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Cuando se usa elaboración de prototipos, el analista de sistemas está buscando las reacciones
iniciales de los usuarios y de la administración hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre
cambios o limpieza del sistema para el que se construye un prototipo, posibles innovaciones y
planes de revisión que detallan qué partes del sistema necesitan realizarse primero, o para qué
sucursales de una organización hay que hacer un prototipo.
Como analista de sistemas que presenta un prototipo del sistema de información, usted estará
muy interesado en las reacciones de los usuarios y la administración ante el prototipo.
Usted querrá saber a detalle la manera en que reaccionan al trabajar con el prototipo, y qué tan
buen ajuste hay entre sus necesidades y las características del prototipo del sistema.
Las sugerencias son el producto de la interacción de los usuarios con el prototipo, así como sus
reacciones sobre esa interacción. Las sugerencias obtenidas de los usuarios deben apuntar al
analista hacia formas de refinación, cambio o limpieza del prototipo para que se ajusten mejor a
las necesidades de los usuarios.
3. Innovaciones
Las innovaciones para el prototipo (que, de ser satisfactorias, serán parte del sistema terminado)
son parte de la información buscada por el equipo de análisis de sistemas. Las innovaciones son
capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas antes de la interacción con el
prototipo.
Van más allá de las características prototípicas actuales añadiendo algo nuevo e innovador.
4. Planes de revisión
Los prototipos son una visión preliminar del sistema futuro. Los planes de revisión ayudan a
identificar prioridades para los que se debe construir un prototipo.
En situaciones donde están involucradas muchas ramas de la organización, los planes de revisión
ayudan a determinar para cuales hay que construir un prototipo primero.
Tipos de prototipos
La palabra prototipo es usada en muchas formas diferentes. Veremos cómo puede ser aplicada
útilmente cada una de las varias concepciones de la elaboración de prototipos en una situación
particular.
A. PROTOTIPO PARCHADO.
El primer tipo en la elaboración de prototipos tiene que ver con la construcción de un sistema que
trabaja, pero que está parchado.
Otro ejemplo de un prototipo parchado es un sistema de información que tiene todas las
características propuestas pero es realmente un modelo básico que eventualmente será
mejorado.
B. PROT0TIPO NO OPERACIONAL.
Este tipo de prototipo es útil cuando se tienen planeadas muchas instalaciones del mismo sistema
de información. El modelo funcional a escala completa permite la interacción realista con el nuevo
sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.
Por ejemplo, cuando una cadena de dulcerías al menudeo pretende usar el mismo sistema
computarizado para revisar los envíos de los vendedores en varios lugares de venta, un modelo a
escala completa puede ser instalado en una tienda para trabajarlo y encontrar cualquier problema
Cuando se elaboran prototipos de sistemas de información en esta forma, son incluidos algunas,
pero no todas, las características esenciales. Por ejemplo, un menú de sistema puede aparecer en
la pantalla listando seis características: añadir un registro, actualizar un registro, borrar un
registro, buscar un registro por medio de una palabra clave, listar un registro o revisar un
registro.
Sin embargo, en el sistema del prototipo pueden estar disponibles solo tres de las seis, para que el
usuario pueda añadir un registro (característica uno), borrar un registro (característica 3) y listar
un registro (característica 5)
Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por módulos, de modo
que si las características reciben una evaluación satisfactoria éstas puedan incorporarse en el
sistema final, mucho más grande sin tener que hacer un trabajo inmenso en interfaces. Los
prototipos hechos de esta forma son parte del sistema actual. No son simplemente una maqueta,
tal como lo considero anteriormente la primera definición de Prototipo.
DESARROLLO DE UN PROTOTIPO
La elaboración de prototipos será tomada de la última definición que fue tratada, esto es, un
prototipo de características seleccionadas que incluirá algunas, pero no todas, las características y
que, si es satisfactorio, eventualmente será parte del sistema final más grande entregado.
Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboración de prototipos corno parte del ciclo de
vida de desarrollo de sistemas, el analista de sistemas necesita considerar cuál tipo de problema
está siendo resuelto y en qué forma el sistema presenta la solución.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Como pasa con cualquier técnica de recopilación de información, hay varias desventajas en la
elaboración de prototipos. 1. La primera es que bastante difícil el manejar un prototipo como un
proyecto dentro de un sistema más grande.
2. La segunda desventaja es que los usuarios y analistas pueden adoptar al prototipo como un
sistema completo y esto es, inadecuado ya que nunca se pretendió que sirviera como un sistema
terminado.
Aunque puedan ser necesarias varias iteraciones del prototipo, la extensión del prototipo
indefinidamente también crea problemas.
Aunque aparentemente esto pareciera ser una manera atractiva de acortar el esfuerzo de
desarrollo, va en contra del negocio y del personal.
Los usuarios desarrollarán patrones de interacci6n con el prototipo de sistema que no son
compatibles con lo que de hecho sucede con el sistema completo.
Además, un prototipo no realizará todas las funciones necesarias y, cuando se den cuenta de las
deficiencias, se puede desarrollar un rechazo del usuario si es que el prototipo ha sido
erróneamente adoptado e integrado en el negocio como si fuera un sistema completo.
Debido a que el prototipo puede ser cambiado muchas veces, y debido a que la flexibilidad y
adaptación son la parte medular de la elaboración de prototipos, el uso de la retroalimentación
para cambiar el sistema es frecuentemente tomado. La retroalimentación ayudará a decirle si los
cambios están garantizados en la entrada, el procesamiento o la salida, o si los tres necesitan
ajuste.
Cuando se cambia un prototipo los analistas no necesitan preocuparse acerca de gastar muchas
horas-hombre de sus esfuerzos y las de los programadores que han desarrollado un sistema
completo, sólo para darse cuenta que necesita modificación. Aunque el prototipo representa una
inversión de tiempo y dinero, es siempre considerablemente menos caro que un sistema
completo. De manera similar, los problemas del sistema y olvidos son más fáciles de trazar y
detectar en un prototipo con características limitadas, e interfaces limitadas que como sucede en
un sistema complejo.
Una segunda ventaja del uso de prototipos como una técnica para la recopilación de información
es la posibilidad de desechar un sistema que no es lo que los usuarios y analistas esperaban.
Nuevamente, viene al caso el tema del tiempo y el dinero gastado. Un prototipo representa
mucho menos inversión que un sistema completamente desarrollado.
La eliminación permanente del uso del sistema prototipo se hace cuando ha llegado a ser evidente
que el sistema no es útil y no satisface los requerimientos de información (y otros objetivos) que
habían sido puestos. Aunque desechar el prototipo es una decisión difícil de tomar, es muchísimo
mejor que poner cantidades de tiempo y dinero cada vez más grandes en un proyecto que es
realmente no funcional.
Una tercera ventaja de la elaboración de prototipos es que el sistema que está siendo desarrollado
debe ajustarse mejor a las necesidades y expectativas de los usuarios. Muchos estudios de
sistemas de información fallidos acusan al largo intervalo entre la determinación de
requerimientos y la presentación del sistema terminado, precisamente debido a que es común
que los analistas de sistemas desarrollen sistemas mientras están separados de los usuarios
durante este periodo.
Es una mejor práctica interactuar con los usuarios a lo largo del ciclo de vida de desarrollo de
sistemas. Si el equipo compromete a los nuevos usuarios a involucrarse en todas las fases del
proyecto, el prototipo puede ser usado como una herramienta interactiva que da forma al sistema
final para que refleje precisamente los requerimientos de los usuarios.
Los usuarios que se apropian tempranamente del sistema de información trabajan más fuerte para
lograr su éxito. Una manera de alentar el soporte temprano de los usuarios es involucrarlos
activamente en la elaboración de prototipos.
El papel de los usuarios en la elaboración de prototipos puede ser resumido en dos palabras:
Involucramiento honesto. Si no queda involucrado el usuario hay pocas razones para hacer
prototipos. Los comportamientos precisos necesarios para la interacción con el prototipo pueden
variar, pero está claro que el usuario es un punto básico para el proceso de la elaboraci6n de éste.
Al darse cuenta de la importancia del usuario para el éxito del proceso, el equipo de análisis de
sistemas debe motivar y dar buena acogida a los comentarios recibidos y resguardarse contra su
propia resistencia natural a cambiar el prototipo.
Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración del prototipo:
Todo lo anterior se aplica para la interacción inicial y sucesiva de los usuarios con el prototipo.
Los usuarios deben tener libertad para experimentar con el prototipo. Ha, diferencia de una
simple lista de características del sistema, el prototipo permite a los usuarios la realidad de la
interacci6n real.
Se necesita motivar a los usuarios para que experimenten con el prototipo. El sistema final será
entregado con documentación que indique la manera en que debe ser usado el sistema y esto, de
hecho, restringe la experimentación. Pero en la etapa de prototipo el usuario está liberado de casi
todas, a excepción de las instrucciones mínimas, sobre la manera de usar el sistema. Cuando éste
es el caso, la experimentación debe ser necesaria para hacer que funcione el prototipo.
Los analistas necesitan estar presentes al menos parte del tiempo en que- sucede la
experimentación. Pueden observar las interacciones de los usuarios con el sistema y están
expuestos a ver interacciones que nunca planearon.
Una forma para observar la experimentación de los usuarios con el prototipo es registrar las
reacciones:
Algunas de las variables que se deben observar incluyen las reacciones del usuario ante el
prototipo, sus sugerencias para cambiar o expandir el prototipo, sus innovaciones para el uso del
sistema en formas completamente nuevas y cualquier plan de revisión del prototipo que ayude
para la asignación de prioridades.
Cuando se revisa el prototipo los analistas deben circular sus observaciones registradas entre los
miembros del equipo para que todos estén completamente informados.
Otro aspecto del papel de los usuarios en la elaboración de prototipos requiere que reaccionen
abiertamente ante el prototipo. Desafortunadamente, esto no es algo que suceda bajo pedido.
En vez de ello, el hacer que los usuarios se sientan lo suficientemente seguros para dar una
reacción abierta es parte de la relación entre los analistas y usuarios que el equipo tiene que
construir.
Adicionalmente, si los usuarios se sienten temerosos de hacer comentarios, o criticar lo que puede
ser un proyecto consentido de superiores o iguales dentro de la organización, es poco probable
que se den reacciones abiertas ante el prototipo.
Un tercer aspecto del papel de los usuarios en la elaboración de prototipos es sugerir adiciones
y/o eliminaciones a las características que se están probando. El papel del analista es deducir tales
sugerencias, asegurando a los usuarios que la retroalimentación que proporciona es tomada en
serio, observando a los usuarios mientras interactúan y realizando entrevistas cortas y específicas
con los usuarios en relación con su experiencia con el prototipo.
Aunque se les pedirá a los usuarios que proporcionen sugerencias e innovaciones para el
prototipo, es, a final de cuentas, responsabilidad del analista valorarlas y traducirlas a cambios
funcionales cuando sea necesario. Se debe motivar a los usuarios para que aporten ideas acerca
de posibilidades y que se les recuerde que lo que aporten durante la fase de prototipo ayudará a
determinar si se conserva, desecha o modifica un sistema.
En otras palabras, los usuarios nunca deben estar resignados a aceptar algo menos de lo que
desean en la etapa del prototipo. El analista de sistemas debe recordar que hay que enfatizar ante
los usuarios y la administración que cuando se está elaborando el prototipo es el momento más
adecuado para hacer cambios al sistema.
Para facilitar el proceso de elaboración de prototipo el analista debe comunicar claramente los
objetivos de la elaboración de prototipos a los usuarios, junto con la idea de que la elaboración de
prototipos es valiosa solamente cuando los usuarios están involucrados en forma significativa.
Como el analista no conocen toda la situación de una empresa, entonces ellos deben realizar un
estudio y llegar a comprender la situación a resolver.
Requerimientos básicos
Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes cuatro preguntas
principales:
ENTENDER EL PROCESO
Se empezará con lo básico. Con preguntas que proporcionen, una las descripciones del sistema y
antecedente de los datos. Las siguientes preguntas ayudaran a adquirir el conocimiento
necesario:
Por ejemplo:
Supóngase que se investiga un sistema de reorden de inventarios, tema sobre el cual se conoce
muy poco. ¿Dónde se comenzará? A continuación se listan respuestas breves a las preguntas
básicas del sistema de reorden de inventarios. Estos son los tipos de respuestas que se deberían
buscar para cualquier sistema que se estudie.
Asegurar que cantidades adecuadas de existencias y materiales están disponibles para su uso, sin
tener que manejar una cantidad excesiva y por lo tanto costosa.
Los gerentes de compras aprueban todos los pedidos. Ellos integran las instrucciones de compra
y escriben los pedidos.
El proceso puede tomar unos cuantos minutos para pedidos simples y rutinarios, o puede
requerir horas en pedidos que incluyen un nuevo artículo de precio alto o de circunstancias
especiales.
“Estas preguntas nos ayudan a tener una visión más general de un reorden de inventario, sin
embargo esto no termina aquí. Porque el analista necesita más información para entender el
proceso.”
A continuación, el analista necesita encontrar que datos se deben utilizar para realizar cada
actividad; por ejemplo, para reordenar un inventario.
La frecuencia de las actividades del negocio varía enormemente; Por ejemplo, el pago de
impuestos.
Para un analista saber la cantidad de tiempo y la cantidad de información que se necesitan puede
servirle de guía para encontrar muchas preguntas adicionales e importantes y determinar la razón
de la frecuencia y su efecto en las actividades del negocio.
La forma más fácil es identificar la razón de la actividad: ¿Qué ocasiona que se desarrolle esta
actividad? Los analistas a veces se refieren a la causa directa como la función de iniciación.
(Inician la actividad).
El tiempo no determina la importancia de una actividad, aunque afecta la manera en que los
analistas evalúan ciertos pasos al llevar a cabo el desempeño. .
IDENTIFICACION DE CONTROLES
Durante la etapa de análisis, el analista debe examinar los métodos de control para saber si el
rendimiento en realidad corresponde a lo que debería ser (estándar) y para ello tiene las
siguientes preguntas:
Los sistemas del nivel de transacción captan, procesan y almacenan los datos. Por ejemplo: en un
sistema de entrada de pedidos, los pedidos de ventas de los clientes se procesan de manera que
puedan embarcarse los artículos especificados. Este procedimiento se aplica a cada pedido que se
recibe.
Los analistas asignados para trabajar en un sistema de entrada de pedidos querrán saber más
acerca de cómo se procesan estas transacciones.
Las decisiones se hacen al integrar información en forma tal, que los gerentes puedan saber qué
acciones llevar a cabo. Los sistemas de toma de decisiones pueden enfocarse hacia el pasado, el
presente o el futuro.
El analista que esté investigando los sistemas de apoyo para la toma de decisiones debe realizar
las mismas preguntas.
¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?
¿Cuál es la fuente de la información?
¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisión?
¿Qué datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no resultan del
procesamiento mismo?
¿Qué datos se originan de las fuentes externas a la empresa?
¿Cómo deben procesarse los datos para producir la información necesaria?
¿Cómo debe presentarse la información?
a) indique los pasos seguidos por su equipo de proyecto taller sia, para realizar la etapa de
DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS
b) juan rojas, gerente zonal norte de una cadena de supermercados, piensa que la
construcción de un prototipo puede significar solo una cosa: un modelo a escala no
funcional. También cree que es demasiado problemático elaborar prototipos para cada
uno de los supermercados de su cadena. Según usted, cual debiera ser el tipo de prototipo
a recomendar a juan. Justifique su respuesta.
PR0TOTIPO PRIMERO DE UNA SERIE.
Este tipo de prototipo es útil cuando se tienen planeadas muchas instalaciones del mismo sistema
de información. El modelo funcional a escala completa permite la interacción realista con el nuevo
sistema, pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.
Por ejemplo, cuando una cadena de dulcerías al menudeo pretende usar el mismo sistema
computarizado para revisar los envíos de los vendedores en varios lugares de venta, un modelo a
escala completa puede ser instalado en una tienda para trabajarlo y encontrar cualquier problema
antes de que sea implementado en todas las demás.
c) Rolando cortes ha sido un analista desde hace muchos años en la empresa minera roca
blanca, usted se acaba de incorporar a la compañía, y como analista del sistema de
información que se está desarrollando, le sugiere la realización de prototipos como parte
del proyecto actual. A lo que cortes refuto que no le parece conveniente ponerle atención
a lo que dicen los usuarios, dijo “ellos no tienen idea de lo que queremos. Hare el prototipo
pero no estaré observando a ningún usuario”. Con la mayor delicadeza, arguméntele a
cortes las razones de usar un prototipo, y también porque está equivocado con lo que
piensa.
Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la elaboración del prototipo:
Todo lo anterior se aplica para la interacción inicial y sucesiva de los usuarios con el prototipo.