojas de cálculo en un libro

Si tuviera que entregar una carpeta de archivos llena de documentos importantes a alguien con
responsabilidades, como su jefe, seguramente la secuencia de documentos de esa carpeta será
importante. Su jefe puede ser el tipo de persona que lee los contenidos de la carpeta del principio al
fin en orden cronológico. El mismo principio se aplica en la organización de las hojas de cálculo en
un libro: ubique las hojas de cálculo en orden cronológico, si corresponde. Si el libro incluye una
hoja de cálculo de resumen, generalmente se la ubica al principio de la secuencia.
PASO A PASO Cambiar la posición de las hojas de cálculo de un libro

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Martes. En la pestaña Inicio, en el grupo
2. Haga clic en Mover o copiar hoja. Se abrirá el cuadro de diálogo Mover o Copiar.
3. Para asegurarse de que Martes aparece antes que Miércoles, en la lista de hojas previas,
haga clic en Miércoles y luego, en ACEPTAR.
4. Haga clic y mantenga presionada la pestaña de la hoja de cálculo Buscar. El puntero
cambiará y pasará de ser un papel sin un signo más.
5. Arrastre el puntero hacia la derecha hasta que la flecha hacia abajo que está justo
encima de la barra de pestañas apunte a la línea divisoria que está a la derecha de
Miércoles. Suelte el botón del mouse. La hoja de cálculo Buscar cambiará de posición
al final de la secuencia sin que cambie su contenido.
6. Haga clic en la pestaña Lunes de la hoja de cálculo.
8. Desde la celda B8, escriba los siguientes datos y omita las celdas sin una “x” ni un
número:
Daniela C. 15 x x x x 1
Regina 210 x x 1
Elena 301 x x
Jorgelina 213 x x x x 1
120 Lección 8
Nota La hoja de cálculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando
guardó por última vez el libro, independientemente de dónde se encuentra dicha hoja en el orden
de pestañas.
Cambio del color de una pestaña de hoja de cálculo

En Excel 2016, las “pestañas” que denotan los nombres de las hojas de cálculo de un libro no se
parecen mucho a las pestañas de la vida real. El color es una característica que las pestañas tienen
en el mundo real, en especial cuando se usan para clasificar documentos en carpetas. Si su empresa
ya utiliza una codificación de colores para señalar categorías de documentos que se encuentran en
el archivador, o si solo necesita un toque de color para ayudarlo a distinguir mejor entre las hojas
de cálculo de un libro, puede aplicar una franja de color debajo de la etiqueta de la pestaña de cada
hoja de cálculo.
PASO A PASO Cambiar el color de una pestaña de hoja de cálculo

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la hoja de trabajo Lunes.
2. En el menú contextual, haga clic en Color de pestaña.
3. En el menú emergente, en Colores estándar, haga clic en Rojo. Excel aplicará un ligero
tono rojo a la pestaña Lunes de la hoja de cálculo.
4. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Martes. Observe que ahora la pestaña
Lunes de la hoja de cálculo tiene el color rojo fuerte que eligió. Excel solo aplica el
tono degradado a la pestaña de la hoja de cálculo visible en esos momentos para que
sobresalga sobre las demás.
5. Repita el proceso de selección de color para las pestañas Martes y Miércoles de la hoja
de cálculo y elija, respectivamente, naranja y amarillo.
6. Haga clic en la pestaña Lookup de la hoja de cálculo. Ahora, la barra de pestañas debe
aparecer tal como se muestra en la Figura 8-6.
Figura 8-6
Diferentes colores aplicados
a las pestañas de la hoja de
cálculo
Nota Si copia una hoja de cálculo cuya pestaña ya tiene color, dicho color se copiará en la nueva hoja de
cálculo junto con el contenido y el formato.
Ocultar y mostrar hojas de cálculo

No todos los elementos de datos en un libro deben estar visibles para todos los usuarios. Por
ejemplo, muchos de los libros contienen tablas de búsqueda y otros datos auxiliares. Es posible que
de vez en cuando deba actualizarse el tipo de datos, pero no es necesario que se visualicen siempre
para los que utilizan el libro. Por esta razón, puede ocultar una hoja de cálculo y mostrarla
para volver a trabajar con ella. El hecho de que una hoja de cálculo esté oculta no significa que sea
confidencial, ya que todas las hojas de cálculo son fáciles de mostrar. Ocultar simplemente quita
elementos de delante de la vista, como si estuviera guardando algo en un cajón del escritorio.
PASO A PASO Ocultar y mostrar una hoja de cálculo

1. Con la pestaña Lookup de la hoja de cálculo activa, en la pestaña Inicio, en el grupo
2. Haga clic en Ocultar y mostrar y luego en Ocultar hoja. La hoja de cálculo Lookup dejará
de estar visible.
3. Haga clic en Formato, en Ocultar y mostrar y luego en Mostrar hoja. Aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar.
4. Asegúrese de que Lookup esté seleccionado en la lista de hojas de cálculo Mostrar y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR. La hoja de cálculo Lookup reaparecerá y se activará.
5. En la hoja de cálculo Lookup, seleccione la celda B3.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo Lookup y, a
continuación, haga clic en Ocultar. Volverá a desaparecer la hoja de cálculo Lookup, aunque
el cambio que realizó en un precio se reflejó en las demás hojas que se refieren a él.
Nota Cuando un libro contiene hojas de cálculo ocultas, el comando Mostrar hoja está habilitado en el
menú Formato, mientras que el comando Mostrar está habilitado en el menú contextual cuando se
hace clic con el botón secundario del mouse en cualquier pestaña.
Para ocultar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, abra la primera hoja que quiera ocultar,
mantenga presionada la tecla Ctrl y luego haga clic en la pestaña para cada hoja adicional que quiera
esconder. Luego, haga clic con el botón secundario del mouse sobre estas pestañas y haga clic en el
menú contextual Ocultar. Asimismo, puede mostrar únicamente una hoja de cálculo a la vez. Haga
clic con el botón secundario del mouse en cualquier pestaña visible y haga clic en Mostrar para que
aparezca el cuadro de diálogo Mostrar con la lista de hojas Mostrar hoja, donde podrá elegir una
hoja de cálculo para que sea visible.
Inserción de una hoja de cálculo nueva en un libro

En Excel 2016, un nuevo libro contiene solo una hoja de cálculo. Para la mayoría de las tareas
cotidianas, se sorprenderá al descubrir con qué frecuencia necesita más de una hoja. Podría estar
agregando hojas de cálculo continuamente, aunque en la vida real es más práctico y más fácil
mantener solo unas cuantas páginas. Si las tareas se vuelven tan complejas que necesita decenas
de hojas de cálculo a la vez, tal vez le interese dividir las hojas entre varios libros. Excel reconoce
las referencias de celda que traspasan los límites del libro, por lo que los libros no se limitarán a las
hojas de cálculo que solo están relacionadas entre sí.
PASO A PASO Inserción de una hoja de cálculo nueva en un libro

1. Haga clic en la pestaña Miércoles.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha abajo Insertar (véase la
Figura 8-7).
Figura 8-7
Menú Insertar
122 Lección 8
3. Haga clic en Insertar hoja. Se creará una hoja de cálculo en blanco nueva y su pestaña se
insertará delante de la pestaña de la hoja activa (Miércoles). Excel le asignará un nombre
temporal que comenzará con Hoja y va seguido de un número.
4. Mueva la hoja de cálculo nueva hasta el final de la secuencia de pestañas.
5. Cambie el nombre de la hoja de cálculo nueva a Encuesta.
6. Vuelva a hacer clic en la pestaña de la hoja de cálculo Miércoles.
7. Haga clic en el botón Nueva hoja (+) de la derecha de las pestañas de la hoja de cálculo.
Se creará otra hoja de cálculo nueva con un nombre temporal, y esta vez, la pestaña se
insertará después de Miércoles.
8. Cambie el nombre de los Totales de esta hoja de cálculo nueva.
Eliminación de una hoja de cálculo de un libro

Eliminar una hoja de cálculo de un libro es un proceso sencillo, al menos en principio. Probablemente
los problemas vengan después, al tener que conciliar fórmulas que podrían hacer referencia a datos
que se encuentran en la hoja eliminada. Compruebe que no se haga referencia al contenido de
una hoja de cálculo que está a punto de borrar ni que algún elemento de otra hoja de cálculo haga
referencia a dicho contenido.
PASO A PASO Eliminar una Hoja de cálculo de un Libro

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Totales.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha desplegable Eliminar.
3. Haga clic en Eliminar hoja. Se eliminará la hoja de cálculo de totales y su pestaña
desaparecerá.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Encuesta y en Eliminar.
Se eliminará la hoja de cálculo Encuesta y su pestaña desaparecerá.
Nota Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por
error en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede
deshacer la eliminación de una hoja de cálculo de un libro. Para evitar la pérdida de horas de
trabajo, guarde con frecuencia el libro y mantenga copias de respaldo. De esa manera, si elimina
por accidente una hoja de cálculo, al menos podrá recuperar una versión ligeramente más antigua
del archivo guardado.
TRABAJO CON VARIAS HOJAS DE CÁLCULO

Una de las ventajas de tener varias hojas de cálculo en un libro basadas en la misma forma es que
siempre que aparezcan datos en la misma celda o en celdas de cada uno, puede seleccionarlos
todos, realizar cambios en los datos una vez y hacer que se reflejen en todas las hojas al mismo
tiempo. Excel no sabe de antemano cuáles hojas de trabajo son iguales o similares, así que tiene
que seleccionarlas usted mismo primero y reunirlas en un grupo. Puede identificar que Excel ha
agrupado hojas cuando la palabra [Grupo] aparece luego del nombre del archivo en la barra de
título. Cuando vea [Group], todo lo que ingrese en una hoja en el grupo, o ciertos cambios que
realice a una hoja en el grupo, se replican en todos los otros. Para reanudar el trabajo individual en
cada hoja de cálculo, primero deberá desagrupar las hojas de cálculo.
El usuario puede ver partes de varias hojas de cálculo de un libro al mismo tiempo. Esto es útil
cuando sea necesario realizar comparaciones entre los datos que aparecen en dichas hojas. No es
preciso cerrar una ventana y abrir otra, ir y venir entre ellas y recurrir a la memoria para recordar
los detalles de lo que no se ve. En el siguiente ejercicio, agrupará un grupo de hojas de cálculo
para prepararlas para realizar cambios que afectarán a todas ellas y las dispondrá en pantalla para
comparar el contenido.
PASO A PASO Trabajar con hojas de cálculo múltiples en un libro

Solution 2.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de cualquier hoja de cálculo y
haga clic en Seleccionar todas las hojas. Ahora, en la barra de título se lee Spa Services
Week of 2-20 Solution 2.xlsx [Grupo]. Todas las hojas de cálculo visibles están en este
grupo, mientras que las hojas de cálculo ocultas están excluidas. Aunque ahora todas las
pestañas de las hojas de cálculo están en negrita, el nombre de la hoja de cálculo activa
sigue estando resaltado en verde.
3. Seleccione las celdas I8:M33.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en $ (formato de número de Contabilidad).
Los formatos de celda para el rango cambian a un estilo de moneda donde el signo de dólar
se alinea a la izquierda, y el valor se alinea a la derecha con dólares y centavos. La columna K
(Facial) es demasiado estrecha para su contenido, por lo que sus valores se leen como ####.
5. Ajuste el ancho de la columna K para ajustar su contenido.
6. Seleccione la columna M.
7. En el grupo Fuente, haga clic en N (negrita). Ahora, todas las celdas de la columna M
están en negrita. Presione Ctrl+Inicio.
8. Haga clic en la pestaña de una hoja de cálculo que no sea Miércoles. Ahora, las hojas de
cálculo se han desagrupado, pero los cambios realizados en la hoja anterior se reflejan en las
tres hojas de cálculo, tal como muestra la hoja de cálculo Martes reformada en la Figura 8-8.
Figura 8-8
Hoja de cálculo reformada
9. Seleccione la hoja de cálculo Lunes.

10. Haga clic en la pestaña Vista, y luego, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
Aparecerá una nueva ventana de Excel que también contiene la hoja de cálculo Lunes.
11. Con la nueva ventana activa, seleccione la hoja de cálculo Martes.
12. Haga clic en la pestaña Vista y vuelva a hacer clic en Nueva ventana. Aparecerá otra ventana.
13. Con esta nueva ventana activa, seleccione la hoja de cálculo Miércoles.
14. Haga clic en la pestaña Vista, y luego, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.
Se abrirá el cuadro de diálogo Organizar ventanas.
15. En el cuadro de diálogo, haga clic en Vertical y luego, en ACEPTAR. Excel reorganizará
las tres ventanas para que aparezcan tal como se muestra en la Figura 8-9.
124 Lección 8
Figura 8-9
Hojas de cálculo en icono
vertical
Supongamos que agrupó varias hojas de cálculo, tal como aprendió previamente. Cuando intenta
copiar o cortar datos de una hoja de cálculo de un grupo, Excel supone que está intentando extraer
dichos datos de todo el grupo. Entonces, cuando intenta pegar esos datos en una hoja de cálculo
única, no agrupada (quizás en otro libro), no puede lograrlo. Esto se debe a que Excel espera que
el área en la que pega datos tenga el mismo tamaño que los datos cortados o copiados, que en este
caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar en un grupo de hojas de cálculo, que
es igual que el punto de donde proviene el área cortada o copiada, sí podrá realizar esta operación.
Nota Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestañas de hojas de cálculo en la barra
de pestañas, como es el caso de la Figura 8-9, las flechas de desplazamiento izquierda y derecha
aparecerán una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice dichas flechas
para deslizar las pestañas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que busca.
USO DEL ZOOM Y DE INMOVILIZADO PARA CAMBIAR

LA VISTA EN PANTALLA
Microsoft Windows tiene una aproximación general de qué tan grande es su pantalla. La mayoría
de las veces, intenta representar el contenido de los documentos, como las hojas de cálculo Excel
con relativamente el mismo tamaño que tendrían si las imprimiera en un papel. Ese tamaño
aproximado es lo que Excel denomina “100%”. Por lo tanto, una magnificación de 50% equivale
aproximadamente a la mitad del tamaño que la hoja de cálculo tendría si estuviera impresa, mientras
que 200% equivale a dos veces el tamaño. Puede ajustar o hacer zoom en esta ampliación de
pantalla en cualquier momento para que la hoja de cálculo sea más fácil de leer para usted, o para
ajustar más contenido en la pantalla al mismo tiempo, sin afectar el tamaño de la hoja de cálculo
cuando la imprima. Cuando guarda el libro, Excel guarda el aumento de cada una de sus hojas.
Está familiarizado con el vidrio de la ventana de su casa. En algunas aplicaciones de Windows, entre
ellas Excel, un panel es una porción de una ventana dividida. Muchas hojas de cálculo incluyen
una fila o más de celdas como etiquetas de columnas. Cuando agrega una gran cantidad de datos
a una hoja de cálculo, puede perder de vista esas etiquetas al desplazarse hacia abajo en la hoja de
trabajo. Excel le brinda una forma de inmovilizar partes de una hoja de cálculo en la pantalla para
que, cuando se desplace hacia abajo, o incluso cuando cambie la ampliación, no pierda la noción
de los elementos a los que se refieren las etiquetas.
PASO A PASO Usar Zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla

1. Maximice la ventana que contiene la hoja de cálculo Lunes.
Solution 3.
3. Seleccione la celda B8.
4. Para aumentar la magnificación, haga clic y mantenga presionado el control de zoom
en la esquina inferior derecha y deslice el puntero a la derecha (véase la Figura 8-10).
El zoom máximo es de 400%. Observe que la ventana acerca la celda que seleccionó.
Figura 8-10
Zoom máximo en una hoja de
cálculo
5. Haga clic en la pestaña Vista y, en el grupo Zoom, haga clic en 100%. La hoja de cálculo
retomará la ampliación estándar. Desplácese hasta la parte superior de la hoja de cálculo
para que la fila 1 esté visible otra vez. De ser necesario, desplácese hacia la izquierda
para poder ver la columna A otra vez.
6. Seleccione la celda B8 una vez más, si es necesario. En la pestaña Vista, en el grupo
Ventana, haga clic en Inmovilizar y luego, en Inmovilizar paneles en el menú que
aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada (B8) ahora
están inmovilizadas para el desplazamiento.
7. Deslícese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas en la fila 7. Observe
que las filas 1 a la 7 se mantienen en su lugar (véase la Figura 8-11).
Línea de inmovilización vertical Línea de inmovilización horizontal

Figura 8-11
Hoja de cálculo con secciones
inmovilizadas
126 Lección 8
8. Presione Ctrl+Inicio para desplazar la hoja de cálculo hasta la parte superior. En la

pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar y luego, en Movilizar
paneles. Las líneas delgadas que identifican los bordes inmovilizados de la hoja de
cálculo desaparecen.
Si estás acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo, puede
utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba) o alejarse
(abajo) a una hoja de cálculo.
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Si anteriormente ha usado un procesador de textos como, por ejemplo Microsoft Word,
probablemente habrá ejecutado el comando Buscar, que localiza un pasaje de texto. Y si ha
escrito una carta o una nota, tal vez que haya usado Buscar y reemplazar para cambiar la ortografía de
una palabra a través de un documento. Excel tiene un comando Buscar y un comando Reemplazar
que funcionan de manera similar, sólo que navegan a través de las celdas en lugar de párrafos.
Localización de datos con el comando Buscar

Con Excel, puede utilizar el comando Buscar para buscar texto que ha introducido como datos,
como el nombre de una persona, así como también los valores que sean resultado de fórmulas.
Esto es importante, porque si está seguro de que el valor $10,000 aparece en una celda pero nunca
ha escrito esos dígitos directamente en el sistema, podrá encontrarlos, aunque sea la suma de una
columna o el resultado de una fórmula.
Nota El comando Buscar no busca contenido de una hoja de cálculo oculta.
PASO A PASO Ubicar datos con el comando Buscar

1. Seleccione la hoja de cálculo Lunes. Seleccione la celda B8.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en
Buscar. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en Opciones. El cuadro de diálogo se expandirá.
4. Haga clic en la flecha desplegable Dentro de y, en la lista desplegable, haga clic en Libro.
5. Haga clic en la flecha desplegable Buscar en y, en la lista desplegable, haga clic en Valores.
6. Haga clic en el cuadro de texto Buscar, elimine el contenido que aparezca ahí y escriba
Ángela. Haga clic en Buscar siguiente. La ventana del libro se trasladará a Miércoles
y seleccionará automáticamente Ángela en la celda B9. Mientras tanto, aparecerá el
cuadro de diálogo tal como se muestra en la Figura 8-12.
Figura 8-12
Buscar y reemplazar
Imágenes prediseñadas cortesía de Microsoft
7. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar, presione Eliminar y, a continuación,

escriba Beth. Haga clic en Buscar siguiente. Excel resaltará la celda B15, cuyo
contenido incluye “beth” en el medio de la celda y en mayúscula no coincidente.
8. Seleccione la celda B9.
9. En el cuadro de diálogo, haga clic en Coincidir mayúsculas y minúsculas y luego, en
Buscar siguiente. Esta vez, Excel notifica que el texto no se puede encontrar, ya que busca
un nombre que comienza con una “B” mayúscula. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el
mensaje.
10. Haga doble clic en el cuadro de texto Buscar, presione Eliminar y, a continuación, escriba
420. Haga clic en Buscar todos. El cuadro de diálogo muestra un informe detallado que
lista todas las celdas en el libro que contienen el valor 420. En este caso, apunta a todas
las ubicaciones en las que los clientes pagaron “los trabajos” por todos los servicios
juntos. Puede usar las barras de desplazamiento o arrastrar la esquina inferior derecha
del cuadro de diálogo para ver todos los datos, como se muestra en la Figura 8-13.
Figura 8-13
Cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar luego de utilizar
Encontrar todos
11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja esté marcada como Martes.
Excel mostrará la hoja de cálculo Martes y seleccionará la celda M9, que contiene una
entrada por $420.00.
12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
13. CERRAR las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas. GUARDAR el libro.
Solución de Cuando elige la opción Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de diálogo Buscar
problemas y reemplazar, Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar
qué en su totalidad. Por ejemplo, en este caso una búsqueda de “Daniela” omitiría la celda que
contiene “Daniela H”, si la opción Coincidir con todo el contenido de la celda está seleccionada.
Reemplazo de datos con el comando Reemplazar

Las funciones para buscar y reemplazar texto se encuentran en el mismo cuadro de diálogo, aunque
Excel le ofrece dos maneras de abrirlo. Es posible que ya haya observado la pestaña Buscar en la
parte superior del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. La pestaña Reemplazar está a su lado.
El comando Reemplazar difiere de Buscar solo en un aspecto importante: agrega un cuadro
de texto para el contenido que pretende insertar en las coincidencias que Excel encuentra. De esta
forma, si escribe incorrectamente un nombre en todo un libro, puede corregirlo una única vez
y reflejar dicha corrección en todas partes.
128 Lección 8
PASO A PASO Reemplazar datos con el comando Reemplazar

1. Seleccione la hoja de cálculo Miércoles. Seleccione la celda B8.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic en
Reemplazar en el menú. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
3. Asegúrese de que el cuadro de diálogo está ampliado y que se haya seleccionado la
opción Libro para Dentro de.
4. Si el cuadro de texto Buscar muestra el contenido de la búsqueda anterior, haga doble
clic en el cuadro de texto y presione Eliminar para borrar el contenido.
5. Haga clic en el cuadro de texto Buscar y escriba Micaela.
6. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con y escriba Michaela. Ahora, el cuadro de
diálogo debe aparecer como se muestra en la Figura 8-14.
Figura 8-14
Cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar con la pestaña
Reemplazar abierta
7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscará todas las instancias de Micaela y agregará
una “h” en medio (corrección del error ortográfico del cliente) y, a continuación, le notificará
cuando haya finalizado el trabajo. Excel realizará un reemplazo.
8. Haga clic en ACEPTAR y haga clic en Cerrar.
GUARDAR el libro. CERRAR Excel.
Solución de Use Reemplazar todos solo cuando esté seguro de que necesita reemplazar todas las instancias
problemas de un texto o un elemento de los datos. Habrá ocasiones en las que necesite reemplazar solo
algunas instancias, pero no todas.
Proyectos
Proyecto 8-1: Copiar y modificar una hoja de cálculo

Está realizando la contabilidad de una cadena productora de partituras y de CD coleccionables de
todo el Estado. En este proyecto, cambiará el nombre de una hoja de cálculo, utilizará el cuadro
Nombre para seleccionar un rango de celda y copiará una hoja de cálculo Trimestre 1 ya existente,
que va a modificar para escribir las ventas del Trimestre 2.

1. ABRIR 08 Brooks Music Annual Sales de los archivos de datos para esta lección.
2. GUARDAR el libro como 08 Brooks Music Annual Sales Solution. Maximice la ventana, si
es necesario.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. Haga clic en Cambiar el
nombre de la hoja.
4. Escriba T1 y luego presione Entrar.
5. Vuelva a hacer clic en Formato y luego, en Mover o copiar hoja.
6. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, haga clic en (mover al final), en Crear una copia
y, por último, en ACEPTAR.
7. Cambie el nombre de la hoja de T1 (2) a T2.
8. En la hoja de cálculo T2, seleccione la celda C5.
9. Elimine el texto Ene y reemplácelo por Abr.
10. Use Autorrelleno para cambiar los encabezados de columna de los dos meses y luego,
en la celda F5, cambie T 1 por T 2.
11. Haga clic en el cuadro Nombre y, a continuación, escriba la referencia de celda C6:E10.
Presione Entrar y, a continuación, presione Eliminar.
12. Para los meses del segundo trimestre, escriba los valores siguientes:
$22,748.00 $21,984.00 $20,194.00
$22,648.00 $21,068.00 $21,698.00
$24,971.00 $23,498.00 $23,011.00
$23,400.00 $24,681.00 $23,497.00
$21,037.00 $20,960.00 $19,684.00
13. Si es preciso, ajuste el ancho de cada columna para que se puedan leer las entradas.
GUARDAR y CERRAR el libro. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

130 Lección 8
Proyecto 8-2: Cambio de nombre a una hoja de cálculo, mostrar una hoja de cálculo,
ajustar ventanas.
Está ayudando a un local de revelado de fotos en un establecimiento local de suministros a
efectuar el seguimiento de las ventas adicionales que los empleados deben realizar para poder
seguir manteniendo abierta una tienda de revelado en la época de las cámaras digitales. En este
proyecto, cambiará el nombre de hojas de cálculo, mostrará una hoja de cálculo de formulario
oculta, organizará las ventanas en pantalla y realizará cambios.

1. ABRIR 08 Photo Weekly Product Tracker de los archivos de datos para esta lección.
2. GUARDAR el libro como 08 Photo Weekly Product Tracker Solution.
3. Haga clic en la pestaña Hoja1 de la hoja de cálculo.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el menú, haga clic en
Cambiar el nombre de la hoja.
5. En la pestaña de la hoja de cálculo de Hoja1, escriba Akira (el nombre del asociado de
ventas de la celda A7) y presione Entrar.
6. Repita este proceso para los asociados de ventas de las Hoja2 y Hoja3.
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. En el menú, haga clic en
Ocultar y Mostrar y en Mostrar hoja.
8. En el cuadro de diálogo Mostrar, elija Form y haga clic en ACEPTAR.
9. Con la hoja Forma activa, vuelva a hacer clic en Formato y luego en Mover o copiar hoja.
10. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista de hojas previas, haga clic en Form.
Haga clic en Crear una copia. Haga clic en ACEPTAR.
11. Haga clic en la celda A7. Escriba el nombre Jairo Campos.
12. Edite la celda B4 para reflejar la fecha que aparece en las demás hojas de cálculo.
13. Cambie el nombre de la hoja de cálculo Form (2) por Jairo.
14. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Form. Haga clic en Ocultar.
15. En la hoja de cálculo Jairo, seleccione las celdas B9:H13 y escriba los siguientes valores
por cada uno de los días indicados en la tabla siguiente, omitiendo las celdas en blanco
tal como se indica:
Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

2 3 4 2
10 1 2 6
4 2
400 75 150 200
3 4 2 1 2
16. Seleccione la hoja de cálculo Akira.

17. Haga clic en la pestaña Vista, y luego, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
18. En la nueva ventana, seleccione la hoja de cálculo Taneel.
19. De nuevo, en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
20. En la ventana nueva, seleccione la hoja de cálculo Kere.
21. De nuevo, en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
22. En esta nueva ventana, seleccione la hoja de cálculo Jairo.
23. En la hoja de cálculo Jairo, en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en
Organizar todo.
24. En el cuadro de diálogo Organizar ventanas, haga clic en Icono. Haga clic en Ventanas
del libro activo. Haga clic en ACEPTAR.
GUARDAR este libro y CERRAR Excel.


Número de
Importación de datos Importar datos de un archivo de texto delimitado. 1.1.2

Ordenamiento de datos Cambiar el criterio de ordenación. 3.3.3
Ordenar datos en varias columnas. 3.3.2
Filtrado de datos Filtrar registros. 3.3.1
Esquematización de datos y obtención de Esquematizar datos. 2.3.2
subtotales de datos Insertar subtotales. 2.3.3
Configuración de datos en formato de tabla Aplicar estilos a tablas. 3.2.1
Configurar opciones de estilo de tabla. 3.2.2
Insertar total de filas. 3.2.3
Agregar o quitar filas y columnas de una tabla. 3.1.3
Filtrar registros. 3.3.1
Ordenar datos en varias columnas. 3.3.2
Cambiar el criterio de ordenación. 3.3.3
Eliminar registros duplicados. 3.3.4
Crear una tabla de Excel desde un rango de celdas. 3.1.1
Convertir una tabla en un rango de celdas. 3.1.2
Pestaña Datos
En la mayoría de los ejercicios de esta lección se utiliza la pestaña Datos de la cinta. Aunque en un
principio los programas de hoja de cálculo como Excel tenían como objeto servir de motores de
cálculo, a menudo es conveniente guardar registros y realizar cálculos en un mismo programa. Las
tareas de entrada de datos pueden ser aburridas y repetitivas, pero Excel facilita la importación de
Figura 9-1 datos existentes desde otras fuentes. Puede organizar y administrar los datos de manera apropiada
Pestaña Datos
una vez que los ingresó en un libro.
Importar desde orígenes que no sean Excel Pestaña Datos Eliminar filas duplicadas Agrupar filas o columnas en clústeres
Ordenar de A a la Z Ordenar por Desagrupar filas Insertar filas de subtotales

(ordenar de menor a mayor) criterios múltiples o columnas de los
Ordenar de Z a la A Filtrar clústeres
(ordenar de mayor a menor) columnas
En la Figura 9-1 se muestra la pestaña Datos con descripciones de muchas de las características que
se utilizan en esta lección.
132 132
Trabajo con datos y macros 133
IMPORTACIÓN DE DATOS
Cuando utiliza un libro que requiere un gran volumen de datos, es de gran ayuda contar con que esos
datos ya existen de alguna forma y que no sea preciso escribirlos manualmente. Si los datos que necesita
para un libro se originan fuera de Excel, Excel necesita ser capaz de importar esos datos de tal manera
que pueda comprender dónde empiezan y terminan las entradas en las celdas y dónde comienzan y
terminan los registros. Se pueden importar incluso archivos de texto simples, como .TXT o CSV, en
los que los valores están separados (delimitados) por comas, porque las comas actúan como postes, y
Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales constan de varias tablas y por lo tanto no
pueden ser importadas directamente. Así que el truco es ser capaz de abrir una conexión con la base
de datos (por ejemplo, un canal de comunicaciones) y transmitir las tablas específicas que necesita en
Excel, de manera que Excel pueda analizarlos (interpretar el carácter por carácter) fácilmente.
Apertura de archivos no nativos directamente en Excel

Excel tiene dos formatos de datos principales: un formato más antiguo propiedad de Microsoft
y operado por Microsoft, cuyos archivos terminan con la extensión .XLS, y un formato .XLSX
más reciente, basado en XML, cuyas características se han compartido públicamente. Dado que
el nuevo formato es público, existen ahora más programas y servicios que publican datos en un
formato que Excel acepta. Pero no siempre es así, puesto que muchos servicios proporcionan datos
en un formato XML básico que Excel puede importar. En dicho caso, no se puede garantizar que
las columnas vayan a estar todas correctamente alineadas o que los encabezados vayan a ocupar el
lugar que Excel espera para una tabla. El “denominador común menor” para la compatibilidad de
archivos es el archivo .TXT o .CSV, que es texto sencillo que utiliza como delimitadores (caracteres
que separan las entradas de datos entre sí) determinados caracteres, tales como comas y comillas,
que Excel no interpreta como parte de una entrada de celda.
PASO A PASO Abrir un archivo no nativo directamente en Excel

PREPÁRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRIR un
libro en blanco nuevo.
1. Haga clic en la pestaña Datos, luego en el grupo Obtener datos externos y finalmente en
Desde un archivo de texto.
2. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque y haga clic en
09 NA-POP-EST-01.csv. Haga clic en Importar.
3. En el paso 1 del Asistente para importar texto, observe la vista previa en la parte inferior
(véase la Figura 9-2). Esta es la mejor aproximación de Excel, por el momento, a cómo se
debe aplicar formato a los datos. Observará que hay cifras de población representadas
entre “comillas” con comas entre cada cifra. En este caso, las comas actúan de
delimitadores y es difícil juzgar si cada una de las cifras entre las comas tendrá la misma
longitud. En Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión, elija
Delimitados y seleccione Mis datos tienen encabezados.
Figura 9-2
Asistente para importar texto
134 Lección 9
4. La vista previa muestra los encabezados desde la fila 3. Por lo tanto, para la opción
Comenzar a importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
5. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulación porque la vista previa no indica espacios
largos entre las cifras. Active Coma. Establezca el Calificador de texto en “ (comillas).
Desplácese hacia abajo por el panel Vista previa de los datos y observe ahora que Excel
encontró las separaciones de columnas entre las cifras. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 3 del asistente podrá establecer el tipo de datos para cada columna descubierta.
Haga clic en la primera columna del panel Vista previa de datos. A continuación, en
Formato de los datos en columnas, haga clic en Fecha. Haga clic en Finalizar.
7. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación (véase la Figura
9-3), deje ¿Dónde desea situar los datos? configurado en Hoja de cálculo existente.
Haga clic en ACEPTAR.
Figura 9-3
Cuadro de diálogos Importar
datos
8. Cambie el ancho de la columna A a 16.

9. La hoja de cálculo que ha generado Excel, que se muestra en la Figura 9-4, muestra
el cálculo de la población de Estados Unidos para cada mes desde abril de 2010 hasta
diciembre de 2012. Excel no pudo comprender las fechas de la columna A, así que dejó
el tipo de dato establecido en General para la mayoría de las celdas. Sin embargo,
cometió un error al intentar convertir el año de la celda A25. Para corregirlo, comience
seleccionando y eliminando las filas 2, 12 y 25 (asegúrese de seleccionar las tres filas al
mismo tiempo antes de eliminarlas).
Figura 9-4
Hoja de cálculo con datos del
censo recién importados
10. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
11. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34. Excel cambiará
las entradas de la columna A por los meses correctos.
12. Elimine las filas 35 a 40.
13. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Monthly Census Data
Solution.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Obtención de datos externos

En el mundo de los equipos, existen bases de datosyarchivos de datos. Como las bases de datos se almacenan
generalmente en archivos, sería lógico preguntarse “¿Cuál es la diferencia?” Un archivo de datos
almacena una serie de registros en un formato relativamente simple, y Excel es un programa que usa
archivos de datos de esta manera. Una base de datos es un sistema comparativamente complejo
que puede almacenar un gran volumen de datos relacionados que necesitan un programa que evalúe y
procese esa información. Cuando Excel importa datos de una base de datos en vez de un archivo de datos
(como en el ejercicio anterior), en realidad inicia un programa, comienza un proceso de comunicación
con dicho programa y ordena al programa que transmita los datos que necesita.
Nota En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access instalado
en el equipo para continuar.
PASO A PASO Obtener datos externos

PREPÁRESE. INICIE Excel si no está ejecutándose y abra un libro en blanco.
1. Haga clic en la pestaña Datos, luego en el grupo Obtener datos externos y finalmente en
Desde Access.
2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique el archivo de base de datos
09 Customer Contacts.accdb. Selecciónelo y haga clic en Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que se muestra en la Figura 9-5, haga clic en
Clientes (la tabla que queremos importar) y luego en ACEPTAR.
Figura 9-5
Cuadro de diálogo
Seleccionar tabla
4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?,
haga clic en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto diga =!$A$1.
5. Haga clic en ACEPTAR. Excel mostrará una tabla con formato (véase la Figura 9-6),
completa con los botones de Autofiltro en los encabezados, sobre los que aprenderá
más en esta lección en la sección “Uso de los filtros automáticos”.
Figura 9-6
Datos importados desde
una tabla de Access
136 Lección 9
6. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Customers Solution.
Anexo de datos a una hoja de cálculo

Después de importar datos desde otro formato o desde una base de datos a una hoja de cálculo,
probablemente dedicará mucho tiempo a conciliar esos datos con los registros existentes. En los dos
ejercicios anteriores, importó los datos a hojas de cálculo en blanco. En la mayoría de los casos, sin
embargo, importará datos desde otras fuentes a una hoja de cálculo existente.
PASO A PASO Adjuntar datos a una hoja de cálculo

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 Owners.xls de esta lección.
2. En la pestaña Datos y, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde otros
orígenes y luego en Desde importación de datos XML.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique y seleccione el archivo
de datos 09 Owners Import.xml. Haga clic en Abrir. En este punto, puede aparecer un
cuadro de diálogo llamado Error de datos XML. Si es así, haga clic en Aceptar para cerrar
el cuadro de diálogo y continuar.
4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Hoja de cálculo existente y luego, en
ACEPTAR. Aunque se anexa una lista de clientes al final de la hoja de cálculo, las columnas
no se alinean, tal como muestra la Figura 9-7. Esto es normal en los datos anexados.
Solución de Con el tiempo, las carpetas donde solían residir archivos de datos antiguos pueden dejar de
problemas existir. Este es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual importó datos a la hoja
de cálculo. Algunas versiones del analizador XML de Microsoft verán esto como un “error”,
mientras que otras no. Diversos factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su
equipo. En cualquier caso, no se trata realmente de un error, y no necesita preocuparse por ello.
Figura 9-7
Datos XML no coincidentes,
recién importados
5. Para corregir el problema, comience por mover los primeros nombres del rango de
celdas E23:E75 al rango B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B.
6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango A23:A75. Sobrescriba el
contenido existente en la columna A.
7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberían estar en la columna E,
los códigos postales de la columna K que deberían estar en la columna F y los números
de teléfono de la columna I que deberían estar en la columna G.
8. Elimine las columnas H a L.
9. Elimine las filas 21 a 22.

10. Reemplace todas las 11 instancias de Dell City de la columna D por Del City.
11. Ajuste el ancho de las columnas para que los datos encajen.
12. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Owners Solution.xlsx.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
PROTECCIÓN DE LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS

Al escribir nuevos datos en un libro desde una fuente papel, especialmente varios registros a la vez, es
fácil que alguien escriba los dígitos o caracteres incorrectos, especialmente en un campo en el que un
carácter único denota un tipo, como un adulto mayor o un niño, o un perro o un gato. Por ejemplo,
la C en una clínica veterinaria ¿significa “canario” o “canino”? La Validación ayuda a asegurarse
que la data se escriba correctamente antes de que se procese de manera incorrecta. Las herramientas
de validación de datos de Excel pueden ayudar a establecer reglas que impidan que usted u otras
personas ingresen datos no válidos o inutilizables, o que no se ingresen datos cuando son obligatorios.
Restricción de entradas de celdas a ciertos tipos de datos

En Estados Unidos, un código de área telefónico tiene tres dígitos. Puede configurar una regla
que ejecute un sonido para el usuario siempre que este escriba por error un código de dos o cuatro
dígitos. El usuario podrá entonces responder desestimando el mensaje y volviendo a empezar
o cancelando lo escrito si el usuario no tenía la intención de escribir nada en esa celda.
PASO A PASO Restringir entradas de celdas a ciertos tipos de datos

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 Vet Clinic Patients para esta lección.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione Guardar como. GUARDAR el libro en
la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Vet Clinic Patients Solution.
2. Inmovilice las filas 1 a 4 en las dos hojas de cálculo del libro.
3. En la hoja de cálculo Lista de clientes, seleccione la columna L (código de área).
4. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de
datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.
5. Haga clic en la pestaña Configuración.
6. En el cuadro de lista Permitir, elija Longitud de texto. Este es el primer paso para crear
una norma que regule cuántos caracteres debe contener cada entrada nueva.
7. En el cuadro de lista Datos, elija igual a.
8. Haga clic en el cuadro Longitud y escriba 3 (véase la Figura 9-8).
Figura 9-8
Usar la pestaña Configuración
para especificar la regla de
validación
138 Lección 9
9. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Esta pestaña mostrará un mensaje siempre
que seleccione una celda en el rango validado.
10. Haga clic en el cuadro Título y escriba Regla.
11. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada y escriba Introduzca un código de área de
tres dígitos.
12. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. Excel puede mostrar un mensaje de alerta de
error cuando un usuario intenta escribir datos que no son válidos.
13. Haga clic en el cuadro Título y escriba Error de entrada de datos.
14. Haga clic en el cuadro Mensaje de error y escriba Solo se reconocen los códigos de
área de tres dígitos. Este mensaje se mostrará en un cuadro de diálogo cada vez que se
realice una entrada no válida en la columna L. Ahora, el cuadro de diálogo debe aparecer
tal como se muestra en la Figura 9-9.
Figura 9-9
Configurar una advertencia
para cuando se infringe la regla
de validación

16. Para probar la nueva regla de validación, haga clic en la celda L57. Debería ver el
mensaje de notificación que escribió en la pestaña Mensaje de entrada.
17. Escriba 40 y luego presione Entrar. Excel mostrará un cuadro de diálogo de alerta con
el mensaje que creó (véase la Figura 9-10).
Figura 9-10
Hoja de cálculo con regla de
validación aplicada
Mensaje de error de validación Mensaje de entrada de validación
18. Haga clic en Cancelar. Se borrará la entrada parcial de la celda L57.
Nota Las reglas de validación de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va escribiendo en el
libro, no a los datos que existían en el libro antes de crear las reglas.
Permiso para introducir solo valores específicos en las celdas

Es normal encontrar en una base de datos una única letra que represente una característica, como
el género o la afiliación a un partido político o el turno de trabajo al que se está asignado. En la
entrada de datos, es fácil que el usuario se equivoque e introduzca un carácter no válido. Puede
prever casos como este creando una regla que restrinja la entrada a una serie de caracteres válidos.
PASO A PASO Permitir que solo se ingresen valores específicos en celdas

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione Guardar como. GUARDAR el libro en
la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Vet Clinic Patients Solution 2.
2. Haga clic en la pestaña Lista de pacientes.
3. Seleccione la columna D.
4. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
5. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
6. En el cuadro de lista Permitir, elija Lista. Aparecerá el cuadro Origen en la parte inferior
del cuadro de diálogo.
7. Haga clic en el cuadro Origen. Escriba M,F,N (recuerde incluir las comas).
8. Desactive el cuadro Omitir blancos.
9. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada
y escriba Macho, hembra o esterilizado.
10. Haga clic en ACEPTAR. Ahora, cualquiera que introduzca un nuevo paciente en la base
de datos deberá especificar el sexo del animal a partir de la lista desplegable de la celda.
11. Seleccione la columna E (n.° de propietario).
12. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
13. Haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro de lista Permitir, haga clic en Lista.
14. En el lado derecho del cuadro Origen, haga clic en el botón Contraer diálogo.
15. Con el cuadro de diálogo Validación de datos contraído, haga clic en la pestaña de hoja
de cálculo Lista de clientes.
16. Seleccione la columna A (n.° de cliente).
17. Al final del cuadro Origen, haga clic en el botón Expandir diálogo. Reaparecerá el cuadro
de diálogo completo, y ahora el cuadro Origen debe decir =’Lista de cliente’!$A:$A.
18. Desactive los cuadros Omitir blancos y Celda con lista desplegable.
19. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. Elija Advertencia en el cuadro Estilo.
20. En el cuadro de mensaje de Error, escriba El propietario debe ser el número de un cliente
preexistente.
21. Haga clic en ACEPTAR. Ahora la columna N.° de propietario puede contener solo
números para clientes que aparezcan en la columna N.° del cliente de la hoja de cálculo
Lista de clientes.
22. Para asegurarse de que sus nuevas reglas de validación funcionen, en la hoja de cálculo
Lista de pacientes, en la parte inferior de la lista, haga clic en la celda A57 e intente
escribir los siguientes datos:
Murdock Perro Rottweiler B 61
23. Después de haber intentado escribir B en la columna D, responda al cuadro de diálogo
de error haciendo clic en Reintentar y escribiendo M.
24. Después de haber intentado escribir 61 en la columna E, responda al cuadro de diálogo
de error que se muestra en la Figura 9-11 haciendo clic en No y escribiendo 31.
140 Lección 9
Figura 9-11
Excel intenta hacer cumplir
una regla de validación
Nota Sigue siendo posible que un valor no válido permanezca en una hoja de cálculo después de que el
sistema haya alertado al usuario de que no es válido. Por ejemplo, si en el paso anterior hubiera
hecho clic en Sí en lugar de No, el valor 61 seguiría en la columna E, incluso aunque no haya ningún
cliente con el número 61 en la columna A de la hoja de cálculo Lista de clientes. Posiblemente, de
esta manera puede escribir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un dueño, si
desea agregar la información del dueño más adelante.
Eliminación de filas duplicadas de una hoja de cálculo

En muchas bases de datos, es importante que cada registro (cada fila de una tabla de base de datos
de Excel) sea único. Si una entrada aparece dos veces, Excel puede tratar dichas entradas como
si fueran diferentes, aunque contengan información idéntica. Por consiguiente, los problemas se
presentan cuando intenta conciliar cualquier otro registro o datos posteriores que pueden hacer
referencia a cualquiera de esas dos entradas duplicadas. Para limpiar la base de datos, Excel puede
buscar las entradas duplicadas y depurarlas antes de se produzcan demasiados daños.
PASO A PASO Eliminar filas duplicadas de una hoja de cálculo

1. GUARDAR el libro actual como 09 Vet Clinic Patients Solution 3.
2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes.
3. Haga clic en la celda A57 y, en la fila 57, escriba los siguientes datos en las columnas
correspondientes:
0053 Señora Mary Jane Brink 704 Fairway Drive
Cincinnati OH 45250 513 555-1655
4. Seleccione el rango de celdas A4:N57.
5. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Quitar duplicados.
Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados.
6. En la lista Columnas, desactive la selección junto a N.° de cliente. Si aparecen
direcciones y nombres duplicados en la lista, es probable que los números de índice de
clientes no estuvieran duplicados.
7. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados (véase la Figura 9-12). De esta
forma, Excel no tratará la fila 4 como si contuviera datos.
Figura 9-12
Cuadro de diálogo Quitar
duplicados
8. Haga clic en ACEPTAR. Excel responderá, con un cuadro de diálogo, que se eliminó un
conjunto de valores duplicados (el que acaba de escribir).
9. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo. Tenga en cuenta que se eliminó
la segunda instancia (inferior) de la entrada duplicada, en la fila 57.
ORDENAMIENTO DE DATOS
Ordenar un rango de datos en Excel ayuda a localizar los datos exactos que necesita. En algunos
aspectos, también puede ayudar a Excel a buscar ciertos datos para entradas en fórmulas (ver Lección
5), pero en su mayor parte la clasificación es para su beneficio. Por ejemplo, quizás quiera buscar
clientes en una tabla con el apellido en lugar que con el número de cliente arbitrario que no recuerda.
Cuando escriba un nuevo cliente, puede resultarle más fácil escribir el nombre en la parte inferior
de la lista y luego volver a ordenar en orden alfabético. De esta manera, no necesita introducir
manualmente una fila vacía en medio de la hoja de cálculo, en la ubicación alfabética adecuada.
Ordenamiento de los datos según un único criterio

Probablemente oyó la palabra “criterios” con más frecuencia que su contrapartida singular, criterio.
Ambas palabras se refieren a elementos que están contemplados en el curso de la ejecución de una
función. Por ejemplo, las páginas blancas de una guía telefónica están ordenadas por el apellido de
los propietarios de los teléfonos. El primer apellido es un criterio de la clasificación. Como muchas
personas comparten el mismo primer apellido, las listas de propietarios de teléfonos se clasifican
luego según el nombre y, a continuación, por la inicial de los segundos nombres, cuando se utilizan.
Esto conduce a tres criterios diferentes para este tipo de clasificación. Sin embargo, cuando las
personas de una base de datos están indexadas por número, y dicho número es único, se utiliza un
único criterio para ejecutar una operación de clasificación común.
PASO A PASO Ordenar datos según un solo criterio

2. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, haga clic en la celda E5. Tenga en cuenta que
esta es la fila superior de la columna N.° de propietario y que todas sus entradas son
numéricas.
3. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ordenar de
menor a mayor (con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). La lista ahora está
ordenada por orden numérico ascendente según N.° de propietario, que era la columna
que seleccionó antes de ordenar.
5. Haga clic en el botón Ordenar de A a Z. Esta vez, la lista está ordenada por Nombre de
paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango.
Murdock el Rottweiler, que agregó anteriormente a la fila 57 ahora aparece en la fila 44.
Nota Si el orden se basa en una única columna en una tabla de Excel, puede seleccionar el rango de tabla
completo o cualquier celda en la columna que desea ordenar. Tenga cuidado de no seleccionar solo
una porción de la tabla (como una columna sola) antes de ordenar. Si lo hace, Excel solo ordenará
los datos seleccionados, y el resto de los datos permanecerá intacto y causará que se mezclen los
registros. Excel le advierte de esto antes de ordenar de esta manera.
Ordenamiento de datos según varios criterios

Una base de datos adecuada que contiene registros de personas divide cada elemento de los nombres
como mínimo en nombre y apellido, y puede incluir elementos opcionales como las iniciales
medias, prefijos y sufijos. Por esta razón, cada vez que ordene una base de datos, un rango o una
tabla por nombres, le será útil ordenarlos siguiendo varios criterios.
142 Lección 9
PASO A PASO Ordenar datos según múltiples criterios

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes.
2. Seleccione el rango de celdas A4:N56.
3. Asigne el nombre Clientes al rango.
4. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecerá el
cuadro de diálogo Ordenar.
5. En el cuadro de lista Ordenar por, bajo Columna, elija Apellido.
6. Haga clic en Agregar nivel.
7. En el cuadro de lista Luego por que aparece, elija Nombre.
9. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija MI (inicial media).
10. Vuelva a hacer clic en Agregar nivel.
11. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija Sufijo. Ahora, el cuadro de diálogo debe
aparecer como se muestra en la Figura 9-13.
Figura 9-13
Cuadro de diálogo Ordenar
12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no considere la fila
de encabezados como una entrada de datos.
13. Haga clic en ACEPTAR. La lista de clientes ahora está ordenada alfabéticamente, con
las personas que comparten el mismo apellido ordenadas alfabéticamente por nombre.
Aunque los números de cliente aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la
base de datos conserva su plena integridad.
Ordenamiento de datos según los atributos de celda

En la Lección 6, se trabajó con la aplicación de formato especial a las celdas en base al contenido.
Excel puede ordenar los registros basándose en el formato condicional que se aplica a las celdas.
Esto es importante ya que Excel no tiene una función de “tipo condicional”, donde se crea una regla
o una fórmula que Excel evalúa para agrupar u organizar filas. En cambio, puede crear reglas que
aplican formatos o gráficos específicos a celdas basándose en su contenido. Entonces, Excel puede
ordenar y agrupar esos registros cuyas celdas tienen estos formatos especiales aplicados.
PASO A PASO Ordenar datos usando atributos de celda

1. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, que debe estar ordenada de manera ascendente
en la columna A, seleccione la columna E.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna y luego en Insertar en el
menú contextual.
3. Con la columna E seleccionada, en la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Validación de datos.
4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Borrar todo. Haga clic en ACEPTAR.
Solución de Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que está regida por una regla de
problemas validación de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, aunque se haya creado con otro
objetivo. Para eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de diálogo
Validación de datos y haga clic en Borrar todo según lo demostrado anteriormente.
5. Haga clic en la celda E4 y escriba Castrado/Esterilizado. Cambie el ancho de la columna

E a 17.
6. En la columna E, escriba N en los siguientes números de fila: 6, 15, 19, 21, 22, 25, 34, 37,
46, 50 y 56.
7. En la columna E, escriba S en los siguientes números de fila: 5, 7, 8, 9, 10, 13, 16, 17, 20,
24, 27, 30, 31, 32, 36, 40, 41, 43, 47, 48, 52, 54 y 57.
8. Seleccione la columna E.
9. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
10. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
En Permitir, elija Lista.
11. En el cuadro Origen, escriba N,S.
12. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada, escriba
N = Esterilizado, S = Castrado. Haga clic en ACEPTAR.
13. Seleccione el rango E5:E100 Haga clic en la pestaña Inicio. Luego, en el grupo Estilos,
haga clic en Formato condicional. Haga clic en Nueva regla.
14. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, elija Aplicar formato únicamente a las
celdas que contengan en la lista Seleccionar un tipo de regla.
15. En el cuadro de lista, en Dar formato únicamente a las celdas con, elija Sin espacios en
blanco.
16. Haga clic en Formato.
17. En el cuadro de diálogo Formato a celdas, haga clic en la pestaña Relleno. Elija la sexta
muestra de color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en ACEPTAR.
18. Haga clic en ACEPTAR. Ahora, los animales esterilizados y castrados deben aparecer
sombreados.
19. Seleccione el rango de celdas A4:F57. Asigne el nombre Pacientes al rango.
20. En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
21. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la lista Ordenar por, elija Castrado/Esterilizado.
22. En la lista Ordenar según, elija Color de celda.
23. Haga clic en la flecha desplegable junto a Sin color de celda. Tal como muestra la Figura
9-14, el cuadro de lista que aparece muestra solo los colores que realmente se están
usando para el formato condicional, en este caso, solo una muestra. Haga clic en el
muestrario de colores.
Figura 9-14
Cuadro de diálogo Ordenar que
muestra la opción de color de
formato condicional
144 Lección 9
24. Haga clic en ACEPTAR. Ahora, la hoja de cálculo ordenada debe tener el aspecto que se
muestra en la Figura 9-15. Todos los animales “N” y “S” están agrupados juntos en la
parte superior, y los dos tipos se mezclan entre sí. Todos los animales no operados están
juntos en la parte inferior.
Figura 9-15
Hoja de cálculo con orden
basado en formato condicional
aplicado
FILTRADO DE DATOS
Cuando se busca información en Internet, se espera que el motor de búsqueda devuelva los datos
más pertinentes de la búsqueda en la parte superior de la lista. Del mismo modo que cualquier
base de datos, cuando solicita o consulta solo los registros que cumplan con criterios particulares,
espera ver solamente los datos pertinentes y que se filtren los datos irrelevantes o no coincidentes.
Con Excel, hay una forma de especificar formalmente los límites de su tabla de base de datos (decir,
“Esta parte de mi hoja de cálculo se debe considerar como una base de datos”) y de hacer que Excel
filtre solo aquellas filas que no corresponden a lo que busca. Esto no cambia la base de datos, y no
se eliminan todas las filas con un filtro. Solo las esconde temporalmente.
Uso del filtro automático

Un Autofiltro es la forma más rápida de configurar una tabla para que muestre únicamente las
filas que cumplen criterios básicos (por ejemplo, solo clientes que viven dentro del Estado o solo
clientes que se han registrado para recibir boletines informativos mensuales). Si los criterios de
búsqueda incluyen información que se puede evaluar fácilmente con una simple lectura de los datos
existentes en las celdas, puede utilizar un filtro automático para configurar la búsqueda con muy
pocos problemas. Existen formas de configurar filtros más complejos y más avanzados que duplican
datos en otra ubicación (a menudo una hoja de cálculo nuevo) mediante criterios avanzados basados
en fórmulas. Sin embargo, para realizar simples evaluaciones de datos, el filtro automático requiere
menos esfuerzos. Esto convierte la fila de encabezados de la tabla en un conjunto de controles que
se utilizan para elegir los criterios y seleccionar los datos que desea ver.
PASO A PASO Uso del Autofiltro


2. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes. En el cuadro Nombre,
escriba Clientes y presione Entrar. Excel resalta el rango de datos para la tabla Clientes.
3. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Excel agregará
botones desplegables a los nombres de campo de todas las columnas de la lista.
Deslícese hacia arriba y haga clic en la celda A5 para deseleccionar el rango.
4. Haga clic en la flecha desplegable junto al encabezado N.º de cliente de la columna A.
Excel mostrará el menú Autofiltro que se muestra en la Figura 9-16.
Figura 9-16
Menú de Autofiltro para una
columna numérica
5. Para ordenar la tabla por número de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Esto le brindará un acceso directo para ordenar.
6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable,
junto a Estado. En el menú Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo)
para desactivar todas las casillas y, a continuación, active OH tal como se muestra en la
Figura 9-17. Haga clic en ACEPTAR.
Figura 9-17
Menú de Autofiltro para una
columna de texto
146 Lección 9
Cuando un Autofiltro está activo para que se vean los resultados filtrados en vez de la tabla completa,
Excel aplica una notación especial a los botones de Autofiltro y a los números de fila. Tal como
se muestra en la Figura 9-18, el botón de la columna utilizada para ordenar ahora contiene una
flecha hacia arriba, mientras que el botón de la columna utilizada en el filtro contiene un símbolo
de embudo.
Columna ordenada (orden ascendente) Columna filtrada

Figura 9-18
Símbolos en una tabla filtrada
Indicadores de fila enmascarados
Asimismo, observe que los números de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta
atención, verá que donde están ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un límite doble entre
los números de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 17 y 20 y entre las filas 46 y 54.
Creación de Autofiltro personalizado

Un Autofiltro personalizado usa una regla que el usuario ha creado e instruye a Excel sobre cómo
evaluar las entradas de cada fila. El resultado de esa evaluación determina si se mostrarán o filtrarán
las filas. Con un filtro automático sencillo, Excel busca contenido basado en muestras reales de la
columna. Por ejemplo, en la tarea anterior, Ohio (OH) e Indiana (IN) eran opciones porque ambos
figuraban en la columna Estado; no se mostraba ningún otro Estado. Por el contrario, con un filtro
automático personalizado, puede establecer una regla que instruya a la hoja de cálculo para que
muestre solo los registros cuyos valores en una columna determinada estén por encima o por debajo
de una determinada cantidad. Básicamente, la regla indica a Excel que compare cada valor de la
columna con algo. La visualización del valor depende de las condiciones de la comparación; es decir
¿es igual? ¿es superior? ¿es inferior? ¿se encuentra entre los diez superior o inferiores? El Autofiltro
personalizado es una de las herramientas más poderosas de Excel.
PASO A PASO Creación de un Autofiltro personalizado

1. Cambie a la hoja de cálculo Lista de pacientes e inserte una nueva columna entre las
columnas existentes D y E.
2. Borre las reglas de validación de la nueva columna E.
3. Agregue el título Vacuna contra la hepatitis a la celda E4 y aumente el ancho de la

columna todo lo necesario para mostrar el encabezado en dos líneas.
4. Escriba las siguientes fechas en las siguientes celdas:
E8 18/01/2016
E11 16/08/2015
E13 15/05/2016
E18 01/03/2013
E22 19/10/2014
E26 05/07/2016
E32 02/02/2015
E37 15/08/2016
E38 14/07/2015
E43 01/09/2016
5. Seleccione el rango de datos Pacientes. El rango se tiene que haber incluido la nueva
columna.
6. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.
7. Haga clic en la flecha desplegable junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú,
posicione el mouse sobre Filtros de fecha y luego haga clic en Filtro personalizado.
Se abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
8. En el primer cuadro de lista debajo de Vacuna contra la hepatitis, elija Es anterior a. En el
cuadro de la derecha, escriba 01/01/2016.
9. Haga clic en el botón O entre las dos filas de cuadros de lista.
10. En el segundo cuadro de lista debajo de O, elija Es igual a. Deje el cuadro de lista en
blanco (que signifique literalmente “en blanco” o “nada”). Ahora, el cuadro de diálogo
debe aparecer como se muestra en la Figura 9-19.
Figura 9-19
Cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado
11. Haga clic en ACEPTAR. Después de que desaparezca el cuadro de diálogo, Excel filtra
todas las entradas de la lista de pacientes en las que se sabe que el paciente recibió la
vacuna contra la hepatitis en el año 2016 o posteriormente. Quedan los animales de los
que se sabe que fueron vacunados en 2015 o anteriormente, o aquellos cuya fecha de
vacunación se desconoce.
12. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú,
posicione el mouse sobre Filtros de fecha y luego haga clic en Filtro personalizado.
13. En el segundo cuadro de lista que actualmente dice es igual a, elija la entrada en blanco
en la parte superior de la lista. Ahora el cuadro debe estar vacío.
14. Haga clic en ACEPTAR. La lista debe mostrar ahora solo los cinco animales de los que
se sabe que fueron vacunados en 2015 o en fechas anteriores, como se muestra en la
Figura 9-20.
15. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, elija
Borrar filtro de “Vacuna contra la hepatitis”.
148 Lección 9
Figura 9-20
Hoja de cálculo con filtro
personalizado aplicado
Filtro de los datos mediante los atributos de celda

Cuando se aplica formato condicional a una columna de celdas, ese formato es un elemento que
Excel puede reconocer al filtrar datos. En otras palabras, es tan bueno como un valor al darle al
sistema de filtrado algo para buscar. Así que puede filtrar y ocultar fácilmente filas donde las celdas de
una columna no tengan un formato determinado, como un fondo sombreado o un color de fuente.
PASO A PASO Filtrar datos usando atributos de celda

1. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, haga clic en el botón desplegable Castrado/
Esterilizado.
2. En el menú, haga clic en Filtrar por color.
3. En el menú emergente, elija la muestra rosada. Ahora, Excel mostrará solo aquellos
animales que hayan sido esterilizados o castrados.
ESQUEMATIZACIÓN DE DATOS Y OBTENCIÓN DE SUBTOTALES

DE DATOS
Hasta ahora, ha estado trabajando con datos ordenados como tablas llenas de registros, donde cada
fila representa una entrada de elementos relacionados. Otro propósito para las hojas de cálculo es
servir como listas de valores y sus descripciones relacionadas. Imagine una lista de inventario que
muestra el precio de venta de los artículos dispuestos por departamento. En su forma más básica
solo necesita dos columnas: una para la descripción y la otra para el precio. Sin embargo, para que
esta lista para sea útil, necesitará una manera de desglosar los elementos en sus departamentos
correspondientes, por ejemplo, listando su ubicación en el estante. Estas categorías descriptivas
ayudan a subdividir los datos en grupos. Excel puede contraer esos grupos en encabezados
de línea única, denominados esquemas. Excel utiliza esquemas para generar informes que le
proporcionan datos significativos sobre los elementos de cada grupo colectivamente. El informe
más importante, y probablemente el que se usa con mayor frecuencia, muestra los subtotales de
los valores que se agrupan.
Agrupamiento y desagrupamiento de datos

La forma más sencilla de agrupar datos consiste en tomar una fila de celdas que tengan un
atributo relacionado, agruparlas y contraerlas como si fuera una carpeta que puede volver a abrirse
más tarde. Esta tarea tiene como objetivo reducir el tamaño de los informes largos para que sean
más fáciles de leer. Es mejor agrupar los datos para los informes finales y no, para las bases de datos
activas en las que se pueden escribir datos nuevos más adelante.
Cada vez que agrupa filas o realiza una operación (como una esquematización automática o un
subtotal automático) en la que se crean grupos automáticamente, Excel agrega controles junto a los
encabezados de fila y de columna. Excel denomina dichos controles símbolos de esquema.
Las casillas marcadas con los símbolos más o menos se colocan a la izquierda de las filas agrupadas o
a sobre las columnas agrupadas. Cada uno puede contraer o expandir el contenido del grupo. En la
esquina superior izquierda se encuentran los botones de número que le permiten mostrar u ocultar
todo el contenido del grupo para un nivel determinado. Si tiene dos grupos situados precisamente
uno al lado del otro, dispone solo de dos niveles: la vista contraída y la ampliada. Pero puede tener
grupos dentro de grupos, y para cada nivel de agrupación que cree, Excel agregará otro número a
este banco de símbolos de esquema.
Nota Las filas y las columnas que incluya en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando
contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales que
muestran los subtotales no deben incluirse en los grupos.
PASO A PASO Agrupar y desagrupar datos

Nota La inscripción de un conjunto de registros en un grupo cambia el comportamiento de los filtros
automáticos que podrían incorporar dicho grupo. Por ejemplo, cuando intenta ordenar una columna,
se ordenan solo los registros que no son miembros de un grupo. Una vez que los registros se agrupan,
su orden se fija y se reduce su utilidad como parte de una base de datos activa, sobre todo si agrega filas
de subtotales en la mitad. Por este motivo, la agrupación y la esquematización debe reservarse para los
libros que se presenten como informes finales (invariables) en un momento determinado del tiempo.
2. Con la hoja de cálculo Lista de pacientes activa, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar
y filtrar, haga clic en Borrar.
3. Junto a ¿Perro o gato?, haga clic en el botón desplegable. En el menú, haga clic en
Ordenar de A a Z. Ahora, todos los gatos están agrupados en la parte superior, y los
perros, en la parte inferior.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la fila 29, la fila en la
que aparece el primer perro. Haga clic en Insertar en el menú contextual.
5. Seleccione la celda H29. Escriba Número de gatos.
6. Seleccione la celda G29. Haga clic en la pestaña Inicio y luego, en el grupo Fuente, haga
clic en el botón Negrita para resaltar la cantidad que aparecerá en esta celda.
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en la flecha desplegable Autosuma.
En el menú, haga clic en Contar números y, a continuación, presione Entrar. Excel
insertará una función en la celda que cuenta el número de celdas contiguas en la
columna directamente superior a la que contiene números. En este caso, los números
de propietarios para los clientes.
8. Agregue una función CONTAR similar para contar la cantidad de perros a la fila 59.
(Asegúrese de contar solo las filas para los perros). Aplique Negrita a la celda G59
y escriba Número de gatos en la celda H59.
9. Seleccione las filas 5 a la 28 (todos los gatos).
10. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar.
Se agregará una línea indicadora de grupo a la izquierda de los marcadores de fila, y se
mostrará un símbolo de esquema en la fila que está justo debajo del final del grupo (véase
la Figura 9-21).
150 Lección 9
Figura 9-21
Hoja de cálculo con
grupos aplicados
Botones de nivel de esquema
Línea indicadora de grupo
Símbolo de esquema
11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 30 a 58.
12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (véase la Figura 9-21)
junto a la fila 29, que contiene la cantidad de gatos. El control se convertirá en un cuadro
más, lo que indica que cuando hace clic en él se expandirá para mostrar las filas ocultas.
13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 59. Ahora, la hoja de cálculo
aparecerá completamente contraída (véase la Figura 9-22).
Seleccionar todo, botón

Figura 9-22
Hoja de cálculo con grupos
contraídos
14. Haga clic en el botón Seleccionar todo (refiérase a la Figura 9-22). En la pestaña Datos,
en el grupo Esquema, haga clic en Mostrar detalle (el icono con el signo + verde a la
derecha del icono Grupo).
15. Seleccione las columnas B a F.
16. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar. Se creará un nuevo grupo de
columnas.
17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas.
Haga clic en el cuadro más que ocupa su lugar para expandirlo.
18. Seleccione las columnas B a G.
19. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Desagrupar. Desaparecerá el grupo de
columnas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro. DEJE Excel abierto para usarlo en el
siguiente ejercicio.
Datos con esquema automático

Agrupar datos es un proceso sencillo cuando se tienen solo unos cuantos grupos en la hoja de
cálculo. Para un informe complejo, como un balance con los activos y pasivos desglosados por
departamentos y subdepartamentos, la tarea se vuelve mucho más aburrida. Supongamos que
insertó celdas de valor total a lo largo de las filas inferiores de celdas relacionadas, o a lo largo
de la columna de la derecha al lado de celdas relacionadas, o quizás ambas. Probablemente
necesite hacer esto de todos modos para un balance formal, o para una tabla con los nombres de
vendedores en las filas y las ventas por días de la semana en las columnas; aquí establece el total para
cada vendedor a lo largo de la columna de la derecha y por cada día a lo largo de la fila inferior.
Excel puede detectar cuándo y por qué configuró la hoja de cálculo así, de modo que cuando
esquematice automáticamente una tabla o una hoja de cálculo llena de tablas, Excel cree
los grupos automáticamente y le ahorre molestias.
PASO A PASO Esquematizar automáticamente los datos

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 Critical Care Expenses de esta lección.
1. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Critical Care Expenses
Solution.
2. Seleccione la celda H14. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón
Negrita. Luego, en el grupo Editar, haga clic en el botón Autosuma y presione Entrar.
El total general aparecerá en negrita en la celda.
3. Repita el proceso de total general para la celda H24 y aplique Negrita a la celda.
4. Seleccione el rango de celdas B6:H24, abarcando ambos grupos de gastos en su totalidad.
5. En la pestaña Datos y, en el grupo Esquema, haga clic en la flecha desplegable junto a
Agrupar. En el menú, haga clic en Autoesquema. Tal como se muestra en la Figura 9-23,
Excel agrupa automáticamente las filas 8 a 13 y las filas 18 a 23, después de detectar la
fila Gastos totales en la parte inferior de cada clúster. Excel también agrupa las columnas
que abarcan del 20 al 24 de marzo en las columnas C a G, después de detectar las
columnas de totales semanales a la derecha.
Figura 9-23
Hoja de cálculo con esquema
152 Lección 9
Contracción de grupos de datos en un esquema

Cuando crea esquemas basados en grupos de datos de una hoja de cálculo, aparecen símbolos de
esquema para cada grupo de filas y de columnas. Utilícelos para contraer y expandir el esquema, de
modo que pueda cambiar entre las vistas de resumen y detallada de la hoja de cálculo.
PASO A PASO Contraer grupos de datos en un esquema

1. Haga clic en los tres cuadros con el signo menos para contraer sus respectivos grupos.
Ahora, la hoja de cálculo debe aparecer reducida de modo que solo se vean las celdas de
total general que creó con las etiquetas adecuadas (véase la Figura 9-24).
Figura 9-24
Hoja de cálculo con esquema
y grupos contraídos
2. Haga clic en cualquiera de las cajas más (que substituyeron a las cajas menos) para
expandir el grupo al que están conectadas.
3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaña Datos, en el grupo Esquema,
haga clic en la flecha desplegable Desagrupar. En el menú, haga clic en Borrar esquema.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE y CIERRE el libro. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Subtotal de datos en esquemas

Supongamos que una hoja de cálculo sirve como informe de determinada actividad que se produce
en determinados días con respecto a divisiones específicas de la empresa en determinadas regiones
del país. Estas tres categorías representan niveles de información. Si ordena una hoja de cálculo para
que estos niveles sigan un orden preciso, tal como hemos visto cómo se hace, Excel puede aceptar
cada uno de estos niveles como capas de un esquema. Un esquema le proporciona un resumen
completo a la vez que oculta los detalles hasta que los solicita.
PASO A PASO Calcular subtotales en esquemas

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 Server Usage Stats de esta lección.
1. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Server Usage Stats
Solution.
2. Seleccione el rango de celdas A6:G141.
3. En la pestaña Datos y luego, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en la línea Ordenar por, elija Fecha, de más antiguos
a más recientes. Haga clic en ACEPTAR.
5. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Aparecerá el cuadro de

diálogo Subtotal.
6. En el cuadro de lista En cada cambio, haga clic en Departamento.
7. De ser necesario, en el cuadro de lista Usar función, elija Suma.
8. En la lista de columnas listadas en Agregar subtotal a, seleccione las casillas para Avg:
Ancho de banda, Datos entrantes, Datos salientes y Transacciones.
9. Active las casillas Resumen debajo de los datos y Reemplazar subtotales actuales si es
necesario. Compare la configuración de su cuadro de diálogo con la Figura 9-25.
Figura 9-25
Cuadro de diálogo Subtotal
10. Haga clic en ACEPTAR. Excel inserta filas de subtotales para cada división de empresa,
agrupando los valores de consumo de datos para las tres regiones corporativas. Coloca
cada uno de los clústeres de fila de división en grupos. Luego crea un grupo más amplio
para el rango completo y agrega una fila de totales general al final. El resultado es una
hoja de cálculo con subtotal con un esquema de tres niveles (véase la Figura 9-26).
Figura 9-26
Hoja de cálculo con subtotales
calculados automáticamente
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
154 Lección 9
Nota Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automáticos, permanecen las filas de
subtotales que Excel insertó automáticamente. Así que para restablecer una hoja de cálculo a su
estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.
CONFIGURACIÓN DE DATOS EN FORMATO DE TABLA

Hasta ahora en esta lección, es posible que piense que la mayoría de los datos que ha utilizado en las
hojas de cálculo han sido, para todos los propósitos, tablas. ¿Cómo podrían no ser tablas? Tienen
encabezados en la parte superior y entradas únicas que identifican las filas. Desde una perspectiva
tipográfica, sin duda son tablas. Pero Excel tiene una relevancia especial para una clase de datos
que formalmente llama tabla. Cuando da formato a un rango único y rectangular con una fila de
encabezados por arriba y columnas de datos debajo de los encabezados, convertir ese rango a una
tabla le permite a Excel tratarlo como una base de datos. Procesar los datos de una tabla es más
rápido, incluso para ordenar. Y Excel puede aplicar unformato rápido elaborado que hace la que
la tabla se vea elegante y profesional. Cuando compone fórmulas, las tablas formales le permiten
hacer referencia a nombres de campo explícitamente (por ejemplo, “Precio” y “Marcado”) en lugar
de por la referencia de celda (por ejemplo, B7 y D7).
Aplicación de formatos a una tabla con un Estilo rápido

Cuando observamos un documento bien diseñado que contiene una tabla llena de cifras, se puede
ver cómo los tipógrafos aplican herramientas gráficas para facilitar la lectura, como las bandas que se
alternan línea de por medio. Puede aplicar (meticulosamente) este tipo de estilo a un rango normal, pero
¿qué ocurriría cuando ordenara el rango? El formato de celda se movería junto con las celdas y las bandas
alternas se mezclarían. Al denotar qué parte de una hoja de cálculo es una tabla, Excel puede aplicar
algún tipo de formato con independencia del contenido. Así que una tabla con las bandas debidamente
aplicadas permanecerá con las bandas correctas al ordenar la tabla, o cuando inserte y elimine filas.
PASO A PASO Aplicar formato una tabla con un estilo rápido

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales para esta lección.
1. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Pet Pharma Sales August
Solution.
2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione el rango de datos A6:K93.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla. Excel mostrará
un colorido menú lleno de diseños de muestra, como se observa en la Figura 9-27.
Figura 9-27
Dar formato como
menú Tabla
4. Haga clic en la muestra en la fila 4, columna 2 (Estilo de tabla medio 2). Aparecerá el
cuadro de diálogo Dar formato como tabla.
Nota Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato de
tabla Solo verá el cuadro de diálogo Dar formato como tabla la primera vez que aplique formato a una
tabla. Esto cambiará de manera efectiva un rango estándar en una tabla. Después, solo tendrá que
seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excela qué tabla desea volver a aplicar formatos.
5. Debido a que la referencia de las celdas en ¿Dónde están los datos de la tabla? es
precisa, no realice cambios y haga clic en ACEPTAR. Excel convertirá el rango de
datos en una tabla formal y aplicará el estilo que eligió, que incluye filas dispuestas
automáticamente con bandas que mantienen las bandas incluso cuando se ordenan las
filas. También se agregan controles de Autofiltro a la fila de nombres de campo.
6. Para aplicar el formato negrita automáticamente en la columna ubicada en el extremo
derecho de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la
pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Última columna.
Nota El grupo Opciones de estilo de tabla también contiene una opción para aplicar bandas a columnas
en vez de aplicarlas a filas. Por ejemplo, puede desactivar Filas con bandas de este grupo y luego
activar Columnas con bandas.
Eliminación de estilos de una tabla

Si desea crear un estilo personalizado para una tabla o para múltiples tablas del libro, puede empezar
por quitar el formato actual. La función de eliminación de estilo de una tabla de Excel no es muy
visible y es preciso dejarla visible para usarla.
PASO A PASO Eliminar estilos de una tabla

Solution 2.
2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier lugar dentro la tabla.
3. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón desplegable
Más. (O si solo ve el botón Estilos rápidos, haga clic en él).
4. En el menú, haga clic en Borrar. Se eliminará el formato automático.
5. Para cambiar el estilo de tabla a algo que contraste con los otros de esta serie, vuelva a
hacer clic en la flecha desplegable Más (o vuelva a visualizar el menú Estilos rápidos) y,
esta vez, elija Estilo de tabla claro 17.
6. Para aplicar el formato negrita automáticamente a la columna del extremo derecho,
asegúrese de que, en el grupo Opciones de estilo de tabla, esté activada la casilla Última
columna. Para ejecutar la misma operación en la columna del extremo izquierdo, active
Primera columna.
Definición de un título para una tabla

La gran diferencia entre las tablas y los rangos de datos comunes es que a la tabla se puede asignar un
título, de modo que sea posible referirse a ella y a las columnas que la constituyen por el nombre en vez de
tener que indicar el lugar de referencia. Esto lo cambia todo cuando escribe fórmulas que hacen referencia
a partes de la tabla, porque ahora ya no tiene que saber dónde están ubicadas, sino cómo se llaman.
Una vez que se asigna un título a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas en
una fórmula en lugar de las referencias de celda. El resultado es una fórmula que es más fácil de
leer e incluso de escribir. Así que, en lugar de una referencia de celda absoluta, como $B$2:$B$55,
puede usar una referencia como Inventario[Previo de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la
156 Lección 9
primera fila como valores, y cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la fórmula se
ajustan sin la fórmula incluso cuando se cambia.
La sintaxis de una referencia a campos de una tabla de Excel es la siguiente:
NombreTabla[NombreCampo]
Componente Significado
NombredeTabla Nombre arbitrario que se da a una tabla, en lugar de su referencia como rango.
Puede tener más de una tabla en una hoja de cálculo, aunque no siempre es
cómodo.
Ejemplos: Ejemplos: Clientes, Retrasos en los pedidos, Problemas de cómics
NombredeCampo Nombre del campo de la fila de encabezado de la tabla. El nombre se refiere al

conjunto de celdas que juntas forman la columna con nombre de la tabla. No es
preciso especificar la celda inicial y final. El nombre del campo siempre se indica
mediante [corchetes].
Ejemplos: [Apellido], [Fecha de emisión], [Precio de venta]
Nota Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma área general de una tabla, que puede
usar aquí cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:
#Todo El conjunto de todas las celdas de la tabla
#Datos Conjunto de todas las celdas que contienen datos. Se excluyen la fila de encabezado
de la parte superior y las filas de totales o subtotales que puedan aparecer en la
parte inferior
#Encabezados El conjunto de todas las celdas de la primera fila en la tabla
#Totales El conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, generalmente la columna
de la derecha de la tabla donde se emplea una función SUMA
Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una fórmula, Excel le da un acceso
directo. Al comenzar a escribir el nombre de la tabla o del campo, Excel muestra una lista de
nombres que puede agregar a la fórmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-28 muestra
su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de dirección del teclado
para navegar por este menú hasta que se resalte el nombre que quiere (el nombre de la tabla) y luego
presione la tecla Tab. Se escribirá el nombre completo en la fórmula. Esto le ahorrará unos cuantos
segundos de tiempo.
Figura 9-28 El menú aparece aquí

El nombre se muestra cuando
comienza a escribir una
fórmula de tabla
Con el nombre de tabla escrito, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de la tabla,
puede empezar con el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrará una lista de todos los nombres de
campo que la tabla contiene. Use las teclas de dirección para resaltar el nombre de campo que está
buscando y, a continuación, presione la tecla Tab. Luego, escriba el corchete derecho ( ] ) para
completar la referencia.
Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos,
#Encabezados o #Totales), empiece por el signo almohadilla #. Excel mostrará la lista y, a
continuación, deberá resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab.
Nota Cuando resalte la entrada que desee en el menú, asegúrese de presionar la tecla Tab y no Entrar. La
tecla Entrar indica a Excel que la fórmula está completa y, en este punto, a menudo este no es el caso.
Nota Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una fórmula que se utiliza dentro de la misma
tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo, la referencia
Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la referencia está
dentro de la tabla Clientes.
PASO A PASO Definir un título para una tabla

Solution 3.
2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier lugar dentro la tabla.
3. En la pestaña Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto bajo
Nombre de tabla.
4. Escriba VentasMedicamentos (en una sola palabra) y presione Entrar. Le dio un nombre a la
tabla. Ahora puede reemplazar las fórmulas extrañas de la parte inferior de la hoja de cálculo
Ventas de agosto por fórmulas que son más fáciles de leer y dan los mismos resultados.
5. Seleccione la celda D97 (Ventas totales).
6. Escriba =suma(Ve
7. Cuando aparezca VentasMedicamentos en la lista, presione la tecla Tab.
8. Escriba [ (corchete izquierdo).
9. Use las teclas de dirección para seleccionar Ventas totales en la lista y, a continuación,
presione la tecla Tab.
10. Escriba ] (corchete derecho), seguido de ) (paréntesis derecho) y de Entrar. Si escribe
correctamente la fórmula, el resultado debe ser idéntico al que existía antes.
11. Reemplace la fórmula de la celda D98 con lo siguiente:
=SUMAR.SI(VentasMedicamentos[Para tratar],”Perro”,VentasMedicamentos[Ventas
totales])
12. Reemplace la fórmula de la celda D99 por una basada en la fórmula de D98, pero busque
Gato en lugar de Perro.
Uso del comando Fila de totales en una tabla

Una vez que Excel reconozca una tabla formal, puede colocar automáticamente una fila de totales a
lo largo de la parte inferior de la tabla. No es lo mismo que una fila de subtotales que cae después de
un grupo. Sin embargo, una vez que elija un estilo de tabla, Excel aplicará negrita automáticamente
a la fila de totales para que se destaque.
PASO A PASO Usar el comando Fila de totales en una Tabla

1. Seleccione cualquier celda de la tabla. Excel agregará la pestaña Diseño a la cinta.
2. Con la hoja de cálculo Ventas de agosto activa, en la pestaña Diseño, en el grupo
Opciones de estilo de tabla, seleccione el cuadro Fila de totales. Excel agregará una fila
de totales a la parte inferior con una etiqueta en la columna del extremo izquierdo y el
total general en la columna del extremo derecho. Si es necesario, cambie el ancho de la
columna Ventas totales para que se puedan ver los datos.
3. Para agregar otros subtotales u otras fórmulas a la Fila de totales, puede elegir uno
desde un menú desplegable. Haga clic en la celda en la fila de totales en la parte inferior
de la columna Precio de artículo.
158 Lección 9
4. Haga clic en la flecha desplegable que aparece en el lado derecho de la celda en blanco.
En el menú emergente (véase la Figura 9-29), haga clic en Promedio. Excel calculará el
precio medio por artículo de venta.
Figura 9-29
Adición de fórmulas
a la fila de totales
5. Repita el proceso para buscar la cantidad máxima de artículos vendidos en un pedido

eligiendo la función Max para la columna N.° vendido.
Adición y eliminación de filas o columnas de una tabla

Las bases de datos nunca están acabadas. Cuando mantiene datos en un rango normal, uno de
los problemas que se plantean con frecuencia es cómo y dónde insertar una fila nueva. No hay
ninguna regla que diga que un registro nuevo debe insertarse en orden alfabético, cuando el rango
está ordenado alfabéticamente. Puede agregarlo al final y ordenar otra vez. Este es el problema:
Si el rango ya tiene nombre, cuando agregue el registro al final, tal vez tenga que volver a asignar el
nombre de rango. Con una tabla formal, no solo el rango de la tabla sigue con un nombre correcto,
pero cuando se insertan filas (así como se borran) el rango con nombre cubierto por la tabla se
ajusta para adaptarse automáticamente. Y todas las fórmulas que utilice dentro de cada una de las
filas de la tabla se copiarán y se ajustarán a las filas nuevas que agregue.
PASO A PASO Agregar y eliminar filas y columnas en una tabla

Solution 4.
2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione la celda A88 (en la columna
Medicamentos).
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el
menú, haga clic en Insertar filas de tabla encima.
4. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88:
Soloxina Hipertiroidismo Perro o gato 7 20 2
5. Observe que el valor en la columna Artículos a mano se actualiza automáticamente, ya
que Excel copió la fórmula en la fila nueva.
6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artículos restantes) y escriba el valor 41.
Se actualizará la celda I88.
7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artículo) y escriba el valor 25.95.
Se actualizará la celda K88.
8. Seleccione cualquier celda de la fila 32.
9. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar.
En el menú, haga clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminará y la tabla se
reducirá para ajustarse.
10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N.° vendido).
11. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar
y luego, en Eliminar columnas de la tabla. La Columna I se elimina y, en adelante,
los errores #REF! se generarán a lo largo de la columna Ventas totales, que contiene
fórmulas que hacían referencia a Cantidad vendida.
12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I, haga clic en la flecha desplegable
junto a Insertar en el grupo de Celdas y, en el menú, haga clic en Insertar columnas de
tabla a la izquierda.
13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N.° vendido.
14. Haga clic en la celda I7 y escriba la fórmula =[Artículos a mano]-[Artículos restantes].
Use los menús que se muestran cuando escribe cada corchete izquierdo [ para agilizar la
escritura. Observe que cuando presiona Entrar, Excel copia automáticamente la fórmula
por el resto de la columna. Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una
tabla.
15. Haga clic en la celda K7 y escriba la fórmula =[N.° vendido]-[Precio de artículo]. Esta vez,
al presionar Entrar, Excel no completará la fórmula en el resto de la columna porque no
completará automáticamente las celdas que no estén en blanco.
16. Complete la nueva fórmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurándose de detenerse
antes de la fila de totales. La fórmula para el total general en la celda K94 ahora está fija.
17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla.
18. Escriba la fórmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta
vez no aparecen menús, ya que la celda activa no está dentro de la tabla. Después de
presionar Entrar, Excel no solo crea la fórmula, sino que amplía la tabla una columna
hacia la derecha y copia la fórmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel
le da a la nueva columna el nombre temporal Columna1 (véase la Figura 9-30).
Columna generada automáticamente
Figura 9-30
Columna anexada a una tabla
19. Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom.

20. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplique al rango el estilo de porcentaje. Excel no
copia automáticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo
que primero deberá seleccionar el rango manualmente. Observe cómo Excel ha movido
el formato negrita de la última columna de la tabla de Ventas totales a % de prom.
21. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego, en la flecha desplegable junto a
Eliminar. Haga clic en Eliminar columnas de tabla. Cuando desaparece la columna
anexada, la negrita se vuelve a aplicar a la columna Ventas totales.
160 Lección 9
Filtro de registros de una tabla

Los botones de filtro u orden que aparecen al lado de los nombres de campo en la fila superior de
una tabla funcionan igual que los botones de filtro u orden para un rango donde se aplique el filtro
automático. La gran diferencia con las tablas radica en la fila de totales. Los valores de una fila de totales
cambian para reflejar únicamente lo que está visible en la tabla después de que se aplique el filtro.
PASO A PASO Filtrar registros en una tabla

1. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en la flecha desplegable Ventas totales.
2. En el menú, posicione el mouse sobre Filtros de números y luego haga clic en Diez
mejores. Se abre el cuadro de diálogo Autofiltro de las 10 mejores.
3. Deje las opciones configuradas en Superiores 10 elementos y, a continuación, haga clic
en ACEPTAR. La tabla se filtra hasta obtener los 10 artículos con las mayores ventas,
como se muestra en la Figura 9-31.
Figura 9-31
La fila de totales se ajusta
para mostrar los totales
por filas filtradas. Los otros
totales no se ven afectados
Total general (incluye filas invisibles) Total de ventas visibles
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
Nota El filtro Superiores 10 elementos siempre muestra 10 artículos (a menos que la tabla tenga menos
de 10 registros). En comparación, el filtro de 10 mejores muestra todos los registros que componen
el 10% principal de los valores de la columna filtrada.
La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las fórmulas reflejen solo las celdas
visibles (filtradas). La fórmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar el precio promedio por
artículo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire más abajo en la sección de análisis. Las fórmulas
para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros, y así sucesivamente, siguen refiriéndose a la
tabla completa, y no solo a la porción filtrada. Así que cualquier análisis que desee realizar mediante
filtrado debe realizarse en una fila de totales, que está incluida dentro del área de filtrado.
Nota Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes
#. Si la fórmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en lugar
de =SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la fórmula se autoajusta para contar solo los
registros visibles, filtrados.
Ordenamiento de datos en varias columnas de una tabla

Con una tabla, al igual que con un rango con Autofiltro, puede aplicar un filtro y un criterio
de orden al mismo tiempo. Por ejemplo, puede mostrar solo los registros que contengan una
determinada entrada (todas las motocicletas, todos los perros y así sucesivamente), ordenados por
orden alfabético según el nombre.
PASO A PASO Ordenar datos en múltiples columnas en una tabla

PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Owners Solution que usó anteriormente en esta
lección.
1. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Owners Solution 2.
2. Seleccione el rango de celdas A1:G73.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla. En el
menú, haga clic en Estilo de tabla medio 14.
4. En el cuadro de diálogo Dar formato como tabla, haga clic en ACEPTAR.
5. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (véase la sección
“Adición de datos a una hoja de cálculo” previa a esta sección), los datos de consulta
relacionados a ese origen externo todavía están agregados al rango. Haga clic en Sí en el
cuadro de diálogo para que Excel elimine estas conexiones.
6. Mantenga la tabla seleccionada y haga clic en el cuadro Nombre. Cambie el nombre de
la tabla por Propietarios.
7. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos. Cambie el tamaño de las
columnas para que entren los datos.
8. Justifique la columna G a la izquierda.
9. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar,
haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
10. En el cuadro de lista Ordenar por, bajo Columna, elija Apellido.
12. En el cuadro de lista Luego por que aparece bajo Columna, elija Nombre. Haga clic en
ACEPTAR.
Cambio del criterio de orden de una tabla

Una vez que haya establecido el criterio de orden de una tabla, puede cambiarlo de dos maneras.
En primer lugar, todas las opciones de orden que ejecute con los botones de Autofiltro reemplazan
el criterio de orden actual, incluso cuando la tabla se ordena según varias columnas. En segundo
lugar, en el cuadro de diálogo Ordenar, elimine el orden existente e introduzca otro.
PASO A PASO Cambiar el orden en una tabla

1. Con la celda activa de la tabla Propietarios, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar
y filtrar, haga clic en Ordenar.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Eliminar nivel y luego, en Eliminar nivel
nuevamente para eliminar el orden existente.
4. En el cuadro de lista Ordenar por que aparece, haga clic en Código postal. Haga clic en
ACEPTAR.
162 Lección 9
Eliminación de duplicados en una tabla

Cuando importa datos y los anexa al final de una tabla o un rango existente, puede darse el caso
de que algunas entradas se dupliquen. Por ejemplo, una persona aparece dos veces o quizás más.
En lugar de tener que revisar la lista de forma manual, Excel ofrece una forma más inteligente de
suprimir las entradas duplicadas de una tabla.
PASO A PASO Eliminar duplicados de una tabla

1. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados.
3. El cuadro de diálogo Quitar duplicados le permite determinar qué cantidad de un registro
debe repetirse antes de calificar como un duplicado. Por ejemplo, dos o más clientes
podrían tener el mismo nombre, aunque probablemente no compartan la misma dirección
o número de teléfono. En la lista Columnas, desactive Ciudad, Estado y Código postal.
4. Haga clic en ACEPTAR. Excel mostrará un cuadro de diálogo que notifica de cuántas
entradas duplicadas se eliminaron. Haga clic en ACEPTAR para cerrarlo.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Uso de segmentación para ver los datos de una tabla

Existen dos formas de filtrar una tabla de modo que esta muestre solo un determinado subconjunto
de registros. Una forma consiste en usar el filtro automático. Otra forma facilita el acceso a la tabla
a los usuarios menos experimentados. Este método se denomina segmentación y consiste en un
panel de selección que flota sobre una hoja de cálculo (como lo hace un gráfico). Este panel contiene
botones etiquetados con cada uno de los contenidos de una de las columnas de la tabla. Cuando hace
clic en un botón, la tabla se filtra para mostrar solo las filas que coinciden con la selección. Al diseñar
la hoja de cálculo, cada segmentación de datos es como una ventana con una barra de título. Puede
volver a ubicar una segmentación arrastrándola desde la barra de título. Cada segmentación de datos
tiene también controladores blancos a lo largo de sus bordes. Arrastre uno de esos controladores para
cambiar el tamaño de la segmentación de datos según la dirección hacia la que está arrastrando.
PASO A PASO Usar segmentación para ver datos de tabla

PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta lección.
Solution 5.
2. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. Haga clic en la pestaña Datos. Luego, en
el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar.
3. Haga clic en la pestaña Diseño y luego, en el grupo Esquema, haga clic en el botón
Insertar segmentación de datos.
4. El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos contiene casillas vacías para cada uno
de los campos para los que puede crear botones. Haga clic en Para su uso en y Para tratar.
5. Haga clic en ACEPTAR. Las dos herramientas de segmentación aparecerán como objetos
gráficos en el centro de la hoja de cálculo. En realidad no están dentro de la tabla.
6. Reubique la herramienta de segmentación Para su uso en arrastrando desde la barra de
título hacia la parte superior derecha de la hoja de cálculo. A medida que la arrastre hacia
el borde de la ventana, la hoja de cálculo se desplazará automáticamente para revelar
espacio donde pueda dejar la herramienta de segmentación. Suelte la herramienta de
segmentación cuando esté a la derecha de la tabla, debajo de la fila de encabezados.
7. Repita el proceso con la herramienta de segmentación Para tratar, arrastrándola bajo
la herramienta de segmentación Para su uso en. La hoja de cálculo debe lucir similar a
la de la Figura 9-32. Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en
Perro en el segmentador Para tratar. Observe que el botón de Autofiltro de la columna
Para tratar muestra que se aplicó un filtro.
Figura 9-32
Hoja de cálculo con
segmentadores agregados
8. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en
Endocrino en el segmentador Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas
herramientas de segmentación se aplican simultáneamente, de modo que debería ver
solo los tratamientos para el sistema endocrino para perros. El filtro de segmentación
resalta solo los criterios en uso para el filtro actual.
9. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentación, haga clic en el botón Borrar
filtro en la esquina superior derecha de cada segmentador.
Nota Cuando se usa un botón de Autofiltro para una columna a fin de filtrar una tabla y existe un
segmentador para la misma columna, este mostrará el criterio que se usa en ese momento para ese
filtro. Sin embargo, el botón Borrar filtro del filtro de segmentación está desactivado. Para eliminar
este filtro, debe usar el botón Autofiltro.
Conversión de una tabla en rango

Para anexar más datos a una tabla desde un origen externo, puede ser conveniente que elimine las
características de tabla de la tabla, aunque solo sea temporalmente, y vuelva a aplicarlas cuando
los nuevos datos se importen y se limpien. Además, antes de exportar un archivo de libro a un
nuevo formato (por ejemplo, para que otro usuario lo importe a una base de datos), tal vez necesite
convertir las tablas en rangos, ya que Excel trata los datos almacenados en tablas de forma diferente
a los datos almacenados en hojas de cálculos normales.
PASO A PASO Convertir una tabla en un rango

PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Customers Solution para esta lección.
1. Cerca de la parte superior de la ventana de Excel, responda a la advertencia de seguridad,
si es necesario, haciendo clic en Habilitar contenido.
2. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Customers Solution 2.
3. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
5. Excel abrirá un cuadro de diálogo para comprobar que esta conversión sea la que desea.
Haga clic en ACEPTAR. Los botones de autofiltro se eliminarán de la fila de encabezados,
y las entradas se dejarán ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales
permanecerán (si es aplicable) y el formato se deja tal como estaba. Ya no se mostrará
la pestaña Diseño.
164 Lección 9
GUARDADO DEL TRABAJO CON MACROS

En Excel, un macro básico es un registro de una secuencia de comandos y de entradas escritas que
puede reproducir en otro lugar de la hoja de cálculo. Los macros le permiten realizar las mismas
secuencias de comando en diferentes lugares. Esto reduce el tiempo necesario para completar
trabajos redundantes.
Grabación de una macro básica

Una macro grabada es útil porque puede reproducirse en cualquier celda que esté activa. Una
macro grabada consiste en una serie de pasos que pueden repetirse y que probablemente quiera
repetir con frecuencia para ahorrarse tiempo. Como ha visto, existen formas de automatizar el
formato de las celdas que, de hecho, son más sencillas que grabar y reproducir macros. Así que los
tipos de pasos que deseará grabar son los de tipo repetitivo que, de lo contrario, tendría que estar
repitiendo una y otra vez.
Nota Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusión directa sobre el contenido de la hoja de
cálculo. Para ser precisos, graba la repercusión de dichos pasos y no los comandos que han llevado
a la repercusión. Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se
agrupen las filas y las columnas. Pero si amplía o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene
ninguna repercusión sobre la hoja de cálculo en sí. Sin embargo, existen excepciones como el filtro
y el orden de los rangos y las tablas, que Excel sí graba.
PASO A PASO Grabar una macro básica

PREPÁRESE. ABRIR el libro 09 4Strong Tour Revenues de esta lección.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego, en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3. En la lista Pestañas principales de la derecha, active la casilla Desarrollador si todavía no
está activada. Esto agregará la pestaña Desarrollador en Excel, que le permitirá grabar
macros. Haga clic en ACEPTAR.
4. La macro que grabe creará una fila de subtotales personalizada en el lugar que defina, en
vez de grabarla en algún lugar que Excel determine. La regla que sigue consiste en que el
usuario (usted) debe seleccionar la celda en la que desea que aparezca el subtotal y luego
ejecutar la macro. De modo que, para preparar la grabación, haga clic en la celda D21.
5. Haga clic en la pestaña Desarrollador. En el grupo Código, busque Usar referencias
relativas. Si no está resaltado, haga clic para seleccionarlo. Necesita referencias relativas
para esta macro.
6. En el grupo Código, haga clic en Grabar Macro.
7. En el cuadro de diálogo Grabar macro, haga clic en el cuadro Nombre de macro
y escriba SubtotalesPersonalizados.
8. En el cuadro Tecla de modo abreviado ubicada al lado de Ctrl +, escriba la S mayúscula.
Esto permite cambiar la tecla de modo abreviado a Ctrl+Mayús+S. Deje Almacenar
macro configurada en Este libro. Ahora, el cuadro de diálogo Grabar macro debe
aparecer como se muestra en la Figura 9-33.
Figura 9-33
Cuadro de diálogo Grabar
macro
9. Haga clic en ACEPTAR. Ahora está grabando una macro.

10. Presione Mayús + Flecha abajo.
11. Haga clic en la pestaña Inicio. Luego, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar flecha.
En el menú, haga clic en Insertar filas de hoja.
12. Presione Mayús + Flecha arriba.
Solución de Si comete un error en un paso durante la grabación de la macro, no se preocupe. Haga clic en
problemas Detener grabación en el grupo Código de la pestaña Desarrollador. Luego, vuelva a comenzar
desde el Paso 6. Utilice el mismo nombre, y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la
macro existente con el mismo nombre, responda Sí.
13. En el grupo Editar, haga clic en Autosuma. No presione Entrar todavía.

14. En el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
15. Presione la tecla Tab.
16. Escriba la fórmula parcial =max(
17. En el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
18. Escriba ) (paréntesis final) y presione la tecla Tab.
19. Presione Flecha izquierda.
20. Haga clic en $ (Formato de número de contabilidad) en el grupo Número.
21. Haga clic en la pestaña desarrollador y luego, en el grupo Código, haga clic en Detener
grabación.
22. Ahora que ha dejado de grabar, ajuste el ancho de la columna E para que quepa el
contenido. Como se muestra en la Figura 9-34, la macro genera un total para la parte
inferior del clúster arbitrario de registros y también tabula el mayor valor de dicho
clúster en la celda adyacente al subtotal.
Figura 9-34
Subtotales personalizados
generados con macro
Subtotales personalizados generados con macro

166 Lección 9
23. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como.

24. En Backstage, busque la carpeta de la Excel Lesson 9.
25. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Tipo, elija Libro de Excel habilitado para
macros (*.xlsm). GUARDAR el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm. Haga
clic en ACEPTAR si ve un cuadro de mensaje luego de que guarde
el archivo.
Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX habituales.
Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros asignándole el tipo de archivo .XLSM
especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar cualquier posibilidad de propagación de
malware pueden hacer cumplir directivas que eviten que se adjunten archivos .XLSM o se reciban
mediante correo electrónico.
Administración de la seguridad de las macro

Debido a la proliferación de software malicioso, Microsoft ha configurado Excel para que, después
de que esté instalado, no pueda ejecutar macros de un archivo que abra (incluso un libro habilitado
para macros explícitamente) hasta que no haya leído la notificación y no haya hecho clic en Habilitar
contenido. Si no planea ejecutar macros o si tiene dudas acerca de sus colegas de oficina, puede
desactivar las macros completamente. También puede desactivar las notificaciones y habilitar todas
las macros si trabaja en una oficina como, por ejemplo, la de un proveedor de servicios financieros
donde las macros se utilizan constantemente y donde confía en el origen de los libros de Excel, por
lo que las notificaciones solo serían una molestia.
PASO A PASO Administrar la seguridad de las macro

1. En la pestaña Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
2. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Deshabilitar todas las macros
con notificación para que Excel le avise cada vez que un libro abierto contenga macros.
Esto le permitirá activar o desactivar las macros según su decisión.
CERRAR el libro. CERRAR Excel.

Proyectos
Proyecto 9-1: Creación y filtrado de una tabla

Ha creado una lista de casas en venta en su vecindario con algunas características importantes que
desea comparar entre ellas. Se pregunta si el agente inmobiliario está pidiendo todo lo que debería
por su casa. En este proyecto, generará una tabla, la filtrará de acuerdo con múltiples criterios y
calculará el precio promedio de las casas del vecindario que cumplen los criterios.
PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no está abierto.

1. ABRIR 09 Homes for Sale de los archivos de esta lección.
2. GUARDAR el libro como 09 Homes for Sale Solution.
3. Haga clic en cualquier celda del rango de datos. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos,
haga clic en Dar formato como tabla. Aplique a la tabla el estilo Estilo de tabla claro 19.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Primera
columna.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha desplegable junto a
Autosuma. En el menú, haga clic en Promedio.
7. Haga clic en el botón de filtro para Chimenea. En el menú, desactive las casillas
activadas y luego seleccione la casilla de S. Haga clic en ACEPTAR.
8. Repita este proceso para la columna Habitación mayor.
9. Haga clic en la flecha desplegable junto a Pies cuad. En el menú, posicione el mouse
sobre Filtros de número y luego haga clic en Mayor o igual que.
10. En el cuadro de diálogo Autofiltro automático junto a mayor o igual que, escriba 1900.
Haga clic en ACEPTAR. Ahora, la tabla muestra todas las viviendas en venta del barrio
que tienen una chimenea y una sala de estar y con 1.900 pies cuadrados o más. La fila de
totales muestra el precio promedio solo para las seis casas mostradas.
GUARDAR y CERRAR este libro. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.
168 Lección 9
Proyecto 9-2: Creación de un esquema y obtención de subtotales de datos

Es un voluntario de una organización benéfica que genera dinero para causas dignas reuniendo
atletas famosos en eventos públicos. En este proyecto, generará filas de subtotales contraíbles y con
esquema para la lista de dinero recaudado en las diversas etapas de la gira.

1. ABRIR 09 4Strong Tour Revenues.xlsx de los archivos de esta lección. Tenga en cuenta
que este no es el archivo de solución .xlsm que creó durante el ejercicio de grabación de
una macro básica.
2. GUARDAR el libro como 09 4Strong Tour Revenues Summary Solution.xlsx.
3. Seleccione el rango de celdas A4:D232.
4. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal.
5. En el cuadro de diálogo Subtotal, configure Para cada cambio en como Fecha de término
de gira. Configure Usar función en Suma. Active solo el cuadro Ventas en Agregar
subtotal a. Active Resumen debajo de los datos. Haga clic en ACEPTAR.
6. Después de agregar todos los grupos, en el grupo Esquema, haga clic en Ocultar detalle.
7. Amplíe la columna D si es necesario para dejar espacio para el total general en la parte
inferior.
GUARDAR y CERRAR este libro. CERRAR Excel.

10

Número de
Uso de fórmulas para resumir Realizar operaciones lógicas con la función SUMAR.SI. 4.2.2
datos condicionalmente Realizar operaciones lógicas con la función CONTAR.SI. 4.2.4
Realizar operaciones lógicas con la función PROMEDIO.SI. 4.2.3
Agregado de funciones de Realizar operaciones lógicas con la función SI. 4.2.1
lógica condicional a las
fórmulas
Uso de fórmulas para Dar formato al texto usando las funciones DERECHA, IZQUIERDA Y MED. 4.3.1
modificar texto Dar formato al texto usando las funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO. 4.3.2
Dar formato al texto usando la función CONCATENAR. 4.3.3
En esta lección, utilizará comandos de la pestaña Fórmulas para crear fórmulas y funciones, y así
resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lógica condicional y modificar un texto.
La pestaña Fórmulas se muestra en la Figura 10-1.
Se usa para aplicar la lógica Se usa para Se usa para crear fórmulas Crear y utilizar rangos con
condicional (SI, Y, O) modificar texto BUSCARV y BUSCARH nombre en las fórmulas
Matemáticas y trigonométricas contienen Encuentre funciones estadísticas como CONTAR.SI, CONTAR.

SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO aquí
Figura 10-1
La pestaña Fórmulas contiene los grupos de comando que se usan para crear y aplicar fórmulas
avanzadas de Excel. Utilice esta ilustración como referencia en toda la lección. En la Tabla 10-1 se
resumen las funciones que se tratarán en esta lección y se indica dónde se encuentran las funciones
en la pestaña Fórmulas.
170 170
Usar fórmulas avanzadas 171
Tabla 10-1 Función Categoría Sintaxis Descripción

Ubicación y descripción
SUMAR.SI Matemáticas y SUMAR.SI(Rango, Criterio, Suma las celdas en Rango o
de funciones utilizadas en
trigonométricas Rango_suma) Rango_suma especificadas
esta lección
mediante un Criterio determinado.
SUMAR. Matemáticas y SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de Rango_suma
SI.CONJUNTO trigonométricas (Rango_suma, que cumplen varios criterios.
Rango_criterios1, Criterio1,
Rango_criterios2, Criterio2, ...)
CONTAR.SI Más funciones CONTAR.SI(Rango, Criterio) Cuenta la cantidad de celdas del
> Estadísticas rango que cumplen los criterio.
CONTAR. Más funciones CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta la cantidad de celdas dentro
SI.CONJUNTO > Estadísticas (Rango_criterios1, Criterio1, de múltiples Rango_criterios# que
Rango_criterios2, Criterio2, ...) cumplen Criterio#.
PROMEDIO.SI Más funciones PROMEDIO.SI(Rango, Devuelve la media aritmética de las
> Estadísticas Criterio, Rango_promedio) celdas de Rango o Rango_promedio
que cumplen los Criterio.
PROMEDIO. Más funciones PROMEDIO.SI.CONJUNTO Devuelve la media de las celdas de
SI.CONJUNTO > Estadísticas (Rango_promedio, Rango_promedio que cumplen
Rango_criterios1, Criterio1, varios Criterio.
Rango_criterios2, Criterio2, ...)
BUSCARV Búsqueda y BUSCARV(Valor_buscado, Busca un valor en la primera
referencia Matriz_buscar_en, columna de Matriz_buscar_en y
Indicador_columnas, devuelve un valor en la misma fila
Ordenado) de Indicador_columnas.
BUSCARH Búsqueda y BUSCARH(Valor_buscado, Busca un valor en la fila superior
referencia Matriz_buscar_en, de Matriz_buscar_en y devuelve
Indicador_filas, Ordenado) un valor en la misma columna que
Indicador_filas.
SI Lógicas SI(Prueba_lógica, Cuando Prueba_lógica es
Valor_si_verdadero, VERDADERO, devuelve
Valor_si_falso) Valor_si_verdadero. De lo
contrario, devuelve Valor_si_falso.
Y Lógicas Y(Valor_lógico1, Devuelve VERDADERO si todos
Valor_lógico2, ...) los argumentos son VERDADERO;
devuelve FALSO si cualquier
argumento es FALSO.
O Lógicas O(Valor_lógico1, Devuelve VERDADERO si algún
Valor_lógico2, ...) argumento es VERDADERO;
devuelve FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
IZQUIERDA Texto IZQUIERDA(texto, Devuelve el Núm_de_caracteres
Núm_de_caracteres) que están a la izquierda del texto.
DERECHA Texto DERECHA(texto, Devuelve el Núm_de_caracteres
Núm_de_caracteres) que están a la derecha del texto.
EXTRAE Texto MED(texto, Posición_inicial, Devuelve Núm_de_caracteres del
Núm_de_caracteres) texto a partir de Posición_inicial.
ESPACIOS Texto ESPACIOS(Texto) Elimina espacios al principio y al
final del texto.
NOMPROPIO Texto NOMPROPIO(Texto) Cambia a mayúscula la primera
letra en cada palabra del texto.
MAYUSC Texto MAYUSC(Texto) Convierte el texto a mayúsculas.
MINUSC Texto MINUSC(texto) Convierte texto a minúsculas.
CONCATENAR Texto CONCATENAR(Texto1, Junta a Texto1, Texto2, ... en una
Texto2, ...) única cadena de texto.
172 Lección 10
USO DE FÓRMULAS PARA RESUMIR DATOS CONDICIONALMENTE

Tal como aprendió en la lección 4, “Uso de fórmulas básicas”, una fórmula es una ecuación que realiza
cálculos, como una suma, la resta, la multiplicación o la división, con los valores de una hoja de cálculo.
Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente y los resultados
se muestran en la celda. Las fórmulas dan resultados y soluciones que ayudan a evaluar y analizar
datos. Tal como aprendió en la lección 6, “Dar formato a rangos y celdas”, puede utilizar un formato
condicional, que cambia la apariencia de un rango de celdas basándose en un criterio, para ayudarlo
a analizar datos, detectar problemas críticos, identificar patrones y explorar visualmente tendencias.
Las fórmulas condicionales agregan otra dimensión al análisis de datos resumiendo datos que cumplen
uno o varios criterios. Los criterio pueden ser un número, un texto o una expresión que prueban
qué celdas deben sumarse, contarse o promediarse. Una fórmula condicional es una fórmula en la
que el resultado se determina mediante la presencia o la ausencia de una condición determinada.
Entre las fórmulas condicionales usadas en Excel figuran las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI
y PROMEDIO.SI que comprueban un criterio, o sus contrapartidas SUMAR.SI.CONJUNTO,
CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO que comprueban varios criterios.
Uso de SUMAR.SI
La función SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado
criterio o condición. La sintaxis de la función SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterio, Rango_
suma). Los valores que utiliza una función para realizar operaciones o cálculos en una fórmula se
denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la función SUMAR.SI son Rango,
Criterio y Rango_suma, que, cuando se utilizan juntos, crean una fórmula condicional en la que
se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un rango que
no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los números del rango de la suma, el
argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios para poner a prueba
los valores que se sumarán de otra columna, el rango se convertirá en los valores probados y el
Rango_suma determinará qué números se sumarán en las mismas filas que los criterios coincidentes.
En este capítulo, los argumentos opcionales se indican en cursiva.
PASO A PASO Usar la función SUMAR.SI
En la Tabla 10-2 se explica el significado de cada argumento de la sintaxis SUMAR.SI. Tenga en

cuenta que si omite Rango_suma en la fórmula, Excel evaluará y sumará las celdas del rango si
cumplen el criterio.
Tabla 10-2
Argumentos en la sintaxis Argumento Explicación
de SUMAR.SI Range Rango de celdas que el usuario desea que la función evalúe. Suma también las celdas
coincidentes si Rango_suma está en blanco.
Criterio La condición o el criterio en forma de entrada de número, expresión o texto que
define qué celdas se sumarán.
Rango_suma Celdas que se sumarán si las celdas de la fila correspondiente en Rango coinciden con
los criterios. Si se deja en blanco, use Rango tanto para las celdas que se sumarán
como para las celdas contra las que evaluarán los criterios.

1. ABRIR el archivo 10 Fabrikam Sales para esta lección y GUARDAR en la carpeta de la
Excel Lesson 10 como 10 Fabrikam Sales Solution.
2. Seleccione H5. Haga clic en la pestaña Fórmulas y en el grupo Biblioteca de funciones,
haga clic en Matemáticas y trigonométricas. Desplácese y haga clic en SUMAR.SI.
El cuadro de diálogo Argumentos de función se abre con cuadros de texto para los
argumentos, una descripción de la fórmula y una descripción de cada argumento.
3. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en el botón Contraer diálogo
para el argumento Rango. Esto le permitirá ver una mayor superficie de la hoja de
cálculo. Seleccione el rango de celdas C5:C16. Presione Entrar. Al hacer esto, aplicará el
rango de celdas que la fórmula utilizará en el cálculo.
4. En el cuadro Criterio, escriba >200000 y presione Tab. En la Figura 10-2 se ve que el

cuadro de texto Rango_suma no está en negrita. Esto significa que este argumento
es opcional. Si deja Rango_suma en blanco, Excel sumará las celdas que introduzca
en el cuadro Rango. Acaba de aplicar criterios para sumar todos los valores que son
superiores a $200,000.
Seleccione las celdas o escriba un rango

que se evaluará según los criterios Botones Contraer diálogo
Figura 10-2
El cuadro de diálogo
Argumentos de función lo
guiará en la creación de
funciones
Los argumentos requeridos aparecen en negrita Descripción del argumento actual
Nota No es necesario que introduzca el signo de dólar o comas cuando escriba cantidades de dólares en el
cuadro de diálogo Argumentos de función. Si los escribe, Excel los quitará de la fórmula y devolverá un
valor preciso. Las celdas en la columna H donde escribió las fórmulas ya tienen formato para los datos.
5. Haga clic en ACEPTAR para aceptar los cambios y cierre el cuadro de diálogo. Verá
que $1,657,100 de los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades
valoradas por encima de $200,000.
6. Si, por algún motivo, necesita editar la fórmula, seleccione la celda que contiene la
función y haga clic en la pestaña Fórmulas, o en la barra de fórmulas, haga clic en el
botón Insertar función para volver al cuadro de diálogo Argumentos de función (véase
la Figura 10-3).
Botones Insertar función Excel agrega comillas cuando

reconoce texto o ecuaciones
Figura 10-3
Los botones de la Insertar
función permiten regresar al
cuadro de diálogo Argumentos
de función
Vista previa del resultado de la fórmula

174 Lección 10
Nota El resultado de la fórmula SUMAR.SI en H5 no incluye el valor de la propiedad de C15 porque

la fórmula especifica valores superiores a $200,000. Para incluir este valor, el criterio debe ser >=
(mayor o igual que).
7. Haga clic en ACEPTAR o presione Esc si no hay cambios.

8. Seleccione la celda H6 y luego, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Usado
recientemente y en SUMAR.SI para volver a abrir el cuadro de diálogo Argumentos de
función. El punto de inserción debe estar en el cuadro Rango.
Nota Cuando haga clic en Usado recientemente, la última función que utilizó aparecerá en la parte
superior de la lista. Del mismo modo, cuando haga clic en Insertar función, se abrirá el cuadro de
diálogo Insertar función con la última función usada resaltada.
9. En el campo Rango, seleccione las celdas E5:E16. El rango seleccionado se introducirá

automáticamente en el cuadro de texto. Presione la tecla Tab.
Nota No necesita contraer el cuadro de diálogo como hizo en el Paso 3. Puede resaltar directamente el
rango si el cuadro de diálogo no interfiere. También puede optar por mover el cuadro de diálogo
arrastrando desde la barra de título.
10. En el cuadro Criterio, escriba <3 % y presione Tab. Escriba los criterios que deben
buscarse en la columna E y busque los valores inferiores al 3 %.
11. En el campo Rango_suma, seleccione las celdas C5:C16. La fórmula de H6 es diferente
de la fórmula de H5. En H6, el rango de criterios es diferente del rango de suma. En H5,
el rango de criterios y el rango de suma son los mismos. En H6, SUMAR.SI comprueba
los valores de columna E que son inferiores al 3 % (E8 es el primero), busca el valor en la
misma fila y columna C (C8 en este caso) y lo agrega al total. Haga clic en ACEPTAR para
aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Excel devuelve un valor de $1,134,200.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
Uso de SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma celdas en un rango que cumplen varios criterios. Es
importante señalar que el orden de los argumentos de esta función no sigue el mismo orden que
en SUMAR.SI. En una fórmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer argumento,
mientras que en SUMAR.SI.CONJUNTO es el primer argumento. En este ejercicio, creará y
utilizará dos fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analiza los datos basándose
en dos criterios. La primera fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma el precio de venta de las
propiedades que Fabrikam vendió por más de $200,000 y que estuvieron en el mercado durante
60 días o menos. La segunda fórmula suma las propiedades que se vendieron con una diferencia
inferior al 3 % del precio indicado en un plazo de 60 días.
PASO A PASO Usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO

1. Haga clic en la celda H7. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones,
haga clic en Insertar función.
2. En el cuadro Buscar una función, escriba SUMAR.SI.CONJUNTO y, a continuación, haga
clic en Ir. SUMAR.SI.CONJUNTO está resaltado en el cuadro Seleccionar una función.
3. Haga clic en ACEPTAR para aceptar la función.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango_suma, seleccione
las celdas C5:C16. Esto agregará el rango de celdas al argumento de la fórmula.
5. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas F5:F16. En el cuadro Criterio1,
escriba <=60. Esto especifica que quiere calcular solo los valores que sean inferiores o
iguales a 60. Cuando se mueva al siguiente cuadro de texto, observe que Excel ubica
comillas alrededor de su criterio. Aplica estas marcas para saber que se trata de un
criterio y no de un valor calculado.
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas C5:C16. Ahora está eligiendo el

segundo rango de celdas.
7. En el cuadro Criterio2, escriba >200000. Haga clic en ACEPTAR. Acaba de aplicar
un segundo criterio que calculará los valores superiores a 200,000. Excel calcula la
fórmula, que dará como resultado un valor de $742,000.
8. Seleccione H8 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Usado recientemente.
9. Seleccione SUMAR.SI.CONJUNTO. En el cuadro Rango_suma, seleccione C5:C16.
10. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas F5:F16. Escriba <=60 en el cuadro
Criterio1.
11. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Escriba <3 % en el cuadro
Criterio2 y presione Tab. Para ver todos los argumentos, desplácese hacia abajo en el
cuadro de diálogo (Véase la Figura 10-4).
Figura 10-4
La función SUMAR.
SI.CONJUNTO aplica dos
criterios o más
La vista previa indica que el total será 433000
Solución de
problemas
12. Haga clic en ACEPTAR. Después de aplicar esta fórmula, Excel devuelve un valor de $433,000.
Las fórmulas que utiliza en este ejercicio analizan los datos basándose en dos criterios. Puede
continuar agregando hasta 127 criterios para evaluar datos.
Teniendo en cuenta que el orden de los argumentos es diferente en SUMAR.SI y SUMAR.

SI.CONJUNTO, si quiere copiar y editar estas funciones similares, compruebe que pone los
argumentos en el orden correcto (primero, segundo, tercero, y así sucesivamente).
Uso de CONTAR.SI
La función CONTAR.SI cuenta la cantidad de celdas de un rango dado que cumplen una condición
específica. La sintaxis de la función CONTAR.SI es CONTAR.SI(Rango, Criterio). El Rango es
el rango de celdas que la fórmula contará, y los Criterio son las condiciones que deben cumplirse
para que se puedan contar las celdas. La condición puede ser una entrada de número, expresión
176 Lección 10
o texto. En este ejercicio, practicará el uso de la función CONTAR.SI dos veces para calcular la
cantidad de casas vendidas con un valor >=200,000. Los rangos que especifique en estas fórmulas
CONTAR.SI son los precios de las viviendas. El criterio selecciona solo aquellas casas con un valor
de $200,000 o superior.
PASO A PASO Usar la función CONTAR.SI

1. Seleccione H9. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Más funciones,
seleccione Estadísticas y haga clic en CONTAR.SI.
2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango, seleccione las
celdas B5:B16.
3. En el cuadro Criterio, escriba >=200000 y presione Tab. Obtenga una vista previa del
resultado y haga clic en ACEPTAR. Configure los criterios de valores en mayor o igual
que $200,000. Excel devuelve un valor de 9.
4. Seleccione H10 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Usado recientemente.
5. Seleccione SUMAR.SI. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro
Rango, seleccione las celdas C5:C16.
6. En el cuadro Criterio, escriba >=200000 y presione Tab. Obtenga una vista previa del
resultado y haga clic en ACEPTAR. Excel devuelve un valor de 7 cuando se aplica la
fórmula a la celda.
Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO
La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta la cantidad de celdas de un rango que cumplen
varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterio1, Rango_
criterios2, Criterio2, ...). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En este ejercicio, realizará cálculos
basándose en criterios múltiples para la fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO.
PASO A PASO Usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO

1. Seleccione H11. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función.
2. En el cuadro Buscar una función, escriba CONTAR.SI.CONJUNTO y, a continuación, haga
clic en Ir. CONTAR.SI.CONJUNTO está resaltado en el cuadro Seleccionar una función.
3. Haga clic en ACEPTAR para aceptar la función y cierre el cuadro de diálogo.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función en el cuadro Rango_criterios1, escriba
F5:F16. Acaba de seleccionar el primer rango del cálculo.
5. En el cuadro Criterio1, escriba >=60 y presione Tab. Las descripciones y los consejos
para cada cuadro de argumento del cuadro de diálogo Argumentos de función se
reemplazarán por el valor cuando navegue al siguiente cuadro de argumento (véase la
Figura 10-5). También se mostrará el resultado de la fórmula, lo que le permitirá revisar
y realizar correcciones si se recibe un mensaje de error o se obtiene un resultado
inesperado. Ahora configura el primer criterio. El valor que Excel mostrará hasta este
paso es 8.
Figura 10-5
Argumentos y resultados
para la función CONTAR.
SI.CONJUNTO
Resultado de la fórmula de vista previa. Observe este

cambio a medida que se agrega cada criterio
6. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16. Ha seleccionado el segundo

rango del cálculo.
7. En el cuadro Criterio2, escriba >=5 % y presione Tab para acceder a la vista previa.
Haga clic en ACEPTAR. Excel devuelve un valor de 2.
Una celda del rango que identifique en el cuadro de diálogo Argumentos de función se cuenta solo
si todos los criterios correspondientes que especificó son VERDADERO para dicha celda. Si un
criterio hace referencia a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratará como un valor 0.
Nota Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres comodín, signos de interrogación (?) y asteriscos (*)
en los criterios. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter individual. Un asterisco
coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un signo de interrogación o un
asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carácter.
Uso de PROMEDIO.SI
La fórmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmética de todas las celdas de un rango que
cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.
SI(Rango, Criterios, Rango_promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el conjunto de
celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la función PROMEDIO.
SI para calcular el promedio de días que las propiedades valoradas en $200,000 o más estuvieron
en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta fórmula es B5:B16 (celdas que contienen
el valor de las casas que se vendieron). El criterio es la condición por la que quiere que se evalúen
las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va
a calcular; es decir, la cantidad de días que cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al
igual que con la fórmula SUMAR.SI, el último argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango
contiene las celdas que coinciden con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio,
primero obtendrá el promedio de todas las celdas de un rango y después, el promedio condicional.
178 Lección 10
PASO A PASO Usar la función PROMEDIO.SI

1. Seleccione H12 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Más funciones.
Seleccione Estadísticas y haga clic en PROMEDIO.
2. En el cuadro Número1, escriba B5:B16 y haga clic en ACEPTAR. Se obtendrá un
promedio matemático para este rango.
3. Seleccione H13 y luego, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función.
4. Seleccione PROMEDIO.SI en la lista de funciones o utilice el cuadro de búsqueda de
funciones para localizar y aceptar la función PROMEDIO.SI. Se abrirá el cuadro de
diálogo Argumentos de función.
5. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango, seleccione las
celdas B5:B16.
6. En el cuadro Criterio, escriba >=200000.
7. En el cuadro Rango_promedio, seleccione F5:F16 y presione Tab para obtener una vista
previa de la fórmula. En la vista previa, Excel devuelve un valor de 63.33.
8. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo
Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Una fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmética) de todas
las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2, ...). En el siguiente ejercicio,
aprenderá a aplicar la fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular el promedio de un
conjunto de números en los que se cumplen dos criterios.
PASO A PASO Usar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO

1. Haga clic en la celda H14. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar función.
2. Escriba PROMEDIO.SI.CONJUNTO en el cuadro Buscar una función y haga clic en Ir.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO está resaltado en el cuadro Seleccionar una función.
3. Haga clic en ACEPTAR para aceptar la función y cierre el cuadro de diálogo.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Rango_promedio,
seleccione las celdas F5:F16. Presione la tecla Tab.
5. En el cuadro Rango_criterios1, seleccione las celdas B5:B16 y presione Tab. Acaba de
seleccionar el primer rango de criterios.
6. En el cuadro Criterio1, escriba <200000. Acaba de configurar el primer criterio.
7. En el cuadro Rango_criterios2, seleccione las celdas E5:E16 y presione Tab. Acaba de
seleccionar el segundo rango de criterios.
8. En el cuadro Criterio2, escriba <=5 % y presione Tab. Haga clic en ACEPTAR. Excel
devuelve un valor de 60.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Ha introducido solo dos criterios para las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.

SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO que creó en los ejercicios anteriores. Sin
embargo, en las hojas de cálculo grandes, a menudo necesitará utilizar múltiples criterios para
que la fórmula devuelva un valor que sea significativo para el análisis. Puede introducir hasta 127
condiciones que los datos deben cumplir para que se incluya una celda en el resumen condicional
que se obtiene a partir de una fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO o
PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
En los siguientes enunciados se resume cómo se tratan los valores cuando se introduce una fórmula
PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO:
• Si se omite Rango_promedio de los argumentos de función, se utilizará el rango.

• Si una celda de Rango_promedio está vacía, PROMEDIO.SI no la tendrá en cuenta.
• Si todo el rango está en blanco o si contiene valores de texto, PROMEDIO.SI devuelve el valor
de error #DIV/0!.
• Si ninguna celda del rango cumple los criterios, PROMEDIO.SI devolverá el valor #DIV/0!.
USO DE FÓRMULAS PARA BUSCAR DATOS EN UN LIBRO

Cuando las hojas de cálculo contienen listas de datos largas y, en ocasiones, engorrosas, necesita
una forma de buscar rápidamente información específica dentro de dichas listas. Aquí es donde las
funciones de búsqueda de Excel demuestran su utilidad. Las funciones de búsqueda son una
forma eficaz de buscar e insertar un valor en una celda cuando el valor deseado está almacenado
en otro lugar de la hoja de cálculo o incluso en otro libro. BUSCARV y BUSCARH son dos
funciones de búsqueda que utilizará en esta sección. Estas funciones pueden devolver el contenido
de la celda encontrada. A medida que vaya avanzando con los siguientes ejercicios, observará que el
término tabla se refiere a un rango de celdas de una hoja de cálculo que una función de búsqueda
puede utilizar.
Uso de BUSCARV
La “V” de BUSCARV significa vertical. Esta fórmula se usa cuando el valor de comparación está en
la primera columna de una tabla. Excel revisa la primera columna hasta encontrar una coincidencia
y, a continuación, busca en una de las columnas de la derecha para encontrar el valor en la misma fila.
La sintaxis de la función BUSCARV es BUSCARV(Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_
columnas, Ordenado). Vea la Figura 10-6 para obtener una explicación gráfica de la función.
Figura 10-6 1) VLOOKUP baja de manera

vertical por la primera columna
Búsqueda vertical (BUSCARV) VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num)
hasta encontrar una coincidencia
VLOOKUP(5,Commission,3) = 1.50%
con lookup_value
individual
1 es la primera 2.50 1.00 Table_array es un

columna rango llamado
15
Commission
2) A continuación, va a col_index_num
Matriz_buscar_en es una tabla de texto, números o valores que se usa para la fórmula. Puede ser un
rango de celdas (A1:D5) o un nombre de rango (Comisión). Los datos de unamatriz de tabla
deben estar dispuestos en filas y en columnas. En el siguiente ejercicio, aplicará esta fórmula
para calcular las bonificaciones para los empleados. Cuando trabaja con argumentos y funciones
BUSCARV, debe tener en cuenta varios puntos clave:
180 Lección 10
• Si Valor_buscado es inferior al valor más pequeño de la primera columna de Matriz_buscar_en,

BUSCARV devolverá el valor de error #N/A.
• Los valores de Matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. Los textos en
mayúsculas o en minúsculas son equivalentes.
• Los valores de la primera columna de la selección de Matriz_buscar_en deben seguir un criterio
de ordenación ascendente. De lo contrario, BUSCARV no podría devolver el valor correcto La
tabla de búsqueda que utiliza en este ejercicio enumera los años de servicio en orden ascendente.
• Ordenado es un cuarto argumento opcional que no se muestra en la Figura 10-6.
• Si el argumento Ordenado es Verdadero o se omite, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si BUSCARV no encuentra una coincidencia exacta, devolverá el mayor valor
siguiente que sea inferior al valor especificado en Valor_buscado.
• Si Ordenado es FALSO, BUSCARV solo encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra
una coincidencia exacta, devolverá el valor de error #N/A.
Nota Los nombres de rangos o referencias de celda utilizados en BUSCARV o BUSCARH no distinguen
entre mayúsculas y minúsculas, por lo que puede escribir en mayúsculas, minúsculas, o en
cualquier combinación de caracteres en mayúsculas y minúsculas. Además, los nombres de función
BUSCARV y BUSCARH no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
PASO A PASO Usar la función BUSCARV

1. ABRIR el archivo 10 Fabrikam Bonus de esta lección. GUARDE el libro en la carpeta de la
Excel Lesson 10 como 10 Fabrikam Bonus Solution.
2. Con la hoja Rendimiento activa, seleccione las celdas A15:C20 de la hoja de cálculo.
Haga clic en la pestaña Fórmulas y, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar
nombre. Se abrirá el cuadro de diálogo Nombre nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba Bonificación. Haga
clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Acaba de definir el nombre del rango.
4. Haga clic en la celda E5 y luego, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Búsqueda y referencia y seleccione BUSCARV.
5. En el cuadro de texto Valor_buscado, escriba B5 y presione Tab. El punto de inserción se
moverá al cuadro Matriz_buscar_en.
6. En el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas, haga clic en Utilizar en la
fórmula y seleccione Bonificación. Presione la tecla Tab. El punto de inserción se moverá
al siguiente cuadro de texto.
7. En el cuadro Indicador_columnas, escriba 2, que es la columna que contiene los
importes de las bonificaciones individuales. Presione la tecla Tab.
8. En el cuadro Ordenado, escriba Verdadero, que significa que BUSCARV puede buscar
el valor más próximo que no supere el número de la primera columna. La misma
bonificación se paga durante un rango de años, por lo que debe consignar Verdadero
en el cuadro Ordenado para que devuelva un valor para todos los agentes. El cuadro de
diálogo Argumentos de función debe asemejarse al que se muestra en la Figura 10-7.
Haga clic en ACEPTAR. Excel devuelve un valor de 2.5 %.
El Valor_buscado es B5 (que es 12)

Figura 10-7
Cuadro de diálogo
Argumentos de función
BUSCARV
Búsqueda en Matriz_buscar_en Localizar en la columna número 2. El valor está en la

denominada Bonificación misma fila que 10 (más cercano sin superar 12)
9. Con el controlador de relleno en la celda E5, copie la fórmula en el rango E6:E11. Esto
calcula las tasas de bonificación de los demás agentes de ventas. Aparecerá el mensaje
de error #N/D en la celda E11, ya que no se dispone de un valor para los agentes que
estuvieron empleados durante menos de un año. (Los agentes pueden optar a una
bonificación solo después de un año de servicio completo).
10. Haga clic en la celda F5 y escriba =BUSCARV(B5,Bonificación,3). Observe que la
información en pantalla le proporciona información y le ayuda mientras avanza. Esta
fórmula buscará valores en la tercera columna del rango Bonificación. Presione Entrar.
11. Copie la fórmula de F5 en el rango F6:F11.
Nota Introducir Verdadero como el argumento Ordenado devolverá el valor más cercano. Falso devolverá
solamente un valor exacto. Si omite el argumento Ordenado, como en el Paso 10 del ejercicio
previo, Excel asigna el argumento Verdadero cuando hace clic en ACEPTAR (aunque no aparezca
en la fórmula).
Uso de BUSCARH
La “H” de BUSCARH significa horizontal. BUSCARH busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz horizontalmente y luego devuelve un valor en la misma columna desde una fila
especificada en la tabla o matriz. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparación se ubican
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y quiere buscar en una fila especificada (véase
la Figura 10-8). En el ejercicio siguiente, utilizará una fórmula BUSCARH para buscar estándares
para una casa.
182 Lección 10
Figura 10-8
Búsqueda horizontal
(BUSCARH) HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num)
HLOOKUP(“Pie”,Properties,3) = 1000
2) A continuación, baja a row_index_num

1) HLOOKUP avanza
de manera horizontal
Camas CO2 Salidas Pie
por la primera fila hasta 1 es la primera fila.
encontrar una coincidencia 1 1 2 500
2 es la segunda.
con lookup_value 2 1 2 1000
3 2 2 1500 3 es la tercera fila.
4 2 3 2000
5 3 3 2500
6 3 3 3000
Table_array es un rango llamado Properties
PASO A PASO Usar la función BUSCARH

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Estándares para ir a la hoja de cálculo
Estándares.
2. Haga clic en la celda F11 y luego, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Búsqueda y referencia y seleccione BUSCARH.
3. En el cuadro de texto Valor_buscado, escriba E11. Esta es la celda que cambiará, y el
cuadro muestra una vista previa en pies porque eso es lo que está escrito actualmente
en la celda E11.
4. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en, escriba A1:D7. Este será el rango de celdas en el
que buscará.
5. En el Indicador_filas, escriba D11+1. Esto evalúa a 3 actualmente. Si busca la cantidad
de camas en D11, no baja las filas suficientes debido a las etiquetas de la primera fila de
Matriz_buscar_en. La cantidad de camas está en realidad a una fila más que la cantidad
de camas ya que las etiquetas (Camas, CO2, Salidas y Pies) cuentan como la primera fila
y la fila 2 es para 1 cama.
6. En el cuadro de texto Ordenado, escriba FALSO porque quiere una coincidencia exacta.
Haga clic en ACEPTAR. En los siguientes pasos, cambiará los valores de D11 y E11 y verá
qué pasa cuando hay diferentes valores y cuando no hay una coincidencia exacta.
7. En la celda D11, escriba 5 y observe que el resultado de F11 cambiará a 2500.
8. En la celda E11, escriba CO2 y observe que el resultado cambia al resultado de la
columna de CO2 para 5 camas, que es de 3.
9. Haga clic en la celda D11 y, a continuación, escriba 7. Observe que recibe un error #REF!
ya que la tabla sube hasta cinco camas.
10. En la celda D11, escriba 1. La celda F11 muestra un resultado de 1.
Tal vez sea difícil recordar la sintaxis de una función BUSCARH o BUSCARV. Siempre puede
utilizar el cuadro de diálogo Argumentos de función como ayuda para recordar el orden de los
argumentos de cualquier fórmula. Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias que
aparecen a la derecha de cada cuadro, así como la explicación de debajo de los cuadros de argumento
que indican el objetivo de cada uno de los argumentos de la fórmula.
ADICIÓN DE FUNCIONES LÓGICAS CONDICIONALES

A LAS FÓRMULAS
Puede utilizar las funciones Y y O para crear fórmulas condicionales que den como resultado un
valor lógico; es decir, Verdadero o Falso. Tales fórmulas prueban si una serie de condiciones se evalúan
como VERDADERO o FALSO. Además, puede utilizar la fórmula condicional SI que comprueba si
un cálculo se evalúa como VERDADERO o FALSO. Entonces, puede indicar a SI que devuelva un
valor (texto, número o valor lógico) si el cálculo es VERDADERO u otro valor si es FALSO.
Uso de SI
El resultado de una fórmula condicional se determina mediante el estado de una condición específica
o la respuesta a una pregunta lógica. Una función SI configura una instrucción condicional para
probar datos. Dicha fórmula devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro
valor si es falsa. La función SI requiere la siguiente sintaxis: SI(Prueba_lógica, Valor_si_verdadero,
Valor_si_falso) En este ejercicio, utilizará una función SI para determinar quién logró su objetivo y
puede optar por una bonificación por rendimiento.
PASO A PASO Usar la función SI

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Rendimiento para convertirla en la hoja de
cálculo activa.
2. Haga clic en la celda G5. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lógicas y
luego, en SI. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
3. En el cuadro Prueba_lógica, escriba D5>=C5. Este componente de la fórmula determina
si el agente ha cumplido su objetivo de ventas.
4. En el cuadro Valor_si_verdadero, escriba Sí. Este es el valor que se devuelve si el agente
cumple su objetivo.
5. En el cuadro Valor_si_falso, escriba No y luego haga clic en ACEPTAR.
6. Mantenga seleccionada la celda G5 y use el controlador de relleno para copiar la fórmula
en G6:G12. Excel devuelve el resultado de que tres agentes ganaron el premio por
rendimiento mostrando Sí en las celdas.
Nota Dentro de este objetivo se evalúa toda la compañía y se asignan bonificaciones al personal de oficina
si la empresa cumple su objetivo. El resultado de G12 se utilizará para las fórmulas de la columna
I. Cuando copie, se incluye el formato.
7. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango y
elija Rellenar sin formato. Véase la Figura 10-9.
La función SI en la barra de fórmulas

Figura 10-9
Uso de la función SI
8. En la celda H5, escriba =SI(G5=”Sí”,E5*D5,0. Antes de completar la fórmula, observe la

información en pantalla, los colores y las celdas seleccionadas. Mueva el puntero del
mouse a cada uno de los argumentos y se convertirán en un hipervínculo. E5 es la tasa
184 Lección 10
de bonificación individual y D5 muestra las ventas reales. La bonificación es la tasa

multiplicada por las ventas.
9. Presione Entrar para completar la fórmula.
Nota En algunos casos, Excel completa la fórmula. En el paso 8, el paréntesis de cierre no fue agregado y
Excel fue capaz de completar la fórmula.
10. Haga clic en la celda H5 y utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula a H6:H11.
11. En I5, escriba =SI($G$12=”Sí”,F5*D5,0) y, a continuación, presione Entrar.
12. Utilice el controlador de relleno de I5 para copiar la fórmula en I6:I11. Observe que
Cristian Lebron, el socio principal, no recibió una bonificación de agente y no había
ninguna bonificación para la Back Office.
13. Se obtuvo la venta pendiente final de $700,000 del año. En D5, escriba $3,900,000.
Observe que H5 y las cantidades de la columna I van de 0 a bonificaciones (véase la
Figura 10-10).
Figura 10-10
Las bonificaciones cambian
agregando ventas a D5
Las ventas reales ahora exceden el objetivo de ventas Ahora G12 es Sí

Uso de Y
La función Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos y FALSO si uno
o varios argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLógico1, ValorLógico2, ...). En este ejercicio,
utilizará la función Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam cumplen su objetivo
estratégico y si el objetivo de ventas superó las ventas del año anterior en un 5 por ciento.
PASO A PASO Usar la función Y

1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas anuales. Haga clic en la pestaña
Fórmulas si es necesario.
2. Haga clic en la celda B6. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lógicas y
luego, en la opción Y. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el
punto de inserción en el cuadro de ValorLógico1.
3. Haga clic en la celda B16, escriba >=, seleccione la celda B3 y presione Entrar. Este
argumento representa la primera condición: ¿Las ventas reales igualaron o excedieron los
objetivos de venta? Porque este es el primer año. Solo se introdujo una prueba lógica.
4. Seleccione la celda C6, haga clic en el botón Usado recientemente y luego, en Y. En el
cuadro ValorLógico1, escriba C16>=C3. Esto es lo mismo que la condición del paso 3 (las
ventas superan o igualan el objetivo de ventas).
5. En el cuadro Valor_lógico2, escriba C16>=B16*1,05 y presione Tab. La vista previa de la

fórmula devuelve VERDADERO. Esto significa que se cumplen ambas condiciones
de la fórmula. Véase la Figura 10-11.
Descripción de fórmula
Figura 10-11
Argumentos de la función Y
Resultados para devolver
6. Haga clic en ACEPTAR para completar la fórmula.

7. Seleccione la celda C6 y copie la fórmula en D6:F6.
Una vez más, la función Y devuelve un resultado VERDADERO solo cuando se cumplen las dos
condiciones de la fórmula. Por ejemplo, considere los resultados obtenidos en el ejercicio anterior.
Las ventas del segundo año superaron las ventas del año anterior; por lo tanto, la primera condición
se cumple. Las ventas del 2 año también superaron las ventas del primer año en un 5 por ciento.
Como ambas condiciones se cumplen, la fórmula devuelve un resultado VERDADERO.
Ahora considere los argumentos para las pruebas lógicas del año 3 (la fórmula de D6). Las ventas
no superaron el objetivo de ventas. Por lo tanto, el primer argumento devuelve el valor FALSO.
Sin embargo, las ventas sí superaron las ventas del año anterior en un 5 por ciento. Cuando solo se
cumple una condición, la fórmula devuelve FALSO.
Uso de O
Mientras que todos los argumentos de una función Y deben ser Verdaderos para que la función
devuelva un valor VERDADERO, solo uno de los argumentos de la función O debe ser Verdadero
para que la función devuelva un valor VERDADERO. La sintaxis de una fórmula O es similar
a la de una fórmula Y. Con esta fórmula, los argumentos deben evaluar en valores lógicos como
VERDADERO o FALSO o las referencias que contienen valores lógicos. En este ejercicio, se crea
una fórmula que evalúa si los agentes de ventas pueden optar a la bonificación de oficina de apoyo
cuando son nuevos o cuando no consiguieron la bonificación de ventas (menos de 4 años en la
empresa o no consiguió la bonificación de agente). La fórmula O devuelve VERDADERO si
alguna de las condiciones es Verdad.
186 Lección 10
PASO A PASO Usar la función O

1. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Rendimiento para activar esta hoja de
cálculo. Seleccione J5 y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Lógicas.
2. Haga clic en O. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Creará una
fórmula que responde la siguiente pregunta: ¿Ha trabajado Cristian Lebron en la
compañía durante menos de 4 años?
3. En el cuadro Valor_lógico1, escriba B5<4 y presione Tab.
4. En el cuadro Valor_lógico2, escriba G7=“No” y presione Tab. Este argumento responde
la siguiente pregunta: ¿Alcanzó Cristian Lebron los objetivos de venta? Cada uno de los
argumentos se evalúa como FALSO, por lo que la función entera se evalúa como FALSO.
5. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo
6. Seleccione la celda J5 y copie la fórmula en J6 a J11.
7. La celda J7 es la primera de la columna que devuelve un valor VERDADERO. Para ver los
demás argumentos, haga clic en la celda J7 y, a continuación, haga clic en el botón Insertar
función y volverá al cuadro de diálogo Argumentos de función (véase la Figura 10-12).
Valor_lógico1 (B7>4) se evalúa como FALSO Valor_lógico2 (G7=“No”) se evalúa como VERDADERO
Figura 10-12
Argumentos de la función O
Así que la función completa se evalúa como VERDADERO
8. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo y volver al libro.

Nota A medida que agrega argumentos, los campos Lógicos del cuadro de diálogo Argumentos de
función se amplían para permitirle introducir varios argumentos.
USO DE FÓRMULAS PARA MODIFICAR TEXTO

Cuando recibe archivos de otros usuarios o programas, a menudo tiene que modificarlos bastante.
Por ejemplo, a veces recibe archivos en un formato de texto con comas que separan lo que debería
ir en columnas. El texto a menudo no está en el formato que necesita para usar en Excel. Parte
del texto se puede combinar en una cadena larga, mientras que la otra parte puede estar toda en
minúsculas o en mayúsculas.
Es posible que esté familiarizado con el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas de Microsoft
Word que le permite cambiar las mayúsculas o minúsculas del texto. De manera similar, en Excel,
puede usar las funciones NOMPROPIO, MAYUSC y MINUSC para capitalizar la primera letra
de cada palabra de una línea de texto o para convertir todos los caracteres en una línea de texto a
mayúsculas o a minúsculas. Esta sección le presenta un archivo de texto de una empresa de alarmas.
El archivo contiene mucha información útil, pero está codificado para el sistema de alarma en lugar
de para usarlo en una hoja de cálculo. El presidente de la empresa le ha pedido que conserve en
secreto el archivo porque contiene los códigos de cada empleado, aunque también le ha pedido que
utilice sus conocimientos de Excel para convertir la información a un formato utilizable.
Conversión del texto en columnas

Puede utilizar el asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido básico de
celdas como nombres y apellidos en columnas diferentes. Según cómo estén organizados los datos,
puede dividir el contenido de la celda basándose en un delimitador (divisor o separador), como un
espacio o una coma, o basándose en la ubicación de un salto de columna específico dentro de los
datos. En el ejercicio siguiente, convertirá los datos de la columna A en dos columnas.
PASO A PASO Convertir texto a columnas

PREPÁRESE. INICIE Excel si es necesario.
1. ABRIR el archivo 10 Fabrikam Alarm Codes para esta lección y GUARDAR en la carpeta
de la Excel Lesson 10 como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution. En la Figura 10-13 se
muestra qué aspecto tiene el archivo antes de convertir las filas en columnas, y en la
Figura 10-14 se muestran los mismos datos después de la conversión.
Los datos delimitados con coma se convertirán en columnas separadas
Figura 10-13
Archivo original de
10 Fabrikam Alarm Codes
El archivo es difícil de leer
2. Seleccione las celdas A2:A8. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo
Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.
3. Se abrirá el asistente para convertir texto en columnas con Delimitados seleccionado
como valor predeterminado, ya que Excel reconoce que los datos del rango
seleccionado están separados por comas. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente
paso del asistente.
4. Seleccione Coma como delimitador. Si hay otros delimitadores activados, anule
su selección.
5. Haga clic en Siguiente y después haga clic en Finalizar.
6. Los datos se separarán en siete columnas. Para ayudar a identificar las columnas,
escriba el texto que se muestra en la fila 1 de la Figura 10-14. Aplique el estilo
Encabezado 3 al rango A1:O1 (Agregará datos a las columnas H:O en los próximos
ejercicios). Aumente el ancho de las columnas A:G si es necesario para que pueda ver el
contenido de la celda.
188 Lección 10
Escribir encabezados de columnas y darles formato Volver a medir las columnas para que entren los datos
Figura 10-14
El texto se convierte en
columnas
Uso de IZQUIERDA
La función IZQUIERDA evalúa una cadena y toma cualquier número de caracteres del lado
izquierdo de la cadena. El formato de la función es IZQUIERDA(texto, Núm_de_caracteres).
La primera cadena del libro Datos de alarma contiene la extensión telefónica del empleado y el
número de planta, que se obtiene mediante la función IZQUIERDA.
PASO A PASO Usar la función IZQUIERDA

1. Haga clic en la celda H1, escriba Ext y luego, en I1, escriba Planta para etiquetar las
columnas.
2. Seleccione la celda H2.
3. Haga clic en la pestaña Fórmulas. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Texto y elija IZQUIERDA. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro de Texto, haga clic en A2 y presione Tab.
5. En el cuadro Núm_de_caracteres, escriba 3 y presione Tab. La vista previa del resultado
muestra 425.
6. Haga clic en ACEPTAR y doble clic en el controlador de relleno en la parte inferior
derecha de la celda H2 para copiar la fórmula de H2 a H3:H8.
7. Seleccione la celda I2, haga clic en el botón Usado recientemente y luego,
en IZQUIERDA.
8. En el cuadro Texto, escriba A2, presione Tab y, en el cuadro Núm_de_caracteres,
escriba 1. Haga clic en ACEPTAR.
9. Copie la fórmula de I2 a I3:I8.
Nota Puede ver los resultados de esto y los siguientes ejercicios en la Figura 10-15 más adelante en esta
lección.
Uso de DERECHA
La función DERECHA es prácticamente idéntica a la función IZQUIERDA, salvo que la función
devuelve el número de caracteres del lado derecho de la cadena de texto. En el archivo Códigos
de alarma, la primera columna convertida contiene el identificador de empleado de cinco dígitos
al final, mientras que el Código de alarma de la columna E contiene el mes de nacimiento del
empleado.
PASO A PASO Usar la función DERECHA

1. Haga clic en la celda J1 y, a continuación, escriba Cumpleaños. En la celda K1, escriba
IDEmp para etiquetar las columnas.
2. Seleccione la celda J2.
3. Haga clic en la pestaña Fórmulas y, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en
Texto y elija DERECHA. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro de Texto, haga clic en E2 y presione Tab.
5. En el cuadro Núm_de_caracteres, escriba 3 y presione Tab. La vista previa del resultado
muestra Abr.
6. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de J2 a J3:J8.
7. Seleccione la celda K2, escriba =DERECHA(A2,5) y presione Entrar.
8. Copie la fórmula de K2 a K3:K8.
Uso de EXTRAE
Mientras que IZQUIERDA y DERECHA devuelven el número de caracteres que hay a ambos lados
de una cadena de texto, MED devuelve los caracteres del medio. Por este motivo, los argumentos
deben incluir la cadena Texto y luego, un punto de partida (Posición_inicial) y el número de
caracteres (Núm_de_caracteres). En la primera columna del archivo Alarma, hay códigos que
indican dos categorías diferentes de empleados.
PASO A PASO Usar la función Extrae

1. Haga clic en la celda L1, escriba empcat1 y luego, en M1, escriba Empcat2 para etiquetar
las columnas.
2. Seleccione la celda L2.
Texto y elija EXTRAE. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro de Texto, haga clic en A2 y presione Tab.
5. El punto de partida del valor empcat1 es el cuarto carácter de (425oonp15210), así que
escriba un 4 en el cuadro de texto Núm_inicial.
6. En el cuadro Núm_de_caracteres, escriba 2. La vista previa del resultado muestra oo.
7. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de L2 a L3:L8.
8. Seleccione la celda M2, escriba =EXTRAE(A2,6,2) y presione Entrar.
9. Copie la fórmula de K2 a M3:M8.
Uso de ESPACIOS
A veces hay espacios adicionales en una celda, ya sea al final o al principio de la cadena, especialmente
después de convertir un archivo de texto como el archivo de alarma (vea las columnas SPFirst
y SPLast). La función ESPACIOS elimina caracteres a ambos extremos de la cadena. Solo hay un
argumento: Texto. Por lo tanto, la sintaxis de la función es ESPACIOS(Texto).
190 Lección 10
PASO A PASO Usar la función ESPACIOS

1. Haga clic en la celda N1, escriba primero y luego, en O1, escriba último para etiquetar las
columnas.
2. Haga clic en la celda N2.
Texto y elija ESPACIOS. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro Texto, haga clic en B2. Si se fija bien, verá que el valor original de la celda
B2 es “david” con un espacio delante del nombre.
5. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de N2 a N3:N8.
6. Seleccione la celda O2, escriba =ESPACIOS(C2) y presione Entrar.
7. Copie la fórmula de O2 a O3:O8.
Uso de NOMPROPIO
La función NOMPROPIO utiliza mayúscula en la primera letra de una cadena de texto y en
cualquier otra letra del texto que siga cualquier carácter que no sea una letra. Todas las demás
letras se escriben en minúscula. En la sintaxis de NOMPROPIO(Texto), el Texto puede estar entre
comillas, en una fórmula que devuelve texto o en una referencia a una celda que contiene el texto
que quiere convertir a mayúsculas. En este ejercicio, utilizará NOMPROPIO para cambiar el texto
en minúsculas a texto con mayúsculas iniciales.
PASO A PASO Usar la función NOMPROPIO

1. Haga clic en la celda A11 y, a continuación, escriba Primero. En la celda B11, escriba
Último y luego, en C11, escriba Cumpleaños para etiquetar las columnas. Aplique el
estilo de celda Encabezado 3 a estas celdas.
Texto y elija NOMPROPIO. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro Texto, haga clic en N2. Verá que david se convierte en David.
5. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de la celda A12 a las celdas A12:B18 (la primera
y la última columnas).
6. Seleccione la celda C12, escriba =NOMPROPIO(J2) y presione Entrar.
7. Copie la fórmula de C12 a C13:C18.
Nota La función NOMPROPIO establece mayúsculas en la primera letra de cada palabra en una cadena
de texto. Todas las demás letras se escriben en minúscula. Si hay un apostrofe dentro del texto, Excel
reconoce el apostrofe como un espacio y utiliza mayúsculas.
Uso de MAYUSC
La función MAYUSC le permite convertir texto a mayúsculas (todo en mayúsculas). La sintaxis
es MAYUSC(Texto), y Texto se refiere al texto que quiere convertir a mayúsculas. El texto puede
ser una referencia o una cadena de texto. En este ejercicio, convertirá a mayúsculas la categoría de
empleado (empcat1 y empcat2).
PASO A PASO Usar la función MAYUSC

PREPÁRESE. ABRIR EL LIBRO 10 Fabrikam Alarm Codes 2.
1. GUARDAR el libro como 10 Fabrikam Alarm Codes Solution 2.
2. Haga clic en la celda D11, escriba EmpCat1 y luego, en E11, escriba EmpCat2 para
etiquetar las columnas.
3. Haga clic en la celda D12.
Texto y elija MAYUSC. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
5. En el cuadro Texto, haga clic en L2. Verá que oo se convierte en OO.
6. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de la celda D12 a las celdas D12:E18 (las
columnas de EmpCat1 y EmpCat2).
Uso de MINUSC
La función MINUSC convierte todas las letras mayúsculas de una cadena de texto en
minúsculas. INFERIOR no cambia caracteres a texto que no sean letras. Usará la fórmula
MINUSC en el siguiente ejercicio para convertir el texto a minúsculas para distinguir más
fácilmente una O (letra O) de un 0 (cero).
PASO A PASO Usar la función MINUSC

1. Haga clic en la celda F11 y, a continuación, escriba oCódigo1. En la celda G11, escriba
oCódigo2 para etiquetar las columnas.
2. Haga clic en la celda F12.
Texto y elija MINUSC. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro Texto, haga clic en F2. Verá que 00O0O0O000 se convierte en 00o0o0o000.
5. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de F12 a las celdas F12 a G18 (las dos columnas
de oCódigo1 y oCódigo2).
Uso de CONCATENAR
En algunos casos, es preciso combinar cadenas de texto. Use CONCATENAR para este propósito.
La sintaxis de la función es CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3, ...). En este caso, combinará el
nombre y los apellidos en dos formatos diferentes para futuras combinaciones de correspondencia.
En el primer formato, utilizará una coma para separar el apellido y el nombre, pero como el carácter
puede cambiar a un punto y coma o a otro carácter, escriba la coma en una celda y utilice la
referencia de celda en la fórmula CONCATENAR.
192 Lección 10
PASO A PASO Usar la función CONCATENAR

1. Haga clic en la celda H11 y escriba, (Una coma seguida de un espacio). En la celda I11,
escriba Primero Último para etiquetar las columnas.
2. Haga clic en la celda H12.
Texto y elija CONCATENAR. Se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
4. En el cuadro Texto, haga clic en B12 y presione Tab. Haga clic en la celda H11, presione
Tab y haga clic en A12. En el área de vista previa, verá “Ortiz, David”.
5. Haga clic en Aceptar y copie la fórmula de H12 a H13:H18. El resultado es incorrecto.
Observe que la cadena es cada vez más larga y Ortiz está en todas las cadenas.
6. Haga clic en la celda H12. En la barra de fórmulas, haga clic en la referencia de celda
H11 y presione F4 (absoluta). La celda H11 debe convertirse en $H$11.
7. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de H12 a H13:H18 una vez más. Esta vez la
fórmula se copiará correctamente.
8. Seleccione la celda I12 y escriba =CONCATENAR(A12,” “,B12). Observe que el segundo
argumento es una comilla, un espacio y una comilla. Esto separa el nombre y los
apellidos.
9. Haga clic en ACEPTAR y copie la fórmula de I12 a I13:I18.
10. Aplique el estilo de celda Encabezado 3 al rango D11:I11. Cambie el tamaño de las
columnas para que entren los datos. La hoja de cálculo debe ser similar a la figura 10-15.
Figura 10-15
Hoja de cálculo Fabrikam
completa
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y luego CERRAR Excel.

Proyectos
Proyecto 10-1: Separar texto en columnas

En este proyecto, tomará un archivo de texto de calificaciones de los estudiantes y separará la
información en siete columnas en lugar de una.

1. ABRIR el archivo 10 SFA Grades Import.
2. Seleccione las celdas A4:A41. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo
Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.
3. Se abrirá el asistente para convertir texto en columnas con Delimitados seleccionado
como valor predeterminado, ya que Excel reconoció que los datos del rango
seleccionado están separados con delimitadores. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione Coma y Espacio como delimitadores. Si hay otros delimitadores activados
(por ejemplo, tabulación), anule su selección y haga clic en Siguiente. Haga clic en
Finalizar.
5. Etiquete cada columna en la fila 3 (de A3 a G3): Última, Primera, Inicial, ID, Final,
Trimestre, Semestre.
6. Aplique el estilo de celda Encabezado 3 a los encabezados de la columna. Ajuste el
ancho de las columnas para que los datos encajen.
7. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 10 como 10 SFA Grades Import Solution.
CERRAR el libro.

194 Lección 10
Proyecto 10-2: Creación de fórmulas SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

para resumir datos condicionalmente
Se ha ingresado la información salarial de Contoso, Ltd. en un libro para que el director de oficina
pueda analizar y resumir los datos. En este proyecto, calculará las sumas con condiciones.

1. ABRIR el archivo de datos 10 Contoso Salaries de esta lección.
2. Seleccione la celda C35. Haga clic en la pestaña Fórmulas y, en el grupo Biblioteca de
funciones, haga clic en Insertar función.
3. Si la función SUMAR.SI no está visible, escriba SUMAR.SI en el cuadro de búsqueda de
una función y haga clic en Ir. En la lista Seleccionar una función, haga clic en SUMAR.SI.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el campo Rango, seleccione C4:C33.
5. En el cuadro Criterio, escriba >100000.
6. Haga clic en ACEPTAR. Como el rango y el rango de suma son iguales, no es necesario
introducir el argumento Rango_suma.
7. Seleccione C36 y haga clic en Insertar función. Seleccione SUMAR.SI.CONJUNTO
y luego haga clic en ACEPTAR.
8. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, seleccione C4:C33 como el rango de
suma.
9. Seleccione D4:D33 como el primer rango de criterios.
10. Escriba >=10 como el primer criterio.
11. Seleccione C4:C33 como el segundo rango de criterios.
12. Escriba <60000 como el segundo criterio. Haga clic en ACEPTAR para terminar la
fórmula.
13. GUARDAR el libro como 10 Contoso Salaries Solution. CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
11

Aseguramiento del Inspeccionar las propiedades ocultas o la información personal de un 1.5.6

trabajo documento.
La pestaña Revisar
Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten controlar
quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Los comandos de la pestaña Revisar
(Figura 11-1) le permiten proteger un archivo de libro completo, de modo que solo los usuarios
autorizados puedan ver o modificar los datos (el mayor nivel de protección). También puede
proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del libro para evitar que los usuarios
cambien, muevan o eliminen datos importantes de forma accidental o deliberada. La protección de
datos es especialmente importante cuando múltiples usuarios comparten y editan archivos.
Botón Proteger hoja Botón Compartir libro
Botón Proteger libro Botón Proteger y compartir libro

Figura 11-1
Pestaña Revisar
Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de la lección, a medida que aprende a compartir
y a editar archivos usando las opciones de seguridad y protección de Excel.
ASEGURAMIENTO DEL TRABAJO

Una contraseña es el texto que el usuario debe escribir para poder tener acceso a un libro, una
hoja de cálculo o a elementos de una hoja de cálculo. Puede asegurar un libro entero restringiendo
quién puede abrir o utilizar los datos del libro y exigiendo una contraseña para ver o guardar los
cambios en el libro. Asimismo, puede proporcionar protección adicional a determinados elementos
de las hojas de cálculo o los libros aplicando o sin aplicar una contraseña.
Protección de una hoja de cálculo

En un entorno de trabajo, a menudo más de un empleado utiliza los libros. Cuando crea una
hoja de cálculo a la que tienen acceso varios usuarios, muchas veces necesita protegerla para que
un usuario no cambie, mueva ni elimine datos importantes de forma accidental o deliberada.
En el siguiente ejercicio, utilizará las fórmulas ALEATORIO o ALEATORIO.ENTRE para crear
números de identificación únicos.
196
Asegurar los libros 197
Excel dispone de dos funciones de número aleatorio: ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE

ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no necesita argumentos de función, por
lo que no es posible especificar el número de dígitos que quiere en el número que la fórmula
ALEATORIO devuelve. Por el contrario, ALEATORIO.ENTRE permite determinar los números
del principio y del fin.
PASO A PASO Proteger una hoja de cálculo

1. ABRIR 11 Contoso Employees de los archivos de datos de esta lección. GUARDAR el libro
en la carpeta de la Excel Lesson 11 como 11 Payroll Data Solution.
2. En la hoja de cálculo Número de seguridad social, seleccione la celda G4.
3. Haga clic en la pestaña Fórmulas, elija Matemáticas y trigonométricas y seleccione
ALEATORIO.ENTRE. Esta fórmula creará un número aleatorio para cada empleado, que
puede utilizarse como identificación.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Inferior, escriba 10000
y en el cuadro Superior, escriba 99999, tal como se muestra en la Figura 11-2. Haga
clic en ACEPTAR. Para garantizar la seguridad de la información, uno de los primeros
pasos suele consistir en asignar un número de identificación de empleado que puede
reemplazar los números de seguridad social de los empleados estadounidenses, los
números de seguridad social de los empleados canadienses y los números de seguro
nacional de los empleados del RU en todos los documentos.
Figura 11-2
Uso de ALEATORIO.ENTRE
para generar un número
aleatorio de cinco dígitos
5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el rango en G5:G33.
Se ha asignado a todos los empleados un número de Id. de cinco dígitos aleatorio.
6. Mantenga seleccionado el rango G4:G33 y, en la pestaña Inicio, haga clic en Copiar. Haga
clic en la flecha Pegar y luego en Pegar valores.
Solución de La fórmula ALEATORIO.ENTRE generará un número aleatorio nuevo cada vez que se abra o se
problemas modifique un libro. Para conservar los números de identificación de empleado creados por la
fórmula, debe reemplazar la fórmula con los valores.
7. Mantenga G4:G33 seleccionado y, en la pestaña Inicio, haga clic en Formato y,

a continuación, seleccione Formato de celdas. Haga clic en la pestaña Protección
y compruebe que Bloqueado esté activado. De esta forma, evitará que los números
de identificación de los empleados se cambien cuando se proteja la hoja de cálculo.
8. Mantenga G4:G33 seleccionado y, en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Ordenar
y filtrar y seleccione Ordenar de A a Z. En el cuadro de diálogo Advertencia antes de
ordenar, seleccione Continuar con la selección actual y haga clic en Ordenar.
9. Seleccione la celda C4:D33. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato. Observe
que el comando Bloquear celda aparece seleccionado. Eso significa que, de forma
predeterminada, las celdas están bloqueadas. Haga clic en Bloquear celda para
desactivar la protección de dichas celdas y permitir que cambien.
10. Haga clic en la pestaña Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
198 Lección 11
11. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba L11!e01. La contraseña no

se mostrará en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja. En cambio, se verán
círculos sólidos, tal como se muestra en la Figura 11-3. Haga clic en ACEPTAR.
Figura 11-3
El cuadro de diálogo
Proteger hoja
12. Se le solicitará que confirme la contraseña. Vuelva a escribir L11!e01 y haga clic en
ACEPTAR. Acaba de crear y confirmar la contraseña que bloqueará la hoja de cálculo.
Las contraseñas deben ser seguras. Esto significa que todas las contraseñas distinguen
entre mayúsculas y minúsculas. Por lo tanto, debe escribir exactamente lo que se asignó
como contraseña, es decir, mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
13. GUARDAR y CERRAR el libro.
Nota La protección de elementos de la hoja de cálculo y del libro no debe confundirse con la seguridad
de contraseñas de nivel de libro. La protección de elementos no puede proteger un libro contra
usuarios malintencionados.
Protección de un libro
Asignar una contraseña es una manera eficaz de evitar que cualquier usuario que no sepa la
contraseña pueda abrir el libro. Para proteger un libro entero, puede exigir una contraseña para
abrir y ver el libro. También puede exigir una contraseña para abrir y leer el libro y otra contraseña
para modificar los datos del libro. Las contraseñas que se aplican a un libro entero ofrecen una
seguridad óptima para los datos.
Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informático puede ver el libro 11 Payroll Data
Solution que guardó en el ejercicio anterior. Restringió la modificación del archivo, pero no
restringió el acceso a los datos. En este ejercicio, limitará el acceso al libro con una contraseña para
abrir el documento.
Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las
contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que debe escribir correctamente las
mayúsculas y las minúsculas. Si es posible, seleccione una contraseña segura que pueda recordar y no
tenga que escribirla. Una contraseña segura es una contraseña que combina letras mayúsculas
y minúsculas, números y símbolos. Un ejemplo es la contraseña de ejemplo L11!e01 que usó en
el ejercicio anterior. Sin embargo, se considera que una contraseña de 14 o más caracteres es más
segura. Las contraseñas que utilizan fechas de nacimiento, números de la dirección del hogar,
nombres de mascotas y elementos similares ofrecen poca protección para quien pueda buscar dicha
información en las redes sociales o en Internet.
Nota Es de importancia vital que recuerde las contraseñas asignadas a los libros o las hojas de cálculo. Si
se olvida de la contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es preciso, escriba las contraseñas y
guárdelas en un lugar seguro, lejos de la información que desea proteger.
Cuando proteja una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no quiera que se vea en la
barra de fórmulas. Seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. A continuación,
en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla Oculto.
PASO A PASO Proteger un libro

PREPÁRESE. ABRIR el libro 11 Payroll Data Solution que guardó y cerró en el ejercicio
anterior.
1. Haga clic en la celda G11 e intente escribir un valor nuevo en la celda. Un cuadro de
diálogo le informará de que no puede modificar la celda ya que la hoja de cálculo está
protegida. Haga clic en ACEPTAR para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el número a 1. Puede introducir cambios en las celdas
de las columnas C y D porque desbloqueó las celdas antes de proteger la hoja de
cálculo. Haga clic en Deshacer para revertir el cambio.
3. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Rendimiento y seleccione la celda D4.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Eliminar y luego, en
Eliminar filas de hoja. Se extraerán los datos del Dr. Hernandes de la hoja de cálculo,
ya que esta hoja de cálculo quedó desprotegida.
5. Haga clic en Deshacer para devolver los datos del Dr. Hernandes.
6. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Número de seguridad social. Haga clic en la
pestaña Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.
7. Escriba L11!e01 (la contraseña que creó en el ejercicio anterior) y haga clic en ACEPTAR.
8. Haga clic en la celda D11. Escriba 8, presione la tecla Tab tres veces y, a continuación,
escriba 17000. Presione la tecla Tab.
9. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. En los dos
cuadros de diálogo, escriba la contraseña original de la hoja L11!e01 para volver
a proteger la hoja de cálculo SSN.
10. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro. Se abrirá
el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas. Seleccione el cuadro de diálogo
Proteger libro para la estructura en el cuadro de diálogo, si no está ya seleccionado.
11. En el cuadro Contraseña, escriba L11&E02 y luego haga clic en ACEPTAR. Confirme
la contraseña volviéndola a escribir y luego, haga clic en ACEPTAR.
Nota La contraseña del libro es opcional, pero si no suministra una contraseña, cualquier usuario puede
desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de cálculo, haga clic con
el botón secundario del mouse en la pestaña Rendimiento y observe los comandos
atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaña Archivo. Seleccione Guardar como y,
a continuación, haga clic en el botón Examinar.
14. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas. Se abrirá
el menú contextual (véase la Figura 11-4).
15. Seleccione Opciones generales. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones generales. En el
cuadro de diálogo Opciones generales, en el cuadro Contraseña de apertura, escriba
L11&E02. Aparecen círculos sólidos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga clic
en ACEPTAR.
16. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba nuevamente la contraseña y,
a continuación, haga clic en ACEPTAR. Debe escribir la contraseña exactamente igual
cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego, en Sí para reemplazar el documento. Como ahora el
documento está guardado, todos los que tengan la contraseña pueden abrir el libro
y modificar los datos contenidos en la hoja de cálculo Rendimiento, ya que dicha hoja
de cálculo no está protegida. Sin embargo, para modificar la hoja de cálculo Número
de seguridad social, el usuario también debe conocer la contraseña que utilizó para
proteger la hoja de cálculo en el primer ejercicio.
200 Lección 11
Figura 11-4
Utilice las opciones de
Herramientas del cuadro de
diálogo Guardar como para
restringir el acceso al libro
Solución de Cuando confirme la contraseña para evitar visualizaciones no autorizadas de un documento,

problemas el sistema le recordará que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Si la
contraseña que ingresa en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña no es idéntica a la que
ingresó en el cuadro de diálogo anterior, recibirá un mensaje de error. Haga clic en Aceptar
para cerrar el mensaje de error y escriba nuevamente la contraseña en el cuadro de diálogo
Confirmar contraseña.
18. CERRAR el libro y ÁBRALO nuevamente.

19. En el cuadro Contraseña, escriba 111 y haga clic en ACEPTAR. Esta es una contraseña
incorrecta para probar la seguridad. Recibirá un cuadro de diálogo de advertencia de
que la contraseña no es correcta. Haga clic en ACEPTAR.
Cuando guardó el libro 11 Payroll Data Solution en el primer ejercicio de esta sección, todos
los que tuvieran acceso en la red o en el sistema del equipo podían verlo. Tal como vio al abrir el
archivo en este ejercicio, se podía ver el libro, pero no se podía modificar la hoja de cálculo Número
de seguridad social, con excepción de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guardó el archivo
con otro nombre, dicho archivo también estaría protegido y no podría modificar los datos sin la
contraseña que protege dicha hoja de cálculo.
Si protege la estructura de un libro, evitará que los usuarios vean hojas de cálculo que ha ocultado;
inserten hojas de cálculo nuevas; muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas
de cálculo. Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas
impedirá que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abra el libro.
Uso del inspector de documentos

Antes de compartir un documento importante con colegas o con individuos que no pertenecen a la
organización, debe comprobar siempre la ortografía, además de corregir y revisar el contenido para
comprobar que todo esté correcto y que el documento no contenga nada que no desee compartir con
los demás. Debería revisar también el documento para detectar datos ocultos o información personal
que pueden estar almacenados en el libro o en las propiedades del documento. En Excel, el inspector
de documentos muestra varias opciones diferentes que le permiten buscar y eliminar datos ocultos
e información personal específicos de los libros de Excel. Asimismo, el inspector de documentos
también localiza datos XML personalizados, hojas de cálculo ocultas y contenido invisible.
En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal.
Es posible que esta información no se vea inmediatamente cuando visualice el documento, pero
puede ser que otros la vean o recuperen la información. Esta información incluye lo siguiente:
• Comentarios y anotaciones: Esta información permite a otras personas ver los nombres de los
usuarios que trabajaron en el libro, sus comentarios y los cambios introducidos en el libro.
• Propiedades del documento e información personal: Las propiedades del documento están
constituidas por el autor, el tema y el título, así como por el nombre de la última persona que
guardó el libro y la fecha de creación del libro.
• Encabezados y pies de página: los encabezados y los pies de página pueden incluir el nombre
del autor, la fecha de creación del archivo, etc.
• Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas: Las columnas pueden ocultarse para proteger los
datos relativos al salario y la seguridad social (Estados Unidos), la seguridad social (Canadá)
o el seguro nacional (Reino Unido). Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegúrese de
que su eliminación no cambiará los cálculos en la hoja de cálculo.
PASO A PASO Usar el inspector de documentos

PREPÁRESE. ABRIR el archivo 11 Contoso Employee IDs de esta lección.
1. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y luego en Examinar. Después,
navegue hasta la carpeta de la Excel Lesson 11. En el cuadro Nombre de archivo, escriba
11 Employee ID Doc Inspect Solution para guardar una copia del libro. Haga clic en el
botón Guardar.
Solución de Es buena idea realizar una inspección en una copia del libro, ya que tal vez no pueda restaurar
problemas el contenido oculto que eliminó en el proceso de inspección. Si intenta inspeccionar un
documento que tiene cambios sin guardar, se le pedirá que guarde el documento antes de
completar la inspección.
2. Haga clic en la pestaña Archivo. A continuación, con Información seleccionado, haga

clic en el botón Comprobar si hay problemas en el panel central de la vista Backstage.
A continuación, haga clic en Inspeccionar documento. Se abrirá el cuadro de diálogo
Inspector de documentos, tal como se muestra en la Figura 11-5.
3. Haga clic en Inspeccionar. El inspector de documentos cambiará para incluir algunos
botones Quitar todo.
4. Haga clic en Quitar todo en Comentarios y anotaciones.
Nota Debe quitar individualmente todos los tipos de datos ocultos. Puede volver a inspeccionar el
documento después de quitar los elementos.
202 Lección 11
Figura 11-5
Cuadro de diálogo Inspector
de documentos
5. Haga clic tres veces en Quitar todo para Propiedades del documento e información
personal, Filas y columnas ocultas y Hojas de cálculo ocultas. Los encabezados y los pies
de página deben los únicos elementos ocultos restantes (véase la Figura 11-6).
Figura 11-6
Botón Quitar todo para
encabezados y pies de página
Botón Quitar
todo
6. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Inspector de documentos.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro.

Cuando abrió el archivo en este ejercicio, contenía columnas ocultas, así como otra información
que no quería compartir con otros usuarios. Primero creó una copia del libro original ya que no
siempre es posible restaurar los datos que el inspector de documentos elimina. Por este motivo,
eliminó información importante de la copia; los datos completos se conservan en el libro original.
Si el libro original estaba protegido, la copia también lo estaría y algunos de los elementos del libro
no podrían cambiarse usando el inspector de documentos. En ese caso, es preciso desproteger
primero el libro para ejecutar el inspector de documentos.
Marcado de un documento como final

Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede ejecutar el comando Marcar como final
para que el documento sea de solo lectura y desalentar los cambios en el documento. Si marca un
documento como final, están indicando que comparte una versión completa del documento, y que
ayuda a evitar que los revisores o lectores efectúen cambios accidentalmente en el documento.
PASO A PASO Marcar un documento como final

PREPÁRESE. ABRIR el archivo 11 Contoso Employee IDs de esta lección.
1. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 11 como 11 Employee ID Final Solution.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y en la vista Backstage, haga clic en el botón Proteger
libro (Véase la Figura 11-7). Haga clic en Marcar como final.
Figura 11-7
Comando Marcar como final
3. Se abrirá un cuadro de mensaje de Excel que indicará que el libro se marcará como final
y se guardará. Haga clic en ACEPTAR.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica que el documento se ha marcado como final.
Esto también significa que el archivo se ha convertido en archivo de solo lectura, lo
que significa que no se puede editar a menos que haga clic en el botón Editar de todos
modos. Haga clic en ACEPTAR. Observe la barra de información MARCADO COMO
FINAL en la parte superior de la hoja de cálculo. Un icono Marcado como final También
aparece en la barra de estado (véase la Figura 11-8).
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro.

204 Lección 11
Marcado como final en hoja de cálculo
Figura 11-8
Indicadores Marcado como final
Icono Marcado como icono final en la barra de estado
El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Todo el que abra un libro que
haya sido marcado como final puede editar el documento eliminando el estado Marcar como final
del documento haciendo clic en el botón Editar de todos modos.
CONTROL DE CAMBIOS EN UN LIBRO

El control de los cambios es la capacidad para marcar quién realiza los cambios introducidos en
un libro. La capacidad de controlar los cambios es especialmente útil en un libro que varios usuarios
comparten y modifican. Cuando activa Control de cambios, el libro se convierte automáticamente
en un libro compartido. Puede personalizar la característica Control de cambios para realizar el
seguimiento de tipos específicos de cambios, puede permitir que varios usuarios activen o desactiven
esta característica a su voluntad o especificar una contraseña para proteger los cambios. También
puede decidir si aceptará o rechazará los cambios en los datos originales del libro. Cuando desactiva
el control de cambios, el libro deja de ser un libro compartido.
Activación o desactivación del control de cambios

Puede activar el control de cambios mediante el comando Control de cambios, el comando
Compartir libro o el comando Proteger y compartir libro (todos ubicados en la pestaña Revisar). El
comando Proteger y compartir libro proporciona el mayor nivel de seguridad ya que puede agregar
una contraseña. Cuando se comparten libros, a menudo es importante saber qué cambios fueron
hechos por cada usuario. El dueño (creador) del libro puede utilizar las funciones de control de
cambios para administrar los datos de un libro compartido. El propietario puede usar el registro
del historial de cambios para administrar el libro compartido agregando o quitando usuarios y
solucionando los cambios conflictivos. En el siguiente ejercicio, aprenderá a controlar los cambios.
PASO A PASO Activar o desactivar el control de cambios

PREPÁRESE. ABRIR el libro 11 Contoso Assignments de esta lección.
1. GUARDAR el libro como 11 Assignments Solution en la carpeta de la Excel Lesson 11.
2. Haga clic en la pestaña Revisar y luego, en el grupo Cambios, haga clic en el botón
Proteger y compartir libro. Se abrirá el cuadro de diálogo Proteger libro compartido.
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en Compartir con control de cambios. Cuando elija
esta opción, el cuadro de texto Contraseña se activará. Puede asignar una contraseña en
ese momento, aunque no es necesario. Haga clic en ACEPTAR.
4. Haga clic en ACEPTAR cuando se le pregunte si desea continuar y guardar el libro. Acaba
de marcar el libro para guardar los cambios realizados.
Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botón Desproteger libro compartido, que
fue nombrado Proteger libro Compartir antes de acabar el ejercicio anterior.
Nota Desactivar el control de cambios eliminará el historial de cambios, así como el estado compartido
del libro, pero los cambios que ya se muestran en el documento se mantendrán hasta que los acepte
o los rechace.
Configuración de las opciones de control de cambios

La pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro le permite personalizar el uso
compartido del libro. Normalmente, el autor del libro establece estas opciones antes de compartirlo.
En este ejercicio, modificará estas opciones.
PASO A PASO Configurar las opciones de control de cambios

1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. Se abrirá el
cuadro de diálogo Compartir libro.
2. Haga clic en la pestaña Uso avanzado (véase la Figura 11-9).
Figura 11-9
Pestaña Avanzado en el cuadro
de diálogo Compartir libro
206 Lección 11
3. En el cuadro Guardar historial de cambios durante, haga clic en la flecha de

desplazamiento para mostrar 35.
4. Haga clic en el botón de opción Automáticamente cada para que el archivo se guarde
automáticamente cada 15 minutos (valor predeterminado).
5. Haga clic en ACEPTAR para aceptar la configuración predeterminada para el resto de las
opciones.
Inserción de cambios realizados

Cuando abre un libro compartido, se activa automáticamente el Control de cambios. En la mayoría
de los casos, el propietario del libro ha introducido una contraseña para evitar que un usuario
apague el control de cambios. Por lo tanto, se realiza el seguimiento de cualquier texto que escriba
en el libro.
PASO A PASO Insertar control de cambios

1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios. En la lista
desplegable que aparece, haga clic en Resaltar cambios. Aparecerá el cuadro de diálogo
Resaltar cambios.
2. El cuadro Control de cambios al modificar está inactivo ya que Control de cambios se
activó al compartir el libro. En el cuadro desplegable Cuándo, haga clic en la flecha
desplegable y, a continuación, haga clic en Todos. En la casilla y en la lista desplegable
Quién, active el cuadro y seleccione Todos escepto yo. El cuadro de diálogo debe
aparecer tal como se muestra en la Figura 11-10.
Cuadro de diálogo Resaltar cambios
Figura 11-10
Insertar cambios realizados
Opciones de control de cambios
3. La opción Resaltar cambios en pantalla ya está seleccionada. Haga clic en ACEPTAR.

Si aparece un cuadro de advertencia, haga clic en ACEPTAR para aceptar.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y luego, en Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo
Opciones de Excel.
5. En la categoría General, en Personalizar la copia de Microsoft Office, en el cuadro
Nombre de usuario, escriba Daniel Toro. Haga clic en ACEPTAR. Ha cambiado el nombre
de usuario del documento que se mostrará en el Control de cambios.
Nota Tome nota del nombre que quita. Restaurará el nombre de usuario original al final de esta lección.
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Toro Daniel Funcionario de archivos Rehaga los buzones
7. A medida que realice estos cambios, aparecerán un triángulo de color y un cuadro de

comentarios por cada entrada. De esta forma, será más fácil ver los cambios más tarde.
8. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar para guardar los
cambios realizados bajo el nombre de usuario Daniel Toro.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Ana Samaniego. Haga clic en ACEPTAR. Una
vez más está cambiando el nombre de usuario y aplicándolo al documento.
11. Haga clic en la celda A15 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Samaniego Ana Recepcionista Retire todos los viejos contactos
12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de la persona que realizó el
cambio, la fecha del cambio y el cambio en sí mismo aparecerá en una información en
pantalla, tal como se muestra en la Figura 11-11.
Figura 11-11
Control de cambios en una
hoja de cálculo
Cambios realizados con seguimiento y comentarios
13. Mire las informaciones en pantalla para las demás celdas de las filas 14 y 15.
En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta que todos hayan guardado
los cambios. Observe que cuando trabaja en un ambiente en red, puede hacer clic en Compartir libro
en el grupo Cambios y ver una lista de otros usuarios (en la pestaña Editar) que hayan abierto el libro.
En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro compartido e intentan
guardar cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el libro,
Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Según las opciones que se establecieron
cuando se creó y se compartió el libro, puede mantener el cambio o aceptar el cambio realizado por
otro usuario.
También puede mostrar una lista que muestre cómo se solucionaron los conflictos en el pasado.
Esto se puede ver en otra hoja de cálculo que muestra el nombre de la persona que realizó el cambio,
cuándo y dónde fue hecho, qué datos se eliminaron o reemplazaron y cómo se resolvieron los
conflictos.
Eliminación de los cambios

Como señalamos anteriormente, los cambios que realiza en su hoja de trabajo no están visibles para
otros usuarios hasta que guarde su trabajo. Los cambios se convierten en una parte del historial de
cambios solo cuando los guarda. Si cambia de opinión antes de guardar, puede editar o eliminar
los cambios. Los cambios deben guardarse para poder aceptarlos o rechazarlos. Una vez que haya
guardado el libro, si desea eliminar un cambio, puede escribir nuevos datos o rechazar el cambio
realizado antes de guardarlo.
208 Lección 11
PASO A PASO Eliminar sus cambios

Nombre de usuario, escriba Antonia Prieto. Haga clic en ACEPTAR. Ha vuelto a cambiar
el usuario del libro con fines de control de cambios.
3. Seleccione la celda A16 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Prieto Antonia Recepcionista Limpie todos los corredores
4. Haga clic en la celda D13 y, a continuación, edítela para que las calles estén escritas
correctamente. Cambie pasillos por pasillos.
5. En la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en el menú
desplegable que aparece, haga clic en Aceptar o rechazar cambios. Excel mostrará un
cuadro de mensaje que confirma que quiere guardar el libro. Haga clic en ACEPTAR.
Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar.
6. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga clic en la
flecha desplegable Quién, selecciona a Antonia Prieto y haga clic en ACEPTAR. Acaba
de pedir a Excel que devuelva solo los cambios realizados por Antonia Prieto. Excel
resaltará la fila 16 con guiones verde, donde está escrita la información de Prieto.
Nota El orden de aceptación o rechazo de los cambios puede mostrarse de forma diferente. Acepte el
cambio de D13, pero rechace todos los demás cambios.
7. Haga clic en Rechazar. Se eliminarán las cuatro entradas.

8. Cuando la celda D13 esté seleccionada para corregir la ortografía de pasillos, haga clic
en Aceptar.
Si reemplaza los datos de otro usuario y quiere restaurar los datos originales, debe rechazar el
cambio. Si en su lugar elimina el texto que introdujo como reemplazo de otro texto, dejará la celda
o el rango en blanco. Rechazar el cambio restaura la entrada que reemplazó.
Aceptar cambios de otro usuario

Después de que se haya editado un libro compartido, puede identificar fácilmente qué celdas
han cambiado y determinar si desea mantener o rechazar los cambios. Puede elegir entre aceptar
o rechazar todos los cambios al mismo tiempo sin revisar ninguno, o bien puede aceptarlos o
rechazarlos uno por uno. En el siguiente ejercicio, aprenderá a aceptar cambios de otros usuarios.
PASO A PASO Aceptar cambios de otro usuario

Nombre de usuario, escriba Cristian Alva. Haga clic en ACEPTAR.
3. Haga clic en Control de cambios y seleccione Aceptar o rechazar cambios en la lista
desplegable.
4. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sin revisar. En el cuadro Quién,
seleccione Daniel Toro. Haga clic en ACEPTAR. Se mostrará el cuadro de diálogo Aceptar
o rechazar cambios.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar cada uno de los cambios que Daniel realizó. El cuadro
de diálogo Aceptar o rechazar cambios se cerrará después de que haya aceptado todos
los cambios realizados por Daniel Toro.
También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el cuadro Quién del cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar y seleccionar las celdas que contienen cambios. A
continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos
cambios se resaltaron por celda y otros se resaltaron por fila, y puede aceptar o rechazar cambios en
la celda o el rango seleccionado.
Rechazo de los cambios de otro usuario

Como propietario del libro Asignaciones, el director de la oficina tiene la autoridad, en el siguiente
ejercicio, para aceptar o rechazar cambios de todos los usuarios. Sin embargo, rechazar cambios no
significa que se prohíbe a un usuario volver a cambiar los datos. Cuando todos los usuarios hayan
hecho los cambios necesarios, el propietario puede quitar los usuarios y dejar de compartir el libro.
PASO A PASO Rechazar cambios de otro usuario

1. Haga clic en Control de cambios y en Aceptar o rechazar cambios.
2. En el lado derecho del cuadro Dónde, haga clic en el botón Contraer diálogo.
3. Seleccione los datos de la fila 15 y haga clic en el botón Ampliar diálogo. Haga clic en
ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios.
4. Haga clic en Rechazar todos. Se abrirá un cuadro de diálogo para preguntarle si
desea eliminar todos los cambios y no revisarlos. Haga clic en ACEPTAR. Los datos se
eliminarán, y fila 15 quedará en blanco.
5. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 11 como 11 Assignments Edited
Solution.
Cuando trabaje en un libro compartido que se guarda en una red, probablemente se producirán
conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta a la misma celda que los cambios de otro
usuario. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, puede leer la información sobre cada
cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones establecidas en la pestaña
Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro determinan cómo se solucionarán los conflictos.
Eliminación del estado compartido de un libro

Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que ha aceptado o rechazado todos los cambios
y que todos los demás usuarios han completado su trabajo. Los cambios que no guarde se perderán
cuando deje de compartir y se eliminará la hoja de cálculo del historial. Por lo tanto, antes de retirar
el estado compartido un libro, debería imprimir la hoja de cálculo de historial o copiarla en otro
libro. En este ejercicio, eliminará el estado compartido de un libro.
PASO A PASO Eliminar el estado compartido de un Libro

1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y en
Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, la opción Todo está seleccionada de forma predeterminada.
Esto le indica a Excel que busque en todos los cambios realizados en la hoja de cálculo.
3. Desactive las casillas Quién y Dónde si está seleccionadas.
4. Haga clic en la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva. Haga clic en ACEPTAR. Se
agregará una hoja de historial al libro.
5. En la hoja de cálculo Historial, en la esquina de la hoja de cálculo adyacente a la primera
columna y la primera fila, haga clic en el botón Seleccionar todo. Haga clic en la pestaña
Inicio y, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.
210 Lección 11
6. Presione Ctrl + U para abrir un nuevo libro.

7. En el nuevo libro, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
8. GUARDAR el nuevo libro como 11 Assignments History Solution. CERRAR el libro.
9. En el libro compartido, haga clic en la pestaña Revisar, luego. en Desproteger libro
compartido y luego, en Compartir libro. Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir libro.
En la pestaña Edición, asegúrese de que Arturo Lebron (el último nombre de usuario
cambiado en Opciones de archivo) es el único usuario indicado en la lista Los siguientes
usuarios tienen abierto este libro.
10. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Haga clic en
ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo
11. Se abrirá un cuadro de diálogo para indicarle cómo retirar el libro de su uso
compartido. Haga clic en Sí para desactivar el estado compartido del libro. La palabra
Compartido se elimina de la barra de título y se borra la hoja de cálculo Historial.
Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los cambios pueden realizarse como en cualquier
libro. Por supuesto, puede volver a activar el control de cambios, para compartir automáticamente
el libro.
ADICIÓN DE COMENTARIOS A UN LIBRO

En Excel, puede agregar una nota a una celda insertando un comentario. También puede editar
el texto de los comentarios y eliminar cualquier comentario que ya no necesite. Los comentarios
se marcan con un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda. Cuando apunte a ese
triángulo, el comentario aparecerá en un cuadro al lado de la celda, junto con el nombre del usuario
conectado en el equipo en el momento en que se creó el comentario.
Inserción de un comentario
Los comentarios constituyen una técnica útil para llamar la atención sobre datos importantes o
significativos y para proporcionar una visión del usuario que explica más acerca de los datos. Por
ejemplo, supongamos que se evalúa a los empleados de Contoso en función de tres medidas de
rendimiento. El director utilizará los comentarios para apuntar los incidentes relacionados con
dichas medidas. En este ejercicio, aprenderá a insertar comentarios.
PASO A PASO Insertar un comentario

PREPÁRESE. ABRIR el archivo 11 Contoso Personnel Evaluations de esta lección.
1. Seleccione la celda E11. En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en
Nuevo comentario. Se abrirá el cuadro de texto de comentarios para editar.
2. Escriba Con frecuencia llega tarde al trabajo como se muestra en la Figura 11-12.
Marcador de comentario Cuadro de texto Comentario

Figura 11-12
Cuadro de texto Nuevo
comentario
3. Haga clic en la celda D8. Presione Mayús + F2 y escriba Actualmente cursando un

programa de máster para obtener un certificado adicional. Haga clic fuera del cuadro de
comentarios. El cuadro desaparecerá y quedará un triángulo rojo en la esquina superior
derecha de la celda donde se introdujo el comentario.
4. Haga clic en la celda E4. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Horas ajustadas para
emergencia familiar.
5. Haga clic en la celda F10. Haga clic en Nuevo comentario y escriba Considerar aumento
de sueldo.
6. GUARDAR el archivo como 11 Evaluations Solution.
Contoso, Ltd. lleva a cabo una revisión anual del rendimiento de sus empleados. En este libro,
el director utilizará los comentarios para apuntar los eventos o acciones que quiere recordar
cuando realice las revisiones anuales de los empleados. Cuando agrega comentarios, Excel muestra
automáticamente el nombre que aparece en el cuadro Nombre de la configuración general de Office
en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el
comentario y presionar Eliminar.
Visualización de un comentario
Cuando posiciona el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene un comentario
anexado, se muestra el comentario. Puede mantener visibles los comentarios seleccionados mientras
trabaja o bien puede mostrar todos los comentarios mediante los comandos del grupo Comentarios
de la pestaña Revisar. Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar todos los comentarios
le permitirán mostrar u ocultar comentarios según sea necesario. Los comandos Anterior y Siguiente
le permitirán pasar de un comentario a otro sin seleccionar las celdas.
PASO A PASO Ver un comentario

1. Haga clic en la celda F10 y luego, en la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga
clic en Mostrar u ocultar comentarios. Tenga en cuenta que el comentario permanece
visible mientras hace clic fuera de la celda.
2. Haga clic en la celda E4 y en Mostrar u ocultar comentarios. Una vez más, el comentario
permanecerá visible cuando haga clic fuera de la celda.
3. Haga clic en la celda F10 y en Mostrar u ocultar comentarios. El comentario está oculto.
4. En el grupo Comentarios, haga clic en Siguiente dos veces para navegar hasta el
siguiente comentario disponible. Se mostrará el comentario de la celda E11.
5. En el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios. Se mostrarán
todos los comentarios.
6. En el grupo Comentarios, vuelva a hacer clic en Mostrar todos los comentarios para
ocultar todos los comentarios y asegurarse de que no se muestran.
Edición de un comentario
Los comentarios pueden editarse y aceptan formatos según sea necesario. Puede aplicar formato
un comentario usando la mayoría de las opciones de formato de la pestaña Inicio, en el grupo
Fuente. Sin embargo, los botones de Color de relleno y Color de fuente de la pestaña Inicio no
están disponibles para el texto del comentario. Para editar un comentario, seleccione la celda que
contiene el comentario y haga clic en Modificar comentario.
212 Lección 11
PASO A PASO Editar un comentario

1. Haga clic en la celda E11 y mueva el puntero del mouse al botón Editar comentario de
la pestaña Revisar. La información en pantalla también muestra Mayús + F2 como una
opción, tal como se muestra en la Figura 11-13.
Botón Editar comentario Botón Eliminar comentario
Figura 11-13
Botón Modificar comentario e
información en pantalla
Botón Comentario anterior Botón Comentario siguiente
2. Haga clic en el botón Editar comentario.

3. A continuación del texto del comentario existente, escriba un . (punto) seguido de un
espacio y luego, A prueba. A continuación, haga clic en cualquier celda entre F4 y D8.
4. Haga clic en Siguiente. Se mostrará el comentario de D8.
5. Seleccione el texto del comentario existente en D8 y escriba MA completado; ahora
puede recetar medicamentos.
6. Haga clic en la celda E4 y en Editar comentario.
7. Seleccione el texto del comentario adjunto a E4. En la pestaña Inicio, haga clic en Negrita.
8. Haga clic en la celda E11, luego, en la pestaña Revisar y luego, en Editar comentario.
9. Seleccione el nombre y el texto del comentario. Haga clic en la pestaña Inicio y observe
que las opciones Color de relleno y Color de fuente aparecen atenuadas. Haga clic
con el botón secundario del mouse en el texto seleccionado y seleccione Formato de
comentario.
10. En el cuadro de diálogo Formato de comentario, haga clic en la flecha del cuadro Color
y luego, haga clic en Rojo. Haga clic en ACEPTAR para aplicar el formato y cerrar el
cuadro de diálogo. No hay ninguna opción de relleno para el cuadro de comentarios.
Eliminación de un comentario
Por supuesto, puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean necesarios. A menos
que el libro esté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios, por lo que si tiene un
libro con información confidencial o sensible, piense en protegerlo. En este ejercicio, aprenderá a
eliminar un comentario.
PASO A PASO Eliminar un comentario

1. Haga clic en la celda E4. El comentario de esta celda se visualiza.
2. Haga clic en la pestaña Revisar y luego, en el grupo Comentario, haga clic en Eliminar.
3. Despliegue el cuadro de diálogo Opciones de Excel y restablezca la entrada original en
el cuadro Nombre de usuario.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro. CERRAR Excel.

Proyectos
Proyecto 11-1: Protección de un documento con una contraseña

En este proyecto, el director de la oficina ha pedido que cree un inventario de las tarjetas de crédito
de la empresa y que guarde el archivo con una contraseña.

1. Abrir un libro en blanco y escriba Inventario de tarjetas de crédito de Contoso en la
celda A1.
2. Escriba y la información que se muestra en la Figura 11-14 y aplique formato. El título
de la celda A1 está combinado y centrado, con estilo de celda Encabezado 1 aplicado.
Las etiquetas de la fila 3 están centradas, con estilo de celda Encabezado 3 aplicado.
Figura 11-14
Creación del libro Tarjetas
de crédito
3. GUARDAR el archivo como 11 Credit Cards Solution para usarlo en los demás ejercicios.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y la información se seleccionará automáticamente.
Haga clic en Proteger libro y elija Cifrar con contraseña.
5. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, escriba 11P1!s5 y vuelva a escribir la misma
contraseña en el cuadro Confirmar contraseña.

214 Lección 11
Proyecto 11-2: Adición de comentarios a un archivo

En este proyecto, agregará comentarios a un archivo.

1. ABRIR el archivo 11 Credit Cards Solution que creó en el primer proyecto. Utilice
la contraseña que creó en el proyecto de 11-1.
2. GUARDAR el archivo como 11 Credit Cards Comments Solution.
3. En la celda B4, escriba un nuevo comentario: La E inicial se eliminará en la próxima
tarjeta.
4. En la celda D9, escriba un nuevo comentario: Tarjeta perdida. Cancelar si no se
encuentra mañana.
5. En la celda B12, escriba un nuevo comentario: Yossi se irá al final del trimestre.
Acordarse de cancelar la tarjeta.
6. Edite el comentario de D9 para que diga Tarjeta perdida y encontrada [fecha de hoy].
7. Asegúrese de que todos los comentarios estén ocultos.
8. IMPRIMIR la hoja de cálculo.
CERRAR Excel.
12 Creación de gráficos

Número de
Crear gráficos Cree un nuevo gráfico. 5.1.1

Aplicación manual de formato a las Agregar y eliminar elementos del gráfico. 5.2.2
partes de un gráfico
Modificar un gráfico Agregar series de datos adicionales. 5.1.2
Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen. 5.1.3
Mover gráficos a la hoja de gráficos. 5.2.4
Cambiar el tamaño de gráficos. 5.2.1
Aplicar estilos y diseños de gráfico. 5.2.3
Uso de nuevas herramientas de Insertar minigráficos. 2.3.1
análisis rápido Analizar datos con Análisis rápido. 5.1.4
La pestaña Insertar
La pestaña Insertar contiene los grupos de comandos que utilizará para crear gráficos en Excel
(véase la Figura 12-1). Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y aplicar formatos
más adelante, empiece por introducir los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación,
seleccione los datos y elija un tipo de gráfico para mostrar gráficamente los datos. Simplemente
eligiendo un tipo de gráfico, un diseño y un estilo de gráfico (todos ellos se encuentran al alcance
del usuario en las pestañas Insertar y Herramientas de gráficos), obtendrá resultados de calidad
profesional al instante, cada vez que cree un gráfico.
Gráficos recomendados
Tipos de gráficos del grupo Gráficos Grupo Minigráficos

Figura 12-1
La pestaña Insertar
Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección, a medida que se familiariza con las
capacidades de creación de gráficos de Excel y las utiliza para crear atractivos gráficos que resumen
los datos.
216 216
Creación de gráficos 217
CREAR GRÁFICOS
Un gráfico es una representación gráfica de datos numéricos de una hoja de cálculo. Los valores
de datos se representan mediante gráficos con combinaciones de líneas, rectángulos verticales u
horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un gráfico o cambiar
un gráfico ya existente, puede elegir entre 16 tipos de gráfico con numerosos subtipos y gráficos
combinados. Esto incluye cinco nuevos tipos de cuadros en Excel 2016: Rectánggulos, Proyección
solar, histograma, Cajas y bigotes y cascada. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripción los
tipos de gráfico más utilizados de Excel.
Tabla 12-1 Tipo de

Tipos de gráfico de Excel gráfico Descripción Organización usual de los datos
Columna Es útil para comparar valores entre categorías o Por lo general, las categorías (en cualquier
un período de tiempo. Los puntos de datos son orden) o el tiempo están en el eje
rectángulos verticales. horizontal y los valores en el eje vertical.
Línea Útil para mostrar las tendencias en datos a El tiempo en unidades iguales, en el eje
intervalos iguales. Muestra datos continuos en el horizontal, y valores, en el eje vertical.
tiempo frente a una escala común. Los valores se
representan como puntos a lo largo de una línea.
Circular Útil para comparar el tamaño de los elementos de Solo una serie de datos y ninguno de los
una serie de datos y cómo es cada porción en valores son negativos ni cero.
comparación con la totalidad. Los puntos de datos
se muestran como un porcentaje de un gráfico
circular.
Gráfico de Útil para mostrar la relación de las partes con un Las categorías son los colores de las
anillos todo. Puede contener más de una serie de datos. bandas circulares y el tamaño de las
Los valores se representan como secciones de bandas constituyen los valores de cada
una banda circular. banda.
Barra Útil para ilustrar las comparaciones entre Las categorías o el tiempo están a lo largo
elementos individuales cuando las etiquetas de los del eje vertical, y los valores, a lo largo del
ejes son largas. Los valores se representan como eje horizontal.
rectángulos horizontales.
Área Útil para enfatizar la magnitud del cambio en el Las categorías o el tiempo están en el eje
tiempo. Muestra las relaciones de las partes con la horizontal y, los valores en el eje vertical.
totalidad. Los valores se representan como áreas
sombreadas.
XY Es útil para mostrar las relaciones de un conjunto La variable independiente está
(Dispersión) numérico de datos en comparación con otro generalmente en el eje horizontal mientras
conjunto numérico de datos para ver si existe una que la variable dependiente está en el eje
correlación entre dos variables. vertical.
Gráfico de Útil para comparar tres conjuntos de valores. El primer valor es la distancia horizontal, el
burbujas segundo valor es la distancia vertical y el
tercer valor es el tamaño de la burbuja.
Cotizaciones Útil para ilustrar la fluctuación de las cotizaciones Para cada período de tiempo, hay de tres
en bolsa o los datos científicos cuando hay un a cinco números.
valor inicial, un valor final, un valor alto y un valor
bajo en cada período.
Superficie Útil para encontrar combinaciones óptimas entre Tanto las categorías como los valores son
dos conjuntos de datos. El trazado obtenido es numéricos.
similar a un mapa topográfico o un trozo de tela
tendido sobre puntos.
Radial Útil para mostrar múltiples variables para cada La primera columna es la etiqueta del
sujeto, estandarizado a la misma escala. Representa radio. La primera fila es la etiqueta de las
los valores como puntos que irradian en radios unidades. Los valores de cada unidad
desde el centro. descienden por cada columna a partir de
la segunda columna después de las
etiquetas de fila.
Cuadro Dos o varios tipos de gráfico como de líneas y
combinado columnas se muestran en un gráfico simple.
218 Lección 12
Nota Cuando crea una hoja de cálculo para un gráfico, normalmente el período de tiempo aparece en la
primera fila, y las categorías, en la primera columna. El botón Camiar entre filas y columnas que
aparece la pestaña Diseño permite cambiar la orientación de los datos tal como aparecen en el gráfico.
Selección de los datos que se incluirán en un gráfico

Puede comenzar creando uno de los gráficos comunes de Excel con un clic en la imagen
correspondiente de la pestaña Insertar de la cinta. Sin embargo, la selección de los datos que desea
mostrar gráficamente es más importante que el tipo de gráfico. ¿Qué aspectos de los datos quiere
que se vean? En este ejercicio, aprenderá a seleccionar datos para usarlos en un gráfico de Excel que
devuelve los cálculos y los datos en un gráfico codificado por color con las secciones identificadas
mediante números o etiquetas.
Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si diseña eficientemente la hoja de
cálculo, puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirán en los diversos elementos del
gráfico. La segunda manera consiste en identificar el tipo de gráfico y después seleccionar los datos
de cada elemento del gráfico. En la primera parte de esta lección se trabajará con la selección de
rangos, mientras que en la segunda parte se estudiará cómo agregar y eliminar ciertos elementos
del gráfico.
PASO A PASO Seleccionar datos para incluirlos en un gráfico

1. ABRIR el archivo 12 Fourth Coffee Financial History para esta lección.
2. Seleccione B2:B8 (los datos de 2014).
3. Haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Circular.
Haga clic en el primer gráfico 2D del menú desplegable Se mostrará un gráfico circular
codificado con colores con secciones identificadas mediante un número.
4. Mueva el puntero del mouse al segmento más grande. La Sugerencia muestra Series
1 Punto 1 Valor: 2014 (39 %),como se muestra en la Figura 12-2. Esto corresponde a la
etiqueta 2014 en vez de a datos reales.
Rango de datos seleccionado 2014 debe ser una etiqueta y no un segmento del gráfico circular
Figura 12-2
Gráfico circular creado
con datos incorrectos
1575 es un total y no debe ser un segmento Los números identifican los segmentos del gráfico circular
5. Apunte al segundo segmento más grande y verá que el valor es de 1575, que es la
cantidad total. Ni la etiqueta de la columna (2014) ni la cantidad total de ventas deben
incluirse como segmentos del gráfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar. El gráfico se quita de la
hoja de cálculo.
Solución de Para eliminar un gráfico, haga clic en el espacio en blanco y, a continuación, presione la tecla
problemas Suprimir del teclado. Si hace clic en el gráfico o en otro elemento del gráfico y presiona Suprimir,
solo se eliminará el elemento seleccionado.
7. Seleccione B3:B7. Haga clic en la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
Circular y luego, en el primer gráfico circular en 2D. Se mostrarán los datos correctos,
pero es difícil interpretar el gráfico ya que las diversas partes solo están identificadas
con números.
Solución de Cuando inserte un gráfico en la hoja de cálculo, las pestañas Herramientas de gráficos (Diseño
problemas y Formato) se visualizan en la cinta de Excel. De forma predeterminada, la pestaña Diseño está
activa. Debe seleccionar la pestaña Insertar en la cinta cada vez que desee insertar un gráfico.
8. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar.

9. Seleccione A2:B7, haga clic en la pestaña Insertar y luego en Circular en el grupo
Gráficos. Haga clic en el primer gráfico circular en 2D. Tal como se muestra en la
figura 12-3, los datos están claramente identificados con un título y una etiqueta
para cada segmento de color del gráfico circular.
De B3 a B7 se determinan los
tamaños de los segmentos La primera celda de la segunda columna
del gráfico circular se convierte en el título del gráfico
Figura 12-3
Gráfico circular con rango
de datos correcto
La columna A se convierte en etiquetas para los segmentos (leyenda)
10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del gráfico y arrástrelo para moverlo
debajo de los datos.
11. Haga clic fuera del gráfico, luego, en Archivo y luego en Imprimir. Observe que los
datos de Ventas anuales aparecen con el gráfico en la página.
12. Presione Esc y luego, haga clic en el Gráfico y elija Archivo, Imprimir. Ahora observe que
el gráfico aparece por sí mismo en la página.
Nota Si quiere imprimir solo un gráfico insertado en un libro, seleccione el gráfico antes de elegir Archivo,
Imprimir.
13. CREE una carpeta Excel Lesson 12 y GUARDAR el libro como 12 Charts Solution.

220 Lección 12
En este ejercicio se ilustra que la selección de datos del gráfico debe contener información suficiente
para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distinguió entre la etiqueta de la
columna B y los datos que esta contenía cuando seleccionó únicamente los datos de la columna B.
Aunque la etiqueta tiene formato de texto porque la etiqueta de la columna era numérica, Excel lo
interpretó como datos que debían incluirse en el gráfico. Cuando amplió la selección para incluir
las etiquetas de fila, Excel reconoció correctamente 2014 como etiqueta y la mostró como título
del gráfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un gráfico circular, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo. Esto
se conoce como un gráfico insertado. Significa que se coloca en la hoja de cálculo en lugar de
colocarse en una hoja de gráfico diferente, una hoja que contiene solo un gráfico.
Mover un gráfico
Cuando inserta un gráfico, este se inserta de forma predeterminada en la hoja de cálculo. Puede
hacer clic en una esquina de un gráfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados). Puede
utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover el gráfico,
debe hacer clic en el espacio en blanco y arrastrar usando el puntero negro con cuatro puntas del
mouse. Tal vez quiera que se revise un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo o tal vez
quiera que el gráfico sobresalga. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja de gráfico
en el libro.
PASO A PASO Mover un gráfico

1. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico para seleccionarlo.
2. Haga clic en la pestaña Diseño y luego, en el botón Mover gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Mover gráfico, haga clic en el cuadro de la hoja Nuevo y escriba
2014 Circular para crear el nombre de la nueva hoja de gráfico.
4. Haga clic en ACEPTAR. El gráfico se convertirá en una hoja separada del libro.
5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas para volver a la porción de datos del
libro.
Si desea devolver el gráfico a la hoja Ventas, puede ir a la pestaña 2014 Circular, volver a hacer clic
en el botón Mover gráfico y en el cuadro Objeto en, seleccione Ventas (el nombre de la hoja).
Elección del gráfico adecuado para los datos

Puede crear la mayoría de los gráficos, tales como gráficos de columnas o de barras, a partir de
datos dispuestos en filas o en columnas en una hoja de cálculo. Algunos gráficos, como los gráficos
circulares o de burbujas, necesitan que los datos sigan un orden específico. No se puede usar
un único gráfico circular para realizar comparaciones entre períodos de tiempo o para analizar
tendencias. El gráfico de columnas funciona bien en las comparaciones. En un gráfico de columnas
3D o 2D, cada marcador de datos se representa mediante una columna. En una columna apilada,
los marcadores de datos se apilan de modo que la parte superior de la columna sea el total de
la misma categoría (o tiempo) de cada serie de datos. Un gráfico de líneas muestra los puntos
conectados mediante una línea para cada valor. En este ejercicio, aprenderá a crear un gráfico de
columnas y un gráfico de líneas para ilustrar el aumento de ventas de cafés y bebidas calientes en
Fourth Coffee durante un período de cinco años.
PASO A PASO Elegir un gráfico adecuado para los datos

1. Seleccione las celdas A2:F7.
Solución de Asegúrese de que no incluir la fila 8 de Ventas totales. Es habitual no incluir los totales en
problemas los gráficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser útil agregar una línea con
los totales como un eje separado a la derecha.
2. Haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en Insertar gráfico de
columnas o de barras. En la lista desplegable, muévase a cada una de las opciones.
Al pausar una opción, Excel muestra una vista previa del gráfico en la hoja de cálculo,
y una descripción y consejos para el tipo de gráfico seleccionado. En Columnas 3D,
mueva a la primera opción. Como se muestra en la Figura 12-4, la Sugerencia muestra
que el tipo de gráfico es un gráfico de columna agrupada 3D. Excel sugiere utilizar este
tipo de gráfico para comparar valores cuando el orden de las categorías no es importante.
Botón Insertar gráfico

Tipos de gráficos de columnas de columnas o de barras Nombre del tipo de gráfico actual
Figura 12-4
Sugerencia y vista previa del
gráfico
Sugerencia sobre cuándo se debe utilizar Vista previa del gráfico
3. En la lista desplegable, haga clic en columna agrupada 3D. El gráfico de columnas

mostrará las ventas de cada una de las categorías de ingresos para un período de cinco
años. Aparecerá la pestaña Herramientas de gráficos con la pestaña Diseño activa.
4. En cualquier punto del área en blanco, haga clic en el gráfico, arrástrelo debajo de los
datos de la hoja de cálculo y colóquelo en el extremo izquierdo.
5. Haga clic fuera del gráfico de columnas para anular la selección. Observe que la pestaña
Herramientas de gráficos desaparece.
6. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en
Línea (el primer gráfico de la segunda fila). En el grupo Línea 2D, haga clic en la opción
Línea con marcadores. Ponga el gráfico de líneas junto al gráfico de columnas. Véase la
figura 12-5.
222 Lección 12
Las herramientas de la pestaña Diseño cambian para

mostrar las opciones para el tipo de gráfico de líneas El gráfico de línea enfatiza las tendencias
Figura 12-5
Gráfico de columnas y gráfico
de líneas
El gráfico de columna enfatiza las Gráfico de líneas activo

diferencias entre las columnas
Nota Tómese un tiempo para estudiar los dos gráficos. En el gráfico de columnas, Café y expreso son en
gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios de café los está alcanzando. En el
gráfico de líneas, observe que Café y expreso aumentan con el tiempo, pero que Accesorios de café
aumenta aún más rápidamente. Los artículos de panadería están disminuyendo, y las ventas de Deli
suben y bajan.
7. Haga clic en el gráfico de columnas y en la pestaña Diseño.

8. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Columna y,
a continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas, seleccione el gráfico de líneas,
haga clic en el botón Mover gráfico y en el cuadro Hoja nueva, escriba Línea. Haga clic
en ACEPTAR.
Los gráficos de columnas y de líneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos. El tipo de
gráfico que elija dependerá del análisis que desea que el gráfico retrate. El gráfico circular, que muestra
los valores como parte de un todo, visualiza la distribución de las ventas durante un año. Los gráficos de
columnas también facilitan las comparaciones entre elementos, aunque también durante períodos de
tiempo. El punto fuerte de los gráficos de líneas consiste en que muestran las tendencias con el tiempo.
El gráfico de líneas que creó en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las ventas
de cada año. El marcador de datos es una barra, un área, un punto, un segmento u otro
símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o un valor que tiene su origen en
una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen
una serie de datos.
Uso de gráficos recomendados

Si es una de las primeras veces que crea gráficos, la cantidad de tipos de gráficos entre los que
puede elegir puede ser abrumadora. Excel 2016 tiene una nueva característica que ayuda a precisar
las opciones según los datos que seleccione. Se trata del botón Gráficos recomendados. En este
ejercicio, seleccionará distintos conjuntos de datos y observará qué opciones muestra el botón
Gráficos recomendados.
PASO A PASO Usar gráficos recomendados

1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas.
2. Seleccione las etiquetas Año y las celdas Café y expreso A2:F3, haga clic en la pestaña
Insertar y luego, en el botón Gráficos recomendados. Excel recomienda cuatro tipos de
gráfico y explica cuándo se usa cada uno de los gráficos, debajo del ejemplo.
3. Haga clic en los otros tres tipos de gráfico y lea cada descripción. Haga clic en el gráfico
de línea y en ACEPTAR.
4. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Fila de café y,
5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas, seleccione A2:F2, mantenga
presionado Ctrl y seleccione A8:F8. No tiene que elegir rangos adyacentes para crear
gráficos con los datos.
6. Haga clic en el botón Gráficos recomendados. Observe que las opciones recomendadas
son las mismas que las del Paso 2, ya que la primera fila incluye los años y la segunda
fila, los valores. Haga clic en ACEPTAR.
7. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Línea total y,
8. GUARDE el libro.
Creación de un gráfico de barras

Los gráficos de barras son similares a los gráficos de columnas y pueden ser utilizados para ilustrar
comparaciones entre elementos individuales. Los datos que están organizados en columnas o en
filas en una hoja de cálculo pueden trazarse en un gráfico de barras. Los gráficos de barras agrupados
comparan valores entre categorías. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de elementos
individuales comparados con la totalidad de ese elemento. Los gráficos de barras adyacentes que
creará en este ejercicio ilustran dos visualizaciones de los mismos datos. Puede experimentar con
tipos de gráficos y seleccionar el que mejor retrate el mensaje que quiere transmitir a la audiencia.
PASO A PASO Crear un gráfico de barras

1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas.
2. Seleccione las celdas A2:F7 y en la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
el botón Insertar gráfico de columnas o de barras.
Nota Una Sugerencia muestra el nombre del tipo de gráfico cuando pasa el puntero del mouse sobre el
botón u la opción de subtipo.
3. Bajo Barras 3D, haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran
en un gráfico de barras agrupadas y la pestaña Diseño está activa en la pestaña
Herramientas de gráficos.
4. Arrastre el gráfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de
cálculo.
5. Seleccione las celdas A2:F7. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
Insertar gráfico de columnas o de barras.
6. Bajo Barra en 3-D, haga clic en el subtipo Barra 3D aplicada.
7. Coloque el gráfico de barras apiladas al lado del gráfico de Barra en 3-D. La hoja de
cálculo debería verse como en la Figura 12-6.
224 Lección 12
Cada parte de la barra se suma para

mostrar el total en la barra apilada
Figura 12-6
Un gráfico de barras
agrupadas y un gráfico de
barras apiladas
8. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra apilada y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas y en el gráfico de barras agrupado.
Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra agrupada y
haga clic en ACEPTAR.
El grupo Gráficos de la pestaña Insertar contiene nueve botones que conducen a varios tipos de
gráficos (incluido un tipo de gráfico combinado). Para crear uno de estos gráficos, seleccione los
datos de la hoja de cálculo, haga clic en el botón y elija una de las opciones de tipo de gráfico. Puede
seleccionar cualquier tipo de gráfico haciendo clic en el selector del cuadro de diálogo Gráficos
para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Se visualizará Gráficos recomendados en la primera
pestaña. Haga clic en la pestaña Todos los gráficos del cuadro de diálogo tal como se muestra en la
Figura 12-7 para ver muestras de todos los tipos y subtipos de gráficos.
Cuando hace clic en un tipo de gráfico en el panel izquierdo del cuadro de diálogo, el primer gráfico
de ese tipo se selecciona en el panel derecho. También puede desplazarse por el panel de la derecha
y seleccionar cualquier subtipo de gráfico. Se muestran diferentes ejemplos para determinar si desea
que los datos se interpreten en filas o en columnas y filas.
Cambiar el tipo Subtipo para cada tipo de gráfico

Figura 12-7
Pestaña Todos los gráficos
del cuadro de diálogo
Insertar tabla
Cambiar la orientación de los datos
APLICACIÓN DE FORMATOS A UN GRÁFICO CON UN

DISEÑO O UN ESTILO RÁPIDO
Después de crear un gráfico, puede cambiar instantáneamente su aspecto mediante la aplicación
de un Estilo o un Diseño predefinido. Excel proporciona una variedad de útiles diseños y estilos
rápidos para que usted elija. Como se observa en la Figura 12-8, cuando crea un gráfico, la pestaña
Herramientas de gráficos se muestra disponible, y las pestañas Diseño y Formato y el botón Diseño
rápido aparecen en la cinta.
Pestaña Diseño Pestaña Herramientas de gráficos Pestaña Formato
Botón Diseño rápido Cambiar colores, botón Botones de estilos de diseño
Figura 12-8
La pestaña Herramientas de
gráficos se activa cuando
se inserta un gráfico
226 Lección 12
Aplicación de formato a un gráfico con un Estilo rápido

Los estilos y los diseños predefinidos son características que permiten ahorrar tiempo y que puede
utilizar para mejorar el aspecto de los gráficos. En este ejercicio, aplicará un Estilo rápido al gráfico.
PASO A PASO Aplicar formato a un gráfico con un Estilo rápido

1. Haga clic en la pestaña del gráfico 2014 Circular. Si la pestaña Diseño no está visible
y los botones no están activos, haga clic en el espacio en blanco dentro del límite del
gráfico y en la pestaña Diseño si es preciso.
2. Uno de los estilos de diseño ya está seleccionado. Haga clic en cada uno de los estilos
hasta que encuentre el estilo que se muestra en la Figura 12-9 con las etiquetas y los
porcentajes mostrados al lado de cada segmento del círculo. Si es necesario, haga clic
en la flecha desplegable para seleccionar más estilos.
Estilo actual seleccionado Flechas de desplazamiento para ver más estilos
Figura 12-9
Gráfico circular con
etiquetas junto a cada
segmento
Gráfico Circular 2014 seleccionado
3. Los colores del gráfico se determinan según el tema de la hoja de cálculo. Haga clic en
el botón Cambiar colores y mueva el puntero del mouse sobre cada una de las distintas
filas para ver la vista previa del cambio del gráfico circular.
4. Haga clic en Color 3 para realizar el cambio. Este cambio afecta solo al gráfico actual.
Aplicación de formatos a un gráfico con un Diseño rápido

Además de los colores y los diseños, puede cambiar los elementos que aparecen en el gráfico y
el lugar donde aparecen. Esto incluye elementos como los títulos de los ejes, las tablas de datos
y el lugar donde se coloca la leyenda. En este ejercicio, aplicará un Diseño rápido al gráfico para
mostrar una tabla de datos debajo de la tabla.
PASO A PASO Aplicar formato a un gráfico con un Diseño rápido

1. Haga clic en la pestaña del gráfico Columna.
2. Haga clic en la pestaña Diseño y luego, en el botón Diseño rápido. A medida que se
mueve a cada una de las opciones, el gráfico cambiará para mostrar una vista previa de
la apariencia que tendrá con cada opción (véase la Figura 12-10).
Figura 12-10
Opciones de Diseño rápido
Vista previa del diseño 5 mostrado en el gráfico
3. Haga clic en Diseño 5. La tabla de datos aparecerá bajo el gráfico. Los años (2014–2018)
actúan como etiquetas del eje x y como encabezados de la tabla de datos.
También puede utilizar los botones de diseño de la derecha de un gráfico seleccionado para cambiar
el estilo y el color, y los elementos que deben aparecer en el gráfico. Haga clic en el gráfico y en el
primer botón, el botón Elementos de gráfico, para seleccionar los elementos que aparecerán en el
gráfico, tal como se muestra en la Figura 12-11.
Figura 12-11
Opciones de Elementos de
gráfico
228 Lección 12
Haga clic en el segundo botón, Estilos de gráfico, y elija qué estilo y color quiere. El tercer botón, Filtros
de gráfico, le permite filtrar los datos del gráfico para ver solo una porción de los datos fuente graficados.
APLICACIÓN MANUAL DE FORMATO A LAS

PARTES DE UN GRÁFICO
La pestaña Formato ofrece una variedad de formas para aplicar formatos a los elementos de un
gráfico. Para aplicar formato a un elemento del gráfico, haga clic en el elemento del gráfico que
desea modificar y luego use los comandos apropiados de la pestaña Formato.
En la siguiente lista se definen algunos de los elementos del gráfico cuyo formato puede modificar
manualmente en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-12:
• Área del gráfico: El gráfico completo y todos sus elementos.

• Área de trazado: El área delimitada por los ejes.
• Ejes: La línea que rodea el área de trazado del gráfico utilizada como marco de referencia para la
medición.
• Series de datos: Fila o columna de datos representada mediante una línea, un conjunto de
columnas, barras u otro tipo de gráfico.
• Título: Texto descriptivo que se alinea a un eje o en la parte superior de un gráfico.
• Etiquetas de datos: Texto que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos,
que representa un solo punto de datos o un valor que se origina en una celda de la hoja de cálculo.
• Leyenda: Un cuadro que identifica los patrones o los colores asignados a las series de datos o a
las categorías de un gráfico.
Seleccione el elemento del gráfico Área del gráfico Título del gráfico Etiquetas de datos Leyenda
Figura 12-12
Elementos de gráfico
Eje vertical Eje horizontal Área de trazado Series de datos Café y Espresso
Nota Para conocer los elementos de un gráfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de gráfico en el
grupo Selección actual de la pestaña Formato y seleccione cada uno de los elementos en los gráficos
de muestra del libro.
Edición y adición de texto en gráficos

Hasta ahora hemos utilizado solo el texto predeterminado de las tablas creadas. Puede editar los
títulos o las etiquetas existentes al igual que en una hoja de cálculo. Haga clic en la etiqueta,
seleccione el texto y escriba el texto nuevo. Si el elemento no está visible, puede agregarlo activando
la opción Elementos de gráfico o insertando un cuadro de texto.
PASO A PASO Editar y agregar texto en gráficos

1. Haga clic en la pestaña del gráfico 2014 Circular.
2. Haga clic en el título 2014, mueva el punto de inserción hasta el final de la etiqueta
y haga clic. Escriba un espacio y luego escriba Ventas anuales. El texto aparecerá en
mayúsculas, basado en el diseño actual.
3. Seleccione el texto de la etiqueta. Haga clic en la pestaña Inicio y en el selector de
cuadro de diálogo Fuente. Aparecerá el cuadro de diálogo Fuente.
4. Haga clic en la casilla de verificación Mayúsculas para desactivar esta opción. Haga clic
en ACEPTAR.
5. Haga clic en la pestaña Formato y luego, en el grupo Insertar formas, haga clic en el
botón Cuadro de texto. Haga clic en la esquina inferior izquierda del área del gráfico
y escriba sus iniciales y la fecha de hoy en el cuadro de texto.
6. Edite los títulos del gráfico en cada uno de los gráficos de la siguiente manera:
Gráfico Título Texto
Columna Título del gráfico Ventas anuales
Columna Títulos de ejes Miles
Línea Título del gráfico Ventas anuales (miles)
Barra apilada Título del gráfico Ventas anuales
Barra agrupada Título del gráfico Ventas anuales
Solución de Si tiene dificultades para visualizar el texto mientras escribe un nuevo título de gráfico o de
problemas eje, seleccione el cuadro de texto que contiene el título, haga clic en la barra de fórmulas (a la
derecha del botón fx), escriba el nuevo texto y presione Entrar.
Aplicación de formato a una serie de datos

Use los comandos de la pestaña Formato para agregar o cambiar los patrones o los colores de relleno
aplicados a los elementos del gráfico. Seleccione el elemento cuyo formato desea modificar y haga
clic en uno de los botones de la cinta o visualice el panel Formato para agregar color de relleno o un
patrón al elemento de gráfico seleccionado.
PASO A PASO Aplicar formato a una Serie de datos

2. Haga clic en el segmento más grande del gráfico circular. Puede ver los selectores de
datos alrededor de cada uno de los segmentos del gráfico circular.
3. Vuelva a hacer clic en el segmento más grande del gráfico circular y verá los selectores
de datos únicamente en el segmento. Haga clic en el botón Relleno de forma y elija
Rojo oscuro. El segmento Café y expreso cambiará a rojo oscuro.
4. Haga clic en la pestaña del gráfico Columna.
5. Haga clic en la barra más alta (Café y expreso). Observe que las cinco barras tienen
selectores de datos. Haga clic en el botón Relleno de forma y seleccione Rojo oscuro. Las
cinco barras y el color de la leyenda de Café y bebidas calientes cambiarán a rojo oscuro.
6. Haga clic en el botón Efectos de forma y en Bisel y observe las opciones disponibles
230 Lección 12
Serie de datos Café y Espresso seleccionada Efectos de forma, botón Opciones de bisel
Figura 12-13
Menú Efectos de forma
La leyenda y las columnas están de color rojo
7. Haga clic en la primera opción de Bisel (círculo). Repita esta opción para cada una
de las series de datos.
8. Además de los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma,
también puede cambiar los elementos con el selector de cuadro de diálogo Estilos de
forma. Si es necesario, seleccione cualquier serie de datos en el gráfico columna. En
la pestaña Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el selector de cuadros
de diálogo Estilos de forma. El panel Formato de serie de datos se abre con el botón
Opciones de serie seleccionado.
9. Haga clic en cada uno de los tres botones de la etiqueta Opciones de serie y observe
las opciones. Haga clic en una de las columnas Accesorios de café.
10. Haga clic en el botón Relleno y línea, elija Relleno y seleccione Relleno con imagen
o textura entre las opciones.
11. Haga clic en la flecha desplegable Textura y elija la opción Mármol marrón.
Cuando use el mouse para señalar un elemento del gráfico, el nombre de dicho elemento aparecerá
en una Sugerencia. Puede seleccionar el elemento al que quiera aplicar formato haciendo clic en
la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico en el grupo Selección actual en la pestaña
Formato. Esta lista es específica para gráficos. Cuando hace clic en la flecha, la lista incluirá todos
los elementos que ha incluido en el gráfico visualizado.
Cambio de la línea del borde del gráfico

Puede crear un contorno alrededor de un elemento del gráfico. Solo tiene que seleccionar el elemento
y aplicar uno de los contornos predefinidos o hacer clic en Contorno de forma para aplicar formatos
a la forma de un elemento del gráfico seleccionado. Incluso puede aplicar un borde alrededor de
todo el gráfico. Seleccione un elemento o el gráfico y use los contornos de color del grupo Estilos de
forma de la pestaña Formato, o haga clic en Contorno de forma y elija un color.
PASO A PASO Cambiar la línea del borde del gráfico

1. Haga clic en la pestaña del gráfico Línea y elija la pestaña Formato.
2. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha en el cuadro de selección Elementos
de gráfico y haga clic en Área del gráfico.
3. Haga clic en la flecha Más en el grupo Estilos de forma. Se abrirá la galería Estilos de forma.
4. Desplácese por los estilos de contorno hasta localizar Contorno coloreado – Azul, Énfasis 1.
5. Haga clic en Contorno coloreado - Azul, Énfasis 1. Es probable que no distinga el cambio
porque la línea es muy fina.
6. En el panel Formato del área del gráfico, haga clic en la flecha Borde para ampliar
esa sección.
7. Haga clic en la flecha Aumento de ancho, hasta llegar a 2.5 pt. Ahora podrá ver que el
contorno del gráfico tiene un borde azul claro.
8. Haga clic en la línea Café y expreso.
9. En el botón desplegable Color, en la sección Línea, elija Rojo oscuro.
Modificación de la leyenda de un gráfico

Puede modificar el contenido de la leyenda, cambiar la posición de la leyenda en relación con el
gráfico, ampliar o contraer el cuadro de la leyenda, editar el texto que se muestra y cambiar los
atributos de carácter. En el gráfico que se modifica en este ejercicio, cambiar los colores de la fuente
de la leyenda para que coincidan con los bloques de las columnas proporciona una ayuda visual
adicional que permite al usuario ver rápidamente la contribución de ingresos para cada categoría.
PASO A PASO Modificar la leyenda de un gráfico

1. Haga clic en la pestaña del gráfico Línea.
2. En la pestaña Formato, haga clic en la flecha desplegable Elementos de gráfico y elija
Leyenda.
3. si el panel Formato de leyenda no aparece, haga clic en el botón Aplicar formato a la
selección.
4. Haga clic en el botón Opciones de leyenda.
5. En la sección Posición de la leyenda, haga clic en Hacia la derecha para mover la leyenda
al lado derecho del gráfico.
6. Haga clic en la etiqueta Café y expreso de la leyenda.
7. Haga clic en el botón Opciones de texto para visualizar los menús para el texto.
8. En el desplegable Color de relleno, elija Rojo oscuro de modo que el texto de la leyenda
coincida con el color de la línea.
10. Haga clic dos veces en la etiqueta Café y expreso. Si es preciso, haga clic en el botón
Opciones de texto y bajo Relleno de texto, haga clic en el botón Color y elija Rojo oscuro
para cambiar el color del texto.
11. CERRAR el panel Formato de etiqueta de datos y GUARDAR el libro.
MODIFICAR UN GRÁFICO
A veces, el gráfico que agrega desde la pestaña Insertar y que modifica con el Diseño rápido y los
Estilos de gráfico no es exactamente lo que desea. Además de usar las características de creación
y diseño que se mencionaron anteriormente, puede modificar un gráfico al agregar o eliminar
elementos individuales o al mover o cambiar el tamaño del gráfico. También puede cambiar el tipo
de gráfico sin tener que borrar la tabla existente y crear un nuevo uno o cambiar la forma en que
Excel selecciona datos como elementos de datos cambiando filas por columnas.
232 Lección 12
Adición de elementos a un gráfico

Si agrega elementos a un gráfico, puede proporcionar información adicional que no estaba
disponible en los datos que seleccionó para crear el gráfico. En algunos casos, agregar etiquetas de
datos ayuda a que sea más fácil comprender los gráficos. En este ejercicio, aprenderá a usar el botón
Elementos de gráfico para agregar elementos a un gráfico.
PASO A PASO Agregar elementos a un gráfico

1. Haga clic en la pestaña del gráfico Barra apilada.
2. Si es necesario, haga clic en un espacio en blanco del gráfico para seleccionar el gráfico
y que aparezcan los botones de la esquina superior derecha.
3. Haga clic en el botón Elementos de gráfico. Aparecerá un menú mostrando qué
elementos se encuentran actualmente en el gráfico (cuadros marcados) y cuáles no
(cuadros sin marcar). Véase la Figura 12-14.
Botón Elementos de gráfico Haga clic en la casilla activa para quitar un elemento
Figura 12-14
Elementos actuales del gráfico
Haga clic en la casilla sin marcar para agregar un elemento
4. Haga clic en el cuadro Títulos de ejes para marcar el cuadro y agregar un marcador de
posición de los ejes vertical y horizontal.
5. El título de los ejes en la parte inferior de la pantalla tiene indicadores de selección para
indicar que está seleccionado. Haga clic en la barra de fórmulas sobre el gráfico, escriba
Miles y luego presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaña del gráfico Fila total, haga clic en el botón Elementos de gráfico,
y seleccione la opción Títulos de ejes. Esta vez se selecciona el título del eje vertical.
Puede hacer clic en cualquier marcador de posición de etiqueta para seleccionarlo si ya
está en un gráfico. Haga clic en la barra de fórmulas, escriba Miles para el título vertical y
presione Entrar.
7. Repita el paso anterior para agregar un eje vertical de Miles para el gráfico Fila de cafe
y el título del eje horizontal para el gráfico Barra agrupada.
8. Haga clic en la pestaña del gráfico Barra apilada, haga clic en el botón Elementos de
gráfico y seleccione la opción Etiquetas de datos. Aparecerán etiquetas para cada una
de las barras del gráfico.

Eliminación de elementos de un gráfico

Cuando un gráfico es demasiado complicado, es posible que necesite eliminar elementos no
esenciales. Puede seleccionar un elemento del gráfico y presionar la tecla Suprimir. También puede
seleccionar un elemento del cuadro desplegable Elementos de gráfico en el grupo Selección actual
y presionar Eliminar. Utilizará este siguiente ejercicio para eliminar elementos de algunos gráficos.
PASO A PASO Eliminar elementos de un gráfico

1. En la pestaña de la hoja del gráfico Barra apilada, haga clic en el Título de eje vertical
y luego presione Eliminar.
2. Repita el paso 1 para eliminar las siguientes etiquetas de título de eje genéricas:
Pestaña de gráfico Título de eje vertical u horizontal
Fila de café Horizontal
Fila total Horizontal
Barra agrupada Vertical
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña del gráfico Barra aplicada
y seleccione Mover o copiar. En el cuadro de lista Antes de la hoja, seleccione Barra
agrupada, haga clic en la casilla Crear una copia y luego, en ACEPTAR para crear otra
copia del gráfico Barra aplicada.
4. Haga doble clic en la etiqueta Barra aplicada (2) de la pestaña y escriba Aumento de
ventas para el nuevo nombre.
5. Haga clic en la rótulo de datos $150 para Panadería en 2018. Todos los rótulos de datos
tienen indicadores de selección. Presione Eliminar.
6. Repita el paso 5 para las etiquetas de datos Accesorios de café, Café/Té empaquetado
y Deli.
7. Haga clic en el título Ventas anuales, en la barra de fórmulas y luego escriba Aumento
de ventas consistentes solo de café, espresso y accesorios. Presione Entrar.
8. También puede ocultar series de datos. Haga clic en el botón Filtros de gráficos a la
derecha del gráfico y en el grupo Serie, haga clic en Panadería para anular la selección
Cuando el mouse está en la serie, el gráfico resalta solo esa serie Botón Filtros de gráficos
Figura 12-15
Desactive la serie que no desee
que aparezca en el gráfico
Botón Aplicar
9. Repita el paso 8 para Café/Té empaquetado y Deli, y haga clic en el botón Aplicar.
234 Lección 12
10. Después de examinar el gráfico, tal vez decida que es mejor mantener todas las series
de datos. Repita los pasos 8 y 9 para revisar las series Panadería, Café/Té empaquetado
y Deli y haga clic en el botón Aplicar.
Nota Es importante recordar que, sin importar si el gráfico está insertado en la hoja de cálculo o ubicado
en una hoja de gráfico, el gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo. Cualquier cambio
en los datos de la hoja de cálculo se refleja en el gráfico. Asimismo, si se eliminan los datos de la hoja
de cálculo, también se eliminará el gráfico.
Adición de series de datos adicionales

Quizás necesite agregar datos adicionales a un gráfico. En este caso el CEO de la empresa le ha
pedido que cree una hoja de datos nueva que desglose el café, las bebidas calientes, y el café y el té
empaquetados, para ver si se puede detectar alguna nueva tendencia.
PASO A PASO Agregar series de datos adicionales

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas,
seleccione Mover o copiar, desplácese hasta la parte inferior de la lista Antes de la hoja y
seleccione (mover al final). Haga clic en la casilla Crear una copia y luego, en ACEPTAR.
Haga doble clic en la pestaña Ventas (2), escriba Exp.ventas y luego presione Entrar.
2. En la hoja de cálculo Exp.ventas, seleccione A2:F7, haga clic en la pestaña Insertar y en
el botón Insertar gráfico de columnas o de barras y en Columna en 2-D, haga clic en la
opción Columna agrupada.
3. Inserte las filas debajo de Café y expreso y Café/Té empaquetado. Edite las etiquetas y
los valores tal como se muestra en la Figura 12-16.
Figura 12-16
Ventas anuales editadas
con nuevas categorías
Las nuevas filas

de datos no
aparecen en el
gráfico
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en un área vacía del gráfico y elija
Seleccionar datos. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
5. Haga clic en el botón Agregar y en el cuadro de Nombre de la serie, haga clic en la celda
A4. En el cuadro de Valores de la serie, elimine la entrada y arrastre sobre la hoja de
cálculo para seleccionar las celdas B4:F4.
6. Haga clic en ACEPTAR y luego, en el botón Subir varias veces para subir la etiqueta Café
espresso/prenium debajo de Café, como se muestra en la Figura 12-17.
Botón Agregar Botón Subir
Figura 12-17
Agregue series de datos
adicionales con el cuadro de
diálogo Seleccionar origen de
datos
7. Repita los pasos 5 y 6 con Té empaquetado en A8 y los datos de B8:F8 para que la
etiqueta quede debajo de Café empaquetado. Haga clic en ACEPTAR para aceptar los
cambios y volver a la hoja.
Cambio del tamaño de un gráfico

Puede señalar con el puntero una esquina de un gráfico o el punto medio de cualquier lado para
mostrar los controladores de tamaño (flechas de dos puntas). Use los controladores laterales para
cambiar la altura o el ancho del gráfico. Use los controladores de tamaño de la esquina para cambiar
la altura y el ancho. En este ejercicio, aprenderá a cambiar el tamaño de un gráfico.
PASO A PASO Cambiar el tamaño de un gráfico

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja Exp.ventas debe estar seleccionada.
1. En la hoja Exp.ventas, mueva el puntero del mouse por el espacio en blanco a la
izquierda del título del gráfico. El mouse es una flecha de cuatro puntas negra. Arrastre
para mover el gráfico hasta el borde izquierdo de la hoja y por debajo de la fila 11.
2. Mueva el mouse a la esquina inferior derecha del gráfico. El puntero del mouse tomará
la forma de una flecha de dos puntas diagonal. Arrastre el puntero del mouse para
que la esquina inferior derecha del gráfico quede ubicada en la celda H28. El gráfico se
ampliará para ocupar más pantalla, y podrá ver con facilidad las columnas y la leyenda.
3. Haga clic en el Título del gráfico y en la barra de fórmulas y escriba Ventas anuales
detalladas. Vuelva a hacer clic en el área en blanco del gráfico y señale hacia el
controlador de tamaño del centro a la derecha.

236 Lección 12
Elección de un tipo de gráfico diferente

Para la mayoría de los gráficos 2D y 3D, puede cambiar el tipo de gráfico y darle un aspecto
completamente diferente. Si un gráfico contiene múltiples series de datos, también puede
seleccionar un tipo de gráfico diferente para cualquier serie de datos independiente y crear un
gráfico combinado. Sin embargo, no puede combinar gráficos 2D y 3D.
PASO A PASO Elegir un Tipo de gráfico diferente

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. La hoja Exp.ventas debe ser visible y el
gráfico debe estar seleccionado.
1. Haga clic en la pestaña Diseño y seleccione el botón Cambiar tipo de gráfico. Se abrirá el
cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.
2. Haga clic en cada uno de los tipos de gráfico de la izquierda y verá un conjunto de
iconos diferentes que representan los subtipos de cada uno de los tipos de gráfico. Haga
clic en el botón Columna. Haga clic en el subtipo Columna apilada (el segundo icono del
panel derecho, en la parte superior del cuadro de diálogo).
4. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Ventas detalladas.
5. COPIAR la hoja de gráfico Ventas detalladas det antes de la hoja Exp.ventas y nombre la
pestaña Cál. ventas detalladas.
6. En la pestaña Diseño, con el botón Cambiar tipo de gráfico, cambie el tipo de gráfico de
nuevo a Columna agrupada y haga clic en ACEPTAR.
7. Haga clic en una de las columnas de Cafés espresso/Premium.
8. En la pestaña Diseño, haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
9. El cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico se abrirá en el tipo de gráfico Cuadro combinado.
En el cuadro de tipo de gráfico Café espresso/prenium, seleccione Línea (véase la Figura 12-18).
Opción de línea
Figura 12-18
Cambie el tipo de gráfico
con el tipo de gráfico
Cuadro combinado
Tipo de gráfico Cuadro combinado Cambiar la serie de datos individuales

10. Haga clic en ACEPTAR y edite el título del gráfico para que diga ¡GUAU! Estas son las
ventas de café expreso/premium.
11. Haga clic en la pestaña Formato y, en el grupo Insertar formas, haga clic en el botón
Flecha y arrastre la flecha desde el título del gráfico hasta la línea de Expreso. Use el
botón Contorno de forma para cambiar la flecha a Rojo y el Grosor a 3 pt.
Cambio entre filas y columnas en los datos de origen

Quizás quiera cambiar la orientación del gráfico de modo que las categorías estén a lo largo del eje
horizontal en vez de los años o viceversa.
PASO A PASO Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen

1. COPIAR la hoja de gráfico Ventas detalladas det antes de la hoja Exp.ventas y nombre la
pestaña Cat. ventas detalladas.
2. En la pestaña Diseño, use el botón Cambiar tipo de gráfico para volver a cambiar el
gráfico a Columna agrupada. Haga clic en ACEPTAR.
3. El eje horizontal muestra cada año y las categorías se repiten dentro de cada año. Vamos
a cambiar el gráfico para que cada categoría sea un grupo y cada año se muestre como
una barra de color diferente. En la pestaña Diseño, haga clic en el botón Cambiar entre
filas y columnas. El gráfico cambiará (véase la Figura 12-19).
Botón Cambiar entre filas y columnas

Figura 12-19
Filas y columnas cambiadas
(categorías y leyenda
cambiadas)
Ahora el eje horizontal muestra las categorías en vez de los años La leyenda muestra los años
USO DE NUEVAS HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS RÁPIDO

Excel 2016 incluye una nueva característica que permite el análisis de datos con unos pocos clics
del mouse. Seleccione un rango de datos, y aparecerá el nuevo botón Análisis rápido, que le permite
crear gráficos rápidamente, agregar gráficos en miniatura llamados minigráficos, trabajar con los
totales, aplicar formato a los datos con formato condicional y crear tablas dinámicas.
238 Lección 12
Adición de un gráfico o de minigráficos

Además de la pestaña Insertar, el nuevo botón Análisis rápido permite agregar rápidamente gráficos a
un libro. Después de agregar la tabla, puede modificarla con los ejercicios trabajados anteriormente.
PASO A PASO Agregar un gráfico o un minigráfico

PREPÁRESE. USE el libro 12 Charts Solution del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Exp.ventas. Seleccione las celdas A2:F9.
Aparecerá el nuevo icono Análisis rápido en la parte inferior derecha del rango
seleccionado. Mueva el puntero del mouse al botón y se visualizará la sugerencia (véase
la Figura 12-20).
Figura 12-20
Botón Análisis rápido
y Sugerencia
Botón Análisis rápido La información en pantalla describe el botón
2. Haga clic en el botón Análisis rápido. La galería Análisis rápido se abre.

3. Haga clic en la pestaña Gráficos de la galería. Las opciones cambiarán en la parte inferior
de la galería. Mueva el puntero del mouse a cada uno de los gráficos y aparecerá una
vista previa en la pantalla por encima de la galería de análisis rápido. Por ejemplo,
mueva el puntero del mouse a la opción Área apilada y verá una vista previa donde se
muestra este tipo de gráfico (véase la Figura 12-21).
Figura 12-21
Vista previa de gráfico de
áreas apiladas
Pestaña del gráfico Más gráficos muestra los gráficos recomendados y todos los gráficos
4. No agregaremos ningún gráfico del menú Gráficos en este momento. Haga clic en la pestaña
Minigráficos. Mueva el puntero del mouse para obtener una vista previa de la opción Columna.
Se mostrará un conjunto de pequeños gráficos de columnas en la columna G.
5. Haga clic en la opción Línea. Aparecerán una serie de líneas en la columna G de la hoja
de cálculo.
6. La fila 2 (años) no debe tener un minigráfico. Haga clic en la celda G2 y, en la pestaña
Diseño, haga clic en el botón Eliminar. Se eliminará el minigráfico de la celda. En la celda
G2, escriba Minigráficos y luego aplique el estilo de celda Título 3.
7. Haga clic en la celda G9. Utilice el controlador de relleno para arrastrar a la celda G10.
Aparecerá un minigráfico para el total.
8. Seleccione G3:G10 y haga clic en la pestaña Diseño. Existen varias opciones para hacer
con los minigráficos.
9. En el grupo Mostrar, haga clic en Punto alto y Punto bajo y, en la galería de estilo, elija
Estilo de minigráfico oscuro #3 (véase la Figura 12-22).
Punto alto Punto bajo Estilo de minigráfico oscuro #3

Figura 12-22
Minigráficos en la columna G
Disminución de las ventas Aumento de las ventas
Nota La pestaña Diseño cambiará a Herramientas para minigráfico cuando tenga minigráficos seleccionados.
Tómese el tiempo para explorar las opciones de la cinta que se muestran en la Figura 12-22.
Trabajo con totales

El botón Análisis rápido también puede agregar rápidamente las funciones SUMA, PROMEDIO
y CONTAR, así como el % del total y los totales acumulados, ya sea a la última fila o a la derecha
de los datos.
PASO A PASO Trabajar con totales

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior y haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo
Ventas.
1. Seleccione las celdas A3:F7. Haga clic en el botón Análisis rápido y seleccione la pestaña
Totales.
2. Vaya al primer icono, Sumar (con la fila azul resaltada en el icono). Verá una vista previa
en la que la hoja de cálculo de Sumar sobrescribe la fila Ventas totales que ya estaba allí.
3. Vaya al siguiente icono y verá una vista previa de la fila 8 con promedios para cada
columna. Vaya a los iconos Recuento, % del total y Total acumulado y observe la vista
previa del cambio en la hoja de cálculo.
240 Lección 12
4. Vaya al segundo icono Sumar (con la columna naranja resaltada). Observe que la vista
previa de la hoja de cálculo cambia para mostrar los totales de la columna G.
5. Haga clic en la flecha de la derecha para ver más opciones. Obtenga una vista previa de
las opciones y vuelva a % del total.
6. Haga clic en la opción % del total (con la columna naranja resaltada). Haga clic en la
celda G3 y observe que la fórmula =SUMA(B3:F3)/SUMA($B$3:$F$7) aparece en la barra
de fórmulas.
7. En la celda G2, escriba Promedio y luego aplique el estilo de celda Título 3.
Aplicación de formato condicional

La galería de Análisis rápido también dispone de una pestaña Formato que permite aplicar formatos
a los datos de una celda de diferentes maneras. Puede mostrar pequeñas barras de modo que las
celdas parezcan un gráfico de barras, cambiar los colores para obtener los valores altos y bajos, así
como otras opciones.
PASO A PASO Aplicar un formato condicional

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe de seguir en la pestaña de la hoja de
cálculo Ventas.
1. Seleccione las celdas A3:F7. Haga clic en el icono Análisis rápido. Se selecciona la
pestaña Formato.
2. Vaya al primer icono, Barras de datos. Puede ver una vista previa de pequeñas barras
en cada celda de la hoja de cálculo, lo que indica la existencia de un valor relativo en
las celdas. El valor más alto se encuentra en F3, y la barra muestra el ancho más grande
Valor más bajo Valor más alto

Figura 12-23
Vista previa de las Barras de
datos
3. Haga clic en la opción Escala de colores para elegir. Haga clic en una celda fuera del
rango para que el formato sea más claro. La hoja de cálculo tiene un formato en verde
para los valores más altos y en verde oscuro para el valor más alto. Los valores más
bajos están en rojo, y el valor más bajo aparece en rojo más oscuro.

CREACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Un informe de Tabla dinámica y los Gráficos dinámicos son formas de colaboración para
condensar y volver a organizar grandes cantidades de datos rápidamente. Utilice un informe de
Tabla dinámica para analizar y visualizar los datos numéricos en detalle y para responder a preguntas
imprevistas acerca de sus datos. En este ejercicio, aprenderá a crear Tablas dinámicas y Gráficos
dinámicos básicos.
Un informe de Tabla dinámica y los Gráficos dinámicos están especialmente diseñados para:
• Analizar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes.

• Obtener subtotales y reunir datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías,
y crear fórmulas y cálculos personalizados.
• Ampliar y contraer niveles de datos para filtrar los resultados y explorar en profundidad los
puntos más importantes de los datos resumidos por área de importancia.
• Mover filas a columnas o columnas a filas para examinar diferentes resúmenes de los datos.
Creación de una Tabla dinámica básica

Los informes de tabla dinámica se usan para examinar y analizar los totales relacionados. Por
ejemplo, se puede calcular una larga lista de cifras o comparar varios hechos sobre cada segmento
de datos numéricos. En este ejercicio, creará un informe de Tabla dinámica básico.
PASO A PASO Crear una Tabla dinámica básica

PREPÁRESE. ABRIR 12 School Test Data de los archivos de datos de los estudiantes.
1. Haga clic en la celda A1. Presione Fin y luego, la flecha abajo. Observe que hay 139,129
filas de datos.
2. Presione Ctrl+Inicio para volver a la parte superior de la hoja de cálculo.
3. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el botón Tablas dinámicas recomendadas.
4. Desplácese hasta abajo y haga clic en Cuenta de alificación de escala por Nivel de
proficiencia (véase la Figura 12-24).
Botón Tabla dinámica Botón Tablas dinámicas recomendadas Botón Gráfico dinámico
Figura 12-24
Cuadro de diálogo Tablas
dinámicas recomendadas
Cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas Seleccione la última opción

242 Lección 12
5. Haga clic en ACEPTAR y asigne el nombre Cuenta a la hoja nueva. Se abrirá el panel
Campos de tabla dinámica a la derecha de la pantalla, y los datos aparecerán en la
hoja de cálculo. Observe que los datos de Sin calificación están en blanco. Eso se debe
a que el número de filas se basa en la Calificación de escala, que está vacía para las
puntuaciones no disponibles. Probablemente desee cambiar el campo para contar en un
campo que tenga datos. Si revisa la pestaña TestData, todas las filas están rellenadas con
un grado para que pueda usar esta columna Grado y que se cuenten todas las filas.
Nota Cuando hace clic en cualquier celda vacía, el panel Campos de tabla dinámica desaparece. Para que
vuelva a aparecer, solo tiene que hacer clic en cualquier celda activa que muestre datos.
6. Vuelva a la hoja Contar y arrastre el campo Grado del panel Campos de tabla dinámica
hasta la sección VALORES.
7. Arrastre Cuenta de Calificación de escala desde la sección VALORES a la hoja de cálculo
para quitarlo. Observe que la fila Sin calificación ahora cuenta cada puntuación omitida.
8. Arrastre el campo Grado al área COLUMNAS. Aparecerán resumidos todos los grados.
9. Arrastre el campo Prueba al área FILTROS.
10. Ahora, la celda B1 muestra (todos). Haga clic en la flecha desplegable del filtro, elija
Matemática y haga clic en ACEPTAR.
11. Haga clic en la flecha desplegable de filtro otra vez y elija Reading. Haga clic en
ACEPTAR. Los datos deberán parecerse a los de la Figura 12-25.
El filtro actual muestra Lectura Botón Filtro Se filtra por Prueba
Figura 12-25
Resultados de la tabla
dinámica
12. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 12 como 12 Test PivotTable Solution.
Después de crear el informe de Tabla dinámica inicial definiendo el origen de datos, organizando
los campos en la Lista de campos de la tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, puede realizar
tareas adicionales a medida que trabaja con el informe de Tabla dinámica y lo mejora.
Tómese tiempo para explorar por su cuenta estas opciones para las Tablas dinámicas. La mayoría de
estas opciones están disponibles en el panel Campos de tabla dinámica o en la pestaña Herramientas
de tabla dinámica cuando seleccione cualquier celda de la Tabla dinámica.
Adición de un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es una herramienta esencial para ayudar a organizar y ordenar grandes
cantidades de datos de las hojas de cálculo. Además de resumir una gran cantidad de datos, puede
visualizar la información en un gráfico sencillo.
PASO A PASO Agregar un gráfico dinámico

1. En la hoja de cálculo TestData, haga clic en la celda A1.
2. En la pestaña Insertar, haga clic en el botón Gráfico dinámico y elija Gráfico dinámico.
Se abrirá el cuadro de diálogo Crear gráfico dinámico, y el rango estará seleccionado.
3. La ubicación predeterminada es una Nueva hoja de cáculo, así que, con esa opción
activada, haga clic en ACEPTAR. Asigne a la pestaña de la hoja nueva el nombre
GráficoDinámico.
4. En el panel Campos de Tabla dinámica del lado izquierdo de la hoja de cálculo, arrastre el
campo Prueba al área FILTROS.
5. Arrastre Grado al área VALORES (cantidad de elementos).
6. Vuelva a arrastrar Grado al área EJE.
7. Arrastre Nivel de proficiencia al área LEYENDA.
8. MUEVA el gráfico al borde izquierdo de la hoja de cálculo, por debajo de los datos.
9. En la flecha desplegable Prueba en el gráfico, elija Ciencia y haga clic en ACEPTAR.
Observe que solo están disponibles los grados 5.º, 8.º y 10.º, ya que solo dichos niveles
realizan a la prueba de ciencias.
10. Haga clic en la pestaña Formato, luego en el botón Cuadro de texto en el grupo Insertar
formas y luego, en la parte superior del gráfico. Agregue una etiqueta que diga Puntajes
de la prueba estudiantil de ciencia y aplique formato Negrita de 18 puntos. Si es
necesario, arrastre un borde del cuadro de texto para cambiar la posición.
11. Haga clic en la celda A3 y cambie la etiqueta para que solo diga Conteo.
12. En F4, haga clic en la etiqueta de Insatisfactorio.
13. Mueva el puntero del mouse al borde izquierdo de la celda hasta que se convierta en una
flecha negra de cuatro puntas y arrastre el mouse entre las columnas C y D. Suelte el
botón del mouse para dejar los datos en la nueva ubicación.
14. Repita el paso 13 y mueva la columna Avanzado hasta una posición entre Proficiente y
Total general.
15. Mueva el Gráfico dinámico y cambie su tamaño para que se ubique dentro del rango
A10:G26.
16. GUARDAR el libro como 12 Test PivotChart Solution. La hoja de Gráfico dinámico final
debe verse como la de la Figura 12-26.
244 Lección 12
Figura 12-26
Hoja de Gráfico dinámico
completada
Columnas Avanzado
y Insatisfactorio
reorganizadas
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y CERRAR Excel.
Proyectos
Proyecto 12-1: Creación de un gráfico circular

En este proyecto, el jefe de Blue Yonder Airlines le ha pedido que analice su tiempo del mes pasado.

1. En un libro en blanco, escriba los datos de la hoja de cálculo como se muestra en la
Figura 12-27. Cambie el tamaño de la columna A para que se vean los datos completos
y aplique el formato Número con dos lugares decimales en la columna B. Inserte una
función SUMA en B9.
Figura 12-27
Datos para el gráfico circular
2. Seleccione las celdas A3:B8.

3. Haga clic en la pestaña Insertar. Haga clic en Circular y en Circular 3D.
4. En la pestaña Diseño, haga clic en Diseño rápido y elija Diseño 4.
5. Haga clic en el botón Mover gráfico.
6. En el cuadro Nueva hoja, escriba Gráfico circular de tiempo y luego haga clic en ACEPTAR.
7. Haga clic en el botón Elementos de gráfico y active Título del gráfico.
8. Haga clic en el Título del gráfico y en la barra de fórmulas y escriba Análisis de tiempo
mensual.
9. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 12 como 12 My Time Solution.
10. CERRAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.
Proyecto 12-2: Creación de un gráfico de columnas

En este proyecto, sus amigos le han pedido que resuma los salarios según las ocupaciones
seleccionadas. Tienen prevista una reunión para debatir los pros y los contras de cada posición.
El salario es solo uno de los temas que se abordará, aunque su importancia es significativa.

1. En un libro en blanco, escriba los datos de la hoja de cálculo como se muestra en la
Figura 12-28. Cambie el tamaño de la columna A para visualizar todos los datos y luego
aplique el formato de número que se muestra en la columna B.
Figura 12-28
Datos para el gráfico de
columnas
2. Seleccione las celdas A3:B10.

3. Haga clic en la pestaña Insertar. Haga clic Insertar gráfico de columnas o de barras
y luego, en Columna agrupada 3D.
4. Edite el título del gráfico para que indique Salarios de entrada.
5. Haga clic con el botón secundario del mouse en un área vacía del gráfico, elija Mover
gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Salarios. Haga clic en ACEPTAR.
6. Haga clic con el botón secundario del mouse en el eje Vertical (valor) y seleccione Dar
formato a eje.
7. En el panel Dar formato a eje, elija Número. En el desplegable Categoría, elija Moneda.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 12 como 12 Salaries Solution y luego
CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
13
246 Lección 12

Número de
Inserción de imágenes Insertar imágenes. 5.3.2

Adición de formas, líneas, cuadros de texto Insertar cuadros de texto y formas. 5.3.1
y WordArt
Aplicación de formato a gráficos Modificar las propiedades de un objeto. 5.3.3
Mejoras gráficas mediante las herramientas Modificar las propiedades de un objeto. 5.3.3
de imagen
Adición de texto alternativo a imágenes Agregar texto alternativo a objetos para lograr 5.3.4
accesibilidad.
Inspeccionar los problemas de accesibilidad de un libro. 1.5.7
Las herramientas de texto y de ilustración de la pestaña Insertar
Excel no solo sirve para juntar números o almacenar filas y filas de registros. Contiene también un
conjunto de herramientas sólido que permite convertir datos en tablas; conceptos y procesos en
diagramas; y agregar fotos, formas y otros contenidos dibujados con el objeto de que las hojas de
cálculo sean más interesantes y se entiendan más rápidamente. En esta lección, se concentrará en los
diagramas, imágenes, formas y gráficos basados en texto, como WordArt y cuadros de texto, que se
usan para realzar una hoja de cálculo y ayudar a los usuarios que la ven a comprender su contenido.
La mayoría de los elementos gráficos que se pueden agregar a una hoja de cálculo de Excel se
generan desde la pestaña Insertar, mostrada en la Figura 13-1, en las ilustraciones y en grupos de
texto. Todo, desde imágenes, SmartArt, formas, cuadros de texto y WordArt se encuentra en estos
dos grupos de botones. Una vez que haya insertado el elemento gráfico que necesita, se visualizarán
herramientas para permitirle aplicar formatos, cambiar el tamaño y colocar para satisfacer sus
necesidades.
Grupo Ilustraciones Grupo Texto
Figura 13-1
Grupos Ilustraciones y Texto
de la pestaña Insertar
247
248 Lección 13
INSERCIÓN DE IMÁGENES
Como dice el refrán, “una imagen vale más que mil palabras” y, en el caso de Excel, las imágenes
pueden valer varios miles de celdas llenas de texto y de números. Agregar fotos es fácil en Excel,
lo que lo ayudará a convertir una hoja de cálculo abrumadora, llena de números y texto, en algo
interesante de ver, de lectura atractiva y fácil de explorar.
Inserción de una imagen desde un archivo

Un gráfico es un objeto relacionado con el arte, como un dibujo, una imagen o una forma. Usar
el botón Imágenes de la pestaña Insertar hace que agregar una imagen almacenada sea rápido y fácil.
PASO A PASO Insertar una imagen desde un archivo

PREPÁRESE. INICIE Excel y ABRIR un libro en blanco nuevo. Descargue los archivos de
imagen de esta lección y GUARDAR en la carpeta Imágenes. O bien, puede crear una
subcarpeta en la carpeta de datos de estudiante llamada Imágenes de la lección 13 y
GUARDAR las imágenes en dicha subcarpeta.
1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón
Imágenes. Se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen.
2. Vaya hasta la carpeta que contiene los archivos de imagen de esta lección. Haga doble
clic en la imagen 13 Happy Kids o haga clic en la imagen una vez y luego haga clic en
el botón Insertar. La imagen se insertará en la hoja de cálculo.
Solución de Si no puede ver el archivo de imagen en el cuadro de diálogo Insertar imagen después de ir a la
problemas carpeta donde esta se guarda, haga clic en la lista desplegable Todas las imágenes a la derecha
del cuadro Nombre de archivo. Excel mostrará todos los formatos de archivo de imagen que
admite, como BMP, JPG, PNG, TIFF y muchas más.
3. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 Insert Pictures Solution.
Cuando inserta un gráfico en Excel, la esquina superior izquierda del gráfico se alinea con la celda
activa. Sin embargo, el gráfico aparece encima de la cuadrícula de la hoja de cálculo. Aunque es
posible que el gráfico cubra contenido de la cuadrícula, esto no afecta el contenido y en realidad el
gráfico no se inserta en ninguna celda de la hoja de cálculo. Puede mover el gráfico en la hoja de
cálculo sin que esto afecte a ningún dato existente ni a los demás gráficos insertados.
Si decide utilizar otra foto, seleccione la imagen actual y, en la pestaña Formato, en el grupo Ajustar,
haga clic en el botón Cambiar imagen. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes, elija una imagen
alternativa para reemplazar la imagen seleccionada en la hoja de cálculo.
Insertar una imagen en línea

Las imágenes, los dibujos y las ilustraciones pueden mejorar la apariencia de muchas hojas de
cálculo. Puede buscar en la biblioteca de imágenes de Bing con una simple búsqueda por palabras
clave. También puede buscar en su OneDrive para insertar una imagen que haya guardado allí.
Todo se hace a través del botón Imágenes en línea de la pestaña Insertar.
PASO A PASO Insertar una imagen mediante una búsqueda de imágenes de Bing
PREPÁRESE.USE el libro del ejercicio anterior.
Imágenes en línea. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imágenes (véase la Figura 13-2).
2. Haga clic en el cuadro Buscar en Bing a la derecha de Búsqueda de imágenes de Bing.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 249
Escriba la frase de búsqueda aquí
Figura 13-2
Cuadro de diálogo Insertar
imágenes
Logos cortesía de Microsoft y Facebook

3. Escriba una palabra clave o una frase, tales como niños almorzando para buscar en
Internet a través del explorador web de Bing imágenes que contengan dichas palabras
clave en los metadatos.
4. Haga clic en el icono de la lupa en el extremo derecho del cuadro de búsqueda o
presione Entrar para comenzar la búsqueda.
5. El cuadro de diálogo muestra las imágenes que cumplen los criterios de búsqueda.
Para insertar una de las imágenes, haga clic en ella y en el botón Insertar del cuadro de
diálogo. También puede hacer doble clic la imagen deseada. Una vez está insertada la
imagen, el cuadro de diálogo se cierra automáticamente.
6. Haga clic en la imagen que acaba de insertar para seleccionarla y presione la tecla Supr
del teclado.
Nota La mayoría de las imágenes que encontrará en Internet tienen derechos de autor, incluso aunque no
vea el símbolo de copyright o el texto de propiedad intelectual asociado a la imagen. Si desea utilizar
una imagen que encontró en Internet, debe ponerse en contacto con el propietario de la imagen y
pedirle permiso. Como alternativa, puede buscar “imágenes de dominio público” para encontrar
imágenes que no estén restringidas por derechos de autor, o adquirir imágenes en cualquier sitio
web que almacene imágenes.
Los metadatos consisten en información almacenada sobre imágenes, como palabras clave que
describen el contenido de la imagen, el nombre del fotógrafo, el tipo de imagen, la fecha en la que
la imagen fue tomada o la última vez que se editó, entre otros detalles. Cualquier búsqueda de
imágenes, ya sea a través de la búsqueda de imágenes de Bing o de un explorador web, se basa en
los metadatos almacenados sobre cada imagen para devolver resultados cuando un usuario busca
una determinada imagen.
PASO A PASO Insertar una imagen desde OneDrive

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Debe tener una cuenta OneDrive para completar
este ejercicio. La configuración y el uso de las cuentas son gratuitos. OneDrive es la solución
de la nube de Microsoft para compartir y colaborar. Si instaló Office 2016 en el equipo,
probablemente se convirtió en suscriptor de Office 365, lo que le dio espacio dentro de la nube
de OneDrive. Puede utilizar este espacio para almacenar archivos de todo tipo, incluso imágenes.
1. Conéctese a la cuenta de OneDrive, vaya a la carpeta Imágenes y cargue las imágenes de la
Excel Lesson 13. Si no existe una carpeta Imágenes, cree una y suba a ella las imágenes.
2. Haga clic en la celda J1.
Imágenes en línea. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imágenes.
250 Lección 13
4. Haga clic en el vínculo Examinar a la derecha de la opción OneDrive. Aparece su carpeta

OneDrive.
5. Haga doble clic en la carpeta Imágenes o en cualquier carpeta que contenga la imagen
que desee insertar. Se abrirá la carpeta, mostrando las imágenes que contiene.
6. Desplácese por las imágenes, seleccione la imagen 13 Canned Veggies y haga clic en el
botón Insertar. También puede hacer doble clic la imagen deseada.
7. Una vez está insertada la imagen, el cuadro de diálogo se cierra automáticamente.
ADICIÓN DE FORMAS, LÍNEAS, CUADROS DE TEXTO Y WORDART

No hay nada más rápido que una flecha o una línea que apunte literalmente a los datos importantes
para atraer la atención del usuario a una hoja de cálculo con información clave. Microsoft ofrece
formas en varios productos de Office. Estas son líneas, círculos, flechas, estrellas y muchas más
formas que se utilizan para llamar la atención del usuario a una parte determinada de la hoja de
cálculo. También puede insertar un cuadro de texto estándar, un cuadro que pueda contener
texto o gráficos y que pueda insertar en cualquier parte de una hoja de cálculo. Un cuadro de texto
puede utilizarse para explicar contenido complejo o proporcionar el historial o el origen de los
datos, o bien crear un título llamativo mediante el uso de WordArt.
Adición de formas
La función Formas ofrece ocho categorías de formas diferentes, junto con un grupo titulado Formas
usadas recientemente, de modo que pueda dibujar una y otra vez las mismas formas. Las categorías —es
decir Líneas, Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque, Formas de ecuación, Diagrama de flujo,
Cintas y estrellas y Llamadas— proporcionan la capacidad de dibujar prácticamente cualquier forma.
PASO A PASO Agregar una forma

PREPÁRESE. INICIE Excel si aún no se está ejecutando.
1. ABRIR el archivo 13 Add Shapes de los archivos de datos de esta lección.
Formas. aparecen un menú de categorías de formas, tal como se muestra en la Figura 13-3.
Figura 13-3
Galería de formas
Botón Formas
Forma flecha arriba

3. En la sección Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha arriba.

4. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de cálculo, justo debajo del total de la
columna FONDOS RECAUDADOS. El puntero del mouse aparecerá como una cruz filar.
Dibuje la figura haciendo clic y arrastrando hacia abajo y hacia la derecha. La forma
aparece a medida que arrastra.
5. Cuando la forma tenga el tamaño deseado (esto pueden cambiarse más tarde, así que
no se preocupe por lograr el tamaño exacto), suelte el botón del mouse.
6. Haga clic en cualquier celda en blanco. La flecha de bloque debe asemejarse a la de la
Figura 13-4.
Figura 13-4
Flecha de bloque dibujada en
una hoja de cálculo
7. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 Add Shapes Solution.
Cuando inserte una forma, la dirección hacia la que arrastre desde el punto de partida controlará
el tamaño de la forma y sus proporciones. Si quiere crear un cuadrado o un círculo perfectos,
mantenga presionada la tecla Mayús mientras arrastra, y dibujará una forma que tendrá el mismo
tamaño de ancho y de alto. Esto es aplicable a cualquier forma, aunque es fundamental en el caso
de los cuadrados y los círculos. El truco para usar con éxito esta técnica consiste en soltar el botón
del mouse y luego la tecla Mayús.
Cuando se dibuja una forma, tiene controladores blancos en el perímetro. Para los gráficos, un
controlador es un cuadro blanco en el lateral o en la esquina de la gráfica en el que se hace clic y
desde el que se arrastra para aumentar o disminuir el tamaño del gráfico. También puede hacer clic
dentro de un gráfico y arrastrarlo para moverlo, así como cambiar el color del relleno o del esquema.
Aprenderá los detalles de estos cambios de formato más adelante en esta lección.
Dibujo de líneas
Las líneas se pueden utilizar para señalar algo o para crear una conexión visual entre dos formas o
dos áreas de la hoja de cálculo. Puede dibujarlas en cualquier ángulo y de cualquier largo y, una vez
dibujadas, aplicar formatos para cambiar su apariencia.
PASO A PASO Trazar líneas

Formas.
2. En la sección Líneas, haga clic en la Línea de flecha.
3. Mueva el puntero del mouse sobre la hoja de cálculo (aparece como una cruz), haga clic
sobre el lado izquierdo de la celda D22 y arrastre en diagonal hacia arriba y a la derecha,
hacia la celda D19.
4. Cuando la línea esté completa, suelte el botón del mouse y haga clic en una celda en blanco.
252 Lección 13
Adición de texto a una forma

Las formas de todo tipo pueden convertirse en cuadros de texto geométricos escribiendo texto
directamente dentro de la forma. Una vez en su lugar, el texto puede formatearse a cualquier fuente,
tamaño o color y colocarse dentro de la forma usando las mismas herramientas que alinean el texto
en las celdas de la hoja de cálculo.
PASO A PASO Agregar texto a una forma

Formas.
2. En la sección Cintas y estrellas, haga clic en la forma Explosión 1 (la primera forma de la
categoría).
3. Haga clic y arrastre el puntero del mouse bajo la columna FONDOS NECESARIOS, de
modo que la forma sea similar a la de la Figura 13-5.
Figura 13-5
Dibujo de la forma Estallido 1
4. Mantenga seleccionada la forma y escriba ¡Meta superada!. El texto empieza en la

esquina superior izquierda de la forma y se ajusta a la forma, si el ancho es demasiado
pequeño para mostrar todo el texto en una línea. No presione Entrar a menos que desee
forzar el texto en una nueva línea para crear un nuevo párrafo o poner palabras o frases
en líneas diferentes.
5. Para aplicar formatos al texto de la forma, seleccione el texto haciendo clic a la izquierda
de la “O” de Objetivo y arrastrando a través de todo el texto. Observe que cuando esté
dentro de la forma que contiene texto, el puntero del mouse se convierte en un cursor
en I.
6. Con el texto seleccionado, utilice las herramientas de formato de la minibarra de
herramientas o de la pestaña Inicio para aplicar negrita y centrar el texto, así como para
cambiar el tamaño de la fuente a 14. Tome un controlador de tamaño en cualquiera
de los lados de la forma y tire hacia la izquierda, la derecha, o hacia abajo hasta que
aparezca todo el texto.
Puede aplicar efectos especiales a una forma haciendo clic con el botón secundario del mouse en la
forma y eligiendo Formato de forma en el menú contextual. Use las opciones del panel Formato de
forma para aplicar varios efectos especiales.
Adición de un cuadro de texto

Las formas que contienen texto pueden funcionar como cuadros de texto, pero dan la libertad
para hacer que el cuadro aparezca como un círculo, una estrella, una flecha, una cinta o cualquier
polígono. Si solo necesita un cuadro en blanco que contenga texto, inserte un cuadro de texto y
escriba el texto dentro de él.
PASO A PASO Agregar un cuadro de texto

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el grupo Texto, haga clic en el botón Cuadro
de texto.
2. Mueva el puntero del mouse en la hoja de cálculo, sobre la celda B20. El puntero del
mouse se convierte en un cursor vertical.
3. Haga clic y arrastre hasta la celda C24 para dibujar un cuadro pequeño. Si dibuja un
cuadro que es demasiado grande o demasiado pequeño para el texto que va a escribir
en el cuadro, puede cambiar el tamaño del cuadro después de escribir el texto.
4. El cuadro de texto contiene un cursor parpadeante. Escriba Estos números son
preliminares. Necesito consultar con el director antes de publicar la hoja de cálculo
en el tablero para su revisión. Véase la Figura 13-6.
Figura 13-6
Escritura de texto en un cuadro
de texto
5. Haga clic en la celda A1 para desactivar el cuadro de texto y prepararse para el siguiente
ejercicio.
Puede utilizar las herramientas de formato de la pestaña Inicio o de la minibarra de herramientas

para aplicar formato al texto de un cuadro de texto.
Uso de WordArt
¿Quiere agregar texto a la hoja de cálculo y llamar la atención de todo el mundo? WordArt, una
característica de Microsoft Office que combina palabras y efectos artísticos, puede ser justo lo
que necesita. Utilizando una amplia serie de rellenos coloreados preestablecidos, sombras paralelas,
contornos y apariencias 3D, WordArt facilita la creación de un objeto de texto especializado
rápidamente. Los puede utilizar para agregar frases como “¡Buen trabajo!” junto a cifras de ventas
altas o para incluir nombres de personal o de productos, o títulos cortos a la hoja de cálculo.
254 Lección 13
PASO A PASO Usar WordArt

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el grupo Texto, haga clic en el botón Insertar
WordArt. La galería de estilos de WordArt aparece, tal como se muestra en la Figura 13-7.
Figura 13-7
Galería de estilos de WordArt
Botón Insertar WordArt
Galería de WordArt
2. Seleccione Relleno - Azul, Énfasis 1, Sombra.

3. Aparece un cuadro de texto de ejemplo en la hoja de cálculo. Arrastre el borde del
cuadro de texto para posicionar el WordArt sobre los datos de la hoja de cálculo. Haga
tres veces clic en el cuadro para seleccionar todo el texto de ejemplo y escriba ¡Grandes
recaudaciones de fondos!. Observe, en la Figura 13-8, que el estilo que eligió en el paso
2 se aplica al texto de ejemplo.
WordArt
Figura 13-8
WordArt en una hoja de cálculo
Puede cambiar el estilo de WordArt con solo seleccionar el objeto de WordArt en la hoja de cálculo
y luego elegir otro estilo de la galería de estilos de WordArt en la pestaña Formato. Si quiere borrar
el estilo por completo y utilizar únicamente texto sin formato, elija Borrar WordArt de la galería de
estilos de WordArt de la pestaña Formato.
APLICACIÓN DE FORMATO A GRÁFICOS

Además de mover o copiar gráficos, probablemente necesitará cambiar su apariencia en algún
momento. Excel ofrece excelentes herramientas, desde estilos para el uso del mouse y teclado para
cambiar el aspecto, la colocación y orden de apilamiento de los gráficos superpuestos, para crear
gráficos que son exactamente tal como los había imaginado.
Aplicación de estilos a formas y cambio de estilos

Una vez que haya dibujado una forma, la cinta de Excel cambia para mostrar las Herramientas de
dibujo con la pestaña Formato seleccionada. En los pasos siguientes, aprenderá a aplicar Estilos de
forma y a personalizar las formas eligiendo el color de relleno, el contorno y los efectos.
PASO A PASO Aplicar un estilo a una forma

1. ABRIR el archivo 13 Format Graphics de los archivos de datos de esta lección.
2. En la hoja de cálculo Eventos de recaudación de fondos, haga clic en la forma Estallido
para seleccionarla.
3. En la pestaña Formato, del grupo Estilos de forma, mantenga el puntero del mouse
sobre cada uno de los estilos de la minigalería Estilos de forma. Excel muestra una vista
previa de cada estilo usando la forma seleccionada.
4. Para ver la lista completa de estilos, haga clic en la flecha Más en la esquina inferior
derecha de la minigalería Estilos de forma. Aparece la galería Estilos de forma (Véase la
Figura 13-9).
Figura 13-9
Galería de Estilos de forma
5. En la galería, seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado - Rojo, Énfasis 2. Use las
sugerencias para ubicar este estilo.
6. Para cambiar el color de relleno de la forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el
botón Relleno de forma. Aparece la paleta de colores.
7. En la paleta que está debajo de Colores del tema, seleccione Azul oscuro, Texto 2 en la
fila superior. El color de fondo del objeto cambia a azul oscuro.
8. Para cambiar el color del contorno de la forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en
el botón Contorno de forma. Aparece la paleta de colores.
9. En la paleta que está debajo de Colores del tema, seleccione Rojo, Énfasis 2 en la fila
superior. El color del contorno del objeto cambia.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 Format Graphics Solution.
Además del color de relleno de una forma, también puede cambiar el contorno y los efectos de la
forma. Para aplicar un efecto de forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Efectos
de formas y seleccione un efecto en la galería que aparece. Sombra, Reflexión y Iluminado son
algunos de los efectos disponibles.
256 Lección 13
Cambio del tamaño de un gráfico

Puede controlar el tamaño de los gráficos cuando las dibuja inicialmente, como por ejemplo, el
ancho y el alto de los polígonos, el largo de las líneas y el tamaño de los cuadros de texto y los
objetos de WordArt. Es fácil cambiar el tamaño de los gráficos existentes según se necesite. Las
mismas técnicas también sirven para cambiar también el tamaño de las imágenes.
PASO A PASO Cambiar el tamaño de un gráfico

1. Seleccione la forma Estallido.
2. Apunte al controlador de la esquina inferior izquierda. Cuando el puntero del mouse
se convierta en una flecha con dos puntas, arrástrelo hacia adentro para reducir el
tamaño del gráfico. Mantenga seleccionado el controlador y arrástrelo hacia afuera para
aumentar el tamaño del gráfico. Al presionar la tecla Mayús mientras usa el controlador
de la esquina, mantiene la proporción de ancho y alto mientras cambia el tamaño del
gráfico.
3. Para cambiar la altura de la forma, arrastre un controlador superior o inferior. Esto le
permite estirar la forma verticalmente.
4. Para cambiar el ancho de la forma, arrastre un controlador lateral. Arrastre hacia fuera
para ampliarla y hacia adentro para estrecharla. ajuste la forma del estallido para que
sea similar al de la Figura 13-10, con el texto escrito en una línea.
Figura 13-10
La forma de Estallido luego de
cambiar el tamaño
Para cambiar la longitud de una línea que ha dibujado, seleccione la línea y señale hacia uno de los
controladores. Cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia
fuera para alargar la línea, o hacia el centro de la línea para acortarla. Para mantener la línea en un
ángulo de 90° o 45°, mantenga presionada la tecla Mayús mientras arrastra, y suelte el botón del
mouse antes de soltar la tecla Mayús.
Algunos polígonos, como las estrellas, las flechas de bloque o los triángulos, muestran más
controladores al seleccionarlos, además de los estándar blancos en las esquinas y en los laterales. Estas
formas también tienen otros controladores, que son cuadros amarillos para cambiar la profundidad
de los lados. Utilice estos cuadros amarillos para que la flecha de bloque sea más puntiaguda o para
profundizar los laterales de las estrellas. Si arrastra hacia adentro, los ángulos serán más agudos, y si
arrastra hacia afuera, los ángulos serán más obtusos o menos profundos.
Rotación de un gráfico
Puede cambiar la rotación de cualquier forma con el mouse, utilizando el controlador de giro que
aparece justo fuera de la forma, por encima del controlador lateral superior.
PASO A PASO Rotar un gráfico

1. Seleccione la forma Estallido.
2. Apunte al controlador de giro. El puntero del mouse se convierte en una flecha circular.
3. Arrastre el mouse en sentido contrario a las agujas del reloj. Mientras arrastra, el
puntero del mouse cambiará a una serie de flechas en un círculo.
4. Cuando ya giró la forma hasta el ángulo deseado, similar a la Figura 13-11, suelte
el botón del mouse. Si es necesario, mueva la imagen hacia abajo para que no se
superponga con los datos de la tabla.
Figura 13-11
La forma de Estallido luego de
girarla
Pila de gráficos superpuestos

Cuando los gráficos se superponen, el orden de apilamiento se determina, de forma predeterminada,
según el orden en el que se dibujaron o se insertaron. Así que si inserta una foto y luego dibuja una
flecha de bloque que señala a una zona de la hoja de cálculo, si los objetos se superponen, la flecha
estará encima de la foto. Si desea cambiar este orden, use el grupo de herramientas Organizar de
la pestaña Formato de herramientas de dibujo.
PASO A PASO Controlar el orden de superposición cuando se superponen gráficos

1. En el libro 13 Format Graphics Solution, haga clic en la pestaña de la hoja Superposición.
La hoja de cálculo contiene varios gráficos superpuestos.
2. Seleccione el borde del gráfico de WordArt (Grandes recaudaciones de fondos), que
tiene otros gráficos superpuestos. En la Figura 13-12 se muestra la pila de gráficos.
Se selecciona el objeto de WordArt, que está más abajo en la pila.
258 Lección 13
Figura 13-12
Pila de objetos superpuestos
© toddtaulman/iStockPhoto
3. En la pestaña Formato de herramientas de dibujo, en el grupo Organizar, haga clic en el
botón Traer adelante. El gráfico WordArt se mueve un nivel hacia arriba en la pila.
4. Haga clic en el botón de flecha Traer adelante y seleccione Traer al frente. El gráfico
WordArt aparece en la parte superior de la pila (Véase la Figura 13-13).
Figura 13-13
Ahora el gráfico WordArt está
en la parte superior de la pila
© toddtaulman/iStockPhoto
5. Mantenga seleccionado el gráfico WordArt y haga clic en el botón Enviar atrás para
moverlo un nivel hacia atrás. La forma Campaña de alimentos ahora se encuentra en la
parte superior.
¿Qué pasa si no puede ver la forma que está por debajo de otro gráfico de la hoja de cálculo? Use
el panel de selección. Para visualizarlo, seleccione cualquier gráfico y, en la pestaña Formato, en el
grupo Organizar, haga clic en el botón Panel de selección. El panel contiene una lista de los gráficos
en la hoja de cálculo activa. Para volver a apilar las formas usando este panel, arrástrelas por el
nombre hacia arriba o hacia abajo en la lista.
Si quiere alinear objetos, use el botón Alinear del grupo Organizar después de haber seleccionado
todos los gráficos que desee alinear. Selecciónelos primero (Mayúsculas + clic en los gráficos que
desee incluir en la alineación) y después haga clic en el botón Alinear para elegir entre alinearlos por
los laterales, las partes superiores, las inferiores o las centrales. Las opciones de distribución también
se encuentran en el menú desplegable Alinear. Si quiere mantener los objetos juntos al copiarlos
o al moverlos, seleccione Agrupar en las herramientas Organizar, justo debajo del botón Alinear.
MEJORAS GRÁFICAS MEDIANTE LAS HERRAMIENTAS DE IMAGEN

No necesita una aplicación de edición de imágenes diferente para cambiar los colores, la nitidez y el
contraste de imágenes que agrega a una hoja de cálculo. Excel proporciona herramientas simples
para hacer cambios rápidos a cualquier foto, dibujo o imagen prediseñada que agregue.
Correcciones en un gráfico
Una de las fotos no se ve bien. Tal vez fue tomada con una cámara de baja calidad, está un poco
borrosa o bien demasiado oscura o demasiado clara. No necesita que esté perfecta, pero debe verse
mejor, más nítida, más clara y más profesional. Utilice las opciones Correcciones de la pestaña
Formato de Herramientas de imagen para corregir la iluminación y la nitidez. También puede
utilizar las opciones del panel Formato de imagen para introducir más correcciones.
PASO A PASO Realizar correcciones a un gráfico

1. ABRIR el archivo 13 Enhancements de los archivos de datos de esta lección.
2. En la hoja de cálculo Corrections, seleccione la fotografía.
3. En la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Ajustar, haga clic
en el botón Correcciones. Aparece el menú que se muestra en la Figura 13-14.
Botón Correcciones
Figura 13-14
El menú Correcciones
proporciona comandos para
introducir cambios rápidos para
mejorar la foto
© Zurijeta/iStockPhoto
4. Usando las miniaturas de la foto seleccionada en la sección de correcciones Ajustar

nitidez, elija una opción que represente el ajuste que desea, ya sea agregar nitidez
para una imagen borrosa o tal vez la quitar nitidez en una imagen que es demasiado
nítida o que se expuso demasiado. En el extremo derecho de la sección Ajustar nitidez,
seleccione Dar nitidez: 50%.
Nota Apunte a las miniaturas que representan varias correcciones para obtener una vista previa del efecto
en su foto seleccionada. Si le gusta el efecto, haga clic en la miniatura. De lo contrario, siga a la
siguiente vista previa.
5. Para ajustar una foto que es demasiado oscura o demasiado clara, utilice la
configuración Brillo y contraste, también representada por miniaturas que muestran
la foto seleccionada en diferentes etapas de corrección. Mantenga el mouse sobre
cada una de las configuraciones para ver su efecto en la foto, pero no seleccione
ninguna configuración.
260 Lección 13
6. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 13 como 13 Enhancements Solution.
El panel Formato de imagen le permite realizar ajustes más precisos a una imagen. Para tener acceso
al panel Formato de imagen, en la parte inferior del menú Correcciones, haga clic en el comando
Opciones de correcciones de imágenes.
El panel Formato de imagen también incluye una configuración Recortar. Haga clic en esta opción
y escriba valores para el ancho y la altura deseados, y el desplazamiento (cantidad y ubicación del
recorte), o use la herramienta Recortar, que se encuentra en el grupo Tamaño de la pestaña Formato.
Con la herramienta Recortar, utilice los controladores de recorte, que se muestran en la Figura 13-15,
para recortar las partes no deseadas de la foto. Arrastre un controlador de recorte hacia adentro y
vuelva a hacer clic en el botón Recortar (o presione Esc) para quitar porciones de una foto.
Los controles de recorte como este aparecen

en los laterales y en las cuatro esquinas
Figura 13-15
Usar los controladores de
recorte para quitar porciones
de una foto
© Zurijeta/iStockPhoto
Área para ser recortada de la foto
Uso de la característica Color para mejorar las imágenes

Para mejorar el color de una foto o aplicar efectos de color especiales, como convertir una imagen
de cuatro colores en un duotono (una imagen con dos colores), tiene que empezar con una foto.
Estos ajustes de color están diseñados para utilizarse en fotos, donde cambiar de color a blanco y
negro o a niveles mayores o menores de color (también conocido como saturación) es útil.
PASO A PASO Cambiar el color de una imagen

1. Haga clic en la pestaña de la hoja Color y seleccione la primera foto, que muestra un
bebé sosteniendo una cuchara.
2. En la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Ajustar, haga clic en el
botón Color. Aparece el menú que se muestra en la Figura 13-16.
Botón Color
Figura 13-16
El menú Color brinda una
serie de ajustes de color
© zest_marina / iStockPhoto; © mangostock/iStockPhoto
3. Sitúe el mouse sobre cada miniatura de la foto para ver su efecto.

4. En la sección Volver a colorear del menú Color, en la primera línea de la galería,
seleccione Sepia. La imagen adquiere tonos marrones.
5. En la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Ajustar, haga clic en
el botón Color y, a continuación, seleccione Opciones de color de imagen en la parte
inferior del menú.
6. En el panel Formato de imagen a la derecha, mueva el control deslizante Nitidez hacia
la derecha hasta que llegue al valor 33%. Si es necesario, use las flechas para precisar
la selección.
7. CERRAR el panel Formato de imagen.
Modificación de un gráfico con efectos artísticos

Para poder aplicar efectos artísticos, que son diferentes medios artísticos y efectos especiales,
como Pincel, Cristal y Boceto con lápiz, necesita empezar por una foto.
PASO A PASO Aplicar efectos artísticos

1. En la hoja de cálculo Color, seleccione la foto de la donation box. Deslícese por la hoja
de cálculo lo necesario para que pueda visualizar la foto completa.
botón Efectos artísticos. La galería de miniaturas de efectos se muestra en la Figura 13-17.
262 Lección 13
Botón Efectos artísticos Efecto de dibujo de línea
Figura 13-17
Elija entre más de 20 efectos
artísticos diferentes
© mangostock/iStockPhoto
3. Sitúe el puntero del mouse sobre cada efecto para ver su vista previa en la foto.
Seleccione el efecto Dibujo de línea.
4. Puede personalizar el efecto aplicado mediante el panel Formato de imagen. Para
mostrar el panel, ABRIR el menú Efectos artísticos y seleccione Opciones de efectos
artísticos. En el panel Formato de imagen que aparece a la derecha, en la sección Efectos
artísticos, mueva el control deslizante Tamaño de lápiz a la derecha para observar su
efecto en la foto y deténgase en el valor 28. A continuación, mueva el control deslizante
Transparencia hacia la derecha y deténgase en el valor 51%.
Aplicación de un estilo de imagen

Los estilos de imagen permiten agregar bordes, marcos, sombras y efectos similares con un solo clic
en cualquiera de los iconos Estilo de imagen de la pestaña Formato de Herramientas de imagen.
Utilice uno o varios para que las fotos “resalten”, ya sea con un efecto de marco de cuadro o 3D.
PASO A PASO Aplicar estilos de imagen

1. En la hoja de cálculo Color, seleccione la foto de la caja de donaciones.
2. En la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Estilos de imagen,
mantenga el puntero del mouse sobre cada uno de los estilos de la minigalería para ver
los efectos en la imagen.
3. En la esquina inferior derecha de la minigalería, haga clic en el botón Más para visualizar
la galería de estilos de imagen (véase la Figura 13-18).
Figura 13-18
Galería de Estilos de imagen
© mangostock/iStockPhoto
4. Seleccione Rectángulo sombreado, que probablemente se encuentra en la primera fila,
en la cuarta posición contando a partir de la izquierda. El estilo se aplica a la imagen.
5. Para cambiar el borde de la imagen, haga clic en el botón Borde de imagen, señale
Grosor y seleccione 3 pt.
Para cambiar los efectos de una imagen, haga clic en la flecha del botón Efectos de la imagen y elija
un efecto de los que aparecen disponibles en las paletas. Para aplicar un diseño de imagen, haga
clic en el botón Diseño de imagen y selecciónelo en la paleta de 30 diseños de imágenes, leyendas,
conectores y más.
Restablecimiento de una imagen a su estado original

Ha aplicado correcciones, cambiado colores y elegido un efecto artístico para una foto en la hoja
de cálculo, además de haber cambiado también el tamaño de una imagen Ahora no le gustan uno o
varios de los cambios y desea regresar a su estado original. ¿Qué hacer? Puede eliminar una imagen
y volver a insertarla; aunque es mucho más fácil usar el botón Restablecer imagen, que se encuentra
en la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Ajustar.
PASO A PASO Restablecer un gráfico

1. En la hoja de cálculo Color, desplácese hacia abajo y seleccione la tercera foto (Give,
Gain, Grow).
botón Restablecer imagen. Aparecen dos opciones.
3. Seleccione Restablecer imagen y tamaño para quitar todos los cambios que se
realizaron desde que se insertó la imagen en la hoja de cálculo.
264 Lección 13
Uso de las propiedades de imagen

Las propiedades de la imagen indican a Excel cómo quiere que trate los gráficos que agrega a las
hojas de cálculo, cómo las gráficas deben relacionarse con la hoja de cálculo, si se imprimirán con
el contenido de la hoja de cálculo y si el texto de las formas o de los cuadros de texto puede editarse
después de la inserción.
PASO A PASO Modificar las propiedades de una imagen

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la foto bebé comiendo y seleccione
Tamaño y propiedades en el menú contextual. El panel Formato de imagen aparece en
el lado derecho del área de trabajo.
2. Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en la categoría Propiedades.
3. Seleccione la opción Mover y cambiar tamaño con celdas. Esta opción asocia el objeto
con las celdas a las que se superpone.
5. Sostenga el borde de columna entre los encabezados de columna J y K y arrástrelo hacia
la derecha para aumentar la columna J. Note que la imagen también se ensancha.
6. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el icono Deshacer para
deshacer la configuración de ancho de la columna.
Las propiedades de la imagen se describen a continuación:
• Mover y cambiar tamaño con celdas: Esta opción está desactivada de forma predeterminada,
pero si la selecciona (haciendo clic en el botón de opción), y cambia el ancho de las columnas
o la altura de las filas, el gráfico adyacente cambiará también. Si mueve las celdas de una sección
de la hoja de cálculo a otra sección, otra hoja de cálculo u otro libro, también se llevará el gráfico.
• Mover pero no cambiar tamaño con celdas: Esta opción, que está activada de forma
predeterminada, solo conecta el gráfico con datos adyacentes. Los cambios realizados en el
tamaño de las celdas no repercutirán en el tamaño del gráfico.
• No mover ni cambiar tamaño con celdas: Esta opción, también desactivada de forma
predeterminada, hace que los gráficos sean totalmente independientes del contenido de la hoja
de cálculo, se queden atrás si el contenido se mueve y no cambien el tamaño automáticamente
en respuesta al cambio de tamaño de las celdas de la hoja de cálculo.
• Imprimir objeto: Esta casilla está seleccionada de forma predeterminada. Simplemente significa
que si decide imprimir la hoja de cálculo o establecer un área de impresión que contenga el
gráfico, se imprime el gráfico.
• Bloqueado: Opción seleccionada de forma predeterminada. Ancla el gráfico a su actual
ubicación hasta que se desactive la opción Bloqueado. Sin embargo, tenga en cuenta que esta
opción no tiene ningún efecto a menos que la hoja de cálculo también esté protegida. Para
proteger la hoja de cálculo, vaya a la pestaña Inicio y, en el menú del botón Formato, elija
Proteger hoja. El cuadro de diálogo que se visualice le brindará opciones de protección.
• Bloquear texto: Esta opción solo pertenece a las formas que contienen texto o a los objetos
Cuadro de texto. Evita los cambios en el texto.
USO DE LOS GRÁFICOS SMARTART

Explicar las relaciones y los procedimientos complejos con los datos de una hoja de cálculo de Excel
puede ser difícil. Un gráfico SmartArt es una representación visual de información y de ideas,
tales como un organigrama, un diagrama de flujo o un proceso o diagrama de Venn. Con SmartArt,
puede explicar visualmente la historia de la hoja de cálculo por medio de una combinación de
formas y cadenas de texto sencillas.
PASO A PASO Crear un gráfico SmartArt

1. ABRIR 13 SmartArt de los archivos de datos de esta lección.
2. En la parte inferior del libro, haga clic en el icono Hoja nueva para crear una hoja nueva.
Cambie su nombre a Procesar y muévala al extremo de la fila de hojas de cálculo.
Insertar un gráfico SmartArt. Se abre el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt.
4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo aparece la lista de categorías de SmartArt.
Haga clic en la categoría Proceso.
5. Haga clic en el diagrama Flujo alternativo (véase la Figura 13-19). Este flujo empareja
un cuadro de color con el nombre de un paso del proceso con una lista con viñetas de
las tareas relacionadas con el proceso.
Flujo alternativo
Figura 13-19
Seleccionar un diagrama
SmartArt para ver una vista
previa y una descripción
del gráfico
6. Observe que cada diagrama muestra una vista previa y una descripción para ayudar a
tomar una decisión. Haga clic en ACEPTAR para empezar a crear el diagrama de flujo.
7. En el borde izquierdo del gráfico SmartArt, haga clic en el control de flecha para abrir
el panel Texto, si aún no se muestra. En el panel Texto, escriba los nombres de cada
paso del proceso (la primera viñeta) y las tareas relacionadas con cada paso (las viñetas
secundarias ubicadas bajo cada viñeta principal). Escriba el texto que se muestra en la
Figura 13-20. Excel crea el diagrama de flujo a medida que escribe el texto.
Si hace clic en el control de flecha

Panel de texto se abrirá el panel Texto
Figura 13-20
Gráfico de flujo alternativo
con texto
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 SmartArt Solution.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
266 Lección 13
Cada diagrama SmartArt empieza por un número predeterminado de objetos. Puede agregar más
objetos rápidamente haciendo clic en el botón Agregar forma del grupo Crear gráfico de la pestaña
Diseño (bajo Herramientas de SmartArt). Si el diagrama también requiere texto además de la
etiqueta que aparecerá en la forma que está agregando, también dispone del botón Agregar viñeta.
ADICIÓN DE TEXTO ALTERNATIVO A IMÁGENES

Si sus archivos de libros de Excel contienen imágenes, diagramas u otros objetos, puede usar el
Comprobador de accesibilidad para localizar posibles problemas de accesibilidad en sus archivos.
Realizar los ajustes sugeridos por el Comprobador de accesibilidad lo ayudará a asegurarse de que
alguien con discapacidades pueda leer y comprender el contenido. Puede agregar texto alternativo,
también llamado texto alt, a los objetos gráficos para hacerlos accesibles.
Adición de texto alternativo a una tabla

Puede agregar texto alternativo (texto alt) a las imágenes, así como también a otros objetos gráficos
en sus hojas de cálculo, incluso SmartArt, las formas, los gráficos y las tablas.
PASO A PASO Agregar texto alt a las imágenes y a otros gráficos.

1. ABRIR 13 Accessibility de los archivos de datos de esta lección.
2. En la hoja de cálculo Eventos de recaudación de fondos, haga clic con el botón
secundario del mouse en la imagen de la esquina superior izquierda y seleccione
Tamaño y propiedades del menú contextual.
3. En el panel Formato de imagen que se muestra del lado derecho de la hoja de cálculo,
deslícese hacia abajo, si es necesario, y haga clic en Texto alternativo. Excel muestra dos
cuadros de texto: Título y Descripción. Esa estas opciones para especificar qué se lee en
voz alta para describir el objeto.
4. En el cuadro de texto Título, escriba Give Gain Grow. En cuadro de texto Descripción,
escriba Gráfico de incentivo para la recaudación.
5. Haga clic en el gráfico Estallido debajo de los datos de la tabla. El panel cambia al panel
Formato de forma con las opciones de Texto alternativo ya expandidas. En el cuadro de
texto Título, escriba Meta superada. Deje el cuadro de texto Descripción en blanco.
6. Haga clic en la forma de flecha que aparece en la columna F. En el panel Formato
de forma, en el cuadro de texto Título, escriba Flecha arriba. En el cuadro de texto
Descripción, escriba Puntos de la cantidad total de fondos recaudados. Compare la hoja
de cálculo con la Figura 13-21. Cerrar el panel de tareas Formato de forma.
Texto alternativo agregado a una forma de flecha Sección de texto alternativo del panel de formato de formas
Figura 13-21
Adición de texto alternativo
(Texto alt) a objetos para lograr
accesibilidad
7. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 Accessibility Solution.
Inspección de los problemas de accesibilidad de un libro

Antes o después de agregar texto alternativo al libro, puede ejecutar el Comprobador de accesibilidad
para saber si tiene posibles problemas de accesibilidad en su archivo que deban ser resueltos antes
de distribuir el libro. El Comprobador de accesibilidad de encuentra en la pestaña Información en
la vista Backstage de Excel.
PASO A PASO Usar el Comprobador de accesibilidad

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego, si es necesario, haga clic en Información.
2. Haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Comprobar
accesibilidad. El panel Comprobador de accesibilidad se abre en el lado izquierdo de la
hoja de cálculo.
3. En el cuadro Resultados de la inspección, debajo de Falta texto alternativo, haga clic en
Conector recto de flecha 6 y lea la información adicional al final del panel. Observe que la
pequeña flecha está seleccionada en la hoja de cálculo, como se muestra en la Figura 13-22.
Problemas de accesibilidad que persisten en la hoja de cálculos
Figura 13-22
Comprobación de posibles
problemas de accesibilidad en
una hoja de cálculo
4. Presione Eliminar para quitar la pequeña flecha. No es necesaria en la hoja de cálculo.

La entrada relacionada desaparece del panel Comprobador de accesibilidad.
5. En el cuadro Resultados de la inspección, debajo de Celdas combinadas, haga clic en
B9:H9 (Eventos de recaudación de fondos) y lea la información adicional al final del panel.
6. Mantenga la celda combinada B9 seleccionada en la hoja de cálculo y, en la pestaña
Inicio, haga clic en el botón Combinar y centrar para eliminar la combinación del texto.
La entrada desaparece del panel Comprobador de accesibilidad, y Excel establece que
no se encontraron más problemas de accesibilidad.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y CERRAR Excel.

268 Lección 13
Proyectos
Proyecto 13-1: Adición de texto a una forma

En este proceso, practicará cómo agregar gráficos a una hoja de cálculo para mejorar el documento.

1. ABRIR el archivo 13 Cruises de esta lección.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Formas.
3. En la sección Formas básicas, haga clic en la forma Sol.
4. Dibuje la forma a la derecha de la sección México. La estrella debe tener
aproximadamente la misma altura que todas las filas de la sección México.
5. Con la forma seleccionada, haga clic en la pestaña Formato de Herramientas de dibujo,
ABRIR el menú Contorno de forma y seleccione Sin contorno.
6. Haga clic con el botón secundario del mouse en la forma y seleccione Editar texto.
Escriba EN VENTA dentro de la forma.
7. Aplique negrita al texto y centre el texto.
8. Haga clic y tome un controlador de la esquina para ajuste el tamaño del gráfico de modo
que pueda ver todas las palabras.
9. GUARDAR el libro como 13 Cruises Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
Proyecto 13-2: Mejora de una foto

En este proyecto, practicará el uso de las herramientas de mejora de las fotos.

1. ABRIR el archivo de datos 13 Enhance Photo de esta lección.
2. Seleccione la foto.
3. En la pestaña Formato de Herramientas de imagen, en el grupo Ajustar, ABRIR el menú
Color y seleccione Definir color transparente.
4. Haga clic en el fondo blanco de la foto. El fondo se vuelve transparente, y se fusiona con
el fondo azul que tiene detrás.
5. Mantenga seleccionada la foto y ABRIR el menú Efectos artísticos del grupo Ajustar.
6. Seleccione el efecto Trama de grabado.
7. Mantenga seleccionada la foto y, en la pestaña Formato de Herramientas de imagen,
en el grupo Estilos de imagen, seleccione el estilo Rectángulo sombreado .
8. GUARDAR el libro como 13 Enhance Photo Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
EXAMEN 77-727: EXCEL 2016
Número de Número
objetivo Habilidad de la matriz de lección
Crear y administrar hojas de cálculo y libros
1.1 Crear hojas de cálculo y libros
1.1.1 Crear libro 1, 2, 3
1.1.2 Importar datos desde un archivo de texto delimitado 9
1.1.3 Agregar hojas de cálculo a libros existentes 8
1.1.4 Copiar y mover hojas de cálculo 8
1.2 Navegar por hojas de cálculo y libros
1.2.1 Buscar datos en un libro 8
1.2.2 Navegar a una celda con nombre, un rango o un elemento 1
del libro
1.2.3 Insertar y eliminar hipervínculos 6
1.3 Aplicar formato a hojas de cálculo y a libros
1.3.1 Cambiar el color de las pestañas de las hojas de cálculo 8
1.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de cálculo 8
1.3.3 Cambiar el orden de la hoja de cálculo 8
1.3.4 Modificar la configuración de la página 3
1.3.5 Insertar y eliminar columnas o filas 7
1.3.6 Cambiar temas del libro 7
1.3.7 Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas 2, 7
1.3.8 Insertar encabezados y pies de página 7
1.4 Personalizar las opciones y las vistas de las hojas de cálculo y
de los libros
1.4.1 Ocultar y mostrar hojas de cálculo 8
1.4.2 Ocultar o mostrar filas y columnas 7
1.4.3 Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido 1, 3
1.4.4 Cambiar las vistas de un libro 1, 7
1.4.5 Cambiar las vistas de ventana 1, 8
1.4.6 Modificar las propiedades de un documento 2
1.4.7 Cambiar el aumento con las herramientas de zoom 8
272
Número de Número
1.4.8 Mostrar fórmulas 4

1.5 Configurar las hojas de cálculo y los libros para la distribución
1.5.1 Establecer un área de impresión 3
1.5.2 Guardar libros en formatos de archivo alternativos 2
1.5.3 Imprimir un documento completo o una parte del documento 3
1.5.4 Establecer la escala de impresión 3, 7
1.5.5 Mostrar títulos de columnas y de filas repetidos en hojas de 7
cálculo de varias páginas
1.5.6 Inspeccionar las propiedades ocultas o la información 11
personal de un documento
1.5.7 Inspeccionar los problemas de accesibilidad de un libro 13
1.5.8 Inspeccionar los problemas de compatibilidad de un libro 2
Administrar celdas y rangos de datos
2.1 Insertar datos en celdas y en rangos
2.1.1 Reemplazar datos 2, 8
2.1.2 Cortar, copiar y pegar datos 2
2.1.3 Pegar datos con las opciones de pegado especial 6, 7
2.1.4 Llenar celdas usando Autorrellenar 2
2.1.5 Insertar y eliminar celdas 2, 6
2.2 Aplicar formato a celdas y rangos
2.2.1 Combinar celdas 6
2.2.2 Modificar la alineación y la sangría de una celda 6
2.2.3 Aplicar formato a las celdas con Copiar formato 6
2.2.4 Ajustar texto dentro de las celdas 6
2.2.5 Aplicar formatos de número 2, 6
2.2.6 Aplicar formatos de celda 6
2.2.7 Aplicar estilos de celda 6
2.3 Resumir y organizar datos
2.3.1 Insertar minigráficos 12
2.3.2 Esquematizar datos 9
2.3.3 Insertar subtotales 9
2.3.4 Aplicar formato condicional 6
Apéndice A 273
Número de Número
Crear tablas
3.1 Crear y administrar tablas
3.1.1 Crear una tabla de Excel desde un rango de celdas 9
3.1.2 Convertir una tabla en un rango de celdas 9
3.1.3 Agregar o quitar filas y columnas de una tabla 9
3.2 Administrar estilos y opciones de tabla
3.2.1 Aplicar estilos a tablas 9
3.2.2 Configurar opciones de estilo de tabla 9
3.2.3 Insertar total de filas 9
3.3 Filtrar y ordenar una tabla
3.3.1 Filtrar registros 9
3.3.2 Ordenar datos en varias columnas 9
3.3.3 Cambiar el criterio de orden 9
3.3.4 Eliminar registros duplicados 9
Realizar operaciones con fórmulas y funciones
4.1 Resumir datos con funciones
4.1.1 Insertar referencias 4
4.1.2 Realizar cálculos con la función SUMAR 5
4.1.3 Realizar cálculos con las funciones MIN y MAX 5
4.1.4 Realizar cálculos con la función CONTAR 5
4.1.5 Realizar cálculos con la función PROMEDIO 5
4.2 Realizar operaciones condicionales con funciones
4.2.1 Realizar operaciones lógicas con la función SI 10
4.2.2 Realizar operaciones lógicas con la función SUMAR.SI 10
4.2.3 Realizar operaciones lógicas con la función PROMEDIO.SI 10
4.2.4 Realizar operaciones lógicas con la función CONTAR.SI 10
4.3 Aplicar formato a un texto y modificarlo con funciones
4.3.1 Aplicar formato al texto usando las funciones DERECHA, 10
IZQUIERDA Y MED
4.3.2 Aplicar formato al texto usando las funciones MAYUSC, 10
MINUSC y NOMPROPIO
4.3.3 Aplicar formato al texto usando la función CONCATENAR 10
274
Número de Número
Crear gráficos y objetos
5.1 Crear gráficos
5.1.1 Cree un nuevo gráfico 12
5.1.2 Agregar series de datos adicionales 12
5.1.3 Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen 12
5.1.4 Analizar datos con Análisis rápido 12
5.2 Aplicar formato a un gráfico
5.2.1 Cambiar el tamaño de gráficos 12
5.2.2 Agregar y modificar elementos del gráfico 12
5.2.3 Aplicar estilos y diseños de gráfico 12
5.2.4 Mover gráficos a la hoja de gráficos 12
5.3 Insertar objetos y aplicar formato
5.3.1 Insertar cuadros de texto y formas 13
5.3.2 Insertar imagen 13
5.3.3 Modificar las propiedades de un objeto 13
5.3.4 Agregar texto alternativo a objetos para lograr accesibilidad 13
A series de datos 229–230 área de impresión, configuración 36–37
abrir aplicar área de trazado (elemento de gráfico) 228
archivos no nativos 133 estilos a formas 255–256 argumentos
Excel 2–3 formatos condicionales 92–95 Sintaxis de SUMAR.SI 172
acceder formatos de número 80–82 Argumentos de función, cuadro de
opciones de impresión 39–40 diálogo 173
plantillas 44–46
Aplicar formato como menú Tabla 154
Vista Backstage 36 arrastre de límites 99
aceptar cambios (control de cambios) 208 aplicar formatos
asignar palabras clave 32–33
activar o desactivar el control de celdas
Asistente para importar texto 133
cambios 204–205 ajustar texto 83–84
alinear contenido y aplicar sangría a atributos de carácter, aplicación 78–79
ADECUADO, función 190
contenido 74–75 atributos de carácter especiales,
Administrador de nombres 58 aplicación de formatos de número 80–82 aplicación 78–79
Administrador de reglas, aplicación de aplicar atributos de carácter 78–79 atributos de estilo 90
formatos condicionales 93–95 Cambio del Color de fuente 77–78 atributos de la celda
agregar colocación de bordes alrededor de las
filtrar datos 148–149
comandos para la barra de herramientas de celdas. 85
ordenar datos 142–143
acceso rápido 4 combinación y división de celdas 84–85
Autofiltro personalizado 146–147
comentarios en libros 210–212 Copiar formato 86–87
datos hipervinculados 90–92 Autofiltro personalizado, cuadro de
cuadros de texto 253–254
Elección de fuentes y de tamaños de diálogo 147
filas o columnas a tablas 158–159
fuente 75–77 Autorrelleno 25–27
formas en hojas de cálculo 250–252
saltos de página 108–109 estilos 88–90 Autosuma 12, 63
series de datos en gráficos 234–235 formatos condicionales 92–95
texto a formas 252–253 Inicio, pestaña 70 B
texto alternativo, imágenes 266–268 insertar/eliminar 71–73 barra de fórmulas, muestra de fórmulas 50
texto, gráficos 228–229 Opciones de pegado especial 87–88
Barra de herramientas de acceso rápido 3–4
agrupar rellenado de celdas con color 79–80
gráficos 225–228, 254–258 personalización 41–42
datos 149–151 bordes, aplicación alrededor de las celdas 85
apilar gráficos superpuestos 257–258
ajuste de texto (celdas) 83–84 Bordes, botón 86
aplicación y cambio de estilos 255–256
ALEATORIO.ENTRE, función 197 cambiar el tamaño 256 borrado del contenido de la celda 23–24
ALEATORIO, función 197 Diseño rápido 226–228 Botón Alineación central 74
Alineación superior, botón 74 Estilo rápido 226 Botón Alineación derecha 74
alineación vertical 74 formato manual 228–231
Botón Alineación izquierda 74
Alinear el contenido de la celda 74–75 girar 257–258
hojas de cálculo 97 botón Aplicar formato 231
Alinear en el medio, botón 74 Botón Cambiar fila/columna 218
encabezados y pies de página 105–106
Alinear en la parte inferior, botón 74 filas y columnas 98–103 Botón Compartir libro 204
altura, filas 99–100 líneas de cuadrícula 104–105 Botón Correcciones 259
ancho, columnas 99–100 preparar documentos para su
Botón Diseño de la imagen 263
ancho (columnas), cambio 20–21 impresión 107–113
temas 103–104 Botón Efectos de forma 263
anexo de datos a una hoja de cálculo 136–137
tablas, Estilo rápido 154–155 Botón Elementos de gráfico 227, 232
anotaciones 201 texto Botones de alineación 74
apilar gráficos superpuestos 257–258 cuadros de texto 253 Botones Insertar función 173
aplicación de formato manualmente al aplicar sangría al contenido de la celda 74–75
botón Estilos de gráfico 228
contenido de una celda 73–86 archivos de hoja de cálculo. Ver libros Botón Filtros de gráficos 228, 233
aplicación manual de formato a los archivos no nativos, abrir 133
gráficos 228–231 botón Hipervínculo 90
Área de Configuración de impresión (vista Botón Insertar gráfico de columnas 221
edición o adición de texto 228–229 Backstage) 39
líneas del borde 230–231 Botón Insertar WordArt 254
área de gráfico (elemento de gráfico) 228
275
276 Índice
Botón Modificar comentario 212 celdas. 85 cómo iniciar Excel 2–3

Botón Quitar todo, encabezados y pies de combinación y división de celdas 84–85 Comprobador de accesibilidad 267–268
página 202 Copiar formato 86–87 CONCATENAR, función 191–192
Botón Tablas dinámicas recomendadas 241 datos hipervinculados 90–92
configuración
Elección de fuentes y de tamaños de
Buscar, comando 126 área de impresión 36–37
fuente 75–77
BUSCARH, función 181–182 estilos 88–90 Configuración de recorte (Panel Formato de
BUSCARV, función 179–181 Formatos condicionales 92–95 imagen) 260
Buscar y seleccionar 12 Inicio, pestaña 70 configurar
búsqueda insertar/eliminar 71–73 control de cambios, opciones 205–206
Opciones de pegado especial 87–88 orientación de la hoja de cálculo 111–112
plantillas 45
rellenado de celdas con color 79–80 Configurar página, cuadro de diálogo
Búsqueda de imágenes de Bing 249
definición 3 pestaña Hoja 107
edición de contenido 21–23
C pestaña Márgenes 110
eliminación y borrado de contenido 23–24 constantes (operandos) 50
cambiar. Ver también modificación, intervalo 25
edición Construcción de gráficos 217–225
Ir a, comando 8–9
color de fuente 77–78 cinta 1 gráficos de barras 223–225
criterio de orden de una tabla 161 Gráficos recomendados 222–223
personalización 42–44
estilos, gráficos 255–256 seleccionar datos 218–220
color
vistas de libro y de ventana 5–7 selección de gráfico para los
cambio del color de las pestañas 120–121 datos 220–222
cambiar el tamaño
color de fondo Sin relleno (borrar) 79 tipos de gráficos 217
gráficos 235–236, 256
color de fuente CONTARA, función 64–65
Cambiar imagen, botón 248
cambiar 77–78 CONTARBLANCO, función 64–65
cambiar la posición de las hojas de
Color de relleno, botón 79 CONTAR, función 64–65
cálculo 119
Colores, cuadro de diálogo 79 CONTAR.SI.CONJUNTO,
Cambiar tipo de gráfico, botón 236
Color (Herramienta de imagen) 260–261 función 176–177
Cambie las opciones de tipo de archivo
(vista Backstage) 18 Color, menú 260 CONTAR.SI, función 175–176
cambio color, rellenado de celdas 79–80 Contorno de la forma, botón 230
anchos de columna 20–21 columnas (hojas de cálculo) contraer datos, esquemas 152–153
cambio de nombre cambiar entre filas y columnas 237–238 contraseñas, protección de libros 198
hojas de cálculo 118–119 Cambio de ancho 20–21 controlador de relleno 25
Característica de Formas 250 definición 3
Controladores de recorte 260
insertar/eliminar 98–99
Categoría de flechas de bloque (característica controladores de tamaño 235
modificar el ancho 99–100
de Formas) 250 controladores de tamaño de esquina 235
ocultar/mostrar 101–102
Categoría de formas básicas (característica de repetición de impresión de títulos 107–109 controladores (gráficos) 251
Formas) 250 comando Combinar celdas 84 control de cambios 204–210
Categoría de formas de ecuación Comando de control de cambios 204 aceptar cambios de otro usuario 208
(característica de Formas) 250
comando Deshacer 4 activar o desactivar el control de
Categoría de gráfico de flujo (característica cambios 204–205
comando Ir a 8–9
de Formas) 250 configurar las opciones de control de
comando Mostrar 121
Categoría de llamadas (característica de cambios 205–206
Formas) 250 Comando Opciones de corrección de
eliminar cambios 207–208
imágenes 260
Categoría Estrellas y cintas (Característica de eliminar el estado compartido de un
Formas) 250 comando Rehacer 4 libro 209–210
Categoría Líneas (característica de comandos insertar cambios realizados 206–208
Formas) 250 agregar a la barra de acceso rápido 4 rechazo de los cambios de otro
Deshacer 4 usuario 209–210
Categoría Rectángulos (característica de
Dividir 6 convertir
Formas) 250
Ir a 8–9 tablas en rangos 163
celdas activas (hojas de cálculo) 3
Rehacer 4 texto a columnas, fórmulas
celdas (hojas de cálculo) Comandos de grupo Ilustraciones 247 avanzadas 187–188
aplicar formatos Comandos de grupos de celda 115–116 copiado
ajustar texto 83–84 datos 30–31
Comandos de grupos de edición 115–116
alinear contenido y aplicar sangría a mouse 29–31
contenido 74–75 comandos de grupo Texto 247
copiar
aplicación de formatos de número 80–82 combinar celdas 84–85
formato de celdas, Copiar formato 86–87
aplicar atributos de carácter 78–79 Combinar y centrar, botón 84
hojas de cálculo 116–118
Cambio del Color de fuente 77–78 comentarios 201 Copiar formato 41
colocación de bordes alrededor de las agregar a libros 210–212
Índice 277
copiado de anchos de columna 100 quitar duplicados 162 adición y traslado de saltos de
copiar formato de celda 86–87 ver datos con un filtro página 108–109
Correcciones de segmentación 162–163 configuración de la orientación 111–112
(Herramienta de imagen) 259–260 importar 133 establecer márgenes 109–110
Cortado y pegado de datos 31 abrir archivos no nativos 133 repetición de la impresión de títulos en
creación de rangos de celdas 58–60 anexo de datos a una hoja de filas y en columnas 107–109
cálculo 136–137
criterio de orden, tabla 161
datos externos 135–136 E
Cuadro de diálogo Argumentos de función Integridad 137–141 edición
BUSCARV 181 permiso para escribir valores específicos contenido de la celda 21–23
Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar 126 en las celdas 139–140 propiedades de libro 32–33
Cuadro de diálogo Cambiar nombre de remoción de filas duplicadas de hojas de edición de arrastrar y colocar 29
grupo 43 cálculo 140–141
Edición, grupo 12
cuadro de diálogo Cambiar tipo de restricción de entradas de celdas a ciertos
tipos de datos 137 editar. Ver también modificación, cambio
gráfico. 236–237
macros 164–167 comentarios 211–212
Cuadro de diálogo Insertar imagen 249 texto, gráficos 228–229
grabar macros 164–166
Cuadro de diálogo Inspector de seguridad 166–167 Efecto artístico Boceto con lápiz 261
documentos 202 ordenar 141–144 Efecto artístico Pincel 261
cuadro de diálogo Ir a 9 atributos de la celda 142–143 Efecto Dibujo de línea
cuadro de diálogo Ir a Especial 9 criterio único 141–142 (Efectos artísticos) 262
Cuadro de diálogo Ordenar 142 múltiples criterios 141 Efectos 103
Cuadro de diálogo Proteger hoja 198 pegado 30–31
Efectos artísticos Cristal 261
resumen, función SUMA 63–64
Cuadro de diálogo Seleccionar tabla 135 Efectos artísticos
resumir condicionalmente, fórmulas
Cuadro de diálogos Importar datos 134 avanzadas 172–179 (Herramienta de imagen) 261–262
Cuadro de nombres 58 CONTAR.SI.CONJUNTO, Efectos de formas, botón 229, 255
Cuadro de texto, botón 229, 253 función 176–177 eje (elementos del gráfico) 228
cuadros de texto CONTAR.SI, función 175–176 elementos
PROMEDIO.SI.CONJUNTO,
agregar 253–254 agregar a gráficos 232
función 178–179
Aplicación de formato a texto 253 eliminación
PROMEDIO.SI, función 177–178
Cursiva, botón 78 contenido de la celda 23–24
SUMAR.SI.CONJUNTO,
función 174–176 eliminar
D cambios realizados 207–208
SUMAR.SI, función 172–174
datos seguridad 196–204 celdas 72–73
agrupar/desagrupar 149–151 Inspector de documentos 201–203 comentarios 212
búsqueda de datos en un libro, fórmulas marcado un documento como final. 203 filas/columnas 98–99
avanzadas 179–182 protección de hojas de cálculo 196–198 hojas de cálculo 122
BUSCARH, función 181–182 protección un libro 198–201 Eliminar duplicados, cuadro de diálogo 140
BUSCARV, función 179–181 selección de gráfico 220–222 encabezado de fila 99
Contracción de grupos de datos en un selección de gráficos 218–220 encabezado de la columna 99
esquema 152–153 subtotal en esquemas 152–154 encabezados 201
copiado 30–31 datos con esquema automático 151–152
mouse 29–31 insertar 105–106
datos, encontrar y reemplazar 126–128 encontrar datos, hojas de cálculo 126–128
entrar en hojas de cálculo 19–20
datos externos, importar 135–136 escritura
esquema automático 151–152
filtrar 144–149 datos hipervinculados, formato datos, hojas de cálculo 19–20
atributos de la celda 148–149 de celdas 90–92 fechas, hojas de cálculo 24–25
Autofiltro personalizado 146–147 DERECHA, función 188–189 referencias de celda relativas 53
filtro automático 144–145 desagrupar ESPACIOS, función 189–190
formato de tabla 154–164 datos 149–151 establecer márgenes 109–110
agregar o quitar filas o columnas 158–159 Diagrama de flujo alternativo 265 Estilo de trama, cuadro 79
aplicación de formatos a una tabla con dibujar líneas 251 Estilo imagen
un Estilo rápido 154–155
Diseño rápido (Herramientas de imagen) 262–263
cambiar el criterio de ordenación 161
conversión de una tabla en rango 163 Aplicación de formato a un gráfico 226–228 Estilo rápido
definición de un título para una Distribuido, botón 74 Aplicación de formato a un gráfico 226
tabla 155–157 dividir celdas combinadas 84–85 estilos
eliminación de estilos de las tablas. 155 Dividir, comando 6 aplicación a formas 255–256
Fila de totales, comando 157–158 dividir ventanas 6–7 aplicación de formato de celdas 88–90
filtrar registros 160–161 aplicación o cambio de gráficos 255–256
documentos
ordenar datos 161 Estilos de celda, galería 89
preparar para la impresión 107–113
278 Índice
Estilos, grupo 12 CONCATENAR, función 191–192 Grabar macro, cuadro de diálogo 164
Estilos rápidos, formato de tablas 154–155 convertir texto en columnas 187–188 grabar macros 164–166
etiquetas de datos DERECHA, función 188–189 gráfico de barras agrupadas 223
ESPACIOS, función 189–190
(elementos de gráfico) 228 gráfico de barras apiladas 223
INFERIOR, función 191–192
IZQUIERDA, función 188 gráfico de barras paralelas 223
F
MED, función 189 gráficos. Ver también imágenes
fechas SUPERIOR, función 190 aplicar formatos 225–228, 254–258
Escritura en hojas de cálculo 24–25 resumen datos en forma apilar gráficos superpuestos 257–258
Fila de totales, comando 157–158 condicional 172–179 aplicación y cambio de estilos 255–256
filas (hojas de cálculo) CONTAR.SI.CONJUNTO, cambiar el tamaño 256
cambiar entre filas y columnas 237–238 función 176–177 Diseño rápido 226–228
definición 3 CONTAR.SI, función 175–176 Estilo rápido 226
modificar la altura 99–100 PROMEDIO.SI.CONJUNTO, formato manual 228–231
ocultar/mostrar 101–102 función 178–179 girar 257–258
repetición de impresión de títulos 107–109 PROMEDIO.SI, función 177–178 construcción 217–225
filtrar SUMAR.SI.CONJUNTO, gráficos de barras 223–225
datos 144–149 función 174–176 Gráficos recomendados 222–223
atributos de la celda 148–149 SUMAR.SI, función 172–174 seleccionar datos 218–220
Autofiltro personalizado 146–147 Fuente, grupo 12 selección de gráfico para los
filtro automático 144–145 fuentes datos 220–222
registros de tabla 160–161 formato de celdas 75–77 tipos de gráficos 217
filtro automático 144–145 funciones Gráficos dinámicos 243–244
Herramientas de análisis rápido
personalizado 146–147 ADECUADO 190
formato condicional 240
formas ALEATORIO 197
minigráficos 237–239
definido 250 ALEATORIO.ENTRE 197
Totales 239
insertar en hojas de cálculo 250–252 BUSCARH 181–182
insertar en hojas de cálculo 248–250
formato condicional 240 BUSCARV 179–181
adición de texto a las formas 252–253
Formato condicional, menú 92 CONCATENAR 191–192
cuadros de texto 253–254
CONTAR 64–65
formato de archivo PDF/XPS 18 formas 250–252
CONTARA 64–65
Formato de celdas, cuadro de diálogo 5, 74–75 gráficos SmartArt 264–266
CONTARBLANCO 64–65
Formato de forma, panel 252 imágenes de archivo 248
CONTAR.SI 175–176
imágenes en línea 248–250
Formato de imagen, panel 260 CONTAR.SI.CONJUNTO 176–177
líneas 251
Formato de número, menú 80 DERECHA 188–189
mejoras gráficas 259–265
ESPACIOS 189–190
formatos condicionales, aplicación 92–95 texto alternativo 266–268
fórmulas avanzadas y 171
formatos de archivo WordArt 253–254
INFERIOR 191–192
guardado de libros 18–19 modificar 231–237
IZQUIERDA 188
formatos de número, aplicación 80–82 adición de series de datos 234–235
MAX 67–68
agregar elementos 232
fórmulas MAYUSC 190
cambiar el tamaño 235–236
avanzado. Ver fórmulas avanzadas MED 189
cambiar entre filas y columnas 237–238
mostrar 49–51 MIN 66–67
Cambio del tipo de gráfico 236–237
orden de operaciones 51–52 O 185–186
mover 220
rangos de celdas 58–61 PROMEDIO 65–66
Tablas dinámicas 241–243
referencias de celda absolutas 54–55 PROMEDIO.SI 177–178
gráficos circulares 217, 218–219, 220, 222
referencias de celda externas 56–58 PROMEDIO.SI.CONJUNTO 178–179
SI 183–184 gráficos combinados 217
referencias de celda mixtas 55–56
referencias de celda relativas 52–54 SUMA 63–64 gráficos de anillos 217
Fórmulas SUMAR.SI 172–174 gráficos de área 217
operadores de concatenación de texto 49 SUMAR.SI.CONJUNTO 174–176 gráficos de barras 217, 223–225
fórmulas avanzadas funciones de lógica condicional
gráficos de burbujas 217, 220
Adición de funciones de lógica adición a las fórmulas 183–187
gráficos de columnas 217, 220, 222
condicional 183–187 O, función 185–186
SI, función 183–184 gráficos de cotizaciones 217
O, función 185–186
funciones estadísticas 63–65 gráficos de dispersión 217
SI, función 183–184
búsqueda de datos en un libro 179–182 gráficos de líneas 217, 220, 222
BUSCARH, función 181–182 G gráficos de superficie 217
BUSCARV, función 179–181 galería de estilos de forma 231, 255 gráficos insertados 220
funciones y 171 Galería de estilos de WordArt 253 gráficos radiales 217
modificar texto 186–193 girar gráficos 257–258 Gráficos recomendados, botón 222–223
Índice 279
gráficos SmartArt 264–266 definición 2 mejoras gráficas 259–265

gráficos superpuestos, superponer 257–258 edición de contenido de celda 21–23 texto alternativo 266–268
Gráficos XY (de dispersión) 217 eliminar 122 WordArt 253–254
escritura de datos 19–20 Imágenes, botón 248
Grupo Celdas 12
escritura de fechas 24–25 imágenes de archivo
Grupo Crear gráfico (pestaña Diseño) 266 formato de celdas insertar en hojas de cálculo 248
Grupo de alineación 12 ajustar texto 83–84 Imágenes de Bing, inserción en hojas de
Grupo de Portapapeles 12 alinear contenido y aplicar sangría a cálculo 248–249
Grupo Estilos de forma 255 contenido 74
imágenes de dominio público 249
aplicación de formatos de número 80–82
Grupo Organizar Imágenes duotono 260
aplicar atributos de carácter 78–79
(Herramientas de dibujo) 257 imágenes en línea
Cambio del Color de fuente 77–78
grupos colocación de bordes alrededor de las insertar en hojas de cálculo 248–250
grupos de comandos 1 celdas. 85 Imágenes en línea, botón 248
Vistas de libro combinación y división de celdas 84–85 Imágenes protegidas por Copyright 249
cómo cambiar vistas 5–7 Copiar formato 86–87
importar
grupos de comandos 1 datos hipervinculados 90–92
Grupo Vistas de libro elección de fuentes y de tamaños de datos 133–137
fuente 75–77 abrir archivos no nativos 133
cómo cambiar vistas 5–7
estilos 88–90 anexo de datos a una hoja de
guardado
formatos condicionales 92–95 cálculo 136–137
libros 14–19 datos externos 135–136
distintos formatos de archivo 18–19 insertar/eliminar 71–73
Opciones de pegado especial 87–88 Importar archivo de texto, cuadro de
guardado con un nombre diferente 16–17 diálogo 133
guardado en formato de rellenado de celdas con color 79–80
imprimir 37–38 imprimir
Excel anterior 17–18
nombrar y guardar 14–15 Inserción de imágenes y de formas 248–250 hojas de cálculo 107–113
OneDrive 15–16 adición de texto a las formas 252–253 adición y traslado de saltos de
cuadros de texto 253–254 página 108–109
H formas 250–252 configuración de la orientación 111–112
gráficos SmartArt 264–266 establecer márgenes 109–110
Herramientas de análisis rápido
imágenes de archivo 248 líneas de cuadrícula 104–105
formato condicional 240 imágenes en línea 248–250 repetición de la impresión de títulos en
minigráficos 237–239 líneas 251 filas y en columnas 107–109
Totales 239 mejoras gráficas 259–265 Vista Backstage 36–40
Herramientas de imagen texto alternativo 266–268 aplicación de opciones de
adición de mejoras gráficas 259–265 WordArt 253–254 impresión 39–40
Color 260–261 insertar en hojas de cálculo 121 hojas de cálculo 37–38
Correcciones 259–260 navegar 8–9 libros 38–39
Efectos artísticos 261–262 ocultar/mostrar 120–121 selección del área de impresión 36–37
Estilos de imagen 262–263 protección de datos 196–198 imprimir títulos, filas y columnas 107–109
Propiedades de imagen 264 quitar filas duplicadas 140–141 INFERIOR, función 191–192
Restablecer imagen 263–264 rellenado de serie con autorrellenar 25–27 Información en pantalla
hipervínculos rellenado de serie con relleno rápido 28–29
definición 3
insertar 90 trabajo con múltiples hojas de
Información en pantalla mejorada 3
quitar 91–92 cálculo 122–124
hojas de cálculo zoom/inmovilizado para cambiar la vista Inicio, pestaña 12, 70
Aplicación de formatos a gráficos 254–258 en pantalla 124–126 inmovilizar, cambio de la vista en
apilar gráficos superpuestos 257–258 hojas de cálculo en icono vertical 124 pantalla 124–126
aplicación y cambio de estilos 255–256 insertar
cambiar el tamaño 256 I cambios realizados 206–208
girar 257–258 imágenes. Ver también imágenes, gráficos; celdas 71–72
aplicar formatos 97 Ver también imágenes, gráficos comentarios 210–211
encabezados y pies de página 105–106 copyright 249 encabezados y pies de página 105–106
filas y columnas 98–103 dominio público 249 filas/columnas 98–99
líneas de cuadrícula 104–105 duotono 260 hipervínculos 90
preparar documentos para su insertar en hojas de cálculo 248–250 hojas de cálculo en libros 121
impresión 107–113 adición de texto a las formas 252–253 imágenes en hojas de cálculo
temas 103–104 cuadros de texto 253–254 adición de texto a las formas 252–253
buscar y reemplazar datos 126–128 gráficos SmartArt 264–266 cuadros de texto 253–254
cambiar la posición 119 imágenes de archivo 248 formas 250–252
Cambio de color de las pestañas 120–121 imágenes en línea 248–250 gráficos SmartArt 264–266
cambio de nombre 118–119 líneas 251 imágenes de archivo 248
copiar 116–118 imágenes en línea 248–250
280 Índice
líneas 251 libros compartidos Mostrar hoja, comando 121

mejoras gráficas 259–265 Eliminación de estado compartido 209–210 mouse
texto alternativo 266–268 protección de una hoja de cálculo 196–198 copiado de datos 29–31
WordArt 253–254 protección un libro 198–201 copiar hojas de cálculo 118
Insertar, cuadro de diálogo 71 libros en blanco, muestra 1 mover
Insertar gráfico, cuadro de diálogo 224 libros existentes, navegación 7–9 gráficos 220
Insertar gráfico SmartArt, botón 265 límites (filas y columnas) 99 saltos de página 108–109
Inspector de documentos 201–203 líneas de borde, gráficos 230–231 Mover gráfico, botón 220
integridad de datos 137–141 líneas de cuadricula, aplicar formatos a hojas Mover o copiar, cuadro de diálogo 116–117
permiso para escribir valores específicos en de cálculo 104–105 múltiples hojas de cálculo 122–124
las celdas 139–140 líneas, dibujar 251
remoción de filas duplicadas de hojas de N
cálculo 140–141 M navegar
restricción de entradas de celdas a ciertos
macros 164–167 hojas de cálculo 8–9
tipos de datos 137
registros 164–166 libros existentes 7–9
IZQUIERDA, función 188
seguridad 166–167 Negrita, botón 78
J marcado un documento como final. 203 Nombre nuevo, cuadro de diálogo 59
Marcar como final, comando 203–204 nombres de rango (celdas) 58–60
Justificar, botón 74
márgenes, configurar 109–110 nomenclatura
L Márgenes, menú 111 libros 14–15
leyenda (elemento de gráfico) 228 MAX, función 67–68 Nueva regla de formato, cuadro de
Mayor que, cuadro de diálogo 92 diálogo 92
libros 50
MED, función 189 Números, grupo 12
agregar comentarios 210–212
búsqueda de datos, fórmulas Menú Formato de número 81–82 O
avanzadas 179–182 Menú Fuente 76
BUSCARH, función 181–182 ocultar
menú Inicio 2
BUSCARV, función 179–181 filas/columnas 101–102
menús hojas de cálculo 120–121
Comprobador de accesibilidad 267–268
control de cambios 204–210 Inicio 2 O, función 185–186
aceptar cambios de otro usuario 208 metadatos 249 OneDrive
activar o desactivar el control de MIN, función 66–67 guardar libros 15–16
cambios 204–205 Minibarra de herramientas 77 inserción de imágenes en hojas de
configurar las opciones de control de Minigráficos (Herramienta de Análisis cálculo 249–250
cambios 205–206 rápido) 237–239 opción Bloqueado
eliminar cambios 207–208 (propiedades de imagen) 264
modificar. Ver también cambio, edición
eliminar el estado compartido de un
altura de fila 99–100 opción Bloquear texto (propiedades de
libro 209–210
ancho de columna 99–100 imagen) 264
insertar cambios realizados 206–208
rechazo de los cambios de otro gráficos 231–237 Opciones de Excel, cuadro de diálogo 4, 42
usuario 209–210 adición de series de datos 234–235 opciones de impresión, aplicación 39–40
creación desde el principio 13–14 agregar elementos 232 Opciones de pegado especial 87–88
definición 2 cambiar el tamaño 235–236
opción Imprimir objeto (propiedades de
edición de propiedades 32–33 cambiar entre filas y columnas 237–238
imagen) 264
guardar 14–19 Cambio del tipo de gráfico 236–237
texto, fórmulas avanzadas 186–193 operadores aritméticos 51
distintos formatos de archivo 18–19
ADECUADO, función 190 operadores de cálculo 50
guardado con un nombre
diferente 16–17 CONCATENAR, función 191–192 operadores de comparación 51
guardado en formato de convertir texto en columnas 187–188 operandos 50
Excel anterior 17–18 DERECHA, función 188–189
ordenar
nombrar y guardar 14–15 ESPACIOS, función 189–190
INFERIOR, función 191–192 datos 141–144
OneDrive 15–16 atributos de la celda 142–143
imprimir 38–39 IZQUIERDA, función 188
MED, función 189 criterio único 141–142
insertar hojas de cálculo 121 múltiples criterios 141
muestra de libro en blanco 1 SUPERIOR, función 190
Modo Edición 23 datos de tabla 161
seguridad 196–204 orden de operaciones, fórmulas 51–52
Inspector de documentos 201–203 mostrar
organización de hojas de cálculo 116–122
marcado un documento como fórmulas 49–51
final. 203 hojas de cálculo 120–121 Cambio de color de las pestañas 120–121
protección de hojas de cálculo 196–198 cambio de nombre de una hoja de
mostrar filas/columnas 101–102
protección un libro 198–201 cálculo. 118–119
Mostrar fórmulas, botón 52–54
Índice 281
copia de hojas de cálculo 116–118 acceso 44–46 Restablecer imagen (Herramienta de

eliminar hojas de cálculo 122 buscar 45 Imagen) 263–264
insertar en hojas de cálculo 121 definido 13 resumir datos condicionalmente, fórmulas
ocultar/mostrar 120–121 plantillas disponibles 2–3 avanzadas 172–179
reposicionamiento en los libros 119 PROMEDIO, función 65–66 CONTAR.SI.CONJUNTO,
orientación (hojas de cálculo) 111–112 PROMEDIO.SI.CONJUNTO, función 176–177
función 178–179 CONTAR.SI, función 175–176
P PROMEDIO.SI, función 177–178 PROMEDIO.SI.CONJUNTO,
palabras clave, asignación 32–33 Propiedades de la imagen (Herramientas de función 178–179
Paleta de color de fuente 77 imagen) 264 PROMEDIO.SI, función 177–178
panel Campos de Tabla dinámica 242 propiedades del documento 201 SUMAR.SI.CONJUNTO,
función 174–176
Panel de Vista previa de impresión 37 propiedades (libros), edición 32–33
SUMAR.SI, función 172–174
Panel Formato del área del gráfico 231 protección
Panel Formato de serie de datos 230 hojas de cálculo 196–198 S
pegado libros 198–201 saltos de página, adición y traslado 108–109
datos 30–31 Proteger y compartir libro, comando 204 saturación 260
personalizar Punteros de copia 29 segmentación de datos, vista de datos de la
Barra de herramientas de acceso rápido 4 punteros de movimiento 29 tabla 162–163
Excel 40–44 seguridad, datos 196–204
Barra de herramientas de acceso Q
Inspector de documentos 201–203
rápido 41–42 quitar marcado un documento como final. 203
cinta 42–44 duplicados en tablas 162 protección de hojas de cálculo 196–198
Pestaña Archivo estado compartido de un libro 209–210 protección un libro 198–201
acceso a la vista Backstage 36 estilos de tablas 155 seguridad, macros 166–167
Pestaña Datos 132 filas duplicadas de hojas de cálculo Selector de cuadro de diálogo 5
Pestaña Exportar 18 140–141
Selector de cuadro de diálogo Estilos de
pestaña Fórmulas 49, 63, 170 filas o columnas a tablas 158–159
forma 230
Pestaña Herramientas de gráficos 216 hipervínculos 91–92
Selector de cuadro de diálogo Fuente 229
Pestaña Herramientas de tabla dinámica 243 R Selector de cuadro de diálogo Gráficos 224
pestaña Hoja 107 rango, celdas 25 Separar celdas, comando 84
Pestaña Insertar 216, 247 rango de celdas, fórmulas 58–61 serie natural 27
pestaña Márgenes 110 rechazo de cambios series de datos (elemento de gráfico) 228
Pestaña Revisar 196 (control de cambios) 209–210 agregar a gráficos 234–235
pestañas 51 Reemplazar, comando 127 aplicación manual de formato a los
Archivo reemplazo de datos, gráficos 229–230
acceso a la vista Backstage 36 hojas de cálculo 126–128 SI, función 183–184
cambio del color de las pestañas 120–121 referencia a datos 51 Sombra (Efecto de forma) 255
Datos 132 Subrayado, botón 78
hojas de cálculo 57–58
Exportar 18
referencia a datos 56–57 Subtotal, cuadro de diálogo 153
Fórmulas 63, 170
referencias de celda absolutas 54–55 subtotal de datos en esquemas 152–154
Herramientas de gráficos 216
Herramientas de tabla dinámica 243 referencias de celda externas 56–58 SUMA, función 63–64
Hoja 107 referencias de celda mixtas 55–56 SUMAR.SI.CONJUNTO,
Home 12, 70 referencias de celda relativas 56–58 función 174–176
Insertar 216, 247 referencias de celdas, fórmulas y 52–58 SUMAR.SI, función 172–174
Márgenes 110 SUPERIOR, función 190
definido 52
pestañas de comandos 1
referencias de celda absolutas 54–55
Revisión 196 T
referencias de celda externas 56–58
Todos los gráficos (cuadro de diálogo
referencias de celda mixtas 55–56 tablas, datos 154–164
Insertar tabla) 224
referencias de celda relativas 52–54 agregar o quitar filas o columnas 158–159
Vista
Reflexión (Efecto de forma) 255 cambiar el criterio de ordenación 161
cambio de vistas de libro y de
ventana 5–7 reglas de validación 137–138 conversión en rangos 163
pestañas de comandos 1 rellenado de celdas con color 79–80 definición de un título para 155–157
Pestaña Todos los gráficos (cuadro de diálogo Relleno rápido 28–29 Fila de totales, comando 157–158
Insertar tabla) 224 repetición de la impresión de títulos en filas filtrar registros 160–161
y en columnas 107–109 formato, Estilo rápido 154–155
pies de página 201
ordenar datos 161
insertar 105–106 Resplandor (Efecto de forma) 255
quitar duplicados 162
plantillas Restablecer imagen, botón 263 quitar estilos 155
282 Índice
ver datos con un filtro de ventanas líneas de cuadrícula de la hoja de cálculo

segmentación 162–163 cómo cambiar vistas 5–7 104–105
Tablas dinámicas 241–243 dividir 6–7
tamaño de fuente Excel 3–4 W
formato de celdas 75–77 Vista Backstage 35 WordArt 253–254
temas acceder 36
imprimir 36–40 Z
aplicar formatos a hojas de
cálculo 103–104 aplicación de opciones de impresión Zoom
temas del documento 39–40 cambio de vista en pantalla 124–126
aplicar formatos a hojas de cálculo 103–104 hojas de cálculo 37–38
texto libros 38–39
selección del área de impresión 36–37
agregar a formas 252–253
Opciones para cambiar el tipo de
aplicar formatos
archivo 18
cuadros de texto 253
personalización de Excel 40–44
edición o adición, gráficos 228–229
Barra de herramientas de acceso
modificación, fórmulas avanzadas 186–193
rápido 41–42
cinta 42–44
CONCATENAR, función 191–192
Vista Diseño de página 6
convertir texto en columnas 187–188
DERECHA, función 188–189 vista en pantalla, cambio de zoom y de
ESPACIOS, función 189–190 inmovilizado 124–126
INFERIOR, función 191–192 Vista, pestaña
IZQUIERDA, función 188 cambio de vistas de libro y de ventana 5–7
MED, función 189 vistas
SUPERIOR, función 190 Backstage 35
texto, ajuste 83–84 acceder 36
texto alternativo, adición a imágenes 266–268 impresión 36–40
título (elemento de gráfico) 228 Opciones para cambiar el tipo de
títulos, tablas 155–157 archivo 18
personalización de Excel 40–44
Totales (Herramienta de Análisis rápido) 239
cambio de vistas de libro y de ventana 5–7
Diseño de página 6
V
visualizar
variables (operandos) 51 comentarios 211
Ventana de Excel 3–4 datos de tabla, segmentación 162–163

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EL PROGRAMA MICROSOFT OFFICIAL ACADEMIC COURSE

Información sobre el libro

Programa de apoyo para el instructor

Archivos de datos de estudiantes

COPIA DE LOS ARCHIVOS DE PRÁCTICA

Créditos del autor

Software de Microsoft Office 2016

LECCIÓN 1: INFORMACIÓN GENERAL 1

LECCIÓN 2: TRABAJAR CON MICROSOFT EXCEL 2016 12

LECCIÓN 3: USO DE OFFICE BACKSTAGE 35

LECCIÓN 4: USO DE FÓRMULAS BÁSICAS 49

LECCIÓN 5: USAR LAS FUNCIONES 63

LECCIÓN 6: DAR FORMATO A RANGOS Y CELDAS 70

LECCIÓN 7: DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO 97

LECCIÓN 8: ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO 115

LECCIÓN 9: TRABAJO CON DATOS Y MACROS 132

LECCIÓN 10: USAR FÓRMULAS AVANZADAS 170

LECCIÓN 11: ASEGURAR LOS LIBROS 196

LECCIÓN 12: CREACIÓN DE GRÁFICOS 216

LECCIÓN 13: ADICIÓN DE IMÁGENES Y FORMAS A UNA HOJA DE CÁLCULO 247

Iniciar Excel Crear un libro. 1.1.1

Celda activa Barra de fórmulas Etiquetas de columnas

Pestaña de la hoja de cálculo

Cómo abrir Excel

PASO A PASO Iniciar Excel

4. Haga clic en Libro en blanco. Se abrirá un libro en blanco y se mostrará la hoja de

PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

TRABAJAR EN LA VENTANA DE EXCEL

Uso de las herramientas de pantalla

PASO A PASO Usar las herramientas en pantalla

PAUSA. CERRAR Excel.

De manera predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos

CÓMO CAMBIAR LAS VISTAS DE LIBRO Y DE VENTANA

Cómo cambiar la vista del libro

PASO A PASO Cambiar la vista del libro

El panel de la derecha muestra celdas adicionales que

PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Cómo dividir la ventana

PASO A PASO Dividir la ventana

3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel de la derecha, mantenga presionada

PAUSA. CERRAR el libro sin guardarlo. DEJE Excel abierto.

TRABAJAR CON UN LIBRO YA EXISTENTE

Navegación por una hoja de cálculo

PASO A PASO Navegar por una hoja de cálculo

PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.

Cómo navegar a través de los datos con el comando Ir a

PASO A PASO Navegar a través de los datos con el comando Ir a

6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y, a continuación, en ACEPTAR. La celda A17 se

8. En el cuadro de diálogo Ir a Especial, haga clic en Última celda.

PAUSA. CERRAR el libro sin guardarlo. CERRAR Excel.

Proyecto 1-1: Utilización de la cinta

PAUSA. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 1-2: Cómo navegar en una lista

PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en ejecución.

MATRIZ DE APTITUDES DE LA LECCIÓN

Edición de las propiedades de un libro Modificar las propiedades de un documento. 1.4.6

Creación de un libro desde cero

PASO A PASO Creación de un libro desde cero