ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE OA 2

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada o montar los procedimientos operativos?

Como asesor de calidad yo recomendaría para confecciones S.A diseñar el procedimiento

de control de la información documentada acompañada de los procedimientos operativos
ya que para cada procedimiento operativo es necesario ir documentando cada proceso.
Pero es determinante tener claros los procesos operativos y corregir en los casos que sea
necesario para así mismo estandarizar y tener un control efectivo.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Los procesos de confecciones S.A están cobijados y tienen un especial cumplimiento de acuerdo a
las normas ISO: 2015 que es la que define la constancia de la información documentada del
resultado en los procedimientos operativos o técnico – específicos. Los documentos son útiles
para identificar según las necesidades , los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir anular y/o modificar la información documentada en la empresa
CONFECCIONES S.A con el fin de tener un óptimo control.

Para cumplir los requisitos de la norma sobre el control se deberá:

Identificar y codificar: que se puede codificar

1. ubicación de las telas de confecciones S. A.

2. Proveedores de confecciones S.A
3. Los clientes
4. Movimiento de los almacenes
5. Centro del almacén especificaciones

Este proceso tiene la ventaja de facilitar la gestión y control de los procesos, disminuir errores
facilitar los registros, reducción de la variedad, facilitar el ingreso, y le da la garantía a
confecciones S.A de tener un almacenamiento más Racional y productivo.

Almacenar y proteger: el almacenamiento y protección de los datos deben efectuarse de manera

sistemática y física para ello se deben linear los aparatos y equipos tecnológicos exclusivos de
confecciones S.A en donde su confidencialidad depende del personal que maneje la información
de cada proceso. En muchos casos se solicita a los empleados firmar un documento de
confidencialidad de la información que se deja a cargo.
Definir el proceso de conservación: todo registro que se conserve en confecciones S.A va de
acuerdo a lo indicado por cada proceso sea de criterio legal o propio de la empresa una vez
culmine su tiempo se debe destruir el archivo

Disponibilidad y acceso: si el contrato lo específica la información documentada generada durante

el periodo de trabajo se podrá facilitar al cliente en el tiempo acordado. Así mismo se debe
definir el acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa en las
diferentes dependencias o procesos.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades: a. Creación b. Revisión y aprobación c. Identificación d. Divulgación e. Control
de cambios

Inicio

Necesidad de crear un
documento

Solicitud de la elaboración de
documentos

Explicar causas
no
Documento
aprobado

si

Aprobar documento
antes de su emisión
1.

Incluir documento y
actualizar versión

Divulgar y entregar documento a

personal involucrado
 Conclusiones

A través de estos datos la empresa confecciones S.A podrá efectuar e implementar la debida
documentación para cada proceso realizando un especial seguimiento enfocándose en la norma
ISO 9001 Y 2015 las cuales normalizan el elabora miento de la documentación. Así mismo se hace
una especial recomendación en la adecuada administración de cada archivo al igual que el manejo
que le el personal que la compañía haga de manera selectiva y de acuerdo a sus capacidades para
confiar cada dato espero haber contribuido con las necesidades

Cordial saludo

Javier Rodríguez Rodríguez